1
I.
LATAR BELAKANG Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan,
pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek. Lalu bagaimana cara proyek untuk merencanakan dan mengendalikan proyek? Salah satu cara yang digunakan selama ini adalah menggunakan bar chart dengan menggunakan software ms. Excel. Tapi dalam pelaksanaannya membutuhkan waktu yang lama untuk tracking karena perubahan harus diinput secara manual. Untuk itu akan kita pelajari software Ms. Project agar fungsi pengendalian dapat efektif. Ms. Project adalah software yang berfungsi untuk memonitor project. Berikut adalah tampilan microsoft project 2013.
II.
RUMUSAN MASALAH
Dengan melihat tampilan depan Ms Project timbul pertanyaan 1. Apa tujuannya? 2. Darimana saya mulai kerjakan? 3. Bagaimana saya cara mengerjakannya? III.
TUJUAN
Tujuan dibuatnya Microsoft Project adalah mengendalikan waktu, sumber daya dan biaya. Secara detail adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui Keterlambatan Pekerjaan dan lintasan kritiss 2. Mengetahui penyebaran kebutuhan tenaga, alat dan bahan tiap pekerjaan. 3. Mengetahui perubahan biaya akibat perubahan jadwal dan durasi pekerjaan 2
4. Mengetahui Rencana Kerja (action plan) dengan cepat 5. Update Kondisi proyek, apabila terjadi perubahan metode atau perubahan komposisi alat 6. Melihat Berapa Jauh Penyimpangan dari Rencana Awal
IV.
METODE
Untuk mengerjakan Ms. Project terdapat runtutan pekerjaan yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
V.
Pengumpulan data dan persiapan Isi Task name sesuai Work Breakdown Struktur (detail pekerjaan) Isi Resorce Sheet dari RAPA Isi analisa di task information -> Resource Isi predesesor dan durasi Checking dan set baseline Tracking dan Report
PEMBAHASAN A. PENGUMPULAN DATA DAN PERSIAPAN
Sebelum menggunakan Ms. Project, Kita harus mempersiapkan data proyek : 1. RBK 2. Metode Kerja 3. Keterbatasan Sumber Daya Lalu kita persiapkan Ms. Project sesuai dengan jadwal kerja : 1. Buka Ms. Project
2. Ganti Tanggal start date dan curent date sesuai kontrak 3
Project-> Project Information -> Start Date & curent date -> ok
3. Ubah Jadwal Hari kerja Proyek
Change Working Time-> work weeks -> Details -> pilih Sunday dan Saturday -> set day(s) to these spesific->diisi jam kerja standart (sesuai gambar)-> ok
4
Options -> Hours/week dan day per months (diubah sesuai gambar)
4. Ubah Mata uang
Display-> Ubah menjadi Rp -> ok -> ok
5
B. ISI TASK NAME SESUAI WORK BREAKDOWN STRUCTURE
Work Break Down Structure merupakan uraian pekerjaan yang dibagi sesuai metode kerja atau dibagi dalam beberapa zona kerja. Contoh pada proyek IPAL aceh dibagi menjadi 3 zona.
Masukkan task tambahan yaitu Nama proyek, start dan finish. Nama proyek Berfungsi untuk mendapatkan total biaya, jadwal mulai dan selesai. Sedangkan start dan finish berfungsi sebagai titik start dan finish dalam network planing (sesuai kaidah network planing harus memiliki 1 titik start dan 1 titik finish). 1. Memasukkan task
6
Masukkan Task name dari Excel (RBK/ACTION PLAN), Untuk proyek yang baru berjalan menggunakan RBK sebagai dasar. 2. Gunakan Indent Task untuk mengelompokkan pekerjaan pada masing-masing sub pekerjaan. Hasil indent task bisa dilihat di gambar bawah ini. Block-> Indent Task
3. Ubah task Mode menjadi Auto. Klik Task Mode -> Auto Schedule
7
C. ISI RESOURCE SESUAI RAPA
1. Masuk ke Resource Sheet Gantt Chart -> Resource Sheet 2. Copy Paste Semua bahan yang ada di rapa dan ganti type sesuai dengan satuan sumber daya. Sumber daya yang dipengaruhi waktu diubah menjadi type work. Selain itu adalah type material. Sumber daya tipe work perlu memperhatikan satuan di std.rate satuan dalam hr, day, week, month, year
8
3. Ditambahkan Tenaga kerja untuk digunakan kontrol jumlah tenaga kerja/ hari
Resource Jumlah tukang dibuat dengan tipe material, satuan OH (OH adalah satuan Orang Hari , ManDay). Harga Satuan “0” karena hanya digunakan untuk kontrol jumlah tenaga mandor, bukan biaya. D. ISI ANALISA DI TASK INFORMATION
1. Buka Resource tiap Item Task Usage -> Klik item pekerjaan (terbuka Task Information -> Resource
9
2. Mengisi Resourse (tipe Material) - Hal pertama yang dilakukan adalah melihat volume dan analisa apa yang digunakan. Apabila work breakdown sesuai dengan item RAPI biasa dilihat di file RBK.
-
Lalu volume dari RAPI tersebut dimasukkan ke dalam Analisa yang tertera di RAPI. Maka akan diketahui volume tiap resources yang digunakan untuk pekerjaan ini.
10
-
Masukkan item dan Volume ke dalam resources di task information.
-
Karena ada upah tenaga satuan bukan OH, berarti perlu input kontrol jumlah tenaga mandor “Jumlah tenaga kerja mandor A”. 3. Mengisi Resource (tipe work) - Hal pertama yang dilakukan adalah melihat volume dan analisa apa yang digunakan. Apabila work breakdown sesuai dengan item RAPI biasa dilihat di file RBK.
-
Lalu volume dari RAPI tersebut dimasukkan ke dalam Analisa yang tertera di RAPI. Maka akan diketahui volume tiap resources yang digunakan untuk pekerjaan ini.
11
-
-
Untuk BBM solar ada 2 di item analisa. Sebelum di masukkan harus ditambahkan dulu (35,83+ 14,54= 50,37) Untuk alat-alat excavator dan resources type work. Jumlah unit yang diinput sesuai dengan komposisi alat yang digunakan. Biasanya merupakan bilangan bulat (1,2,3,4,5,...) (1=100%)
Untuk volume resource type work di isi di task usage pada kolom work. Dengan mengisikan volume tersebut akan mengubah durasi kerja secara otomatis. Itu merupakan waktu real dalam menggunakan resource tipe work tersebut
12
-
Pengubahan durasi akan menambah jam kerja alat yang menambah biaya yang dikeluarkan. Sehingga apabila ingin melakukan percepatan harus mengubah resourcesnya, bukan memperpendek durasinya
4. Apabila item alat berat merupakan alat beli Maka perlu ditambahkan 2 resource tambahan, contoh alat excavator : - excavator (Beli) - > Masuk ke resource tiap task dengan harga satuan “0” - excavator (investasi) - > Masuk ke resource “judul proyek” dengan harga satuan sesuai harga beli (type material) 5. Apabila ada analisa di dalam analisa Apabila ada analisa di dalam analisa maka analisa tersebut dibuat menjadi sub pekerjaan.
13
E. NETWORK PLANNING
1. Masukan Hubungan antara pekerjaan dengan menggunakan predessesor dan successor. Masuk ke Gantt Chart -> klik kanan-> insert column -> predesessor -> Insert column > Successor
Masukkan hubungan antar pekerjaan dengan menggunakan hubungan FS, SS, SF, FF di predessesor. Hubungan pekerjaan yang dimaksud adalah hubungan kerja yang tidak terbatas akan sumber daya, jadi menggunakan acuan teknis runtutan 14
pekerjaan. Kolom sucsessor akan terisi secara otomatis. Sesuai kaidah Network planing, setiap task harus ada predesesor dan successor ( setiap pekerjaan pasti ada pekerjaan sesudah dan sebelum) kecuali task start dan finish.
# Penggunaan Alat Berat akan mempengaruhi Network Planing
Untuk Proyek yang menggunakan alat berat. Jumlah Alat yang digunakan adalah penentuan hubungan kerja antar pekerjaan. Misal apabila digunakan 1 alat excavator pada proyek tersebut, maka setiap pemakaian excavator setiap pekerjaan harus memiliki hubungan FS karena alat yang digunakan menggunakan alat yang sama, meskipun pekerjaan tersebut tidak memiliki hubungan sama sekali.
2. Menentukan durasi Dalam menentukan durasi pekerjaan adalah kita harus memiliki acuan. Acuan dalam menentukan durasi ada 2 macam yaitu : a) Metode kerja Menentukan durasi dari Metode kerja adalah mengasumsi waktu minimum yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Pekerjaan tersebut adalah pekerjaan yang memiliki waktu yang tidak akan bisa dipercepat meskipun sumberdaya tidak terbatas. Contoh dalam pekerjaan rangka atap. Pekerjaan rangka atap tidak akan selesai dalam waktu 1 hari apabila dikerjakan dengan sumberdaya yang banyak karena memiliki runtutan pekerjaan, Sehingga memerlukan asumsi untuk menentukan durasi tersebut. b) Keterbatasan Sumber daya Cepat atau lambatnya durasi berhubungan dengan ketersediaan sumberdaya. Sumber daya yang banyak akan memperbesar produksi sehingga durasi pendek, sedangkan sumberdaya yang sedikit akan memperkecil produksi sehingga 15
durasinya panjang. Akan tetapi pada pelaksanaan proyek keterbatasan sumberdaya merupakan hal yang sering terjadi karena terdapatnya penumpukan pekerjaan. Untuk mengatur tidak terjadi penumpukan kebutuhan sumber daya. Maka diperlukan pengaturan menggunakan Resource Usage. Tambahkan kolom task summary name untuk mempermudah pencarian item pekerjaan. Klik kanan-> Insert column -> task summary name. Keterbatasan sumberdaya dibagi menjadi 5. 1). Keterbatasan Bahan Keterbatasan material berlaku untuk keterbatasan suplayer dalam mengirim material. Misal : Beton Ready mix, material stone crusher (CA, MA, FA dan NS) atau material yang memiliki produksi dan stok terbatas. Contoh : Beton ready mix yang dibutuhkan pada hari selasa membutuhkan 158,62 m3 sedangkan kapasitas batchingplan hanya dapat berproduksi 70 m3 / hari sehingga durasi dari pekerjaan tersebut perlu dibagi menjadi 3 hari.
16
Setelah durasi diperpanjang terlihat ada penumpukan pekerjaan sehingga kebutuhan beton pada hari rabu menjadi 114,67 m3 yang melebihi kapasitas batchingplan produksi sebesar 60m3 / hari. Untuk mengatasi hal terbut perlu ditambah predesesor pada pengecoran pada “man hole 1,5-2m (peuniti 2) ” dilakukan FS terhadapat pengecoran “ man hole 2-2,5 m (peuniti 1)”. Selain itu digunakan Noted untuk sebagai catatan dalam pembuatan schedule.
17
Noted menjadi hal yang penting apabila suatu saat nanti akan dilakukkan percepatan atau perubahan komposisi suplayer, maka hal ini akan dapat berpengaruh. Hasil dari ini adalah mendapatkan durasi dan hubungan planning dari yang kebutuhan bahan (readymix) tidak melebihi produksi dari suplayernya. 2). Keterbatasan Alat Durasi pekerjaan yang menggunakan alat berat ditentukan langsung oleh jumlah alat yang digunakan. Durasi tidak boleh dirubah 3). Keterbatasan Tenaga Keterbatasan tenaga terjadi biasa pada waktu tertentu akibat penumpukkan pekerjaan. Sebelum melakukan penyebaran tenaga kerja timbul pertanyaan bagaimana cara menentukan batas maksimal tukang yang harus disediakan oleh mandor dalam sehari? Secara beruntut caranya adalah sebagai berikut : 1. Tentukan kemampuan maksimal mandor untuk mendatangkan tukang (info dari mandor) 2. Buka Resources Usage dan lihat pada jumlah tukang yang kita input menggunakan satuan OH dan Harga satuan “0” yang kita input pada masing-masing resource di task information sesuai cara pada halaman 11
3. Atur durasi tiap pekerjaan sehingga mendapatkan hasil jumlah tenaga terbagi rata (terbagi rata karena mendatangkan tukang tidak dapat secara mendadak) dengan jumlah dibawah kemampuan maksimal mandor mendatangkan orang. Selain mengatur durasi, juga bisa menggunakan 18
menu predesessor overlap contoh : FS+2, SS+4. Jangan lupa untuk diberikan keterangan pada noted untuk setiap perubahan akibat keterbatasan sumber daya. Selain itu perhatikan kapasitas lahan dalam menampung tenaga kerja, ruang lahan minimal untuk bekerja adalah minimal 9 m2/ orang. 4. Cek Jadwal proyek apabila menggunakan batas maksimal kemampuan mandor apakah proyek akan terlambat atau bisa lebih cepat. Apabila terlambat, maka kemampuan mendatangkan tenaga mandor harus lebih besar, penambahan jam lembur atau memerlukan tambahan mandor baru. 5. Beri warna pada task untuk menandakan perubahan yang terjadi pada tiap task. Sehingga dalam evaluasi atau perubahan strategi akan lebih memudahkan.
F. CHECKING DAN BASELINE
1. Checking Untuk Checking Apakah pekerjaan yang dikerjakan sudah sesuai rencana yang dibuat dengan RBK, maka cara checkingnya adalah menyamakan antara cost item pekerjaan di Ms. Project dengan di rapi atau action plan.
19
Lakukan Checking pada setiap task hingga cost total project hampir sama dengan yang di RBK. Total Cost di Ms. Project pasti tidak akan sama dengan excel karena Ms. Project memiliki keterbatasan maksimal 2 angka dibelakang koma.
2. Baseline Setelah semua sudah dichecking dan schedule telah terbuat, maka dibuatlah baseline. Baseline ini merupakah rencana yang digunakan sesuai dengan RBK / action plan. Baseline ini digunakan sebagai pembanding antara perencanaan dengan realisasi. Cara nya adalah sebagai berikut : Project -> Set Baseline -> Set baseline -> Baseline -> Ok #Untuk perubahan selanjutnya menggunakan Baseline 1,2,3,4,....
20
Fungsi Baseline adalah apabila terdapat perubahan terhadap rencana awal maka akan menghasilkan selisih seperti pada gambar berikut : Bar Baseline : Abu-Abu Bar Current : Biru
Baseline dibuat setiap bulan untuk monitor tiap bulan. Sehingga dari ini dapat terlihat perubahan yang terjadi. Untuk pengisian Tracking akan dibahas pada bab selanjutnya.
G. TRACKING DAN REPORT
1. TRACKING Setelah membuat Baseline maka selanjutnya adalah tracking. Tracking adalah update pekerjaan yang terealisasi. caranya adalah sebagai berikut : Klik task yang akan di update ->task->mark onthe track (v) -> Update task
21
-
Setelah muncul update tasks Yang perlu diisi adalah 3 point berikut : % Complete Task adalah progres pekerjaan selesai. Actual duration adalah durasi actual yang diperlukan untuk mencapai % complete task Remaining duration adalah sisa hari kerja
Ketiganya harus diisi bersamaan setiap update. Untuk actual start diisi apabila pekerjaan tertunda akibat sesuatu hal. Ketika setiap task di update maka akan otomatis setiap pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut akan maju/mundur sesuai actual duration. Dari perubahan-perubahan tersebut maka akan terlihat perubahan waktu penyelesaian proyek (dari gantt Chart) dan perubahan kebutuhan sumber daya (dari resource usage) 2. REPORT Untuk Report yang biasa digunakan ada 3 yaitu : a. Critical Tasks Report-> In progress-> Critical task
22
Critical task adalah berisi item pekerjaan apa saja yang berada pada jalur kritis. Untuk melihat pada Gantt Cahrt lintasan kritis bisa dilihat dengan cara : Gantt Chart -> klik kanan pada Bar chart-> show/hide bar styles -> Critical task
b. Resource Cost Overview Report-> Costs-> Resource Cost overview. Digunakan untuk melihat perubahan yang dikeluarkan sumberdaya. Terutama untuk pekerjaan tipe work
23
c. Task Cost Overview Report-> Costs-> Task Cost overview. Digunakan untuk mengontrol Biaya yang on schedule dan terlambat.
VI.
CATATAN
1. Untuk Cost yang ada di Ms project TIDAK DAPAT digunakan acuan dalam laporan karena keterbatasan desimal max 2 digit, akan tetapi dapat digunakan untuk mengetahui gambaran cost kedepannya 2. Untuk jadwal yang digunakan dalam Ms. Project ketika terjadi perubahan akan tepat apabila memperhatikan “noted” dan “ predesesor”. 3. Untuk menentukan network planing harus memperhatikan keterbatasan sumber daya dan metode. 4. Pekerjaan Ms. Project dengan menggunakan dasar RBK akan benar apabila saat checking total cost antara Ms. Project dan RBK adalah HAMPIR SAMA VII.
PENUTUP
Demikian Tutorial Ms. Project yang dapat kami sampaikan. Untuk detail dari sebuah kondisi lapangan yang tidak ada di tutorial ini dapat disampaikan lewat Grup Microsoft Project Wilayah I. Atas Perhatiannya Terima K asih.
24
