Manual Microsoft Project 2003-2007-2010 Manual Aplicado a La Construccion

Ms-Project 2003-2007-2010 Aplicado a la Construcción Manual No1: Generación de mallas Gantt, CPM y PERT reescrito con ejemplo paso a paso de Muro Albañilería. (no incluye análisis de costos ni control de proyecto)

o ñ e s i n D ó i y c n c u ó r i t c s c n u r o t s C n l a o e o C í , d a s B a - r u i o t í c c e n B t e l i i e u C d q r o d A t n a e e d i d m s a a t r t e l r v u a i p n c a e U F D

Antonio Molina Campos, Constructor Civil Magister en Ingeniería Industrial Universidad del Bío-Bío - Concepci Concepción ón - Chile amol am olin inaac ubiob obiio. o.ccl

MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010

Índice. Pág. Introducción. 1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 2. Pasos para programar el Proyecto. 3. Programación. 3.1. Programación en Gantt 3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project 3.1.2. Dibujar la Carta Gantt 3.2.- Programación CPM 3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red 3.2.2. Como crear una nueva plantilla para las tareas. 3.2.3. Como mejorar mejorar la vista Diagrama de red 3.3.- Programación PERT 3.3.1. Pasos para Programar en PERT 3.3.2. Análisis de las mallas Optimista y Pesimista 3.3.3. Cambio Cambio de pesos de la fórmula de duración esperada (de) 4.- Costos en Project

4 5 11 17 19 20 24 34 35 36 41 45 45 51 51 53

Nota del autor:

Lo referente a costos está considerado en el Manual 2, se ha incluido la parte de costos y control de proyecto el manual antiguo, es decir aun no está rescrito con el ejemplo ejemplo del muro de albañilería y está aun con los problemas de lenguaje lenguaje y faltan pasos más detallados desde mi punto de vista pero es útil de todas maneras para aprender costos relacionado con la Construcción en el Ms-Project. En un futuro no muy lejano espero tener el manual rescrito en un 100%

Antonio Molina Campos Constructor Civil, Universidad del Bío-Bío B ío-Bío Magister en Ingeniería Industrial, Universidad del Bío-Bío [email protected] Concepción Chile

Preparad reparado o por: por: Antonio Moli Mol ina C., Constructor Constructor Civil. Civil . Magister en en Ing I nge eniería niería I ndustri ndustrial al UBB UB B

Hoja 2


Índice. Pág. Introducción. 1. Adaptar Microsoft Project a la empresa. 2. Pasos para programar el Proyecto. 3. Programación. 3.1. Programación en Gantt 3.1.1. Como crear y personalizar campos en Project 3.1.2. Dibujar la Carta Gantt 3.2.- Programación CPM 3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red 3.2.2. Como crear una nueva plantilla para las tareas. 3.2.3. Como mejorar mejorar la vista Diagrama de red 3.3.- Programación PERT 3.3.1. Pasos para Programar en PERT 3.3.2. Análisis de las mallas Optimista y Pesimista 3.3.3. Cambio Cambio de pesos de la fórmula de duración esperada (de) 4.- Costos en Project

4 5 11 17 19 20 24 34 35 36 41 45 45 51 51 53

Nota del autor:

Lo referente a costos está considerado en el Manual 2, se ha incluido la parte de costos y control de proyecto el manual antiguo, es decir aun no está rescrito con el ejemplo ejemplo del muro de albañilería y está aun con los problemas de lenguaje lenguaje y faltan pasos más detallados desde mi punto de vista pero es útil de todas maneras para aprender costos relacionado con la Construcción en el Ms-Project. En un futuro no muy lejano espero tener el manual rescrito en un 100%

Antonio Molina Campos Constructor Civil, Universidad del Bío-Bío B ío-Bío Magister en Ingeniería Industrial, Universidad del Bío-Bío [email protected] Concepción Chile


Hoja 2


Dedicatoria Dedicado a mi hijo Ignacio, trato cada día de ser más amigo tuyo y de que te sientas cada día más orgulloso de tu padre, en esta nueva vida de Universitario que has empezado. Miro en tu vida y me veo yo, se de tus sueños que fueron mis mismos sueños, sueños, siento tus penas como yo las sentí, miro tus pasos que fueron los que yo caminé en aquellos ayeres de mi vida de d e Universitario. Universitario. Espero que te sientas tan orgulloso de tu padre como me siento yo de ti, te quiero hijo mayor con toda mi alma.


Hoja 3


Introducción. Este manual de Ms-Project aplicado a la Construcción pretende ser una ayuda primero para todos mis alumnos principalmente de la Universidad del Bío-Bío. Concepción Chile, mi alma mater, y de la Universidad del Desarrollo, y de la Universidad Federico Santa María donde he tenido la fortuna de dictar clases. En segundo lugar para todos los profesionales a los cuales he preparado en esta área tan apasionante de planificación de proyectos considerando esta excelente herramienta, Ms-Project. Este software está abierto para un sinnúmero de posibilidades de planificación de proyectos, y no todos relacionados con la ingeniería o construcción, sino muy variados y diversos, de esta manera, como no encontraba nada relacionado a esta área, la Construcción, decidí realizar este manual con la experiencia en Ms-Project acumulada desde sus primeras versiones, pasando por las mejores según yo 2003 y 2007, hasta está última versión 2010 (hasta ahora) que no me gusta pues le han quitado algunos complementos como el PERT y la muy út il y servicial “Análisis de datos en Excel”. Para mí lo ideal es tener las versiones 2003 y 2007, la 2003 solo para “quitarle” sus

complementos y pasarlos a la versión 2007 luego de esto sin duda me quedo con MsProject 2007 y utilizo en este los complementos como el análisis de datos en Excel donde se pueden lograr graficar curvas de control (curva S) programada, real, y un sinfín de datos de análisis necesarios para planificar todos proyectos en los distintos estados, planificado (previsto para Ms-Project), Real y Actual. Respecto al manual, este inicialmente fue una iniciativa de uno de mis alumnos que escribió el manual, luego en virtud virtud de la falta de un lenguaje más claro y de que le faltaban faltaban varios pasos y explicaciones más detalladas, he reescrito la gran mayoría de este, todo lo referente a crear mallas Gantt, CPM y PERT, aun me falta reescribir parte del manual, no es por falta de interés o ganas, sino por lo que nos falta a todos, el recurso más escaso, el tiempo. Espero en un tiempo cercano, poder “conseguir” este recurso y terminar este

manual en la parte de costos que es una de las partes más subutilizadas por los profesionales de nuestra área. En virtud de estos he decidido separar el manual en dos, primero todo lo que concierne a cómo crear las las mallas de programación en las técnicas más utilizadas, utilizadas, es decir GANTT, CPM y PERT, aquí detallo y relación todo con un ejemplo práctico, un simple muro de albañilería pero que presenta todas las necesidades de cualquier proyecto, siempre digo si aprenden a realizar un proyecto de 10 actividades, podrán realizar un proyecto de 1000 actividades, todo dependerá de ustedes. En este manual indico las diferencias entre las versiones 2003 (color negro) y 2007 (color azul) y donde puede encontrar encontrar cada opción en el 2010 (con rojo). No he incluido acá la parte de Análisis de datos en Excel, eso será para un futuro que espero que sea próximo, ya saben que recursos es el escaso (además del dinero obvio pero no todo es dinero en la vida, ojala fuera así)


Hoja 4


Manual Microsoft Project. 2003/2007 2003/2007//2010 Ms-Project ha sido creado para un ámbito muy variado de empresas y posibilidades de uso, nuestra área, la construcción, es una empresa muy peculiar, por esto, el sistema (Project) se debe adaptar a la empresa y no esta al software. El primer paso es entonces el adaptar el Ms-Project a la empresa, paso que en la mayoría de las veces solo será necesario una vez si se toma la precaución de guardar los cambios.

1.

Adaptar Microsoft Project a la Empresa.

Para adaptar Microsoft Project a la empresa se deben seguir los siguientes pasos:

a) Menú herramientas + opciones + vista. Nos preocuparemos de los puntos más importantes de esta opción, a medida que nos familiaricemos más con Project, se verán otras opciones de cambio, además tanto el manual como el curso se considera con un ejemplo práctico, y no hay mejor manera de enseñar que con el problema o la situación “real”, entonces cuando esta suceda retomaremos algunos de los puntos. De otra manera muchas de las opciones de esta parte son de fácil entendimiento puesto que son de edición o manejo de texto común en todos los programas prog ramas de Windows. Al generar este manual, asumo que todos conocen Windows y las particularidades de este y los sistemas comunes, de esta manera creo más importante darle relevancia a las particularidades de nuestra área, la construcción. constr ucción.

1 Adaptar Project a la Empresa Herramientas Opciones- Vista –

–

a) En la opción Vista: 

Sím Símbolo: $ (sím (símbolo bolo demoneda oneda de del país país respe respectivo) ctivo)


Hoja 5

MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010 

Decimales: 0 (Dependiendo si se pagan o se cobran centavos o décimas de la

moneda respectiva) Estos pasos anteriores no siempre es necesario hacerlos, depende de la configuración que se haya efectuado en el Panel de control, en la opción Configuración Regional, donde se configura lo referente a moneda, número, fechas. Es importante aquí verificar el separador de lista, que no coincida con el separador decimal, por ejemplo si el separador decimal es coma (,), el separador de lista debería ser punto y coma (;). Este error se denota cuando se ingresa a Project y nos dice que ”… el separador de lista y el separador decimal coinciden…”.

Para una mejor presentación de la Carta Gantt es necesario tener presente los cambios o mejoras que producen las siguientes opciones: 

Seleccionar la opción “Mostrar números de esquemas”

Muestra números de esquema para los proyectos, subproyectos y actividades, por ejemplo si se ha creado un subproyecto o tarea resumen: Obra gruesa y este tiene actividades se enumerarán de acuerdo al índice del resumen: Obra Gruesa 1.1. Excavaciones. 

El numero de esquema está relacionado con la sangría que tengan las actividades (dependencia), situación que veremos más adelante en el manual y curso. 

Seleccionar la opción “Mostrar tareas de resumen del Proyecto”

Es importante considerar la opción que Project nos muestre la tarea resumen del proyecto, información global del proyecto, como duración total costo total, nombre del proyecto, entre otros datos importante. Es necesario destacar que al estar esta opción activa no es posible borrar todo el proyecto al seleccionar todas las actividades en la carta Gantt, situación que se da cuando se pretende usar el archivo como matriz para otro proyecto.

b) Menú herramientas + opciones + programación De la opción Programación es importante considerar lo siguiente: 

Mostrar las unidades de asignación como: Valores decimales. Inicialmente Project considera la opción: Porcentajes, situación que se da para un trabajador que puede estar asignado un valor de % a la actividad como un jornal asignado un 50% a la actividad de excavación. En construcción no es usual esta manera, pues si asignamos materiales a las partidas no podemos decir que una pieza de madera está asignada un 100% a Moldajes. Al estar seleccionado valores decimales se podrá asignar cantidades más reales al hacer análisis de costos para cada partida.

Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 6


2 Adaptar Project a la Empresa Herramientas Opciones- Programación –







–

Las nuevas tareas: Comienzan en la misma fecha del Proyecto. Si la forma de proceder elegida al hacer una Gantt es generar primero el listado de partidas y posteriormente unirlas, es conveniente que todas se alineen en la fecha de inicio del proyecto. Mostrar duración en: Días. Si bien es cierto a las actividades o tareas se pueden ingresar y cambiar varias duraciones indistintamente (minutos, horas, días, semanas, meses), es bueno prefijar la duración más común de uso, para nuestra área es días, como para un proyecto mecánico podría ser horas, esto es solo la unidad que considera por defecto y la unidad considerada en algunos informes, siendo posible cambiarla en cualquier momento. Mostrar trabajo en: Días. Hay que diferenciar duración de trabajo, situación que muchas veces se confunde. Duración: Es el tiempo que dura una tarea, se calcula mediante la siguiente fórmula: Duración 

Cantidad _ de _ obra Re n dim iento

Trabajo: Es el esfuerzo de los recursos (mano de obra y/o maquinaria) para producir un bien en un determinado tiempo. Para la construcción el trabajo es la cantidad de trabajadores o maquinas utilizados en la duración de la tarea. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 7


Por ejemplo: Tarea: Confección de Moldaje de Cimiento Cantidad: 100 M2 Recursos: 1 Carpintero de 1ra y 1 Jornal Rendimiento: 20 m2/día Duración de la actividad:

100m2 20m2 / dia



5días

Trabajo: 2 Trabajadores x 5 Días = 10 TD o en Construcción 10 HD (10 hombres días). Si consideramos una Maquinaria cualquiera en esta actividad, se tiene entonces: Recursos: 1 Carpintero 1ra + 1 Jornal + 1 maquina Rendimiento: 25 M2/día Duración= Trabajo

100m2 25m2 / dia



4días

= 2 H x 4 Días = 8 HD (8 Hombres Días) = 1 M x 4 Días = 4 DM (4 Días Maquina) El trabajo total es 12 Días, pero como tenemos Hombres y maquinas, Project elimina el tipo de recurso (hombre o maquina) considerando que el trabajo que nos importa es el total. Para el área de la construcción lo más común es Días, siendo también posible cambiar la unidad del trabajo en cualquier momento.  

Tipo de tarea predeterminado: Duración fija. Desactivar la opción: “Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo”. Project para esta opción tiene prefijado: Cantidad Fija, situación que recalcula la duración cada vez que se ingresa un recurso nuevo, considerando un rendimiento inicial de acuerdo a la cantidad de recursos variables (mano de obra y/o maquinaria) y la duración de la tarea. Por ejemplo si en la actividad anterior donde consideramos 2 trabajadores y una duración de 5 días, Project considera entonces que se tiene un rendimiento proporcional a la cantidad de trabajadores ingresados, de esta manera si se cambia al doble (2 carpinteros y 2 jornales), Project re calculará la duración a la mitad, y así de manera matemática. En construcción esto no es siempre válido pues la cantidad de esfuerzo no es proporcional a la cantidad de recursos (mano de obra) pues para este caso el rendimiento que rige la duración es del carpintero, pues si queremos disminuir la duración a la mitad bastaría con asignar 2 carpinteros y 1 jornal, si tenemos el tipo de tarea como cantidad fija Project determinará que solo se ha subido un 33% más (1/3) y este valor reducirá la duración. En estricto rigor en consideración a lo anterior se debe seleccionar el tipo de tarea a: Duración Fija para que Project no cambie la duración y deje la responsabilidad de cambiar, calcular el nuevo rendimiento y la nueva duración a nosotros que somos los evaluadores y RESPONSABLES del proyecto.

Una vez realizados todos los cambios es importante presionar el botón Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

. Hoja 8


Con esto se guardan todos los cambios en el archivo global.mpt, cuando se crea un proyecto nuevo, Project lo configura de acuerdo a global.mpt, de ahí la importancia de guardar los cambios para no tener que hacerlos nuevamente.

c) Menú herramientas + opciones + calendario.

3 Adaptar Project a la Empresa Herramientas – Opciones- Calendario En esta parte de debe considerar las siguientes opciones: –

 

La semana comienza el: Lunes. El año fiscal comienza en: Enero

Hora predeterminada de entrada: 8:00. Hora predeterminada de salida: 18:00 Jornada laboral: 9. Semana laboral: 45 En Chile la semana laboral legal es de 45 Horas semanales de acuerdo a esto se calcula la jornada diaria y las horas de entrada y salida de los trabajadores. Si consideramos que se trabajará de lunes a viernes (5 días) jornadas iguales la jornada laboral es: 45/5 = 9 Horas diarias. La hora de entrada es generalmente a las 8:00 de la mañana, la cantidad que se asigne a colación determinará la hora de salida, para una hora de colación la hora de salida es las 18:00 hrs, con 45 minutos de colación la salida será a las 17:45 Hrs. Si se considera que trabajaran de lunes a sábado jornadas iguales (6 días), la jornada laboral es: 45/6 = 7,5 Horas diarias. Otra posibilidad es trabajar de lunes a viernes 8 horas y el sábado 5 horas, completando las 45 horas semanales.    


Hoja 9


Para cualquier tipo de jornada laboral considerada es importante establecer aquí la jornada laboral (horas diarias) pues este valor es el que considera Project para determinar la duración del día, y su equivalencia en horas. Es importante la relación de este valor con la configuración del horario de trabajo del proyecto u obra, situación que veremos más adelante en Configuración del Calendario laboral. Una vez realizados los cambios no olviden presionar el botón para guardar los cambios en el archivo Global.mpt eso nos evitará volver a hacer estos cambios cada vez que ingresemos a Project y cada vez que se cree un archivo nuevo.

Notas: Todos los cambios que se realizan en Herramientas/Opciones son para los 1) proyectos futuros, y no olviden que Project al iniciar ya creó un proyecto (Project1), este no tiene los cambios realizados, sugiero entonces, cerrar este proyecto y empezar con uno nuevo, este archivo nuevo tomará todos los nuevos parámetros. Se ha mencionado anteriormente el archivo Global.mpt, archivo muy importante 2) para un buen uso y provecho de los conocimientos y “guardar” estos conocimientos para

proyectos futuros, de tal manera se verá más adelante como guardar en el global: tablas, campos, vistas, calendario y otros datos que será útiles en los siguientes proyectos que deban programar. Para Project 2010 las opciones de adaptar el Ms-Project a la empresa se encuentran en el menú Archivo opción: Opciones

Las opciones son similares a 2003 y 2007, solo cambian de nombre, si es conveniente activar la ficha de Programador, lamentablemente en Ms-Project 2010 no es posible tener Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 10


los mismos complementos del 2003, como la muy buena herramienta Análisis de datos en Excel, ni siquiera tiene Análisis PERT, es una pena, no sé si esto se solucionará…..

Ficha Personalizar cinta de opciones

2. Pasos para Programar el Proyecto. El segundo paso deberá ser lo referente al proyecto propiamente tal, no olvidemos que el primer paso fue configurar el Project a la Empresa, el segundo corresponde entonces al proyecto o a la obra. En general para el proyecto de deben realizar los siguientes pasos: Dar fecha de inicio del Proyecto Determinar la semana laboral y los feriados. Programar (Gantt, CPM, o PERT) Análisis de costos Control de la Obra En este capítulo nos referiremos a los dos primeros (fecha de inicio, semana laboral y feriados). Para la fecha de inicio del proyecto:     



Menú Proyecto + información del Proyecto. (Similar para Project 2010 Menú Proyecto, botón Información del Proyecto)

En esta opción se ingresa la “Fecha de comienzo” del Proyecto si se programa a partir de: “Fecha de comienzo del Proyecto ”, esto en el caso que sepamos la fecha de inicio, de tal manera que la programación del proyecto (Gantt, CPM o PERT) nos entregará la fecha de término. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 11


4

•

Menú Proyecto + información del Proyecto.

5 Menú Proyecto + información del Proyecto. Fecha Inicio De igual manera es posible que sepamos la fecha impuesta de término del proyecto, o cuando debemos terminar, para este efecto se deberá cambiar primero en Programar a partir de: Fecha de fin del Proyecto, Project entonces deja la opción de ingresar la fecha de fin y se calculará la fecha de comienzo a partir de la programación realizada. •


Hoja 12


6 

Programar a partir de fecha de fin del Proyecto.

Menú Herramientas opción: Cambiar calendario laboral.

En esta opción se ingresará y determinará la semana laboral (días de trabajo y horas de entrada y salida) y además los feriados considerados para que Project evite programar jornada de trabajo para estos días. Los pasos a continuación son para Ms-Project 2003

7 Cambiar calendario laboral Es importante que noten que si bien es cierto que anteriormente determinamos que las hora de inicio era las 8:00 hrs de la mañana y la Hora de salida era las 18:00 Hrs, la figura 7 del calendario laboral nos muestra la jornada de trabajo desde las 9:00 a las 13:00 Hrs y de las 15:00 Hrs hasta las 19:00 Hrs, esto es debido a que el proyecto fue creado antes de guardar o prefijar en el global.mpt, desde un punto de vista académico o de aprendizaje es mejor pues debemos saber cómo cambiar el horario para cada día de la semana. Para configurar el horario de trabajo para toda la semana en Project 2003 seleccionar el día lunes (la Letra L) y arrastrar hasta el viernes, luego cambiar el horario de jornada de la mañana y tarde tal como se ve en la figura N°8.


Hoja 13


Luego si seleccionamos cada día (no es necesario aceptar o salir del calendario), podemos verificar que el horario de cada uno es jornada de la mañana 8:00 hasta las 13:00 Hrs y jornada de la tarde de las 14:00 hasta las 18:00 Hrs

8 Cambio de Jornada Laborar y Horarios Luego de esto es necesario indicar al Project los días feriados para que evite trabajar estos días. Para esto seleccionar el día feriado y seleccionar la opción , continuar de la misma manera para todos los días feriados del año actual y siguiente, considerando que a lo menos deben estar los feriados en el periodo que durará el proyecto.

9 Creación de Feriados Consideraré el manual de Ms-Project como un curso y clase paso a paso, por lo tanto en este punto guardemos nuestro trabajo como “Clase1-adaptar.mpp”, considerando que en los puntos anteriores hemos aprendido a adaptar el Project a la Empresa. Para Ms-Project 2007 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son: Menú: Herramientas Cambiar Calendario Laboral al igual que para el Ms-Project 2003 pero los pasos a seguir para los cambios son distintos, y estos pasos son similares al 2010 pasos que detallo más delante.


Hoja 14


Para Ms-Project 2010 los pasos para los cambios de semana corrida y feriados son: Menú: Proyecto botón Cambiar Tiempo de Trabajo. Primero debemos cambiar el horario para cada día, es decir hora de entrada, colación y salida, los pasos son distintos al 2003 pero si son los mismos para Project 2007 y 2010. El primer paso es 1) seleccionar la opción semana laboral, y luego 2) detalles y para cambiar el horario de trabajo de todos los días hábiles 3) seleccionar la opción: Establecer días(s) en estos períodos laborables específicos y luego ingresar la hora de entrada en la mañana, salida entrada en la tarde y salida tal como se aprecia en la siguiente figura.

Para los días feriados 1) seleccionar la opción Excepciones y 2) posicionando el cursor el día feriado, 3) Escribir un texto en el casillero siguiente (pude ser mejor ingresar el nombre del feriado, aunque Project reconoce un texto cualquiera como feriado), al presionar Enter activa el feriado para el día seleccionado. De la misma manera se procede para los Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 15


siguientes días, obviamente debemos cambiarnos a otra línea para crear otra excepción. Si a este feriado le queremos ingresar un horario particular como solo trabajar en la mañana debemos presionar 3) detalles para la línea de excepción del día en particular. Tal como se aprecia en la siguiente figura.

Es necesario entender que el calendario en el que hemos configurado la semana laboral y los feriados está asignado al proyecto (archivo) que hemos llamado Clase1-adaptar, para proyectos futuros (nuevos) deberíamos realizar todo de nuevo, a menos que guardemos este calendario en el Global.mpt, para esto seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador y de este la opción Calendario:


Hoja 16


10 Organizador - Calendario En el Organizador es importante destacar las distintas carpetas u opciones como Vistas, Campos, Calendarios y otros, y las dos “ventanas” donde es posible seleccionar archivos o

el global.mpt, queremos pasar nuestro calendario que está asignado al nuestra primera clase, seleccionar entonces la opción Calendario y en una de las dos ventanas el archivo clase1.adaptar.mpp y seleccionar Estándar (que es el nombre que da Project al calendario) y Copiarlo mediante el botón hacia el global.mpt. Project nos dirá que ya existe un calendario Estándar en el global y nos pregunta si deseamos reemplazarlo, aceptemos en el entendido que el calendario de nuestra clase1 está más completo que el calendario inicial de Project.

3. Programación. Luego de determinada la fecha de inicio del proyecto y la semana laboral y feriado corresponde el paso a la programación propiamente tal. Se detallaran aquí los pasos para generar una programación Gantt, en los siguientes capítulos se abordaran los pasos pasa general una programación en CPM. Nota: En estricto rigor la programación que genera Project es una CPM, pues calcula fechas más tempranas y más tardías para cada tarea, entonces estamos en presencia una CPM en representación Gantt y en una CPM en representación nodo actividad (Vista Diagrama de red). Para lo que sigue de nuestro manual, les recuerdo haber comentado que desde mi punto de vista la mejor manera de aprender y conocer un sistema (Project) es con la comparación real o generación real de un proyecto. Para este efecto consideraré un proyecto pequeño, un muro de albañilería, considerando también que los pasos son válidos y los mismos para una actividad como para 100, para un proyecto de 20 tareas como uno de 1000.


Hoja 17


Proyecto Muro de Albañilería.

Pilares 15x15 (TIP) Cadenas 20x15 240

300

300 20x15

20

50

50

Especificaciones Técnicas:

S/C 4 fe d 12 mm

1. Terreno no apto para usar como moldaje. 2. Hormigones Estructurales H-20, no estructurales H-15 3. Considere emplantillado para las fundaciones 4. Cadenas de 20x15 cm 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm 5. Pilares de 15x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm 6. Sobre Cimiento 20x15 4 fe 12 mm, estribo 6 mm cada 20 cm 7. Considere su criterio en datos faltantes (anote su criterio por favor)


Hoja 18


3.1.- Programación en Gantt Existen varias maneras de programar, mi intención, en este manual no es enseñar programación de obras, cada uno de Uds. puede tener o no experiencia al respecto y su manera de programar, incluso a mis alumnos no les puedo enseñar a “programar”, esto se adquiere con la experiencia, si les enseño técnicas de progr amación, y algunos “trucos”,

pero me permitiré algunas licencias en algunos puntos del desarrollo del proyecto, como por ejemplo: 1ro Siempre programar pensando que un buen sistema de programación es aquel que entrega la mayor cantidad de respuestas sin necesidad de más documentos que la sola programación. Las preguntas más importantes de la programación son: ¿Qué hacer?, ¿Dónde Hacerlo?, ¿Cuánto hacer?, ¿Cómo hacerlo?, ¿Cuándo hacerlo? Para responder a ¿Qué hacer? Considere siempre en el nombre de la tarea que estamos programando y que al programar indicamos “Operación”, considerar también en el nombre la respuesta a ¿Dónde Hacerlo?, por ejemplo es distinto indicar las siguientes maneras de denotar el nombre de una tarea: Nombre tarea: Moldaje El nombre de la tarea no nos indica si se está confeccionando o comprando o colocando o retirando el moldaje, ni el elemento o tipo de moldaje. Nombre tarea: Confección de Moldaje de Pilares En este caso nos indica claramente que estamos confeccionando el moldaje, nos responde a la pregunta: ¿Qué hacer?, Confección de Moldaje o la operación a realizar. La pregunta ¿Dónde hacerlo? Se responde con el elemento es decir 



“Pilares”

La pregunta ¿Cuánto hacer?, se responde con la cantidad a ejecutar, la cual podría ser incorporada en el nombre de la tarea, pero se perdería información en virtud de que debemos pensar que tanto la cantidad y unidad a ejecutar de la tarea son parte del presupuesto, y es importante considerar la posibilidad que nos da el Project de crear y personalizar campos. 2do Escribir en la tabla primero el camino critico (o camino principal), luego las actividades en paralelo y al final de la lista las confecciones, esto generará una malla Gantt más fácil de entender y realizar y mejorará la relación entre tareas en el entendido que todas las tareas dependen de una u otra manera del camino critico.


Hoja 19


11 Carta Gantt, Inicial sin Campos personalizados. Como comentaba anteriormente es necesario generar campos personalizados para mejorar la Gantt y responder a las preguntas, y poder utilizar estos campos en tablas futuras.

3.1.1.- Como crear y personalizar campos en Project. Microsoft Project nos da la posibilidad de personalizar campos y poder utilizarlos en nuestro proyecto y poder generar tablas particulares y adaptadas a nuestras necesidades. Para esto hay dos pasos a seguir: a) Insertar una columna en la tabla activa, utilizar un campo de los disponibles y luego personalizarlo, dando botón de la derecha en el nombre del campo y se leccionando la opción Personalizar campo. b) Personalizar el o los campos y luego insertar la columna con el campo ya personalizado, este procedimiento seguiremos en el manual. Para ambos casos siempre es conveniente diseñar la tabla manualmente con los campos que nos entrega Project y los campos que debemos personalizar. Este paso lo veremos más adelante cuando creemos nuestras propias tablas. Para personalizar un campo se deben seguir los siguientes pasos: Menú herramientas + personalizar + campos. Seleccionar el tipo de campo: Numero, texto, costo, etc. Seleccionar un campo y cambiar su nombre: Ejemplo, Unidad (Texto 1). Generar la fórmula, si el campo la considera.     

Para Project 2010 Menú Proyecto botón Campos personalizados. Para nuestro caso personalizaremos los campos Cantidad y Unidad, los cuales son Número y texto respectivamente.


Hoja 20


12 Pasos para Personalizar Campos El mismo procedimiento se debe seguir para personalizar el campo Unidad. El siguiente paso es insertar estos campos previamente personalizados en una tabla ya creada o generar una tabla nueva e ingresarlos en esta. Para esta primera parte del manual insertaremos los campos en la tabla activa de la carta Gantt (Entrada). Esto es haciendo botón de la derecha en el campo que queremos desplazar, consideremos entonces la siguiente tabla: No Tarea Cantidad Unidad Duración Id nombre

Número1

Texto1

Duración

campo

Campo personalizado Se deben insertar los campos personalizados Cantidad y Unidad y desplazar la Duración, Cuando el campo se ha personalizado se podrá ubicar tanto por su nombre original (número1) o por su nombre personalizado:


Hoja 21


13 Insertar el Campo personalizado Cantidad Proceder de la misma manera para ingresar el siguiente campo personalizado (columna), la tabla o vista de la Gantt debe quedar de la siguiente manera:

14 Carta Gantt con Columnas Cantidad y Unidad Obviamente en las columnas Cantidad y Unidad se ingresa la cubicación de cada tarea, estos valores podrán ser utilizados en tablas futuras, tanto como otros campos que hagan relación a estos. Recordemos que las columnas fueron ingresadas en la tabla activa de la carta Gantt, al respecto es importante tener presente lo siguiente: Project en su vista Gantt (o Gantt de seguimiento) distingue algunas áreas en particular, yo las he denotado como área 1, área 2 y área 3.


Hoja 22


15 Áreas de trabajo de la carta Gantt Project utiliza el área 1 para “ver” tablas, de esta manera esta área se controla con el menú Ver opción Tablas. El área 2 es la carta Gantt propiamente tal o lo correspondiente a la escala de tiempo y duraciones gráficas. El área 3, se despliega con el menú Ventana opción Dividir o botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla y opción Dividir. Esta área se utiliza, entre otras cosas, para asignar recursos a las tareas, situación que ya veremos más adelante. Para el Project 2010 el área 3 se despliega de las siguientes maneras: 1) menú Vista opción Detalles o 2) botón de la derecha en un espacio en blanco de la Gantt y seleccionar del menú Mostrar división.

Si consideramos que ingresamos las columnas en la tabla de Entrada podemos ver o modificar esta tabla en el Menú Ver opción Tablas, más tablas, luego botón es posible aquí cambiarle nombre, ingresar más campos (columnas).


Hoja 23


La creación de tablas nuevas se verá más adelante, donde craremos tablas de presupuesto Previsto, actual y real, también como tablas de control de costos y de tiempo, y tabla de estados de pago.

16 Pasos para Crear y/o Modificar una tabla.

3.1.2.- Dibujar la Carta Gantt- Vincular Tareas. Como regla general de programación primero se debe programar el camino crítico (camino principal) luego las actividades en paralelo y al final las confecciones. Al decir programar para este caso en particular no me refiero a que, por ejemplo las confecciones, deban realizarse al final sino en la tabla o en el listado de tares considerarlas al final, ya veremos más adelante con conveniente de esto. Para vincular las actividades se pueden seguir dos métodos: a) Grafico, seleccionando una actividad y arrastrando a la otra hasta que se seleccione la siguiente y se cree el vínculo. b) Se seleccionan las actividades por secuencia (por ejemplo: Trazado y excavación) y se presiona el botón “Vincular tareas”, para desvincular actividades se presiona el botón “Desvincular tareas”, o simplemente dando doble clic en la línea que une la actividad y presionando el botón Eliminar de la Ventana Dependencia entre tareas.


Hoja 24


17 Botones Vincular y Desvincular Tareas

18 Tipos de Enlace y Desfase entre Tareas. Para Project 2010 los botones de vincular tareas se encuentran en el menú Tarea, la manera de cambiar los tipos de enlace y desfase entre tareas se realiza de manera similar a Project 2003- 2007. No olviden que los programas de Windows son en base a objetos y por lo tanto los cambios de estos objetos se pueden logar con botón de la derecha o doble click sobre dicho objeto. Una vez que tengamos listas todas las Tareas de nuestro proyecto Muro de Albañilería, Figura 19. Se pueden realizar las dependencias entre actividades.


Hoja 25


19 Listado de Tareas del Proyecto Muro de Albañilería. Es bueno considerar algunos aspectos como subproyectos o tareas resumen, como por ejemplo Obra gruesa, Terminaciones y Confecciones. Figura 20. Insertar estas tareas posicionándose en la ubicación respectiva y mediante el Menu Insertar opción Nueva Tarea ingresar la Tarea Resumen como una tarea normal sin duraciones (Actividades 1, 20 y 24). (Figura 20) Para Project 2010 botón de la derecha sobre la actividad y seleccionar Insertar tarea.


Hoja 26


20 Tareas Resumen (Insertar Tarea) Si están haciendo el proyecto del muro de albañilería les sugiero guardarlo como “clase2Gantt.mpp”. Veamos ahora como dar dependencia de las tareas al subproyecto o tarea resumen, para esto seleccionar todas las actividades que pertenecen a Obra gruesa (sin seleccionar obra gruesa) y aplicar sangría, con el botón . Realizar la misma operación para las siguientes tareas y su dependecia con las Tareas Resumen. (ver figura 21) Los botones para aplicar sangría y anular sangría en Project 2010, están disponibles en el menú Tarea.


Hoja 27


21 Tareas Resumen y las tareas dependientes. Luego de esto terminemos de vincular las tareas de la manera gráfica o mediante selección y el botón Vincular tareas . Siguiendo con lo “bueno” de

programar o tener el camino crítico en primer lugar de la tabla es la selección y vinculación de este, para esto seleccionemos todo el camino crítico arrastrando desde Trazado Fundación hasta Retiro de moldajes s/c Pilares... luego presionando la tecla Control de su teclado cliclear en Estuco y Terminaciones, tal como se ve en la siguiente figura. Luego de esto presionar el botón Vincular tareas y tendremos todo el camino crítico unido. (ver Figura 22) De esta manera es fácil ver la dependencia de las tareas en paralelo o confecciones pues estas dependen del Camino Crítico.


Hoja 28


22 Camino Crítico del Proyecto Detengámonos a analizar las confecciones y el porqué fueron programadas al final (o las dejamos al final de la lista).

23 Procesos de Confecciones Noten que se crearon las confecciones de moldajes juntas al igual que las de enfierraduras, esto es debido que deben considerarse como procesos únicos, esto facilitará la vinculación y el entendimiento de la malla. Primero seleccionar todas las tareas del proceso de Moldajes y unirlas de la misma manera realizarlo para enfierraduras. (ver figura 24)

24 Unión de Procesos Moldajes y Enfierraduras Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 29


Las confecciones son tareas que tienen restricciones de inicio y de término, la restricción de inicio está dada, generalmente, por disponibilidad de recursos, o término de actividad precedente, la de término está dada, generalmente, por la colocación del elemento. Una programación también nos indica un buen uso y manejo de recursos, por ejemplo para nuestro proyecto, en la tarea Trazado Fundación podríamos haber considerado un Trazador, pero este recurso solo tendría esa tarea que realizar, de esta manera es más conveniente para esta considerar un Carpintero de 1ra y un jornal, entonces esta cuadrilla al terminar el Trazado pasa a la tarea Confección de Moldaje cimiento, esta es entonces la restricción de inicio de la confección, se debe unir desde Trazado Cimiento a conf. Moldaje cimiento. La restricción de término de esta tarea es la colocación del elemento, es decir colocación moldaje cimiento fundación. Recuerden unir en la dirección donde se ejecuta el proceso. Continuar con de la misma manera para las restantes tareas de confecciones. (ver Figura 25)

25 Gantt Proyecto Muro Albañilería En la figura 25 se muestra la Gantt terminada de acuerdo a la configuración inicial del Project, pero sin duda podemos y debemos mejorarla más, seguramente a ustedes les surgen algunas interrogantes, como: Si hemos tenido la precaución de crear primero el camino critico ¿porque no lo ha marcado de un color diferente? Por ejemplo si vemos la duración total de la Obra Gruesa son 6,89 días, la pregunta que nos hacemos aquí es ¿Cuánto dura el proyecto total?, y si estos 6,89 son días hábiles,


Hoja 30


¿cuánto dura nuestro proyecto en días corridos?, o ¿Cómo podemos ver los días correlativos del proyecto? Para solucionar la primera pregunta veamos como funciona el asistente para diagrama Gantt .

26 Asistente para Diagrama Gantt. Seleccionar aquí Ruta critica, o también es posible incorporar otros datos o seleccionar más opciones si optan por Diagrama de Gantt personalizado, de esta manera pueden personalizar aun más su carta Gantt. Les sugiero revisar estas opciones y ver el resultado obtenido si es de vuestro agrado o si les muestra la información que ustedes necesitan. Más adelante veremos que para los efectos del curso/manual usaremos la Gantt de seguimiento pues en esta podremos controlar y ver el avance del proyecto.

27 Carta Gantt con Ruta critica Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 31


Para ver el camino crítico en Project 2010 en menú Formato activar el casillero Tareas criticas.

Para la solución a las siguientes preguntas, es bueno recordar que Windows y sus programas trabajan en base a objetos, cada elemento y área de un programa de Windows es un objeto y como tal tiene propiedades e información. La respuesta a cuánto dura el proyecto total se puede obtener si activamos la casilla en la opción Opciones del Menú Herramientas. (ver Figura 1), si queremos aun mejorar más la carta Gantt activar de igual manera la casilla . Para las respuestas a las preguntas es bueno conocer o comentar lo siguiente: Los objetos muestran sus propiedades y se pueden cambiar dando doble click en este, su información con botón de la derecha, les sugiero investigar todo dando doble click y botón de la derecha a todos los objetos, pero eso si… sin abusar.

Pero bueno volvamos a las respuestas a las preguntas antes señaladas, para esto es bueno conocer que en el área de la Gantt, el sector donde están las fechas es un objeto y se llama Escala temporal y como tal tiene propiedades, den doble click sobre este y tendremos la ventana Escala temporal. (Figura 28)

28 Ventana Escala Temporal


Hoja 32


En la ventana Escala Temporal podemos controlar la forma en que se muestra las columnas de tiempo, cantidad de niveles que queremos mostrar, Project por defecto se inicia con dos niveles (Nivel intermedio y Nivel Inferior). Por ejemplo para nuestro proyecto por la duración de este basta considerar en el Nivel intermedio las Unidades como: Semanas, la etiqueta se refiere al formato del tiempo que queremos que se muestre, seleccionemos el Nivel inferior y las unidades como Días pero para responder a las preguntas es mejor revisar la Etiqueta de la Unidad seleccionada (Días), noten la gran variedad de etiquetas, seleccionen aquí 1,2,3,4 desde el comienzo, noten también que en la parte inferior de esta ventana nos muestra como queda nuestra escala temporal (carta Gantt) de acuerdo a la selecciones realizadas. Ver figura 29 con la forma de la carta Gantt de nuestro proyecto. En la opción Período no laborable es conveniente seleccionar .

29 Carta Gantt - Días Seguidos Nuestra Gantt está casi lista, bueno la verdad no creo que nunca esté totalmente lista, si cada vez nuestra obra cambia, la Gantt deberá cambiar con ella, pero por lo menos asumamos que en nuestra etapa de “dibujo”

planificación

o

de

está

“casi” lista. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 33


Es posible mejorar el aspecto de la Gantt cambiando la cuadricula, el estilo de la barra, dibujando líneas entre otras, para esto hacer botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla (Dije espacio en blanco no sobre una barra de tarea), con esto se tiene el siguiente menú desplegable: Esto es similar en Project 2010. Seleccionar en este Cuadricula y este por ejemplo para Filas de Gantt y Columna de nivel inferior seleccionar una línea punteada, ver el resultado final de nuestra Carta Gantt en la figura 30. Como siempre les sugiero investigar el resto de las opciones. Todas las opciones del menú anterior que se mostró haciendo botón de la derecha en un espacio en blanco de la carta Gantt también es el mismo menú Formato, entonces es posible obtener los pasos anteriores yendo directamente a este menú.

30 Vista Final de Carta Gantt

3.2.- Programación en CPM Recordemos que les comenté que en estricto rigor lo que Ms-Project hace es una CPM, y la representa mediante una Carta Gantt y una representación Nodo Actividad (para más detalles de estas metodologías de programación ver mis apuntes: Programación GanttCPM-PERT), lo anterior debido a que Project calcula siempre un camino crítico, y calcula siempre las cuatro fechas o tiempo de todo sistema CPM, entonces veremos ahora CPM en representación Nodo Actividad, que Ms-Project llama Diagrama de Red. Una de las ventajas de Ms-Project, y lo es también en los sistemas computacionales, que nos facilita la labor y disminuye el tiempo de dedicación, de esta manera Project nos “da” la vista CPM en nodo actividad al realizar la Gantt, pero, la manera de crear esta vista Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 34


si estamos usando Project tal como viene preconfigurado, en mi opinión no es muy amigable ni nos entrega una información fácil de entender, es más me atrevería a decir que “asusta” a muchos planificadores. Para comprobar estoy y que Ustedes se tomen su propia

impresión y evaluación de esta vista inicial esto tomemos el archivo que habíamos guardado anteriormente (clase2-gantt.mpp) y selecciones la vista Diagrama de Red, muévanse en la vista y miren con detenimiento toda la malla. (Ver Figura 31). Pero, no todo es así tan “caótico”;y me refiero específicamente a mi opinión, y al vista inicial del

diagrama de Red, Ms-Project nos entrega varias maneras de mejorar o adaptar esta vista a nuestros requerimientos y que nos entregue toda la información que requerimos.

31 Vista Diagrama de Red del proyecto Hay dos maneras de seguir este manual/curso a) Enseñarles como se puede cambiar la vista diagrama de red directamente del proyecto ya creado en vista Gantt y b) Crear un proyecto nuevo en Vista Diagrama de red, cambiar la plantilla de la tarea, y luego pasar esta vista al proyecto anterior, esta segunda opción más larga, desde el punto de vista académico es mejor porque aprenderán más pasos. Entonces empecemos esta parte creando un archivo nuevo y llamémosle: clase3cpm.mpp, trabajaremos en la vista Diagrama de Red

3.2.1. Dibujar la Malla en Diagrama de Red Para dibujar una tarea en la hoja o vista diagrama de red simplemente arrastre el mouse creando un rectángulo, creemos la primera Actividad Trazado Fundación:

La Tarea tal como se ve no nos muestra mucha información considerando nuestra área, la construcción, y considerando lo dicho ya que una buena planificación debe responder la mayoría de la preguntas sin necesidad de más documentos, como por ejemplo la cantidad de obra, entre otras cosas. Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 35


Ahora si recordamos las fechas o tiempos considerados en una Tarea de CPM para una representación típica se tiene: CE

Duración Nombre Actividad (Operación Elemento) Holgura

CL

TE

TL

Donde:

CE= Comienzo más temprano TE= Término más Temprano CL= Comienzo más tardío TL= Término más tardío De acuerdo a la figura anterior diseñemos una Plantilla para nuestra tarea en Project que nos muestre toda la información requerida. Nombre Tarea Nombre Tarea CE

TE

Cantidad

Unidad

CL

TL

CE

TE

Holgura

Duración

Holgura

Duración

Posibilidad 1

Posibilidad 2

De las dos posibilidades diseñadas elegiré la segunda para recordar como se personalizan los campos, considerando que Cantidad y Unidad son campos personalizados. De igual manera, la idea siempre será tener varias plantillas de tareas creadas y poder cambiar la malla en cualquier momento.

3.2.2. Como crear una nueva plantilla para las tareas. Los pasos a seguir para configurar y crear una plantilla personalizada para las tareas son los siguientes: Menú Formato opción Estilos de Cuadro, o botón de la derecha en un espacio en blanco de la malla, por favor ESPACIO EN BLANCO no es una actividad, esto lo repito pues siempre me pasa con mis alumnos que igual hacen botón de la derecha sobre la tarea y esto solo cambiará la tarea en particular y las siguientes serán creadas tal como estaba antes.


Hoja 36


32 Ventana Estilos de Cuadro Fijémonos aquí que las Tareas críticas y Tareas no críticas están creadas con la plantilla Estándar, que es la que trae prefijada el Ms-Project, veamos el procedimiento para crear nuestra plantilla, para esto presionen el botón: y en la ventana y Plantilla de datos, seleccionando la plantilla Estándar presionemos el botón en la ventana Definición de Datos presionar el botón , tenemos todo el proceso y ventanas en la figura 33.

33 Ventanas para Crear Plantilla de Tareas Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 37


Para este caso es más conveniente empezar desde la última ventana Diseño de Celdas, esta controla el tamaño (noten que Ms-Project inicia la plantilla Estándar en 180%), y la cantidad de celdas por cada plantilla (máximo 4 columnas y 4 filas). El diseño inicial elegido (posibilidad 2), considera 4 filas y 2 columnas, y considera para la primera celda el nombre de la tarea y que este nombre ocupe ambas celdas lo que se logra con la opción , para el tamaño de esta plantilla sugiero un 70 a 75%, luego de esto presionen en botón Aceptar con lo que tendremos la figura 34.

34 Ventana Definición de plantilla de datos En esta ventana primero cambiemos el nombre nombremos nuestra plantilla como Plantilla1-CPM y personalicemos nuestra plantilla de acuerdo a los campos que necesitamos, para esto es necesario conocer el nombre que da Project a los campos antes vistos: Nombre CPM E =Comienzo más temprano E =Término más temprano L =Comienzo más tardío L = Término más tardío olgura uración

Nombre Ms-Project Comienzo Fin Límite de comienzo Límite de finalización Demora permisible Duración

En el área de campos, seleccionar los campos de acuerdo al diseño previo, recordemos que para la Cantidad y Unidad debemos usar los campos número1 y texto1 respectivamente, los cuales pueden ser personalizados antes o posteriormente a la asignación en la plantilla. Cada vez que se ingrese el campo en la celda respectiva, cambiar el titulo o nombre de este por el que queremos que se despliegue en la malla, para esto escribir en la casilla Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 38


correspondiente a la etiqueta, por ejemplo para el campo Comienzo se ha cambiado la etiqueta a CE: , para los campos número1 y texto1 se han dejado en blanco para que solo se vean los valores de estos . Ver figura 35 con la Plantilla de Tarea denominada Plantilla1-CPM.

35 Definición de plantilla CPM personalizada Lugo de verificados los cambios presionar Aceptar y se tendrá la Ventana Plantilla de datos, en esta podemos crear una nueva, copiar alguna existente, por ejemplo tomar esta ya creada y copiarla, para cambiar algunos de los campos por campos de costos, entre otras posibilidades, les sugiero crear varias plantillas de tareas para distinta información.

36 Ventana Plantilla de Datos con Plantilla1-CPM En esta ventana, como ya hemos creado nuestra plantilla, y ya verificamos los datos de esta presionar el botón Cerrar, y volveremos a la primera ventana Estilos de Cuadro, Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 39


noten que aquí podemos definir los distintos estilos para las distintas tareas de la malla, por ejemplo Tareas críticas, Tareas no críticas, resumen, hitos, etc., nos interesan dos por el momento para las Tareas críticas y las Tareas no críticas en el menú desplegable Plantilla de datos nuestra recién creada Plantilla1-CPM. (Ver figura 37)

37 Selección de Plantilla personalizada para los cuadros de tareas. Si presionamos el botón aceptar se podrá ver que la Tarea creada inicialmente con la configuración inicial de Project fue reemplazada por la plantilla creada por nosotros. Ingresemos directamente los datos como la cantidad, unidad, y duración, no olviden para la duración si queremos ingresar la letra de la duración seguida de la cantidad por ejemplo para horas ingresar la letra “h”, “m” para minutos, “d” para días, “s” para semanas y “ms” para mes.

Dibujemos 2 ó 3 tareas más teniendo en cuenta lo siguiente, que si arrastramos desde Trazado Fundación (no arrastrar desde el borde, es mejor iniciar desde del centro de Trazado) hacia la derecha se creará una tarea unida a la anterior y si dibujamos la tarea al lado Project la moverá al inicio de la Hoja de trabajo, esto debido a que Project realiza un cuadriculado de acuerdo a las fechas de inicio de las actividades y las ubica en el inicio, es posible luego de esto unirlas manualmente, de manera gráfica arrastrando de una actividad a la otra o seleccionando ambas y presionando el botón Vincular tareas. (Ver figuras 38 y 39).


Hoja 40


38 Unión de tareas en Diagrama de red

39 Tareas unidas, vínculo recto

3.2.3. Como mejorar la vista Diagrama de red Hemos mejorado el cuadro de las tareas, pero aun siguen uniéndose con las líneas rectas y aun no es posible moverlas manualmente o a algún lugar que queramos sin que MsProject las ubique de acuerdo su esquema, para cambiar esto del Menú Formato seleccionar la opción Diseño. (Ver figura 40) En Project 2010 es similar seleccionar menú Formato y seleccionar el botón Diseño.


Hoja 41


40 Ventana Diseño En

esta

ventana

seleccionar en Modo de Diseño la opción que nos permitirá mover manualmente los cuadros en la

posición que queramos, y seleccionar en Estilo de líneas de vínculo , esto nos dibujará líneas directas entre actividades que para las mallas CPM en nodo actividad es más claro de distinguir las dependencias entre tareas. (ver figura 41)

41 Malla CPM Nodo actividad Con todo lo anteriormente aprendido ya podríamos seguir dibujando la malla CPM en representación Nodo Actividad de nuestro proyecto Muro de Albañilería, pero si ya lo habíamos creado en vista Gantt, para que volver a hacerlo, aprendamos entonces a pasar esta vista y todo este trabajo al archivo anterior, para esto guardemos este trabajo como clase3-CPM.mpp. Tenemos entonces dos archivos clase2-gantt en el cual el proyecto fue creado para una vista Gantt pero que su vista Diagrama de Red (CPM Nodo actividad) está con algunos problemas o falencias, y tenemos el archivo clase3-CPM que tiene una vista Diagrama de Red personalizada y de acuerdo a nuestros requerimientos, la idea es pasar la vista de la Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 42


clase3 a la clase2, para esto utilizaremos el Organizador, cargar ambos archivos en memoria y luego seleccionar del menú Herramientas la opción Organizador. En Project 2010 presionar el comando Alt +H+O, o menú Archivo+ Información+ Organizador. En esta ventana seleccionar la opción Vistas y en las ventanas para vistas disponibles seleccionar en una de ellas la clase2.gantt y en la otra la clase3-CPM, tal como se muestra en la figura 42, copiar desde la clase3 la vista Diagrama de Red a la clase2 mediante el botón , verificar que se tenga seleccionado el Diagrama de red y que sea en la dirección correcta (clase3 a clase2), nos saldrá un mensaje de que ya existe un diagrama de red en la clase2, aceptemos para que sea reemplazado por la vista de la clase3. Luego de esto cerrar el organizador y verificar en la vista Diagrama de Red el resultado (ver figura 43)

42 Organizador: Copiar vista de Clase3 a Clase2 Nota1: La vista que se desea reemplazar no debe estar activa o en pantalla, esto es como queremos reemplazar la vista Diagrama de red de la clase2, esta no puede estar activa en este archivo, para evitar este problema activen cualquier otra vista, por ejemplo Diagrama de Gantt. Nota2: Si la vista Diagrama de Red no está del todo “ordenada” utilizar menú Formato Diseñar ahora y la malla se redibujará. Luego de esto es posible mover algunas actividades de manera manual para ubicarlas en la posición que deseen, para esto utilizar el zoom + o zoom para aumentar o disminuir la vista. Por ejemplo si queremos dejar el camino crítico al medio y ambos procesos de confecciones en ambos lados, es mejor disminuir la vista al mínimo y seleccionar todas las tareas, de manera manual intentando hace un rectángulo que las seleccione todas. (Ms-Project no tiene un comando como seleccionar todo, tan útil en otras aplicaciones, espero que lo pongan alguna vez). Luego de seleccionar todas las tareas seleccionar una (del borde, esto no deselecciona las tareas) y sin solar el botón del mouse arrastrar la malla al centro de la hoja, luego mover cada proceso a la ubicación indicada. (Ver figura 43). Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 43


43 Vista Diagrama de red

44 Diagrama de Red ordenado Si ponen un poco de atención notaran que los cuadros de las Tareas resumen aun están más grandes que las tareas críticas y no criticas, esto es fácil de solucionar, pues basta con disminuir el tamaño en menú Formato opción Estilos de cuadro, y seleccionar en el listado Configuración de estilos para: Resumen del proyecto y luego el botón Modificar, y luego el botón y en la siguiente ventana el botón y aquí cambiar el tamaño por ejemplo a 70%, con esto se cambia el tamaño de las tareas resumen. Si tienen una impresora de formato pequeño es bueno tratar de hacer coincidir los cuadros de las tareas en las hojas (líneas punteadas) para evitar y facilitar el trabajo al unir las hojas. Para terminar esta parte es conveniente guardar este trabajo como clase3-GanttCPM así recordaremos que nuestro proyecto está bien en la vista Diagrama de Gantt y en la Vista Diagrama de Red, el siguiente paso a seguir en nuestro proyecto es realizar un análisis de costos de cada tarea.


Hoja 44

MANUAL MS-PROJECT 2003-2007-2010 Es importante destacar que hemos “copiado” la vista “Diagrama de red” solo entre

archivos, si se crea un archivo nuevo, este tendrá aun la vista Estándar, entonces si queremos que siempre el diagrama de red sea dibujado con nuestra plantilla se debe copiar esta en el Global.mpt así cuando creemos una tarea esta será creada con la plantilla personalizada.

3.3.- Programación PERT En Ms-Project 2010 no es posible realizar programación PERT versión 2010, no es mi culpa, ya saben de quien 



lo siento si tienes la

A diferencia de CPM que es determinístico (no considera probabilidades ni eventos inciertos), PERT es probabilístico y considera eventos inciertos o factores que afectan el rendimiento es decir hacen una variabilidad en la duración de la actividad y de la obra. Algunos autores consideran que PERT no es probabilístico pues el cálculo final es igual a una CPM, no es intención de este manual ni mía (ahora) polemizar respecto a esto, pero a mis alumnos les muestro que PERT si es probabilístico, la idea de ahora es mostrar como Ms-Project 2003 realiza programación PERT. Para aprender a realizar PERT consideremos el mismo proyecto del muro de albañilería pero que ahora aprenderemos como ingresar la variabilidad de este proyecto mediante la incorporación de duraciones optimistas, medias, y pesimistas y recordemos la fórmula que utiliza PERT para el cálculo de la duración esperada o estadística. de 

do  4dm  dp 6

La estimación de las duraciones optimistas, medias, y pesimistas tiene en si todo un estudio que tampoco es parte de este manual, pero se deben considerar algunas actividades probabilísticas, es decir que tienen variabilidad, y que esta variabilidad se debe a factores que influyen en su rendimiento como Clima, calidad de la mano de obra, calidad de los materiales, etc.

3.3.1. Pasos para Programar en PERT Para realizar una programación PERT en Project se deben seguir los siguientes pasos: 1) Verificar y/o activar la barra de herramientas PERT, esto en Menú Ver – Barra de Herramientas y verificar que esté la opción Análisis PERT con un tick y si no esta activarla, con lo que pondrá esta barra en el área de barra de herramientas.


Hoja 45


45 Barra Herramienta Análisis PERT 2) Antes de este paso guardar el archivo como Clase1-PERT, considerando que haremos algunos cambios en el archivo original y que este lo seguiremos ocupando luego cuando hagamos Análisis de Costos en las Actividades. Se deben ingresar las 3 duraciones a las actividades probabilísticas (para este ejemplo solo consideraremos 5 actividades), se ingresaran duraciones estimadas optimistas, medias y pesimistas para cada actividad, para esto no se han considerado ni criterios estadísticos ni tablas estadísticas en esta estimación, de acuerdo a lo dicho anteriormente que esto es materia de otro estudio no de este manual. El ingreso de estas duraciones se puede realizar de dos maneras: a. Ingresar las 3 duraciones independiente para cada actividad probabilística mediante Formulario de Entrada PERT b. Y/o Ingresar para todas las actividades mediante la Hoja de Entradas PERT, esta opción es mejor pues se tienen todas las actividades y considerando que en PERT se deben ingresar de igual manera las duraciones para las actividades determinísticas.

46 Entrada de Duraciones


Hoja 46


47 Hoja de Entradas PERT En la hoja de Entradas PERT he ingresado primero las actividades probabilísticas (pudiendo ingresar todas a la vez), no olvidar que las duraciones deben ser ingresadas correctamente, pues la hoja de entradas asume inicialmente días, si la duración es horas ingresar h para denotar esto. También Ms-Project pone de titulo “Dur. Esperada” en la columna de la duración media, lo cual es un error pues se debe ingresar aquí la duración media o esperada, el titulo es fácil de corregir y ya hemos visto como se hace. Ms-Project también comete un Error en el Formulario de Entrada PERT.


Hoja 47


48 Formulario de Entrada PERT Para cambiar esto se deben seguir los siguientes pasos: Menú Herramientas - Personalizar- Formularios y seleccionar Entrada PERT y luego el botón Modificar.

49 Modificar el Formulario de Entrada PERT Luego de presionar el botón Modificar, en la siguiente vista dar doble click a la palabra Esperada y en la siguiente ventana cambiar la palabra Esperada por Media, y presionar el botón Aceptar, después de esto guardar la modificación en el menú Archivo- Guardar, luego seleccionar Archivo y Salir. Verificar que se hayan realizado los cambios.


Hoja 48


Luego de ingresadas las duraciones probabilísticas ingresemos las de las actividades determinísticas, para esto como ya se tiene calculadas se debe repetir la misma duración en optimista, media y pesimista, esto se entiende como que la duración no varia pero es importante realizarlo pues Ms-Project realizará los cálculos de las nuevas duraciones (esperadas) de acuerdo a la fórmula visto anteriormente.

50 Ingreso de Duraciones a Activ. Determinísticas Noten aquí la columna Duración que tiene las mismas duraciones de la CPM, recuerden que usamos el mismo archivo, y aun no hemos calculado. Al presionar el botón calcular PERT se recalculará la duración de acuerdo a las duraciones optimistas, medias y pesimistas y de acuerdo a la fórmula de duración esperada. Es bueno también para evitar confusiones cambiar el titulo de la Columna Duración por Dur. Esperada (por ejemplo). En la figura 51 se muestra la tabla con las duraciones esperadas calculadas (Columna en azul). Preparado por: Antonio Molina C., Constructor Civil. Magister en Ingeniería Industrial UBB

Hoja 49


51 Duraciones Esperadas calculadas. Noten que la duración total del proyecto ha cambiado respecto al programa en CPM, si bien es cierto es poca la variación esto se debe a que el proyecto es pequeño y solo hemos ingresado datos probabilísticos a 5 actividades, pero la función principal de esto es que aprendan a usar la metodología PERT en Ms-Project.


Hoja 50


3.3.2. Análisis de las Mallas Optimistas y Pesimistas Veamos ahora la malla y las distintas GANTT que realiza esta metodología. El diagrama de Red ahora se ha calculado con la duración esperada, pero también Project presenta otras herramientas como la Gantt Optimista, Gantt esperada (qué realmente es la media), y Gantt pesimista.

52 Botones para las Gantt optimista, media y pesimista

Ms-Project construye la Gantt optimista en base a que ocurran todas las duraciones optimistas, el mismo criterio usa para la Gantt media y la pesimista, obviamente estas situaciones son muy difícil de que ocurran pero muestran los tiempos extremos para el proyecto, por ejemplo para el muro de albañilería se tienen las siguientes fechas de término: Fin optimista: jue 21-8-2008 Fin medio: lun 25-8-2008 Fin pesimista: mié 27-8-2008 Fin esperado: lun 25-8-2008 (Para una probabilidad de 50%), la media y la esperada es la misma por la poca variabilidad que introducimos en las actividades y lo pequeño del proyecto.

3.3.3. Cambio de pesos en la fórmula de duración esperada. Como decía anteriormente el optimista y pesimista es el extremo, y el esperado para el 50% de probabilidades, pero si queremos que esta duración sea más pesimista u optimista simplemente cambiamos los pesos de la fórmula que utiliza Ms-Project, para esto presionar el botón Establecer pesos PERT en la ventana que se despliega (figura 53), se pueden cambiar los pesos para la duraciones de la fórmula para la duración esperada (la sumatoria de estos pesos debe ser 6), en la tabal inicialmente el peso para lo optimista es igual al pesimista (1), si queremos que el resultado final de la duración esperar sea más optimista se puede cambiar el peso de la duración optimista a 2, la media (que al igual Ms-Project está errado y dice esperado) a 3 y la Pesimista en 1, si cambiamos estos valores y volvemos a calcular el valor final de la de tenderá a ser más optimista.


Hoja 51

Manual Microsoft Project 2003-2007-2010 Manual Aplicado a La Construccion

Recommend Documents