Manual Do Formando - TIC B3 B

Conceitos Fundamentais A janela do Microsoft Microsoft Excel 2007 Iniciar o Microsoft Excel 2007 Operações na Folha de Cálculo Formatar Células Formatação da Folha de Cálculo Fórmulas e Funções Inserir Gráficos, Imagens, Texto. Gestão e análise de listas

TIC_B3_B UTILIZAR UMA APLICAÇÃO DE FOLHA DE CÁLCULO

Proibida a Reprodução Parcial ou Integral deste Manual sem autorização da DTIM

Índice ÍNDICE .................................................................................................... 2 1. INTRODUÇÃO.................................................................................. 5 2. APRESENTAÇÃO DO EXCEL 2007 ................................................ 6 3. A JANELA DO MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................... 7 3.1.

O botão do Office ............................................................... ................................................................. . 9

3.2.

A barra de ferramentas de acesso ac esso rápido ................................................................................... 10

3.3.

O friso do Microsoft Excel ............................................................................................................... 10

3.3.1. Separadores do friso ...................................................................................................................... 11

4. INICIAR O MICROSOFT EXCEL 2007 ........................................... 15 4.1.

Livro em branco ................................................................................................................................. 15

4.2.

Abrir um livro existente ............................................................... ..................................................... 15

4.3.

Guardar um livro ................................................................................................................................ 16

4.4.

Área de trabalho ...................................................... ................................................................. .......... 20

4.5.

Alterar o espaço destinado às folhas (separadores) ( separadores) ............................................................... 21

4.6.

Teclado ................................................................................................................................................. 21

4.7.

Manipulação das folhas de cálculo ............................................................... ................................ 22

4.7.1.

Mudar o nome da folha de cálculo................................................................ ................................ 22

4.7.2.

Inserir uma folha de cálculo ................................................................ ........................................... 24

4.7.3.

Eliminar uma folha de cálculo ........................................................................................................

4.7.4.

Mover uma de folha de cálculo ..................................................................................................... 25

24

5. OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO...................................... 29 5.1.

Seleccionar células ........................................................................................................................... 30

5.1.1.

Seleccionar um bloco de células com o rato .......................................................... ..................... 30

5.1.2.

Seleccionar vários blocos de células ........................................................................................... 31

5.1.3.

Seleccionar todas as células da folha .......................................................... ................................ 32

5.2.

Tipos de dados ................................................................................................................................... 33

5.2.1.

Texto ................................................................................................................................................. 33

5.2.2. Valores numéricos .......................................................................................................................... 33 5.2.3.

Datas ................................................................................................................................................. 33

5.2.4.

Fórmulas ........................................................................................................................................... 33

5.2.5.

Inserção de dados em células ............................................................ ........................................... 35

5.2.6. Inserção de texto ............................................................................................................................. 36 5.2.7. Inserção de números ...................................................................................................................... 36 5.2.8.

Inserção de números como texto..................................................................................................

Elaborado por: Sérgio Jorge

Revisto por: Ana Isabel Portugal

Validado por: Ana Isabel Portugal

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Índice ÍNDICE .................................................................................................... 2 1. INTRODUÇÃO.................................................................................. 5 2. APRESENTAÇÃO DO EXCEL 2007 ................................................ 6 3. A JANELA DO MICROSOFT EXCEL 2007 ...................................... 7 3.1.

O botão do Office ............................................................... ................................................................. . 9

3.2.

A barra de ferramentas de acesso ac esso rápido ................................................................................... 10

3.3.

O friso do Microsoft Excel ............................................................................................................... 10

3.3.1. Separadores do friso ...................................................................................................................... 11

4. INICIAR O MICROSOFT EXCEL 2007 ........................................... 15 4.1.

Livro em branco ................................................................................................................................. 15

4.2.

Abrir um livro existente ............................................................... ..................................................... 15

4.3.

Guardar um livro ................................................................................................................................ 16

4.4.

Área de trabalho ...................................................... ................................................................. .......... 20

4.5.

Alterar o espaço destinado às folhas (separadores) ( separadores) ............................................................... 21

4.6.

Teclado ................................................................................................................................................. 21

4.7.

Manipulação das folhas de cálculo ............................................................... ................................ 22

4.7.1.

Mudar o nome da folha de cálculo................................................................ ................................ 22

4.7.2.

Inserir uma folha de cálculo ................................................................ ........................................... 24

4.7.3.

Eliminar uma folha de cálculo ........................................................................................................

4.7.4.

Mover uma de folha de cálculo ..................................................................................................... 25

24

5. OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO...................................... 29 5.1.

Seleccionar células ........................................................................................................................... 30

5.1.1.

Seleccionar um bloco de células com o rato .......................................................... ..................... 30

5.1.2.

Seleccionar vários blocos de células ........................................................................................... 31

5.1.3.

Seleccionar todas as células da folha .......................................................... ................................ 32

5.2.

Tipos de dados ................................................................................................................................... 33

5.2.1.

Texto ................................................................................................................................................. 33

5.2.2. Valores numéricos .......................................................................................................................... 33 5.2.3.

Datas ................................................................................................................................................. 33

5.2.4.

Fórmulas ........................................................................................................................................... 33

5.2.5.

Inserção de dados em células ............................................................ ........................................... 35

5.2.6. Inserção de texto ............................................................................................................................. 36 5.2.7. Inserção de números ...................................................................................................................... 36 5.2.8.

Inserção de números como texto..................................................................................................




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Manual do Formando - TIC_B3_B 5.2.9.

5.3.

Completar automaticamente texto em colunas .......................................................................... 37

Alterar o conteúdo das células ...................................................................................................... 38

5.3.1.

Eliminar o conteúdo das células ................................................................................................... 38

5.3.2. Alterar parcialmente o conteúdo das células .............................................................................. 39 5.3.3.

5.4.

Substituir totalmente o conteúdo de uma célula ............................................................... .......... 40

Mover e copiar células......................................................................................................................

41

5.4.1. Combinações de teclas .................................................................................................................. 41 5.4.2.

Friso...................................................................................................................................................

5.4.3.

Técnica de arrastar e largar ................................................................ ................................................................ ........................................... 43

5.5.

42

Linhas e colunas ................................................................................................................................ 43

5.5.1.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ........................................... 44

5.5.2.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o friso ...................................................................... 45

5.5.3.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando o botão direito do rato ....................................... 46

5.5.4.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando o friso ................................................................... 47

5.5.5.

Formatar a altura das linhas e das colunas ................................................................................ 48

6. FORMATAR CÉLULAS .................................................................. 50 6.1.

Esconder a grelha .............................................................. ................................................................ 50

6.1.1. Tipo de letra ..................................................................................................................................... 51 6.1.2. Tipo de dados .................................................................................................................................. 54 6.1.3. Alinhamento ..................................................................................................................................... 55 6.1.4. Moldar o texto .................................................................................................................................. 56 6.1.5.

Unir células ............................................................ ................................................................. .......... 56

6.1.6. Orientação de texto ......................................................... .............................................................. .. 57 6.1.7. Limites das células .......................................................... .............................................................. .. 58 6.1.8. Cor de preenchimento .................................................................................................................... 60

6.2.

Estilos de células ............................................................................................................................... 61

7. FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO................................... 63 7.1.

Criar cabeçalho e rodapés .............................................................................................................. 64

7.1.1.

Cabeçalho e rodapés pré-definidos.............................................................. ................................ 65

7.1.2.

Mudar entre o cabeçalho e o rodapé ........................................................................................... 66

7.1.3.

Cabeçalhos e rodapés personalizados ........................................................ ................................ 67

7.1.1.

Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar página.................................................................. 67

7.2.

Configurar a folha de cálculo para impressão ................................................................ ........... 70

7.2.1. Margens da página ......................................................................................................................... 70 7.2.2.

Definir área de impressão .............................................................................................................. 71

8. FÓRMULAS E FUNÇÕES .............................................................. 73 8.1.

Trabalhar com fórmulas ................................................................................................................... 73 Os melhores RUMOS RUMOS para para os Cidadãos da Região

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8.1.1.

Operadores ...................................................................................................................................... 75

8.1.2.

Fórmulas com referências absolutas ........................................................................................... 77

8.1.3.

Soma ................................................................................................................................................. 80

8.1.4.

Média.................................................................................................................................................

8.1.5.

Máximo e Mínimo ............................................................................................................................ 85

8.1.6.

Contar ............................................................................................................................................... 86

8.1.7.

Combinar funções ........................................................................................................................... 87

84

9. GRÁFICOS ..................................................................................... 89 9.1.

Criar um gráfico ................................................................................................................................. 89

9.2.

Formatar o gráfico ............................................................................................................................. 92

9.2.1.

Estilo de gráfico ............................................................................................................................... 95

9.2.2.

Esquema de gráfico ........................................................................................................................ 96

9.2.3.

Formatar o gráfico ........................................................................................................................... 97

10. LISTA DE DADOS .......................................................................... 99 10.1.

Importar dados ................................................................................................................................. 100

10.1.1. A partir do Microsoft Access ........................................................................................................ 100 10.1.2. A partir de um ficheiro de texto ................................................................................................... 103

10.2.

Ver as ligações existentes.......................................................... ................................................... 106

10.3.

Inserir dados numa lista ................................................................................................................ 107

10.3.1. Conclusão automática .................................................................................................................. 107 10.3.2. Remover valores duplicados ....................................................................................................... 108 10.3.3. Validação de Dados ........................................................ ..............................................................

110

10.3.4. Destacar dados inválidos ............................................................................................................. 113

10.4.

Ordenar uma lista de dados ................................................................. ......................................... 115

10.5.

Filtrar uma lista de dados .............................................................................................................. 117

10.5.1. Filtros automáticos ........................................................................................................................ 117 10.5.2. Filtros personalizados ................................................................ ................................................... 119 10.5.3. Filtros Numéricos .......................................................................................................................... 122 10.5.4. Filtros Avançados ............................................................ ..............................................................

10.6.

123

Agrupar dados .................................................................................................................................. 125

10.6.1. Criar linhas de Subtotais .............................................................................................................. 125

11. CONCLUSÃO ............................................................................... 128 12. BIBLIOGRAFIA ............................................................................ 129 13. SUGESTÕES DE ACTIVIDADES................................................. 130 14. ÍNDICE DE ILUSTRAÇÕES ......................................................... 131




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Manual do Formando - TIC_B3_B

1.

Introdução

Este manual foi criado para ser um suporte na aprendizagem do Microsoft Excel 2007. Está descrito de uma forma simples e com referência a alguns exercícios que poderá utilizar para praticar a ferramenta. Esta versão de Excel introduz inúmeras alterações, a maioria das quais são ao nível da facilidade de utilização.

Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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2.

Apresentação do Excel 2007

O Microsoft Excel [Pinto07], [França08] é uma poderosa folha de cálculo que dispõe de inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para analisar, partilhar e gerir dados com facilidade. A formatação de dados e de folhas de cálculo é facilitada pela existência de diversas galerias de formatos pré-definidos, para isso basta seleccionar o formato mais adequado ao seu caso. O Excel possibilita a utilização de fórmulas e o recurso a funções prédefinidas, organizadas em diversas categorias. Podemos ainda elaborar vários tipos de gráficos, ordenar listas de dados, consultar dados com base na definição de critérios (filtro de dados), criar listas de sub-totais, proteger e partilhar folhas de cálculo em ambiente colaborativo, assim como recorrer a diversas ferramentas de simulação, como o Solver e o Atingir Objectivo ou criar cenários diversos a partir do mesmo conjunto de dados. O Microsoft Excel oferece inúmeras possibilidades de formatação de dados que tornam a folha de cálculo mais legível e mais apelativa. Nesta versão surge diversas galerias de estilos de células, de formatação de tabelas e de temas da folha de cálculo.




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3.

A janela do Microsoft Excel 2007

A janela do Microsoft Excel 2007 [França08],

[Frye07] apresenta,

na parte

superior, o friso que agrupa diversos comandos organizados num conjunto de separadores. O botão Office, localizado no canto superior esquerdo da janela, dá acesso às funções mais básicas do processador de texto, tais como: 

Novo



Abrir



Guardar Guardar Como





Imprimir



Prepara



Enviar



Publicar



Fechar

A barra de ferramentas de acesso rápido,

agrupa um

conjunto de comandos, que podem ser utilizados independentemente do separador que está activo no friso. Esta barra é personalizável através do botão

.


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Na parte inferior da Janela, são visíveis os separadores das folhas de cálculo do livro aberto. A última barra da janela consiste na barra de estado possibilita o acesso às diferentes vistas do documento e à personalização do zoom.

Minimizar janela

Separadores do friso

Maximizar janela Barra de ferramentas

Nome do livro (livro) Fecha janela

Botão do Office

Barra de fórmulas

Expandir a

barra das fórmulas

Coluna activa Barra de deslocamento vertical

linha activa

Barra de deslocamento horizontal

Célula


Vistas do documento


Menos Zoom

Personalizar Zoom


Mais Zoom

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3.1. O botão do Office O botão do Office substitui o menu ficheiro existente nas versões anteriores. Este botão encontra-se na parte superior esquerdo da janela do Excel e ao clicar sobre este botão surge os comandos básicos, como o Abrir um documento, Guardar um documento, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar, Fechar, lista dos documentos recentemente utilizados e às opções do Office.

Figura 1 – Botão do Office Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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A partir do botão Opções do Excel podemos configurar diversas opções gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel. A partir deste botão

é possível configurar diversas opções

gerais sobre o funcionamento do Microsoft Excel tais como dados pessoais, opções de visualização e impressão de documentos, idioma utilizado, número de folhas existentes em cada livro, etc.

3.2. A barra de ferramentas de acesso rápido A barra de ferramentas de acesso rápido contém um conjunto de comandos que são independentes do separador que está activo. É possível, adicionar ou remover comandos, bem como movê-la para outro lugar, Usando a seta que se encontra à direita da barra -

, esta permite-

lhe personalizar a barra de acesso Rápido.

Anular acção

Repetir acção

Guardar documento

Personalizar barra de ferramentas

3.3. O friso do Microsoft Excel O friso do Microsoft é constituído por vários separadores que organizam os comandos disponíveis em função das funcionalidades que apresentam.




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3.3.1. Separadores do friso Base: Este separador contém comandos relacionados com a formatação de células (tipo de letra, alinhamento, formatos de dados), formatação de tabelas (estilos de tabelas, inserir, eliminar linhas /colunas) ordenar e procurar dados.

Figura 2 – Separador Base

Inserir : Este separador contém comandos relacionados com a inserção de vários objectos numa folha de cálculo: Tabelas dinâmicas, Imagens, ClipArt, formas automáticas, Gráficos, Caixas de texto, Cabeçalhos e Rodapés, WordArt, etc.

Figura 3- Separador Inserir

Esquema de página: Contém comandos relacionados com a configuração de páginas: temas de página, fundo de página, margens e tamanho de página,

etc

Figura 4 – Esquema de Página Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Fórmulas: Contém comandos relacionados com a inserção de funções e fórmulas de cálculo. Fornece acesso à biblioteca de funções pré-definidas e à auditoria de fórmulas, que permite analisar e avaliar as fórmulas introduzidas. Este separador possibilita ainda a definição de nomes de células e a especificação de opções de cálculo.

Figura 5 – Separador Fórmulas

Dados: Contém comandos relacionados com a importação de dados a partir de outros ficheiros, a ligação a dados existentes noutros ficheiros, a criação de grupos de dados e subtotais. Contém ainda algumas ferramentas de análise de dados que possibilitam a criação de cenários de hipóteses, a validação de dados e consolidação de dados, etc.

Figura 6 – Separador Dados




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Rever : Contém comandos relacionados com a verificação ortográfica, a revisão de documentos, a gestão de comentários e a protecção de dados.

Figura 7 – Separador Rever

Ver : Contém comandos relacionados com as vistas de um documento, o zoom, a visualização da régua e de linhas de grelha e ainda a divisão do ecrã em janelas para visualizar diferentes documentos ou partes de um mesmo documento.

Figura 8 - Separador Ver

Além destes separadores existem outros separadores contextuais. Estes surgem quando estamos a executar tarefas relacionadas com essas funcionalidades. Por exemplo, quando seleccionamos uma imagem, surgem as ferramentas da Imagem


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Figura 9 – Ferramentas de imagem

Outro exemplo é quando estamos a trabalhar com tabela, surgem as ferramentas de tabela. Mais a frente farei referência ao surgimento destas ferramentas.

Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de: 

Identificar as funcionalidades do botão do Office



Trabalhar na área do friso do Excel




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4. Iniciar o Microsoft Excel 2007 Este capítulo [Pinto07], [França08] aborda algumas tarefas elementares na manipulação de ficheiros do Microsoft Excel, tais como abrir um ficheiro do Excel, movimentar-se na folha de cálculo, utilizar modelos de folhas de dados, guardar um ficheiro e utilizar a ajuda.

4.1. Livro em branco Para criar um novo livro: Clique no Botão do Office



4.2. Abrir um livro existente Quando guarda um livro, este fica gravado no disco rígido. Para abrir um livro: Clique no Botão do Office




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Figura 10- Abrir um livro

Seleccione o ficheiro que pretende abrir e clique em

.

4.3. Guardar um livro Sempre que cria um novo livro é necessário gravá-lo, no caso de querer mais tarde voltar ao mesmo livro para impressão, reedição ou continuação da criação da tabela. Para guardar um livro que está sendo editado: Clique sobre o botão "Guardar"

na barra de ferramentas de

acesso rápido; ou Clique no Botão do Office Elaborado por: Sérgio Jorge





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Quando o livro é guardado pela primeira vez, o Excel exibe a caixa de diálogo Guardar Como, que permite indicar o formato que pretende para o seu documento: Documento do Excel (formato XML), Modelo do Excel, Documento do Excel 97, 2003 (*.xls), ou outros.

Figura 11 – caixa de diálogo Guardar uma cópia do Documento


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Formatos do Excel FORMATO

EXTENSÃO

DESCRIÇÃO

Livro do Excel

.xlsx

Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 baseado em XML. Não permite armazenar código de macro VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) nem folhas de macro do Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Livro do Excel (código)

.xlsm

Formato de ficheiro do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Binário do Excel

.xlsb

Formato de ficheiro binário do Office Excel 2007 (BIFF12).

Modelo

.xltx

Formato de ficheiro predefinido do Office Excel 2007 para modelos do Excel. Não permite armazenar código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Modelo (código)

.xltm

Formato de ficheiro do Office Excel 2007 para modelos do Excel com suporte para macros. Armazena código de macro VBA ou folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Livro Excel 97Excel 2003

.xls

Formato de ficheiro binário (BIFF8) Excel 97 - Excel 2003.

Modelo Excel 97- Excel 2003

.xlt

Formato de ficheiro binário (BIFF8) para modelo Excel 97 - Excel 2003 .

Livro 5.0/95

.xls

Formato de ficheiro binário (BIFF5) Excel 5.0/95 .

Folha de cálculo XML 2003

.xml

Formato de ficheiro XML 2003 (XMLSS).

Dados XML

.xml

Formatos de dados XML.

Suplemento do Excel

.xlam

Suplemento do Office Excel 2007 baseado em XML e com suporte para macros, um programa suplementar concebido para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA e folhas de macro do Excel 4.0 (.xlm).

Suplemento do Excel 97-2003

.xla

Suplemento do Excel 97-2003, um programa suplementar concebido para executar código adicional. Suporta a utilização de projectos VBA.

Excel




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Livro do Excel 4.0

.xlw

Formato de ficheiro do Excel 4.0 que só guarda folhas de cálculo, folhas de gráfico e folhas de macro. É possível abrir um livro neste formato de ficheiro do Office Excel 2007, mas não é possível guardar um ficheiro do Excel neste formato de ficheiro.

Após a escolha do formato com o qual quer guardar o documento, surge a caixa Guardar como. Seleccione a pasta onde quer guardar o documento indicando o nome. No campo Guardar em: deverá escolher a pasta em que deseja gravar o ficheiro, logo de seguida deverá dar um nome ao ficheiro, no campo Nome do ficheiro. O nome não deve ter caracteres especiais, como: *, ?, ,, :, ;, etc. O nome deverá ser intuitivo, isto é, deverá reflectir o conteúdo ou funcionalidade do livro que está a ser guardado. Depois de tudo feito, é só clicar no botão Guardar.

Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez


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4.4. Área de trabalho O Excel é constituído por linhas (identificadas por números) e Colunas (identificadas por letras), a intersecção de uma Linha com uma Coluna designa-se por Células. Cada folha contém 1.048.576 linhas e 16384 colunas. A cada ficheiro aberto no Excel é designado por Livro, cada livro pode ter várias folhas de cálculo, com os nomes de Folha1, Folha2.

Folhas do livro

Inserir nova folha de cálculo

Ir para a última linha: CRTL  Tecla direccional para baixo Ir para a primeira linha: CRTL  Tecla direccional para cima Ir para a última coluna: CRTL  seta direccional para a direita Ir para a primeira coluna: CRTL  seta direccional para a esquerda




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4.5.

Alterar o espaço destinado às folhas (separadores)

O espaço na parte inferior da janela do livro é partilhado entre os separadores das folhas de cálculo e a barra de deslocamento horizontal. Esse espaço pode ser aumentado ou diminuído, conforme mostra a figura seguinte:

Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal

Para aumentar ou diminuir a área onde se encontram os separadores (folhas): Coloque o cursor na área indicada (até que este se transforme em duas setas a apontar para a esquerda e para a direita), clique, não largue e arraste para a posição desejada, aumentando ou diminuindo a área ocupada pelos separadores das folhas de cálculo.

4.6. Teclado O quadro apresenta algumas teclas que permitem movimentar-se numa folha de cálculo. TECLAS SETAS DO CURSOR

MOVIMENTO DO CURSOR Movimenta-se entre as células, na direcção da seta do cursor pressionada. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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TECLAS MOVIMENTO DO CURSOR PAGE UP Um ecrã para cima. PAGE DOWN Um ecrã para baixo. ALT + PAGE UP Um ecrã para a esquerda. ALT + PAGE DOWN Um ecrã para a direita. CTRL + PAGE UP / PAGE Transição entre as várias folhas DOWN existentes. HOME Início da linha corrente. CTRL + HOME Início da folha (célula A1). Início/Fim da linha/coluna END + SETA DO CURSOR correspondente. Posiciona o cursor directamente na F5 célula a indicar.

4.7. Manipulação das folhas de cálculo Existe um determinado conjunto de operações básicas que podem ser executadas directamente sobre uma folha de cálculo.

4.7.1. Mudar o nome da folha de cálculo O nome serve para identificar cada folha de cálculo, de acordo com o seu conteúdo ou funcionalidade ou qualquer outro critério que tenha usado. Para mudar o nome de uma folha de cálculo: Separador Base

Grupo Células



Formatar



Mudar o



nome da folha.




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Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo Ou

Posicione o cursor (seta) sobre nome da folha que pretende alterar. Clique no botão direito do rato

Mudar o nome.



Ou

Faça duplo clique sobre o separador da folha a alterar o nome.

O nome existente fica seleccionado. Escreva o novo nome. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Pressione ENTER ou clique sobre uma das células da folha.

4.7.2.

Inserir uma folha de cálculo

Para inserir uma folha de cálculo: Separador Base  Grupo Células  Inserir  Inserir Folha.

Ou Clique com o botão direito do rato sobre uma folha

Inserir





Inserir Folha.

Um novo separador aparecerá, indicando que existe mais uma folha de cálculo no seu livro.

4.7.3.

Eliminar uma folha de cálculo

Para eliminar uma folha de cálculo: Separador Base  Grupo célula  Eliminar  Eliminar Folha.

Figura 15 - Eliminar folha de cálculo




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Ou Clique no botão direito do rato, com o ponteiro deste sobre o separador da folha a eliminar. No menu de contexto /Clique com o botão direito do rato)



Eliminar.

Figura 16 - Eliminar folha utilizando o menu de contexto

Na janela que aparece, clique no botão OK. Se outras folhas tiverem relacionamentos com a eliminada, esses relacionamentos perder-se-ão e surgirão erros nessas folhas.

4.7.4.

Mover uma de folha de cálculo

Para mover uma folhas cálculo: Coloque o cursor sobre a folha que pretende mover, pressione o botão e sem largar arraste para a posição pretendida. Esta é dada pelo triângulo preto que surge durante a movimentação do ponteiro do rato. Largue o botão do rato O u


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Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou copiar  Mover ou copiar….

Figura 17 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde deseja colocar a folha

 Ok

Figura 18 – Mover ou copiar uma folha

Para copiar uma folhas cálculo: Coloque o cursor sobre a folha que pretende copiar, pressione o botão do rato em simultâneo pressione a tecla CTRL e sem largar arraste para a posição pretendida. Esta é dada pelo




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triângulo preto que surge durante a movimentação do ponteiro do rato. Largue o botão do rato. Ou Clique com o botão direito sobre a folha que pretende mover ou copiar  Mover ou copiar….

Figura 19 Mover ou copiar uma folha de cálculo

Na janela mover ou copiar indique o livro de destino e onde deseja colocar a folha  Active Active a opção Criar uma copia  Ok Ok

Figura 20 – Copiar uma folha Os melhores RUMOS RUMOS para para os Cidadãos da Região

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Copias das Folha3 e Folha1


Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo



Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar folhas)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “Iniciar o Microsoft Excel 2007” no no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.




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5. Operações na Folha de Cálculo Ao movimentarmos [Jesus 08], [França08] o cursor dentro de uma folha de cálculo, este pode assumir três formas distintas: 

Seta e Cursor de movimento (cruz com setas nas extremidades) – move o conteúdo da (s) célula (s) seleccionada (s)



Cruz de preenchimento ( cruz preta que surge no canto inferior direito da célula seleccionada) – preenche com o conteúdo da célula, se este constar na lista personalizada, irá surgir os restantes dados pertencentes à lista. Caso o valor não pertença à lista irá ser feita uma cópia do conteúdo da célula.


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

Cruz de selecção (cruz branca) – Activa a célula para iniciar a introdução de dados ou selecciona um conjunto de células.

5.1. Seleccionar células Existem várias formas de se seleccionar blocos de células numa folha de cálculo.

5.1.1.

Seleccionar um bloco de células com o rato

Um bloco de células contínuas é um bloco que começa numa determinada célula e termina noutra, sem quebras a meio. Para seleccionar um bloco de células contínuas: Posicione o ponteiro do rato sobre a primeira célula a seleccionar. Clique no botão esquerdo e mantenha o botão premido. Arraste o ponteiro do rato até à última célula a seleccionar. Ou Use uma combinação entre o rato e o teclado: Elaborado por: Sérgio Jorge



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Clique na primeira célula do bloco a seleccionar. Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida. Clique na última célula do bloco a seleccionar. Ou Pode usar apenas o teclado: Use as teclas do cursor para seleccionar a primeira célula do bloco desejado. Pressione a tecla SHIFT e mantenha-a premida. Use as teclas direccionais para seleccionar a última célula do bloco desejado.

No bloco seleccionado, uma das células contínua a ser a célula activa, pelo que aparece destacada na selecção.

Figura 21 – Selecção de células contíguas

5.1.2.

Seleccionar vários blocos de células

Pode também sentir necessidade de seleccionar diversos blocos de células, separados uns dos outros. Para Seleccionar o primeiro bloco de células: Mantenha a tecla CTRL premida. Com o rato, seleccione os outros blocos de células.


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Figura 22 – Selecção de células intercaladas

5.1.3.

Seleccionar todas as células da folha

Para seleccionar todas as células de uma folha de cálculo, clique no quadrado acima da linha 1 e à esquerda da coluna A.

Figura 23 – Selecção da folha de cálculo

Pode clicar apenas na letra de uma coluna ou no número de uma linha para seleccionar toda essa coluna/linha. Se clicar e arrastar, seleccionará colunas/linhas contíguas.




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5.2. Tipos de dados O Excel é capaz de interpretar e tratar diferentes tipos de dados: texto, valores numéricos, datas e fórmulas.

5.2.1.

Texto

O texto é normalmente utilizado para dar títulos a uma tabela, linha ou coluna. O texto introduzido pode ser formatado de muitas maneiras, como normalmente se faz num processador de texto.

5.2.2.

Valores numéricos

Os valores numéricos podem ainda ser divididos em diversos formatos: números positivos ou negativos, números com ou sem casas decimais, percentagens, valores monetários, etc.

5.2.3.

Datas

Também as datas e as horas são interpretadas pelo Excel, mas devem ser introduzidas de acordo com a configuração do ambiente de trabalho.

5.2.4.

Fórmulas

Fórmulas são expressões matemáticas ou lógica, utilizadas para o processamento de cálculos.

Operadores aritméticos: Para executar operações matemáticas básicas - como a adição, subtracção ou multiplicação -, combinar números e produzir resultados numéricos, utilize os seguintes operadores aritméticos. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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OPERADOR ARITMÉTICO

SIGNIFICADO

EXEMPLO

+ (sinal de adição)

Adição

3+3

- (sinal de subtracção)

Subtracção Negação

3 –1 –1

* (asterisco)

Multiplicação

3*3

/ (barra)

Divisão

3/3

% (símbolo de percentagem)

Percentagem

20%

^ (acento circunflexo)

Exponenciação)

3^2

Funções Lógica: FUNÇÃO

DESCRIÇÃO

E

Devolve VERDADEIRO se todos os respectivos argumentos corresponderem a VERDADEIRO

FALSO

Devolve o valor lógico FALSO

SE

Especifica um teste lógico a ser executado

SE.ERRO

Devolve um valor definido pelo utilizador se ocorrer um erro na fórmula, e devolve o resultado da fórmula se não ocorrer nenhum erro

NÃO

Inverte a lógica do r espectivo argumento

OU

Devolve VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO

VERDADEIRO

Devolve o valor lógico VERDADEIRO

As fórmulas podem incluir, para além dos operadores matemáticos, valores numéricos e referências a células. É através destas referências a outras células que se estabelecem as relações numa folha de cálculo, pois estamos a dizer ao Excel para ir buscar valores contidos noutras células e utilizá-los nos cálculos de uma determinada fórmula.




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5.2.5.

Inserção de dados em células

Convém referir que tudo o que inserir será introduzido na célula que estiver activa. Assim, active antes a célula onde deseja inserir dados.

Quando começa a digitar dados, o Excel activa automaticamente a barra de fórmula.

Figura 24 – Barra de fórmulas

Os primeiros caracteres digitados levam o Excel a interpretar automaticamente qual o tipo de informação que está a ser introduzida.

Para finalizar a introdução dos dados: Premir a tecla ENTER ou TAB. Premir uma das teclas direccionais. Clicar em qualquer outra célula da folha de cálculo.


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5.2.6.

Inserção de texto

É considerado texto - todas as entradas constituídas por qualquer combinação de caracteres alfanuméricos, números ou espaços. Se tiver apenas números, mas separados por espaços, o conteúdo dessa célula será tratado como texto. O texto fica automaticamente alinhado à esquerda.

5.2.7.

Inserção de números

Para que possa ser interpretado como um número, o conteúdo da célula terá que ser constituído exclusivamente pelos caracteres: 

0 a 9.



+, -.

 (,

).



$



.



E, e.

Os números ficam automaticamente alinhados à direita. Se por lapso inserir um ponto em vez de uma vírgula, o valor da célula fica com alinhamento à esquerda, o que significa que este valor não pode ser utilizado para efectuar cálculos, como podemos verificar no exemplo que se segue:




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5.2.8.

Inserção de números como texto

Algumas vezes é necessário introduzir números como texto. O Excel não poderá fazer qualquer cálculo numérico com estas entradas. A forma mais fácil de fazer isto é a seguinte: antes de introduzir o número, digite o caractere apóstrofe („). Esse caractere não aparecerá na célula

(apenas na barra de fórmulas).

5.2.9.

Completar

automaticamente

texto

em

colunas Quando começa a introduzir texto numa célula, o Excel verifica, automaticamente, se nessa coluna existe alguma célula cujo conteúdo comece pelos mesmos caracteres que está a digitar. Se sim, mostra-lhe a possibilidade de apenas pressionar ENTER, de forma a escrever imediatamente o texto, sem ter de escrever todos os caracteres.

Figura 25 – Conclusão automática Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Para completar texto automaticamente: Botão Microsoft Office

Opções do Excel



Avançadas





Opções de edição, seleccione ou desmarque a caixa de verificação Activar a Conclusão Automática para os valores das células para activar ou desactivar esta opção.

Figura 26 – Opções da conclusão automática

5.3. Alterar o conteúdo das células O conteúdo de qualquer célula pode ser eliminado, alterado parcialmente ou substituído integralmente.

5.3.1.

Eliminar o conteúdo das células

Para eliminar o conteúdo de uma ou mais células: Seleccione as células desejadas e pressione o botão DELETE. Ou Separador Base  Grupo Edição  Eliminar Elaborado por: Sérgio Jorge



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Figura 27 Limpar

Limpar Tudo – Elimina conteúdos das células e respectivos formatos Limpar Formatos – Elimina só o formato da célula mantendo o conteúdo Limpar Conteúdos – Elimina só o conteúdo da célula mantendo o formato Limpar Comentários – Elimina os comentários das células

5.3.2.

Alterar parcialmente o conteúdo das células

Para alterar parte do conteúdo de uma célula é necessário editar a mesma, de modo a que o seu conteúdo fique disponível para modificações. Para alterar parcialmente o conteúdo das células: Seleccione a célula desejada. Coloque o cursor na barra de fórmulas e proceda às alterações. Ou Faça um duplo clique sobre a célula desejada.


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Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula

Figura 29 Conteúdo da célula alterado

5.3.3.

Substituir totalmente o conteúdo de uma

célula Isto significa que a célula ficará sem o seu conteúdo anterior, ficando um novo conteúdo. Para substituir o conteúdo de uma célula: Seleccione a célula desejada. Escreva o novo conteúdo. Se verificar que se enganou, ainda enquanto escreve, pressione a tecla ESC; o conteúdo anterior será reposto.




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5.4. Mover e copiar células O conteúdo das células pode ser copiado ou movido para uma área qualquer dentro da folha de cálculo corrente, para outra folha de cálculo do mesmo livro ou para uma folha de cálculo de outro livro. A cópia do conteúdo mantém o original; se mover, este perde-se.

5.4.1.

Combinações de teclas

Existem algumas combinações de teclas que lhe permitem copiar ou mover o conteúdo de células para outro local. Para copiar, faça o seguinte: Seleccione as células cujo conteúdo pretende copiar. Pressione CTRL + C. Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo da nova localização. Pressione CTRL + V Para mover: Seleccione as células cujo conteúdo pretende mover. Pressione CTRL + X Seleccione a célula que representa o canto superior esquerdo da nova localização. CRTL + V

Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células


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5.4.2.

Friso

Também é possível copiar ou mover usando o Friso. Para copiar, através do Friso: Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar Separador Base

Grupo Área de transferência



- copiar



(copia o conteúdo e coloca na área de transferência) Seleccione a célula onde deseja colocar a copia e clique no botão

para colar o conteúdo da área de transferência

Para mover através do Friso: Seleccione as células cujo conteúdo deseja mover Área de transferência



Grupo



- cortar (corta a selecção

do documento e coloca na área de transferência)

Seleccione



a célula que onde deseja colocar os dados que está a mover Clique no botão botão



para colar o conteúdo da área de

transferência




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5.4.3.

Técnica de arrastar e largar

Esta técnica, para quem está à vontade com o rato, deverá ser a técnica mais rápida para se copiar ou mover conteúdos de células. Para copiar, através da técnica de arrastar e largar: Seleccione as células cujo conteúdo deseja copiar. Pressione a tecla CTRL e não largue. Coloque o ponteiro do rato em cima de um dos limites que envolve a selecção.

Clique no botão esquerdo e não largue. Arraste para a nova localização. Largue o botão esquerdo e a tecla CTRL.

Para mover faça tudo como para copiar, mas sem pressionar a tecla CTRL.

5.5. Linhas e colunas É possível inserir mais linhas ou colunas na sua folha de cálculo. Isto pode acontecer quando, por exemplo, tem uma tabela com informação e verifica que, no meio dessa tabela, falta informação. De forma análoga, pode ter necessidade de eliminar registos. A inserção/eliminação de linhas e/ou colunas não faz aumentar ou diminuir o total de linhas/colunas existentes numa folha de cálculo. O total de linhas é de 1 048 576 e o total de colunas 16384 (de A a XFD). Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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5.5.1.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o

botão direito do rato Para inserir uma Célula: Clique com o botão direito, no local que deseja inserir a célula Inserir.



Figura 31 - Inserir

Logo de seguida seleccione o modo como quer que a célula seja inserida. Para inserir uma coluna: Clique, com o botão direito, na letra da coluna onde quer inserir a nova coluna  Inserir.

Figura 32 – Inserir Coluna




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Para inserir uma linha: Clique, com o botão direito, no número da linha onde deseja inserir a nova linha  Inserir.

Figura 33 - Inserir linhas

5.5.2.

Inserir células, linhas e colunas utilizando o

friso Para inserir células, linhas, colunas e folha utilizando o friso: Separador Base  Grupo Células Inserir.

Figura 34 Inserir células, linhas e colunas


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E clique sobre o que deseja inserir. Para inserir células terá de indicar como quer que esta seja inserida

Figura 35 – Inserir Células

5.5.3.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando

o botão direito do rato Para eliminar uma Célula: Clique com o botão direito, no local que deseja eliminar a célula Eliminar.



Para eliminar uma coluna/linha: Clique com o botão direito, no número da linha/coluna que deseja eliminar  Eliminar Elaborado por: Sérgio Jorge



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5.5.4.

Eliminar células, linhas e colunas utilizando

o friso

Para eliminar uma célula: Seleccione a célula que pretende eliminar

Separador Base



Grupo Células Eliminar  Eliminar células



Seleccione como quer eliminar a célula Para eliminar uma coluna/linha: Seleccione a linha/coluna que pretende eliminar

Separador



Base  Grupo Células  Eliminar.

Figura 36 - Eliminar Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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5.5.5.

Formatar a altura das linhas e das colunas

Para aumentar ou diminuir a altura de linhas ou de colunas: Coloque o ponteiro do rato abaixo do número da linha que deseja alterar, ou à direita da coluna que pretende alterar a largura e mova o rato no sentido do que pretende.

Repare que aparece um rectângulo amarelo que lhe dá a medida com que ficará a linha ou coluna.

Figura 37 – Alterar alturas das linhas

Ou Clique com o botão direito em cima do número da linha que deseja formatar

Separador Base



Grupo Células





Formatar  Altura da linha ou largura da coluna.

Na janela que aparece, escreva a altura desejada (a medida é em points).




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Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas


Seleccionar blocos de células



Identificar os diferentes tipos de dados aceites no Excel



Trabalhar nas células, linhas e colunas

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “OPERAÇÕES NA FOLHA DE CÁLCULO” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.


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Formatar células

6.

Neste capítulo [França08], [Pinto07] vamos tratar de dois aspectos da formatação: a formatação de células que é fundamental para que possa produzir trabalhos agradáveis e aceites por outras pessoas e a formatação como tabela, formata rapidamente os dados da folha de cálculo aplicando um estilo de tabela predefinido.

6.1.

Esconder a grelha

Cada folha de cálculo é constituída por uma grelha de células, com linhas ténues a delimitar cada célula. Se quiser, pode esconder essas linhas ténues, como mostra a figura seguinte:

As células continuam cá, só que não se vêm os seus delimitadores. Desta forma, conseguem-se efeitos de formatação mais agradáveis.

Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha

Para esconder a grelha: Separador Esquema de página



Grupo Opções de folha



Ver

Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha Elaborado por: Sérgio Jorge



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6.1.1.

Tipo de letra

É provável que ao formatar uma folha tenha que altera o tipo de letra ou o tamanho do tipo de letra para as células ou intervalos seleccionados numa folha de cálculo.

Para alterar o tipo de letra: Seleccione a célula  Separador Base  Grupo Tipo de Letra

Figura 41 – Formatar o tipo de letra

Seleccione Tipo de letra – Arial, tamanho 18, Negrito, Itálico e Sublinhado, deverá obter o seguinte resultado


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Figura 42 – Aplicação do tipo de letra

Se clicar na seta existente no grupo de tipo de letra abre-se a Caixa Formatar células, que ontem várias opções para formatar tipo de letra, para além dos separadores para formatar o tipo de dados, alinhamento, limites das células, etc . Se pressionar as teclas CTRL+1abre automaticamente a caixa Formatar células.

Figura 43 – Grupo Tipo de letra




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Figura 44 – Tipo de letra

É possível configurar o Microsoft Excel para que ao criar um novo livro utilize um determinado tipo de letra e tamanho de letra. Para predefinir o tipo de letra e tamanho para todos os livros: Botão do Office



Opção Popular



Área



Quando criar novos livros, especifique o tipo de letra e tamanho que pretende pré-definir quando criar um novo livro no Excel.

Figura 45 – Opções do Excel


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6.1.2.

Tipo de dados

Como vimos anteriormente as células de uma folha de cálculo podem conter dados de diversos tipos. Também é possível criar formatos de tipos de dados personalizados, de acordo com as nossas necessidades. O grupo Números, existente no separador Base, apresenta alguns dos formatos numéricos mais comuns.

Figura 46 – Formatar células - número




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6.1.3.

Alinhamento

No grupo alinhamento existente no separador Base, contém diversos comandos que permitem formatar as células quanto ao alinhamento do seu conteúdo: alinhamento horizontal (em relação à largura da célula) e vertical (em relação à altura da célula). Também é possível modificar a orientação do texto especificando um ângulo de rotação do mesmo, a moldagem do texto em relação às dimensões da célula e a união de células são também comandos muito úteis.

Figura 47 – Alinhamento de dados

Para utilizar o alinhamento horizontal e vertical Seleccione as células que pretende formatar Base

Grupo Alinhamento



Separador



Clique no alinhamento



pretendido

Alinhamento superior – Alinha o texto na parte superior da célula. Alinhamento meio – Alinha o texto de modo a ficar centrado entre a parte inferior e superior da célula. Alinhamento inferior - Alinha o texto na parte inferir da célula. Alinhamento à esquerda - coloca o texto à esquerda da célula na horizontal Ao centro – coloca o texto ao centro da célula na horizontal Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Alinhamento à direita - coloca o texto à direita da célula na horizontal

6.1.4.

Moldar o texto

Moldar o texto de uma célula - consiste em tornar todo o seu conteúdo visível, apresentando-o em várias linhas. Os dados são moldados de forma a ajustarem-se à largura da célula.

Para moldar o texto: Seleccione as células que pretende formatar Base  Grupo Alinhamento 

Separador



Moldar texto

Figura 48 – Moldar texto

6.1.5.

Unir células

A união das células consiste em juntar duas ou mais células numa única célula maior, centrando o seu conteúdo relativamente às dimensões da nova célula. Se as duas células tiverem dados apenas…..COMPLETAR A FRASE Elaborado por: Sérgio Jorge



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Esta funcionalidade é normalmente utilizada para criar rótulos ou tabelas, que abrangem diversas colunas ou linhas. Para unir dados nas células: Seleccione as células que pretende unir Grupo Alinhamento 

Separador Base





Unir e centrar

Figura 49 – Unir células

- Unir as células seleccionadas a uma célula maior centrada e centrar os respectivos conteúdos na nova célula. - Une as células a partir das colunas seleccionadas - Intercala as células seleccionadas numa só c élula - Divide as células seleccionadas em várias novas células

6.1.6.

Orientação de texto

A orientação consiste em rodar o conteúdo de uma célula na diagonal ou na vertical. É possível especificar o ângulo de rotação do texto desde -90º até 90º. Pode assim obter efeitos diversos, conforme rotação definida. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Para alterar a orientação das células: Seleccione as células que pretende a formatar Base

Grupo Alinhamento



Orientação



Separador



clique na



seta para seleccionar a orientação pretendida.

Figura 50 - Orientação

6.1.7.

Limites das células

Para definir limites em volta das células pode utilizar o botão existente no grupo tipo de letra. A partir deste botão pode seleccionar limites pretendidos ou seleccionar uma das opções de Desenhar limites. Neste caso, o cursor toma a forma de um lápis, bastando arrastá-lo pela folha de cálculo para desenhar as linhas que deseja. Para definir os limites de uma célula, ou de um bloco de células: Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja definir limites. Separador Base

Grupo Tipo de letra



Clique na seta descendente



Limites



Seleccione o local onde



pretende aplicar o limite.




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Figura 51 – Limites

Para colocar limites na diagonal dentro das células: Seleccione a célula ou o bloco de células para as quais deseja definir limites. Separador Base

Grupo Tipo de letra





Limites  Clique

na seta descendente  Seleccione mais limites.


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Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células

6.1.8.

Cor de preenchimento

Para formatar o fundo das células: Seleccione as células para as quais deseja definir uma cor de fundo. Separador Base

Grupo Tipo de letra





Cor de

preenchimento.

Figura 53 - Cor de Preenchimento

Escolha a Mais cores para obter a paleta de cores.




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Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento

Vejamos um pequeno exemplo:

Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões

6.2. Estilos de células O Microsoft Excel 2007 oferece uma galeria de estilos de células, que ajuda a formatar células de uma forma rápida e sem esforço Para alterar o estilo das células: Seleccione a célula ou o bloco de células a formatar Separador Base

Grupo Estilos







Seleccione um estilo à sua escolha. Repare que ao passar o cursor nos diferentes estilos o Excel pré-visualiza o efeito de cada estilo na sua folha de cálculo. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Figura 56 – Estilo de células

7. Objectivos a atingir: Após este capítulo deverá ser capaz de: 

Formatar uma tabela no Excel



Criar e editar um cabeçalho e rodapé



Prepara uma tabela para imprimir

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “FORMATAR CÉLULAS” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.




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Formatação da folha de cálculo Neste capítulo [Pinto07], [França08] iremos analisar a formatação da folha de cálculo e a sua preparação para impressão. São abordados aspectos como a elaboração de cabeçalhos e rodapés, a configuração de páginas, a formatação do fundo e a adição de temas.

Figura 57 – Vista normal

A partir da barra de estado (existente na parte inferior da janela do Microsoft Excel) pode alterar entre as diversas vistas da folha de cálculo.


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Vista de esquema de página

Pré-visualização de páginas

Vista normal

quebras

Figura 58- Modos de visualização

7.1. Criar cabeçalho e rodapés No Microsoft Excel pode adicionar cabeçalhos e rodapés com informações úteis aquando da impressão das folhas de cálculo. Os cabeçalhos e rodapés podem ser pré-definidos ou personalizados com dados introduzidos pelo utilizador.

Para criar um cabeçalho e rodapé: Separador Inserir  Grupo texto 

Figura 59 – Cabeçalho e rodapé




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Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé

7.1.1.

Cabeçalho e rodapés pré-definidos

O Microsoft Excel 2007 disponibiliza diversos cabeçalhos e rodapés com texto que se adapta facilmente a qualquer folha de cálculo. Para inserir um cabeçalho e rodapé pré-definidos: Nas Ferramentas do cabeçalho e rodapé

Grupo Cabeçalho e



rodapé 


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Figura 61 – Cabeçalho pré-definido

Seleccione o cabeçalho que pretende utilizar.

7.1.2.

Mudar entre o cabeçalho e o rodapé

Para mudar entre o cabeçalho e rodapé:

No grupo navegação clique em



para poder alternar

entre o cabeçalho e rodapé




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7.1.3.

Cabeçalhos e rodapés personalizados

O cabeçalho e rodapé encontram-se divididos em três secções: secção esquerda, secção do centro e secção da direita. Para inserir informação numa das secções: Clique na secção pretendida

clique no botão correspondente clique



à informação que pretende inserir que se encontra na barra de Elementos do Cabeçalho e Rodapé

Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé

7.1.1.

Cabeçalhos e rodapés usando o Configurar

página É possível definir o cabeçalho e rodapé a partir da caixa configurar página, de forma ao que acontece nas versões anteriores do Excel. Para inserir cabeçalho e rodapés pelo configurar: Separador Esquema de página

Configurar



Os melhores RUMOS RUMOS para para os Cidadãos da Região

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Figura 63 – Configurar Página

Depois de aceder ao configurar página, clique no botão Personalizar cabeçalho.

Figura 64 - Cabeçalho e rodapé




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Tem três áreas distintas para escrever o que desejar, cada uma das áreas com o alinhamento indicado. Quando clica em alguns deles, aparece um texto pré-definido entre parêntesis recto. Representa o tipo de informação que o Excel deve pôr nessa posição. Permite-lhe formatar o texto que vai escrever. Insere o número da página actual. Insere o total de páginas. Insere a data actual do sistema a que a impressão está a ser feita. Insere a hora actual do sistema a que a impressão está a ser feita. Insere o nome do livro e a sua localização (caminho completo). Insere apenas o nome do livro. Insere o nome da folha de cálculo a que se refere a impressão. Permite inserir uma imagem. Formatação da imagem inserida.


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Veja um pequeno exemplo:

Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho

7.2. Configurar a folha de cálculo para impressão Antes de imprimir um documento, será útil configurar a sua folha de cálculo no que respeita às margens, orientação da página, área de impressão, títulos de impressão (linhas e colunas a repetir no início de cada página impressa), entre outros.

Figura 66 – Esquema de Página

7.2.1.

Margens da página

Para alterar as margens da folha: O separador Esquema da página Margens



Grupo Configurar a Página



Seleccione a opção Personalizar Margens





Introduza as margens da sua folha de cálculo.




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Figura 67 – Margens

7.2.2.

Definir área de impressão

A definição da área de impressão de uma folha de cálculo é útil quando não se pretende imprimir todo o conteúdo de uma folha cálculo, mas apenas parte dela. Para alterar a área de impressão: Seleccione a área da folha de cálculo que pretende imprimir No separador Esquema de página



Grupo Configurar a



Página  Seleccione a opção Área de impressão


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Se imprimir ou pré-visualizar a folha de cálculo, surge apenas a área definida para impressão. Repare que a área definida para impressão surge com uma linha tracejada.

Figura 68 – Área de impressão


Inserir e editar uma fórmula



Utilizar as funções básicas do Excel (Soma, Média, Máximo, Mínimo, Contar)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “FORMATAÇÃO DA FOLHA DE CÁLCULO” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.




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8.

Fórmulas e Funções

O Microsoft Excel

[Frye07], [França08]

é uma ferramenta de cálculo

extremamente poderosa. Depois da introdução de dados é possível que tenha necessidade de efectuar cálculos. A forma mais simples de o fazer é através da definição de fórmulas de cálculo.

Figura 69 – Barra das fórmulas

8.1. Trabalhar com fórmulas No Excel, as fórmulas têm o objectivo de efectuar um ou vários conjuntos de cálculos sobre os dados. Esses cálculos podem ser simples (como uma adição), ou complexos (como uma equação matemática). Ao inserir uma fórmula numa célula, apenas vê o resultado do cálculo efectuado pelo Excel. A fórmula propriamente dita só é visível na barra de fórmulas. No Excel, uma fórmula deve começar sempre com o símbolo =. Mas vejamos a estrutura de uma fórmula simples:


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Figura 70 – Exemplo de uma fórmula

O que faz esta fórmula? Ela pega no valor que está armazenado na célula A7 e multiplica-o por 13%, apresentando o resultado na célula onde esta célula estiver a ser escrita. Experimente. Coloque o valor 10 na célula A7 e escreva esta fórmula na célula, por exemplo, B5. Após pressionar ENTER, com que valor fica em B5? Agora substitua o valor em A7 por 15 (ou outro qualquer) e pressione ENTER. O valor em B5. Além disso, no Excel as fórmulas têm de ser lineares. Suponha que tem a seguinte fórmula: X *

1  Y X  5

1

Se quiser passar esta fórmula para o Excel (sem nos importarmos com o que é o X e o Y), ela teria que ficar assim: = X * ((1 + Y) / (X - 5)) + 1




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É preciso colocar o parêntesis nos sítios correctos. O parêntesis dá prioridade à operação que está dentro deles. Assim, é só ver quais as regras de prioridade se aplicam na fórmula original e, no Excel, usar parêntesis para manter a ordem de execução dos cálculos. Não é difícil, mas pode exigir algum treino da sua parte. Vá aos livros de matemática e pratique com as equações matemáticas que conhecer melhor. Coloque os valores no Excel. Nas fórmulas do Excel, substitua as letras das equações pelos endereços das células onde estiver a registar os valores. Por exemplo, faça uma folha de cálculo que calcule as áreas de várias figuras geométricas...

8.1.1.

Operadores

Um dos elementos fundamentais numa fórmula é, obviamente, os operadores. Um operador indica qual a operação que queremos realizar. O Excel utiliza símbolos específicos para cada operação. Vejamos os mais utilizados, para as operações mais comuns. TIPO DE OPERADOR

EXEMPLOS

+

Adição

=A4+B7

-

Subtracção

=2000-C1

/

Divisão

=(C10*12)/14

OPERADOR

Aritméticos


75 de 135


TIPO DE OPERADOR

EXEMPLOS

OPERADOR =(2+C1)*(A2-

*

Multiplicação

%

Percentagem

=AB100*13%

^

Exponenciação

=A1^3

=

Igual

=A1=34

>

Maior

=D1>D2

<

Menor

=C2<5000

Maior ou igual

=10>=E9

<=

Menor ou igual

=CD2<=12000

<>

Diferente

=D3<>D1

3)

Relacionais (devolvem VERDADEIRO ou >= FALSO)

Range: conjunto de células Endereço

:

compreendidas

entre

dois B3:E10

endereços.




76 de 135


TIPO DE OPERADOR

EXEMPLOS

OPERADOR

;

Texto

&

União entre um conjunto de células.

Concatenação: junção de dois

(D5:E9;F1;G2)

=G10&G11

ou mais conjuntos de texto. =C12&” horas”

8.1.2.

Fórmulas com referências absolutas

O maior problema das fórmulas surge quando usamos referências a células e depois queremos copiar essa fórmula para diversas células. Vejamos o seguinte exemplo (ao lado do primeiro total está a fórmula usada para calcular esse valor):

Figura 71 – Exemplo de aplicação de uma fórmula Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Por uma questão de facilidade, poderíamos copiar a célula E7 para as células E8:E10. No entanto, se fizer isso (e deve fazer), o que acontece? Faça as contas manualmente e vai ver que o resultado não está correcto. Porquê? Olhe para a fórmula. Em vez de estar G3 (que é a célula, fixa, que contém a taxa de IVA a aplicar), está G4. Conforme a direcção da cópia, o Excel automaticamente incrementa as linhas e/ou as colunas. Isto é excelente, mas torna-se um problema quando temos células que sejam fixas nas fórmulas. Como resolver isto? Com a chamada referência absoluta. Na célula original, E7, substitua a referência G3 por G$3. Agora copie para as células E8:E10 e verifique os resultados manualmente. Correcto? Claro! O $ indica ao Excel que deve fixar, neste caso, a linha. Se quiséssemos fixar a coluna poríamos $G3. Para fixar a coluna e a linha pomos $G$3. Outra solução seria dar um nome à célula G3. Na fórmula usaríamos o nome, em vez da referência a G3. Ao darmos um nome a uma célula, estamos a associá-la com esse nome. Assim, a sua referência é fixa para o nome dado, para este exemplo poderíamos atribuir o nome Iva, ao efectuarmos o cálculo seria =C7*D7+(C7*D7)*Iva.

Trabalhar com funções O Excel possui diversas fórmulas pré-definidas com aplicações bem específicas, a que iremos chamar de funções. Do ponto de vista do utilizador, as funções trazem muitas vantagens, pois permitem diminuir o tempo gasto na elaboração das fórmulas, bem como os eventuais erros na sua concepção.




78 de 135


O Excel possui mais de 300 funções, agrupadas pelas seguintes categorias:  Funções

de bases de dados.

 Funções

de data e hora.

 Funções

financeiras.

 Funções

de informação.

 Funções

lógicas.

 Funções

de consulta e referência.

 Funções

matemáticas e trigonométricas.

 Funções

estatísticas.

 Funções

de texto.

A estrutura de uma função é a seguinte:

Figura 72 – Estrutura de uma função

Os argumentos são os dados que se passam à função e que esta vai trabalhar, para produzir um determinado resultado. Por exemplo: uma função para calcular uma potência precisa de dois argumentos (a base e o expoente). As funções podem ser digitadas directamente na célula por si, ou podem ser escolhidas a partir de um menu específico que o Excel lhe oferece. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Algumas funções básicas: Neste manual vamos trabalhar cinco funções. Se as compreender bem, está apto a explorar as outras por si, eventualmente com a ajuda de algum texto que contenha uma breve exposição das funções do Excel. Para a apresentação das funções que se seguem, vamos utilizar o seguinte exemplo base (a célula G3 tem o nome de IVA):

Figura 73 – Exemplo de tabela para aplicar funções

8.1.3.

Soma

A primeira função é a função SOMA. Esta função recebe até 30 argumentos e devolve o resultado da soma de todos eles. Vamos usar esta função para calcular o total de preços unitários da folha anterior. Para utilizar a função Soma: Coloque o cursor na célula onde quer que apareça o cálculo do total (Por exemplo C12)  Clique no fx da Barra das fórmulas




80 de 135


Figura 74 – Inserir função

Escolha a categoria Matemática e Trigonometria e clique na função SOMA.

Figura 75 – Caixa de diálogo Inserir função

Clique no botão OK. Deverá aparecer outra janela:


81 de 135


Figura 76 – Caixa de diálogo Argumentos de função

Nos argumentos da função seleccione o intervalo que deseja somar, num máximo de 30 argumentos. Clique em OK.

O resultado da soma deverá aparecer na célula. Se activar a célula onde inseriu a função, irá obter na barra das fórmulas uma expressão idêntica à que se segue Exemplo: =SOMA(C7:C10) Ou seja, estamos a pedir ao Excel para somar todas as células entre a C7 e a C10. Você poderia ter escrito esta instrução directamente. O nome da função pode ser em maiúsculas ou minúsculas, pois o Excel irá sempre convertê-lo para maiúsculas. Ponha agora, na célula adequada, a soma de todos os totais. Deverá ter algo parecido com o que se segue: Elaborado por: Sérgio Jorge



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Figura 77 – Exemplo da aplicação da função Soma

Altere um dos preços

unitários. O que aconteceu? O Excel

automaticamente recalculou o seu total e os seus totais gerais. Interessante, não? Eis alguns exemplos, de utilização da função soma: =SOMA(A1;B5:C7;A3:A9). Soma os valores que estão nas células A1, B5, B6, B7, C5, C6, C7,A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9. =SOMA(A2:B4;SOMA(B3;B5:B7)). Pode colocar funções dentro de funções! Esta soma os valores que estão nas células B3, B5, B6, B7. Depois pega nesse resultado e soma-o às células A2, A3, A4, B2, B3, B4.


83 de 135


O funcionamento é sempre este. As funções que vamos ver a seguir seguem a mesma filosofia, por isso a sua explicação será mais breve. Mas atenção: nem todas as funções são assim tão lineares! Algumas recebem argumentos e devolvem resultados com os quais é preciso saber lidar; outras apenas são úteis quando usadas dentro de outras funções... Mas se perceber a filosofia de base que está por trás das funções, então já percorreu mais de metade do caminho em direcção a uma boa utilização do Excel.

8.1.4.

Média

Outra função simples e muito útil é a função MÉDIA. Esta função calcula a média aritmética de todos os seus argumentos. O seu funcionamento interno é o seguinte: Ela soma todos os argumentos que recebe. Conta todos os argumentos que recebe. Divide o primeiro valor pelo segundo e esse é o valor que devolve. Usando o nosso exemplo, vamos calcular qual a média de preços unitários e de totais.




84 de 135


Figura 78 – Exemplo da aplicação da função Média

Se chegou aos mesmos resultados, então usou a função correctamente: =MÉDIA(C7:C10).

8.1.5.

Máximo e Mínimo

As duas funções que se seguem, MÁXIMO e MÍNIMO, devolvem, como os nomes sugerem, o maior e menor valor de todos os valores enviados como argumentos. Assim, vamos calcular automaticamente quais são, simultaneamente, os nossos maiores e menores preços unitários e totais. =MÁXIMO(C7:C10), etc...


85 de 135


Figura 79 – Exemplo da aplicação das funções Máximo e Mínimo

8.1.6.

Contar

A função CONTAR é um pouco diferente. Conta as células que contêm números. No nosso exemplo, vamos ver quantos produtos temos (veja a fórmula por baixo da célula):

Figura 80 – Exemplo da aplicação da função Contar




86 de 135


8.1.7.

Combinar funções

Figura 81 – Exemplo da combinação de funções

Como vê, é possível combinar funções. O Excel possui cerca de 300 funções. No entanto, combinadas em fórmulas bem construídas, podem resolver virtualmente todas as situações de cálculo, consulta e cruzamento de informação que possa imaginar. Esperamos que tenha ficado com o conhecimento básico de como funcionam as funções no Excel e que parta agora à descoberta de outras funções.


87 de 135



Criar um ficheiro em Excel e guardá-lo



Manipular as folhas do Excel (mudar o nome, mover, copiar e eliminar folhas)

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “FÓRMULAS E FUNÇÕES” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.




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9.

Gráficos

Os gráficos [Pinto07], [França08] são utilizados para representar os nossos dados numéricos, de uma forma normalmente mais fácil de analisar e visualizar. São igualmente bons para se fazerem comparações entre valores. Quando cria um gráfico no Excel, estabelece uma ligação entre um determinado conjunto de dados e o próprio gráfico. Assim, qualquer alteração que faça aos dados é imediatamente reflectida no(s) gráfico(s). O número máximo de gráficos que podem estar ligados a uma folha de cálculo depende apenas da memória do seu computador.

9.1. Criar um gráfico Vamos ver como criamos um gráfico de colunas. Para tal, vamos usar a tabela do exemplo do capítulo anterior (com algumas alterações, para termos uma melhor percepção dos valores e possa assim entender melhor esta funcionalidade).

Figura 82 – Exemplo de tabela para a construção de um gráfico

Os gráficos no Microsoft Excel mantêm ligações aos dados que os originam, pelo que se alterar esses dados os gráficos são actualizados automaticamente. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Para criar um gráfico: Seleccionar os dados que pretende incluir no gráfico



Separador Inserir

Figura 83 – Grupo Gráficos

Figura 84 – Tipo de gráfico colunas

Pode optar por seleccionar directamente na lista dos gráficos 3D ou pode dar um clique em todos os tipos de gráficos.




90 de 135


Figura 85 – Construção de um gráfico – Todos os tipos de gráfico

Nesta caixa de diálogo surgem as diversas categorias e sub-categorias dos tipos de gráficos.

Figura 86 - Gráfico

A inserção do gráfico ocorre, por omissão, na folha de cálculo em que está posicionado. Contudo pode mover o gráfico para outra folha.


91 de 135


Para mover um gráfico: Clique sobre o gráfico para o seleccionar

Separador



Estrutura  Clique em

Indique a folha de cálculo para onde pretende mover o gráfico.

Figura 87 – Mover o gráfico para outra localização

9.2. Formatar o gráfico Depois de criar o gráfico, pode personalizá-lo ao seu gosto. Os separadores Estrutura, Esquema e Formatar, existentes no friso do Excel, contêm

diversos

comandos

relacionados

com

a

formatação

e

personalização de gráficos.

Separador Estrutura

Escolher o tipo de gráfico

Trocar dados dos eixos e seleccionar dados

Seleccionar o esquema do

Seleccionar o estilo do gráfico

Mover gráfico

Figura 88 – Separador Estrutura




92 de 135


Separador Esquema

Seleccionar a área do gráfico

Inserir objectos no gráfico

Inserir rótulo de no gráfico

Formatar eixos

Analisar dados Formatar fundo do gráfico

Propriedades do gráfico

Figura 89 – Separador Esquema

Separador Formatar

Seleccionar a área do gráfico

Estilo e formatação do objecto seleccionado

Formatar com estilo wordArt

Ordem e visibilidade

Tamanho gráfico

Figura 90 – Separador Formatar

Para alterar o tipo de gráfico: Clique sobre o gráfico para o seleccionar Estrutura

grupo Tipo





Separador



Após ter seleccionado o



gráfico pretendido clique em OK


93 de 135

do


Figura 91 - Alterar o tipo de gráfico

Escolha o tipo de gráfico que pretender, por exemplo cilindro

Figura 92 – Gráfico Cilindros




94 de 135


9.2.1.

Estilo de gráfico

O Microsoft Excel oferece uma galeria de estilos de gráficos, que se adapta em função do tipo de gráfico que está a elaborar. Para alterar o estilo de gráfico: Clique sobre o gráfico para o seleccionar Estrutura

grupo Estilos de Gráficos



Separador



clique



para



obter mais estilo de gráfico.

Figura 93 - Estilos de gráfico

Deverá obter o seguinte resultado

Figura 94 – Novo estilo de gráfico Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

95 de 135


9.2.2.

Esquema de gráfico

Para alterar o esquema do gráfico: Mantenha o gráfico seleccionado

Separador Estrutura





clique na seta descendente existente no grupo Esquemas de

Gráficos

clique



Escolha um dos



esquemas existentes .

Por vezes é extremamente útil mostrar os valores concretos de cada coluna (série de dados), dado que os eixos do gráfico não os evidencia de uma forma exacta. Para mostrar os valores de cada coluna: Separador Estrutura  Grupo Rótulos  Seleccione Mostrar

Figura 95 – Mostrar Rótulo de dados




96 de 135


Figura 96 - Gráfico com rótulo de dados

9.2.3.

Formatar o gráfico

A área de um gráfico pode ser formatada sob diversas perspectivas: quanto à cor de preenchimento, cor da linha em redor do gráfico, estilo da linha, sombra, efeitos 3D, rotação do gráfico, etc. Para formatar um gráfico: Clique sobre a área do gráfico que pretende formatar Separador Formatar

Grupo Selecção Actual







Em

preenchimento active a opção Preenchimento com gradação da cor  Em cores predefinidas, escolha por exemplo: Trigo


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Figura 97 – Formatar área do gráfico

Figura 98 – Gráfico com o fundo – Trigo


Criar e formatar gráficos

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “GRÁFICOS” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.




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10.

Lista de Dados

A estrutura de linhas [França08], [Jesus 08] e colunas do Microsoft Excel permite manipular listas de dados como uma tabela do Access ou de outro sistema de gestão de base de dados. Cada coluna da tabela representa um campo e cada linha um registo. O Microsoft Excel utiliza a primeira linha da tabela para identificar os nomes dos campos. É possível inserir dados de variados tipos: texto, números, datas, fórmulas e hiperligações. Através do separador Dados, é possível importar dados a partir de outros ficheiros, gerir as ligações a outros livros do Microsoft Excel, ordenar e filtrar dados, criar grupos de dados e calcular subtotais por grupo, etc.

Importar dados

Gerir ligações

Ordenar e filtrar

Separar texto em colunas, remover linhas duplicadas, validar introdução de dados, etc.


Criar grupo de dados e subtotais

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10.1. Importar dados É possível obter dados externos a partir dos mais variados formatos de texto, de uma página Web ou de outros formatos como uma tabela do SQLserver, um ficheiro HTML, etc.

10.1.1.

A partir do Microsoft Access

Para importar dados do Access: Separador Dados

Grupo obter dados externos



A partir do



Access

Figura 99 - Obter dados a partir do Access




100 de 135


Figura 100 – Seleccionar a origem de dados

Seleccione a Base de dados onde vai obter os dados



Abrir

Seleccione a tabela que pretende importar para a sua folha de cálculo OK.

Figura 101 – Seleccionar a tabela


101 de 135

 


Indique como pretende ver os dados, neste caso sob a forma de uma tabela.

Figura 102 – Importar dados

Active a opção Nova Folha de Cálculo, para colocar os dados numa nova folha  Ok. Os dados da tabela do Microsoft Access são colocados numa nova folha de cálculo.

Figura 103 – Tabela resultante da importação do Access

Ao importar dados de um ficheiro, pode definir a forma como pretende actualizar esses mesmos dados. Na caixa de diálogo Importar dados




Propriedades



102 de 135


Figura 104 - Propriedades da ligação

Indique a forma como pretende actualizar os dados a partir da origem de dados. Neste exemplo, os dados devem ser actualizados sempre que abre o ficheiro.

10.1.2.

A partir de um ficheiro de texto

É possível importar dados a partir de um ficheiro de texto produzido, por exemplo, com o Bloco de Notas. Para importar um ficheiro a partir de um ficheiro de texto: No separador Dados  Grupo obter dados externos 

Do texto



Seleccione o ficheiro de texto neste caso “Clientes”



Importar  Surge o assistente de importação de texto.


103 de 135


Figura 105 - Importar um ficheiro de texto

Figura 106 - Assistente de Importações de Texto – Passo 1 de 3




104 de 135


Seleccione opção Delimitado para indicar que os campos estão separados por um carácter identificador de coluna delimitador utilizado no texto



Seguinte



Indique qual o

 Seguinte.

Figura 107 - Assistente de importação de texto – Passo 2 de 3

Concluir.

Figura 108 – Intervalo de células onde irá colocar os dados importados


105 de 135


Active a opção Nova folha de cálculo para colocar os dados numa nova folha  OK. Os dados do ficheiro de texto são colocados numa nova olha de cálculo.

Figura 109 - Tabela resultante da importação do Access

10.2. Ver as ligações existentes Para ver as ligações existentes: No separador Dados  Grupo Ligações  Ligações

Surge a caixa de diálogo Ligações do livro, que mostra as ligações existentes. Criar novas ligações de dados




106 de 135


Eliminar ligações existentes Tipo de ligação e forma de actualização Actualização dados a partir da origem de

Mostra as células da folha de cálculo que usam ligações externas

Figura 110 - Ligações do Livro

10.3. Inserir dados numa lista A conclusão automática e o preenchimento automático facilitam a introdução de dados numa tabela. A validação de dados, a remoção de valores duplicados e a identificação de dados inválidos são algumas das mais-valias, que podemos obter o tratamento de dados numa tabela de Microsoft Excel.

10.3.1.

Conclusão automática

A Conclusão automática é uma funcionalidade muito útil para preencher uma lista de dados. Ao tentar introduzir um item repetido numa coluna, o Microsoft Excel reconhece os dados que já foram inseridos nessa coluna e propõe-se a completar as palavras por si, bastando para isso que pressione a tecla Enter. Caso os dados a inserir não corresponda ao valor assumido na conclusão automática continue a escrever normalmente.


107 de 135


Figura 111 - Conclusão Automática

10.3.2.

Remover valores duplicados

A remoção de valores duplicados elimina linhas da folha de cálculo que tenham valores idênticos numa ou mais colunas. No exemplo proposto pretende-se obter na folha de cálculo, apenas um cliente por localidade.

Para remover valores em duplicado: Coloque o cursor numa célula qualquer da tabela de dados Separador Dados  grupo Ferramentas de dados








108 de 135


Figura 112 - Remover dados duplicados

Clique em desmarcar tudo para desactivar todas as colunas

 Active

coluna da localidade  Ok. Obtêm o seguinte resultado.

Figura 113 - Tabela após remoção dos valores duplicados


109 de 135

a


10.3.3.

Validação de Dados

A validação de dados tem por objectivo impedir a introdução de dados inválidos numa célula, impondo regras de validação para esses mesmos dados. Esta funcionalidade é especialmente útil para garantir a fiabilidade dos dados quando outras pessoas trabalham com a sua folha de cálculo.

Para estabelecer os critérios de validação de dados em células e outras opções: Seleccione as células onde pretende que a validação seja aplicada

Separador Dados



Ferramentas de Dados





Validação de Dados

Na opção seleccione da Lista em Origem digite a lista de valores válidos para esta coluna: D; N.




110 de 135


Figura 114 – Caixa de diálogo da Validação de Dados

Pode criar uma mensagem de erro, para mostrar no caso de algum utilizador introduzir valores que violem a regra de validação de dados definida. Neste caso clique no separador Aviso de erro e escreva a mensagem de erro adequada ao seu caso  Ok.

Figura 115 – Aviso de erro na validação de dados

Caso introduza um valor diferente do que aquele criado na validação de dados, surge a mensagem de erro criada anteriormente.

Figura 116 - Mensagem de erro


111 de 135


É possível mostrar uma mensagem, ao clicar numa célula. Esta mensagem pode funcionar como uma ajuda, indicando que tipo de dados o utilizador deve introduzir na respectiva célula.

Para criar uma mensagem de entrada de valores nas células: Seleccione as células onde pretende criar a mensagem de entrada de valores nas células

Separador Dados





Ferramentas de Dados  Validação de Dados Mensagem de entrada.

Introduza a mensagem de entrada desejada.

Figura 117 – Criar Mensagem de entrada




112 de 135


Figura 118 – Exemplo de uma Mensagem de entrada

10.3.4.

Destacar dados inválidos

Ao definir uma regra de validação está a definir está assegurar que a introdução de dados respeita essa regra. No entanto se criar uma regra numa tabela com dados, estes podem não ir de encontra com as regras entretanto definidas.


113 de 135


Figura 119 – Exemplo de validação para um intervalo de dados

O Microsoft Excel dispõe de um comando que analisa os dados existentes, assinalando com um círculo, aqueles que violam as regras de validação definidas.

 Figura 120 – Assinalar com um Circulo Dados Inválidos




114 de 135


10.4. Ordenar uma lista de dados A forma mais rápida de ordenar uma lista de dados é usar um dos botões Ascendente ou

Descendente. Contudo, se

pretende especificar vários níveis de ordenação, deve usar o comando

Para ordenar uma tabela de dados: Active uma célula qualquer contida na tabela que se deseja ordenar

Separador Dados



Grupo Ordenar e Filtrar





Ordenar.

Figura 121 – Ordenar dados

Pelo botão Ordenar pode especificar diversos critérios de ordenação consecutivos.


115 de 135


Figura 122 – Ordenar dados com vários níveis

Na opção ordenar por escolha por exemplo Localidade e mantenha a Ordenação de A a Z

 clique

critério de sub-ordenação

em Adicionar nível para especificar um novo

 Depois

seleccione por Salário e mantenha a

ordenação do mais pequeno para maior

 OK

O Excel assume automaticamente que a lista tem linha de cabeçalho. O resultado é o seguinte:

Figura 123 – Dados depois de ordenados Elaborado por: Sérgio Jorge



116 de 135


10.5. Filtrar uma lista de dados No Microsoft Excel é possível filtrar os dados, visualizando apenas aqueles que satisfazem determinados critérios.

10.5.1.

Filtros automáticos

Para activar os Filtros: Formate os dados como uma tabela  Separador Base



Grupo Estilos  Formatar como Tabela.

Ou Para activar os Filtros: Seleccione a linha de cabeçalho



Separador Dados  Grupo

Ordenar e Filtrar  Filtrar.

Surge no cabeçalho de cada coluna uma seta que possibilita a filtragem de dados, e tem o seguinte aspecto:

Figura 124 – Exemplo de uma tabela com aplicação de um filtro


117 de 135


Figura 125 – Utilização de um filtro

Os pequenos botões que aparecem, contém os diversos critérios possíveis para cada campo. Clique, por exemplo, no botão que está no campo Descrição e

escolha Produto A.

Está a ver só o registo do Produto A. Se voltar a clicar e escolher (Seleccionar

Tudo), volta a ver todos os registos.

Nesta versão do Excel os filtros estão mais completos, oferecendo mais possibilidades do que na versão anterior. Pode optar por ordenar a tabela de dados, seleccionar as linhas que satisfazem determinado conjunto de ocorrência de dados, definir diversos critérios de visualização (filtros de texto) ou construir filtros personalizados. Para saber se um filtro está aplicado, verifique o ícone no cabeçalho da coluna:  Uma seta de lista pendente significa que o filtro está disponível, Elaborado por: Sérgio Jorge



118 de 135


mas não aplicado. 

Um botão Filtro

significa que o filtro está aplicado.

Para repor os dados como estavam inicialmente, clique no símbolo de filtro no cabeçalho da coluna seleccione a opção Limpar filtro De “Descrição”.

Figura 126 – Exemplo da aplicação de um Filtro

10.5.2.

Filtros personalizados

Os filtros personalizados permitem definir condições para visualizar os dados existentes. Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

119 de 135


Podemos definir condições em diversas colunas, sendo os dados visualizados resultam da intersecção das diferentes condições impostas.

Para aplicar um filtro personalizado: Clique na seta do filtro

Filtros de texto





É igual a ….



ou

Filtros Personalizados

Figura 127 – Filtro automático personalizado

Indique qual o critério que pretende utilizar no filtro.




120 de 135


Figura 128 - Exemplo da criação de um filtro automático

Figura 129 - Resultado da aplicação do filtro

O filtro automático personalizado oferece mais possibilidades. Por exemplo, se seleccionar a opção Começa com e digite S, significa que vais visualizar todas as empresas cujo Concelho começa com o carácter S


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Figura 130 – Filtro personalizado – Começa com S

O resultado é o seguinte:

Figura 131 – Resultado do filtro personalizado

10.5.3.

Filtros Numéricos

Se tiver a usar filtros em dados numéricos, O Microsoft Excel adapta as opções de critérios em função deste tipo de dados. Para aplicar filtros numéricos: Clique na coluna do total a pagar

Filtros numéricos  10



Mais Elaborado por: Sérgio Jorge



122 de 135


Figura 132 – Filtro automático dos 10 Mais

O resultado é o seguinte:

Figura 133 – Tabela resultante do filtro

10.5.4.

Filtros Avançados

Filtros Avançados permitem definir critérios mais complicados, que não seriam possíveis com os Filtros Automáticos. Em primeiro lugar é necessário criar a área de critérios, estes devem ser criados sempre da seguinte forma: título da coluna e na célula abaixo o valor que queremos filtrar. Exemplo: Os filtros avançados podem ser listados no local ou copiados para outro local. Para criar um filtro avançado:


123 de 135


Após ter criado os critérios

Separador Dados



grupo



Ordenar e Filtrar  Avançadas.

Figura 134 – Filtro avançado Filtra os dados no mesmo local

Caso esteja posicionado numa célula da tabela, o intervalo da lista é assumido automaticamente

Copia os dados para um local especificado local

Intervalo de células que contém o critério criado Local onde irá ser colocado os dados resultantes do filtro

Figura 135 - Fitro avançado




124 de 135


Figura 136 - Resultado do Filtro avançado

10.6. Agrupar dados A partir de uma tabela de dados é muito fácil agrupar os dados segundo um determinado critério e adicionar linhas de subtotais. A estas linhas podemos associar uma função, tal como a soma, a média o máximo, o mínimo, entre outras. As linhas dos subtotais podem ser utilizadas num conjunto de registos

10.6.1.

Criar linhas de Subtotais

O Excel tem uma ferramenta para o cálculo de subtotais, isto é, dentro de uma tabela, apresentação de totais para cada categoria definida. Para calcular subtotais: Comece por ordenar a tabela pelo campo que pretende obter um subtotal

active uma célula no interior da tabela





Separador Dados  Grupo Destaques  Subtotais.


125 de 135


Na janela que se segue, na opção A cada alteração feita em: seleccione Vendedor . Isto significa que veremos os subtotais para este campo. Utilize a função SOMA, para somar os totais de cada Vendedor. Na opção Adicionar subtotal a: active a(s) caixa(s) do(s) campo(s) que deseja efectuar o calculo.

Fun ão a utilizar no fim de

Coluna onde vamos utilizar

Para colocar um ru o de

Figura 137 – Caixa de diálogo Subtotais

O resultado será este:

Figura 138 – Exemplo da utilização dos subtotais




126 de 135


Após activar a opção subtotais, surgem os botões

. Estes servem

para poder visualizar o total da seguinte forma: - mostra o total gera da tabela; - mostra as linhas dos subtotais; - mostra os dados todos.

Além destes botões surgem ainda os seguintes botões:

e

.

- mostra o sub-total de uma determinada categoria - mostra os detalhes da categoria que originou um subtotal.


Trabalhar com Listas de dados



Ordenar, filtrar e agrupar dados de uma lista de dados

Para testar os conhecimentos adquiridos realize os exercícios propostos para este capítulo, que se encontram na pasta dos exercícios com a designação “LISTA DE DADOS” no portal. Após concluir o exercício compare-os com a resolução dos mesmos e em caso de dúvida volte a rever este capítulo.


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11. Conclusão O Microsoft Excel [França08], [Frye07] é uma poderosa folha de cálculo que disponibiliza inúmeras ferramentas que podem ser utilizadas para analisar, partilhar e gerir dados com facilidade. Assim sendo, após a leitura deste, o leitor deverá ser capaz de utilizar todas a potencialidades que uma folha de cálculo oferece, como por exemplo, utilizar fórmulas e funções prédefinidas, elaborar vários tipos de gráficos, ordenação de listas de dados, filtros, subtotais, protecção e partilha de folhas de cálculo, utilizar ferramentas de simulação, etc.




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12. Bibliografia 1 - [Pinto07] Pinto, Mário Paulo. 2007. Microsoft Excel 2007. Lisboa : Centro Atlântico, 2007. 2 - [França08] França, Elisabete. 2008. Computador. Manual Excel 2007 - Iniciação. Funchal : DTIM, 2008

3 - [Jesus 08] Jesus, Pedro Filipe C. 2008 . Manual Prático de Microsoft Excel 2007 Passo , Bookman 4 - [Frye07] Frye, Curtis, 2007. Microsoft Office Excel 2007 Passo a Passo, Companhia Ed, 2007

Os melhores RUMOS RUMOS para para os Cidadãos da Região

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Sugestões de Actividades Actividades

Ao longo deste manual foram abordados diversos temas, que permitem aos utilizadores desta ferramenta, Microsoft Excel 2007, poderem ampliar os seus conhecimentos. Mesmo para quem já utiliza o Excel frequentemente irão encontrar algumas dicas que o ajudarão a optimizar o seu trabalho e a descobrir novas potencialidades. Segue abaixo sugestões de actividades: 

Criar uma tabela com formação simples



Elaborar uma tabela, tabela, com formatação formatação de dados data e horas e/ou moeda



Preparar uma tabela tabela para impressão impressão juntamente juntamente com um gráfico e com cabeçalho e rodapé.



Criar uma uma tabela com cálculos recorrendo às funções.



Criar uma tabela de dados onde se possam utilizar utilizar as pequenas bases de dados dos Excel: ordenar uma lista de dados, agrupar dados e filtrar uma lista de dados.




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Índice de ilustrações

Figura 1 – Botão do Office ......................................................................... 9 Figura 2 – Separador Base ...................................................................... 11 Figura 4 – Esquema de Página ................................................................ 11 Figura 6 – Separador Dados .................................................................... 12 Figura 7 – Separador Rever ..................................................................... 13 Figura 9 – Ferramentas de imagem ......................................................... 14 Figura 10- Abrir um livro ........................................................................... 16 Figura 12 - Guardar um livro pela primeira vez ........................................ 19 Figura 13 - Barra de deslocamento horizontal .......................................... 21 Figura 14 - Mudar o nome da folha de cálculo ......................................... 23 Figura 15 - Eliminar folha de cálculo ........................................................ 24 Figura 16 Mover ou copiar uma folha de cálculo ...................................... 26 Figura 17 – Mover ou copiar uma folha .................................................... 26 Figura 18 Mover ou copiar uma folha de cálculo ...................................... 27 Figura 19 – Copiar uma folha ................................................................... 27 Figura 21 – Selecção de células contíguas .............................................. 31 Figura 22 – Selecção de células intercaladas .......................................... 32 Figura 23 – Selecção da folha de cálculo ................................................. 32 Figura 24 – Barra de fórmulas.................................................................. 35 Figura 25 – Conclusão automática ........................................................... 3 7 Figura 26 – Opções da conclusão automática ......................................... 38 Figura 27 Limpar ...................................................................................... 39 Figura 28 Alterar o conteúdo de uma célula ............................................. 40 Figura 29 Conteúdo da célula alterado .................................................... 4 0 Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Figura 30 – Copiar/cortar o conteúdo das células .................................... 41 Figura 31 - Inserir ..................................................................................... 44 Figura 32 – Inserir Coluna ........................................................................ 4 4 Figura 33 - Inserir linhas .......................................................................... 45 Figura 34 Inserir células, linhas e colunas................................................ 45 Figura 35 – Inserir Células ....................................................................... 46 Figura 36 - Eliminar .................................................................................. 47 Figura 37 – Alterar alturas das linhas ....................................................... 48 Figura 38 – Formatar altura das linhas e das colunas .............................. 49 Figura 39 – Folha de cálculo sem linhas de grelha .................................. 50 Figura 40 - Activar/desactivar as linhas de grelha .................................... 50 Figura 41 – Formatar o tipo de letra ......................................................... 51 Figura 42 – Aplicação do tipo de letra ...................................................... 52 Figura 43 – Grupo Tipo de letra ............................................................... 52 Figura 44 – Tipo de letra .......................................................................... 53 Figura 45 – Opções do Excel ................................................................... 53 Figura 46 – Formatar células - número .................................................... 54 Figura 47 – Alinhamento de dados........................................................... 5 5 Figura 48 – Moldar texto .......................................................................... 56 Figura 49 – Unir células ........................................................................... 57 Figura 51 – Limites................................................................................... 59 Figura 52 – Opções da formatação dos limites das células ...................... 60 Figura 53 - Cor de Preenchimento ........................................................... 60 Figura 54 - Opções de selecções da cor de preenchimento ..................... 61 Figura 55 – Exemplo de formatação de padrões ...................................... 61 Figura 57 – Vista normal .......................................................................... 63 Figura 58- Modos de visualização ............................................................ 64 Elaborado por: Sérgio Jorge



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Figura 59 – Cabeçalho e rodapé .............................................................. 64 Figura 60- Estrutura do cabeçalho e rodapé ............................................ 65 Figura 61 – Cabeçalho pré-definido ......................................................... 66 Figura 62 – Elementos do cabeçalho e rodapé ........................................ 67 Figura 63 – Configurar Página ................................................................. 68 Figura 64 - Cabeçalho e rodapé ............................................................... 68 Figura 65 – Exemplo de um cabeçalho .................................................... 70 Figura 67 – Margens ................................................................................ 71 Figura 68 – Área de impressão ................................................................ 72 Figura 69 – Barra das fórmulas ................................................................ 73 Figura 70 – Exemplo de uma fórmula ...................................................... 74 Figura 71 – Exemplo de aplicação de uma fórmula.................................. 77 Figura 72 – Estrutura de uma função ....................................................... 79 Figura 73 – Exemplo de tabela para aplicar funções................................ 80 Figura 74 – Inserir função ........................................................................ 81 Figura 75 – Caixa de diálogo Inserir função ............................................. 81 Figura 76 – Caixa de diálogo Argumentos de função ............................... 82 Figura 77 – Exemplo da aplicação da função Soma ................................ 83 Figura 78 – Exemplo da aplicação da função Média ................................ 85 Figura 79 – Exemplo da aplicação das funções Máximo e Mínimo .......... 86 Figura 80 – Exemplo da aplicação da função Contar ............................... 86 Figura 82 – Exemplo de tabela para a construção de um gráfico ............. 89 Figura 84 – Tipo de gráfico colunas ......................................................... 90 Figura 85 – Construção de um gráfico – Todos os tipos de gráfico .......... 91 Figura 86 - Gráfico ................................................................................... 91 Figura 88 – Separador Estrutura .............................................................. 92 Figura 89 – Separador Esquema ............................................................. 93 Os melhores RUMOS para os Cidadãos da Região

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Figura 90 – Separador Formatar .............................................................. 93 Figura 91 - Alterar o tipo de gráfico .......................................................... 94 Figura 92 – Gráfico Cilindros.................................................................... 94 Figura 93 - Estilos de gráfico.................................................................... 95 Figura 94 – Novo estilo de gráfico ............................................................ 95 Figura 95 – Mostrar Rótulo de dados ....................................................... 96 Figura 96 - Gráfico com rótulo de dados .................................................. 97 Figura 97 – Formatar área do gráfico ....................................................... 98 Figura 98 – Gráfico com o fundo – Trigo .................................................. 9 8 Figura 99 - Obter dados a partir do Access ............................................ 100 Figura 100 – Seleccionar a origem de dados ......................................... 101 Figura 101 – Seleccionar a tabela .......................................................... 10 1 Figura 102 – Importar dados .................................................................. 102 Figura 103 – Tabela resultante da importação do Access ...................... 102 Figura 104 - Propriedades da ligação .................................................... 103 Figura 105 - Importar um ficheiro de texto.............................................. 104 Figura 106 - Assistente de Importações de Texto – Passo 1 de 3 .......... 104 Figura 107 - Assistente de importação de texto – Passo 2 de 3 ............. 105 Figura 108 – Intervalo de células onde irá colocar os dados importados 105 Figura 109 - Tabela resultante da importação do Access ....................... 106 Figura 110 - Ligações do Livro ............................................................... 107 Figura 111 - Conclusão Automática ....................................................... 108 Figura 112 - Remover dados duplicados ................................................ 109 Figura 113 - Tabela após remoção dos valores duplicados ................... 109 Figura 114 – Caixa de diálogo da Validação de Dados .......................... 111 Figura 115 – Aviso de erro na validação de dados................................. 111 Figura 116 - Mensagem de erro ............................................................. 111 Elaborado por: Sérgio Jorge



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Manual Do Formando - TIC B3 B

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