Modul Membuat Dokumen Kantor

1. Kemahiran Kemahiran baca baca tulis tulis dalam dalam e-mail, e-mail, Faksimile Faksimile dan dan korespon korespondens densii

Sarana E-mail, faksimile dan korespondensi mempunyai satu kesamaan, yaitu merupakan sarana surat-menyurat. Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca surat yang masuk baik melalui Email, faksimile, ataupun korespondensi adalah teknik membaca lengkap dan teknik membaca detail. Karena ketiga saran itu, dapat menyajikan surat dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama. E-mail dapat keluar dicetak melalui printer, faksimile sudah keluar dalam bentuk lembar kertas dan korespondensi sudah pasti dalam bentuk lembar kertas. Mula-mula diperlukan teknik membaca lengkap, membaca surat dari awal sampai dengan selesai, untuk mengetahui keseluruhan isi surat. Sesudah itu, bila perlu dapat dilakukan dengan teknik membaca detail terhadap bagian surat yang dianggap perlu, supaya dapat diketahui secara lebih mendalam tentang informasi yang hendak dikerjakan. Setelah membaca surat masuk dengan lengkap dan membaca dengan detail, langkah selanjutnya adalah menulis surat jawaban yang diperlukan.

Bagan-bagan surat masuk sampai dengan surat keluar Membaca &etail

Siap

E-Mail Kerangka • /aksimile #ulis MEMB!"#•$"#" $"# "#"% &'K#E !%#!K ME%()"S'*"K% ME%()"S'* "K% &+K!ME%  Korespondensi •

Surat Masuk



Membaca *engkap

Menulis

Surat 1awaban

Surat Keluar

0ada waktu akan menulis jawaban, perlu dibuat terlebih dahulu kerangka suratnya. Kerangka surat yang digunakan untuk menjawab surat tersebut terdiri dari empat tahapan pemikiran sebagai berikut a. 0ikirkan 0ikirkan jawaban jawaban apa yang akan akan ditulis. ditulis. 1awaban 1awaban secara garis garis besar terhadap terhadap isi surat surat masuk yang yang sudah selesai dibaca. b. 0ikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut. 2ang 2ang menjadi inti dari jawaban itu adalah tema, dan tambahan lain yang menyangkut tema itu adalah subtema. c. 0ikirkan 0ikirkan jumlah paragraf paragraf berikut berikut urutanny urutannya. a. 0erlu dirancan dirancang g terlebih dahulu dahulu berapa berapa paragraf paragraf yang yang dibutuhkan untuk seluruh isi jawaban, kemudian dipikirkan urutannya sesuai dikaitan dengan penempatan tema dan subtema pada paragraf-paragraf itu. d. Menulis. Menulis. Setelah selesai selesai menulis, menulis, berarti berarti surat jawaban jawaban sudah sudah jadi maka maka surat tinggal tinggal dikirim. dikirim. Surat jawaban dikirim dengan menggunakan E-mail E-mail melalui perantara atau media computer, dikirim dengan faksimile dengan menggunakan pesawat telpon-faksimile, dikirim melalui kantor pos atau jasa titipan kilat, atau memakai kurir sendiri setelah melalui prose situ kini surat jawaban itu menjadi sebuah surat keluar. 3. &ala &alam m SMS SMS 0ons 0onsel el Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca SMS ponsel yang masuk adalah . #eknik knik memb membaca aca cepat cepat,, 3. #eknik eknik membaca membaca lengka lengkap, p, dan

MEMB!"# $"#" $"#"#"% &'K#E !%#!K ME%()"S'*"K% ME%()"S'* "K% &+K!ME% 



4. #eknik membaca detail, karena SMS ponsel tidak pesan dalam bentuk lembaran kertas yang dapat

bias menyajikan dipegang tangan

dalam waktu yang lama. SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar kecil pada pesawat ponsel yang hanya dapat dibaca dalam waktu yang singkat. +leh sebab itu, cepat dibutuhkan. Sesudah itu, diperlukan teknik membaca lengkap dan membaca detail untuk mengetahui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah mengetahui secara jelas, jawabannya perlu dipikirkan atau dirancang. SMS jawaban perlu dirancang dengan teknik pemakaian bahasa tertulis yang bernilai komunikatif. #eknik #eknik pemakaian bahasa tertulis yang dimaksud adalah sebagai berikut a. Memakai Memakai kata singkatan singkatan yang sudah sudah baku di masyarakat. masyarakat. Midsalny Midsalnya a &epdiknas, &epdiknas, "&, "&, "*, "*, "!, "!, menlu, pantura, patas, satgas dll. b. Menciptakan dan menggunakan kata kata singkatan dengan cara yang umum dipakai oleh kebanyakan kebanyakan orang. Misalnya kpd 5kepada6, utk 5untuk6, trims 5terimakasih6, bsk 5besok6 dll. c. Menciptakan Menciptakan dan memakai memakai bahasa bahasa pendek pendek yang masih masih memenuhi memenuhi kaidah kaidah gramatikal. gramatikal. Misalnya Misalnya "k bsk bsk pk  pagi 5"ku besok pulang pukul sepuluh pagi6. pagi6.

"lur SMS masuk sampai dengan SMS keluar adalah sebagai berikut

Membac detail

Membaca lengkap

Membaca

7ancangan jawaban

Memakai kata singkatan yang ada memakai singkatan yang umum

Memakai bahasa yang pendek dan jelas


3

SMS masuk

SMS jawaban-SMS keluar

3. Ejakan Ejakan yang yang dise disempu mpurn rnaka akan n (EY! (EY!

Ejaan yang disempurnakan atau yang lebih dikenal lagi dengan singkatan E2& adalah ejaan yang mulai resmi dipakai dan digunakan di 'ndonesia tanggal 8 agustus 9:3. Ejaan ini menggantikan ejaan sebelumnya, Ejaan sebelumnya, Ejaan republik republik atau Ejaan atau Ejaan Soewandi. Soewandi. 0ada tanggal 34 mei 9:3 sebelum pernyataan bersama telah ditandatangani oleh menteri pelajaran Malaisya pada masa itu, #hun )ussien +nn dan Menteri 0endidikan dan Kebudayaan 7epublik 'ndonesia, Mashuri. 0ernyataan bersa ma tersebut mengandung persetujuan bersama untuk melaksanakan asa yang telah disepakati oleh para ahli dari kedua %egara tentang Ejaan Baru dan Ejaan yang &isempurnakan. 0ada tanggal 8 agustus 9:3, berdasarkan Keputusan 0residen %o. ;:, #ahun #ahun 9:3 berlakulah sistem Ejaan *atin 5dalam istilah is tilah bahasa melayu mela yu adalah rumi6. Ejaan baru ini dimalaysia dirujuk sebagai Ejaan 7umi Bersama 5E7B6. Selanjutnya &epartemen 0endidikan dan keduanya menyebarluaskan buku panduan pemakaian berjudul <0edoman Ejaan Bahasa 'ndonesia yang &isempurnakan=. &isempurnakan=. 0ada tanggal 3 +ktober 9:3, 9:3, 0anitia 0engembangan Bahasa 'ndonesia, &eparte men 0endidikan dan Kebudayaan menerbitkan buku <0edoman !mum Ejaan Bahasa 'ndonesia yang &isempurnakan= dengan penjelasan kaidah penggunaan yang lebih luas. Setelah itu, Menteri Kebudayaan dan pendidikan mengeluarkan surat keputusannya %o. 98>9:; memberlakukan <0edoman !mum Ejaan Bahasa 'ndonesia yang &isempurnakan dan 0edoman !mum 0embentukan 'stilah=. 0erbedaan-perbedaan antara E2& dan ejaan sebelumnya adalah a. ?tj@ ?tj@ menj menjad adii ?c@ ?c@ b. ?dj@ menjadi @j@ c. ?oe@ ?oe@ menja enjadi di @u@ @u@ d. ?j@ men menjadi jadi @y @y@ e. ?nj@ ?nj@ menj menjad adii @ny @ny@@ f. ?sj@ sj@ menja enjad di @s @sy@ g. ?ch@ ?ch@ menj menjad adii @kh @kh@@ h. "walan walan ?di-@ dan kata depan depan ?di@ dibedakan dibedakan penulisan penulisannya. nya. Ejaan ini masih tetap digunakan hingga saat ini. E2& adalah rangkaian aturan wajib digunakan dan ditaati dalam tulisan Bahasa 'ndonesia resmi. E2& mencangkup penggunaan dalam 3 hal, yaitu penggunaan huruf besar 5kapital6, tanda koma, tanda titik, tanda seru, tanda hubung, tanda titik tit ik koma, tanda #anya, #anya,


4

tanda petik, tanda titik dua, tanda kurung, tanda

ellipsis, tanda garis

miring. Salah satu yang sering ditemui dalam

penulisan sehari-hari

adalah huruf besar atau huruf capital. Beberapa 0engguna )uruf Besar atau )uruf capital diantaranya adalah a. )uruf )uruf pertam pertamaa kata kata ganti ganti <"nda= <"nda=.. b. )uruf pertama pada awal kalimat. c. )uru )uruff perta pertama ma uns unsur ur nam namaa orang orang.. d. )uruf )uruf pertam pertamaa untuk untuk penam penamaan aan geog geografi rafi.. e. )uruf pertama pertama petikan petikan langsung langsung 5diawali 5diawali tanda tanda petik6. petik6. f. )uruf pertama pertama nama nama jabatan jabatan yang yang diikut diikutii nama nama orang orang atau organisasi. organisasi. g. )uruf pertama pertama pada pada nama %egara, %egara, pemerintah, pemerintah, *embaga *embaga %egara, %egara, juga nama nama atau jenis jenis &okumen &okumen kecuali kata dan. h. )uruf pertama pertama masing-mas masing-masing ing kata pada pada sebuah judul judul 5kecuali 5kecuali kata depan depan dan kata kata sambung6. sambung6. i.

)uruf )uruf pertam pertamaa pada pada nama nama agama, agama, kitap kitap suci suci dan dan hari hari besar besar..

". KE#$%&'$ #E)*&+ $*$# #E#")$ )*$

$ *$'$ MEMB!"# $"#" $"#"#"% &'K#E !%#!K ME%()"S'*"K% ME%()"S'* "K% &+K!ME% 

A

1. otula

%otula adalah risalah rapat, risalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu hasil pembicaraan di dalam rapat. %otula rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk dan disahkan oleh ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut. $atatan rapat yang anda buat selama rapat berlangsung segera disusun dengan rapi, segera meminta tandatangan kepada pimpinan pimpinan rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera memperbanyak dan segera mendisribusikan kepada para peserta rapat. $ara penulisan %otula a. %otula %otula harus harus ditulis ditulis secara secara ringkas ringkas tetapi tetapi jelas dan tegas. b. 'si notula hanya memuat pokok-pokok pokok-pokok isi pembicaraan. )al-hal yang harus diperhatikan dalam membuat notula a. Meng Mengeta etahu huii tema tema dan tuj tujua uan n rapat rapat b. Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak ada yang yang terlewatkan jika ada hal-hal yang penting. /. *aporan

*aporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil pemikiran atau hasil kerja secara tertulis 5ada juga yang secara lisan tetapi tidak dipermasalahkan disini6 dari seorang bawahan kepada seorang atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab dari pihak yang satu kepada pihak yang lain yang merupakan akibat dari pelaksanaan pekerjaan. 0engertian laporan menurut para ahli yaitu sebagai berikut a. 0rof.&r. 0rof.&r. 0rayud 0rayudii "tmosudi "tmosudirdjo rdjo menyatakan menyatakan bahwa bahwa laporan adalah adalah setiap tulisan tulisan yang berisikan berisikan hasil pengolahan data dan informasi. b. 1.$. &enyern berpendapat bahwa laporan adalah suatu alat komunikasi komunikasi tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau keadaan yang telah diselidiki. &ari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah yang biasa. a. /ung /ungsi si lap laporan oran Bagi suatu instansi>perusahaan laporan sangat besar manfaatnya, sebab laporan tersebut berfungsi sebagai . "lat untuk untuk meny menyamp ampaik aikan an infi infirnas rnasi, i, 3. "lat perta pertangg nggung ung jawab jawaban an kepada kepada pembe pemberi ri tugas, tugas, 4. Baha Bahan n pene penent ntu u kebi kebijak jakan an,, A. "lat untuk untuk membin membinaa kerja kerjasam sama, a, dan dan


;

;. "lat untuk memperluas ide atau tukar-menukar

pengalaman.

b. 1enis laporan *aporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya, tergantung dari sisi mana kita melihatnya. &ibawah ini akan dibahas laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang sifatnya sangat sederhana. . 1enis laporan laporan ditrinjau ditrinjau dari segi isi isi dan dan maksudny maksudnya a a6 *aporan *aporan infornatif infornatif,, yaitu laporan yang sesuai dengan dengan kenyataan. kenyataan. b6 *aporan analisis, yaitu laporan yang berupa masukan dalam bentuk bentuk ide, pendapat dan saran yang isinya matang dan mendalam. c6 *aporan *aporan rekomendasi, rekomendasi, yaitu yaitu laporan laporan yang berisi berisi penilaian penilaian sekilas sekilas tanpa tanpa analisis mendalam. mendalam. d6 *aporan *aporan pertanggung pertanggungjawaban jawaban,, yaitu laporan yang yang berupa pertanggun pertanggung g jawaban yang yang dapat dikerjakan dengan berpedoman 3 hal 6 "pabil "pabilaa proy proyekn eknya ya suda sudah h selesa selesaii 36 1ika 1ika pekerjaan pekerjaan bertah bertahap> ap>lap laporan oran kemajua kemajuaan an e6 *aporan *aporan kelayakan, kelayakan, yaitu laporan laporan yang bertujua bertujuan n untuk menentuk menentukan an mana yang terbaik terbaik setelah menganalisa suatu masalah secara mendalam untuk menuju penilaiaan yang bersifat pilihan layak atau tidak. 3. 1enis 1enis laporan laporan ditin ditinjau jau dari dari segi segi bentukn bentuknya ya a6 *aporan *aporan berbentuk berbentuk memo, memo, yaitu laporan laporan yang yang dapat digunaka digunakan n untuk keperlu keperluan an intern organisasi>kantor dan isinya hanya memuat pokok-pokok saja. b6 *aporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kurang lebih satu sampai dengan tiga lembar dan paling banyak lima halaman saja. c6 *aporan *aporan berbentuk berbentuk naskah, naskah, yaitu laporan laporan berbent berbentuk uk naskah naskah dapat pendek pendek atau panjang panjang penyampaiannya memerlukan memo aatu surat pengantar. pengantar. 4. 1enis 1enis lapora laporan n ditinj ditinjau au dari dari segi segi sifatny sifatnya a a6 *ap *aporan oran bias biasaa b6 *aporan penting 5rahasia6 A. 1enis 1enis laporan laporan ditinj ditinjau au dari segi segi penyamp penyampaian aianny nya a a6 *ap *aporan oran lisa lisan n b6 *aporan tulisan c6 *ap *aporan oran isu isual al ;. 1enis laporan laporan ditinjau ditinjau dari dari segi segi waktu waktu dan pereodisasiny pereodisasinya a a6 *ap *aporan oran ruti rutin n b6 *aporan berkala


8

c. 0eng 0engum umpu pula lan n data data 0engumpulan data dapat dilakukan dengan cara

sebagai berikut

. +bserasi, +bserasi, pengumpul pengumpulan an data dengan dengan cara obserasi obserasi bias diperoleh diperoleh dengan dengan mengadakan mengadakan kegiatan kegiatan penelitian ke lapangan yang memiliki data terkait dengan masalah yang didinginkan. didinginkan. 3. "ngket, "ngket, pengumpulan pengumpulan data data berupa angket dapat dapat diperoleh diperoleh dengan mengedarka mengedarkan n pertanyaan>Cui pertanyaan>Cuisione sionerr kepada responden. 4. Da Dawancara wancara,, pengunpulan pengunpulan data data yang bersifat bersifat wawancara wawancara bias diperoleh diperoleh dengan dengan melaksanakan melaksanakan wawancara atau interiew. A. *okasi, *okasi, pengumpulan pengumpulan data jenis ini, dapat dapat diperoleh dari dari dokumen-doku dokumen-dokumen men yang dikumpul dikumpulkan, kan, dari majlah, buku-buku, surat kabar, arsip dan lain-lain. d. 0eny 0enyus usun unan an lap lapor oran an *aporan harus disusun dengan sempurna dan komplit, tidak bolek ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan untuk memperkuat kesimpulan. *aporan yang baik, tidak boleh memasukkan hal-hal yang menyimpang, laporan harus disajikan secara menarik. $ara penulisan laporan . *aporan *aporan harus ditulis ditulis secara benar sesuai sesuai dengan kenyataan kenyataan yang yang ada.tidak ada.tidak boleh boleh ada kebohongan kebohongan yang timbuldari diri sendiri yang tidak disertai dasarnya. 3. *aporan *aporan harus ditulis ditulis secara jelas, jelas, tegas, dan dan cermat mengenai mengenai permasala permasalahan han yang yang dilaporkan. dilaporkan. &i dalam laporan tidak diperbolehkan ada hal-hal yang tidak jelas. 4. *aporan *aporan harus ditulis ditulis secara lengkap lengkap mengenai mengenai objek permasalahan permasalahan yang yang ada, dan tidak tidak diperbolehk diperbolehkan an ditulis hanya sebagian saja. Kemahiran menulis yang diperlukan pada penulisan notula dan laporan adalah sebagai berikut a6 0emakaian 0emakaian kata-kata kata-kata yang umum umum dipahami dipahami oleh banyak banyak orang, penggu penggunaan naan kata-kata kata-kata khusus, khusus, apalagi bersifat perorangan, dan kata-kata asing,serta kata-kata bahasa daerah sebaiknya dihindari dan dikurangi. b6 0emakaian tata bahasa yang baku, tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa baku bahasa 'ndonesia sebagai bahasa %asional seluruh %usantara. c6 0emakaian 0emakaian gaya gaya byang umum, gaya bahasa bahasa atau ragam ragam bahasa bahasa atau ekspresi ekspresi bahasa bahasa 5cara 5cara penuturan yang dapat dipahami orang6 yang yang digunakan seharusnya yang bersifat umum. (aris besar cara menulis notula dan laporan adalah sebagai berikut •

%otula 

7ingkas, jelas, tegas



0okok-pokok pikiran dirapat


:

 •

Kesimpulan di rapat

*aporan 

Benar dan objektif



Sesuai kenyataan



1elas, tegas, cermat



#idak mengandung kebohongan



#idak ada kepalsuan



*engkap

0. Kemahiran engar dan ulis ulis dalam #encatat #encatat ikte dengan +teno

Steno adalah system mencatat secara cepat dan dikte adalah suatu cara penyampaiannya secara lisan berupa informasi. Sedangkan kemahiran bahasa yang berfungsi berfungsi pada steno adalah kemahiran menulis sedangkan kemahiran dalam dikte adalah kemahiran mendengarkan. Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk memepersingkat dan mempercepat pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulia. Stenografi berasal dari bahasa 2unani 2unani yaitu kata stenos kata stenos artinya singkat dan grahein dan grahein artinya menulis. 0erkembangan menurut para ahli senogarfi dapat diuraikan secara singka, yaitu adalah sebagai berikut . Stenografi yang dikarang oleh #imithey Bright pada tahun ;, 1ohn Dillis pada tahun 83 dari 'nggris. 3. /.F. /.F. (abelsbelger pada tahun ta hun 3 dari 1erman. 4. '. 0itman pada tahun 4: dari 'nggris. A. ".D. (roote pada tahun 99 dari Belanda ;. 0ada tahun 93; di'ndonesia terdapat pengarang Karundeng menciptakan steno nasional Karundeng. Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah dikeluarkannya surat keputusannya %o.;>98 tanggal tanggal  1anuari 98, telah ditetapkan sistem karundeng sebagai sistem stenografi stendar mata pelajaran dimasukkn kedalam kurukulum SMK. +leh karena itu, stenografi sistem karundeng merupakan sistem nasioanl. Manfaat Stenografi secara khusus . !ntuk mencatat atau menerima dikte 3. !ntuk mencatat notulen saat rapat 4. !ntuk membuat catatan yang bersifat rahasia Manfaat Stenografi secara umum MEMB!"# $"#" $"#"#"% &'K#E !%#!K ME%()"S'*"K% ME%()"S'* "K% &+K!ME% 



. !ntuk membuat hasil atau persediaan risalah

lengka.

3. )asil siding notulis siding atau panitia siding

pengadilan.

4. !ntuk mencatat mencatat berita berita atau pesan melalui melalui pesawat pesawat telpon telpon atau berupa berupa sandi-sandi. sandi-sandi. A. !ntu !ntuk k menca mencatat tat dikt dikte. e. ;. !ntuk mahasiswa mahasiswa dan mahasisiwi mahasisiwi yang yang pekerjaan pekerjaan setiap setiap harinya harinya menulis. menulis. 8. Bagi wartawan wartawan yang yang bidang pekerjaa pekerjaannya nnya mencari mencari berita, menulis menulis berita, berita, mewawancara mewawancaraii orang. :. !ntuk menurjem menurjemahkan ahkan hasil hasil siding siding atu rapat karena karena steno dapat dapat diterjemah diterjemahkan kan dengan dengan cepat. . !ntuk mencatat mencatat dan dan membuat membuat cataatan cataatan bersifat bersifat rahasia. rahasia.

!kuran )uruf Steno 1. %uru 1 ruang erdiri dari abjad 2 a, h, l, m, dan n.


9


3


3


33


34

Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif adalah kemahiran mendengarkan sesuatu yang mengandung informasi secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari mendengar untuk memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengar aktif seperti ini sangat dibutuhkan untuk mendengarkan dikte. 0ada waktu pendengaran aktif, pendengaran harus berkonsentrasi sungguh-sungguh sungguh-sungguh mendengarkan dan menangkap menangkap apa yang diucapkan lawan didalam dikte. Sesudah menangkap secara tepat, hasil penyimakan ini yang harus dicatat. Misalkan dalam pendengaran cara penangkapan materinya tidak tepat maka pada gilirannya pencatatan steno pun hasilnya akan tidak tepat pula. "gar hail dari mendengarkan aktif dapat sesuai dengan harapan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyampaian target target yang diinginkan.


3A

*ima hal pelatihan yang ikut dipraktikkan pada saat

melaksanakan

mendengarkan aktif, adalah sebagai berikut . Berhenti Berhenti berbicara, berbicara, waktu waktu mendengark mendengarkan an dilarang dilarang berbicara berbicara kepada kepada siapapun. siapapun. 3. Menunjukka Menunjukkan n adanya perhatian perhatian untuk mendengar mendengarkan, kan, menunjukk menunjukkan an sikap yang serius serius atau sungguhsungguhsungguh. 4. 1auhkan 1auhkan diri dari ganggu gangguan, an, harus harus menolak menolak dengan dengan menggunaka menggunakan n isyarat atu memberi memberi tanda. tanda. A. Bersabar Bersabar mendengark mendengarkan, an, jarus jarus bias bias mengontro mengontroll sikap sampai dikte selesai. selesai. ;.

"jukan "jukan pertanyaan pertanyaan pada pada saat yang yang tepat, dikatakan dikatakan waktu waktu yang yang tepat apabila apabila setelah dikte dikte usai baru baru mengajukan pertannyaan atau pada saat ditengah-tengah dikte pada waktu ada sela waktu.

Daktu Da ktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera harus ditingkatkan, antara lain mampu menangkap pengucapan yang mirip akan tetapi beda makna. Misalnya a. lalu dan rabu b. telor,tolol dan dan terror c. memerah dan memeras d. sunter dan sentul, dll jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil hasil dengan baik, kini giliran kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil baik pula. Kemahiran menulis ini dilakukan secara bersamaan dengan ketrampilan stenografi. 0ada saat melaksanakan pencatatan dikte, kemahiran menulis yang sungguh-sungguh tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. mest inya. 2ang 2ang dapat dipastikan adalah kemahiran menulis

3;

*$&%$ +$* &.

"eri "e rila lah h tan tanda da sila silang ng (! (! pad pada a ja4 ja4ab aban an yang yang pali paling ng tepa tepatt dan dan bena benar5 r5

1. 0engumpulan data suatu laporan dapat dilakukan melalui hal-hal dibawah ini, kecuali G

a. "ngket b. +bserasi c. Dawancara d. 0enc 0encur uria ian n dat dataa e. *okasi 3. 'si notula rapat yang baik adalah G a. Menuli Menuliss rinci rinci setiap setiap kata kata yang yang diucap diucapkan kan dalam dalam rapa rapatt b. Menyertakan angka dan dibicarakan c. Meny Menyertak ertakan an graf grafik ik sert sertaa gamba gambar r d. )anya )anya memuat memuat pokok pokok-po -pokok kok isi isi pembah pembahasan asan e. )anya )anya mem memua uatt kesim kesimpu pulan lan rap rapat at 4. 0rofesi yang tidak membutuhkan ketrampilan menulis isi steno adalah G


38

a. &okter b. 0anitia pengadilan c. Mahasiswa d. Darta rtawan e. Sekertaris A.

Kata Kata S#E% #E%+ dalam alam sten stenog ogra rafi fi berar erarti ti G a. 'nti

d. )uruf

b. #ulisan

e. 7ahasia

c. Singkatan ;.

Kem Kemahir ahiran an baha bahasa sa yan yang g dig digun unak akan an dala dalam m dik dikte te ada adala lah hG a. Kema Kemahi hira ran n men menga gara rang ng b. Kemahiran mendengar c. Kema Kemahi hira ran n memb membac acaa d. Kemah Kemahir iran an berb berbica icara ra e. Kemahi Kemahiran ran membua membuatt ilus ilustras trasii gamb gambar ar

8.

. 3

:. . Sama Sama art artin iny ya deng dengan an G a. 3 b. 3. c. 3.. d. 3.. e. 3. .. . . .  9.

Syste System m sten steno o kare karend ndun ung g yang yang menj menjad adii stan standa dart rt di di 'ndo 'ndone nesia sia dic dicip ipta taka kan n tahu tahun nG a. 98

d. 9A8

b. 93;

e. 4:

c. 999 . .

Sten Stenog ograf rafii pali paling ng tepa tepatt di di pel pelaja ajari ri deng dengan an G a. Berla Berlati tih h menu menuli liss dan dan memb membac acaa b. Membaca c. Menulis d. Meng Mengha hafa fall huru huruf f e. Meng Mengha hafa fall dan dan meli meliha hatt


3:

.

)uruf steni yang menempati 4 ruang adalah

huruf G

a. * b. "

d. / e. B

c. )


3

3.

. la laporan ran biasany sanyaa di disamp ampaikan oleh dan dan pihak-

pihak di

bawah ini kecuali G

a. Bawa Bawaha han n kepa kepada da ata atasa san n b. 0elaksana proyek kepada klien c. Staf Staf kepa kepada da coor coordi dinat nator or d. &ire &irekt ktur ur kepa kepada da owne owner r e. Manage Managerr kepada kepada koordi koordinato natorr staf 13. &&. &&.

&sil &silah ah per perta tany nyaa aann-pe pert rtan anya yaan an di ba4a ba4ah h ini ini den denga gan n sin singk gkat at dan jelas5

. "pa yang harus dilakukan dilakukan notule notulen n setelah setelah rapat rapat selasaiH A. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... ;. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... 3. Bagaim Bagaimana ana cara cara penuli penulisan san notul notulaa yang yang baikH baikH 8. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... :. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... 4. Sebutk Sebutkan an 4 tujuan tujuan dibu dibuatny atnyaa notula notula rapat rapatHH . 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 9. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... A. Sebutkan Sebutkan jenis-je jenis-jenis nis laporan laporan ditinjau ditinjau dari dari isi dan maksudn maksudnyaH yaH 3. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 3. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... ;. "pa yang yang dimadsu dimadsud d dengan dengan laporan laporan kelayakan kelayakan dalam dalam kantor kantorHH 33. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 34. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... 8. Sebutkan Sebutkan tiga tiga bentuk bentuk sambungan sambungan yang ada dalam dalam penulis penulisan an stenografiH 3A. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 3;. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... :. "pa yang kamu ketahui ketahui tentang tentang steno dan stenografiH stenografiH 38. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 3:. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... .....

#engidentiikasi kebutuhan dokumen

8

. Bagaim Bagaimana ana pemu pemulisa lisan n lapora laporan n yang yang baikH baikH 3. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 39. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... 4. 9. Sebutkan Sebutkan dan dan tuliskan tuliskan huruf-h huruf-huruf uruf dalam dalam steno steno yang yang mempuny mempunyai ai ukuran penulisannya  dan dua ruangH 4. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 43. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... . #uliskan identitas kalian dalam bentuk steno serta huruf latinnyaH 44. 1awaban ............................................ ................................................................... ........................................................... .................................... .... 4A. .............................................. ..................................................................... .............................................. ................................................. .......................... ..... 4;. 48. 4:.

$K&6&$ $K&6&$+ + +&+7 +&+7$

4. 49. . #ugas #ugas 'ndiidu A. A. Buat Buatla lah h cata catata tan n seko sekola lah h saa saatt gur guru u mene menera rang ngka kan, n, sete setela lah h sesuai, buat dalam bentuk notulen serta tulis dalam bentuk stenografi. A. 3. #ugas gas Kelo Kelomp mpok ok A3. $ari $arila lah h has hasil il rap rapat at dal dalm m sua suatu tu organ rganis isas asii ber berju jum mlah lah ;macam, setelah itu tulis dalam stenografinya. A4. AA. A;. A8. A:. A. A9.


8

;.

;. ;3. ;4.

89.

1.

engertian okumen

88.

;8. Sebaga Sebagaima imana na telah disampaik disampaikan an pada materi materi sebelumny sebelumnya, a, bahwa surat merupakan dokumen penting dari sebuah instansi, tetapi dokumen sebuah instansi bukan hanya terbatas pada surat saja tetapi juga pada hal-hal lain yang sama pentingnya dalam organisasi tersebut. Menurut kamus buku Besar Bahasa 'ndonesia dokumen adalah sesuatu yang yang tertuli tertuliss atau atau terceta tercetak k yang yang dapat dapat diperg diperguna unakan kan sebaga sebagaii buku buku keteran keterangan gan untuk untuk lebih lebih jelasny jelasnya, a, pelajar pelajarilah ilah hal-ha hal-hall yang yang berkai berkaitan tan dengan dokumen berikut ini. a. #a #aca camm-ma maca cam m dok dokum umen en

;:.

#elah disinggung sebelumnya bahwa dokumen

terdiri dari beberapa bentuk, tidak hanya terbatas pada surat saja, berikut ini akan dijelaskan macam-macam dokumen yang laIin ada dalam sebuah instansi atau kantor 1! +urat

;.

Sura Suratt adal adalah ah sara sarana na kom komunikas ikasii untu untuk k meny menyam ampa paik ikan an

informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Surat terbagi menjadi 4 5tiga6 kelompok besar, yaitu surat dinas, surat niaga dan surat pribadi. a6 Surat dinas


8

;9.

Surat dinas adalah surat yang dibuat untuk

kaitan kedinasan kerja atau yang lebih sering disebut juga sebagai surat kesekretariatan, disebut demikian karena suratsurat surat terse tersebu butt dibu dibuat at oleh oleh unit unit kesek kesekret retar ariat iatan an atau atau oleh oleh seorang selretaris. 8.

Surat din dinas dap dapat dip dipecah men menjadi dua dua ya yaitu sur surat

dinas dinas kesekr kesekretar etariata iatan n 5khusu 5khusus6 s6 dan surat surat niaga. niaga. 0erbed 0erbedaan aan yang signifikan pada surat dinas yang membedakan dari surat lainnya adalah 56 #idak memiliki kalimat pembuka dan dan penutup surat, 536 #idak #idak tertera tertera salam pembuk pembuka, a, 546 &ibuat &ibuat atas nama nama organisasi organisasi,, 5A6 Menggunaka Menggunakan n kata ganti ganti K"M', K"M', dan 5;6 #idak #idak tertera penulis penulis dan mengonsep mengonsep surat. surat. 8. 83. 84. 8A.

$ontoh surat dinas kesekretariatan, diantaranya

adalah 56 Surat tugas,

5A6

Surat perjalanan dinas,

dan 536 Surat pemerintah,

5;6 Surat pengantar.

546 Surat keputusan. keputusan. 8;. Sedang Sedangkan kan surat surat kesekr kesekretar etariata iatan n lainny lainnyaa yang yang bersifa bersifatt umum dan bukan tergolong surat dinas antara lain adalah 56 Surat pengumuman,

5A6 #elegram, dan

536 Surat keterangan,

5;6 0roposal.

546 546 Email Email,, b6 Surat niaga>dagang 88. proses

Surat rat ni niaga aga yai yaitu tu sura suratt yan yang g be berka rkaita itan er erat dengan perdagangan

barang>jasa


yang

bertujuan

untuk

8

memperlancar perusahaan unruk mencari laba. "dapun contoh surat niaga adalah 56 Sirat perkenalan,

5;6 Surat pengantar barang,

536 Surat penawaran,

586 Su S urat penagihan, dan

546 Surat konfir firmasi asi pesan sanan,

5:6

Surat rat

yang ang

berh berhub ubun unga gan n

konfirma rmasi

pembayaran. 5A6 Surat Surat jalan jalan,, 8:. 8:. Seda Sedang ngka kan n

sura suratt

dina dinass

deng dengan an

perniagaan> bisnis dapat dibedalan menjadi 56 Surat perjalanan perjalanan dinas dinas untuk bernegosiasi, bernegosiasi, 536 Surat perintah perintah mengikuti mengikuti tender, tender, 546 Surat perintah perintah pemngiriman pemngiriman barang, barang, dan 5A6 Surat perintah perintah penarikan penarikan barang. barang. 8. 0ada dasarnya dasarnya secara akademik akademik ridak ada pembagian teori atas surat dinas diaga, namun dalam prakriknya tersirat makna bahwa cukup seoring surat dinas yang diberikan dari atasan kepada bawahan adalah pemberian tugas yang mengemban misi bisnis perniagaan seperti contoh di atas. 89. $ontoh $ontoh dokume dokumen-d n-doku okumen men niaga niaga lainny lainnya, a, dianta diantarany ranyaa adalah 56 56 Desel 5bill 5bill of axchange6, axchange 6, 536 536 $ek, $ek, 546 0romes 0romes>as >askep kep 5A6 De Desel sel pos, pos, 5;6 5;6 +bli +bliga gasi si 586 586 Saha Saham, m, 5:6 Konose Konosemen men 5bill of lading 6, 6, 56 Surat Surat gudang gudang,, 596 Surat Surat pengir pengirima iman n barang barang pesanan pesanan 5delivery delivery order order 6 atau 5consignment 6, 6, 56 Surat perjanjian perjanjian jual jual beli, kontrak kontrak atau kerja sama, sama, dan 5 56 /akt /aktur ur 5invoice6. invoice6.


8

c6 Sura Suratt prib pribad adii :.

Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh

perorangan

kepada

pihak

lain

untuk

tujuan

pribadi.

$ontohnya adalah 56 Surat lamaran kerja, 536 Surat perkenal perkenalan an pertemanan, pertemanan, 546 Surat kepada>dari kepada>dari sahabat>kelu sahabat>keluarga, arga, 5A6 Surat pernyataan, pernyataan, dan 5;6 Surat Surat cinta cinta.. /! *aporan

:. :.

*apo *aporan ran adala adalah h junis junis surat surat yang yang beri berisi si uraian uraian tert tertul ulis is dan

bersifat formal tentang gambaran pelaksanaan tugas kedinasan. $ontoh macam-macam laporan antara lain adalah a6 *apo *aporan ran berit beritaa acara, acara, b6 *aporan keuangan 5kas>cash 5kas>cash flow, flow, neraca, income statement 6, 6, c6 Sura Suratt Seto Setora ran n 0ajak 0ajak 5SS0 5SS06, 6, d6 *aporan *aporan rekam rekaman an rapat rapat 5notule 5notulen n dan risalah6 risalah6,, e6 Kart Kartu u stoc stock, k, dan dan f6 *aporan *aporan berkala berkala 5harian, 5harian, bulanan bulanan,, triwulan triwulan,, semester, semester, tahunan6. tahunan6. 3! Formulir

:3. :3.

/orm /ormul ulir ir adala adalah h jenis jenis surat surat yang yang memili memiliki ki desai desain n khusu khususs

5berkolom>berlajur6 yang membuat sejumlah data untuk tujuan tertentu. :4. :4.

$ont $ontoh oh mac macam am-m -mac acam am for form mulir ulir..

a6 /ormul /ormulir ir pener penerima imaan an maha mahasisw siswaa baru, baru, b6 /ormulir keanggotaan, c6 /orm /ormul ulir ir apli aplika kasi si bank bank,, dan dan d6 "pli "plika kasi si lama lamara ran n kerj kerja. a. 9! o okum kumen en ber berbas basis is huk hukum um

:A.

&okume &okumen n berba berbasis sis huku hukum m adlah adlah jenis jenis surat surat yang yang bent bentukn uknya ya

berisi peraturan-peraturan yang mengikat antara satu pihak


8

dengan pihak lainnya dan wajib dilaksanakanm jika tidak, maka akan mendapat sanksi. :;. :;.

Macam Macam-m -maca acam m doku dokume men n huku hukum m antara antara lain lain ada adalah lah

a6 Surat perjanjian,

e6 Su Surat kuasa,

b6 Surat kontrak,

f6 Surat legalisasi notaris, dan

c6 Surat akta jual beli,

g6 Surat warisan.

d6 "kta "kta hib hibah, ah, 8! oku okumen men berdas berdasarka arkan n teknologi teknologi yang yang berke berkembang mbang

:8. :8.

&oku &okume men n berd berdasa asark rkan an teknl teknlol olog ogii adala adalah h jenis jenis surat surat yang yang

dihasi dihasiljan ljan oleh oleh proses proses transfo transforma rmasi si teknol teknologi ogi canggi canggih. h. 0roses 0roses transformasi dokumen ini sangat cepat penerimaannya dan dapat diandalkan sebagai salah satu sumber informasi yang akurat. ::.

"dapun "dapun cotoh cotoh dari dari doku dokumen men-do -dokum kumen en bertek berteknol nologi ogi adalah adalah

a6 #e #elegram,

d6 e-mail, dan

b6 #eleks, #eleks,

e6 sms,

c6 /aks /aksim imil ile, e, :.

2. +istem okumen :9.

. &okumen &okumen dalam dalam sebuah sebuah kantor kantor tentu tentu sangat sangat banyak banyak sekali sekali jumlahny jumlahnya, a, dan dan pasti pasti setiap setiap doku dokumen men itu berbeda-b berbeda-beda eda isi dan tujuanny tujuannya, a, oleh sebab itu setiap kantor atau bagian administrasi harus bisa membuat pengelom pengelompok pokan-p an-penge engelom lompoka pokan n dari dari doku dokumen men sehingg sehinggaa jika jika suatu suatu saat dibutuhkan akan mudah untuk dicari dan digunakan. . Sistem Sistem dokumen dokumen merupak merupakap ap langkah langkah pemecahan pemecahan masalah masalah dalam membuat pengarsipan semua dokumen, sistem dokumen mernbagi dokumen-dokumen menjadi beberapa kriteria dan juga pernberian kode atau nomor dokumen yang disesuaikan dengan peruntukan dokumen itu spndiri. !ntuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut ini. a. +i +ist steem &nd &ndeeks .

3. 3.

Sist Sistem em inde indeks ks adal adalah ah cara caraJp Jpen eny yimpa impana nan n sura suratt-su sura ratt

penting penting yang yang disesua disesuaikan ikan dengan dengan jenis jenis dan dan bentu bentuk k surat. surat. 0enyimpanannya disusun berdasarkan tanda pengenal yang mudah


8

diingat supaya surat tersebut mudah ditemukan sewaktu diperlukan, sistem indeks juga memberikan kemudahan penataan lokasi surat atau dokumen sesuai dengan bagian clan tujuan atau isi dari surat atau dokumen itu sendiri. 6 0eng engert ertian ian filing filing 5arsip6. 5arsip6. 4.

Fi li ng atau arsip adalah penempatan sebuah dokumen pada

tempat yang sudah ditantukan sebelumnya dengan menggunakan berbagai berbagai persyarata persyaratan n tertent tertentu. u. Kearsipan Kearsipan adalah adalah kegia kegiatan tan yang yang meliputi penciptaan arsip penyimpanan arsip 5filing6, penemuan kembali arsip (finding), clan penyusunan arsip 5pengamanan, pemelih pemeliharaan araan,, dan dan pem,u pem,usnah snahan6. an6. Sebagai Sebagai bagian bagian dari Ecegiatan Ecegiatan kearsipan, fi kearsipan, fi li ng mempunyai peranan yang sangat penting. Berikut adalah beberapa pendapat atas pengertian filing. a6 Menu rut rut "rsip "rsip %asiona %asionall 5Buku 5Buku 0edoman 0edoman #at #ataa Kearsipan Kearsipan dinamis6, fili dinamis6, filing ng atau atau memfile adalah. file adalah. cara mengatur dan menata berkas berkas dalam dalam susunan susunan yang sistemati sistematis. s. b6 Menurut Menurut (7. #erry, erry, filingad filingadalah alah penempa penempatan tan kertas kertas-kert -kertas as dalam dalam terrmpat-tempat penyimpanan yang balk menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas 5surat6 blla dlperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. c6 Menurut Menurut ensiklo ensiklopedi pedi admin administras istrasi, i, filing filing adalah adalah satu bentuk bentuk pekerjaan pekerjaan tata usaha usaha yang yang berupa berupa peny penyusun usunan an warka warkat-wa t-warkat rkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukari lagi, warkatwarkat ltu dapat diketemukankembali diketemukankembali secara cepat. A. A.

Berd Berdas asar arka kan n pen penge gert rtia ian n di di ata atas, s, fili filing ng adalah adalah cara

penyimpa penyimpanan nan warkat-wa warkat-warkat rkat secara secara sistemati sistematiss sehing sehingga ga bila bila dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. Secara lebih sederhana filin sederhana filing g sering sering diartikan sebagai penyimpanan warkat. ) #ujuan pemakaian sistern filing sistern filing


8

;. ;.

#uju #ujuan an pema pemaka kaia ian n sua suatu tu sist sistem em filing filing atau sistem

penyimpa penyimpanan nan arsip antara antara lain lain a6 Meningk Meningkatka atkan n efisiensi efisiensi dan dan efekti efektiitas itas kerja kerja sumber sumber daya daya manusia, b6 Menduku Mendukung ng tercapainy tercapainyaa tujuan tujuan kearsipan kearsipan,, c6 Mendoro Mendorong ng semua semua pihak pihak untuk untuk berpera berperan n aktif dalam dalam tugas tugas kearsipan, d6 Menciptak Menciptakan an suatu suatu pedoman pedoman yang yang dapat dapat dipakai dipakai sebagai sebagai acuan bagi pihak-pi pihak-pihak hak yang berhubu berhubungan ngan dengan dengan kearsipan kearsipan.. 46 'stilah-i 'stilah-istil stilah ah yang yang berkai berkaitan tan deng dengan an sistern sistern filing filing a6 Klas Klasif ifik ikas asii arsi arsip p 8.Klasifikasi arsip adalah pengelompokan pengelompokan arsip menurut urutan> masalahnya secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya. b6 'ndeks 'ndeks :.'ndeks adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan penemuan kembali. kembali. c6 Kode arsipJ .Kode arsip adalah tanda pengenal urusan>masalah urusan>masalah dari klasifikasi arsip. Kode dapat berupa abjad, angka, atau gabungan abjad dan angka. A6 $iri$iri-cir cirii sister sistern n filin filing g yang yang balk balk 9.

Suatu sistern filing filing dikatakan dikatakan balk apabila sistem itu cocok

diterapkanJuntuk suatu unit pengolah> organisasi pemakainya yang antara lain sesuai jenis kegiatan dan besar kecilnya organisasi, organisasi, fleksibel, mudah diterapkan, ekonomis, dan mendukung penemuan kembali. a6 Sesuai Sesuai jenis jenis kegiat kegiatan an clan clan besar besar kecilny kecilnyaa organis organisasi asi 9.Sistem tersebut sesuai dengan jenis keglatan> keglatan>pekerjaan pekerjaan dari suatu unit pengolah atau organisasi pemakainya. $ontohnya, untuk surat yang mencantumkan nama orang dengan sistern abjad ,

misalnya rumah sakit.


8

b6 /leksibel /leksibel J 9.Sistem yang dipilih harus memberikan kemudahan dalam mengantisipasi perkembangan organisasi. c6 Muda Mudah h dit diter erap apka kan n 93.Sistem tersebut harus sudah diterapkan dan dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang ada. 1adi, jangan memilih sistem yang justru justru merepo merepotkan tkan petugas. petugas. d6 Ekonomis 94.Sistem yang dipliih hendaknya tidak membutuhkan waktu terlalu banyak peralatan clan ruangan. e6 Mendu Menduku kung ng penemu penemuan an kemb kembali ali 9A.Sistem yang balk adalah sistem penyimpanan penyimpanan yang mendukung kegiatan penemuan kembali derigan mudah clan tidak berele-tele. b. #a #aca cam-m m-mac acam am +is +iste tem m Filing

9;.

0en

garsipan atau fillng atau fillng memlilki beberapa bentuk clan cara membuat arsip, hal ini bertujuan untuk memberikan kemudahan-kemudahan dalam menemukan kembali berbagai dokumen yang sudah disimpan. Bentuk sistern filing sistern filing dl antaranya adalah

,

!) Filin iling g sist sistem em abjad (alphabetlc) 98. 98.

Sistem Sistem ini ini meru merupa pakan kan yang yang pali paling ng umu umum m digu diguna nakan kan di

kantor-kantor negeri maupun swasta. Sistem ini tepat sekali untuk menyusun warkat berdasarkan nama orang>nama perusahaan. a6 Sistem Sistem ini ini memilik memilikii kelebih kelebihan-k an-keleb elebihan ihan yaitu yaitu 56 &apat diterapkan pada semua jenis jenis kegiatan usaha baik baik yang berskala berskala besar maupun maupun kecil kecil karena karena tiap surat surat pasti pasti mencantumkan nama orang>perusahaan, 536 536 /lek /leksi sibe bel, l, 546 Mudah Mudah diterapk diterapkan, an, 5A6 #idak #idak terlal terlalu u rumit, rumit, 5;6 +rang mudah mengingat mengingat nama orang>badan. orang>badan.


8

9:. #etapi, #etapi, sistern ini memiliki memiliki sejumlah kekurangan kekurangan 56 1ika surat>dokumen surat>dokumen tidak mencantumkan mencantumkan nama orang>nama orang>nama perusahaa perusahaan, n, misalny misalnyaa faktor faktor penjuala penjualan n yang yang hanya hanya mencantumkan jenis barang, tanggal pembelian, dan kode barang. barang. 536 1ika ada nama nama baru yang yang diterima bagian kearsipan kearsipan maka maka daftar klasifikasi harus disesuaikan dengan dan diberi kode tertentu apabila ada nama orang atau nama perusahaan yang sama. b6 $ara pelaksanaan pelaksanaan sistem abjad abjad itu sendiri adalah adalah 56 Menentukan Menentukan folder 5map6, 5map6, tiap folder menunjukkan menunjukkan name name korespondennya dan disusun berdasarkan peraturan mengabjad nama-nama, yaitu abjad pertama dari unit pertama 5judul> 5judul> caption6 caption6 merupakan abjad yang dijadikan dasar dalam sistem ini. 536 Menentukan Menentukan unit, unit, yaitu suatu bagian bagian terkecil terkecil dari suatu narna atau judul (Filing "aption)# $ontoh 9. 3. 8.

%ama "nton

99. 

 

 







546 Menentukan Menentukan indeks, indeks, yaitu sarana sarana untuk menemuka menemukan n kembali surat dengan cara mengindektifikasikan surat tersebut melalui penunjukkan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat yang satu dengan yang lainnya. #anda pengenal ini diklasifikasikan sehingga merupakan penunjuk penunjuk langsung langsung atau arsipnya. arsipnya. 5A6 Menentukan Menentukan kode dengan dengan menetapkan menetapkan abjad dari indeks indeks yang digunakan sebagai tanda pengenal dari narna orang atau badan. Biasanya kode dlambil dari gabungan huruf pertama dltulls dltulls dengan dengan huruf besar sedang sedang huruf huruf kedua kedua ditulis dengan dengan huruf kecil. *angkah-langkah *angkah- langkah penyimpanan penyimpanan arsip


8

c6 *angkah-langkah *angkah-langkah peny penyimp impenan enan arsip arsip adalah adalah 56 Menerima eurat yang yang sudgh sudgh terdapat pada release mark 5tanda palepas, dep, arsip, atau file6, 536 Memisahkan Memisahkan benda-benda benda-benda non non arsip, seperti seperti amplop, amplop, ($) Meneliti kelengkapan arsip, seperti lampiran lengkap atau tidak, bila tidak maka dibuhuhkan cap>dituliskan %&'*&+ -&. %E+/.& %E+/.&## 5A6 Membaca surat surat tersebut tersebut untuk untuk menetapkan menetapkan indeks indeks berdasarkan berdasarkan narna pengirim untuk surat masuk masuk dan nama yang dituju untuk surat keluar, 5;6 Menetapkan Menetapkan kodenya kodenya yang disesuaikan disesuaikan dengan daftar daftar klasifikasi yang sudah ada, bila narna tersebut belum dicatat pada daftar klasifikasi maka harus datambahkan pada daftar daftar yang yang sudah ada, 586 Mencatat pada pada kartu klapernya klapernya atau dibuatka dibuatkan n kartu indeksnya, 5:6 Menuliskan Menuliskan dengan pensil pensil kode kode tersebut pada pada lembaran arsipnya, untuk arsip yang akan disimpan secara ertikal diletakkan di ujung bawah sebelah kanan dan untuk penyusunan penyusunan horioIon horioIontal tal dan lateral di ujung atas sebelah sebelah kanan, kode yang ditulis disesuaikan dengan nomor kode yang ada pada kartu kiaper atau kartu indeks. .

$ontoh penulisan

kode

J

J

. 3. 4. A. ;. Lertikal

)oriIontal dan *ateral

d6 *angkah-lang *angkah-langkah kah menemuk menemukan an kemb kembali ali arsip arsip 8.

*ang *angka kah h-lan -langk gkah ah penem enemua uan n kem kembali bali arsi arsip p dala dalam m

sistem abjad adalah sebagai berikut


8

56 0eminjam mengisi mengisi blangko>b blangko>bon on pinjam arsip arsip sesuai dengan arsip yang . akan dipinjam, dibuat rangkap tiga. 536 0etugas 0etugas meneliti bon pinjam pinjam tersebut untuk untuk mengetahui mengetahui nama pengirim atau nama yang dituju>alamat suratnya. 546 0etugas 0etugas menetapkan menetapkan indeks indeks dan kodenya. kodenya. 5A6 Berdasarkan Berdasarkan kode tersebut, tersebut, petugas mengambil mengambil kartu klaper klaper atau kartu indeks. &ari kartu klaper>kartu indeks ini akan diketahui hal-hal yang berkaitan dengan arsip tersebut, seperti kode penyimpanan, tanggal surat, dan perihal surat sehingga petugas akan dapat mencocokkannya dengan data-data yang diberikan oleh peminjam sekaligus mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat. 5;6 "rsip yang bersangku bersangkutan tan diambil dan diserahkan diserahkan kepada kepada pminjam. pminjam. 586 0eminjam membubuhkan membubuhkan paraf paraf sebagai sebagai bukti peminjam peminjaman an pada bon bon pinjam pinjam arsip. arsip. 5:6 0etugas 0etugas rrreletakkan lembar lembar pertama pertama bon pinjam pinjam pada folder sebagai gantinya arsip yang dipinjam 5out 5 out slip6, slip6, lembar kedua diserahkan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file. file. ) Filing sistem pokok masalah (subject) :. :. "da bebe beberapa rapa pendap pendapat at menge mengenai nai filing filing sistem sistem pokok masalah 5perihal> subject) 5perihal> subject) menurut para ahli. a6 Menu Menuru rutt Moe Moeki kija jatt .

0enggolongan men menu urut po pokok so soal ada adalah lah

penggolongan dimana dokumen-dokumen dokumen-dokumen disusun menurut menurut ookok soal, bukan menurut nama-nama perusahaan, koresponden-koresponden, dan sebagainya. b6 Menurut "nhar "nhar


8

9.

&alam perihal yang dijadikan kode

penyimpanan dan penemuan kembali kembali surat-surat ialah pokok isi atau perihal surat. c6 Menu Menuru rutt 7. Soe Soebr brot oto o 3. 3.

0ada 0ada sist sistem em ini ini mis misal alny nyaa su suratrat-su sura ratt mil milik ik inst instan ansi si

atau organisasi lain yang jumlahnya tidak terlalu banyak baik surat masuk maupun surat keluar mengenai hal yang sama disimpan ke dalam satu berkas. d6 Menur Menurut ut #he #he *ian *iang g (ie (ie 3. 3.

Darkat rkat-w -war ark kat dap dapat pul pulaa dis disim imp pan menu enurut rut uru urusa san n

yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. 33. Berdasarkan Berdasarkan pendapat-pe pendapat-pendapa ndapatt di atas dapat dapat ditarik ditarik kesimpulan bahwa filing bahwa filing sistem sistem pokok masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali kembali arsip berdasarkan pokok masalah>perihal> subject masalah>perihal> subject isi isi surat. Surat-surat yang memiliki permasalahan>perihal yang sama dihimpun dalam satu berkas yang sama. Selanjutnya judul permasalahan itu dijadikan indeks untuk bi bisa me menentukan ko kode ars arsiipnya.

J

a6 0eralata 0eralatan n dan perleng perlengkap kapan an sistem sistem pokok pokok masala masalah h 34. 34.

0era 0erala lata tan n dan dan perl perlen engk gkap apan an yang ang dib dibu utuh tuhkan kan dal dalam am

pelaksanan sistem ini adalah almari arsip, guide, arsip, guide, folder, kartu indeks, rak sortir. (!) &lmariarsi &lmariarsip0fi p0filingc lingcabin abinet et 3A. !ntuk organisasi organisasi besar dengan dengan olume olume surat yang diurus banyak jumiah ragamnya, diusahakan untuk setia p masalah utama disediakan satu laci filing cabinet, namun bila olume surat sedikit dan jenis permasalahan juga tidak terlalu banyak maka satu laci dapat digunakan untuk dua atau tiga masalah utama. 536 536 (uid (uidee 3;. /uide posisi pertama posisi pertama dibutuhkan sebanyak masalah utama, dan guide dan guide posisi posisi kedua diautuhkan sebanyak


8

masalah, demikian pula guide posisi ketiga dibutuhkan untuk sub-sub masalah. 546 546 /old /older er 38. /older /older dibutuh dibutuhkan kan sebany sebanyak ak pembagian pembagian terkecil dari klasifikasi yang ada. 5A6 Kartu Kartu indeks indeks 3:. 3:. Keberad Keberadaan aan kartu kartu indek indekss pada sistem sistem ini ini mutlak mutlak karena kartu ini sebagai jembatan untuk membantu menemukan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan arsip yang akan dipinjamnya. 5;6 5;6 7ak 7ak sort sortir ir 3. 7ak ini ini dibutu dibutuhkan hkan dengan dengan beberapa beberapa kotak sesuai dengan kebutuhan. b6 *angkah-langkah penyimpanan arsip dan penemuan penemuan kembali arsip 39.

*angkah un untuk hal hal ini sam samaa de dengan la langkahah-

langkah dalam sistem abjad dengan catatan bila peminjam tidak dapat menyebutkan pokok permasalahan (perihal0subject) maka peminjam dapat menyebutkan nama orang>badan pengirim, tujuan surat sehingga petugas dapat menentukan indeks nama untuk menemukan kartu indeks berdasarkan kartu indeks tersebut petugas dapat mengetahui data lengkap arsip dan dimana disimpannya. 4. 4.

Sela Selain in itu, itu, perlu erlu dike diketa tahu huii pu pula keleb elebih ihan an dan

kekurangan filing kekurangan filing sistem sistem pokok masalah. Kelebihan filing Kelebihan filing sistem pokok masalah adalah 56 0okok 0okok masalah>peritial masalah>peritial surat>arsip surat>arsip mudah diingat, diingat, 536 536 /lek /leksib sibel, el, 546 &apat diterapkan untuk untuk segala jenis organisasi>in organisasi>instansi stansi dan dan setiap unit kerja, dan


8

5A6 Bila pemimpin lupa lupa menyebutkan menyebutkan pokok pokok masalah, masalah, dapat menyebutkan nama asal>tujuan surat>arsip. 4.

Sedangkan kekurangan filing sistem pokok masalah

adalah dibutuhkan S&M yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan surat>arsip. 46 Filing sistem tanggal kronologis 43. Filing sistem tanggal juga disebut sebagai sistem waktu. "da beberapa beberapa pemikiran pemikiran berkaitan berkaitan dengan, dengan, filing filing sistem sistem tanggal ini. a6 Menurut Menurut Moekija Moekijat, t, penggol penggolong ongan an menurut menurut waktu waktu adalah adalah penggolongan penggolongan dimana dokumendoku dokumendokumen men disimpan disimpan menurut menurut urutan tanggalnya. b6 Menurut #he *iang *iang (ie,.peng (ie,.penggolong golongan an menurut menurut waktu waktu adalah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. c6 Menurut "nhar, "nhar, sistem kronolo kronologis gis adalah adalah suatu suatu sistem sistem kearsipan kearsipan dengan menyimpan surat atau dokumen berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. #anggal yang dijadikan 0aode surat , adalah tanggal pembuatan surat atau tanggal penerimaan surat. 44. 44. Berdasar Berdasarkan kan pendap pendapat-p at-pend endapat apat terseb tersebut ut di atas maka maka dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan filing dengan filing sistem tanggal (chronological filing system6 adalah suatu sistem penyimpanan penyimpanan dan penemuan penemuan kembali arsip yang yang didasarkan didasarkan pada pada hari ke, bulan, dan tahun 5tanggal6 yang tertera pada warkatnya. "pabila suatu warkat tidak terdapat tanggal pembuatannya maka kode penyimparian warkat tersebut denggan mendasarkan tanggal penyimpanann penyimpanannya. ya. &alam &alam penerapanny penerapannya, a, sistem biasanya biasanya dibuat dibuat dengan sistem abjad agar mudah menyusun urutan arsip di dalam foldernya. a6 Kelebi Kelebihan han sisl sisltem tem fili filing ng tang tanggal gal 4A.

"da "da bebe eberap rapa keleb lebihan dan kekurangan filing

sistem tanggal ini. Kelebihannya antara lain adalah .


8

56 Sangat cocok cocok untuk unit unit pengolah yang yang kegiatannya kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo, tempo, 536 Sangat mudah mudah diterapkan diterapkan karena karena tanpa klasifikasi, klasifikasi, 546 Sede Sederha rhana. na. b6 Kekurangan Kekurangan sistem sistem tanggal tanggal 56 "kan terjadi terjadi kesulitan dalam dalam penemuan penemuan kembali kembali arsip apabila peminjam menyebutkan masalah>periha5 arsip tersebut, 536 +rang sering sering lupa dengan dengan tanggal tanggal surat terutama terutama tanggal penyimpanan, penyimpanan, 546 #idak #idak semua unit pengolah pengolah dalam organisasi organisasi itu cocok cocok menerapkan sistem ini, 5A6 "gar mudah mudah mengatur mengatur letak arsip dalam folder maka maka pembuatan pembuatan kode kode tidak dapat murni murni , , teapi teapi harus harus ditambahkan dengan kode abjad. c6 Mengi Mengind ndeks eks dan meng mengko kode de 4;.

Men Mengindeks eks pa pada sis siste tem m in ini ad adala alah men menet etaapkan

tanggal yang tertera pada warkat atau tanggal penyimpanan surat yang memiliki tanggal. #anggal diuraikan atas urutan hari, bulan, dan tahun. tahun. Selanjutny Selanjutnya, a, hasil indeks indeks tersebut tersebut diambil diambil sebagai dasar pembuatan kode. Kode ini berupa tulisan tanggal dengan menggunakan angka baik untuk hari, bulan, dan tahun. d6 0erala 0eralatan tan dan dan perle perleng ngkap kapan an (!) "lmari arsip 5filing cabinet) 48. 48. !ntuk !ntuk setiap setiap masalah masalah utama>t utama>tahu ahun n dibutu dibutuhkan hkan  laci laci filing cabinet, dan setiap tahun berganti berarti dibutuhkan satu laci lagi, dan seterusnya sampai nanti isi laci tersEbut harus disusutkan. 4:. 536 536 (uid (uidee 4. 4. &alam &alam sistem sistem ini ini minim minimal al dibut dibutuhk uhkan an 3 3 guide untuk memberi sekat antara masalah yang satu dengan lainnya


8

5bulan dengan bulan ainnya6, setiap tab pada guide dituliskan nama bulan dari 1anuari sampai dengan &esember, 546 546 /old /older er 49. 49. &alam &alam satu tahun tahunnya nya dibut dibutuhk uhkan an folder folder sebany sebanyak ak 48; buah, hal ini sama dengan jumlah hari dalam satu tahun, setiap tab pada masing-masing folder dituliskan kode tanggal. 5A6 7ak 7ak sor sortir tir A. A. &ibutuh &ibutuhkan kan rak deng dengan an kotak kotak sortir sortir sesuai sesuai dengan dengan kebutuhan. 5;6 Kartu Kartu inde indeks ks A. A. Sebagai Sebagai alat alat untuk untuk membant membantu u menemuk menemukan an kembali kembali arsip. A6 Filing sistem sistem nomor 5numeric6 A3. A3. "da beberap beberapaa pemik pemikiran iran megenai megenai filing filing sistem sistem nomor ini. a6

Menu Menuru rutt Moe Moeki kija jat, t, peng penggo golo long ngan an nomo nomorr adal adalah ah peng penggo golo long ngan an dimana tiap dokumen atau map diberi nomor dan disimpan menurut urutan nomor,

b6

Menurut "nhar, "nhar, dalam sistem sistem ini, ini, tiap surat surat atau folder diberi diberi nomor arsip yang sudah ditentukan dan disimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditetapkan.

c6

Menu Menuru rutt 7. 7. Soe Soebr bro oto, to, dal dalam am sist sistem em,, ben bend da ars arsip ip yang ang mempunyai nomor urut misalnya, kartu mahasiswa, ka.rtu pegawai, nomor bukti pen pen geluaranb>p geluaranb>pemasukan emasukan uang, faktur toko, nomor pofisi asuransi, dan sebagainya disimpan menurut urutan nomor  terus meningkat sampai dengan bilangan yang terbesar.

d6

Menu Menuru rutt #he #he *ian *iang g (ie (ie,, dal dalam am sist sistem em ini ini war warka katt mem mempu puny nyai ai nomor disimpan menurut uruturutan angka dari  terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar, misalnya fakturfaktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan.


8

A4. 1adi, filing sistem sistem nomor adalah sistem penyimpanan penyimpanan dan penemuan penemuan kembali arsip berdasarka berdasarkan n kode arsip yang berupa angka-angka atau nomor-nomor yang dibuat oleh sebuah perusahaan. a6 *angkah-lang *angkah-langkah kah menyimpan menyimpan dan menemukan menemukan kembali arsip AA.

0

ada prinsipnya langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem ini sama seperti pada filing sistem pokok masalah. %amun, pada saat menyusun arsip di dalam folder, bukan diurutkan berdasarkan berdasarkan tanggal tanggal tetapi tetapi berdasarkan berdasarkan urutan urutan penerimaan penerimaan surat untuk disimpan. Surat pertama kali disimpan pada folder tersebut diberi nomor , kedua , dan seterusnys hingga 3; 5maksimal 3; surat6. Misalnya, surat tentang pesanan kacang hijau yang ke- maka kodenya adalah ;3:.9. Sedangkan surat ke ; tentang permasalahan yang sama diberi kode ;3:.A. Selanjutnya surat berkode  diletakkan paling belakang dan surat yang terakhir disimpan berada paling depan pada folder yang bersangkutan. . b6 *angkah-lang *angkah-langkah kah penemuan penemuan kembali kembali arsip arsip dalam dalam sistem ini sama seperti pada sistem sistem pokok pokok masalah. masalah. !ntuk !ntuk mengetahui mengetahui tempat penyimpanan penyimpanan arsip arsip setelah setelah mengetahui mengetahui kodeny kodenyaa maka dapat dapat digunakan petunjuk berikut. A;.

M

isalnya diketahui kode surat adalah 4;8.3 maka dapat diuraikan menjadi berikut. - *aci

%o. 4

- (uide

%o. ;8

- /older

%o. 8

- !rutan surat

%o. 3

;6 Filing sistem sistem terminal digit


8

A8. Filing sistem sistem terminal digit adalah sistem nomor dimana kode diberikan secara urut terhadap setiap arsip yang diterima bagian kearsipan. %omor kode pada sistem ini akan diberikan berdasarkan urutan warkat yang datang ke bagian kearsipan untuk diproses atau disimpan. Darkat yang pertama kali masuk akan diberi nomor , , 3, dan seterusnya sehingga pada sistem ini tidak diperlukan daftar klasifikasi. a6 Kelebih Kelebihan an sistem sistem terminal terminal digit digit antara antara lain lain 56 #idak #idak rnambutuhkan rnambutuhkan daftar daftar klasifikasi, klasifikasi, 536 Sangat Sangat fleksibe fleksibel, l, 546 $ocok untuk untuk unit pengolah pengolah yang melayani melayani masyarakat masyarakat banyak, banyak, 5A6 #idak #idak ada arsip yang yang memiliki kode kode yang sama. sama. b6 Sedangkan, Sedangkan, kekurangan kekurangannya nya adalah adalah tidak tidak ekonomis ekonomis dan dan sulit mencari arsip bila tidak ingat kode nomornya. c. e eny nyiimp mpan anan an $rs $rsip ip

A:. A:.

Menyi Menyimp mpan an arsip arsip juga juga mem memerl erluk ukan an tata tata cara cara tersen tersendi diri, ri, hal hal

ini juga bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dokumen yang sudah dikelompokkan dalam beberapa arsip dokumen 6 *angkah-lang *angkah-langkah kah menyimp menyimpan an arsip arsip adalah adalah a6

0etu etugas ar arsip sip men mener erim imaa su surat rat yan yang g su sudah ter terdapa apat ta tanda rele releas asee mark 5tanda pelepas, dep, arsip, file6, memisahkan benda-benda non arsip, dan menbliti kelengkapan arsip.

b6

0etugas memberika memberikan n nomor nomor urut penyimpanan penyimpanan arsip. arsip.

c6

Setia etiap p sur surat dicat icatat at pada ada kar kartu tu ind indeks de dengan kolom kode di diisi isi nomor urut penyimpanannya.

d6

Kod Kode arsip rsip>n >nom omo or penyim nyimpa pan nan ditulis dengan pensil sil pada lembaran arsipnya.

e6

Mem Memasuk sukkan arsi arsip p ke dalam lam folder yang ang memil emilik ikii tab tab sesu sesuaai dengan kode arsip.


8

A. A. "rsip "rsip bernomor bernomor   dimasuk dimasukkan kan pada pada laci pertama pertama di belakang guide belakang guide kedua kedua pada folder pertama. #ata cara pengaturan arsip di dalam folder sebagai berikut A9.

;.

;.

;3.

;4.

S

;A.

;;.

;8.

;:.

;.



;9.

8.

8.

83.

84.



8A.

8;.

88.

8:.

8.



89.

:.

:.

:3.

:4.



:A.

:;.

:8.

::.

:.

:

:9. . . 1adi, 1adi, bila ada ada seribu seribu arsip maka maka akan akan disimpa disimpan n ke dalam dalam . folder yang tersedia 5masingmsing6. Bila ada 3. -arsip yaitu nomor .999 maka setiap folder berisi 3 buah arsip dengan pembagian pembagian sebagai sebagai berikut. berikut. . . /older /older %o. %o. > > diisi diisi arsip arsip %o.   dan dan . . 3. 3. /older /older %o. %o. > > diisi diisi arsip arsip %o.   dan dan . . 4. 4. /older /older %o. %o. >3 >3 diisi diisi arsip arsip %o. 3 3 dan dan .3 .3 A. A. /older /older %o. %o. 99>9 99>9 diisi diisi arsip arsip %o. 999 999 dan dan .999 .999 ;. ;. !ntuk !ntuk lebih jelasny jelasnya, a, perhatik perhatikan an uraian uraian berikut berikut.. 8. 8. "rsip "rsip nomo nomorr 3.34 3.34;. ;. -

*aci %o. 4 - 49

-

(uide %o. 4;

-

/older %o. 3

-

Surat %o. 3

:. :. !ntu !ntuk k memud memudah ahka kan n . . $ont $ontoh oh %o. %o. 3 > 3 >4; >4; 9.. (ui 9 (uide>* de>*aci aci 9. 9 . /o /old lder er 9.. %om 9 %omor or surat surat 93. 93. Kete Ketera rang ngan an •

&ua angka dari belakang menunjukkan nomor (uide dan *aci 54;6

•

Satu angka berikutnya menunjukkan nomor /older 536


8

•

Sisa angka berikutnya menunjukkan nomor surat, beberapa angka saja boleh lebih dari satu 536

94. 94. $ontoh $ontoh lain lain %o. %o. Surat Surat 34A 4;A 9A.

*aci

 ; - ;9

9;.

(uide

 ;A

98.

/older

4

9:.

%o. Surat  34A

36 *angkah-lang *angkah-langkah kah menemukan menemukan kembali arsip adalah adalah a6 0eminjam mengisi mengisi blangko>b blangko>bon on pinjam pinjam arsip sesuai debfab arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga. b6 0etugas meneliti meneliti bon bon pinjam pinjam tersebut tersebut untuk untuk mengetahui mengetahui nomor nomor arsip yang dikehendaki. c6 Berdasar Berdasarkan kan nomor nomor tersebut tersebut,, petugas petugas dapat mengam mengambil bil arsip pada penyimpa penyimpanannya nannya selanjutnya selanjutnya diserahkan diserahkan kepada kepada peminjam. peminjam. , d6 0eminjam membubuhkan membubuhkan paraf sebagai bukti peminjaman peminjaman pada pada bon pinjam pinjam arsip. arsip. e) 0etugas meletakkan lembar pertama bon pinjam tersebut pada folder sebagai arsip yang dipinjam 5out 5 out slip6, slip6, lembar kedua diserahkan kepada peminjam, dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler dalam tickler file# 9. $ata atatan an 99. Bila peminjam tidak dapat menyebutkan menyebutkan nomor arsipnya arsipnya maka peminjam dapat menyebutkan namaJ orang>badan pengirim>tujua pengirim>tujuan n surat sehingg sehinggaa petugas petugas dapat menentukan menentukan indeks indeks nama untuk menemukan kartu indeks. Berdasarkan kartu indeks tersebut petugas dapat mengetahui data lengkap arsip dimana disimpannya. 3. 3. #engu #engurus rus oku okumen men-do -doku kumen men Kanto Kantorr

3.


8

33. Sebagaimana Sebagaimana telah kita ketahui bahwa dokumen yang yang ada dalam sebuah kantor atau instansi sangat banyak sekali jumlahnya dan dalam bentuk yang bermacam-macam ada yang berbentuk lembaranlembaran surat, buku-buku administrasi dokumen dalam bentuk kepingan $&, dalam bentuk pita kaset, dan dalam bentuk softcopy dalam sebuah komputer. Karena banyaknya dokumen yang dimiliki tersebut maka diperlukan staff administrasi yang terampil dan memahami berbagai hal tentang administrasi. 0engelolaan dokumen yang asal-asalan akan mengakibatkan kerugian di waktu yang akan datang, hal ini terkait dengan penemuan penemuan kembali kembali dokume dokumen n yang yang dibu dibutuh tuhkan kan secara secara mendad mendadak ak tidak tidak dapat dilaksanakan. 0ada materi berikut ini akan "nda pelajari bagaimana mengurus berbagai dokumen tersebut secara baik dan benar. a. ro roses ses en enang angana anan n oku okumen men Kan Kantor tor

34. 34.

0ena 0enang ngan anan an ber berba baga gaii doku dokume men n haru haruss dila dilaku kuka kan n deng dengah ah bij bijak ak

karena dokumen merupakan bukti fisik untuk sebuah keterangan. "gar dokumen betul-betul dapat rnemenuhi-fungsinya sebagai bukti fisik maka perlu adanya suatu proses untuk menangani dan menyimpan dokumen dengan baik dan benar. Berikut ini adalah berbagai hal yang perlu perlu dilak dilakukan ukan dalam dalam menan menangani gani pengelol pengelolaan aan dokumen dokumen tersebut. tersebut. 3A. 3;.

"rus 0rosedur Surat Masuk

38. 3:. 3. 39. 3. 3. 33. 34. 3A. 3;. 38.


8

3:. 3. 39. 33. 33. 333.

Keterangan

334. 334.

0enan 0enanga ganan nan surat surat-su -surat rat masu masuk k sebag sebagai ai beri beriku kut. t.

a6 Bagi Bagian an pene peneri rima maan an 56 Mengumpulkan Mengumpulkan dan menghitung menghitung jumlah surat yang masuk. 536 Menelit Menelitii ketepata ketepatan n alamat alamat si pengiri pengirim m surat. surat. 546 Menggolong-go Menggolong-golongk longkan an surat surat sesusi dengan urgensi urgensi penyelesaian penyelesaian surat. 5A6 Menandatangan Menandatanganii bukti bukti pengiriman pengiriman sebagai tanda bah%ia surat telah telah diterima. 33A. 33;. b! "a "agi gian an pen penyo yort rtir iran an

56 Memisahkan Memisahkan surat-surat surat-surat untuk pimpinan, pimpinan, sekretaris, sekretaris, karyawan, karyawan, dan dan surat dinas lainnya. 536 Menggolong-go Menggolong-golongk longkan an surat dinas ke ke dalam tiga kelompok kelompok yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting dan surat dinas rahasia. c! "a "agi gian an pen penca cata tata tan n

56 Membuka Membuka amplop, membaca membaca dan meneliti isi surat surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat dengan cara menggarisbawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting. 536 Memberi catatan penting penting yang yang harus ditangani ditangani pimpinan pimpinan atau unit yang dituju. 546 Memeriksa lampiran-lampiran lampiran-lampiran.. 5A6 Membubuhkan Membubuhkan cap yang yang merupakan merupakan stempel agenda agenda pada ruang yang kosongJdi bagian bawah atas halaman surat. d! "ag "agian ian penga pengarah rahan an dan dan penerus penerusan an


8

56 Melampiri surat surat masuk dengan dengan lembar lembar disposisi disposisi kemudian kemudian disampaikan kepada pirripinan atau kepala.bagian untuk memperoleh tanggapan atas isi surat yang dapat berupa informasi atau instruksi. 536 Menyampaikan Menyampaikan kembali kembali surat yang sudah mendapat mendapat tanggapan tanggapan dari pimpinan kepada sekretaris atau kepala tata usaha, dan oleh sekretaris surat berikut lembar disposisi disampaikan kepada unit pengolah. pengolah. e! "ag "agian ian pen pendis distri tribus busian ian sur surat at

56 Surat sudah berdisposi berdisposisi si dicatat terlebih dahulu dahulu si buku ekspedisi ekspedisi intrn. 536 Surat didistribusikari didistribusikari menggunak menggunakan an buku ekspedisi ekspedisi intern kepada unit unit pan pango gola lah h 5ala 5alama matt disp dispos osis isi6 i6..

,

546 0enerima 0enerima surat membubuhkan membubuhkan paraf pada pada buku ekspedisi ekspedisi intern sebagai bukti surat telah diterima. 5A6 Surat Surat diprose diprosess 338. 33:. 33. 339. ! "a "aga gan n pe peny nyim impa pana nan n

34. 34.

"pabi "pabila la surat surat telah telah seles selesai ai dipr diprose osess maka maka surat surat terseb tersebut ut harus harus

disimpan 5sepanjang masih punya nilai guna6 dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan oleh kantor yang bersangkutan. 34. 343. 344. 34A. 34;. "rus 0enanganan 0enanganan &okumen &okumen selain selain %askah Surat Surat 348. %askah Selain Surat 0encatatan 34:. 34.

0engumpulan dan 0enyusunan %askah

0enyajian


0enyimpanan

8

349. 3A. 3A. 3A3. 3A4. 3A4.

0enanga 0enanganan nan dokume dokumen n berupa berupa naskah-n naskah-naska askah h bukan bukan surat surat

adalah a6 %aska %askahh-na naska skah h dicat dicatat, at, b6 %askah dikumpu dikumpulkan lkan dan dan disusun disusun secara secara sistematis, sistematis, c6 Supaya tidak tercecer, lembaran naskah yang memiliki kesamaan masalah atau merupakan kesatuan dikumpuikan kemudian dijilid,J d6 Sebelum diarsipkan, diarsipkan, naskah naskah diberi diberi kode kode sesuai dengan sistem kearsipan kearsipan yang dipergunakan setelah itu baru diarsipkan. 3AA. 3AA.

&okume &okumen n kanto kantorr merup merupakan akan bukti bukti fisik fisik yang yang besar besar sekal sekalii

peranannya peranannya dalam dalam menunjang menunjang kelancaran kelancaran kegiatan suatu instansi>lembaga>perusahaan sehingga perlu adanya suatu proses penanganan penanganan dokumen dokumen yang efektif efektif dan dan efisien. efisien. 60engambilan atau peminjaman dan pehgempalian arsip dokumen 3A;.

Men Mengamb ambil kemi emiaali ali dokumen yang sud sudati

adaaebelumny8Jdala7i rNJK penyimpanarl arsip dokumen tidak boleh dilakukan secara sembarangari hai ini kareria jika dokumen-dokumen yang ada dalam rak arsip diambil oleh orang yang bukan pada bagiart arsip.akan berpeng akan berpengaruh aruh kepada kepada sistem sistem arsip dokumen, dokumen, hal ini karena karena pengambilan.arsip pengambilan.arsip dokumen dokumen yang sudah disimpan disimpan sebelumnya sebelumnya perlu perlu beberapa langkah yang harus harus ditempuh ditempuh demi demi menjaga menjaga sistem pengarsipan pengarsipan tetap terjaga kerapian kerapian dan dan kejelasan kejelasan alur alur dokumen, dokumen, berikut berikut ini akan dibahas mengenai bagaimana langkah pengambilan arsip dokumen yang sudah disimpan. a6

0enem 0enemuan uan dan peminj peminjam aman an arsi arsip p doku dokume men n 3A8.

&alam peminjaman arsip

dokumen yang sudah disimpan maupun yang belum disimpan atau masih baru harus memenuhi dan melalui berbagai hal dibawah ini hal ini berkaitan dengan keteraturan pengarsipan dan pelacakan


8

dokumen yang masuk dan keluar, alur admintyirasi peminjaman peminjaman arsip dokumen dokumen adalah adalah J 56 0eminjam mengisi mengisi blangko>bon blangko>bon pinjam pinjam arsip sesuai dengan dengan arsip yang akan dipinjam, dibuat rangkap tiga. 536 0etugas meneliti meneliti bon pinjam tersebut tersebut untuk untuk mengetahui mengetahui nama pengirim atau nama nama yang dituju>alamat dituju>alamat suratnya. suratnya. 546 0etugas menetapkan menetapkan indeks dan dan kodenya. kodenya. 5A6 Berdasarkan kode kode tersebut, petugas petugas mengambil mengambil arsip dokumen dokumen yang dikehendaki dengan melihat hal-hal yang berkaitan dengan arsip tersebut seperti kode penyimpanan, tanggal surat, dan perihal surat sehingga petugas akan dapat mencocokkannya dengan data-data yang diberikan oleh peminjam sekaligus mengetahui tempat penyimpanan arsip dengan mudah dan cepat. 5;6 "rsip yang bersangkutan bersangkutan diambil diambil dan diserahkan diserahkan kepada kepada peminjam peminjam.. 586 0eminjam membubuhk membubuhkan an paraf sebagai bukti bukti peminjaman peminjaman pada bon pinjam pinjam arsip arsip.. 5:6 0etugas meletakkan meletakkan lembar lembar pertama bon bon pinjam pinjam pada folder folder sebagai gantinya arsip yang dipinjam (out slip), lembar kedua diserahkan kepada peminjam, dan lembar ketiga disimpan di dalam tickler file# b6

0engembalian 0engembalian arsip arsip dokume dokumen n yang yang telah dipinjam dipinjam

J

3A:. 3A:. Sebagaim Sebagaimana ana dalam dalam peminjam peminjaman an arsip arsip dokum dokumen, en, pengemb pengembalian alian dokumen dokumen juga melalui melalui beber beberapa apa alur alur administ administrasi rasi pengemb pengembalian alian,, alur alur terseb tersebut ut adalah adalah 56 0eminjam menunjukk menunjukkan an blangko blangko peminjaman peminjaman dan arsip.dokumen yang telah dipinjam kepada petugas arsip 536 0etugas meneliti meneliti blangko blangko peminjaman peminjaman dan mencocokkan mencocokkan dengan arsip yang diserahkar. tersebut, apakah sesual atau tidak, setelah diketahui sesuai dengan isian blangko, baru arsip tersebut diterima


8

546 0etugas mengisi mengisi kolom blangko blangko pengembalian pengembalian yang yang ada dalam blangko peminjaman yang dibawa peminjam, bahwa arsip dokumen yang dipinjam telah dikembalikan dalarn keadaan utuh dan sesuai dengan waktu yang disepakati. 5A6 0etugas mengembalika mengembalikan n arsip dokumen dokumen tersebut tersebut pada tempatnya dan mengambil blangko salinan peminjaman 5out 5 out slip6 slip6 pada rak arsip 5;6 0etugas menandai menandai kolom arsip arsip daftar dokumen dokumen yang yang disimpan dengan keterangan <"&"= atau

8

*"#')"% S+"* &.

"erilah ta tanda si silang ( (!

pada ja ja4aban ya yang pa paling

benar dan tepat5

. $ara ara

peny enyimpa impana nan n

doku dokum men-d en-do okume kumen n

pen penting ting

yang ang

dises disesua uaik ikan an deng dengan an bent bentuk uk dan dan jenisn jenisny ya dan dan disu disusu sun n berdasarkan tanda pengenalnya adalahGGGG a. System

b. System filling c. Syst System em indeks eks d. Syst System em abja abjad d

kearsipan

e. Syst System em nom nomor or dok dokum umen en 3. #ugas #ugas penang penangana anan n arsip ditan ditangan ganii olehGGG olehGGG.. .. a. 'nentaris b. %otulis c. Sekretaris

d. "gendaris e. "rsiparis

4. 0ropos 0roposal al adal adalah ah sala salah h satu satu conto contoh h GG a. Surat ni niaga b. Surat dinas c. Surat pr pribadi adi f. A. Kelebihan

d. *aporan e. /ormulir

dari

system

adalahGGGG a. Sangat muda udah

tanggal

dite iterapkan

pada

karen rena

pengarsipan

unit

pengolah lah

kegiatannya berkaitan dengan jatuh tempo b. Mudah untuk menemukan menemukan kembali berdasarkan tanggal c. #idak dak sed sederh erhana ana d. Sulit Sulit ditera diterapka pkan n dalam dalam penem penemuan uan kemb kembali ali e. $ocok $ocok untuk untuk dite diterapk rapkan an pada pada semua semua organ organisa isasi si ;. 0era 0erala lata tan n yang yang dibu dibutu tuhk hkan an dala dalam m fill fillin ing g syst system em abja abjad d adalahGGG. a. /ill /illin ing g cab cabin inet et b. (uide c. /older 8. Kegia egiata tan n

atau atau

pro proses ses

d. Kart artu kre kred dit e. ",b,c be benar pen pengum gumpulan ulan

dan dan

peng engolah olahan an

dokumen secara sistematik serta menyebarluaskan kepada pemakai disebutGGGG. a. 0engumpulan

d. 0enggandaan aan

dokumen b. &okumentasi c. Kearsipan

dokumen e. 0engolahan


dokumen

8

:. Berik erikut ut ini ini yang ang meru erupaka pakan n kegia egiata tan n utam utamaa yang ang

.

9. 36 46 A6

menjadi kebutuhan dalam dokumen adalahG.. a. 0eng 0engar arsi sipa pan n doku dokume men n b. 0enggandaan dokumen c. 0em 0embuat buatan an doku dokume men n d. ",b benar e. Benar se semua Berikut Berikut ini ini yang yang termasuk termasuk proses penanganan penanganan adalahGG.. adalahGG.. a. 0enerimaan b. 0enyortiran c. 0encatatan d. 0eng 0engar araha ahan n dan dan pene peneru rusan san e. Semua be benar 6 Mene Menent ntuk ukan an fold folder er Mene Menent ntuk ukan an kod kodee Menen Menentu tukan kan inde indeks ks Mene Menent ntuk ukan an unit unit . $ara pelaksa aksan naan aan sys system fill filliing abjad jad yang benar adalahGGG a. ,3,4,A b. 3,4,A, c. .A.4.3


d. ,4,A,3 e. 3,,A,3

8

. Kelebihan

&&.

system

filling

abjad

adalahGGGG.. a. Mud Mudah dit diter erap apk kan b. #idak terlalu rumit c. &apat &apat ditera diterapka pkan n pada pada semua semua jenis jenis kegiatan kegiatan usaha usaha d. Ekonomis e. /leksibel 3. E+$Y . Sebutk Sebutkan an contoh contoh-co -conto ntoh h dari surat surat priba pribadiO diO 4. 1awab GGGG. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGG.. 3. Sebutk Sebutkan an langkah-l langkah-lang angkah kah menemu menemukan kan kembali kembali arsip yang yang sudah disimpanO A. 1awab ;. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGG. 8. GGGGGGGGGGGGGGGGG. 4. "pa yang dimaksud dimaksud dengan dengan dokumen dokumen berbasis berbasis hukumO hukumO :. 1awab  . GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGG A. "pak "pakah ah arti arti doku dokume ment ntas asiO iO 9. 1awab  3. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGG.. ;. Sebu Sebutk tkan an peral peralata atan n kant kantor or yang yang sanga sangatt dibu dibutu tuhk hkan an dalam dalam kaitannya dengan dokumenO 3. 1awab 33. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG 34.

:8

3A.

$K&6&$+ +&+7 +&+ 7$

. #!(" #!("S S 07' 07'B" B"&' &' a. *akuka *akukanla nlah h peminja peminjaman man buku buku atau atau dokumen dokumen lain di perpustakaan sekolah, catatlah hal-hal atau prosedur dalam melakukan peminjaman terseb tersebutO utO *alu *alu lakukan lakukanlah lah di perpust perpustaka akaan an lainO b. "dakah

perbedaan

administrasi,jelaskanO 3. #!(" #!("S S KE*+ KE*+M0 M0+K +K 3;. 3;. 'den 'denti tifi fika kasi sika kanl nlah ah kebu kebutu tuha han n

jalur

doku dokum men

secara umum dan berilah penjelasanO 38.

:8

3:. 3. 39. 4. 4. 43. 44. 4A. 4;. 48. 4:. 4. 49. A. A.

1.

A3. A4. ros roses es AA. A;. A8. A8.

oku okumen mentas tasii 0ros 0roses es dok dokum umen enta tasi si ber berar arii sega segala la keg kegia iata tan n yan yang g

dilakukan oleh karyawan atau staff dalam membuat atau menyusun berbagai dokumen-dokumen kecil kecil yang ada dalam perusahaan tersebut menjadi satu kesatuan dokumen yang tersusun dengan struktur susunan tertentu. A:. A:. 0ada 0ada mate materi ri ini ini aka akan n dib dibah ahas as menge engena naii tat tataa persuratan dokumen kantor dan tata bahasa yang seharusnya seharusnya digunakan. !ntuk lebih jelasnya, pelajarilah materi berikut dengan baik. 1. ata 0ar 0ara a +urat +urat #e #enyu nyurat rat A.. A Sura Su ratt atau atau na nask skah ah dok dokum umen en ata atau u buk bukti ti hit hitam am di di atas atas putih merupakan bukti otentik dari dari suatu kegiatan yang telah

:8

dilakukan. Surat ini dapat menunjukkan hal-hal yang terjadi pada waktu tertentu sesuai dengan waktu yang tercantum dalam dokumen atau surat atau naskah yang dibuat tersebut. a. 0eng engerti ertian an Su Surat rat A9. A9. Sura Suratt memi memili liki ki bebe beberap rapaa defi defini nisi, si, tetap tetapii pad padaa umu umumn mnya ya surat adalah tulisan yang dibubuhkan dalam kertas untuk tujuan tertentu, sebagaimana yang disampaikan oleh beberapa ahli berikut ini. 6 D.1.S 0oerwardaminta, 0oerwardaminta , dalam Kamus !mum Bahasa 'ndonesia, menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. 36 &rs. Engelbertus Martono menyatakan Martono menyatakan surat hanyalah secarik kertas yang bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti 5sarana6 komunikasi indiiduatau kelompok. 46 &rs. ). Suhanda 0anji menyatakan 0anji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat membuat suatu bahan komunikasi yang yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan kedudukan dalam organisasi atau kantor. ;. ;. ;3. ;4. ;A. ;;.:enisb. :enis-jen jenis is +ur +urat at atau atau ;8.. ;8 1eni 1e niss-je jeni niss sura suratt san sanga gatt ban bany yak se seka kali li da dala lam m aktiitas manusia, oleh karena itu perlu adanya penggolongan surat berdasarkan karakteristik atau ciri-ciri yang ada dalam surat-surat tersebut. Berikut ini akan dijelaskan beberapa pengelompokan surat berdasarkan karakteristik yang ada dalam surat tersbut. 6 Sur Surat at berdas berdasark arkan an jenis jenis dan karak karakter ter isiny isinyaa ;:. 1ika dilihat dari karakter ini sebuah surat, maka surat-surat yang ada akan dapat dikelompokkan menjai beberapa kelompok surat, yaitu  yaitu  a6 Surat urat prib pribad adii ;. ;. Sura Suratt pri priba badi di adal adalah ah sura suratt yan yang g dib dibua uatt ole oleh h seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. !ntuk saat ini, surat pribadi tidak hanya berbentuk teks atau

:8

tulisan dalam kertas, seiring dengan kemajuan teknologi yang ada, bentuk surat pribadi dapat dibuat dengan berbagai alat teknologi maju, misalkan menggunakan )0, Email, /aPimile atau menggunakan perangkat tekniologi maju lainnya. Surat Surat pribadi memiliki karakteristik pada umumnya sebagai berikut. 56 Bentukny Bentuknyaa tidak ada batasan batasan atau bebas. bebas. 536 #idak #idak ada aturan naku yang yang mengikat mengikat bentuk dan tata cara penulisan. 546 0enggunaan 0enggunaan bahasa bahasa surat bebas sesuai dengan dengan keinginan keinginan penulisnya. 5A6 Masih memerluka memerlukan n etika bahasa bahasa yang baik. baik. ;9. ;9. #ujuan juan pen penul ulis isan an sur surat at pri priba badi di ini ini leb lebih ih ban bany yak untuk kerabat dekat atau sahabat dan teman atau juga orang-orang yang memiliki ikatan atau hubungan tertentu. Misalkan keluarga, sahabat, teman dan lainnya. 8. 8. 83. 84. 84. 0erb 0erbed edaa aan n anta antara ra sur surat at pri priba badi di den denga gan n sura suratt dina dinass atau formal adalah 56 Surat pribadi pribadi menggunaka menggunakan n kata ganti orang pertama pertama
:8

5A6 Bentuk Bentuk surat pribadi pribadi tidak mempuny mempunyai ai aturan khusus, jadi bentuknya bebas. Surat dinas atau formal memiliki bentuk standar tertentu dan bersifat tetap. b6 Surat dinas 8A. 8A. Sura Suratt dina dinass atau atau for forma mall mer merup upak akan an ben bentu tuk k sura suratt yang digunakan untuk keperluan yang berkaitan antara istitusi atau organisasi dengan isnstitusi atau organisasi lain dan juga antara institusi atau organisasi dengan pribadi pribadi ataupun sebaliknya. Berikut ini akan dijelaskan dijelaskan beberapa surat dinas yang ada, dimana format penulisan yang ada memiliki bentuk tetap. 8;. Macam-macam su surat di dinas 56 Surat Surat dinas dinas pribadi pribadi 88. Surat dinas pribadi pribadi disebut disebut juga surat setengah resmi, yaitu surat-surat yang dikirimkan dari sesorang atau pribadi kepada suatu instansi atau perusahaan. $ontohnya surat lamaran kerja, surat permohonan tidak masuk kerja, surat komplain, surat saran dan kritik, dan lain-lain. Berikut ini isi standar Surat *amaran 0ekerjaan dan tata cara penulisannya. 8:. 'si pokok dari dari surat lamaran pekerjaan pekerjaan adalah adalah 5a6 Sumber Sumber informasi informasi lowongan lowongan pekerjaan pekerjaan serta posisi posisi dan jabatan yang diinginkan, 5b6 &ata &ata pribad pribadi, i, dan dan 5c6 *ampiran-lam *ampiran-lampiran piran atau bukti-bukt bukti-buktii pendukung. pendukung. 8. Sedangkan Sedangkan tata cara penulisan penulisan surat lamaran pekerjaan adalah 5a6 Surat lamaran lamaran ditulis ditulis dengan tangan tangan di kertas double double folio bisa juga diketik. 5b6 Surat sebaikny sebaiknyaa ditulis tanpa tanpa coretan ataupun ataupun hapusan. 5c6 Bagian-bagi Bagian-bagian an surat yang yang ditulis adalah adalah tanggal surat, alamat dalam, salam pembuka, isi surat salam penutup, dan penulis surat. 5d6 Surat berisi berisi hal-hal yang yang positif positif dari diri pelamar. pelamar.

:8

5e6 Surat lamaran sebaiknya sebaiknya diberi lampiran daftar riwayat hidup 5"urriculum 5"urriculum 1itae6. 1itae6. 5366 Su 53 Surat rat iIi iIin n 89. Surat iIin adalah surat pribadi yang bersifat kedinasan karena menyangkut urusan perseorangan dalam kaitannya dengan suatu instansu atau lembaga. 0ada prinsipnya surat iIin berisi tentang permohonan iIin tudak masuk kerja, nama pegawai yang tidak masuk kerja, dan sebab-sebab ketidakhadiran dengan dilampiri bukti-bukti lain sebagai pendukung untuk menjelaskan alasan tudak masuk kerja pegawai, seperti surat keterangan sakit dari dokter dansurat keterangan lain yang berhubungan dengan alasan tidak masuk kerja. 546 Sur Surat at dinas dinas swasta swasta :. Surat dinas swasta termasuk surat resmi. Surat dinas swasta adalah surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta dengan tujuan kepada karyawannya atau relasi atau pelanggannya ataupun instansi lain yang terkait. terkait . $ontohnya adalah surat undangan rapat untuk karyawan, surat undangan pertemuan untuk para relasi, dan surat undangan undangan rapat tahunan tahunan para pemegang saham atau surat kerja sama. 5A66 Su 5A Surat rat niag niagaa :. Surat niaga adalah surat mengenai masalah perdagangan yang dibuat oleh perusahaan perusahaan untuk dikirim pada langganannya atau juga kolega dan dinas dinas terkait. $ontohnya adalah surat perkenalan barang, surat penawaran barang, dan surat pesanan barang, eksoir impor dan surat pabean. 5;6 Surat dinas pemeri pemerintah ntah :3. Surat dinas pemerintah adalah surat-surat berisi masalah-masalah administrasi pemerintahan yang dibuat oleh instansi pemerintah. pemerinta h. $ontohnya adalah surat keputusan dan surat instruksi.

:8

/. ata "aha "ahasa sa +ura +uratt #eny #enyura uratt :4.. :4 &ala &a lam m keg kegia iata tan n sur surat at men eny yur urat at sa sala lah h

satu hal terpenting yang harus diperhatikan adalah penggunaan tata bahasa di dalam surat, hal ini karena surat merupakan salah satu bukti otentik atau dokumen penting sebagai tanda bukti yang sah dalam sebuah perusahaan atau organisasi. :A.. :A 0eng 0e nggu guna naan an ta tata ta ba baha hasa sa da dala lam m su sura ratt ad adal alah ah menggunakan bahasa yang sudah baku, sebuah surat dikatakan berkualitas dan baik bila memiliki karakteristik sebagai berikut . Surat harus mempunyai mempunyai maksud maksud dan dan tujuan tujuan yang jelas sehingga mudah dimengerti oleh si penerima. 3. Surat ditulis ditulis dalam bentuk bentuk yang yang menarik, menarik, khususnya khususnya untuk surat pribadi dan untuk surat dinas harus mengikuti aturan pembuatan surat yang baku 4. Surat menggunakan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, dimengerti, artiny artinyaa haruslah memakai bahasa yang baik dan benar serta dalam susunan kalimatnya harus runtut. A. Surat menggunakan menggunakan kemampuan kemampuan bahasa yang sesuai dengan dengan kemampuan pihak yang menerima. ;. Surat harus mencerminkan mencerminkan pengertian pengertian terhadap terhadap masalahmasalahmasalah yang dihadapi oleh orang yang dituju. di tuju. 8. Menghindari Menghindari penggunaan penggunaan kata dan dan kalimat kalimat yang dipandang dipandang tidak perlu dan dirasa dapat membingungkan pihak penerima. :. Surat hendaknya hendaknya menunujuk menunujukkan kan budi bahasa serta kewibawaan. . Surat mengikuti mengikuti peraturan peraturan pembua pembuatan tan surat surat yang yang umum umum atau sesuai dengan peraturan yang ada pada instansi. 9. Surat menggunakan menggunakan tinta hitam dalam penulisanny penulisannya. a. . Memakai sampul surat yang sesuai dengan keperluannya. :;. :8. Secara umum bahasa yang digunakan digunakan dalam penulisan penulisan surat mempunyai syarat-syarat yaitu  . Surat Surat ditul ditulis is dalam dalam bentu bentuk k yang yang menarik menarik.. 3. Setiap kalimat kalimat dalam dalam surat surat harus harus bermakn bermaknaa dan berguna. berguna. 4. )indarkan )indarkan dari singkatan singkatan yang tidak perlu terutama terutama singkatan sendiri. A. %ada %ada surat surat harus harus sopa sopan n dan dan bijak bijaksana sana.. ;. Sura Suratt janga jangan n terlal terlalu u panjan panjang. g.

:8

::. :. :9./.

$lat$lat-ala alatt Kanto Kantorr .

. .

Setia Setiap p kant kantor or dari dari sebua sebuah h peru perusah sahaan aan atau atau insta instans nsii

tentu memiliki bermacam-macam peralatan yang berguna untuk menunjang kegiatan yang ada terutama sangat menunjang dalam pembuatan dokumen. #etapi #etapi pada umumnya peralatan kantor itu memiliki keseragaman antara kantor satu dengan kantor yang lain. !ntuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut ini. 3. 1. :enis :enis4. dan dan Fung Fungsi si $lat $lat kant kantor or A. A. Setia Setiap p peru perusa saha haan an atau atau kant kantor or dari dari peru perusah sahaan aan atau atau instansi baik pemerintahan atau swasta tentu memiliki berbagai alat pendukung kegiatan perkantoran, perkantoran, dimana setiap alat memiliki fungsi dan kegunaan sendiri, akan tetapi setiap alat tersebut saling melengkapi. Berikut ini beberapa alat yang ada dalam sebuah kantor. a. $l $lat at kom komun unik ikas asii Kant Kantor or ;. "lat komunikasi adalah seluruh alat yang digunakan untuk untuk keperluan komunikasi, alat ini bermacam-macam bentuknya dan berbeda-beda kegunaannya, di antaranya adalah 6 #elepon 8. 8. #elepo lepon n adal adalah ah ala alatt kom komun unik ikas asii jara jarak k jauh jauh dan dan bersifat dua arah, alat ini merupakan media yang paling banyak digunakan dalam kegiatan kegiatan kantor. &alam penggunaannya ada aturan tertentu yang harus harus ditaati sebagai bentuk prinsip ergonomic alat kantor. a6 #ata ata krama krama dalam dalam bertele bertelepon pon 56 &alam berbicara berbicara harus harus sopan dan tidak tidak kasar. 536 Berbicara Berbicara dengan dengan singkat singkat padat dan jelas. jelas. 546 0ada waktu waktu bertelepon bertelepon tidak menempel menempelkan kan mulut pada gagang telepon, agar suara yang didengar jelas dan tidak terganggu suara napas yang keluar. b6 0rinsip yang harus diperhatikan dalam bertelepon 56 "ngkatlah "ngkatlah segera segera telepon jika berdering berdering..

:8

536 1angan biarkan biarkan telepon telepon berderin berdering g lebih dari tiga kali. 546 Berikan Berikan salam dan identita identitass yang jelas. 5A6 )indari )indari penggunaa penggunaan n kata )allo. )allo. 5;6 Sediakanlah Sediakanlah catatan catatan dan alat tulis tulis didekat didekat telepon jika sewaktu-waktu butuh untuk mencata pesan. 586 Menutup Menutup telepon setelah setelah penelepon penelepon menutup menutup telepon. 36 #elegram :. :. #elegr legram am ada adala lah h seb sebua uah h alat alat kom komun unik ikas asii yan yang g berbentuk tulisan yang dibuat dengan dengan menggunakan sandisandi morse tertentu oleh orang-orang tertentu, karena tidak setiap orang tahu akan sandi morse yang digunakan. /ungsinya sama dengan telepon tetapi lebih sulit penggunaannya dari pada telepon. 46 #eleks leks dan dan tele teletek tekss . . Kedu Keduaa jeni jeniss alat alat ini ini ham hampi pirr sama sama deng dengan an tel teleg egra ram m, akan tetapi lebih maju, karena yang dikirim langsung dalam bentuk tulisan yang dibuat dari dari tombol huruf seperti mesin tik dan memiliki salinan rekaman yang bisa dibaca oleh setiap orang. A6 /aksi aksim mil 5 fax6 fax6 9. 9. /aks /aksim imil il atau atau lebi lebih h dik diken enal al deng dengan an sebu sebuah ah /aP /aP adalah bentuk alat yang berfungsi mengirimkan surat melalui jaringan telepQon, dokumen yang dikirimkan melalui mesin faP adalah salinan dari dokumen asli yang digunakan oleh pengirim. ;6 Email 9. 9. Emai Emaill adal adalah ah sur surat at ele elekt ktro roni nik k yan yang g dib dibua uatt dala dalam m jaringan komputer yang terhubung terhubung dalam jaringan internet, email ini merupakan media pengiriman surat yang lebihmaju dari media yang sebelumnya, dimana dalam pengiriman surat dapat dilampiri atau ditambahkan beberapa dokumen yang disertakan dan berupa berupa dsokumen elektronik. 86 Deb

:8

9.

Deb ata atau u leb lebih ih dik dikenal enal seb sebag agai ai port portal al

internet adalah media komunikasi massal dalam jaringan internet, melalui media ini setiap orang dapat berkomunikasi dengan pihak-pihak pihak-pihak yang memiliki alamat web tersebut dan dalam alamat web akan disampaikan informasi umum mengenai institusi yang memiliki dan informasi lain. b. #e #esi sin n e erk rkan anto tora ran n 6 Komputer 93. 93. Komp Komput uter er ada adala lah h mesi mesin n kant kantor or yan yang g seka sekara rang ng ini ini banyak digunakn oleh oleh setiap kantor, dan merupakan merupakan kebutuhan dari setiap kantor untuk mengolah berbagai dokumen yang ada untuk diubah dalam bentuk mikro. 36 0rinter 94. 94. 0rin 0rinte terr adal adalah ah mes mesin in kan kanto torr yang yang ber berfu fung ngsi si unt untuk uk mencetak berbagai bentuk dokumen dalam bentuk kertas, printer merupakan mesin cetak yang paling kecil. 9A. 46 Mesin ti tik 9;. 9;. Mesi Mesin n tik tik adal adalah ah mesi mesin n cet cetak ak sede sederh rhan anaa yan yang g terbatas dalam bentuk tulisan saja, walaupun mesin ini tergolong sudah ketinggalan Iaman tetapi masih banyak digunakan oleh instansi perkantoran, terutema untuk daerah yang belum terjangkau listrik. A6 Mesi Mesin n /oto /otoko kopi pi 98. 98. Mesi Mesin n foto fotoko kopi pi adal adalah ah mesi mesin n pen pengg ggan anda daan an dokumen yang efisien jika digunakan dalam jumlah kecil penggandaan, prinsipnya prinsipnya sama dengan printer, tetapi hanya untuk penggandaan bukan untuk mencetak dokumen. ;6 Mesi Mesin n 7iso 7isogr graf af 9:. 9:. Mesi Mesin n riso risogr graf af ada adala lah h mesi mesin n ceta cetak k mult multii fung fungsi si yan yang g fungsinya hampir sama dengan mesin fotokopi, tetapi dalam pengoperasiannya lebih cepat dan lebih murah dari mesin fotokopi apalagi jika penggandaan dalam jumlah banyak. 9. c. e era rala lata tan n re rese sent ntas asii

:8

6 +)0 99.

+)0 5over head proyektor 6 adalah

mesin presentasi pertama yang dikenal yang funsinya untuk menampilkan dokumen atau naskah presentasi dalam bentuk lebih besar dari asalnya dengan menggunakan menggunakan media kaca pembesar untuk kemudian ditampilkan dalam layar tertentu atau tembok, sehingga tulisan dari naskah yang dibuat dapat dilihat oleh orang banyak. 36 *$& *$& proy proyek ekto tor r . . *$& *$& proye proyekt ktor or adal adalah ah mesin mesin ata atau u alat alat prese presenta ntasi si yang lebih maju dari +)0 dimana fungsinya sama dengan +)0 tetapi berbeda sumber inputnya dan dokumen yang ditampilkan, melalui *$& proyektor ini tampilan ta mpilan yang dihasilkan bukan hanya berbentuk tulisan tetapi juga berbentuk gambar bergerak. 46 Micr Microp opho hone ne . . Micro Microph phon onee adala adalah h alat alat untu untuk k meru meruba bah h olu olume me suara menjadi lebih keras melalui media penguat suara. A6 *aptop 3. 3. *aptop *aptop adalah adalah bentuk bentuk lain lain dari dari komput komputer, er, pada pada prinsipnya sama dengan komputer, komputer, tetapi laptop lebih mudah untuk dibawa kemana-mana karena bentuknya lebih kecil dan lebih rinan dengan kemampuan yang sama. 4. A. 3. 0erabot 0erabot Stand Standar ar Minimal Minimal Kantor Kantor ;. 8. 8. 0erab 0erabot ot stand standar ar mini minima mall kan kanto torr adal adalah ah perlengkapan yang memang harus ada dalam dalam sebuah kantor, misalkan meja, kursi, almari dan rak arsip. Bila dikaitkan dengan pembuatan dokumen perabot-perabot ini ini dapat menunjang dan membantu dalam pengelolaan dokumen. !ntuk lebih jelasnya pelajarilah materi berikut ini . Meja :. Meja eja sa salah sa satu per peraabot uta utam ma yan yang g ha harus ad ada un untuk melakukan segenap kegiatan kantor terutama dalam kegiatan tata usaha. 3. Kursi

:8

.

Meja salah satu perabot utama yang

harus ada untuk melakukan segenap kegiatan kantor yang member kenyamanan bagi pelaku organisasi. 4. "lamri 9. 9. "lat "lat pend endukun ukung g peker ekerja jaan an kan kantor tor, yang ang fung fungsi siny nyaa sebagai tempat penyimpanan berbagai dokumen atau peralatan kantor yang kecil. A. 7ak arsip . 7ak ar arsip ad adalah be bentuk al almari ari yan yang g be berfun fungsi khusus untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan keluar dengan cepat, dan diperlukan adanya kegiatan pengarsipan dari setiap dokumen. . 3. 4. A. ;.

116. 117. I.

Ber eril ilah ah ta tand nda a sil silan ang g (x (x) hur huru uf a,b a,b,c ,c,d ,d at atau au e pad pada a jawaban yang paling tepat

. 0erbedaan 0erbedaan antara surat pribadi pribadi dan dan surat surat dinas dinas adalahG adalahGG G a. Surat Surat priba pribadi di meng menggun gunaka akan n orang orang kedu keduaa b. Surat pribadi menggunakan kepala surat c. Surat Surat prib pribadi adi berisi berisi masalah masalah pribad pribadii d. Bentuk Bentuk surat surat priba pribadi di tudak tudak mempun mempunya yaii aturan aturan e. Surat Surat prib pribadi adi berisi berisi masalah masalah bersam bersamaa 3. Setiap pekerjaan pekerjaan selalu selalu membut membutuhkan uhkan kerja sama dengan dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya, karena itu kegiatan surat menyurat sangat diperlukan dan perlu persiapan yang meliputiGG. a. 0endiktean, 0endiktean, pengetikan, pengetikan, pengiriman, pengiriman, pengarsipan pengarsipan dan pemakaian tenaga manusia. b. 0endiktean, penulisan, pengiriman dan pemakaian tenaga manusia. c. 0endiktean, 0endiktean, penulisan, penulisan, pengarsipan pengarsipan dan pengantaran pengantaran..

:8

d. 0enuli 0enulisan san,, pengirim pengiriman, an, pengar pengarsip sipan, an,dan dan pemakaian tenaga manusia e. penulisan, penulisan, pengetikan, pengetikan, pengiriman pengiriman dan pengarsipan pengarsipan 4. "lat yang digunakan digunakan untuk untuk mengarsi mengarsip p adalahG adalahGGGGG. GGGG. a. 7ak surat

g. *ema emari surat rat

b. #empat #empat surat

h.

c. "rsip

i.

d.

j.

e.

k.

f.

BoP file

A. !ntuk !ntuk memudahk memudahkan an menemuka menemukan n kembali kembali surat surat masuk masuk dan dan surat surat keluar dengan cepat, diperlukan adanya GGG a. Kegiatan penyimpanan b. Kegiatan dokumen

c. *apo *apora ran n peng pengir irim iman an berkala d. 0encata atatan e. Kegi Kegiat atan an pen penga gars rsip ipan an

;. Berdasarkan Berdasarkan keamananny keamanannyaa surat surat digolon digolongkan gkan menjadiGGGG menjadiGGGGG. G. a. Satu cr criteria ria

d. Empa Empatt cri crite teri riaa

b. &ua criteria

e. *ima ima cr criteria ria

c. #iga cri criteria ria 8. SuratSurat- surat yang dikirimkan dikirimkan kepada kepada alamat alamat tertentu tertentu dan isinya isinya tidak boleh diketahui orang lain adalahGGGGGG.. a. Surat pri prib badi

d. Surat urat tert tertut utu up

b. Surat biasa

e. Surat ter terb buka

c. Surat di dinas f. :. Suatu alat komuni komunikasi kasi yang yang berupa berupa surat surat dalam dalam lingkung lingkungan an dinas dinas yang penyampaiannya tidak resmi adalahGGGGGG.. a. %ota

d. Memorandum

b. %iaga

e. Memoran

c. Konfiden . "lat pengirim pengiriman an dokumen dokumen yang sama dengan dengan asliny aslinyaa baik tulisan tulisan atau gambar dalam waktu singkat disebutGGGGGG

:8

a. 0onsel b. #elepon #elepon c. "irphone d. /acsimile e. handphone

:8

f. 9. +rang yang melakukan melakukan surat menyurat menyurat disebu disebutGGGG. tGGGG. a. Kore Koresp spo onden ndensi si

d. Konseptor

b. /illing

e. Korespo sponden

c. Mail ha handing f. . Surat pribadi pribadi umumnya bersifatGGGG.. bersifatGGGG.. a. 0erseo seoran rangan

c. 0ribadi

b. Kebersamaan

d. Kek Kekelua eluarrgan

:8

e. !mum

f. II.

Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar dan tepat!

. Sebutkan Sebutkan yang yang termasuk termasuk ke dalam dalam mesin mesin dan dan peralatan peralatan kantorO kantorO g. 1awab 1awab GGGGG GGGGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGG GG h. GGGGGG GGGGGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGG. G. 3. "pakah "pakah yang yang dimaksud dimaksud dengan dengan proses proses dokumentasiH dokumentasiH i.

1awab 1awab  GGG GGGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GG

j.

GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG

4. Seberapa Seberapa pentingk pentingkah ah peranan peranan alat-alat alat-alat kantor kantor dalam dalam membantu membantu pembuatan pembuatan dokumenO k. 1awab 1awab  GGGG GGGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGG.. l.

GGGG GGGGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GG.. ..

A. Bagaim Bagaimana ana tata tata bahasa bahasa yang yang baik dalam dalam menu menulis lis suratO suratO m. 1awab GGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGGGGGGG GGGGGGGGGGG GGGGGGGG. GG. n. GGGGGG GGGGGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGGGG GGGG G ;. Sebutkan Sebutkan perabot perabot minimal minimal kantor kantor yang harus ada ada dan jelaskan jelaskan alasannyaO alasannyaO o.

1awa 1awab b  GGGG GGGGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGG GGGGG GGGGGG GGG. G...

p.

GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG..

C. r. s. t. u.

Ealuasi

:;

.

$K&6&$+ +&+7 +&+ 7$

w. . #ugas prib ribadi adi P. Mengid Mengident entifi ifikasi kasi jenis-j jenis-jeni eniss dan fungsi peralatan kantor sebuah perusahaan yang membantu dalam peoses dokumentasi . Beri penjelasan O 3. #ugas gas kelo kelomp mpok ok a. Sebutkan Sebutkan beberapa beberapa media atau atau alat perkantoran perkantoran yang yang ada ada di sekolah sekolah andaO andaO b. 1elaskan bagaimana penggunaanyaO c. Sebutkan Sebutkan beberap beberapaa dokumendokumen-doku dokumen men yang yang ada ada di sekolah sekolah andaO d. Kumpulkan Kumpulkan hasil pekerjaan pekerjaan anda anda kepada kepada (uru (uru untuk untuk dinilaiO dinilaiO y. I. aa. ab. ac. ad. ae. af. ag. ah. ai. aj. ak. al. am. an. ao. ap. aC. ar.

Ealuasi

:8

as. $. engertia tian n okumen okumenta tasi si at.enger au.

a.

&okumen merupakan

salah satu hal penting untuk dipelajari, sebab di era globalisasi yang serba canggih ini kita tidak dapat menghindari dari masalah dokumen yang merupakan sumber informasi yang sangat penting dan diperluka diperlukan n oleh suatu instansi, instansi, organisasi, organisasi, atau atau negara. negara. #ugas #ugas dokurne dokurnentasi ntasi adalah menyediakan informasi, baik berupa ilmu pengetahuan maupun teknologi yang sangat berharga. aw. aw.

Kata Kata dok dokum umen en menu menurut rut baha bahasa sa 'ng 'nggr gris is beras berasal al dari dari kata kata

Sega Segala la benda benda yang yang memp mempun unya yaii kete keteran ranga gan-k n-kete eteran rangan gan dipi dipilih lih

untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. &okumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta. &okumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, pernyataan, lampiran-lamp lampiran-lampiran, iran, seperti seperti untuk untuk rnelengkapi rnelengkapi sebuah buku atau tesis.Menurut ensiklopedia, dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman rekaman atau tercetak tercetak yang yang dapat memberikan memberikan keterangan keterangan untuk untuk penyelidikan penyelidikan ilmiah ilmiah dalam dalam arti luas. aI. aI.

1ika 1ika kita kita simak simak dari dari peng pengert ertian ian-p -pen enge gerti rtian an di atas, atas, terny ternyata ata

pengertian pengertian dokumen dokumen itu sangat sangat luas. &okumen &okumen mencakup mencakup segala segala macam benda yang dapat memberikan keterangan yang sangat penting,bagi kegiatan organisasi>instansi dalam rnelaksanakan tugasnya. ba. ". :enis-je :enis-jenis okumen n dan engg enggolon olongann gannya ya bb.nis okume

bc.

Ealuasi

::

bd.&okumen bd.&okumen merupakan merupakan objek yang menyajikan informasi. &okumen-dokumen yang kita temukan itu ada yang langsung dapat dimanfaatkan, ada pula yang memerlukan paralatan secara khusus untuk pemanfaatannya. Kegunaan dokumen adalah sebagai alat pembuktian suatu informasi dokumen dalam suatu penelitian bagi ilmu pengetahuan. Kita harus memahami, bahwa dokumentasi adalah sumber informasi dokurnen. +leh sebab itu, penggolongan dokumen sangat luas jangkauannya. be. &okumen &okumen dapat dapat digolongka digolongkan n rnenjadi rnenjadi beberapa beberapa macam macam yaitu 1. #e #enu nuru rutt :e :eni nisn snya ya

a# -okum okumen en fisi fisik k bf. &okumen &okumen fisik adalah dokurn dokurnen en yang yang menyangkut menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana patasatana, dan sebagainya. &engan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat. b. &okumen intelektual inte lektual bg. &okumen intefektual adalah dokumen yang mengacu kepada kep ada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya. /. #enu nurrut +i +ia atn tnya ya

a. &okum okumen en teks tekstu tual al bh. &okumen tekstual teks tual adalah adal ah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya, majalah, buku, katalog, surat kabar, dan sejenisnya. b. &okumen nontekstual nonteks tual bi. &okumen nontekstual nonteks tual adalah adal ah dokumen yang berisi beberapa be berapa teks. Misalnya, peta, grafik, gambar, rekaman, monumen, dan sejenisnya. 3. #e #enu nuru rutt *it *itera eratu turn rnya ya

a . &o k u me n korporll bj. &okumen korporil korpori l adalah dokumen d okumen yang menc akup mated tercetak, tidak tercetak, prasasti, manuskrip, dan benda seni yang

Ealuasi

:

disimpan di musium dan perpustakaan. perpustaka an. bk. b. &okumen literatur lite ratur bl. &okumen literatur adalah setiap bahan cetak dan noncetak yang mengandung mengandung informasi atau keterangan tertentu yang berguna. 9. #e #enu nuru rutt Kepentin Kepentingan gan dan dan Kekhusu Kekhususan sannya nya

bm.

&okumen ini ruang r uang lingkupnya s angat luas. luas . &alam

pembahasannya pembahasann ya kita batasi bat asi pada pa da dokumen yang dia ngg ap penti pen ting ng saja. Menurut kepentingannya kepentingannya dokumen dapat dibedakan menjadi a. &okumen &okumen pribadi pribadi bn. &okumen pribadi priba di adalah dokumen yang dikumpulkan diku mpulkan oleh perseorangan perseora ngan dan merupakan mer upakan koleksi koleks i dokumen pribadi. pri badi. Misalnya Mis alnya koleksi koleks i keramik atau barang antik. b. &okumen ekonomi bo. &okumen ekonomi adalah a dalah dokumen dokume n yang berisi beris i informasi infor masi tentang tent ang perkembangan perkembanga n perekonornian perekonorni an suatu bangsa ba ngsa dan negara. ne gara. 'nformasi 'nf ormasi dokumen ekonomi ekonomi berhubungan berhubungan dengan deng an kebutuhan dan kemakmuran kemakmuran manusia. Misalnya, penemuan produk baru, dealuasi, inflasi, deregulasi, ekspor-impor, ekspor-impor, neraca perdagangan, dan sebagainya. c. &okumen &okumen sejarah sejarah bp. &okumen sejarah sej arah adalah adal ah dokumen yang berisi informasi sejarah sejara h peradaban dan kebudayaan kebudayaa n suatu bangsa. bangs a. $ontohnya, fosil-fosil fosil-f osil manusia manus ia purba, naskah-naskah naska h-naskah kuno, 0iagam 1akarta, 1a karta, 0iagam 0 iagam 0roklamasi, 0rokl amasi, dan da n sebagainya. d. &okumen kedokferan bC. &okumen kedokteran kedokte ran adalah adala h dokumen yang berisi informasi inf ormasi tentang te ntang perkembangan perkembanga n ilmu kedokteran. kedokte ran. Misalnya, Mis alnya, dokumen dokume n ilmu bedah, dokumen obat-obatan, obat-obatan, dokumen macam-macam penyakit dan cara penyembuhannya, dan sebagainya. sebaga inya. br.

Ealuasi

:9

bs. bt. e. &okumen &okumen pemerintah pemerintah bu. &okumen pemerintah pemer intah adalah dokumen yang berisi informasi tentang ketatanegaraan auatu pemerintahan. pemerinta han. Misalnya Misa lnya peraturan-pe per aturan-peraturan, raturan, perundang-undangan, perundang-unda ngan, Keppres, Ketetapan-ketetapan dan sebagainya. 8. #e #enu nuru rutt ak akume umenta ntasi si

a. &okum okumen en prim primer er b. b. &okumen &okumen primer primer adalah dokumen dokumen yang yang berisi informasi informasi tentang tentang hasilhasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. $ontoh paten penelitian, laporan, disertai, kertas kerja, dan lain-lain. b. &okumen &oku men sekund se kunder er bw. bw. &okumen &okumen sekunder sekunder adalah adalah dokumen dokumen yang memberikan memberikan informasi tentang literatur primer. 0ada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. bibliografi. c. &okur okurne nen n fers fersie ier r bP. &okumen &okumen tersier tersier adalah dokumen dokumen yang yang memberikan memberikan informasi informasi tentang tentang literatur sekunder. Misalnya buku, teks panduan fiteratur, dan bibliografi. by. by. 0. bI. #emili #emilih h $lat $lat yang yang +es +esuai uai

ca. cb.

&alam memproduksi dokunen terdapat 3 kegiatan utama yaitu

penggandaan dan pengumpulan pengumpulan dokumen. 0ada kegiatan tersebut pemilihan alat-alat atau mesin-mesing yang sesuai sangat diperlukan agar kegiatan memproduksi dokumen bisa berjalan dengan lancar. Mesin-mesin tau alat-alat yang pada umumnya sering digunakan yaitu, mesin stensil, mesin perekan sheet> scanner, mesin fotokopi dan mesin penjilid. "dapun keterangan lebih anjut akan diuraikan dalam pembahasan berikut ini. 1.

eng e nggu guna naan an #es #esin in +te +tens nsil il

Ealuasi



c c.

Mesin stensil

merupakan salah ssatu mesin pengganda dokumen yang yang sampai sekarang masih banyak digunakan di setiap kantor. Berdasarkan cara kerjanya, mesin stensil dapat dibedakan atas a# 'e 'esi sin n sten stensi sill manu manual al b# 'e 'esi sin n sten stensi sill list listri rik k a. #esi #esin n ste stens nsil il manu manual al

cd. Mesin Mesin stensil stensil manual manual,, yaitu yaitu mesin stensil yang cara kerjanya digerakkan dengan menggukana tangan 5engkol6. ce. cf. cg. ch. ci. cj. Secara umum umum mesin mesin stensil stensil manual memiliki memiliki ciri-ciri ciri-ciri antara antara lain lain 6 &igerak &igerakkan kan deng dengan an tanga tangan n manusi manusia, a, 36 Kompon Komponen en dan cara cara kerja kerja mesinnya mesinnya mekan mekanis, is, 46 #inta #inta yang yang digunaka digunakan n adalah adalah tinta stensil berwarna berwarna hitam, hitam, A6 Sheet yang digun digunakan akan bisa bisa sheet sheet stensil, stensil, sheet sheet scanner scanner atau stensil stensil cutter sebagai sheet master, ;6 !kuran !kuran kertas kertas maksimum maksimum adalah adalah folio folio 5,; 5,; inci P 4 inci6. inci6. ck. Komponen-k Komponen-kompo omponen nen mesin stensil manual, manual, yaitu 6 Baki kertas, kertas, gunanya gunanya untuk untuk menyimpank menyimpankertas ertas yang yang akan diputar. diputar. Bagian-bagian yang terdapat pada baki kertas terdiri dari a6 !kuran !kuran kertas>skala kertas>skala berfungsi berfungsi untuk untuk menguk mengukur ur posisi posisi kertas kertas stensil stensil yang akan diputar.

Ealuasi



b6 0engepres kertas, yang berada disebelah kiri dan kanan bagi kertas yang berfungsi agar posisi kertas yang ada pada baki kertas ridak mudah menggeser ke kiri dan ke kanan. c6 Kunci pengepres pengepres tinta, tinta, dengan dengan cara cara menarik menarik ke atas atas apabila apabila kunci kunci ini ma dibuka, untuk mengarur posisi kertas. 36 7ol pendoro pendorong ng kertas, kertas, letaknya letaknya di dalam dalam dan fungsinya fungsinya uuntuk uuntuk menekan kertas yang ada di baki keras dan untuk mendorong kertas masuk ke dalam rol atau gulungan mesin stensil. 46 7ol atau atau silinder silinder atau gulungan gulungan stensil stensil,, yang terdiri dari a6 (ulung (ulungan an besar besar yang yang bera berada da di sebel sebelah ah atas, atas, b6 (ulungan kecul yang berada di bawah bawah gulungan besar, c6 (ulungan (ulungan pemban pembantu tu yang yang berfungsi berfungsi untuk untuk mengeluarka mengeluarkan n kertas kertas yang telah di cetak ke dalam baki penadah. A6 0embungku 0embungkuss silinder silinder atau pembungku pembungkuss gulungan, gulungan, yang yang membungku membungkuss gulungan besar dan gulungan kecil. ;6 Kunci setelan, setelan, yang yang berfungsi berfungsi untuk untuk mengaru mengarurr beberapa beberapa jumlah jumlah salunan yang akan dihasilkan atau yang akan dibutuhkan. 86 Baki penadah penadah kertas, kertas, fungsiny fungsinyaa untuk menampung menampung hasil hasil dari stensil. stensil. cl. cl.

Bagi Bagian an-b -bag agia ian n yang ang terd terdap apat at pada pada baki baki pena penada dah h

a6 Kunc Kuncii oenga oengaru rurr lebar lebar kerta kertas. s. b6 Kunci pengtur panjang kertas. :6 Kunci dengan dengan tanda tanda +%, funsi funsi kunci kunci tersebut tersebut ditekan ditekan apabila apabila penyetensilan akan segera dimulai. 6 Kunci dengan dengan tanda tanda +//, +//, fungsi fungsi kunci kunci tersebut tersebut ditekan ditekan apabila apabila penyetensilan akan berhenti. 96 Kunci Kunci dengan dengan tand tandaa terdapa terdapatt pada pada satu tuts. tuts. a6 Kunci dengan dengan tanda tanda berfungsi berfungsi untuk untuk membangunk membangunkan an lidah lidah mesin mesin stentsil apabila akan meratakan ujung kertas yang terletak di

Ealuasi

3

sebelah dalam 5caranya ditekan6. b6 Kunci dengan tanda berfungsi untuk menidurkan kembali lidah mesin stensl 5caranya ditekan6. 6 *idah mesin stensil, berfungsi untuk meratakan ujung kertas yang ada di bagian dalam mesin stensil. 6 Engkol, berfungsi berfungsi untuk menggerakkan mesin stensil, dengan cara menarik atau mendorong engkol searah jarum jam atau kearah depan. cm. cn. co. cp. cC. cr. cs. ct. ct.

0emak 0emakai aian an ste stens nsil il she sheet et dal dalam am pen pengg ggan anda daan an nask naskah ah

cu.

*angka *angkah-l h-lang angkah kah pemak pemakaia aian n stensil stensil sheet sheet dalam dalam pengga pengganda ndaan an naskah naskah

adalah sebagai berikut  6 Menyiapkan Menyiapkan kertas kertas stensil stensil dan diusaha diusahakan kan kertas kertas stensil stensil jangan yang lembab, karena kertas stencil yang lembab akan menghasilkan stensilan yang kurang baik. 36 Bukalah Bukalah penutup penutup mesin mesin stensil stensil yang terdapat terdapat pada pada bagian bagian depan depan dan belakang mesin, 46 Bersihkan Bersihkan dahulu dahulu semua semua kotoran kotoran tinta yang yang melekat melekat pada badan badan mesin, mesin, yaitu pada baki kertas dan baki penadah. A6 0asang sheet sheet stensil stensil pada pada rol atau gulung gulungan an mesin stensil, stensil, sehing sehingga ga sheet akan menempel pada pembungkus rol. c. *angkah-lan *angkah-langkah gkah dalam dalam pemasangan pemasangan sheet sheet stensil adalah adalah sebagai sebagai berikut.

Ealuasi

4

a6 0uta 0utarr engk engkol ol sea seara rah h jarum jam, sehingga posisi penjepit sheet stensil terletak di bagian atas. b6 Selanjutnya bukalah penjepit sheet stensil tersebut. c6 Masukkan Masukkan bagian bagian sheet sheet yang yang terlubang terlubang ke dalam penjepit penjepit sheet. sheet. !jung sheet bagian bawah diusahakan terurai ke bawah dan jangan sampai melekat pada pembungkus rol. d6 Selanjutny Selanjutnyaa kunci> kunci> penjepit penjepit sheet sheet ditutup ditutup kembali. kembali. e6 #angan #angan kiri kiri memegang memegang engkol engkol,, dan tangan tangan kanan kanan memegang memegang ujung ujung bawah sheet stensil f6 0utar engkol engkol secara secara perlahan-l perlahan-lahan, ahan, sambil ratakan sheet stensil menempel pada pembungkus rol. ;6 0utarlah 0utarlah engkel engkel berulang-ul berulang-ulang ang sampai sampai tinta tinta stensil rata rata di permukaan permukaan sheet stensil. 86 Masukkan Masukkan kertas kertas stensil ke ke dalam baki baki kertas, kertas, dan usahakan usahakan posisi kertas kertas ada di tengah tengah dengan cara menggunakan skala yang ada di ujung depan baki kertas. :6 (eser kunci kunci pengepres pengepres kertas kertas yang yang ada di kanan kanan kiri kiri baki kertas, kertas, sampai sampai kedua-duanya menghimpit. 6 Stel kunci kunci setelan pada pada posisi posisi angka, angka, sesuai yang yang kita kehend kehendaki aki 5jumlah 5jumlah hasil gandaan yang diminta6 dan angka, berjalan menunjukkan 56 bila hasil gandaan yang dikehendaki telah dicapai. 96 #ekan #ekan kunci kunci +%, apabila apabila kunci kunci ini ditekan, ditekan, maka rol rol pendorong pendorong ke atas atas secara otomatis akan turun dan menekan kertas stensil yang ada di dalam baki kertas. 6 Siapkan baki penadah dengan mengatur. mengatur. a6 kunc kuncii peng pengat atur ur leb lebar ar,, dan dan b6 kunci pengatur panjang kertas, sesuai dengan ukuran kertas kertas yang dipergunakan.

Ealuasi

A

6 6 /utar engkol engkol sampai selesai. 36 "pabila "pabila ternyata posisi kertas belum benar sesuai dengan posisi yang dikehendaki, pemutaran engkol berhenti. Betulkan posisi kertas, dengan menekan kunci +// terlebih dahulu. cw. cP. cy. c;.b. .b.

#esin +t +tensil *i *istrik

da.

Berfun Berfungsi gsi sama sama seper seperti ti mesin mesin stensil stensil manual, manual, yaitu yaitu untu untuk k menggandakan warkat dengan sheet stensil. db. dc. dd. de.

df. dg.

0enggu 0enggunaa naan n mesin mesin stensil stensil listrik listrik memi memilik likii beberap beberapaa keuntun keuntungan gan antara antara

lain  6)asil 6 )asil penggandaan tampak lebih bagus. 360engoperasian mesin lebih mudah. 46#inta yang digunakan lebih irit. A6#e A6 #enaga naga yang dibutuhkan lebih ringan. dh.

Secara Secara garis garis besar besar 5samp 5sampai ai scat scat ini6 ini6 ditin ditinjau jau dari dari peng penggun gunaan aan

komponen dan cara kerja mesinnya, mesin stensil ada 4 macam yaitu 6 Mesin stensil stensil manual manual 5kompon 5komponen en mekanis mekanis dan tenaga tenaga pengger penggerakny aknyaa manual6. 36 Mesin stensil stensil listrik listrik 5komponen 5komponen mekanis mekanis dan tenaga tenaga penggerakn penggeraknya ya tenaga listrik6.

Ealuasi

;

46 Mesin Mesin sten stensi sill elekt elektro ronik nik 5komponen mekanis dan tenaga penggeraknya tenaga listrik serta dilengkapi dengan panel board yang bekerja secara otomatis dan sistem operasinya adalah sistem elektronis. di.

Mesin Mesin sten stensil sil listrik listrik dengan dengan sistem sistem elek elektro tronik nik memili memiliki ki bebe beberap rapaa

kelebihan 5dibanding dengan mesin stensiO listrik biasa6 antara lain 6 0enggandaan 0enggandaan dapat menggu menggunakan nakan kertas kertas doubel doubel folio>do folio>doubel ubel kuarto. 36 &ilengkapi &ilengkapi dengan dengan lampu-lampu lampu-lampu penun penunjuk juk operator operator,, hingga hingga memudahkan dalam pengoperasiannya 5merk (estetner A:6. 46 0anel board yang menyatu menyatu hingga hingga memudah memudahkan kan operator operator.. A6 Sheet stensil bekas pakai pakai secara secara otomatis otomatis akan akan masuk masuk ke dalam. dalam. ;6 Memasang Memasang dan melepaskan melepaskan sheet sheet stensil stensil secara secara otomatis, otomatis, hingga hingga tangan operator tidak kotor. dj.

0ada me mesin sin st stensi ensill li listr strik den deng gan si sistem elekt ektrik rik 5k 5khususn susny ya merk (estetner A: dan A46, komponen-komponennya komponen-komponennya terdiri dari 6 Mesin

a6 7ol penekan penekan 5press roll6 dk. dk.

Berfu Berfung ngsi si untu untuk k menem menempe pelk lkan an kert kertas as pada pada shee sheett hing hingga ga

didapat hasil gandaan. b6 7ol tinta 5ink roll6 dl. dl.

Berf Berfun ungs gsii unt untuk uk mera merata taka kan n tin tinta ta pada pada perm permuk ukaa aan n lay layar ar

tinta 5ink screen6. c6 *aya *ayarr tint tintaa 5ink 5ink scre screen en66 dm. dm.

Berfu Berfung ngsi si unt untuk uk melet meletak akka kan n shee sheett sten stensil sil,, meny menyari aring ng

dan sekaligus meratakan tinta. d6 0lat 0lat baja baja 5steel 5steel band band66 dn. dn.

Berf Berfun ungs gsii unt untuk uk meng mengai aitk tkan an peny penyar arin ing g tin tinta ta..

36 Kera Kerang ngka ka mesi mesin n

Ealuasi

8

a6 0enutup atas 5top coer6 do. Berfungsi untuk menutup sheet stensil sesudah dipasang. b6 #empat #empat tinta 5ink room6 dp.

&ilengkapi dengan tube tinta yang letaknya

melintang. c6 5handle6 dC.

Berfungsi untuk menggandakan secara manual.

d6 #ombol ombol 5on-of 5on-offf switc switch6 h6 dr.

Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan

mesin. e6 7ol 7ol pena penari rik k kert kertas as ds.

Berfungsi untuk menarik kertas dari papan

kertas f6 0engat 0engatur ur posisi posisi cetak cetakan an 5copy 5copy posit position ioning ing66 dt.

Berfungsi untuk mengatur tinggi rendahnya

hasil cetakan. g6 0engat 0engatur ur tekanan tekanan cetakan cetakan du.

Berfungsi untuk mengatur tekanan sesuai

dengan berat ringannya jenis kertas yang digunakan 5kertas ringan ;;-:8 gr, normal ::-99 gr dan berat di atas gr6. 46 0enu 0enutu tup p mesi mesin n a6 0apa 0apan n kert kertas as 5pap 5paper erbo board ard66 d.

Berfungsi untuk menempatkan kertas yang akan

digandakan dan sebagai penutup mesin bagian belakang. b6 0apan penerima 5receing board6 dw.

Berfungsi untuk menampung hasil gandaan dan

sebagai penutup mesin bagian depan. A6 0apan 0apan tombol tombol 5panel 5panel board6 board6 dP.

Ealuasi

:

dy. dI. ea. eb. (ambar (ambar 4.3. 4.3. 0apa 0apan n tombo tomboll (estetner A4

(ambar 4.4. 0apan

tombol (estetner A4

ec. a6 #ombol mbol start start dan dan stop ed.

Berfun fungsi untuk me memulai lai da dan me menghentikan

penggandaan. b6 0enghitung 5counter6 ee. ee.

Berf Berfu ungsi ngsi untu untuk k men meng gatur atur bany anyakny aknyaa has hasil il gand gandaa aan. n.

c6 0enyetop 0enyetop pemasukan pemasukan kertas ef. ef.

Berf Berfu ungsi ngsi untu untuk k. meng enghent hentik ikan an rol rol penar enarik ik kerta ertas, s,

sehingga pemasukan kertas terhenti. d6 0engatur 0engatur kecepatan kecepatan cetakan eg. eg.

Berf Berfu ungsi ngsi untu untuk k men menam amba bah h kec kecep epat atan an 5tom 5tomb bol 5R66 5R66 dan dan

untuk mengurangi kecepatan 5tombol 5-66. eh. ei.

e6 ej.

0engatur jalur tinta Berf Berfu ungsi ngsi untu untuk k peny enyalur aluran an tint tintaa ke ke tia tiap p bagia agian n 5sis 5sisii

dan tengah6. ek.

f6

0engatur pengeluaran tinta

el.

Berfungsi untuk mengatur pengeluaran tinta.

em.

g6

en.

Berfungsi untuk mengeluarkan tinta 5tombol digeser ke

#ombol pemberi tinta

kanan6. eo. ep. eC. er. es. et.

Ealuasi



eu. e. ew. eP. ey. eI. fa. fb. fc. fd. fe. ff. fg. fh. fi. /. eng engguna gunaan an #esi #esin n erek erekam am +heet +heet<+ca <+canner nner

fj. fj.

Mesin Mesin scann scanner er adal adalah ah sejen sejenis is mesin mesin peng pengga gand ndaa yan yang g dap dapat at meny menyali alin n

ulang kembali berbagai proses, kondisi atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam. Mesin scanner ini seperti fotokopi yang dapat menyalin, tetapi hasil dari kopinya bukan di bawah melainkan disamping dokumen aslinya. fk. fl. fm. fn. fo. fp. fC. fr. fs.

Keterangan

6 7ol 7ol pema pemasan sang g shee sheett

Ealuasi

9

36 no, no, pema pemasan sang g wark warkat at yan yang g akan disalin 46 1arum 1arum scan scanne nerr atau atau jar jarum um percekin api A6 #empa empatt mema memasa sang ng jar jarum um ;6 #ombol mbol untu untuk k menghidupkan mesin 5+%6 86 #ombol ombol untuk untuk memat mematika ikan n mesin mesin 5+//6 5+//6 :6 #ombol ombol penga pengatur tur panas panasny nyaa sinar. sinar. 6 #ombol #ombol pengatu pengaturr ketajaman ketajaman hasil tulisan, tulisan, yang yang terdiri dari dari angka -;. -;. bila diputar ke angka yang lebih besar 5;6 tulisan akan semakin kabur, sedangkan bila digeser ke angka yang lebih kecil 5 atau 36, tulisan akan semakin jelas, 96 #ombol #ombol pengatur pengatur rol pemutar pemutar warkat, warkat, yang yang terdiri terdiri dari dari a6 "pabila "pabila diputar diputar ke ke angka angka 8, 8, rol rol berputar berputar secara lambat, lambat, b6 "pabila diputar ke angka A, rol berputar berputar secara sedang. c6 "pabila "pabila diputar diputar ke ke angka angka 3, 3, rol rol berputar berputar secara cepat. cepat. a. "agian "agian-ba -bagia gian n mes mesin in scanne scannerr

ft. #erdapat #erdapat berbagai macam model atau tipe resin scanner, tetapi bagian bagian atau komponen-komponennya komponen-komponennya sama, hanya kode dan susunan yang berbeda. &i bawah ini merupakan bagian-bagian bagian-bagian mesin scanner dengan merk (ES#E#%E7 tipe A;;, yaitu  6 7ol 7ol pem pemasa asang ng shee sheet. t. 36 7ol pema pemasang sang wark warkat at yang yang akan akan disalin disalin.. 46 1arum 1arum scanne scannerr atau jaru jarum m percek percekin in api. api. A6 #empat empat mernasa mernasang ng jarum. jarum. ;6 #ombol #ombol untuk menghidupk menghidupkan an mesin 5+%6. 86 #ombol ombol untuk untuk memat mematika ikan n mesin mesin 5+//6. 5+//6. :6 #ombol ombol penga pengatur tur panas panasny nyaa sinar. sinar. 6 #ombol #ombol pengatu pengaturr ketajaman ketajaman hasil tulisan, tulisan, yang yang terdiri dari dari angka -;. -;. Bila diputar ke angka yang lebih besar 5;6 tulisan akan semakin kabur,

Ealuasi

9

sedangkan bila digeser ke angka yang lebih kecil 5 atau 36, tulisan akan semakin jelas. 96 #ombol mbol pen penga gatu turr rol rol pemutar warkat, yang terdiri dari a6 "pabila "pabila diputar diputar ke ke angka angka 8, 8, rol rol berputar berputar secara lambat. lambat. b6 "pabila diputar ke angka A, rol berputar berputar secara sedang. c6 "pabila "pabila diputar diputar ke ke angka angka 3, 3, rol rol berputar berputar secara cepat. cepat. b. 0ara 0ara kerja kerja mesin mesin scanne scannerr

fu.Bahan gandaan yang asli dan gandakan induk 5stensil6 dipasang pada silinder mesin scanner, yang asli di sebelah kiri dan stensilnya di sebelah kanan. Darkat Darkat berputar dan disoroti dengan sinar listrik yang terus tembus pada lembaran induk. "lat peraba di sebelah kiri meraba bahan gandaan sebelah kanan dan scat yang sama pula sebuah stylus 5jarumnya6 memindahkan gandaran pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf dan tanda pada naskah asli. )uruf-huruf pada warkat itu lebih banyak menyerap pana.4 dan akan menimbulkan salinansalinan sesuai dengan tulisan aslinya . c. *angk *angkahah-lan langka gkah h pengop pengoper erasi asiann annya ya

f."da f. "da beberapa langkah, dalam pengoperasian mesin scanner, yaitu 6 Siapkan Siapkan naskah yang yang akan diganda digandakan kan baik hasil hasil ketikan, ketikan, tulisan tulisan tangan, tangan, atau berupa gambar-gambar. 36 Masukkan Masukkan ke dalam dalam silinder silinder untuk untuk tempat tempat origina originall dengan dengan cara mendorong kedua klip ke arah belakang mesin untuk membebaskan copy holder dari silinder, kemudian letakkan original bagian muka menghadap ke atas di antara guide sheet dan copy holder. 46 Masukan Masukan ke dalam silinder silinder untuk untuk tempat stensil, stensil, dengan dengan cars mendoron mendorong g knop ke kanan untuk membuka master clamp, kemudian masukkan ujung atas sheet dan ujung ujung bawah sheet pada celah yang yang terbuka.

Ealuasi

9

A6 #emp #empatk atkan an jarum jarum scanner scanner sesuai dengan format warkat yang akan digandakan agar pemindahan original sheet sesuai dengan yang diinginkan. ;6 0erhatikan 0erhatikan posisi posisi silinder, silinder, jarum jarum harus harus menghadap menghadap pada sheet sheet mulai dari awal sampai akhir gerakan scanning carriage. 86 "tur tombol tombol ketajaman ketajaman hasil hasil 5tulisan6, 5tulisan6, yaitu yaitu dengan dengan membuka membuka penutup penutup control panel dan mengontrol auto ', auto '' dan auto '''. :6 "tur "tur tombol tombol kecep kecepatan atan perp perputa utaran ran rol. rol. 6 #ekan #ekan tombol tombol +%, untuk untuk menjalanka menjalankan n mesin, sehingga sehingga rol rol 5warkat dan dan sheet6 berputar. 1arum scanner atau jarum percikan berjalan ke kanan dan membakar kertas yang terdapat tulisan. 96 Setelah selesai tekan tekan tombol tombol +// untuk untuk menghentian menghentian mesin. 6 Keluarkan sheet dengan membuka penutup atas dan mendorong mendorong knop ke kanan untuk mengambil master. 6 !ntuk mengetahui hasilnya, letakkan sheet pada mesin stensil dan cetak apakah sudah baik atau belum. 3. e engg ngguna unaan an #e #esin sin Fot Fotoko okopi pi

Ealuasi

93

fw. fw. Mesin Mesin fot fotok okop opii merupakan suatu alat

penggandaan secara praktis, karena slap setiap saat bisa diperlukan dapat dilakukan dengan mudah, digandakan menjadi sejumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai dengan kebutuhan, tanpa merusak bahan aslinya. &engan kata lain fotokopi merupakan bagian dalam bidang penyalinan. Kegiatan penyalinan ini dapat dilakukan dengan cara pemotretan, melalui proses kimiawi atau dengan mempergunakan mempergunakan tenaga jasmani. +leh karena itu, kegiatan penyalinan atau copying berbeda dengan kegiatan penggandaan atau duplicating. 0enyalinan tidak memerlukan lembaran induk 5master6 copy dan dalam jumlah yang tidak terlalu banyak. fP. /otokopi /otokopi berarti berarti suatu suatu proses proses penyalinan penyalinan warkat dengan dengan sistem pemotretan. Darkat Darkat yang akan akan disalin dibuat film negatif terlebih dahulu dengan cara pemotretan. Kemudian film negatif dicetak dan hasil cetakan itu merupakan salinan yang sama seperti aslinya. )asil salinan disebut dengan istilah fotokopi, sedangkan alat yang digunakan dalam proses penyalinan dengan sistem fotokopi disebut mesin fotokopiJ. fy. fy. Mesin fotokopi fotokopi merupakan merupakan mesin mesin cetak cetak yang yang mempuny mempunyai ai kemampuan yang sangat menakjubkan, karena dalam mes in fotokopi ini terdapat sistem Ioom, sistem reduction, sistem full siIe, dan sistem document feeder, a. Sistem Ioom atau enlargem enlargement ent adalah adalah mesin mesin fotokop fotokopii yang yang dapat dapat memperbesar hasil. kopi dari aslinya. b. Sistem reduction adalah sistem fotokopi yang dapat memperkecil memperkecil hasil fotokopi dari aslinya. c. Sistem fullsiIe adalah sistem fotokopi fotokopi yang yang sesuai>sam sesuai>samaa dengan dengan aslinya. aslinya.

Ealuasi

94

fI. fI. Sist Sistem em auto automa mati ticc document feeder, yaitu sistem fotokopi yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotokopi dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman. a. Bagi Bagian an-b -bag agia ian n mesin mesin foto fotoko kopi pi ga. Seperti Seperti halnya halnya mesin-mesin mesin-mesin kantor kantor lainnya, lainnya, mesin mesin fotokop fotokopii terdapat berbagai macam merk, tipe, dan model. Berbagai macam merk mesin fotokopi, antara lain, Merk S*EF, FE7+F, 7'$+), S)"70, !B'F, M'%+*#", #+S)'B",, dan lain-lain. gb. gc. gd. ge. gf. gg. gh. gi. gj. gk. gl. (ambar 4.:. 4.:. Mesin Mesin fotokopi fotokopi merk merk Minolta Minolta gm. gn. &i bawah ini kita pergunakan mesin fotokopi merk M'%+*#" M'%+*#" type E0 4-7E dengan bagian-bagian mesinnya adalah sebagai berikut. 6 Baki kertas, kertas, gunany gunanyaa untuk untuk menaruh menaruh kertas kertas fotokop fotokopi. i. 36 Baki penadah penadah,, gunanya gunanya untuk untuk menampung menampung hasil hasil fotokop fotokopi. i. 46 #ombol #ombol +% dan +// +//,, gunanya gunanya untuk untuk menghidupk menghidupkan an dan mematikan mematikan mesin. A6 #ombol #ombol start, start, gunanya gunanya untuk untuk menjalanka menjalankan n mesin apabila apabila sudah sudah slap beroperasi.

Ealuasi

9A

;6 #ombol bol untu untuk k memperlancar salinan 5enlargement6. 86 #ombol bol untu untuk k memperkecil salinan 5reduction6. :6 #ombol mbol unt untuk uk mem membu buat at salinan biasa 5full siIe6. 6 #ombol #ombol untuk untuk menentuk menentukan an jumlah jumlah salinan. salinan. 96 #ombol ombol isyarat isyarat terdiri terdiri dari dari a6 0aper out, out, untuk untuk mengetah mengetahui ui kertas kertas habis, habis, maka tombol tombol ini akan akan menyala. b6 #one #one out, untuk mengetahui mengetahui tinta habis, tombol ini akan menyala. c6 EPessuseste EPessuseste tones, tones, untuk untuk mengetahui mengetahui kerusakan kerusakan mesin, mesin, tombo tomboll menyala. 6 #ombol #ombol open, untuk untuk membuka mesin, apabila di dalam mesin terdapat kerusakan yang perlu diperbaiki. 6 #abung #abung tinta, untuk menaruh menaruh tinta. 36 Kunci kertas, berfungsi untuk untuk a6 Menjep Menjepit it kert kertas, as, bila bila ditari ditarik k ke atas. atas. b6 Menetralkan kertas, bila ditarik ke bawah. 46 #abung #abung oli untuk menempatkan menempatkan oli mesin. A6 #ombol #ombol ePposure confrof leer, yaitu untuk mengatur ketajaman tinta 5hitam, putih6. ;6 $opy number indicator, yaitu yaitu indikator 5tombol6 yang menunjukkan jumlah pengopian. 86 $lear key, berfungsi untuk membersihkan input input key 5number indicator6. :6 'nput key strip, tombol untuk memasukkan number atau jumlah yang akan dikopi. 6 $opy stop key, tombol untuk menghentikan pengopian. 96 $opy start key, tombol tombol untuk memulai pengopian.

Ealuasi

9;

36 'nterupt key, key, tombol tombol untuk menghentikan fotokopi yang sifatnya sementara 5interupsi6. 36 7eady indicator, indicator, lampu 5tombol6 yang menunjukkan kesiapan dari fotokopi untuk dioperasikan. b. $ara mengoperasikan mesin fotokopi go. $ara pengopera pengoperasian sian mesin fotoko fotokopi pi adalah sebagai sebagai berikut. berikut. 6 )idupkan )idupkan mesin dengan dengan cara cara menekan menekan tombol tombol +%. 36 #unggu #unggu sejenak sampai mesin mesin panas panas dan memberi memberi tanda tanda boleh boleh memulai pekerjaan 46 0asang 0asang kertas kertas secuku secukupny pnyaa pada baki baki kertas. kertas. A6 0ersiap 0ersiapkan kan dokum dokumen en yang yang akan dikop dikopi. i. ;6 0eriksa 0eriksalah lah kepeka kepekatan tan tinta. tinta. 86 "turlah "turlah posisi pengop pengopian, ian, apakah apakah akan akan diperbesar diperbesar,, diperkecil diperkecil atau atau ukuran biasa 56 :6 #ekan #ekan tombol tombol untuk untuk pengatur pengatur jumlah jumlah salinan yang yang diperlukan diperlukan tombol tombol ini terdiri dpi  sampai dengan 9. Bila kita hendak mengkopi sebanyak 9, kita tinggal menekan angka 9 dan . 6 Bila kita mengko mengkopi pi dalam jumlah jumlah yang yang banyak, banyak, perhatian perhatian selalu selalu hasil hasil kopi, karena bila terlalu banyak dan terus-menerus mesin akan panas dan membawa dampak terhadap hasil, yaitu akan kehitam-hitaman. Karena itu simpanlah mesin kopi pada tempat yang sejuk atau ber-"$. 96 Kalau sudah sudah slap, slap, mulailah mulailah pengkop pengkopijn ijn dengan dengan menekan menekan tombol tombol start. start. 6 1ika hasil fotokopi kurang balk, mungkin mungkin disebabkan oleh hal-hal berikut. a6 Kaca untuk untuk meletakk meletakkan an dokumen dokumen kemung kemungkinan kinan kotor atau atau slide slide penutupnya kotor. kotor. b6 #inta kurang atau habis. c6 Kemung Kemungkin kinan an flaiye flaiyerny rnyaa koto kotor. r.

Ealuasi

98

d6 Kem Kemungk ungkin inan an mesin macet karena kertas menggulung di dalamnya. gp. &engan &engan mengg mengguna unakan kan mesin fotokopi, maka akan mendapat keuntungan, di antaranya a6 &apat memperba memperbanyak nyak bahan sampai jumlah jumlah yang yang tak terbatas terbatas b6 )asil fotokopi yang diinginkan dapat diatur diatur dalam 4 tahap, yaitu 56 Sama kehitam kehitaman an tulisanny tulisannyaa dengan dengan bahan bahan aslinya aslinya.. 536 *ebih gelap>hit gelap>hitam am tulisannya tulisannya dibanding dibandingkan kan dengan dengan bahan aslinya. aslinya. 546 *ebih terang>ag terang>agak ak putih tulisanny tulisannyaa dibandingkan dibandingkan dengan dengan bahan bahan aslinya. aslinya. c6 &apat dimanfa dimanfaatkan atkan untuk memperbesar memperbesar dan memperke memperkecil cil naskah. naskah. d6 &apat memperba memperbanyak nyak naskah pada dua dua muka muka halaman, halaman, sehingga sehingga menghemat e6 &apat &apat dise disewa wa ata atau u dib dibeli eli.. 9. e engg ngguna unaan an #e #esin sin e enji njilid lid

gC. Mesin penjilid penjilid 5binding 5binding machines6 machines6 adalah adalah mesin kantor kantor tang digunakan digunakan untuk menjilid buku-buku, warkat yang sejenis atau dokumen-dokumen, dan sebagainya. Menjilid adalah suatu kegiatan menghimpun dan menyatukan warkat-warkat atau lembaran-lembaran kertas yang sejenis dalam suatu bentuk buku, sehingga memudahkan penggunaannya dan menyimpannya. menyimpannya. gr. gs. gt. gu. g.

Ealuasi

9:

gw. gw. &alam buku buku ini ini yang akan akan dibicarakan adalah cara menjilid dengan menggunakan ring binding. Mesin yang dipergunakan adalah (B$ 5(eneral Binding $orporation6 $ombo. a. Bagi Bagian an-b -bag agia ian n mesin mesin (B$ (B$ $om $ombo bo 6 Kepala binding 5binding head6 head6 terdapat jari-jari penahan berdiri tegak 5ertikal holding fingers6, dan jari-jari pembentang 5spreading finger6. 36 Engkol, atau lengan mesin 5mastercontrol arm6 berfungsi untuk untuk menarikjari pembentang dan untuk menekan menekan jarum-jarum pelubang kertas. 46

Set pins, pins, berfun berfungsi gsi untu untuk k mengat mengaturja urjarum rum pelu peluban bang. g.

A6

Knob penunjuk penunjuk bagian belakang belakang 5back 5back guide guide contro controll knob6, knob6, berfung berfungsi si untuk untuk mengatur jarak antara pinggir kertas yang akan dilubangi dengan lubang.

;6

Side guide 5petunjuk 5petunjuk samping6 samping6 untuk untuk mengatu mengaturr kertas kertas yang yang akan akan dilengkap dilengkapi. i.

86

0emuta 0emutarr skrup skrup 5thumb 5thumb scre screw6 w6 untuk untuk meng mengatu aturr penunju penunjuk. k.

:6

Skala pengatur pengatur pembua pembuatt lubang lubang 5punch 5punch alignmen alignmentt scale6 scale6 berfung berfungsi si untuk untuk mengatur lubang pada kertas.

6

Knop pengatur pengatur binder binder 5adjustable 5adjustable binder binder control control knob6 knob6 untuk untuk mengatu mengaturr panjang pendeknya rentangan daripada jari-jari perentang.

96

1ari-jari 1ari-jari pembenta pembentang ng 5spreadi 5spreading ng fingers6 fingers6,, untuk untuk membentangk membentangkan an atau atau untuk untuk membuka ring binder.

6

Lertical holding holding fingers fingers 5jari-jari 5jari-jari pemegang pemegang ertikal6, ertikal6, untuk untuk menahan menahan ring binder waktu akan membuka ring binder. binder.

b. $ara mengoperasikan mesin (B$ $ombo gP. *angkah-lan *angkah-langkah gkahnya nya adalah adalah sebagai sebagai berikut berikut.. 6 Melu Meluba bang ngii kert kertas as gy. gy.

#ata cara carany nyaa yai yaitu tu

a6 Menyetel Menyetel pemutar pemutar skrup 5thumb 5thumb scew6, scew6, lalu lalu geser geser pengumpi pengumpill penunjuk samping pada posisi posisi yang tepat dengan menggunakan skala pembuat lubang.

Ealuasi

9

b6 Mengatur jarak antara pinggir kertas yang akan dilubangi dengan lubang pinggir 5lubang kertas6, dengan cara memutar, back guide control knob. c6 #arik #arik ke depan susuk-susuk susuk-susuk 5set pins6 pins6 yang yang tidak tidak diperluka diperlukan. n. 36 Memb Membuk ukaa ring ring hind hinder er.. gI. gI.

#ata cara carany nya, a, yaitu aitu

a6 0utar knop pengatur pengatur dengan dengan cara menekan menekan ke dalam dalam sambil sambil memutar knop, pada posisi yang memungkinkan ring binder dapat terbuka selebar-lebarnya. b6 Kemudian letakkan ring binder di atas kepala mesin penjilid, di belakang jari-jari ertikal, c6 *angkah *angkah berikutny berikutnyaa mendoron mendorong g lengan lengan mesin mesin ke belakang belakang sampai ring binder terbuka lebar-lebar. ha. 46 Memasu Memasukka kkan n kertas kertas pada pada ring ring binder binder.. hb.

$aranya ya yaitu

a6 "pabila "pabila ring binder binder telah terbuk terbukaa lebar, lebar, masukkan masukkan kertas yang yang dilubangi pada jari ring binder melalui lubang tadi. "dapun care menyusunnya adalah sebagai berikut. 56 56 Sampu Sampull bagi bagian an bawa bawah. h. 536 536 Kerta Kertas-k s-kert ertas as yang yang diji dijili lid. d. 546 546 Samp Sampul ul bag bagia ian n atas atas.. b6 Kembalikan ring bender pada posisi tertutup dengan cara menarik lengan mesin pada posisi semula. c6 "ngka "ngkatt buku buku yang yang telah telah dijilid dijilid hc. . #emba #embagik gikan okumen n hd.an okume

he.

Ealuasi

99

1.

0ar ara a emb emba agi gia an oku okume men n

hf.

&okumen itu tidak

selamanya dibutuhkan, kalau dokumen yang abadi maka dokumen tersebut harus disimpan selama-lamanya dalam arti tidak dapat dihapus>dimusnahkan yang penyimpanannya sesuai dengan refensi, maka apabila waktunya pemakainya sudah habis maka dokumen itu harus dihapuskan. *ain halnya dengan dokumen yang sekali guna, yaitu dokumen hanya berguna pada waktu waktu itu saja, setelah setelah itu tidak bergun bergunaa dan dapat dapat dengan dengan mesin mesin penghancur penghancur dokumen. dokumen. /.

Klas Kl asi iik ikas asii dan dan eng engko kode dean an ok okume umen n

hg. hg.

0eng 0engko kode dean an adal adalah ah pros proses es membe memberi ri tan tanda da kat kataa tang tangka kap p yang yang suda sudah h

dipilih dalam kegiatan pengindeksan. #erdapat tiga cara yang umum di dalam pengkodean pengkodean surat surat sistem sistem abjad a. %ama yang yang terpiiih terpiiih sebagai sebagai kata kata tangkap tangkap digaris digaris bawahi, bawahi, biasanya biasanya dengan dengan pensil yang yang berwarna. berwarna. b. Bilamana nama atau atau kata tangkap tangkap tidak dapat dapat digarisbawa digarisbawahi hi karena karena tidak terdapat pada dokumen bersangkutan, maka kata tangkap ditambahkan dengan menuliskannya dengan pensil berwarna pada pojok kanan atas dokumen c. "pabila dokumen dokumen dibuatkan dibuatkan juga petunjuk petunjuk silangannya, silangannya, nama yang yang menjadi menjadi penunjuk penunjuk silang silang juga juga digarisbawahi digarisbawahi atau ditambahka ditambahkan n dengan dengan tulisan tulisan bilamana tidak ada. ada. hh. hh.

Seba Sebagai gai tamba tambaha han n sebu sebuah ah tan tanda da M M dite ditemp mpatk atkan an pada pada ujun ujung g nama nama

yang ditulis. !ntuk menunjukkan bahwa itu adalah penunjuk silang dan bukan kata tangkap asli. hi. hi.

Kode Kode tidak tidak hany hanyaa unt untuk uk menu menunj njuk ukka kan n kata kata tangk tangkap ap kepa kepada da petu petugas gas juga juga

waktu pertama dia memfile, tetapi kode membantunya juga di dalam menempatkan kembaii dokumen yaitu dipinjam. hj. E. #esin #esin eng enghan hancu curr okum okumen en

Ealuasi

 

hk. hl. hm#

&alam

rangka menjaga kebersihan clan kerapian ruangan kantor agar tidak dipenuhi berkas yangng sudah tidak mempunyai kegunaan lagi dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka sebaiknya berkas-berkas itu harus dimusnahkan dimusnahkan sehingga sehingga tidak dapat dimanfaatkan dimanfaatkan oleh seorang s eorang yang tidak bertanggung jawab. Selain Se lain satu sat u cara untuk unt uk memusnahkan memusnahka n dokumen>berkas dokumen>ber kas adalah dengan menggunakan mesin penghancur dokumen (paper schreder machine) hn. Mesin penghbncu penghbncurr dokumen dokumen adalah mesin mesin yang yang dapat dapat memusnahkan memusnahkan atau menghancurkan dokumen>berkas-berkas dokumen>berkas-berkas secara aman. Mesin ini dapat menghancurkan menghancurkan berbagai macam ukuran kertas menjadi bentuk serpihan kecilkecil secara otomatis. ho.

$ara mengoperasikan yaitu

. Kertas Kertas yang akan dihanc dihancurka urkan>dim n>dimusna usnahkan hkan didoro didorong ng perlahanahan perlahanahan ke arah pemotong kertas. kert as. 3. !kuran !kuran lebar lebar pemotong pemotong kertas kertas antara antara 33 mm mm - A; mm. 5sesuai 5sesuai dengan dengan yang dikehendaki6. hp. hC. hr. hs. ht. hu. h. hw. hP. hy.

Ealuasi

 

hI. ia. ib. ic. id. ie# /amb /ambar ar $#3 $#3 'esin 'esin penghancur pengha ncur dokumen dokume n if. $. engguna enggunaan an isau otong otong (aper (aper 0utter 0utter #achine! #achine!

ig. Mesin pemotong adalah rnesn yang yang digunakan untuk untuk memotong kertas menjadi berbagai rnacam ukuran yang akan diiilid agar bagian pinggir kertas sama rata. /ungsi mesin pemotong kertas yaitu !ntuk meratakan bagian pinggir kertas ker tas agar berbentuk rapi. r api. ih. !ntuk memotong memotong kertas kertas menjadi berbagai berbagai macam ukuran sesuai sesuai dengan kebutuhan. !ntuk memadatkan kertas yang akan dijilid sehingga hasil penjilidan kuat. . Bagian Bagian-Ba -Bagi gian an Mesin Mesin 0emoto 0emotong ng Kerta Kertass ii. ii.

Mesi Mesin n pem pemot oton ong g ker kerta tass ada ada berb berbag agai ai macam macam merk merk,, tip tipe, e, dan dan mod model el..

"dapun mesin pemotong kertas yang akan kita pelajari adalah mesin pemotong kertas kert as buatan buata n dalam negeri nege ri yaitu buatan Klaten Kla ten 5product 5prod uct mesin )andpress &unia baru, $or Klaten 'ndonesia6, Bagian-bagian Bagian-bagian mesinnya adalah sebagai berikut. a. 0emutar 0emutar press, press, beriungsi beriungsi untuk untuk mengge menggerakk rakkan an besi pengepr pengepres es atau besi besi penekan kertas. ker tas. b. Besi pengepres, pengepr es, berfungsi berf ungsi untuk menekan me nekan kertas kert as yang akan a kan dipotong tidak ti dak mudah bergeser. c. 0isau pemot pemotong ong kertas, kertas, untuk untuk memoton memotong g himpunan himpunan kertas kertas yang yang sudah ditekan oleh besi penekan kertas. d. #angan angan pisau, pisau, yaitu yaitu ternpat ternpat pisau pemotong pemotong kertas kertas dipasang dipasang.. e. *engan *engan mesin, mesin, digunaka digunakan n untuk untuk menggerak menggerakkan kan pisau pisau pemotong pemotong.. 3. $ara $ara meng mengop oper eras asik ikan an

Ealuasi

 3

ij.

"da beberapa hal yang

perlu diperhatikan diper hatikan dalam da lam mengoperasikan> menggunakan mesin pemotong yaitu yait u a. Susu Susun n ker kerta tass yan yang g aka akan n dipotong dengan rapi b. Buka mulut rnesin dengan denga n cara memutar m emutar alat a lat pemutar pemuta r press ke kanan. c. Masuk Masukkan kan kertas kertas ke mulut mulut mesin. mesin. d. #ekan #ekan kertas kertas dengan dengan besi peneka penekan n dengan dengan cara memutar memutar pemutar pemutar besi besi penekan ke kiri. e. 0asang 0asang besi penyi penyiku ku sesuai sesuai dengan dengan ukuran ukuran kertas kertas yang yang diingin diinginkan. kan. f. &orong &orong lengan lengan mesin mesin ke ke depan depan sampai sampai kertas kertas yang yang ada di di mulut mulut rnesin rnesin terpotong semua. ik. F. +iste +istem m enyimp enyimpan anan an Kearsi Kearsipan pan il. im.

&okum &okumen en merup merupaka akan n bagi bagian an dari dari arsi arsip, p, maka maka perl perlu u suat suatu u upay upayaa

penyimpanan yang tepat. Sistem penyimpanan pe nyimpanan arsip ar sip adalah adal ah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut cepat dan tepat ditemukan . #ujuan #ujuan /iling /iling Sistem a. Meng Menghe hem mat wakt waktu u b. Menghemat tenaga. c. Meng Menghe hem mat tem tempa pat. t. 3. Keuntun Keuntungan gan Sistem 0enyim 0enyimpana panan n yang Baik a. Surat menyurat, menyurat, dokumen, dokumen, arsip dapat dapat diseleng diselenggarak garakan. an. b. &engan sistematis sis tematis.. c. Mele Meleng ngka kapi pi bukt bukti. i. d. Membe Memberi rika kan n ketera keterang ngan an.. e. &apat memberita memberitahuka hukan n kegiatan kegiatan-kegi -kegiatan atan yang yang bersai bersaing. ng. f. Memban Membantu tu perum perumusa usan n kebi kebijak jaksan sanaan aan..

Ealuasi

 4

g. 0eng 0engam ambi bila lan n keput keputus usan an yang dapat didasarkan atas sistem kearsipan yang baik. 4. $iri-ciri $iri-ciri Sistom Sistom 0enyimpan 0enyimpanan an yang Baik in. io.

#idak memakan

ir.

Mudah dicapai.

it. h

iu. iu. Mudah Mudah dilaks dilaksana anakan kan..

i. iw.

S e de r ha n a .

i P. i .

iy. Klasifikasi.

iI. ja.

Ekonomis.

jb. j.

jc. *embaran petunjuk pe tunjuk

jd. je.

&isesuaikan &isesuai kan dengan

jf. k

jg. 7eferensi. 7eferens i.

Menyimpan surat. s urat.

jj. l.

jk. +ut ship.

is.

jh.

ji.

A. 1enis 0eralatan dan 0ertengkapan 0ertengkapan Sistem 0enyimpanan yang baik a. Filing cabinet 5lemari arsip6. b. Map arsip 5folder6. 5folder6 . c. /uide card 5tanda batas>sekat petunjuk6. d. 7ak penggaris. e. Kartu artu ind indeks. eks. ;. 0rosedur 0rosedur 0enyimpan 0enyimpanan an a. Meme Memeri riks ksaa tan tanda da pelep pelepas as.. b. Membaca warkat untuk menetapkan judul surat. c. 0emb emberia erian n kod kode. e. d. 0embua 0embuatan tan lemb lembaran aran penunj penunjuk uk sila silang. ng. e. 0embuatan follow up slip. slip. f.

0embukuan follow up slip. slip.

g. $ount ountin ing g sh ship h. 0eng 0enggo golo long ngan an wark warkat at.. i.

0eny enyimp impanan anan war warka kat. t. jl.

8. Macarn-Macam Sistem Sistem 0enyimpa 0enyimpanan nan a. Sister stern n abjad jad

Ealuasi

 A

jm. 0enyimpa 0enyimpanan nan dan penemua penemuan n kembal kembalii arsip arsip berdasark berdasarkan an abjad abjad.. &alam &alam sistem ini arsip> dokumen diatur berdasarkan abjad nama orang, organisasi, dan kantor, b. Sistem Sistem masala masalah h jn. Sistem Sistem peny penyimpan impanan an clan clan penemuan penemuan kembali kembali arsip> arsip> dokum dokumen en berda berdasark sarkan an masalah>pokok isi surat. c. Sistem stem tan tanggal jo. Sistern Sistern penyimpa penyimpanan nan dan penemuan penemuan kembali kembali arsip>do arsip>dokum kumen en berdas berdasarka arkan n hari, tanggal, bulan dan tahun. d. Sistem stem wil wilay ayah ah jp. Sistem Sistem peny penyimpar imparian ian dan penemuan penemuan kemhali kemhali arsip arsip>do >dokum kumen en berda berdasark sarkan an wilayah di mana arsip itu berasal>dibuat. e. Sistern nomor

-

jC. Sistern Sistern penyimpa penyimpanan nan dan penemuan penemuan kembali kembali arsip>do arsip>dokum kumen en berdas berdasarka arkan n nomor atau kode angka. jr.

Ealuasi

 ;

js.

*atihan-latihan soal jt. ju. j.

&&&.

"erilah ta tanda si silang ( (! pada ja4aban yang paling tepat dan benar5

. Berikut Berikut ini keuntu keuntungan ngan penggu penggunaan naan mesin mesin stensil stensil listrik, listrik, kecuali kecuali .... a. )asil )asil peng penggan gandaa daan n tampa tampatt lebih lebih bagus bagus b. 0engoperasian mesin lebih mudah c. #inta #inta yang yang dogu dogunak nakan an lebih lebih irit irit d. #enaga enaga yang yang dibu dibutuh tuhkan kan lebih lebih ringa ringan n e. Menggu Menggunak nakan an lebih lebih bany banyak ak tenag tenagaa listri listrik k 3. 7ol tinta tinta pada pada mesin mesin stensil stensil listrik listrik berfungsi berfungsi untuk untuk .... .... a. Mene Menemp mpel elka kan n kert kertas as pad padaa sheet sheet b. Meratakan tinta pada permukaan layar tinta c. Meng Mengait aitka kan n peny penyari aring ng tint tintaa d. Menutu Menutup p stens stensil il sesud sesudah ah dipasa dipasang ng e. Mem Mematik atikan an mesin esin 4. 0engat 0engatur ur keluar keluaran an tinta tinta berfun berfungsi gsi untuk untuk .... .... a. 0engat 0engatur ur banyak banyakny nyaa hasil hasil gandaa gandaan n b. Mengatur pengeluaran tinta c. Meng Mengel elua uark rkan an tint tintaa d. Memula Memulaii peng pengga gand ndaan aan e. Meng Menghe hent ntik ikan an rol rol penari penarik k kertas kertas A. 1ika tombol tombol pengatur pengatur rol rol pemutar pemutar warkat pada pada mesin mesin scanner scanner di putar putar ke angka angka A, maka rol berputar secara .... a. *a *ambat d. Sa Sangat lambat b. Sedang e. Sangat cepat c. $epat ;. Set pins pins pada pada mesin mesin penjili penjilid d berfung berfungsi si untuk untuk .... a. Menc Mencari arik k jari jari pem pembe bent ntan ang g b. Mengatur jarum pelubang c. Mengat Mengatur ur kert kertas as yang yang akan akan dilen dilengka gkapi pi d. Meng Mengat atur ur luba lubang ng pad padaa kerta kertass e. Mem Membuka buka ring ring bind binder er 8. 0engertian 0engertian dokumen dokumen menurut menurut kamus kamus Bahasa 'nggris 'nggris Deb Debster ster adalah adalah .... a. &okumen &okumen dapat dapat dibukti dibuktikan kan dengan dengan keteran keterangan gan dan dan tidak melengkapi melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

Ealuasi

 8

b. &okumen dapat membuktikan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta, melengkapi keabsahan keteranganm pernyataan, lampiran-lampiran. c. &oku &okume men n tid tidak ak dapa dapatt membuktikan keterangan dengan fakta, keabsahan keterangan, lampiran-lampiran surat berharga. d. &okumen &okumen dapat memberikan memberikan keterangan keterangan yang tidak sah. e. &ikumen &ikumen dapat dapat memberikan memberikan keterangan-k keterangan-keterang eterangan an mengenai mengenai gaji gaji pegawai pegawai :. &okumen &okumen berarti berarti surat akta akta piagam, piagam, surat resmim resmim dan bahan bahan rekaman rekaman tertulis tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas, pengertian ini menurut .... a. Kamu Kamuss !mum !mum Bah Bahasa asa 'ndo 'ndone nesia sia b. (eorge 7. #erry #erry c. )enry /ayo ayol d. Ensik nsiklo lope pedi diaa e. %ider . &okumen &okumen yang yang mengacu mengacu kepada kepada tujuan, tujuan, isi subjek, subjek, sumber sumber metode metode penyebaran penyebaran adalah dokumen .... a. 'ntelekt ektual b. 0rimer c. Sejarah d. Sekunder e. pemerintah 9. Mesin stensi stensi yang yang cara kerjanya kerjanya digerakk digerakkan an dengan dengan menggunak menggunakan an engkol engkol dinamakan .... a. Mesi Mesin n ste stens nsil il man manua uall b. Mesin stensil listrik c. Mesi Mesin n tik tik manu anual d. Mesi Mesin n tik tik list listri rik k e. Semua emuany nyaa sala salah h . Mesin stensil listrik memiliki beberapa keuntungan keuntungan dibandingkan dengan dengan mesin manual .... a. )asil )asil peng penggan gandaa daan n tampak tampak lebih lebih bagu baguss b. 0engoperasian mesin lebih mudah c. #inta #inta yang yang digu digunak nakan an lebih lebih irit d. #enaga enaga yang yang dipe diperlu rlukan kan lebi lebih h ringan ringan e. Semua emuany nyaa ben benar jw.

Ealuasi

 :

&6.

&silah pertanyaanpertanyaan di ba4ah ini dengan singkat dan jelas5 . Sebu Sebutt dan dan jela jelask skan an macam-macam dokumenO jP. 1awab

GGGGGGGGGGGGGGGGGG. jy. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG. 3. 1elaskan 1elaskan langk langkah-lang ah-langkah kah penngunaan penngunaan mesin stensilO stensilO jI. jawab GGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. ka. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG 4. &alam memprod memproduksi uksi sebuah sebuah dokum dokumen en alat atau atau mesin mesin apakah apakah yang yang harus digunakan untuk mempermudah proses produksi tersebutO kb. 1awa 1awab b GG GGGGGG GGGGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GG kc. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. A. "pakah "pakah yang yang dimaksud dimaksud dengan dengan pembag pembagian ian dokumenH dokumenH kd. 1awa 1awab b GG GGGGGG GGGGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GGGG GG ke. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG G ;. Seberapa Seberapa penting pentingkah kah pemanfa pemanfaatan atan mesin mesin pengha penghancur ncur dokumenO dokumenO kf. 1awab GGGGGGGGGGGGGGGGGG.. kg. GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. kh. ki. kj. kk. kl. km. kn. ko. kp. kC. kr. ks. kt. ku. k. kw.

Ealuasi

 

kP. ky. kI. la. lb. lc.

ld. $kti=itas +is4a le. 4. #ugas gas 'ndi 'ndii idu du lf. Buatlah Buatlah kliping kliping mengenai mengenai alat-alat alat-alat yang yang sesuai untuk untuk memproduksi dokumenO Sertakan gambar dan penjelasan fungsinyaO A. #ugas gas Kelo Kelom mpok pok lg. &atalah &atalah berbagai mesin-me mesin-mesin sin kantor yang ada di sekolah dan di luar sekolah 5instansi6 yang kamu ketahuiO &an berilah penjelasan mengenai penggunaan dan pemanfaatannyaO lh. li. lj. lk. ll. lm. ln. lo. lp. lC. lr. ls. lt. lu.

Ealuasi

 9

l. lw. lP. ly.

l!. "a. "b. #$%&'%I %. 'I *+*+-# ##/ #/II #+0I #+0I '.

0ilihan ganda . 0roses dokumenta dokumentasi si berarti berarti segala segala kegiatan kegiatan yang dilakukan dilakukan oleh oleh karyawan atau staff bagian administrasi dalam kegiatanGGGGGGGGGGGGGGG a. Membuat Membuat atau atau menyus menyusun un berbagai berbagai dokum dokumen en kecil kecil menjadi menjadi kesatuan dokumen yang tersrtuktur. ters rtuktur. b. Menyimpan dokumen dalam struktur yang yang rapi c. Mengga Mengganda ndakan kan doku dokumen men dalam dalam juml jumlah ah tertent tertentu u d. ",b ",b dan dan c ben benar ar e. Benar se semua 3. Berikut Berikut ini ini merupakan merupakan karakteristik karakteristik dari surat pribadi pribadi adalahGGGGGGG. a. Bent Bentuk ukny nyaa beba bebass b. #idak ada aturan baku dalam penulisan c. 0enggu 0enggunaa naan n bahasa bahasa resmi>fo resmi>forma rmall dan sopan sopan d. " dan b benar e. #idak #idak meme memerluk rlukan an etika etika baha bahasa sa yang yang baik baik 4. Surat niaga adalah salah satu jenis surat yang mengenai mengenai masalahGGGGGG a. 0erdagang angan b. 0eriIinan masa kerja c. 0engarsip sipan

d. 0emegang saham e. 7apat apat tah tahunan unan

f.

Ealuasi

 

A.

"lat komunikasi kantor disamping berfungsi

sebagaiGGGGGGGGGG. a. Mengir Mengirimk imkan an surat surat melal melalui ui jarin jaringan gan telep telepon on g. h. i. j. k. l. m. n. b. Komunikasi dua arah dalam bentuk lisan c. Menc Menceta etak k doku dokume men n dari dari compu compute ter r d. Meng Menget etik ik doku dokume men n e. Semua be benar ;. Berikut Berikut ini ini yang yang merupak merupakan an perabot perabot standar standar minimal minimal kantorGGGGGG

a.

b.

Ealuasi

 

c. d. e. ",b dan c be bena f.

g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. C. r. 8. #ransfer #ransfer charger charger atau atau collect collect adalah adalah biaya biaya percakapan percakapan telepon telepon yang harus dibayar olehGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG.. a. 0enu 0enung nggu gu telepon b. 0enerima telepon

c. 1arin 1aringa gan n telepo telepon n d. Kedu Keduaa bela belah h pihak e. 0en 0enelp elpon

f. :. "lat yang digunakan digunakan mengarsip mengarsip surat disebutGGGG disebutGGGGGGG GGG a. 7ak 7ak su surat rat b. #empat #empat surat

Ealuasi

c. "mp "mpolp d. BoP BoP file file  3

e. *ema *emari ri sura suratt . &oku &okume men n yan yang g beri berisi si informasi dalam bentuk tertulis disebutGGGGGG. a. &oku &okume men n tekstual b. &okumen fisik c. &oku &okume men n intelektual

d. &oku &okume men n nontekstual e. &oku &okume men n litere literer r

9. &okumentasi &okumentasi primer adalah dokumen dokumen yang yang berisi berisi informas informasii tentangGGG.. .

11. 12.

a. b. c. d. e.

)asil )asil-h -has asil il pene penelit litia ian n *iterature primer *ite *itera ratu ture re sek sekun unde der r +bje +bjek k pene peneli liti tian an Keterangan penelitian

1. 1. 13. 16. :. &okumen pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi informasi ketatanegaraan suatu pemerintah. Salah satu contohnya adalahGGGGG. a. 0era 0eratu tura ran n dan dan perundangan b. 0iagam proklamasi

Ealuasi

c. Ekspor dan impor d. &ealuasi  4

e. %ask %askah ah-n -nas aska kah h kuno . Kegunaan Kegunaan dokumenta dokumentasi si

adalahGGGGGGGGGGGGGGGGGG. a. Memb emberik rikan informasi b. Mengubah dokumen c. Memu emusna snahkan dokumen

d. Men Menjam jamin isi isi dokumen e. Menyimpan alat bukti

9. &okumen yang yang berisi tentang perkembangan prekonomian prekonomian bangsa adalahGGGGG a. &oku &okume men n pri prib badi adi b. &okumen sejarah c. &okumen perekonomian

d. &okumen pemerintah e. &okumen perdagangan

3. Mesin penghancur kertas ditujukan untuk perusahaan-perusahaan yang banyak melakukan penghancuran dokumen dalam jumlah besar sepertiGGG a. Kantor pemerintah b. 0erusahaan percetakan

c. 0erbankan d. "suransi e. Benar se semua

f. g. h. i. j. k.

Ealuasi

 A

3. Berikut Berikut ini yang termasuk termasuk dokumen berbasis hukum adalahGGGGG a. Sura Suratt per perjanj janjia ian n b. Surat kontrak c. Sura Suratt akt aktaa jua juall beli d. Surat kuasa e. Benar se semua 33. Bagian penyortiran dalam penanganan surat masuk bertugas untukGGGG. a. Mengumpul Mengumpulkan kan dan dan menghi menghitung tung surat>dokum surat>dokumen en yang yang masuk masuk b. Memisahkan surat-surat dan menggolongkan kedalam kelompok tertentu c. Meme Memeri riks ksaa lamp lampir iran an d. Memberi Memberi catatan catatan penting penting yang yang harus ditandatang ditandatangani ani 34. Semua jawaban salahlaporan biasanya disampaikan oleh oleh dan pihakpihak pihak di bawah ini kecuali G a Bawa Bawah han kepa kepad da ata atasa san n b 0elaksana proyek kepada klien c Staf Staf kep kepad adaa coor coord dinat inato or d &ire &irekt ktu ur kep kepada ada own owner er e Mana Manage gerr kepa kepada da koor koordi dinat nator or staf staf 3A. Stenografi Stenografi paling tepat tepat di pelajari dengan G a. b. c. d. e.

Berla Berlati tih h menu menulis lis dan dan memb membac acaa Membaca Menulis Meng Mengha hafa fall huru huruf f Meng Mengha hafa fall dan dan mel melih ihat at

3;. 38. 3:. 3. 39. 4. 4. 43. 44. 'si notula notula rapat yang baik baik adalah adalah G a Menuli Menuliss rinci rinci setiap setiap kata kata yang yang diuc diucapk apkan an dalam dalam rapat rapat b Menyertakan angka dan dibicarakan c Meny Menyer erta taka kan n graf grafik ik ser serta ta gam gamba bar r

Ealuasi

 ;

d

)anya memuat pokok-pokok isi

pembahasan e )anya me memuat kesimpulan rapat 4A. Kemahiran Kemahiran bahasa bahasa yang digunakan dalam dikte adalah G a Kem Kemahir ahiran an menga engara ran ng b Kemahiran mendengar c Kema emahiran mem memb baca d Kem Kemahir ahiran an berb erbicar icaraa 4;. 6 Menentuka Menentukan n folder folder 48. 48. 36 Men Menen entu tukan kan kode kode 4:. 4:. 46Me 46Mene nent ntuk ukan an indek indekss 4. 4. A6 Men Menen entu tukan kan unit unit 49. $ara pelaksanaan system

filling

abjad

yang

benar

adalahGGG a

,3,4,A

d

,4,A,3

b

3,4,A,

e

3,,A,3

c

.A.4.3

A. A. Beri Beriku kutt ini ini yang ang meru merupa paka kan n kegi kegiat atan an utam utamaa yang ang menj menjad adii kebutuhan dalam dokumen adalahG.. a

0engarsipan

b

dokumen 0enggandaan

c

dokumen 0embuatan

d

dokumen ",b benar

e

Benar semua

f g h i j k

A. Berikut ini yang yang termasuk proses penanganan adalahGG..

Ealuasi

a

0enerimaan

b c d e

0enyortiran 0encatatan 0eng 0engar arah ahan an dan dan pen pener erus usan an Semua be benar

f g h i j k

 8

A3. Kelebihan Kelebihan system system filling filling abjad adalahGGGG.. a

Mudah diter terapkan

b

#idak terlalu rumit

c

&apat

diterapkan

pada semua jenis kegiatan usaha d

Ekonomis

e

/leksibel

A4. +rang yang yang melakukan surat menyurat disebutGGGG. a

Korespondensi

d

Konseptor

b

/illing

e

Koresponden

c

Mail ha handing

AA. $ara penyimpanan penyimpanan dokumen-do dokumen-dokumen kumen penting yang disesuaikan deng dengan an bent bentuk uk dan dan jenis jenisny nyaa dan dan disu disusu sun n berd berdasa asarka rkan n tand tandaa pengenalnya adalahGGGG a

b

System

c

System indeks

kearsipan

d

System abjad

System filling

e

System angka

A;. A8. A:. A. A9. ;. ;. ;3. ;4. ;4. Kegi Kegiata atan n atau atau pros proses es peng pengum umpu pula lan n dan dan peng pengol olah ahan an doku dokume men n seca secara ra

sist sistem emat atik ik

sert sertaa

meny menyeb ebar arlu luas aska kan n

kepa kepada da

pem pemakai akai

disebutGGGG.

Ealuasi

a

0en 0engum gumpulan ulan dokum okumen en

b

&okumentasi  :

c

Kearsipan

d

0enggandaan dokumen

e

0engolahan dokumen

;A. Berikut Berikut ini keuntunga keuntungan n penggunaan mesin stensil listrik, kecuali .... a

)asi )asill peng pengga gand ndaan aan tampa tampatt lebi lebih h bag bagus us

b

0engoperasian mesin lebih mudah

c

#int #intaa yan yang g dog dogun unak akan an lebi lebih h irit irit

d

#enaga naga yang yang dib dibut utuh uhka kan n lebih lebih ring ringan an

e

Meng Menggu guna naka kan n lebi lebih h bany banyak ak ten tenaga aga lis listri trik k

;;. 7ol tinta pada pada mesin stensil listrik berfungsi untuk .... a

Mene Menemp mpel elka kan n kert kertas as pad padaa shee sheett

b

Meratakan tinta pada permukaan layar tinta

c

Meng Mengai aitk tkan an peny penyar arin ing g tin tinta ta

d

Menu Menutu tup p ste stens nsil il sesu sesuda dah h dip dipas asan ang g

e

Mematikan mesin

;8. ;:. ;. ;9. 8. 8. 83. 84. 8A. 8;. 88. 8:. 0engatur keluaran tinta berfungsi untuk .... ....

Ealuasi

 

a

0en 0engatu gaturr bany banyak akny nyaa hasil gandaan

b

Mengatur pengeluaran tinta

c

Meng Mengel elua uark rkan an tint tintaa

d

Memulai penggandaan

e

Meng Menghe hent ntik ikan an rol rol pena penari rik k kerta kertass

8. 1ika tombol pengatur rol pemutar pemutar warkat pada mesin scanner di putar ke angka A, maka rol berputar berputar secara .... a

*ambat

b

Sangat cepat

c

Sangat lambat

d e

Sedang

$epat

89. Set pins pada pada mesin penjilid berfungsi untuk .... a

Menc Mencar arik ik jari jari pem pembent bentan ang g

b

Mengatur jarum pelubang

c

Meng Mengat atur ur kert kertas as yan yang g akan akan dile dileng ngka kapi pi

d

Meng Mengat atur ur lub luban ang g pad padaa kert kertas as

e

Mem Membuka uka ring ring bind inder

:. 0engertian dokumen menurut kamus kamus Bahasa 'nggris Debster Debster adalah .... a

&okume &okumen n dapat dapat dibu dibuktik ktikan an denga dengan n ketera keteranga ngan n dan dan tidak tidak melengkapi keterangan dengan fakta-fakta

b

&okumen dapat membuktikan keterangan, keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta, melengkapi keabsahan keteranganm pernyataan, lampiran-lampiran.

:. :3. :4. :A. :;. :8. ::.

Ealuasi

 9

c

&okumen tidak dapat membuktikan keterangan dengan fakta, keabsahan keterangan, lampiran-lampiran surat berharga.

d

&okume &okumen n dapat dapat membe memberika rikan n ketera keteranga ngan n yang yang tidak tidak sah.

e

&ikume &ikumen n dapat dapat memberi memberikan kan keter keterang angan-k an-kete eteran rangan gan meng mengena enaii gaji pegawai

:. &okumen berarti surat akta piagam, surat resmim dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas, pengertian ini menurut .... a

Kamu Kamuss !mu !mum m Bah Bahas asaa 'nd 'ndon ones esia ia

b

(eorge 7. #erry #erry

c

)enry /ayol

d

Ensiklopedia

e

%ider

f :9. &okumen yang yang mengacu kepada tujuan, tujuan, isi subjek, sumber metode metode penyebaran adalah dokumen .... a

'ntelektual

d

Sekunder

b

0rimer

e

pemerintah

c

Sejarah

. Mesin stensi yang cara kerjanya digerakkan dengan menggunakan menggunakan engkol dinamakan .... a

Mesi Mesin n sten stensi sill manua anuall

b

Mesin stensil listrik

c

Mesin tik ma manual

d e

Ealuasi

3 

f g h i

Mesin tik listrik

j

Semuanya salah

. 3. 0engiriman 0engiriman purch purch order order yang paling cepat dan efektik adalah menggunakan sarana G a

E-mail

d

Kurir

b

0os

e

SMS

c

/akimile

4. )uruf
$

d

T

b

2

e

!

c

&

A. %otula %otula rapat ditandatanga ditandatangani ni oleh G a

0ara peserta rta rap rapat

b

%otulis

c

0impinan rapat

d

0ese 0esert rtaa dan dan pemi pemimp mpin in rapa rapatt

e

0imp 0impin inan an rapa rapatt dan dan notu notuli liss

;. *aporan yang berbentuk grafik termasuk laporan G a

#ulisan

d

7ekomendasi

b

(ambar

e

*isan

c

"nimasi

8.

:. 0enulisan laporan seharusnya seharusnya memiliki sifat di bawah ini kecuali kecuali G a

/akta

b

0endapat

c

+bjektif

. 9.

Ealuasi

3 

9. 9. 93. 94. d

"pa adanya

e

#erbuka

9A. "gar penuli penulisan san surat surat menjadi lebih baik terarah dan efektif maka sebaiknya sebelum menulis perlu membuat G a

1udul

b

"lur cerita

c

0enokohan

d

Kerangka tu tulis

e

Konflik

9;. Stenografi selain digunakan digunakan untuk menulis cepat sering juga digunakan untuk G a

Menu Menuli liss sura suratt kelua eluar r

b

Menulis makalah

c

Menulis proposal

d

Menu Menuli liss pe pesan san rah rahas asia ia

e

Menu Menuli liss re respon spon dokte okter r

98. Mesin-mesin yang digunakan pekerja pekerja kantor kecuali kecuali G a

Mesin scan

b

Mesin jahit

c

Mesin fotokopi

d

Mesin tik

e

Mesin fak

9:. 9. 99. . .

Ealuasi

3 3

3. 4. A. ;. 8. :. Stenoggrafi


b

4

c

3

d



e

A

. 9."rsip yang tersimpan dan tertanda dengan baik dapat digunakan untuk pembuatan laporan berdasarkan data G a

"ngket

b

Dawancara Da wancara

c

+bserasi

d

'nteriew

e

&okumen da dari lo lokasi

.

Ealuasi

3 4

. 3. 4. A. ;. 8. :.

I I.

#say . . 1elaskan apakah apakah yang yang dimaksud dimaksud dengan dengan system dokumen dokumen kantorO kantorO 3. "lat-alat kantor kantor apakah apakah yang sesuai digunakan digunakan dalam memproduk memproduksi si sebuah dokumenH 1elaskanO 4. Bagaimana Bagaimana tata bahasa yang yang baik baik dalam pembuatan pembuatan dokumen dokumen yang bebentuk suratH 1elaskanO A. "pakah perbedaan perbedaan pengarsi pengarsipan pan dengan dengan dokum dokumentasi entasiHH 1elaskan 1elaskan dengan dengan bahasa kalian sendiriO ;. Sebut Sebut dan dan jelaska jelaskan n macammacam-mac macam am dokum dokumenO enO 8. 1elaskan langkah-lang langkah-langkah kah penngunaan penngunaan mesin scannerO scannerO :. &alam memprod memproduksi uksi sebuah sebuah dokumen dokumen alat atau atau mesin mesin apakah apakah yang yang harus harus digunakan untuk mempermudah proses produksi tersebutO . "pakah yang dimaksud dimaksud dengan dengan pembag pembagian ian dokumenH dokumenH 9. Seberapa Seberapa pentingk pentingkah ah pemanfaatan pemanfaatan mesin pengha penghancur ncur dokumenO dokumenO . 1elaskan cara penggunaan dari mesin dibawah iniO 9. 3. 3. 33. 34. 3A. 3;. 38. 3:. 3. 39. 4. 4. 43. 44.

4A. 4;. 48. 4:. 4. 49. A. A.

12. 12. B. 'I 'I *+-# *+-##/ #/I I *##0 *##0%%-I&% I&%/ / A4. . #ugas gas ind indi iid idu u AA. a. $arilah syair lagu lagu yang yang kalian kalian suka minimal minimal ; kata, kata, dan dan salinlah salinlah ke dalam tulisan stenografi yang sudah di ajarkan oleh guruO b. Buatlah kliping tentang alat-alat dan mesin-mesin kantor yang berhubungan dengan dokumen. dokumen. Sertakan gambar dan penjelasan singkat A;. mengenai fungsinyaO A8. 3. #ugas gas kelo kelomp mpok ok A:. a. /ortofolio /ortofolio catatan mulai dari kompe kompetensi tensi dasar dasar  sampai dengan dengan kompetensi dasar A . b. Mintakan tandatangan kepada wali kelas serta guru pengajar dan tandatangan pembuat 5sisiwa6. c. /ortofolio /ortofolio dikump dikumpulkan ulkan paling lambat  bulan dihitung dihitung mulai mulai dari sekarang. A.

A9. ;. ;.

132. 13. 13. 133. 133. 4%5 %5%0 -'%* -'%*% % 136. ;9.

8.

;:. ;:. )an )anday dayani ani Sri Sri.. 3 39. 9. &dministrasi &dministrasi erkantoran erkantoran Solo Mediatama. ;. )ermawan "ndika, dkk. 39. 'odul 'engelola -okumen4dokumen .antor  Solo $L )aka Mj. 8. Karyasari &i &ian. 39. Modul 'encatat -ikte untuk 'empersiapkan +askah +askah Solo $L )aka Mj. 83. 84. 84. #jan #jandr draa She Sheddy ddy %aga %agara, ra, dkk. dkk. 3 3.. .esekretarisan 5ilid  6ntuk S'.  1akarta 8A. 8A.

8;.

166.

167. 16. 16. 178.

&irek irekto tora ratt 0em 0embi bina naan an Sek Sekolah olah Men Meneng engah Keju Kejuru ruan an..

171. 172. 17. 1 7 . :8. ::. 1>?. 1>@. . 1?1. 1?/. 4. A. 1?8. 1?A. :. 1??. 1?@. 9. 9. 93. 1@3. 9A. 9;. 1@A.

216. 217. 21. 21. 228. 221.

I/4#*

1>8. $ "lat U ala alat ka kantor 88 88 "rsip 49 " Bill of of la lading 48 48  &okumen 4: &okumentasi 8 8 E Email 8 F /aksimile 8 /il ing 4 /ormulir 48 48 * *aporan 48

1@>. 1@?. 1@@. # 3. . Maca Macam m-mac -macam am doku dokume men n 4A /B1. /B/.  34. %otula 8 /B9. /B8.  38. 38. 0era 0erabo bott stan standa darr mini minima mall kantor : /B>. /B?. + 39. Syste stem dokumen 4: 3. Surat 4A 3. Stenografi 3 /1/. /13.  3A. A. #ata bahas ahasaa sura suratt 8; 3;. 3;. #ata cara cara sura suratt meny menyur urat at 8

333. 334.

Kunci :a4aban #odul C#embuat okumenD

;

Modul Membuat Dokumen Kantor

Recommend Documents