Manual Prescom h

CURSO DE MANEJO: P R E S C O M ver.2 0 11 ___________________________________________________________________________________

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Q¿ QUE ES PRESCOM ? PRESCOM es un software de aplicación técnica dirigido a la automatización de procesos en el cálculo de precios unitarios, presupuestos, control y seguimiento de obras. Puede ser usado por empresas constructoras, consultoras, instituciones y profesionales que tengan directa o indirectamente necesidad de agilizar, simplificar y centralizar tales procesos. Características básicas:  Entorno Windows XP/Vista/7 Arquitectura de 32 bits Interface gráfica total  Gran facilidad de uso Sencillo de aprender Manejo lógico y directo  Procesamiento ágil de la información y los cálculos Acceso directo a los datos Procesos diseñados emulando la lógica del trabajo manual  Gran potencia y alcance Cálculo de precios unitarios Presupuestos de proyectos completos y/o módulos sueltos Cómputos métricos Cálculo de tiempos (diagrama GANTT) Control y seguimiento de obras INSTALACION DEL PROGRAMA 1.- Iniciar Windows normalmente 2.- Insertar el CD-ROM 3.- Después de unos instantes el proceso de instalación se iniciará automáticamente

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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4.- Aparecerá una ventana de bienvenida, para empezar la instalación pulsar en SIGUIENTE

5.- En la siguiente ventana se podrá cambiar la carpeta o directorio destino. Luego pulsar nuevamente en el botón de SIGUIENTE. El programa elegirá por defecto la carpeta del la versión 2010, si Ud. usaba la versiones 2004/06 hasta antes de esta instalación/actualización se le aconseja no alterar dicha configuración, para que el programa adopte los parámetros de la versión previa. 6.- La ventana que sigue permitirá cambiar el nombre de la carpeta para los accesos directos y su disponibilidad para los usuarios registrados en ese ordenador; se recomienda dejar en lo sugerido y pulsar en SIGUIENTE.

7.- En la siguiente ventana -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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y confirmados los pasos previos, se iniciará el proceso de instalación con el copiado de los archivos necesarios y el registro del software a nivel de Windows.

Es posible que aparezcan advertencias o mensajes que indiquen conflictos. Se recomienda cancelar la ejecución de programas o procesos para evitar posibles problemas.

Instalado el programa, se lo ejecutará a través del grupo PROGRAMAS utilizando para ello el botón INICIO de la barra de tareas de Windows:

También se habrán creado iconos de acceso directo en el escritorio de Windows: PRESCOM 2011 y SECON 2011, módulos de presupuestos y seguimiento de obras respectivamente, mediante los cuales también se pueden ingresar a los programas. La instalación del programa incluyó la base de datos predeterminada, las demás deben ingresarse manualmente. ESTRUCTURA FUNCIONAL E INTERFASE



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MODO EDICION

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MODO REPORTES

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Una vez cargado el programa, éste mostrará la siguiente pantalla, donde se observa un menú de 5 opciones iníciales.


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    

La primera permite acceder directamente al uso de la aplicación. La segunda contiene una guía básica para empezar un proyecto nuevo. La tercera permite recuperar uno de los últimos 20 proyectos accedidos. La cuarta sirve para leer recientes mejoras en el programa. La última obviamente para salir o cancelar el uso del mismo.

En la parte superior del menú se podrá ver el serial del programa (8 dígitos) y el estado de la licencia en ese ordenador. Mucho más arriba se encontrará información relativa al número de la revisión y su fecha. Estos datos son importantes al tiempo de verificar actualizaciones efectuadas. MANEJO DE LAS BASES DE DATOS Las bases de datos que utiliza PRESCOM tienen una estructura particular y corresponde a una organización lógica de la información necesaria para calcular análisis de precios unitarios y presupuestos. La carpeta que aloja por defecto a estos datos es: C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\PRESCOM 2011\BDM, configuración que puede variar como se verá más adelante. El programa puede trabajar con varias bases de datos, sin tener límite en su número. Cada una de ellas genera 4 archivos y una carpeta. Los archivos tienen el mismo nombre y diferente extensión: BDM (índice), CFG (configuración), DAT (datos), GRP (grupos), OBS (apuntes). La carpeta que tiene el mismo nombre tiene la extensión: _ET, ésta cobija los archivos de las especificaciones técnicas (opcional). Las especificaciones técnicas son almacenadas en formato RTF (formato de texto enriquecido), compatible con otros procesadores de texto y que puede contener diferentes tipos y estilos de letras, inclusive gráficos y fotos. Configuración de la carpeta de trabajo El programa emplea una carpeta por defecto para las bases datos (C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\PRESCOM 2011\BDM), pero posible que el usuario u operador del programa requiera direccionar administración hacia otra ruta o carpeta; para ello en ilustraciones se señalan gráficamente:

de es su las



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Acceder a la opción indicada y estando en la ventana de configuración respectiva, oprimir el botón de búsqueda/fijación de una nueva carpeta. Este método es el indirecto y recurre al diálogo de configuración de base de datos/monedas/direct orios (tecla F6).

Como se puede observar nos muestra el directorio de las bases de datos y el directorio de los proyectos.

Gestión de insumos Se entiende por insumos a los tres componentes básicos de un ítem: MATERIALES, MANO DE OBRA y EQUIPO. Este tipo de información es imprescindible en una base de datos, ya que contiene los precios unitarios y sus unidades. PRESCOM organiza sus datos en archivos ordenados alfabéticamente y no recurre a códigos de identificación de los registros. Para gestionar estos datos, el usuario dispone de iconos de acceso directo en la barra de herramientas lateral, opción de: Gestión de la base de datos (INSUMOS) en el menú -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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HERRAMIENTAS y la tecla F3 (método abreviado).

A través de esta herramienta, se podrá añadir, modificar, importar y/o imprimir esta información.

El programa cuenta casi siempre con tres formas de acceder a una opción: a) menú, b) botón de la barra de herramientas y c) método abreviado (combinación de teclas o teclas de función). Esta no es la excepción, de hecho la ilustración muestra las tres formas. En el presente caso, estas son: Crear un nuevo registro, para ingresar insumos nuevos. Los campos de información requeridos son: descripción (max. 50 caracteres), unidad (max. 5), costo unitario, fecha de cotización y grupo. Este último sirve para posteriormente filtrar resultados en la elaboración de reportes o informes. A esta opción también se accede con la tecla INS. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Eliminar insumo(s), para borrar en forma temporal los registros marcados por el cursor. Este proceso es reversible de dos formas, la primera empleando la opción incluida en esta herramienta denominada: RECUPERAR REGISTROS BORRADOS y la otra cuando un ítem recurre a este tipo de datos. Imprimir lista, para sacar una copia dura de la lista visible. Ajustar precios unitarios, para ingresar cambios porcentuales en los precios de los insumos, ya sea determinando un porcentaje específico o valiéndose de la variación del cambio monetario con respecto al dólar americano. Ejecutada una alteración ya sea al alza o la baja, los resultados se verificarán instantáneamente en la lista posterior. El botón permite reponer los valores previos. Recordar que los cambios serán confirmados al tiempo de salir de esta herramienta y no podrán retornar a su estado previo. Copiar lista al portapapeles, para exportar información hacia otro programa. PRESCOM hace uso intensivo de la memoria intermedia y de uso temporal que dispone Windows: CLIPBOARD o PORTAPAPELES. Los datos serán recuperados ya sea empleando el método abreviado: CTRL + V o ingresando al menú EDICIÓN, opción: PEGAR. Si el operador señala o marca un grupo de datos de la planilla, solo éstos serán transferidos, mientras que si no se abarca más de una celda, TODOS los datos visibles serán copiados. Pegar información del portapapeles, para importar o transferir datos desde una hoja electrónica. El operador alternativamente podrá hacer uso de una hoja de cálculo (Ej. Microsoft Excel) para introducir este tipo de información; a su culminación podrá traer estos datos hacia el PRESCOM de manera sencilla si es que cumple estas condiciones: Estando en la hoja electrónica los datos deberán ser ingresados en columnas, siguiendo este orden: DESCRIPCIÓN, UNIDAD, PRECIO UNITARIO, FECHA y GRUPO. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Para empezar, estando en la hoja electrónica deberán copiarse estos datos (CTRL + C), luego pasar a PRESCOM y accediendo a la gestión de base de datos (F3), ingresar a la presente opción.

Oprimir sobre el botón de AÑADIR DATOS para culminar. Los datos repetidos no serán incorporados. Reemplazar insumos en todos los ítemes. Esta opción está orientada a la eliminación de insumos parecidos ya que su descripción es levemente diferente (Ej. CEMENTO vs CEMENTO PORTLAND). A veces se tienen -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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ítemes con estas variantes y esto genera reportes con datos en la práctica repetidos. Para proceder, debe elegirse el insumo a ser reemplazado, luego acceder a esta opción y de la lista elegir el reemplazo, para finalizar oprimir en OK.

Confirmada la acción, el programa mostrará en una ventana la cantidad de veces que fue reemplazado. Recuperar registro borrados (Ctrl + U). Esta opción, tal como se comento líneas arriba, sirve para reponer los registros temporalmente eliminados. Solo requiere de la confirmación del mensaje. Calculadora. En varias ocasiones como la presente, se ofrecerá el acceso a la calculadora del sistema.

Gestión de ítemes El grupo de datos que complementa funcionalmente a los insumos se denomina: ITEMES. Consisten en grupos de datos que conforman operativamente una actividad en la construcción: Ejemplo: Muro de ladrillo. Para generar un presupuesto su presencia se hace también imprescindible, ya que PRESCOM requiere de dicha información para asumirla como fuente; es decir que no es posible elaborar proyectos sin referencia alguna.



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Para ver/modificar/elegir ítemes de la base de datos, inicialmente se debe elegir a una de ellas. Las bases de datos disponibles se hallan en una lista en la parte superior derecha de la pantalla. Por defecto se instalará INFORMACION como base de datos modelo básica. Más adelante se explicará como copiar o crear más bases de datos.

Una vez elegida de esta lista la base de datos a emplear, el operador deberá oprimir en el primer icono o botón de la barra de herramientas del lado izquierdo de la pantalla. Esta acción tiene estos equivalentes: CTRL + A o INS. En seguida se mostrará la l i s t a de ítemes q u e constituyen la base de datos elegida. A partir de la misma se podrán efectuar cambios, adiciones y la elección de las actividades de construcción (ítemes) necesarias para el presupuesto en ciernes. PRESCOM dispone de métodos flexibles y cómodos como para ejecutar tales acciones. Uso de un menú contextual (botón -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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derecho del ratón) o la barra de herramientas dispuesta al lado derecho de la lista. Esta parte del manual se circunscribirá a explicar la gestión de los datos de los ítemes. Opción que activa o desactiva la introducción del cómputo métrico una vez elegidos los ítemes requeridos. Las opciones destinadas al manejo de la base de datos del segmento ítemes, son:   

Crear nuevo ítem. Para introducir nuevos datos en esta categoría. Editar ítem elegido. Para modificar, corregir o completar la información contenida en el ítem elegido con el cursor. Borrar ítem(es) marcado(s). Para eliminar temporalmente uno o

más ítemes. Recuperar ítemes borrados. Para reponer los ítemes que habían sido eliminados. Solo a nivel de ícono:  Ver/ingresar especificaciones técnicas al ítem elegido.  Imprimir listado. La creación y edición de ítemes hace uso del siguiente formulario: 



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Este formulario tiene capacidad para cobijar 25 materiales, 10 obreros y 15 equipos/maquinarias. Los cálculos se efectúan de manera automática, situación que se ilustra en la parte inferior de esta pantalla y tienen una precisión de 4 decimales. Para elegir insumos y adjuntarlos al ítem, se elegirá la primera opción o la tecla INSertar. La lista ofrecerá todo lo contenido de la base de datos activa. Estando en este proceso se podrá cambiar la base de datos para elegir insumos que posiblemente no existan en la de referencia y esto sin importar su tipo de moneda PRESCOM efectúa los cambios necesarios.

La elección de los insumos tiene una mecánica de autofiltrado, es decir que las iniciales determinan el contenido de la lista. Si esta ayuda no fuera suficiente, se podrá utilizar el FILTRO (tecla -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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F2) y visualizar solo q u e c u m p l e c o n l a s condiciones anotadas. Para retornar a la visualización de todos los registros se pulsa sobre el botón TODO (parte superior de la lista).

Una vez encontrado y señalado el insumo buscado se oprime la tecla ENTER o se oprime sobre el botón ELEGIR. El insumo se sumará al rubro que se tiene activo. El rubro se activa moviendo el cursor en el formulario del ítem; un tipo ayuda mostrará en el que nos encontramos trabajando y cuantos insumos ya se hallan registrados. Para BORRAR UN INSUMO DEL ITEM se podrá hacer uso de la 2da opción o pulsar la tecla SUPRimir. La tercera opción: REEMPLAZAR INSUMO (CTRL+ R), funciona similar a la 1ra, con la variante de que la cantidad no se altera en el proceso. En el caso de que el operador no encuentre un insumo en particular, ya sea en la base de datos inicial o en las consultadas posteriormente, podrá CREAR directamente un registro nuevo en el archivo de INSUMOS. Esta opción se encuentra en la parte superior de la lista visualizada.



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La lógica planteada hace que el nuevo material automáticamente se incorpore al ítem, por lo tanto requerirá del rendimiento correspondiente. Este nuevo insumo también se añadirá de forma automática a la lista de insumos que se analizó en el acápite anterior (gestión de insumos). La opción REORDENAR LISTA DE INSUMOS, permite la re ubicación de los mismos según el orden que le de el operador. El trabajo consiste en elegir los insumos en función del nuevo orden junto con la pulsación del botón LLEVAR. En caso de equivocación existe el botón LIMPIAR LISTA ORDENADA para empezar de nuevo. Efectuados los cambios o arreglos necesarios se podrá ARCHIVAR EL ITEM con la 6 ta opción. Esta opción cambia el precio unitario a un valor asignado por el operador, este valor afecta a los rendimientos de los insumos que pertenecen al ítem.



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La dos opciones que continúan son complementarias: COPIAR y PEGAR I N F O R M A C I Ó N ; a m b a s u s a n elportapapeles c o m o m e d i o d e transferencia de información dentro del mismo programa o con una hoja electrónica. Internamente sirven para crear nuevos ítemes en base a otro existente; para ello bastará ingresar y ejecutar la opción COPIAR DATOS del ítem de referencia, luego de salir del formulario (ESC), optar por CREAR NUEVO ITEM y dentro del formulario ejecutar la opción P E G A R . . . i n t r o d u c i rl o s c a m b i o s necesarios y luego ARCHIVAR ITEM.

Esta ventaja implica que todos los campos de información se hallan completos en el registro origen, caso contrario resultará en error. Tal como se mencionó, este proceso también permite la comunicación desde y hacia una hoja electrónica. Para la importación de datos provenientes de esta última, se deberá estructurar la información bajo este modelo: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Nótese que la desc r i p c i ó n encabeza el bloque, seguido por su unidad y luego el grupo o capítulo al que pertenece. Cada insumo será ingresado empezando por su descripción, su unidad, su rendimiento, su precio unitario y la letra que identifica su rubro (M=materiales, O=mano de obra, E=equipo/maquinaria). Para transferir a PRESCOM, en la hoja electrónica se marcará el bloque, tal como se ilustra, pulsar la combinación de teclas CTRL + C (copiar), en seguida retornar a PRESCOM.

Al tiempo de ser pegada esta información (CTRL + V) en el PRESCOM, el programa buscará si los insumos ya se encuentran en el archivo de precios unitarios. Solo registra en esta lista los que no existan o sus descripciones no coincidan. También se añadirá si es necesario el GRUPO. RECORDAR QUE LOS P R E C I O S UNITARIOS DEBEN CORRESPONDER A LA MONEDA EN USO. IMPRIMIR ITEM, saca una copia impresa del ítem visualizado. Esta opción no se usa para la extracción de los análisis de precios unitarios de un presupuesto, solo sirve para evaluar en papel los datos, ya que -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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consiste de un borrador del reporte definitivo que se lo obtendrá mediante la elaboración de un presupuesto.

Instalación de la(s) base(s) de datos La inclusión de la base de datos INFORMACIÓN a nivel de la instalación del software, podría ser insuficiente para trabajar con el mismo; en tal caso el usuario dispone de otras bases de datos incluidas en el CDROM. Para su instalación se deberá seguir los siguientes pasos:

1.- Acceder a la opción ilustrada por el gráfico (menú: HERRAMIENTAS). 2.- Aparecida la ventana que se muestra en el gráfico, se deberán elegir la ruta ORIGEN y/o DESTINO (directorios de donde y a donde se copiarán las bases de datos). Lo común será sin alterar la ruta DESTINO.



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3.- Proceder con la copia o instalación de la base de datos de su preferencia, eligiendo el archivo en la ventana ORIGEN, oprimiendo el botón del ratón y soltando en la ventana DESTINO. Repetir este paso para las demás bases de datos.

4.- Repetir el paso 3 para otras bases de datos. Para terminar salir de la ventana.

Crear una base de datos nueva Se había dicho que PRESCOM puede trabajar con varias bases de datos. En el -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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caso de que el usuario requiera utilizar una nueva y empezar todo de cero, podrá seguir estos pasos y crear una: 1.- Ingresar al menú de configuración de bases de datos (F6). 2.- Pulsar sobre el botón de CREAR. Llenar los datos solicitados y finalizar con ACEPTAR.

3.- Luego de aceptar los cambios se debe activar la base de datos recientemente creada para trabajar en ella. 4.- Inmediatamente se podrá empezar a registrar ya sea insumos o ítemes, tal como se explicó en los acápites anteriores. Importar base de datos de la versión 2000 Esta versión todavía mantiene su compatibilidad con la versión 2000, es por ello que posee una herramienta para la conversión de las bases de datos instaladas en el drive C. Pasos: 1.- Elegir la opción que se muestra en el gráfico (menú: HERRAMIENTAS)



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2.- Aparecerá una ventana en toda la pantalla. Un listado en su parte superior izquierda mostrará las bases de datos que se han desarrollada o instalado en PRESCOM 2000.

3.- Se debe elegir una del listado y luego oprimir en el botón PROCEDER. El número que aparece al lado de la descripción identifica el tipo de moneda de la base de datos... 1 para dólares americanos y 2 para bolivianos. Concluida la conversión, la base de datos automáticamente se hallará disponible en la lista de la parte superior de la pantalla. La importación de información de la versión 2000, solo es posible si ésta se halla instalada correctamente en el disco C. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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GENERACION DE PRESUPUESTOS La principal función de PRESCOM es la generación de presupuestos, justamente de ahí su nombre: PRESupuestos COMputarizados. La versión 2009 propone una administración madura, ágil y flexible de las etapas para su cálculo, almacenamiento e impresión. Puede generar presupuestos sueltos o estructurados a través de módulos. Estos últimos en la misma modalidad del manejo de hojas de cálculo, es decir identificados como pestañas en la parte inferior de la pantalla. Los presupuestos se calculan haciendo uso de una o más bases de datos; se configuran a través de parámetros de cálculo; se complementan con hojas de cómputos métricos, y se proyectan en el tiempo con el uso de diagramas GANTT. Crear un nuevo proyecto Para crear un nuevo proyecto, el operador tiene dos opciones. La forma explícita y la forma implícita. La primera modalidad es en principio asistida; ésta recurre al menú inicial en su 2da opción (NUEVO PROYECTO). El proceso preliminar será guiado por el programa, pasando por la introducción de los datos del proyecto hasta llegar a la elección de los ítemes para el 1er módulo. La segunda modalidad recurre a la elección de etapas del operador; para ello deberá ingresar el programa, luego elegir los ítemes o ingresar los datos del presupuesto, etc. En cualquier caso los procesos involucrados son: 1.- Elegir la base de datos que se prefiera (listado de la parte superior de la pantalla). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Al lado izquierdo del listado se encuentran dos datos que identifican la moneda y el tipo de cambio de la base de datos elegida. 2.- Empezar a escoger y añadir los ítemes que se requieran en el módulo. Para esta fase de podrá pulsar en el primer botón de la barra de herramientas secundarias (lado izquierdo) o en su caso acudir a los modos abreviados: CTRL + A o INSertar. En la modalidad asistida y solo la primera vez el programa consultará sobre la introducción de los cómputos métricos; responder con una SI para ingresar las cifras a continuación de la elección de los ítemes y con un NO para hacerlo posteriormente en la planilla del presupuesto.

Desde el listado que aparecerá al lado derecho de la pantalla, el operador podrá elegir en forma individual o múltiple los ítemes que requiera. Para el primer caso se utilizará la tecla ENTER, mientras que para el segundo se señalarán los ítemes a través de casillero (lado izquierdo de -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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cada descripción) ya sea utilizando el ratón o la barra espaciadora, para que al final se pulse en el botón de AÑADIR.

3.- Terminada la elección de los ítemes pulsar en la tecla ESC o el botón SALIR. 4.- En la planilla de edición del presupuesto ingresar las cantidades o computo métrico, siguiendo la lógica operativa de una hoja electrónica (escribir la cifra y avanzar a la siguiente celda).

Alternativamente el operador podrá hacer doble click en la casilla de la cantidad para que a través de una planilla se calculen/incorporen tales datos; estos serán identificados por un icono característico .

5 .- Completar con la introducción de las referencias del proyecto. Esta -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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herramientas se halla en la parte superior de la pantalla, al lado izquierdo del nombre del proyecto. Aqui también se puede modificar del tipo de cambio y la fecha de elaboración del mismo.

El nombre del proyecto sirve también como nombre de archivo. Los proyectos de la versión 2009 tienen la extensión ZPP (Ej. P R O Y E C T O F.N.I. . ZPP) La contraseña (4 caracteres) en esta versión tiene la finalidad de bloquear la edición/exportación del proyecto; solo la visualización será admitida. El presupuesto podrá ser verificado inmediatamente en la parte inferior de la pantalla. Existen dos montos... el primero calculado siempre en dólares americanos (moneda de referencia del programa) y el segundoC en el tipo de moneda que se utilizó para el efecto.

El presupuesto estará listo para su impresión o su almacenamiento. Prescom 2009 archiva la información completa en un solo archivo que tiene la extensión ZPP, con todo consume un espacio mucho menor que sus predecesoras; aproximadamente 1 Kb por ítem, incluyendo especificaciones técnicas y cómputos métricos. Elección de ítemes (formas alternativas) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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La búsqueda y selección de ítemes básicamente responde al uso de los cursores (arriba, abajo), las teclas de avance de página (Re Pag y Av Pag), y la tecla de la inicial de la descripción (Ej. M para Mamposterías o Muros). Obviamente se hallan disponibles la barra de movimiento vertical y la rueda del ratón como medios implícitos alternativos. A este abanico de posibilidades, se suman otros no tan evidentes y muy propios de este paquete: la tecla F2 o FILTRO de visualización y el casillero de verificación lateral para elegir sin añadir. El uso del FILTRO(F2) es un mediador que agiliza simplifica la búsqueda visual de los ítemes requeridos.

La selección y adición de los ítemes se ejecuta básicamente mediante tres métodos: a) Ubicación del ítem y pulsación de la tecla ENTER. El ítem pasará a la planilla del presupuesto en elaboración.

b) Ubicar ítem, sujetarlo con el puntero del ratón, arrastrarlo y soltarlo en la planilla. Este método es mucho mas intuitivo pero como el -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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anterior es individual.

c) Marcar uno o mas a través del casillero de verificación lateral, luego pulsar el botón AÑADIR. Alternativa para llevar varios ítemes al mismo tiempo. El programa respetará el orden de selección.

Este último método tiene dos opciones en el menú contextual de la lista que facilitan la elección de TODOS o la INVERSIÓN DE LA SELECCIÓN. Para marcar los ítemes se puede hacer uso de un doble click pausado con el ratón o la barra espaciadora (forma sugerida). Se podrá comprobar que botón añadir registra los ítemes elegidos y después de su pulsación, cómo éstos van siendo sumados al presupuesto.

Simultáneamente a la búsqueda y elección de los ítemes para el presupuesto y sin salir de la lista, el operador podrá acceder al cambio de base de datos. Esta facilidad permite combinar una o mas fuentes de información para el cálculo de un presupuesto. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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En el entendido de que no siempre las bases de datos consultadas coinciden en su moneda a la del presupuesto en elaboración, el programa efectúa las conversiones necesarias en base al dólar americano. Fijarse en la parte inferior de la información del ítem tales posibles conversiones.

En el ejemplo ilustrado, se puede apreciar la equivalencia del costo del BARANDADO METALICO en dólares (moneda de la base de datos consultada) y bolivianos (moneda del presupuesto). El cálculo definitivo y preciso se efectuará una vez incluido éste ítem en el presupuesto, por tal razón el equivalente mostrado en esta ventana solo es uno aproximado. Cómputos métricos PRESCOM, integra entre sus herramientas planillas de cálculo simples que se ajustan a las necesidades de la elaboración de los cómputos métricos. Estas planillas simulan el comportamiento de las hojas electrónicas a nivel elemental, pero añaden la conveniencia de tener esta información al instante; archivada junto con el proyecto y -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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sensible a las modificaciones para tener siempre actualizados sus resultados.

El programa asigna de forma automática una hoja de 100 filas a cada ítem. El número de columnas es variable por ser dependiente de la unidad de medida que tiene el ítem (Ej. m2 tiene columnas de largo y ancho, m3 tiene columnas de largo, ancho y alto, etc.) Para ingresar a estas hojas el operador debe hacer doble click en la celda de la cantidad en la planilla de edición del presupuesto. Las opciones principales son: Copiar valores de otro ítem Sirve para transferir cómputos métricos efectuados para otro ítem; muy útil cuando se requiere usar de referencia valores de un ítem para otro similar y/o complementario. (Ej. zócalos para pintura). Imprimir planilla saca una copia impresa de la hoja de cómputos métricos Archivar planilla Se aceptan los cambios y se aplican -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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al ítem. El valor en la celda será destacado por un icono característico. Insertar fila (INS) Es una opción vinculada al manejo interno de la hoja e inserta una fila en blanco cuando es necesario añadir datos entre los que ya existen.

Eliminar fila Hace lo contrario que la opción anterior. Copiar (CTRL + C) Copia el bloque de celdas en una memoria temporal interna Pegar (CTRL + V) Pega e inserta los valores del bloque que se hallan en la memoria temporal interna. Pegar especial (CTRL + F) Pega e inserta los valores del bloque que se hallan en el portapapeles. Esta opción esta dirigida a transferir valores desde una hoja electrónica. Edición del presupuesto La modificación de los datos en el proceso de elaboración de los presupuestos propone procesos intuitivos y directos en lo que respecta a PRESCOM. Se podrían dividir en dos grupos las posibles intervenciones: 1) Orden numérico - Precios unitarios - Rendimientos - Porcentajes de las incidencias -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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- Fórmulas de las incidencias - Formatos predeterminados 2) Orden estético - Orden de los ítemes (mover, copiar, borrar, reemplazar) - Descripción de los ítemes - Apuntes u observaciones - Especificaciones técnicas - Datos del proyecto - Formato de los reportes (esto será explicado en detalle en el capítulo: REPORTES) Orden númerico (precios unitarios) Para introducir cambios en los precios unitarios, el operador tiene dos alternativas claramente definidas y ambas con ventajas y desventajas. La primera alternativa es ingresar a la Gestión de la base de datos (insumos)... Tecla F3. Esta plantea una opción ágil pero se concentra en los insumos (materiales, obreros y/o equipo). Accedida a la ventana respectiva, el operador deberá ingresar los cambios en los precios directamente en las celdas que los contienen (como en una hoja electrónica), esto implica moverse con los cursores, escribir las cifras y aceptar los cambios con la tecla ENTER. Los cambios son automáticamente almacenados al tiempo de salir de esta planilla. Para cambiar de rubro se debe utilizar la lista superior izquierda.

Las listas desplegadas pueden variar en función de la magnitud del proyecto... A más módulos/ítemes seguramente mayor la cantidad de insumos empleados. Esto confirma la forma que tiene PRESCOM de diferenciar las bases de datos: una es la utilizada como modelo (BDM) y otra la -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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generada en el proyecto. La segunda alternativa acompaña a la edición de los ítemes en forma individual, por ello requiere del doble click o uso de la opción Editar ítem del menú EDICION (CTRL + E).

Esta acción desplegará el formulario del ítem:

En el se podrán ingresar los cambios de la misma forma que en la primera alternativa, con la variante de poder efectuar alteraciones simultáneas en los rendimientos y ademas verificar las afectaciones a nivel de costo total del ítem. Recordar que los precios unitarios son globales por lo que afectan a “todos” los ítemes, mientras que los rendimientos son locales y afectan sólo al ítem que los contiene. El otro aspecto importante cuando se trata de afectar resultados del cálculo de presupuestos, se denomina INCIDENCIAS. Consisten en factores adicionales a los costos directos que deben incorporarse a las matemáticas de los precios ya sea por normativa o necesidad. Las incidencias en PRESCOM se dividen en pasivas y activas. Las pasivas son resultados parciales (Ej. Subtotal); las activas incluyen a su fórmula un porcentaje deducible de otros parámetros. Para ingresar a la fase de configuración, se debe -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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ingresar a las opciones que aparecen en los gráficos o en su caso oprimir la tecla de función: F9. La ventana de configuración se vera así:

Para cambiar la denominación bastará con hacer doble click en la descripción vigente y después de escribir la variante pulsar la tecla ENTER. La pulsación de la tecla ENTER será imprescindible en todos los cambios, ya que su acción no solo introduce el cambio, sino que valida la información. De igual forma se procederá si es necesario con los porcentajes y las fórmulas. Si en lugar del porcentaje se ingresa el valor: -1, el parámetro desaparecerá de la impresión en la hoja de análisis de precios unitarios. En el caso de las fórmulas, éstas deberán escribirse siguiendo estas sencillas reglas:   

Utilizar como variables solo a las letras que representan a los parámetros (Ej. A=materiales). El programa no admitirá letras mayores a la “Q”. Los únicos operadores admitidos son las suma (+) y la resta (-). No será posible ingresar cálculos recursivos, situación que



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provocaría cálculos sin fin. (Ej. F= D+G, cuando G = D+F) Fuera de esas simples premisas, el operador tiene la libertad de configurar a su criterio las fórmulas que sustentas inicialmente los precios unitarios de los ítemes y en consecuencia todo el presupuesto. Para alterar el orden de impresión de los parámetros en la hoja de análisis de precios unitarios, el método es mas bien implícito, es decir acude la uso del ratón... Bastará con elegir, arrastrar y soltar el parámetro en la ubicación que le corresponda. Al lado derecho de cada parámetro existe un casillero de verificación que afecta el destaque o no del mismo en la impresión. En la parte inferior se encuentran listas que permiten el cambio de la cantidad de decimales en distintos datos.

Al lado inferior izquierdo, otras variables controlan el cálculo de los tiempos. Esta ventana tiene 4 botones al lado derecho que controlan el destino de los cambios efectuados. Este se utiliza para cancelar los cambios y salir de la configuración. Este otro para aceptar los cambios y salir de la configuración. Si el operador se encuentra elaborando un presupuesto, los cambios solo afectarán a la sesión en curso. Este otro sirve para retomar los valores previos a los



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cambios introducidos Este último sirve para reponer los valores y esquema de cálculo original (el que se instala con el programa). A esas posibilidades se añade un recurso bastante importante, detalle que se accede y utiliza en la parte inferior central de la ventana. Su uso faculta al usuario a generar, almacenar y reutilizar distintos formatos. De hecho, el programa viene con 3 predeterminados: 1) barrios (mejoramiento de barrios), 2) NORMAS BASICAS (normas exigidas por el Ministerio de Inversión de Bolivia) y 3) prescom 2000 (formato utilizado por la versión 2000.

La versión 2008 permite una lectura y activación instantánea del formato a partir de la elección de uno de los de la lista. Para almacenar un nuevo formato bastará introducir los cambios necesarios en los parámetros, escribir un nombre en esta lista y pulsar el icono del diskette. Orden estético En el orden estético, los cambios afectan la apariencia y referencias empleadas en el presupuesto. Las opciones básicas en ese sentido son: borrar, reemplazar, mover y copiar ítemes. Estas opciones se encuentran en forma de botón en la barra de herramientas lateral o en el menú EDICION. Estas opciones se destacan con una flechas en l a s ilustraciones. Las opciones de copiar y pegar ítemes, serán abarcadas con mayor detalle con el acápite de MANEJO DE MODULOS. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Para mover, el operador debe elegir en principio del ítem a mover y luego elegir una fila para éste. Esta acción empuja los ítemes que están debajo de la nueva posición del ítem desplazado.

Para eliminar uno o más ítemes, se deberá marcar un bloque continuo de celdas luego elegir la opción respectiva. Saldra una advertencia en ese sentido y confirmada la acción se procederá a borrar definitivamente los mismos.

Para reemplazar un ítem, se procederá inicialmente a elegir el ítem en cuestión (de la planilla), una vez en la lista de ítemes de la base de -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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datos empleada, marcar en el casillero de verificación y luego oprimir REEMPLAZAR (botón en la parte superior de la lista).

En el reemplazo de ítemes, se debe tomar en cuenta que las acciones solo involucran a sus contenidos específicos, básicamente a sus insumos, sus rendimientos y sus especificaciones técnicas; salvo que exista la inclusión de un nuevo insumo, los precios unitarios de materiales, obreros y equipo corresponderán a la base de datos del presupuesto. Fuera de utilizar el formulario del ítem (EDITAR ITEM), se puede modificar su descripción directamente en la planilla, pulsado ENTER sobre su nombre.

Archivar / recuperar proyectos Para almacenar el contenido completo de un proyecto, el usuario tendrá el cuidado de verificar si los datos del mismo se registraron. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Los datos requeridos son varios, pero solo el nombre es imprescindible, ya que el mismo sirve de nombre del archivo. Para archivarlo definitivamente se debe elegir una de estas opciones:

El botón con el diskette junto con la opción GRABAR PROYECTO se activarán solo si el programa detecta que existe la necesidad de archivar el trabajo, caso contrario se mantendrán deshabilitados. La opción GRABAR PROYECTO COMO..., se hallara en todo momento habilitada ya que se usa por lo general para archivar el trabajo con otro nombre y por lo tanto generar un proyecto en base a otro a partir de variantes que el usuario vio por conveniente introducir en el segundo. PRESCOM utiliza el diálogo estándar de Windows para efectuar el almacenamiento de archivos.



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A través de esta ventana uno puede elegir el destino ya sea mediante los iconos del lado izquierdo o buscando una ruta un tanto menos convencional. Inclusive permite la adición de carpetas y eliminación de éstas junto con los archivos. La extensión empleada es ZPP. Para recuperar proyecto se emplean métodos similares a los explicado líneas arriba.

PRESCOM dispone de un método conveniente y eficiente para recuperar los trabajos recientes. Una manera es ingresar al menú ARCHIVO a su opción PROYECTOS MAS RECIENTES; otra al oprimir el icono de búsqueda de esos archivos (parte superior de la barra estándar); y otra al elegir la tercera opción del menu inicial.

La ventana que posteriormente surgirá es la siguiente:



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Contiene opciones como para recuperar el presupuesto, limpiar este listado o salir. La información de la parte inferior detalla algunos aspectos del archivo señalado. Bloquear proyectos Es una opción aparecida en la versión 2007 a través de que se bloquea o desbloquea un proyecto a nivel de su edición o exportación. Muy útil para darle discreción y seguridad al manejo de los datos de un presupuesto. Para activar el bloqueo, el operador debe ingresar a los datos del proyecto y escribir una contraseña de 4 caracteres. Una vez archivado el trabajo, éste quedará bloqueado. La recuperación de este tipo de proyectos tiene algunos indicios de su estado en la ventana de los mas recientes.

Para desbloquear el proyecto, bastará con ingresar nuevamente a los datos del proyecto y después de pulsar en el botón del candado ingresar la contraseña.



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Manejo de módulos Uno de los mayores aportes a la comodidad y lógica de los procesos, fue introducir la administración de los módulos o subpresupuestos en PRESCOM, ya que versiones previas debían lidiar con rutinas poco naturales como la “integración” de archivos para lograr ensamblar un proyecto con esas características. Los módulos se comportan como hojas de cálculo y se identifican a manera de pestañas que llevan su nombre, sitúandose además de forma conveniente en la parte inferior de las planillas de edición.

Para administrar estos componentes, se tienen las siguientes opciones (menú EDICION).

Para añadir también existe un botón en la barra de herramientas. El programa no tiene límites establecidos para trabajar con los módulos, pero en dependencia de la capacidad del ordenador y su velocidad se recomienda un promedio máximo de 30. Las opciones de COPIAR y PEGAR ITEMES, cobran real importancia cuando se trata de manejar módulos, ya que en la mayoría de los casos, los módulos contienen los mismos ítemes, por ello y evitando buscarlos en las listas de la bases de datos, bastará con utilizar estas opciones a requerimiento del operador. Para copiar se elegirá el o los ítemes, luego se pulsara CTRL + C (modo abreviado) y en seguida se pegarán (CTRL + V) ya sea en el mismo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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módulo o en otro.

El cambio del denominativo se logra haciendo doble click en la pestaña correspondiente.

La eliminación de módulos, requiera de la confirmación a la siguiente advertencia:



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No se podrá ejecutar esta opción cuando el proyecto contenga un solo módulo. Para mover, al igual que los ítemes, se deben atravesar dos fases... 1) la elección del módulo a moverse y luego 2) la elección del nuevo sitio.

Apuntes y Especificaciones técnicas Otra característica mejorada de PRESCOM es el manejo de apuntes y especificaciones técnicas; ambos aspectos orientados a detallar la información contenida en un proyecto. Los APUNTES tienen el objetivo de reforzar o especificar algún detalle no incluido en la descripción del ítem, y se ubican en la impresión como pié de página (parte inferior izquierda de la hoja).

Si existiese la necesidad de ingresar alguna información adicional compartida por todos los ítemes del módulo, el operador deberá pulsar el botón que se encuentra la lado del cajón de texto en la presente opción. Para profundizar d e t a l l e s técnico-operativos de los ítemes, se tiene a -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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las ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Este componente se accede a través de esta opción: Activada esta opción, se desplegará este editor de texto interno.

El editor mostrado gestiona la información en formato RTF (formato de texto enriquecido), el cual permite tipos de letras, estilos y gráficos. Aprovechando el portapapeles (CLIPBOARD) de Windows, también se pueden transferir estos contenidos entre un procesador de texto y PRESCOM de ida y de vuelta (CTRL + C - CTRL + V).

Ya sea para los apuntes o las especificaciones, la planilla utilizará dos iconos que exteriorizan la existencia de uno o ambos datos en el ítem.



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Cambio de moneda Ya que el programa tiene la facilidad de manejar 17 tipos de monedas, el menú HERRAMIENTAS cuenta con una opción para hacer las conversiones requeridas.

El proceso debe ser iniciado con la elección del tipo de moneda y la actualización de su cambio respecto al dólar americano. Cronograma PRESCOM posee una herramienta con el fin de complementar el presupuesto monetario con el cronograma propuesto para la ejecución de la obra. El cálculo de tiempos está sujeto a varias condiciones y variables, éstas son: - Rendimiento de la mano de obra y el equipo/maquinaria que componen el ítem - La jornada de trabajo diaria (hrs/dia) - La cantidad de días promedio de trabajo por mes (días/mes) - La cuadrilla de trabajo por ítem - El cómputo métrico Cada uno de estos factores puede ser modificado individualmente. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Los rendimientos obviamente al tiempo de modificar el contenido del ítem (EDICION - EDITAR ITEM)

Las variables que afectan el promedio de duración de cada actividad (hrs/día, días/mes, etc) se pueden fijar en forma general a nivel de la configuración del cálculo (F9).

El parámetro denominado CUADRILLA en lo que toca a PRESCOM funge como un factor multiplicador de la fuerza laboral, por lo tanto el promedio de horas de trabajo por ítem será dividido por este factor, reduciendose en consecuencia el tiempo total requerido por cada ítem. Los cambios pueden ser introducidos directamente en la planilla de edición del presupuesto o en su caso en la ventana del cronograma.

La gestión del diagrama de barras en el formato GANTT se accede con cualquiera de estas opciones:



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El cronograma solo puede manejar un módulo a la vez. Como es lógico, al empezar con esta rutina, el programa mostrará todas las actividades empezando un mismo día (fecha de creación del proyecto); el operador deberá manualmente fijar las actividades que preceden a unas y otras para construir el diagrama en el propósito de generar la secuencia que mejor le parezca. Los algoritmos internos controlarán hasta cierto punto inconsistencias en la lógica, pero se advierte que el único responsable de los resultados finales es el usuario. En la parte superior existen varias opciones y mensajes incorporados con el propósito de facilitar el manejo de este reporte. Uno de ellos sirve para fijar el número de días laborables en la semana, entendiéndose que generalmente el sábado es el último.

Cada barra contiene información sobre el número de actividad que representa y las fechas de inicio y fin; información visible al tránsito del cursor sobre el gráfico. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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En la parte superior del gráfico, se despliega la información mas importante de este reporte: Posible fecha de culminación de la obra, duración (en días laborables) de la misma y número del ítem con el que se concluiría.

La opción de COPIAR INFORME AL PORTAPAPELES, sirve para exportar este cálculo (actividad, duración y fechas) hacia el Microsoft Project. Para pegar la información se debe elegir la primera celda en la columna actividad, luego oprimir la combinación CTRL + V.

(C) MICROSOFT PROJECT 2003



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Se recomienda evitar las comillas (”) y las comas (,) en el nombre del ítem, éstos caracteres son separadores naturales de campos de información, situación que complicaría la exportación de datos hacia otros programas. Respecto a los tiempos, PRESCOM hace una deducción automática de la unidad (días u horas) para que MICROSOT PROJECT integre a su planilla estos datos de forma correcta y precisa. Una variable importante de confección, ajuste y cálculo del cronograma, se denomina PREDECESOR. La lógica subyacente al uso de esta, implica ingresar el número de la actividad que precede a otra y lograr en consecuencia una ejecución de obra dependiente. (Ej. Actividad 1 precede a 2). En la columna correspondiente se mostrará con -1 la actividad inicial.

El programa internamente controla posibles errores de operación y recursividad, evitando construir el diagrama en tales casos. Si la dependencia completa no es un indicador eficiente, se podrá cambiar la fecha de inicio de una actividad libremente, haciendo boble click sobre la barra gráfica que representa la duración de la misma. En este caso, la columna de predecesor mostrará un “0".



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La fecha de inicio prevista también podrá ser modificada. La actividad que define esta fecha es la que tiene como predecesor el valor -1.

Cualquier cambio de fechas que implícitamente afecta el límite inferior previo, resultará en una alteración de la actividad inicial y por lo tanto la fecha de inicio de obras. Es posible que se requiera salir y reingresar a este diagrama para actualizar su visualización, especialmente cuando las modificaciones sean grandes. La escala de visualización permite alteraciones de generación de la gráfica en pantalla e impresora. El 100% por lo general acomoda un cronograma de 1 año en una página tamaño oficio (22 x 33 cm) y el 25% para 2 años.



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Una variable adicional que flexibiliza el uso de los días laborables en la semana, esta emplazado en esta lista.

Los cambios introducidos en esta variable no afectan directamente el tiempo o plazo total para la conclusión de obras, pero si la fecha de culminación. La impresión, por lo dicho antes, esta sujeta a la escala de visualización y tiene una apariencia similar a la presente:

En el caso de que la gráfica se desplace al lado izquierdo, impidiendo ver la pertenencia de las barras respecto a las actividades, se puede -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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utilizar esta opción.

PRESCOM posee una interfase dedicada para la gestión e impresión de los reportes en base a la inclusión de los siguientes atributos: - Previsualización dinámica Los reportes (en su totalidad) podrán ser visualizados previa a su impresión - Manejo La visualización de los reportes posee características ágiles respecto a su despliegue, tanto así que se podrá navegar ya sea con el teclado, ratón (rueda) y las herramientas iconográficas, de forma interactiva... para mostrar las distintas páginas, saltar a la primera o última página y/o mostrar en detalle (scroll) parte de su contenido, efectuar acercamientos, etc. Los reportes disponibles en la presente versión se muestran en el menú: Fuera del conjunto de opciones agrupadas en el menú REPORTES, el programa permite mostrar los informes mas solicitados mediante el uso de estos botones (barra de herramientas lateral), las mismas que alternativamente ofrecen accesos directos para los 3 primeros grupos mostrados en el menú. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


Para el despliegue dinámico las hojas en los reportes, programa posee opciones forma de botón (barra herramientas) y/o equivalente teclado ratón como se ilustra en el gráfico:

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de el en de su tal

Para administrar el contenido de los reportes respecto a los módulos componentes del proyecto, el operador deberá saber que la opción MOSTRAR SOLO EL MODULO ACTIVO alterna la generación de los informes, aislando resultados del módulo elegido o de todo el proyecto. Este menú, siendo del tipo contextual, también aparece al oprimirse el botón derecho de ratón sobre el reporte.

Para manejar los módulos, tal como ocurre en la planilla de edición del presupuesto, el programa habilita las pestañas inferiores y también la barra de selección de módulo en la parte superior de la pantalla.



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En la parte superior se encuentran 3 botones específicamente orientados a los reportes, los dos primeros definen la salida o destino del informe y el tercero accede a la configuración global de los mismos.

Siendo estas opciones específicamente orientadas, habilitarán al momento de haberse generado un reporte.

solo

se

La IMPRESORA en principio propone un diálogo adicional previo a la impresión definitiva. Este diálogo contiene parámetros ligados al tipo de reporte visualizado; en ese sentido serán explicados mas adelante, haciendo énfasis en las opciones que responden a los distintos reportes ilustrados en esta parte del manual. El PORTAPAPELES es un destino intermedio para exportar los reportes hacia otras aplicaciones, principalmente hojas electrónicas. La CONFIGURACION GLOBAL sirve para determinar los parámetros generales de la generación de reportes.

Este permite configurar la impresora y sus características.

botón nos



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El tamaño del papel es determinado por PRESCOM, superponiendo lo establecido por Windows. Estas otras opciones afectan la calidad de salida del reporte. Se advierte que no todas las impresoras admitirán con éxito su función. De forma categorizada se tienen variables que controlan el aspecto de las hojas impresas. La primera controla la apariencia del cuerpo, otra la del logotipo, otra la del membrete y la última los valores del formato ISO. La del logotipo y la del membrete se habilitarán una vez ACTIVADO EL PROGRAMA, dándole la posibilidad al usuario no solamente la modificación de su contenido, sino también de su presencia en el reporte.

Para cambiar el logotipo predeterminado se oprimirá sobre el único para tal efecto (buscar logotipo). El nuevo símbolo, gráfico o foto deberá tener el formato JPG y poseer un aspecto cuadrado -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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para evitar deformaciones en su incorporación.

Los botones del lado derecho determinan la situación de las modificaciones. Esto ya se explicó en el capítulo de configuración de parámetros de cálculo (pag. 34) A continuación se ilustrarán todos los reportes previstos en PRESCOM, sus características y

parámetros locales de impresión. Presupuesto general. Este reporte resume el cálculo que da origen al monto requerido para la futura obra.



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Sus variantes surgen del cambio de los parámetros de impresión locales y de la activación o no de la opción: MOSTRAR SOLO MODULO ACTIVO. Los parámetros locales de impresión se podrán modificar al tiempo de pulsar sobre el botón de la IMPRESORA. En todos los reportes y con ciertas variantes, se podrá cambiar en principio el contenido de los subtítulos. Las opciones vienen prefijadas.

La

opción:

IMPRIMIR



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CÓDIGOS LICITANTE, alterna la posibilidad de incluir (opcionalmente) la codificación introducida en la planilla de edición del presupuesto.

La exclusión de los precios hace que éstos datos sean temporalmente eliminados de la impresión, situación que favorecería la emisión de éstos informes en una licitación.



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Una variante interesante tiene que ver con la inclusión o no de los literales, ya sea para los unitarios o los parciales. En ambos casos (unitarios o parciales), la orientación de la hoja cambiará al formato apaisado u horizontal de forma automática.

La última columna en este reporte puede alternar su contenido para mostrar el equivalente del monto en dólares americanos o el porcentaje de incidencia que tiene cada ítem con relación al presupuesto total. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Otras opciones están destinadas al tratamiento estético de los encabezamientos de las columnas en las planillas y la forma de resaltar resultados.

Cuando se desactive la variante de MOSTRAR SOLO EL MODULO ACTIVO, el reporte englobará todos los módulos.



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Al tiempo de imprimir se podrá optar por la VERSION RESUMIDA que anula la visualización de los ítemes componentes de cada módulo.

Si el operador requiere transferir o exportar el reporte a una otra aplicación, oprimirá el botón que se encuentra al lado de la impresora.

Bastará con oprimir la combinación: CTRL + V para que el portapapeles vacíe su contenido en la otra aplicación, en este ejemplo una hoja electrónica. Este proceso solo t r a n s f i e r e resultados, el operador deberá -si es que así lo requiere- formatear su visualización (anchos de columna, tipos de letras, colores, etc) haciendo uso de las opciones respectivas en el software huésped. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Análisis de precios unitarios.. Es el reporte generalmente mas ampuloso por su cantidad de hojas. Cada una de ellas contiene todo el detalle de insumos, incidencias y cálculo que precede al precio unitario de cada ítem.

El grupo de opciones locales son: A través de la ilustración se verificará que dos de los subtítulos (1º y 4º) están reservado a la descripción y unidad del ítem, por lo tanto no podrán cambiar su contenido. Por defecto se excluye la impresión comparativa de los precios en dólares americanos, esto puede cambiarse mediante esta opción.



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La parte terminal del análisis de precios contendrá el precio adoptado y éste a su vez podrá ser interpretado literalmente a través de esta opción.

Si es que las circunstancias así lo requieren, se podrá adjuntar los cómputos métricos junto con la unidad usando esta opción.

El PRECIO ADOPTADO es la representación del precio final del ítem matemáticamente redondeado al número de decimales fijados por el operador. Este detalle podrá ser impreso o no a través de esta opción.

Dos opciones controlan la aparición y formato de la numeración de los ítemes.

La activación de la primera hará que cada ítem sea precedido por su número, y la segunda alternará este dato con los códigos de licitación, si es que éstos últimos habrían sido introducidos en la planilla de edición del presupuesto.



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La opción: NORMAS BÁSICAS tiene como objetivo el ofrecer la posibilidad de imprimir estos reportes en el formato exigido por el Viceministerio de Inversión Pública de Bolivia para las licitaciones públicas. Tal como advierte su aplicación, se requiere del uso simultáneo del formato de cálculo que tiene el mismo nombre, el cual se encuentra contenido de FORMATOS PREDETERMINADOS en la configuración del cálculo. (F9). Como se trata de un reporte que genera un número de páginas considerable, se hizo necesario incluir estas variables que controlan el rango de páginas para su impresión. El análisis de precios unitario, al contener un número de insumos variable, tiene la necesidad de flexibilizar su capacidad para acogerlos en la hoja; otro recuadro específicamente se encarga de controlar los límites superiores para cada rubro (materiales, obreros y equipo). Se ofrecen por defecto estos valores, en el entendido que para los materiales se tienen previsto un máximo de 25, para obreros un máximo de 10 y para el equipo/maquinaria un máximo de 15. Si la suma de estos valores supera la capacidad del tamaño carta, el programa previa a la impresión requerirá hojas tamaño oficio. Desglose general de insumos. Este reporte elabora un resumen de los insumos requeridos por la obra o el módulo en cualquier de los tres rubros (materiales, mano de obra y/o equipo).



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Los parámetros de impresión son básicos.

La única novedad consiste en añadir en la última columna la presencia de los grupos o no. Los recursos auxiliares que ofrecen mas bien este reporte son dos: 1) Posibilidad de alterar directamente el precio unitario (doble click o ENTER) del insumo sin necesidad de salir y entrar a gestión de la base de datos (F3).

2) Posibilidad de entrar a otro reporte que detalla el consumo específico de un insumo cuando se hace doble click en su descripción.

El 6º subtítulo esta reservado a filtrar el reporte según el grupo al cual pertenezcan los insumos. Esta situación se repetirá en el siguiente reporte (desglose de insumos por ítem).



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Desglose de insumos por ítem. Se usa para obtener una relación muy detallada de los insumos, cantidades y precios, agrupados por ítem. La última opción (desglose de.... P/item) ofrece una relación concentrada en un solo insumo respecto a todo el módulo o proyecto. Retornado al desglose de insumos por ítem, éste casillero ofrece la alternativa de variar el reporte a uno de tipo eminentemente económico.



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Resumen general. Consiste en reporte similar a lo que es un análisis de precios unitarios, con la diferencia de que sintetiza en un solo esquema.

Resumen por rubros. Este consiste en un resumen económico ordenador por rubro (materiales, mano de obra y equipo). Puede ser por módulo o por proyecto.



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Resumen por incidencia. Es el reporte que agrupa costos según las incidencias previstas y que contengan un porcentaje.

Resumen por grupos. Los grupos o capítulos clasifican opcionalmente a los ítemes; éste reporte se encarga de clasificar su salida según su pertenencia.



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Especificaciones técnicas. Este reporte agrupa todas las especificaciones técnicas introducidas a los ítemes. En principio despliega el editor, a partir de él se podrá confirmar su impresión o en su caso su exportación (CTRL + C - CTRL + V) hacia un procesador de texto externo.



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Fuera de la explicación relacionada a la configuración del cálculo y la impresión de los reportes, el programa cuenta con otros segmentos y parámetros que pueden ser modificados por el usuario. La configuración en general se accede dos formas:

estas

Nótese que varias teclas de función abrevian su uso. Interfase del programa (F7)

Son varios los aspectos que se pueden configurar en la interfase, de manera que el operador acondicione la imagen que acompañará en el uso del programa acorde a sus gustos y criterios. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Para cambiar el tapiz de fondo de la interfase, se dispone de un botón de búsqueda para archivos JPG que servirán de patrón o textura reticulada. De hecho la instalación del programa trae consigo varias imágenes con ese fin, éstas se encuentran en la carpeta CFG.

Monedas (F6) PRESCOM puede manejar las bases de datos y los presupuestos en 17 distintas monedas. Todas ellas han sido configuradas en su símbolo, denominativo y tipo de cambio con relación al dólar americano. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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En esta ventana se pueden ver todas ellas, y si el programa no esta en proceso de elaboración de presupuestos, entonces aquí se podrá modificar el tipo de cambio de cualquier de ellas (doble click).

El listado también tiene la función de mostrar interactivamente en que moneda se encuentra la base de datos señalada. Importar presupuestos de la ver. 2000 Para mantener la compatibilidad de la información con relación a la versión 2000, se cuenta con una opción en el menu ARCHIVO para transferir presupuestos hacia la versión 2009.

Una vez importado el presupuesto, se recomienda archivarlo inmediatamente para que éste asimile de principio este nuevo ámbito de cálculo y visualización. Ya que la nueva versión cuenta con una mayor precisión de cálculo es posible que existan diferencias en los presupuestos. Este proceso también copia la apariencia original y los parámetros de cálculo; éste último aspecto deberá ser cuidadosamente revisado -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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en F9.

Si el usuario desea transferir varios presupuestos en forma de módulos, deberá previamente crear uno nuevo en la 2007 y luego importar el archivo de la versión 2000. Repetir esta secuencia las veces que sea necesario. La versión 2007 en todo caso, importa los datos del presupuesto antiguo al módulo que se encuentra activo. Copias de respaldo de proyectos Para copiar proyectos de una carpeta a otra se deberá emplear la misma herramienta que se utilizó para transferir bases de datos. El proceso es el mismo.

Uniformar detalle de item en todo el proyecto Ya que PRESCOM permite la administración de varios módulos al mismo tiempo, es muy posible que se repitan ítemes, en tal caso es muy probable que se requiera mantener ese tipo de ítemes con un mismo contenido. La presente opción facilita el proceso de homologación de los contenidos de los ítemes que tienen el mismo nombre pero se hallan dispersos en varios módulos componentes de un mismo proyecto. Para ejecutar esta acción, se elije el ítem que servirá de modelo y luego se activa la opción señalada. Confirmada la misma se procederá con la -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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homologación.

Copiar ítemes elegidos a la base de datos Consiste en una opción contrapuesta a la elección de ítemes de una base de datos. Esta permite mas bien llevar ítemes desde un proyecto hacia la base de datos activa. Para hacerlo, el operador deberá marcar uno o más ítemes a ser transferidos en la planilla de edición del presupuesto. Ingresar a proceder.

esta

opción

y

En caso de que ningún ítem se encuentre repetido no existirá mensaje alguno a la finalización de la transferencia, pero si existiese, el programa solicitará optar por una de estas opciones:

Se elegirá SI para reemplazar una vez, se elegirá NO para no reemplazar y pasar al próximo. Se elegirá A TODOS cuando el operador considere inútil esta pregunta y desee continuar con el proceso reemplazando todos los repetidos. Se elegirá SOLO NUEVOS para evitar reemplazar a los repetidos y mas bien solo añadir los que no están -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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en la base de datos. Esta herramienta es especialmente útil cuando uno desea generar una base de datos en base a información contenida en un proyecto. Se advierte que las monedas de ben coincidir. Copiar precios unitarios de insumos En caso de requerirse efectuar homologaciones de solamente precios unitarios de insumos, ya sea desde la base de datos hacia el presupuesto o viceversa, se ingresará a esta opción.

Una vez respondido positivamente al mensaje de confirmación, se habrán copiado precios de una base de datos a otra.

Obviamente solo serán actualizados los insumos que tengan la misma descripción. Eliminar especificaciones técnicas Esta opción tiene la finalidad de borrar el archivo de especificaciones técnicas de los ítemes elegidos. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Actualizar ítemes con los de la base de datos Representa a la alternativa de homologar /actualizar parcialmente la información contenida en un presupuesto con la de una base de datos, a través de la transferencia de los contenidos de los ítemes coincidentes. Lo que se reemplaza son los insumos y sus rendimientos.

Un posible resultado es este:

Otro posible es este: -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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Exportar cómputos métricos a una hoja electrónica Entre las limitaciones de PRESCOM, se encuentra su incapacidad de hacer una impresión corrida de las hojas de cómputos métricos, es po ello que esta opción exporta esta información hacia una hoja electrónica, a través de la cual se obtendría ese objetivo.



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Presupuesto GLOBALIZADO Se añadió una nueva alternativa en los reportes del presupuesto general: presupuesto globalizado; el cual hace que los ítemes iguales que pertenezcan a distintos módulos, sumen sus cantidades y se muestren como uno solo. Esta opción solo se habilita cuando se ha desactivado MOSTRAR SOLO MODULO ACTIVO.

Formulario B-3 (NORMAS BASICAS SABS) Los reportes de insumos tiene como nueva alternativa la extracción de los elementales primarios (formulario b-3) solicitados por las Normas Básicas vigentes (2007) para proyectos del rubro en Bolivia. Se añadió inclusive una lista que le da flexibilidad al orden de la lista desplegada; por defecto se asume un ordenamiento en base a la denominación del insumo (orden alfabético).



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Normas ISO en reportes Los reportes cuentan con la posibilidad de ser impresos siguiendo las normas ISO; las que exigen un formato determinado en la cabecera y pié de las páginas. Este ese entendido se añadió a la configuración de los reportes una pestaña dedicada (ISO) y a los distintos diálogos el casillero de verificación orientado a la activación/desactivación de este formato.



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Seguridad del sistema Se implemento un sistema de seguridad que permite o impide la modificación de la configuración del programa y la información de la base de datos. Esta herramienta funciona a través de CONTRASEÑA. La contraseña provista por defecto es: “pres2009”. Siendo que la misma se puede programar, se recomienda excesivo cuidado de escribirla en un lugar discreto para evitar su olvido; ya que de ser así, se tendrá que instalar de nuevo el programa y desactivar la seguridad haciendo uso de la constraseña predeterminada.

Gestión de grupos interactiva La gestión de grupos (F4) ahora incluye la posibilidad de agrupar ítemes en forma interactiva y ágil, situación que acelera y facilita la labor de integrar o agrupar ítemes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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para así tener el reportes correspondiente mejor organizado. El procedimiento hace uso intensivo del ratón... oprimir - soltar.

Integración de módulos ajenos Una nueva opción en el menú edición del presupuesto (memorizar modulo), permite integrar módulos de distintos proyectos. Esta opción alterna entre MEMORIZAR e INTEGRAR; el programa en ese proceso transferirá los datos básicos del módulo: ítemes, insumos y cómputos métricos (solo resultados).



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Cronograma general Fuera de las mejoras internas al manejo del cronograma por módulo, se añadió la opción de estructurar el GENERAL, que nos permitirá visualizar a los tiempos y plazos en una sola pantalla.

Renovada herramienta de cómputos métricos El proceso de elaboración de cómputos métricos ha sido totalmente remozado y ampliado al registro y cálculo de figuras especiales. Los cambios y mejoras se concentraron en: - Interfase - Impresión (suelta o por módulos) Cálculo de figuras especiales (20 en total... superficies y volúmenes)



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El último grupo de opciones del programa contiene esencialmente saltos o enlaces para guiar y colaborar al usuario con el uso de PRESCOM. Ayuda del día Consiste en la visualización de una pequeña ventana que contiene el detalle funcional o un proceso explicado con el fin de recordar algunas características o particularidades de este software. Esta rutina se repite cada vez que se ingresa al programa, a no ser que el usuario decida que su uso sea voluntario, para este caso se activará la casilla de la variable: MOSTRAR ESTA VENTANA AL INICIO. La información que ayuda se encuentra tiene el formato el usuario decide

soporta este tipo de en el archivo TIPS y texto llano (TXT), si añadir otra



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sugerencia que a su juicio le permita recordar algún procedimiento lo puede hacer escribiendo directamente el texto necesario a ese archivo.

Manual de uso Despliega el documento electrónico denominado MANUAL DE USO, éste se encuentra en formato PDF (fichero de documento portable), normalmente vinculado a ACROBAT READER. El ordenador no necesariamente deberá tener este programa con este fin. Curso multimedia Ejecuta el archivo curso prescom que esta en formato Microsoft PowerPoint Cambio del dólar en Internet Contiene una dirección de internet a través de la cual se podrán efectuar cálculos asistidos sobre el tipo de cambio de las distintas monedas existentes. Esta versión utiliza el siguiente enlace: http://www.oanda.com/convert/classic?lang=es PRESCOM en Internet Accede al sitio del programa en internet (http://prescom.8m.com) Es importante visitar con cierta frecuencia este portal, ya que se ofrecen novedades, descargas de archivos, bases de datos, actualizaciones, etc. Descargar ultima versión Consiste en un enlace directo al sitio donde se halla el ejecutable con la última revisión. Por lo general y mientras no exista -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ADAPTADO POR: Aux. Alvaro Herbas T. Aux. Erland Herrera G.


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cambios en los procedimientos ahora vigentes; el archivo descargado estará en formato autodescomprimible (EXE), éste deberá ser extraído en la carpeta donde se halla instalado el programa (normalmente: C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\PRESCOM 2009). Contactarse con el autor Accede al software de correo electrónico a través del cual el usuario podrá comunicarse directamente con el soporte técnico ([email protected]) Tambien se puede visitar la pagina web del autor: www.prescom-bo.com de donde se podrá descargar actualizaciones y otros archivos de interés. Acerca de Prescom Muestra una ventana que informa algunos detalles del sistema, la versión y el membrete del usuario registrado.


Manual Prescom h

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