Manual del módulo de Planeamiento S10.doc

1 Planificación...........................................................................................................................................................................................3 1.1 Introducción....................................................................................................................................................................................3 1.1.1 ¿Cómo funciona?...................................................................................................................................................................3 1.1.2 Ventajas del uso del sistema..................................................................................................................................................4 1.1.3 Seguridad...............................................................................................................................................................................4 1.2 Acceso al Módulo S10 Planeamiento y programación..................................................................................................................4 1.3 Registro de información previa por parte del administrador del Proyecto....................................................................................4 1.3.1 Registro de usuarios ...........................................................................................................................................................4 1.3.2 Registro de usuarios en el módulo ........................................................................................................................................7 1.3.2.1 Datos que serán registrados..........................................................................................................................................7 1.3.2.2 Acceso al escenario........................................................................................................................................................7 1.3.2.3 Registro de Grupos.........................................................................................................................................................7 1.3.2.4 Registro de los Subgrupos.............................................................................................................................................8 1.3.2.5 Registro de usuarios.......................................................................................................................................................8 1.3.2.6 Acceso al módulo ..........................................................................................................................................................9 1.3.2.7 Acceso a los escenarios...............................................................................................................................................10 1.3.2.8 Acceso a los catálogos.................................................................................................................................................10 1.3.2.9 Acceso a los Documentos............................................................................................................................................11 1.3.2.10 Acceso a las estaciones.............................................................................................................................................11 1.4 Registro de Cargos......................................................................................................................................................................12 1.4.1 Datos que serán registrados................................................................................................................................................12 1.4.2 Acceso al Catálogo de Cargos y registro.............................................................................................................................12 1.5 Registro de Tipos de Reunión.....................................................................................................................................................14 1.5.1 Datos que serán registrados................................................................................................................................................14 1.5.2 Acceso al escenario y registro.............................................................................................................................................14 1.6 Registro de Causas de Incumplimiento.......................................................................................................................................16 1.6.1 Datos que serán utilizados para el registro..........................................................................................................................16 1.6.2 Acceso al Catálogo de Causas de Incumplimiento y registro..............................................................................................16 1.7 Acciones y resultados..................................................................................................................................................................18 1.8 Información previa disponible por parte del usuario....................................................................................................................21 1.9 Planificación.................................................................................................................................................................................21 1.9.1 Acceso al Módulo como usuario..........................................................................................................................................22 1.9.2 Registro del proyecto...........................................................................................................................................................22 1.9.2.1 Acceso al escenario y registro......................................................................................................................................22 1.10 Responsables............................................................................................................................................................................25 1.10.1 Datos que serán registrados:.............................................................................................................................................25 1.10.2 Acceso al escenario y registro...........................................................................................................................................25 1.11 Especialidad...............................................................................................................................................................................27 1.11.1 Datos que serán registrados:.............................................................................................................................................27 1.11.2 Acceso al escenario y registro...........................................................................................................................................27 1.12 Clasificación Actividad..............................................................................................................................................................29 1.12.1 Acceso al escenario...........................................................................................................................................................29 1.12.2 Asignar actividades a un responsables..............................................................................................................................29 1.12.3 Asignar actividades a una especialidad.............................................................................................................................30 1.12.4 Partidas de Control (Opcional)...........................................................................................................................................30 1.13 Etiquetas...................................................................................................................................................................................33 1.13.1 Registro de etiquetas.........................................................................................................................................................33 1.13.2 Etiquetas (Datos complementarios)...................................................................................................................................35 1.14 Calendario .................................................................................................................................................................................38 1.14.1 Acceso al escenario .........................................................................................................................................................38 1.14.2 Registro de días no laborables ........................................................................................................................................38 Botones ........................................................................................................................................................................................39 1.15 Diagrama de Gantt.....................................................................................................................................................................39 1.15.1 Acceso al escenario...........................................................................................................................................................39 1.15.2 Importar el Gantt desde el MSProject................................................................................................................................39 1.15.3 Vistas:.................................................................................................................................................................................41 1.15.3.1 Datos que serán registrados......................................................................................................................................41 1.15.3.2 Registro de una nueva vista.......................................................................................................................................41 1.15.3.3 Armar vistas................................................................................................................................................................42 1.16 Lookahead................................................................................................................................................................................44 1.16.1 Acceso al escenario...........................................................................................................................................................45 1.16.2 Elegir período.....................................................................................................................................................................45 1.16.3 Registrar tareas..................................................................................................................................................................45 1.16.3.1 Datos que serán utilizados para el registro................................................................................................................45 1.16.3.2 Registro:.....................................................................................................................................................................46 1.16.4 Analizar restricciones.........................................................................................................................................................48 1.16.4.1 Generar restricciones.................................................................................................................................................48 1.16.4.1.1 Actividades..........................................................................................................................................................49 1.16.4.1.2 Especificación.....................................................................................................................................................50 1.16.4.1.3 Involucrados........................................................................................................................................................50 1.16.4.1.4 Seguimiento:.......................................................................................................................................................51 1.16.4.1.5 Acciones y resultados.........................................................................................................................................51 1.16.5 Plan semanal y Análisis de confiabilidad...........................................................................................................................54 1.16.5.1 Acceso al escenario...................................................................................................................................................54 1.16.5.2 Registro de cumplimiento de actividades...................................................................................................................54 1.16.5.3 Registro de no cumplimiento de actividades .............................................................................................................54 S10 – Planeamiento y programación

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1.16.6 Opciones de la cabecera del Lookahead...........................................................................................................................60 1.16.7 Opciones del menú del Lookahead....................................................................................................................................61 1.16.8 Opciones del menú del Plan semanal................................................................................................................................66 1.17 Restricciones y medida correctivas..........................................................................................................................................71 1.17.1 Reuniones..........................................................................................................................................................................73

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S10 - Planeamiento y programación

1 Planificación 1.1 Introducción Este es un programa destinado a la planificación previa y durante la ejecución de un proyecto, permitiendo registrar el Lookahead, generar el plan semanal, análisis de la confiabilidad (PPC y C.I.), demás de registrar las reuniones semanales para dar solución a las causas de incumplimiento.

1.1.1 ¿Cómo funciona?

S10 – Planeamiento y programación

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1.1.2 Ventajas del uso del sistema • •

Permite una planificación constante Control de actividades a nivel de cumplimiento

1.1.3 Seguridad Permite definir accesos al sistema por usuarios.

1.2 Acceso al Módulo S10 Planeamiento y programación De tapiz de su PC elija el botón

con doble clic, luego el sistema muestra,

1.3 Registro de información previa por parte del administrador del Proyecto 1.3.1 Registro de usuarios A todo el personal que trabaja en la empresa, se registra dentro del sistema en el Catálogo de Identificadores, se recomienda ingresar el e-mail de cada uno. Datos que serán registrados

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Acceso al Catálogo de identificadores

En el Catálogo de Identificadores, para iniciar el registro;

Ingreso de datos y para calificar el registro,


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Con esta opción se califica a la persona que se registra como empleado,

A continuación se muestra la ventana con los datos completos:

Después de registrar a los usuarios, cierre el catálogo de identificadores.

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1.3.2 Registro de usuarios en el módulo Con la finalidad de que cada unos de los usuarios, tenga acceso al módulo, atributos de uso, es necesario registrarlos.

1.3.2.1 Datos que serán registrados

1.3.2.2 Acceso al escenario

1.3.2.3 Registro de Grupos Registre el nombre de la empresa o constructora


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1.3.2.4 Registro de los Subgrupos Registre a Personal Técnico y Personal Administrativo

1.3.2.5 Registro de usuarios

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1.3.2.6 Acceso al módulo Sólo se da acceso desde el módulo que el usuario se encuentra trabajando, para dar acceso al módulo de presupuestos, necesariamente ha tenido que hacerlo desde presupuestos.


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Las categorías de usuario Administrador de sistemas:

Tiene acceso total a los módulos del S10, es el encargado de registrar a los usuarios y asignarles atributos de manejo del sistema de acuerdo a su jerarquía y al funcionamiento de la organización.

Administrador del módulo:Tiene los mismos atributos que el administrador del sistema, pero está sólo limitado al presente módulo. Jefe de grupo: Es el encargado de administrar a un grupo de usuarios que usan el módulo, tiene acceso a todos los escenarios y sólo a la información del grupo al cual pertenece. Especialista:

Tiene la limitación de no crear usuarios, ni asignar atributos, tiene acceso a los escenarios que se le encargue. Es el asistente del Jefe de Grupo.

Usuario: Sólo tiene acceso a los escenarios asignados donde puede realizar las modificaciones que crea conveniente. Invitado: Es el usuario que sólo puede ver los datos de los escenarios que se le asigne no permitiendo efectuar ninguna otra labor. Accesos:

Para el usuario elegido en el árbol, desde esta ventana se le asigna accesos a los diferentes escenarios, catálogos o funciones que podría cumplir este usuario según a las responsabilidades asignadas, de acuerdo a lo siguiente:

1.3.2.7 Acceso a los escenarios

1.3.2.8 Acceso a los catálogos

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1.3.2.9 Acceso a los Documentos

1.3.2.10 Acceso a las estaciones

Sólo la persona que registre el presupuesto tendrá acceso a ese presupuesto, pero puede invitar a otros usuarios para que compartan en la elaboración del presupuesto.


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1.4 Registro de Cargos Se refiere al registro de roles que desempeña cada persona dentro de la empresa.

1.4.1 Datos que serán registrados

1.4.2 Acceso al Catálogo de Cargos y registro

En el árbol registre Personal Técnico y Personal Obrero

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Para registrar el personal técnico

Este es el registro concluido

Luego cierre el Catálogo de Cargos.


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1.5 Registro de Tipos de Reunión En la empresa se realizan todo tipo de reuniones y estas tienen que ser clasificadas. En esta etapa sólo se registra el tipo de reunión que luego será elegido.

1.5.1 Datos que serán registrados

1.5.2 Acceso al escenario y registro

Definir estructura

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Se muestra los registros concluidos


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1.6 Registro de Causas de Incumplimiento Las causas de incumplimiento son las razones por las cuales no se cumplió una orden o acuerdo, estas se registran en un catálogo.

1.6.1 Datos que serán utilizados para el registro

1.6.2 Acceso al Catálogo de Causas de Incumplimiento y registro

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Definir estructura

Se muestra el registro concluido


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Otro ejemplo de incumplimiento

1.7 Acciones y resultados En resumen es, a la acción ordenada qué resultado se espera. Es una especie de etiqueta que lo registra el usuario de acuerdo a sus necesidades. El uso de estas acciones y resultados están vinculados al registro de un usuario, cuando se le asigna un paso o un procedimiento, que respuesta se espera de este. Ventajas Adecuar las acciones y resultados en forma breve y de acuerdo a la organización y funcionamiento de la empresa. Permite evaluar en forma rápida los resultados. Facilita y norma las acciones y resultados. Averiguar sí la orden fue cumplida Un documento puede tener varias órdenes de acciones y resultados. El usuario los define. Tipos de control Excluyente: Permite elegir una sola etiqueta por documento. Aditivo: Permite elegir varias etiquetas a un documento.

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Información que se será registrada, como ejemplo.

Acceso al Catálogo de Acciones y Resultados


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Defina la estructura de acuerdo a lo siguiente,

A continuación se muestra el registro de los niveles 1 y 2.

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Registre los demás niveles

1.8 Información previa disponible por parte del usuario Tener el archivo con el cronograma en el MSProject.

1.9 Planificación Use el MS Project 2003, para efectuar la planificación que consta en: • • •

Registrar la relación de actividades que se ejecutará, siguiendo el orden constructivo. Fijar la duración (número de días que demora ejecutar una actividad). Vincular las actividades para que se ubiquen en el periodo de ejecución.

El archivo que contiene el diagrama de Gantt del MS Project, debe estar grabada en una carpeta de su PC. S10 – Planeamiento y programación

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El diagrama de Gantt del MS Project es importado al escenario del diagrama de de Gantt del S10 tomando todas las características. El sistema permite que la planificación sea constante, antes y durante la ejecución, esto significa que las barras cambian de ubicación constantemente. Los datos del Diagrama de Gantt del S10 pasan al escenario del Lookahead para registrar las tareas para una actividad, la tarea toma la fecha de inicio y fin de la actividad, eso significa que la tarea se ejecutar dentro del lapso; si la tarea es reprogramada mas allá de la fecha fin de la actividad, necesariamente la fecha fin de la actividad debe ser ampliada, labor que se realiza en el escenario del diagrama de Gantt del S10. Es requisito: Que el usuario que acceda a esta opción tenga atributos para hacerlo. Tener previamente elaborado la planificación en el MSProject 2003.

1.9.1 Acceso al Módulo como usuario En el tapiz de su PC elija el botón

con doble clic, luego el sistema muestra,

1.9.2 Registro del proyecto Datos que serán utilizados para el registro del proyecto

1.9.2.1 Acceso al escenario y registro El proyecto y sus datos complementarios se registran en el escenario de datos generales.

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Registro de un grupo en el Catálogo de Proyectos.

Registre: Obras viales,

Dentro del grupo Obras viales, registre el proyecto;

Nota: En el árbol de este catálogo se registran los grupos de proyectos, Ej.: edificaciones, obras viales, centros comerciales; o los proyectos que se realizan en el departamento de Arequipa, Lima, etc. El sistema muestra la ventana “Proyecto”, donde se ingresan los datos del proyecto a registrar.


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Llamadas de la ventana “Proyecto” Propietario: Se refiere a la llamada a; al elaborar el presupuesto se registró el nombre del propietario, ahora digite el nombre para llamarlo. Lugar:

Se refiere a la llamada b; Ingrese el mismo lugar del presupuesto.

Fecha de inicio:

Se refiere a la llamada c; Ingrese la fecha de inicio del proyecto, este dato es importante, ya que a partir de este el sistema genera períodos semanales y mensuales.

Fecha fin: Se refiere a la llamada d; no ingrese este dato, el sistema lo calcula automáticamente. Plazo: Se refiere a la llamada e; es el lapso de tiempo en días calendario que está previsto dure la ejecución del proyecto, es un dato tentativo inicial y sirve para generar los períodos a partir de la fecha de inicio. La semana comienza el:

Se refiere a la llamada f; hay muchas empresas que inician la semana para efectos del pago de planillas el día lunes, otros el miércoles, etc.

Moneda: Se refiere a la llamada g; elija el tipo de moneda que utilizará en sus movimientos. Moneda Secundaria Almacenes: Se refiere a la llamada h; elija el tipo de moneda alterno (ejemplo, Dólares Americanos.) Empresa:

Se refiere a la llamada i; ingrese el nombre de su empresa.

Sucursal:

Se refiere a la llamada j; ingrese la sucursal de la empresa sólo en caso de haber sido registrado previamente en el catálogo de identificadores.

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Dirección: Se refiere a la llamada k; este dato es informativo. Teléfono:

Se refiere a la llamada l; este dato es informativo.

Fax: Se refiere a la llamada m; este dato es informativo. Adicionar: Se refiere a la llamada n; después de registrar todos los datos use este botón para grabarlos y cerrar la ventana y el proyecto será mostrado en el catálogo de proyectos. Después, el proyecto es mostrado en el Catálogo de Proyectos, haga doble clic para trasladarlo al árbol del escenario de Datos generales.

1.10 Responsables Responsable es el personal administrativo y técnico encargado del “manejo” de la empresa y llevar adelante la ejecución del proyecto. Requisito, tener registrado en el Catálogo de Identificadores a los empleados, supervisores y todo el personal que intervenga. El registro de responsables es por proyecto.

1.10.1 Datos que serán registrados:


En el árbol elija el proyecto, y verifique la estructura,


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Registro del Grupo

Registro del responsable

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Llamadas de la ventana Responsable Llamada a: Del catálogo de identificadores, elija a la persona. Llamada b y c: Se refiere a que en ausencia del responsable, se elije a las personas que los relevará o reemplazarán, en este caso de ausencia del titular. Llamada d: Cuando está con check, el Gestor del proyecto tiene acceso a toda la información sin restricciones. Este es el registro concluido

1.11 Especialidad El registro de la especialidad es por proyecto, permite agrupar las actividades de acuerdo a una especialidad, esta información será utilizada para filtrar la información.

1.11.1 Datos que serán registrados:



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En el árbol elija el proyecto, y verifique la estructura,

Registro de la especialidad,

Este es el registro concluido

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1.12 Clasificación Actividad Permite agrupar las actividades de acuerdo a las partidas de control, responsables y especialidad.

1.12.1 Acceso al escenario

1.12.2 Asignar actividades a un responsables


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1.12.3 Asignar actividades a una especialidad

1.12.4 Partidas de Control (Opcional) Es otra forma de agrupar las actividades, por tipo de gasto. Para el ejemplo estas son las partidas de control:

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Acceso al escenario

Verificar estructura

Luego el sistema muestra,

Registro


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A continuación se muestra el registro concluido,

Importante: Después de que una partida de control tenga movimientos, no modifique la estructura de registro de las partidas de control.

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1.13 Etiquetas La etiqueta es una marca, señal o marbete que se asigna a una actividad para clasificarla e indicarle algunas características propias, las etiquetas es por proyecto. Desde este escenario sólo se registra el nombre de la etiqueta, la abreviatura y color. Acceso al escenario

1.13.1 Registro de etiquetas Datos que serán registrados.

Registro de la etiqueta en el catálogo


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Este es el registro concluido.

1.13.2 Etiquetas (Datos complementarios) Las etiquetas deben estar previamente registradas, en este escenario se registra el texto para cada una de la etiquetas. Requisito, tener previamente registrado las etiquetas Datos que serán registrados


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Acceso al escenario

En el árbol elija el proyecto, luego Meta. En el escenario ingrese el contenido de los textos.

Este es el registro concluido.

Opciones implementadas:

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Llamada a: Muestra el filtro dinámico, no está disponible la columna descripción. Llamada b: Está disponible sólo si previamente está activo el filtro, permite generar filtros. Llamada c: Muestra o esconde los filtros avanzados, destinados a las búsquedas de información por columnas. Llamada d: Permite importar el contenido de las etiquetas desde una hoja Excel. Llamada e: Exporta a una hoja Excel el contenido del escenario. Llamada f: Muestra los campos disponibles para mostrarlos u ocultarlos.


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1.14 Calendario El proyecto usa calendarios para definir los días hábiles y feriados dentro del lapso de ejecución del proyecto, que es utilizado por todas las actividades del proyecto. El MSProject usará este calendario.


1.14.2 Registro de días no laborables Registro todos los días no laborables para el período de ejecución del proyecto.

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Botones Inicializar Calendario: Toma los datos del horario original, definido desde el menú herramientas.

1.15 Diagrama de Gantt En este escenario se importa el diagrama de Gantt elaborado en el MSProject. Sólo los proyectos que tienen Gantt dentro del S10 pueden ser analizados o trabajados en el grupo de Producción, con el Lookahead.


1.15.2 Importar el Gantt desde el MSProject


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Comentario: Sí el usuario dispone de dos o más diagramas de de Gantt, el sistema permite importarlos uno a continuación de otro. (p. ej.: podemos tener un cronograma de inicio, otro del campamento y otro de la construcción del proyecto).

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1.15.3 Vistas: Las vistas son porciones de actividades agrupadas bajo un título, esta permite agruparlas según los criterios o parámetros del programador.

1.15.3.1 Datos que serán registrados

1.15.3.2 Registro de una nueva vista

Defina la estructura de registro


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A continuación se muestra el registro concluido.

1.15.3.3 Armar vistas

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Estos son lo registros que forman parte de la vista plan de inicio


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Estos son lo registros que forman parte de la vista campamentos

1.16 Lookahead Este escenario se efectúa la programación diaria previa y durante la ejecución del proyecto, permite el registro de tareas para la actividad, el análisis de las restricciones, para luego generar el plan semanal. Este gráfico muestra la secuencia de uso del escenario.

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1.16.2 Elegir período Elija el período, desde el período elegido y por 4 semanas se mostrarán los datos

Del catálogo elija el período

1.16.3 Registrar tareas A cada una de las actividades se inserta las tareas que deberán ser ejecutadas considerando la fecha de inicio, unidad, metrado, fecha de inicio, fecha fin, grupo de trabajo y ejecutor. El planeamiento de inicio comprende todas las acciones que representa la preparación previa a la ejecución de un proyecto u obra. Recomendaciones: Para registrar la tarea, tenga a la mano los rendimientos, metrados, grupo de trabajo, ejecutor y fíjese en los límites de fecha de inicio y fin.

1.16.3.1 Datos que serán utilizados para el registro


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1.16.3.2 Registro:

Llamadas de la ventana Tarea: Llamada a: Permite elegir la fecha de inicio de la tarea dentro del rango de fechas. Llamada b: Se refiere a la fecha de finalización de la tarea, sí modifica la fecha fin el sistema mostrará el número de días. Llamada c: Ingrese al Catálogo de grupo de trabajo, para registrar previamente al grupo (sólo registre el nombre del grupo, los demás campos están reservados), y luego elegirlo. Llamada d: Sí anteriormente eligió un ejecutor para la actividad, el sistema los almacena para sugerirle. Llamada e: Permite elegir al ejecutor de la actividad del catálogo de identificadores. Llamada f: Solo una: Genera, una sola tarea. Varias: Genera varias tareas con el mismo nombre duración y tipo de vínculo.

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A continuación se muestra las tareas registradas.

Para que el usuario pueda realizar los siguientes ingresos, estos son los datos:


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A continuación se muestra el registro concluido:

1.16.4 Analizar restricciones Antes de registrar una restricción es necesario analizar la actividad, hacemos una relación de todos los recursos que necesitamos para ejecutarla, que incluye mano de obra, materiales, equipos y subcontratos; la falta de una de estas genera una restricción.

1.16.4.1 Generar restricciones Para el ejemplo que se toma, la tarea PREPARAR EQUIPOS, comprende el mantenimiento, como todavía no lo tenemos listo, generará una restricción.

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1.16.4.1.1 Actividades Esta pestaña muestra las actividades involucradas en la restricción.

Llamadas de la ventana Restricción – Pestaña Actividades (a) Llamada a-1:

Muestra la fecha inicio y fin de la semana donde se encuentra programada la tarea, la fecha global de la tarea, puede abarcar varias semanas, la restricción se toma para la semana elegida (ver llamada a-3).

Llamada a-2:

Pulse el botón

y del catálogo elija el tipo de restricción.

Llamada a-3:

Pulse el botón

y del catálogo elija el período.

Llamada a-4:

Ingrese el nombre de la descripción.

Llamada a-5:

Pulse el botón


y del catálogo elija al responsable que registra la restricción. 49

Llamada a-6:

Del calendario elija la fecha fin de la restricción (dentro del rango de fechas marcado con la llamada a-1).

Llamada a-7:

Permite elegir el estado en que se encuentra la restricción.

Llamada a-8:

Esta celda es editable para ingresar el porcentaje de avance en lo que concierne a solución.

1.16.4.1.2 Especificación Es la pestaña marcada con la llamada b, permite el ingreso de información relacionada con la restricción.

1.16.4.1.3 Involucrados Es la pestaña marcada con la llamada c, permite elegir a las personas encargadas de levantar la restricción.

Llamadas de la pestaña Involucrados Llamada c-1:

Muestra el catálogo de identificadores, de donde permite elegir a la persona o personas que se encargarán de levantar la restricción.

Llamada c-2:

Muestra el catálogo de responsables, de donde se elijen a los encargados de levantar las restricciones.

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1.16.4.1.4 Seguimiento: Es la pestaña marcada con la llamada d, permite el ingreso de notas de cómo se debe solucionar la restricción.

1.16.4.1.5 Acciones y resultados Es la pestaña marcada con la llamada e, permite calificar la restricción con una etiqueta.

Después de registrar todos los datos use el botón


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A continuación se muestra la restricción registrada.

Luego en el lookahead.

Las restricciones registradas se administran desde el escenario de actas, ya que generan procesos administrativos. La programación registrada debe ser aceptada, a lo que se llama generar el plan semanal. El usuario que genere el plan semanal debe estar registrado como responsable.

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Las actividades que contiene el Plan semanal deben ser ejecutadas y evaluadas, esta labor se realiza en el escenario de cumplimiento.


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1.16.5 Plan semanal y Análisis de confiabilidad Las actividades que contienen el “plan semanal”, (programación aprobada en el escenario del Lookahead), son mostradas en este escenario con la finalidad de calificadas como Cumplido o como No cumplido, con carácter excluyente. De las tareas ejecutadas dentro del lapso de la semana, el cumplimiento lo tenemos que verificar el último día de la semana. Use este escenario también para visualizar las Causas de incumplimiento semanal y Acumulado, Porcentaje del Plan Completado (PPC), PPC de las tareas asignadas, Matriz del PPC y Matriz de incumpliendo.

1.16.5.1 Acceso al escenario

En el árbol ubique el proyecto, luego Producción.

1.16.5.2 Registro de cumplimiento de actividades Para asignar cumplimiento a las actividades ejecutas o CUMPLIDAS, haga clic derecho sobre el nombre de la actividad y del menú que muestre elija: Cumplimiento y luego CUMPLIDO.

Las actividades cumplidas, puede ser visualizadas haciendo clic derecho sobre la actividad, para luego elegir del menú DIVIDIR y PORCENTAJE DEL PLAN COMPELTADO.

1.16.5.3 Registro de no cumplimiento de actividades Las actividades no cumplidas, se califican como tales, pero el hecho de no haberlas ejecutado, significa que hay que justificar la no ejecución. Además de todas maneras se tienen que ejecutar, en la siguiente semana, o se le asigna nueva fecha,

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Llamadas de la ventana Actividad o tarea no cumplida. Llamada a: Pulse el botón

y del catálogo elija el tipo de causa.

Llamada b: Ingrese la causa (motivo) que hace que no se haya cumplido la ejecución de la tarea. Llamada c: Pulse el botón


y del catálogo registre y luego elija la medida correctiva.

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Llamadas de la ventana Medida Correctiva Llamada c-1:

Ingrese el nombre de la medida correctiva.

Llamada c-2:

Pulse el botón y del catálogo elija al responsable; el sistema permite elegirlo desde el catálogo de responsables o de identificadores.

Llamada c-3:

El sistema propone el primer día de la siguiente semana para que sea ejecutado. El cumplimiento no se verifica por día, lo aconsejable es semanal.

Llamada c-4:

Elija la fecha de vencimiento.

Llamada c-5:

Muestra la tarea involucrada.

Llamada c-6:

Al ingresar a la pestaña Especificación, el usuario puede registrar información relacionada con la solución, en este caso reubicar el puente 5 metros hacia el norte.

Llamada c-7:

Permite elegir a las personas que tendrán a su cargo la solución del problema,

Llamada c-8:

En seguimiento registre, lo que se viene realizando paso a paso, para solucionar el problema.

Llamada c-9:

Use el botón

y del catálogo elija un registro para calificar lo que se viene haciendo.

Una ves que esté con los datos registrados, use el botón Grabar.

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Cada involucrado encontrará en su correo electrónico, el mensaje relacionado con la medida correctiva de la tarea.

Los datos registrados son mostrados en el escenario.

Para aceptar los datos registrados en el escenario de Plan semanal, use el botón


.

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El candado se cierra y significa que no se puede modificar los datos. Vaya al escenario del Lookahead para reprogramar, que consiste en asignar nuevas fechas para la ejecución de la tarea.

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Todas las tareas debes estar reprogramadas para pasar a la siguiente semana y poder generar el plan semanal. Para continuar el trabajo, en la semana siguiente la 20, visualice,

El botón nos indica que ya fue generado el plan semanal, vaya al escenario de Plan semanal y análisis de confiabilidad a registrar las tareas cumplidas.


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Para aceptar los datos registrados en el escenario de Plan semanal, use el botón

El candado se cierra

.

y significa que no se puede modificar los datos.

1.16.6 Opciones de la cabecera del Lookahead

Llamadas de la cabecera Llamada 1a: Permite elegir el tipo de información de acuerdo a lo siguiente:

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Llamada 1b: Es un filtro que permite elegir un registro del WBS o fase, y muestre las actividades asignadas a esa fase. Llamada 1c: Sí tiene registradas vistas, este filtro permite elegir la vista con sus actividades asignadas. Llamada 1d: Permite elegir el período a partir del cual se empezará a programar o reprogramar las actividades.

Luego es mostrado el Catálogo de períodos, de donde se elije con doble clic. Llamada 1e: Después de efectuar los trabajos en el escenario del lookahead permite generar el plan semanal. Llamada 1f: Permite elegir el número de semanas que serán visualizas en el escenario. Llamada 1g: Este segmento es informativo muestra los datos según la selección.

1.16.7 Opciones del menú del Lookahead


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Llamadas de la ventana Lookahead Llamada a: Permite adicionar una nueva tarea a la actividad. Llamada a-1: Permite adicionar una nueva tarea. Llamada a-2:

Activa la ventana “Tarea” con la finalidad de editar o modificar los datos de la tarea previamente registrada.

Llamada a-3:

Elimina la tarea seleccionada, siempre y cuando no ha sido usado en el Plan semanal.

Llamada a-4:

Copia al portapapeles la tarea previamente elegida, toma el nombre de la tarea, la fecha de inicio y fin.

Llamada a-5:

Esta opción sólo está disponible sí antes usó copiar, permite pegar el contenido del portapapeles, conservando la fecha de inicio y fin de la actividad.

La fecha de inicio y fin de la actividad está delimitada por la barra del diagrama de Gantt; para modificar las fechas límites lo tiene que realizar en el Gantt.

Llamada a-6:

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El Pegado especial, esta opción sólo está disponible sí antes usó copiar, permite pegar el contenido del portapapeles.


Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada b: Etiqueta, Desde esta opción sólo asigne etiquetas a las actividades y tareas. Para registrar etiquetas hágalo desde el grupo de Organización, donde se encuentra el acceso directo al escenario de etiquetas. Llamada b-1: Muestra el catálogo de etiquetas para elegir y asignar a la tarea. Procedimiento: Haga clic derecho en un período diario, y del menú que muestre elija Etiquetas, luego Asignar. El sistema muestra el catálogo de etiquetas, de donde se elija la etiqueta con doble clic y luego use el botón (Seleccionar grupo de registros y retornar). Llamada b-2: Quita o elimina la etiqueta del período elegido. Procedimiento: Haga clic derecho en un período diario, y del menú que muestre elija Etiquetas, luego Quitar. Llamada b-3: Copia el contenido de la etiquetas al portapapeles. Procedimiento: Haga clic derecho en un período diario del que copiará la etiqueta, y del menú que muestre elija Etiquetas, luego Copiar. Llamada b-4: Esta opción está disponible solo si previamente se usó la opción de copiar, pega el contenido del portapapeles a la tarea destino. Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada c: Permite reprogramar o suspender una actividad o tarea dentro del Lookahead. Una tarea permite ser reprogramada sólo si previamente se generó el plan semanal, la acción de reprogramar consiste en cambiar de fecha a la actividad o tarea debido a que no pudo ser ejecutada por diferentes motivos pero de tomas manera se debe ejecutar en una fecha posterior.

Llamada d: Permite registrar restricciones a la actividad o tarea seleccionada. Opciones de la ventana restricciones S10 – Planeamiento y programación

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Llamada d-1: Permite adicionar una nueva restricción. Llamada d-2: Utilice modificar para cambiar de estado a la restricción, ingresar el porcentaje de avance en lo que refiere a la solución, adicionar más registros en el seguimiento, y para levantar. Llamada d-3: Sólo al autor de la restricción se le permite eliminar una restricción registrada. Llamada d-4: Permite consultar el contenido de la restricción. Llamada d-5: Permite cambiar el estado de la restricción Llamada d-6: Muestra las restricciones relacionadas a esta. Llamada d-7: Muestra el filtro. Llamada d-8: Sólo sí está activo el filtro, permite generar opciones de filtrado. Llamada d-9: Muestra filtros avanzados Llamada d-10: Permite insertar notas a la restricción. Llamada d-11: Exporta el contenido de la ventana a un archivo Excel. Llamada d-12: Permite mostrar u ocultar los campos implementados en esta ventana. Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada e: Adicionar a reserva, permite elegir una actividad para reserva, tiene que cumplir el requisito: Que esté en el horizonte del lookahead (dentro de las 4 semanas visibles) Que no esté programada en la semana actual La actividad elegida como reserva pasa al escenario de “Plan semanal Confiabilidad”, se le puede asignar cumplimiento, pero este no afecta el porcentaje del plan completado semanal. (No ingresan a las estadísticas del PPC). Para visualizar las actividades reserva, en mostrar campos haga visible el campo (R). Llamada f: Esta opción está disponible sólo si existe una actividad en reserva, permite quitar la actividad de reserva.

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Llamada g: Los datos que corresponden a las actividades o tareas permiten ver de acuerdo a la selección. Llamada g-1: La programación es mostrada con Aspa para cada uno de los días programados. Llamada g-2: La programación es mostrada en Porcentaje para cada uno de los días programados. Llamada g-3: La programación es mostrada en Metrado para cada uno de los días programados. Llamada g-4: Muestra las Etiquetas completas asignadas a un día de la programación de la actividad o tarea. Llamada g-5: Muestra las Etiquetas abreviadas asignadas a un día de la programación de la actividad o tarea. Llamada g-6: Muestra el texto asignado al período diario programado de la actividad o tarea. Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada h: La información dentro del lookahead está ordenada jerárquicamente, permite elegir el nivel para que acuerdo a este sea mostrado las actividades o tareas. Llamada h-1: Muestra los niveles de registro para elegirlo. Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada i: Divide el escenario en dos segmentos horizontales, en la ventana superior muestra las actividades y tareas y en la ventana inferior de acuerdo a la selección efectuada con el submenú. Llamada i-1:

Muestra o esconde la división.

Llamada i-2: Muestra en la ventana inferior el diagrama de Gantt Llamada i-3:

Muestra en la ventana inferior el Histograma.

Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada j: Permite mostrar las actividades y tareas de acuerdo la selección de filtros implementados. Llamada j-1:

Muestra todas las actividades y tareas.

Llamada j-2:

Muestra sólo las actividades y tareas programadas.

Llamada j-3:

Muestra todas las actividades que tienen el porcentaje de trabajo completado.

Llamada j-4:

Muestra todas las actividades que tienen el porcentaje de trabajo no completado.

Llamada j-5:

Muestra todas las actividades que tienen restricciones.

Llamada j-6:

Muestra todas las actividades sin restricciones.

Continuación de las opciones de menú del Lookahead Llamada k: Permite insertar una nota a la actividad o a la tarea. Llamada L: Exporta el contenido del escenario a una hoja de Microsoft Excel. Llamada n: En el escenario existen campos (columnas) lo que pueden ser mostrados u ocultados. Para mostrar un campo:


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Llamada m: Toma los datos de los cambios efectuados.

1.16.8 Opciones del menú del Plan semanal

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Llamadas del Plan semanal y Análisis de confiabilidad Llamada a: Permite calificar o asignar un estado a la actividad o tarea de acuerdo al menú. Llamada a-1:

Califique a la actividad o tarea como Cumplido, cuando está ejecutado al 100% del metrado previsto.

Llamada a-2:

Califique a la actividad como No Cumplido, cuando está la actividad o tarea no fue ejecutada al 100% del metrado previsto.

Llamada a-3:

Sí por equivocación se calificó la actividad como Cumplido o como No cumplido, y desea corregir, vuelva a calificar como ninguno.

Continuación de las opciones de menú del Plan Semanal y Análisis de confiabilidad Llamada b: Esta opción es de consulta muestra las restricciones que tiene la actividad o tarea. S10 – Planeamiento y programación

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Llamada b-1: Muestra la ventana Medida correctiva para visualizar el registro y seguimiento. Llamada b-2: Esta opción es solo informativa, permite visualizar el estado de la restricción, para cambiar el estado de la restricción hágalo desde el escenario de Restricciones. Llamada b-3: Muestra en una ventana las Restricciones Relacionadas, se refiere que sí la misma restricción fue asignada a otra actividad en un periodo anterior, nos permite tomar decisiones, ya que se podría volver reiterativo. Llamada b-4: Muestra el filtro con la finalidad de filtrar información, previamente realice la selección como se indica en la llamada b-5. Llamada b-5: Generar filtro, está disponible cuando el cursor se ubica sobre el contenido de una columna, de acuerdo a esta selección se muestra el filtro de la llamada b-4. Llamada b-6:

Activa o desactiva el filtro avanzado que permite “arrastrar” una celda para que ordene la información, de acuerdo a la selección.

Llamada b-7: Permite insertar notas a la actividad o tarea. Llamada b-8: Exporta el contenido de la ventana a una hoja de Microsoft Excel. Llamada b-9: Esta ventana contiene varias columnas llamadas también campos, por esta opción se muestra o esconde los campos.

Continuación de las opciones de menú del Plan Semanal y Análisis de confiabilidad Llamada c: Medidas correctivas, las opciones estás relacionadas a una semana.

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Llamada c-1:

Cuando la actividad o tarea fue calificada como NO CUMPLIDA dentro del período semanal, permite registrar la medida correctiva.

Llamada c-2:

Permite modificar una medida correctiva previamente registrada siempre y cuando la semana no esté cerrada.

Llamada c-3:

Permite eliminar una medida correctiva previamente registrada siempre y cuando la semana no esté cerrada, además solo le es permitido al autor.

Llamada c-4:

Permite consultar una medida correctiva previamente registrada.

Llamada c-5: Cuando se realiza un seguimiento a la medida correctiva, permite cambiar de Estado. Llamada c-5-1: Cuando se registra la medida correctiva, por defecto el sistema lo califica como Registrado Llamada c-5-2: Permite calificad como Pendiente a la medida correctiva Llamada c-5-3: Cuando las restricciones han sido subsanadas califique como Levantado a la medida correctiva. Llamada c-6:

Muestra las restricciones relacionadas, se refiere que sí la misma medida correctiva fue asignada a otra actividad en un periodo anterior, nos permite tomar decisiones, ya que se podría volver reiterativo.


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Llamada c-7:

Muestra el filtro con la finalidad de filtrar información, previamente realice la selección como se indica en la llamada c-8.

Llamada c-8:

Generar filtro, está disponible cuando el cursor se ubica sobre el contenido de una columna, de acuerdo a esta selección se muestra el filtro de la llamada c-7.

Llamada c-9:

Activa o desactiva el filtro avanzado que permite “arrastrar” una celda para que ordene la información, de acuerdo a la selección.

Llamada c-10: Permite insertar notas a la actividad o tarea. Llamada c-11: Exporta el contenido de la ventana a una hoja de Microsoft Excel. Llamada c-12: Esta ventana contiene varias columnas llamadas también campos, por esta opción se muestra o esconde los campos. Continuación de las opciones de menú del Plan Semanal y Análisis de confiabilidad Llamada d: La opción Ver, permite elegir el tipo de información que mostrará de cada actividad o tarea, en el segmento que corresponde a la programación. Llamada d-1: Muestra los datos de la actividad o tarea en Aspa, indicando los días en que se ejecutará las actividad o tarea. Llamada d-2: Muestra los datos de la actividad o tarea en Porcentaje, indicando los días en que se ejecutará las actividad o tarea. Llamada d-3: Muestra los datos de la actividad o tarea en Metrado, indicando los días en que se ejecutará las actividad o tarea. Llamada d-4: Muestra las Etiquetas completas asignada a la actividad, para cada uno de los días. Llamada d-5: Muestra las Etiquetas abreviadas asignada a la actividad, para cada uno de los días. Llamada d-6: Muestra los textos asignados a la actividad, para cada uno de los días Continuación de las opciones de menú del Plan Semanal y Análisis de confiabilidad Llamada f: Divide el escenario horizontalmente, en la ventana superior muestra las actividades y tareas y en la ventana inferior la información que elija del submenú. Llamada f-1:

Esconde o muestra la ventana inferior.

Llamada f-2:

Cuando la ventana inferior está activa, muestra el diagrama de Gantt

Llamada f-3:

Cuando la ventana inferior está activa, muestra las Causas de incumplimiento semanal.

Llamada f-4:

Cuando la ventana inferior está activa, muestra las Causas de incumplimiento acumulado.

Llamada f-5:

Cuando la ventana inferior está activa, muestra el Porcentaje de plan completado.

Llamada f-6: Cuando la ventana inferior está activa, muestra el PPC de tareas asignadas Llamada f-7: Cuando la ventana inferior está activa, muestra la Matriz del PPC Llamada f-8: Cuando la ventana inferior está activa, muestra la Matriz de incumplimiento Continuación de las opciones de menú del Plan Semanal y Análisis de confiabilidad

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Llamada g: Filtros, muestra un submenú para mostrar las actividades y tareas de acuerdo a la selección. Llamada g-1: Lista todas las actividades y tareas. Llamada g-2: Lista todas las actividades y tareas Cumplidas. Llamada g-3: Lista todas las actividades y tareas No cumplidas Llamada g-4: Lista todas las actividades y tareas No calificadas Continuación de las opciones de menú del Plan Semanal y Análisis de confiabilidad Llamada h: Permite insertar Notas a la actividad o tarea. Llamada i: Exporta el contenido de la ventana a una hoja de Microsoft Excel. Llamada L: Muestra la lista de campos disponibles, para esconder o mostrar. Llamada k: La opción Refrescar, toma los datos del escenario para mostrarlos cuando ocurren cambios y en línea no pudo ejecutarse.

1.17 Restricciones y medida correctivas Utilice este escenario para administrar las restricciones. Acceso al escenario

Luego en el árbol elija el proyecto y ubique Meta. a) Registro de una restricción a una actividad no productiva Cuando ocurren incidentes que involucran a toda la obra o proyecto, y no estaban previstos, como una lluvia inesperada que malogró una parte del proyecto ejecutado. También podría ser la visita de una autoridad que no estaba prevista y hace distraiga el trabajo debido a que varias personas de dedicarán a atenderlo y a mostrarle información que este solicite.

En la ventana Restricción


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Llamadas de la ventana restricciones Llamada a: Use el Llamada b: Use el restricción.

para ingresar al catálogo de tipos de restricción y elegir uno. para ingresar al catálogo de períodos y elija el periodo involucrado en la

Llamada c: Ingrese la descripción o el asunto de la restricción Llamada d: Use el para ingresar al catálogo de responsables y elija al encargado de resolver o levantar la restricción. Llamada e: Elija la fecha inicio Llamada f: Elija la fecha, hasta cuando tiene plazo para levantar la restricción. Llamada g: Elija la pestaña Especificación. Llamada g-1: Registre que es lo que debe hacer el responsable para levantar la restricción. Llamada h: Del catálogo de responsables e identificadores elija a los encargados de levantar la restricción Llamada i: En seguimiento, en el campo nota ingrese lo que se hizo para levantar le restricción. Llamada j: En acciones y resultados califique la restricción como resuelta. Use el botón Grabar, para concluir con el registro de la restricción. b) Administración y seguimiento de una restricción y medida correctiva Medida correctiva sólo tiene una actividad que fue calificada como NO CUMPLIDA.

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En avance registre el 100%

1.17.1 Reuniones En la etapa de gestión del proyecto, todos los eventos y acuerdos que se tomen deben ser registrados en un acta. Entiéndase por evento la exposición de un responsable sobre la programación detallada del plan semanal. Por acuerdo, el hecho de elegir la restricción y la persona que estará encargada de solucionar el problema que generó la restricción.


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Luego de revisar el escenario de Cumplimiento, también será necesario registrar las causas de incumplimiento para tomar las medidas correctivas para que no vuelvan a ocurrir. También puede registrar todas las reuniones que tenga a nivel de empresa. Temas relacionados: Registre previamente a los responsables. Las reuniones se control a nivel de cumplimiento. Comentario: Al efectuar el análisis de las restricciones se ha determinado que falta hacer mantenimiento de los equipos, esta labor se le encargará al Sr. Rueda Raúl. Datos que serán registrados.

Acceso al escenario

Luego en el árbol elija el proyecto y ubique Meta.

Registro de una reunión

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Llamadas de la ventana Reunión: Llamada a: Use el botón

para acceder al catálogo de Tipo para elegir el que corresponde.

Llamada b: Después de grabar el contenido de la ventana (llamada L) el sistema registra el número correlativo que le corresponde a la ficha. Llamada c: Elija la fecha en la que se realiza la reunión. Llamada d: Elija la hora de inicio de la reunión. Llamada e: Al momento de que termina la reunión y antes de grabar (llamada L) ingrese la hora de finalización de la reunión. Llamada f: Ingrese el lugar donde se lleva a cabo la reunión. Llamada g: Use el botón para acceder al catálogo de Responsables para elegir a la persona encargada de coordinar. Llamada h: Elija la pestaña participantes.


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Llamada h-1: Haga clic derecho en ese segmento para mostrar el menú emergente.

Llamada h-1a: Muestra el submenú: Llamada h-1a-1: Muestra el catálogo de responsables para elegir a los que participarán en la reunión. Llamada h-1a-2: Permite elegir titulares y relevos, con la finalidad de elegir a la persona que reemplazará al titular. Llamada h-1a-3: Muestra el catálogo de identificadores para elegir a los que serán invitados a la reunión. Llamada i: Revisión de actas anteriores. Ingrese a esta pestaña siempre y cuando tenga actas anteriores para revisar el cumplimiento. En este caso es la primera vez que se ingresa al sistema y por consiguiente no tenemos acuerdos anteriores, y los usaremos para describir las opciones implementadas.

Llamada de la “pestaña” Revisión de Reuniones Anteriores Llamada i-1:

Está disponible después de registrar varias líneas, genera el número de fila.

Llamada i-2: Está disponible a partir de la segunda reunión registrada, adiciona los acuerdos de la reunión anterior con la finalidad de registrar el cumplimiento. Llamada i-3: Exporta el contenido de la ventana a una hoja Excel. Llamada i-4: Muestra en pantalla la apariencia del contenido del escenario como será impresa.

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Llamada i-5: Envía el contenido de la ventana a una impresora siempre y cuando esté disponible. Llamada i-6: Muestra u oculta los campos (columnas) disponibles en el escenario. Llamada j: La pestaña acuerdos muestra el segmento donde se registran los acuerdos tomados en la reunión.

Llamadas de la “pestaña” Acuerdos Llamada j-1:

Está opción está disponible sólo si tiene actas de reunión anteriores, permite adicionar los títulos anteriores al acta de reunión actual.

Llamada j-2:

Elimina o quita la fila elegida.

Llamada j-3:

Inserta una nueva línea.

Llamada j-4:

Duplica el contenido de una línea, creando una nueva fila.

Llamada j-5:

Cuando existen registros inserta el número de línea o fila.

Llamada j-6:

Permite asignar una restricción a la línea de registro del acta de reunión.

Llamada j-7:

Muestra la restricción asignada a la línea de registro del acta de reunión.

Llamada j-8:

Está disponible a partir del segundo registro del acta de reunión, permite asignar una acta de reunión anterior a la fila que se registre.

Llamada j-9:

Muestra el acta asignada.

Llamada j-10: Exporta el contenido de la ventana a una hoja Excel. Llamada j-11: Muestra en pantalla la apariencia del contenido del escenario como será impresa. Llamada j-12: Envía el contenido de la ventana a una impresora siempre y cuando esté disponible. Llamada j-13: Muestra u oculta los campos (columnas) disponibles en el escenario. Llamada k: Permite enviar información del acta de reunión a los involucrados.


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Llamadas de la “pestaña Enviar copia a: Llamada k-1: Muestra el submenú done Permite adicionar más participantes a la reunión. Llamada k-1a: Permite adicionar mas participantes a la reunión, sean estos responsables o invitados. Llamada k-1b: Muestra el catálogo de responsables con la finalidad de elegirlos en grupo para adicionarlos a la reunión. Llamada k-1c: Muestra el catálogo de responsables con la finalidad de elegir un responsable para adicionarlo a la reunión. Llamada k-1d: Muestra el catálogo de identificadores con la finalidad de elegir a un invitado a para la reunión. Llamada k-2: Quita de la lista a un responsable o invitado. Llamada k-3: Muestra el submenú para el envío de correos. Llamada k-3a: Permite enviar el contenido del acta de reunión a toda la lista de responsables e invitados. Llamada k-3b: Permite enviar el contenido del acta de reunión sólo a responsables e invitados seleccionados. Llamada L: Use el botón

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para concluir con el registro de la reunión.


Manual del módulo de Planeamiento S10.doc

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