ufcd 0382 - Gestão do tempo e organização do trabalho
UFCD
0382
GESTÃO DO TEMPO E ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
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ufcd 0382 - Gestão do tempo e organização do trabalho
Índi!
Introdução............... Introdução.......................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ........................................ .............................. 3 Âmbito do manual..................... manual............................... ..................... ..................... ..................... ..................... .............................. .................... 3 Objetivos.................. Objetivos............................. ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................................... .......................... 3 onte!dos program"ticos.................. program"ticos............................ ..................... ..................... .......................................... ................................ 3 #.Gestão do tempo..................... tempo................................ ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ........... $ #.#.%uto-avaliação na gestão do tempo.......... tempo ..................... ..................... ..................... .............................& ..................& #.#.#.'empo #.#.#.'empo como recurso.................. recurso............................. ..................... ..................... ...................................... ...........................& & #.#.(.)eis e princ*pios de gestão de tempo.............................. tempo......................................... ...................... ...........+ + #.#.3.Identi,cação de caracter*sticas pessoais..................... pessoais............................................ .......................#( #( #.#..%n"lise de desperdiçadores de tempo................................................ tempo................................................ ( #.(./laneamento na gestão do tempo............................................................ tempo............................................................ (3 #.(.#.0eterminar metas me tas e objetivos...................... objetivos................................. ..................... ............................(3 ..................(3 #.(.(.1laboração de planos detalhados2 di"rios e semanais........................($ #.(.3.tilização de chec4-lists.................... chec4-lists............................... ..................... ..................... ............................. ..................(& (& #.(..0e,nição e gestão de prioridades........................ prioridades................................... ..................... ....................(5 ..........(5 #.3.'6cnicas #.3.'6cnicas de gestão do tempo........................ tempo.................................. ..................... .................................. .......................3 3 #.3.#.Organização do dia de trabalho............................ trabalho.......................................................... .............................. 3 #.3.(.%grupamento de tarefas................... tarefas............................. ..................... ........................................ ............................. 3# #.3.3.ontrolo das interrupç7es e dos telefonemas............. tele fonemas.....................................3 ........................3 #.3..tilização da agenda como recurso estrat6gico......... estrat6gico .................... ..................... ..............3$ ....3$ #.3.$.Optimização das novas tecnologias............................ tecnologias.................................................... ........................3+ 3+ (.Organização do trabalho...................... trabalho................................. ..................... ..................... ...................................... ........................... # (.#.'rabalho (.#.'rabalho em e8uipa...................... e8uipa................................. ..................... ..................... ..................... ..................... ................... ........ (
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Introdução............... Introdução.......................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ........................................ .............................. 3 Âmbito do manual..................... manual............................... ..................... ..................... ..................... ..................... .............................. .................... 3 Objetivos.................. Objetivos............................. ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... .................................... .......................... 3 onte!dos program"ticos.................. program"ticos............................ ..................... ..................... .......................................... ................................ 3 #.Gestão do tempo..................... tempo................................ ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ........... $ #.#.%uto-avaliação na gestão do tempo.......... tempo ..................... ..................... ..................... .............................& ..................& #.#.#.'empo #.#.#.'empo como recurso.................. recurso............................. ..................... ..................... ...................................... ...........................& & #.#.(.)eis e princ*pios de gestão de tempo.............................. tempo......................................... ...................... ...........+ + #.#.3.Identi,cação de caracter*sticas pessoais..................... pessoais............................................ .......................#( #( #.#..%n"lise de desperdiçadores de tempo................................................ tempo................................................ ( #.(./laneamento na gestão do tempo............................................................ tempo............................................................ (3 #.(.#.0eterminar metas me tas e objetivos...................... objetivos................................. ..................... ............................(3 ..................(3 #.(.(.1laboração de planos detalhados2 di"rios e semanais........................($ #.(.3.tilização de chec4-lists.................... chec4-lists............................... ..................... ..................... ............................. ..................(& (& #.(..0e,nição e gestão de prioridades........................ prioridades................................... ..................... ....................(5 ..........(5 #.3.'6cnicas #.3.'6cnicas de gestão do tempo........................ tempo.................................. ..................... .................................. .......................3 3 #.3.#.Organização do dia de trabalho............................ trabalho.......................................................... .............................. 3 #.3.(.%grupamento de tarefas................... tarefas............................. ..................... ........................................ ............................. 3# #.3.3.ontrolo das interrupç7es e dos telefonemas............. tele fonemas.....................................3 ........................3 #.3..tilização da agenda como recurso estrat6gico......... estrat6gico .................... ..................... ..............3$ ....3$ #.3.$.Optimização das novas tecnologias............................ tecnologias.................................................... ........................3+ 3+ (.Organização do trabalho...................... trabalho................................. ..................... ..................... ...................................... ........................... # (.#.'rabalho (.#.'rabalho em e8uipa...................... e8uipa................................. ..................... ..................... ..................... ..................... ................... ........ (
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(.#.#.Organização e condução de reuni7es................................................. reuni7es................................................. ( (.#.(./rodução (.#.(./rodução de resultados atrav6s de reuni7es.......... reuni7es .................... ..................... ...................+ ........+ (.#.3.0elegação de tarefas 9 e8uipa de apoio comercial....................... comercial.............................5 ......5 3./lano de ação pessoal..................... pessoal............................... ..................... ..................... ..................... ................................. ...................... $# :ibliogra,a.................... :ibliogra,a............................... ..................... ..................... ..................... ..................... ........................................... ................................ $&
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In"#$d%&'$ ()*i"$ d$ )+n%+, O presente manual foi concebido como instrumento de apoio 9 unidade de formaç formação ão de curta curta duração duração n; 0382 - G!."'$ d$ "!)/$ 2 de acordo com o
C+",$1$ N+i$n+, d! %+,i+&!. .
O*5!"i6$. • •
%plicar t6cnicas de gestão do tempo no
C$n"!7d$. /#$1#+)"i$. •
Gestão do tempo %utoavaliação na gestão do tempo o - 'empo como recurso - )eis e princ*pios de gestão de tempo - Identi,cação de caracter*sticas pessoais - %n"lise de desperdiçadores de tempo /laneamento na gestão do tempo o - 0eterminar metas e objetivos - 1laboração de planos detalhados2 di"rios e semanais - tilização de chec4-lists - 0e,nição e gestão de prioridades '6cnicas '6cnicas de gestão do tempo o - Organização do dia de trabalho - %grupamento de tarefas - ontrolo das interrupç7es e dos telefonemas - tilização da agenda como recurso estrat6gico - Otimização das novas tecnologias Organização do trabalho 'rabalho 'rabalho em e8uipa o - Organização e condução de reuni7es - /rodução de resultados atrav6s de reuni7es - 0elegação de tarefas 9 e8uipa de apoio comercial /lano de ação pessoal o
•
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9G!."'$ d$ "!)/$
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99A%"$:+6+,i+&'$ n+ 1!."'$ d$ "!)/$
999T!)/$ $)$ #!%#.$ O ambiente organizacional tornou-se cada vez mais comple=o. %s mudanças são constantes. % competição 6 grande. %s preocupaç7es ambientais2 as mudanças de legislação e de impostos2 a situação pol*tica nacional e mundial2 a incerteza econ>mica ?elevada concorr@nciaA e tantos outros assuntos semelhantes estão a criar novos re8uisitos a 8ual8uer trabalhador. O ritmo de mudança est" a aumentar anualmente. 'odos conseguem absorver a mudança at6 um dado ponto. Buando o ritmo de mudança se torna maior do 8ue a capacidade do indiv*duo lidar com ele2 surgem os problemas. %o mesmo tempo a 8ue assistimos a uma aceleração cada vez mais intensa do ritmo de vida2 em 8ue sentimos 8ue seria necess"rio dispor de mais tempo para responder a todas as solicitaç7es e prazos pro,ssionais2 o nosso tempo pessoal 6 cada vez mais sacri,cado. 1 poss*vel gerir o tempo de modo 8ue no ,nal de cada dia estejamos mais pr>=imos da8uilo 8ue pretendemos alcançar e da pessoa 8ue 8ueremos ser2 de forma a desfrutarmos a sensação de termos cumprido o 8ue estava certo para n>s. Isto e=ige da nossa parte determinação2 organização e uma permanente capacidade de adaptação ao ambiente2 em função dos nossos objetivos e circunst
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% utilização e,caz das t6cnicas de gestão do tempo conduz ao desenvolvimento de compet@ncias2 tais comoC
H+*i,id+d! /+#+ ,+#!+# ! !."#%"%#+# % clareza e a sensação de manter tudo sob controlo são condiç7es indispens"veis para manter altos os n*veis de realização e de energia2 para evitar o stress e utilizar plenamente a capacidade intelectual.
H+*i,id+d! /+#+ #i+# #!.%,"+d$. O Domem necessita de se sentir importante2 atingir algo2 conseguir resultados2 sentir @=ito2 saber 8ue a8uilo 8ue faz ter signi,cado e 8ue merece a estima de outras pessoas. %prender a gerir o tempo2 de modo natural2 permite solucionar problemas2 construir carreiras pro,ssionais2 atribuir valor a vida e ao tempo 8ue se tem para viver.
9929L!i. ! /#in;/i$. d! 1!."'$ d! "!)/$ Ea an"lise da gestão do tempo dever-se-" ter em conta alguns dos mitos mais comuns 8ue contribuem para uma m" gestão.
Mi"$ - A 6id+ < $)/,!"+)!n"! $n"#$,+d+ /$# +$n"!i)!n"$. !="!#n$.9 FactosC onsegue-se ter algum controlo sobre muitos aspetos da vida2 mas apenas a pr>pria pessoa 6 respons"vel por dar in*cio a esse controlo. necess"rio aprender a reconhecer o 8ue não se consegue controlar antes de fazer escolhas. %ntecipando o futuro e esclarecendo as e=ig@ncias e=teriores a enfrentar 6 mais f"cil determinar o 8ue pode ser feito e com 8ue limite de tempo2 apesar das e=ig@ncias.
Mi"$ 2 - D!6!:.! $##!./$nd!# >. !=/!"+"i6+. d+. $%"#+. /!..$+.9
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FactosC %s necessidades e e=ig@ncias dos outros podem ser desade8uadas para determinada pessoa e estilo de vida2 podem estar mal programadas em termos de tempo2 podem ser altamente 8uestion"veis ou simplesmente incapazes de serem mantidas2 podem ter prioridades diferentes. %o tentar corresponder 9s e=pectativas dos outros a pessoa pode modi,car-se a si pr>pria e 9s suas necessidades. /rimeiro 6 necess"rio estar consciente das pr>prias necessidades2 s> depois se deve tomar em consideração o 8ue os outros esperam.
Mi"$ 3 - N'$ .! d!6! "!# ,i)i"!.9 FactosC 'odas as pessoas t@m limites2 mas a incapacidade de o reconhecer pode fazer com 8ue algu6m se torne um perfeccionista. Os perfeccionistas são especialistas em adiar por8ue a perfeição 8ue eles e=igem 6 imposs*vel de alcançar. /or e=emplo2 para eles2 nenhum trabalho realizado ser" alguma vez perfeito em todos os sentidos. % conse8u@ncia de entregar um trabalho imperfeito pode ser pe8uenaC ansiedade2 mas as conse8u@ncias a longo prazo causada pelo adiamento2 como perdas acad6micas ou de carreira2 d!vidas pessoais são normalmente mais devastadoras. /osto isto2 vemos 8ue v"rios autores identi,caram um conjunto de princ*pios sobre a Gestão do 'empo2 recomendando-lhe 8ue2 tanto 8uanto poss*vel2 os tenha em devida conta no planeamento das suas atividades pessoais e pro,ssionais. Ea medida em 8ue estes princ*pios são incontorn"veis2 e 8ue2 como tal2 merecem uma aceitação generalizada2 vulgarmente são apresentados como leis. 1i-lasC
L!i d$. #i")$. *i$,?1i$. 0urante todo o dia2 cada ser humano regista Hutuaç7es bem de,nidas do seu potencial de e,c"cia. 1=istem diferenças de ritmos biol>gicos entre os indiv*duos de acordo com as caracter*sticas pessoais de cada um. ontudo2 veri,cam-se os seguintes princ*piosC
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•
O rendimento m"=imo 6 normalmente atingido de manha2 não voltando a
•
reproduzir-se durante o dia % tarde começa com uma 8uebra bem conhecida %p>s uma fase interm6dia de e,c"cia no ,m da tarde2 volta a descer no
•
in*cio da noite para atingir o ponto mais bai=o depois da meia-noite. Je souber respeitar o seu ritmo biol>gico e se o seu dia for gerido de acordo com o seu ciclo de e,c"cia2 aumentara notavelmente a produtividade2 sem necessidade de tomar grandes medidas nem proceder a grandes mudanças. m trabalho comple=o2 desagrad"vel2 8ue e=ige uma grande concentração2 ser" mais facilmente e=ecutado de manhã do 8ue durante o per*odo de 8uebra2 no 8ual se sente ( a 3 vezes mais di,culdade. Os per*odos de 8uebra de e,c"cia devem ser aproveitados para descansar2 ou utilizados2 por e=emplo2 para contactos sociais e atividades de rotina.
L!i d! P+#@in.$n Keri,ca-se 8ue a distribuição do trabalho varia em função do tempo dispon*vel e não do tempo necess"rioC
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%nalisando a ,gura anterior poder" observar 8ueC
C%#6+ A O colaborador recebe uma tarefa para e=ecutar na semana . Familiariza-se com a tarefa2 reHete sobre o 8ue deve fazer2 procura compreender o problema. Jolicita informaç7es e delega parte das tarefas. 1=ecuta o trabalho e termina-o dentro do prazo. :ons resultados.
C%#6+ B O colaborador p7e de lado o trabalho. Inicia a tarefa j" pr>=imo do prazo estabelecido para a sua conclusão. /rocura informaç7es 9 pressa e trabalha sobre pressão. 'ermina com atraso. Lesultados med*ocres.
C%#6+ C 'rabalho iniciado tardiamente2 como em :2 mas sem atingir o objetivo. %lgum tempo de trabalho in!til. Eão h" resultados concretos ou são claramente insu,cientes.
L!i d+. .!%ni+. $)$1s cada interrupção 6 necess"rio retomar o encadeamento dos pensamentos anteriores e a fazer um grande esforço de reHe=ão. 1m duas horas de atividade ininterrupta de trabalho pode-se avançar rapidamente en8uanto2 com interrupç7es fre8uentes2 para efetuar o mesmo trabalho serão necess"rias tr@s ou mais horas.
L!i d! P+#!"$ om muita fre8u@ncia2 a partir de um pe8ueno per*odo de tempo atinge-se grande parte dos resultados. 0istinga o essencial do acess>rio.
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1sta e uma realidade 8ue não pode es8uecerC 5M dos resultados obt@m-se com (M de esforço. O estabelecimento de prioridades permiteC %gir rapidamente em situaç7es de emerg@ncia Lesponder imediatamente a uma oferta 0etetar e aproveitar uma oportunidade 18uilibrar melhor os investimentos do tempo 0ar um sentido aos acontecimentos. • • • • •
9939Id!n"i+&'$ d! +#+"!#;."i+. /!..$+i. ada pessoa tem o seu pr>prio rel>gio interno 8ue ajuda a de,nir o seu ritmo de trabalho. Ficar cansado2 sentir-se fresco ou voltar a ,car cansado 6 uma 8uestão muito pessoal. /ara trabalhar com e,c"cia2 6 essencial conhecer bem o pr>prio ritmo. Eão ignore o seu rel>gio interno. %prenda a fazer uso dele. % investigação indica 8ue a maioria das pessoas atinge o seu ponto alto de atenção e assimilação por volta do meio-dia. O ,m de tarde parece igualmente
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e,caz. Eo entanto conv6m sublinhar 8ue cada pessoa tem os seus ritmos biol>gicos e intelectuais pr>prios. Nuitos fatores entram em jogoC o temperamento2 os h"bitos individuais e as condiç7es e=teriores. Eão se pode generalizar em e=cesso. O n*vel de energia e de performance Hutuam ao longo do dia inteiro2 pelo 8ue conv6m descobrir 8uando se funciona otimamente e 8uando se funciona menos bem. O padrão de energia pode ser tamb6m inHuenciado pela alimentação. )ogo a seguir a uma refeição pesada2 a capacidade de concentração diminui2 pelo 8ue 6 aconselh"vel ingerir refeiç7es ligeiras antes de grandes esforços intelectuais. Inicie uma an"lise as suas atividades e ao tempo despendido em cada uma delas. •
Buais são as suas atividades principais e as secundarias Buanto tempo despende com as atividades principais e com as
•
secund"rias 12 ,nalmente2 8uais serão as situaç7es 8ue perturbam mais as suas
•
atividades
UESTES O %! +&$ n+ )in+ +"i6id+d!
ANLISE 'arefa principal ou priorit"ria e tarefas
/#$..i$n+, O %! +&$ #!+,)!n"! d%#+n"! $
decorrentes %n"lise da utilização di"ria do tempo e
di+ %+, $ "!)/$ d! %!
das atividades
di./$n$ ! $ %! )! < i)/$."$ %+i. .'$ +. .i"%+&!. %! )!
%n"lise dos h"bitos durante o trabalho
i)/!d!) d! )! d!di+# 00 +$ "#+*+,$ T!#!i $ )!% /$."$ d! "#+*+,$
%n"lise do posto de trabalho
$##!"+)!n"! $#1+ni+d$ C$)$ #!+5$ +$ ."#!.. ! >. "!n.!.
%n"lise do comportamento
d$ di+:+:di+ A6+,i+&'$ d! /$n"$. $#"!. ! #+$.
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omece por pensar na8uilo 8ue realmente faz. 0e seguida faça uma an"lise dos seus pontos fortes e fracos e procure de,nir estrat6gias 8ue desenvolvam ou neutralizem esses pontos.
P$n"$. $#"!. •
O 8ue faço com prazer2 o 8ue me permite alcançar resultados e ser bem-
•
sucedido2 O 8ue me vale o reconhecimento dos outros2 o 8ue me causa sensação de bem-estar e segurança.
E."#+"<1i+ /+#+ d!.!n6$,6!# +ind+ )+i. !."!. +./!"$. •
1=plorar sistematicamente
estas
capacidades2 procurar inovar e
desenvolver "reas a,ns.
P$n"$. F#+$. •
O 8ue faço com menos prazer ou me custa real mente fazer o 8ue faço
•
com menos rendimento2 O 8ue costuma ser apontado pelos outros como falhas2 o 8ue provoca em mim sentimentos de insegurança.
E."#+"<1i+ /+#+ n!%"#+,i+# $% di)in%i# !."!. /$n"$. •
Je poss*vel2 delegar essas funç7es senão2 reconhecer a sua e=ist@ncia perante si mesmo e os outros e procurar ajuda em termos de formação t6cnica ou outra indicada para o efeito.
A%"$di+1n?."i$ /ara saber se faz uma boa gestão do seu tempo2 responda 9s 8uest7es abai=o indicadas2 utilizando o PJQ?JimA2 P'Q?'alvezA e PEQ?EãoA.
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TOTALJ
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%tribua ( para o PJINQ2 # ponto para o P'%)K1RQ e pontos para o PESOQ. Faça a soma dos pontos obtidos na totalidade das respostas e veja o resultado.
SOLUÇES DO TESTEJ 0e a 3 pontosC Eão se preocupe. 1ste resultado 6 fre8uente. 'em di,culdades em gerir o seu tempo. Jabe por8u@ Jerão di,culdades de natureza pro,ssional Ou pessoal 0e 3# a + pontosC Eão est" mal2 a sua e,c"cia est" na m6dia. Nas por8ue não começa a fazer com 8ue os dias lhe rendam mais Leveja o seu teste e medite nas respostas PESOQ 8ue deu. 1m relação a cada uma delas pergunte-se a si pr>prio P/or8u@Q 0e +# a 5 pontosC Koc@ 6 sem d!vida uma pessoa 8ue gere bem o seu tempo. /arab6nsT Eo entanto não se deve sentar 9 Psombra da bananeiraQ2 conv6m continuar a planear e a organizar o seu tempo. 0elegue nos seus colaboradores as tarefas 8ue ainda pode e sugerimos-lhe 8ue de vez em 8uando repita este teste.
I)/+"$ d$. i)/#!6i."$. n+ $#)+ d! 1!#i# $ "!)/$ 0e igual forma2 poder" tamb6m avaliar em 8ue medida reage ao stress e aos imprevistos no decorrer da sua atividade. ma resposta positiva poder" faz@-lo pensar em mudar a sua forma de gerir o tempo. % sua sa!de pode tamb6m estar em risco. Buestion"rio sobre a Leação ao Jtress e imprevistos Instruç7esC ompare a sua situação com as a,rmaç7es 8ue se seguem. %ssinale com um U=U a 8ue mais se ade8ua.
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%puramento de resultadosC Je tiver entre $ e 5 UNuitas vezesU2 tenha cuidado com a sua sa!de. /ode estar sobrecarregado de trabalho e a precisar de fazer alguns ajustamentos. 'ome em considerarão 8ue a sua vida não se pode resumir a vida pro,ssional2 sob pena de ,car emocionalmente dese8uilibrado.
Di+1n?."i$ d$. *i"$. !n#+i+d$. Lelativamente 9 rotina do dia-a-dia e aos resultados a alcançar pela sua e8uipaC Buais são as atividades mais produtivas2 menos produtivas2 e 8ue tempo •
•
6 consagrado a cada uma delas Bue 8uantidade de tempo 6 perdido por interrupç7es e=istem atividades cuja e,c"cia não tenha sido analisada Buanto tempo destinamos 9s 8uest7es urgentes 1 9s verdadeiramente
•
importantes Os objetivos de progressão são claros e 8uanti,cados2 ou continuam
•
vagos 'odas as pessoas os conhecem Bue parte do tempo 6 dedicada pela e8uipa para o aperfeiçoamento2
• •
para a Pdiscussão dos problemasQ e para a procura das suas soluç7es Lelativamente 9 comunicação interna e 9 forma como as tarefas estão distribu*dasC 0as tarefas 8ue eu normalmente desempenho2 8uais as 8ue poderei •
•
passar para os meus colaboradores Buais dessas tarefas estou psicologicamente
preparado
para
PabandonarQ desde j" 1=iste algu6m na minha e8uipa capaz de as •
e=ecutar imediatamente Buais as tarefas 8ue 8uero ir delegando gradualmente 1=iste um plano
•
de delegação a m6dio prazo onheço os meus colaboradores su,cientemente para 8ue possa2 em
•
consci@ncia2 elaborar um plano de delegação omo prepar"-los para a aceitação de novos desa,os e maiores
• •
responsabilidades % forma como lhes comunico os resultados a atingir 6 a mais ade8uada 1=iste o h"bito de avaliar com regularidade o andamento dos trabalhos e os resultados atingidos Je sim2 costumo dar feedbac4 dessa avaliação aos meus colaboradores Bue t6cnicas e instrumentos costumo utilizar para fazer essa avaliação Jerão eles os mais ,"veis
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1ncontradas as respostas para estas 8uest7es e eventualmente para outras 8ue2 no seu caso concreto2 se revelem pertinentes2 valer" a pena ter presente2 8uando pretender instalar novas pr"ticas2 um conjunto de princ*pios habitualmente considerados decisivos para uma gestão e,caz.
9949An,i.! d! d!./!#di&+d$#!. d! "!)/$ Jegundo v"rios estudos2 as perdas de tempo são originadas sobretudo porC hamadas telef>nicas desnecessariamente longas2 repetitivas •
• • • • • • • • • • • • • • •
imprevistas Interrupç7es constantes de colegas2 clientes2 fornecedores2 etc. Falta de pessoal N" perceção das instruç7es recebidas /erfeccionismo em e=cesso 0i,culdade na gestão de assuntos pessoais )acunas de formação ou incapacidades 0i,culdades e comunicação Inde,nição de objetivos Objetivos demasiado ambiciosos )ocal de trabalho confusoV desorganizado 18uipamento insu,ciente2 subdimensionado ou defeituoso Lesist@ncia humana 9 mudança 0i,culdade em dizer não Insegurança FadigaV doença.
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ou
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E=!#;i$ d! +n,i.! ! $)*+"! d$ "!)/$ i)/#$d%"i6$ #. ausas. (. onse8u@ncias. 3. ombate. . ontrole.
C+%.+.J • • • • • •
%nalis"-las simultaneamente com as conse8u@ncias. LeHetir em todos os desperdiçadores internos e e=ternos como causas /rocurar outros desperdiçadores espec*,cos %nalisar as causas pessoais e e=ternas %ssinalar as mais cr*ticas )embrar 8ue alguns desperdiçadores e=ternos podem ser encarados como internos
C$n.!%ni+. •
%nalisar todos os desperdiçadores2 mesmo a8ueles j" considerados nas
•
causas. Ker as conse8u@ncias de cada desperdiçador2 enfatizando os problemas pessoais2 os problemas com os clientes internos no trabalho2 com a che,a
•
e os colaboradores. %s principais conse8u@ncias sãoC improdutividade2 desmotivação2 stresse2 m" 8ualidade do serviço e sobrecarga de trabalho.
C$)*+"! •
1stabelecer a prevenção ou eliminação das causas ?planos de ação com a
•
e8uipaA. %nalisar simultaneamente a viabilidade de implementação das medidas.
C$n"#$,$ 1stabelecer um acompanhamento do trabalho2 comparando as mudanças •
• •
com os resultados2 com o objetivo de veri,car o rendimento. %nalisar se alguma alternativa de combate não se en8uadra no controlo. )istar controlos espec*,cos para cada alternativa de combate2 prevenindo as causas e evitando as conse8u@ncias 8ue hoje ocorrem.
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929P,+n!+)!n"$ n+ 1!."'$ d$ "!)/$
9299D!"!#)in+# )!"+. ! $*5!"i6$. /ara organizar o futuro2 deve-se começar por estabelecer uma escala de valores e formular ideais pessoais - objetivos2 estrat6gias e medidas. /oder" de,nir os seus objetivos e estrat6gias individuais a partir do conte=to2 sociedade2 fam*lia2 situação pro,ssional e2 diretamente2 a partir dos ideais pessoais. O facto de pensar em termos de objetivosC um desa,o 8ue lança a si pr>prio /rovoca uma maneira de raciocinar e de agir voltada para o futuro )eva-o para onde pretende ir %juda-o a estabelecer prioridades. • • • •
Os
objetivos
corretamente
de,nidos
reconhecem-se
pelas
seguintes
caracter*sticasC 1=plicitação clara do 8ue se 8uer realizar ?e não apenas dos meios para o •
• • •
conseguirA Os resultados a atingir são mensur"veis eVou observ"veis Fi=ou-se um prazo ?realização prevista em determinada dataA Jão realistas e ating*veis.
% perseguição de objetivos de ordem pessoal em diversos dom*nios pode gerar alguns conHitosC Objetivos de ordem privada ?não pro,ssionaisAC lazer2 fam*lia2 sa!de2 etc. /articipação na realização dos objetivos da empresa Objetivos pessoais referentes 9 pro,ssão ?remuneração2 contactos • • •
sociais2 segurança do emprego2 trabalho interessante2 reconhecimento dos m6ritos pessoais pelos outros2 carreira2 etc.A
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1 poss*vel harmonizar entre si os objetivos sectoriais e o conjunto dos objetivos de ordem pessoal2 tanto do ponto de vista do conte!do como 8uanto ao prazo de realização. % ,gura seguinte mostra como harmonizar objetivos de ordem pro,ssional e privada.
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92929E,+*$#+&'$ d! /,+n$. d!"+,+d$.K di#i$. ! .!)+n+i. P,+n$ .!)+n+, O plano semanal 6 por vezes mais e,caz para as pessoas do 8ue o plano di"rio. mais e,caz por8ue permite uma visão mais abrangente das tarefas e da altura certa para as e=ecutar. 1m primeiro lugar2 de,nir os objetivos. 1laborar tarefas 8ue levam aos objetivos. 0e seguida2 6 imprescind*vel estabelecer as prioridades para todas as atividades. 1stabelecer a prioridade centrando-se na tarefa e nunca urg@ncia. m trabalho comple=o em mãos deve dividir-se em partes 6 o melhor. 1stimar 8uanto tempo pode ou deve disponibilizar-se para cada parte2 permitindo uma se8u@ncia proveitosa para cada conjunto de atividades. 1stipular locais onde 6 poss*vel elaborar as tarefas. Eão es8uecer 8ue deve dei=ar um tempo a mais para o imprevisto.
P,+n$ di#i$ %p>s a elaboração do plano semanal2 pode-se passar ao plano di"rio. 1m cada dia estabelece-se os objetivos e vão-se somando outras coisas 8ue irão aparecendo e 8ue aparentemente t@m de ser feitas.
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% melhor hora para planear o dia seguinte 6 ao ,m do dia2 o mesmo se passar" com o plano semanal ao ,m de cada semana. Jendo poss*vel avaliar o 8ue se fez ou o 8ue ,cou por
fazer.
0e
manhã
não
h"
necessidade dessa preocupação2 a mem>ria est" fresca por8ue não houve a preocupação durante a noite com as coisas 8ue haveria de ter feito. %s folhas de planeamento di"rio devem especi,car as atividades a desenvolver2 8ue prioridades2 o tempo 8ue demoram e hor"rio para cada tarefa. O conjunto de folhas deste tipo chama-se agenda ou PorganizerQ. ada pessoa escolhe o 8ue melhor se adapte "s suas necessidades e sobretudo de forma 8ue lhe seja !til.
92939U"i,i+&'$ d! !@:,i.". % chec4-list 6 uma lista de veri,cação2 na 8ual 6 poss*vel relacionar todas as atividades e os materiais necess"rios para e=ecutar determinada tarefa. O uso de chec4-lists 6 um m6todo simples2 mas altamente e,ciente de controlar a repetição e a correção de processos. Jervem como um resumo de todos os aspectos 8ue devem ser avaliados numa determinada operação. O objetivo não 6 detalhar cada processo2 e sim servir como guia para o pro,ssional. % chec4-list deve ser conferida diversas vezes durante o dia2 garantindo 8ue nenhum item passe despercebido. /or mais e=periente 8ue seja o pro,ssional2 nunca deve depender da sua mem>ria para seguir uma se8u@ncia de passos. %o mesmo tempo2 não 8uerer carregar consigo um manual completo de procedimentos. % lista de veri,cação 6 o e8uil*brio entre estes dois factos2 e garante de 8ue a empresa possui os seus procedimentos sob controlo.
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% chec4-list não substitui o pro,ssionalC serve apenas como um PlembreteQ2 e como ferramenta de controlo de 8ualidade. % simplicidade 6 regra b"sica para a criação de um chec4-list. % informação de cada item devem ser a m*nima para 8ue o pro,ssional bem treinado consiga us"-la como refer@ncia para as suas tarefas. % descrição de cada ponto de veri,cação deve ser o su,cientemente curta para dei=ar a lista compacta2 e o su,cientemente detalhada para 8ue o pro,ssional saiba e=atamente do 8ue se trata.
92949D!ni&'$ ! 1!."'$ d! /#i$#id+d!. %s solicitaç7es di"rias são m!ltiplas2 o 8ue di,culta 8ue se atinjam os objetivos ,=ados. necess"rio hierar8uizar as atividades de modo a poder estabelecer-se a sua ordem de e=ecução.
Jão importantes as atividades 8ue contribuem para a realização dos objetivos. 'endem a ter conse8u@ncias a longo prazo. %s atividades urgentes podem ou não relacionar-se com os objetivos e t@m conse8u@ncias a curto prazo.
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•
% resolução de crises2 greves2 problemas com clientes são e=emplos de
•
atividades simultaneamente importantes e urgentes O planeamento e desenvolvimento de projetos2 formação de pessoal2 são atividades da maior import
•
vez 8ue não são urgentes Os telefonemas urgentes e as visitas inesperadas2 8ue consomem cerca
•
de $ a +M do dia são2 na maior parte dos cases2 pouco importantes %s pausas para caf62 as conversas de corredor2 os atrasos2 desprovidos de import
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939T<ni+. d! 1!."'$ d$ "!)/$
9399O#1+ni+&'$ d$ di+ d! "#+*+,$ /or vezes faz-se confusão entre /lanear e onstruir hor"rio. /lanear 6 decidir o 8ue fazer en8uanto construir 6 decidir 8uando faz@-lo. O importante ao fazer um hor"rio 6 dei=ar tempo necess"rio para cada tarefa e não tempo a mais para o 8ue der e vier. Os hor"rios devem começar com as tarefas mais importantes do plano di"rio. W partida2 as estimativas de tempo estão feitas no plano di"rio. m hor"rio funciona como um amigo2 6 uma preciosa ajuda. /ara 8ue o dia seja rentabilizado não 6 conveniente desperdiçar as suas melhores horas a fazer tarefas rotineiras. 'oda a gente conhece os prov6rbios popularesC P0eitar cedo e cedo erguer d" sa!de e faz crescerQ. PEão dei=es para amanhã o 8ue podes fazer hojeQ. PBuem bem começa2 melhor acabaQ. omeçar cedo tem tr@s signi,cadosC )evantar cedo Iniciar as tarefas laborais logo 8uando chegar ao trabalho 1=ecutar as tarefas2 de acordo com as suas prioridades. • • •
Je houver o cuidado de se preparar o dia antecipadamente2 o dia at6 parece maior. Jendo poss*vel pXr em pr"tica alternativas e soluç7es poss*veis2 de fazer hor"rios e de os cumprir.
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m hor"rio possibilita 8ue seja poss*vel controlar o tempo. O importante 6 controlar e não dei=ar ser controlado2 nem dei=ar ao acaso ou 9 decisão do momento. sabido 8ue não 6 poss*vel controlar tudo. % elaboração de hor"rios ajuda a controlar o dia e a poupar tempo. onstruir hor"rios 6 um investimento2 permite reduzir custos em tempos mortos.
93929A1#%/+)!n"$ d! "+#!+. 1laborar listas de tarefas do dia-a-dia pode tornar-se incorreta se não levar em conta2 prioridades e uma estimativa de 8uanto tempo se demora com cada uma delas. /or isso 6 8ue a percentagem de pessoas 8ue consegue fazer tudo o 8ue tem na lista 6 diminuta. Eo dia seguinte2 passa-se aos itens incompletos para a lista do dia seguinte2 aumentando as atividades e desta forma acaba-se por colocar as listas para o lado2 por8ue nos sentimosC Frustrados om a sensação de não ser e,ciente Incapazes. • • •
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0uas atitudes podem ser tomadas face a este tipo de situaç7esC #. %tribuir c>digos de prioridade (. 1stimar 8uanto tempo 6 necess"rio para levar a cabo cada atividade. Je a lista for demasiado longa2 poder-se-" decidir de imediato o 8ue fazer para solucionar o problema Y delega ou dei=ar o assunto pendente. %s nossas reaç7es emocionais2 sentimentos2 atitudes2 estere>tipos guiam por vezes a nossa ação mais do 8ue a8uilo 8ue logicamente consideramos priorit"rios. /rioridade 6 um direito2 estabelecido por um regulamento de passar antes dos outros. 1feito de chegar primeiro2 de passar antes dos outros devido 9 sua importprioC
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#.1ste trabalho e necess"rio 1m caso a,rmativo passe para a 8uestão (. aso contr"rio desista imediatamenteT • •
(. 0evo ser eu pr>prio a faze-lo 1m caso a,rmativo passe para a 8uestão 3. aso contr"rio2 tratando-se de atividades habituais2 delegue tarefas2 • •
compet@ncias e responsabilidades. %s atividades comple=as podem ser entregues a uma e8uipa 8ue desenvolva o projeto. 3. 0evo fazer agora2 ou devo pegar numa tarefa mais importante 1m 8ual8uer situação procure atacar o 8ue 6 mais importante antes de •
iniciar as tarefas urgentes. . 1stou a trabalhar em condiç7es >timas Je não estiver procure otimiz"-las2 racionalizando os meios de 8ue •
disp7e. %o fazer esta reHe=ão não se es8ueça 8ue as palavras de ordem sãoC simpli,car2 automatizar o trabalho2 retirar o melhor partido dos m6todos2 t6cnicas e instrumentos de trabalho.
93939C$n"#$,$ d+. in"!##%/&!. ! d$. "!,!$n!)+. 0ado 8ue muitas das perdas de tempo resultam de fatores control"veis parcialmente2 indicam-se algumas formas de o fazer2 melhorando cada uma das atividades desenvolvidasC
C+)+d+. "!,!?ni+. • • • • •
/reparar a chamada com os pontos a abordar ingir-se aos pontos essenciais /edir para ligar mais tarde %bordar a 8uestão por e-mail 1scolher a altura do dia mais prop*cia para efetuar chamadas ?a8uela em 8ue houver menos interrupç7es2 8ue e=ija menos concentração ou em 8ue não haja coincid@ncia de prazosA.
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In"!##%/&!. %rranjar Ptru8uesQ para eliminar ou reduzir as interrupç7esC ontinuando a olhar para o monitor Fazendo perguntas fechadas Lespondendo com monoss*labos Eão parando ao ser-se interpelado no caminho2 etc. 0izer 8ue a altura não 6 oportuna Lefugiar-se num local 8ue não favoreça as interrupç7es 0esviar a e=tensão para um colega ou para a cai=a de mensagens. •
o o o o
• • •
93949U"i,i+&'$ d+ +1!nd+ $)$ #!%#.$ !."#+"<1i$ % agenda 6C m Instrumentos de base de trabalho para a gestão do tempo D" 8ue a utilizar de forma racional 1scolher o seu formato ou a sua natureza ?manual ou informatizadaA onforme o gosto ou a sua funcionalidade. • • • •
1m suma 8uem planeia concretiza mais. Buem não planeia pode ter sucesso ocasional a curto prazo2 mas longo prazo ir" eventualmente sentir-se num caos 9 medida 8ue as condiç7es de trabalho e a competição o forem cercando cada vez mais. O uso regular a agenda permitir" 8ue a mem>ria seja poupada e2 por conseguinte2 resultar" numa redução da ansiedade di"ria.
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Jer" prudente evitar2 tanto 8uanto poss*vel2 marcar compromissosC /ara o princ*pio da manhã ?deve dar-se2 ao menos2 uma margem de •
segurança de 3 minutos ap>s o in*cio do e=pedienteA ou ,m da tarde2 para permitir uma gestão mais e,caz das tarefas plani,cadas e para fazer face a imprevistos2 dei=ando tamb6m intervalos de pelo menos #$ •
minutos entre cada um )ogo a seguir a uma aus@ncia ?viagem pro,ssional2 f6rias2 doença2 etc.A2 para permitir 8ue assuntos sejam primeiramente postos em dia.
0e seguida apresentam-se algumas reHe=7es sobre atitudes 8ue poder" colocar em pr"tica para melhorar a gestão da agendaC Faça uma c>pia da agenda das moradas pessoais e pro,ssionais do seu •
•
chefe2 acrescentando os clientes 8ue ele contacta mais fre8uentemente onserve a agenda ( horas por dia ?por esta razão 6 muito importante o
•
seu tamanho2 pois devem caber todas as anotaç7esA Faça as anotaç7es a l"pis de modo a 8ue as alteraç7es não afetem a sua
•
apresentação 'enha um controlo total da agenda2 pois não 6 conveniente 8ue a mesma
•
esteja 9 disposição de muitas pessoas 'enha uma agenda para o chefe ?ou duas no caso de ser necess"rio uma pessoal e uma pro,ssionalA e outra para si de forma a poder anotar todas as suas tarefas corretamente distribu*das
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•
%note as ideias 8ue surjam de forma imprevista e 8ue não podem ser
•
trabalhadas e pensadas nesse momento %note as alteraç7es2 os cancelamentos ou os adiamentos olo8ue um visto nas tarefas 8ue j" realizou.
•
9399O/"i)i+&'$ d+. n$6+. "!n$,$1i+. %s agendas em formato de papel2 para al6m de estarem em desuso2 sofrem de uma s6rie de constrangimentos 8ue complicam o registo de informação de 8uem tem responsabilidades ao n*vel da gestão e planeamento de uma Organização. Eão são raras as vezes em 8ue se apontam num pedaço de papel informaç7es importantes 8ue depois se pretendem transcrever para a agenda convencional2 mas 8ue2 por falta de tempo ou por não se dispor da agenda P9 mão de semearQ são posteriormente armazenados noutro local não menos importante2 mas do 8ual nos acabamos por es8uecer2 descobrindo-o mais tarde. Buando não se e=traviam2 não menos raro 6 depararmo-nos com uma agenda 8ue PengordouQ de tal forma com tantos memorandos e ane=os 8ue j" não se consegue fechar2 dei=ando de ser pr"tica. O espaço para registo de pormenores2 intervenientes2 tarefas2 tamb6m 6 diminuto para 8uem tem um dia preenchido e dins temos no nosso computador e 8ue podemos tirar proveito para melhorar a nossa organização. %ntes de começarmos a introduzir as tarefas no O')OOZ2 devemos identi,car todos os assuntos 8ue temos de tratar2 detalhar essas tarefas e orden"-las por datas e prioridades. 0epois de sabermos 8uais as tarefas a realizar2 podemos cri"-las abrindo o NJ O')OOZ ?menu IniciarVNJ O')OOZA2 clicando no atalho 'arefas e de seguida no botão.
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Ea janela da nova tarefa escrevemos o assunto2 selecionamos a data de in*cio e conclusão2 procurando ser o mais realista poss*vel na seleção do tempo. %ssim2 o risco de não cumprimento da tarefa na data selecionada ser" menor. omo cada uma das tarefas não tem o mesmo grau de prioridade - umas são mais importantes e urgentes de 8ue outras ou devem ser feitas em primeiro lugar -2 temos de atribuir uma das tr@s prioridades 9 nova tarefaC #.%lta - 'em de ser feito (.Eormal - 0eve ser feito 3.:ai=a - Jeria bom 8ue estivesse feito.
%tribu*mos2 ainda2 uma ategoria ou criamos uma nova para 8ue não seja guardada de forma aleat>ria. %lgumas destas tarefas podem ser di"rias2 semanais ou mensais. /or isso2 podemos indicar a periodicidade da tarefa ?menu %ç7es-/eriodicidadeA e sempre 8ue conclu*da2 o NJ O')OOZ2 automaticamente2 cria nova tarefa indicando a nova data de conclusão.
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Nanter a informação das tarefas atualizadas re8uer tempo2 por8ue 9 medida 8ue são realizadas2 eliminamo-las alterando o estado para onclu*da. Nas no caso de não terem sido conclu*das na data estipulada2 transferimos para o dia seguinte2 permitindo-nos gerir melhor o nosso dia-a-dia.
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/odemos melhorar a gestão do nosso tempo atribuindo tarefas a outras pessoas a partir do comando %tribuir tarefa na janela da nova tarefa. :asta escrever a morada de 1-mail do destinat"rio e clicar no botão 1nviar. Buando a tarefa estiver terminada2 receberemos um relat>rio indicando 8ue a tarefa est" conclu*da. %l6m disso2 a cada uma das tarefas criadas podemos ane=ar ,cheiros relevantes ?menu InserirVFicheiroA2 tais como fa=es2 cartas ou outros documentos digitalizados.
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29O#1+ni+&'$ d$ "#+*+,$
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299T#+*+,$ !) !%i/+
2999O#1+ni+&'$ ! $nd%&'$ d! #!%ni!. %s reuni7es de e8uipa são um m6todo de comunicação2 de acordo com diferentes objetivosC [ 'ransmitir informação [ onsulta [ 'omada de decis7es. % e,c"cia de 8ual8uer reunião depende de tr@s processosC [ ma preparação ade8uada [ ma liderança ade8uada [ ma avaliação de como decorreu a reunião e de 8uais as liç7es 8ue podem ser retiradas e usadas em reuni7es futuras. ma boa preparação de uma reunião depende de um conjunto de princ*pios b"sicos. ma reunião s> ser" bem-sucedida seC [ 'odas as pessoas 8ue participarem na reunião receberem toda a informação necess"ria a tempo [ 'odas as pessoas trou=erem consigo essa informação para poder contribuir de forma construtiva [ Eo in*cio da reunião todos os participantes acordarem sobre o objetivo da mesma. Isto signi,ca2 em particular2 8ueC [ O objetivo da reunião tem de ser de,nido [ Os m6todos de atingir este objetivo t@m de ser identi,cados [ '@m de se tomar em consideração2 nesta fase de preparação2 as diferenças entre reuni7es envolvendo participantes internos e e=ternos ?as reuni7es internas poderão2 por e=emplo2 ser menos formaisA.
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%ntes da reunião deve ser elaborada uma plani,cação 8ue responda 9s seguintes 8uest7esC Bual 6 o resultado esperado da reunião : /ense no assunto como uma •
frase do tipoC UBuero 8ue as pessoas saiam depois de perceberem a nova pol*tica2 para 8ue aprovem o orçamento necess"rioU ou U/reciso de uma lista de recomendaç7es para poder tomar uma decisão sobre o problema •
\U. % reunião 6 a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objetivos propostos ou e=istem meios mais ade8uados ?telefone2 email, etc.A
• •
Buem precisa de estar presente omo preparar a informação para as pessoas 8ue não precisam de estar presentes
E.$,+ d$. /+#"ii/+n"!. n+. #!%ni!. % dimensão do grupo 6 um dos aspetos 8ue se reveste de maior import
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% partir de #( elementos2 a tarefa de 8uem conduz a reunião torna-se substancialmente complicada2 pelo 8ue nestas situaç7es dever" optar por uma das seguintes soluç7esC [ Keri,car se haver" pessoas 8ue s> necessitarão de estar numa parte da reunião [ Fazer mais reuni7es2 dividindo assim o grupo [ Keri,car se haver" algu6m 8ue possa representar um grupo de pessoas escolhidas. uidados a ter na escolha dos participantesC onvocação de observadores - omparecerem pessoas em substituição •
•
de outras2 sem terem 8ual8uer noção do assunto a tratar. onvocar 8uadros de n*vel hier"r8uico superior2 8ue tenham tend@ncia para dominar a reunião - /ode acontecer 8ue esse 8uadro acabe por dominar toda a se8u@ncia da reunião e 8ue os restantes elementos
•
dirijam para ele as suas intervenç7es. onvites pelo estatuto - 1vite totalmente este tipo de compromissos. Nuitas
vezes2
esses
mesmos
convocados
sentem
8ue
estão
simplesmente a perder tempo2 pois efetivamente nada t@m a ver com o assunto da reunião.
D%#+&'$ d+. #!%ni!. % data em 8ue a reunião vai decorrer 6 de e=trema import
intervenientes e devemos convoc"-los com a anteced@ncia necess"ria para 8ue cada um possa preparar a reunião2 mas não tanto tempo antes • •
8ue permita 8ue se es8ueçam dela 0eve desenrolar-se num hor"rio apropriado Jegundo algumas pes8uisas de ergonomia2 o ,m da manhã 6 altura mais apropriada para a atividade intelectual.
Jegundo alguns estudos2 o tempo de duração m"=imo de uma reunião dever" situar-se entre os de ] e os #( minutos. Eo entanto2 caso seja obrigado a ultrapassar os ] minutos2 faça pausas de descontração com alguma periodicidade. Le,ra sempre a hora de in*cio e de ,m da reunião. )imite o n.; de itens da agenda. %tribua um tempo para cada item. • • •
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D!ni&'$ ! /+#"i,+ d+ +1!nd+ d+ #!%ni'$ ma agenda bem preparada permiteC [ Bue os participantes se preparem [ 1sclarecer o n*vel de importrios ou contributos 8ue peritos possam ter dado [ etc. [ 0ata2 hora2 local de uma pr>=ima reunião [ Outros assuntos. /odem surgir outros assuntos 8ue não estavam previstosC rgentesC Eeste caso2 ter" 8ue fazer uma alteração de !ltima hora 9 agenda2 de •
• •
modo a poder incorpor"-losC 1liminar alguns itens - combinar com os presentes 8uais os itens a retirar %umentar o tempo da reunião - combinar com os participantes o tempo a acrescentar.
Eão urgentesC 1stes assuntos devem naturalmente ser evitados e2 se for caso disso2 •
devem ser agendados para uma reunião futura.
P#!/+#+&'$ d+ d$%)!n"+&'$ d! +/$i$ n!!..#i+ > #!%ni'$ ! +$ %)/#i)!n"$ d+ +1!nd+ % distribuição dos documentos deve ser feita com a anteced@ncia necess"ria2 de forma a 8ue as pessoas se possam preparar para a reunião.
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0ocumentos necess"rios 9 reuniãoC [ %tas das reuni7es anteriores relacionadas [ Lelat>rios [ ontributos 8ue peritos possam ter dado [ 1tc. 1ntregar os documentos no in*cio da reunião2 pode mesmo inviabilizar a mesma. Ou seja2 pode acontecerC 'er 8ue adiar a reunião J> intervir 8uem teve acesso 9 documentação O promotor ser acusado de segundas intenç7es /erder-se muito tempo a ler a documentação. • • • •
% gestão do tempo 6 um dos fatores mais importantes. omo tal2 as reuni7es devem estar balizadas em termos de hora de in*cio e de ,m. Eormas a cumprirC [ Jeja pontual [ 0istribua antecipadamente a agenda [ 1vite assuntos muito pol6micos [ 1vite 8ual8uer tipo de interrupção [ onvo8ue s> as pessoas realmente interessadas no assunto [ 1vite 8ual8uer tipo de discurso intermin"vel [ umpra o hor"rio previsto para a discussão de cada item.
29929P#$d%&'$ d! #!.%,"+d$. +"#+6<. d! #!%ni!. Je acabou a reunião nos prazos previstos2 ganhar" o respeito dos participantes. 1 con8uist"-los-" ainda mais pela positiva se lhes enviar rapidamente o feedbac4 da reunião. Faça circular os resultados e as principais conclus7es rapidamente2 com as decis7es2 as pr>=imas etapas e a pr>=ima reunião com dia e hora marcadas. Eo ,nal da reunião torna-se necess"rio passar 9 ação. O promotor deve certi,car-se 8ue todos cumprem os objetivos de,nidos. Je alguma das aç7es falhar2 6 fundamental 8ue o promotor se re!na com o e=ecutante2 de forma a poderem2 em conjunto2 avaliar o por8u@ do referido falhanço e a propor soluç7es alternativas.
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% avaliação 6 uma forma de saber at6 8ue ponto a reunião foi proveitosa e 8ual o seu interesse para a8ueles 8ue nela participaram e para a empresa ou organização 8ue a promoveu. % avaliação 6 um processo 8ue2 a partir da recolha de alguns dados e sua conse8uente an"lise2 permiteC Keri,car em 8ue medida os objetivos foram atingidos. omprovar a utilidade e oportunidade dos assuntos discutidos. erti,car a precisão das t6cnicas e m6todos utilizados. 0iagnosticar novos assuntos a desenvolver e aprofundar. Introduzir reajustamentos e alteraç7es para evitar a repetição de erros. • • • • •
29939D!,!1+&'$ d! "+#!+. > !%i/+ d! +/$i$ $)!#i+, 'al como todos os grupos2 as e8uipas desenvolvem-se en8uanto trabalham juntas. % transformação numa e8uipa e,caz e=ige esforço e tempo. % orientação2 a consciencialização dos membros da e8uipa e o estado da e8uipa estão num processo cont*nuo. 0e forma a ser e,caz2 os grupos devem crescer atrav6s deste processo. /ara uma e8uipa 6 fundamental saber 8ue2 como e8uipa2 terão de passar por esse processo2 ter consci@ncia do processo e saber onde estão e=atamente localizados.
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% e8uipa precisa de estruturar o processo de cooperação2 de procurar uma clareza nos pap6is 8ue cada um desempenhaC PBuem tentar" coordenar as reuni7es Buem gerir" o tempo % orientação da e8uipa passar" então por procedimentos capazes de estruturar o caosC omo 6 8ue canalizamos todas estas ideias2 contribuiç7es2 etc. % cooperação torna-se mais formal2 as pessoas falam 8uando t@m permissão para o fazer2 os processos de tomada de decisão são mais r*gidos2 etc. % partir do momento em 8ue os membros da e8uipa sentem 8ue são capazes de trabalhar de forma He=*vel com estes procedimentos2 estão prontos a avançar para a nova faseC dar feedbac4 sobre o comportamento de todos e falar abertamente sobre emoç7es e sentimentos. /ara fazer contribuiç7es de 8ualidade2 cada participante necessita deC [ Jer claro acerca do objetivo da sua contribuição2 em relação 9 sua função eVou responsabilidades [ Lespeitar os outros participantes e valorizar as suas contribuiç7es [ Jer capaz de participar em discuss7es objetivas com outros2 no sentido de implementar alteraç7es construtivas [ Jer capaz de articular factos de forma 8ue sejam compreens*veis para os outros [ ompreender e cumprir as regras das reuni7es.
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/ara al6m destas compet@ncias gerais2 fazer contribuiç7es de 8ualidade tamb6m e=ige 8ueC [ Buais8uer contribuiç7es estejam claramente relacionados com o assunto em discussão [ Os participantes falem uns com os outros e não uns dos outros [ %s contribuiç7es sejam curtas e precisas [ %s contribuiç7es estejam relacionadas2 se poss*vel2 apenas com um assunto [ %s contribuiç7es clari,8uem o assunto em discussão2 sendo claras2 concisas e relevantes [ %s contribuiç7es incorporem os pontos feitos pelas contribuiç7es anteriores. Je todas as contribuiç7es cumprirem estes re8uisitos2 6 poss*vel criar uma atitude construtiva2 permitindo 8ue a reunião atinja os seus objetivos sem incidentes.
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39P,+n$ d! +&'$ /!..$+,
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O planeamento 6 o pensamento 8ue antecede a ação. /lanear 6 estabelecer metas e ,=ar objetivos2 determinar as atividades a realizar2 a sua se8u@ncia de e=ecução e prazos de cumprimento. /ermite-lhe prever e projetar as suas aç7es no futuro2 reduzindo as incertezas. %presenta ainda outras ,nalidadesC /rojetar o futuro 0e,nir objetivos realiz"veis e claros 1stabelecer uma organização da ação por forma a alcançar os objetivos • • •
• • • •
de,nidos ontrolar a ação desenvolvida2 interpretando os desvios ao estabelecido 0isciplinar a forma de pensar e agir Lentabilizar recursos humanos /ossibilidade de eliminar pr"ticas de trabalho rotineiras2 err>neas ou desatualizadas.
aceite por unanimidade 8ue um planeamento cuidadoso permite a economia de tempo e recursos. % duração da fase de planeamento repercute-se no tempo total de e=ecução e tamb6m na 8ualidade dos resultados. Jeguidamente apresenta-se uma listagem de algumas di,culdades inerentes ao planeamento.
O*."%,$. +$ /#$!..$ d! /,+n!+)!n"$ • • • • • • • • • • •
0i,culdade em pensar em termos de futuro 0i,culdade em aceitar a necessidade de mudar 0i,culdade em trabalhar em grupo Falta de preparação em termos de compet@ncias sociais e relacionais /oucos conhecimentos t6cnicos no 8ue se refere ao planeamento Falta de tempo %us@ncia de disciplina %us@ncia de motivação omunicação de,ciente Falta de h"bito relativamente a sistematização dos processos de trabalho 1=ist@ncia de rotinas obsoletas
Identi,8ue os cinco obst"culos 8ue no seu entender2 são os mais graves obst"culos ao planeamento. /rocure identi,car as raz7es 8ue estão na origem da sua escolha2 propondo algumas formas de os ultrapassar. % gestão do tempo em função do planeamento implicaC
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A"#i*%i# %) "!)/$ d!"!#)in+d$ ma atividade sem tempo determinado corre o risco de se prolongar mais do 8ue o necess"rio. Jem previsão2 não h" correç7es poss*veis2 !teis e transfer*veis para outras situaç7es.
Fi=+# /#+$. Os prazos estimulam 8uando são realistas. /ermitem usar indicadores de UperigoU em relação 9s atividades em curso2 8uando estão em risco de não serem respeitados.
M!di# $ "!)/$ !!"i6+)!n"! %"i,i+d$ Eada 6 mais subjetivo do 8ue a duração2 conforme as situaç7es vividas e as tarefas a realizar. 1ssa medição permite ter uma visão mais clara do tempo e diagnosticar as melhorias a introduzir. O plano de ação 6 UJimultaneamente2 a de,nição do resultado visado2 ou seja2 o objetivo a atingir2 a linha de conduta a seguir2 as etapas a percorrer e os meios a empregarU. Ea ,gura seguinte
apresentam-se
algumas das etapas habituais do
planeamento da açãoC
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• •
omece por identi,car todas as etapas da ação. 1labore uma listagem das tarefas a e=ecutar2 informação necess"ria2 meios de pes8uisa e tempo necess"rios para a mesma2 recursos
•
,nanceiros e humanos envolvidos2 etc. 0etermine a se8u@ncia mais ade8uada para a sua e=ecução e o tempo
•
necess"ria para cada etapa. /roceda 9 contabilização em termos de custos dos recursos e meios
•
envolvidos no plano. 1stipule procedimentos 8ue permitam controlar o cumprimento do plano
• •
nas suas etapas. umpra rigorosamente o plano. /or !ltimo2 lembre-se 8ue os princ*pios subjacentes a 8ual8uer ação devem ser os princ*pios da e,c"ciaC
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Bi*,i$1#++
%% KK. Gestão do tempo: Manual do Formando, 1d. Eova 1tapa2 (3 :orges2 Naria ^oão2 Secretariado – Uma visão prática, 1diç7es 1'1/2 (] Faria2 Eatalina2 Gestão do tempo e do stress 2 Manual do formador 2 1d. 1O%2 ($ Deller2 Lobert2 Como Delegar esponsa!ilidades – Manuais "ráticos do Gestor, 1d. ivilização2 #]]]
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