MANUAL MICROSOFT PROJECT

CURSO: MAN EJO DE HERRAMI ENTAS OFIM ÁTI CAS CAS:: MI CROS CROSOFT OFT P ROJECT CURSO CURS O APOY ADO EN AMBI ENTES VI RTUALES DE APRENDIZAJE

MATERIAL SEMANA 2

D e r e c h o s r e s e r v a d o s a f a v o r d e l Se S e r v i c i o N a c i o n a l d e A p r e n d i z a j e S EN EN A , R e g i o n a l Ca Ca u c a Popayán, Julio 2007

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GRUPO TELEINFORMÁTICA FORMACIÓN VIRTUAL CURSO: MANEJO DE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: MICROSOFT PROJECT

Fecha: 05/11/2007 Página 2 de 19

IN TRODU TRODUCC CCIÓN IÓN A LA HERRAMIENTA M ICROS ICROSOFT OFT PROJECT ADMIN ISTRAC ISTRACIÓN IÓN DE TAREAS Microsoft P roject roject:: Microsoft Project es un programa o software para la Gestión de Proyectos. Es una herramienta de Administrac Administración ión de Proyectos eficaz y flexible que se puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Triángulo del Proyecto: En Microsoft Project los tres factores que conforman cada proyecto son: •

•

•

Tiempo : El tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo. Dinero : El presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. Ámbito : Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos. Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.

Iniciando M icrosoft Project: Vamos a ingresar dando clic en el menú inicio, seleccionar programas, después seleccionar Microsoft Office y después seleccionar Microsoft Project. (puede ser que en todos los equipos no funcione estos pasos, pero lo importante es que lo busque por programas).


Al iniciar Microso ft Project aparece la siguiente ventana:


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Se ha dividido la ventana en 4 zonas: zonas: 1. 2. 3. 4.

Área Roja:

1. 2. 3. 4. 5.

Barra Barra Barra Barra Barra

de Titulo de Menús Estándar de Formato de edición o Texto.

Barras de Herramientas y menús. Ingreso de tareas. Diagrama de Gantt Vistas



Área Negra : (esta sección también la pueden ver en el menú Ver ) 1.

Calendario : permitirá ver las fechas de programación de una tarea determinada.

2.

3.

4. 5. 6.

Diagrama de gantt : Mejor conocido como HOJA DE TAREAS . Es en esta ventana donde iremos a declarar todas y cada una de las tareas que se realizaran en el proyecto. Diagrama de Red : a medida que se introducen las actividades se irá generando el diagrama de red, el que representará la ruta critica, te acuerdas del diagrama de red que tu realizaste? Pues bien la aplicación también lo genera, el hecho de que tú lo realizaras es para que sepas de donde salen las cosas. Gantt de Seguimiento : Permite ver que porcentaje de una tarea se ha ejecutado o desarrollado. Uso de Tareas : Permite ver el tiempo destinado asignado a la ejecución o realización de una tarea. Grafico de Recursos : Permite ver gráficamente la asignación o sobre asignación de los recursos, además de las fechas de programación y el porcentaje asignado de cada recurso en la realización de una tarea.

Hay mas vistas es importante revisar que hace cada una de ellas.



Área Verde: En esta zona se declaran todas y cada una de las tareas a realizar en el proyecto: Esta ventana también tiene otra ventana al lado derecho que es donde automáticamente el programa va realizando el diagrama de gantt. En la siguiente pantalla trataremos de describir cada uno de los elementos del área verde.

Indicadores : Columna que contiene todos los posibles indicadores utilizados en cada una de las tareas, indicadores tales como calendario asignado, tareas que se repiten, comentario para las tareas, indicadores de alerta para indicar que una tarea puede tener sobre asignaciones y algunos otros, de los que hablaremos habl aremos en el caso en que se presenten.

Nombre de Tarea: en estas casilla se digitan las actividades o tareas que componen el proyecto.

Duración: En este espacio se debe colocar la duración de la tarea, en tiempo, en (horas h, minutos min, Días d, Semanas sem, Meses me)

Comienzo : Este campo al igual que el siguiente se llenan automáticamente, ha medida que se ingresan las duraciones de las tareas, de acuerdo al calendario fijado, las tareas se van programando automáticamente.

Final : como el campo anterior también se llena automáticamente de acuerdo a la duración de la tarea, al calendario y la programación que se haga de dicha tarea.

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Predecesoras: las predecesoras son las tareas que se realizan o se ejecutan antes de, es decir, en esta columna se colocará el número correspondiente a cada tarea y el orden en que se va ha ejecutar dicha tarea.

Nombre de los Recursos: En esta columna van aparecer los recursos asignados a la realización de una tarea determinada, los mismos que serán visibles en el diagrama de gantt al final de una tarea determinada.

Área Azul: Área Azul : En esta zona se ve el diagrama de gantt , este se va construyendo a medida que se van declarando las tareas y sus respectivas duraciones, lógicamente las barras mas grande denotan una mayor cantidad de tiempo.



1. Vamos a ir al Menú de Herramientas y seleccionamos opciones , aparece la siguiente ventana:

En esta ventana seleccionamos la opción calendario . En esta parte en Hora predeterminada de Entrada coloquemos: 08:00 y en Hora predeterminada de salida : 18:00. Aquí también aparece la jornada laboral, semana laboral y días por mes. Por el momento estos datos no necesitamos cambiarlos. Pueden revisar las demás opciones para familiarizarcen, después dar clic en aceptar.

Mí Primer Proyecto: Pasos a seguir para hacer mi primer proyecto en Microsoft P roject roject:: 2. Cuando inicie primero configure la fecha de comienzo del proyecto . Esto lo puede realizar por el Menú proyecto, y selecciona Información del proyecto. Debe aparecer la siguiente Ventana:



En la siguiente ventana podemos configurar la fecha de comienzo del proyecto, que calendario vamos a utilizar, y desde que fecha queremos que empiece la programación. En el campo Fecha de Hoy el sistema coloca automáticamente la fecha que tenga el computador y en el campo fecha de fin el la coloca a medida que se vaya programando la va ajustando. 3. Configurar el Calendario Laboral : para configurar el calendario laboral, vamos al Menú herramientas y seleccionamos la opción calendario laboral. aparece la siguiente ventana:


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Lo primero que debemos de hacer es verificar que los días sábados y domingos están configurados como no laborables. Después seleccionamos los días días desde el lunes lunes identificada con la letra L, hasta el viernes. Para seleccionar se debe dar clic en la letra L, y con el Mouse sostenido arrastran hasta la letra V, que indica el día viernes. Después la selección queda sombreada de negro, al lado derecho damos clic en la tercera opción que indica Periodo laborable no predeterminado. En la parte derecha en Desde : 08:00 y Hasta : 12:00 y en la segunda fila Desde : 14:00 y hasta : 18:00. Para colocar un día como festivo se selecciona con clic y al lado derecho se selecciona Periodo no laborable.


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4. Ingresar las actividades en la pantalla que aparece cuando seleccionamos el Menú Ver y Diagramas de Gantt . Hacer este ejercicio de prueba:

Como hacerlo: Primero nos ubicamos en la fila 1. En la columna de Nombre de Tarea escribimos A, y en la columna duración escribimos 2d. Al hacer el ejercicio el calcula automáticamente las fecha comienzo y fin. Para la primera actividad debe seleccionar la misma de fecha de comienzo del proyecto. Vamos a ingresar en la segunda fila la Actividad B y en duración ingresamos 1d. Esta actividad de acuerdo a la tabla propuesta tiene una actividad predecesora que es la A, por lo tanto en la columna predecesora colocamos es el número de la fila donde se encuentra la actividad A que es 1. Después de ingresar esta actividad podemos ver al lado derecho el diagrama de gantt que el hace automáticamente. Realicen el ejercicio completo a ver como les va. en la página siguiente vemos como queda.....

5. De acuerdo al ingreso de las actividades el ejercicio debe quedar así:

SOLUCIÓN SOLUC IÓN AL EJERCICI O


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En la imagen de la parte izquierda aparece como debe quedar el ingreso de actividades con la duración y las predecesoras.

NOTA : En este momento es importante que amplié el conocimiento acerca de los tipos de actividades predecesoras. Para ello utilice los enlaces externos, externos, los manuales, etc.

Tareas y Subtareas: 





Una Subtarea en Microsoft Project es una tarea que tiene una tarea principal, la cual ayuda a cumplir el objetivo de la tarea principal. Si una tarea principal tiene varias subtareas el conjunto de las subtareas deben ayudar a cumplir con el objetivo de la subtarea. Normalmente en Project los tiempos se asignan a las Tareas, en este caso donde hay subtareas, se les debe asignar es a las subtareas, el sistema automáticamente le agrega los tiempos a la Tarea principal.


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Por ejemplo si yo tengo una Actividad como pintar una pared yo podría subdividirla en las siguientes:

(Tarea Principal)

Pintar una Pared •

•

•

•

Seleccionar color y pintura Comprar brochas

Pintura

(Subtarea) y (Subtarea)

Lijar Pared

la (Subtarea)

Pintar

(Subtarea)

P roceso para ingresar tareas con subtareas en Project: 1. Ingresar la tarea principal y las subtareas, en ese orden, lo que quiere decir que la tarea principal debe estar en la parte superior de sus subtareas. 2. Seleccionar las tareas que van a depender de la tarea principal, la forma de seleccionarlas es dando un clic sobre el numero de la fila que indica la primera subtarea y arrastrando suavemente hasta la última subtarea, después puede dar clic con el botón auxiliar del Mouse y después seleccionar Aplicar Sangría. Automáticamente el el coloca la Primera Actividad como la principal y las otras como subtareas. En la actividad principal coloca lago así: 3. Colocar los tiempos de las subtareas, que el automáticamente coloca el tiempo de la tarea principal. 4. Si va a colocar predecesoras puede hacerlo con las subtareas o con la tarea principal, dependiendo el ejercicio.


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Tareas Repetitivas: Una tarea repetitiva es una tarea que en el tiempo de una manera periódica se vuelve a realizar por n veces . Por ejemplo una reunión de una empresa que se hace el último viernes de cada mes. Nosotros podemos en Project insertar tareas repetitivas.

Procedimiento: 1. 2.

Ubicarnos por donde ingresamos las actividades o tareas. En el menú insertar hay una opción que dice tarea repetitiva y después aparece la siguiente ventana:

Hagan el siguiente ejercicio de prueba:

Nombre de la tarea: tarea : Reunión de accionistas. Duración : 1 Día. Patrón de repetición: Semanalmente, y al lado derecho seleccionar: Todas las Semanas el viernes.

Comienzo : Seleccione el 1 de enero del año vigente Terminar : 30 de junio del año vigente Calendario : Standard Revisar después de configurado el diagrama de gantt.


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Tareas Repetitivas: Ejemplo Diagrama resultante de una tarea repetitiva.

Generación de vistas: Microsoft Project, permite mostrar diferentes estados de las tareas y del diagrama de Gantt, utilizando las vistas que el tiene provistas para ello. Para mirar algunas vistas, los invito ingresar a Documentos de la Semana 2 y descargar los proyectos de ejemplo. Primero nos ubicamos en la pantalla donde ingresamos las actividades y tareas, y por donde se muestra el Diagrama de Gantt. Después en el menú V e r seleccionamos la opción Mas Vistas , como lo muestra la siguiente imagen:


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También podemos hacer otras vistas utilizando los filtros que tiene la herramienta. Para acceder a ellos nos ubicamos por el menú menú Proyecto y seleccionamos la Opción filtro para : como lo muestra la siguiente imagen:

Por este mismo menú y opción podemos utilizar la opción Autofiltro donde los encabezados de los campos aparecen con el botón para el Autofiltro :


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Por último los invito a revisar todas las vistas y filtros para familiarizarse con la aplicación.

Propiedades de las Tareas:

Podemos ver las propiedades o la información de cada tarea, dando botón Auxiliar del Mouse sobre cada una de ellas, o doble clic sobre la tarea. Después aparece la siguiente ventana:

Esta ventana tiene en la parte superior 5 pestañas donde se da información de como esta configurada la tarea o actividad.


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Por ejemplo : usted puede colocar una nota para la tarea, dando clic en la pestaña nota y colocando el texto deseado. Para ampliar más ustedes deben descargar los manuales que se encuentran en la parte de documentos.

Cómo programa Microsoft Project: Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la siguiente fórmula:

Duración = trabaj trabajo o / esfuerzo de recurso recurso

Donde: •

•

•

Duración: es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo: es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo: de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Por ejempl ejemplo: o: •

•

•

•

Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores). La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.


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Seguimiento y Cierre: Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo completo del proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Los siguientes pasos son: •

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•

•

Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino crítico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crítico, puede retrasarse la fecha de finalización del proyecto. Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el ámbito, los recursos y la programación. Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o mediante correo electrónico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado que algún miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el proyecto? Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prácticas.

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