Mestre Do Tempo

Antonio Albiero

MESTRE DO TEMPO A arte de se organizar para fazer mais com menos

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Mestre do Tempo

A arte de se organizar para fazer mais com menos Albiero, Antonio; Versão ebook 1.0; abril de 2015; Piracicaba, SP.

DEDICATÓRIA A vocês, meus muitos Mestres Mestras, que fizeram ou ainda fazeme parte da minha vida. Tenham certeza de que foram suas palavras, até mesmo sua presença perto de mim e principalmente seus exemplos que me tornaram o que eu sou hoje. A vocês a minha mais profunda e especial gratidão! A vocês, com carinho, dedico este trabalho. Antonio

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O Autor ANTONIO ALBIERO

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Professional & Self Coach, universitário engenheiro especialista. É professor Coach certificado pelae European Coaching Association, pelo Behavioral Coaching Institute, pela Global Coaching Community e pela International Association of Coaching. Possui experiência de mais de 25 anos atuando na indústria e uma década dedicada ao ensino e desenvolvimento de pessoas na região de Piracicaba, SP. Utiliza as técnicas que ensina neste livro há vários anos para administrar tanto sua vida como seu tempo para fazer mais com menos. Antonio escreve regularmente em seu site antonioalbiero.com sobre Coaching, Liderança, Relacionamentos, Produtividade, Evolução Pessoal e outros assuntos interessantes e úteis para o desenvolvimento pessoal e profissional de seus leitores. Se desejar contatar o autor sobre o assunto tratado neste livro ou para receber informações sobre Coaching presencial ou online e outros serviços providos por ele, veja as formas de contato no site ou utilize o e-mail [email protected]

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SUMÁRIO O AUTOR APRESENTAÇÃO

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O TEMPO O TEMPO É UM RECURSO LIMITADO O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXÃO

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SUA VIDA É UM SISTEMA SE DOMÍNIOS OK, ENTÃO VIDA OK SEUS PAPÉIS AS EXPECTATIVAS EM NOSSOS RELACIONAMENTOS RELACIONAMENTOS EXTRAORDINÁRIOS COMEÇAM ASSIM

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FAÇA AS COISAS CERTAS A VITÓRIA QUÁDRUPLA

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SUA VIDA, SEU BARCO O QUE VOCÊ QUER UM RELATO SOBRE O PODER DO FOCO COMO ESTABELECER METAS E OBJETIVOS DETERMINE SEUS OBJETIVOS DETERMINE METAS ESPERTAS

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O CAMINHO ATÉ O MOMENTO FAÇA UM INVENTÁRIO DE SUAS TAREFAS O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL COMO LIDAR COM TAREFAS URGENTES COMO LIDAR COM AS TAREFAS NÃO IMPORTANTES

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C’EST LA VIE (é a vida)... O MÉTODO QUE VAI REVOLUCIONAR SUA VIDA MATERIAL NECESSÁRIO AS TAPAS DO MÉTODO ETAPA 1: COLETAR ETAPA 2: REVISAR ETAPA 3: PROCESSAR ETAPA 4: FAZER

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SE QUISER MELHORAR O MUNDO, PENSE. SE QUISER MUDAR O MUNDO, AJA! SÓ TENTAR É O MESMO QUE SABOTAR: CICLO VICIOSO GERENCIE SEUS RESULTADOS O CICLO VITORIOSO O CICLO VITORIOSO NOS TORNA FLEXÍVEIS

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ESTRESSE POR SOBRECARGA CEREBRAL CRIE UMA MEMÓRIA AUXILIAR COMO PREOCUPAR-SE DO JEITO CERTO DIVIDIR PARA CONQUISTAR ELIMINE AS CONTAMINAÇÕES DE PAPÉIS

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VOAR, VOAR, SUBIR, SUBIR

CHEGANDO A SEU DESTINO

RECURSOS

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Apresentação

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Apresentação Olá, caro leitor, cara leitora! Fico muito satisfeito e grato pela sua decisão de adquirir este e-book. Posso concluir que você tem interesse em melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo, certo? Nestas páginas eu disponibilizei para você diversas técnicas e propostas diferentes de como pensar o “tempo”. O material contido neste livro (e também no meu site antonioalbiero.com) tem um imenso potencial de impactar a sua vida para melhor. Tudo depende da sua decisão de meditar sobre as ideias aqui apresentadas e principalmente praticar as técnicas do livro no seu dia a dia. Fiz o meu melhor para você ter acesso a um material limpo, conciso e organizado. Certas técnicas e ideias foram desenvolvidas ou adaptadas por mim mesmo. Outras vêm da criação de gigantes da área de gerenciamento de tempo, como os autores Christian Barbosa (Tríade do Tempo), Stephen Covey (Sete hábitos das Pessoas Altamente Eficazes), David Allen (metodologia GTD), Francesco Cirillo (Técnica Pomodoro), Prof. Stewart Friedman (Total Leadership) e muitos outros. Eu tive o maior prazer em reunir todas elas aqui para a sua comodidade, em um único volume, numa ordem que eu considero didaticamente adequada. Ao longo do livro eu proponho alguns experimentos para você mesmo fazer e verificar os resultados por si mesmo. Eu acredito que a simples leitura deste material já vá fazer alguma diferença para a sua vida. Porém é a realização dos experimentos que realmente fará a diferença em termos de impacto positivo, mudança e maximização de benefícios. Eu convido: faça-os! antonioalbiero.com


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Eu mesmo sou usuário destas técnicas há alguns anos e posso testemunhar a verdadeira revolução que elas ocasionaram na minha vida e na forma como organizo meus compromissos, tarefas e metas. O Tempo é um recurso fundamental e precioso. É um dom, um presente, que todos recebemos quando chegamos a este mundo. Como todo recurso a nosso dispor, ele também necessita ser bem administrado para produzir seus frutos. Por isso parabenizo você pelo seu interesse em conhecer mais sobre este assunto e espero sinceramente, do mais fundo do meu coração, que este material possa de alguma forma ser útil para você. E, quem sabe, possa ser um marco na sua trajetória de evolução pessoal. Se pelo menos uma pessoa puder aproveitar este livro para mudar para melhor sua organização pessoal e a forma como usa seu tempo, já me sentirei recompensado. Sei que é um clichê dizer isto, mas sua opinião sobre o livro é muito importante para mim. Por gentileza, envie-me suas sugestões, opiniões e críticas pelo e-mail [email protected] ou através do site. Desejo a você, caro leitor, cara leitora, uma vida mais equilibrada, um uso mais racional e rentável do tempo e a conquista de seus objetivos pessoais e os seus sonhos! Este ó seu destino! E já te vejo lá! Prof. Engo. Esp. Antonio Albiero Professional & Self Coach, Analista Comportamental, Analista 360º antonioalbiero.com

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Capítulo 1

O TEMPO

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O Tempo Neste capítulo:   

O tempo é um recurso limitado que deve ser bem empregado. A maestria do tempo é alcançada quando se domina os princípios por trás dos ótimos resultados. O mapa do caminho para a maestria do tempo.

O TEMPO Você já se deu conta de como o seu tempo é um dos recursos mais preciosos que você tem? Nosso tempo sobre o planeta é limitado. Quando dizemos “mais um dia vivido”, também queremos dizer “um dia a menos do meu total de dias”… Considere o seguinte fato: muitos serviços que contratamos poderiam ser feitos por nós mesmos (por exemplo, lavar nosso carro, fazer a limpeza doméstica, cuidar do jardim, reparos etc). Porém preferimos muitas vezes pagar para que outros realizem esses serviços por nós. Pagamos para poupar o nosso tempo. Na realidade, portanto, estamos comprando “tempo”. Investidores financeiros são normalmente cautelosos com relação às aplicações que escolhem para o seu dinheiro. Todo o esforço e estudo são antonioalbiero.com


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feitos para escolher os melhores investimentos para fazer o dinheiro render e gerar lucro. Nenhum investidor que se preze, em sã consciência, irá escolher uma aplicação furada, que vai lhe causar prejuízo. No entanto, muita gente (mas muita gente mesmo) não toma nenhum cuidado com relação a como investe um de seus recursos mais preciosos: seu Tempo. Ao invés de colher lucro, crescimento e evolução pessoal com o correto investimento do tempo, acabam colhendo frustração, estresse e estagnação. Resultado das más escolhas que fizeram a respeito de como aplicar seu tempo de modo vantajoso.

O TEMPO É UM RECURSO LIMITADO O Tempo pode ser o seu melhor aliado e também pode ser o seu pior inimigo. Vale aqui o ditado: não espere colher aquilo que você não plantou. Ele é seu amigo se você o usa com atividades destinadas ao seu crescimento pessoal e para aproveitar as dádivas diárias da vida (a alegria, o prazer das boas companhias, o lazer, o descanso, o trabalho etc). Mas o Tempo é um inimigo quando utilizado para atividades que não trazem crescimento algum para você ou quando usado para ficar se lastimando, reclamando e vivendo seus dramas pessoais... Você tem que fazer as pazes com o tempo, de modo a aproveitá-lo ao máximo a seu favor. Afinal de contas, você nunca saberá com certeza quando o SEU TEMPO chegará ao fim. O que aconteceria com sua vida se você efetivamente e na prática investisse o seu tempo de uma forma melhor, para o seu crescimento pessoal?

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O QUE SIGNIFICA SER UM MESTRE? Um Mestre é um indivíduo que consegue produzir resultados excepcionais. Ele se encontra acima da média das pessoas em termos dos resultados superiores que é capaz de obter.

O Mestre só é mestre porque possui a qualidade da maestria. E maestria significa mais do que simplesmente fazer algo bem feito. Maestria significa principalmente ter conhecimento e domínio dos princípios responsáveis pelos resultados superiores que se consegue obter. Um mestre é capaz de fazer mais com menos esforço, menos recursos e menos tempo porque conhece o que funciona, o que não funciona e porque funciona.

O QUE SE DEVE ESPERAR DE UM MESTRE DO TEMPO? Um mestre do tempo: Consegue usar o tempo a seu favor, usando-o para seu crescimento e evolução pessoais. Sabe o que quer e por isso não desperdiça seu tempo com as coisas que não quer; Mantém todas as áreas de sua vida em harmonia, dedicando-se a atividades e projetos que beneficiam todas as áreas em conjunto; Sonha e usa o tempo para tornar seus sonhos em realidade; É organizado, seguindo um método para lidar com as antonioalbiero.com


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informações, solicitações e compromissos que adentram sua vida; Está preparado para lidar com urgências, dificilmente sendo surpreendido por situações inesperadas. Consegue administrar de forma eficiente a sua vida, os seus compromissos e suas tarefas (atuais e futuras); Interage positivamente com o tempo, honrando o seu passado, vivendo o seu momento presente sem perder de vista o seu futuro; Tornar-se um mestre do tempo exigirá que você conheça os princípios que estão por trás desses resultados e aplicá-los na sua própria vida.

OS OITO PASSOS PARA A MAESTRIA DO TEMPO Este diagrama mostra o caminho para chegar à maestria do tempo:

Ter u m a vi s ão si st êm ic a d a v id a:

1. Encarar sua vida como um sistema, composto por quatro domínios diferentes. Identificar claramente seus papéis em cada domínio.

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Saber co m clareza o qu e se qu er alcanç ar:

2. Manter seu sistema de vida equilibrado e livre de conflitos (vitória quádrupla). 3. Definir metas e objetivos claramente. Intera gir com o tempo a seu favor:

4. Dedicar seu tempo para tarefas importantes, reduzindo aquelas que são circunstanciais ou urgentes. 5. Ter um método confiável e seguro para administrar a sua vida e seus afazeres. Manter níveis baixo s de estress e e ans iedade:

6. Ser capaz de gerar resultados, sem encarar nada nem como sucesso e nem como fracasso. 7. Possuir estratégias para manter seuestresse nos níveis mais baixos possíveis. Mel horar con tinuamente :

8. Aperfeiçoar-se continuamente com base na sua própria experiência pessoal com a sua gestão do tempo.

PAUSA PARA UM MOMENTO DE REFLEXÃO O texto a seguir, de autoria desconhecida, é bem conhecido e circula há anos pela internet. Talvez você mesmo já o tenha encontrado em algum site por aí. Após termos falado sobre o que é a maestria do tempo, convido você agora a refletir um pouco sobre este texto. O Banco do Te mp o Imagine um banco que deposita em sua conta R$ 86.400,00 toda manhã. Só que toda noite apaga tudo o que você não usou durante o dia. antonioalbiero.com


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O que você faria? Gastaria tudo, claro! Pois bem, esse banco existe: é o banco do TEMPO. Toda manhã credita 86.400 segundos em sua conta. No fim do dia zera tudo o que você não usou. Não vai nenhum saldo para o dia seguinte e o que você não usou estará perdido! Não permite guardar para o futuro. Se você não usar o depósito do dia, a perda será sua. Você tem que viver no presente os depósitos de hoje. Trate de obter o máximo que puder em saúde, felicidade, paz, alegria e sucesso. Trate de dar o máximo à sua família, a seus amigos, a seu país, à humanidade. Seja generoso hoje. Ame hoje. Agradeça hoje. Não deixe para amanhã porque você só tem o hoje. Para saber o valor de UM ANO pergunte ao estudante que foi reprovado em seus exames; Para saber o valor de UM MÊS pergunte a uma mãe que teve um filho prematuro; Para saber o valor de UMA SEMANA, pergunte ao editor de uma revista semanal; Para saber o valor de UM DIA pergunte ao operário que ganha por dia e tem quatro filhos para alimentar; Para saber o valor de UMA HORA pergunte aos amantes que estão esperando para se encontrar; Para saber o valor de UM MINUTO pergunte a quem perdeu o avião; Para sentir o valor de UM SEGUNDO pergunte a quem acaba de escapar por um triz de um acidente; Aprecie cada momento que você tem e procure apreciá-lo mais ainda buscando dividir esse momento com alguém... Alguém especial. E lembre-se: o tempo não espera por ninguém! Autor desconhecido antonioalbiero.com


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Resumindo:  

O tempo deve ser investido em nosso crescimento pessoal. A maestria do tempo é possível de ser alcançada para aqueles que trilharem o caminho de oito passos. Boa viagem!

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Capítulo 2

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SUA VIDA É UM SISTEMA

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Sua vida é um sistema Neste capítulo:    

A vida humana é um sistema formado por quatro domínios. Identificar nossos papéis em cada domínio. As pessoas que nos são mais significativas (importantes). Como gerenciar as expectativas das pessoas significativas.

SUA VIDA É UM SISTEMA Em engenharia, usamos o conceito de “sistema”.Um sistema é basicamente um todo formado por partes (domínios) independentes que se relacionam entre si para produzir um resultado só. Um carro, um computador, uma empresa são exemplos de sistemas. São formados por muitas peças, partes e componentes que trabalham juntas emtorno de um objetivo. Assim é a nossa vida. Sua vida (ou seu sistema) é formada por domínios que são inerentes ao ser humano. Inconscientemente sabemos que devemos dar atenção a cada um desses domínios para termos um grau de realização e felicidade maior. Quando os domínios trabalham em harmonia, temos como resultado um sentimento de realização pessoal e de sucesso. Porém, quando dois ou mais domínios conflitam, sentimos interiormente o desconforto dessa antonioalbiero.com


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situação. Os “domínios” que formam nosso sistema (você pode chamá-los de ‘partes’ ou ‘áreas’) são os seguintes:  Lar;  Trabalho;  Comunidade;  Ser (“Você mesmo”). LAR Seu lar corresponde não só à sua moradia. É a área formada por sua casa e pelas pessoas significativas com quem você tem uma forte relação de convivência íntima, que compartilham a vida com você. Lar = moradia + família. Abrange o sucesso e a satisfação com o seu ambiente particular e a boa convivência e harmonia do marido e mulher, pais e filhos, irmãos, irmãs e parentes. TRABALHO Este é o seu domínio profissional. O trabalho nos dá a oportunidade de sermos úteis para os demais e para o país, de manifestar nossa criatividade no mundo e de construir nosso legado. Ah... e também fazer dinheiro, claro. Trabalhar é um privilégio! Faz parte da natureza do ser humano “dominar, ampliar e melhorar a criação” com o poder do trabalho. Você já notou que mesmo as pessoas que já são muito ricas e que em tese não necessitam mais trabalhar para ganhar dinheiro, ainda assim trabalham? Nesta semana a top-model internacional Gisele Bündchen anunciou a sua aposentadoria aos 34 anos de idade. Para aproveitar a sua imensa fortuna? Que nada! Durante entrevistas recentes ela anunciou que pretende se dedicar a outros projetos. Ela vai continuar trabalhando. Quantos outros famosos e milionários você tem notícia de que continuam ativos, até mesmo aos 80 ou antonioalbiero.com


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90 anos? Você se realiza plenamente com o seu trabalho? Está fazendo aquilo que ama ou seu trabalho é mais uma obrigação que deve ser feita faça chuva ou faça sol? Sente que está se desenvolvendo, crescendo e de alguma forma contribuindo com o mundo por meio da função que você desempenha? Consegue expressar sua criatividade e suas qualidades mais fortes com essa função? Recebe remuneração compatível, que sente merecer? COMUNIDADE É a área formada pelo grupo de pessoas no qual você está inserido. Somos seres sociais, por isso naturalmente procuramos “fazer parte”. Não é a toa que as redes sociais como o Facebook, Twiteer, Instagram etc fazem tanto sucesso. As nossas comunidades vão desde o grupo menor formado pelos amigos mais chegados, e vai crescendo abrangendo mais e mais pessoas, como por exemplo, seus vizinhos, empresa, comunidade religiosa, grupos de serviço, pessoas que moram no mesmo bairro, cidade, estado, país e enfim a comunidade planetária, global. Algumas pessoas dão pouca atenção a este domínio. Por isso convido você a pensar seriamente sobre como está o seu. Afinal, “é dando que se recebe” e “há mais felicidade em dar do que em receber”. Você contribui ou vem contribuindo com a doação de seu tempo e recursos pessoais para o bem-estar da pequena (ou grande) comunidade na qual você está inserido? SER Este é o domínio que envolve o seu ser, seu corpo, seu intelecto, suas emoções e seu espírito. antonioalbiero.com


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Quem joga xadrez sabe o valor que a peça chamada Rei tem. Por melhor que esteja o jogo inteiro, se o Rei for perdido o jogo acaba. O seu SER (corpo físico, mental, emocional e espiritual) tem o mesmo valor do Rei do xadrez. Se ele estiver ameaçado, não importa mais a situação do jogo da vida. Qual o seu grau de satisfação com a sua saúde e sua forma física em geral? Você é uma pessoa culta e bem informada? Considera-se inteligente? Conhece suas habilidades e competências? Como anda o seu controle emocional? Sua visão de mundo? E sua espiritualidade, sua transcendência, sua relação com o MAIOR (Deus, Ser, Universo...) como vai?

SE DOMÍNIOS OK, ENTÃO VIDA OK Sua vida = LAR + TRABALHO + COMUNIDADE + SER

Este conhecimento é uma chave poderosa, capaz de abrir portas de oportunidades. Parece óbvio, não é mesmo? Porém, tenho certeza de que você conhece inúmeras pessoas cuja situação de vida mostra claramente que elas não entendem e nem aplicam este princípio em suas vidas. Vamos a alguns exemplos. Se você tem sucesso no domínio do TRABALHO, mas está com sérios problemas no domínio do LAR (ex. casamento em crise) ou no nível do SER (ex. problemas de saúde), então o seu sistema está com defeito. Por isso costuma-se dizer que “sucesso no trabalho nem sempre é sucesso na vida”. Se ao contrário você tem sucesso no LAR e infelicidade no TRABALHO, o seu sistema (a sua vida) também está em desequilíbrio. E se você tem sucesso no antonioalbiero.com


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TRABALHO, no LAR e no SER, mas não contribui de alguma forma com a COMUNIDADE (os Grupos no qual você está inserido), sinto muito. O seu sistema está quebrado e, conscientemente ou inconscientemente, você sente isso. Se uma pessoa insiste em perseguir sucesso apenas no TRABALHO e deixa de lado seu LAR, no longo prazo ela sentirá os efeitos dessa situação. Que nos adianta ser bem-sucedidos profissionalmente e fracassarmos com a família, cônjuge e filhos? E isso vale para cada domínio. Que nos adianta ser um sucesso na nossa COMUNIDADE e ir mal profissionalmente (TRABALHO) ou pessoalmente (SER)? Fracassar em um domínio é, de certo modo, fracassar na vida. Se não inteira, pelo menos em um pedaço dela. Só quando se tem satisfação com a situação dos quatro domínios, então o seu sistema está em harmonia e funcionando bem. Você se sente então realizado e pleno na vida.

SEUS PAPÉIS Você conhece a frase: “a vida é um palco”? Sim, é verdade. Nesse palco representamos diferentes papéis na vida. Papel é qualquer função requerida por um dos nossos domínios e para a qual nós dedicamos tempo para desempenhar.

Seguem alguns exemplos de papéis para ilustrar melhor o que isso quer dizer.

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Domínio

Papéis Pai/mãe, filho(a), dono(a) de casa, marido/mulher, LAR parente, dono de animal de estimação etc. Chefe, funcionário, engenheiro, vendedor, comprador, TRABALHO responsável por (algo), professor, especialista, colega etc. Amigo, membro de grupo, associado, benfeitor, líder, COMUNIDADE cidadão etc. Eu, esportista, praticante de hobby, cozinheiro, uma SER alma imortal etc.

EXPERIMENTO Identifique quais são os seus papéis dentro de cada um dos domínios de sua vida. Não despreze este passo, pois ele é muito importante. Assim, logo mais, você poderá estabelecer objetivos claros para cada um dos seus papéis.

Veja como seriam os papéis de uma pessoa imaginária, a título de exemplo:

Domínio Lar Trabalho Comunidade Ser

Papéis Pai, marido, filho. Profissional, gerente de vendas, membro de equipe. Amigo, membro de igreja, voluntário. Judoca, estudioso, motociclista, filho de Deus

Agora preencha a sua tabela: antonioalbiero.com


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Meus Papéis

AS EXPECTATIVAS EM NOSSOS RELACIONAMENTOS No teatro, na TV e no cinema os atores representam seus papéis para o entretenimento do público espectador. Da mesma forma, nós exercemos nossos papéis contracenando com e para outras pessoas. Em cada um dos seus domínios existem pessoas com quem nos relacionamos que são mais significativas, ou seja, mais importantes para nós.


Exemplos de pessoas significativas Família, animais de estimação etc. Gestores, colegas, clientes, equipe etc. Amigos mais chegados, líder espiritual etc. Você mesmo!

Essas pessoas têm expectativas sobre nós da mesma forma que nós temos expectativas para elas. Eu identifiquei três leis que regem as expectativas de todos os nossos relacionamentos.

1ª LEI: Todo relacionamento gera EXPECTATIVAS para os seus participantes. É fácil perceber o quanto as expectativas são fundamentais para o sucesso de nossos relacionamentos. Se você não obtém aquilo que quer da relação o resultado será frustração e insatisfação para uma ou ambas as partes. O antonioalbiero.com


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relacionamento estará em risco de acabar ou no melhor dos casos de passar a ser “tolerado” como uma obrigação…

2ª LEI: A qualidade do relacionamento é resultado direto do quanto as partes satisfazem as expectativas mútuas. A maior das nossas expectativas é de que todas as nossas expectativas serão atendidas. Porém evitamos falar abertamente sobre o que queremos dos relacionamentos. Por que será?

3ª LEI: Uma expectativa desconhecida será substituída por uma expectativa assumida. Em outras palavras, se não temos a informação concreta do que o outro quer, nós agiremos de acordo com o que entendemos serem as suas expectativas. Aí duas possibilidades podem ocorrer:  Você acerta a expectativa da outra parte e tudo vai bem.  A expectativa assumida por você é muito maior ou muito menor do que a expectativa real da outra pessoa. No primeiro caso você se desgasta, investindo mais energia e tempo do que o necessário. No segundo caso você não atende completamente a expectativa da outra parte.

RELACIONAMENTOS EXTRAORDINÁRIOS COMEÇAM ASSIM Conversar de maneira aberta e franca sobre um relacionamento não é uma das tarefas mais fáceis, porém é extremamente importante. Posicionar-se perante o outro e aceitar ouvir o que o outro tem a dizer a seu respeito pode ser perturbador para muitas pessoas. Por isso a realização do próximo experimento vai envolver certa dose de coragem e também de humildade, mas eu estou certo de que você se sairá bem.

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Este experimento permitirá que você efetivamente e na prática deixe de lado o campo das ideias assumidas e passe a conhecer realmente quais são as expectativas das pessoas com quem você se relaciona no LAR, no TRABALHO e na COMUNIDADE.

Conversar de maneira aberta e franca sobre um relacionamento não é uma das tarefas mais fáceis, porém é simples e extremamente importante.

Esse conhecimento permitirá que você: 

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Dose a energia despendida em seus relacionamentos, de forma a atender corretamente às expectativas concretas. Identifique conflitos de interesses em seus domínios (exemplo de conflito: seu gestor espera que você leve trabalho para casa enquanto seu cônjuge não concorda que você faça isso). Harmonize o seu sistema de vida (domínios), alinhando, renegociando e mudando expectativas quando for o caso.

EXPERIMENTO 1. Identifique as duas pessoas mais significativas em cada domínio. No futuro, realize este procedimento com mais pessoas importantes. 2. Liste uma a uma quais são, em sua opinião, as expectativas que essas pessoas têm a respeito do relacionamento com você. Registre qual é o seu entendimento sobre as expectativas da outra parte. Isso permitirá que você compare o seu entendimento de antes da conversa com a informação real.

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3. Liste quais são as suas expectativas para o relacionamento. Aproveite e faça a sua lista de expectativas também. 4. Agende um tempo razoável com cada uma dessas pessoas em um horário e local que seja o mais apropriado para elas. 5. Dicas para a conversa: 







Uma boa maneira de começar o diálogo é dizer o quanto você valoriza o relacionamento de vocês. Explique que o objetivo da conversa é melhorar ainda mais o atendimento dos interesses mútuos, em particular os da pessoa em questão. Conduza a introdução de maneira apropriada e a outra pessoa ficará mais do que feliz em falar com você. Peça que ela lhe diga o que espera do relacionamento, o que pode ser melhorado e o que está funcionando. É importante ser “humilde” e ouvir atentamente oque for dito com o genuíno interesse de melhorar o relacionamento. Esteja preparado para o que for dito, sem julgar e sem se defender. É importante ter a guarda aberta e um genuíno interesse em conhecer a opinião do outro. Diga as suas expectativas somente se achar conveniente e achar que a pessoa está receptiva. Na maioria dos casos a própria pessoa perguntará sobre as suas expectativas com relação a ela.

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Resumindo: 

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Encarar a nossa vida como um sistema nos dá uma perspectiva mais correta para a busca da realização pessoal. Identificar nossos papéis em cada domínio servirá de base para estabelecermos nossos objetivos. Harmonia em nossos relacionamentos significa tanto ter nossas expectativas atendidas, como também atender as expectativas das pessoas que são importantes para nós.

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Capítulo 3

A VITÓRIA QUÁDRUPLA

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A Vitória Quádrupla Neste capítulo:  

Reconhecer situações que não tragam benefícios para todas as áreas de nossa vida. Vitória quádrupla é vencer quatro vezes.

FAÇA AS COISAS CERTAS O pior uso que podemos dar ao nosso tempo é usá-lo em atividades que não trazem benefício algum para a nossa vida e nem para o nosso crescimento pessoal. Pense na horrível situação da escravidão no Brasil no século XIX, por exemplo. O escravo era obrigado a empregar seu tempo em atividades que além de não trazer benefício algum a ele (só aos senhores), ainda por cima consumia rapidamente sua saúde. Ok, eu concordo que a escravidão é uma situação extrema na qual a pessoa envolvida não tinha muita escolha. Então vejamos algo mais atual. Faz sentido um profissional trabalhar horas em excesso todos os dias e ir pouco a pouco prejudicando o seu descanso, a sua saúde e a sua situação familiar? Por mais que ele se sinta realizado e obtenha prazer com o tempo dedicado ao trabalho, vale mesmo a pena sacrificar os outros domínios em prol de apenas um? Não parece até uma situação comparável à escravidão, onde temos um que é beneficiado à custa de outro que foi prejudicado? Ás vezes nos damos conta de que estamos empregando o nosso tempo em antonioalbiero.com


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atividades que não estão dando um retorno integral a todos os nossos domínios. Aí a sensação de perda e prejuízo é igual àquela que sentimos em relação à perda de dinheiro. Sentimos uma espécie de inquietude, um ‘não sei o que’, que geralmente quer dizer que não estamos fazendo aquilo que deveríamos estar fazendo. Escolhemos as aplicações erradas para o nosso Tempo e por isso desperdiçamos tempo e energia inutilmente... Como então evitar essa situação e identificar as boas aplicações para o nosso precioso recurso, o Tempo? É fácil. É só fazer as coisas certas. E como identificar as coisas certas a serem feitas? Simples. São as atividades ou trabalhos que te colocam mais perto de seus objetivos em cada papel e em cada domínio. A esse princípio dou o nome de vitória quádrupla. Esta é mais uma chave poderosa capaz de abrir muitas portas de oportunidades.

Vitória Quádrupla Você obtém uma vitória quádrupla (4x) quando a atividade traz ganhos simultâneos para todos os quatro domínios: LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e SER.

Use este princípio para avaliar suas atividades atuais e selecionar todas as atividades e projetos futuros. Deixe este princípio guia-lo sempre em suas decisões sobre como melhor empregar seu tempo. Renegocie e reavalie atividades atuais com base nesses critérios e comece a eliminar as más aplicações do seu tempo.

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As coisas certas a fazer sempre serão aquelas que beneficiem sua vida por inteiro e não apenas parte dela. Faça mais das coisas certas a serem feitas!

A VITÓRIA QUÁDRUPLA Como já dito, a vitória quádrupla é vencer simultaneamente nos quatro domínios da vida. É optar por objetivos, metas e atividades que proporcionem ganhos para todas as quatro áreas e não apenas em uma ou duas delas.

Por exemplo, suponha que você está considerando fazer uma viagem de férias com a sua família para visitar alguns amigos. Essa viagem vai proporcionar a oportunidade de desfrutar de momentos agradáveis e de convivência com seu cônjuge e filhos (LAR). Vai recarregar as suas baterias e proporcionar momentos de relaxamento (SER) para voltar ao TRABALHO com mais energia. A visita vai intensificar as relações com seus antigos amigos (COMUNIDADE). Nota-se que a viagem proporcionará ganhos em todos os domínios, sendo um ótimo objetivo para investir o seu tempo. antonioalbiero.com


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Outro exemplo: imagine que você está considerando investir em um curso de aperfeiçoamento pessoal ou profissional, como uma pós-graduação. Todo curso é um investimento não só de tempo, mas de dinheiro. Ao refletir sobre os benefícios do curso você conclui que ele trará mais conhecimentos e senso de realização (SER), proporcionará contatos profissionais com os professores e os outros alunos (COMUNIDADE), além de melhorar suas chances de promoção (TRABALHO), que proporcionarão mais recursos (em forma de remuneração) para a sua família (LAR). O curso tem potencial de ganho em todas as áreas, portanto é uma excelente opção de investimento de tempo.

EXPERIMENTO Ao longo dos próximos dias vá gradativamente aplicando o princípio da vitória quádrupla para selecionar tarefas e projetos. Com a ajuda das outras técnicas que veremos mais a frente, vá eliminando eventuais tarefas que estejam trazendo apenas benefícios parciais para a sua vida.

Resumindo: 

Situações e tarefas que não tragam ganhos para todas as áreas de nossa vida não valem o investimento de tempo.



Usar o princípio da vitória quádrupla para selecionar as tarefas certas para dedicarmos nosso tempo.

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Capítulo 4

METAS E OBJETIVOS

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Metas e Objetivos Neste capítulo:    

A sua responsabilidade pela conduçãode sua vida. Focar no que se quer. Estabelecer Objetivos e Metas O modelo ESPERTA

SUA VIDA, SEU BARCO Tenho mais uma analogia para a sua reflexão. É uma comparação da sua vida com um barco a vela no oceano. Há duas maneiras de você conduzir um veleiro no oceano. Um dos jeitos é fácil e passivo. É só você deixar o seu barco ao sabor das ondas e dos ventos. É no estilo daquela música do Zeca Pagodinho: "deixa a vida me

levar, vida leva eu". Você simplesmente vai indo, indo, indo para onde a natureza o levar. Vai vivendo dia após dia e reagindo ao que vai acontecendo. Às vezes, você encalha numa praia. Pode ser um lugar bacana e abundante. Também pode ser um lugar deserto e sem graça. O lugar onde você foi parar não dependeu de você. Dependeu das forças externas (ondas e ventos), as quais você entregou o seu barco e sobre as quais não tem muito controle. antonioalbiero.com


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Outra maneira de conduzir o seu barco é de forma ativa. Você sabe aonde quer chegar. Você estende as velas e usa as forças dos ventos e das marés para impulsionar o barco na direção que você escolheu. Você segura o leme firme e vai corrigindo o curso quando necessário para manter o barco na rota correta até chegar ao destino anteriormente escolhido. Aqui você participa diretamente da condução do seu barco. A forma ativa parece simples (afinal, é só escolher o destino e conduzir o barco até lá), mas não é tão fácil assim. Precisa de dedicação, trabalho e atenção para fazer as correções de rota sempre que necessário. Qual o ponto importante desta analogia? É o seguinte: não importa qual a maneira escolhida por você para conduzir o seu barco, de qualquer maneira a responsabilidade é e será sempre sua. Se você preferir usar a forma passiva e o seu barco vier a aportar numa praia que você não goste, você não tem direito nenhum de reclamar. Afinal, você poderia ter direcionado o barco para outro destino antes de chegar nessa praia, porém você não fez isso... Vários de meus clientes de Coaching têm queixas parecidas:  Não consigo alcançar aquilo que eu gostaria de obter  não cheguei à praia certa. 

Vejo outras pessoas crescendo enquanto eu não saio do lugar  vejo barcos se distanciando em direção a praias melhores enquanto o meu barco está aqui, parado nesta praia sem graça.



Não encontro sentido nisto que eu estou fazendo profissionalmente  a minha praia está muito chata!

Mas lembre-se. O barco é seu. VOCÊ escolhe se quer ficar, se quer partir, se quer ir para o norte ou para o sul. Só não vale antonioalbiero.com


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ficar na praia reclamando do vento e das marés, das outras pessoas, do azar e do país. Ou ficar com medo de voltar para o mar... ASSUMA a sua responsabilidade e decida em qual porto você quer chegar. Continue lendo para aprender como conduzir seu barco de forma eficiente e eficaz. Mãos ao leme e boa viagem.

O QUE VOCÊ QUER? A maioria das pessoas sabe muito bem o que não quer. Não querem ter uma doença, não querem sofrer a falta de dinheiro, não querem ter um casamento fracassado, não querem um trabalho desagradável... Mas quando você pergunta o que elas realmente querem... A reação muitas vezes será um olhar de lado, alguns momentos de silêncio e como resposta: “não sei bem”. As pessoas sabem dizer prontamente onde não querem chegar, mas raramente sabem onde é que querem chegar. Seria engraçado, se não fosse trágico. Pessoas que não sabem o que querem passam a vida tentando descobrir, experimentando de tudo e investindo o precioso recurso do seu tempo em atividades que não contribuem nem para o crescimento e nem para a evolução pessoal delas.

Na nossa metáfora do barco, ficam ao sabor das ondas e das marés para ver o que vai dar.

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Minha teoria a respeito disso é a seguinte: as pessoas têm medo de cometerem um erro ao optar por uma possibilidade e assim deixar de lado centenas de outras opções. E se mais tarde elas se arrependerem da decisão tomada? É mais fácil culpar as marés da vida do que reconhecer as consequências e a própria responsabilidades pelas suas más escolhas. Vou te contar um segredo. Preparado? Sabe qual a principal diferença entre pessoas bem-sucedidas e as que não são? As pessoas bem-sucedidas decidem o que querem e vão em busca disto. Pessoas bem sucedidas estabelecem objetivos e metas para alcançarem o que desejam. Elas investem seus recursos de tempo em atividades que estão alinhadas com seus objetivos de vida e que proporcionem crescimento e evolução pessoal.

UM RELATO SOBRE O PODER DO FOCO

Há relatos sobre um estudo realizado em 1953, por estudiosos da faculdade norte-americana de Harvard. Os pesquisadores decidiram realizar um levantamento com alunos que estavam se formando naquele ano. Havia muitas perguntas no questionário perguntando sobre todo tipo de coisa. Uma das perguntas era: você tem por escrito os seus objetivos? Apenas 3% dos alunos responderam“sim” a esta pergunta. Após 20 anos, os mesmos alunos foram convidados a responder a uma nova pesquisa, desta vez ainda mais abrangente. Quando os dados foram analisados, descobriu-se que os 97% 3% que metas por escrito tinham uma renda superior aos demais dos tinham alunos suas juntos! antonioalbiero.com


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Existe poder no foco. Quando temos clareza sobre aquilo que queremos e fixamos o nosso olhar no alvo, perseguimos esse objetivo com mais motivação interior e aumentamos enormemente as possibilidades de chegar onde queremos.

COMO ESTABELECER OBJETIVOS E METAS A partir de agora passaremos a falar sobre Objetivos e Metas. As palavras são sinônimas, mas não têm o mesmo significado. Vou dar uma comparação para ajudar a entender melhor qual é a diferença. Imagine que você planeja viajar com seu carro em direção ao Oeste. Para isso você estabelece um plano: ir de cidade em cidade, na direção Oeste, visitando uma por dia. Ao ir passando pelas cidades diariamente, você vai cumprindo a meta que você determinou no seu planejamento da viagem. Porém sempre há mais Oeste ( objetivo) para ir seguindo em frente. O objetivo é mais amplo e significativo e está associado com a finalidade geral ou missão de sua vida. Os seus objetivos de vida juntos respondem à pergunta “por que eu vivo?”. Já as metas são as etapas específicas ou passos que ao serem dados aproximam você dos seus objetivos.Elas respondem à pergunta “como conseguir o que eu quero para a minha vida?”. Exemplificando. Você pode estabelecer objetivos de vida como o de ser o melhor profissional de sua área, ser um bom pai, montar uma empresa de sucesso etc. Esses são exemplos de“Oeste”. Ao pensar em como você pode ser o melhor profissional, ou como ser um bom pai, ou como montar uma empresa etc. aí você começa a pensar nos passos concretos a serem dados. Passos são metas.

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Remetendo à nossa analogia, objetivos são a praia para onde você aponta o seu barco. As metas são os ventos, a corrente marítima e a sua condução ativa que levarão o seu barco até lá.

DETERMINE SEUS OBJETIVOS Agora é hora de determinar o que você quer. Se você está me acompanhando desde o começo, então a esta altura você já determinou os seus papéis em cada um dos quatro domínios. Ainda não? Pois então eu convido você a fazer isso antes de continuar. Tudo certo? Ótimo. Agora vem a pergunta chave. Para que você tenha objetivos estabelecidos de forma mais abrangente possível, cobrindo todas as áreas de sua vida, vamos utilizar como base os papéis que você identificou.

O que você quer alcançar, obter, tornar-se ou ser (objetivos) em cada um dos seus papéis?

EXPERIMENTO Determine seus objetivos para cada um dos seus papéis de vida. O que você realmente e verdadeiramente quer alcançar, obter, ser ou tornar-se em cada papel identificado?

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ALGUNS EXEMPLOS DE OBJETIVOS Papel Objetivo Mãe Ser a melhor mãe para os filhos, educar os filhos. Gerente de vendas Ajudar a equipe atingir as metas mensais de vendas. Voluntária Coordenar as campanhas de arrecadação. Agora é a sua vez. Faça para você uma tabela como a abaixo e preencha com pelo menos dois objetivos para cada um de seus papéis.

Domínios LAR

TRABALHO

COMUNIDADE

SER

Papéis

Objetivos Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B: Objetivo A: Objetivo B:

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DETERMINE METAS E SPERTAS Com os seus objetivos estabelecidos para cada um dos seus papéis, vamos agora pensar nos passos necessários para alcançar cada um deles. Vamos criar metas. É importante estabelecer metas não apenas para o momento presente ou curto-prazo apenas. Pense em termos de metas para os próximos 12 meses, 3 anos, 5 anos e 10 anos. Para cada papel, para cada objetivo, tenha uma visão de longo prazo e determine o que você quer obter, tornar-se e alcançar em cada um deles. Para estabelecer suas metas, utilize o modelo dameta ESPERTA. Cada letra da palavraESPERTA é a letra inicial de um dos componentes que estruturam como deve ser uma meta completa e bem formulada. Uma meta bem formulada e estruturada deve ser/ter: Específica (Específica, Positiva e Pessoal);

Sistêmica; Prazo; Evidência; Recursos; Tamanho; Alternativas (Incluindo Obstáculos).

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A meta deve ser Específica, Positiva e Pessoal É preciso especificar detalhadamente o que você quer conquistar, com riqueza de detalhes e dados. Uma meta vaga e imprecisa não é clara o suficiente para criar motivação em nível cerebral. Ninguém dá um passo para frente sem ter antes clareza de onde vai pousar o pé. “Eu quero ganhar muito dinheiro”... humm... meio vago. Quanto é muito? “Eu quero ganhar 1 milhão de reais.” Ah! Agora sim. Você foi específico. Sua meta precisa ser elaborada em termos positivos. Uma meta negativa, tipo “Eu não vou comer demais”, criaa situação mental oposta desse comportamento. É o mesmo que dizer “Não pense numa maçã vermelha”. Você já pensou. O correto é “Eu vou comermetade do que eu costumo comer no almoço”. Uma meta deve ser pessoal. É sua. Será desejada, iniciada, planejada e executada por você. Se você não está perseguindo as suas próprias metas, então provavelmente você deve estar executando as metas que outras pessoas colocaram para você! Outro detalhe, que é a diferença que faz a diferença: escreva suas metas! Meta só é meta se estiver por escrito.

A meta deve ser Sistêmica Avalie de antemão se a meta pretendida trará impactos negativos ou positivos ao seu sistema de vida. Não podemos perder de vista o princípio da vitória quádrupla nem por um momento. A meta vai proporcionar uma vitória quádrupla? Como ela afetará as expectativas das pessoas significativas para mim? O que você ganha ao conquistar essa meta? E o que você perde ao conquistar a meta? Todos ganharão se esta meta for conquistada? Quem perderá? antonioalbiero.com


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Questione: a meta vai se encaixar na sua vida de forma harmoniosa e trará ganhos para todos os domínios (LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e SER)?

A meta deve ter Prazo Toda meta precisa ter uma data de conclusão, um prazo para ser realizada. Mesmo que você não saiba com precisão qual a data pretendida, é muito importante que fixe uma data específica. O prazo dará uma sensação de urgência ao seu cérebro, gerando motivação e energia para que as ações requeridas pela meta sejam de fato executadas. É uma ajuda e tanto!

A meta deve ter Evidências (indicadores) de conclusão É preciso determinar de antemão quais serão as evidências ou parâmetros que confirmarão a realização da sua meta. O que precisa acontecer, ser obtido ou ser realizado para declarar a meta como concluída? Sem esses parâmetros como você saberá se a meta foi atingida realmente? Por exemplo, se a sua meta for emagrecer, determine o peso que a balança deve mostrar para declarar a dieta como concluída. Se você quer aumentar a sua renda, determine qual o novo valor especificamente.

A meta deve ter Recursos para ser executada É preciso identificar os recursos (já existentes ou não) que serão necessários para conquistar sua meta. Quais conhecimentos, habilidades, recursos financeiros, recursos materiais e pessoas você precisa mobilizar para alcançar a sua meta? Os recursos já estão disponíveis ou precisam ser obtidos ou desenvolvidos?

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A meta deve ter seu Tamanho dimensionado Avalie o tamanho de sua meta. Se ela for pequena demais, ela não será tão motivadora assim. Proponha uma meta ambiciosa, mas não impossível. Que ela seja um pouco maior que a sua zona de conforto. Ninguém dá um passo maior do que a perna, certo? Porém para andar mais rápido, nós aumentamos o tamanho do passo um pouquinho a mais. Se ainda assim a meta for grande demais para você, sem problemas. Divida sua meta em etapas (sub-metas) a serem trabalhadas individualmente. Veja o tópico sobre projetos mais a frente no livro.

A meta deve ter Alternativas (com identificação de Obstáculos) para ser realizada Com a meta especificada, avaliada, positiva, datada, evidenciada e dimensionada chegou o momento de estabelecer o plano de ações. Em coaching chamamos essas ações de‘tarefas’. Como fazer Liste os três principais passos para sair do ponto em que você está e chegar ao ponto de conquista de sua meta. Que passos são esses? 

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

O seu plano deve ser específico, respondendo obrigatoriamente as perguntas: O quê? Quem? Quando? Quanto? Onde? Como? Por quê? É importante também pensar nas limitações e obstáculos que podem surgir no seu caminho. Portanto elabore também um plano de contingência para o caso das coisas não saírem do jeito que você espera. Assim você terá alternativas de ação para quaisquer cenários que surgirem no caminho. antonioalbiero.com


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EXPERIMENTO Usando o modelo ESPERTA, crie metas para os objetivos que você estabeleceu no experimento anterior.

Para cada objetivo determinado na tabela anterior, estabeleça suas metas e o plano de ações usando o modelo proposto.

Domínios

Papéis

Objetivo

LAR TRABALHO COMUNIDADE SER

Domínio: (

)LAR ( )TRABALHO ( )COMUNIDADE ( )SER

Descrição Data detalhada conclusão, (PRAZO) da Meta (QUEM, COMO, QUANDO, ONDE, POR QUE, QUANTO)

Específica, Positiva Pessoal Sistêmica e Dimensionada

Recursos

(FÍSICOS, HUMANOS, FINANCEIROS, CONHECIMENTOS, HABILIDADES)

Indicadores que comprovam o alcance da meta

Papel/Objetivo:______ Planos alternativos

(QUEM, COMO, QUANDO, ONDE, POR QUE, QUANTO)

Plano 1

Plano 2

Plano 3

(EVIDÊNCIAS)

Crie planos alternativos considerando vários cenários e possíveis obstáculos.

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Resumindo:    

Você é e sempre será o responsável por conduzir ativamente a sua vida. Estabeleça os “Porquês” (objetivos) e “Comos” (metas) de sua vida, para cada papel. Use o poder de pôr as coisas importantes por escrito. Use o modelo ESPERTA para guiá-lo na criação de suas metas.

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Capítulo 5

FAÇA MAIS DAS COISAS QUE VALEM A PENA SEREM FEITAS

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Faça as coisas que valem a pena Neste capítulo:  

Classificar seus afazeres como importantes, urgentes e circunstanciais. Concentre-se nas tarefas que são importantes.

O CAMINHO ATÉ O MOMENTO Neste ponto da leitura você já compreendeu que a sua vida é um sistema. Você identificou com clareza quais são os seus papéis e seus objetivos para eles. Estabeleceu também metas de curto e longo prazo com planos de ações para que seus objetivos sejam alcançados. Em outras palavras, você sabe aonde quer chegar e tem um plano para chegar lá. Basta começar. Só que além das novas tarefas que você elencou para concretizar suas metas, existem em sua vida dezenas de outras tarefas e responsabilidades, que requerem sua atenção. Então, como achar “tempo” para encaixar as novas tarefas no seu dia a dia?

FAÇA UM INVENTÁRIO DE SUAS TAREFAS Vamos fazer o seguinte. Vamos começar a classificar as suas tarefas em três categorias distintas, de modo a separar o que você tem que fazer em três caixas diferentes. As categorias que usaremos serão estas: Importante; Urgente; Circunstancial.   

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Nada melhor do que um exemplo para entender a diferença entre estas categorias. Imagine que você tem um amigo médico. Se esse amigo te convidar para assistir um documentário sobre cirurgias cardíacas, você aceitaria? Depende, certo? Se você for um estudante de medicina, talvez você tenha interesse em assistir esse tipo de produção. Pode até ser que seja importante assistir, como parte de um trabalho para a sua faculdade. Se você for assistir apenas para agradar seu amigo (você nem gosta de documentários) ou porque não tem nada melhor para fazer, você cedeu à força das circunstâncias . Note a diferença:  Importante: a tarefa está alinhada com seus objetivos (no exemplo, sua formação profissional). 

Circunstancial: a tarefa não agregará nada em termos de colocá-lo mais perto de seus objetivos. São ações que você faz no embalo do momento ou por conta da influência de outras pessoas.

Continuando nosso exemplo. Imagine que um de seus objetivos principais no domínio do SER seja manter uma boa saúde. Portanto éimportante você ter como meta agendar uma consulta com um cardiologista para fazer exames e realizar um diagnóstico preventivo. A consulta é uma atividade que não tem uma obrigatoriedade de data para ser feita (dificilmente você conseguirá uma consulta com um cardiologista num prazo curto), mas deve ser realizada para colocá-lo mais perto de seus objetivos na área da sua saúde física. antonioalbiero.com


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Mas e se de repente você começar a sofrer um infarto? A tarefa que antes era importante passou para o nível do urgente ! Agora a consulta ao cardiologista não pode esperar para ser realizada, tem que ser feita já ou a situação pode se tornar um desastre (pelo menos para você). Resumindo: Tarefas importantes: estão alinhadas com os seus objetivos e não tem um prazo definido para serem realizadas. Tarefas urgentes: são tarefas inesperadas que irrompem em sua vida ou que simplesmente fugiram do controle e que devem ser atendidas antes de se tornarem desastres. Tarefas circunstanciais: são as tarefas que não agregam valor algum aos seus objetivos. São feitas por força das circunstâncias. 

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Quanto mais tempo você dedicar às tarefas importantes, menos propenso a ceder às tarefas circunstanciais você será e menos emergências e incêndios você terá que cuidar no seu dia a dia. Isso porque as tarefas importantes vão dando conta e prevenindo as urgentes de acontecerem.

O QUE PODE SER CONSIDERADO IDEAL? Note que não devemos ficar engessados, fazendo só aquilo que planejamos. É preciso ter flexibilidade. Além disso, é impossível tirarmos as urgências e as atividades circunstanciais de nossas vidas. Às vezes temos que fazer tarefas difíceis, chatas ou desagradáveis. O gráfico mostra qual seria a “proporção modelo”, isto é, a distribuição ideal entre as tarefas importantes, urgentes e circunstanciais que devemos buscar alcançar em nosso dia a dia. antonioalbiero.com


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70% das tarefas devem ser importantes, 20% urgentes e 10% circunstanciais.

EXPERIMENTO Faça o seu inventário de tarefas. Anote por duas semanas numa lista todas as tarefas que você fizer ou que forem surgindo. Classifique-as em uma das três categorias: importantes, urgentes ou circunstanciais. Anote também quanto tempo você empregou para fazer as suas tarefas. Quantas horas por dia e por semana foram usadas para cada tipo de tarefa?

O que você fará para se concentrar nas tarefas importantes e reduzir as urgentes e circunstanciais?

COMO LIDAR COM AS TAREFAS URGENTES? Normalmente uma tarefa que agora é urgente era antes uma tarefa importante que não teve a atenção devida. Há também aquelas que simplesmente irrompem em sua vida sem aviso. Quando passar por uma situação urgente pergunte-se: Por que essa atividade foi urgente? Como eu poderia ter prevenido isso de acontecer? O que farei no futuro para prevenir que isso se torne urgente novamente?

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Dicas úteis para lidar com as urgências: 

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Aprenda com as urgências. Estude-as, compreenda-as e planeje ações futuras para evitar que elas ocorram novamente. Não entre em pânico. Enderece a urgência o quanto antes para evitar que ela se transforme em um desastre. Reveja as suas prioridades do dia. Assim você evitará ficar sobrecarregado. Se possível, delegue ou divida a urgência com alguém que possa ajudá-lo.

COMO LIDAR COM AS TAREFAS NÃO IMPORTANTES? Lembre-se: a maestria do tempo requer a realização de tarefas que o aproximem de seus objetivos e que tragam ganhos em todos os domínios de sua vida. Portanto, de forma responsável e progressiva, interrompa, rejeite ou passe adiante tarefas que não estão alinhadas com os seus objetivos mais amplos. Quando identificar tarefas que estão desperdiçando o seu tempo, você deve tomar uma das seguintes ações: 

Interrompa (abandone) a tarefa:avalie se é possível parar a execução de uma tarefa. Se não houver impactos colaterais, tarefas podem ser abandonadas praticamente de imediato. Por exemplo, a leitura de um livro cujo tema não esteja alinhado com as suas metas pode ser abandonada. Não há obrigação alguma em terminar o livro simplesmente por que você começou a leitura. Projetos e atividades também podem ser abandonados se não houver maiores consequências para outras pessoas. Lembre-se: não desperdice seu tempo em algo que não está trazendo ganhos em todos os domínios. antonioalbiero.com


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• Delegue a tarefa: outra boa opção é passar a tarefa para outra pessoa realizar em seu lugar. Assim você libera seu tempo para as coisas que fazem mais sentido para seu crescimento. Para a pessoa que recebe a tarefa pode ser uma oportunidade de aprendizado e crescimento. A situação tem que gerar um“ganha-ganha” para todos os envolvidos. Porém lembre-se de que a outra pessoa nunca fará a tarefa do mesmo jeito que você. Ela pode ainda estar aprendendo. Acompanhe e auxilie. Por exemplo, a dona de casa que contrata uma diarista para cuidar da limpeza de sua casa sabe que a pessoa não fará a limpeza do mesmo jeito ou com a mesma qualidade que ela. Ainda assim, o tempo que ela ganha com o trabalho da diarista é compensador. Observação: nem sempre a delegação transfere a responsabilidade para a outra pessoa. Se for este o caso, lembre-se de supervisionar o andamento do trabalho marcando pequenas reuniões de acompanhamento e estando disponível para consultas. 

Rejeite a tarefa, diga “não”: Ao rejeitar uma tarefa, use um pouco de flexibilidade para lidar com a solicitação de outras pessoas, dizendo não com elegância:  Indique outra solução: ofereça uma saída ou indique um substituto para fazer a tarefa ao invés de você. Assim você evita deixar a pessoa na mão. 

Negocie o prazo: se não houver como encaixar a tarefa em sua agenda no momento, negocie a realização da mesma para uma data futura.



Não se acanhe em dizer não. “Não” foi a palavra que mais ouvimos na infância. Então estamos preparados para ela. Você não precisa estar sempre disponível para os outros. antonioalbiero.com


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Se você suspeitar que ouvir seu não será doloroso para a outra pessoa, então não adie. Vá direto ao ponto. Deixar para dizer um não mais tarde, quando você já decidiu não fazer, só vai prolongar o sofrimento.



Seja sincero e diga não: explique exatamente por que você está recusando o serviço (as pessoas são mais compreensivas com isso do que se imagina). Dizer não é tão difícil que as pessoas na verdade admiram aqueles que têm essa capacidade.

Algumas frases úteis que ajudam a dizer não: 

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





Não, obrigado! Desculpe, mas eu não estou mais _______________ neste momento da minha vida. Desculpe, mas estou com outras prioridades neste momento. Eu tenho tantos compromissos no momento que não posso me comprometer com mais nada. Neste momento, não poderei ajudá-lo. Obrigado. Esse é o tipo de coisa que eu adoraria fazer se tivesse mais tempo livre.

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Resumindo: 

Devemos ter consciência sobre qual éa categoria da tarefa que temos que fazer.

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Concentre-se nas tarefas que são importantes e elimine o excesso de tarefas circunstanciais.

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Aprenda com as emergências e previna-se.

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Use a interrupção, a delegação e a rejeição como ferramentas para filtrar tarefas não-importantes.

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Capítulo 6

MANTENHA SUA VIDA SOB CONTROLE

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Um Método de Controle Neste capítulo: 

Um método estruturado para organizar e administrar sua vida.

C’EST LA VIE (é a vida)...

Todos percebem que a complexidade e velocidade da vida aumentaram consideravelmente nas últimas décadas Todos nós somos inundados diariamente por informações e solicitações das pessoas ao nosso redor, de nossos colegas de trabalho, de nossos clientes... Sem contar as situações que entram inesperadamente em nossas vidas e das ações e compromissos futuros ou em andamento que estão sob nossa responsabilidade ou que estamos acompanhando. Para não se perder no labirinto, permanecer no controle de tudo o que está acontecendo e além disso ir direcionando sua vida para os seus objetivos, é necessário ter um método de administração de vida.

O MÉTODO QUE VAI REVOLUCIONAR SUA VIDA O método aqui abordado é uma variação do método GTD (Getting Things Done) desenvolvido por David Allen. O GTD é um sistema excelente de organização pessoal, adotado com sucesso por milhões de pessoas ao redor do mundo. antonioalbiero.com


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EXPERIMENTO Este capítulo descreve um método de organização pessoal adaptado do GTD de David Allen.

Leia o capítulo inteiro uma vez para ganhar uma visão geral do método e depois volte para uma segunda leitura. Aí à medida que for lendo vá seguindo as instruções e adotando as técnicas em sua vida.

MATERIAL NECESSÁRIO Para utilizar o GTD tudo o que você necessita são de algumas “caixas de entrada”, listas de tarefas e um calendário ou agenda.

Você pode utilizar tanto recursos “analógicos” (papel e caneta) ou digitais (aplicativos em laptops, smartphones, ferramentas do Google etc). Utilize aquilo que fizer mais sentido para o seu caso. Eu por exemplo, sintome mais à vontade com meu caderno. É simples e rápido de acessar e utilizar.

O método tem como base os seguintes princípios: Manter sua lista de afazeres em um local seguro, confiável e fora da sua cabeça (consulte o capítulo sobre estresse mais a frente). 

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Dedicar tempo somente para atividades que estejam alinhadas com suas metas e objetivos. Privilegiar atividades que resultem na vitória quádrupla: LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e SER.

AS ETAPAS DO MÉTODO

O método consiste de quatro etapas simples, que serão vistas em detalhe ao longo deste capítulo: 1. Coletar 2. Revisar 3. Processar 4. Fazer

ETAPA 1: COLETAR Diariamente diversas coisas, solicitações e informações adentram nossas vidas tanto do exterior quanto do nosso interior. E-mails, pedidos verbais, correspondência, panfletos, contas a pagar, compromissos futuros, sites que visitamos etc são alguns exemplos de itens que chegam do exterior.

Nossos planos, projetos, desejos e novas ideias são exemplos de itens que brotam de nosso interior. antonioalbiero.com


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Os objetivos da etapa de coleta são: Recepcionar com segurança aquilo que chega às nossas vidas, evitando que se perca ou que sejam esquecido. Manter os novos itens que chegam numa “fila de espera”, aguardando o momento em que você tomará uma decisão a respeito do assunto. Manter nosso cérebro livre da função de memorizar coisas a fazer, mantendo os itens que chegam fora de nossa cabeça, num lugar seguro e organizado (veja as razões no capítulo sobre estresse mais à frente). 

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Para cumprir este objetivo precisamos criar caixas de entrada, onde armazenaremos esses novos itens em segurança e de maneira centralizada à medida que forem aparecendo.

Como fazer: Quantas caixas de entrada são necessárias? Tente manter o número máximo entre três e quatro caixas. Por exemplo: - sua caixa de entrada do e-mail; - uma caixa portátil, para você carregar e ter sempre à mão; - uma caixa física para capturar itens físicos, como correspondência, panfletos, contas a pagar etc. Como dito, a “caixa” para transportar com você e ter sempre à mão pode ser:  

caderno e caneta; fichas/cartões e caneta; antonioalbiero.com


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 

laptop; telefone celular (smartphone);

Para laptop e smartphones existem centenas de aplicativos que podem ser utilizados. Basta procurar por‘GTD’ nos repositórios. Eis algumas opções:    

Evernote; Wunderlist; Todoist; Ferramentas do Google (Calendar, Gmail, Google Drive etc).

Independente da opção escolhida, ela tem que ser rápida de ser acessada e confiável. Cuidado para não cair na armadilha de ficar só testando aplicativos e ferramentas para escolher a melhor. Eu sei que isto é divertido, mas não é este o foco. Comece a usar o sistema com as ferramentas mais simples possíveis. No meu caso eu optei pelo "sistema analógico": caderno e caneta. Para mim é mais rápido abrir meu caderno e simplesmente rabiscar rapidamente o item que eu quero capturar. Porém cada um é cada um. Escolha a ferramenta que mais fizer sentido para você e seu modo de ser.

ETAPA 2: REVISAR Após ter capturado os itens que vão chegando às suas caixas de entrada, é preciso resolver o que fazer com eles. É aí que entra a revisão. A revisão será a oportunidade em que você irá esvaziar as suas caixas de entrada, tomando uma decisão a respeito de cada item que foi capturado.

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São dois os tipos de revisões: revisão diária; revisão semanal;  

Tanto as revisão semanais como as revisões diárias devem acontecer de preferência em momentos fixos do dia e da semana. A revisão diária é menor e mais rápida, dedicada a revisar seus e-mails e suas tarefas corriqueiras ou que tenham maior prioridade. Reserve um bloco de tempo de manhã e de tarde para verificar seus e-mails e suas listas de coisas a fazer. Já a revisão semanal deve acontecer periodicamente e tem que tornar-se um hábito para a vida inteira. É na revisão semanal que você realizará planejamentos e tomará decisões importantes de médio e longo prazo. Para a revisão semanal, reserve um bloco de tempo maior, de uma ou duas horas. A sexta-feira à tarde ou o fim de semana são boas opções para a maioria das pessoas. Opte pelo que fizer mais sentido para o seu caso.

Como fazer: Durante a revisão, processe item a item de sua caixa de entrada, começando pelo primeiro. A regra de ouro é: item tocado é item processado. 

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Vá tomando uma decisão a respeito de cada item. Não devolva o item para a caixa. Tome uma decisão a respeito do item imediatamente de acordo com as técnicas de processamento que veremos no próximo passo do método. Repita para cada item, passando um a um até que todos tenham sido processados e a caixa de entrada esteja vazia.

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Verifique no seu calendário quais são os eventos e compromissos das próximas semanas. Verifique se alguma ação de preparação é necessária para os compromissos futuros e coloque-os em sua lista de coisas a fazer. Revise suas listas de coisas a fazer, selecionando e planejando quais tarefas serão realizadas na próxima semana. Revise a sua lista de trabalhos que estão aguardando conclusão por outras pessoas e planeje acompanhamentos.

ETAPA 3: PROCESSAR Como explicado, nas suas revisões diárias e semanais você processará os itens em suas caixas de entrada, tomando uma decisão a respeito de cada um deles. As decisões possíveis são: a) Descartar; b) Fazer pela regra dos dois minutos; c) Delegar; d) Agendar; e) Arquivar; f) Incubar;

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a) Descartar Para cada item retirado de sua caixa de entrada durante as revisões, faça as seguintes perguntas: • Este item tem relação com minhas responsabilidades, metas e objetivos? • Este item me proporcionará uma vitória quádrupla (no LAR, TRABALHO, COMUNIDADE e no domínio do SER)? Se o item não passar no teste, descarte-o (jogue-o fisicamente no lixo ou “diga não” a ele). Se ele não te coloca mais perto dos seus objetivos ou não proporciona ganhos em todos os domínios de sua vida está claro que ele será um desperdício de tempo e, portanto, não merece sua atenção.

b) Fazer pela regra dos dois minutos Se um item requer uma ação de sua parte, simplesmente acrescente-o à sua lista de coisas a fazer. Porém, muita atenção: caso essa ação não vá levar mais do que dois minutos para ser feita nem coloque na lista. Faça imediatamente. Retornar uma ligação, escrever um e-mail ou buscar uma informação no Google são bons exemplos de coisas que tomam menos do que dois minutos. Então não enrole. Faça logo o que tem que ser feito e em seguida marque essa ação como concluída.

c) Delegar Pondere se a tarefa necessita ser realmente feita por você pessoalmente. Pode ser uma boa ideia delegar a tarefa para que outra pessoa a faça. Outro caso possível é quando você necessita de uma informação ou que uma parte do trabalho seja feita por outra pessoa antes de você poder continuar antonioalbiero.com


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com ele. Nesse caso, encaminhe o trabalho para a pessoa correspondente e coloque o item numa lista de “Aguardando”, anotando a data de envio e a data prometida de conclusão.

d) Agendar Tenha uma agenda ou calendário para marcar seus compromissos futuros. Sempre que um item de sua caixa referir-se a uma tarefa que precisa ser feita num dia e hora específicos, marque a tarefa na sua agenda. Assim, durante as suas próximas revisões semanais você pode dar uma olhada com antecedência no que você tem marcado para os próximos dias. Com essa informação em mãos, você poderá então planejar melhor sua semana e, se necessário, preparar-se com antecedência para o compromisso.

e) Arquivar Um dos itens em sua caixa de entrada pode ser simplesmente uma informação que você queira guardar para referência futura. Por exemplo, cartões de visitas, números de telefone, folhetos, catálogos etc. Esses itens devem ser arquivados de forma que, quando necessários, sejam rapidamente encontrados (afinal, não queremos desperdiçar o nosso tempo procurando algo, certo?). Um bom sistema de arquivamento para itens físicos é aquele que utiliza a ordem alfabética como índice, usando a primeira letra do nome do assunto em questão. antonioalbiero.com


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Você pode adquirir uma pasta sanfonada ou similar para utilizar como arquivo. Por exemplo, o folheto do restaurante “Garfo de Ouro” podeser arquivado debaixo da letra “R” (de restaurante) ou “G” (donome do estabelecimento). Dessa forma, você só terá que procurar em duas ou três letras de sua pasta (e não em todas as gavetas da sua casa!).

Da mesma forma, tenha uma agenda para arquivar endereços de e-mail e números de telefone importantes. O mesmo método pode ser utilizado para itens digitais (documentos, e-mails etc.). No entanto o mecanismo de busca dos computadores torna a busca mais fácil.

f) Incubar Alguns itens de sua caixa podem representar seus próprios planos, projetos e desejos. Coisas que você tem vontade de fazer, mas que não necessariamente tem que ser feitos agora. Aprender chinês, pular de paraquedas, visitar Paris, montar um negócio próprio... Por que não? Tenha uma lista de incubação (o GTD chama essa antonioalbiero.com


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lista de “Um dia, talvez...”) onde você vai anotar seus sonhos e projetos futuros. Revise esta lista periodicamente e averigue se há espaço em sua vida para esse projeto e se ele está alinhado com seus objetivos e metas. Assim eles ficam a salvo, fora de sua cabeça e ainda assim recebendo a atenção que eles merecem.

ETAPA 4: FAZER Você construiu seu sistema de caixa de entradas. Tem feito suas revisões diárias e semanais. Parabéns! Agora você pode ser considerado uma pessoa organizada. Show! Que falta? Falta fazer as coisas acontecerem de fato. Deixe-me mostrar duas técnicas para ajudar a executar bem as suas tarefas.

TÉCNICA I : COMA UM SAPO POR DIA... MELHOR SE FOREM TRÊS.

“

Se o seu trabalho for comer um sapo, melhor fazer isso bem cedo de manhã. E se por acaso o seu trabalho for comer dois sapos, melhor começar pelo maior... -- Mark Twain

Lembre-se sempre deste pensamento de Mark Twain. Se você tem três sapos para comer, qual deles você come primeiro? Simples. Comece pelo maior e mais feio. Assim, os outros dois serão bem mais fáceis em comparação!

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Algumas tarefas são desagradáveis e por isso mesmo mais sujeitas a serem proteladas e adiadas. Procure atacar essas tarefas primeiramente, de preferência bem cedo de manhã. Uma vez iniciada, a tarefa passa a ficar mais fácil. O difícil é começar. Você mesmo já deve ter experimentado esse fenômeno. Assim que começamos a trabalhar em uma tarefa, recebemos uma energia extra, que nos tira da inércia. Essa dose de energia extra nos mantém no embalo do trabalho. 99% das vezes gastamos mais tempo evitando e sofrendo com uma tarefa do que de fato gastaríamos para concluí-la. Por isso o ditado diz : “Ouse fazer e o poder lhe será dado”.

Como fazer: Decida no dia anterior quais serão os três itens principais de sua lista que devem ser realizados no dia seguinte. Comece realizando estes itens já no começo do dia, se possível.

TÉCNICA II : POMODORO

A técnica Pomodoro ("tomate", em italiano) nada mais é do que um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. A técnica utiliza um cronômetro para dividir as tarefas longas em períodos de 25 minutos chamados de ‘pomodoros’.

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O curioso nome vem do formato dos cronômetros de cozinha em forma de tomate, muito comuns na década de 80. A técnica consiste em usar pausas frequentes durante o trabalho, visando o aumento da agilidade mental e eficiência. A técnica Pomodoro é extremamente simples e fácil de ser feita. Trabalhe por 25 minutos com foco total na tarefa, seguidos de 5 minutos nos quais você pode fazer o que você quiser para distrair-se e descansar.

Como fazer: Material necessário: • papel e caneta; • um cronômetro com alarme. Pode ser um timer de cozinha. Existem muitos aplicativos para smartphone e PC. Procure por ‘pomodoro’nos repositórios. Procedimento 1. Inicie criando uma lista dastarefas prioritárias para realizar nodia. Liste as tarefas e deixe um espaço na frente delas para registrar os pomodoros. 2. Escolha a primeira tarefa quevocê vai trabalhar. 3. Desligue tudo o que possa te distrair: e-mail, whatsapp, redes sociais, televisão, janelas de programas que não serão usadas… tudo o que não tiver relação com a tarefa a ser executada deve ser tirado do caminho. Foco total, sem distração! 4. Programe o cronômetro para emitir um alarme sonoro após 25 minutos. Esses 25 minutos formam um pomodoro (portanto, 1 pomodoro = 25 minutos de trabalho). 5. Comece a trabalhar na tarefa. Concentre toda asua atenção e não permita que nada o distraia. Foco total. Só pare quando o cronômetro soar o alarme. 6. Marque um ‘x’ na lista,na frente da tarefa na qual você está antonioalbiero.com


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trabalhando, para indicar um pomodoro concluído. 7. Use os 5 minutos de descanso para fazer oque você quiser. Verifique emails, vá ao banheiro, assista um vídeo no Youtube, coma ou beba algo… Você merece. Repita os passos 4 a 7 até que a tarefa seja concluída. A cada 4 pomodoros realize uma pausa maior, de 15 a 30 minutos. 8. Comece a trabalhar na próxima tarefa da sua lista. Algumas regras: Uma vez iniciado, o pomodoro não pode parar. Se por motivo de força maior, um pomodoro precisar ser interrompido, marque qual foi a urgência/interrupção causadora na lista de tarefas. Faça o possível para encerrar o pomodoro atual. Para que serve marcar os ‘x’ na lista?

Os ‘x’ servem para registro de quantos pomodoros a tarefa levou para ser concluída. Assim, no futuro, quando você tiver uma tarefa semelhante, você poderá consultar seus registros e verificar exatamente quanto tempo (pomodoros) essa tarefa vai necessitar. Assim, a sua habilidade de planejamento vai ser grandemente melhorada.

OUTRAS DICAS: Crie uma barreira contra as distrações: Trabalhe em um cômodo sozinho, se possível. Use um fone de ouvido para ouvir música. Prefira as instrumentais. Alguns sites como o Spotify oferecem boas listas com seleções de músicas para facilitar a sua concentração. Silencie o telefone e as notificações. Feche o e-mail.

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Resumindo: 

A complexidade da vida moderna requer que tenhamos um método para administrar nossas tarefas e compromissos sem perder de vista nossos objetivos.



O GTD é um método usado com sucesso por milhões de pessoas. O diagrama abaixo mostra uma visão geral do método.

PROCESSAMENTO

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Capítulo 7

SÓ EXISTEM RESULTADOS

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Resultado, tudo é resultado Neste capítulo:   

Não basta planejar e desejar. Há de se agir! Não existe fracasso. Não existe sucesso. Tudo o que existe são resultados. A ferramenta PDCA e o ciclo vitorioso.

SE QUISER MELHORAR O MUNDO, PENSE. SE QUISER MUDAR O MUNDO, AJA! Você já ouviu este ditado popular: “De boas intenções o inferno está cheio”? Porém mesmo com todas as boas intenções de seus habitantes, o inferno continua sendo um inferno!

De boas intenções o inferno está cheio.

A moral do ditado acima é que não adianta ter sonhos maravilhosos, estar com planos lindos e completos nas mãos, armar-se de pensamentos positivos e boas intenções. Tudo issosem ação não significa nada! Sem agir, nenhum dos seus planos será executado e nem se concretizarão. Sem ação, nenhum sonho pode se tornar realidade. Sem ação, as melhores boas intenções do mundo continuam sendo apenas boas intenções sem efeito nenhum no Universo. Portanto, encare isto: é a ação que muda o mundo e é ação que faz as coisas acontecerem. Nada na sua vida irá mudar, a menos que você aja no sentido antonioalbiero.com


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de fazer a mudança acontecer. As coisas começam a acontecer em nossas vidas quando agimos: ao falar e engajar as pessoas em nossos projetos, ao construir algo útil, ao estudar e nos preparar para o trabalho, ao prestar um serviço aos demais, ao planejar e liderar, etc. Você já montou seu plano de ações. Portanto agora é a hora de ser capaz de produzir resultados. Tudo o que você tem a fazer é agir. Aplique estas três letrinhas simples, porém muito eficazes: TBC. Tire a sua Bunda da Cadeira. Faça com que as coisas aconteçam na sua vida por meio das suas ações. Ouse fazer e o poder para fazer lhe será dado.

SÓ TENTAR É O MESMO QUE SABOTAR: O CICLO VICIOSO Se você for fazer algo que você duvida conseguir fazer, mas vai tentar para mostrar boa-vontade para alguém, nem comece. Pense de novo. Pior ainda se você usar a desculpa do tentar para depois justificar o seu insucesso com o “pelo menos eu tentei”... "Tentar" não tem nada a ver com gerar resultados. "Tentar", "se esforçar", "mostrar boa vontade"... são palavras primas e irmãs da velha família Sabotagem. “Sabe, chefe. Eu tentei fazer aquilo que você me pediu, me esforcei muito, levei trabalho para casa... mas não consegui. Tudo bem?” O que você acha? Está? Se você iniciar uma atividade com uma mentalidade de “voutentar, se não conseguir pelo menos eu tentei”,além de não mostrar compromisso algum com a meta estabelecida ainda por cima joga você para dentro de um ciclo vicioso.

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Eu acho que eu não consigo  vou tentar  não consegui mesmo  reforcei a minha crença de que eu não consigo não vou nem tentar de novo... De forma que você não sai do lugar, voltando sempre ao mesmo ponto, ficando paralisado.

GERENCIE SEUS RESULTADOS Sucesso e fracasso NÃO existem. Este é um dos pressupostos da Programação Neurolinguística (PNL). A PNL é uma ciência que surgiu na década de 70 e só vem crescendo nos últimos anos. Com ela é possível reprogramar nosso cérebro e com isso aumentar nossos desempenho pessoal. Uma das ideias mais fundamentais da PNL é a de que tanto fracasso como sucesso são só maneiras de interpretar os resultados que obtemos. No fundo é só isso: resultado. Resultados positivos, resultados negativos, resultados satisfatórios, resultados aceitáveis e não aceitáveis... A parte bacana dessa visão é que ela nos conscientiza de que resultados são meras consequências de causas específicas. Mude as causas e você mudará os resultados. Esse conhecimento é maravilhoso para reduzir a nossa ansiedade com as tarefas, pois reduz a obrigatoriedade de acertar de primeira. Sabemos que sempre podemos mudar a ação, a abordagem ou a atitude para ter como consequência um resultado diferente.

O CICLO VITORIOSO Romper com o ciclo vicioso e entrar em um “ciclo virtuoso" é possível com a aplicação de uma excelente ferramenta usada pela área da Qualidade das empresas há anos. Trata-se da ferramenta PDCA.

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Cada uma das letras da sigla PDCA são as iniciais de nomes em inglês, que representam etapas de um ciclo de execução de ações.

ETAPA SIGNIFICADO Planejar Plan Fazer, agir Do

DESCRIÇÃO Planejar o que será feito. Fazer aquilo que foi planejado

Check

Verificar

Verificar os resultados obtidos.

Adjust

Ajustar

Ajustar as ações planejadas para o próximo ciclo, baseando-se nos resultados obtidos.

Este é o ciclo vitorioso: Planejar  Executar  Verificar o resultado obtido Fazer ajustes  Planejar, executar, verificar, ajustar Planejar, executar, verificar, ajustar, etc.

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Esta sequencia forma uma espiral ascendente que nos aproxima cada vez mais dos resultados que queremos. Diferente do ciclo vicioso, que mais parece um cachorro correndo atrás do próprio rabo, o PDCA sempre nos coloca numa posição mais próxima de onde queremos chegar. Quando utilizamos o PDCA, geramos aprendizado, empoderamento, autoestima e fé no atingimento da sua nossas metas. Com o PDCA, o fracasso passa a ser apenas um resultado possível, que será estudado, avaliado e contemplado no planejamento da próxima iteração.

O CICLO VITORIOSO NOS TORNA FLEXÍVEIS Já ouviu a história da criação da lâmpada elétrica? Diz-se que Thomas Edison, o grande inventor americano, fez mais de 1000 experimentos antes de conseguir fazer um protótipo da lâmpada funcionar. Qual a principal qualidade de Edison? Flexibilidade. Ele foi capaz de perceber o que não estava funcionando e ir ajustando e repetindo. Ele seguiu aplicando o PDCA, sem encarar nada como fracasso e nem como sucesso até conseguir o resultado que ele queria. Simplesmente resultados.

EXPERIMENTO Passe a agir com a aplicação da filosofia de “só há resultados” e utilizando o ciclo PDCA na primeira oportunidade possível. Verifique os resultados que você está obtendo. Seja flexível e, diante de um resultado não esperado, planeje a próxima tentativa, ajustando o que precisar ajustar, até conseguir o resultado que quer. Ajuste suas ações de forma a se aproximar cada vez mais dos resultados pretendidos.

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Resumindo:   

Ao agir mudamos o mundo e fazemos as coisas acontecerem de fato, gerando resultados. Não existe fracasso. Não existe sucesso. Tudo o que existe são resultados. A ferramenta PDCA é a base do ciclo vitorioso. Ela nos permite modificar os resultados que estamos obtendo, nos tornando flexíveis e nos conduzindo até os resultados esperados.

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Capítulo 8

FORA ESTRESSE!

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Fora estresse! Neste capítulo:    

Reduza o estresse, desentulhando a sua cabeça. Preocupar-se do jeito correto. Como lidar com tarefas complexas. Contaminação de papéis.

Este capítulo reúne diversas técnicas e abordagens sobre como reduzir o estresse causado pela quantidade ou complexidade de coisas que temos que fazer.

ESTRESSE POR SOBRECARGA CEREBRAL Talvez a informação a seguir te surpreenda. Uma das causas de estresse e da ansiedade do seu dia a dia é o fato de tentar usar o seu cérebro para guardar todas as tarefas e compromissos. O seu cérebro é muito poderoso para raciocinar, criar e planejar. Ele é a base física de todas essas funções maravilhosas que o pensamento e a mente humana podem nos proporcionar. Já quando o assunto é guardar compromissos e coisas a fazer na memória..., as coisas não são tão maravilhosas assim.

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Estudos sobre as limitações da memória humana realizados por George Miller na década de 50 mostraram que uma pessoa consegue manter em média apenas 7 coisas ao mesmo tempo em sua Memória de Curto Prazo. Imagine agora tentar guardar todas as coisas que você tem que fazer, as solicitações das pessoas com quem você interage no seu dia, datas, horas e locais de compromissos, contas a pagar, lista de compras do supermercado, aniversários... Se você for uma pessoa ocupada, eu posso apostar que a sua lista de afazeres atual deve conter dezenas de itens. No momento que estou escrevendo estas linhas, a minha lista pessoal de coisas a fazer contém exatos 32 itens capturados. Uma quantidade que é bem maior do que os sete itens que conseguimos manter na memória. Tentar controlar tudo isso só com a cabeça é pedir para ter uma sobrecarga no cérebro. Você tem que usar energia mental para manter tudo aquilo que precisa de sua atenção sob controle. Sem falar de que o cérebro deve ter usos mais nobres do que servir de mera agenda! Como desgraça pouca é bobagem, o hábito de usar o cérebro como agenda ou caderno de anotações também provoca uma forte sensação de impotência e ansiedade, devido ao fato de que você não consegue ter clareza sobre os assuntos pendentes e não resolvidos que você está tentando manter na sua memória. Você fica com uma nuvem de informação na cabeça, que é meio vaga, e sem saber ao certo qual o tamanho e a complexidade das coisas que estão antonioalbiero.com


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guardadas lá. Aí você fica estressado pois sente que está sobrecarregado de coisas a fazer (por manter tudo na memória e não ter clareza sobre todos os itens). E o cérebro ainda tem o péssimo costume de lembrar de assuntos que não tem nada a ver com o local em que você está no momento ou com aquilo que você está fazendo. Você volta do mercado e já em casa lembra:“puxa, tinha que comprar tal coisa...”, mas aí a oportunidade já passou. Você está escovando os dentes antes de dormir e se lembra da conta que não pagou... E assim por diante.

CRIE UMA MEMÓRIA AUXILIAR O segredo para você ter mais tranquilidade e paz de espírito é transferir todos esses assuntos de dentro do seu cérebro para um sistema auxiliar no qual você confie. E você já tem isso praticamente pronto. Você implementou a nossa ferramenta de controle de vida, certo? Faça com que as suas caixas de entrada e suas listas estejam totalmente incorporadas no seu dia a dia e revisadas regularmente. Assim o seu cérebro saberá que os assuntos estão seguros e em ordem. Você terá maior clareza para tomar decisões sobre cada assunto e terá energia mental de sobra para planejar sua evolução e crescimento pessoal. E também para ser criativo! O primeiro passo é o que eu chamo de s“ essão de descarrego”. Anote tudo, absolutamente tudo que você tiver de compromissos ou tarefas guardados no cérebro. Tire tudo de sua cabeça e passe para a sua caixa de entrada principal. Não poupe nada. antonioalbiero.com


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Nem item pequeno e nem item grande. Sabe aquelas pendências que você há tempos pensa em fazer, porém nunca tem tempo? Coloque na lista. E aqueles compromissos básicos do dia a dia? Também. Tudo vai para a sua caixa de entrada. Você vai demorar algum tempo para terminar este exercício. Você vai notar que quando você começar, ao longo do seu dia, o seu cérebro vai começar a trazer à superfície itens antigos que estavam fora de vista nas profundezas de sua memória. Por isso, é muito importante nessa fase andar com a sua caixa de entrada portátil e assim que se lembrar de algo novo passe para a sua lista imediatamente. Para que a sua mente inconsciente confie nesta atividade plenamente e diminua a sua sensação de estresse você precisa cuidar bem da sua caixa de entrada e revisá-la periodicamente.

EXPERIMENTO Realize a sua sessão de descarrego assim que possível. Por que não agora mesmo? Garanto que a sensação de paz que você vai experimentar ao passar todas as tarefas e obrigações para a sua ferramenta é sem igual!

COMO PREOCUPAR-SE DO JEITO CERTO Examinemos a palavra preocupação. Ela literalmente significa pré-ocupação, ou seja, ocupar-se com algo antes da hora. Isto quer dizer que se você está preocupado com algo, você literalmente está ocupando seu cérebro com esse algo antes da hora certa. Ao preocupar-se você estará dedicando e consumindo parte de sua energia mental com uma situação ou atividade antes mesmo dela ocorrer realmente. antonioalbiero.com


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Já aconteceu com você? Ficar pensando sem parar na situação futura, muitas vezes perdendo horas de sono com isso. Ficar com medo antecipado de como as pessoas envolvidas na situação reagirão e ficar ensaiando como responder a elas e o que falar. Ficar ansioso sobre os possíveis resultados negativos e consequências para a sua vida... Pois é. Esses sintomas indicam que você estápré-ocupando-se da forma errada. Você está na verdade gerando estresse para você e para as pessoas ao seu redor. Uma verdadeira tortura! Quando perceber que está passando novamente por isso, faça o seguinte: Se uma determinada situação ou atividade futura está ocupando boa parte de sua atenção no momento presente, reconheça que ela é importante o suficiente para dedicar tempo a ela. 

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Nosso cérebro tende a dar um foco exagerado para as possíveis consequências negativas de uma situação. É o nosso ancestral e primitivo mecanismo de sobrevivência trabalhando a pleno vapor. Qualquer coisa que represente“perigo” ocupa o nosso centro de atenção cerebral. Estatisticamente falando, as probabilidades das consequências positivas ou negativas ocorrerem têm as mesmas chances (isto é, 50%) mas devido ao nosso mecanismo cerebral ancestral temos a sensação de que as negativas estão sempre com 99% de chances! Mantenha uma tela mental positiva, focando nas possibilidades positivas ao invés das negativas. Só de reconhecer esse fato e não dar trela para a tendência natural de aumentar as possibilidades negativas já ajuda antonioalbiero.com


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bem a baixar a ansiedade que sentimos nesses momentos. 

Ocupe-se literalmente! Por exemplo, se você vai fazer uma prova importante, prepare-se para ela estudando com diligência. Faça exercícios, procure materiais complementares de estudo, encha o saco do professor com as suas perguntas. Se você tem uma conversa importante em breve, como uma entrevista ou negociação, prepare-se adequadamente para ela. Faça pesquisas, liste quais são as opções ganha-ganha para todas as partes envolvidas, procure saber quais são as perguntas que normalmente são feitas, como se vestir etc... Resumindo, mexa-se, tire a bunda da cadeira, pesquise, escreva, ensaie com outras pessoas, pratique! Ocupe-se concretamente! Entre em ação! Nada de ficar apenas remoendo e preocupando-se apenas na sua cabeça.

EXPERIMENTO Nós já conversamos no capítulo anterior sobre serem as ações que promovem resultados no Universo. Então, a mensagem aqui é a seguinte: se tiver que preocupar-se, pré-ocupe-se com qualidade!

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DIVIDIR PARA CONQUISTAR Como é que você comeria um elefante inteiro? Simples. Coma um pedaço por vez. Pode ser que devido ao tamanho, falta de informações ou a complexidade de uma determinada tarefa (o elefante) acabamos ficando paralisados diante dela. Nosso cérebro não consegue lidar bem com tarefas complexas e que são pouco claras, de modo que ficamos confusos e perdemos nossa motivação para realizála. Para esses casos, use o princípio do "um pedaço por vez". Se a tarefa é grande e complexa, você está diante de um projeto e não de uma tarefa simples. Uma tarefa simples é algo que requer apenas uma ação para ser resolvida e concluída. Um projeto é algo maior, que requer várias tarefas (várias ações) a serem feitas de modo que possa ser administrado adequadamente e ser concluído com sucesso. Para entender melhor. Escrever um e-mail de resposta a alguém é uma tarefa. Requer apenas que você sente-se diante do computador, escreva o texto do e-mail e envie. Pronto. Resolvido. Já uma viagem de férias com a família é um projeto. Requer diversas atividades: pesquisar destinos, realizar orçamentos de passagens, pacotes e hotéis. Conversar com o pessoal de casa para decidir sobre o destino da antonioalbiero.com


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viagem. Separar o que será levado. Preparar as malas. Pôr-se a caminho... e assim por diante. Quando você tiver um projeto, decida qual a sequência dos passos necessários. Selecione o próximo passo que será dado e execute esse passo apenas. A seguir, decida qual o próximo passo. Tenha uma visão do prazo final para adequar e ajustar o seu plano. De passo em passo o elefante será devorado. Minha avó já dizia:“de grão em grão, a galinha enche o papo”.

EXPERIMENTO Crie listas separadas para os seus projetos. Crie uma lista mestre para anotar todos os nomes dos projetos em que você está trabalhando e uma lista para cada projeto para anotar as ações e tarefas futuras. Inclua estas listas de projeto na sua revisão semanal para ir acompanhando e verificando pendências e próximas ações.

ELIMINE AS CONTAMINAÇÔES DE PAPÉIS



Cu id ad o co m o p erig o da Co n tam in ação d e Pap é is !

A Contaminação acontece quando um papel invade a área de atuação de outro papel.

A contaminação de papéis faz surgir comportamentos e relacionamentos inadequados ao contexto do domínio. Imagine o papel de ‘conquistador ’ dentro do domínio do TRABALHO. Ou o ‘piadista’ num velório. Situações embaraçosas vão surgir. antonioalbiero.com


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Por exemplo, se o papel de ‘chefe’ contaminar o papel de ‘pai’, um homem vai tratar seus filhos da mesma forma que trata seus funcionários. E, se ao contrário, o papel de ‘pai’ contaminar o papel de ‘chefe’? Possivelmente seus funcionários serão tratados como se fossem seus filhos... e não como os adultos e profissionais que são.

EXPERIMENTO Repasse cada um dosProcure papéis que você identificou no experimento anterior. identificar qualquer contaminação de papéis que possa existir em sua vida.

O que você pode fazer agora para eliminar essas contaminações?

Resumindo: 

  

Uma das causas de estresse é o entulho acumulado no cérebro, que é construído ao manter afazeres e compromissos na cabeça apenas. Preocupar-se, porém ocupando-se de fato. Lide com as tarefas complexas por meio de projetos (conjunto de tarefas). Fique atento para evitar a contaminação de papéis.

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Capítulo 9

SEMPRE MELHOR

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Melhorar Continuamente Neste capítulo:  

Para melhorar continuamente, acompanhe, registre e avalie. Pratique e aprenda com a sua prática.

VOAR, VOAR, SUBIR, SUBIR

Como seres humanos sempre desejamos dar voos mais altos, nos tornar melhores e termos um senso de evolução e progresso pessoal constante.

Acompanhe e Registre Acompanhe o seu desempenho ao longo do tempo, separando um tempinho no fim do dia para anotar numa planilha quais foram as tarefas e trabalhos realizados e quanto tempo essas tarefas levaram para serem executadas. Essa planilha vai ser um valioso recurso para você verificar como o seu tempo vem sendo usado. Também fornecerá informaçõestarefa. sobre quanto tempo você normalmente leva para executar uma determinada antonioalbiero.com


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Assim, com base em seus dados reais de sua experiência passada, você poderá realizar melhores planejamentos e previsões. Terá condições de estimar com boa margem de precisão quanto tempo será necessário para essa tarefa.

Tenha procedimentos escritos para tarefas mais complexas Evite ter que reinventar a roda toda vez que for realizar uma tarefa mais complexa. Ao executar uma tarefa complexa pela primeira vez, anote o procedimento de como fazer tal tarefa, passo a passo. Anote o que funciona e o que deu errado. Não confie em sua memória. Daqui a três meses, aquilo que você fez hoje já não estará tão claro assim... Com o procedimento escrito finalizado, você terá um roteiro pronto de como tal tarefa é feita, ganhando tempo e evitando que você cometa os mesmos erros novamente.

Avalie É importante que avaliemos os procedimentos que estamos utilizando e os resultados obtidos de forma contínua. Avalie e pergunte como fazer melhor da próxima vez. Qual foi a lição aprendida ao realizar este trabalho ou tarefa? Como ela podia ter sido feita melhor? Aplique a ferramenta PDCA e sempre se pergunte: qual ajuste deve ser feito na próxima vez para você obter um resultado melhor ainda?

Ganhe experiência pessoal Para tornar-nos mestres, devemos praticar e praticar e praticar e praticar... Continuamente. A informação você já tem. Agora é com você! O leme do barco está em suas mãos. antonioalbiero.com


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Resumindo:    

Acompanhe seu desempenho diariamente, registrandoo que foi feito e o esforço dispendido. Prepare procedimentos escritospara as tarefas complexas. PDCA, ajustes e avaliação. Só a prática vai torná-lo um Mestre do Tempo.

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Capítulo 10

UM MESTRE DO TEMPO

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Maestria do Tempo CHEGANDO AO SEU DESTINO! Parabéns! Você concluiu a leitura deste pequeno, porém denso livro. Você tem agora o conhecimento necessário a respeito dos princípios que tornam real a possibilidade de investir seu tempo de maneira adequada e produtiva. Como tudo na vida, a prática é que traz a perfeição e não o conhecimento meramente estocado no seu cérebro. Ser um mestre não é ser um espectador. É uma atividade sem fim, a ser executada diariamente. Por isso, pratique!“Tire sua bunda da cadeira” e faça com que as ideias e técnicas apresentadas neste livro realmente se tornem realidade em sua vida. Note os resultados que você está obtendo e ajuste e adapte para a sua situação de vida de modo que os resultados sejam os melhores possíveis para você! Uma vida mais equilibrada, um uso mais racional e rentável do tempo e a possibilidade de alcançar suas metas e seus sonhos! Este é o seu destino! Boa viagem!

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Não se limite apenas a esse eBook. Visite meu blog e amplie seu conhecimento. Quero aumentar meus conhecimentos antonioalbiero.com

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Coaching: 99% estão satisfeitos com a experiência. Porque funciona! Chegou a hora de você conseguir aquilo que você quer. Quero conseguir aquilo que eu quero na vida antonioalbiero.com

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Que ele se torne realidade em sua vida. Não deixe de comentar e divulgar este livro. Envie-o para seus amigos.

Recursos

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FONTES, REFERÊNCIAS & RECURSOS Web Antonio Albiero, para atualizações do ebook “Mestre do Tempo” http://antonioalbiero.com/mestre-do-tempo Christian Barbosa, “Tríade do Tempo”: http://www.christianbarbosa.com.br/ Stephen Covey, “7 hábitos das pessoas altamente eficazes” www.stephencovey.com David Allen, “GTD, Getting Things Done” http://gettingthingsdone.com/ Francesco Cirillo, “Técnica Pomodoro” http://pomodorotechnique.com/ Stewart Friedman, “Total Leadership” http://www.totalleadership.org/ Seleção de Músicas https://www.spotify.com/br/

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Mestre Do Tempo

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