Manual de Formação
CURSO: TÉCNICO/A SECRETARIADO MODALIDADE: SISTEMA DE APRENDIZAGEM APRENDIZAGEM 2011
MODULO
Gestão do Tempo
FORMADORA: Marisa Sousa
Entidade acreditada pela Direcção-Geral do Emprego e das Relações de Trabalho, nos termos da Portaria n.º 782/97, de 29 de Agosto.
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UFCD
Gestão do tempo
Carga Horária 25 h
Objectivos:
Identificar e aplicar técnicas individuais de gestão de tempo.
Planificar tarefas e actividades de trabalho.
Identificar desperdiçadores profissionais e pessoais.
Planificar a agenda de trabalho quer manual quer electrónica.
Conteúdos:
Técnicas individuais de trabalho
Planeamento de tarefas
Desperdiçadores de tempo
Agenda tradicional
Agenda electrónica
Delegação eficaz
“ Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se da sua brevidade.” Jean de La Bruyère
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GESTÃO DO TEMPO “Tempo é dinheiro”. “O tempo cura feridas” “É tudo uma questão de tempo” “Temos tempo de sobra” - dizem com o objectivo de nos tranquilizar. “Toda a gente tem todo o tempo que existe” “Tudo requer tempo” “O tempo não é adaptável! É impossível gerirmos o tempo”
Uma das preocupações das pessoas que desejam melhorar a sua eficiência é, sem dúvida, a rentabilização do tempo. Esta rentabilização passa, também pela própria organização que conjuntamente com alguns métodos, conduzem a uma boa e eficaz, gestão do seu tempo. Uma das causas do insucesso é a falta de programação do trabalho. Podemos imaginar o que sucede a um profissional que inicia o dia sem saber com quem vai contactar: sem entrevistas marcadas e sem ter rentabilizado o percurso geográfico desse dia. A falta de organização leva à desorientação e muitas pessoas não conseguem recuperar de algumas falhas cometidas por esse facto. O desenvolvimento pessoal do indivíduo passa pela aprendizagem da adaptação da sua vida ao factor TEMPO. Isto significa que, não sendo o tempo um elemento integrante da própria vida, não pode ser directamente controlado por cada um de nós. O que podemos fazer é uma adaptação aos ciclos biológicos do tempo, através da imposição pessoal de ritmos de vida adaptados a esses mesmos ciclos.
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NOÇÃO DE TEMPO 4
É extraordinariamente difícil, senão impossível, tentar definir O TEMPO, se não o fizermos em relação a qualquer coisa. Ora, se repararmos bem, toda a nossa vida está limitada em função do factor tempo, pois tudo o que fazemos tem uma certa duração (muito ou pouco), e pode ser situado no tempo (antes, depois ou durante qualquer coisa). Se a noção de tempo só pode ser compreendida, em relação a qualquer coisa, resulta daqui um facto, fácil de constatar, mas muito importante para acentuar a dificuldade da sua compreensão. A noção de tempo é RELATIVA e também profundamente VARIÁVEL. Tudo isto significa que, por ser relativa a qualquer coisa, varia de pessoa para pessoa e, também, de ocasião para ocasião, de acordo com a forma como o indivíduo percepciona, sente, vive ou preenche o seu tempo. Esta situação é facilmente detectável, quando nós sentimos que determinado espaço de tempo passou muito depressa e, ao nosso lado outra pessoa sentiu, precisamente o contrário.
Por isso, temos de distinguir duas ideias ou conceitos de tempo:
TEMPO ASTRONÓMICO (absoluto, biológico ou natural).
TEMPO PSICOLÓGICO (aparente ou relativo).
O TEMPO ASTRONÓMICO é aquele que é imposto pela natureza e que assenta na divisão do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, mas também, o agrupamento dos dias em semanas, a diferenciação das estações do ano, a distinção do dia e da noite, etc. É rigoroso e sobre ele assentam todos os calendários e os horários de trabalho e de lazer.
O TEMPO PSICOLÓGICO é a percepção, mais ou menos variável, da forma como o tempo astronómico vai ou não ser ocupado, preenchido, vivido. Não é rigoroso, pois varia de indivíduo para indivíduo e também com a ocasião. Se o tempo astronómico está rigidamente imposto pelos ciclos da natureza, que se sucedem ininterruptamente, uns após outros, sempre da mesma forma, dia após dia,
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ano após ano, nós facilmente tendemos a balizar a nossa vida e, particularmente, o nosso trabalho, dividindo o tempo em porções cada vez menores, que servem para precisarmos durações exactas para determinadas tarefas que executamos. Nós chegamos a estabelecer calendários, mais ou menos precisos, onde registamos ou inserimos tarefas a serem executadas. Na vida de relacionamento com os outros tendemos a calendarizar todas as nossas actividades, com base em referências de tipo cronológico. Se, por um lado, não há dúvida sobre a exactidão do tempo de tipo astronómico, os nossos problemas começam quando pensamos na forma como sentimos que esse mesmo tempo é preenchido. Na verdade, o tempo que temos disponível, nem sempre é convenientemente ocupado, verificando nós, muitas vezes, uma deficiente rentabilização dos períodos de tempo que, supostamente, nós deveríamos ocupar de forma útil e com resultados produtivos.
Tempo Produtivo
É o tempo no qual realizamos actividades que nos levam aos resultados desejados. Por resultados, entendemos, não somente o atendimento das nossas metas profissionais, como também o atendimento das nossas metas pessoais e familiares).
OCUPAÇÃO E APROVEITAMENTO DO TEMPO
Frequentemente sentimos que a forma como ocupamos esses períodos o nosso tempo pessoal, nem sempre é a mais rentável. Isto é, muitas vezes, temos a sensação de ter "PERDIDO TEMPO", ou de não ter produzido, ou efectuado, tudo aquilo que era suposto, ou que nos tenhamos decidido fazer. Muitas vezes, "perdemos" tempo com tarefas inúteis, esquecendo ou descurando aquilo que é realmente necessário fazer. Quando, afirmamos expressões do tipo: "hoje a manhã rendeu-me!", ou "a tarde nunca mais passa...", estamos a constatar duas formas diferentes de ocupar o tempo e, principalmente, de o aproveitar em termos psicológicos. Muitas vezes, tendemos, de forma não consciente, a preencher o tempo de trabalho com tarefas mais
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agradáveis, em vez das mais desagradáveis. Outras vezes, escolhemos para fazer o que já é conhecido, em vez de encarar o desconhecido. Duma forma ou de outra, tendemos a fazer bem e depressa aquilo que gostamos mais, deixando para mais tarde, e fazendo-o com mais lentidão, aquilo de que não gostamos, ou que nos parece mais difícil. Deste modo, importa pois aprender a fazer uma correcta gestão do tempo pessoal, para assim rentabilizar a ocupação dos períodos de tempo, com tarefas mais produtivas, por norma a alcançar os objectivos de vida e, particularmente, da vida de trabalho.
APROVEITAMENTO EFICAZ DO TEMPO
Sabendo que, para atingir determinados objectivos ou finalidades, tendo estabelecido esta ou aquela metodologia de trabalho, impõe-se definir por onde começar. Isto significa, é necessário definir PRIORIDADES. Por outras palavras, temos de saber, dentro daquilo que nos propomos fazer, o que é mais IMPORTANTE e o que é mais URGENTE. Como o ano de trabalho comporta um determinado desenvolvimento, há pois que saber situar quais os projectos a desenvolver, de acordo com o seu próprio faseamento. Do mesmo modo, ao longo do dia de trabalho, há inúmeras tarefas a executar, as quais temos de distribuir ao longo do tempo útil desse dia. O mesmo se pode aplicar à semana de trabalho. O dia tem, ou pode ter, pelo menos sete ou mais horas úteis de trabalho, que podem, e devem, ser preenchidas de forma rentável. Devemos procurar racionalizar as nossas tarefas, não só de acordo com o horário do dia, considerando horas de início e de fim, horas de intervalo, etc., mas também temos de entrar em conta com a dimensão psicológica do tempo. Isto é, porque nos conhecemos, devemos saber qual o período do dia, em que trabalhamos melhor, ou quais as horas mais próprias para fazer certo tipo de tarefas. Assim, procurando rentabilizar o tempo útil de que dispomos, devemos pois estabelecer PRIORIDADES no trabalho, com base no conhecimento e análise das diferentes tarefas a executar. Melhor será começar pelas mais difíceis e pelas menos
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agradáveis, sabendo-se que de manhã temos mais energias e estamos menos cansados, e deixando, para o fim do dia as tarefas mais simples e mais rotineiras. Simultaneamente, se formos capazes de distinguir claramente aquilo que é URGENTE daquilo que é IMPORTANTE, podemos, pois, aprender a organizar um processo de trabalho, que entre em conta com a definição, a eliminação, ou, pelo menos, com a redução ao mínimo dos chamados "tempos mortos", em que, pura e simplesmente, não fazemos nada. Na verdade, há múltiplas tarefas repetitivas que podemos anular, há também trabalho que, se for bem feito uma vez, fica feito para sempre. Mas, ao contrário, há também tarefas que, pelo reduzido grau de importância, não devem exigir de nós, tanta dedicação como outras. Da conveniente organização do nosso tempo pessoal, através duma racional ocupação do tempo, que passe pelo desenvolvimento de TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, que cada um de nós terá, por si mesmo, de ser capaz de desenvolver, resultará seguramente uma economia de tempo que nos permitirá fazer mais e fazer melhor, podendo, por conseguinte ir mais longe, dentro do desenvolvimento pessoal que experimentamos.
AS TECNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO
Considera-se que qualquer pessoa para poder desempenhar qualquer actividade seja ela uma tarefa profissional mais complicada, ou uma simples tarefa particular, com um mínimo de êxito, tem de o fazer através duma certa técnica, que é a sua própria forma de fazer. Deste modo, incorporando ensinamentos dos outros, ou simplesmente a
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experiência individual, todos nós desenvolvemos formas mais rápidas, menos custosas 8
e mais eficazes de fazer as coisas. Assim, podemos definir como TÉCNICAS INDIVIDUAIS DE TRABALHO, as formas mais adequadas de, para cada situação, analisar e optimizar um qualquer processo de trabalho, em ordem a efectuá-lo com o mínimo de esforço, no menor espaço de tempo possível e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser feito.
Desta definição podemos destacar:
A ADEQUAÇÃO DA FORMA DE TRABALHAR.
A ANÁLISE DE UM PROCESSO DE TRABALHO.
A OPTIMIZAÇÃO DE UM TRABALHO.
A MENOR DURAÇÃO DO TEMPO DE TRABALHO.
A MAIOR MOTIVAÇÃO PARA O TRABALHO.
O TRABALHO CORRECTAMENTE FEITO.
O MOMENTO EXACTO DE FAZER O TRABALHO.
O LOCAL EXACTO PARA FAZER O TRABALHO.
Da conjugação de todos estes elementos, que constituem afinal a eficácia de um trabalho, obtemos pois a definição do que podem ser as técnicas individuais de trabalho. Vamos pois ver como se desenvolvem e como se podem aplicar, no processo da melhoria do nosso desempenho. GANHAR TEMPO COMO MELHORAR A ORGANIZAÇÃO PESSOAL E GERIR O PRÓPRIO TEMPO
Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo: 1. Aumentar a quantidade de tempo disponível. 2. Realizar mais trabalho durante o tempo disponível. 3. Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível.
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A primeira perspectiva sugere que se alargue as horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta de eficiência.
A segunda perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para esse tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter a pessoa num perito em eficiência e em gestor de métodos em vez de melhorar a sua tomada de decisões, relações humanas e qualidades de liderança.
A terceira perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais em vez de se entreter com os detalhes, os quais têm de ser delegados para outras pessoas. Esta perspectiva exige uma estratégia orientada para a acção. Para que possa ser funcional, requer uma fase preparatória, um treino de formação e, em geral, um clima organizativo adequado.
DETERMINAR AS NOSSAS PRIORIDADES HIERARQUIZAR AS NOSSAS PRÓPRIAS ACTIVIDADES Isto consiste em, na véspera ou na manhã do próprio dia: 1. Elaborar a LISTA do conjunto de actividades a executar. Uma lista "dentro da cabeça" é muito menos eficaz que uma lista escrita. 2. Estabelecer nessa lista uma "ORDEM DE PRIORIDADES", sem esta ordem, qualquer lista é inútil.
Como estabelecer as prioridades? Formulando, para cada caso as perguntas: "Isto é urgente e importante? Ou simplesmente urgente? Ou pode esperar em relação ao resto por ser importante mas não urgente?".
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Urgências e Importância são os melhores critérios para hierarquizarmos as nossas actividades (são fáceis de memorizar, simples e bastante amplos para englobarem todos os aspectos de um problema).
ANALISAR AS ACTIVIDADES A HIERARQUIZAR
Os critérios URGÊNCIA E IMPORTÂNCIA podem revelar-se insuficientes. Nesse caso, acrescentemos-lhes as dimensões: 1. Gravidade. 2. Repercussão sobre outras actividades ou problemas. Estes dois índices complementares podem ajudar-nos a um entendimento com outras pessoas quanto ao estabelecimento de prioridades.
PONTOS CHAVE PARA CONSTRUIR UM MÉTODO PESSOAL
O esquema a seguir apresenta a tarefa de hierarquização no seu conjunto e os seus pontos de passagem obrigatórios, que constituem os pontos de referência a partir dos quais cada um pode criar o seu próprio método.
LISTA DAS ACTIVIDADES É indispensável todos os dias. Ainda que o imprevisível possa vir transtornar os planos estabelecidos. URGÊNCIA Critério básico das prioridades.
IMPORTÂNCIA Critério básico das prioridades.
ORDENAÇÃO DA LISTA (Decidir; fazer; delegar) Atribuir um número de ordem a cada actividade. É aqui que é necessário pôr o problema da delegação ou do adiamento da actividade; neste último caso, é imperativo prever uma data limite. CONTROLO (Diferença entre previsto e realizado) A simples verificação e, melhor ainda, a análise "previsto/realizado" é o ensinamento mais rico, indispensável para quem quer progredir.
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A ORGANIZAÇÃO PRACTICA DAS TAREFAS DE GESTÃO DE TEMPO 11
A gestão eficaz do tempo consiste essencialmente no seguinte: 1. Explorar ao máximo os nossos próprios recursos pessoais. 2. Fazê-lo com a maior economia de meios que nos for possível. 3. Fazê-lo no menor período de tempo possível.
A eficácia da pessoa é conseguida através da organização: 1. Dos seus trabalhos pessoais. 2. Da sua documentação. 3. Das suas relações com os outros. 4. Da utilização do seu tempo. 5. Da arrumação da sua secretária. 6. Do estado do seu local de trabalho.
A ORGANIZAÇÃO DOS TRABALHOS PESSOAIS
Há tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras há que podem ser feitas mais tarde, porque não é oportuno ou razoável efectuá-las de imediato. Toda a tarefa que não seja possível efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter: 1. Ordenamento. 2. Memorização ou registo. 3. Acompanhamento e controlo.
Em termos práticos, podem organizar-se quatro sectores de documentação, colocando os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos: 1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgência). 2. "À espera de resposta". 3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e também para actualização).
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4. "Pendente" (para assuntos que não estão em movimento, mas que serão recuperados dentro de um período de tempo previsível). Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as circunstâncias.
A organização da documentação
Para o desempenho das funções de qualquer profissional existe, ou pode ser utilizada, documentação de dois tipos: 1.
"Documentação
interna"-a
que
diz
directamente respeito á empresa e também ás funções normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informações, circulares, etc. 2."Documentação
externa"-a
que
só
indirectamente diz respeito à empresa e às funções exercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal, etc., com interesse técnico ou cultural.
A organização das relações com os outros
A fim de trocar informação, não é possível entrar em contacto com os outros sempre que se quer, e não é recomendável que se improvise (excepto quando em situação de urgência) para não perturbar os outros e não perder o nosso próprio tempo. Deste modo é indispensável: 1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o nome do interlocutor. 2. Se o contacto é pontual, convém marcar pelo telefone, o momento que convém a ambos. Isto permite a preparação da reunião.
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A não organização de entrevistas ou reuniões, significa que se deixa a iniciativa á parte mais agressiva ou influente.
Organização da utilização do tempo
Nem sempre é possível ser dono da utilização do tempo (horário) com superiores ou clientes, mas às vezes, com tacto podem-se conciliar desejos e possibilidades. Também as diferentes tarefas de carácter repetitivo, devem ser agrupadas em horas adequadas e regulares, requer DISCIPLINA. É necessário fazer uma lista de tarefas repetitivas, distribui-las de maneira lógica (planificar), dá-las a conhecer aos colaboradores e OBRIGAR-SE A RESPEITÁ-LAS.
Organização do local de trabalho
Para compatibilizar: 1. Ter à mão todos os documentos necessários ao trabalho diário. 2. Dispor de espaço para trabalhar, inteiramente livre.
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FACTORES DE DESPERDÍCIO DE TEMPO
1. PLANEAMENTO.
-Falta de planificação. -Falta de objectivos e prioridades. -Fazer primeiro o menos importante. -Mudar de prioridades. -Falta de datas limite. -Datas limite irrealistas. -Ignorar as próprias data limite. -Falta de plano diário por escrito. -Procurar fazer muitas coisas de uma só vez. -Estimativas irreais de tempo. -Actuar sem pensar. -Não prever o inesperado. -Projectos favoritos. -Viagens. -Sonhar acordado. -Tempo de espera. -Reuniões demasiado longas e mal preparadas. 2. ORGANIZAÇÃO.
-Visitas inesperadas (colegas ou colaboradores que vêm expor os seus problemas pessoais ou cavaquear). -Reuniões não programadas. -Distracções visuais. -Ruído. -Más condições físicas. -Fadiga. -Falta de autodisciplina. -Incapacidade de dizer "NÃO". -Confundir actividade com resultados. -Falta de normas. -Má memória. -Excesso de controlo. -Almoços demorados. 4. COMUNICAÇÃO.
-Falta de comunicação. -Comunicação confusa. -Não se manter informado. -Falta de informação. -Não ouvir. -Fazer ruído social.
-Secretária amontoada. -Desorganização pessoal. -Papeis -Correspondência 5. DECISÃO. -Burocracia. -Leitura. -Sistema de arquivo deficiente. -Indecisão. -Intervalo de controlo demasiado largo -Dúvida. ou curto. -Medo de cometer erros. -Excessiva organização. -Medo de comprometer-se. -Deixar para amanhã o que pode fazer hoje. 3. CONTROLO. -Querer possuir todos os dados. -Telefone (chamadas imprevistas ou -Não pensar nas alternativas. inutilmente longas). -Não avaliar as consequências negativas.
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ACÇÕES PARA ORGANIZAR O DIA 15
Ter uma visão global das tarefas quotidianas permite-nos manter o olhar fixo sobre o essencial. Quando surgem imprevistos e solicitações quotidianas, é bom podermos aplicar as medidas e tomar as decisões necessárias em tempo oportuno. Quando está estabelecido o plano de trabalho, é mais fácil decidir com conhecimento de causa e dominar a pressão dos acontecimentos. 1-CONSAGRE EM CADA DIA UM MÍNIMO DE TEMPO à sua preparação: bastam alguns minutos. 2-FAÇA A LISTA das tarefas que deseja realizar: Os assuntos correntes que se devem ou deveriam encerrar. Os projectos que se devem ou deveriam abordar, desenvolver ou concluir. 3-CLASSIFIQUE as tarefas por ordem de prioridade utilizando os critérios "urgente" e "importante". E tome as decisões necessárias: transferência, delegação. 4-COMECE O MAIS CEDO POSSÍVEL a fazer o que está classificado em primeiro lugar, pondo-o à frente daquilo que é menos importante: o imprevisto causa mais dificuldades quando não podem ser cumpridas tarefas prioritárias porque adiadas. 5-EVITE resolver primeiro os pequenos problemas, "para aquecer", antes de atacar os mais importantes. 6-CALCULE o tempo necessário para a realização das actividades (e anote-o) na planificação do dia. 7-PREVEJA uma ou várias zonas de tempo para o imprevisível. 8-TENHA EM CONSIDERAÇÃO os melhores momentos, aqueles em que sabe estar mais em forma. 9-NÃO SE ESQUEÇA de fazer com que as pessoas afectadas pelo adiamento de um trabalho sejam avisadas com a devida antecedência para poderem tomar as suas diligências. 10-FIXE horas-limite para certos trabalhos que tenderiam a desequilibrar o seu emprego do tempo. 11-Para as tarefas cuja duração não consegue controlar bem, VERIFIQUE E ANOTE o tempo realmente gasto e compare-o com as estimativas que fez. 12-TRACE UM RISCO sobre as actividades à medida que as for executando e não se prive do sentimento positivo que se tem no fim do dia ao verificar que todas ou quase todas elas foram riscadas.
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13-FAÇA O PONTO DA SITUAÇÃO E PERGUNTE, no fim, em que actividade poderia ter ganho tempo. 14-TRANSFIRA para o plano de trabalho do dia seguinte as tarefas inacabadas. PLANIFICAR 1-Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos. E fazer figurar neles tempos fortes, tempos para respirar, tempos de repouso. Evitar estar sob pressão. 2-PLANIFICAR é ter uma visão de conjunto das tarefas a cumprir, atribuir-lhes um tempo razoável e prever uma margem para os imprevistos. Para isso é indispensável ter sob os olhos todo o período que se pretende planificar. 3-PLANIFICAR O QUÊ? 3.1.Os compromissos e as obrigações fixas a curto, longo e médio prazo. 3.2.As tarefas quotidianas. 3.3.Os projectos. 4-Planificar não é pôr algemas. Se uma planificação fosse sentida deste modo, melhor seria renunciarmos a ela. 5-Reservar tempo para a reflexão, para o trabalho solitário, e fazer aparecer no plano este tempo reservado. Se os não programarmos, estes espaços de tempo disponíveis evaporam-se em proveito das prioridades das outras pessoas. 6-Um planeamento deve ser permanentemente visível nos melhores casos. 7-Utilizar símbolos e cores, sim, mas com moderação (o planeamento tem de ser legível sem termos de recorrer a um "modo de emprego" complicado). PLANEAR 1. De véspera, as actividades do dia seguinte na agenda. 2. Na sexta-feira de tarde, as actividades da semana seguinte na agenda. 3. No dia 25, as actividades do mês seguinte: O plano de trabalho mensal na agenda. 4. Em Dezembro, as actividades do ano seguinte: Objectivos anuais. Cargas fixas anuais. Plano do mês de Janeiro. PLANEAR PERMITE GANHAR TEMPO E REDUZIR O STRESS.
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PLANIFICAR ACTIVIDADE / TEMPO 17
ATRIBUIR UM DETERMINADO TEMPO
FIXAR PRAZOS
MEDIR O TEMPO EFECTIVAMENTE UTILIZADO
Uma tarefa sem tempo determinado corre o risco de se prolongar mais que o necessário. Sem previsão, não há correcções possíveis, úteis e transferíveis para outras situações próximas. Estimulam se são realistas. Ponto de encontro indispensável. Permitem acender pisca-piscas indicadores de "perigo" no painel das actividades em curso, se estão em risco de não serem respeitados. Nada é mais subjectivo que a duração conforme as situações vividas e as tarefas a realizar. Essa medição dá-nos uma visão mais clara do tempo e permite-nos diagnosticar as melhorias a introduzir.
A AGENDA Não existe uma agenda ideal, porque certas exigências são contraditórias. As respostas às questões que se seguem permitem uma escolha melhor porque é feita com conhecimento de causa. A agenda deve acompanhar-nos de 24 h em 24 h, facto que devemos ter em conta ao escolher o seu tamanho. Pode ser importante ter a possibilidade de ler num único relance o plano do dia ou da semana. Não nos devemos esquecer de programar encontros connosco próprios (ler, reflectir, etc.). Usar lápis ou caneta? A vantagem de um lápis munido de uma pequena borracha é que nos permite sempre alterar. É importante manter a agenda sempre em ordem. É preferível ter uma agenda vida profissional e vida privada.
Complete a agenda com fichas que podem, por exemplo, referir-se:
Às pessoas com as quais estamos mais frequentemente em contacto; Aos assuntos que nos preocupam no momento (anotar as ideias que sobre eles nos vão surgindo); À hierarquização das nossas tarefas; Às acções em curso que é preciso vigiar.
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DELEGAÇÃO EFICAZ 18
Uma delegação eficaz é uma técnica empresarial essencial. Para alcançar os melhores resultados, devemos estar conscientes dos seus benefícios e reconhecer os obstáculos que podem dificultar o sucesso. Delegar é autorizar o desempenho de tarefas específicas a outros, sob uma supervisão geral, permitindo ao delegador mais disponibilidade para aumentar a sua produtividade, criatividade e organização.
Delegar com Eficácia:
Decida quais as tarefas que podem ser delegadas;
Tarefas que não podem ser delegadas incluem áreas chave e assuntos confidenciais;
Delegar tarefas menos importantes permite-lhe concentrar a sua atenção nas tarefas que apenas você pode fazer;
Quando delegar tarefas precisará de ter uma ideia bastante precisa do tempo que cada tarefa demorará a ser realizada;
Incentive os seus delegados a melhorarem a sua própria gestão do tempo;
Lembre-se que delegar funções não é simplesmente distribuir o excesso de trabalho quando está demasiado ocupado.
Faça planos para que possa delegar com antecedência; isto vai dar-lhe tempo suficiente para preparar instruções pormenorizadas, discutir todos os pontos com o seu delegado e providenciar toda a formação, caso esta se revele necessária.
Já sabe que funções delegar... agora é tempo de escolher os seus delegados; Considere cuidadosamente as qualidades de todos os membros da sua equipa e pense que funções se adequarão a cada indivíduo, tendo em consideração os seus pontos fortes e os seus pontos fracos.
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DELEGAÇÃO: ETAPAS 19
Analisar: escolher as tarefas a delegar;
Nomear: indicar o nome do delegado;
Instruir: definir a tarefa;
Controlar: vigiar e incentivar;
Avaliar: examinar e rever.
Bom trabalho! Marisa Sousa