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MANUAL DE PROVEEDORES CROSS DOCKING

SODIMAC - NOP ver. 1.0

Manual de Proveedores Cross Docking

ÍNDICE INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3 1. CENTROS DE DISTRIBUCIÓN (CD) .................................................................................................... 4 2. FLUJO SISTÉMICO ............................................................................................................................ 5 2.1 INGRESO A B2B SODIMAC ......................................................................................................... 5 2.2 PUBLICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA ...................................................................................... 6 2.2.1 Logística, OC Pendientes. ................................................................................................... 6 2.2.2 Logística, Análisis OC. ......................................................................................................... 7 2.3 FILTROS DE CONSULTA DE ORDEN DE COMPRA ....................................................................... 7 2.3.1 Logística, OC Pendientes. ................................................................................................... 7 2.3.2 Logística, Análisis OC. ......................................................................................................... 8 2.4 ESTADOS DE UNA ORDEN DE COMPRA ..................................................................................... 8 2.5 ACEPTAR O RECHAZAR UNA ORDEN DE COMPRA .................................................................... 9 2.6 DESCARGA DE DETALLE DE ORDEN DE DISTRIBUCIÓN (eOD) ............. ...................... .................. .................. .................. ........... .. 9 2.7 TRASPASO DE FORMATO TXT A XLS ........................................................................................ 10 2.8 CREACIÓN DE CITA .................................................................................................................. 13 2.9 CREACIÓN DE DIRECTORIO ...................................................................................................... 14 2.10 SOLICITUD PLANILLA GENERA eDSP ...................................................................................... 15 2.11 HABILITACIÓN DE MACROS ................................................................................................... 16 2.11.1 Excel 2003....................................................................................................................... 16 2.11.2 Excel 2007....................................................................................................................... 17 2.11.3 Excel 2010....................................................................................................................... 19 2.12 ARCHIVO eASN, A PARTIR DE LA PLANILLA GENERA eDSP .................. ........................... .................. .................. ............... ...... 22 2.13 CARGA DE ARCHIVO eASN (eDSP) EN FORMATO TXT EN B2B SODIMAC .................. ........................... ........... .. 27 2.14 RECEPCIÓN SISTÉMICA .......................................................................................................... 30 2.15 EMISIÓN DEL DOCUMENTO PREFACTURA ............................................................................ 32 3. FLUJO OPERACIONAL .................................................................................................................... 34 3.1 HIGIENE Y SEGURIDAD: ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP)....................... (EPP)................................ ......... 34 3.2 ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA DESCARGA DEL TRANSPORTE .................... ............................. .................. ................. ........ 34 3.3 DOCUMENTOS ......................................................................................................................... 34 3.4 ETIQUETAS ............................................................................................................................... 34 3.4.1 Código de barras (EAN13) ................................................................................................ 34 Desarrollo Logístico Proveedores

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3.4.2 Señalética ......................................................................................................................... 35 3.4.3 LPN (CODE 128) ................................................................................................................ 35 3.5 UBICACIÓN DE ETIQUETA LPN ................................................................................................ 36 3.5.1 Etiqueta LPN en pallets .................................................................................................... 37 3.5.2 Etiqueta LPN en bultos (cajas) .......................................................................................... 37 3.5.3 Etiqueta LPN en totes ....................................................................................................... 38 3.5.4 Etiqueta LPN en perfiles y tabigales ................................................................................. 38 3.5.5 Etiqueta LPN en carros (CD Plantas Hijuelas).................. ........................... ................... ................... .................. .................. ............ ... 39 3.5.6 Etiqueta LPN en bultos irregulares ................................................................................... 39 3.6 TIPO DE OPERACIÓN ............................................................................................................... 41 3.6.1 Despacho palletizado ....................................................................................................... 41 3.6.2 Despacho bultos ............................................................................................................... 43 3.7 PROGRAMACIÓN DE RECEPCIÓN ............................................................................................ 46 3.8 INGRESO DEL TRANSPORTE A LAS INSTALACIONES DE SODIMAC (CENTROS DE DISTRIBUCIÓN) .............................................................................................................................. 46 3.9 PRE RECEPCIÓN ....................................................................................................................... 47 3.10 CERTIFICACIÓN ...................................................................................................................... 47 3.11 FACTURACIÓN ....................................................................................................................... 49 4. RESUMEN ...................................................................................................................................... 50

Desarrollo Logístico Proveedores

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INTRODUCCIÓN Sodimac, a través de este Manual, pone a disposición de sus proveedores Nacionales, los procedimientos y normas de recepción de mercaderías, en sus distintos Centros de Distribución, los que se detallan más abajo. Con este Manual y en conjunto con el sistema B2B se pretende lograr una mejor integración Sodimac-Proveedor y una mejora en la coordinación de las operaciones logísticas y comerciales, orientando nuestros esfuerzos a brindar un mejor servicio a nuestros clientes finales. En este manual encontrará toda la información necesaria para realizar un proceso de entrega de mercaderías, acorde con los procedimientos establecidos en cada Centro de Distribución de Sodimac, con el fin de de minimizar los tiempos tiempos de descarga, descarga, cautelar la seguridad en la manipulación de mercadería y tener un adecuado control de la r ecepción. El presente manual está conformado por dos secciones, cada una de ellas, subdividida, de acuerdo al tema tratado.

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Flujo Sistémico.

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Flujo Operacional (físico).

Realizar entregas en los distintos Centros de Distribución de Sodimac, implica aceptar y cumplir con cada una de las normas establecidas en este manual de procedimientos. procedimientos.


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1. CENTROS DE DISTRIBUCIÓN (CD) CD MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN CÓDIGO SUCURSAL 117 DIRECCIÓN Calle La Farfana 400 COMUNA Pudahuel CIUDAD Santiago

CD SANTIAGO CÓDIGO SUCURSAL 136 DIRECCIÓN Av. Lo Espejo 2700 COMUNA Cerrillos CIUDAD Santiago

CD LA FARFANA CÓDIGO SUCURSAL 214 DIRECCIÓN Calle La Farfana 400 COMUNA Pudahuel CIUDAD Santiago

CD PLANTAS HIJUELAS CÓDIGO SUCURSAL 378 DIRECCIÓN Calle Nueva, Lote 2 COMUNA Hijuelas CIUDAD Quillota

CD CORONEL WMOS RETAIL CÓDIGO SUCURSAL 386 DIRECCIÓN Av. Golfo de Arauco 3536 COMUNA Coronel CIUDAD Concepción


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2. FLUJO SISTÉMICO 2.1 INGRESO A B2B SODIMAC Para ingresar a B2B SODIMAC, necesita contar con accesos creados previamente. En caso de no contar con dichos atributos, lo debe solicitar a través de Soporte de Proveedores/B2B, al correo: [email protected],, indicando los siguientes datos de la persona que poseerá la cuenta de [email protected] usuario: RUT de la Razón Social. RUT del usuario. Nombre del usuario Correo electrónico del usuario Perfil requerido, en este caso puntual, Logístico. Fono de contacto. Las passwords de ingreso son remitidas de forma automática desde [email protected],, en Asunto indica: B2B Corp. - Cambio de password. [email protected] password.


la

casilla

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Se accede a B2B SODIMAC, a través de la URL https://b2b.sodimac.cl

B2B, B2B, seleccione Sodimac Chile Empresa, Empresa, digite el RUT de la Razón Social, sin puntos, ni guión. Ejemplo: 96792430K Usuario, Usuario, digite el RUT del usuario, sin puntos, ni guión. Ejemplo: 111111119 Clave, Clave, ingrese la password enviada de forma fo rma automática desde la casilla [email protected]

2.2 PUBLICACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Toda Orden de Compra (OC) que Sodimac cursa a un proveedor, se publica de forma automática en B2B Sodimac. En la opción OC Pendientes o Análisis OC, dentro del módulo Logística, encontrará las órdenes de compra que Sodimac ha emitido.

2.2.1 Logística, OC Pendientes. Esta opción muestra sólo las OC vigentes, en uno de los siguiente Estados: Publicada, Aceptada o Recepción Parcial.


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2.2.2 Logística, Análisis OC. Esta opción muestra todas las OC, independientemente independientemente de su Estado. La data disponible corresponde a los últimos 24 meses. meses.

2.3 FILTROS DE CONSULTA DE ORDEN DE COMPRA Dentro de las opciones mencionadas anteriormente, se puede revisar una Orden de Compra en relación a los siguientes parámetros:

2.3.1 Logística, OC Pendientes. PARÁMETROS O/C PENDIENTES Jerarquía/Clasificación Comercial Marca Ordenar Por Montos Tipo OC Lugar de Entrega


Categoría o Familia Comercial a la que corresponden los productos contenidos en una Orden de Compra. Definición Corporativa. Ordenamiento de la consulta efectuada (Orden de Compra, Fecha de Recepción Mínima, Fecha de Recepción Máxima o Producto). Permite definir si el resultado de la consulta indicará los montos de la Orden de Compra con Impuesto o sin Impuesto Permite definir el Tipo de la Orden de Compra que se quiere consultar (Todos, Cross Docking: Local, Centro Distribución, Servicios Especiales o Importada). Tienda o Centro de Distribución a la que está destinada la Orden de Compra y al cual debe ser despachada.

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2.3.2 Logística, Análisis OC. PARÁMETROS ANÁLISIS ÓRDENES DE COMPRA Estado

Estado en que se encuentra la Orden de Compra (Todos, Cancelada, Cerrada, Publicada, Recepción Parcial o Rechazada).

Tipo al que corresponde la Orden de Compra (Todos, Cross Docking, Local, Centro Distribución, Servicios Especiales o Importada). Nro. OC Corresponde al número de la Orden de Compra. Producto/Estilo/Variación Permite Número de SKU o EAN13 contenido en la Orden de Compra. Marca Definición Corporativa. Tienda o Sucursal incluida en la predistribución de la Orden de Tienda/Distribución Compra. Fecha Desde Desde que fecha se mostrarán las OC en pantalla. Fecha Hasta Hasta qué fecha se mostrarán las OC en pantalla. Tipo OC

Tipo Fecha Ordenar Por Montos Lugar de Entrega

Tipo de fecha ingresada en los parámetros anteriores (Fecha Emisión, Fecha de Recepción Mínima o Fecha de Recepción Máxima). Ordenamiento de la consulta efectuada (Orden de Compra, Fecha Emisión, Fecha de Recepción Mínima, Fecha de Recepción Máxima o Tipo de Recepción). Característica del monto que involucra la Orden de Compra (Con Impuesto o Sin Impuesto). Impuesto). Tienda o Centro de Distribución a la que está destinada la Orden de Compra y al cual debe ser despachada.

B2B SODIMAC desplegará Órdenes de Compra de acuerdo a los campos seleccionados.

2.4 ESTADOS DE UNA ORDEN DE COMPRA Publicada Orden de Compra publicada en B2B Rechazada Orden de Compra rechazada por el usuario (proveedor). Recep. Parcial Orden de Compra, Compra, cuya recepción recepción involucra sólo una parte del Monto($). Orden de Compra caducada o recibida completa (Monto($) total) por la Tienda o Cerrada Centro de Distribución asociado. Cancelada Orden de Compra cancelada por el Departamento de Compras (Sodimac).


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2.5 ACEPTAR O RECHAZAR UNA ORDEN DE COMPRA Al pulsar sobre el estado de una Orden de Compra (OC Pendientes, módulo Logística), se despliega una ventana que permite rechazar o aceptar la Orden de Compra consultada. Se selecciona la opción y luego se pulsa Grabar. Siempre se debe indicar el motivo por el cual se origina el rechazo de una Orden de Compra. De esta manera, el área de origen de la OC, (Departamento de Compras o Tienda) estará en conocimiento de la situación que lo provocó, para tomar las acciones correctivas si es que corresponden.

2.6 DESCARGA DE DETALLE DE ORDEN DE DISTRIBUCIÓN (eOD) Se debe pulsar sobre el vínculo Descarga Archivo ubicado en la última columna desplegada en la consulta efectuada en OC Pendientes (módulo Logística).


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Se desplegará una ventana, en la que se debe elegir el Tipo de Documento que desea descargar y el Tipo de Formato. Finalmente, pulsar Bajar Archivo. Archivo.

2.7 TRASPASO DE FORMATO TXT A XLS Una vez que se ha realizado la descarga del archivo eOC o eOD en txt, se abre el archivo eOC o eOD en txt. En el Bloc de Notas ir Notas ir a la opción Edición y Edición y marcar Seleccionar Todo Crtl+E. Crtl+E.

Una vez seleccionado el texto (se marca todo en azul), ir a la opción Edición y Edición y seleccionar Copiar Ctrl+C. Ctrl+C. Toda la información se contendrá temporalmente en el Portapapeles de Excel.


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Luego, se debe abrir una hoja en blanco (libro) en Excel y posicionar el cursor en la celda A1 y a través de la opción Pegar, Pegar, pegar los datos. Estos quedan insertados en la columna A, A, en formato de texto.

Marcar con el cursor la columna A (donde están los datos), en la opción Datos Datos del menú de Opciones de Excel, seleccionar la opción Texto en Columnas Columnas para separar el texto copiado en columnas con sus respectivos encabezados. Se abrirá el Asistente para convertir texto en columnas paso columnas paso 1 de 3.


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Acá se debe seleccionar opción Delimitados y Delimitados y hacer clic en botón Siguiente >, >, para avanzar al paso 2 de 3.

El Asistente para convertir texto en columnas mostrará columnas mostrará el paso 2 de 3. Acá debe indicar el Separador de campos del archivo txt. En este caso el separador corresponde a un Pipe “|” (Alt + 124), el cual se selecciona en la opción Otros, como lo muestra la figura y luego dar clic en botón Siguiente >, >, para ir al paso 3 de 3.

En este paso, sólo se debe dar un clic en botón Finalizar para Finalizar para terminar el traspaso y obtener la información en un archivo Excel. Desarrollo Logístico Proveedores

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2.8 CREACIÓN DE CITA Acceder al Módulo Logística Logística en B2B SODIMAC e ingresar a la opción opción Administrador de Citas. Citas.

Para crear una CITA, se debe pulsar Ver OC Pendientes. Pendientes. B2B SODIMAC mostrará aquellas OC que no han sido entregadas o no han sido entregadas completas.


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Seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo de la Orden de Compra que desea trabajar y pulsar Crear cita. cita. B2B SODIMAC despagará una ventana llamada Seleccione una fecha/hora de envío. envío. Se mostrarán tantas fechas/horas de envío, como los días hábiles que oscilen entre la fecha esperada de recibo y fecha de cancelación de la Orden de Compra seleccionada, o entre la fecha de la solicitud si es que esta, es posterior a la fecha fecha esperada de de recibo. Las órdenes de compra tipo Cross Docking (XD) consideran como fecha de cancelación, la misma fecha que la esperada de recibo, por lo tanto, ambas fechas serán coincidentes. En consecuencia, en la ventana Seleccione una fecha/hora de envío sólo envío sólo se mostrará un día hábil.

Para concluir el proceso se debe pulsar Aceptar. Aceptar. B2B SODIMAC asociará un correlativo de 10 dígitos a la Orden de Compra en cuestión, junto a una fecha y hora de envío. Este número de 10 dígitos es el número de la Cita.

2.9 CREACIÓN DE DIRECTORIO Todo archivo eASN en formato txt, que se genere a partir de la Planilla Genera eDSP, quedará almacenado por defecto en un directorio, cuya ruta debe ser creada, por una única vez, en Disco C (Mi PC), del equipo que se utilice. Es quedará de la siguiente manera: Mi PC > Disco C > carpeta Sodimac B2B > carpeta eDSP


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2.10 SOLICITUD PLANILLA GENERA eDSP La Panilla Genera eDSP se debe extraer de B2B SODIMAC mediante la opción ayuda del menú principal de B2B.

Seguir las instrucciones dadas en opción ayuda. ayuda.


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2.11 HABILITACIÓN DE MACROS 2.11.1 Excel 2003 Para el correcto funcionamiento del archivo Excel, se deben habilitar las macros cuando este lo consulte.

Si Excel 2003 no consulta esta opción, o no habilita macros, revise su equipo de acuerdo a los siguientes pasos: Menú de opciones > Herramientas > Macro > Seguridad.

Ventana Seguridad Seguridad > pestaña Nivel de seguridad seguridad > seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierno de la opción Bajo (no recomendado) > recomendado) > para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar. Para que se reflejen las modificaciones efectuadas es necesario cerrar Excel 2003, guardando los cambios cursados. Desarrollo Logístico Proveedores

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2.11.2 Excel 2007 En el menú de opciones se debe seleccionar la opción Programador > Programador > Seguridad de macros (grupo macros (grupo Código).

Ventana Centro de Confianza Confianza > categoría Configuración de macros macros > seleccionar el checkbox ubicado al costado de la opción Habilitar todas las macros > macros > Para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar.

Para que se reflejen las modificaciones efectuadas, es necesario cerrar Excel 2007, guardando los cambios cursados.


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Si la opción Programador, Programador, no está visible en el menú de opciones, se debe realizar lo siguiente: Pulsar Boton de Office y Office y seleccionar Opciones de Excel. Excel .

Ventana Opciones de Excel Excel > categoría Más frecuentes frecuentes > seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo de la opción Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones > opciones > Para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar.


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Desde ahora en adelante, quedará visible la opción Programador, Programador, en el menú de opciones.

2.11.3 Excel 2010 En Excel 2010, como en Excel 2007, la opción Programador no Programador no aparece en el menú de opciones. Para poder usar las macros y los controles en Excel 2010 se deben seguir los siguientes pasos: Activar la opción Archivo y Archivo y seleccionar Opciones. Opciones.

Ventana Opciones de Excel > Excel > categoría Centro de Confianza > Confianza > opción Configuración del centro de confianza. confianza.


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Ventana Centro de confianza confianza > categoría Configuración de macros macros > seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo de la opción Habilitar todas las macros macros > para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar.


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Al pulsar Aceptar, se habrán habilitado las macros en Excel 2010. Sin embargo, la opción Programador no Programador no aparecerá en el menú de opciones. Para hacerla aparecer, usar nuevamente la opción Archivo y Archivo y pulsar Opciones. Opciones. Seleccionar la categoría Personalizar cinta de opciones opciones > seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo de la opción Programador > Programador > para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar.

Desde ahora en adelante, estará visible la opción o pción Programador, Programador, en la cinta de opciones.


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2.12 ARCHIVO eASN, A PARTIR DE LA PLANILLA GENERA eDSP Antes que todo, se necesita tener creado el directorio donde quedarán almacenados los archivos eASN generados (ver página 15). Descargar el Detalle de Distribución (eOD) en formato txt y traspasarlo a formato xls (ver página 11). Bajo la columna P, están los códigos de barra o EAN 13 asociados a cada SKU. Producto del largo del número (13 dígitos), estos se muestran descritos o abreviados como número exponencial.

Seleccionar la columna completa y conviertirla a número sin posiciones decimales, mediante la opción Formato de celdas… (clik con el botón derecho del mouse, sobre la columna seleccionada).


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Ventana Formato de celdas > celdas > opción Número > Número > categoría Número > Número > seleccionar o ingresar 0 (cero) en Posiciones decimales > decimales > para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar.

Ahora, se mostrará el número completo, que conforma el código del producto o EAN 13.


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Proceder a ordenar el libro por NRO_TIENDA, a través de la opción Datos > Datos > Ordenar > Ordenar por > seleccione NRO_TIENDA > para finalizar, pulsar Aceptar. Aceptar.

La información del libro se ordenará de acuerdo a los parámetros seleccionados, es decir, en relación al NRO_TIENDA (número de tienda).


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Validar los ítem (SKU) y cantidades a enviar, considerando, que estas unidades deben ser múltiplo de la unidad mínima de despacho (casepack). La unidad mínima de despacho se obtiene al dividir CANTIDAD_PROD (columna Y) en CANTIDAD_EMPAQ (columna Z). Ejemplo:

Validado los ítems y cantidades a enviar, proceder a completar los datos solicitados en Planilla Genera eDSP, tanto en ENCABEZADO, como en DETALLE.

Los datos a completar en DETALLE están contenidos en el Detalle de Distribución (eOD) extraido de B2B SODIMAC. Se deben traspasar los datos, según el campo que corresponda. En las celdas en gris no se ingresan datos, ya que la macro las completa por defecto. En Unidades a Despachar, ingresar las unidades que serán despachadas físicamente Estas cantidades deben ser múltiplos del casepack o unidad mínima de despacho del SKU. En Tipo de Embalaje, seleccionar la unidad logística en que serán enviados los SKU en cuestión. o BU = bulto. o PA = pallet. o TO = tote o carro (plantas).


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Serie Etiqueta de Embalaje. Ingresar el correlativo de la etiqueta LPN que adosará a la unidad logística. En caso caso que la unidad logística contenga contenga multiSKU (más de un SKU), se debe ingresar el mismo correlativo de etiqueta LPN en los ítems involucrados. Un mismo correlativo de LPN no se puede ingresar o adosar a destinos (tiendas) distintos o unidades logísticas distintas (BU – PA – TO).

Completado el DETALLE, proceder a ingresar los datos solicitados en el ENCABEZADO. Nro. Cita, Cita, ingresar el número de la CITA creada o asociada a la Orden de Compra en cuestión (ver página 14). Nro. OC, OC, ingresar el número de la Orden de Compra. Fecha Despacho Pactada, Pactada, digitar la fecha de envío que se asoció en la creación de la CITA (ver página 15), bajo el formato DD-MM-AAAA. Hora Despacho Pactada, Pactada, digitar la hora de envío que se asoció en la creación de la CITA (ver página 15), bajo el formato HH:MM (formato 24 hrs.). Las celdas en gris no se completan, la macro las genera automáticamente. Guía 1 – Guía 2 – Guía 3, 3, ingresar el número de las guías de despacho que respaldarán la entrega. Bogeda, Bogeda, seleccionar el número de la bodega a la que está destinada la Orden de Compra. Para finalizar, pulsar Guardar. Guardar. La Planilla Genera eDPS arrojará un mensaje, m ensaje, indicando que Archivo eDSP-DDMMAA (fecha en que fue creado)-HHMM (hora en que fue creado).txt ha sido “Creado Exitósamente”, guardándolo por defecto en el directorio creado, es decir, en la carpeta eDSP (Mi PC > Disco C > carpeta Sodimac B2B).


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2.13 CARGA DE ARCHIVO eASN (eDSP) EN FORMATO TXT EN B2B SODIMAC Acceder a B2B SODIMAC e ingresar a la opción Carga eASN (eASN) dentro (eASN) dentro del módulo Logística. Logística.

Pulsar Examinar Examinar y buscar la ruta donde está contenido el archivo eASN. En este caso, Mi PC > Disco C > carpeta Sodimac B2B > carpeta eDSP.


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Seleccionar el archivo eASN en formato txt y pulsar Abrir. Abrir.

Para finalizar, pulsar Cargar Archivo. Archivo.

B2B SODIMAC asociará un número de referencia o folio a la carga de archivo eASN, con el cual se le puede hacer seguimiento para validar el resultado r esultado o estado final de la carga del archivo. Para validar el estado final de la carga de archivo eASN, se debe ingresar a la opción Documentos dentro del módulo Administración. Administración.


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Dentro de la opción Documentos, Documentos, se puede validar el estado de la carga de un archivo eASN por: Tipo Documentos Tipo de documento que se cargó o se desea validar. En este caso, el tipo t ipo de documento corresponde a un Despacho eASN.

Origen

Estado Número de Folio

El origen de donde se procedió pr ocedió a realizar la carga de archivo eASN. Interno, corresponde a una carga de archivo eASN, efectuada internamente por un área de Sodimac. Proveedor, corresponde a una carga de archivo eASN generada por un usuario externo registrado por el Proveedor. Proveedor. El estado en que se encuentra la carga del archivo eASN (ver glosario). El número de referencia que B2B SODIMAC asoció a la carga de archivo eASN.

Fecha Desde

Fecha mínima en la que se efectuaron las cargas de archivos eASN desplegadas en la consulta.

Fecha Hasta

Fecha máxima en la que se efectuaron las cargas de archivos eASN desplegadas en la consulta.

Ordenar Por

Orden de las cargas de archivo eASN desplegadas en la consulta en relación al estado de estas. Desplegar la consulta respecto a los parámetros seleccionados. seleccionados.

Consultar

Es importante validar que el estado final de la carga de archivo eASN sea “Carga OK” antes de enviar el transporte a las dependencias de Sodimac. En caso de existir errores en la carga de archivo eASN (ver página XX), B2B SODIMAC indicará cada uno de ellos. De esta manera, se podrá reparar dichos errores para realizar una correcta carga de archivo eASN en B2B SODIMAC. Para mayores antecedentes, en relación a los errores detecetados en la carga de archivo eASN, les sugerimos canalizar sus dudas a través de [email protected] [email protected]..


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2.14 RECEPCIÓN SISTÉMICA B2B SODIMAC informa en detalle, los resultados obtenidos en la recepción recepción efectuada, en base base a la información suministrada por el proveedor mediante el archivo eASN. A través de la opción opción Recepción de Mercadería, Mercadería, dentro del módulo Logística, Logística, se puede validar la información indicada anteriormente.

Dentro de la opción Recepción de Mercadería, Mercadería, se puede verificar el estado de una recepción en base a: Tipo de Documento Sesión de Recepción. Documento Fecha Desde Tipo de Fecha Montos Estado Fecha Hasta Ordenar Por Lugar de Entrega Consultar

Se puede digitar el número número de la OC, o el número de la Sesión de de Recepción, o el de la Guía de Despacho. Seleccionando el tipo de documento al que corresponde el correlativo ingresado. Fecha mínima en la que se efectuó la recepción desplegada en la consulta. Fecha según el estado en la que se encuentra la recepción (ver glosario, página XX). Montos desplegados con o sin impuestos (IVA). Estado en la que se encuentra la recepción (ver glosario). Fecha máxima en la que se efectuó la recepción desplegada en la consulta. Orden de las recepciones desplegadas en la consulta, en relación al estado de estas. Orden de las recepciones desplegadas en la consulta, en relación al lugar de entrega de estas. Desplegar la consulta, en relación a los parámetros seleccionados.


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A modo de ejemplo, realizaremos una consulta, en relación a la Orden de Compra 6300973. 6 300973.

Las columnas desplegadas en la consulta son: Checkbox NRO. RECEPCIÓN

Recuadro que permite seleccionar una o más de una recepción, en base a una misma OC. Número de sesión asociada a la recepción r ecepción de una OC.

1, significa que es una factura o factura única por OC, independientemente independientemente de la cantidad de sesiones que posea asociada. Número de la Guía de Despacho informada en el Encabezado del NRO. GUÍA archivo eASN. CANT. EMPAQUES INF. Cantidad de Empaques Empaques informados en el archivo eASN. eASN. (duda) FECHA EMISIÓN Fecha esperada de recibo de la OC. OC Número de la OC. UNID. INFORMADAS Cantidad de unidades informadas en el archivo eASN. UNID. CONFIRMADAS Cantidad de unidades recibidas en el Centro de Distribución. Indicador Logístico que se expresa en un porcentaje. po rcentaje. Es la relación % CONCORDANCIA entre las UNID. CONFIRMADAS y las UNID. INFORMADAS MONTO NETO INF. (1) Valorización de la información contenida en el archivo eASN. MONTO NETO RCP. (2) Valorización de la recepción efectuada, en relación al archivo eASN. Diferencia producida entre MONTO NETO INF. (1), contra MONTO MONTO NETO DIF. (1)-(2) NETO RCP. (2). LUGAR DE ENTREGA Centro de Distribución al que está destinada la OC. ESTADO Estado en la que se encuentra la recepción (ver glosario, página XX). NRO. FACTURA


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Al pulsar sobre el número de recepción (NRO. RECEPCIÓN) se accede al detalle de la recepción efectuada, por SKU o por tiendas tiendas (puntos de venta). B2B SODIMAC no publica los motivos de las diferencias detectadas en el proceso de recepción, entre lo recibido por el Centro de Distribución, con respecto a lo informado en el archivo eASN. Estos quedarán registrados en las Guías de Despacho. En caso de haber dudas en las diferencias, le sugerimos canalizarlas a través de Soporte B2B, al correo [email protected]

2.15 EMISIÓN DEL DOCUMENTO PREFACTURA Una vez cerrada la recepción sistémica, se puede emitir un documento llamado PreFactura, que respalda al documento Factura, es decir, se envían ambos documentos al área de Control Pago Proveedor. Para emitir el documento PreFactura, se debe ingrear a B2B SODIMAC, módulo Logística Logística opción Recepción de Mercadería. Mercadería. Realizar los filtros, en relación a los parámetros a consultar, o bien, sólo pulsar Consultar Consultar para realizar una consulta general. Seleccionar el checkbox ubicado al costado izquierdo del campo NRO. RECEPCIÓN (la recepción debe estar en estado Cerrada) Cerrada) y pulsar Prefactura. Prefactura.


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En el campo N° Factura ingresar Factura ingresar el número de la factura que asociará a la recepción y continuar pulsando Imprimir. Imprimir.

Se desplegará una ventana en formato PDF que permitirá imprimir y/o guardar el documento.


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3. FLUJO OPERACION OPERACIONAL AL 3.1 HIGIENE Y SEGURIDAD: ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP) El personal de transporte, que se encargue de realizar las entregas en los distintos Centros de Distribución de Sodimac, debe utilizar implementos de protección personal, tales como, zapatos de seguridad, casco de seguridad color naranjo y chaqueta reflectante (cazadora) color naranjo.

3.2 ELEMENTOS UTILIZADOS EN LA DESCARGA DEL TRANSPORTE Todos los elementos de propiedad del transporte, utilizados en la descarga, deben ser respaldados con guías de despacho. En las guías de despacho, se debe establecer la fecha real en que será efectuado el despacho, y dirección del Centro de Distribución destinatario.

3.3 DOCUMENTOS Al momento de realizar una entrega en los Centros de Distribución de Sodimac, el proveedor sólo debe presentar la Guía de Despacho en la que haga alusión al número de CITA que está entregando Los Centros de Distribución reciben a proveedores que operan bajo la modalidad Cross Docking según lo informado en el archivo eASN. La Guía de Despacho es un documento válido sólo para el transporte de productos en ruta.

3.4 ETIQUETAS 3.4.1 Código de barras (EAN13) Todo producto deber tener adosado el código de barras (previamente registrado en la base de datos de Sodimac) y éste siempre deberá estar en un lugar visible.


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La etiqueta de código de barras no debe desprenderse bajo ninguna circunstancia. La etiqueta de código de barras no debe ser reutilizable y debe perder su capacidad de pegado al retirarla. El código de barras debe estar impreso en forma nítida, legible y definida, no debe borrarse por ninguna de las circunstancias de uso. Es responsabilidad del proveedor imprimirlas. La ubicación de la etiqueta dependerá del tipo de producto del cual se trate.

3.4.2 Señalética Todo bulto (caja) debe contener la señalética correspondiente. Por ejemplo, apilabilidad, posición, fragilidad, etc.

3.4.3 LPN (CODE 128) La etiqueta LPN o License L icense Plate Number, corresponde a la etiqueta única de identificación de la unidad logística, durante el flujo flujo de entrada. Desarrollo Logístico Proveedores

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Los bultos y/o pallets enviados a los Centros de Distribución, deben estar identificados identificados con una etiqueta LPN. Un LPN puede corresponder a un pallets o a un bulto (caja). El correlativo del código de barra es único y lo administra el proveedor. Se compone de 18 dígitos, cuya estructura es: 30 + RUT de proveedor sin dígito verificador + 8 dígitos administrados por el proveedor (correlativo en orden ascendente). Ejemplo: 309679243000000001. La fuente del código de barras debe ser CODE 128. Las medidas del código de barra de LPN van desde los 2,5 a 4,0 centímetros de alto y entre 8,0 a 14,0 centímetros de largo.

En la etiqueta LPN siempre se debe informar (impresa o escrita) la sucursal o tienda a la que está destinado el pallets o bulto asociado.

3.5 UBICACIÓN DE ETIQUETA LPN La etiqueta LPN se debe adherir bajo el stretch film, en ningún caso se debe adosar sobre este, ya que los pallets y/o bultos son abiertos en los Centros de Distribución durante el proceso de Certificación. Desarrollo Logístico Proveedores

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3.5.1 Etiqueta LPN en pallets La etiqueta LPN se debe adosar en la parte parte superior derecha del pallet, en una una de las caras de 100 centímetros del mismo.

3.5.2 Etiqueta LPN en bultos (cajas) La etiqueta LPN se debe adherir en la parte superior del bulto, reguardando que no quede en las junturas (unión de alas) de la caja.


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3.5.3 Etiqueta LPN en totes La etiqueta LPN se debe adherir en la parte superior del tote, reguardando que no quede en las junturas (unión de alas) del del tote.

3.5.4 Etiqueta LPN en perfiles y tabigales La etiqueta LPN se debe adosar en una placa metálica unida al zuncho que sujeta el bulto.


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3.5.5 Etiqueta LPN en carros (CD Plantas Hijuelas) La etiqueta LPN de debe adherir en la primera bandeja (desde arriba hacia abajo), en la parte A.

3.5.6 Etiqueta LPN en bultos irregulares La etiqueta LPN se debe adosar en el extremo superior derecho, en la parte B.


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3.6 TIPO DE OPERACIÓN Los tipos de operación trabajados son: Despacho palletizado. Despacho bultos. El tipo de operación a utilizar lo determina el volumen de los productos a enviar.

3.6.1 Despacho palletizado Los productos se deben entregar en pallets, cuando el volumen enviado, destinado a una misma sucursal o tienda, así lo justifique. La altura mínima – máxima permitida, se encuentran entre: Centro de Distribución Materiales de Construcción, entre 50 centímetros y 150 centímetros. Centro de Distribución Santiago, entre 80 centímetros y 120 centímetros. Centro de Distribución La Farfana, entre 50 centímetros y 120 centímetros. Ambas medidas tomadas desde el piso hacia arriba, es decir, la base del pallets está considerada dentro las medidas dadas.


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Debe utilizar pallets americano o estándar, cuyas dimensiones son 100 centímetros X 120 centímetros, de doble vía, es decir, que el equipo de arrastre lo pueda tomar por cualquiera de las cuatro caras. También, se trabaja con el pallets doble ancho cuyas dimensiones son 100 centímetros X 230 centímetros. Pallets estándar o americano

Pallets doble ancho

El pallets se considera parte integrante del embalaje, por tanto, dentro de su estructura de costos. En consecuencia, los Centros de Distribución no hacen devolución de pallets. Sodimac ofrece a los proveedores un sistema de arriendo de pallets. Para detalles dirigir correo a Javiera Salas ( [email protected] [email protected])), Wenceslao Sáez ([email protected] [email protected])).


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El palletizado en la base debe contar con a lo menos cinco vueltas de stretch film.

3.6.2 Despacho bultos Si el volumen de los SKUs solicitados por una misma sucursal o tienda, no es suficiente para armar un pallets, según las condiciones de altura mínima antes señaladas, debe entregar esos productos en cajas sueltas (bultos), adhiriendo a cada una de ellas una etiqueta LPN, distinta una de otra. Las cajas de un mismo SKU (ítem) deben tener idénticas dimensiones.


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Si los bultos (cajas) con productos poseen zunchos, estos deben quedar muy bien ajustados, sin holgura.

Si los bultos corresponden a productos irregulares, es decir, que dada a sus características quedan fuera de las dimensiones de pallets señaladas anteriormente, deben considerar una base sólida, que permita su manipulación a través de equipo de arrastre (grúa horquilla), resguardando la integridad del personal que ejecuta dicha acción, como también, del producto mismo. La base debe estar sujetas al producto, mediante stretch film y zunchos.


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3.7 PROGRAMACIÓN DE RECEPCIÓN Se considera que el horario fijo establecido para su entrega, corresponde a uno y sólo un transporte (CITA). En el caso, que el despacho de una OC tipo Cross Docking implique el uso de más de un transporte (más de una CITA), el primer vehículo se considerará en la hora de recepción fija. Para la entrega del segundo vehículo en adelante (segunda Cita en adelante), la recepción se debe programar en forma previa al despacho, con las siguientes personas:

CD Materiales de Construcción (117): (117): Gustavo Valderrama ([email protected] [email protected])). CD Santiago (136): Cecilia Jiménez ([email protected] [email protected])). CD La Farfana (214): Raúl Erazo ([email protected] [email protected])). CD Plantas Hijuelas (378): Flavia Neira ([email protected] [email protected])). CD Coronel Wmos Retail (386): Wladimir Muñoz ([email protected] [email protected])), Luis Hernández ([email protected] [email protected])). Sin esta programación previa, sólo se recibirá el primer t ransporte (CITA) en el horario fijo, el resto será devuelto en forma inmediata. El plazo para realizar dicha programación es máximo hasta las 16:00 hrs. del día hábil anterior al despacho, de lunes a viernes. Es muy importante considerar que la CITA debe ser por camión. Es decir, cada transporte debe venir con una CITA asociada. No se recibirá más de un transporte con una misma CITA o un transporte con más de una CITA. Es fundamental, para este proceso, que se validen las cargas de los archivos eASN, asegurando que el estado de las mismas, sea CARGA OK en B2B (módulo Administración), antes de enviar el o los transportes al Centro de Distribución.

3.8 INGRESO DEL TRANSPORTE A LAS INSTALACIONES DE SODIMAC (CENTROS DE DISTRIBUCIÓN) La carga contenida en vehículo, debe pertecer sólo a Sodimac. El transporte será devuelto en forma inmediata de no cumplir con esta exigencia. El transporte se debe presentar en las instalaciones de Sodimac, con a lo menos 30 minutos de anticipación al horario de recepción asignado. El horario de retraso permitido, es de 30 minutos posterior al horario asignado, quedando sujeto a disponibilidad disponibilidad de muelles o andenes. El personal de transporte debe notificar en el Pórtico de Pórtico de ingreso el número de CITA asociado a la entrega en cuestión, donde se validarán los horarios (fecha/hora) de recepción asignados. asignados.


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Cumpliendo con lo establecido, se le da ingreso al transporte, enviándolo a las oficinas Administrativas, donde se revisa que el archivo eASN cargado en B2B, figure con Carga OK. Estando cargado OK el archivo eASN en B2B, se le asigna al transporte el número de muelle, donde se efectuará el proceso de recepción. El personal de transporte debe entregar las Guías de Despacho asociadas a la entrega, en las oficinas Administrativas, para luego posicionarse en el muelle asignado. Una vez aparcado el transporte en el muelle asignado, asignado, se levanta la cortina y comienza el proceso proceso de recepción que se divide en dos etapas, Pre-recepción P re-recepción y Certificación. Certificación. validar

3.9 PRE RECEPCIÓN Antes de comenzar el proceso físico de recepción de productos, se realiza una revisión visual, donde se valida que las etiquetas LPN (tamaño, nitidez), palletizado (alturas mínimas – máximas, cantidad de stretch film), pallets (tipo, calidad) se encuentren dentro de los parámetros exigidos. El no cumplir con cualquiera de los parámetros señalados, ocasiona la devolución completa del transporte, por lo que les solicitamos, ser muy rigurosos en estos puntos. En este proceso se escanean las etiquetas LPN adheridas a cada bulto y/o pallets, enviando a Control de Calidad los pallets y/o bultos que determine por defecto el Sistema de Información Logística Best of Breed (Warehouse Management System o WMS), en relación al porcentaje de revisión asignado a cada proveedor, de acuerdo a la tendencia de comportamiento (nivel de concordancia) que posea.

3.10 CERTIFICACIÓN En este proceso se revisan de forma completa los pallets y/o bultos enviados a Control de Calidad. El Certificador, en compañía del personal de transporte, que actúa como agente fiscalizador, valida que el EAN13 adherido o impreso en el producto concuerde con la información suministrada sistémicamente (SKU, descripción, tienda o sucursal, cantidad, LPN). El porcentaje de revisión aumenta a medida que se detectan discrepancias en los pallets, bultos y/o totes certificados, respecto a lo informado en el archivo eASN. Si se encuentran diferencias en a lo menos el 51% de la carga certificada, se efectúa la devolución completa de la carga. Validar Toda diferencia u observación detectada en el proceso de certificación queda registrada en las Guías de Despacho, copia cedible con su factura.validar


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El personal de transporte, es el encargado de cerrar los pallets y/o bultos revisados en el proceso de certificación. Concluido el proceso de Certificación, se envía al personal de transporte a retirar las Guías de Despacho asociadas a la entrega, donde se timbran por el Depto. de Recepción, dejando notas de las observaciones o anomalías detectadas. Estando las Guías de Despacho en poder del personal de transporte, queda facultado para retirarse de las instalaciones del Centro de Distribución. Siempre debe concordar lo informado en el archivo eASN, lo enviado físicamente y lo facturado, es decir, debe cumplir con: eASN = GD = envío físico.


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3.11 FACTURACIÓN El proceso de facturación Cross Docking, requiere factura única por Orden de Compra, independientemente de la cantidad Guías de Despacho emitidas e independientemente de la cantidad entregas (CITAS) que se hayan realizado, asociadas asociadas a la misma Orden de Compra. La facturación se efectúa en base al documento PreFactura extraído de B2B SODIMAC. Por lo tanto, los montos de ambos documentos (PreFactura – Factura) deben cuadrar en un 100%. En caso de existir diferencias, entre lo facturado y lo que refleja el documento PreFactura, se deben cuadrar ambos documentos con la emisión de Nota de Crédito. Los motivos de la menor recepción, se mencionan al dorso (validar) de las Guías de Despacho. Estando ambos documentos cuadrados, es decir, con montos coincidentes, mediante notas de crédito o débito (validar) (en caso de haber diferencias en los montos), se envían al Departamento Control Proveedores. En caso de detectar diferencias o anomalías, el Departamento Control Proveedores devolverá los documentos con una carta adjunta, en la que hace mención a las razones que ocasionaron la devolución. Estando OK los documentos enviados, es decir, que cuya validación tuvo un resultado posivo, se cursa el pago de la Factura dentro de los plazos y modalidades negociadas con el Área Comercial de Sodimac. Los pagos o estados de las facturas, pueden ser monitoreados a través de B2B SODIMAC, a través del módulo Finanzas. Frente a cualquier discrepancia o duda respecto a la informnación publicada en B2B, se recomienda enviar un correo electrónico a Soporte de Proveedores ([email protected] [email protected])), solicitando el análisis de la situación.


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4. RESUMEN

Altura Paletizado Personal de apoyo (peonetas) Hora de llegada a CD Carga de archivo eASN en B2B SODIMAC Documentos CITAS por transporte

CITAS por OC

Etiqueta LPN

Dimensiones barra etiqueta LPN

Ubicación etiqueta LPN

Altura Paletizado Personal de apoyo (peonetas)

117 MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN Mínimo 40 cm.; máximo 120 cm.

136 SANTIAGO Mínimo 80 cm.; máximo 120 cm.

SI Treinta minutos previos al horario de recepción asignado Desde el momento de la publicación de la OC en B2B y hasta con al menos 1 hora previa al horario de recepción asignado Guía de Despacho con mención al número de CITA. En lo posible minimizar la cantidad de Guías Sólo una CITA por transporte Cantidad de CITAS directamente proporcional al número de transportes. Es decir, tantas Citas como número de transportes se deban enviar asociados a una OC. Pallets y/o bultos: papel; perfiles y/o tabigales: papel adosado a una placa metálica. Dimensiones: mínimo 10 cm. x 05 cm.; máximo 20 cm. x 10 cm. Mínimo 08 cm. x 2.5 cm.; máximo: 14 cm. x 05 cm. Pallets: Costado superior derecho por la cara de 1 metro del palet Bulto Irregular: En la parte superior más lisa o plana del bulto Cajas regulares:Cara superior de la caja en forma paralela al lado mpas largo y evitando ponerla en las junturas de las tapas.

SI Treinta minutos previos al horario de recepción asignado Desde el momento de la publicación de la OC en B2B y hasta con al menos 1 hora previa al horario de recepción asignado Guía de Despacho con mención al número de CITA. En lo posible minimizar la cantidad de Guías Sólo una CITA por transporte Cantidad de CITAS directamente proporcional al número de transportes. Es decir, tantas Citas como número de transportes se deban enviar asociados a una OC.

214 LA FARFANA Mínimo 50 cm.; máximo 120 cm.

378 PLANTAS HIJUELAS Carro de plantas sin mínimo

SI Treinta minutos previos al horario de Hora de llegada a CD recepción asignado Desde el momento de la publicación de la OC Carga de archivo eASN en B2B y hasta con al menos 1 hora previa al en B2B SODIMAC horario de recepción asignado Guía de Despacho con mención al número de Documentos CITA. En lo posible minimizar la cantidad de Guías CITAS por transporte Sólo una CITA Cantidad de CITAS directamente CITAS por OC proporcional al número de transportes. Es decir, tantas Citas como número de Desarrollo Logístico Proveedores

Papel Dimensiones: mínimo 10 cm. x 05 cm.; máximo 20 cm. x 10 cm. Mínimo 08 cm. x 2.5 cm.; máximo: 14 cm. x 05 cm. Pallets: Costado superior derecho por la cara de 1 metro del palet Bulto Irregular: En la la parte superior más lisa o plana del bulto Cajas regulares:Cara superior de la caja en forma paralela al lado mpas largo y evitando ponerla en las junturas de las tapas.

SI Treinta minutos previos al horario de recepción asignado Desde el momento de la publicación de la OC en B2B y hasta con al menos 1 hora previa al horario de recepción asignado Guía de Despacho con mención al número de CITA. En lo posible minimizar la cantidad ca ntidad de Guías Sólo una CITA Cantidad de CITAS directamente proporcional al número de transportes. Es decir, tantas Citas como número 50 de


Etiqueta LPN Dimensiones barra etiqueta LPN Ubicación etiqueta LPN

Altura Paletizado Personal de apoyo (peoneta) Hora de llegada a CD Carga de archivo eASN en B2B SODIMAC Documentos CITAS por transporte CITAS por OC Etiqueta LPN Dimensiones barra etiqueta LPN Ubicación etiqueta LPN

transportes se deban enviar asociados a una OC. Papel Dimensiones: mínimo 10 cm. x 05 cm.; máximo 20 cm. x 10 cm. Mínimo 08 cm. x 2.5 cm.; máximo: 14 cm. x 05 cm. Pallets: Bulto Irregular: Cajas regulares:Costado superior derecho

transportes se deban enviar asociados a una OC. Papel Dimensiones: mínimo 10 cm. x 05 cm.; máximo 20 cm. x 10 cm. Mínimo 08 cm. x 2.5 cm.; máximo: 14 cm. x 05 cm. Etiqueta adherida en el centro de la primera bandeja (desde arriba hacia abajo), en la cara más corta del carro

386 CORONEL WMOS RETAIL Mínimo 80 cm.; máximo 120 cm. NO Treinta minutos previos al horario de recepción asignado Una hora previa al horario de recepción asignado Guía de Despacho con mención al número de CITA Sólo una CITA Cantidad de CITAS directamente proporcional al número de transportes Papel Dimensiones: mínimo 10 cm. x 05 cm.; máximo 20 cm. x 10 cm. Mínimo 08 cm. x 2.5 cm.; máximo: 14 cm. x 05 cm. Costado superior derecho, en cara más larga del pallets


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Manual de Proveedores Cross Docking pdf pdf.pdf

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