Mercado: Pastas Dentales
La Simulación de Gestión de Empresas – SIGEM, ha sido diseñado y elaborado por el Sr. Yerko Bonacic Vargas
REPRODUCCIÓN PROHIBIDA Está prohibida su reproducción total o parcial, sin la autorización del autor. Derechos Reservados, inscritos en el Registro de Propiedad Intelectual.
VERSION 4 EDICIÓN 2015
INDICE INTRODUCCION
Pág. 1
CAPITULO 1 - INSTRUCCIONES DE OPERACION 1. Estructura del Modelo SIGEM
4
2. Características Geográficas y Económicas
5
3. Mercado de Capitales y Bursátil 3.1 El Banco los Andes 3.2 Superávit o déficit de caja-banco 3.3 Inversiones en depósitos a plazo 3.4 Inversiones en acciones
6 6 7 8 8
4. Aspectos Legales 4.1 Legislación Aplicable 4.2 Tipos de Sociedades 4.3 Nombre de fantasía 4.4 Legislación Tributaria 4.4.1 Impuesto a la Renta 4.4.2 Impuesto a las Ventas 4.4.3 Depreciaciones 4.5 Registro de Marcas Comerciales 4.6 Legislación Laboral 4.7 Moneda Legal 4.8 Presentación de Estados Finales 4.9 Presentación de Demandas 4.10 Situaciones en caso de Quiebras o Liquidaciones de empresas
9 9 9 9 9 10 10 10 10 11 12 12 13 13
5. Inflación
14
6
Organigrama de las Empresas
14
7. Infraestructura de de la Empresa 7.1 Casa Matriz 7.2 Oficina de Ventas 7.3 Edificio de Operaciones
15 15 15 15
8
Sistema de Producción
16
9
Plantas Industriales 9.1 Planta Americana 9.2 Planta Japonesa 9.3Capacidad Máxima de Producción de las Plantas
16 16 16 17
10 El Producto y sus Características
18
11 Materias Primas y Rendimientos 11.1 Mezcla de Ingredientes Químicos 11.2 Pomo y Tapa 11.3 Envase y Empaque
19 19 19 19
12 Abastecimiento de Materias Primas
19
13 Compra de Productos Terminados a las empresas de la competencia
20
14 Control de costos variables de producción e inventarios
20
15 Ejecutivos y Trabajadores de la Empresa
21
16 El Mercado de Pastas Dentales
23
17 Canales de Distribución
24
18 Fuerza de Ventas
26
19 Política de Precios
27
20 Condiciones de Crédito
27
21 Publicidad
28
22 Medios Publicitarios 22.1 Televisión 22.2 Revistas
28 28 28
23 Eventos Especiales Comerciales, Recursos Humanos y de Producción 23.1 Antecedentes generales 23.2 Cotizaciones de eventos especiales 23.3 Líderes de opinión, conciertos, derechos de imagen 23.4 Información al mercado y la competencia
29 29 30 31 32
24 Estudios de Mercado 24.1 Estudios Exploratorios 24.2 Estudios Descriptivos
33 33 37
25 Estructura de Costos 25.1 Costos de Administración 25.2 Costos de Producción 25.3 Costos de Almacenaje de Productos Terminados 25.4 Costos de Ventas
45 45 45 46 46
26 Tablas de Inversiones, Tarifas y Costos 26.1 Inversiones en Activos Fijos 26.2 Costos Fijos Generales de cada función de la empresa 26.3 Costos Fijos de producción adicionales por plantas industriales 26.4 Tarifas de Medios Publicitarios Sigem 26.5 Tarifas de Estudios de Mercado 26.6 Costos Variables 26.7 Recargo por Producción de Nuevos Productos 26.8 Ejemplo de Cálculo de los Costos Variables de Producción 26.9 Nuevos proyectos 26.10 Modificación de la Estructura de Costos 26.11 Otros Costos, Multas y Sanciones
47 47 48 48 49 49 50 51 51 53 54 54
27 Formas de Pago 27.1 Pagos de Pasivos Automáticos 27.2 Pagos determinados por la Empresa 27.3 Ingresos del período
55 55 55 56
28 SIGEM News
57
29 Internet
58
30 Correo Electrónico
58
31 Claves
59
32 Sistema Computacional SIGEM
59
33 Videos explicativos de la Web y Sistema computacional Sigem
59
34 Aspectos No Considerados en el Manual
60
CAPITULO 2 - ANTECEDENTES PARA INFORMAR DECISIONES 1 Forma de Operar
61
2 Formulación Estratégica
61
3 Entrega del Archivo P, Proyectos Estratégico
62
4 Decisiones del Período 0 4.1 Inicio con Inversiones Iniciales pre-definidas 4.2 Inicio sin Inversiones Iniciales pre-definidas
62 62 63
5 Decisiones del período 1 y siguientes
64
6 Desviaciones entre la Proyección vs. Real en cada período
64
7 Resultado de las Decisiones en cada período 7.1 Resultados provisorios 7.2 Resultados definitivos del período
67 67 71
8 Informes Económicos - Financieros
72
9 Información a enviar por Internet en cada período de decisiones 9.1 Archivo Decisiones E00xxxxx-Pn.rar 9.2 Archivo Productos 9.3 Archivo Afiches 9.4 Archivo de Contrato de Trabajo 9.5 Informe Ejecutivo 9.6 Archivo Confidencial 9.7 Archivo Actas de Reuniones 9.7 Archivo Control CVP- Inventarios de Productos Terminados
73 73 75 76 78 78 79 80 80
CAPITULO 3 - INTERNET, SITIO WEB-SIGEM 1 Sitio Web-SIGEM
81
2 Entrar
82
3 Accesos a Mercados 3.1 Programas Utilitarios
84 85
3.2 Observación para Instalar el Winrar 3.3 Cómo solucionar el problema de la pantalla en Internet 3.4 Antecedentes Generales 3.5 Antecedentes del Mercado 3.6 Enviar Información 3.7 Recibir Información 3.8 Estudios de Mercado 3.9 Datos de la Empresa 3.10 Decisiones de la Empresa 3.10.1 Cotización de Acciones 3.10.2 Orden de Compra de Acciones 3.10.3 Orden de Venta de Acciones
85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 97
CAPITULO 4 - ASPECTOS RELEVANTES DEL SISTEMA COMPUTACIONAL SIGEM 1 Introducción
100
2 Componentes del Sistema 2.1 Control de Acceso al Sistema 2.2 Menú Principal 2.3 Sub Menus
100 100 100 102
ANEXO 1 – FORMULARIOS DEL SISTEMA - SIGEM 1
Informe Ejecutivo Resumen Inversiones en Eventos Especiales Estrategia de la empresa Gerencial Comercial Gerencia Producción Gerencia Recursos Humanos Gerencia Finanzas
104 105 109 110 113 116 118
2 3 4 5 6
Archivo de Productos Archivo de Afiches Archivo Confidencial Archivo Actas de Reuniones Control CVP – Inventarios Productos Terminados Decisiones proyectadas Costos variables proyectados del período Resultados reales, según escenario 99 Ejemplo del CVP e Inventario Anexo Resumen Estratégico Contrato de Trabajo Solicitud de Crédito Contrato de Línea de Crédito para Sobregiros en Cuenta Corriente Pagaré Crédito de Corto Plazo Pagaré Crédito de Largo Plazo Contrato Líder de Opinión Contrato CompraVenta Nuevos Proyectos Otros Formularios
119 121 121 122 125 126 127 128 132 136 147 149 150 150 150 150 150 150 151
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
ANEXO 2 – PROMOCIONES 3x2 o 2x1 ANEXO 3- ADQUISICIONES DE EMPRESAS
152 153
ANEXO 4 – TEMAS DE RESPONSABILIDAD DE CADA GERENCIA ANEXO 5 – CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DE SOFTWARE SIGEM ANEXO 6 – PREGUNTAS FRECUENTES
158 161 162
1
INTRODUCCION BIENVENIDOS a la Simulación de Gestión de Empresas – “SIGEM”. El ambiente que se genera es en un país virtual llamado Atlántida, y que se compite en un mercado directamente con las demás empresas que se participan en la simulación. Realmente es un desafío interesante, atractivo y entretenido, ya que Uds tomarán decisiones como ejecutivos de la empresa que formarán, serán responsables del proyecto estratégico definido y su gestión, podrán proyectar sus estados financieros, manejarán las diferentes áreas de la empresa, podrán solicitar estudios de mercado, crear todas sus campañas publicitarias y promocionales, desarrollar proyectos de diversa índole, análisis los competidores, etc. Esta metodología consiste en una serie de relaciones que intentan simular el comportamiento de un mercado a través de empresas que se establecen para competir entre sí, y en la cual los ejecutivos de estas empresas que se conformarán, son los que realizarán las actividades más relevantes del proceso. Los modelos de simulación de empresas, tienen la particularidad de integrar al estudiante en el mundo de los negocios, en forma muy dinámica, puesto que se sienten comprometidos con los resultados obtenidos por sus propias decisiones, los aciertos o errores estratégicos aprovechados por sus competidores, la dificultad del trabajo en equipo, las dificultades de la toma de decisiones en condiciones de incertidumbre o riesgo, la intuición para prevenir oportunidades o amenazas del medio, etc. Es importante tener en cuenta que, a diferencia de otros modelos de simulación, este modelo SIGEM no tiene definidos óptimos computacionales, de tal forma que el éxitos de las estrategias competitivas de la empresa dependerán del comportamiento de todas las empresas de la industria, porque las decisiones de cada una de ellas, afectarán directamente los resultados de las empresas involucradas. No se compite contra un computador o un óptimo previamente definido por el Director de la simulación, sino que se compite contra las demás empresas de la industria. La experiencia de la toma de decisiones debe ser un elemento fundamental en la formación de ejecutivos, lo cual se logra plenamente en estos modelos, puesto que se produce la negociación de intereses, compromiso con los resultados, asignación de responsabilidades específicas, trabajo en equipo, etc. Además se pretende desarrollar competencias genéricas universales para mandos medios y mandos altos, que implique un significativo desarrollo personal y profesional. El modelo simula el comportamiento de un mercado altamente competitivo, donde la empresa debería tomar decisiones estratégicas y tácticas para lograr los objetivos deseados. El mundo de los negocios en la actualidad es demasiado dinámico, por lo cual, se requiere de profesionales preparados para enfrentar los desafíos que implica sobrevivir en condiciones de incertidumbre, riesgo, alta competencia, medios turbulentos, etc., para lo cual deberá desarrollar su estrategia que le permita tener éxito en sus resultados Las principales Universidades de Estados Unidos, Canadá y Europa utilizan la metodología de Simulación de Empresas, Juegos de Negocios o Juegos de Empresas, como complemento de otras alternativas metodológicas en el proceso de enseñanza-aprendizaje, como las clases expositivas, trabajos de investigación, casos, rol playing, etc., para la capacitación de sus participantes, tanto en los programas de pre o post-grado. Las empresas están formadas por los participantes del proceso, que constituyen un equipo de ejecutivos, que en definitiva les significa administrar la compañía, aplicando la teoría, experiencia e intuición, en temas tales como estrategia competitiva, marketing estratégico, política y estrategia financiera, problemas personales de decisiones en grupo, interrelaciones funcionales, competencia, medio cambiante, etc.
2
La estrategia ha desarrollar implica definir objetivos, metas, procedimientos, políticas, deseos, etc., en forma expresa y de la manera más clara posible, de tal forma que se pueda establecer lo que la organización es en la actualidad y lo que se desea que ella sea en el futuro. Las empresas deberán desarrollar un período de gestión de su propio proyecto durante 6 a 8 períodos, en los cuales se les someterá fundamentalmente a un proceso de toma de decisiones, evaluación de los resultados, y nuevas proposiciones estratégicas. El producto que se vende en el mercado es "pastas dentales", en un territorio predefinido del país llamado “Atlántida”, en cuyo ambiente ahora Uds. son sus habitantes virtuales. Es necesario tener en cuenta que el escenario en el que se aplica la Simulación de Gestión de Empresas, es una “realidad virtual”, con su propio desarrollo económico, político y social, y cuya finalidad depende de los objetivos de tipo académicos. El control de la simulación la realiza el Director del SIGEM, quien tiene a su cargo la responsabilidad de administrar todo el proceso. Como una orientación general, se señalan algunos de los objetivos que se pueden lograr cuando se utiliza la Simulación de Gestión de Empresas como instrumento docente. Los participantes al término del programa deben ser capaces de:
Aplicar una estrategia competitiva en un negocio específico Analizar los conocimientos, modelos y herramientas adquiridos en el programa y la experiencias en la administración estratégica de una empresa Analizar sus propias competencias personales, en el desarrollo de un cargo ejecutivo, tales como el trabajo en equipo, toma de decisiones, flexibilidad, exposición oral y escrita, soportar la presión de ambiente inciertos y competitivos, adaptabilidad, responsabilidad, respeto por las ideas de los demás, capacidad de análisis, tenacidad, tolerancia, etc. Evaluar los resultados de la gestión del negocio, desde el punto de vista estratégico y táctico. Comprender la importancia de la interdependencia de las funciones de la empresa, con profundización en lo relacionado con comercialización y finanzas, y en menor grado producción y personal. Analizar la toma de decisiones desde el punto de vista gerencial en condiciones altamente competitivas, de riesgo e incertidumbre Analizar los efectos de las decisiones de la competencia en el proyecto de la empresa Evaluar la importancia del concepto riesgo, incertidumbre, competencia, amenazas, oportunidades, fortalezas, debilidades, etc., en las decisiones de la empresa. Aplicar los medios computacionales para la simulación para el análisis de las decisiones, sus resultados y transmisión de información vía Internet o correos electrónicos Evaluar los conceptos de responsabilidad, disciplina y compromiso, como ejecutivos y profesionales, frente a los demás integrantes del equipo, los directores y objetivos de la empresa
Lo importante en el proceso de desarrollo del SIGEM no es solamente el resultado final expresado en utilidades o rentabilidades, sino que mucho más relevante es la coherencia, consistencia y fundamentación de las estrategias y decisiones tomadas durante la gestión del proyecto. En los capítulos 1 y 2, se especifican las condiciones en las cuales se debe desarrollar el SIGEM, las normas que lo regulan, las especificaciones en cuanto a las decisiones que se deben tomar en cada período, los costos que afectan a la empresa, los aspectos contables y computacionales insertos en los programas, y otros elementos que se consideran importantes para que la simulación pueda cumplir con los objetivos propuestos. Se incluye en el capítulo 3, los aspectos relacionados con Internet, ya que es un elemento importante del proceso, y que permite obtener la información y archivos necesarios para la gestión en el proceso competitivo.
3
Finalmente, en el capítulo 4, se incluyen los aspectos generales y más relevantes del Sistema Computacional SIGEM, el cual es fundamental considerar su aplicación en la simulación, por lo tanto, será indispensable relacionar esa información a este manual, porque este software establece el mecanismo de comunicación de las decisiones de la empresa y los resultados del mercado. Se entrega aparte el Manual del Sistema Computacional SIGEM, que establece todas las instrucciones para aplicar correctamente el sistema durante el proceso de simulación. Recuerde que en la aplicación del SIGEM, siempre están disponibles los Ayudantes, Profesores y el Director, para atender todas las consultas e inquietudes de los ejecutivos, quienes estarán muy atentos a sus requerimientos e inquietudes.
4
CAPITULO 1 INSTRUCCIONES DE OPERACION 1 ESTRUCTURA DEL MODELO SIGEM La acción de la Simulación de Gestión de Empresas - SIGEM, ocurre en un mercado de DENTALES”, en un territorio o zona predefinido.
“PASTAS
El producto a fabricar y vender por todas las empresas es "pastas dentales". Estos productos se hacen llegar al consumidor final a través de diferentes canales de distribución, definidos como: Supermercados, Farmacias y Almacenes. Para obtener resultados, las empresas deben tomar una serie de decisiones, que incluyen desde la definición de la estrategia de la empresa, conformación del equipo ejecutivo de trabajo, toma de decisiones, evaluación de la gestión, presentaciones ante el Directorio o Accionistas y las operaciones de control sobre el funcionamiento administrativo de la institución. En el desarrollo del SIGEM, las empresas pueden verse afectadas por situaciones inesperadas de diversa índole, tales como: problemas de transporte, huelgas, problemas técnicos de producción, dificultades de abastecimiento, efectos políticos, sociales y económicos favorables o adversos, terremotos, sequías, inundaciones, maremotos, etc., todo lo cual debería ser considerado en las decisiones que la empresa desea tomar. Cada "período" de la simulación equivale a un "trimestre" de la gestión del proyecto o empresa participante. Los resultados de las decisiones tomadas por las empresas en un período, son recibidos al término del período, y con esta información las empresas podrán tomar las decisiones del período siguiente.
5
2 CARACTERISTICAS GEOGRAFICAS Y ECONOMICAS. El país donde se desarrollan las actividades de la simulación es ATLANTIDA, ubicado en el Continente Olimpo, y tiene límites con 4 países.
Beldavia
ATLANTIDA Elandina
Celenia
Delacia
La Zona Central, Es dónde se ha concentrado gran parte de la actividad política, económica y social del país, y el lugar en el cual se desarrolla la actividad productiva y comercial del SIGEM. Las grandes industrias textiles, automotrices, metalúrgicas, etc., se encuentran ubicadas en esta zona, concentrando gran parte de la mano de obra capacitada. Además, en esta zona está ubicada la Capital del País, con su gobierno central. La población de la Zona Central tiene una densidad de 67 hab/Km2, la población urbana es 90% aproximadamente. Las características del macro ambiente, en relación a las condiciones económicas, políticas y sociales, que corresponden al país y su industria, al inicio de la simulación, se describen detalladamente en el SIGEM-News01, que se entrega directamente a través de Internet. Atlántida es un país que por su ubicación geográfica está afecto a situaciones climáticas y telúricas imprevistas que cada cierto tiempo genera catástrofes importantes.
6 3 MERCADO DE CAPITALES y BURSATIL El país cuenta con un mercado de capitales que se ha desarrollado significativamente en los últimos años. Las instituciones que operan en la intermediación y en el control del sistema son: Superintendencia de Bancos, Instituciones Financieras y Valores Banco Central Bancos Comerciales 3.1 El Banco los Andes Las empresas del SIGEM operan solamente en su relación bancaria con el Banco Los Andes, que es un banco comercial, para lo cual se les ha asignado un ejecutivo que atenderá todas las necesidades de las empresas. El Banco Los Andes, en general, les ha otorgado un muy buen servicio, ha tenido un criterio de equidad y justicia en sus negocios y ha permitido el desarrollo de las empresas incluso en períodos difíciles. Los servicios otorgados por el Banco Los Andes para las empresas del SIGEM, son: Mantención de la cuenta corriente Líneas de crédito de sobregiro Préstamos de largo plazo Préstamos de corto plazo Captación de inversiones en depósitos a plazo Etc. Los costos financieros de la empresa se incurren por la tasa de interés que se debe pagar por los créditos de corto y largo plazo, además por utilizar la línea de sobregiro. Las tasas de interés que se informan en el Sigem News son “tasas pizarra”, que publica el banco en cada período, excepto si se han contratado créditos específicos o negociado condiciones especiales para una empresa. El sistema computacional a través del escenario 99, publica las tasas reales de acuerdo a las negociaciones efectuadas con el banco por los créditos solicitados, si son varios créditos informará la tasa promedio ponderada de todos los créditos vigentes. Los créditos se cursan en el último día de cada período. La tasa de interés puede ser variable en cada período, la tasa que se publica en el SNews es una tasa referencial. Los intereses de los créditos se calculan de acuerdo a los saldos insolutos en cada período. Los créditos se otorgan de acuerdo a ciertas políticas del Banco que deben ser consultadas directamente al ejecutivo a cargo, en relación al nivel máximo de crédito, plazos, períodos de gracia y las garantías que se exigen para cada crédito, que normalmente son informadas en el primer Sigem- News. Todos los créditos que otorga en banco requieren de garantías reales tanto de la empresa como de los ejecutivos, cuya tabla de cobertura que se explican en el SNews 01 Es muy importante tener en cuenta que las empresas cuando incurren riesgos financieros elevados, o tienen protestos, los bancos generalmente rechazan las solicitudes de créditos, independiente de las garantías que se ofrezcan, ya que se pierde la credibilidad.
7 3.2 Superávit o déficit de caja-banco Las empresas deben hacer sus estimaciones de ingresos y pagos, para determinar sus saldos de caja, al final de cada período, ya que siempre el sistema determinará los superávit o déficit de caja correspondientes a todos los ingresos y pagos al final de cada período, como una cuadratura final de los saldos de caja o banco, independientemente que se estén recibiendo ingresos y pagos todos los días. Si el saldo es positivo tendrán un superávit de caja que les permitirá tener excedentes, que incluso los pueden invertir en el mercado de capitales. Si el saldo e negativo, se genera un déficit de caja, que será podrá ser cubierto de las siguientes formas: Línea de sobregiro: Las empresas pueden contratar en cualquier período anticipadamente una línea de sobregiro pactada antes del inicio del período, el banco autoriza líneas de hasta el 10% de patrimonio que se tenga en la fecha de la solicitud. La línea de sobregiro tiene un costo por una comisión de apertura, que permite mantenerla vigente por 4 períodos, además considera el costo financiero por la utilización de la línea en cada período, de acuerdo a las tasas que fija el banco en cada período. Si la línea no es ocupada en el período, no se cobran intereses. Después del cuarto período de solicitada la línea de sobregiro vence, y vuelve a 0. Por lo tanto si quiere renovarla debe enviar un correo al ejecutivo del banco solicitando esa renovación, indicando los nuevos períodos a considerar y el monto de la renovación, que puede ser hasta por el 10% del patrimonio que se tenga en el último período procesado. Normalmente las líneas de sobregiro se solicitan el per 0, en cuyo período se envía la solicitud y el contrato respectivo mediante un correo dirigido al Banco. Después si corresponde, en el período 5, se puede renovar la línea de sobregiro hasta por el 10% del patrimonio del período 4, para lo cual se debe enviar solamente un correo al Banco solicitando esa renovación.
Protestos: Las empresas que tengan un déficit superior a la línea de sobregiro vigente, tendrán un protesto efectuado por el banco, debido a los pagos efectuados son superiores a los saldos de caja e incluso superiores a la línea de sobregiro autorizada. Normalmente esta situación se produce porque los ingresos pronosticados como ventas por la empresa son superiores a los ingresos reales del mercado generadas por las ventas informadas en el sistema Este protesto afecta inicialmente al proveedor de materias primas, a quienes no se les paga en documento emitido por falta de fondos, generando las graves consecuencias al paralizar automáticamente la entrega materias primas para el período siguiente por el no pago de los compromisos. Generado el protesto una vez cerrado el período por una mala gestión de la gerencia de finanzas, se incurre inmediatamente en la paralización de la entrega de materias primas el período siguiente, y aunque se busquen nuevos financiamiento para cubrir el protesto en el período siguiente, como esos recursos se liquidan al final del período, no hay forma de solucionar el protesto y lograr la entrega de materias primas.
8 3.3 Inversiones en depósitos a plazos Las empresas pueden efectuar inversiones en depósitos a plazo de sus excedentes de caja, generados por los ingresos y pagos en la cuadratura final del período. Estas inversiones duran un período, es decir si se invierten en el período N, se recuperan en el período N+1 en forma automática, y no se renuevan esas inversiones. Las inversiones se permiten en cortes de millones de pesos, por ejemplo MA$ 1.000, 5.000 10.000, 100.000 etc. Estas inversiones pueden ser informadas previamente al proceso cuando se entregan las decisiones del período en el archivo E00xxxxx-Pn, o después, en el plazo que se genera entre la recepción de los resultados provisorios y la generación de los resultados definitivos, según se especifica en el SNews de cada período. El depósito genera un interés que no se puede negociar con el banco y corresponderá a la tasa pizarra vigente para el período. No se aceptan devoluciones o reversos de los depósitos definidos en el sistema, en forma anticipada. Si tiene un déficit de caja superior a la línea de sobregiro, que puede generar un protesto, puede pedir que se amplíe la línea de sobregiro contra la garantía del depósito a plazo, por ese período, pero no la devolución o reverso de ese depósito ya efectuado.
3.4 Inversiones en acciones Existe un mercado bursátil, en el cual las empresas pueden comprar o vender acciones que se transan por los corredores de Atlántida, correspondiente a las acciones de las bolsas más importantes del mundo. El costo de cada transacción, por la comisión que cobra la corredora de la bolsa, es un % sobre el monto de la operación, tanto de compra como de venta. Las transacciones se deben hacer a través de órdenes de compra o venta de acciones vía Internet, en forma anticipada, ya que la compra de acciones siempre se efectuará antes del cierre de la bolsa de valores, los días lunes y viernes de cada semana. Por lo tanto las órdenes de compra o venta recibidas anticipadamente se procesarán para los períodos que correspondan. Por ejemplo, si la empresa tiene excedentes de caja que desea invertir en acciones sus excedentes de caja el día martes o miércoles, esta operación no afectará al período que se está procesando, ya que el cierre de las operaciones se efectuará el lunes, por lo tanto, esta orden se procesará recién el viernes afectando al período siguiente. Estas transacciones la empresa las puede simular en el Sistema Sigem, pero si no son informadas y aprobadas en Internet no son válidas.
9 4 ASPECTOS LEGALES 4.1 Legislación aplicable Las normas legales que se aplican en el SIGEM, por el hecho de ser una ficción como simulación de la realidad, corresponden fundamentalmente a las fijadas en el presente manual, para los efectos constitucionales, civiles, comerciales, penales, tributarios, laborales, etc., por sobre cualquier otra disposición legal nacional o internacional. Las normas legales serán definidas de acuerdo a la jurisprudencia que determina el Director del SIGEM, a través de los tribunales de justicia que se determinen para cada situación específica. El objetivo de este tribunal es mantener la transparencia del proceso, y hacer justicia en los casos que se conozcan de la mejor forma posible, indemnizando a quien demuestre que ha sido verdaderamente perjudicado, por sobre los argumentos a veces complicados de normas legales, que generan acciones dilatorias o que tienden a eludir las verdaderas responsabilidades de los involucrados. Los plazos de prescripción de las demandas son de 2 períodos, a contar del período en que cometió la infracción, después de este plazo no se aceptan demandas de ninguna naturaleza. Por ejemplo, si se cometió una falta en el período 2, se puede reclamar hasta el período 4 inclusive.
4.2 Tipos de sociedades Las empresas que operan en el mercado, son sociedades anónimas cerradas, controladas por la Superintendencia de Sociedades Anónimas, entidad fiscalizadora dirigida por el Director del SIGEM.
4.3 Nombre de fantasía Las empresas deben tener un nombre legal, y un nombre de fantasía, este último es por el cual es reconocida en el mercado. Los nombres de fantasía no pueden tener más de 8 caracteres, ejemplos: DENTAL, LABDENT, etc. Si se colocan más de 8 caracteres para el nombre de fantasía este aparecerá truncado en el sistema. El sistema antepondrá el número de la empresa, y aparecerá en el mercado como 01DENTAL, 02LABDENT. Estos “nombres de fantasía” deben ser previamente aprobados por el Director del Sigem, mediante una solicitud enviada por correo, que será confirmado por escrito antes de ingresar los datos a Internet, y posteriormente ser utilizados en sus estrategias comerciales. No pueden estas solicitudes ser similares con los nombres de otras empresas que ya fueron inscritos previamente o nombre de fantasía reales existentes. Para el ingreso en Internet los datos del nombre de fantasía y de los ejecutivos de la empresa, debe consultar en Capitulo 3, sección 3.9 Antecedentes de la Empresa del Manual de la Empresa.
4.4 Legislación Tributaria La legislación tributaria aplicable corresponde a las normas que se indican posteriormente, las cuales son muy estrictas en cuanto a su fiscalización. No se consideran cambios en la legislación tributaria, aunque existe la intención de algunos parlamentarios de presentar modificaciones al respecto, pero no cuentan con una mayoría que les permita impulsar los proyectos de ley. Los impuestos vigentes para las empresas y sus respectivas tasas son:
10 4.4.1 Impuesto a la Renta Corresponde cancelar el impuesto de acuerdo a las siguientes características Tasa: 15% Base Imponible: renta efectiva según contabilidad Puede imputar a las utilidades de un período las pérdidas de ejercicios anteriores.
4.4.2 Impuesto a las Ventas La tasa aplicable a todas las ventas es 20%. No existe el crédito por las compras. 4.4.3 Depreciaciones Las depreciaciones aceptadas por el Servicio de Impuestos Internos, con relación a los años de vida útil para cada rubro son: Edificios y Construcciones 50 años Planta Industrial 5 años Vehículos, Muebles y Útiles, Otros 5 años No se aceptan depreciaciones aceleradas. El sistema calculará automáticamente las depreciaciones del ejercicio, efectuará los registros contables respectivos e incrementará los saldos de las depreciaciones acumuladas.
4.5 Registro de Marcas Comerciales Las empresas pueden inscribir voluntariamente sus marcas comerciales en el Registro de Marcas dependiente del Director del SIGEM, con el objeto de garantizar la propiedad del uso y exclusividad de esas marcas inscritas. Esta inscripción se efectúa de acuerdo a los siguientes criterios:
Las marcas comerciales, logos, slogans o patentes, se deben inscribir primero mediante una “solicitud de inscripción de marcas comerciales” , el formulario se encuentra en Internet en Antecedentes Generales, Formularios, el archivo se llama “SolicitudRegistroMarca.rar”, y debe ser enviada a través de correos electrónicos dirigidos directamente al Director del SIGEM. Los nombres de las marcas comerciales o slogans que se deseen inscribir, no tienen limitaciones de caracteres, y no hay tiempos límites para inscribirlos, se puede hacer durante toda la simulación. Las prioridades de las solicitudes tienen un estricto orden cronológico en su inscripción, de acuerdo a los correos electrónicos recibidos por el Director del Sigem, las que se confirman o rechazan por correo. No existen solicitudes ni inscripciones anteriores al inicio de la simulación, por ninguna otra entidad, por lo tanto, no existen marcas comerciales o nombres de fantasía de las empresa inscritas al inicio de la simulación. Las solicitudes podrán ser rechazadas por el Director del SIGEM, de acuerdo a las siguientes consideraciones: Similitud de escritura o fonética con otras solicitudes previamente requeridas en esta simulación utilizar marcas comerciales conocidas nacional o internacionalmente del “mercado real”, que estén inscritas en la misma clase de esta industria o mercado. Los nombres o marcas que tienen las siglas totales o parciales equivalentes a nombres o palabras genéricas de uso común, ya que no pueden ser registrados por una empresa con derechos exclusivos de uso, por ejemplo: dentífrico, plus, económico, blancura, etc. Cuando son “aceptadas las solicitudes”, se informará a la empresa y se publicarán en el SIGEM – News o directamente mediante un archivo en Internet, las cuales tienen el carácter de “provisorias”, sin responsabilidad del Director del Sigem hasta su aprobación definitiva en el registro de marcas. Se
11
considera como una marca aprobada definitivamente en el registro, después de 2 semanas de la publicación en que no se haya presentado una oposición Las empresas o personas que se consideran perjudicadas por estas solicitudes de inscripción provisorias, podrán “oponerse” a la solicitud publicada, teniendo como plazo 2 semanas desde la fecha de la publicación o de la fecha del archivo actualizado en Internet, para lo cual, deben enviar un correo al Director del Registro de Marcas, fundamentando su oposición, y cuya resolución final de la oposición será definida por el Director del SIGEM. Las empresas antes de publicar los afiches, líderes, diseños, marcas, slogans deben estar seguras que no están cometiendo plagio, para lo cual deben esperar las autorizaciones formales del registro de marcas o autorizaciones de Sigem Eventos,, puesto que pueden ser multadas severamente por plagio, de acuerdo a la legislación vigente. Sin perjuicio de lo anterior, si la empresa retira inmediatamente su marca, productos, u otros después de una oposición, podrá solicitar la reducción de la aplicación de las multas en sus descargos, si se comprueba que no hay un acto de mala fe. En caso de no existir oposición en las 2 semanas posteriores a la publicación en Internet o un fallo posterior del Director, se considerará que la solicitud de inscripción ha sido aprobada definitivamente en los Registros de Marcas Comerciales con pleno derecho a utilizar los nombres o marcas respectivos, sin posibilidades de reclamos posteriores. En caso de no existir oposición en las 2 semanas posteriores a la publicación en Internet o un fallo posterior del Director, se considerará la solicitud de inscripción aprobada definitivamente en los Registros de Marcas Comerciales con pleno derecho a utilizar los nombres o marcas respectivos, sin posibilidades de reclamos posteriores. Si por errores administrativos las empresas no registran adecuadamente las marcas comerciales, en los plazos fijados, pueden ser afectadas por la inscripción anticipada de otras compañías. Una marca inscrita por una empresa puede ser vendida a otra, y su valor se pacta directamente entre las empresas. Las inscripciones de nombres de fantasía de la empresa, marcas comerciales, slogans, logos, etc, tienen un costo informado en el archivo Tarifas-Eventos, que se encuentra en la Web, sección Antecedentes Generales - Documentos
Las mayores causas de las demandas entre las empresas corresponden a publicidad engañosa, por lo cual es importante ver la jurisprudencia al respecto, en el archivo que se encuentra en Internet, en la sección Antecedentes Generales, Documentos.
4.6 Legislación Laboral Las normas laborales que se aplican en el país son las siguientes:
Los trabajadores deben tener contratos de trabajo, que pueden ser a plazo fijo o indefinidos, los que se deben informar oficialmente al Director del Sigem enviando el contrato respectivo según el formulario “ContratoTrabajo” que se sube a la página Web, cada vez que hay cambios en las condiciones de los contratos, ver Anexo 1 Formularios, sección 8 Los contratos a plazo fijo, no se podrán renovar más de 3 veces, puesto cuando se produce la 4ª. renovación se transforman automáticamente en contratos a plazo indefinido Los sueldos por período, incluyen la proporción de las vacaciones y cualquier otro beneficio no especificado, independiente si el trabajador se las toma o no. Las imposiciones que se retienen a los trabajadores son el 20% de las remuneraciones pagadas en cada período, por cualquier concepto de ingreso. No hay rentas exentas. La sindicalización es voluntaria, pero para formar un Sindicato se requieren a lo menos 25 trabajadores, y los trabajadores podrán formar libremente uno a más sindicatos con el mínimo de personas requeridas. Las negociaciones de los sindicatos afectan directamente a los trabajadores que pertenecen al Sindicato, y no se permiten efectuar negociaciones sectoriales a través de Federaciones Sindicales Existen los despidos de un trabajador, por necesidades de la empresa o causas justificadas, en cuyo caso estas estarán obligadas a pagar las siguientes indemnizaciones, excepto en los contratos a plazo fijo: o Un período de aviso
12 o
Un período por cada año de trabajo, sin límites, las fracciones de 6 meses o más se consideran un año completo, excepto aquellos trabajadores que no han alcanzado a cumplir el primer año de trabajo no tienen derecho a esta indemnización o Las remuneraciones a indemnizar se determinan de acuerdo al promedio obtenido en los 3 períodos anteriores o Los costos de indemnizaciones deben ser informados directamente al Director del Sigem, enviando por correo el formulario “Finiquitos Trabajadores” que especifique el motivo de los despidos y el monto total a pagar de las indemnizaciones. Este valor debe ser además informado en el sistema Sigem, en el Ítem Ajustes Ingresos y Costos. Los ejecutivos de la empresa pueden ser desvinculados sólo con la autorización del Director del Sigem. Si esta solicitud de desvinculación es aprobada el ejecutivo reprueba la metodología. Los ejecutivos si son despedidos no tienen derecho a indemnizaciones por ser personal de confianza del Directorio, tampoco los trabajadores contratados a plazo fijo ya que terminan sus funciones. El sueldo mínimo legal, para todos los trabajadores, es de M A$ 90 por período (los 3 meses).
4.7 Moneda Legal La moneda legal vigente en el país es el "peso andino ($)". Está prohibido efectuar contabilizaciones oficiales en otro tipo de moneda. Todas las cifras correspondiente a valores monetarios que se expresan en el sistema, son en miles de A$. Esta regla sólo tiene 4 excepciones: Precios de venta a cada canal de distribución Precio de compra de productos terminados a la competencia Costos variables Precios de las acciones
4.8 Presentación de Estados Finales Las empresas tendrán la obligación de presentar trimestralmente a las autoridades y publicar los siguientes estados finales: Balance General Estado de Resultados Estos informes serán proporcionados por el sistema computacional en forma automática para las empresas. El manual de cuentas correspondiente, se detalla en el Manual del Sistema Computacional SIGEM.
13 4.9 Presentación de Demandas Las empresas cuando estiman que se han lesionado los derechos de cualquier naturaleza, podrán iniciar una querella o demanda, según corresponda, a los tribunales de justicia del Sigem. El objetivo de este tribunal es mantener la transparencia del proceso, y hacer justicia en los casos que se conozcan, de la mejor forma posible, indemnizando a quien demuestre que ha sido verdaderamente perjudicado, se busca hacer “justicia” más que por sobre los argumentos a veces complicados de normas legales, que generan acciones dilatorias o que tienden a eludir las verdaderas responsabilidades de los involucrados. Para ello debe presentar un escrito formal al Juez de Atlántida, mediante un correo dirigido al Director del Sigem, con todos los antecedentes legales adjuntos que justifiquen la demanda, en el cual se requiere que se señalen específicamente lo siguiente: - empresa demandante, código de la empresa, representante legal - empresa demandada, código de la empresa, representante legal - abogado patrocinante - resumen de la causa concreta de la demanda - período en que se comete la infracción o delito que se origina la demanda - monto de la indemnización solicitada Posteriormente se solicitan las justificaciones detalladas de la demanda, incluyendo las fechas exactas de los documentos o infracciones denunciadas, período/os afectado/os, adjuntando las copias de los archivos (afiches, productos, spots u otros), las normas regulatorias del manual que justifican la demanda, justificación de la indemnización solicitada con pruebas concretas y fehacientes de los daños producidos, y cualquier otro antecedente que deba tener disponible el Juez de la causa, para resolver de la forma más rápida posible. Se espera que este escrito sea planteado en lo posible por un profesional abogado, de tal forma que este documento contenga la solemnidad y antecedentes jurídicos que corresponde a la demanda, dentro de las normas del Sigem y en el país Atlántida, teniendo presente que los argumentos no deben ser los de la legislación vigente en otro país. Los honorarios, costas y otros efectos económicos están determinados en el archivo de Tarifas Eventos, y en los fallos que emite el Juez respectivo. La empresa que ha sido demandada deberá responder en el plazo máximo de 3 días hábiles después de notificada por el Juez de Atlántida, en el mismo formato que se ha señalado anteriormente, agregando el número de la causa y adjuntando todos los antecedentes probatorios que justifican su defensa. Los fallos del Juez de Atlántida pueden ser en casos muy excepcionales apelables ante la Corte Suprema de Justicia, que significará mayores costos de honorarios de abogados para las empresas. Las demandas presentadas por las empresas, como son públicas, pueden ser informadas en el Sigem News, lo que sin dudas afecta la imagen o credibilidad de la empresa demandada, dañando posiblemente sus ventas o su imagen financiera. Esto es importante tenerlo en cuenta, porque si de acuerdo a los fallos de los tribunales esas denuncias son falsas, es posible que se efectúen contrademandas por el daño público, sin fundamento legal.
4.10 Situaciones en caso de Quiebras o Liquidaciones de las empresas Las empresas en general, buscan una gestión exitosa, y fundamentalmente incrementar el valor la compañía para los accionistas, lo que es planteado y comprometido en los proyectos estratégicos respectivos, y de acuerdo a esas promesas, los accionistas invierten en los proyectos, que posteriormente serán administrados por los equipos de ejecutivos seleccionados de la empresa. Sin embargo, en la gestión que se realiza durante el proceso, es posible que se generen dificultades de todo tipo, que en definitiva pueden producir resultados inesperadamente contrarios a los deseados.
14 Por lo anterior, se definen las siguientes condiciones específicas: Las empresas que pierden más del 50% del patrimonio aportado, iniciarán un proceso de liquidación, es decir, se disuelve la sociedad, por parte del Síndico de Quiebras, que seguramente tratará de liquidar la compañía como unidad económica o si lo estima conveniente liquidar los activos disponibles. Los ejecutivos que conforman el equipo pierden el control de la gestión, y todos estarán en condiciones de reprobación de la simulación. Las empresas que tengan una declaración de quiebra, por las dificultades financieras, serán ser intervenidas por el Síndico de Quiebras, y sus ejecutivos perderán el control de la administración de la empresa. Los ejecutivos también pueden ser desvinculados de la empresa. Las empresas que entraron en el proceso de quiebra, y puedan presentarse a la reunión de accionistas, deberán proponer alternativas de solución a la crisis, efectuando un análisis de las causas de esta situación y con una proposición de alternativas válidas para tratar de recuperar el capital aportado. Se advierte claramente que esta posibilidad de aprobación es muy baja, porque la responsabilidad de los ejecutivos es crear valor, y no dar explicaciones de la quiebra.
5 INFLACION No existe inflación, debido a la estabilidad económica del país. Sin embargo, es posible que las condiciones generales del país en el futuro puedan tener modificaciones que determinen un efecto inflacionario.
6 ORGANIGRAMA DE LAS EMPRESAS Las empresas pueden decidir libremente su estructura orgánica. Cada ejecutivo tendrá a su cargo una función específica dentro de la compañía, de la cual se hace directamente responsable. Existirá un Gerente General, que será el responsable de la conducción de la empresa y es quien se relaciona directamente con el Director del SIGEM. Todos los ejecutivos deberán tener los conocimientos básicos, desde el punto de vista teórico, de todas las funciones de la empresa, y además de la aplicación práctica de la estrategia asumida en el desarrollo de la simulación. Por lo tanto, deberá estar capacitado para responder a cualquier consulta sobre cualquier área de la empresa, y asumir como ejecutivo en cualquier área o función que determine el Directorio. El Gerente General depende del Directorio, el cual está representado por el equipo de profesores que dirigen el SIGEM El Directorio representado por el Director del SIGEM podrá cambiar a un ejecutivo de cargo, o en casos muy excepcionales a otra empresa, cuando así lo estime conveniente.
15 7 INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA Las compañías que operan en el mercado de las pastas dentales, tienen una infraestructura en edificios y construcciones para el sistema administrativo, productivo y ventas de la empresa. 7.1 Casa Matriz La casa matriz y demás secciones de la empresa, están ubicadas en una zona industrial de alto prestigio, en la cual se encuentran la mayoría de industrias modernas del país. Esta zona tiene avanzados sistema de comunicación, accesos directos a la carretera, excelente infraestructura para los negocios de alto desarrollo, estacionamientos, sistema de seguridad de alta tecnología, y condiciones ambiéntales de la mejor calidad disponible.
7.2 Oficinas de Ventas Las oficinas de ventas se encuentran ubicada toda la fuerza de ventas de la empresa, con amplias oficinas individuales, y salas de reuniones para la atención de clientes.
7.3 Edificio de Operaciones Este edificio es dónde se encuentran las construcciones especialmente habilitadas las plantas industriales, sus instalaciones, bodegas, y tiene accesos amplios e independientes. La construcción permite una limpieza integral, para lo cual, se cuenta con un piso pulido e inclinado, con rejillas, debe ser totalmente cerrado y con suficiente luz. La producción se realiza en el edificio habilitado, que inicialmente permite la instalación una sola línea de producción, que puede ser la planta de fabricación norteamericana o japonesa. Los laboratorios tienen las características especiales exigidas por las autoridades del Ministerio de Salud, en términos de condiciones de temperatura, higiene y limpieza adecuados. Las bodegas son amplias y acondicionadas para mantener los productos en buen estado de conservación. Si bien existen suficientes terrenos para efectuar ampliaciones futuras, los edificios requieren ampliaciones para instalar una segunda planta industrial.
16 8 SISTEMA DE PRODUCCIÓN La producción de las pastas dentales se efectúa a través de una línea de producción con dos procesos, para lo cual se requiere de máquinas altamente especializadas, consistentes en una máquina mezcladora y otra envasadora. El proceso productivo consiste fundamentalmente en:
Obtención de los ingredientes del proveedor, ENAE, que normalmente garantiza la entrega de materias primas en forma oportuna.
Mezcla de las materias primas correspondientes a los ingredientes del producto.
Envasado de los ingredientes en pomos, de tamaño 100 grs., con el correspondiente sellado en el cual se indica el lote de producción y fecha.
Empaque de los pomos en los estuches de cartón
Empaque de los estuches en cajas de 144 unidades de 100 grs., que es la unidad de venta a los canales de distribución.
En el proceso existe un riguroso control de calidad que verifica la exactitud de la mezcla de los ingredientes, como también los aspectos relativos a la presentación del producto.
Existen 2 tipos de plantas industriales, para realizar este proceso productivo.
9 PLANTAS INDUSTRIALES Las empresas podrán tener una planta americana y/o una planta japonesa simultáneamente si así lo desean, pero no pueden tener 2 plantas japonesas simultáneamente o 2 plantas americanas. 9.1 La Planta Americana - EEUU, Las empresas requieren para su planta industrial, 2 tipos de máquinas, una mezcladora y una envasadora
Máquina Mezcladora
9.2 La Planta Japonesa
Máquina Envasadora
17
Esta planta tiene las siguientes máquinas: Una máquina mezcladora que tiene un diseño diferente, puesto que tiene 2 paletas mezcladoras, que la hace más lenta, pero a su vez es más económica. Además requiere de la máquina envasadora, similar a la anterior, pero en un modelo que tiene una menor capacidad de envasado. Es posible en algunos períodos que por diversos problemas en el proceso productivo, la capacidad potencial de la planta no puede ser lograda o la orden de producción no cumplida totalmente, por situaciones absolutamente imprevistas, como accidentes laborales, cortes de energía, errores en los procesos, fallas en las máquinas, fallas de calidad, atrasos en la entrega de materias primas, eventos de la naturaleza, incendios, etc. Estos eventos son totalmente aleatorios, y pueden ser reducidos sus efectos o evitados totalmente haciendo inversión en la cadena de valor respectiva. Esa posibilidad de reducción de los niveles de producción deseados depende de la inversión que se efectúan en eventos especiales de producción, tales como controles de calidad, mantenciones adicionales de la planta, capacitación, clima organizacional, seguridad industrial, sistema de remuneraciones comparados con el mercado, etc.
9.3 Capacidad máxima de producción de cada planta Los 2 tipos de plantas industriales, que pueden ser adquiridas por la empresa, incorporan siempre el conjunto de la máquinas mezcladora y envasadora, para realizar el proceso productivo completo. Las plantas demoran un período en ser instaladas, es decir si se adquieren en el período 0, pueden comenzar a producir en el período 1, debido a los tiempos de transporte, instalación y pruebas de puesta en marcha. Las capacidades de producción, por cada turno de 8 hrs/día, expresado en cajas por período de 3 meses, (total en el trimestre), son las siguientes: Turnos
Planta EEUU
Planta Japón
1
5.500 cajas
3.000 cajas
2 3
10.725 cajas 15.675 cajas
5.850 cajas 8.550 cajas
Las producciones se pueden definir libremente por las empresas, que pueden ser desde 0 unidades hasta los límites como capacidad máxima, establecidos para el número de turnos indicados en la tabla anterior. Los límites son las capacidades máximas de producción de cada turno, no necesariamente una empresa debe producir a la máxima capacidad del turno.
18 10 EL PRODUCTO Y SUS CARACTERÍSTICAS El producto que se fabrica y vende en el mercado es la "pasta dental". El producto es una combinación química de diversos elementos, y tiene por finalidad ayudar a la higiene y limpieza de la dentadura. Existe una forma generalizada de presentar este producto en el mercado, que consiste en un pomo o tubo con una tapa de plástico el cual está incorporado en un envase de cartón. El pomo y el envase llevan impresos la marca del producto y las características sobresalientes del mismo. El tubo o pomo de tamaño mediano es de 12 cm de largo y contiene 100 grs. de pasta dental No existe la posibilidad de producir pomos de otros tamaños de pomos.
El producto se vende a los canales de distribución, supermercados, farmacias y almacenes, en “una caja de cartón”, que contiene 144 unidades.
Si la empresa desea cambiar el diseño o los componentes químicos de la mezcla, debe presentar un proyecto específico, con todos los antecedentes técnicos y costos estimados de esta nueva alternativa. Este proyecto será evaluado y autorizado cuando cumpla con las especificaciones requeridas. También es posible presentar proyectos que tiendan a reducir los costos estándares pre-establecidos.
19 11 MATERIAS PRIMAS Y RENDIMIENTOS Los elementos fundamentales de un producto estándar son los siguientes: 11.1. Mezcla de Ingredientes Químicos. La base de la mezcla es de 4 elementos, que cumplen las funciones básicas del producto. Estos ingredientes básicos son Fosfato dental Perfume Aerosil Sorbitol El total de los ingredientes es de 100 grs., esta capacidad no puede ser alterada. La empresa podrá agregar los elementos químicos que estime necesarios, de acuerdo a la estrategia de productos y calidad que desee implementar, pero no podrá eliminar los ingredientes básicos especificados. No se permiten cambios de los ingredientes básicos mencionados (fosfato, perfume, aerosil y sorbitol), si se pueden agregar otros ingredientes 11.2. Pomo y Tapa El pomo o tubo es de plástico y con una capacidad máxima de 100 grs. La tapa es de rosca y también de plástico. Se utilizan 144 unidades por cada caja producida 11.3. Envase y Empaque La unidad de producción y venta es una caja que contiene 144 pomos o tubos, por lo tanto cada caja incluye 144 estuches de cartón 1 caja de cartón para 144 unidades El proveedor de los elementos químicos básicos y los que la empresa desee agregar, y además de los pomos, tapas, estuches y cajas de cartón es la Empresa Nacional de Abastecimiento del Estado - “ENAE”.
12 ABASTECIMIENTO DE MATERIA PRIMAS El abastecimiento de las materias primas para todas las empresas, se realiza exclusivamente a través la Empresa Nacional de Abastecimiento del Estado - “ENAE”. Esta es una empresa de propiedad del estado, que tiene característica monopólica, en la cual se ha mantenido un buen servicio con sus clientes. Si bien es cierto que el abastecimiento es normalmente regular para las empresas, pueden existir problemas imprevistos por problemas de fletes, incumplimientos de los mismos proveedores de ENAE o porque hay protestos por el no pago de los compromisos adquiridos anteriormente, que pueden motivar la suspensión total o parcial de la entrega de materias primas en el período siguiente. Es importante tener en cuenta que por las políticas de ENAE, NO hay forma de obtener la entrega de materias primas ante un protesto vigente, por lo cual, se debe ser muy cuidadoso en mantener la reputación crediticia. En este caso la única opción de obtener productos es a través de la compra de productos a las empresas de la competencia. Las empresas deben comunicar a través del sistema Sigem, en las decisiones que se informan en cada período, el monto de unidades a producir, y el abastecimiento de ENAE será automático.
20 El precio de las materias primas puede ser modificado libremente por la ENAE, de acuerdo a las condiciones del mercado.
13 COMPRA DE PRODUCTOS TERMINADOS A LAS EMPRESAS DE LA COMPETENCIA Las empresas tendrán la opción en forma excepcional de adquirir productos terminados, a las compañías competidoras de la industria, y que tengan disponibles inventarios o deseen producir para estos efectos. Esta situación se maneja libremente por las empresas negociadoras, y debería ser regulada mediante un contrato de compraventa privado entre ellas, del cual hay un ejemplo en Internet, y no requiere autorización previa del Director del SIGEM. El precio que se pacta libremente entre las empresas en el contrato el precio acordado debe incluir el impuesto compraventa en la negociación, tanto para el comprador como para el vendedor, en los contratos y el sistema Sigem. Los contratos de estas operaciones, cuyo formato como ejemplo se encuentra en Internet, sección Antecedentes Generales, Formularios, se sugiere que sean informados al Director del Sigem, para constancia de la transacción, por las posibles denuncias posteriores de incumplimientos de los acuerdos establecidos entre las empresas. Los impactos en los estados de resultados de esta transacción serán: - para el comprador, el valor total del precio (precio neto más impto. compra venta) será el costo en sus inventarios y posteriormente en el costo de la venta. No existe crédito fiscal por el impuesto compraventa pagado por la empresa compradora, por lo tanto, este impuesto pasa a ser costo para la empresa que compra - para el vendedor, precio neto irá como ingreso en el estado de resultados, no se considera el impto compra venta en esa venta en el estado de resultados Por ejemplo, si la venta se pacta por A$ 9.600 la caja, incluido el impuesto, el valor del ingreso neto para el vendedor que se informará en el estado de resultados será A$ 8.000, pero para el comprador el precio de costo total serán los A$ 9.600 . Se asume que las pastas dentales que se entregan como producto de este pacto de compra-venta directa, es de acuerdo a las especificaciones del comprador en cuanto a los ingredientes, calidad y diseño, lo que debe quedar claramente especificado en el contrato, asumiendo los costos que significa ese producto con esas características, no pudiendo alterar los volúmenes comprados de cada producto en el archivo ControlCVPInventarios, según se especifica en este Manual en el Capítulo Anexo 1- Formularios, sección 6 CONTROL CVP INVENTARIOS PRODUCTOS TERMINADOS.
14 CONTROL DE COSTOS VARIABLES DE PRODUCCION E INVENTARIOS El sistema computacional registra producciones generales, costos generales y ventas generales por canal, y no mantiene el control por productos, por lo cual, es indispensable corregir estos datos una vez que se conoce el resultado de las ventas reales de cada período, para poder ajustar las producciones de cada producto y los costos variables de producción. Inicialmente en cada período se entregan en el archivo Informe Ejecutivo los datos proyectados de costos variables, producciones, ventas, etc, y posteriormente una vez que se procesa el período, con los datos del escenario 99 se deben establecer como los datos definitivos del proceso, de acuerdo a los resultados de las decisiones de la empresa. Los datos que son inamovibles, son los que entrega el sistema, a través del archivo Rxxxxx-Pn.rar, en el escenario 99, y corresponden a: Total de producción real final Ventas totales por cada canal
21
Ventas de cada producto, que se determina de acuerdo a los % del precio promedio ponderado. Es decir que cuando se conoce la venta en unidades físicas del canal, esta se distribuye en los productos ofrecidos en la misma proporción que se utilizó para calcular el precio promedio ponderado.
Por lo tanto, la empresa deberá modificar los datos iniciales informados de acuerdo a las proyecciones de la empresa, en los siguientes conceptos: Se determinan ahora las ventas de cada producto, según la suma de las ventas logradas en cada canal de distribución, aquí importa las ventas por productos. Se puede terminar la producción de cada producto, teniendo en cuenta el inventario final real ajustado de acuerdo a los productos que desee manejar la empresa como stock Dada esta restricción del sistema, se requerirá en cada período que se ingresa al mercado, corregir la producción y la venta proyectadas, como asimismo los costos variables de producción informados, de acuerdo a los datos reales. Los ajustes del costo variable de producción originales indicados en el informe ejecutivo se efectuará en cada período después de conocer los resultados del proceso, por lo tanto, se esperará un tiempo razonable para corregir los datos y así generar los estados financieros finales y definitivos del período. El control de inventarios y de los costos de producción, debe ser realizado por cada producto que genera la empresa, y se podrá utilizar el formulario Control-CVP-Inventarios-AC, que se encuentra en Internet en la sección Antecedentes Generales – Formularios, las explicaciones del uso del formulario se encuentran en el Capítulo Anexo 1 - Formularios de este Manual, sección 6. Este archivo debe ser enviado al Director del Sigem en cada período, después del proceso, para poder construir los balances finales del mercado.
15 EJECUTIVOS Y TRABAJADORES DE LA EMPRESA La empresa ha definido los cargos, funciones y el personal de las distintas áreas: administración, finanzas, personal, producción, asesores y ejecutivos necesarios. Este proceso se realizó a través de una empresa asesora internacional especializada en selección y contratación de personal. Por lo tanto, se espera que el equipo seleccionado y contratado sea de un alto rendimiento y eficiencia adecuado. Ejecutivos Son seleccionados por el Director del Sigem, para formar los equipos ejecutivos de cada empresa. Cada empresa establece libremente las remuneraciones de sus ejecutivos, y se espera que estas remuneraciones sean concordantes con los resultados de la gestión. Los niveles de sueldos de los cargos ejecutivos se publican en el Snews 01, y son valores referenciales de mercado. Sin embargo, las políticas de remuneraciones de los ejecutivos de las empresas, aprobadas por el Directorio, que desean que sus ejecutivos estén bien remunerados, no pueden permitir rebajar los sueldos a niveles inferiores al 80% de los promedios de mercado informados en el SNews01, es decir que se pueden rebajar hasta en un 20%. Como una medida muy excepcional, se permite que los sueldos sólo en 1 período se rebajen a menos del 80% incluso llegando al mínimo legal, si fuera así determinado por los ejecutivos, pero durante el proceso, eso se permite por 1 sólo período. La Inspección del Trabajo controlará esta situación, pudiendo multar hasta por el doble del monto eludido de las remuneraciones no pagadas a los ejecutivos.
22 Personal de administración La administración cuenta con personal de secretaría, contabilidad, finanzas, y administrativo adecuado para el desarrollo de todas las demás funciones de la empresa, equivalente a un total de 20 personas, que no puede ser alterado por la gerencia.
Personal de producción El proceso productivo requiere de 10 trabajadores por cada turno para la planta Americana, y sólo 6 trabajadores por cada turno para la Planta Japonesa Además, se tienen 1 químico, 2 administrativos para el control estadístico y administrativo de la función producción, que son independientes del número de plantas y de turnos.
Personal de ventas Corresponde a los vendedores de la empresa, y son los únicos que puede contratar directamente el equipo ejecutivo. Podrán ser contratados vendedores tipo A o B, según se indica en la sección Fuerza de Ventas, Capítulo 1, sección 18 del Manual de la Empresa. Tipos de contratos e indemnizaciones Los contratos de los trabajadores de la producción son a plazo fijo, definido por un turno, las renovaciones de los contratos por más de 3 períodos sucesivos pasan a ser automáticamente contratos indefinidos. Cuando se elimina un turno, significa que todos los trabajadores de ese turno son desvinculados por término de contrato o despedidos según el caso, lo cual genera problemas de clima organizacional puesto que se genera una gran inestabilidad en los otros trabajadores, además de la pérdida de trabajadores especializados Los despidos por término de un contrato a plazo fijo, no generan costos de indemnizaciones de ningún tipo para la empresa. Cuando existen contratos a plazo indefinido, del personal de producción, vendedores o ejecutivos, se deben especificar claramente en los informes ejecutivos, y en caso de despidos, se deben cancelar indemnizaciones equivalentes a 1 período, según el último sueldo total (fijo más variable), más la indemnización por los años de servicios, equivalentes a 1 período, por cada año de servicios en la empresa. Los sueldos fijos del personal de producción, para los efectos de las indemnizaciones, es en promedio MA$ 180 para cada uno, más los bonos que decida la empresa. En el caso de los vendedores es el sueldo fijo determinado más las comisiones canceladas. El valor de las indemnizaciones a cancelar, debe ser informado por correo dirigido al Director del Sigem y además en el Informe Ejecutivo del período respectivo. En el sistema Sigem se informa como Ajuste Ingresos-Costos. La Inspección del Trabajo podrá verificar el correcto cumplimiento de las normas laborales, y cuando hay infracciones aplica severas multas. Los costos informados en remuneraciones del personal son brutos, incluyen todas las cargas provisionales legales y costos estimados de las vacaciones proporcionales.
23 16 EL MERCADO DE PASTAS DENTALES El mercado de las pastas dentales, tiene comportamientos fluctuantes en su demanda. Las variables que pueden influir en su comportamiento están determinadas por varios factores, entre los cuales se pueden indicar: Precio Factores políticos Condiciones de crédito Factores económicos Cumplimiento en las entregas Factores sociales Publicidad Hábitos de consumo Promociones Hábitos de compra Posicionamiento de la marca y/o la empresa Problemas climáticos o catástrofes naturales Estabilidad institucional Estacionalidad Efecto de la competencia Etc. Las empresas pueden aplicar una estrategia diferenciada de sus productos por cada canal de distribución. Sin embargo, los precios y las ofertas que se efectúan corresponden al promedio del mix de productos que se destinan a un canal específico. La diferenciación se puede determinar por la imagen, atributos, diseños, etc., lo cual permitirá definir una estrategia comercial más interesante desde el punto de vista competitivo. Las empresas que participan en el mercado son únicamente los participantes del proceso de simulación. Sin embargo, es posible que ingrese al mercado una empresa estatal, con el objetivo de abastecer la demanda insatisfecha o desequilibrios importantes en la libre competencia. El gobierno, independiente de la Ley de Libre Competencia, que está vigente, y que protege fundamentalmente a los consumidores, ha planteado como estrategia que si este mecanismo no opera correctamente, podría cumplir el rol de regulador del mercado a la Empresa Nacional de Abastecimiento del Estado. Su objetivo inicial no es competir en el mercado en el que participan las empresas directamente involucradas del SIGEM, sino que evitar actitudes monopólicas de las empresas, o acuerdos que atenten contra la libre competencia. Los antecedentes del mercado pueden ser obtenidos a través de diversos estudios que son ofrecidos a las empresas competidoras a través de la compañía Forum. La discontinuidad de un producto ofrecido al mercado en un período, puede ser severamente castigado por los consumidores al no tener la seguridad del abastecimiento en el futuro.
24
17 CANALES DE DISTRIBUCION Los canales de distribución que utilizarán las empresas del mercado son: supermercados Son locales que tienen una amplia gama de productos para el consumo y otras necesidades para la familia y el hogar.
farmacias Son locales que se dedican fundamentalmente a la venta de medicamentos, y artículos para la belleza corporal de las personas
25
almacenes Son locales pequeños de barrio, que se ubican en centros de población más populares o rurales, y expenden todo tipo de artículos para las necesidades del hogar, en muy pequeñas cantidades.
Estos canales de distribución pueden estar formados por empresas que tienen varios locales de ventas en diferentes ciudades y pueblos del territorio, conformando cadenas de distribución, especialmente en el caso de los supermercados y farmacias. Los almacenes se han agrupado por comunas. En cada canal de distribución se pueden entregar la cantidad de productos que la empresa desee, pero la oferta se hace como un promedio del surtido de los productos ofrecidos.
26
18 FUERZA DE VENTAS La empresa para realizar la función de ventas debe contratar a los vendedores necesarios de acuerdo al número de visitas que debe realizar y el número de locales que debe atender en cada canal. Los tipos de vendedores disponibles en el mercado son: Vendedor tipo A, persona con experiencia superior a 10 años en el área ventas. Vendedor tipo B, profesionales jóvenes sin experiencia. La empresa debe establecer en el contrato de trabajo: El sueldo base de cada tipo de vendedor, que sólo puede diferenciar en A y B. No puede discriminar sueldos por vendedor, es decir, todos los vendedores tipo A tienen el mismo sueldo base, que naturalmente pueden ser distintos a los del tipo B. % de comisión sobre las ventas netas de cada tipo de vendedor, diferenciado para los vendedores tipo A y B, para cada canal de distribución La fuerza de ventas se determina de acuerdo al número de locales que deben ser atendidos, visitas mínimas para cada local y número de visitas máximas que alcanza a realizar 1 vendedor en el período en cada canal. Por ejemplo, si se tienen los siguientes datos Número de farmacias: 320 Número de visitas mínimas por período a cada local : 12 Número de visitas máximas que puede realizar un vendedor en el período a cada local: 200 12 x 320 La cantidad de vendedores necesarios será = -------------- = 19,2 20 vendedores 200 Para conocer la cantidad de locales abiertos por cada canal puede solicitar los estudios de mercado respectivos puesto que en muchos casos un tipo de empresa está formado por varios locales que deben ser atendidos por los vendedores, por ejemplo un supermercado, puede tener una cadena de locales de ventas en varias ciudades o pueblos, lo mismo sucede con las farmacias. Es muy importante tener presente que en caso de contratar una cantidad inferior de vendedores a los mínimos necesarios, se producirá una menor atención a los locales de los canales, con un impacto muy negativo en las ventas, puesto que los consumidores no tendrán los productos disponibles para ser adquiridos. Los sueldos o remuneraciones de los vendedores se pueden establecer en una parte fija y/o otra variable. Las remuneraciones variables se fijan de acuerdo a un fondo determinado por la comisión en %, sobre las ventas netas, y que se distribuyen entre todos los vendedores contratados en ese canal. Por ejemplo, Ventas netas de Almacenes M A$ 100.000 Vendedores contratados: 2 vendedores A, comisión 1, % y 1 vendedor B, comisión 0,30% El cálculo de las comisiones se efectuará de la sgte. forma: Vendedor A, 1,00% S/ 100 millones = M A$ 1.000 dividido entre 2 personas. Comisión para cada uno es M A$ 500 que se suma al sueldo fijo pactado Vendedor B, 0,30% s/ 100 millones = M A$ 300 dividido en 1 persona, que se suma al sueldo fijo El costo total de las comisiones para la empresa será de M A$ 1.300, en el período. El Gobierno ha fijado un salario mínimo por período para los trabajadores de MA$ 90, valor total que incluye el sueldo fijo y las comisiones. Sin embargo, las rentas de los vendedores son muy superiores a este mínimo, dependen de la capacidad negociadora de los trabajadores y las políticas y condiciones particulares de cada empresa.
27
19 POLITICA DE PRECIOS Las empresas pueden fijar libremente los precios a los canales de distribución formados por supermercados farmacias y almacenes. El precio determinado por cada empresa corresponde a una caja, que incluye 144 pomos de tamaño mediano, con el impuesto a las ventas incluido, y que representa al mix de productos que se ofrece en ese canal. Por ejemplo, si la empresa ofrece 2 productos (A y B) en el canal Supermercados, y los productos tienen un precio de A$ 22.000 y A$ 18.000 respectivamente, el promedio ponderado puede ser determinado de la siguiente forma: Producto A 22.000 x 60% = 13.200 Producto B 18.000 x 40% = 7.200 Precio Promedio Ponderado = 20.400, este es el precio que se informa al Sistema Sigem El Sistema Sigem, entenderá que este mix de productos y a esos precios es la intención de ventas de la empresa, y resolverás las ventas reales de cada producto de acuerdo a esas proporciones. Es decir, si la empresa vende 5000 unidades en el canal, se asume que del producto A vende 3.000 (60%) y del producto B 2.000 (40%) Si la empresa en otro canal ofrece los mismos productos y cambia el mix del precio ponderado, se asume que la venta de cada producto, se logra de acuerdo a las nuevas proporciones de los precios ponderados. Los precios de referencia del mercado al inicio de la simulación, incluido el impuesto a las ventas, se publican en el Sigem News. Los precios de los estudios de mercado son sólo una referencia, puesto que los precios de mercado son determinados de acuerdo a las decisiones de cada empresa, según los criterios costos y márgenes deseados, precios del mercado, la competencia, etc. No es razonable que se fijen precios diferentes a los diferentes canales, por el mismo tipo de producto, por ejemplo vender el aceite de oliva a un precio mayor o menor según sea el canal, los clientes cuando se dan cuenta de esto, castigan fuertemente a las empresas que tienen esta práctica.
20 CONDICIONES DE CREDITO Las alternativas de plazos de cobro, para cada canal son: Condición 1 2 3
Cobranza Contado ½ contado, ½ a 1 período Período siguiente
Por lo tanto, la empresa puede fijar solamente una de estas 3 alternativas de crédito para cada canal, pero la puede cambiar en los períodos siguientes, si lo estima adecuado. Es decir, la empresa puede vender en supermercados en la alternativa 1(al contado), 2 (1/2 contado, 1/2 crédito) ó 3 (crédito), pero debe elegir sólo una de ellas; para las farmacias puede elegir una sola de las 3 alternativas posibles, y para los almacenes también puede elegir una cualquiera de las 3 alternativas. La decisión de precios y condiciones de créditos son independientes para los supermercados, farmacias y almacenes, lo que permite se puedan tomar decisiones diferentes para cada canal. Los clientes cumplen normalmente con el pago de sus compromisos. Sin embargo, es posible según las condiciones de la economía y de la industria, que algunos de ellos no cancelen oportunamente sus compromisos por problemas financieros generando morosidad en el pago de los compromisos. En casos más extremos, las empresas pueden declararse insolventes y no pagar definitivamente las cuentas comprometidas, generando pérdidas definitivas por incobrabilidad.
28
No es posible discriminar a que tipo de locales se les vende, ya que las condiciones del mercado obligan a atender a todos los locales de un mismo canal de distribución. La empresa puede hacer provisiones de incobrabilidad en sus estados financieros, como asimismo establecer porcentajes de morosidad en el cobro de las ventas al crédito.
21 PUBLICIDAD La estrategia de medios, los mensajes, monto de la inversión, etc., debe ser definida por la empresa, libremente de acuerdo a su estrategia genérica y comercial. Existen muchas alternativas para desarrollar atractivas campañas publicitarias y promocionales que tiendan a posicionar los productos de la compañía y generar una imagen corporativa en el mercado. Estas campañas se pueden realizar a través de publicidad Sigem o eventos especiales, según se describe más adelante, permitiendo una significativa creatividad diferenciadora para las empresas.
22 MEDIOS PUBLICITARIOS SIGEM Los medios publicitarios disponibles, corresponden a la televisión y revistas, que se denominan publicidad Sigem, y son los siguientes:
22.1 Televisión Canal Tv A Es un canal estatal, con cobertura en todo el país, puede considerarse un medio independiente del gobierno de turno, debido a la capacidad profesional y estructura organizativa. Canal Tv B Es un canal privado, con cobertura nacional, se caracteriza por lo conservador de su línea de dirección, en especial lo referido a la censura. Canal Tv C Es un canal privado de reciente creación, con buena recepción de la tele audiencia, cobertura de 80% del total nacional. Se define como un canal independiente y pluralista. Un aviso en televisión, implica contratar una sola pasada de ese aviso en el período, consistente en un spot de 15 segundos de duración, en horarios prime.
22.2 Revistas Revista X Es una revista de publicación quincenal de carácter magazinesco, que contiene entrevistas a personajes de actualidad y artículos interesantes de temas variados. Excelente fotografía. Su target group es el ABC1. Revista Y Revista mensual miscelánea orientada principalmente al segmento femenino, aunque es leída por muchos varones. Tiene espacios dedicados a la moda, sexo y otros temas de interés que sean de actualidad. Buena fotografía. Su target group es el A B C1 y C2 Un aviso en revistas, consiste en una publicación, del tamaño de 1/2 página 4 colores, en el período. Las empresas deberán decidir el número de avisos que deseen, número que puede ser ilimitado en cada uno de los medios, y la agencia lo asigna a los mejores horarios o espacios disponibles de acuerdo a la estrategia de la empresa.
29
Por ejemplo, para la televisión el valor es por cada aviso que se pasa en el día, por lo tanto, si se quiere 1 aviso todos los días del período se deben contratar 90 avisos. Si se quieren pasar 2 avisos todos los días se deberán contratar 180 avisos en el período. En el caso de las revistas, si son mensuales se deberían contratar 3 avisos para que aparezcan en las 3 publicaciones que se efectúen en el período.
23 EVENTOS ESPECIALES COMERCIALES, RECURSOS HUMANOS Y PRODUCCION 23.1 Antecedentes generales Uno de los elementos distintivos de esta metodología es la posibilidad de desarrollar creativamente muchas alternativas extracomputacionales, que son incorporadas como una variable cualitativa dentro del modelo. El SIGEM tiene considerados una serie de variables que son evaluadas por una gran cantidad de funciones en forma cuantitativa, a través de un modelo que simula el comportamiento del mercado, administrado bajo estrictas norma de privacidad y seguridad por el Director, y que finalmente producen un resultado que se traduce en ventas por cada canal de distribución. Las empresas que deseen desarrollar su creatividad, lo podrán efectuar a través de los eventos especiales, que son actividades extra-computacionales, y que permiten tener efectos adicionales en el mercado o en la producción de la empresa. Además de los elementos cuantitativos, es conveniente tener en cuenta los elementos cualitativos de las diversas decisiones de la empresa, aunque no son exigidos, sin embargo cuando se realizan, contribuyen a tener un mejor resultado en la gestión, que justifica el mayor esfuerzo comercial o empresarial realizado. Estos elementos cualitativos son evaluados en forma personal por el Director del SIGEM o aquellos profesionales designados en su equipo, con experiencia y altamente calificados para determinar el impacto de estos eventos en términos cualitativos, en los diversos aspectos de mercado, estrategia de la empresa u otras variables que incorpore la empresa. Este esfuerzo adicional, es muy motivador tanto para las empresas participantes como para el equipo que dirige la simulación, por lo tanto, será ampliamente premiado y difundido. Los aspectos cualitativos tienen una ponderación en la evaluación que se efectúa para asignar los resultados del mercado, adicional a las variables de la estrategia comercial definida por la empresa, si hay inversión en recursos humanos o en la función de operaciones, que influye en la percepción del consumidor. Como ejemplo, si 2 ó más empresas realizan la misma inversión en publicidad (en avisos y medios), pero una de ellas especifica claramente la estrategia, el mensaje, presenta los afiches o desarrolla un spot, desde el punto de la evaluación cualitativa, si el trabajo adicional es de calidad, el modelo considera un premio adicional a aquella empresa que realizó el esfuerzo adicional. Puede ocurrir que la empresa desee aplicar otras políticas, por ejemplo de merchandising, promociones especiales a consumidores, estímulos a vendedores, obras de beneficencia, promociones a canales de distribución, congresos, auspiciar eventos, lanzamientos de productos, remuneraciones adicionales no consideradas en el manual, mejoras en la composición de los ingredientes de los productos, inversión en tecnología, concursos especiales, etc. Todas estas actividades adicionales y sus correspondientes costos o inversiones, deben ser presentadas mediante un archivo especial “Informe Ejecutivo”, se encuentra en Internet en la sección Antecedentes Generales – Formularios.
30
Los costos o inversiones de evento especiales deben ser clasificados en el formulario y considerar la misma inversión o costos en el Sistema Sigem. Se pueden especificar muchos eventos especiales separados por cada canal de distribución, los cuales serán evaluados, y en caso de ser aprobados, se considerarán en la evaluación cualitativa mencionada. Estos costos no se consideran dentro de la estructura preestablecida del SIGEM como publicidad en Televisión A, B y C, y las Revistas X e Y, por lo tanto todas estas actividades adicionales, deben ser considerados como costos extras de publicidad y promoción, y deberán considerarse como costos de eventos o promociones especiales en los canales dónde se desea que se produzca el impacto deseado para el mercado o el área de producción. Es decir, que en este concepto de eventos especiales, se reflejan todos los esfuerzos adicionales que realiza la empresa y que no están regulados en las tarifas definidas como publicidad Sigem en el presente manual, que sin dudas que estos eventos especiales afectan a la cadena de valor. No solo está referido a los aspectos promocionales o de marketing, sino que también se pueden incorporar otros eventos del área de la producción, recursos humanos, de finanzas o de la gerencia general. Para generar un impacto en el mercado, es decir en los consumidores, se debe informar las inversiones en la función comercial o del mercado, dónde podrán desarrollar campañas promocionales, entrenamientos especiales, spots publicitarios, videos, diseños de envases, indicación de los mensajes publicitarios, actividades de recursos humanos, investigación y desarrollo, productivas, etc., que indudablemente producirán efectos en el mercado. Si el impacto de estas actividades se desea que afecten la eficiencia y calidad productiva, se deberán informar las inversiones en la función de Producción, en eventos como calidad, investigación y desarrollo, seguridad, recursos humanos, etc. Las instrucciones específicas de la información que se requiere en el formulario informe ejecutivo, en relación a los eventos especiales, se indican en el Anexo 1 de este manual. Todos estos eventos se encuentran indicados en el archivo TARIFAS-EVENTOS que se encuentran en Internet, en la sección Antecedentes Generales - Documentos. Deben tener en cuenta que en este archivo se señalan muchas actividades de diferentes mercados existentes como modelos de simulación, por lo tanto cada empresas deberá elegir los eventos que considera que si tienen un efecto en su mercado, de acuerdo a sus estrategias y tácticas desarrolladas No se pueden definir otros eventos, sólo los que están en el archivo señalado.
23.2 Cotizaciones de eventos especiales Excepcionalmente el Director del SIGEM podrá autorizar otros eventos adicionales a los publicados en el archivo TARIFAS-EVENTOS, los que se podrán cotizar mediante un correo dirigido a los encargados de la empresa Sigem Eventos. En este caso, para mantener un orden en la información que se emite al equipo de Sigem Eventos, se aceptará 1 sólo correo a la semana para las cotizaciones de todos los eventos que desee cotizar, el plazo de envío es hasta el día viernes a las 20 hrs, el que se solicita sea previamente chequeado por el Gerente General, y así evitar la dispersión de correos que podrían perderse o no responderse oportunamente. Las solicitudes de cotizaciones deben describir claramente el evento que se desea y con 3 cotizaciones reales del mercado efectuadas por el mismo equipo ejecutivo de la empresa, de esos artículos, actividades o elementos que se desean agregar. Estos datos deben venir cotizados en la moneda local real, los que serán verificados por el equipo Sigem Eventos efectuándose la conversión a A$, y así lograr su aprobación definitiva. Estas solicitudes se deben efectuar de una semana a la otra, enviándolos a más tardar los días viernes de cada semana, para que tengan una respuesta oportuna de los posibles eventos a utilizar en el período subsiguiente.
31
Es importante tener en cuenta estos plazos, ya que existe mucha presión y premura por aquellas empresas que desean aplicar un evento que requiere autorización previa y desean aplicarlo en la misma semana, lo que no será posible de atender adecuadamente, por el atraso en enviar los antecedentes y lograr las autorizaciones respectivas.
23.3 Líderes de opinión y eventos artísticos, culturales o deportivos, derechos de imagen Los líderes de opinión y eventos artísticos, deportivos o culturales exclusivos se deben reservar/contratar previamente, mediante el siguiente procedimiento: Enviar un correo solicitando la reserva del líder de opinión o concierto, adjuntando el contrato respectivo, que no puede ser inferior a 4 períodos. El contrato de líder de opinión se encuentra en la Web, en el caso de actividades artísticas, deportivas o culturales, las empresas deben adaptar los contratos o crealos para especificar claramente las condiciones, costos, e inversiones que involucra el evento respectivo El correo se envía directamente a Sigem Eventos, al correo que se indica en el SNews01, a más tardar el día jueves a las 20 hrs, si se quiere que ese líder sea aplicado en el mismo período. La empresa debe esperar recibir la confirmación de la reserva y del contrato por parte de Sigem Eventos formalmente por escrito, para poder utilizar ese lieder en campaña publicitaria De esta forma la empresa se asegura de estar utilizando correctamente al líder o artista contratado, y pueda ser utilizado sin problemas en el período contratado. No es posible que un mismo líder aparezca auspiciando a 2 empresas en forma simultánea. Los líderes de opinión requieren un contrato de al menos 1 año (4 períodos o más), cuyo formato se encuentra en Internet, en la sección Antecedentes Generales- Formularios. Este formulario debe ser completado y llenado junto con la solicitud de reserva, y sólo es válido si se confirma la reserva por parte del equipo de Sigem Eventos, lo que será informado por escrito a la empresa que hace la solicitud. Por lo tanto, la empresa es absolutamente responsable de utilizar líderes de opinión que no han debidamente autorizados o reservados. En el caso de eventos artísticos, deportivos o culturales u otro tipo de eventos públicos, se puede hacer en 1 período, no se requiere reserva de 1 año, pero si un contrato que debe ser enviado para su aprobación al equipo de Sigem Eventos. Sin una expresa confirmación por escrito del equipo Sigem Eventos, ese contrato no es válido . Por lo tanto, se requiere que estos contratos se envíen con la suficiente anticipación, se reciben de lunes a jueves de la semana, para ser aplicado en la misma semana, y así las empresas puedan tener seguridad de realizar los eventos, sin las posibles consecuencias de no tener las reservas o autorizaciones necesarias, que finalmente generan demandas o conflictos entre las mismas empresas. Las mayores dificultades se generan por la presión de las empresas que no entregan a tiempo sus contratos y desean aplicarlos en el mismo período, lo que no es aceptable por Sigem Eventos. Por eso se requiere de la adecuada planificación de estas actividades por parte de la empresa, y así evitar confusiones En consecuencia las normas son: Hacer la reserva del líder de opinión, eventos artísticos, deportivos o culturales que requiera de exclusividad, enviando un correo a la persona encargada de Sigem Eventos, que se indica en el SNews01. Se debe adjuntar a la reserva el contrato respectivo, para avanzar más rápido, esperando la aprobación de la reserva y el contrato Plazo de entrega de los antecedentes para la semana es el jueves a las 20 hrs, si no ocurre así se deberá aplicar en el período sub-siguiente Esperar la confirmación de Sigem Eventos, antes de ser publicitado por la empresa en el período siguiente Las empresas que se les confirma un evento con un contrato y por cualquier razón no cumplen con sus estipulaciones, igual se les cobrará el monto del contrato con una multa del 50% del valor convenido para el período.
32
Los contratos reservados y aprobados se cobran aunque la empresa no utilice al líder de opinión en el período. En relación a la publicación de imágenes de personas, familias, grupos desconocidos, películas, fotos, diseños, etc., que no sean marcas reales existentes en el mercado real nacional o internacional, las empresas están obligadas a pagar los derechos respectivos, por el uso de esas imágenes, de acuerdo a las tarifas señaladas en el archivo Tarifas Eventos, sección Derechos de Uso de Imagen o Diseños (códigos DI 1 y siguientes). En estos casos no se requieren contratos o reservas previas, cono si se deben efectuar con los líderes de opinión y conciertos artísticos.
23.4 Información al mercado y la competencia Como una forma de mantener la transparencia del sistema y del mercado, los eventos que la empresa defina que afectan al mercado, deben ser informados en el archivo ProductosXXXXX-Pn-00, y en los archivos AfichesXXXXX-Pn, lo que se subirán a Internet a la sección Enviar Información, y que una vez cerrado el período serán traspasados a la sección Antecedentes del Mercado. Aquellos eventos que se indican que son “privados” o confidenciales, no se publican en Internet, pero si deben ser detallados en el Informe Ejecutivo. Se debe tener presente que es “eventos” ó “promociones especiales”, todo aquello que no está estandarizado en el esquema del Manual del SIGEM, por lo tanto, refleja cualquier idea, trabajo, o esfuerzo especial no considerado en el esquema rígido definido en el Manual. Los eventos efectuados en cada período deben ser obligatoriamente publicados, cuando sean de carácter público, en el archivo PRODUCTOSXXXXX-Pn-00, y archivos AFICHESXX,-00 para lo cual se exigirá transparencia, en el sentido de informar claramente el tipo de evento que se realiza, ya que será conocido en esos términos por el mercado, y además por las empresas de la competencia. Dadas las condiciones éticas exigidas en este proceso, se exige transparencia en la calidad de información entregada al mercado, ya que si no se describe correctamente no se evaluará esa información afectando a las ventas el período, y la empresa además puede estar afecta a severas multas o incluso a demandas de las empresas competidoras por falta de transparencia. En este archivo de productos por ningún motivo se debe informar el costo del evento propuesto, pero sí se informará al canal o canales que va dirigido el evento y una razonable y transparente descripción, aunque no se debe informar los detalles, que si se exigen en el Informe Ejecutivo. Sólo se entregarán los antecedentes como los describió la empresa, y que a juicio del Director del SIGEM representan una situación real y costo razonables. No hay intervención del equipo Sigem, en la revisión de los archivos ni su descripción, ya que es de absoluta responsabilidad de cada empresa su contenido. Por lo tanto la empresa deberá entregar los archivos en cada período de decisiones que permitan evaluar correctamente los impactos de sus actividades en el mercado o en el proceso productivo: 1. Informe Ejecutivo 2. Archivo de Productos 3. Archivo de Afiches 4. Contratos de Trabajo, si hay cambios 5. Acta de reuniones Estos informes o archivos se encuentran Internet, en la sección Antecedentes Generales – Formularios, y los detalles de su contenido se especifican en el Anexo 1 - Formularios
33
24 ESTUDIOS DE MERCADO Los estudios disponibles en el mercado, son ofrecidos por la Empresa Forum, que es de alta experiencia en investigaciones de mercado de diversa índole y con personal calificado y capacitado para desenvolverse en este campo, se encuentran disponibles en Internet en la sección Estudios de Mercado. Las fuentes de información y los procedimientos de esta empresa son altamente confiables, puesto que sus estimaciones son muy bien evaluadas por las diferentes empresas que han solicitado sus estudios. Los Estudios de Mercado tienen inscritos Derechos de Autor, por lo tanto, la divulgación, reproducción o venta entre empresas está absolutamente prohibida, sin la autorización de la empresa Forum. Las transgresiones a esta disposición serán severamente sancionadas.
24.1 Estudios exploratorios. Código Descripción
Costo
101
MA$ 250
Hábitos de Consumo. Describe en forma genérica los hábitos de consumo de las personas que compran pastas dentales Ejemplo páginas
102
del
texto,
el
documento
contiene
2
Hábitos de Compra
MA$ 250
Describe en forma genérica los hábitos de compra de los consumidores, en el territorio relevante de ventas Ejemplo páginas
del
texto,
el
informe
contiene
2
Formato del estudio
34
103
Niveles de Consumos
M A$ 300
Indica los niveles de consumo promedios mensuales de pastas dentales por grupo Socioeconómico del mercado total, por familia. No señala la demanda total del mercado Clasificación Niveles Socio-económicos ABC1 Alta y medio alto C2 medio C3 medio bajo D y E pobreza e indigencia
104
Indicadores Poblacionales, de la zona central
M A$
700
Población de la zona central de la competencia Población por grupos de edades de la población de la zona central Población por sectores urbanos y rurales, de la zona central Población separada por sexo y por zonas urbanas y rurales, de la zona central Número de familias de la zona central Tasa de crecimiento de la población del país Esperanza de vida al nacer por sexo del país
Todos los datos se refieren a la zona central.
105
Distribución % Familias Indica la distribución zona central de socioeconómico
porcentual las familias
M A$ 300 de la por grupo
Información promedio de toda la población del país.
35
106
No. Cadenas/Comunas de ventas
M A$ 100
Señala el total de cadenas de supermercados y farmacias, y para los almacenes, indica el total de comunas, de la zona central
107
Puntos de ventas por cada canal
M A$ 350
Indica para cada canal de distribución el total de puntos o locales de ventas disponibles, tanto de las cadenas de supermercados y farmacias, y para los almacenes, para los 3 canales de distribución, de la zona central
108
Canales de distribución utilizados M A$ 100 Indica los canales de distribución preferidos por los grupos socioeconómicos, según los hábitos de compra del general de la población del país
109
Elasticidades
M A$ 100
Señala conceptualmente las elasticidades por cada canal de distribución, y los precios normales de cada canal estimados para el período 0.
36
110
Rendimientos vendedores
M A$ 250
Indica las visitas mínimas que se deben hacer por cada punto de venta y las visitas máximas como rendimiento promedio de cada vendedor
111
Ventas históricas
M A$ 600
Indica las ventas de los períodos 0, -1, -2 y –3 en cajas, separados por cada canal de distribución
112
Composición tele audiencia
M A$ 1.000
Señala las familias que ven TV en los horarios de los avisos de publicidad, por nivel Socioeconómico, de la zona central
113
Composición lectores Indica las familias que leen las revistas, por nivel socioeconómico, de la zona central
M A$ 700
37
24.2 Estudios Descriptivos. Los estudios descriptivos, excepto los 201 a 206, estarán disponibles una vez que se han recibido los resultados del período 1 en adelante, y sus tarifas, son las siguientes: Código Descripción
Costo
201
M A$ 800
Potencial de ventas total - 1 periodo Indica las ventas estimadas, para la industria total, para 1 período siguiente
202
Potencial de ventas total - 2 períodos
M A$ 1.000
Indica las ventas estimadas, para la industria total, para 2 períodos siguientes
203
Potencial de ventas total – 3 períodos Indica las ventas estimadas, para la industria total, para 3 períodos siguientes
M A$ 1.200
204
Potencial de ventas por canal – 1 período
M A$ 1.000
Indica las ventas estimadas de cada canal de distribución, para 1 período siguiente
Formato del estudio
38
205
Potencial de ventas por canal – 2 períodos
Indica las ventas estimadas de cada canal distribución, para 2 períodos siguientes
206
M A$ 1.400
de
Potencial de ventas por canal – 3 períodos
M A$ 1.800
Indica las ventas estimadas de cada canal de distribución, para 3 períodos siguientes
207
Inversión publicitaria total
M A$ 200
Señala en monto total de inversión publicitaria en la industria, en miles de A$, del período, no se tiene información separada por cada canal
208
Inversión publicitaria x empresa
M A$ 500
Indica para cada empresa el monto invertido en publicidad, en miles de A$, en el período, no se tiene información separada por cada canal
209
No. Avisos por empresa
Señala para cada empresa el número de avisos en cada medio utilizado en el período, no se tiene información separada por cada canal
M A$ 1.000
39
210
Participación mercado Unidades- pares
M A$ 500
Indica para cada empresa el porcentaje de participación de mercado en unidades (cajas) del período, para cada canal de distribución
211
Participación mercado Valores – A$
M A$ 800
Indica para cada empresa el porcentaje de participación de mercado en valores (ventas en A$) del período, para cada canal de distribución
212
Total inversión estudios mercado
M A$ 100
Indica el monto total en miles de A$, invertido en estudios de mercado, por todas las empresas de la industria en el período, no se tiene información separada por cada canal
213
Inversión estudios x empresa
M A$ 300
Indica el monto en miles de A$, invertido por cada empresa en estudios de mercado en el período
214
Inventarios total industria Señala el número de cajas como inventario del total de la industria, al término del período
M A$ 300
40
215
Inventarios por empresas
M A$ 800
Indica el número de pares en bodega al término del período, de cada empresa
216
Costo promedio de producción
M A$ 1.000
Indica el costo variable de producción de cada empresa, al término del período.
217
Compraventa directa
M A$ 500
Señala las operaciones de compra o venta directa entre empresas, indicando precios, unidades, la empresa que compra y la que vende en el período consultado
218
Plantas adquiridas x empresa
M A$ 100
Indica el número de plantas que tiene cada empresa en el período, no indica si están operando ni el número de turnos que utiliza
41
219
Producción por empresa
M A$ 1.000
Señala la producción total en pares real de los 3 últimos períodos de cada empresa
220
Inversión total en eventos especiales comerciales
M A$ 200
Señala el monto total invertido en miles de A$, en la industria, en eventos o promociones Especiales, que se destinan al mercado, no se tiene información separada por cada canal. No incluye los eventos especiales de producción
221
Inversión en eventos especiales comerciales x empresa
M A$ 500
Señala el monto total invertido en miles de A$, por cada empresa, en eventos o promociones Especiales, que se destinan al mercado, para el total de los canales, no se tiene información separada por cada canal. No incluye los eventos especiales de producción
222
Vendedores x empresa
M A$ 200
Indica la cantidad de vendedores tipo A y B, separados por cada canal de distribución, y de cada empresa, en el período
223
Mercado fuerza de ventas Señala para cada tipo de vendedores, en cada canal, a nivel general de la industria, los siguientes datos: número total de vendedores, % de comisiones (promedio, más alta y más baja), sueldo fijo (promedio, más alto y más bajo), sueldo por comisiones (promedio, más alto y más bajo) y sueldo total (promedio, más alto y más bajo)
M A$ 600
42
224 a, b, c
Sensibilización de Ventas x 3 niveles de precios
M A$ 2.000
Indica una estimación de las posibles ventas que se habrían logrado, en el período pasado, a 3 niveles de precios elegidos directamente por la empresa, para un solo canal, manteniendo todas las variables ceteris paribus. Debe especificar el canal a simular, dónde a= supermercados, b= farmacias y c= almacenes Sensibilización Inversión Precios Estudio 224, canal X
Precio del período Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3
Vta. Precio Estimada 23,800 2,291 23,000 2,343 22,000 2,430 21,000 2,533
Nota: Se solicita directamente al Director del Sigem, mediante correo, pero se deben informar 3 alternativas de precios, para efectuar la simulación
225
Sensibilización de Ventas x 3 niveles de publicidad
M A$ 2.000
Indica una estimación de las posibles ventas que se habrían logrado, en el período pasado, a 3 niveles de inversión publicitaria elegidos directamente por la empresa, para el total del marcado, manteniendo todas las variables ceteris paribus. Sensibilización Inversión Publicidad Estudio 225 Tv A Actual Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3
Tv B 2 0 2 0
7 9 6 8
Vta. Tv C Rv X Rv Y Inversión Estim. 4 5 4 26,400 11,178 7 6 4 30,100 11,912 5 4 4 25,700 11,140 10 8 4 33,000 12,053
Nota: Se solicita directamente al Director del Sigem, mediante correo, pero se deben informar 3 alternativas de combinaciones de medios publicitarios sigem, para efectuar la simulación
226 a, b, c
Sensibilización de Ventas x 3 niveles de promoción
M A$ 3.000
Indica una estimación de las posibles ventas que se habrían logrado, en el período pasado, a 3 niveles de inversión en eventos / promociones elegidos directamente por la empresa, para un sólo canal, manteniendo todas las variables ceteris paribus. NO se considera una evaluación cualitativa, sólo es una evaluación cuantitativa. Debe especificar el canal a simular, dónde a= supermercados, b= farmacias y c= almacenes Sensibilización Inversión Eventos Estudio 226, Canal X
Inversión del período Alternativa Inversión 1 Alternativa Inversión 2 Alternativa Inversión 3
Inversión 24,323 22,000 27,559 30,000
Vta. Estimada 3,441 3,271 4,311 4,003
43
Nota: Se solicita directamente al Director del Sigem, mediante correo, pero se deben informar 3 alternativas de inversión, para efectuar la simulación
227 a, b, c
Demandas Insatisfechas, costo por cada canal
M A$ 2.000
Indica el total de ventas que se habría logrado la empresa en un período específico, como primera intención de compra de los consumidores de un canal específico, considerando el esfuerzo comercial realizado, sin incluir los stocks disponibles ni las demandas insatisfechas de la competencia, el estudio es para un solo canal. Debe especificar el canal a simular, a= supermercados, b= farmacias y c= almacenes Demanda Insatisfecha de la empresa Estudio 227 Canal X Primera Intención de Compra 1,198 Venta Real 492 Demanda Insatisfecha 706 Cifras en cajas
228 a, b, c
Composición de la Venta, costo por cada canal
M A$ 2.000
Indica la venta obtenida por la empresa en un período, según el esfuerzo comercial realizado por la empresa directamente e indica además la venta adicional lograda por las demandas insatisfechas de las otras empresas de la competencia que fueron aprovechadas para incrementar las ventas, el estudio es para un solo canal. Debe especificar el canal a simular, dónde a= supermercados, b= farmacias y c= almacenes Composición de la Venta Estudio 228 Venta sg. Esfuerzo Comercial Mayor venta por Demanda Insatisfecha Venta Final
Canal X 2,892 0 2,892 Cifras en cajas
229 a, b, c Mapa de Posicionamiento, por un canal de distribución
M A$ 3.500
Señala la posición relativa de todas las empresas, que compiten en un canal específico considerando los atributos de precio y calidad. Los antecedentes de las variables corresponden al mix de productos ofrecidos en el canal como un conjunto La base de las participaciones de mercado es en valores A$, y está representado por el tamaño del círculo. Debe especificar el canal a simular, dónde a= supermercados, b= farmacias y c= almacenes
44
Mapa de Posicionamiento 01WHI T E M A X 02A 45202 17, 000
PRECIOS
03FRE SHI CE 04SK Y LI FT 05A 45205 16, 000
10
06SWE E T
07BORK
10
08M A CA F 15, 000
12
09P OLO SUR
15
10A 45210
14, 000
20
13, 000
13
13 12, 000
7.0
6.5
Alta
6.0
5.5
5.0
4.5 Baja
4.0
CALIDAD
OBSERVACIONES En el período 0, sólo se pueden obtener los estudios exploratorios 1.01 a 1.13, y los descriptivos 2.01 hasta 2.06, puesto que no existe mayor información de la competencia. Los demás estudios se pueden solicitar solamente cuando se ha procesado el período 1, puesto que desde ese momento si existen datos reales del mercado y de la competencia. Los estudios de mercados de potenciales de ventas (2-01 al 2-06) tienen un grado de confiabilidad del 95%, con un error de muestreo del orden del 10% para un período, en el caso del pronóstico de 2 períodos futuros el error es estimado en 15%, y para el tercer período de pronóstico el error es del 20%. Las estimaciones de ventas probables para los diferentes niveles de precios, publicidad e inversiones en promociones (estudios 2-24 a 2-26), están disponibles sólo a contar del período 1, y consisten en una posible venta que se lograría sobre la base de los datos del período simulado, modificando solamente las variables determinadas por la empresa y dejando constante todas las demás variables de la competencia. Por lo tanto, esta simulación del comportamiento del mercado, no asegura su éxito futuro, puesto que las empresas de la competencia modifican sus decisiones en cada período, y por lo tanto, alteran las relaciones sobre las cuales se definió la simulación. Para efectuar cualquiera de estas simulaciones las empresas que solicitan estos estudios deben entregar por correo, los antecedentes de 3 posibles alternativas a simular, sean por ejemplo niveles de precios, inversión en eventos especiales, o combinaciones de medios publicitarios sigem. Los estudios 2.24 a 2.29 sólo pueden ser solicitados al Director del SIGEM, no están disponibles en Internet. La empresa puede solicitar cualquier otro estudio de mercado que considere necesario relacionado con las variables específicas que desee cubrir, para lo cual se debe contactar con la empresa Forum, para establecer el tipo de estudio solicitado, la cotización y tiempo en el que estaría disponible. Los estudios de mercado solicitados en un determinado período, se incluyen como costos y cancelan en el período siguiente, por ejemplo, todos los estudios solicitados en el período 0, se cancelan en el período 1.
45
25 ESTRUCTURA DE COSTOS La descripción de los costos que se incluyen en cada concepto son los siguientes: 25.1 Costos de Administración Los costos de administración fijos en el período, cubren el período (3 meses), y consideran: Remuneraciones del personal de la administración, finanzas, contabilidad, seguridad, no incluye remuneraciones de los ejecutivos. Gastos generales de oficina (materiales, movilización, viajes, etc.) Honorarios por asesorías legales, tributarias, y otras Consumo básicos (energía, agua, combustible) Teléfonos y otros medios de comunicación. Mantención y reparación del edificio y mobiliario Seguros contra incendio y catástrofes para los edificios y productos terminados. Otros costos generales
25.2 Costos de Producción La estructura de costos fijos y variables, depende del número de turnos, número de plantas, número de productos, las economías de escala y la curva de aprendizaje. 24.2.1 Costos fijos generales de producción En estos costos se consideran: Remuneraciones fijas del personal profesional y trabajadores de la función producción. Mantención, reparación y limpieza de los edificios. Consumos de energía, agua y gastos generales. Gastos de bodegaje de materias primas Mayores gastos de mantención (definidos por la gerencia) Inversiones adicionales en investigación y desarrollo (definidos por gerencia) Costos de certificaciones de calidad u otros (definidos por gerencia) Otros 25.2.2 Costos fijos de plantas industriales Además de los costos fijos de la función, se generan costos fijos de la planta industrial, dependiendo si esta es la americana o japonesa, y corresponde a los siguientes gastos extras: Mantención y limpieza de las máquinas. Consumos de energía para iluminación agua y gastos generales. Mantención del clima apropiado de las plantas, con calefacción o aire acondicionado Seguros contra incendio, sabotaje y catástrofe, de las plantas industriales Personal de mantención 25.2.3 Costos variables de producción: Los costos variables y sus proporciones del costo variable respectivo, son los siguientes: Remuneraciones variables o bonos de producción de los trabajadores Materias primas componentes del producto Insumos correspondientes a los envases y empaque Otros costos variables Recargos por número de insumos químicos utilizados Recargos por número de productos producidos
46
25.2.4. Costos de Eventos Especiales de Producción En los costos fijos de producción está contemplado un nivel de gastos de mantención normales de las plantas definidos en el presente Manual. Sin embargo, la empresa puede decidir invertir en mayores gastos de mantención, seguridad, calidad, investigación y desarrollo, a fin de evitar paralizaciones o deterioros en los niveles de producción. Esto costos reducirán los eventos aleatorios que afectan negativamente a la producción de la empresa, tales como fallas eléctricas de la planta, fallas en las máquinas, atrasos en el inicio de la producción, problemas de accidentes, errores en el proceso productivo, fallas humanas, y otros Estos costos deben ser informados como mayores costos de producción en las decisiones de cada período de la empresa en la sección de eventos especiales de producción, que se explicará posteriormente
25.3 Costos de Almacenaje de Productos Terminados: Los costos de almacenaje de productos terminados se producen por los inventarios no vendidos en el período, y corresponden a la asignación de los mayores gastos de bodegaje. Este costo se activa, hasta que los productos son vendidos, por lo tanto, incrementan el valor de los inventarios de productos terminados.
25.4 Costos de Ventas 25.4.1 Costos Fijos de Ventas Los costos fijos consideran: Remuneraciones del personal administrativo de ventas Gastos generales de las oficinas de ventas Gastos de bodegaje de productos terminados Otros No incluye los costos de remuneraciones base de los vendedores, puesto que estos los fija libremente la empresa. 25.4.2 Costos de Eventos especiales Comerciales Corresponde a los eventos especiales que realiza la empresa, adicionales a la publicidad de los medios del Sigem, tales como afiches, lideres de opinión, y muchas actividades que se cotizan en el archivo Tarifas Eventos y se informan en el archivo Informe Ejecutivo, cuando afectan al mercado.
25.4.3 Costos Variables de Ventas Estos costos incluyen: Gastos de transporte y seguros Gastos de despacho Otros gastos No incluye comisión de vendedores, ya que los fija libremente la empresa.
47
26 TABLAS DE INVERSIONES, TARIFAS y COSTOS 26.1 Inversiones en Activos Fijos Las inversiones que requiere la empresa para iniciar su funcionamiento, han sido negociadas, cuidando de la buena calidad y prestigio deseados para la empresa. Las inversiones indicadas incluyen todos los costos de instalación, puesta en marcha y adiestramiento del personal de la empresa. Los valores de las inversiones en activos fijos, las cuales han sido evaluadas técnica y económicamente, determinándose como las más convenientes, al iniciar la simulación La infraestructura de la casa matriz, para las oficinas administrativas y gerencias, requieren de la siguiente inversión en el período 0. M A$ Tipo de Activos Bienes Raíces y Construcciones Casa Matriz Muebles, Vehículos y Otros Total Inversión Inicial
200.000 20.000 220.000
Adicionalmente, la empresa deberá efectuar las inversiones las plantas industriales adquiridas en EEUU y/o Japón, cuyos valores son los siguientes: EEUU M A$
Tipo de Planta Planta Industrial
100.000
Japón M A$ 60.000
Por ejemplo, si la empresa invierte en infraestructura en el período 0, y ha adquirido la planta americana, los montos de las inversiones iniciales, que se deben reflejan en el sistema son las siguientes: Bienes Raíces Y Construcciones Muebles, Vehículos y Otros Planta Industrial Total Inversión Inicial
M A$
200.000 20.000 100.000 -------------------M A$ 320.000 =============
Cualquier otra inversión, que se desee activar y no está considerada en estas Tablas, debe ser incluida en el sistema Sigem en el ítem Muebles, Vehículos y Otras, para que sea depreciada en 5 años
48
26.2 Costos Fijos Generales de cada Función de la empresa Los costos fijos generales iniciales de la empresa son los siguientes: Función
Costo
M A$
Producción
Total Remuneraciones Otros
2.500 2.000 500
Administración
Total Remuneraciones Otros
6.000 5.000 1.000
Ventas
Total Remuneraciones Otros
1.000 700 300
Los costos fijos de Administración informados, no incluyen las remuneraciones de los ejecutivos de la empresa. Es necesario definir este costo de remuneraciones de acuerdo a las decisiones de cada equipo ejecutivo, para lo cual se informan los sueldos del mercado en el período 0, en el SNews. Los costos fijos pueden ser afectados favorablemente para las empresas por la curva de la experiencia, la que normalmente comienza a operar cuando se alcanza la producción de 20.000 unidades 26.3 Costos Fijos de Producción Adicionales por las Plantas Industriales La empresa incurre en los costos fijos adicionales por las plantas industriales que posee, de acuerdo si es la planta industrial de procedencia americana y/o japonesa, y el número de turnos que determina producir en cada período. Estos costos son los siguientes, cifras en miles de $: Planta
Costo
EEUU
Japón
O Turno
1 turno
2 turnos
3 turnos
Total 800 Remuneraciones 400 Energia 0 Otros 400
4.500 3.000 1.000 500
9.000 6.500 1.800 700
13.500 10.000 2.600 900
Total Remuneraciones Energia Otros
3.100 1.800 800 500
6.100 3.900 1.500 700
8.700 5.700 2.100 900
M 500 300 0 200
Cuando hay 0 turno, significa que la empresa ha decidido paralizar totalmente el proceso productivo, y se supone que ha despedido a todo el personal de producción. Si la empresa tiene los 2 tipos de plantas, los costos de cada una se suman, según el número de turnos, de acuerdo a la tabla de costos de esta sección. Los sueldos fijos del personal de producción en promedio es de MA$ 180 para cada uno más los bonos que decida la empresa.
49
26.4 Tarifas de Medios Publicitarios Sigem Las tarifas para cada medio, incluye los honorarios de la agencia y producción, y corresponden al valor total de una pasada o publicación, y son los siguientes: Medio
Canal Tv A Canal Tv B Canal Tv C Revista X Revista Y
Tarifa por pasada MA$ $ 200 $ 150 $ 100 $ 10 $ 5
Adicionalmente la empresa podrá definir otros eventos comerciales, que se cotizan en forma separada, en el archivo Tarifas-Eventos que se publica en Internet, con una amplia gama de actividades, no solo de características comerciales, sino que también de otro tipo de actividades para recursos humanos, producción o administración de la empresa
26.5 Tarifas de los estudios de Mercado Código 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216
Tipo de Estudio Hábitos de Consumo Hábitos de Compra Niveles de Consumos Indicadores Poblacionales, de la Zona Central Distribución % Familias No. Cadenas/Comunas de ventas Puntos de ventas por cada canal Canales de distribución utilizados Elasticidades Rendimientos vendedores Ventas históricas Composición tele audiencia Composición lectores de revistas Potencial de ventas total - 1 periodo Potencial de ventas total - 2 períodos Potencial de ventas total – 3 períodos Potencial de ventas por canal – 1 período Potencial de ventas por canal – 2 períodos Potencial de ventas por canal – 3 períodos Inversión publicitaria total Inversión publicitaria x empresa No. Avisos por empresa, en cada medio Participación mercado Unidades (unidades) Participación mercado Valores (A$) Total inversión estudios de mercado Inversión estudios x empresa Inventarios total industria Inventarios en cajas por empresas Costo variable de producción
Tarifa M A$ 250 250 300 700 300 100 350 100 100 250 600 1.000 700 800 1,000 1.200 1.000 1.400 1.800 200 500 1.000 500 800 100 300 300 800 1.000
350
50
217 218 219 220 221 222 223 224 a, b, c
500 100 1.000 200 500 200 600 2.000
225 226 a, b, c 227 a, b, c
Compraventa directa Plantas industriales adquiridas x empresa Producción por empresa Inversión total en eventos Inversión en eventos especiales comerciales x empresa Vendedores x empresa Mercado fuerza de ventas Ventas x 3 niveles de precios, costo por cada canal, especificar el canal Ventas x 3 niveles de publicidad, Ventas x 3 niveles de promoción, costo por cada canal Demandas Insatisfechas, costo por cada canal , especificar el canal
228 a, b, b 229 a, b, c
Composición de la Venta, costo por cada canal , especificar el canal Mapa de Posicionamiento, costo por cada canal, especificar el canal
2.000 3.500
2.000 3.000 2.000
26.6 Costos Variables La estructura de Costos Variables de Producción, Ventas y Almacenaje iniciales, son los siguientes: Costo Variable de la Función
Base Inicial Producción (1) $ 5.500 - Ingredientes químicos iniciales $ 5.000 - Pomos, tapas y cajas $ 500 - Otros recargos (2) Ventas $ 800 caja Almacenaje $ 300 caja Nota (1) Costos Variables de Producción Estos costos están determinados por los siguientes conceptos: Según los 4 ingredientes químicos iniciales básicos de A$ 5.000 cada caja (de 144 unidades) Tapa, pomo , estuche y caja de cartón A$ 500 cada caja (144 unidades) Recargos adicionales Curva de la Experiencia, que comienza a ser efectiva app. a las 20.000 cajas acumuladas producidas Nota (2) Recargos Adicionales Mano de obra variable que define la empresa para cada producto Recargo por nuevos ingredientes adicionales, puesto que la empresa puede alterar la formulación o mezcla básica, de los 4 componentes de ingredientes iniciales, lo que permite agregar valor al producto. El costo adicional por cada uno de los ingredientes extra tiene un recargo de A$ 1.000 Recargo por número de productos ordenados para producir en el período, cuando la empresa decide producir más de un producto, además de los recargos de costos de los insumos y mano de obra, se deberá considerar un recargo del 5% por cada uno de los nuevos productos que desee producir la empresa.
51
26.7 Recargo por producción de nuevos productos Cuando se produce 1 sólo tipo de pasta dental, se establece el costo base según los elementos que componen la pasta dental de A$ 5.000 más el costo de los demás insumos variables y la mano de obra variable que determina la empresa como incentivo de producción adicional. Sin embargo, si la empresa decide producir más productos o nuevos diseños estos tendrán un recargo del 5% por cada nuevo producto que se fabrica, debido a los menores rendimientos esperados en cada proceso productivo, menores economías de escala, costos de los nuevos diseños y de las nuevas matrices. Por ejemplo, si en la empresa se producen 5 productos, el costo extra a incurrir en el proceso de fabricación será del 20% de los costos promedios de materias primas más mano de obra variable determinados. Un producto se considera diferenciado cuando tiene una distinta composición de materias primas de la tabla de materias prima, o hay cambios en el diseño físico original, sabores u otros, que por tener un mayor valor agregado en definitiva se ofrece como un producto diferenciado al mercado. La empresa puede definir los componentes básicos y la calidad de las materias primas a utilizar, lo que permite agregar valor al producto, y el costo de producción se determina por un promedio ponderado de los productos que define la gerencia y de acuerdo a la producción ordenada en el período. No es necesario pedir autorización a Sigem Eventos cuando se agregan o reducen ingredientes, manteniendo los 4 ingredientes básicos para cumplir con la función de higiene bucal. El sistema sólo controla costos promedios, por lo tanto, los costos definidos para cada producto se promediarán y el cálculo final de costos será un solo valor promedio. La percepción que tenga el consumidor de la calidad, puede estar afectada por la estructura de costos promedio que tenga la empresa. Por otra parte, la empresa también puede buscar alternativas de reducir los costos variables de producción con ingredientes o formulaciones especiales, para lo cual, debe presentar los proyectos respectivos, y que deberán ser previamente autorizados por Sigem Eventos. Los proyectos para reducir los costos, deben ser justificados ante el equipo del Sigem, los que deben presentar el máximo de antecedentes: objetivos, datos técnicos, impacto deseado, estudios de costos, proposición de reducción en los costos fijos o variables según sea el caso, etc. Los costos de producción y ventas informados son promedios generales, y no se pueden establecer costos diferenciados o específicos por cada tipo de producto.
26.8 Ejemplo de Cálculo de los Costos Variables de Producción. Se detalla a continuación un ejemplo de cálculo de costos de materias primas de distintos productos para una empresa, si define los siguientes ingredientes:
52
Insumos
Costo x Producto Producto Producto Producto Producto c/u A$ A B C D E
Ingredientes base, 4 elementos Sabor Fluor Otro ingrediente
5.000
Pomos, tapas y envases COSTO UNITARIO MATERIAS PRIMAS C. UNIT. M. OBRA COSTO VARIABLE PRODUCCION PRODUCCIÓN ORDENADA COSTOS TOTAL M. PRIMAS + M. OBRA COSTO VARIABLE UNIT PRODUCCION NUMEROS DE PRODUCTOS % RECARGO sg. Número Productos COSTO PROMEDIO FINAL
500
500
A$
5.000
5.000
5.000
5.000
5.000
1.000
1.000 1.000
1.000
1.000 1.000
500
500
500
500
5.500
6.500
7.500
6.500
7.500
A$
100
100
100
100
100
A$
5.600
6.600
7.600
6.600
7.600
Cajas
2.000
2.000
3.000
1.000
1.000
M A$
11.200
13.200
22.800
6.600
7.600
A$
6.822
20% 20% 20%
5 20
8.186
En el ejemplo, la empresa decidió producir con elementos adicionales en cada uno de los 5 productos. Además cancela un bono de producción variable de A$ 100 por cada caja a todos los trabajadores de la producción, este costo se distribuye en todos los que participan en el turno (no es por cada persona), tener presente que es un ejemplo solamente de un bono a pagar. Se determinó de acuerdo a la orden de producción de cada producto, el costo promedio ponderado de ese período, es decir, el costo total que incorporó la materia prima y mano de obra fue de M A$ 61.400 (expresado en miles de A$). Este costo total dividido por las 9.000 cajas ordenadas, determina un costo variable unitario de A$ 6.822 (no utilice decimales) Los 5 productos tienen un recargo del 20% (5% por cada uno adicional que decide producir), sobre la base de A$ 6.822, determina un costo variable de producción unitario de A$ 8.186. En este costo variable de producción, nunca deben incluirse los costos fijos de producción, sólo los costos variables, ni tampoco reflejar costos totales de materias primas. Siempre el cálculo debe ser efectuado en términos unitarios. Puede utilizar el archivo del Informe Ejecutivo en la parte de la Gerencia de Producción, para calcular los CVP, o también el archivo de ControlCVP, aunque este último no es tan detallado como se exigen en el Informe Ejecutivo.
53
26.9 Nuevos proyectos La empresa puede presentar nuevos proyectos, elaborados por sus ejecutivos, si se les autoriza esta opción por el Director del Sigem, que permitan aumentar los costos de producción o costos generales (para generar valor agregado) o reducir los costos respectivos, para lo cual será importante considerar lo siguiente: -
Los proyectos deben ser nuevos, originales y relevantes en los impactos deseados en el mercado, el proceso productivo o los costos.
-
Los proyectos plagiados o copiados de otras empresas o de otros mercados, serán rechazados automáticamente y se aplicará una multa a la empresa del 50% del patrimonio. Además serán denunciados a los tribunales de justicia, ya que estos tienen derechos de autor que no se pueden vulnerar
-
No se deben informar elementos que ya están cotizados en el archivo de Tarifas Eventos, ya que en estos casos las empresa decide libremente aplicarlos, sin pedir autorización a nadie, sólo los informa debidamente en el Informe Ejecutivo e incorpora los costos informados
-
Los cambios de diseño utilizando los mismas materias disponibles, no son considerados nuevos proyectos, sino que deben ser libremente ejecutadas por la empresa, e informados en el Informe Ejecutivo y archivo de productos
-
Distinto es el caso en que la empresa agrega nuevas materias primas, las que no se encuentran previamente cotizadas, en estos casos se deben plantear una solicitud para evaluar sus costos y acceso real a las materias primas, sin esa cotización o aprobación del proyecto no se puede informar al mercado.
-
Deben ser proyectos relevantes, que impliquen un verdadero impacto en los costos, tanto en sus incrementos por el mayor valor agregado deseado, o en las reducciones de costos respectivos
-
Los proyectos deben ser elaborados totalmente por los ejecutivos de la empresa, y se garantiza su absoluta confidencialidad, hasta el momento que el mercado conozca de su aplicación, si fuera el caso, lo que es informado por las empresas en el archivo de “productos”
-
Los datos del proyecto deben ser presentados de acuerdo a las investigaciones que efectúa el equipo ejecutivo, y hace sus proposiciones de acuerdo a experiencias o fundamentos de proyectos reales, si fuera el caso.
-
Se aceptan o aprueban sólo hasta 1 proyecto por empresa en un período, ya que estos requieren de un proceso de evaluación implementación y puesta en marcha, que en términos reales significan un tiempo importante en su desarrollo e implementación.
-
Los proyectos desarrollados por la empresa se deben presentar hasta antes de la fecha de cierre de las decisiones del período respectivo, y serán evaluados y respondidos en el período siguiente, es decir, como criterio general hasta el día viernes de la semana siguiente. Por ejemplo, si se presenta el proyecto el día martes, será respondido hasta el viernes de la semana siguiente.
-
La presentación de los proyectos se efectúa en el formulario especial para ello, que se encuentra en Internet, sección Antecedentes Generales - Formularios, el archivo se llama NVOSPROYECTOS.RAR.
-
Los proyectos deben indicar específicamente o Objetivo del proyecto o Fundamentos del proyecto
54
o o o
Datos técnicos del proyecto Periodo de tiempo de puesta en marcha y vida útil de su posterior implementación. Evaluación económica del proyectos, que señale claramente Inversiones necesarias, para su puesta en marcha Ingresos adicionales Costos adicionales Van del proyecto, explicando la tasa de descuento aplicada TIR del proyecto
o
En el estudio de impacto en los costos, se deben especificar claramente si son afectados los costos variables de producción o de ventas, costos fijos generales de producción, costos fijos de las plantas, costos fijos generales de administración o costos fijos generales de ventas, se debe indicar que ítem/es específico/s se aumenta/n o reduce/en, en que montos o % Los proyectos sin explicación clara en lo cuantitativo, de los costos o ítem/es afectados serán rechazados, sin expresión de causa Es importante justificar las inversiones, costos, % de aumento o reducciones, rendimientos, etc., por ejemplo, con datos de la realidad o de acuerdo a las investigaciones efectuadas, ya que no se podrá colocar cualquier cifra sin esa justificación. Esto generalmente es la mayor causa de rechazo de los proyectos, porque no se justifican claramente y con lógica las cifras informadas.
o o
-
El equipo Sigem no hace cotizaciones de proyectos, sólo se limita a aprobar, modificar o rechazar las proposiciones efectuadas, lo cual se les informará por escrito a las empresas, en el periodo siguiente a su presentación.
26.10 Modificación de la Estructura de Costos La estructura de costos de producción, administración o ventas puede cambiar por modificaciones en los precios de mercados de los insumos o servicios, la composición de materias primas de los productos, cantidad de productos a producir, la curva de la experiencia o los incentivos de la mano de obra variable. La estructura de los precios de las materias primas y su impacto en los costos, sólo puede ser modificada por el Director del SIGEM, informado a través del modelo computacional o Sigem News. Un producto se considera diferenciado, cuando tiene una distinta composición química, de cualquier naturaleza, o hay cambios en el diseño físico original, que en definitiva se ofrece como un producto diferenciado al mercado. Por otra parte, la empresa también puede buscar alternativas de reducir los costos variables de producción, para lo cual, debe presentar los proyectos respectivos, y que deberán ser previamente autorizados. Los proyectos para agregar valor o reducir los costos, deben ser justificados ante el equipo del Sigem, según se explica en el Capítulo 1, sección 26.9 Nuevos proyectos. Los costos de producción y ventas informados corresponden a promedios generales, y no se pueden establecer costos diferenciados o específicos por cada tipo de producto en el sistema.
26.11 Otros Costos, Multas y Sanciones Las normas establecidas para la simulación deben ser cumplidas por todas las empresas sin excepción, de acuerdo a las instrucciones del Manual de la Empresa, Manual Computacional e instrucciones indicadas en el SNews, que son los únicos medios oficiales del sistema. Existen costos adicionales a los informados en el sistema, y en otros casos multas o sanciones debidamente calificadas.
55
Los incumplimientos de estas normas pueden dar origen a la aplicación de multas, indemnizaciones o sanciones a las empresas, las que son comunicadas a cada una de ellas, previo la presentación de descargos que permitan evaluar la calidad de la infracción cometida. La tabla de costos o multas, se publica en el archivo Tarifas-Eventos, se encuentra en la pa´gina Web del Sigem, sección Antecedentes Generales, Documentos Las infracciones que son reincidentes por otra vez, se podrá aplicar hasta el doble de los montos señalados, y en caso de nueva reincidencia, la multa o indemnización puede ser de hasta 5 veces el monto señalado o incluso se puede acusar a los ejecutivos responsables por el delito de fraude Los beneficiarios de estas multas, será el Sigem o los organismos que los tribunales determinen, y en casos calificados por el juez, podrán ser las empresas denunciantes hasta por el 50% del monto de las multas aplicadas. Es severamente penado, los acuerdos o incluso los intentos de formar carteles, que atenten contra la libre competencia en el mercado o que perjudiquen a los consumidores. Las sanciones podrán significar la reprobación definitiva de la simulación, tanto del gerente general y/o de aquellos ejecutivos responsables de estas decisiones en la empresa.
27 FORMAS DE PAGO E INGRESOS El sistema controla el disponible a través de una cuenta corriente bancaria, la que registra todos los ingresos del período y todos los pagos comprometidos por las decisiones de la empresa. La liquidación final de estos fondos se efectúa el último día de cada período, es decir se reciben los ingresos durante todo el período y también se pagan compromisos, y al final del período, el banco determina el saldo final disponible, la necesidad de utilizar la línea de sobregiro o define el monto de los documentos protestados. La mayoría de los servicios y productos que adquiere o utiliza la empresa, se cancelan al contado durante el período, para lo cual se opera contra la cuenta bancaria, que por otro lado está recibiendo depósitos por los ingresos, y al final se determina el saldo final de la cuenta banco, que determina las disponibilidades excedentes de tesorería después de haber pagado todos los compromisos del período. 27.1 Compromisos que se pagan en el período siguiente Estos compromisos generados en un período, se pagan automáticamente por el sistema en el período siguiente. Cuando hay protestos o utilizaciones de las líneas de sobregiro, los primeros ingresos del período siguiente cubren estos compromisos en forma automática, asumiendo la empresa los costos extras por estas situaciones. Estos casos corresponden a: Impuestos de compraventa y a la renta Intereses por utilización de la línea de sobregiro Línea de sobregiro utilizada Documentos protestados Gastos de estudios de mercado, que se registran y pagan en el período siguiente. Cuotas convenidas con el banco por créditos de corto o largo plazo
27.2 Pagos determinados por la empresa En este caso los compromisos contraídos deben ser cancelados por medio de decisiones concretas de la empresa, que deben ser informadas a través de las decisiones entregadas, estos pagos se efectúan el último día de cada período.
56
Estos casos pueden ser: Pago de dividendos Inversiones en bienes raíces, muebles, útiles, maquinarias, vehículos Inversiones en depósitos a plazo
27.3 Ingresos del período Los ingresos que obtiene la empresa se generan fundamentalmente por las ventas al contado y el cobro de las cuentas por cobrar (clientes), aspecto que es controlado automáticamente por el sistema computacional. Cuando se generan ingresos especiales deben ser informados en las decisiones por la empresa, siempre que estén debidamente autorizados por los accionistas, banco o Director del Sigem, según corresponda. Los posibles casos son: Ingresos por aporte de capital Ingresos por préstamos de corto plazo Ingresos por préstamos de largo plazo Ventas inter-empresa de productos terminados Otros ajustes debidamente autorizados por el Director del SIGEM
57
28 SIGEM NEWS La Simulación de Gestión de Empresas, cuenta con un boletín llamado "SIGEM News”, en el cual se entregan antecedentes sobre los acontecimientos más relevantes en el transcurso de la simulación. Este informativo contiene noticias de tipo económico, tributario, legales, de las empresas, políticas y hechos internacionales, artículos especializados, etc., con el propósito de permitir a los ejecutivos contar con información oportuna y seria de los distintos elementos que pueden afectar a su empresa. Generalmente se entrega información general sobre el mercado de las pastas dentales y balances de las empresas participantes. Las publicaciones serán restringidas a las empresas del SIGEM y se entregarán normalmente en todos los períodos, se muestra un ejemplo de este boletín.
La información de este SNews es normalmente de buena calidad, puesto que los periodistas son muy profesionales. Sin embargo, muchas veces es necesario verificar los antecedentes con otras fuentes de información oficiales, puesto que pueden existir interpretaciones equivocadas o errores de los acontecimientos informados.
58
29 INTERNET El Sistema SIGEM como metodología tiene un uso intensivo de Internet, para transferir la información necesaria de los equipos que participan en la simulación, y el Director del SIGEM o el sistema computacional que controla todo el proceso. Por lo tanto, la correcta utilización de los antecedentes de la página Web del sistema será fundamental, para tomar las decisiones y obtener toda la información necesaria y así desarrollar la actividad con información válida y oficial. Los detalles de la forma de conectarse y los antecedentes que se manejan en el sitio Web se encuentran en el Capítulo 3 de este Manual.
30 CORREO ELECTRONICO Las empresas y sus ejecutivos deben tener una dirección en el correo electrónico (e-mail), que será el medio a través del cual se efectuará la comunicación de consultas entre las empresas y los profesores integrantes del SIGEM. Este correo debe estar registrado en Internet, en la sección Antecedentes de la empresa, ver Capítulo 3 sección 3.9 Antecedentes de la empresa del Manual de la Empresa. Además se utiliza este medio como alternativa de respaldo del envío y recepción de los archivos que contienen la información de las decisiones de las empresas, cuando el sistema de Internet no funcione adecuadamente.
Para la adecuada identificación de la empresa, se requiere que en la ”materia”, “tema” o “asunto”, se indique SOLAMENTE EL CODIGO DE LA EMPRESA.
En el cuerpo del texto se podrá indicar toda la información y adjuntar los archivos que se desee. Los correos que no cumplen con esta instrucción serán devueltos a sus emisores para que agregue el código respectivo. La información que es muy importante, confidencial o que compromete recursos de la empresa, deberá ser firmada por el gerente general, para lo cual cuenta con una clave de identificación, que será exigida en estos casos. Sin perjuicio de lo anterior otros ejecutivos de la empresa también tienen la opción de enviar sus consultas a los miembros del equipo Sigem, pero los correos deben ser emitidos como empresa, dónde se acumulen la información, solicitudes, dudas, etc., de todos los miembros del equipo, para responder de una sola vez los respectivos correos. Indudablemente que los ejecutivos podrán hacer las consultas urgentes en cualquier momento.
59
31 CLAVES El esquema de desarrollo de la simulación exige de varias medidas de seguridad para el acceso tanto a los sistemas, correos o Internet, por medio de claves, las que son entregadas al inicio de la simulación al Gerente General. Para ingresar a la página Web se deben identificar los siguientes antecedentes y claves: Código del mercado Código de la empresa Clave de la empresa Clave de acceso a Estudios de Mercado Clave de acceso a Compra Venta de Acciones Finalmente, al Gerente General se le asigna una clave específica, que reemplaza totalmente su firma. Ese código le es entregado personalmente y su divulgación es de su exclusiva responsabilidad. Para los correos electrónicos que contengan información reservada, se utiliza el código del gerente general, como una forma de verificar la autenticidad del emisor del correo.. Por otra parte, el sistema computacional SIGEM de la empresa, tendrá una posibilidad de definir su clave de acceso que sólo será conocida por los ejecutivos de la empresa, con lo cual, se garantiza que su información no podrá ser divulgada o reproducida por los demás competidores. En este caso, la clave de acceso es muy importante, si se trabaja en equipos de carácter público, por ejemplo, en los laboratorios de la universidad, ya que todos podrían tener acceso a los archivos de la empresa, si estos quedaran olvidados y no protegidos.
32 SISTEMA COMPUTACIONAL SIGEM El proceso de simulación considera un software para la empresa, denominado Sistema Computacional SIGEM, que permite efectuar múltiples proyecciones de las decisiones de la empresa y su impacto en los estados económicos financieros proyectados, como alternativas de análisis. Este sistema es el único medio para informar oficialmente las decisiones que se informan al mercado, para competir con las demás empresas participantes. Además, permite recibir los resultados oficiales de las decisiones tomadas, y su impacto real en el mercado, a través del sistema del Director. Por lo tanto, su conocimiento, manejo y utilización es indispensable para cumplir con los requisitos de la simulación. Se entregará paralelamente a este Manual de la Empresa, el Manual del Sistema Computacional SIGEM, que entrega todos los elementos necesarios para su correcta aplicación.
33 VIDEOS EXPLICATIVOS DE LA WEB Y SISTEMA COMPUTACIONAL SIGEM En la página Web, sección Antecedentes Generales, Sistema, encontrará una serie de videos, que apoyan al conocimiento de la navegación de la página Web, y del manejo del sistema computación Sigem. Esto permite en forma personal interiorizarse con el manejo del Sistema Sigem con mayor facilidad, y al propio ritmo de avance de cada ejecutivo. Los videos explican los siguientes aspectos del Sistema: Video1-PaginaWeb Explica cada una de las secciones del página Web del Sigem
60
Viedo2-InstalaciónSisteaSigem Indica cómo se debe instalar el sistema Sigem, con el sistema que está en la Web y que necesita instalar en su equipo computacional Video3-ImportarDatosPer0 Señala la forma de bajar la base de datos que contiene los datos reales del mercado, al sistema Sigem, además muestra la forma de consultar los estados financieros d ela empresa e informes del proceso, que corresponden al escenario 99. Video4-ProyeccionesTasasTarufasCreditosCompraventas Indica la forma de ingresar las proyecciones de distintas variables partiendo del período 1 Video5-IngresaDecisionesGeneraEstados Financieros Indica como se ingresan las decisiones de producción, precios, fuerza de ventas, publicidad, financierascostos a contar del período 1 ó 0 (financieras-costos). Ademá sindica como se generan los estados financieros de acuerdo a las combinaciones de decisiones de la empresa Video6-GeneraProyecto-SubirDecisiones Señala como se deben generar las decisiones para el proyecto estratégico que se presentará a los accionistas, y como se subirán las decisiones definidas para informarlas al mercado
34 ASPECTOS NO CONSIDERADOS EN EL MANUAL El Manual de la Empresa del SIGEM, y el Manual del Sistema Computacional –SIGEM, establecen las normas básicas por las cuales se deben regir las empresas participantes. Cualquier consulta o aspectos adicionales no contemplados en este manual deben ser efectuados al Director del SIGEM, quedando absolutamente prohibido efectuar interpretaciones particulares de los elementos descritos o suponer variables o comportamientos especiales de acuerdo a los intereses de cada empresa, sin la previa autorización por escrito del Director. Las decisiones que toma el Director del SIGEM en cuanto a la aplicación del instrumento docente son inapelables.
61
CAPITULO 2 ANTECEDENTES PARA INFORMAR DECISIONES
1 FORMA DE OPERAR Las empresas que inician la Simulación de Gestión de Empresas – SIGEM, tienen que desarrollar un proyecto estratégico de una oportunidad de negocio generada en el mercado de Aceites Comestibles. Una vez conseguido los financiamientos, este proyecto debe ser gestionado por la empresa, desde el período 1 hasta el período de término de la gestión, normalmente el período 6 u 8. Es en esta etapa cuando la empresa produce y vende en el mercado, tomando decisiones y compitiendo con las demás empresas que participan en el proceso. Las decisiones que deben tomar las empresas, en cada período, se expresarán en el sistema computacional a través del archivo Exxxxx-Pn.rar, y serán remitidas al servidor del Director mediante archivos por vía Internet. Después de efectuado el procesamiento por el servidor, las empresas recibirán como resultado de las decisiones definidas, el volumen de ventas logrado tanto en unidades como en valores, mediante el balance general y el estado de resultados del período provisorio, y después el definitivo, que en términos virtuales corresponde a 3 meses de gestión, en una primera etapa que es provisoria y después con los resultados de lso estados financieros definitivos. Con estos resultados las empresas deberán efectuar el análisis de sus antecedentes y tomar nuevamente las decisiones necesarias para el período siguiente, intentando obtener con las nuevas decisiones o estrategia definida mejores resultados en el futuro. Finalmente, se efectúa la evaluación de la estrategia propuesta inicialmente comparada con la estrategia real aplicada, mediante una o varias reuniones con los directores o accionistas de la empresa.
2 FORMULACIÓN ESTRATÉGICA La empresa tiene una oportunidad de negocio que puede aprovechar, para lo cual debe desarrollar una estrategia. Las empresas están obligadas a presentar su proyecto estratégico, de acuerdo al siguiente esquema: Estrategia definida mediante un informe escrito utilizando los modelos de planeación estratégica, aplicados al mercado de pastas dentales simulado. El informe debe ser presentado en un archivo escrito en “Word”, cuya estructura se indica mediante los boletines oficiales del sistema. Además debe entregar un archivo que permita el control de la gestión estratégica denominado ResumenPlanificaciónEstratégica.rar. que se encuentra en la sección Antecedentes Generales de la Web, y los antecedentes a completar se explican en el Anexo 1 Formularios del Sistema. El sistema computacional permite efectuar simulaciones, en una amplia posibilidad de alternativas a través de diferentes escenarios, para la evaluación de la estrategia más adecuada que se ajusta a las necesidades o proyecciones de la empresa. La evaluación económica del proyecto, debe hacerse de acuerdo a los períodos que se simulan en la gestión, para lo cual deberá adjuntar los archivos que se generan en el sistema computacional “SIGEM”, a través del escenario 98, escenario tipo “Proyecto”, con el objeto de determinar la rentabilidad del proyecto de inversión elegido como el más probable. Si la empresa lo estima necesario, se puede presentar otra evaluación económica complementaria, con un horizonte de planeación superior a los períodos de simulación. Además debe entregar el formulario Resumen Estratégico que se describe en Anexo 1, sección 6.
62
3 ENTREGA DEL ARCHIVO P00xxxxx.rar, Proyecto Estratégico. Las empresas una vez que se presentan a la reunión de accionistas, establecen las condiciones específicas de la gestión a realizar, y estos acuerdos deben ser informados oficialmente al sistema computacional. Por lo tanto, en las fechas indicadas en el programa, deberán enviar a la página Web de Internet, en la sección Enviar, el archivo generado en el sistema llamado P00xxxx.rar, que corresponde al escenario proyecto (98) generado en el sistema computacional. Ese escenario se genera en la opción proyectos, y corresponde a algunos de los escenarios de balances (estados económicos-financieros) previamente grabados, y que se presentó a los accionistas, debidamente corregido con sus observaciones y acuerdos logrados. El escenario seleccionado como proyecto estratégico se transformará en el escenario 98, y perderá el código inicial, por ejemplo si seleccionó el escenario 3 como proyecto, este se transforma en el escenario 98. En el Capítulo 3, sección 11 Proyecto estratégico, del Manual del Sistema Computacional, encontrará la forma de operar. Este archivo es el que permite al final del proceso de gestión, verificar los resultados de la gestión de acuerdo a las promesas efectuadas inicialmente. No necesariamente corresponde a las decisiones definitivas para ingresar al mercado, este archivo sólo informa los acuerdos logrados con los accionistas. Este archivo se envía a través de Internet una sola vez, al construir el proyecto estratégico, no cuando se toman las decisiones de cada período. En cambio, las decisiones para ingresar al mercado, que inicialmente pueden ser las mismas del proyecto, se informan oficialmente en el archivo E00xxxxx-P0.rar, según se explica en las secciones siguientes.
4 DECISIONES DEL PERIODO 0 Las alternativas para iniciar la simulación son varias, y dependen de los objetivos que se desean para el programa específico que se aplicará en cada oportunidad. El esquema que se aplicará en su caso específico, se explica en el SIGEM-NEWS, dónde se indican las condiciones del proceso, el macro ambiente del país, el número de competidores en el mercado, las características específicas de la industria, y otros antecedentes considerados importantes para poder desarrollar los proyectos estratégicos de cada empresa.
4.1 Inicio de una empresa en marcha Una de las alternativas es iniciar el proceso con una empresa que tiene definidos las inversiones y financiamientos iniciales. En este caso las decisiones del período 0 ya fueron definidas, aconsejados por una empresa de asesoría internacional, por lo tanto, se definió la estructura de inversiones en edificios, planta industrial americana, necesidades de capital de trabajo y la estructura de financiamientos. Estas estructuras de inversiones y financiamientos se informan en el SNews01. Si los nuevos ejecutivos requieren modificar estas estructuras de inversiones, por ejemplo comprar otra planta industrial, lo pueden efectuar solicitando mayores financiamientos a contar del período 1. No hay nuevos aportes de capital autorizados después del período 0. En este caso, el balance inicial de cada empresa, y es similar para todos, podría ser el siguiente:
63
BALANCE GENERAL Período 0 - (Cifras en miles de A$)
ACTIVOS Circulante Banco FIJO Bienes Raíces y Construcciones Muebles y Útiles, Vehículos y Otros Planta Industrial
PASIVOS Circulante XXX.000
XXX.000 XX.000 XX.000
Créditos de Largo Plazo Crédito Bancario de Largo Plazo
XXX.000
Patrimonio Capital
XXX.000
El crédito se otorga en las siguientes condiciones: Plazo: 5 años o 20 períodos. Períodos de gracia: 4 períodos. Valor cuota: MA$ XX000 cada una fija, corresponde a la amortización del capital. Pago primera cuota: en el período 5. Tasa Interés preferencial, % trimestral, se informará en el SIGEM NEWS. Pago de intereses, a contar del período 1, por el saldo vigente del crédito en cada período. No se aceptan pagos anticipados de la deuda. La línea de sobregiro no está activada, se otorga hasta por el 10% del patrimonio aportado, siempre que no exceda los límites de crédito autorizados por el banco, y debe ser solicitado formalmente al Director del Sigem o al ejecutivo del banco que se designe, mediante el correo electrónico que se indicará. Los gastos de las Investigaciones de Mercado solicitadas en el período 0, se cobran en el período 1. Por lo tanto, en este caso la empresa parte con las inversiones y financiamientos pre-definidos indicadas en el período 0, y las empresas comenzarán a tomar las decisiones a contar del período 1, no del período 0.
4.2 Desarrollo de un proyecto de acuerdo a una oportunidad de negocio En este caso, le corresponde a la empresa definir la estructura de inversiones y financiamientos que serán aprobadas finalmente en el proyecto estratégico que se presente a los accionistas. Las políticas de créditos del banco se informan en el SNews, y es conveniente tomar contacto con el ejecutivo asignado para tener claridad en las condiciones que se pueden negociar. Cuando se han comprometido los financiamientos, tanto de los accionistas como del banco, la empresa puede efectuar las inversiones en bienes raíces, muebles, habilitación de oficinas y planta, maquinarias y vehículos, y gastos de organización y puesta en marcha, y adicionalmente obtendrá el capital de trabajo solicitado. Los financiamientos se obtienen el último día del período 0. Asimismo, las inversiones se cancelan también en el último día del período. Los gastos de las Investigaciones de Mercado solicitadas en el período 0, se cobran en el período 1. Estas decisiones del período 0, que en este caso si deben ser tomadas por las empresas, se entregan al Director del SIGEM, independiente de las simulaciones efectuadas en el sistema, y corresponden exclusivamente a los siguientes antecedentes: inversiones en activos fijos, separados por cada rubro ingresos por aportes de capital aprobados por los accionistas préstamos de corto o largo plazo negociados con el banco línea de sobregiro, que además debe ser solicitado directamente por correo al Director o al ejecutivo del banco.
64
Las decisiones de activos fijos y aportes de capital se informan en el Menú Decisiones, sub-menú Decisiones, en la sección Financieras y Costos, en el período 0. Las decisiones de los créditos negociados con el Banco se informan en el Menú Decisiones, sub-menú Créditos.
5 DECISIONES DEL PERIODO 1 Y SIGUIENTES Las decisiones del período 1, y las que efectúen posteriormente, corresponden a las decisiones de producción, ingreso al mercado y financieras de cada uno de los períodos, y son definidas estrictamente por los ejecutivos de la empresa, con las cuales establece su estrategia para competir en el mercado. Estas decisiones deben ser informadas obligatoriamente en cada período, y pueden ser cambiadas si se desea en todos los períodos, según las condiciones competitivas, los resultados logrados, y las nuevas estrategias a desarrollar. Las decisiones a informar son: precio de venta por canal incluyendo el impuesto compraventa condiciones de crédito ofrecido a cada canal producción deseada para el período, y # de turnos contratados, separados para cada planta industrial adquirida número de avisos publicitarios en cada medio número de vendedores, sueldo base y % comisión, por cada tipo de vendedores y por cada canal estudios de mercado deseados compras o ventas de productos terminados directas a empresas de la competencia inversión en eventos especiales para cada canal de distribución Con las decisiones indicadas las empresas ingresan al mercado de las Aceites Comestibles a competir con otras empresas de la cátedra. Por otra parte, las empresas, si lo estiman necesario de acuerdo a sus políticas, pueden determinar: inversiones en depósitos a plazo orden de compra o venta de acciones de los excedentes estimados, vía Internet pago de dividendos inversiones en activos fijos, planta 2 u otras inversiones ingresos por aportes de capital nuevos créditos bancarios estimación de deudas incobrables estimación de la morosidad gastos eventos especiales de producción adicionales Las decisiones se entregan directamente al Director del SIGEM, en Internet, mediante los siguientes archivos: Archivo E00xxxxx-Pn.rar por el Sistema Computacional SIGEM, que es una base de datos tipo Access comprimida con el programa WinRar Archivo “Productosxxxxx-Pn.rar” Archivo “Afichesxxxxx.rar” Archivo “Informe Ejecutivoxxxxx-Pn” Archivo “ActaReunionesxxxxx-Pn” Es muy importante tener presente que para todos los efectos, serán válidos los datos informados como decisiones para el mercado, los que se indican en el archivo E00xxxx-Pn.rar enviado por Internet, donde se especifica el código de la empresa y el período de las decisiones entregadas (Pn). La responsabilidad de la entrega de los archivos en las horas y días establecidos es del Gerente General, como asimismo de los datos que contienen estos archivos.
65
Es relevante tener en cuenta, que nuestro equipo no interviene en la información que contienen los archivos enviados por las empresas, bajo ninguna circunstancia. Por lo tanto, los datos que se capturan en el servidor, son los datos generados exclusivamente por cada empresa, de tal forma que los posibles errores u omisiones en la información entregada es de exclusiva responsabilidad de la empresa. No existe la posibilidad de reclamar por el contenido equivocado de los datos entregados en los archivos subidos a Internet. La información subida a Internet puede ser corregida y re-enviada las veces que se desee, sustituyendo o reemplazando el archivo respectivo, por lo tanto, se podrán corregir sin problemas los archivos con los datos informados por parte de la empresa, y se entenderá que el último archivo recibido es el definitivo. El cierre de la página Web, se efectúa en el día y horas establecidos en el calendario de actividades. Después de esta hora límite no es posible acceder a la página Web, y por lo tanto, no se puede ingresar nueva información al mercado. Los archivos solicitados de cada período sólo deben ser entregados por Internet, y en caso de dificultades, se acepta la recepción por correo electrónico, siempre que se cuente con la autorización del Director del SIGEM, antes de la fecha y hora indicada de cierre del proceso, para garantizar la debida privacidad de las decisiones de la empresa. En los casos que se envían los archivos a través del correo, las empresas asumen un costo por ese servicio de acuerdo a las tarifas del archivo Tarifas-Eventos. ES MUY IMPORTANTE ENTREGAR LOS ARCHIVOS SOLICITADOS EN LAS FECHAS Y HORAS INDICADAS EN EL SNEWS PARA CADA PERÍODO, YA QUE AL CERRAR EL PROCESO LA RECEPCIÓN DE LOS ARCHIVOS, NO SE RECIBIRÁN LOS ARCHIVOS ATRASADOS, POR LO CUAL NO INGRESARAN AL MERCADO, TENIENDO LAS GRAVES CONSECUENCIAS EN LAS VENTAS Y ADEMÁS LA EMPRESA QUEDA EXPUESTA A MULTAS POR INCUMPLIMIENTO. NO HAY EXCEPCIONES A ESTA NORMA, EL ATRASO LOS PUEDE DEJAR FUERA DEL MERCADO, SIN DERECHO A RECLAMOS O EXCUSAS DE NINGUNA NATURALEZA. Las decisiones de un período pueden ser diferentes a las anteriores e incluso a las planteadas en el proyecto original, puesto que muchas decisiones tácticas y operativas dependerán de las condiciones del mercado, y los cambios estratégicos que decidan durante el proceso las empresas. Las instrucciones específicas para informar los eventos especiales en el Informe Ejecutivo, deben ser consultadas en el Capítulo 1, sección 23 y en el Anexo 1, sección 1 Informe Ejecutivo, del Manual de la Empresa.
6 DESVIACIONES ENTRE LA PROYECCION VS. REAL EN CADA PERIODO Es importante considerar que una parte de la evaluación del proceso de gestión se efectúa por la desviación entre los pronósticos de cada período y los resultados reales, a contar de las decisiones del período 1, no se comparan los datos del proyecto original estratégico con los datos reales, sino que los datos que se informan en cada período a simular. Las variables que se consideran son las siguientes: Utilidades/(pérdidas) del período. Equilibrio de la estructura financiera del período. Saldo cuenta bancaria del período. En caso de estimar un sobregiro o protesto, debe considerar el saldo del sobregiro o protesto estimado (expresado en valor negativo). Participación de mercado en valores $ del período, indicar el % de participación de mercado en valores ($), determinado de acuerdo a las ventas en $ proyectadas y el total de ventas de la industria.
66
Estos antecedentes son obtenidos por el sistema de acuerdo las decisiones informadas por la empresa, en cada período, y estas proyecciones por período se comparan con los resultados reales del mismo período, es decir compara cada período, con las decisiones del período, no con el proyecto original. Esto no es una calificación de la gestión del período, sino que es una calificación de la capacidad de pronosticar razonablemente los resultados de un período de la empresa. En la medida que la planificación que se efectúa en los períodos siguientes es más acertada, las calificaciones del equipo por este concepto podrán mejorar, si las desviaciones que se generan en términos comparativos son menores. Cada empresa en cada variable y en cada período tiene una calificación por su desviación relativa comparada con las desviaciones de las demás empresas del mercado. Esa desviación determinada, establece un factor de desviación que se le aplica a las demás empresas, y de allí se determina la calificación relativa de cada una de las variables para cada empresa. Aquella empresa con la menor desviación de todas las empresas del mercado, en cada período, se califica con una escala de 0 a 10. Por lo tanto, al final de cada período, considerando las 4 variables evaluadas aquella empresa que ha efectuado los mejores pronósticos en todas sus variables, tendrá la calificación máxima, como se determinado un factor de desviación, que ha tenido la calificación máxima, entre lo proyectado en el período y los resultados reales, ese mismo factor se aplica a las demás empresas del mercado determinando una calificación que mientras mayor sea la desviación más baja será la calificación de estas otras empresas. La empresa con menor desviación relativa en el período tendrá un 7 ó un 100 en esa variable evaluada, en el sistema o el SNews se le informará el promedio del período, de las 4 variables consideradas, además del valor acumulado en todos los período ya procesados Por ejemplo, si en una variable, por ejemplo participación de mercado, las empresas tienen los siguientes proyecciones y datos reales Proy Real Empresa 1 20 22 Empresa 2 15 12 Empresa 3 25 18 La empresa 1, tienen una desviación de 2 puntos, y la empresa 2 tiene una desviación de 3 puntos. Por lo tanto la empresa 1 tendrá calificación 10, y las demás empresa que tendrían una calificación relativa de acuerdo a sus puntos de desviación, la empresa 2 tendría por ejemplo una calificación de 8 y la empresa 3 una calificación de 3, eso depende del factor que determina la empresa 1. El sistema informará las calificaciones promedios obtenidas por cada empresa en cada período, como una medida de control de sus desviaciones. Es posible que estas calificaciones sean modificadas en el futuro, incluso de las ya publicadas debido a que las empresas solicitan modificaciones de los balances, y cuando estas son atendibles se aceptan, por lo tanto, estas nuevas cifras alteran las desviaciones antes publicadas
67
7 RESULTADO DE LAS DECISIONES EN CADA PERIODO Hay 2 etapas en la entrega de resultados. 7.1 Resultados Provisorios: La primera etapa se genera cuando se ha procesado el período y el Director del SIGEM entrega los resultados del período mediante bases de datos, a través de un archivo comprimido RxxxxxPn.rar, que contiene el archivo de resultados del período “n” procesado. Este archivo es del tipo “R00xxxxx.mdb” (llamaremos R), se entrega exclusivamente vía Internet, en forma absolutamente reservada a cada empresa, contiene la información oficial del período relacionado exclusivamente con las ventas en el mercado, es decir, las unidades vendidas, y los estudios de mercado, como por ejemplo las participaciones en el mercado, niveles de inversiones en publicidad, promociones, etc, de la competencia, y las producciones reales del período.
IMPORTANTE: Esta información debe ser rescatada exclusivamente a través del Sistema SIGEM, para lo cual se sugiere hacer lo siguiente: - Bajar la información del archivo R, a través del menú “Importar Resultados” - Presionar el ícono “Importar”, el sistema indicará que los resultados están informados en el escenario con el código 99. - Después ir a “Consultas”, “Balances de la Competencia” - Ver los balances de su empresa en el período procesado, datos que son provisorios. - Copiar los escenarios 99 que contiene los datos reales del período en cuanto a las ventas y producciones, en otro escenario o modificar alguno ya grabado - Verificar las nuevas producciones ventas e inventarios del período de acuerdo los datos globales del escenario 99, que se deben ingresar en el archivo ControlCVP-Inventarios, como se indica en la sección 7.1.1 - Ver el nuevo CVP, e ingresarlo en el Sistema Sigem, en el menú Tarifas-Costos, Costos Variables, ítem costos variable de producción - Verificar los nuevos balances proyectados con los ajustes del CVP y sus saldos de caja o línea de sobregiro - Tomar las decisiones de tesorería que estime necesarias No tome de decisiones de tesorería sin saber qué impacto tiene el ajuste final CVP en sus estados financieros, puesto que puede arriesgar tener protestos.
68
Este archivo R que se deja disponible para las empresas, es provisorio, para los efectos de los estados financieros finales, debido a que falta hacer el ajuste de los costos variables de producción y decisiones de tesorería, puesto que las empresas deben corregir los datos originales señalados en el Informe Ejecutivo. Esto se produce porque en el Informe Ejecutivo se indican proyecciones, y en el escenario 99 se indican los datos reales, por lo tanto es posible que las producciones y ventas reales totales son diferentes a las proyectadas. Por lo anterior, normalmente el costo variable de producción normalmente será diferente al informado, y será necesario corregir esos costos para generar el balance definitivo de cada período. Es responsabilidad de las empresas proyectar esos nuevos estados financieros con los costos reales, para determinar la situación correcta de tesorería, lo que pueden elaborar copiando el escenario 99 en un nuevo escenario de simulación, por ejemplo escenario 1 u otro, de tal forma que puedan generar el balance del escenario 99 corregido. Es decir se parte del escenario 99 que se informo en el archivo R provisorio, se efectúan las copias de los antecedentes de cada menú en un nuevo escenario, se corrige el costos variable de producción, de acuerdo a lo que se obtiene en el archivo Control-CVP-Inventario, y con lo cual se genera el nuevo estado financiero con la situación real del estado de resultados. Finalmente se podrá corregir o proponer las decisiones de tesorería, de acuerdo a los datos reales generados, pudiendo pedir mayores financiamientos o invertir los excedentes de caja que se generan. Con estos ajustes realizados se pueden proyectar los estados financieros finales, que debería ser parecidos a los que genere el Director del Sigem, cuando Uds. le informen los datos que se solicitan en el Sigem News respectivo, para construir los balances finales, que posteriormente se entregarán en el archivo R definitivo. Por lo tanto, las empresas deberán informar oficialmente: 7.1.1 Archivo CVP-Inventario -
-
-
-
El costo variable de producción real del período, continuando los datos ya informados en el período anterior, de acuerdo a la producción e inventarios globales y ventas por cada canal, que son definitivos según lo definido en el archivo R provisorio subido a Internet Existen empresas que puede ser que no han informado correctamente el costo variable unitario de producción en el informe ejecutivo o en el sistema Sigem, porque colocaron 0, no informaron el dato o está mal calculado el costo promedio ponderado, si esto no se corrige en este nuevo informe, sus resultados serán muy irreales, ya que el costo será distorsionado, afectando los resultados, y deberán asumir las multas y sanciones respectivas cuando sea auditada la empresa. Las instrucciones se encuentran en el Capítulo 1, Sección 14. Control de Costos Variables e Inventarios, y en el Capítulo Anexo 1, sección 6 Control CVP e Inventarios Productos Terminados La información y el archivo deben ser enviados a través de 2 medios: - un correo dirigido a
[email protected], en el estrictamente, y que se señale lo siguiente:
siguiente formato que se ruega mantener
Empresa: XXXXX Período: X Costo Variable de Producción Unitario: Costo variable de producción proyectado A$ x.xxx Costo variable de producción corregido final AS$ x.xxx Decisiones de Tesorería: Inversión inicial informada en archivo E MA$ xxx.xxx Ajuste de la inversión +óxx.xxx Inversión Final del período xxx.xxx
69
Pago de Dividendos Real en el período
MA$ xxx.xxx
Solicitudes de Créditos Especiales: Indicar lo solicitado, adjuntar los archivos y pagarés respectivos, los que serán evaluados por el banco, para ser aprobado o no. En este correo la empresa además debe adjuntar el archivo Control CVP-Inventario, y otros archivos para el banco si corresponde. La empresa debe recibir un correo de confirmación de la recepción correcta d elos antecedentes solicitados - debe subir OBLIGATORIAMENTE a Internet el archivo Control CVP-Inventario, como respaldo, a la sección Enviar Información, reemplazando el archivo anteriormente enviado, ya que este nuevo archivo considera los datos actualizados de todos los períodos anteriores 7.1.2 Decisiones de Gestión de Tesorería Las empresas pueden modificar en la parte financiera la gestión de tesorería, conociendo los datos del mercado informados en el archivo R que se obtiene de Internet en forma provisoria, que se copian los escenarios 99 y se incluye o corrige el nuevo CVP, de acuerdo los antecedentes del archivo ControlCVPInventarios, y así se genera un nuevo balance proyectado, que puede ser modificado por las decisiones de tesorería según se explica a continuación. Por lo tanto, estarán en condiciones de informar por correo al banco, los siguientes ajustes:
Si tiene un déficit de caja que está generando posibles protestos eventuales, ya que se informa en el pasivo del “balance provisorio del escenario 99”, podrá tomar las siguientes opciones: o Negociar en forma urgente mediante el correo con el ejecutivo un nuevo crédito de corto plazo, a un solo período por el monto que permita cubrir el déficit, o Enviar un correo al ejecutivo del banco a la dirección
[email protected], planteando su solicitud, los objetivos del crédito, monto solicitado, garantías ofrecidas, motivos de la situación crítica, y como se cancela este crédito, en forma URGENTE, antes del plazo que se indique. o Ver en Anexo 1 secciones 9 al 11, los formularios que se deben utilizar en esta solicitud o Este crédito si se aprueba, tendrá una tasa superior a la tasa de la línea de sobregiro, pudiendo llegar al doble de la tasa pizarra informada para el período. o El banco se reserva el derecho a rechazar la solicitud, en consideración a los antecedentes financieros, comerciales y otros de la empresa. o La solicitud siempre será respondida por escrito, si hay aprobación o rechazo o No se aceptan solicitudes enviadas fuera del plazo, de acuerdo a lo indicado en el SNews de cada período
No se puede reversar un depósito a plazo ya efectuado, sólo se puede incrementar su monto de inversión, para lo cual debe indicar en el correo que se envía el monto total que dejará invertido, los montos a invertir deben ser cifras con cortes en unidades de MA$ 1.000 (Ejemplos: 10.000 - 53.000 – 125.000), tanto para el monto previamente invertido más lo adicional, pero no se podrá disminuir o eliminar lo ya invertido.
Si tiene invertidos fondos en depósitos a plazo, y se desean destinar para cubrir déficits de caja, puede solicitar una expansión de la línea de sobregiro, hasta por el monto del depósito como garantía, enviando el correo que solicita el endoso de ese depósito a favor del banco, pro esta transacción el banco no cobra comisión.
.
En caso que la empresa no pueda cubrir ese sobre-déficit porque no hace gestiones bancarias adicionales en el plazo autorizado, o estas son rechazadas, incurrirá definitivamente en un protesto, con las graves consecuencias en su relación con el proveedor de materias primas. Es importante tener
70
presente que los protestos se asumen que son por los pagos efectuados al proveedor ENAE, por lo tanto, se puede suspender automáticamente las entregas de materias primas en el período siguiente
Invertir adicionalmente en depósitos a plazo, los excedentes de caja que se generaron en el período. Si hay depósitos ya informados en las decisiones anteriores de ese período, no se pueden eliminar esas inversiones ni se pueden reversar, sí se puede definir un monto adicional a invertir. Por lo tanto, debe indicar cuanto es lo que definitivamente dejará invertido como total (incluyendo la inversión anterior más lo adicional), y se reemplazará en el banco lo informado originalmente, la inversión se permiten cortes de MA$ 1.000.
En resumen, el correo que se envía debe especificar lo siguiente:
Informar el resumen del Costo Variable de Producción del período Adjuntar el archivo Control-CVP Indicar el monto de la Inversión en Depósitos a Plazo definitivo del período en MA$ 000.000. Debe indicar el total en MA$ a invertir en el período, considerando la inversión ya efectuada en el archivo Exxxxx más el monto adicional que desea agregar a esa inversión ya efectuada. No puede reducir la inversión ya efectuada en las decisiones entregadas para el período en el archivo R00xxxxx-Pn, sólo aumentarla si lo desea. Otras instrucciones de tesorería Esperar una confirmación de la recepción del correo por parte del Director No corresponde enviar nuevamente el archivo Exxxxx-Pn.rar del período procesado a Internet
7.1.3 Protestos de la empresa Las empresas pueden tener déficits de caja iniciales que pueden aparecer como “protestos” después de recibidos los archivos R provisorios. Si después de corregir el Costo Variable Producción (CVP), se mantiene este déficit de caja que aparece como “protesto” porque no hacen gestión ante el banco para cubrir los déficits, ya que no alcanzan a ser financiados por la línea de sobregiro, será una situación grave que puede paralizar la entrega de materias primas en su totalidad para el período siguiente. Esto ocurre porque los compromisos a pagar del período no son cubiertos por los ingresos en caja disponibles para hacer esos pagos. Es importante ingresar las correcciones del cvp y ajustes de caja en sus propios balances proyectados, para verificar la situación final de caja, antes de entregar a información final de los ajustes que se solicitarán para construir los balances definitivos por parte del director. Es necesario considerar que el sistema asume que todos los ingresos por ventas, cobranzas o ingresos por créditos, etc., y todos los pagos de los compromisos, se efectúan al final de cada período, es decir el último día de cada período. Por lo tanto, el saldo final de caja provisorio, que puede ser un superávit o déficit, se determina el último día del período, cuando se entrega el archivo R provisorio, y que incluso puede variar si hay ajustes del CVP o si hay instrucciones de tesorería, de acuerdo a lo señalado en las instrucciones anteriores. De tal forma que la empresa al efectuar los ajustes indicados tiene un eventual sobregiro real, para el cual no tiene los fondos para cubrir esos pagos, debe gestionar URGENTE con el banco una solicitud para generar los ingresos adicionales que le permita cubrir ese sobregiro, a estas alturas no hay otra opción. Si la gerencia de finanzas no soluciona el problema o el banco no autoriza su solicitud, ese sobregiro se transformará en un protesto, con todas las consecuencias posteriores ante el proveedor al cual el banco no le pagará el compromiso que la empresa adquirió. Si en el balance definitivo aparece un protesto, no se entregarán materias primas en el período siguiente, por incumplimiento por parte de la empresa en el pago de sus compromisos.
71
Solicitar créditos posteriores al cierre del balance, no significará la solución de la entrega, debido a que estos pagos se efectúan al final del período, y se ha afectado el prestigio e imagen de la empresa, y su credibilidad seriamente afectada.
7.2 Resultados definitivos del período La segunda etapa y definitiva del período, se genera cuando la empresa informa la modificación del costo variable de producción, solicitud de crédito de corto plazo urgente y extraordinaria para evitar protestos en el período, y las inversiones en depósitos a plazo si así lo desea. Esto se comunica por correo al Director del Sigem. Después de enviar por correo al Director del Sigem los antecedentes indicados anteriormente, se efectuará un nuevo proceso del período, sólo para los efectos de generar los estados financieros, ya que las ventas, producciones, y otros antecedentes no se modifican. Una vez procesado estos nuevos datos, se subirá nuevamente por el Director del Sigem a Internet el archivo RxxxxxPn.rar corregido y definitivo del período, con el cual si se podrá tener el balance y estado de resultados real del período. Con los archivos RxxxxxPn.rar definitivos, la empresa podrá consultar los estados financieros generados por el Director del SIGEM en el escenario 99. Por lo tanto, la empresa a través del sistema computacional corregirá sus propios archivos, traspasando la información oficial, de tal forma que se obtenga la misma información registrada en el computador del Director del SIGEM, y obtendrá su Balance General y Estado de Resultados definitivo y oficial. Este archivo reemplazará el antes enviado a la Web, y entregará los antecedentes definitivos respecto a los estados financieros del período, que se supone debería ser igual al proyectado por la empresa antes de informar los ajustes de los CVP, y manejo de la tesorería. En todo caso si hay diferencias siempre será válido el informados por el Director a través del escenario 99 (Ver Balances en el Menú Consultas del sistema). Se debe recordar que la empresa realiza muchos pronósticos y simulaciones en sus proyecciones para cada período, tales como ventas, producción real, tasas de interés, tarifas, costos, etc. Sin embargo, las decisiones y/o pronósticos de las empresas, se transforman en decisiones reales para el mercado, cuando son procesadas y entregados sus datos oficialmente mediante el sistema computacional por el Director del SIGEM definitivo según el escenario 99, las que no necesariamente coinciden con los pronósticos o simulaciones efectuadas. Por lo tanto, estos datos confirmados deben ser incorporados a la información oficial de la base de datos del programa, que modifica las variables proyectadas por la empresa, para que coincidan los datos de los balances y estados de resultados del Director del SIGEM con los de la empresa. Con estos informes la empresa podrá evaluar su gestión, revisar su estrategia y tomar nuevas decisiones para el período siguiente. Además la empresa recibirá normalmente información del mercado a través del SNews, en el cual se entregan antecedentes para el análisis e instrucciones para los períodos siguientes. Estos archivos son publicados en Internet en la sección Antecedentes del Mercado. Otra fuente oficial para obtener información del mercado y la competencia, son los estudios de mercado que se identifican con los códigos 200. Estos estudios se actualizan cada vez que se realiza un nuevo proceso, sin embargo esta información tiene costo según las tarifas publicadas en el Manual.
72
8 INFORMES ECONOMICOS-FINANCIEROS Los informes económicos-financieros que deben tener las empresas obligatoriamente son el Balance General y el Estado de Resultados. Los informes son preparados en forma automática por el sistema computacional de acuerdo a las decisiones de la empresa. La empresa podrá efectuar todas las simulaciones que desee, tiene muchas alternativas para proyectar, pero los únicos informes válidos son los entregados por el Director del SIGEM. Estos informes se obtienen del escenario 99, tipo “Datos Reales”, recordar que son válidos sólo los informes que se generan después de informar los ajustes de costos variables de producción, nuevos créditos o inversiones en depósitos a plazo, con el que se pueden obtener a través de elegir los escenarios 99 de cada opción que solicita el sistema, o consultarlos directamente en la sección “Consultas”, “Balances de la competencia”. El manual de cuentas se detalla en el Manual del Sistema Computacional SIGEM.
73
9 INFORMACION QUE SE DEBE ENVIAR A INTERNET EN CADA PERIODO DE DECISIONES Es importante que el procedimiento para enviar información de las decisiones y archivos o informes específicos a Internet, en cada período, independiente de los aspectos computacionales antes descritos, se cumpla estrictamente de acuerdo a las instrucciones que se indican a continuación. Las decisiones del período, mediante el archivo E00xxxxx-Pn.rar deben ser entregadas HASTA el día y hora que se especifique en el calendario de actividades y/o en el Sigem News, y desde ese momento se cierra el mercado, y ya no es posible ingresar a la página Web. Los archivos InformeEjecutivo, Productos, Contratos y Afiches, se envían también antes de las horas señaladas como límite al sitio SIGEM de Internet. Cuando existen problemas de comunicación se podrá antes de la hora de cierre, enviar estos archivos directamente al correo electrónico del Director, y esperar la confirmación de la recepción conforme, de cada uno de los archivos recibidos, para asegurarse que fueron correctamente recibidos por el Director. Esta confirmación no garantiza que se ha revisado el contenido de los archivos. El Director subirá estos archivos a Internet, y tendrá un costo extra por el servicio. Para tener una información correcta en el mercado, se solicita muy especialmente, cumplir con las siguientes instrucciones de envío de los archivos a Internet. Se necesita específicamente enviar a Internet, en forma obligatoria, lo siguiente:
9.1 Archivo de Decisiones: E00XXXXX-Pn.rar
Contiene la información de las decisiones actualizadas de la empresa del período que se ingresa al mercado. o
Las decisiones deben ser estrictamente verificadas por el Gerente General, y no se aceptan reclamos por los envíos incorrectos de este archivo.
o
No existe ninguna verificación del contenido de esta información por parte del equipo Sigem, ya que los captura y opera directamente el servidor del director, no se compara ni verifica con ningún otro documento, como por ejemplo el Informe Ejecutivo o el archivo de Productos. Por lo tanto si en el Informe Ejecutivo se indica una decisión, y en el archivo E se indica otra, existirá una inconsistencia, pero para el sistema serán válidas las decisiones informadas en el archivo E. Por otro lado, la empresa podrá tener la aplicación de multas por esta inconsistencia, ya que se puede presumir publicidad engañosa.
o
El archivo E, debe ser enviado exclusivamente a Internet, antes de la hora y día de cierre del mercado.
o
Para enviar el archivo E se puede hacer en forma automática en el Sistema SIGEM, si ejecuta la función “Exportar Decisiones – Subir Decisiones” desde su PC, y está conectado con banda ancha a Internet, ver Manual Sistema Computacional, Capítulo 3, sección 12.2 Subir Decisiones.
74
o
Otra alternativa es subir la información a través del procedimiento manual, lo que implica que debe conectarse a Internet, entrar a la página Web del sistema SIGEM, autenticar su clave y subir el archivo respectivo E00xxxx-Pn.rar, ver Manual Sistema Computacional, Capítulo 3, sección 12.3 Subir Archivos.
o
Si por problemas de conexión con el servidor, esta entrega señales de cortes de la comunicación, generalmente por saturación del servidor, cuando todas las empresas están subiendo la información, se podrá efectuar a través de un correo electrónico dirigido al Director. Esta opción tiene un costo para las empresas equivalente a MA$ 200 por cada archivo recibido por correo.
o
Verifique que los archivos están correctamente informados y recibidos por el servidor, en la página Web del Sigem, en la sección “Enviar Información”, debe ver el nombre E00xxxxxPn.rar, la fecha, hora y tamaño del archivo recibido.
o
Es muy importante verificar que se están entregando las decisiones del período n, el nombre del archivo debe ser E00xxxxx –Pn.rar, si no es así, hay un problema grave en la generación de la base de datos de su archivo. Debe revisar todo el procedimiento de generación de las decisiones, puede ser que no rescató el archivo Bases, o Rxxxxx-Pn último en el sistema. Por ejemplo, si desea enviar las decisiones del período 2, debe aparecer el archivo E00xxxxx-P2.rar.
o
En algunos casos, afortunadamente excepcionales, estos archivos tienen errores de información, están corruptos o contienen claves que no los puede abrir el servidor. En estas situaciones, el equipo Sigem se comunicará directamente con las empresas para resolver estos problemas.
o
No enviar archivos comprimidos con claves a Internet, ya que el servidor no los podrá leer y procesar.
o
Los errores se asumen que son responsabilidad de la empresa, por no enviar la información oportunamente o los archivos están vacíos (sin información del período), en estos casos se aplicarán multas. las que se indican en el Capítulo 1, sección 26.11 Otros costos, multas y sanciones.
75
9.2 Archivo ProductosXXXXX-Pn
Incluye la cartilla o ficha técnica de las especificaciones de los productos que la empresa tiene en el mercado, e indica en forma general los eventos especiales que se necesitan sean conocidos por el consumidor y el mercado. o
El archivo se encuentra en Internet en la sección Antecedentes Generales. Este archivo se requiere que contenga sólo la información antes señalada del producto, y debe ser nombrado ProductosXXXXX-Pn, que se envía comprimido, dónde XXXXX será el código de la empresa (ejemplo 40001), y Pn es el período. Ejemplo: Prroductos40001-p1
o
No deje espacios en blanco en el nombre del archivo, puesto que posteriormente no se pueden bajar desde Internet. Cada corrección de los nombres de los archivos, por dejar espacios en blanco o no colocar los nombres y código solicitados, significará un cobro de MA$ 200 por cada uno.
o
El archivo debe ser enviado a Internet, a través de su página Web, en la sección Enviar Información, antes de la hora y día de cierre del mercado, ver en el Manual del Sistema Computacional, Capitulo 3, sección 12.3 Subir Archivos. La información entregada es de exclusiva responsabilidad de cada empresa.
o
Este archivo informado en Internet posteriormente será publicado en Internet para el mercado y la competencia, sin revisar por parte del equipo Sigem, en todos los períodos, en la sección “Antecedentes del Mercado”, una vez que se ha cerrado el mercado. Antes de esta hora de cierre, la información es absolutamente confidencial.
o
En cada período, esta información debe ser actualizada, se pueden repetir los eventos de períodos anteriores, pero si hay adiciones o cambios, se debe destacar el nuevo evento, ingredientes, slogan, precios, etc., colocando con otro color los cambios respecto al período anterior.
o
Además en Internet se borran los archivos del período anterior, por problemas de espacio en el sitio Web. Por lo tanto, si quiere tener un respaldo de todos los archivos en todos los períodos, debe bajarlos a su PC.
o
Existirán sanciones a aquellas empresas que no entreguen este archivo oportunamente al mercado, no contenga información en su interior, no informen correctamente el nombre del archivo o no resalten con otro color los cambios respecto al período anterior, según se indican en el Capítulo 1, sección 26.11 Otros costos, multas y sanciones.
o
El contenido de esta información es de exclusiva responsabilidad de la empresa, y deberá ser consistente con los demás antecedentes informados en el sistema Sigem o Informe Ejecutivo, y así evitará posibles demandas.
76
9.3 Archivo de AfichesXXXXX-Pn-NN Este archivo no tiene formato definido, no hay un modelo en Internet, lo genera la empresa, en su interior se debe insertar la gráfica, y antecedentes que la empresa estima conveniente informar en el mercado, se comprime en WinRar y se le asigna un nombre como se especifica a continuación.
Contiene toda la gráfica, de afiches, fotos, diseños, películas, etc., que normalmente son muchos archivos y envían muchas veces en forma separada.
se
o
Este archivo se debe enviar a Internet, en sus página Web, en la sección Enviar Información en 1 o varios archivos comprimidos en .rar, llamado AfichesXXXXX-Pn-NN dónde XXXXX será el código de la empresa (ejemplo 40001), Pn, el número del período y N el número del archivo correlativo que se está enviando. Por ejemplo para la empresa 1 en el período 1, los nombres deben ser: Afiches40001-P1-01 Afiches40001-P1-02 ….Afiches40001-P1-NN.
o
No deje espacios en blanco en el nombre del archivo, puesto que posteriormente no se pueden bajar desde Internet, por lo cual esas correcciones tienen costos.
o
Los archivos que se envían a Internet, OBLIGATORIAMENTE, deben cumplir con los siguientes requisitos: Todos deben ser enviados comprimidos con WinRar Los archivos de gráficos, fotos o diseños, deben ser enviados en formato JPEG o JPG (no se aceptan en formatos BMP ni otros), para cambiar los formatos utilice el programa utilitario GIMP Los archivos de películas en formato .AVI, MPG ,WMW u otros formatos que puedan ser leídos en Windows
o
Se debe enviar a Internet cada archivo, para ser publicado en el mercado, ver la forma de enviarlo en Capítulo 3, sección 12.2 Subir decisiones, en el Manual del Sistema Computacional.
o o
El límite máximo de archivos es de 20 por período, y no se aceptan repeticiones de un mismo diseño que se publica en distintos canales de distribución o medios. Debe mostrar el diseño y en el informe ejecutivo se especifica en que canales se utiliza. Estos archivos se informa en la sección Enviar Antecedentes, que es una información privada de la empresa, y después del cierre del período, se traspasa a la sección Antecedentes del mercado, que es el lugar que permite que los consumidores y la competencia conocerán los detalles de la publicidad efectuada.
o
Los archivos mayores de 1 mega pueden tener dificultades de tráfico en Internet.
o
Si el tamaño del archivo es excesivo, normalmente de más de 1 mega (1.000 KB), a veces no se puede subir fácilmente a Internet, por un problema de comunicación del protocolo http, pero se
77
puede solucionar separando los archivos en varios archivos más pequeños, colocando al nombre AfichesXXXXX-Pn-01, -02, -03 y así sucesivamente. Los archivos mayores de 1 mega tienen dificultades de tráfico en Internet o
Su empresa tiene un espacio gratis disponible en la página Web de sólo hasta 10 megas para almacenar información de afiches, si excede ese espacio tendrá un cobro de M A$ 200 por cada mega extra.
o
Cualquier corrección de los nombres de los archivos o si se debe subir a Internet un archivo particular de la empresa, por parte del Director, o no se entreguen oportunamente los archivos existen multas que se informan en Capítulo 1, sección 26.11 Otros costos, multas y sanciones
IMPORTANTE: Estos archivos Exxxxx, ProductosXXXXXX y AfichesXXXXXX, enviados a Internet, no son revisados previamente, ya que se copian directamente en Internet en la sección Antecedentes del Mercado, por lo tanto, la información que contiene en su interior será publicada automáticamente, y su divulgación es de exclusiva responsabilidad de la empresa. Si no se quiere que alguna información confidencial se publique por error debe denominarlo de otra forma, por ejemplo: ConfidencialXXXXX-N, donde xx es el código de la empresa y N el número del archivo informado. En los nombres de los archivos, no deje espacios en blanco, ya que si eso ocurre no se pueden bajar desde Internet. Por ejemplo, se debe escribir: Afiches40001-P2-01.rar y no como Afiches 40001 P2 01.rar. Cualquier corrección de los nombres de los archivos, por parte del Director, tendrá un costo económico para la empresa, por cada uno que contenga errores de nombre, por estar mal nombrado o dejar espacios en el nombre.
78
9.4 Archivo de ContratoTrabajoXXXXX-Pn
Incluye los contratos que realiza la empresa en los trabajadores de producción y vendedores, no se necesita detallar los demás cargos de la empresa. o o o o o o
El archivo se encuentra en Internet en la sección Formularios. Este archivo se requiere que contenga sólo la información antes señalada de los trabajadores Debe ser nombrado ContratoTrabajoXXXXX-Pn, que se envía comprimido, dónde XXXXX será el código de la empresa (ejemplo 40001), y Pn es el período. Ejemplo: Contrato40001-p1 El archivo debe ser enviado a Internet, a través de su página Web, en la sección Enviar Información, antes de la hora y día de cierre del mercado, ver en el Manual del Sistema Computacional, Capitulo 3, sección 12.3 Subir Archivos En los períodos siguientes, es importante reenviar el archivo sólo cuando hay modificaciones en el persona, por nuevos contratos, desvinculaciones o cambios en las condiciones de sus salarios. Si no hay cambios en los períodos siguientes no es necesario enviar este archivo
9.5 Informe Ejecutivoxxxxx-Pn
El formato del Informe Ejecutivo, está disponible en Internet, y debe ser respetado estrictamente. Este documento permite la evaluación cualitativa, de las actividades realizadas en toda la cadena de valor de la egresas, es decir, debe especificar el resumen de las inversiones efectuadas en eventos especiales (no colocar los costos o inversiones que controla el SIGEM como sistema) y detalle de las actividades de las diversas funciones de la empresa, definidos como eventos especiales realizados por la empresa. o
El archivo se debe llamar “InformeEjecutivoXXXXX-Pn.rar”, dónde xx es el código de la empresa y Pn es el período informado, su formato se encuentra en Internet en la sección Antecedentes Generales. Ejemplo InformeEjecutivo40001-p1
o
El archivo debe ser enviado a Internet, a través de su página Web, en la sección Enviar Información, antes de la hora y día de cierre del mercado, ver en el Manual del Sistema Computacional, Capitulo 3, sección 12.3 Subir Archivos
o
El formato a utilizar del Informe Ejecutivo, se encuentra en Internet, el archivo se llama InformeEjecutivo.rar, y las instrucciones se especifican en el Anexo 1, sección1 del Manual de la Empresa.
o
No entregar correctamente este Informe, perjudica la evaluación de las empresas en sus aspectos cualitativos, que son muchas veces muy relevantes y muestran el esfuerzo y creatividad desarrollada en el período, por lo tanto parece que es injusto que esto no se refleje bien en el informe, o no se entregue oportunamente.
79
o
Este informe es absolutamente privado, nunca será publicado en el mercado.
o
La multa por la no entrega oportuna de esta información o, no marcar con otro color las modificaciones, pueden ser aplicadas las multas que se informan en Capítulo 1, sección 26.11 Otros costos, multas y sanciones. Además que la persona del equipo Sigem que evalúa los eventos especiales, no tendrá los antecedentes para calificar estos antecedentes, y por lo tanto, se asume que todo el esfuerzo comercial no es conocido por el mercado, teniendo un doble efecto negativo.
La información antes indicada para los archivos de Productos, Informe Ejecutivo y Afiches, se debe enviar a Internet, para que la persona que evalúa los eventos especiales de toda la cadena de valor y las estrategias de las empresas, cuente con los antecedentes respetivos, y además la información que se considera debe ser conocida por el consumidor se traspase a las secciones respectivas de la página Web, por lo tanto en esa sección la podrá conocer la competencia una vez que se ha cerrado el proceso de entrega de decisiones de cada período. La empresa en cada período siempre debe verificar que toda su información ha sido correctamente enviada para su evaluación por el mercado y el equipo Sigem. En el caso, de los archivos subidos a Internet, siempre se debe verificar que están capturados por el servidor, lo cual se conoce a través de la lista de archivos recibidos que aparece en cada menú de la Web, incluso es importante verificar el tamaño del archivo contenga los KB, si este valor es 0, ese archivo llegó corrupto o no tiene información, debe reenviarlo nuevamente. Para los archivos enviados excepcionalmente por correo, debe recibir el correo de confirmación del Director. La persona que evalúa los eventos especiales verifica sólo la información que se ha subido a Internet, por lo tanto, todos los antecedentes deben quedar disponibles en la página Web de la empresa respectiva que es absolutamente privada en el caso de los archivos Confidenciales e Informe Ejecutivo. Es muy importante tener en cuenta que estos archivos no son revisados con la información que se entrega en el archivo E, que contiene las decisiones del período y que son directamente procesadas por el servidor, sin verificación de ninguna naturaleza. Es necesario cumplir con estas instrucciones específicas, que permitirán desarrollar un proceso fluido y normal, garantizando la transparencia de la información y correcta evaluación de los antecedentes entregados. La responsabilidad de la entrega oportuna y correcta de estos archivos es del gerente general, independientemente en quien este delegue el envío de la información solicitada.
9.6 Archivo ConfidencialXXXXX-Pn-00
Es un archivo que genera la empresa, en forma similar a al de Afiches, pero en este caso es información interna y privada de la empresa No se publica en la Web, por lo cual no lo conoce el mercado, solo es evaluado por Sigem Eventos para verificar la cadena de valor de la empresa, con actividades que pueden ser propias de la empresa y que no se desea que sean conocidas por la competencia o el mercado o El archivo se debe llamar “ConfidencialXXXXX-Pn-00.rar”, dónde xx es el código de la empresa y Pn es el período informado, su formato se encuentra en Internet en la sección Antecedentes Generales. Ejemplo Confidencial40001-p1-01
80
o
El archivo debe ser enviado a Internet, a través de su página Web, en la sección Enviar Información, antes de la hora y día de cierre del mercado, ver en el Manual del Sistema Computacional, Capitulo 3, sección 12.3 Subir Archivos
9.7 Archivo Acta ReunionesXXXXX-Pn-00 El archivo debe ser enviado a Internet, a través de su página Web, todas las semanas de trabajo, en la sección Enviar Información, antes de la hora y día de cierre del mercado, ver en el Manual del Sistema Computacional, Capitulo 3, sección 12.3 Subir Archivos Debe ser nombrado por ejemplo de la siguiente forma: ActaReuniones40001-P0-01 ActaReuniones40001-P0-02 ActaReuniones40001-P1 ActaReuniones40001-P2
9.8 Archivo Control CVP Inventarios Productos Terminados
Una vez que se han obtenido los resultados del mercado, de acuerdo a lo señalado en la sección 7.1, que son los definitivos en cuanto a las ventas y producción, a través del archivo R00xxxxx.Pn.rar, y el escenario 99, se deben corregir los costos variables de producción, y otros antecedentes del manejo de tesorería permitidos, explicado en la sección, 7.1.1. Por lo tanto, las empresas deberán remitir al Director del Sigem el archivo Control-CVP-Inventarios-XXXXX-pn, y sus decisiones de tesorería finales por correo, antes de confeccionar los balances generales definitivos. Además deben subir una copia del archivo Control CP-Inventarios a Internet. No es necesario enviar nuevamente el archivo R00xxxxx-Pn a Internet. En el SNews de cada período se entregarán las instrucciones respectivas y plazos de entrega.
81
CAPITULO 3 INTERNET, SITIO WEB-SIGEM
1 SITIO WEB - SIGEM La metodología del SIGEM, utiliza Internet a través del sitio Web SIGEM, como un elemento importante para tener la debida comunicación entre las empresas y el Director. Los participantes pueden ingresar al sitio del SIGEM, en la siguiente dirección:
www.sigem.cl Se recomienda que la conexión se efectúe a través de “banda ancha”, para obtener una rápida respuesta de la información que se solicita, y por los tamaños de los archivos que a veces deben ser enviados o bajados desde Internet. La forma de operar, es muy simple, y para garantizar la confidencialidad de la información, en diversas secciones se solicitará las respectivas claves de acceso. El acceso a la página Web debe efectuarse con Internet Explorer, no debe usar Netscape. Cuando ingrese a la dirección indicada: WWW.SIGEM.CL Aparece la siguiente pantalla
Las opciones que puede seleccionar son las siguientes:
82
2 ENTRAR Si selecciona “Entrar” ingresará al sitio del SIGEM y se genera una presentación Flash, que demora algunos segundos. Al utilizar la opción “Entrar”, se muestra la siguiente pantalla
Los elementos de esta pantalla son los siguientes:
Escuchar Sonidos musicales.
El botón
permite escuchar, y el botón
elimina el sonido.
83
Nuestra Empresa Muestra aspectos relativos al autor del Sistema Sigem, y el equipo de profesionales disponible que forman parte del Sigem. Sigem Señala en términos muy generales la forma de operar del sistema. Empresas Indica las empresas virtuales que forman parte del sistema en los distintos niveles de aplicación.
No en todos los casos se utilizan todas las empresas señaladas, ya que depende del objetivo y la complejidad de la situación que se desea aplicar en cada caso.
Permite dirigirse al Home del sitio. Pasa a la autenticación del gerente general, para ingresar al mercado de la empresa. Muestra un panorama de las secciones del sitio Web. Permite dirigir correos a los miembros integrantes del equipo.
84
3 ACCESO A MERCADOS Con esta opción, ingresará directamente a la autenticación de sus datos.
El sistema solicitará la autenticación, mediante la clave de la empresa, y mostrará la pantalla que se indica a continuación.
Deberá ingresar los datos solicitados, que fueron entregados por el Director del SIGEM. Indique “Enviar”.
Cuando los datos son incorrectos, aparecerá la siguiente pantalla de “error”
Si los datos ingresados validados coinciden exactamente con los definidos por el Director, aparecerá la siguiente pantalla
Posteriormente puede seleccionar cualquiera de las opciones que se indican.
85
Volver a la pantalla anterior
3.1 Programas Utilitarios Desde esta sección se podrán bajar, programas que serán útiles para manejar los archivos que se requieren en todo el proceso de simulación, tales como el WinRar, Winzip, Gimp, Acrobat Reader, Download Accelerator, y otros que se estimen convenientes. Para bajar cualquier programa a su PC, debe hacer doble clic en “Descargar” .
3.2 Observación para instalar el WINRAR Dado que los archivos ejecutables llamados .exe, no se pueden bajar directamente desde Internet, como en el caso de WRAR342ES.EXE, hemos cambiado la extensión del programa a WRAR342ES.RAR Por lo tanto, al bajarlo a su PC, se debe nuevamente cambiar la extensión del archivo Wrar342es.RAR a Winrar342es.EXE, y así se podrá instalar sin problemas. El formato cambiado a .EXE, dejará el icono del Winrar según se muestra en la figura.
86
3.3 Cómo solucionar el problema del tamaño de la pantalla cuando está en Internet Es común que ocurra en el Explorer el problema que no se puede ver correctamente toda la pantalla del sistema Sigem, cuando está navegando en el sitio. La pantalla aparece truncada y no se ve totalmente los íconos. Para solucionar este problema de hacer lo siguiente:
Ubicarse en la misma página Web
Seleccionar el botón derecho del Mouse, aparecerá la siguiente pantalla
Seleccionar Codificación
Después Selección Automática
El menú de opciones que puede consultar la empresa en la página Web del SIGEM, es el siguiente:
87
3.4 Antecedentes Generales
Mostrará carpetas que contienen los archivos que son comunes para todos los mercados, y normalmente corresponden a: Sistema, incluye los archivos de los manuales, sistema computacional y videos explicativos de la instalación del sistema y su operación Formularios, incluye todos los documentos o formularios que se requieren en la simulación Documentos, incluye otros antecedentes necesarios para la simulación
Para bajar estos archivos a su PC, debe seguir los siguientes pasos: Seleccionar le directorio o carpeta Debe hacer doble clic en el nombre del archivo. Posteriormente, el sistema le solicitará Abrir o Guardar, el archivo seleccionado. Debe elegir la opción Guardar. Indicar en que lugar (carpeta o directorio de su PC), desea dejar este archivo, se sugiere que sea en una carpeta que Ud. identifique claramente en su PC.
88
3.5 Antecedentes del Mercado Mostrará los archivos correspondientes a su mercado asignado, y sólo tienen acceso las empresas que compiten directamente en ese mercado.
Estos archivos normalmente son: Programa del curso Calendario de Actividades Sigem-News Información de los productos de las empresas Afiches de las empresas Otros antecedentes Para bajar estos archivos a su PC, debe seguir los siguientes pasos: Debe hacer doble clic en el nombre del archivo. Posteriormente, el sistema le solicitará Abrir o Guardar, el archivo seleccionado. Debe elegir la opción Guardar. Indicar en que lugar (carpeta o directorio de su PC), desea dejar este archivo, se sugiere que sea en una carpeta que Ud. identifique claramente en su PC.
89
3.6 Enviar Información Esta opción permite a las empresas que compiten en el mercado, subir información desde su PC al servidor que se encuentra en Internet. Generalmente esta situación se efectuará cuando necesite enviar los archivos que se señalan oportunamente por el Director, tales como las identificaciones de los productos, afiches, etc. Existe la opción de subir los archivos en forma directa a través del Sistema Sigem o en forma manual, ver Capítulo 3, sección 12.2 Subir decisiones del Manual del Sistema Computacional.
Para en envío en forma manual, se deben seguir las siguientes instrucciones: Utilizar el botón “Examinar”, con el cual buscará los archivos que desea subir a Internet. Este buscará los archivos en su PC, Cuando haya seleccionado el archivo a subir, el sistema lo colocará en la casilla “Nombre de Archivo”. Verificar que es el archivo a subir. Hacer clic en el botón “Enviar”, que aparece a la derecha de la pantalla.
Posteriormente, si ha sido correctamente recepcionado , aparece en la lista de archivos que se encuentran en la pantalla de la Web, se indicará el día, hora y tamaño en bytes de la recepción.
Se puede subir y/o reemplazar las veces que se desee estos archivos, y el límite para hacer modificaciones es hasta que se cierre el mercado, que se especifica en el programa de actividades o el Sigem-News. Los archivos que se envían a Internet, OBLIGATORIAMENTE, deben cumplir con los siguientes requisitos: Todos deben ser enviados comprimidos con WinRar Los archivos de gráficos, fotos o diseños, deben se enviados en formato JPEG o JPG (no se aceptan en formatos BMP ni otros). Para cambiar los formatos utilice el programa utilitario GIMP Los archivos de películas en formato .AVI, WMW o GMP Espacio para almacenar información 10, megas, sobre ese tamaño se cobra un costos extra, indicado en Capítulo 1, sección 26.11 Otros costos, multas y sanciones.
90
3.7 Recibir Información Esta opción permite a las empresas que compiten en el mercado “bajar” información desde la página Web a su PC. Especialmente se utiliza para rescatar las bases de datos de cada empresa al inicio de la simulación (BASES.rar), y después los archivos que contienen los resultados reales de cada proceso (RXXXXX-Pn.rar).
Para bajar estos archivos, a su PC, debe seguir las siguientes instrucciones: Hacer doble clic en el nombre del archivo que desea bajar. Elegir la opción Guardar. Indicar para dejarlos instalados en el Directorio o Carpeta C:/SIGEM4. Si el sistema SIGEM está instalado en otra carpeta, debería guardar el archivo en esa respectiva carpeta, que se haya definido en su PC. Estos archivos están comprimidos con WinRar, por lo tanto, una vez que se han bajado a su PC, deben ser descomprimidos en la carpeta donde está instalado el sistema, para que puedan ser correctamente rescatados los datos por el sistema SIGEM a través de la función Información Director – Capturar Información. No intente abrir el archivo Rxxxxx.mdb, no se pueden abrir, ni se requiere hacerlo, ya que los lee correctamente el sistema computacional SIGEM. Las instrucciones detalladas de esta sección las encontrará en el Manual Computacional del SIGEM. La información que se publica en esta sección es absolutamente confidencial, es conocida exclusivamente por la empresa correspondiente, a la cual puede acceder solamente mediante la clave de Internet.
91
3.8 Estudios de Mercado Permite ver los estudios de mercado disponibles en el sistema Inicialmente, exigirá la clave de autenticación del Gerente Comercial, para autorizar al poseedor de la respectiva clave para solicitar los estudios necesarios de la empresa. Es de responsabilidad del Gerente General entregar la clave para tener acceso a esta sección. Una vez que se autenticó la clave, mostrará la pantalla con los estudios de mercado que están disponibles. Para mayor información de los datos que contiene cada estudio, consulte la Sección Estudios de Mercado, Capítulo 1, sección 24 Estudios del Mercado del Manual de la Empresa.
Si presiona “VER ESTUDIO” en cualquiera de las opciones, aparecerá en pantalla el estudio respectivo, y automáticamente se cobrará el valor informado en el manual. Se requiere tener claro que tipo de información se está solicitando, puesto que no se aceptan reclamos por errores en la solicitud efectuada.
92
3.9 Datos de la Empresa Indica los datos del nombre de fantasía de la empresa y los ejecutivos que la componen
Debe completar los datos correspondientes a: - Nombre de la Empresa o Debe indicar el nombre de fantasía, con letras mayúsculas, que se autorizó para aparecer en el mercado o No puede ingresar más de 8 caracteres, una vez que ingrese el nombre de fantasía, por ejemplo DENTAL, el sistema le devolverá el registro con el numero de la empresa y el nombre ingresado, es decir 01DENTAL o Debe enviar un correo al Director del Sigem, solicitando la autorización del nombre a ingresar. - Nombre de los ejecutivos o Debe asignar un número diferente a cada uno de los nuevos ejecutivos que ingresa a la Web, independiente del cargo que se le ha asignado en la empresa. o Detallar los antecedentes de cada uno de los ejecutivos que componen la empresa o Ingresar Nombre y Apellido o Ingresar el Correo electrónico o Ingresar el Cargo en la empresa que le fue asignado, si fueron varias cargos, ingrese sólo uno de ellos, y no lo cambie en el sistema aunque después cambie el cargo en la gestión o Ingrese el Fono1, en lo posible el celular o Ingrese el Fono2, el de la casa u oficina
93
Cuando presione “Enviar”, el sistema le informará que los datos fueron correctamente recibidos
El sistema le mostrará los antecedentes que ha grabado, para estar seguro de los datos ingresados, y si desea cambiar esta información, lo puede hacer sin ninguna dificultad. Ir a Evaluación de Ejecutivos Durante la simulación se le solicitará evaluar a su equipo y autoevaluar también su propio desempeño 3.10 Decisiones de la Empresa Permite ingresar los datos para la compra o venta de acciones. El sistema solicitará ingresar la clave del Gerente de Finanzas.
Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla:
Al hacer clic en Valores Negociables, aparece la siguiente pantalla:
94
3.10.1 Cotización de Acciones Al seleccionar Cotizar Acciones, y hacer clic en Mostrar, aparecen las acciones disponibles y los precios anteriores registrados en el sistema, y que servirán para estimar los precios futuros
Las acciones disponibles son las que se indican exclusivamente en este listado, no es posible comprar otras acciones. Las acciones corresponden a sus valores reales en los índices que se publican oficialmente en de las respectivas bolsas de valores que se han simulado del mundo real, sin decimales. El valor del índice se hace equivalente a A$.
95
Una acción informada, corresponde al paquete de acciones que conforma ese índice bursátil, en el mercado real de las diversas bolsas de valores. Para adquirir acciones, se requiere seguir los siguientes pasos: - Cotizar las acciones disponibles, para conocer los últimos precios de cierre informados - Emitir una orden de compra al corredor de la bolsa respectiva, indicando las condiciones del precio a pagar - Confirmar la orden de compra ingresada. - Esperar el cierre de los precios oficiales de la rueda de la bolsa respectiva, que se efectuará en los días siguientes, de acuerdo a los precios que publique el Director del Sigem, a través de Internet, en la sección de Cotizaciones. - Finalmente, si las condiciones de la orden de compra se cumplen, el corredor de la bolsa procederá a comprar las acciones ordenadas.. Los días de las transacciones de acciones en la bolsa respectiva, serán los lunes y viernes de cada semana. Por lo tanto, las órdenes de compra, que son emitidas los días anteriores al lunes o viernes, serán las que se consideren para efectuar las transacciones en la bolsa. La comisión que cobra el corredor de la bolsa, es un X % sobre el monto de la compra, que se informa en el SNews. 3.10.2 Orden de Compra de Acciones Para emitir una orden de compra debe seleccionar la opción Compra Para lo cual se debe especificar los siguientes datos: Período de compra Lo asume automáticamente el sistema, y corresponde al período actual N° Acciones Indicar el número de acciones a comprar Tipo de Acciones Indicar la categoría de las acciones que se cotizan en el mercado Compañía Seleccionar las acciones que desee adquirir, de acuerdo a las acciones disponibles, y que aparecen en el listado respectivo
Se requiere posteriormente informar las condiciones de la orden en cuanto al precio de cierre Debe marcar cualquiera de las siguientes opciones como alternativa de precios aceptables para efectuar la compra definitiva, ya que no se conocen los precios de la rueda siguiente. Por lo cual se deben dar las ordenes muy claras para que el corredor de la bolsa, pueda cerrar la compra solicitada. Las diferentes condiciones de estas órdenes son las siguientes Precio A Firme, Significa que se desea comprar sólo al precio exacto
96
que se indica en la casilla del precio respectivo. Si el precio de cierre es diferente, y no exactamente el mismo valor, no se efectuará la compra.
Precio Condicionado, Se determina un precio base, y sobre ese precio, se indica el % de variación del precio de cierre, que es permitido para hacer efectiva la compra. Si el precio de cierre es superior a ese rango la operación no se efectuará, y no se comprarán las acciones ordenadas.
Precio de Cierre Se acepta la compra de las acciones al precio de cierre, cualquiera sea su valor de cierre en la rueda siguiente.
Una vez elegida la condición para la compra de las acciones, se debe marcar “Ingresar”.
Aparece la siguiente matriz:
El sistema está esperando que confirme la transacción, para lo cual debe marcar Comprar. podrá reversar la orden de compra.
Si lo confirma, no
Aparecerá en la siguiente matriz, confirmada la orden de compra emitida, para la rueda o el período siguiente.
97
Si en la rueda del mercado bursátil, del día siguiente, las condiciones de la orden de compra se cumplen, se hará efectiva la compra respectiva, y se registrará en los estados financieros la transacción. Si la condición de la orden de compra no se cumple, se eliminará la orden, y deberá emitir otra nueva para comprar en la rueda de la bolsa siguiente. Podrá verificar si esta transacción ha sido aprobada, al día siguiente del cierre de las operaciones, en los registros de las acciones en Stock o Inventario de acciones de la empresa, en la cual se identificará la transacción que adquiere las acciones correspondientes. 3.10.3 Orden de Venta de Acciones En forma similar a la compra de acciones, previamente es necesario emitir una Orden de Venta de Acciones, al corredor de la Bolsa, y que después se verificará si las condiciones exigidas se cumplen, para finalmente hacer efectiva la venta correspondiente. Para emitir una orden de venta debe seleccionar la opción Venta, y especificar los siguientes datos: Período de Venta Lo asume automáticamente en sistema, y corresponde al período actual N° Acciones Indicar el número de acciones a vender Tipo de Acciones Indicar la categoría de las acciones que se adquieren y cotizan en el mercado Código Transacción Debe especificar claramente que acciones son las que se desean vender. Compañía Seleccionar las acciones que desee vender, de acuerdo a las acciones disponibles en el inventario, y que aparecen en el listado respectivo
Se solicita después informar las condiciones de la orden en cuanto al precio que se desea vender las acciones. Debe marcar cualquiera de las siguientes alternativas como alternativa de precios aceptables para efectuar la venta definitiva, ya que no se conocen los precios de la rueda siguiente.
98
Por lo cual se deben dar las ordenes muy claras para que el corredor de la bolsa, pueda cerrar la venta solicitada. Las diferentes condiciones de estas órdenes son las siguientes Precio A Firme, Significa que se desea vender sólo al precio exacto que se indica en la casilla del precio respectivo Si el precio de cierre es diferente, y no exactamente el mismo valor, no se efectuará la venta.
Precio Condicionado, Se determina un precio base, y sobre ese precio, se indica el % de variación del precio de cierre, que es permitido para hacer efectiva la venta. Si el precio de cierre es superior a ese rango la operación no se efectuará, y no se venderán las acciones ordenadas. Precio de Cierre Se acepta la venta de las acciones al precio de cierre, cualquiera sea el precio de cierre en la rueda siguiente.
Una vez seleccionada la condición para la venta de las acciones, se debe marcar Ingresar
99
Aparecerá la siguiente matriz, que especifica las acciones a vender, y el sistema espera que confirme la venta específica, bajo las condiciones indicadas. Si marca Vender, no se podrá reversar esta orden. Aparecerá la siguiente matriz, confirmando la orden de venta, para la rueda o el período siguiente.
Si en la rueda del mercado bursátil, del día siguiente, las condiciones de la orden de venta se cumplen, se hará efectiva la venta respectiva, y se registrará en los estados financieros la transacción. Si la condición de la orden de venta no se cumple, se eliminará la orden, y deberá emitir otra nueva para vender en la rueda de la bolsa siguiente. Podrá verificar si esta transacción ha sido aprobada, al día siguiente del cierre de las operaciones, en los registros de las acciones en Stock o Inventario de acciones de la empresa, en la cual se identificará la transacción que vende las acciones correspondientes.
100
CAPITULO 4 ASPECTOS RELEVANTES DEL SISTEMA COMPUTACIONAL SIGEM
1 INTRODUCCION Este capítulo tiene por objetivo mostrar los principales componentes del sistema y los aspectos más relevantes para operar, de tal forma que se pueda utilizar como una herramienta válida de simulación de los diferentes escenarios proyectados por cada empresa. Los detalles específicos de la operación de cada opción del menú, deben ser consultados en el Manual Computacional del Sistema SIGEM
2 COMPONENTES DEL SISTEMA El sistema está integrado por los siguientes elementos: 2.1 Control de Acceso al sistema:
El sistema buscará inicialmente la base de datos, si no la encuentra, se conectará a Internet, pedirá la autenticación, y bajará automáticamente el archivo Bases.rar a su PC, las descomprimirá las dejará localizadas en C:/Sigem4, y finalmente aparecerá la pantalla que está a la izquierda. Si no puede bajar el archivo Bases.rar, por algún problema de conexión dará un mensaje de error de la conexión, y deberá bajar las Bases manualmente, como se indica en el Manual del Sistema Computacional. Para ingresar al sistema deberá conocer la clave asignada, que inicialmente la clave es 1. Esta clave inicial se recomienda sea posteriormente modificada por la empresa, especialmente si trabaja en los laboratorios de computación, en los que tienen acceso cualquier empresa. Esta clave permite tener la seguridad de la reserva y confidencialidad de la información de cada empresa participante.
2.2 Menú Principal: El esquema general del sistema es el siguiente:
101
MENÚ INICIAL
SUB-MENÚ
Funciones o pestañas
Clave
Ingreso de Clave
Importar Resultados Consultas
Informes del Proceso Balances del Mcdo.
Selección de Escenarios Activos Pasivos Resultado
Tasas Estimadas
Selección de Escenarios Tasas de Interés Incobrabilidad y Morosidad
Tarifas y Costos
Selección de Escenario Tarifas de Estudios Costos Fijos, planta EEUU Costos Fijos, planta Japón Costos Variables
Decisiones
Decisiones
Selección de Escenario Precios Producción y Ventas Estimadas Publicidad y Fuerza de Ventas Financieras y Costos
Compra/Vta Directas Créditos Acciones Estados Financieros
Selección de Escenario Activos Pasivos Resultado Proyecto Económico Otros Antecedentes
Proyecto Estratégico
Exportar Decisiones
Definir Decisiones Subir Decisiones Subir Archivos
Configurar Impresora
Salir
102
2.3 Sub-Menús: Los sub-menús del sistema son los siguientes:
Clave: Permite cambiar la clave de acceso al Sistema SIGEM.
Importar Decisiones: Corresponde a la información que se debe bajar desde Internet, corresponde a las bases de datos iniciales y los resultados del período procesado.
Consultas: Efectúa las consultas sobre diversos aspectos de la empresa y la competencia, el cual está dividido en: Informes del Proceso: son los eventos aleatorios o de otras características que afectan a la empresa en un período determinado, como consecuencia de sus decisiones y las validaciones del sistema. Balances: permite consultar los balances de la empresa del mismo período y los de la competencia hasta el período anterior.
Tasas Estimadas: Define los diferentes escenarios para las variables que dependen del mercado, definidas por la empresa o el Director del SIGEM. Las funciones o pestañas que se incluyen son: Selección de Escenarios, permite definir diferentes escenarios, con la cantidad de períodos que se proyectan y el tipo de escenario. Incobrabilidad y Morosidad, señala los antecedentes de incobrabilidad y morosidad de las cuentas por cobrar. Tasas de Intereses: corresponde a las diferentes tasas de intereses por créditos o captaciones de depósitos a plazo.
Tarifas y Costos: Indica las tarifas de los medios publicitarios y costos fijos y variables de acuerdo al manual, para cada escenario y período. Los datos se agrupan en: Selección de Escenarios, permite definir diferentes escenarios, con la cantidad de períodos que se proyectan y el tipo. Tarifas Medios, para cada aviso en los canales de televisión y revistas, en cada período. Costos Fijos Generales de la empresa, de producción, administración y ventas, en cada período. Costos Fijos adicionales por la adquisición de las plantas de EEUU y/o Japón. Costos Variables, indica los costos variables de producción, ventas y almacenaje, para cada período.
Decisiones - Decisiones: Señala las diferentes decisiones que define la empresa para cada tipo de escenario y cada período proyectado o real. Estas se han agrupado en las siguientes funciones o pestañas: Selección de Escenarios, permite definir diferentes escenarios, con la cantidad de períodos que se proyectan y el tipo
103
Precios, indica los precios y condiciones de crédito otorgado por cada período proyectado Producción y Ventas Estimadas, indica las producciones ordenadas en cada planta, número de turnos utilizados en la producción de cada planta, las ventas estimadas por cada canal de distribución y la tasa de menor producción estimada, para cada período proyectado Publicidad y Fuerza de Ventas, señala la cantidad de avisos por cada medio publicitario (televisión y revistas), número de vendedores, sus remuneraciones fijas y variables, por cada período proyectado Financieras y Costos, señala los diferentes tipos de inversiones, gastos, situaciones crediticias, ingresos y operaciones de ajuste contable, para cada período proyectado.
Decisiones -Compra/Venta Directas Indica las proyecciones de compra y/o ventas que realizará la empresa directamente a otras empresas de la competencia
Decisiones - Créditos: Registra los créditos que proyecta la empresa y el calendario de pagos respectivo, para los créditos de corto y/o largo plazo que establece la empresa y que posteriormente negocia o acuerda con el Banco
Decisiones - Acciones: Registra las operaciones de compra o venta de acciones. La información oficial corresponde a la información registrada en Internet.
Estados Financieros: Define como resultado de la selección de cada escenario, el balance, estado de resultado, el proyecto económico y otros antecedentes generales de cada período. Los informes que se generan son: Selección de Escenarios, permite definir diferentes escenarios, con la cantidad de períodos que se proyectan y el tipo. Activos, muestra los activos de la empresa de acuerdo a las decisiones en cada período. Pasivos, muestra los pasivos de la empresa de acuerdo a las decisiones en cada período. Resultado, muestra el resultado del período de la empresa de acuerdo a las decisiones en cada período. Proyecto Económico, muestra el resultado de la evaluación del método de los flujos de caja libres de la empresa, de acuerdo a las decisiones en cada período, y permite determinar el VAN y TIR. Otros Antecedentes, muestra los movimientos de unidades físicas de cajas, e índices económicos financieros de la empresa de acuerdo a las decisiones en cada período.
Proyecto estratégico: Efectúa la definición de los estados financieros del proyecto estratégico de la empresa, que es presentado a los accionistas y banco, el sistema lo define como el escenario 98.
Exportar Decisiones: Corresponde a la información que se sube a Internet, para ser procesada por el Director del SIGEM. Definir Decisiones: son los archivos que se definen para las proyecciones, y posteriormente se enviarán desde la empresa al Director del SIGEM Subir Decisiones: corresponde al proceso de enviar a Internet las decisiones tomadas por la empresa en un período determinado, que se efectúa en forma automática.
En el Manual del Sistema Computacional, en el Anexo 3, podrá encontrar una “Ayuda Rápida” para realizar algunos procesos repetitivos con el sistema computacional SIGEM.
104
ANEXO 1 FORMULARIOS DEL SISTEMA SIGEM
El sistema tiene una serie de formularios que se ubican en Internet en la sección Antecedentes Generales Formularios. Estos formularios deben ser utilizados de acuerdo a las necesidades de transmitir información al equipo SIGEM, o negociar condiciones con las instituciones del sistema.
1 INFORME EJECUTIVO
Este es un informe privado, absolutamente confidencial entre la empresa y el equipo del SIGEM, ya que sólo va dirigido a los profesores o ayudantes autorizados por el Director del SIGEM, y el que permite evaluar las actividades específicas de la cadena de valor de la empresa, e incluso se debe detallar claramente, el objetivo de cada evento especial, los costos, y agregar todos los antecedentes que se consideren necesarios, para que la persona que evalúa la actividad propuesta sea lo más objetiva y justa posible. Este archivo es analizado por las personas de Sigem Eventos que se encargan de evaluar la cadena de valor de la empresa, y así ponderar el proceso cualitativo, de los esfuerzos adicionales que hace la empresa para lograr sus objetivos estratégicos. Los elementos que se consideran, en la evaluación cualitativa de cada actividad de los eventos especiales son: - Calidad del evento. - Creatividad. - Consistencia con la estrategia y la ventaja competitiva. La estructura específica del informe ejecutivo, se incorpora en los formularios del Anexo 1 del Manual de la Empresa, por lo cual, debe ser respetado estrictamente su formato cuando se entrega en cada período. Esta es una información absolutamente confidencial, sólo la conocerá el equipo del Sigem. Las instrucciones de los antecedentes a incorporar en este informe se incluyen en Capítulo 2, sección 9.4 Informe Ejecutivo, y en este Anexo del Manual de la Empresa. Este un informe muy relevante para evaluar la estrategia y su coherencia con las actividades especificas de la cadena de valor de la empresa. Por lo cual, se debe detallar claramente, los antecedentes solicitados en este documento, sin cambiar la estructura del formato. En esta sección se indican las instrucciones específicas de cada parte del informe que debe ser presentado. Puede agregar o eliminar las líneas que desee, para una mayor claridad del documento final que se envía en cada período. El informe en total NO debe contener más de 10 páginas. Este documento se utiliza para evaluar la cadena de valor de la empresa. Por lo tanto, no es un respaldo de las decisiones que se envían vía el archivo E, ya que estas últimas, las del archivo E00xxxxx-Pn.rar, son las decisiones oficiales y solamente esas son las que captura el servidor para el proceso de cada período.
105
En algunos casos muy justificados, si hay problemas con las decisiones ingresadas en el archivo E o ese archivo llega incompleto o con información corrupta, se podrán utilizar estas decisiones indicadas en este informe para ingresar las decisiones en el sistema, bajo la estricta autorización por escrito de la gerencia general, lo que será formalmente requerido por el Director del Sigem cuando sea necesario. Cuando genera los datos de los períodos siguientes, cuando avanza el proceso, los datos proyectados históricos deben ser reemplazados por los datos reales obtenidos. La responsabilidad de este informe es exclusivamente del Gerente General.
1.1 Resumen de Inversiones en Eventos Especiales
. Este resumen se genera automáticamente en la primera columna P-mA$, con los datos que la empresa informa como eventos especiales en las demás secciones del formulario No se puede alterar la primera columna, se genera automáticamente, sólo puede copiar los datos de un período en las columnas de los períodos siguientes con los datos de los períodos ya jugados, pero no podrá alterar los datos de la columna P – mA$
106
En cada período se debe completar la información de los gastos o inversiones en Eventos Especiales, en miles de A$, que se están realizando en cada canal, y en cada función de la empresa, para el período actual, y hasta 3 períodos anteriores, cuando corresponda. Por lo tanto, cuando se ingresa la información del período 1, sólo se utiliza la columna “Per Actual - n”. Si se está ingresando la información del período 2, la inversión debe ser colocada en “Per Actual”, y en la columna Per n-1, los datos de informados anteriormente del período 1. Los datos provienen del detalle de eventos especiales que se informan en cada área de este informe, según se explica más adelante, por lo tanto, este es un resumen de las inversiones que se efectúan en el período actual, más los datos de los períodos anteriores ya registrados. Los costos de Producción y/o Recursos Humanos se pueden distribuir según dónde se quiera que se produzca el impacto de la inversión, esto puede ser en el área comercial o el área de la producción que se considerará en los costos del período, o como inversión que se activa y se depreciará ne los períodos siguientes. Las actividades en detalle y costos que justifican esta inversión, se deben especificar en cada área funcional.
107
Eventos para el Mercado Eventos para el Mercado Se separan los costos de los eventos por cada canal, de acuerdo al impacto que se desea ocurra en el mercado, los que pueden ser eventos netamente comerciales, del área de producción o de recursos humanos, en consecuencia lo importante es que se desea que se conozcan en el mercado e impacten en las ventas. Publicidad y Promociones NO Incluya el costo de Publicidad Sigem, que se informan en el archivo de decisiones (avisos TV y revistas), ya que son capturadas por el sistema directamente. Si por error en esta sección se suma el costo de la publicidad Sigem, aparecerá duplicado en el estado de resultados. Sólo corresponde incluir la “inversión adicional” de los eventos especiales que se incurren en cada período, y estas inversiones de cada canal deben coincidir con los antecedentes informados en las cuentas Eventos Esp. de cada canal de distribución. Supermercados, Hoteles/restaurantes y Almacenes.
Las diferencias o inconsistencias que se generen en la información de estos antecedentes, generan los cobros faltantes y la aplicación de multas.
Inversión en Recursos Humanos y Eventos Producción Los eventos de estas funciones pueden ser definidos para el área de producción o comercial, en las proporciones que se estime conveniente, según el impacto que se desee en el mercado o en el proceso productivo. Si se desea que estos eventos impacten directamente en el mercado, se indican en Eventos Comercialización, en el canal deseado. En cambio si estos eventos de producción y recursos humanos se desea que impacten internamente en la empresa, en el nivel de eficiencia productiva o del clima organizacional, debe ser informado en Eventos Producción. No debe ser informada en ambas partes, si así lo hacen, se duplicará el costo.
108
Eventos para Producción Es el costo relacionado con la mantención, calidad, seguridad industrial, investigación y desarrollo, inversión en recursos humanos, clima organizacional, motivaciones, u otros efectuados para reducir las mermas de producción o mejorar el clima organizacional. Deben ser informados en el Sistema Sigem, en el módulo "Decisiones Financieras", en la cuenta Eventos de Producción Las diferencias o inconsistencias que se generen en la información de estos antecedentes, generan los cobros faltantes y la aplicación de multas. Esta información además debe ser coincidente con la que se señala en el detalle de cada evento en las gerencias comercial, producción y recursos humanos más adelante Si estos datos no coinciden se cobra la diferencia detectada más una multa del 20%.
Inversiones en Activos Fijos Los proyectos que se aprueban por Sigem Evenos y que pueden ser considerados como inversiones que duran más de un período, se pueden activar El monto del proyecto debe coincidir con lo informado en el sistema Sigem en los conceptos de Bienes Raíces, Muebles- Vehículos y otros o en plantas Industriales.
109
1.2 Estrategia de la Empresa Informar los antecedentes de la gerencia general, sobre la estrategia de la empresa y sus respectivos análisis, del período actual. Cualquier cambio respecto al período anterior debe ser informado con otro color, para destacar las modificaciones efectuadas, y las además deben ser justificadas. En el período 1, como no es posible obtener los datos de los grupos estratégicos, Foda, etc., ya que no se conocen los antecedentes de la competencia, no se completan esos datos. En la medida que se tiene mayor información será posible obtener información de mejor calidad, y es la que se debe informar en cada sección. Los espacios diseñados podrán ser ampliados o reducidos de acuerdo a los antecedentes que deseen informar las empresas, agregando o eliminado filas.
110
1.3. Gerencia Comercial Informar los antecedentes especificados en cada sección, para el período actual. Si hay cambios con respecto al período anterior, deben ser destacados con otro color en el informe. Los espacios pueden ser ampliados o reducidos de acuerdo a las necesidades de información de la empresa Los antecedentes referidos al producto y precios, del período actual, deben coincidir con lo indicado en el Archivo Producto que se publica en Internet. Los precios deben ser informados del período actual n -estimado, y hasta los 3 períodos anteriores cuando se tenga la información. Es decir en el período 1 sólo se informe el período 1 estimado. Participaciones de Mercado Se debe indicar las participaciones en valores A$ (unidades monetarias), de cada canal y el total, en relación a la industria, en cada período. No confundir estos datos con las participaciones de mercado en unidades físicas. Cuando es el período actual, corresponde informar la estimación de la empresa, y en los períodos anteriores, cuando corresponda, los datos reales, si se tienen.
Productos ofrecidos en cada Canal
Indicar los productos y sus características fundamentales, que la empresa ofrece en cada canal de distribución.
111
Para identificar en que canales se ofrece el producto indicar el precio de cada producto en ese canal en forma individual y la proporción de venta de ese producto en cada canal de distribución. No se debe fijar precios distintos de un mismo producto, en los canales diferentes.
La estimación de venta ponderada de los productos ofrecidos en un canal debe sumar 100%.
Precios del Mix en el Canal
Indicar los precios del mix de productos y condiciones de créditos que se informan en el sistema y al mercado. El precio corresponde al promedio ponderado del mix de todos los productos que se ofrecen en el canal respectivo, y debe ser el mismo valor que se indica en el sistema Sigem, y además en el archivo de Productos, se determina automáticamente por los % ponderados y los precios informados en la sección Producto ofrecidos en cada canal. Publicidad y Eventos Especiales
112
Indicar el número de avisos de cada medio de acuerdo al manual, y detallar la estrategia de publicidad y promociones en eventos especiales Este costo de la publicidad Sigem, no deben ser incorporado en el resumen del punto 1 del informe, ya que si lo hace duplicará el costo de eventos especiales.
Eventos Especiales del Área Comercial Los elementos que se consideran, en la evaluación cualitativa de cada actividad de los eventos especiales son: - Calidad del evento. - Creatividad. - Consistencia con la estrategia y la ventaja competitiva.
El monto informado, debe ser consistente con lo indicado en el resumen, y en el sistema Sigem. Corresponde al detalle de todos los eventos de marketing, que afectarán en el mercado en el período, incluidos los eventos públicos y privados. No se incorporan en esta parte los eventos de producción y recursos humanos que se desea afecten al mercado, esos se informan en las secciones de producción y recursos humanos más adelante. En caso de repetir los eventos de período anteriores se colocan en color negro en su escritura, pero si agrega nuevos eventos estos se incorporan con color azul para destacar esta nueva actividad.
Este es un informe absolutamente confidencial, por lo tanto, los eventos privados informados, no serán conocidos por el consumidor ni la competencia. Se solicita que los antecedentes de los eventos en este Informe Ejecutivo, sean lo más detallados y claros posible, en la descripción, y además debe estar de acuerdo a las cotizaciones autorizadas o publicadas en el Archivo Tarifas-Eventos. Los eventos que se publican en el Archivo ProductosXX-Pn, si serán conocidos por el mercado y la competencia. Si una empresa no publica un evento en el archivo producto, y se estima que debió hacerlo, significa que no tendrá efecto en el mercado. Por ejemplo, si la empresa hace un lanzamiento o un concurso, y lo detalla correctamente en el informe ejecutivo, pero no lo informa en el archivo Producto, el consumidor no lo conocerá, y por lo tanto, esa inversión no tendrá efecto en el mercado. En el archivo Productos, se debe informar sólo un resumen del evento, sin detalles ni costos. Los costos informados en los eventos especiales pueden ser distribuidos en cada canal de distribución, de acuerdo a las políticas de la empresa, y según la importancia relativa que le asigna a esa inversión en cada canal. Un evento se puede asignar a un canal específico, y por lo tanto, debe ser reflejada esa inversión a ese canal, pero también puede ser asignado a 2 ó 3 canales, en las proporciones que la empresa desee. Según la inversión que se indica es el impacto que tendrá en el mercado.
113
1.4 Gerencia de Producción
Informar los antecedentes especificados, para el período actual, en cuanto a las materias primas y costos que se utilizan en cada producto, los costos de mano obra por los bonos de producción variables definidos, producción ordenada, y finalmente los recargos por producir 2 ó más productos. Cuando hay incrementos o reducciones de costos variables de producción por proyectos especiales previamente aprobados por el equipo Sigem por escrito, pero sólo aquellos que afectan a los costos variables de producción, es decir de la tabla 26.6 del Capítulo 1, se deben informar en esta sección. Los % de reducción o incremento en estos proyectos deben ser ingresados en todos los períodos futuros en los cuales están vigentes. Informar las compras o ventas de productos terminados acordados con la competencia. Esto no es una ratificación del contrato, ya que el sistema computacional considerará solamente los datos ingresados al Sistema Sigem a través del archivo E00xxxxx-Pn.rar. Si hay proyectos aprobados para reducir o aumentar los costos fijos, tanto generales de producción sección 26.2 o costos fijos de las plantas de producción sección 26.3 u otros, capítulo 1 del Manual de la Empresa, se informan en la sección siguiente del informe, y su justificación se explica posteriormente en el mismo informe en el espacio especificado. Sólo informar los proyectos aprobados en el período a procesar, no los proyectos ya aprobados en períodos anteriores, y estos % no se repiten en los períodos futuros, ya que el sistema guardará la información ya ajustada Los costos extras por cotizaciones de nuevas materias primas se adicionan al costo variable del producto que los utiliza, en la sección materias primas, y así formarán parte del costo variable de producción.
114
Orden de Producción
Se debe detallar para cada período, el actual estimado, y en los anteriores los valores reales cuando corresponda, la producción ordenada de cajas en cada planta que se tenga disponible, el número de turnos, % estimado de mermas de producción, un resumen de los costos variables de producción, y el costo fijo de la/s planta/s, según el número de turnos utilizados. Si han existido reducciones de costos fijos de las plantas autorizados por el equipo Sigem, se deben informar en esta sección. En las secciones que se informan las políticas, si hay cambios con respecto al período anterior, deben ser destacados con otro color en el informe. Los espacios pueden ser ampliados o reducidos de acuerdo a las necesidades de información de la empresa Normalmente los datos de producción, son privados y no son conocidos por el consumidor ni la competencia, excepto si se publican en el archivo productos. Eventos Especiales de producción
Se informan todos los eventos programados del período, aunque se repitan respecto al período anterior, y si hay nuevos eventos comparados con el período anterior se deben escribir con color azul para que se destaquen adecuadamente.
115
El impacto de estos eventos es principalmente mejorar la calidad del producto, y aumentar la eficiencia productiva. Sin embargo, es posible que algunos eventos de producción, se deseen informar en la sección de eventos comercialización, porque se desea que tengan un efecto directo en el mercado. De tal forma que el total de eventos se debe clasificar si son para el área productiva o comercial, y la parte destinada al área comercial deben ser además subdividíos por cada canal. También se pueden hacer combinaciones de ambas áreas en la asignación de los costos. Los eventos que tienen que ver con las normas de calidad ISO y otras, sólo se pueden publicar en el mercado cuando han sido aprobadas las certificaciones. Es posible que las empresas informen al mercado antes de la aprobación, pero deben especificar que están en un proceso de certificación, y no que ya la han obtenido, para evitar posibles demandas por publicidad engañosa. Los proyectos que incrementan o reducen los costos de producción, deben ser previamente aprobados por la persona encargada de esta responsabilidad del equipo del Sigem.
116
1.5. Gerencia de Recursos Humanos
Informar los antecedentes especificados, para el período actual estimados, y en los períodos anteriores los datos reales. Indicar si la empresa tiene sindicato o no en el período y en los anteriores. Los sueldos de los gerentes, deben ser los que se fijan libremente por la empresa, y solamente de los ejecutivos en funciones. Si hay despidos de ejecutivos, ese sueldo puede ser eliminado como costo de la empresa. En el SNews inicial se informan los sueldos de mercado de los diferentes cargos de gerentes, los que son sólo una referencia para la empresa. La empresa informa sólo los sueldos del equipo contratado por el directorio y que se encuentra en funciones, no todos esos cargos son los que la empresa informa como sueldos, sino los que se están desarrollando efectivamente. Los datos de los vendedores, deben corresponder a los datos de cada canal, según se solicita, si no tienen vendedores en un canal, coloque 0 en cada casilla del canal. Los datos que se solicitan de las políticas y análisis, si hay cambios con respecto al período anterior, deben ser destacados con otro color en el informe. Los espacios pueden ser ampliados.
117
Eventos Especiales de Recursos Humanos El impacto de estos eventos puede ser para producir un efecto en el mercado o aumentar la eficiencia productiva o mejorar el clima organizacional, la empresa deberá clasificar estos eventos en las secciones que corresponda.
Se informan todos los eventos programados del período, aunque se repitan respecto al período anterior, para reflejar sus costos, y si no tienen costo se informan con costo 0, y si hay nuevos eventos comparados con el período anterior se deben escribir con color azul para que se destaquen adecuadamente. Es posible clasificar estos en eventos en el impacto que se desee lograr: - Inversiones en activos fijos, que se activarán - Eventos que impacten en la productividad de la empresa - Eventos que impacten en el mercado, según el/los canal/es de distribución que se desee ese impacto Si el costo incurrido aumenta la eficiencia productiva o el clima organizacional debe clasificarlo en Costo de Recursos Humanos. En cambio si el costo se desea que impacte en el mercado y así aumente las ventas ese costo debe ser clasificado en la parte comercial indicando en que canal de distribución correspondiente. También se pueden hacer combinaciones de ambas clasificaciones. La otra posibilidad es que por la cuantía de los proyectos aprobados pro Sigem Eventos, y sólo con su autorización, se pueden activar, para lo cual la empresa lo puede informar en la columna correspondiente, y en el sistema Sigem deben indicarlo en qué tipo de activo lo clasifica.
Debe indicar sólo los nuevos contratos o despidos del período actual si corresponde. Normalmente los datos de recursos humanos, son privados y no son conocidos por el consumidor ni la competencia, excepto si se publican en el archivo productos.
118
1.6 Gerencia de Finanzas Informar los antecedentes relacionados con el análisis financiero del período proyectado, y los datos reales de los períodos anteriores cuando se tenga la información correspondiente. Los datos que se solicitan de las políticas y análisis, si hay cambios con respecto al período anterior, deben ser destacados con otro color en el informe. Los espacios pueden ser ampliados Cuando se inicia en el período 0 y 1, sólo se colocan los datos del período 1 proyectados, no e informa el período 0
119
2 ARCHIVO DE PRODUCTOS Es una cartilla técnica obligatoria, que describe los aspectos esenciales de los productos que la empresa coloca en el mercado, además de los antecedentes generales de la publicidad que decide la empresa para ese período y se estima deben ser conocidos por los consumidores. Este archivo es obligatorio enviarlo actualizado todos los períodos, y si hay cualquier cambio, respecto al período anterior, debe ser destacado con otro color, esto es importante para la evaluación de Sigem Eventos, incluso se contemplan multas por su no cumplimiento. Este archivo se informa en la sección Enviar Antecedentes, es una información privada de la empresa, y después del cierre del período, se traspasa a la sección Antecedentes del Mercado, que es el lugar que permite que los consumidores y la competencia conozcan los detalles del producto. Se sugiere la máxima transparencia en la entrega de esta información, para evitar posteriores demandas por publicidad engañosa, o errores que finalmente confunden al consumidor y al mercado. No se requiere una explicación en detalle de cada uno de los eventos especiales realizados e informados al mercado, pero si una descripción breve y explicita de ellos. Este archivo es la cartilla o ficha técnica de las especificaciones de los productos que la empresa tiene en el mercado, e indica en forma general los eventos especiales que se necesitan sean conocidos por el consumidor y el mercado. El precio que se informa, debe corresponder al precios de cada producto que se entrega al canal y además como se desea una combinación de productos, se debe ponderar por el % de venta de cada producto ofrecido en ese canal, generando un precio promedio ponderado del mix del canal respectivo. Este dato del precio promedio ponderado se genera automáticamente en el archivo, la suma de los productos ofrecidos en cada canal deben ser el 100% de la ponderación de las ventas en el canal. El precio promedio ponderado debe ser coincidente en cada período con lo indicado en el informe ejecutivo y en el sistema Sigem. Las discrepancias en la información entregada en el informe ejecutivo, el archivo Exxxxx.rar, afiches y este archivo de productos pueden considerarse como información engañosa al mercado, lo que puede generar sanciones importantes. Se incluye un ejemplo de cómo completar este formulario:
120
En los eventos especiales, las actividades internas de la empresa que no se desea sean conocidas por el mercado o la competencia, no se deben incluir en este archivo. Si deben informar obligatoriamente lo que se supone deben conocer en el mercado los consumidores, y por lo tanto, la competencia. Las certificaciones de calidad deben ser informadas en este archivo o en la publicidad sólo si se han emitido los certificados respectivos, ya que algunas de ellas se demoran 1 o 2 períodos en ser certificadas oficialmente. Los errores en estas publicaciones normalmente son causa de demandas de la competencia. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia Comercial.
121
3 ARCHIVO DE AFICHES Estos archivos los genera libremente la empresa, no hay un formato establecido para ello, la empresa debe generarlos. Se desea que la empresa inserte concretamente la publicidad que efectúa en cada período en forma gráfica o de películas, y que se conocerá en el mercado. Permite el desarrollo de toda la creatividad que se desee, sin restricciones de ninguna naturaleza, excepto por el espacio reservado en Internet para cada empresa de 10 megas. Si desea mayor espacio podrá ocuparlo pero tendrá costos extras. Estos archivos deben ser identificados como AfichesXXXXX-Pn-N, dónde XXXXX es el código de la empresa, Pn el período y N es el número del archivo, ejemplo Afiches40001-p1-01 Si el tamaño del archivo es demasiado grande, se puede subdividir en varios archivos, por ejemplo Afiches40001-p1-01 Afiches40001-p1-02 Afiches40001-p1-03, etc Estos archivos se suben a la sección Recibir Información, los que son mantenidos en forma absolutamente confidencial, hasta el cierre del período respectivo. Cuando se ha cerrado el período, estos archivos se traspasan a la sección Antecedentes del Mercado, y allí son conocidos por el consumidor, y también por las empresas de la competencia. Esto permite la absoluta transparencia en el proceso. La responsabilidad de estos archivos es de la Gerencia Comercial.
4 ARCHIVO CONFIDENCIAL Estos archivos corresponden a una información gráfica interna, privada y secreta de la empresa, que no desea comunicar al mercado o a la competencia. Puede corresponder por ejemplo a actividades de capacitación, definiciones estratégicas, aspectos motivacionales, publicaciones internas, investigaciones y desarrollos en curso, etc. y que se estima no debe conocer el mercado. Si bien estas actividades se deben indicar claramente en el Informe-Ejecutivo, pueden haber elementos gráficos o complementarios que se desea se evalúen para los efectos de la cadena de valor. Por lo tanto, estos archivos deben ser identificados como ConfidencialXXXXX-p1-N, dónde XXXXX es el código de la empresa, pn el período y N es el número del archivo. Esta información es privada nunca se publicará en el mercado.
122
5 ARCHIVO ACTA DE REUNIONES Este archivo es de carácter reservado de la empresa y de la Dirección del Sigem, permite informar la modalidad de las reuniones de trabajo del equipo, y las horas destinadas por cada ejecutivo en el proceso de simulación, tanto en los análisis, proyecciones, simulaciones, decisiones, elaboración de informes, etc. . Este archivo es obligatorio enviarlo actualizado todos los períodos, comprimido en Winrar a la sección Enviar Antecedentes, debe ser nombrado de la siguiente forma: ActaReunionesExxxxx-Pn.rar, por ejemplo ActaReuniones40001-P0-1 En el caso del período 0, pueden haber varias semanas por la construcción del proyecto, por lo cual los archivos en cada semana se deben nombrar por ejemplo: ActaReuniones40001-P0-1, ActaReuniones40001-P0-2, ActaReuniones40001-P0-3 y así sucesivamente. Para el período 1 y siguientes, el archivo se debe nombrar ActaReuniones40001-P1, ActaReuniones40001-P0-2 y así sucesivamente. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Recursos Humanos.
Período: Debe indicar el período que se desarrolla en la simulación El período 0, puede considerar varias semanas, por lo cual se puede repetir varias veces el archivo, posteriormente cuando se ingresa al mercado será el período de las decisiones respectivo Semana: Indicar la secuencia de la semana en que se informa de acuerdo al calendario de actividades, ejemplo: 1,2, 3, etc. Además indicar las fechas de la semana, ejemplo Del Lunes 01/03 al Domingo 08/03 Empresa Nombre y Código: Indicar el nombre de fantasía de la empresa y el código asignado
123
Cargos de los ejecutivos; Señalar los cargos que ocupa cada ejecutivo en esa semana Si hay modificaciones de cargos, se deben indicar los cargos actuales de la semana Forma de comunicación del Equipo: Debe señalar Si/No con X, en cada opción. No deje casillas en blanco en cada opción Puede tener varias opciones en la forma de comunicación del equipo, por lo cual debe marcar todas las que correspondan
Temas tratados y horas de asistencia o trabajo En esta sección se requiere que la empresa controle los días de trabajo efectuados, los temas tratados en esa semana y las horas destinadas por cada ejecutivo Son horas aproximadas de cada ejecutivo tanto en reuniones, análisis personales, elaboración de informes, toma de decisiones, etc. Las horas se informan en horas cronológicas separas las fracciones por punto, ejemplo 3.5 (3 horas y media), 2,25 (dos horas un cuarto), 1,75 (1 hora, tres cuartos). Cuando hay reuniones grupales, se entiende reuniones de 3 o más personas, se deben informar las horas de asistencia de cada ejecutivo
124
Podrá agregar más filas al informe, para detallar las actividades El archivo calculará las horas totales destinadas por cada ejecutivo tanto en la reuniones grupales como en las actividades adicionales individuales en la semana en forma automática.
Ausencias de un ejecutivo: Indicar quién/es se han ausentado de las reuniones, fecha y razones o justificaciones si las hay Amonestaciones, sanciones o despidos Indicar aquellos ejecutivos que han sido amonestados oficialmente por la gerencia general o de recursos humanos, tipo de sanción y razones
125
6 CONTROL CVP - INVENTARIOS PRODUCTOS TERMINADOS Este archivo permite en control de los inventarios proyectados y costos proyectados, y después de conocidos los resultados del período, permite el ajuste de la producción, inventarios y costos reales de producción. El sistema Sigem controla datos globales tanto de la producción, las ventas, los inventarios y los costos variables de producción, ya que registra un detalle por productos, por lo tanto, el control individualizado le corresponde a cada empresa. Este control debe ser efectuado para todos los productos que produce, compra o vende la empresa, independiente del canal de distribución en que los ofrece. Lo anterior permite corregir las producciones y los inventarios cuando se conocen los resultados generales del proceso de cada período. Se pueden ingresar datos solamente en las celdas celestes Las celdas en blanco se calculan automáticamente. Las celdas amarillas permiten ingresar los datos informados en el escenario 99 del archivo de resultados del período R00xxxxx-Pn, capturado desde el sistema Sigem. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Producción.
126
6.1 Decisiones Proyectadas Las decisiones proyectadas corresponden a las estimaciones que hace la empresa y comunica al mercado a través del Archivo E00xxxxxx-Pn. Estas proyecciones posteriormente pueden resultar distintas a la realidad una vez que se compite en el mercado. Por ejemplo, en la venta esperada lo normal es que no se cumpla, la venta real puede ser mayor o menor que la esperada. Esto puede cambiar la orden de producción original, ya que se asume que finalmente esa orden de producción se va modificando y adaptando a los pedidos reales que realizan los canales de distribución de cada producto. Lo mismo puede pasar con la orden de producción, puede ser que por motivos motivacionales o problemas en el proceso productivo no se alcance a producir todo lo que se ordena en el período. En consecuencia, corresponde hacer las estimaciones de las decisiones de producción y ventas para ingresar al mercado, y posteriormente se pueden ajustar la producción, de acuerdo a la venta real y los inventarios que definitivamente se quieren dejar para cada producto al final del período.
6.1.1 Control de Unidades Físicas Informar las unidades físicas con las proyecciones efectuadas por la empresa para cada período, de cada producto. Las cifras se ingresan solamente en las celdas marcadas en color celeste, las demás celdas se completan en forma automática y no se pueden ingresar datos en ellas puesto que están protegidas.
Es necesario definir cada producto de la empresa y registrar el control físico de la producción, venta, compra venta directa e inventarios finales estimados. Producción del período: La producción se indica de acuerdo a la política de la gerencia, de acuerdo al número de turnos y la capacidad productiva de la planta. Es muy importante el total de la producción ordenada, ya que determina el máximo a producir, y ese dato si lo controla el sistema del Director, que si bien puede ser modificado por eventos aleatorios, es el dato máximo de producción estimada El sistema calculara automáticamente el % de cada producto sobre la producción total. Ventas estimadas al mercado Las ventas estimadas por cada producto en cada canal, se informa de acuerdo a lo que la empresa estima se venderá en el período. Es muy probable que ese dato sea modificado por la venta real que se informa en el proceso (escenario 99).
127
El % sg precio ponderado del período, corresponde al % del mix del precio informado para calcular el precio promedio ponderado, y esto asignará el volumen que se destina a cada canal del producto especificado. El sistema lo calculará automáticamente Este dato del % del mix de precios es importante para asignar la venta real de cada producto en cada canal, una vez que se define la venta en el escenario 99 (escenario real) por el sistema. Por lo tanto, la suma de las ventas del producto debe ser igual a las ventas ponderadas en cada canal de distribución, y las ventas totales por canal debe ser la suma de todos los productos ofrecidos en ese canal de distribución. Debe haber una doble cuadratura. Compras ventas directas a la competencia: Informar las unidades físicas que se acordaron compras o vender con las empresas de la competencia Todos los datos se deben ingresar en valores positivos, y el saldo del inventario se genera automáticamente. No pueden tener inventarios negativos en ninguno de los productos, si eso ocurre, debe modificar la producción ordenada de ese producto o asumir una menor venta. Las filas de totales de ventas e Inventario final proyectado están protegidas, no se permite el ingreso de datos en esas celdas. Inventario final proyectado: Este dato para cada período se determina automáticamente de acuerdo a la siguiente fórmula: + Inventarios inicial + Producción del período - Ventas de cada canal del período + Compras directas a la competencia - Ventas Directas a la competencia Si el valor es negativo el sistema lo informará como se indica en la imagen siguiente
Por lo tanto deberá corregir la producción, el % de ventas u otro dato hasta eliminar ese valor negativo.
6.2 Costos Variables Proyectados del Período, Costos de la orden de producción del período: Corresponde informar los costos variables de producción generados en la orden de producción proyectada, la que será ajustada de acuerdo a los pedidos que se supone se van conociendo por parte de cada canal de distribución. No considerar los costos fijos, costos totales, ni de compras de productos.
Señale el costo variable de producción de cada producto y los demás datos solicitados , de acuerdo a lo indicado en el Informe Ejecutivo que se sube a la Web, y además verifique que el “costo variable de producción promedio final” es el mismo dato informado en el Sistema Sigem, en la sección Tarifas-Costos, Costos Variables de Producción para el período.
128
El CVP promedio ponderado final, siempre debe coincidir con el dato del informe ejecutivo y lo señalado en el sistema Sigem. 6.3 Resultados Reales del Período, sg escenario 99 Los datos de esta sección se obtienen de los datos reales del período, que se informan en el escenario 99 cuando se captura el archivo R00xxxxx-pn, ya que son los datos oficiales del mercado, se ingresan en las celdas amarillas.
Estos nuevos datos reales pueden modificar las producciones ordenadas y las ventas proyectadas, por lo tanto, se deben corregir los datos antes registrados en las proyecciones, para poder generar los balances y estados de resultados definitivos, con los datos reales y no las proyecciones originales. Se deben respetar los siguientes datos en forma obligatoria: - la producción total - la venta total de cada canal - los % de ventas por cada producto en cada canal, y - los inventarios totales Estos datos son informados en el escenario 99 (escenario real), y de acuerdo a la decisión de % de venta por cada producto de cada canal indicado en el Informe Ejecutivo, ya que el control de estos antecedentes el sistema Sigem lo realiza en estos datos globales. Por lo tanto, la empresa podrá ajustar en cada producto libremente y sin restricciones, la producción ordenada y así generar el inventario final. En consecuencia, se sugiere el siguiente procedimiento: - Bajar los datos oficiales del escenario 99, a través del archivo R00xxxxx-Pn, del período - Conocer los datos de la producción total, las ventas totales por cada canal de distribución - Ingresar estos datos en el archivo Control CVP-Inventarios, en la sección Resultados Reales del Período sg escenario 99 - Verificar la venta real asignada - Verificar el inventario final real obtenido en el archivo Control CVP-Inventarios - Ajustar, si es necesario, la producción del período, para obtener el inventario final deseado. No puede tener inventarios negativos de un producto específico. - Debe cuadrar el dato de la producción total y el inventario total que se genera en el archivo, con el dato oficial del escenario 99 - Desprecie las diferencias que se produzcan en los inventarios, si estas diferencias son inferiores al 0,1% del total de producción
129
6.3.1 Control de Unidades Físicas Dado que las producciones y ventas finales reales son determinadas por el Sistema del Director, y de acuerdo a las decisiones de todas las empresas que participan en el mercado, además, la compra venta de productos entre las empresas competidoras está sujeta a la validación del sistema, corresponde completar los datos reales de cada período según lo informado oficialmente por el Sistema Sigem en el escenario 99, No puede asumir otros antecedentes que los indicados en este escenario 99.
Todos los valores del escenario 99 se ingresan como cifras positivas, en las celdas marcadas en color amarillo. Las celdas en color celeste corresponden a los ingresos de datos o las modificaciones que puede hacer la empresa a la producción, y las compras o ventas directas reales efectuadas y validadas por el sistema. El sistema Sigem, en el escenario 99, sección Decisiones- Producciones y Ventas, indicará la producción y las ventas reales que la empresa logró en cada canal de distribución. Estos 2 datos se obtienen en forma global del sistema cuando se ha capturado la información del archivo Rxxxxx.Pn, escenario 99, y nunca pueden ser modificados por la empresa.
Inventario Inicial: Este inventario inicial proviene del inventario final del período anterior, y no puede ser modificado, debido a que los balances y estado de resultados, se determinaron con esa información. Cualquier alteración de este dato significará severas sanciones para la empresa.
Producción del período: En la celda amarilla de la producción, debe colocar la producción real informada en el escenario 99 del archivo R00xxxxxx-Pn.rar. Además el archivo calculará inicialmente la producción de cada producto de acuerdo a los % informados en la producción ordenada de la proyección del período. La empresa tiene la opción de cambiar la producción de cada producto en cada período, conocida las ventas finales de cada canal, y así definir los inventarios finales que se producen en cada período. Si no cuadra la producción real con la suma de la producción de todos los productos en el período, parecerá la advertencia DIFERENC , por lo tanto, deberá ajustar las producciones de los productos para eliminar esa diferencia y evitar tener inventarios negativos en los productos. Por lo tanto, podrá redefinir la producción real, que puede diferir de la programada en las proyecciones Cambie sin problemas la orden de producción, para ajustarla a la venta real de cada producto, y dejar el inventario final que la empresa desee de cada producto. Si hay compras o venta a la competencia, informe los productos que se supone compró o vendió, asignándolos a las marcas que la empresa tenía definidas para venderlos, y así mantener correctamente el inventario final de cada producto. En esta parte sólo se necesita el control físico de unidades.
130
Ventas reales en el mercado El dato de la venta total en cada canal de distribución se debe informar el total de la venta de cada canal El sistema distribuirá los productos de acuerdo al % del mix de precios de los productos que se ofrecieron en cada canal. Se supone que la mezcla de productos de productos se vendió de acuerdo a ese % del mix de precios. Por ejemplo, en el canal Supermercados: Productos Precio % Ponderado A 1000 80 B 600 20 El precio promedio ponderado es de A$ 920, y se esperaba vender 1000 unidades, es decir, 800 A y 200 B Si la venta real en el canal Supermercados fue 1200, realmente la venta de cada producto fue 960 A y 240 B En este informe debe colocar en el Total de Ventas en Supermercados los 1200, y el sistema debe determinar la venta por cada producto de acuerdo a los % informados en la sección anterior en forma automática, ya que respeta la proporción informada como % del mix de precios. Por lo tanto, la venta total en cada canal y los productos ofrecidos debe cuadrar de acuerdo a las ventas totales informadas para la empresa. . Esto se genera porque le sistema asume que la venta es la que termina la producción, por lo tanto, los pedidos de los canales son tratados de satisfacer prioritariamente, entonces el sistema produce de acuerdo a lo que se vende. Las ventas deben en cada canal deben corresponder a los mismos % que se utilizaron para determinar los precios promedios ponderados, pero ahora multiplicados por las ventas totales del canal, de acuerdo al escenario 99. Compras ventas directas a la competencia: Informar los contratos que si fueron validados y aceptados por el sistema, lo que se conoce a través del escenario 99. Si alguna de las empresas cometió un error en el ingreso de la información, el sistema eliminó automáticamente esa operación, y por lo tanto, quedó nula la transacción y no podrá ser considerada en el período. Esta es una información que no puede ser modificada por la empresa de acuerdo a los inventarios finales de cada producto. Inventario Final: Por lo tanto, los inventarios finales podrán ser ajustados de acuerdo a lo que la empresa desee finalmente como resultado del período, esto se puede hacer al final de cada período, entre el plazo que se genera entre la entrega de los resultados del período y la generación de los estados financieros definitivos. Nunca la empresa podrá mostrar inventarios negativos en ninguno de sus productos, no se puede vender lo que no se tiene como stock. Si eso ocurre, deberá modificar necesariamente la producción de ese producto con inventario negativo, rebajando la producción de otro producto con inventario positivo. Cuando aparezca un inventario negativo, el sistema mostrará la siguiente advertencia:
Por lo tanto debe corregir las producciones de los productos para eliminar ese inventario NEG, la forma de solucionar esa situación es cambiar la producción del período, producir más del producto que tiene inventario negativo y reducir la producción del producto que tiene inventarios positivos, sin alterar el inventario total, en el caso de la imagen, de 80 unidades. Los inventarios finales informados en el período anterior, serán los inventarios iniciales para el período siguiente, y estos no pueden ser modificados posteriormente en este período, ya que se ha cerrado el proceso de producción y ventas reales del período anterior. Por lo tanto, no se pueden hacer modificaciones posteriores a esos inventarios iniciales, para vender más de un producto que de otro en el período siguiente.
131
La suma total de la producción, la venta y los inventarios, señalados en las celdas amarillas, deben coincidir con lo informado en el escenario 99.
6.3.2 Costos Variables de Producción
Se calcula automáticamente de acuerdo a la nueva combinación de productos que se ha definido por la venta al mercado, compras-ventas directas entre empresas e inventarios que finalmente desea la empresa, por lo cual se modifica la producción ordenada originalmente. Esta nueva combinación de producciones puede cambiar el costo variable de producción antes informado como proyección cuando entregó las decisiones del archivo E, en la sección 5.2. Para todos los efectos contables y financieros, será válida esta última información corregida con las producciones definitivas del período que se informa al Director del Juego para generar el archivo R definitivo. Este nuevo dato del CVP es el que se debe informar al Director del Sigem, enviando este archivo formalmente como se indicará en el Sigem News, para obtener los balances finales y oficiales del sistema.
132
6.4 Ejemplo del Control CVP e Inventario Se incluye un ejemplo para aclarar algunos elementos que se requieren en este formulario o archivo. La empresa toma las siguientes decisiones al iniciar un período: Los datos relevantes informados a través del Sistema Sigem, en el archivo E00xxxxx-Pn.rar, y que procesa el sistema del director son - Producción ordenada 11.5000 cajas - Ventas estimadas o Supermercados 2.000 o Hoteles/Restaurantes 4.800 o Almacenes 4.700 o Total 11.500 cajas - Inventarios finales estimados 1.000 cajas Distribución de la venta de productos en cada canal, de acuerdo a los señalado en el Informe Ejecutivo son: o Supermercados Dent-A 70% Dentalin 20% o Farmacias Dent-A 10% Dentalin 60% Dentol 30% o Almacenes Dentalin 15% Dentol 85% Los datos a ingresar en el archivo se indican en la siguiente imagen
Es importante tener en cuenta que el % sg precio ponderado ingresado por producto debe sumar 100% en cada canal de distribución
133
Al procesar el período y obtener los resultados reales, el sistema informa los siguientes resultados a la empresa, a través del escenario 99 del archivo R00xxxxx-pn.rar, que la empresa debe capturar a través del sistema Sigem: -
-
Producción real Ventas reales o Supermercados o Hoteles/Restaurantes o Almacenes o Total Inventarios final real
12.350 cajas 2.000 5.000 5.000 12.000 cajas 350 cajas
Se produjo menos de lo esperado por eventos aleatorios del proceso productivo, pero por otra parte se vendió una cantidad superior a la estimada. Los datos que se deben ingresar en el archivo Control CVP Inventarios, en las celdas amarillas como se muestra en la imagen siguiente, deberían ser: la producción total y las ventas por canal. El inventario se determina automáticamente por el archivo.
El archivo asume inicialmente la producción de cada producto de acuerdo a los porcentajes proyectados iniciales ( 12.500 cajas), pero ahora con la menor producción que es la real (12.350 cajas) Posteriormente al ingresar las venta totales de cada canal, el archivo asume que se vendió en la misma proporción fijada para determinar el precio promedio ponderado de acuerdo al mix de productos,. Se calcula automáticamente la venta de cada producto en cada canal. No se puede alterar los % indicados en el Informe Ejecutivo. Finalmente como existen inventarios negativos en el Dentol (- 316 cajas), es absolutamente necesario corregir esos inventarios, para corregir esa situación, ya que no se puede vender lo que no existe o no se produjo. Por lo tanto, en nuestro ejemplo se corrigió ese inventario negativo aumentando la producción Dentol a 6.000 cajas, según se muestra a continuación
134
El problema es que ahora se descuadró la producción total real con la producción por cada producto, y aparece la advertencia DIFERENC, lo debe ser corregido modificando las producciones de los demás productos. Se solucionó el problema, reduciendo las producciones de Dentalin y Dentol, como se muestran en la figura siguiente.
La empresa puede modificar cualquiera de los datos de la producción ordenada inicial, de cualquiera de los productos, de tal forma de dejar los inventarios finales que se deseen en cada producto, sin que quede alguno de ellos con saldo negativo. Lo anterior es posible, siempre que se cumpla con las siguientes condiciones: - Se respeten los datos generales del escenario 99, antes indicados eb las celadas amarillas (producción total, inventarios y ventas por cada canal) - Sin modificar o alterar los inventarios iniciales - Sin alterar la distribución de la compra o venta directa de los productos terminados que están regulados por el contrato firmado - Los costos variables de producción de cada producto. En consecuencia, la empresa solo puede modificar sin problemas, la producción ordenada proyectada, y con eso puede corregir sus inventarios finales. Las infracciones a estas normas, pueden significar severas multas a la empresa. Es importante observar que cualquiera de los cambios en los niveles de producción de los productos genera distintos costos variables de producción que a su vez impactan en los estados económicos-financieros de la empresa. El costo unitario variable de producción promedio final proyectado de acuerdo al mix de producción ordenado era de A$ 7.458 y finalmente con el mix de productos definidos final, el costo unitario variable de producción promedio final quedó en A$ 7.397. Este es el costo variable de producción que es relevante y debe quedar finalmente reflejado en los estados económicos- financieros del período, los datos de los costos anteriores son provisorios y se pueden modificar sin problemas, de acuerdo a las instrucciones de esta sección. Para los períodos siguientes se debe utilizar el mismo archivo, continuando con la lógica indicada, y así completar los datos para mantener el control de los inventarios y los costos variables de producción.
135
Este archivo debe ser remitido cuando se solicita en el SNews, no antes, una vez que se han procesado las decisiones y obtenidos los resultados del período, al Director del Juego mediante un correo, para el control y registro de los antecedentes que se requieren obligatoriamente, y así obtener los estados económicos-financieros definitivos del período, incluso igual se envían si la empresa decide que no hay producción en un período. Además se solicita que se envíe un respaldo a la página Web, como se indicará en el SNews respectivo. El no cumplimiento de estas instrucciones, por no enviar los archivos solicitados en el tiempo especificado, por errores manifiestos o mal intencionados en los datos informados, está afecto a severas multas para la empresa.
136
7 ANEXO RESUMEN ESTRATEGICO Este informe se utiliza para controlar los antecedentes estratégicos de la empresa y el control de los resultados de la gestión. Hay dos opciones en este informe: - Los períodos a competir en el mercado sean 6 períodos en total, por lo tanto las divisiones de las proyecciones serán en los períodos 1 al 3, 4 al 6, 7 al 9 y 10 al 12. - Los períodos a competir en el mercado sean 8 períodos en total, en este caso las divisiones de las proyecciones serán en los períodos 1 al 4, 5 al 8, 9 al 12 y 13 al 16. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia General.
El archivo Excel se divide en varias hojas, que controlan los diferentes períodos de gestión, por lo tanto en cada etapa importante de la planificación estratégica de la empresa se deberá ir completando la información respectiva, es decir, al inicio cuando se construye el proyecto inicial, en este caso se muestran las divisiones cuando se simulan 8 períodos, pero pueden ser también 6 períodos, según sean los períodos de la simulación informados al inicio del proceso. Hoja Proyecto Inicial En esta sección corresponde informar en forma resumida, de acuerdo a los antecedentes solicitados para las proyecciones iniciales para cada área de la empresa, separadas entre el período1 a 4 y del 5 al 8, u otros períodos que se programen en la simulación, por ejemplo del per 1 a3, 4 a 6, etc.
137
7.1 Datos del Proyecto Inicial Los antecedentes que se requieren en cada concepto, que provienen del informe del proyecto que ha desarrollado la empresa, normalmente la metodología se aplica para 8 períodos, por los tanto, los períodos anuales o de gestión son 2 años, del período 1 al 4 y del período 5 al 8. Sin embargo existen casos especiales en que la metodología se aplica en 6 períodos, por lo tanto, la información solicitada se referirá a los 2 períodos de gestión corresponde a los períodos 1 al 3 para el primer período de gestión y después del período 4 al 6 para el segundo período de gestión, así se debe informar, a pesar que en el informe aparecerán los datos del período 1 al 4 y después del período 5 al 8. Gerencia General Los datos solicitados son los siguientes: Gerencia General Empresa: Indicar el nombre de fantasía de la empresa Código: Señalar el código completo de la empresa G General Indicar el nombre del gerente general Estrategia Genérica Señalar la estrategia genérica definida por la empresa, de acuerdo a su proyecto estratégico inicial. Esta puede ser por ejemplo: Líder en Costos, Diferenciación, Enfoque u otras que proponga la empresa Ventaja Competitiva Indicar la/s ventaja/s competitiva/s más relevantes de la estrategia propuesta. Estrategia de Crecimiento Indicar la estrategia de crecimiento que adoptará la empresa en el desarrollo de su gestión. Pueden ser de crecimiento intensivo tales como penetración de mercado, desarrollo de productos, desarrollo de mercado o diversificación. Imagen Corporativa Señalar el aspecto más relevante a destacar en la imagen corporativa de la empresa. Gerencia Comercial Los datos a completar son: G Comercial Indicar el nombre comercial
del
gerente
Estrategia Competitiva Señalar la estrategia competitiva de la gerencia comercial, de acuerdo a su proyecto. Esta puede ser por ejemplo: Líder, retador, seguidor, nicho, etc Mercados Objetivos
138
Especificar el o los mercados objetivos de la empresa Posicionamiento Especificar la estrategia de posicionamiento propuesta en cada mercado objetivo Participación de mercado Especificar la participación de mercado a lograr en cada período: - Per 1, es decir la participación que se desea lograr al ingresar al mercado en el período1 - Total 1-4, indicar la participación de mercado que se logrará en el año 1 (per 1 al 4), no es la suma de los 4 períodos, es la venta de un año de la empresa comparada con la venta de un año de la industria - Total 5-8, indicar la participación de mercado que se logrará en el año 2 (per 5 al 8), no es la suma de los 4 períodos, es la venta del año 2 de la empresa comparada con la venta del año 2 de la industria Cuando el proceso de simulación sea de 6 períodos, se debe considerar en todos los casos las participaciones del per 1 al 3 y 4 al 8, lo que será válidos para todos los demás datos solicitados en el informe En valores, según las ventas totales, corresponde al % de las ventas en A$ de la empresa en el período indicado comparado con las ventas totales en A$ de la industria en el mismo período indicado. Total 1-4 y Total 58 no es la suma de las participaciones de los 4 períodos. En valores, según las ventas en Supermercados, corresponde la % de las ventas en A$ de la empresa en Supermercados en el período indicado comparado con las ventas totales en A$ de la industria en el canal Supermercados en el mismo período indicado. Total 1-4 y Total 5-8 no es la suma de las participaciones de los 4 períodos. En valores, según las ventas en Farmacias, corresponde la % de las ventas en A$ de la empresa en Farmacias comparado en el período indicado con las ventas totales en A$ de la industria en el canal Farmacias en el mismo período indicado. Total 1-4 y Total 5-8 no es la suma de las participaciones de los 4 períodos. En valores, según las ventas en Almacenes, corresponde la % de las ventas en A$ de la empresa en Almacenes comparado en el período indicado con las ventas totales en A$ de la industria en el canal Almacenes en el mismo período indicado. Total 1-4 y Total 5-8 no es la suma de las participaciones de los 4 períodos.
Observaciones: En estos casos de % de participación en valores se refiere a la comparación de cada canal con el mercado, NO es el % de las ventas estimado sobre sus ventas totales. Por ejemplo, si la empresa en un canal Supermercados vende MA$ 100 y las ventas totales del mercado son MA$ 500, el % de participación es 20%. Pero no corresponde considerar cuanto vende la empresa en Supermercados comparado con las ventas de la empresa en los otros canales, puesto que las ventas en el Supermercados del ejemplo podría ser que es el el 40% de las ventas totales de la empresa, y ese no es el % que se debe informar, sino que el 20% que es la participación sobre el mercado. En Unidades Físicas, según las ventas totales, corresponde la % de las ventas en unidades – cajas de la empresa en el período indicado comparado con las ventas totales en Unidades - cajas de la industria en el mismo período. Total 1-4 y Total 5-8 no es la suma de las participaciones de los 4 períodos.
139
Ventas Acumuladas, sg Estado de Resultados, en MA$ Indicar las ventas proyectadas del per 1 al 4 en miles de A$, y después separadas las del per 5 al 8 (no acumular los 2 años). obtenidos del Estado de Resultados proyectado por la empresa o del Informe Otros Antecedentes del Sigem.
Ventas Acumuladas, en Unidades Físicas Indicar las ventas proyectadas del per 1 al 4 en unidades físicas - cajas, y después del per 5 al 8, obtenidos del Informe Otros Antecedentes del Sigem.
Número de productos a vender Señalar el Número de productos que venderá la empresa en el mercado, considerando a todos los canales de distribución, por ejemplo 1, 2, 3, 4, 5 etc. Canales de distribución a utilizar Indicar que canales de distribución utilizara en cada etapa del proyecto, por ejemplo S, F, ó S, F, A u otras alternativas Marcas a utilizar Indicar las marcas debidamente inscritas, que utilizará para los productos que ofrecerá en el mercado. Precio Promedio Ponderado, con IVA, en A$ Este dato lo genera el sistema de acuerdo a las ventas proyectadas en A$ (incluyendo IVA) y las unidades propuestas vender, y será un precio promedio ponderado de las ventas anuales. Precio Promedio Ponderado, con IVA, mix de Supermercados, en A$ Indicar el precio ponderado calculado por la empresa para los productos que ofrecerá en este canal, de acuerdo a los precios de cada producto y su respectiva ponderación de venta esperado en el canal. Los precios que se informan deben incluir IVA, y ser expresados en A$.
140
Precio Promedio Ponderado, con IVA, mix de Farmacias, en A$ Indicar el precio ponderado calculado por la empresa para los productos que ofrecerá en este canal, de acuerdo a los precios de cada producto y su respectiva ponderación de venta esperado en el canal. Los precios que se informan deben incluir IVA, y ser expresados en A$. Precio Promedio Ponderado, con IVA, mix de Almacenes, en A$ Indicar el precio ponderado calculado por la empresa para los productos que ofrecerá en este canal, de acuerdo a los precios de cada producto y su respectiva ponderación de venta esperado en el canal. Los precios que se informan deben incluir IVA, y ser expresados en A$. Inversión Publicidad y Promociones, en MA$ Indicar el total que se invierte en publicidad Sigem y eventos especiales, en el per 1, total del per 1-4 y total del per 5-8
Gerencia de Recursos Humanos Los datos a informar son:
G Recursos Humanos Indicar el nombre del recursos humanos
gerente
de
Estilo de liderazgo Informar el estilo de liderazgo que tratará de aplicar la gerencia tanto en el equipo ejecutivo como en el personal subalterno de la empresa. Total de personas de la empresa Indicar el total de personal que tendrá la empresa, incluyendo ejecutivos, personal administrativo y de servicio, personal de producción, vendedores, etc. Total de vendedores tipo A Señalar la cantidad de vendedores de tipo A, que se contratarán en cada período indicado. Total de vendedores tipo B Señalar la cantidad de vendedores de tipo B, que se contratarán en cada período indicado. Sueldo total promedio Vendedores tipo A, al final de cada año Indicar el sueldo promedio total de los vendedores tipo A, incluyendo sueldo fijo más comisiones, es el promedio por persona en miles de A$ Sueldo total promedio Vendedores tipo B, al final de cada año Indicar el sueldo promedio total de los vendedores tipo B, incluyendo sueldo fijo más comisiones, es el promedio por persona en miles de A$ Inversión en Recurso Humanos Corresponde a la inversión total en MA$, en cada año (períodos 1 al 4, y del 5 al 8), se refiere a eventos especiales o incentivos no monetarios, gestionados por la gerencia de recursos humanos para generar un buen clima organizacional, sin considerar la remuneraciones y comisiones a vendedores
141
Gerencia de Producción Los datos a informar son: G Producción Indicar el nombre del gerente de producción
Tipo de planta adquirida Indicar si es la planta americana o japonesa, y posteriormente indicar si después se proyecta adquirir la otra planta industrial Producción Acumulada en unidades Indicar la producción proyectada del per 1 al 4 , y después del per 5 al 8, en unidades físicas - cajas, obtenidos del Informe Otros Antecedentes del Sigem.
% de Utilización de la capacidad instalada Corresponde al % de la utilización real de la planta, se obtiene de la producción ordenada en el año (per 1 al 4 y del 5 al 8) comparado con la capacidad de producción total en cada año, incluyendo los 12 turnos posibles de producir en el año. Si tiene adquiridas las 2 plantas debe referirse a la capacidad instalada total de ambas plantas versus la producción ordenada en ambas plantas.. Cantidad de turnos totales definidos en el año Indicar cuantos turnos define con personal disponible para producir en los 4 períodos del año 1 y del año 2, por ejemplo: 8, 15, 19, 22 turnos, etc. en cada año, incluidas ambas plantas adquiridas. Esto significa que la empresa dispone del personal para producir, pero por otra parte la orden de producción pueden incluso ser 0, lo que implica la disponibilidad de persona ocioso. La información se debe obtener del sistema Sigem, en Decisiones, Decisiones, Producción y ventas estimadas
Inventario Promedio en el año, en unidades Indicar los inventarios promedios proyectados del per 1 al 4 , y después del per 5 al 8, en unidades físicas - cajas, los datos se obtienen del Informe Otros Antecedentes del Sigem, se suman los 4 períodos solicitados y se dividen por 4. Costo variable de producción, promedio año Corresponde a los promedios ponderados de la producción, de acuerdo a la orden de unidades producidas en cada producto y sus respectivos costos, considerando los recargos por valores agregados, reducciones de costos por proyectos y los recargos por las líneas de producción. Es el valor unitario en A$.
142
Gerencia de Finanzas Los datos a informar son: G Finanzas Indicar el nombre del gerente de finanzas Rentabilidad del accionista, acumulada anual, % Señalar el % de rentabilidad anual del accionista. Corresponde a la utilidad de los períodos 1 al 4, dividido por el aporte de capital inicial. En el segundo año, es la utilidad de los períodos 5 al 8 dividido por el patrimonio final del período 4. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, balance-pasivo o de estados financieros, otros antecedentes
Rentabilidad del accionista, promedio por período, % Lo determina automáticamente el sistema, corresponde a la rentabilidad promedio de los 4 períodos, es la rentabilidad anual antes determinada dividida por 4. Tir del proyecto económico Se obtiene del sistema Sigem, en Estados Financieros, Proyecto Económico, una vez que se ha completado la información para la evaluación económica del proyecto generado como el más probable Utilidades acumuladas, cada año, en MA$ Corresponde a la suma de la utilidad de los períodos 1 al 4 para el primer año y para el segundo año es la utilidad de los períodos 5 al 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, resultados o de estados financieros, otros antecedentes
143
Dividendos declarados acumuladas, cada año, en MA$ Corresponde a la suma de los dividendos declarados de los períodos 1 al 4 para el primer año y para el segundo año los dividendos de los períodos 5 al 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes
Equilibrio de la estructura financiera, al final de cada año, en MA$ Indica si las inversiones de largo plazo se están financiando con recursos financieros de largo plazo, informar para el año 1 el período 4, y para el año 2 el período 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes Liquidez, al final de cada año Señalar el índice que se obtiene en el del período 4 y 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes
Leverage o endeudamiento al final de cada año Señalar el índice que se obtiene en el del período 4 y 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes Costo de capital –Wacc- al final de cada año Señalar el % que se obtiene en el del período 4 y 8, correspondiente al promedio ponderado del financiamiento bancario de largo plazo por su costo financiero y el patrimonio de los accionistas por su respectiva rentabilidad.
144
Margen de contribución, promedio de cada año Señalar el índice que se obtiene del promedio de los períodos 1 al 4, y para el segundo año los promedios del período 5 al 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes
Aporte de capital, en MA$ Señalar el monto del aporte de capital propuesto o aprobado en el período 0 La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes, o de estados financieros, balance-pasivo Patrimonio al final de cada año, en MA$ Señalar el monto del aporte del patrimonio que se obtiene en el período 4 y en el período 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, otros antecedentes
Deuda de largo plazo inicial, en MA$ Indicar el monto de la deuda de largo plazo solicitada al banco en el período 0. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, balance-pasivo señalada en el período 0, incluya la deuda de largo plazo y de corto plazo (vencimiento de corto plazo de la deuda de largo plazo) Deuda bancaria total al final de cada año, en MA$ Indicar el monto de la deuda de largo plazo comprometida al final del período 4 y del período 8. La información se obtiene del sistema Sigem, estados financieros, balance-pasivo informada en el período 4 y 8, incluya sólo la deuda bancaria de largo plazo y de corto plazo (línea de sobregiro, vencimiento de corto plazo de la deuda de largo plazo y créditos de corto plazo)
145
NOTA IMPORTANTE Si el mercado en el cual Ud participa se ha definido una competencia 6 períodos, se utilizará un formulario especial que considera los períodos de gestión del per 1 al 3 y después del período 4 al 6, y finalmente con proyecciones del per 7 al 9.
7.2 Hoja Período 4
El archivo incorpora los datos del proyecto inicial en forma automática, y después permite que la empresa ingresen los datos reales del período de gestión, en la columna Real P4. Además la empresa debe hacer sus nuevas proyecciones, para el período 5 al 8, y también para el período 9 al 12. Estas proyecciones seguramente serán diferentes a las proyecciones del proyecto original, productos de los resultados reales logrados y las nuevas expectativas de la empresa. Lo importante es informar sólo los datos que son modificados en las nuevas proyecciones, incluso se especifica en que celdas no es necesario completar los datos.
NOTA IMPORTANTE Si el mercado en el cual Ud participa se ha definido una competencia 6 períodos, se utilizará un formulario especial que considera los períodos de gestión del per 1 al 3 y después del período 4 al 6, y finalmente con proyecciones del per 7 al 9. Por lo tanto, las Hojas Excel serán per 3 y per 6.
146
7.3 Hoja Período 8
El archivo copia los datos del proyecto inicial y de las nuevas proyecciones indicadas en la primera gestión en forma automática, y permite que la empresa ingresen los datos reales del futuro período de gestión, en las columnas Nueva Proyecto Período 8. Además la empresa debe hacer sus nuevas proyecciones, para el período 9 al 12, y también para el período 13 al 16. Es posible que estas nuevas proyecciones nuevamente cambien respecto a las señaladas en la primera gestión, como consecuencia de los resultados reales logrados en el período 5 al 8, y las nuevas expectativas de la empresa. Lo importante es informar los datos que son modificados por los datos reales o las nuevas proyecciones efectuadas, incluso se especifica en que celdas no es necesario completar los datos.
NOTA IMPORTANTE Si el mercado en el cual Ud participa se ha definido una competencia 6 períodos, se utilizará un formulario especial que considera los períodos de gestión del per 1 al 3 y después del período 4 al 6, y finalmente con proyecciones del per 7 al 9. Por lo tanto, las Hojas Excel serán per 3 y per 6.
147
8 CONTRATOS DE TRABAJO Este formulario permite informar a las autoridades del Sigem y de la Dirección del Trabajo, los contratos celebrados con los trabajadores de la empresa. Esta información debe ser enviada en todos los períodos y especialmente si se han cambiado las condiciones de los contratos de los trabajadores. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Recursos Humanos.
Período: Indicar el período actual del informe Empresa: Indicar el nombre de fantasía de la empresa Código: Indicar el código de la empresa. A Plazo Indefinido: Corresponde a las personas de producción y ventas que la empresa tiene contratadas a plazo indefinido en el período actual. En los vendedores debe indicar el sueldo fijo por período y el % de comisión pactada. En los productores se debe indicar el sueldo fijo y el bono asignado por cada unidad producida.
148
A Plazo Fijo Debe indicar el total de personas contratadas a plazo fijo en el período actual y que están vigentes. En los vendedores debe indicar el período de los contratos, el sueldo fijo por período y el % de comisión pactada. En los productores debe indicar el período de los contratos, el sueldo fijo por período y el bono por unidad producida. Además debe indicar si las negociaciones son individuales o colectivas con los trabajadores
149
9 SOLICITUD DE CREDITO Este formulario se utiliza para formalizar las solicitudes de fondos con el Banco Los Andes. Los créditos deben ser solicitados antes de entregar las decisiones del período. Las condiciones serán negociadas y confirmadas por el Banco mediante correo. Aquellas empresas que informen créditos que no han sido validados o aprobados por el Banco serán eliminados en el proceso del período respectivo. Por lo tanto, es muy importante contar con las confirmaciones del banco para evitar los graves problemas financieros que se pueden producir al considerar que los créditos están otorgados y el banco entienda que no han sido aceptados todavía. Incluso para que un crédito sea registrado oficialmente como ingreso en sus estados financieros debe tener y recepcionado y aprobado el pagaré respectivo, lo cual siempre se confirma por correo por parte del banco. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Finanzas. Los antecedentes que se solicitan son: Empresa: Corresponde al nombre de fantasía de la empresa Código: Es el código de la empresa, incluido el código del mercado por ejemplo 40001. Período: Indica el período que corresponde a la solicitud que se está informando. Crédito de Corto Plazo Indique sus necesidades de créditos de corto plazo, que son los créditos con vencimientos de hasta 4 períodos (un año) desde el momento que es solicitado. Crédito de Largo Plazo Corresponde a los créditos que tienen vencimientos de la última cuota superiores a 4 períodos, desde el momento que es solicitado. Línea de Sobregiro Indica los datos de la línea de crédito que está solicitando o ha sido aprobada. Esta línea de crédito tiene comisión que se paga una vez cada 4 períodos, en cada período sólo se pagan los intereses de acuerdo a su utilización. Firma del Gerente de Finanzas y/o Gerente General El formulario puede ser enviado por correo electrónico, y en caso de no estar digitalizadas las firmas, será indispensable contar con el código de la firma del Gerente General.
150
10 CONTRATO DE LINEA DE SOBREGIRO Este formulario se utiliza para definir el monto y las condiciones de la Línea de sobregiro que la empresa pacta con el Banco, se debe indicar el monto de la línea aprobada en MA$, y el período de vencimiento. La línea de crédito, se puede renovar una vez que ha vencido después de los 4 períodos de vigencia. Para la renovación debe enviar, una vez procesado el 4to período, un correo al Banco, indicando el monto de la renovación y nuevo período de vigencia solicitado. No se necesita en las renovaciones enviar nuevamente el contrato de la línea de sobregiro. El monto de la renovación no puede exceder del 10% del patrimonio del período 4, y será informada la decisión de conformidad o rechazo del banco a través de un correo. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Finanzas.
11 PAGARE DE CREDITO DE CORTO PLAZO Se utiliza cuando se acuerdan las condiciones, montos, tasas, avales, garantías, etc., del crédito de corto plazo, previamente negociados y aprobados por el Banco. El crédito se cursará sólo si ha sido recepcionado y aprobado el pagaré respectivo, lo que se confirma mediante correo enviado por el banco. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Finanzas.
12 PAGARE DE CREDITO DE LARGO PLAZO Se utiliza cuando se acuerdan las condiciones, montos, tasas, avales, garantías, etc., del crédito de largo plazo, previamente negociados con el Banco. El crédito se cursará sólo si ha sido recepcionado y aprobado el pagaré respectivo, lo que se confirma mediante correo enviado por el banco. La responsabilidad de este informe es de la Gerencia de Finanzas.
13 CONTRATO LIDER OPINION Es un modelo que permite registrar los contratos de los líderes de opinión contratados con derechos de exclusividad por la empresa. 14 CONTRATO DE COMPRA VENTA Este contrato permite registrar las transacciones de compra ventas directas de productos terminados entre las empresas, de tal forma de dejar establecido mediante un documento formal esta operación. El archivo debe ser enviado al Director del Sigem, firmado por ambas empresas para una constancia de la transacción, no es necesaria una autorización previa. 15 NUEVOS PROYECTOS Este formulario permite formalizar la presentación de proyectos relevantes que la empresa somete a la aprobación de Sigem-Eventos.
151
En este documento se formalizan los impactos en los rendimientos, ingresos, costos, mercado, investigaciones, etc., que está realizando la empresa para imponer una ventaja competitiva en su cadena de valor. En el resumen debe indicar los datos solicitados, y después acompañar todos los elementos
16 OTROS FORMULARIOS Es posible que durante la simulación se generen otros formularios que serán comunicados a través del SigemNews y subidos a la Web.
152
ANEXO 2 7 PROMOCIONES PAUTA DE TRABAJO 3x2 o 2x1 Las promociones de este tipo se deben informar especialmente en el sistema, puesto que es un tipo de actividad relevante. Ejemplo: promoción de 3x2. En este caso se deben seguir los siguientes pasos: - Esta es una decisión libre de la empresa, no requiere autorización previa. - Comunicar formalmente esta promoción por correo al Director y ayudante computacional, confirmando que se efectúa la promoción oficialmente en el período - Informar destacando este evento en el “Informe Ejecutivo” del período respectivo a los ayudantes encargados de controlar los eventos especiales. - Informar al Director del SIGEM por correo que se está efectuando un evento de estas características. No se le debe pedir autorización sólo informar. - Indicar que es un paquete promocional, por ejemplo: lleva 3 y paga 2. - El precio en el SIGEM deben reflejar lo que percibe el consumidor que paga por cada una de las cajas, es decir que si la promoción es un paquete de A$ 45.000 que incluye 3 cajas, el consumidor percibe un precio unitario de A$ 15.000, por lo tanto, en el SIGEM debe informar el precio de A$ 15.000. - El sistema venderá las cajas que correspondan en el mercado, según el valor unitario informado, y para los efectos de la información de precios en el boletín, nosotros indicaremos que el precio de mercado fue con una promoción de 3x2 (A$ 45.000). - Si se vende, por ejemplo 9.000 cajas, se asume que se regalan 3.000, ese impacto promocional se refleja en el menor precio asumido, para los efectos del sistema. - En el inventario salen las 9.000 cajas a los costos variables de producción y ventas. - El ingreso total será 9.000 cajas x A$ 15.000, que es lo que supuestamente pagan los consumidores. Otro ejemplo, si la promoción es 2x1 - El paquete promocional es por A$ 28.000 - Se informa el precio unitario de A$ 14.000 en el sistema Sigem - La venta de unidades se reflejará en el estado de resultados, y su respectivo costo. Si la empresa decide utilizar esta alternativa de promoción, debe destacarla en el “Informe Ejecutivo” del período, en el archivo “Productos-Pn” del período como promoción, en los archivos “AfichesExx-Pn”, y enviar un correo al Director del Sigem, indicando en que canales está aplicando esta promoción.
153
ANEXO 3 ADQUISISIONES DE EMPRESAS
Las empresas podrán determinar su valor económico de acuerdo a las metodologías de valuación que se deseen aplicar, para explicar la creación de valor en su gestión o para negociar la posible compra, venta o fusión de la empresa. En resumen se necesita seguir los siguientes pasos: - Inicialmente deben negociar un pre acuerdo por escrito, de acuerdo a la pauta que aparece se indica más adelante - Debe cada empresa explicar a su accionista, mediante un memo ejecutivo los siguientes antecedentes: - Porque la compra o venta, como justifica esta operación, cuanto crece el patrimonio de los accionistas - La estrategia de negociación, deben indicar quien compra o controla y quien vende o cede e control, para entender los criterios de evaluación y los cálculos efectuados. - La evaluación que se hace para justificar la transacción (método, supuestos y cálculos efectuados) - Cuanto crece el patrimonio de los accionistas en relación a la situación actual - Valor propuesto para la operación por parte del equipo ejecutivo - Una vez conseguido ese acuerdo preliminar con los accionistas, se negocia con los ejecutivos de la otra empresa - Si no hay un acuerdo inicial se vuelve a revisar los criterios y argumentos con el accionista de la empresa, hasta llegar a un acuerdo con la otra empresa - Cuando se llega a ese acuerdo aprobado por ambos accionistas, se define un contrato final, para cerrar la transacción, en ese momento se consideran fusionados o realizada oficialmente la compra-venta 3.1 Valor de la empresa En el caso de determinar el valor económico de la empresa, se requiere informar al Director del Sigem lo siguiente: - Metodología utilizada - Criterios utilizados para proyectar los flujos, valores residuales, tasas de descuento, tasas de crecimiento, etc. - Anexo con los cálculos concretos de la evaluación - Valor determinado de la empresa y cuanto valor se ha creado en la gestión. El Director del Sigem o quien éste determine, emitirán sus observaciones de los antecedentes entregados Esta es una opinión referida solo a la metodología de cálculo, y su correcta utilización conceptual, no es necesariamente una aprobación del valor final de la empresa, ya que ese valor depende de expectativas afectadas por las bases o supuestos de cálculo en las proyecciones de los ingresos, de costos, tasas de crecimiento, tasas de descuento, valores residuales, comportamiento de la deuda, futuros proyectos, etc. Si posteriormente la empresa desea negociar una compra, venta o fusión, se deberá emitir otro informe que se explica en la sección 3.2.
3.2 Negociación de compra, venta o fusión Cuando las condiciones de exigencia del programa así lo determinen, y con previa autorización del Director el SIGEM, es factible vender o adquirir el control o acciones de otra empresa, adquiriendo desde el 1% al 100% de las acciones, mediante la formación de una empresa Holding, que mantendrá la identidad de ambas compañías en el mercado, pero serán administradas mediante este holding a través de una estrategia corporativa, con las empresas como unidades estratégicas de negocios.
154
Para efectuar esta operación, debe existir una negociación inicial entre los gerentes generales de las empresas interesadas, la que puede ser libremente realizada entre los ejecutivos, la que no compromete a los accionistas propietarios de las acciones, ya que para un acuerdo final se necesita una autorización expresa del la Junta de Accionistas para vender o comprar acciones de otra compañía. 3.2.1 Antecedentes Iniciales de la negociación Los acuerdos iniciales de los ejecutivos, deben ser formalizados en un contrato firmado por ambas partes en el cual se indica. - empresas involucradas - % posible de compra de cada empresa - posible controlador del holding, - acuerdos de confidencialidad de entrega de la información - plazo de negociación - multas por incumplimiento - exclusividades de negociación - método, supuestos, bases del cálculo del valor de la empresa - etc. 3.2.2 Antecedentes que se deben presentar al Director del Sigem Posteriormente, cuando ya existe este contrato o acuerdo, cada empresa en forma exclusiva y confidencial se comunica al Director del Sigem, mediante un Memorandum Ejecutivo resumido que debe contener los siguientes elementos: - Acuerdo o contrato firmado por los gerentes - Justificación de la negociación propuesta, porqué se debe negociar, cual es la situación actual de la empresa tanto estratégicamente, comercialmente y/o financieramente, el panorama competitivo, ventajas de una negociación como esta, etc - Estrategia a desarrollar en el proceso de negociación para comprar o vender - Con quien se negociará y quien controla a quién, indicar posibles acuerdos previos. - Estrategia de negociación, valores o % a lograr como objetivo - Valores resumidos de las empresas, explicado para personas no expertas, en el cual queda claro el valor actual de la empresa y el resultado de la negociación. - Adjuntar como Anexo, los cálculos de la evaluación de nuestra empresa y de la otra compañía o del holding, incluyendo las bases principales de las proyecciones. - Cual es el incremento proyectado del patrimonio de los accionistas con esta negociación, comparado con seguir solos manteniendo el 100% actual de las acciones de nuestra empresa. - Posible estrategia futura de la empresa holding por parte de la empresa controladora, si corresponde en caso de tener un % del patrimonio del holding. - Otros antecedentes relevante de la negociación Cálculo del Valor Económico de las empresas Para valorar la empresa se puede seguir la siguiente pauta: 1.
Se considera técnicamente más válido como método de valuación de la empresa, el correspondiente al Valor Presente del Flujo Libre de Caja de los Accionistas. Por lo tanto, se deberá entregar los antecedentes de los flujos de fondos libre de caja de los accionistas, detallados desde el estado de resultados más ajustes respectivos, las tasas de descuento utilizadas, valores residuales, inversiones de activos fijos, y otros antecedentes de la evaluación, criterio que está disponible en el sistema Sigem – Estados Financieros - Evaluación Económica, en el cual se debe ingresar la información relevante para determinar el valor económico de la empresa.
2.
Cuando es una transacción de compra-venta del 100% de las acciones, se deben presentar los siguientes antecedentes:
155
a.
Empresa que vende i. Estimación de los flujos de la empresa propia, de acuerdo a las condiciones proyectadas reales, según los antecedentes disponibles del panorama competitivo futuro, probablemente en condiciones de concentración de la industria y que repercuten en forma adversa a los flujos futuros (menores ventas futuras), esto determina un posible precio mínimo (piso). Lo que justifica la transacción de compra o venta ante los actuales accionistas. i. Estimación de los flujos que eventualmente estaría proyectando la otra empresa que desea negociar con nosotros, considerando las proyecciones que ellos podrían hacer de nuestra empresa, administrada por ellos. Por lo tanto, es una estimación de lo que nosotros creemos que vale nuestra empresa para la contraparte. considerando las ventajas de una gestión potenciada por la compra de la otra empresa, con los ahorros de costos respectivos, tales como reducción del 20% de los costos fijos de administración, ventas y producción (sólo de la empresa controlada), posibles reducciones de plantilla de vendedores, economía de escala en publicidad y estudios de mercado, y otros que se consideran pertinentes.
b.
La empresa que compra o controla i. Estimación de los flujos de la empresa propia, de acuerdo a las condiciones proyectadas reales, según los antecedentes disponibles del panorama competitivo futuro. ii. Proyectar los flujos considerando las ventajas de una gestión potenciada por la compra de la otra empresa, con los ahorros de costos respectivos, tales como reducción del 20% de los costos fijos de administración, ventas y producción (sólo de la empresa controlada), posibles reducciones de plantilla de vendedores, economía de escala en publicidad y estudios de mercado, y otros que se consideran pertinentes, esto determina un posible precio máximo a pagar o cobrar (valor techo estimado).
c.
Los detalles de las evaluaciones se explican en un Anexo del documento que deben ser entregadas detalladamente al accionista, todos los conceptos, las fórmulas, cálculos y las bases (criterios o políticas futuras) que determinan los flujos informados. Por ejemplo: % de crecimiento o decrecimiento en las ventas, estimación de % variación de costos relevantes, inversiones futuras, nuevos créditos bancarios o amortizaciones, aumentos o disminuciones de capital de trabajo, tasa de descuento del proyecto, etc.
d.
Para esto podrá se utilizar el sistema Sigem, y traspasar los flujos determinados a planillas Excel, para un mejor entendimiento de los cálculos efectuados.
3. Fusiones de empresas Cuando se negocia la integración de 2 o más empresas, en la que estas negocian un % del futuro patrimonio del holding, y sólo una de ellas tendrá el control, a través de un mayor porcentaje del patrimonio, se sugiere seguir el siguiente esquema. a.
b.
c.
Cada una las empresas involucradas deberían efectuar una estimación de los flujos de su propia empresa, de acuerdo a las condiciones proyectadas reales, según los antecedentes disponibles del panorama competitivo futuro, sin la creación del holding. Acordar los criterios de determinación de los flujos futuros de cada empresa, en común para las empresas involucradas en el proceso de negociación, que permitan determinación los porcentajes de participación en la empresa fusionada (Holding). Indicar cada empresa en particular el beneficio real que se logra con esta transacción, las tasas de descuento utilizadas, y otros elementos relevantes en los cálculos del valor de la empresa en el informe indicado en el punto 3.2.2. que deben ser entregadas detalladamente al accionista, todos los conceptos, las fórmulas, cálculos y las bases (criterios o políticas futuras) que determinan los flujos informados. Por ejemplo: % de crecimiento o decrecimiento en las ventas, estimación de % variación de costos relevantes, inversiones futuras, nuevos créditos bancarios o amortizaciones, aumentos o disminuciones de capital de trabajo, tasa de descuento del proyecto, etc.
156
3.2.3 Negociación de los ejecutivos para la compra o venta de acciones: Posteriormente los pasos a seguir en la negociación, son los siguientes: 1. Una vez aprobados los cálculos técnicos presentados, no significa una aprobación de la compra o venta, sino que una aprobación a la correcta utilización de la metodología de evaluación, que determinará el “rango del valor de la empresa” que los accionistas están dispuestos a negociar, para que los ejecutivos puedan llegar a un acuerdo del “precio de la empresa”. 2
Estos antecedentes se manejarán en forma absolutamente privada y confidencial por el Director del Sigem con cada empresa, sin traspasar bajo ningún punto de vista los datos de una empresa a otra, para que la negociación sea absolutamente privada entre los ejecutivos de las empresas involucradas.
3
El Director del Sigem, no necesariamente emite opiniones sobre las bases consideradas en los cálculos, en cuanto a proyecciones de ventas, costos, tasas de descuento, inversiones futuras, ya que estas estimaciones son subjetivas, y deben ser defendidas por los equipos ejecutivos en la Reunión de Accionista, para la aprobación final de la transacción.
4
Las empresas inician el proceso de negociación del valor de la compra o venta de las acciones, que puede diferir del valor económico antes determinado, esta negociación, se efectúa directamente entre los equipos ejecutivos de las empresas, sin requerir autorizaciones adicionales al Director.
5
La responsabilidad del éxito de la negociación y el precio final acordado, es de los equipos ejecutivos de las empresas, quienes deberán justificar los valores finales acordados en las Reuniones de Accionistas o Directorios.
6
El acuerdo final de los ejecutivos debe ser formalizado mediante un contrato, firmado por los representantes legales de las empresas, y este contrato o acuerdo debe ser enviado al Director del Sigem, para ser sometido a la aprobación en la Reunión de Directorio o Junta de Accionistas.
7
La calificación y aprobación final del acuerdo, es exclusivamente de la Junta de Accionistas, en la reunión que se efectúa en el Examen Final. Sin embargo bajo condiciones muy especiales el Director del Sigem podrá autorizar la transacción antes de esta reunión, para que se pueda efectuar la fusión o compra respectiva, la que quedará sujeta a la aprobación final de la Junta de Accionista o Reunión de Directorio
8
Cuando se llega a un acuerdo final del precio y/o los % de participación, por parte de los equipos directivos, y aprobada la transacción bajo las condiciones anteriores, se efectúa el traspaso de acciones.
Cuando se finiquita esta transacción, se forma un holding, por las restricciones del sistema, que no permite que las empresas pierdan su identidad en el mercado, por lo cual, este holding integra a las empresas como unidades estratégicas de negocios, lo que genera la posibilidad de colocar más marcas diferenciadas en el mercado, aprovechar las economías de escala, potenciar las ventas, etc.
3.2.4 Formación del Holding: Los accionistas del holding pueden ser nuevos accionistas, los actuales que deseen hacer nuevos aportes de capital, o la misma empresa que adquiere las acciones con recursos propios.
157
El holding en consecuencia será una nueva empresa, que es propietaria de las acciones en los % determinados de cada empresa, el único activo del holding serán las acciones de la empresa controladora al valor de su patrimonio y la proporción de las acciones de la empresa adquirida. El capital de la nueva sociedad holding, se genera por los valores contables de la empresa controladora y el valor real de compra de la empresa adquirida. Cuando se integran los capitales de ambas empresas, se reflejan los valores contables, más un ajuste por el mayor valor de la participación según sea el caso. La obligación de la empresa controladora es hacer los balances consolidados, y tomar las decisiones corporativas, entendiendo que existen 2 o más unidades estratégicas de negocios. La empresa que vende o cede el control de su compañía, queda a la espera de su evaluación final en el examen, justificando las razones que generaron la venta de sus acciones, y el porqué del precio pactado. El control total del holding, lo asumen los ejecutivos controladores, y los ejecutivos de la empresa adquirida o controlada pueden ser contratados o no por el equipo directivo del holding, de acuerdo a los criterios o políticas que definen los ejecutivos y/o los accionistas.
3.2.5 Situación de los ejecutivos que venden la empresa: Los ejecutivos de la empresa adquirida se presentan como equipo formado originalmente a la reunión final o de examen, con todos sus integrantes. Los ejecutivos contratados por el holding, seguirán trabajando para esta empresa, y posiblemente tendrás una calificación diferenciada por su mayor esfuerzo. Los ejecutivos que no son contratados en el holding, no reprueban por esta situación, al contrario se presentan igual al examen final, sin menoscabo de ninguna naturaleza. La presentación a la Reunión de Directorio o Accionistas, equivalente al examen final, el equipo COMPLETO deberá defender la venta de la empresa y los análisis de los resultados obtenidos que concluyeron en esta decisión. Esta norma puede ser alterada si a juicio del Director no existe esa posibilidad de examen por una conducción irresponsable del proceso de uno, varios o todos los ejecutivos, de tal forma que no exista posibilidad de aprobar la simulación Los ejecutivos que sean contratados por el holding podrán tener una nota levemente superior a la del grupo que antes conformaban en la empresa que perdió el control, esto se plantea, debido a que los ejecutivos contratados tendrán doble trabajo, desarrollar las actividades de la empresa que gestionaban para presentarse al examen final, y además de trabajar para el holding, durante el período que fueron contratados. Estos ejecutivos, no son necesariamente evaluados por su gestión en el holding.
158
ANEXO 4 TEMAS DE RESPONSABILIDAD DE CADA GERENCIA Se incluye una posible pauta de trabajo para el diseño de la estrategia de la empresa y/o análisis durante la gestión, como una posible orientación general para cada una de las gerencias de la empresa. Algunos elementos de esta pauta no pueden ser considerados en el inicio de la simulación, debido a que no existe información de la competencia. Sin embargo al término de la simulación la empresa podrá estar en condiciones de desarrollar todos los elementos propuestos, de acuerdo a los objetivos del programa.
1 Ámbito del Gerente General
Análisis del Macro entorno (snow flake o análisis de textura el entorno).
Análisis del Micro entorno – La Industria Mega-segmentación, Macro-segmentación Análisis del Sector Industrial Tipo de Sector: Fragmentado, Volumen, Especializado o Estancado Panorama Competitivo: Ampliado o Reducido 5 Fuerzas de Porter: Nuevos Entrantes, Proveedores, Clientes, Rivalidad de la Competencia, Productos Sustitutos Macrosegmentación Grupos Estratégicos, Mapas de GE, Dimensiones Estratégicas (sólo cuando se ingresó a competir en el mercado) Análisis de la Competencia FODA (cuando ya se compite en el mercado)
Análisis Interno Matriz de Perfil Competitivo (cuando hay antecedentes de la competencia) Cadena de Valor Matriz FODA, BCG (cuando ya se compite en el mercado)
Definición del Plan de Negocios:
Visión Misión: Alcance de Productos, Mercados, Territorios, Competencias Únicas Filosofía Corporativa Objetivos Corporativos Imagen Corporativa e Identidad corporativa Cadena de Valor
Estrategias a Utilizar
Nivel Corporativo Estrategias Genéricas o Diferenciación o Líder en Costos o Enfoque de Diferenciación o Enfoque de Costos o Opción de Ventaja Competitiva
159
Nivel de Unidad Estratégica de Negocios Estrategia de Crecimiento Intensivo Penetración de Mercado Desarrollo de Productos Desarrollo de Mercados Integrado Hacia Atrás Horizontal Hacia delante Diversificado Concéntrico, adición de productos nuevos relacionados a los clientes actuales Horizontal, productos nuevos no relacionados para los clientes actuales Conglomerado, adición de productos nuevos no relacionados a clientes nuevos
Estrategias Defensivas o Joint Venture (Riesgo Compartido) o Encogimiento o Desinversión o Liquidaciones - Fusiones
Implementación de la Estrategia en cada Área Funcional
2 Ámbito del Gerente Comercial
Análisis de Mercado Microsegmentación. Fundamentos de la Ventaja Competitiva Estrategias Competitivas Líder Retador Seguidor Especialista Nicho de mercado
Plan de Marketing: Mercados Objetivos Posicionamiento Objetivos de Marketing, participación de mercado deseadas Mix Comercial Precios Productos Canales de Distribución Publicidad y Promociones Fuerza de ventas Presupuesto de marketing Ingresos Inversiones en el esfuerzo comercial
Sistema de Información y Control
160
3 Ámbito del Gerente Producción
Sistema Productivo Inversiones en plantas y/o máquinas, localización Política de Producción Política de Inventario Política de Mantención Política de Calidad, Sistemas de gestión de calidad Política de I+D Política Tecnológica Política de Seguridad Industrial Política de Medio Ambiente Estructuras de costos fijos y variables de producción Puntos de equilibrio Otros
4 Ámbito del Gerente de Recursos Humanos
Organigrama de la empresa Planta de personal, cargos y número de personas Descripción, Análisis, Selección y reclutamiento de Cargos Política de Remuneraciones Política y Sistema de evaluación de desempeño Políticas de recompensas y castigos Capacitación y Perfeccionamiento Política de Incentivos Política de Seguridad Social y Previsión Política Sindical Clima Organizacional Esquema de liderazgo Presupuesto de inversiones en recursos humanos Otros.
5 Ámbito del Gerente de Finanzas
Rentabilidad de la Empresa. Rentabilidad del Accionista. Política de Inversiones Política de Endeudamiento Equilibrio de Masas Patrimoniales. Estructura de Financiamiento Capital de Trabajo Funcional Equilibrio de la estructura financiera Gestión de Tesorería Política de Dividendos. Políticas de los componentes del Capital de Trabajo Resultados del Ejercicio. Evaluación del Proyecto, Flujos esperados, valor residual, TIR, VAN Análisis financiero Estático y Dinámico (flujos de fondos) Índices financieros más relevantes y su evolución Comparación con los indicadores financieros de la industria
161
ANEXO 5 CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DE SOFTWARE SIGEM
IMPORTANTE, LEER DETENIDAMENTE.
Renuncia y Limitación de Obligación El Director del SIGEM, no asume la responsabilidad por cualquier daño o pérdida resultante del uso de sus productos. Asimismo no se asume la responsabilidad por cualquier daño o la pérdida causada por supresión o pérdida de datos como resultado del funcionamiento defectuoso, o reparaciones. Esté seguro de hacer copias de seguridad de todos los datos importantes en otros medios para protegerse contra la pérdida de los datos. La información divulgada en este documento es de propiedad exclusiva de Yerko Bonacic V., y ninguna parte de esta publicación puede reproducirse o puede transmitirse en cualquier forma o por cualquier medio que incluye almacenamiento electrónico, reproducción, ejecución o transmisión sin el consentimiento escrito anterior, del dueño de los derechos de autor. La información contenida en este documento está sujeta a cambio sin aviso previo, y no debe traducirse como un compromiso, a menos que tal compromiso se dé expresamente en un documento adjunto.
Copyright El presente Manual de la Empresa, Manual Computacional y Programas Computacionales del SIGEM, Simulación de Gestión de Empresas, están debidamente inscritos en el Registro de Propiedad Intelectual, del año 1992. Todos los derechos son reservados. Se prohíbe la reproducción, adaptación, o traducción de este documento o del programa sin el permiso escrito anterior del autor
Derechos de Uso Las personas naturales o jurídicas que utilizan el software del SIGEM, lo podrán hacer para los fines académicos o de capacitación debidamente autorizados. Una vez terminado el proceso, el software expira automáticamente en el derecho de uso. Todas las marcas registradas son propiedad del titular respectivo. Este software no es posible venderlo o revenderlo, sin el consentimiento por escrito del autor.
162
ANEXO 6 PREGUNTAS FRECUENTES Si bien es cierto, la mayoría de las consultas pueden estar explicadas en el presente manual, parece práctico establecer una serie de preguntas sobre aquellas consultas más frecuentes, planteadas por los participantes. Se insiste que todas estas consultas están informadas en el presente manual, por lo tanto, se aconseja una lectura detenida, para evitar precisamente la repetición de estos temas. 1. Cuando bajo un archivo .rar desde Internet, y los archivos que están en su interior trato de abrirlo me pide una clave y no puedo ver su contenido. R: No se pueden abrir esos archivos, son bases de datos, que sólo se captura la información a través del Sistema Sigem, debe ir a la sección Importar Resultados. Ver Capítulo 3, sección 2 Importar Resultados del Manual del Sistema Computacional. 2. Cuando trato de ingresar al sistema Sigem, me pide una clave, ingreso la clave de Internet, informada por el Director, y no la acepta. R: esa clave inicialmente es 1, que después debería ser modificada por la empresa. La clave de Internet, es para ingresar a Internet solamente. Ver Capítulo 1, sección 1 Clave del Manual del Sistema Computacional. 3. Trato de iniciar el sistema y busca la conexión a Internet, me da los mensajes que no se pudo conectar a la base de datos y no hay comunicación. R: En estos casos deberá revisar si está conectado efectivamente a Internet, y volver a insistir nuevamente. Si no hay posibilidad de conexión, debe buscar la forma de bajar o subir los archivos en forma manual. Ver Capítulo 3, sección 2.1 Importar Resultados. 4. Porqué cuando se ha procesado un período, en el escenario 99, me informan las tasas de morosidad, incobrabilidad, si no he dado crédito en uno o varios canales. R: se informan para todas las empresas, tengan crédito o no, como un antecedente general del mercado. El sistema reconoce a aquellas empresas que dieron o no crédito, por lo tanto, estas tasas serán aplicadas exclusivamente a las empresas que otorgaron crédito. Las empresas que han vendido al contado, no son afectadas por estas tasas. 5. Porqué la tasa de interés de los créditos indicada en el escenario 99 del sistema, no coincide con la tasa informada en el SNews. R: Esto se produce, porque en el SNews se informa una tasa general de pizarra, en cambio en el escenario 99, se informa la tasa real de los créditos negociados por la empresa con el banco, si hay varios créditos otorgados, se informa la tasa promedio ponderada de cada período según los saldos de los créditos y sus respectivas tasas. 6. Que significa la Calificación por Desviaciones, informada en el SNews. R: Es una evaluación de la capacidad de predicción de los resultados de un período de la empresa. No es una calificación si la gestión es buena o mala. Ver detalles en Capítulo 2, sección 6 Desviaciones entre la proyección vs real en cada período del Manual de la Empresa.
163
7. Como se clasifican los eventos de Recursos Humanos, en los costos que se deben informar en el sistema y en el Informe Ejecutivo. R: Estos eventos y sus costos se pueden incluir, en el menú de Decisiones, Decisiones, Financiera y Costos, en los itemes Eventos Especiales Supermercados, Hoteles/restaurantes y Almacenes, o en Eventos Especiales de Producción. Si el impacto de esta inversión se desea para el mercado, el valor se coloca en Eventos. Especiales de Supermercados, Hoteles/restaurantes y/o Almacenes, de acuerdo a la política de la empresa. Si el impacto de la inversión se desea para lograr un mejor clima interno en la empresa o la eficiencia productiva, se debe informar en Eventos Especiales de Producción. 8. Que archivo debo subir para informar mis decisiones de un período, cuando el sistema no las puede subir automáticamente. R: Debe siempre subir el archivo E, que se identifica como E00xxxxx-Pn.rar Se encuentra en el directorio SIGEM4, hay otros archivos E, pero debe enviar el archivo comprimido indicado. 9. Cuál es el archivo que respalda toda la información que está contenida en la base de datos del sistema, y pueda traspasar de un equipo a otro, por ejemplo trabajar en la Universidad, y después tener la mima información en mi oficina o mi casa. R: este archivo se llama SIMALUM.MDB, se encuentra en C:/SIGEM4 Lo puede comprimir y guardar o enviar por correo, la compresión del programa WinRar lo reduce significativamente, lo que permite su fácil transferencia. 10. Porque cuando trato de generar el archivo de decisiones E, el sistema me indica que no hay información. R: Este archivo que debe ser E00xxxxx-Pn.rar, se genera cuando se ha copiado las decisiones informadas en los estados financieros, por lo tanto, debe verificar si ha cumplido correctamente con los siguientes procedimientos: - Capturó el archivo R, esto se sabe si en el escenario 99 aparece el último período de la simulación en el mercado. - Generó los estados financieros y los grabó en la función Estados Financieros, ya que si no los grabó, la función de Exportar Decisiones no los puede reconocer. - Copió algunos de los escenarios financieros, en la función Exportar Decisiones, Definir Decisiones. Para mayores detalles ver las instrucciones en el Manual del Sistema Computacional, Capítulo 3, sección 12.1 Definir Decisiones.
