MANUAL DE APLICAÇÃO PROGRAMA 5 S TOTAL
ÍNDICE :
Introdução Objetivo do Programa 5 S Total CAPÍTULO 1 Definições e Conceitos Conceitos do 5 S Diagnóstico inicial Dia D’Sol Inspeção Comitê de inspeção Roteiro para Inspeção Critérios de avaliação Conceito de risco para a Segurança Conceito de risco para a Qualidade Conceito de risco para o Meio Ambiente Plano de ação Meta Selo 5 S Total
CAPÍTULO 2 Estrutura do Programa 5 S Total Estrutura Organizacional do Programa 5 S Total Etapas do Programa 5 S Total
CAPÍTULO 3 Atribuições e Responsabilidades Coordenador Geral do Programa 5 S Total Coordenador 5 S Total Unidades / Processos Comitê de Controle do 5 S Total Comitê de Padronização do 5 S Total Comitê de Promoção do 5 S Total LÍder 5 S Total Comitê de inspeção Coordenadores de Células e Facilitadores dos Times
CAPÍTULO 4
Procedimentos do Programa 5 S Total Implantação do Programa 5 S Total Realização do Dia D’Sol
Inspeção 5 S Total
CAPÍTULO 5 Treinamentos
CAPÍTULO 6 Padrões Identificação Sinalização Selo 5 S Total Critérios de Avaliação
Introdução : O Programa 5 S Total da Votorantim Celulose e Papel S/A e Votocel Filmes Flexíveis Ltda, foi implantado para proporcionar melhor qualidade de vida no ambiente de trabalho, eliminar condições inseguras ( prevenção ) e valorizar os profissionais da empresa. Este manual foi desenvolvido para estabelecer padrões e diretrizes básicas para o correto cumprimento do programa 5 S Total.
Objetivo do Programa 5 S Total : Aprimorar o comportamento das pessoas em relação à eliminação de desperdícios, prevenção de riscos pessoais, patrimoniais, de qualidade e meio ambiente, através das práticas do 5 S.
CAPÍTULO 1 Definições e Conceitos : Conceitos do 5 S : Metodologia que visa aprimorar o comportamento das pessoas, contribuindo para o desenvolvimento de um ambiente de trabalho organizado, limpo e saudável. 1º S - Organização (Seiri) Separar o necessário do desnecessário, dando o destino adequado para todos. 2º S - Arrumação (Seiton) Agrupar, identificar e sinalizar os recursos e instalações, facilitando o acesso, utilização e prevenção de acidentes. 3º S - Limpeza (Seiso) Efetuar a limpeza e detectar problemas, visando eliminar ou minimizar as fontes de sujeira. 4º S - Padronização (Seiketsu) Instituir modelo e forma a ser seguida. 5º S – Disciplina (Shitsuke) Garantir o cumprimento do que está padronizado. Diagnóstico Inicial : Pré-inspeção realizada pelo comitê de inspeção, na qual são registrados em relatórios padrões e fotograficamente, a situação atual da área em relação ao 5 S Total, estabelecendo-se uma pontuação inicial. Dia D’Sol : Dia da “grande
limpeza”, onde todas as pessoas da área e convidados praticam a Organização, Arrumação e Limpeza, oficializando a introdução da área no Programa 5 S Total.
Inspeção : Atividade realizada pelo comitê de inspeção, o qual identifica as condições do 5 S Total na área. Descrevem as oportunidades observadas, e estabelecem nova pontuação para área, utilizando-se de critérios de avaliação padronizados. Durante a inspeção o Líder 5 S fará um relatório apontando os pontos fortes e pontos fracos encontrados na inspeção. Todas as oportunidades encontradas serão analisadas para classificação de riscos envolvendo Segurança , Qualidade e meio Ambiente. Comitê de inspeção : Formado pelo Líder 5 S da área a ser inspecionada, Técnico de segurança e Líder 5 S convidado, com o objetivo de avaliar as condições de 5 S Total na área. Roteiro para Diagnóstico e Inspeção: Lay-out do local a ser inspecionado, elaborado pelo líder de 5 S da área, que contem a identificação e sinalização dos locais, bem como possíveis áreas de riscos e rota a ser seguida para otimização da inspeção. Deverá conter um resumo geral da área informando as quantidades de equipamentos, materiais e recursos existentes, visando facilitar a verificação dos critérios no momento da avaliação Critérios de avaliação 5 S Total : Forma de atribuir valores às condições de Organização, Arrumação, Limpeza, Padronização, Disciplina e possíveis riscos de segurança, qualidade e meio ambiente verificados na área. O registro da pontuação é realizado em software padrão do 5 S Total, que, em função da pontuação obtida pela área, projeta a automaticamente a data da próxima inspeção. Conceito de risco para a Segurança : Condição ou prática abaixo do padrão que apresenta risco potencial de danos às pessoas, propriedade e processo. Devem ser considerados a probabilidade de sua ocorrência e a gravidade das consequências. Conceito de risco para a Qualidade : Condição ou prática abaixo do padrão que apresenta risco potencial de perdas e danos aos materiais em geral (matérias primas, produtos em processo e final, materiais de manutenção e acessórios).
Conceito de risco para o Meio Ambiente : Condição ou prática abaixo do padrão que apresenta risco potencial de danos ao meio ambiente (água, ar, solo, fauna, flora e a comunidade). Plano de ação : Relatório emitido pelo Líder de 5 S, o qual descreve as ações a serem adotadas, prazos e responsabilidades para correção dos desvios e melhoria contínua das atividades de 5 S Total. Meta : Resultado a ser alcançado na próxima inspeção da área. Selo 5 S Total : Selo representativo do status da área com relação à aplicação do 5 S Total. Constitui-se na forma de reconhecimento e valorização da equipe, sendo aplicado somente para áreas que alcancem pontuação superior a 70 %, de acordo com os seguintes critérios:
Ouro avaliação maior ou igual a 90%. Prata : avaliação entre 80 % e 89 %. Bronze : avaliação entre 70 % e 79 %. :
CAPÍTULO 2 Estrutura do Programa 5 S Total :
Comitê 5 S Total
Comitês :
Coordenação 5 S Total Unidade / Processo
Controle Padronização Promoção Células
Provedores
Times
Áreas
Áreas
“ Líderes 5 S ”
“ Líderes 5 S “
Etapas do Programa 5 S Total
1
Indicação de Lideres 5 S para cada área mapeada
Palestra para conscientização da alta administração
4 3
2 Indicação Coordenador para o Programa
Treinamento para Líderes 5 S das áreas
Cronograma das áreas
Mapeamento de áreas na Unidade
1 - Diagnóstico Inicial 2 - Treinamento da Equipe 3 - Dia D’Sol 5
7
Avaliação das Inspeções Software
Inspeções Programadas 6
Resultados Mensais
1- Verifica oportunidades 2 - Plano de Ação 3 - Meta
CAPÍTULO 3 Atribuições e Responsabilidades : Coordenador Geral do Programa 5 S Total – Promover as reuniões do comitê 5 S Total. – Emitir pauta e ata das reuniões com as decisões consensadas
e pendências. – Garantir o cumprimento dos cronogramas e prazos definidos para o 5 S Total. – Garantir a padronização do 5 S Total em toda a empresa. através dos Coordenadores 5 S Total das unidades/ processos. – Definir as diretrizes para implantação e manutenção das atividades do 5 S Total na empresa. Coordenador 5 S Total Unidades / Processos – Representar as respectivas Unidades/ Processos, apresentando
as práticas existentes e sugestões. – Participar do consenso, aprovando as decisões tomadas. – Promover as reuniões dos Comitês de 5 S Total da Unidade / Processo. – Garantir o cumprimento dos cronogramas e prazos definidos para o 5 S Total. – Validar as decisões tomadas no Comitê 5 S Total na respectiva Unidade/ Processo – Garantir a padronização do 5 S Total na unidade/ processo. – Orientar e transferir aos envolvidos a metodologia de trabalho do 5 S Total. – Monitorar os resultados das inspeções e o cumprimento dos prazos estabelecidos para as atividades de 5 S Total nas ár eas. – Buscar a melhoria continua nas áreas mapeadas. Comitê de Controle do 5 S Total : – Participar das reuniões 5S Total na unidade/ processo – Acompanhar a nível de unidade/ processo os resultados, custos e
metas do 5 S Total. – Acompanhar o cumprimento do cronograma das inspeções. – Apoiar o Coordenador e Líderes de 5 S Total na unidade/ processo. – Promover reuniões com lideres de áreas para discutir e verificar o andamento dos resultados. – Disseminar na célula as decisões dos comitês. Comitê de Padronização do 5 S Total : – Participar das reuniões 5 S Total na unidade/ processo. – Monitorar treinamentos de 5 S Total da unidade/ processo
identificando necessidades de treinamento e reciclagem.
– Verificar periodicamente a aplicação plena dos padrões
estabelecidos. – Propor a elaboração de padrões conforme necessário. – Apoiar as áreas durante a realização do Dia D’Sol.
Comitê de Promoção do 5 S Total : – Participar das reuniões 5 S Total na unidade/ processo. – Divulgar informações e resultados do 5 S Total na unidade/
processo. – Apoiar e acompanhar eventos internos e externos relacionados às atividades de 5 S Total. – Apoiar as áreas na divulgação da realização do D ia D’Sol. Líder 5 S Total : – Apoiar a equipe na condução das atividades de 5 S Total na
área de trabalho, garantindo a aplicação da metodologia. – Disseminar na área as decisões dos comitês. – Promover o treinamento e reciclagem da equipe. – Acompanhar as inspeções em sua área de trabalho. – Elaborar planos de ação em conjunto com a equipe. – Revisar periodicamente o status dos itens levantados durante as inspeções. – Implementar melhorias em seu local de trabalho. – Fazer a manutenção do 5 S Total na área. – Promover a auto-avaliação da área, visando prevenir possíveis desvios quanto ao cumprimento das metas. Comitê de Inspeção do 5 S Total : – Executar as inspeções programas nas áreas, registrando as
oportunidades e os riscos. – Consensar a pontuação da área com base nos critérios de avaliação. – Levantar os pontos fortes da área com relação ao 5 S Total. Coordenadores de Células e Facilitadores de Times : – Apoiar o Líder 5 S Total e disponibilizar recursos para o
desenvolvimento das atividades relacionadas ao programa. – Apoiar o Líder 5 S Total para a obtenção do consenso do plano de ação e no estabelecimento das metas. – Monitorar em conjunto com o Líder 5 S Total o plano de ação.
CAPÍTULO 4 Procedimentos do programa 5 S Total :
Implantação do Programa 5 S total : Etapa Atividade 1 Realiza palestra para conscientização da alta administração 2 Indica coordenador do Programa. 3 Mapeia toda Unidade/Processo, segmentando-a em áreas para serem inspecionadas. 4 Indicação de Líderes em cada área, para realização das inspeções. 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Forma os Comitês ( Controle, Padronização e Promoção ) para apoiar o programa. Realiza treinamento para formação dos lideres de área. Forma o Comitê de Inspeção para cada área. Realiza treinamento para todos os profissionais e provedores. Estabelece agenda para realização do diagnóstico inicial e para as inspeções. Realiza o diagnóstico inicial. Realiza o Dia D´Sol. Realiza a inspeção com base nos critérios de avaliação do 5 S Total. Elabora e lança no sistema o relatório de inspeção com as oportunidades e os riscos para Segurança, Qualidade e Meio Ambiente. Elabora plano de ação 5W1H. Divulga o resultado da inspeção à equipe. Estabelece metas para próxima inspeção. Monitora as ações e estabelece formas de reconhecimento.
Responsável Coordenador 5 S total da Unidade ou GGQT Gerente Geral Coordenador 5 S Total Gerente Geral e Coordenadores de Célula Coordenador 5 S Total Coordenador 5 S Total Coordenador 5 S Total Lideres 5 S de área Coordenador do 5 S Total. Comitê de Inspeção Equipe e convidados Comitê de Inspeção Líder 5 S de área Líder 5 S de área Líder 5 S de área Líder 5 S de área, Facilitador do Time e equipe Líder 5 S de área, Facilitador do Time
Realização do Dia D´Sol : Etapa Atividade 1 Treinamento 5 S + motivacional para o pessoal da área e de outros setores ( manutenção / segurança ). 2 Visita a empresas modelos. 3 Convocação de Coordenador / Facilitador / Gerente Geral local e de outras áreas / Unidades para o Dia D´Sol 4 Convocar equipe de apoio (manutenção). 5 Registrar a área antes (filmar/ fotografar). 6 Disponibilizar para o evento (caminhão/ empilhadeira e outros). 7 Disponibilizar lanche para o evento (café, bolachas, sucos e outros). 8 Definir área para descarte. 9 Listar e comprar material de limpeza. 10 11 12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 .
Confeccionar faixas. Divulgar o evento através de jornal interno e do mural da Unidade. Contratar serviço de som. Confeccionar camisetas e/ ou brindes para os participantes. Preparar material para identificação das oportunidades. Preparar a área para realização do evento (dividir a máquina em setores/ áreas). Identificar, distribuir e orientar os participantes nas áreas/ setores. Realizar a abertura do evento ( motivacional ) Gerente Geral /Coordenador Facilitador.
Responsável Líder 5 S de área Facilitador do Time Líder 5 S de área Facilitador do Time Líder 5 S de área Líder 5 S de área Líder 5 S de área Líder 5 S de área Facilitador do Time Líder 5 S de área Líder 5 S de área Facilitador do Time Facilitador do Time Comitê de Promoção Facilitador do Time Líder 5 S de área Facilitador do Time Líder 5 S de área
Líder 5 S de área Facilitador do Time Líder 5 S de área Facilitador do Time Gerente Geral Coordenador da Célula Facilitador do Time Orientar a equipe quanto aos aspectos de Líder 5 S de área segurança (apresentado por um representante do Facilitador do Time time segurança). Equipe Realizar o Dia D´Sol (8h00 as 12h00). Realizar o Dia D´Sol (8h00 as 12h00). Equipe e convidados Compilar a planilha com o levantamento das Líder 5 S de área oportunidades e preparar plano de ação e metas. Registrar a área depois (filmar/ fotografar). Líder 5 S de área Líder 5 S de área Montar painéis fotográfico e divulgar .
Inspeção 5 S Total Etapa Atividade 1 Preparar os profissionais da área para receber a visita dos inspetores ( quem são, quais são os objetivos ). 2 Verificar se a área esta pronta para a referida inspeção. 3 Preparar planos de ação anteriores 4 Preparar formulários para anotação das oportunidades. 5 Preparar formulários dos critérios de avaliação. 6 Reunir o Comitê de inspeção e fazer os comentários da área ( evolução / melhorias ). 7 Demonstrar aos inspetores o plano de ação e metas, comentando as pendências. Nota : estes itens pendentes não podem fazer parte dos itens da inspeção ( catalogar ). 8 Demonstrar para o Comite o lay-out da área informando o roteiro para a inspeção e os possíveis riscos existentes no local. 9 Iniciar a inspeção na área seguindo o roteiro. 10 Registrar em formulário todas as oportunidades encontradas. 11 Identificar as oportunidades encontradas durante a inspeção ( 5 S, Segurança, Qualidade, Meio Ambiente ). 12 Executar a avaliação da área através dos critérios de avaliação. 13 Registrar as notas no softwaer 14 Elaborar o relatório das oportunidades 15 Planejar a data da próxima inspeção 16 Elaborar plano de ação e metas 17 Encaminhar plano de ação a coordenação 5 S total
Responsável Líder 5 S da área Líder 5 S da área Líder 5 S da área Líder 5 S da área Líder 5 S da área Líder 5 S da área Líder 5 S da área
Líder 5 S da área Comitê de inspeção Líder 5 S da área Comitê de inspeção Comitê de inspeção Líder 5 S da área Líder 5 S da área Comitê de inspeção Líder 5 S da área Líder 5 S da área
CAPÍTULO 5 Treinamentos do Programa 5 S Total : Todos os treinamentos relacionados ao Programa 5 S Total foram padronizados pelo Comitê 5 S Total, e disponibilizados para todas as unidades da empresa , de acordo com os seguintes critérios de aplicação: Módulo 1: Líderes 5 S Total Módulo 2: Gerente Geral, Coordenadores e Facilitadores Módulo 3: Todos profissionais da empresa e integração de novos profissionais
CAPÍTULO 6 Padrões : Objetivo : Promover a gestão visual em todas as unidades/ processos da VCP / Votocel visando otimizar as atividades de armazenamento, guarda e retirada de recursos.
Padrões para Identificação : Móveis : – Armários fechados – Arquivos de aço – Bancadas – Balcões – Estantes dos escritórios – Estantes do almoxarifado central – Armários metálicos para vestiários de uso individual – Armários de EPIs com portas de vidro – Armários abertos – Prateleiras – Gabinetes – Recipientes para Lixo e Resíduos Materiais : – Administrativos:
Grampeadores, Caixas de disquetes, materiais de escritório, caixa de entrada e saída de documentos, pastas acomodadas em prateleiras e/ ou armários – Objetos Pessoais – Insumos: matérias – primas, peças e outros Equipamentos e Aparelhos : – EPIs – Equipamentos de laboratórios – Equipamentos técnicos – Máquinas – Aparelhos telefônicos – Microcomputadores – Estabilizadores – Painéis elétricos – Painéis telefônicos – Painéis de luzes
Padrões para Sinalização : – Áreas de trabalho :
Salas em geral – Áreas comuns :
Banheiros, copas, portarias, vestiários, restaurante, áreas de circulação . – Riscos :
Proibido fumar, risco ambiental, risco de perda da qualidade, transito de empilhadeira, perigo de alta voltagem, voltagem de tomadas, e outros.
