Programi MS Project Microsoft Office Project është program për menaxhim i cili na mundëson krijimin e orarit të projektit dhe shpërndarjen e përgjegjësive. Karakteristikë e këtij programi është se punët në këtë program kryhen përmes Udhëzuesit të projektit ( Project Guide ) , “Smart tags” - ave dhe magjistarëve ( Wizards ) Microsoft Office Project i cili mundëson që të arrijmë këto punë : • përcjelljen e të gjitha të dhënave në lidhje me aktivitetet e punës, kohëzgjatjen e tyre si dhe resurset qe i kemi vënë në program • prezantimin vizual të planit të projektit • radhitjen e detyrave dhe të resurseve sipas kërkesave tona • komunikim të sigurt me bartësit e përgjegjësive – rreziqeve duke mbajtur kontrollin e duhur për projekt.
Dritarja e programit ,, Microsoft Project ” Rreshti i emërimit Dritarja e projektit
Project Guide
Dritarja për planifikim Dritarja Gantt Chart
1
Dritarja e programit përbëhet nga : • Rreshti i emërtimit të programit në kuadër të cilit ndodhet emërtimi i projektit si dhe tre butonat për manipulim me dritare. • Dritarja e projektit e cila përfshinë tërë hapësirën nën rreshtin e emërtimit të dritares së programit. Dritarja e programit dhe dritarja e projektit janë dy dritare të cilat mund të jenë të ndara. • Rreshti i menyve kryesore ,, Menu Bar ” përmes të cilave na bëhet e mundur dhënia e instruksioneve programit. • Tulbari standard i cili mundëson qasje në detyrat më të shpeshta. • Tulbari Formating i cili mundëson formatime të ndryshme në program. • Tulbari Project Guide ( Udhëzuesi i projektit ) mundëson krijimin e projektit, detyrave, përcjelljen dhe krijimin e raportit. Ky tulbar përmban pesë butona përmes të cilëve na ofrohen opsione dhe udhëzime të ndryshme rreth krijimit të projektit.
1. Butoni Hide/show Project Guide - shfaq apo fshehë kornizën e udhëzimeve për krijimin e projektit. 2. Butoni Tasks – me zgjedhjen e këtij butoni hapet dritarja që përmban udhëzime të cilat na ndihmojnë krijimin e listës së aktiviteteve të punës dhe orarit të tyre. 3. Butoni Resources – me zgjedhjen e këtij butoni na bëhet e mundur krijimi i resurseve, ndarja e detyrave dhe shfaqja e projektit në qendrën Project 4. Butoni Track - me zgjedhjen e këtij butoni na bëhet e mundur incizimi i skicës themelore, vendosja e mënyrës së përcjelljes, vënia e informatave për përcjellje dhe lajmërimi i për progresin e projektit 5. Butoni Report - me zgjedhjen e këtij butoni shfaqet korniza e anshme e cila na ndihmon për raportimin mbi projektin tonë dhe rregullimin e pamjes së raportit.
2
• Fusha Wiew apo shiriti Wiew bar - është një shirit vertikal dhe përmban ikona të dukjeve të ndryshme të planit të projektit tonë. Si pamje e paracaktuar është pamja Gantt Chart • Korniza e detyrave ( Task Pane ) e cila përmban dy zona: -Office Online me anë të cilit kemi mundësi të lidhemi me MS Office Online -Open ku shihen katër projektet në të cilat është punuar së fundi në kompjuter • Fusha për vënie të tekstit e cila përmban dy butona -butoni për mohim apo anulim ( cancel ) -butoni për vënie apo pohim • Fleta e punës ( Work Sheet ) Fleta e punës përbëhet nga dy pjesë : -Dritarja për planifikim e cila përbëhet nga tetë kolona -kolona për numërimin e detyrave -kolona për informata -kolona për emërimin e aktiviteteve të punës Task Pane -kolona për kohëzgjatjen e aktiviteteve të punës Duration -kolona për të treguar kohën e fillimit të aktiviteteve Start -kolona për të treguar kohën e mbarimit të aktiviteteve Finish -kolona Predecessors paraqet aktivitetin e punës fillimi apo mbarimi i të cilit përcakton fillimin apo mbarimin e të një apo më shumë aktiviteteve të punës -kolona për emërimin e resurseve Resource Name -Dritarja Gantt Chart apo dritarja në të cilën paraqiten diagramet gjatësia e të cilëve tregon kohëzgjatjen e aktiviteteve. Fillimi i diagramit paraqet kohën e fillimit të aktiviteteve ndërsa fundi kohën e përfundimit të aktiviteteve.
3
Krijimi i projektit të ri Si hap i parë gjatë analizës për përpilimin e një plani dinamik për një projekt është përcaktimi i aktiviteteve të punës - regjistri i aktiviteteve, me çka fillon edhe krijimi i projektit të ri. Në dritaren e programit, në dritaren për planifikim, në kolonën Task Name bëhet shënimi i detyrave elementare – regjistrohen aktivitetet e punës.
Në kolonat tjera programi jep propozimet e veta për kohëzgjatjen e secilit aktivitet ( 1 ditë ), datën e fillimit dhe të mbarimit të aktiviteteve ndërsa në dritaren Gantt Chart tenton të krijoj simbole grafike që paraqesin diagramet. Këto diagrame dihet se paraqesin kohëzgjatjen e aktiviteteve Si që është cekë edhe më herët punët në programin MS Project kryhen përmes udhëzuesit të projektit, prandaj për të filluar punën me aktivitete, në tulbarin Project Guide zgjedhim butonin Task
4
Me zgjedhjen e këtij butoni në anën e majtë të dritares hapet dritarja e cila përmban njëmbëdhjete hiperlinka. Duke klikuar mbi ndonjërin nga ata hapen dritare të reja të cilat japin udhëzime për të kompletuar hapin e filluar.
Define the project - Definimi i projektit Me zgjedhjen e këtij hiperlinku në ekran hapet dritarja e magjistarit Define the Project e cila përmban tre hapa. Në hapin e parë na ofrohet mundësia për përcaktimin e datës së fillimit të punëve – projektit. Në kalendarin i cili ndodhet në këtë dritare zgjedhim datën e fillimit të punëve. Data e caktuar për fillimin e projektit është e rrethuar me ngjyrë të kaltër, ndërsa data e rrethuar me ngjyrë të kuqe është data aktuale.
5
Në hapin e dytë përcaktojmë mundësinë se a do të lidhemi me server gjatë punës me projektin tonë apo jo.
Ndërsa në hapin e fundit bëjmë ruajtjen e zgjedhjeve të përcaktuara në hapat e më hershëm.
Define general working times - Definimi i kohës së përgjithshme të punës 6
Me zgjedhjen e hiperlinkut Define general working times, hapet dritarja e magjistarit Project Working Times të cilën duhet ndjekur pesë hapa deri në kompletimin e tij. Në hapin e parë të magjistarit bëjmë zgjedhjen e kalendarit. Programi ofron tre modele të kalendarëve, ndërsa në anën e djathtë të dritares paraqitet orari i punës i ngjyrosur me ngjyrë të kaltër.
Në hapin e dytë të magjistarit përcaktojmë ditët e punës si dhe orët e përgjithshme të punës gjatë ditëve të punës.
Në hapin e tretë të magjistarit duke klikuar mbi linkun Change Working Time... hapet dritarja me të njëjtin emër në të cilën përcaktojmë ditët e veçanta të pushimit të cilat mund të jenë festa të ndryshme apo diç tjetër. Ditët e caktuara si ditë pushimi në dritaren Gantt 7
paraqiten të hijezuara sikurse edhe dita e diele që është vendosë si ditë pushimi.
Në hapin e katërt të magjistarit përcaktojmë numrin e tërësishëm orëve të punës gjatë një dite, numrin e orëve të punës gjatë javës si dhe numrin ditëve të punës për një muaj.
Në hapin e pestë bëhet ruajtja e zgjedhjeve të bëra në hapat e më hershëm. Tani dritarja e projektit tonë duket kështu:
List the tasks in the project - Shënimi i detyrave në projekt Tani bëjmë një kompletim më detaj të projektit duke bërë renditjen e aktiviteteve. Në kolonën Duration shënojmë kohëzgjatjen e secilit aktivitet, 8
po ashtu na bëhet e mundur te importojmë ndonjë detyrë nga Excel-i, mundë të shënojmë ndonjë detyrë si detyrë kyçe në projekt me ç’rast pran detyrës do të shfaqet simboli :
Organize tasks to phases - Organizimi i projektit në faza Dihet se aktivitetet mundë të përfshijnë në vete nën aktivitete të tjera me zgjedhjen e hiperlinkut Organize tasks to phases hapet dritarja e magjistarit Organize tasks e cila përmban tre butona.
Për të krijuar një rresht të ri në fletën e punës, së pari zgjedhim vendin ku do ta kemi rreshtin e ri pastaj klikojmë butonin e parë. Për të rregulluar hierarkinë e aktiviteteve janë butonat Indent dhe Outdent. Nëse dëshirojmë që një apo më tepër aktivitete të përfshihen nga 9
një aktivitet së pari i zgjedhim aktivitetet të cilat do të jenë të përfshira, pastaj duke klikuar në butonin Indent aktivitetet e zgjedhura do të jenë për një nivel më poshtë, pra janë nënaktivitete.
Si veprim i kundërt me këtë komandë është komanda Outdent. Nëse dëshirojmë qe të ngritim nivelin e hierarkisë së aktiviteteve klikojmë butonin Outdent pasi të kemi zgjedhë detyrën të cilën do ta kthejmë në pozicionin e më hershëm.
Tani projekti jonë duket si në figurën e më poshtme.
Schedule tasks -Lidhja e detyrave Me anën e këtij hiperlinku bëhet lidhja e aktiviteteve se kur duhet të filloj apo mbaroj njëri aktivitet varësisht nga fillimi apo mbarimi i aktivitetit tjetër. Me zgjedhjen e hiperlinkut Schedule Tasks hapet dritarja e magjistarit me të njëjtin emër. 10
Tani për të krijuar një lidhje në mes të dy apo më tepër aktiviteteve, së pari zgjedhim aktivitetet, pastaj klikojmë mbi opsionet e ofruara. Nëse dëshirojmë që aktiviteti i dytë të filloj pasi të kryhet aktiviteti i parë, zgjedhim opsionin pra kemi lidhjen fund – fillim Nëse dëshirojmë që detyra e dytë të filloj kur të filloj detyra e parë, pra të krijojmë lidhje fillim –fillim zgjedhim opsionin e dytë Nëse dëshirojmë që aktiviteti i dytë të përfundoj kur të përfundoj aktiviteti i parë, të krijojmë lidhje fund – fund zgjedhim opsionin e tretë Ndërsa për lidhjet e krijuara në mënyrë të gabuar apo për të shkëput lidhjen e krijuar zgjedhim opsionin e fundit
Link to or attach more task information-Krijimi i hiperlidhjes apo shënimi i informatës për detyra Nëse dëshirojmë që rreth ndonjë detyre-aktiviteti të punës të përfshijmë më tepër informata, atë e krijojmë duke e zghedhur hiperlinkun Link to or attach more task information, tani hapet dritarja e magjistarit Add Information,
11
Nëse klikojmë në linkun Add a note... hapet dritarja Task Information Në këtë dritare shënojmë informatat, vërejtjet apo ndonjë sugjerim për aktivitetin e zgjedhur më parë.
Tani në kolonën e informatave para emrit të aktivitetit shfaqet simboli i cili tregon se aktiviteti përmban shënime, ndërsa projekti duket si në figurën në vazhdim :
12
Add columns of custom information-Shtimi i kolonave të informatave të rëndomta Me zgjedhjen e hiperlinkut Add columns of custom information hapet dritarja Add columns e cila mundëson shtimin e ndonjë kolone me informata të veçanta.
Set deadlines and constrain task- Caktimi i afatit të fundit dhe kufizimi i detyrave
13
Nëse kemi afatin e kufizuar të kryerjes së punimeve apo aktivitetit të caktuar programi ofron mundësinë që të caktojmë afatin e fundit përmes dritares së magjistarit Deadlines and Constraints
Në zonën Set a deadline ( Cakto afatin e fundit) caktojmë kohën e fundit për kryerjen e aktivitetit të zgjedhur më parë. Në zonën Constrain a task ( Kufizimi i detyrave ) programi si opsion të cilin propozon është As Soon As Possible por ne mund të zgjedhim njërin nga opsionet e ofruara si dhe në fushën më poshtë mund të përcaktojmë datën e dëshiruar të kufizimit të aktiviteteve. sa më vonë që është e mundur sa më herët që është e mundur mbaro jo më herët se mbaro jo më vonë se duhet të mbaroj më duhet të filoj më fillo jo më herët se fillo jo më vonë se
Koha e fundit për kryerjen e punëve për aktivitetet, në program është shënuar me një shigjetë vertikale kjo mundë të shihet edhe nga figura e më poshtme:
14
Pra ” punimi i themeleve ” është aktivitet i cili zgjatë tetë ditë ndërsa rezerva e lirë për kryerjen e tij është gjashtë ditë siç shihet edhe nga figura – afati i fundit për kryerjen e këtij aktiviteti është data 15 shkurt.
Resources - Resurset Organizimi i ndërtimit realizohet duke përpunuar resurset organizative. Resurset organizative janë ato elemente të proceseve të 15
ndërtimit që shfrytëzohen për kryerjen e punëve. Këto resurse janë : fuqia punëtore, mekanizimi, materiali, mjetet financiare dhe informatat. Punën me resurse e fillojmë duke e zgjedhur tulbarin Resources me ç’rast hapet dritarja e cila përmban 7 hiperlinka përmes të cilëve bëjmë organizimin e tyre.
Specify people and equipment for the project-Specifikimi i njerëzve dhe pajisjeve për projekt Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja Specify Resources në të cilën ndodhen katër opsione për mënyrën e futjes së resurseve në projekt. Zgjedhim opsionin e fundit Enter resources manually, ndërsa në dritaren në të djathtë në kolonën Resource Name shënojmë resurset të cilat do të i shfrytëzojmë për realizimin e projektit. Në kolonën Standard Rate shënojmë çmimin për secilin resurs, po ashtu kemi mundësi të fusim edhe shënime të tjera për resurset si p. sh. Email adresën.
16
Specify the booking types for resources - Specifikimi i llojeve të shënimeve për resurse Resurset e shënuara në projekt mund të i vendosim si resurse të propozuara (Propose resources) dhe si resurse të angazhuara (Commit resorces). Me zgjedhjen e hiperlinkut Specify the booking types for resources hapet dritarja me emrin Resource booking types. Së pari zgjedhim resurset e pastaj kryejmë vendosjen e tyre.
17
Define working times for resources-përcaktimi i orarit të punës për resurset Tani mund të përcaktojmë orarin e punës veçanërisht për secilin resurs, për ditë të veçanta apo për orë të veçanta të punës që ndryshojnë nga orari i përgjithshëm i punës së projektit. Duke e zgjedhë hiperlinkun Define additional calendars hapet dritarja Resource Working Time e cila përmban pesë hapa. Me zgjedhjen e linkut define additional calendars hapet dritarja në të cilën mund të bëjmë ndryshimin e orarit të punës. Procedura më tutje është e njëjtë sikurse kemi vepruar me detyrat.
Assign people and equipment to tasks-Caktimi i njerëzve dhe pajisjeve për detyra Duhet të ceket se kur kryejmë caktimin e resurseve programi shfrytëzon të gjitha informatat që i kemi dhënë në lidhje me detyrat dhe resurset për të llogaritë informacionet rreth projektit si orarin e fillimit të aktiviteteve, përfundimit dhe kohëzgjatjes së tyre. Me zgjedhjen hiperlinkut Assign people and equipment to tasks nga tulbari Project Guide, hapet dritarja e magjistarit Assign Resources e cila përmban katër zona:
18
Duke klikuar në hiperlinkun Assign resources... në zonën Assign Resources dialog në ekran hapet pamja Gantt Chart së bashku me kornizën për dialog :
Në dritaren e planit të projektit bëjmë zgjedhjen e detyrës ndërsa në dritaren Assign Resources përcaktojmë resurset të cilat do të kryejnë punën e zgjedhur. Me mbylljen e dritares zgjedhja e resurseve kryhet dhe ato shfaqen në dritaren Gantt Chart, pran Gantt diagrameve.
19
Nëse dëshirojmë të shohim vetitë e ndonjërës detyrë pas zgjedhjes së saj duke klikuar në opsionin e fundit Edit task or assignment information në fletën e punës hapet pamje e përbërë nga dy dritare. Në dritaren e sipërme janë të dhënat për detyra ndërsa në dritaren e poshtme shihen të dhëna të ndryshme për detyrën e zgjedhur, ku edhe mund të bëhen ndryshime.
Link to or attach more resource information-Lidhja apo bashkëngjitja e më shumë informatave për resurse 20
Nëse dëshirojmë të i bashkëngjisim më shumë informata për resurse, këtë e bëjmë me aktivizimin e hiperlinkut Link to or attach more resource information me çrast hapet dritarja Add information , për ta specifikuar ndonjë shënim për resurse të caktuara zgjedhim hiperlinkun Add a note me ç’rast hapet dritarja për dialog në të cilën mund të shënojmë karakteristika, vërejtje apo diç tjetër për resursin e zgjedhur
Pran resurseve për të cilat janë futë shënime shfaqet simboli i shënimit
.
TRACK-PËRCJELLJA Përcjellja është aktivitet me të cilin është i ngarkuar udhëheqësi i projektit me qëllim të mirëvajtjes së punëve. Përcjelljen e punëve me 21
programin MS Project e bëjmë nga tulbari Project Guide, me aktivizimin e butonit Track (Përcjellja) hapet dritarja me të njëjtin emërtim e cila përmban tetë hiperlinka:
Save a baseline plan to compare with later version - Ruajtja e planit bazik për ta krahasuar me versionin e më vonshëm Plani bazë është pika krahasuese me të cilën do ta bëjmë progresin e punëve të projektit. Ruajtjen e planit e bëjmë duke e zgjedhur hiperlinkun Save a baseline plan to compare with later version me ç’rast hapet dritarja e magjistarit Save a Baseline
Duke klikuar në butonin Save Baseline në ekran shfaqet data e ruajtjes së projektit bazë Ruajtja e planeve bazë bëhet për të treguar gjendjen e projektit në kohën e caktuar si dhe për të i krahasuar me gjendjen e aktuale të projektit. Zakonisht plani i parë bazë ruhet menjëherë pas kryerjes së planifikimit të 22
projektit dhe para se të filloj përcjellja e punëve të kryera në projekt. Ne mund të ruajmë deri në 10 plane bazë gjatë rrjedhës së projektit për të parë ndryshimet e bëra në projekt gjatë kësaj kohe.
Prepare to track the progress of your project - Përgatitja për përcjellje progresit në projektin tuaj Me anën e këtij hiperlinku bëjmë përgatitjen për përcjelljen e mirëvajtjes së projektit. Duke e aktivizuar këtë hiperlink hapet dritarja e magjistarit Setup Tracking në të cilin kemi mundësinë që t’i lejojmë apo jo që rezultatet e përparimit të projektit t’i vënë edhe punëtorët apo personat të tjerë, si dhe të zgjedhim mënyrën e përcjellës së projektit, nga tre mundësitë e ofruara zgjedhim njërën.
Icorporate progress information into the projectPërfshirja e informatave në projekt Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja e magjistarit Icorporate progress ecila përmban dy zona. Në pjesën e parë mund ta ndryshojmë datën e gjendjes aktuale, ndërsa në pjesën e dytë programi jepë shënime rreth përfshirjes së informatave në projekt. Në kolonën Work programi llogaritë numrin e orëve të punës qe nevojiten për kryerjen e atij aktiviteti duke u bazuar në numrin e punëtorëve të angazhuar për kryerjen e atij aktiviteti Në kolonën Actual work të tabelës në të djathtë, shënojmë vlerën e punëve që janë kryer për secilën detyrë. Programi automatikisht do ta llogaris vlersimet e punës që kanë mbetur. Gjithashtu punën e mbetur mund ta caktojmë drejtpërdrejt duke i dhënë vlerat në kolonën Remainin Work. Kjo do të ndikoj në kohëzgjatjen e aktivitetit e jo në punët që tashmë janë kryer.
23
Check the progress of the project-Kontrolli i progresit në projekt Me zgjedhjene e hiperlinkut Check the progress of the project hapet dritarja e magjistarit Check Progress e cila përmbanë tre zona.
, Kur kontrollojmë progresin e projektit, programi shfaqë gjendjen e tij sipas datës aktuale, pra datën në të cilën bëjmë kontrollimin e progresit te projektit. Në zonën Check status kemi mundësi ta ndërrojmë datën e gjendjes nëse është e nevojshme. Datën të cilën e zgjedhim do të ndikoj në treguesit e progresit të aktiviteteve. Programi do të përcaktoj aktivitetet të cilat janë vonuar dukë u bazuar në progresin e tyre sipas gjendjes së datës të cilën e kemi dhënë. Në këtë fazë të projektit pran aktiviteteve shfaqet njëri 24
nga tre indikatorët të cilët na ndihmojnë për të vërejtur më lehtë gjendjen e projektit. Pran aktiviteteve të cilat kanë përfunduar shfaqet treguesi apo indikatori Pran aktiviteteve të cilat janë duke u kryer sipas orarit shfaqet treguesi Pran aktiviteteve të cila janë vonuar shfaqet treguesi Këto mund të duken edhe nga figura e më poshtme.
Po ashtu, për të pas një pamje më të qartë gjatë kontrollit të progresit të projektit mund të aplikojmë filtra të ndryshëm. Filtrat lejojnë që të shfaqen vetëm aktivitetet e veçanta që dëshirojmë të përqendrohemi në ato. Grupimi apo filtrimi i aktiviteteve sipas karakteristikave të tyre ndryshon përkohësisht pamjen e të dhënave të projektit. Në zonën Apply a filter, për fillim programi ofron vetëm disa prej tyre, por nëse këta nuk mjaftojnë apo dëshirojmë të kemi më tepër filtra ata i gjejmë duke e zgjedhë hiperlinkun More filters...
Të gjitha detyrat Detyrat e përfunduara Detyrat në zhvillim Detyrat e vonuara Detyrat kritike Detyrat e ardhshme Detyrat e pa filluara
25
Nëse aplikojmë ndonjërin nga filtrat e më sipërm p.sh. le tw aplikojmë filtrin Future Task në pamjen në të djathtë shfaqen vetëm aktivitetet e ardhshme të cilat ende nuk kanë filluar dhe projekti do të duket kështu, si në figurën më poshtë:
Po ashtu në zonë Aply a group mund të aplikojmë grupe të ndryshme të cilat na i ofron programi për të paraqitur e pamjen e dëshiruar. Programi i ofron vetëm disa prej tyre.
Nuk ka grup Gjendja e detyrës Intervalet e bazuara në datën e fillimit Intervalet e bazuara në datën e mbarimit
Por nëse është e nevojshme mund të aplikojmë edhe më tepër duke klikuar në linkun More groups... hapet dritarja me të njëjtin emër. Në këtë kornizë mund të zgjedhim filtra tjerë jo vetëm për detyra por edhe për resurse. Filtrat mund të zbatohen në të gjitha detyrat apo resurset apo vetëm në një detyrë apo resurs veçanërisht.
26
Duke zgjedhë ndonjërin nga filtrat dukja e projektit do të jetë si më poshtë p.sh. nëse e zgjedhim filtrin Status Task
Make changes to the project- Kryerja e ndryshimeve në projekt Për arsye se ndërtimi është lëmi e cila zhvillohet nën ndikimin e shumë faktorëve të ndryshëm sepse në të shumtën e rasteve kryhet në ambient të hapur, pra është i nënshtruar kushteve klimatike, vonesa të ndryshme të materialeve etj. rrjedhë se kemi ndërprerje në punë. Pra mund të paraqitet nevoja për ndryshimin e orarit të projektit Kryerjen e ndryshimeve në projekt e bëjmë përmes hiperlinkut Make changes to the project me ç’rast hapet dritarja e magjistarit Change Project ku jepen sqarime mbi mundësitë e ndryshimit të projektit, ndërsa dritarja në të djathtë paraqet resurset e caktuara për secilën detyrë.
27
Me hapjen e kësaj dritareje kolonat tw cilat paraqiten dhe qw kemi mundësi tw bwjmw ndryshime janë Duration, Work dhe Assignment Units • Duration – kohëzgjatja është koha e duhur që të kryhet një detyrë. Kohëzgjatja llogaritet duke u bazuar në kohëzgjatjen e gjithë resurseve të angazhuara në detyrë • Work – Puna është ora e personit apo angazhimi qe nevojitet të kryhet një detyrë. Puna totale është angazhimi i duhur që të plotësohet detyra • Assignment unit – njësia e barazimit paraqet përqindjen e kohës së resursit të angazhuar në detyrë
Report – Raporti Punën me resurse e kryejmë përmes tulbarit Project Guide, me zgjedhjen e butonit Report, ai bëhet aktiv dhe hapet dritarja me të njëjtin emërtim e cila përmban 12 hiperlinka të magjistarëve për veprime të ndryshme.
28
Select a view or report - Zgjedhja e pamjes apo raportit Me zgjedhjen e hiperlinkut Select a view or report, hapet dritarja Views and Reports
Në këtë dritare ofrohen dy mundësi. Opsioni i parë është rreth mënyrës së shfaqjes apo analizës së informatave të projektit. Me zgjedhjen e këtij opsioni në dritare ofrohen mundësitë për të krijuar pamje të ndryshme të projektit.
29
Nëse në menynë Select a view zgjedhim pamjen Detail Gantt dhe klikojmë butonin Apply this view projekti jonë do të duket kështu,
Pra aktivitetet të cilat paraqesin rrugën kritike janë të shënuara me ngjyrë të kuqe ndërsa aktivitetet që kanë rezervë të lirë dhe aktivitetet të cilat janë përfunduar janë të shënuara me ngjyrë të kaltër. Nëse e zgjedhim opsionin e dytë Print a project report dritarja merr formën si në figurën në vazhdim:
30
Nëse klikojmë në likun Display Reports hapet dritarja për dialog:
Në këtë dritare zgjedhim llojin e raportit që nevojitet p.sh. nëse zgjedhim opsionin Overview do të hapet kornizë tjetër për dialog
31
Këtu zgjedhim ndonjërin nga këto opsione, duke klikuar në butonin Select shfaqet pamja e faqes së raportit e gatshme përshtypje.
Change the content or order information in a view–Ndryshimi i përmbajtjes apo radhitjes së informatave në pamje 32
Për të ndryshuar përmbajtjen apo radhitjen e informatave klikojmë hiperlinkun Change the content or order information in a view me ç’rast hapet dritarja Change Content or Order e cila përmban tre zona për rregullimin e përmbajtjes së projektit:
Në zonën Apply a filter kemi mundësi të bëjmë grupimin e detyrave sipas nevojave tona që dëshirojmë ta prezantojmë raportin për projektin tonë. P.sh. nëse dëshirojmë ta prezantojmë rrugën kritike të projektit, zgjedhim filtrin Critical ndërsa në fletën e punës shfaqen vetëm aktivitetet të cilat paraqesin rrugën kritike, që shihet edhe nga figura
Në zonën Apply a group mund të bëjmë grupimin e aktiviteteve dhe të shikojmë informatat për secilin grup. Nëse hapim menynë në këtë zonë do të shfaqen opsionet të cilat përmban ajo meny.
33
Nëse radhitjen e bëjmë sipas opsionit Constraint Type ( tipit të kufizuar) do të kemi këtë pamje të projektit.
Po ashtu edhe në zonën Sort by mund të bëjmë zgjedhjen sipas opsioneve në menynë përkatëse.
Nëse bëjmë zgjedhjen sipas opsionit Start do të kemi këtë pamje të projektit:
Change the look or content of the Gantt Chart – Ndryshimi i pamjes apo përmbajtjes së Gantt Chart 34
Me aktivizimin e këtij hiperlinku në ekran hapet dritarja Format Gantt në të cilën na ofrohen katër opsione për formatizimin e diagrameve.
Për ta rregulluar pamjen e diagrameve me anën e magjistarit Gantt Chart zgjedhim opsionin Use the Gantt Chart Wizard, pastaj klikojmë në opsionin Start the Gant Chart Wizard... hapet dritarja për dialog Gantt Chart Wizard e cila përmban disa hapa ku ofrohen opsione të ndryshme mbi ndryshimin e pamjes së diagrameve
35
Për të ndryshuar shkallën kohore zgjedhim opsionin Change the Timescale
Nëse klikojmë mbi linkun Format Timescale... hapet dritarja e magjistarit për dialog Timascale
Kjo dritare përmban katër fletë: Top Tier - rreshti i lartë. Në këtë fletë mund të bëjmë formatizimin e rreshtit të sipërm. Middle Tier – rreshti i mesëm. Në këtë fletë mund të bëjmë formatizimin e rreshtit të mesëm. Bottom Tier – rreshti i poshtëm. Në këtë fletë mund të bëjmë formatizimin e rreshtit të poshtëm Nonworking Time – koha jashtë punës në këtë fletë rregullojmë dukjen e prapavijës gjatë kohës së pushimit. 36
Për të ndryshuar dukjen e apo përmbajtjen e vijave në Gantt Chart zgjedhim opsionin Change the appearance of Gantt bars
Klikojmë mbi linkun Format Bar... me këtë rast hapet dritarja Format Bar e cila përmaban dy fleta. Në fletën Bar Shape kemi mundësi të ndryshme për rregullimin e dukje se vijave Gantt, ndërsa në fletën Bar Text kemi mundësi për zgjedhjen e pozitës së tekstit nëse do ta përdorim pran diagrameve.
37
Print current view as a report - Shtypja e pamjes aktuale si raport Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja Print Current View në zonën Specify number of pages na ofrohen dy opsione : One page dhe Multiple pages , Si dhe butonin për dukjen e faqes ashtu si do të duket në letër Print Preview dhe butonin Print i cili dërgon në printimin e projektit.
Në hapin e dytë me një klik mbi hiperlinkun Save and go to step 2 hapet dritarja Modify sizing options në të cilën na ofrohen pesë opsione
Rendi i të dhënave të shkallës kohore Kolonat Detyrat që shfaqen Madhësia e fontit Zumi i shkallës kohore
38
Në hapin e tretë hapet dritarja Set header, footer or legend, zgjedhim opsionin të cilin dëshirojmë ta kemi në letër
Në hapin e katërt hapet dritarja e magjistarit Set ther options
Modifikimi i gjerësisë së margjinave Shtype kolonën e parë në të gjitha faqet Shtyp shënimet Shtyp fletët e zbrazëta Shtyp vetëm kolonën e majtë të faqeve Konfiguroni ndarjen manuale të faqeve
39
Ndërsa tani mbete vetëm shtypja e projektit me modifikimet të cilat i kemi bërë në hapat e më hershëm. Tani me dhënien e komandës për printim duke klikuar mbi butonin Print hapet dritarja me të njëjtin emërtim, pas zgjedhjeve të caktuara në këtë faqe klikojmë në butonin OK raporti do të shtypet në letër.
Compare progress against baseline work – Krahasimi i progresit me punën fillestare Me zgjedhjen e këtij hiperlinku hapet dritarja e magjistarit Copare progress në të cilën shihen nga dy vija për secilën detyrë, vija e poshtme tregon datat e fillimit dhe të përfundimit të punëve ashtu si e kemi planifikuar, ndërsa vija e sipërme tregon datat e fillimit dhe të përfundimit të punëve sipas orarit të planifikuar.
40
Progresi aktual lajmërohet në përqindje me anë të vlerës ndërsa detyrat kritike shfaqen me ngjyrë të kuqe siç mund të shihet edhe nga figura e më poshtme:
41
See the project’s critical tasks – Shiko detyrat kritike të projektit Nëse dëshirojmë të shikojmë aktivitetet të cilat paraqesin rrugën kritike në projekt atëherë zgjedhim hiperlinkun See the project’s critical taks me ç’rast hapet dritarja Critical Path ( Rruga kritike )
Rruga kritike- paraqet aktivitetet prej të cilave varet data e përfundimit të projektit, pra aktivitetet të cilat përcaktojnë datën e përfundimit të projektit. Në dritaren Gantt detyrat të cilat janë në shtegun kritik shfaqen me ngjyrë të kuqe (Red bars)
42
See how resources’ time is allocated – Shikimi se si është shpërndarë koha e resurseve Me zgjedhjen e hiperlinkut See how resources’ time is allocated hapet dritarja Resource Allocation
Pamja në anën e djathtë i tregon resurset , angazhimet e tyre në detyra, si dhe orarin e tyre që kanë për ta përfunduar për secilën detyrë .Në këtë dritare mund të zgjedhim një resurs apo një angazhim në panelin e sipërm dhe të i shikojmë detajet për të në pamjen Gantt në pjesën e poshtme . Resurset e mbi angazhuara lajmërohen me simbolin ? dhe numri i saktë i orëve të mbi ngarkuara lajmërohen me ngjyrë të kuqe.
43
