Manual de Gestão Do Tempo

MANUAL GESTÃO DO TEMPO Fátima Almeida

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Colecção: Manuais de Apoio ao Formador 2012

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Curso de Formação em Gestão de Tempo Fátima Almeida

Título original: Manual de Gestão do Tempo Autor: Fátima Almeida Colecção: Manuais de Apoio ao Formador Editora: Peritia | Revista Portuguesa de Psicologia Design gráfico e paginação: projectone

Todos os direitos reservados. Este manual não pode ser reproduzido (na totalidade ou em parte), nem ser introduzido numa base de dados, nem ser difundido ou de qualquer forma copiado, para uso público ou privado – para além do uso legal para o qual foi adquirido, sem autorização prévia do editor. Este livro não pode ser emprestado, revendido, alugado ou estar disponível de qualquer forma comercial que não seja o seu actual formato, sem o consentimento da sua editora.

Peritia | Revista Portuguesa de Psicologia Rua Cândido dos Reis, 53, 1º Dto. 3770-209 Oliveira do Bairro www.revistaperitia.org

1ª Edição, 2012

Peritia | Revista Portuguesa de Psicologia - www.revistaperitia.org

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Índice 1. Introdução ao estudo da gestão do tempo ............................................................................................... 9 1.1. A importância da gestão do tempo .................................................................................................... 9 1.2. A relatividade do tempo .................................................................................................................... 9 1.3. O vício do trabalho ............................................................................................................................. 9 1.4. Dez estratégias para sobreviver num mundo em mudança............................................................. 12 2. O tempo como recurso............................................................................................................................ 14 2.1. Definição de gestão do tempo ......................................................................................................... 14 2.2. Importância da gestão do tempo ..................................................................................................... 15 2.3. O relógio e a bússola ........................................................................................................................ 15 2.4. Vantagens pessoais da gestão do tempo ......................................................................................... 15 2.5. Vantagens profissionais da gestão do tempo .................................................................................. 16 2.6. Vantagens para os outros da minha gestão do tempo .................................................................... 16 3. Leis e princípios da gestão do tempo ...................................................................................................... 18 3.1. Planeamento estratégico do tempo................................................................................................. 18 3.2. Não devemos esquecer que............................................................................................................. 19 3.3. A mais-valia da estratégia na gestão do tempo ............................................................................... 19 4. Gestão do tempo e características pessoais............................................................................................ 20 4.1. Porque perdemos tempo? ............................................................................................................... 20 4.2. Características pessoais que nos fazem ganhar tempo ................................................................... 20 5. Auto-avaliação da gestão do tempo ........................................................................................................ 22 6. Análise de desperdiçadores de tempo .................................................................................................... 24 6.1. Os adiamentos ................................................................................................................................. 25 6.2. A reter............................................................................................................................................... 25 7. Planear a gestão do tempo.......................................................................................................................27 7.1. Estabelecer objectivos ......................................................................................................................27 7.2. Estabelecer metas ............................................................................................................................ 29 7.2.1.

Porquê? ............................................................................................................................. 29

7.2.2.

O quê? ............................................................................................................................... 30

7.2.3. Como?.................................................................................................................................... 30


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7.3. Elaboração de planos detalhados, diários e semanais .................................................................... 30 7.3.1. O registo do tempo ................................................................................................................ 30 7.3.2.

A utilização de checklists ................................................................................................... 31

7.4. Definição e gestão de prioridades.................................................................................................... 31 7.4.1.

Importante e urgente – Prioridade 1 ................................................................................ 31

7.4.2.

Importante e não urgente – Prioridade 2 ......................................................................... 32

7.4.3. Urgente e não importante – Prioridade 3 ............................................................................. 32 7.4.4.

Desperdício de tempo – Prioridade 4 ............................................................................... 32

7.4.5.

Actividades importantes versus urgentes ......................................................................... 33

7.5. A filosofia dos 5S .............................................................................................................................. 33 7.5.1.

Senso de utilização ............................................................................................................ 34

7.5.2.

Senso de arrumação e ordenação..................................................................................... 34

7.5.3.

Senso de limpeza............................................................................................................... 34

7.5.4.

Senso de padronização...................................................................................................... 34

7.5.5.

Senso de autodisciplina..................................................................................................... 35

7.5.6.

Benefícios dos 5S para o trabalhador:............................................................................... 35

7.5.7.

Benefícios dos 5S para a empresa: .................................................................................... 35

8. Técnicas de gestão do tempo no trabalho............................................................................................... 36 8.1. A gestão do papel..............................................................................................................................37 8.2. A utilização da agenda ..................................................................................................................... 38 8.3. A arte da delegação ......................................................................................................................... 38 8.4. O uso do telefone ou do telemóvel ................................................................................................. 43 9. As reuniões .............................................................................................................................................. 45 9.1. Finalidade da reunião ...................................................................................................................... 45 9.2. Como agendar uma reunião ............................................................................................................ 45 9.3. Aspectos práticos ............................................................................................................................. 45 9.4. Como evitar excesso de reuniões?................................................................................................... 46 10. Gerir o tempo na escola .........................................................................................................................47 10.1. As condições para um estudo eficaz ...............................................................................................47 10.2. Actividades de organização e compreensão das matérias............................................................. 48 10.3. Estudar em grupo........................................................................................................................... 48


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10.4. Vantagens em ir às aulas ................................................................................................................ 49 10.5. Tirar apontamentos ....................................................................................................................... 49 10.6. Memorização ................................................................................................................................. 51 10.7. Realização de exames .................................................................................................................... 52 11. Conclusão .............................................................................................................................................. 54 12. Referências ............................................................................................................................................ 54


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Introdução Um consultor, especialista em Gestão do Tempo, quis surpreender a assistência numa conferência. Tirou debaixo da mesa um frasco grande, de boca larga. Colocou-o em cima da mesa, junto a uma bandeja com pedras do tamanho de um punho e perguntou: — Quantas pedras pensam que cabem neste frasco? Depois dos assistentes fazerem as suas conjecturas, começou a meter pedras, até que encheu o frasco. Depois perguntou: — Está cheio? Toda a gente olhou para o frasco e disse que sim. Então, ele tirou debaixo da mesa um saco com gravilha. Meteu parte da gravilha dentro do frasco e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços que deixavam as pedras grandes. O consultor sorriu com ironia e repetiu: — Está cheio? Desta vez os ouvintes duvidaram: — Talvez não. — Muito bem! Pousou então na mesa um saco com areia, que começou a despejar no frasco. A areia infiltrava-se nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pela gravilha. — Está cheio? - perguntou de novo. — Não - exclamaram os assistentes. — Bem dito! E pegou numa jarra de água, que começou a verter para dentro do fraco. O frasco absorvia a água sem transbordar. — Bom: o que é que acabamos de demonstrar? - perguntou. Um ouvinte respondeu: — Que não importa que a nossa agenda pareça cheia; se quisermos, conseguimos sempre fazer com que caibam mais coisas. — Não! - concluiu o especialista. O que esta lição ensina é que se não colocarem as pedras grandes primeiro, nunca poderão colocá-las depois. Quais são as grandes pedras nas nossas vidas? Os nossos filhos, a pessoa amada, os amigos, os nossos sonhos, a nossa saúde. Lembrem-se: ponham-nas sempre primeiro. O resto acabará por encontrar o seu lugar.


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Todos nós sabemos, pelo menos teoricamente, que a vida não é só trabalho. Mas o dia-a-dia vai-nos demonstrando que este vai invadindo e reduzindo assustadoramente as outras dimensões fundamentais para o equilíbrio e bem-estar do ser humano: a família, o convívio social e a dimensão psicológica. Os níveis de pressão com que somos confrontados no exercício das nossas actividades profissionais são hoje consideravelmente maiores, sendo-nos solicitado que façamos cada vez mais, melhor e, se possível, em menos tempo. Ora, na pretensão de uma rentabilização máxima dos recursos básicos que temos à nossa disposição (as pessoas e o tempo) enquanto chefia de uma empresa, os padrões de exigência são cada vez mais elevados. Se o dia tem sempre as mesmas 24 horas, como conseguimos rentabilizar estes recursos? A resposta é incontornável: 

planeando de forma mais eficiente e profissional o trabalho (pessoal e da equipa);



seleccionando de forma equilibrada as tarefas;



separando criteriosamente as actividades urgentes das actividades importantes. Será pois um dos objectivos principais deste manual não tecer grandes considerações teóricas sobre

as temáticas abordadas, mas antes disponibilizar uma série de dicas e ferramentas práticas de trabalho que possam ser úteis quer em termos pessoais, quer em termos profissionais. Neste guião iremos centrar-nos nas seguintes questões: 

O que é a gestão do tempo?



De que forma podemos usar o tempo como recurso?



Quais as leis e princípios que nos devem orientar?



Como avaliamos a nossa própria gestão do tempo?



Quais os motivos que nos levam a desperdiçar tempo?



Quais os melhores métodos para planear e gerir o nosso tempo?

Se não planear correctamente o caminho para chegar ao seu destino, nunca saberá quanto tempo precisa para o atingir! Comecemos a delinear as respostas, através do preenchimento do seguinte questionário de autodiagnóstico:


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Correcção e interpretação dos resultados Multiplique por 4 o somatório das repostas que assinalou na coluna “Frequentemente” e por 2 as posicionadas na coluna “Às vezes”. Não atribua pontos às respostas “Raramente”. Se obteve uma pontuação final entre:

49-60 pontos: administra bem o seu tempo. 37-48 pontos: administra bem parte do seu tempo. No entanto, precisa ser mais consistente nas estratégias para poupar tempo. Deve utilizar novas técnicas! 25-36 pontos: é com muita frequência uma vítima do tempo. Aplique imediatamente a técnica que aprenderá neste manual. 13-24 pontos: está perto de perder o controlo. Provavelmente, é muito desorganizado para aproveitar os bons momentos. Um plano de administração do tempo voltado para prioridades é necessário já! 0-12 pontos: está sobrecarregado, disperso, frustrado e provavelmente sob muito stress. Coloque em prática as técnicas deste manual.

Após ter respondido e analisado o seu perfil verifique, por favor, se alguns dos sintomas que lhe apresentamos em seguida se aplicam à sua situação pessoal ou profissional (e, se sim, quais): 

interrupções telefónicas constantes;



reuniões excessivas e inconclusivas;



visitas casuais sistemáticas;



interrupções frequentes para atender a urgências;



ausência de um plano diário com objectivos e prioridades;



delegação ineficaz ou excessivo envolvimento em detalhes;



cálculos irrealistas do tempo;



deficiente triagem da informação recebida e transmitida;



serviços atrasados;



responsabilidade e autoridade confusas;



dificuldade em dizer não;



não existência de estímulo à criatividade;



colaboradores denotando cansaço, fadiga e falta de autoconfiança;



trabalhos de qualidade inferior.

Não padece de qualquer destes males? Parabéns! Está dispensado de ler este manual. Ou revê-se em alguns dos sinais evocados? Faça então o favor de nos acompanhar pois está a ser vítima dos perigosos desperdiçadores de tempo que tanto afectam a nossa qualidade de vida. Peritia | Revista Portuguesa de Psicologia - www.revistaperitia.org

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1. Introdução ao estudo da gestão do tempo Objectivo geral 

Compreender a importância da gestão do tempo.



Debater a relatividade do tempo.



Identificar as principais características dos viciados em trabalho.



Fazer a distinção entre workaholic e worklover.

O tempo é um recurso precioso que não pode ser substituído. Uma vez gasto, perde-se para sempre.

1.1. A importância da gestão do tempo Gerir o nosso tempo é importante para conseguirmos atingir os nossos objectivos na vida. Muitas pessoas perdem tempo desempenhando actividades rotineiras e ineficazes que: 

levam a aumento do stress;



proporcionam pouca satisfação.

1.2. A relatividade do tempo As horas parecem: 

segundos quando estamos de férias;



uma eternidade em situações adversas.

Introdução ao estudo da gestão do tempo

Objectivos específicos

Aparentemente, para uns, o tempo avança com lentidão, para outros avança rapidamente.

1.3. O vício do trabalho Actualmente, o indivíduo procura ter sucesso na organização em que trabalha, on-


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de precisa de estar em constante aprendizagem, uma vez que os interesses, motivações e aspirações em relação ao trabalho precisam de corresponder aos objectivos e valores adoptados pela organização. Assim, a intenção é fazer com que as pessoas usem toda a sua capacidade intelectual, de forma dinâmica e comprometida com a empresa, para alcançar resultados satisfatórios. O estar absorvido de forma intensa com o trabalho, com longas jornadas diárias, excesso de carga de trabalho, ritmo acelerado a trabalhar e procura desenfreada por resul-

ce ser uma deturpação na relação indivíduo-organização e um comprometimento da qualidade de vida do trabalhador, acarretando sérias consequências para a sua saúde. É importante não confundir o trabalhar demais com o ser viciado em trabalho. Quem trabalha demais distingue as fronteiras entre a vida profissional e a pessoal e consegue viver normalmente quando não está a trabalhar, enquanto os viciados em trabalho, na maior parte dos casos, não têm vida pessoal e não conseguem viver tranquilamente fora do trabalho (Hansen, 2005). Em Portugal, 33% dos quadros superiores trabalha mais de 50 horas por semana. Mas... trabalhar mais tempo não significa produzir mais!! De acordo com Scott e colaboradores (1997) existem três tipos principais de workaholics: 

compulsivo-dependentes: caracterizados pela compulsão para trabalhar ou pela dependência de trabalho; o indivíduo trabalha de forma excessiva ou irracional e mesmo reconhecendo o excesso não consegue controlar-se ou reduzir a sua carga de trabalho;




tados, pode resultar em trabalhadores viciados no trabalho (i.e., workaholics), o que pare-

perfeccionistas: caracterizados pela forte necessidade de controlar, pela forma rígida e inflexível de administrar, pela busca agressiva de poder para dominar o ambiente e o trabalho e pela preocupação exacerbada com detalhes, regras e relatórios;



orientados para a realização ou entusiastas: manifestam grande desejo para mobilidade superior na carreira e alta satisfação e disposição para esperar por recompensas; além disso, possuem grande motivação para a auto-realização, forte iden-


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tificação com a carreira, habilidade para lidar positivamente com a competição, disposição para avançar com esforço para atingir a excelência e ânsia por um cargo com mais responsabilidade e rendimento crescente. Possuem características empreendedoras, espírito especulativo e têm maior probabilidade de procurar alto crescimento organizacional.



jornada diária com mais de 10 horas;



preocupação exagerada com o trabalho;



não usufruir das suas férias;



extensão das actividades em casa e nos fins-de-semana;



tempo de lazer reduzido;



falta de socialização e dificuldade de relacionamento com a família e amigos. Há estudos que afirmam que existe uma versão mais saudável do workaholic, ou

seja, a pessoa que trabalha muitas horas por dia e, mesmo assim, acaba por encontrar um equilíbrio (cf. Quadro 1). Várias pessoas, apesar de dedicarem bastante tempo ao trabalho, vêem-no como uma fonte de prazer e satisfação (Codo, 2005). O worklover (aquele que ama seu trabalho) mantém uma vida social paralela ao trabalho e dificilmente consegue separar o prazer (ou lazer) do que é trabalho. Possui óptimas relações fora do ambiente de trabalho, sendo que a sua realização profissional até o auxilia nas outras relações sociais. Worklover

Workaholic

É apaixonado pelo trabalho.

É viciado pelo trabalho.

Está geralmente satisfeito com o trabalho e sabe lidar melhor com as dificuldades que aparecem.

É motivado por natureza, mas não está necessariamente satisfeito com o trabalho.

Se o trabalho vai mal, procura ajuda e soluções para os problemas.

Se a vida profissional vai mal, sofre e desleixa a saúde.

Trabalha muitas horas por dia sem perceber o tempo passar; a satisfação estende-se à vida pessoal; tem equilíbrio.

Trabalha muitas horas por dia; abandona a vida pessoal; foge dos problemas privados passando mais horas na empresa.

Sofre menos de stress, garantindo saúde física e mental por mais tempo.

Apresenta sintomas de stress e tem maior probabilidade de vir a sofrer de doenças cardiovasculares.


São características de uma pessoa viciada em trabalho:

Quadro 1. Worklover versus workaholic (Codo, 2005).


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1.4. Dez estratégias para sobreviver num mundo em mudança 1. Dedicar-se totalmente à aprendizagem e desenvolvimento; 2. Desenvolver uma aprendizagem criativa; 3. Perspectivar o futuro; 4. Criar e gerir grupos e contactos importantes em termos de apoio; 5. Diminuir a dependência em relação ao emprego;

7. Manter expectativas realistas em relação às organizações; 8. Estar atento às mudanças; 9. Desenvolver a capacidade de negociação; 10. Planear uma carreira de forma inovadora e empreendedora.

Dinâmica de Grupo: Serei stressado? Objectivo: avaliar o tipo de personalidade de cada um. Material: 1 folha A4, com a descrição do problema e o questionário abaixo indicado. Indicações: Coloque um círculo no número que melhor define a sua resposta às seguintes situações quotidianas. Exemplo: se geralmente nunca chega atrasado a um compromisso, deverá escolher um número entre 7 e 11. Se, pelo contrário, a pontualidade não for o seu forte, escolha um número entre 1 e 5.


6. Investir com prudência;

Interpretação dos Resultados: Pontuação igual ou superior a 84 pontos: as pessoas pertencentes a este grupo tendem a perseguir um estilo de vida extremamente competitivo, orientado para o sucesso, combinando hostilidade com rapidez, impaciência e preocupação obsessiva em fazer cada vez mais coisas em menos tempo. Não perdem tempo com assuntos triviais e sentem dificuldade em perder tempo com actividades de lazer. Pontuação inferior a 84 pontos: são pessoas livres de hábitos rotineiros, que não sofrem com urgências de tempo, nem se impacientam com facilidade. Não demonstram sentimentos de hostilida-


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de nem se sentem impelidos a impressionar os outros relatando feitos ou resultados atingidos. Procuram situações de relaxamento e diversão, sem se sentirem culpados. Não são competitivos e são bons ouvintes.

Os dois tipos de personalidade (de acordo com a pontuação obtida) representam dois extremos opostos face ao stress. A maior parte das pessoas situam-se sensivelmente no meio

Questionário: Despreocupado(a) em relação a compromissos. Não competitivo(a).

1

2

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10

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Nunca se atrasa.

1

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3 4 5 6 7 8 9

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Bom ouvinte.

1

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Muito competitivo(a). Antecipa sempre o que os outros vão dizer.

Nunca se sente apressado(a).

1

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3 4 5 6 7 8 9

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Espera pacientemente.

1

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Executa uma tarefa de cada vez.

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3 4 5 6 7 8 9

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Fala devagar.

1

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Deseja satisfazer-se a si próprio(a) independentemente do que os outros possam pensar.

1

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Deseja que o seu trabalho seja reconhecido pelos outros.

Está sempre apressado(a). Impacienta-se enquanto espera. Executa várias tarefas em simultâneo. Fala depressa e agressivamente.

Faz as coisas calmamente.

1

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3 4 5 6 7 8 9

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Faz tudo de forma apressada (comer, andar, falar).

Trata os outros amavelmente.

1

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É exigente com os outros.

Expressa os seus sentimentos.

1

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Esconde os seus sentimentos.

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1

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Possui vários interesses exteriores. Não é ambicioso(a). É descontraído(a).


destes dois extremos.

Possui poucos interesses fora do âmbito profissional. É ambicioso(a). Anseia por ver tudo resolvido rapidamente.

Pontuação total (soma dos números seleccionados):


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2. O tempo como recurso Objectivo geral 

Aprender a usar o tempo como recurso estratégico.



Definir gestão do tempo.



Enfatizar a importância da gestão do tempo.



Identificar as vantagens pessoais e profissionais da gestão do tempo.

2.1. Definição de gestão do tempo Gerir o tempo: é a capacidade de decidir o que é importante na sua vida (tanto a nível profissional como pessoal) e de atribuir prioridade a certos aspectos de forma a completar as tarefas de que necessita e as que considera realmente importantes. A gestão do tempo pode ainda ser definida como um plano de utilização e de controlo do tempo, da forma mais eficiente e eficaz possível. Este plano será adaptável e flexível de modo a poder ajustar-se ao dia-a-dia e à mudança.

O tempo como recurso


A reter... Gestão do tempo implica eficiência. Com eficiência, adquirimos controlo. Logo, há uma chave para o controlo do tempo: a priorização! Que eventos não posso controlar? A morte, os tremores de terra... Há que ter serenidade para aceitar...


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Quais os eventos sobre os quais tenho controlo total? Os acontecimentos da rotina diária... Há que ter coragem para enfrentar...

2.2. Importância da gestão do tempo Uma boa gestão do tempo dá-nos a possibilidade de: 

manter o equilíbrio das nossas vidas;



identificar onde é que está o desequilíbrio.



pode ser aprendida;



pode ser praticada;



pode ser melhorada ao longo do tempo.

2.3. O relógio e a bússola O relógio: São os compromissos, as entrevistas, os horários, as actividades... É a forma como gerimos o tempo... A bússola:


A gestão do tempo é uma capacidade que:

É a visão, os valores, a consciência de missão e a direcção. É a forma como encaminhamos as nossas vidas...

2.4. Vantagens pessoais da gestão do tempo 

conseguir mais no trabalho, em casa ou nos tempos livres;



redução do stress;



ter mais energia;



ser mais autodisciplinado;



ter mais alvos em que concentrar os esforços;



ter motivação para atingir objectivos;



ter sucesso na carreira;


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

aumento da auto-estima, da autoconfiança e da auto-realização.



confiança;



aumento da produtividade;



maior capacidade de explorar oportunidades de carreira;



maior organização dos métodos de trabalho;



maior eficácia no controlo de interrupções;



maior capacidade para trabalhar em áreas de destaque;



maior eficácia nas reuniões;



maior eficácia na criação de um bom espírito de equipa.

2.6. Vantagens para os outros da minha gestão do tempo 

melhoria da gestão do tempo de todos;



melhoria da disciplina geral;



utilização mais produtiva do tempo das outras pessoas;



aumento geral das responsabilidades e do desenvolvimento das capacidades;



melhoria do conhecimento e da compreensão da situação das pessoas e do que se espera delas;



constituir um bom exemplo para os colegas de trabalho.


2.5. Vantagens profissionais da gestão do tempo

Dinâmica de Grupo: Ganhar tempo… Objectivo: Aprender a priorizar tarefas. Material: Folha A4 com as regras, as tarefas e o mapa. Problema: Segue-se abaixo uma lista de tarefas a cumprir, num período de tempo definido. Elabore o percurso, de modo a conseguir executar todas as tarefas no menor espaço de tempo possível, tendo em atenção as regras pré-definidas.


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Regras 1. Você sai de casa às 9.15h para fazer as tarefas abaixo indicadas. 2. Obrigatoriamente regressa às 13h. 3. O percurso casa-garagem corresponde a 30 minutos. 4. A repartição de finanças encerra às 10h. 5. O comércio encerra às 12h, assim como o correio. 6. A padaria abre depois das 11h. 7. O percurso deve ser feito a pé.

Tarefas 1. Deixar os sapatos no sapateiro.

3. Ir à tinturaria deixar um casaco. 4. Expedir no correio um pacote de 10 kg. 5. Pagar o imposto profissional na repartição de finanças. 6. Comprar pão na padaria. 7. Comprar meio quilo de café (na casa de café). 8. Ir esperar uns amigos que chegam às 12.30h à garagem de autocarros. 9. Comprar o livro “Coaching para totós” na livraria. 10. Comprar 250 g de manteiga na padaria. 11. Comprar 2 litros de leite na leitaria.

Mapa com indicação dos lugares onde as tarefas têm que ser realizadas



2. Ir ao seu escritório buscar uma máquina de escrever.

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3. Leis e princípios da gestão do tempo Objectivo geral 

Questionar a forma como cada um gere o seu tempo.

Objectivo específico Identificar as leis e princípios da gestão do tempo.

Poucas pessoas admitem que grande parte do seu dia foi inútil! Formas de gerir o tempo: 

analisar a forma como se utiliza;



procurar a distribuição mais eficaz.

Como divide o seu dia: 

dá prioridade aos assuntos urgentes?



concentra-se primeiro nas tarefas mais agradáveis?



distrai-se com chamadas telefónicas?

Como caracteriza os assuntos: 

urgentes, prioritários, importantes, rotineiros, a decorrer?



considera a duração da execução?



fixa prazos iniciais e finais para as tarefas?

Leis e princípios de gestão do tempo



3.1. Planeamento estratégico do tempo Objectivos específicos 

estabelecer prioridades de acordo com os objectivos;



elaborar uma lista e classificar as tarefas;



comprometer-se com um início;



evitar os “ladrões de tempo”.


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Ao planear o tempo deve, por isso: 

ser criativo;



ser flexível (caso surjam imprevistos);



considerar os prazos.



80% dos resultados obtêm-se com 20% do esforço (Lei de Pareto);



O trabalho interrompido leva mais tempo a concluir do que se for feito de forma contínua (Lei das sequências homogéneas de trabalho);



O tempo investido no trabalho varia em função do disponível e não do necessário (Lei de Parkinson);



Para além de um certo limite, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa (Lei da contraprodutividade);



Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; não fazer mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la bem! (Lei da alternância);



Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos: se algumas pessoas rendem mais da parte da manhã, outras rendem mais da parte da tarde ou à noite (Lei dos ritmos biológicos);



O tempo tem uma dimensão objectiva e uma dimensão subjectiva, que é função do interesse pela actividade exercida (Lei da dimensão subjectiva do tempo).

Leis e princípios de gestão do tempo

3.2. Não devemos esquecer que...

3.3. A mais-valia da estratégia na gestão do tempo 

melhora a qualidade de vida;



aumenta a produtividade e diminui o desperdício de tempo;



favorece as relações sociais;



diminui o stress;



melhora o desempenho;



aumenta a motivação;



incentiva esforços;



elimina fragilidades.


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4. Gestão do tempo e características pessoais Objectivo geral 

Reconhecer a importância do EU na gestão do tempo.

Objectivo específico 

Identificar as características pessoais que fazem ganhar e perder tempo.

4.1. Porque perdemos tempo?



falta de objectivos claros: específicos, mensuráveis, possíveis, realistas e definidos no tempo;



falta de planeamento eficiente: o quê e quando, o que é possível de realizar por agenda, planeador de parede ou “to do lists” (lista de afazeres);



falta de autodisciplina.

Analisemos: 

capacidade de ser disciplinado no trabalho;



capacidade para dizer “não”;



capacidade de ser disciplinado ao telefone;



capacidade de controlo e de gestão de mim próprio;



capacidade de comunicação;



capacidade de ser disciplinado em reuniões;



capacidade para rever sistemas e procedimentos.

Características pessoais

Por:

4.2. Características pessoais que nos fazem ganhar tempo Quanto ao: 

estilo de trabalho: dinâmico, pró-activo, multifuncional, discreto, ágil e objectivo;



estilo interpessoal: negociador, líder, capaz de tomar decisões, cooperativo, comunicativo, social e persuasivo;


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

estilo de pensamento: lógico, flexível, adaptável, sistémico e estratégico.

Dinâmica de Grupo: A lista da bota Objectivo: elaborar a lista de afazeres antes de bater a bota e priorizar tarefas. Material: 

1 folha A4, com a descrição do problema;



Filme “The bucket list” (em Português, Nunca é tarde demais), de 2007, com Mor-

Características pessoais

gan Freeman e Jack Nicholson.

Questões: 1. Preencha o quadro comparativo seguinte, de acordo com o filme visualizado, justificando as suas escolhas:

Características

Edward

Carter

Capacidade para dizer não Estilo de trabalho Estilo interpessoal Estilo de pensamento

2. Elabore a sua lista de afazes antes de bater a bota.


Página 21


5. Auto-avaliação da gestão do tempo Objectivo geral 

Compreender a diferença entre eficiência e eficácia da gestão do tempo.


Exemplificar dificuldades comuns às várias profissões na gestão do tempo.



eficaz (fazer a tarefa certa);



eficiente (fazer a tarefa de maneira certa). Sendo ambas importantes importa, contudo, não perder de vista o objectivo últi-

mo, que é o de alcançar resultados, isto é, ser eficaz! Habitue-se a questionar, com regularidade, a sua eficácia: 

quanto tempo poderia economizar se não fizesse algumas coisas não essenciais?



há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e mais rapidamente, melho-

Auto-avaliação

A gestão do tempo (cf. Quadro seguinte) pode ser definida como:

rando os processos de trabalho? 

em que tarefas gastou mais tempo do que julgava?

Eficiência Execução (como fazer). Processos, normas, métodos. Execução mais rápida com menor esforço e menor custo. Desempenho interno. Solução de problemas. Cumprimento de deveres.

Eficácia Resultados (o que fazer). Objectivos, resultados. Execução em função dos fins. Gerar alternativa. Optimização dos recursos. Obtenção de resultados.

Resumindo em duas frases, poder-se-á dizer que... 

ser eficiente é: fazer certo as coisas;



ser eficaz é: fazer as coisas certas.


Página 22


Embora os problemas variem de uma pessoa para outra, existem algumas dificuldades comuns em muitas situações profissionais.



ter demasiado trabalho e tempo insuficiente;



trabalhar para além das horas normais de trabalho;



pessoal sem formação adequada;



prazos impossíveis de cumprir;



reuniões que duram para além do tempo necessário;



pressão no trabalho que compromete a vida pessoal;



interrupções e distracções;



crises inesperadas;



tempo gasto em deslocações para reuniões e encontros;



falta geral de controlo e de disciplina;



falta de formação em novas tecnologias;



sentir-se pressionado e levar trabalho para casa. Quando pretender instalar novas práticas deverá, por isso, ter em conta um con-

junto de princípios habitualmente considerados decisivos para uma gestão eficaz: 

definir e clarificar os objectivos;



escrever esses objectivos e estabelecer prioridades;



centrar-se nos objectivos e não nas actividades;



estabelecer, pelo menos, um objectivo por dia e atingi-lo;



registar regularmente o tempo;



eliminar, pelo menos, um desperdiçador de tempo por semana;



planificar o tempo: elaborar planos de curto, médio e longo prazo;



escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objectivos, prioridades e

Auto-avaliação

Exemplos:

tempos estimados; 

preconizar limites de tempo por tarefa;



eliminar as crises repetitivas: agir em vez de reagir;



acabar o que se começou: não deixar tarefas inacabadas.


Página 23


6. Análise de desperdiçadores de tempo Objectivo geral 

Reconhecer a importância da cultura na gestão do tempo.



Identificar desperdiçadores de tempo.



Enumerar as principais razões que nos levam ao adiamento de tarefas.



Reconhecer a importância da gestão do tempo.

A nossa cultura prepara-nos algumas armadilhas: 

fazemos muitas coisas;



assumimos muitas responsabilidades;



dizemos sim a muitas oportunidades.

Somos esmagados por: 

planos que não podem ser executados;



compromissos que não podem ser honrados;



agendas e prazos que não podem ser cumpridos.

Desperdiçadores de tempo


Fazemos parte de uma sociedade rica materialmente, mas pobre em relação ao tempo. A qualidade do tempo dedicado ao convívio humano desapareceu das nossas vidas. Vários estudos revelam que após 4 ou 5 horas de trabalho, os nossos gestores podiam ir embora para casa. No entanto, permanecem na empresa a fazer horas extra... como se tivessem muito trabalho. Antigamente, quanto mais rica, menos a pessoa trabalhava, podendo dedicar-se a si, à família e aos amigos. Hoje, quanto mais rica, mais a pessoa trabalha. O trabalho passou de privilégio a castigo.


Página 24


6.1. Os adiamentos



tarefas complicadas;



preferir conviver a trabalhar;



falta de concentração e de autodisciplina;



existência de conflitos;



não estar familiarizado com a tarefa;



desejo de manter a zona de conforto (só fazer aquilo que se sabe fazer bem);



receio de cometer erros.

Como ultrapasso o adiamento? 1. Pensando que as tarefas são importantes; 2. Começando pelas tarefas desagradáveis; 3. Dividindo as tarefas em acções mais pequenas, atribuindo-lhe prioridades; 4. Construindo uma lista de verificação das tarefas (já executadas e que faltam executar).

6.2. A reter... É importante gerir o tempo: 

em termos pessoais


O que me faz adiar o trabalho?

para sermos mais felizes... 

em termos profissionais para sermos mais produtivos...

Dinâmica de Grupo: Desperdiçadores de tempo… Objectivo: identificar desperdiçadores de tempo em situações do dia-a-dia. Problema: indique de que forma poderia o sujeito não ter desperdiçado tempo, esboçanPeritia | Revista Portuguesa de Psicologia - www.revistaperitia.org

Página 25


do um plano de actividades.

Situação: Decidi lavar o carro. Peguei nas chaves e fui em direcção à garagem, quando reparei que tinha o correio em cima da mesa. Pensei “ok, vou lavar o carro, mas antes vou dar uma espreitadela, porque o correio pode ter alguma coisa importante”. Pousei as chaves do carro e, ao abrir o correio, vi que tinha algumas contas para pagar e muita propaganda inútil. Decido deitar a propaganda fora e reparo que o caixote do lixo está cheio. Então decido esvaziá-lo. Deixo as contas em cima da mesa, mas lembro-me que há um multibanco perto de

chão, pego nas contas e vou em direcção à porta. Mas onde está o cartão multibanco? “Hum... no bolso do casaco que vesti ontem”. Ao ir ao quarto procurar o casaco reparo que, em cima da mesa de jantar, está uma cerveja que estava a beber. Vou buscar o cartão, mas antes vou guardar a cerveja no frigorífico. Ao passar no corredor reparo que a planta que está no vaso parece murcha, “é melhor pôr-lhe água antes”. Deixo a cerveja em cima do balcão da cozinha, quando... “Ah, achei os meus óculos! Andava há horas à procura deles! É melhor guardá-los já...”. Pego no jarro e encho-o de água indo em direcção ao vaso. Encontro o comando da televisão em cima da mesa do telefone. “À noite, quando precisarmos dele, não o encontramos... E ninguém se vai lembrar de o procurar na cozinha... É melhor levá-lo já para a sala...”. Mas... Ponho os óculos em cima da mesa e pego no comando. Deito água na planta e viro metade para o chão. Atiro o comando para cima do sofá e vou


casa, o que me faz pensar que vou pagar as contas primeiro. Deixo o caixote do lixo no

buscar um pano para limpar. Vou andando pelo corredor e penso que precisava de trocar a moldura desta fotografia... Estou a andar e já não sei o que é que ia fazer... “Ah... os óculos... Depois, primeiro o pano!”. Vou em direcção ao vazo, mas vejo o caixote do lixo cheio. Ao final do dia, o carro continua por lavar, as contas não foram pagas, a cerveja ainda não foi para o frigorífico, a planta só levou metade da água, não sei do multibanco, nem das chaves do carro! Quando tento perceber porque é que não fiz nada hoje, penso que estive ocupado o dia inteiro! Penso que tenho que ir ao médico, mas antes... acho que é melhor ir ver o resto do correio...


Página 26


7. Planear a gestão do tempo Objectivo geral 

Reconhecer a importância do conhecimento dos objectivos para o sucesso da organização.



Conhecer critérios SMART para a fixação de objectivos.



Considerar a importância das metas para a fixação de objectivos.



Reconhecer a informação da elaboração de planos para a gestão do tempo.

7.1. Estabelecer objectivos A noção de objectivo é, hoje em dia, tão decisiva que todas as nossas acções são guiadas pelas metas que fixamos para nós próprios. Cada vez mais nos é exigido que pensemos em termos de objectivos e que orientemos as nossas condutas para a obtenção de resultados, dentro de prazos previamente estabelecidos. Numa boa organização há sempre um plano de acção escrito. A estratégia estará disponível para que todos a possam conhecer. Assim, as pessoas que fazem parte da organização sabem e sentem-se envolvidos nos planos existentes e têm conhecimento do seu papel no atingir dos objectivos.

Planear a gestão do tempo


Este exercício que nos é requerido constitui um desafio constante, obrigando-nos permanentemente a: 

orientar o raciocínio e a acção para o futuro;



definir exactamente para onde queremos ir;



estabelecer prioridades. Existem cinco critérios (SMART = inteligente) para a fixação de objectivos:



S (Specific) = específico;



M (Measurable) = mensurável;



A (Attainable) = alcançável;


Página 27




R (Realistic) = realista;



T (Timebound) = limitado no tempo.

Vejamos os exemplos:

Específico

Exemplo correcto

Exemplo incorrecto

Reduzir o tempo médio de

Melhorar a qualidade de vi-

realização da tarefa “x” em

da.

Mensurável

Alcançável

Diminuir o nº de reclama-

Melhorar,

tanto

quanto

ções em 15% a partir do

possível, as técnicas de tra-

próximo mês.

balho.

Obter a certificação de qua-

Formar o pessoal de vendas

lidade no prazo de 1 ano.

em técnicas de marketing, no prazo de 2 dias.

Realista

Limitado

Aumentar o nível de produ-

Promover formação profis-

tividade em “x”%, a partir

sional de acordo com as ne-

do próximo mês.

cessidades).

Controlar a pontualidade

Melhorar o clima social da

dos trabalhadores

empresa (registar o quê,

Entrada ao serviço 9.00h 

onde e como?)


5 minutos.

Para além destas regras, um objectivo deve permitir dar resposta às seguintes questões: 

Para onde quero ir?



O que quero realizar? O que devo evitar?


Página 28




Qual é o resultado final que quero alcançar?



Em que prazo pretendo atingi-lo?



Que condições tenho que respeitar?



De que apoios necessito?

Como, através de que meios, quero al-

As medidas são actividades de curto

cançar os objectivos estabelecidos?

e médio prazo / tácticas, com prazos

Que medidas devo implementar?

rigorosos, planos de execução, orça-

A implementação de medidas pressupõe a inventariação e classificação das actividades: 

Positivas: contribuem marcadamente para atingir os objectivos. Geralmente, são importantes.



Reactivas: relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser urgentes, mas muitas vezes não são importantes.



Importantes: contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a repercutir-se a longo prazo.



Urgentes: podem ou não relacionar-se com os objectivos. Acarretam consequências a curto prazo.


mentos e indicação de recursos.

7.2. Estabelecer metas Podemos ainda considerar as metas que fixamos a nós mesmos, dividindo os objectivos pelas seguintes questões: 

Porquê?



O quê?



Como? 7.2.1. Porquê? Estes objectivos estão normalmente relacionados com a vida não profissional da

pessoa:


Página 29




família;



relações pessoais;



saúde;



necessidades espirituais. São os objectivos que suportam toda a nossa vida. 7.2.2. O quê?



carreira;



finanças;



segurança. Estão intrinsecamente ligados à concretização dos objectivos porquê. 7.2.3. Como? Estão estreitamente ligados à resposta à questão: como vamos fazer para atingir os

objectivos o quê. Atingirei os objectivos... 

Se melhorar...



Para...



Porque quero... No local de trabalho, estes objectivos geralmente são impostos.


Este tipo de objectivos diz respeito às ambições profissionais e podem incluir:

7.3. Elaboração de planos detalhados, diários e semanais 7.3.1. O registo do tempo “Sinto que hoje não fiz nada”... Se preparar um registo de tempo, este dar-lhe-á informações que lhe mostrarão como é que o seu tempo desaparece. Este registo de tempo: 

poderá ser diário ou semanal;



dá informações sobre a altura em que teve interrupções;



dá informação sobre a espécie de interrupções;



revela quais as horas do dia em que tem mais sossego para executar tarefas relaci-


Página 30


onadas com o trabalho. 7.3.2. A utilização de checklists Uma checklist é uma lista de itens que devem ser verificados. Algumas vezes, os itens são colocados como perguntas para serem respondidas. A vantagem duma checklist é que ela foca a atenção do revisor nos potenciais problemas que poderão surgir na realização das tarefas. Qualquer falha encontrada deve ser analisada para verificar se o item da lista garante o foco neste problema. Os itens da checklist que não são eficientes na detecção de erros durante a inspecção devem ser removidos, pois uma grande quantidade de itens na checklist irá prejudicar

Em suma, a checklist serve para... 

documentar rotina;



possibilitar a verificação dos itens. Simples porém muito eficaz!

7.4. Definição e gestão de prioridades A prioridade que damos às tarefas é determinada: 

pela decisão de cumprir os objectivos a curto, médio ou longo prazo;



pelo grau de importância;



pelo grau de urgência.


a eficiência da inspecção.

As tarefas podem (e devem) ser repartidas por 4 categorias: 

Importante e urgente;



Importante e não urgente;



Urgente e não importante;



Desperdício de tempo. 7.4.1. Importante e urgente – Prioridade 1 São tarefas que têm que ser feitas de imediato.


Página 31


Exemplos: 

crises e imprevistos;



projectos com prazos determinados;



actividades a serem executadas sob pressão externa;



situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos;



problemas familiares. 7.4.2. Importante e não urgente – Prioridade 2 São tarefas que terão influência significativa na conclusão dos projectos. Irão tor-

nar-se de Prioridade 1 a curto prazo.



actividades de efeito a curto prazo;



trabalho levado para casa que pode ser feito no dia seguinte;



resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros. 7.4.3. Urgente e não importante – Prioridade 3 São tarefas que não são importantes, mas que exigem intervenção imediata. Exemplos:



prevenção de um problema;



planeamento;



prospecção de oportunidades;



fortalecimento de relacionamentos pessoais e profissionais;



procura de novas metodologias de trabalho;



reflexão e auto-avaliação.


Exemplos:

7.4.4. Desperdício de tempo – Prioridade 4 São tarefas que usamos para nos convencermos a nós próprios que estamos muito ocupados. Não devem fazer parte do nosso plano de acção. Exemplos: 

manter-se activo para parecer que trabalha muito;



reuniões e discussões infindáveis e sem motivo;



hiperactividade social no trabalho;


Página 32




remexer em arquivos mortos. As tarefas, já com as prioridades atribuídas, podem ser englobadas numa útil lista

de coisas a fazer (checklist). As tarefas mais complicadas deverão ser feitas no período em que estamos mais activos e mais atentos. Devemos conceder intervalos (de 10 minutos) a nós próprios, quando estamos a executar as tarefas mais complicadas, de modo a sentirmo-nos mais frescos quando as retomarmos: 45 minutos é o tempo aceite para manter níveis de concentração elevados.

Importantes

Não importantes 

 Urgentes



Resolução de problemas com clientes. Resolução de questões estratégicas para a empresa.

Atendimento de telefonemas.  Recepção de visitantes ocasionais. Gastam normalmente 50% a 70% do dia. 

Não urgentes

  

Planear Desenvolver Formar

Actividades acessórias que pouco contribuem para os objectivos centrais da empresa. Gastam normalmente 10% a 40% do dia.

7.5. A filosofia dos 5S


7.4.5. Actividades importantes versus urgentes

O 5S é uma ferramenta administrativa que auxilia na implantação da qualidade, organização e optimização nas empresas. Este programa foi criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, com o objectivo de auxiliar na reestruturação do País, que necessitava de reorganizar as suas indústrias e melhorar a produção, por causa da alta competitividade do pós-guerra. O programa 5S visa: 

melhorar continuamente;



o comprometimento das equipas de trabalho;



gerar os resultados esperados;



manter ambientes limpos e organizados;


Página 33




promover o bem-estar geral;



criar condições para uma maior produtividade. 7.5.1. Senso de utilização O que é necessário fazer? Manter no local de trabalho apenas o que é preciso. Remover todos os itens desnecessários do local de trabalho. Qual é o resultado? Menos tempo desperdiçado à procura do que realmente interessa.

Chegou agora a hora de arrumar/ordenar e identificar todo o material. Nesta etapa é importante: 

classificar todos os objectos conforme a necessidade de uso;



identificar os objectos. Permite:



procurar de forma mais rápida;



administração do stock;



evitar a compra em duplicado. 7.5.3. Senso de limpeza


7.5.2. Senso de arrumação e ordenação

Significa limpar e examinar. Objectivo: limpar para inspeccionar! Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdícios serão evitados. Cultura “usou, limpe e guarde" 7.5.4. Senso de padronização O que é necessário fazer? Elaborar instruções. Todos devem saber exactamente o que fazer e de que forma.


Página 34


Qual é o resultado? Elevado nível de organização e de limpeza. Método: elaboração de checklists. 7.5.5. Senso de autodisciplina O que é necessário fazer? Criar condições para manter os 5S a funcionar. Resultados: Tanto a empresa como os funcionários terão melhorias, redução de tempo na exe-

7.5.6. Benefícios dos 5S para o trabalhador: 

melhora a organização do local de trabalho;



melhora a disposição;



reduz o stress;



torna o local de trabalho mais agradável;



elimina obstáculos;



elimina equipamentos inúteis;



torna o trabalho mais gratificante. 7.5.7. Benefícios dos 5S para a empresa:



reduz desperdícios;



reduz atrasos;



reduz avarias;



reduz acidentes;



reduz o tempo de implementação de mudanças;



reduz custos.



cução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização.

Página 35


8. Técnicas de gestão do tempo no trabalho Objectivo geral 

Aprender a gerir o tempo no local de trabalho.



Aprender a gerir o papel.



Reconhecer a importância da agenda para a organização do tempo.



Aprender a delegar tarefas.



Identificar as razões que levam à perda de tempo ao telefone.

Olhe para a sua secretária: 1. Está coberta de papel? 2. O tabuleiro dos pendentes está sempre a deitar fora? 3. Tem imensas pessoas à espera que lhes telefone? 4. Nunca consegue cumprir prazos? 5. Leva trabalho para casa? 6. Tem que fazer horas extras, porque não acabou o trabalho? 7. O computador está cheio de post-its? 8. Sente-se cheio de stress?

Gestão do tempo no trabalho


Mesmo que apenas duas destas descrições se apliquem a si, precisa de repensar a forma como gere o seu tempo no local de trabalho... “Num destes dias, vou organizar tudo, é só arranjar tempo...” Como vamos então arranjar tempo para nos organizarmos? 

pode ser necessário fazer umas horas extras;



pode ser necessário ficar a trabalhar até tarde;



pode ser necessário trabalhar durante o fim-de-semana.


Página 36


Que é diferente de: 

não manter o equilíbrio;



perder tempo com a família ou com os amigos.

Conselhos para ajudar a trabalhar de forma mais eficiente: 

analise a sua eficácia;



anote os maus hábitos dos membros da sua equipa, colegas e chefias que prejudi-



considere os objectivos prioritários no trabalho (máximo: 3!);



considere as suas áreas de responsabilidade (quais são as minhas funções na organização?).

8.1. A gestão do papel Objectivos: 

manusear cada papel apenas uma vez;



evitar que se formem pilhas de papel que desorganizam a secretária.

Tem 4 opções: 

acção imediata;



delegar a tarefa a alguém;



arquivar;



pôr no cesto do lixo.


quem a sua eficácia;

Conselhos para lidar com a papelada: 

utilizar um tabuleiro de entradas;



manter uma pasta de leitura;



deitar fora rascunhos antigos;



pensar antes de arquivar e na forma como arquiva;



manter uma política de secretária limpa;



usar uma pasta de trabalho,



considerar o uso de notas de aviso (e.g., agenda ou computador);



pensar em deitar fora os post-its.


Página 37


8.2. A utilização da agenda Utilize a agenda como recurso estratégico: 

anotar acontecimentos importantes num futuro próximo para evitar esquecimentos;



usar a função alarme do computador.

Optimize o uso das novas tecnologias: 

utilizar o Outlook, por exemplo.

Como já foi referido, é função de uma chefia obter resultados mediante dois recursos básicos – as pessoas e o tempo. O aproveitamento das potencialidades de todos os membros da equipa é uma exigência que um verdadeiro líder não pode declinar. Para que consiga cumprir cabalmente a sua função, isto é, para que possa rentabilizar os esforços do seu grupo de trabalho, impõe-se a qualquer chefia que reserve uma parte significativa do seu tempo para planear, organizar e avaliar o desempenho dos seus colaboradores, tendo em conta os objectivos previamente fixados. Mas como consegui-lo, se a chefia persistir em concentrar em si, para além destas actividades, as tarefas rotineiras que lhe absorvem, todos os dias, uma quantidade enorme da sua energia e do seu tempo? A delegação, não sendo certamente a solução milagrosa, poderá constituir, desde que devidamente utilizada, uma ajuda preciosa.


8.3. A arte da delegação

Delegação: consiste em encarregar outra pessoa de uma tarefa pela qual quem delega fica como último responsável. Os princípios fundamentais da delegação são a autonomia e o controlo. Saber quando e como delegar é uma pedra basilar na gestão eficaz do tempo no local de trabalho. Muitas pessoas não entendem a diferença entre delegar uma tarefa e declinar a sua responsabilidade nela. Muitos têm receio de delegar, caindo na armadilha de pensar que é mais rápido e mais fácil se forem eles a fazer tudo.


Página 38


Autoridade

Responsabilidade

Confiança

Poder ou direito de to-

É o trabalho delegado, a

Assunção da responsabi-

mar decisões e agir de

função, a tarefa.

lidade envolvida.

forma a viabilizar a responsabilidade. conferida

autoridade e a responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade. É, pois, fundamental verificar se os colaboradores dispõem de autoridade, na justa e exacta medida da responsabilidade que lhes foi conferida. Quanto à confiança, a situação já é diferente. Quem delega não pode demitir-se, em momento algum, do que delegou. As chefias são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se passa nos seus serviços. Delegar não significa alheamento e muito menos demissão! Em síntese, existirá delegação se: 

se definirem e fixarem objectivos aos colaboradores;



existir uma dupla responsabilidade (o colaborador aceita a delegação e compromete-se a alcançar a meta. A chefia compromete-se a facilitar o sucesso do dele-


Para que a delegação seja bem-sucedida, exige-se um razoável equilíbrio entre a

gado); 

existir uma relação contratual (a chefia chama a si as responsabilidades próprias em termos de fixação de objectivos, assumindo os sucessos e os falhanços da equipa).

A delegação permite: 

ter mais tempo para as suas prioridades;



concentrar-se em aspectos do trabalho que requerem a sua experiência e as suas aptidões específicas, ou seja, ter mais tempo para as tarefas que de facto lhe competem;


Página 39




fazer antecipações, mediante um planeamento atempado;



melhorar o espírito de equipa, gerando nos colaboradores maior espírito de cooperação;



preparar os delegados para maiores responsabilidades, evitando a admissão de novos colaboradores, por via da familiaridade resultante da prática experimentada;



a possibilidade de observar, de forma sistemática, o nível de desenvolvimento dos seus colaboradores e, consequentemente, contribuir para o progresso que se venha a verificar.



o desenvolvimento das capacidades do seu pessoal;



a motivação da sua equipa.

Dificuldades da delegação: Apesar das vantagens apontadas, há um conjunto de crenças, receios e dificuldades que estão frequentemente na origem da não adopção deste mecanismo. A título de exemplo: 

Sentimento de ameaça – e se ele não é capaz de dar conta do recado, o que me acontecerá a mim?! Quando se pede a alguém que assuma novas responsabilidades e não está absolutamente segura da capacidade do delegado para o desempenho dessas tarefas, é comum e compreensível que se deixe invadir por um sentimento de preocupação (nestes casos, efectuar um cuidado planeamento e mostrar


A delegação promove:

à pessoa escolhida que se confia nas suas capacidade é crucial). 

Dificuldade em renunciar – uma dificuldade habitual consiste em conseguir prescindir de certas tarefas que se gosta de desempenhar, mesmo que estas não sejam importantes para os resultados a alcançar.



Não sou pago para não trabalhar – crença assente na ideia errada de que pensar e reflectir, isto é, toda a actividade de bastidores, não é trabalho (não confundir planeamento, trabalho de gabinete e reflexão construtiva com sonhar acordado)!



Ser tolerante é uma exigência – de início, este processo é lento e pode comportar recuos. Na medida em que o chefe, em alguns casos, tem de formar/preparar o seu pessoal para os novos desafios, é possível que, num primeiro momento, fique


Página 40


ainda mais sobrecarregado! 

Se calhar ainda vou ter mais trabalho delegando – a dificuldade resulta, neste caso, da crença enraizada de que delegar implica acompanhar a cada minuto o trabalho efectuado, assumir todas as decisões importantes e exigir relatórios e inspecções constantes.



Medo de ser ultrapassado ou de ficar sem os melhores colaboradores – o chefe vive por vezes com o receio de o seu pessoal aprender de mais e de o poder vir a ultrapassar! Ou, ainda, com a preocupação de, ao delegar, estar a acelerar o pro-

Em suma, porque receamos delegar? 

desejo de perfeccionismo;



falta de confiança nos colegas mais novos;



crença de que detemos mais poder se mantivermos o máximo de tarefas possível;



continuar com a responsabilidade.

O que é e o que não é delegável? Numa primeira linha de tarefas delegáveis aparecem, sem dúvida, as vulgarmente designadas de operacionais de nível inferior. A título de exemplo: 

actividades repetitivas;



operações de menor importância;



detalhes que ocupam mais tempo;



actividades para as quais quem delega se sinta menos preparado (naturalmente


cesso que levará à saída dos seus melhores colaboradores.

desde que existindo na equipa alguém que tenha capacidade para as desempenhar). Pelo contrário, não será uma boa ideia delegar áreas-chave como, por exemplo: 

o planeamento estratégico;



a gestão ocasional de crises;



os assuntos confidenciais de recursos humanos;



a gestão da carteira de clientes importantes.


Página 41

Curso de Formação em Gestão de Tempo

Responsabilidades | tarefas não delegáveis

Exemplificação

Liderança

Essencial para impulsionar e administrar um projecto com sucesso.

Sistema de recompensas

Estabelecimento de níveis gerais e individuais de remunerações financeiras e não financeiras significativas.

Controlo

Trata-se da responsabilidade pela eficácia de desempenhos mais favoráveis.

Pessoal

Demonstração de interesse pela carreira e pelo desempenho pessoal, procedendo a avaliações e tomando decisões confidenciais sobre promoções, revisões, contratações e demissões.

Clientes-alvo

Atenção redobrada no relacionamento com estes destinatários.

Estratégia

Estabelecimento de planos para o futuro e selecção de meios para a sua consecução.

Comunicações

Assegurar a eficiente e regular transparência interna de informações

Resultados

Avaliar os resultados e a aplicação de medidas correctivas no caso de desvio das metas propostas.

Sintomas da não delegação: Esteja atento ao aparecimento dos sinais que em seguida lhe apresentamos, pois tal pode querer dizer que algo não vai bem em matéria de delegação. Exemplos: 

interrupções contínuas;



trabalhos de qualidade inferior;



serviços atrasados;



decisões demoradas;



falta de orientação dos delegados;



não existência de estímulo à criatividade;



sobrecarga de trabalho;



demasiado apoio aos seus colaboradores.


Fátima Almeida

Directrizes para uma delegação eficaz: 1. Transmita claramente a acção pretendida (para diminuir o erro);


Página 42


2. Verifique se foi compreendido através de questões abertas (Quem? Porquê? O quê? Quando? Onde? Como?); 3. Tome em consideração a carga de trabalho existente; 4. Tenha atenção à necessidade de informações adicionais; 5. Encoraje; 6. Mostre confiança; 7. Acompanhe a evolução. 8.4. O uso do telefone ou do telemóvel

de telemóvel... Aponte o número de vezes e as razões porque usa o telemóvel durante 2 semanas. Dessas chamadas, determine quantas foram essenciais. Depois, olhe para a factura... Hábitos que fazem perder tempo: 

demasiadas conversas sociais;



não ter papel e lápis prontos para tomar notas;



não preparar o que pretende dizer;



não dar respostas precisas;



ter de atender todas as chamadas recebidas;



ter de lidar com pessoas difíceis;



receber chamadas quando está a meio de um projecto urgente;



não escutar devidamente;



não saber como reagir perante um gravador de chamadas.


Dados na Anacom (2004) revelam que 90% da população portuguesa é assinante

Como ganhar tempo nas chamadas efectuadas: 

planeando o que quer dizer e o que pretende como resultado;



quando liga, está em vantagem, porque é o calendário da outra pessoa que é interrompido;



planeando a mensagem (curta, simples e directa) que quer deixar, caso seja recebido por um atendedor;



ouvindo activamente;


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

apontando todas as acções que se comprometeu a fazer;



sendo o último a pousar o auscultador para ter a certeza de que a outra pessoa disse tudo o que pretendia.



reduzindo as conversas sociais;



dando respostas breves e directas;



ouvindo activamente;



pensando na possibilidade de instalar um atendedor ou voice mail;



pensando na hipótese de recusar chamadas numa parte do dia;



fazendo um resumo do conteúdo da conversa;



tendo por perto caneta e papel para anotações;



sendo o último a pousar o auscultador;



agradecendo à pessoa por ter ligado;



se disser que liga de volta, não deixe de o fazer.

Princípios gerais da utilização do telefone no escritório: 

os telefones devem ser atendidos tão rápido quanto possível, de preferência nunca depois dos três toques;



quem atende, deve ter os conhecimentos necessários;



ser capaz de encaminhar chamadas para o departamento adequado;



as mensagens devem ser correctamente entregues ao destinatário;



suspenda a chamada se tiver necessidade de falar com outra pessoa;



se não sabe responder a uma questão, não responda! Assegure ao interlocutor que


Como ganhar tempo nas chamadas recebidas:

liga assim que tiver uma resposta. Tire partido do voice-mail: 

mantendo a mensagem de atendimento actualizada;



identificando-se de forma clara quando gravar ou deixar uma mensagem;



sendo breve, quando gravar ou deixar uma mensagem,;



pensando bem antes de deixar uma mensagem de atendimento engraçada (depois desta, é difícil deixar uma mensagem séria).


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9. As reuniões Objectivo geral 

Compreender a finalidade das reuniões.


Aprender a evitar o excesso de reuniões.



Qual a necessidade da reunião?



O que pretende alcançar?



Qual o tempo necessário/disponível?

9.2. Como agendar uma reunião Para fazer o correcto agendamento de uma reunião, deve elaborar uma lista de assuntos que vão ser debatidos, com as seguintes características: 

deve ser curta, clara e simples;



deve conter data, hora, local e objectivos da mesma;



deve indicar os participantes e as suas funções;



deve indicar o tempo dedicado a cada ponto da reunião.

As reuniões

9.1. Finalidade da reunião

Deve ser sempre distribuído o agendamento antes da reunião. 9.3. Aspectos práticos 

Local (onde?);



Material necessário (o que preciso?);



Horário (quando?);



Função dos participantes (Quem faz o quê?);



Ordem de trabalhos.


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9.4. Como evitar excesso de reuniões? 

Realizar reuniões só em caso de necessidade;



Convocar apenas as pessoas que são capazes de resolver os problemas;



Respeitar os horários definidos;



Verificar os custos da reunião.

Em síntese… Relembrarmos alguns hábitos e práticas essenciais para uma eficaz gestão do tempo. Não se esqueça de:

forma a adequar o tempo à actividade a realizar. 2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da vida. 3. Controlar as interrupções e minimizá-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e “isole-se”. Se desenvolve actividade em espaço aberto, a solução poderá passar,

As reuniões

1. Definir claramente os objectivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar, de

se possível, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer “não” com amabilidade). 4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores. 5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. 6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.


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10. Gerir o tempo na escola Objectivo geral 

Desenvolver capacidades para um estudo eficaz.



Identificar as principais condições para um estudo eficaz.



Reconhecer as vantagens do trabalho em grupo.



Aprender a tirar apontamentos e a desenvolver técnicas de memorização.

10.1. As condições para um estudo eficaz Cada pessoa tem o seu próprio método de estudo. No entanto, é fundamental que se desenvolvam algumas capacidades e que determinadas condições estejam reunidas: Condições fisiológicas 

manter uma alimentação saudável;



dormir pelo menos 8 horas diárias;



praticar desporto físico com regularidade;



intercalar o estudo com actividades de lazer.

Condições do local de estudo 

ter um local destinado somente ao estudo e actividades escolares;



reunir todo o material necessário ao estudo antes de começar a estudar;



retirar do local de estudo todos os potenciais estímulos distractores;



evitar interrupções.

Gestão do tempo na escola


Capacidades organizacionais 

desenvolver hábitos de estudo, ou seja, rever regularmente os apontamentos das aulas e resumos e não apenas quando se aproxima a data do exame;



distribuir o tempo pelas várias disciplinas, consoante as necessidades;



utilizar regularmente o horário de atendimento dos docentes para esclarecimento de dúvidas;



estudar com base em tópicos específicos, ao invés de estudar genericamente.


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Capacidades motivacionais 

iniciar o estudo por uma tarefa fácil e/ou interessante;



evitar o adiamento constante do estudo;



estabelecer objectivos realistas e passíveis de ser cumpridos a curto prazo;



fazer pausas de 5 ou 10 minutos por cada hora ou de duas em duas horas;



auto-reforçar-se pelos objectivos alcançados.



planear antecipadamente o estudo;



rever regularmente os apontamentos das aulas e resumos;



sublinhar, tirar apontamentos e fazer revisões;



tomar atenção ao índice, títulos, subtítulos, fórmulas e palavras-chave;



elaborar esquemas ou diagramas;



ler em voz alta;



explicar o que aprendeu a outra pessoa;



condensar os apontamentos para permitir uma boa memorização da matéria;



fazer perguntas a si próprio para se testar;



recordar-se dos pontos principais das matérias que acabou de estudar;



ler e repetir sem olhar o material de estudo organizado;



reproduzir quadros, diagramas, fórmulas, etc.;



discutir o material de estudo com colegas de turma.


10.2. Actividades de organização e compreensão das matérias

10.3. Estudar em grupo O estudo em grupo pode revelar-se vantajoso, pois permite um intercâmbio e discussão de ideias e o esclarecimento de dúvidas. No entanto, é importante: 

que o grupo não tenha um número de membros excessivo;



traçar um plano de objectivos concretos;



não confundir a reunião para estudo com uma reunião de carácter lúdico;



fazer intervalos. Após a definição dos objectivos, é importante elaborar um horário semanal, que

inclua todas as actividades diárias. Este horário deve constituir uma ferramenta útil de tra-


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balho, e para tal, deve reunir as seguintes características: 

ser pessoal: o horário deve ser determinado em função das aulas, das preferências e das actividades extracurriculares de cada um;



ser realista: importa criar um horário com probabilidades de ser respeitado;



ser reajustável: susceptível de modificação, caso contrário tornar-se-á gerador de angústia e de ansiedade;



ser heterogéneo: o horário deverá incluir todas as actividades necessárias ao bemestar físico e emocional (repouso, distracções, contactos sociais, prática desportiva, etc.); ser controlável: o horário deverá ser composto por objectivos concretos, de modo a ser facilmente verificável a sua concretização.

A decisão do número de horas dedicada a cada disciplina depende: 

do grau de dificuldade e interesse relativamente ao tema;



do número de aulas semanais e da necessidade de reforço das mesmas;



do método de ensino utilizado pelo docente;



da avaliação do tempo dedicado ao estudo e possibilidade de redefinição.

10.4. Vantagens em ir às aulas 

facilitação do estudo posterior e da assimilação da matéria;



organização do estudo com os pontos mais focados pelo docente;



possibilidade de esclarecimento de dúvidas com o docente;



convívio com os colegas;



escuta activa do conteúdo exposto pelo docente;



registo selectivo da informação, através das pistas fornecidas pelo docente;



tentativa de compreensão da matéria e pedidos de esclarecimento ao docente.




10.5. Tirar apontamentos Tirar apontamentos durante as aulas permite captar o essencial das novas informações fornecidas pelo docente e organizar a informação numa estrutura coerente e facilmente memorizável, o que irá facilitar bastante o estudo posterior. Eis os princípios a seguir:


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1º Organização do caderno de apontamentos 

evitar o registo de demasiada informação apenas numa página;



numerar e identificar as páginas;



registar as referências bibliográficas.

2º Utilização de palavras e frases-chave 

identificar no discurso do professor as palavras-chave, as ideias-mestre;



usar abreviaturas para tornar o processo de registo mais célere;



captar de uma forma completa as frases-chave.

3º Estruturação da informação



cada parágrafo deverá conter apenas uma ideia;



as mudanças de assunto deverão ser bem marcadas na folha de registo, por exemplo, deixando um espaço em branco maior entre cada assunto;



o encadeamento de ideias poderá ser feito através de setas;



utilizar sublinhados e cores, para permitir uma compreensão clara dos tópicos e subtópicos.

4º Revisão dos apontamentos 

reler os apontamentos e completá-los;



comparar os apontamentos com os dos colegas para averiguar se foi retida a mesma informação;



completar com ideias que ainda recorde das aulas.


A organização das ideias deverá ser bem visível na folha de registos; por exemplo:

5º Estruturar a informação 

usar formas de destacar assuntos (e.g., cores, maiúsculas, sublinhados);



hierarquizar a informação;



assinalar as passagens que não percebe e tirar dúvidas com o docente ou colegas.

6º Verificar a eficácia das palavras-chave 

a palavra-chave condensa um certo número de informação num só termo; assim, ao ler a palavra-chave, lembrar-se-á de toda a informação que ela representa;



determinar as palavras-chave que encerram o conteúdo de cada parágrafo.

7º Parafrasear


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

quando não compreende alguma parte do texto, tente reformular esse texto por palavras suas e confirme com o docente ou com um colega.

8º Transformar o texto em imagem e vice-versa 

traduzir uma passagem difícil num gráfico, numa representação visual do seu significado.

9º Procurar exemplos 

imaginar para uma lei, uma categoria geral, um exemplo ou um contra-exemplo.

10º Elaborar um plano de parte da matéria 

pode ter a forma de repetição de títulos e de palavras-chave, resumo, gráfico, es-

10.6. Memorização A memorização é uma condição essencial para um estudo eficaz e para a obtenção de resultados positivos. É possível desenvolver a memorização através de algumas acções que facilitam a recordação. O método de estudo P.L.E.M.A. (pré-leitura, leitura, esquematização, memorização, auto-avaliação) consiste numa série de técnicas de estudo que facilitam a assimilação dos conteúdos com maior rendimento e menor fadiga. Assim: 1. Pré-leitura Leitura rápida, pouco profunda e global, para perceber o assunto e as partes do texto. Para isso, deve-se atender aos títulos, subtítulos, resumos, conclusões e partes do texto que estão destacadas.


quema heurístico, etc.

2. Leitura Leitura detalhada e atenta do texto, que permite ter uma visão mais pormenorizada do assunto tratado. Nesta fase, é importante sublinhar as ideias principais, fazer pequenas anotações e, se necessário, consultar o dicionário. 3. Esquematização Organização e sistematização de toda a informação, através de um esquema ou resumo da matéria, a utilizar aquando da revisão final dos conteúdos a avaliar. 4. Memorização Consolidação do conhecimento. Divisão do esquema ou resumo pelos tópicos ou ideias principais, de forma a facilitar a retenção dos conteúdos. É aconselhável, aquando da Peritia | Revista Portuguesa de Psicologia - www.revistaperitia.org

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eventual memorização, fazer pequenos intervalos para descanso. Nesta fase, é frequente o uso de mnemónicas. 5. Auto-avaliação Verificação da compreensão e memorização, através de algumas actividades, como escrever ou dizer em voz alta, por palavras próprias, as ideias principais retidas do esquema ou resumo. O objectivo desta fase á avaliar aquilo que se sabe no momento. 10.7. Realização de exames Todas as pessoas sentem algum nervosismo ou tensão antes dos exames, ou de

até motivar; o problema está quando é em níveis elevados, interferindo, por exemplo, na preparação e desempenho nos exames. Seguem-se algumas sugestões que poderão diminuir a ansiedade excessiva e contribuir para um melhor desempenho nos exames: 

na noite anterior ao dia do exame, não se deve estudar até tarde. Se tiver por hábito ler antes de adormecer, deve-se ler algo não relacionado com a matéria (banda desenhada, por exemplo);



iniciar o dia com um pequeno-almoço moderado; por exemplo o café, em algumas situações, poderá aumentar os sintomas de ansiedade;



organizar-se de maneira a chegar ao local do exame com alguma antecedência, pois facilita a descontracção e a concentração;



procurar fazer algo relaxante na hora anterior ao exame – o estudo à última hora


outros acontecimentos importantes na vida. Na realidade, um pouco de ansiedade pode

irá prejudicar os conhecimentos que tem acerca da matéria; 

evitar colegas que gerem ansiedade, ou que possam prejudicar a estabilidade;



se a espera causar ansiedade, a leitura de uma revista ou de um jornal poderá ajudar;



evitar discutir a matéria antes do exame; apenas se aconselha a revisão de notas pessoais de modo a que fórmulas e outros pontos relevantes estejam frescos na memória quando entrar para a sala de exame;



ler o enunciado até ao fim interpretando cuidadosamente o que é pedido em cada pergunta;


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

seleccionar as perguntas às quais se irá responder e ordená-las, de modo a começar pelas que se sabe melhor, de modo a diminuir a ansiedade;



planear o tempo que se vai gastar em cada pergunta, atendendo ao seu grau de dificuldade;



não se deixar influenciar por colegas que começaram logo a escrever ou que parecem escrever mais. Respostas longas não são necessariamente as melhores;



reservar algum tempo para planear as respostas (e.g. tópicos) e, se possível, para as rever no fim do exame.

Depois do exame: esclarecer dúvidas surgidas durante o teste e procurar fazer um cálculo de avaliação provável; 

começar a preparação do próximo exame;



verificar os erros cometidos, depois da saída dos resultados, de modo a ser possível aperceber-se de possíveis erros interpretativos, para que no próximo exame perceba exactamente o que é pedido.

A.L.T.E.R: uma técnica de exame: A - Administrar: respeitar as instruções; indicar todas as informações pedidas no lugar próprio (nome, ano, licenciatura, etc.); L - Ler: ler e reler as perguntas; identificar palavras importantes; imaginar, rapidamente,




um esboço da pergunta; T - Timing: estabelecer a ordem pela qual vai responder às perguntas; reservar um tempo para ler as questões no início do exame e outro para as reler e corrigir no fim; E - Escrever: redigir a resposta em duas etapas: (1) construir o plano de respostas (resposta estruturada; conjunto coerente); (2) redacção propriamente dita; R - Reler: reler as respostas, verificando a ortografia, a expressão e o arranjo de ideias; verificar a apresentação da folha (p.ex. o número da pergunta está claramente identificado?); rever os cálculos efectuados; eventualmente completar uma pergunta que tenha sido abandonada (neste caso, deve ir imediatamente ao essencial, evitando pormenores).


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11. Conclusão Se nos acompanhou ao longo deste manual e está disposto a pôr em prática os conselhos e princípios enunciados, veja só o que poderá ganhar: 

mais tempo disponível;



melhores desempenhos profissionais (o seu próprio e o da sua equipa);



melhores comunicação e relação interpessoal com o seu grupo de trabalho;



maior responsabilização dos seus colaboradores;



maior motivação de todos (mais justiça e estabilidade);



melhor capacidade de previsão / planeamento;



mais eficácia e maior satisfação da sua equipa de trabalho e, consequentemente, de si próprio. Com tantas vantagens, será que não vale a pena tentar? Fica o desafio!

Para uma boa gestão do tempo, é importante: 

gerir prioridades;



avaliar tarefas;



aprender a arte da delegação;



dar importância à vida fora do trabalho;



ter consciência da importância da prevenção do stress, para o bem-estar físico e psicológico.

12. Referências Amos, J. (2001). Aproveitando ao máximo o seu tempo. Editora Market Books. Commarmond, G. et al. (2000). Gerir por objectivos. D. Quixote. Forrest, A. (1992). Delegação. Gradiva. Hall, E.T. (1996). A dança da vida. Relógio d’Água Editores. Heller, R. (1999). Como delegar responsabilidades. Editora Civilização. http://www.quintcareers.com. http://www.unb.br/acs/bcopauta/comportamento. Ochsner, M. (1989). Técnicas individuais de trabalho. Editora Monitor. Scott, K.S., Moore, K.S., & Miceli, M.P. (1997). An exploration of the meaning and consequences of workaholism. Human Relations, 50, 287-314. Vertadier, A. (1986). A gestão do tempo. Editorial Inquérito.


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Curso de Formação em Gestão do Tempo Fátima Almeida

Anexo_Dinâmica de Grupo Propomos-lhe, em seguida, a realização de um pequeno exercício onde pode começar a pôr em prática os seus conhecimentos no que diz respeito à definição de objectivos. Terá a possibilidade de confrontar as suas respostas com as do exemplo que lhe apresentamos. Não esqueça! Para uma correcta definição de objectivos é fundamental que: 

se explicite claramente o que se quer realizar (e não apenas os meios para o atingir);



se meçam e observem os resultados a conseguir;



se fixe o prazo (realização prevista em tal data);



se identifique um responsável;



se verifique se estão reunidas as condições de base (tipo de investimento a realizar, consequências a evitar).

“Definir correctamente os objectivos” LISTA DE VERIFICAÇÃO

Elencaram-se as condições-base?

Designou-se o responsável?

Fixou-se prazo?

E quantificável?

O resultado a alcançar é mensurável?

não apenas a medida?

Formulação inicial

Definiu-se o objectivo (o quê) e

RESPOSTAS COM SIM/NÃO

Exemplo de definição correcta

Até 31 de Janeiro, a produção média diária deverá aumentar no mínimo 10%, com um investimento máximo de 5000 euros A partir do próximo mês, quero reservar mais tempo para reuniões com o sector de vendas Quero rentabilizar tempo na arrumação diária das ferramentas


Anexo

Curso de Formação em Gestão do Tempo Fátima Almeida

Proposta de Resolução

“Definir correctamente os objectivos” LISTA DE VERIFICAÇÃO

Elencaram-se as condições-base?

Designou-se o responsável?

Fixou-se prazo?

E quantificável?

O resultado a alcançar é mensurável?

não apenas a medida?

Formulação inicial

Definiu-se o objectivo (o quê) e

RESPOSTAS COM SIM/NÃO

Exemplo de definição correcta

A partir de 1 de Outubro,

garantir em mé-

Até 31 de Janeiro, a produção média diária deverá aumentar no mínimo 10%, com um investimento máximo de 5000

quero

dia, mensalmente, Sim

Sim

Sim

Sim

Sim

mais duas dezenas de embalagens no

euros

sector x e sem pessoal

suple-

mentar. A partir do próximo mês, quero reservar mais tempo para reuniões com o sector

Sim

Não

Sim

de vendas

Sim (eu)

A formulação iniNão

cial está correcta.

A partir de 30 de Setembro, dedicarei à classificação e organização do Quero rentabilizar tempo na arrumação diária das ferramentas

Sim

Não

Não

Sim

Não

material 25 min. no máximo, recorrendo para tal à colaboração

do

encarregado

de

armazém.


Anexo


Fátima Alexandra Soares de Almeida nasceu em Maio de 1983, em Coimbra. Residiu em Óis do Bairro, concelho de Anadia, grande parte da sua infância e adolescência. Ingressou, em 2001, na Faculdade de Psicologia e de Ciências da Educação da Universidade de Coimbra, onde se licenciou em Psicologia e se pré-especializou em Avaliação Psicológica, Aconselhamento e Reabilitação. Concluiu, na mesma Instituição, em 2007, o Mestrado Integrado em Psicologia, na área da Gerontologia Clínica. Actualmente, é directora da Peritia | Revista Portuguesa de Psicologia, investigadora na área dos perfis psicológicos das mães filicidas, infanticidas e homicidas portuguesas, formadora na área das ciências comportamentais e humanas, e docente e Psicóloga da Academia de Línguas de Oliveira do Bairro.


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Manual de Gestão Do Tempo

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