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MANUAL DE CALIDAD
MANUAL PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA LINEA DE: PRODUCCION DE IMPRESOS EDITORIALES Y PUBLICITARIOS (Impresión, encuadernación y acabados). MODELO ISO 9001 VERSION 2015
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MANUAL DE CALIDAD El presente manual tiene por objeto describir el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico Ltda. Constituyendo una referencia para todo el personal, así como a las partes interesadas en el desempeño de la organización. Además busca representar en forma clara y coherente la estructura de la misma como un sistema de gestión basado en estándares de calidad que aseguran la representación de todos los servicios resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades administrativas y operacionales. El sistema de Gestión de Calidad de la Empresa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma técnica ISO - 9001: 2015 y nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra en este manual. El manual de calidad se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en nuestro sistema de gestión de calidad como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y propósito de la empresa.
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MANUAL DE CALIDAD El presente manual tiene por objeto describir el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico Ltda. Constituyendo una referencia para todo el personal, así como a las partes interesadas en el desempeño de la organización. Además busca representar en forma clara y coherente la estructura de la misma como un sistema de gestión basado en estándares de calidad que aseguran la representación de todos los servicios resultantes de la interacción de los procesos definidos al interior de la misma y que de alguna forma apoyan fundamentalmente a las actividades administrativas y operacionales. El sistema de Gestión de Calidad de la Empresa se encuentra estructurado conforme a los requisitos planteados en la norma técnica ISO - 9001: 2015 y nuestro compromiso para el cumplimiento de dichos requisitos se encuentra en este manual. El manual de calidad se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en nuestro sistema de gestión de calidad como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y propósito de la empresa.
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MANUAL DE CALIDAD PRESENTACION DE LA EMPRESA. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico Ltda. Es una empresa dedicada a la impresión editorial, comercial y publicitaria. Fundada el 9 de Junio de 1989, con la finalidad de ofrecer productos y/o servicios en el campo de las Artes Gráficas en un ambiente de productividad y competitividad. Cuenta con excelente personal comprometido con la filosofía de la empresa y con una infraestructura de maquinaria litográfica moderna y un equipo de preprensa digital, para así ofrecer un servicio completo que incluye preprensa y la impresión. Disponemos de maquinaria para plastificado, troquelado, anillado, Doble "O", caballete automático y Holt Melt. Actualmente atiende a empresas empresa s de alta exigencia en calidad y cumplimiento cumplimient o en Sectores líderes de la economía nacional, así como también la exportación para Merial Puerto Rico, Centro América y República Dominicana. MISIÓN XXXXXXXXXXXXXX VISIÓN XXXXXXXXXXXXXXXX
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MANUAL DE CALIDAD ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ltda.
JUNTA DE SOCIOS
GERENTE GENERAL REVISORIA FISCAL
SUBGERENTE
AREA COMERCIAL
VENDERDOR
SECRETARIA COMERCIAL
AREA DE PRODUCCIÓN
ASISTENTE DE SERVICIO AL CLIENTE
DISEÑADOR
AREA ADMINISTRATIVA
COORDINADOR DE MANTENIMIENTO
JEFE DE PRODUCCIÓN
OPERARIO DE PRODUCCIÓN
COORDINADOR DE ENCUADERNACI ÓN
OPERARIO DE ENCUADERNACI ÓN
OPERARIO DE MÁQUINA PARA ACABADOS
SECRETARIA DE SUMINISTROS
SECRETARIA ADMINISTRATIV A
COORDINADOR DE CALIDAD
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MANUAL DE CALIDAD Incluir Contabilidad y Finanzas
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACION 4.1. COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ltda, determina las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, por medio de una matriz DOFA, la cual se elabora de forma anual y realiza planes de acción de acuerdo a la información allí suministrada.
4.2. COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, identifica las partes interesadas y el cumplimiento de sus requisitos legales y reglamentarios a través de la matriz de identificación de requisitos de las partes interesadas en el SGC, y realiza su seguimiento dentro de la misma 4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD El alcance del SGC, corresponde a producción de impresos, editoriales y publicitarios (impresión, encuadernación y acabados) El SGC, se ha implementado de acuerdo con los requisitos de la NTC ISO 9001; 2015, cubriendo todos los elementos con excepción del numeral 8.3 Diseño y Desarrollo de los productos y servicios. Debido a que los productos entregados a los clientes corresponden a las especificaciones suministradas por ellos.
4.4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS La empresa definió el SGC de acuerdo al siguiente mapa de procesos
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MANUAL DE CALIDAD MAPA DE PROCESO
La interacción de estos procesos, los recursos, la definición de entradas y salidas, mediciones, se encuentran en las caracterización de procesos (Ver Caracterizaciones)
5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 5.1.1 Generalidades La alta dirección demuestra su liderazgo y compromiso con respecto al SGC con: a) Realizando un rendimiento de cuentas una vez al año donde se revisa todo el estado del SGC b) Aprobando la política y los objetivos de calidad adecuados para la organización y su contexto c) Realizando revisión de las cotizaciones presentadas al cliente, con el fin de asegurar que se pueden cumplir las expectativas generadas d) Generando espacio de sensibilización y capacitación para el personal e) Realizando un presupuesto anual con el fin de asegurar los recursos para mantener el SGC f) Haciendo revisiones periódicas y comunicando los resultados de las revisiones g) Empoderando a los líderes con el fin que ejerzan un liderazgo eficaz
5.1.2 Enfoque al cliente La alta dirección demuestra liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente de la siguiente forma: La alta dirección se asegura que los requisitos del usuario se determinen y que se cumplan mediante una adecuada gestión de las quejas y soluciones. El enfoque que XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGRÁFICO Ltda. Da a sus clientes, está basado en el cumplimiento y garantía del servicio prestado, con altos índices de Calidad con el fin de buscar siempre su satisfacción. Para esto la empresa cuenta con procedimientos para brindar confianza y seguridad en lo realizado, estas herramientas se evidencian en la descripción de cada uno de ellos.
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MANUAL DE CALIDAD
a) La matriz de identificación de requisitos de las partes interesadas será revisada cada seis meses o cuando lo amerite para determinar que se cumplen los requisitos b) Los riesgos de cada actividad se determinan en la caracterización de los procesos junto con su respectiva mitigación c) Se mantiene en la política de calidad la premisa de satisfacer a nuestro cliente
5.2 POLITICA 5.2.1 Establecimiento de la política de calidad La alta dirección ha determinado la siguiente política de calidad: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Cumple con los siguientes requisitos: a. Es adecuada al propósito de la empresa y su contexto b. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. c. Incluye un compromiso de cumplir con todos los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
5.2.2 Comunicación de la Política de Calidad La política de calidad esta: a) Disponible y se mantiene como información documentada b) Es comunicada entendida y aplica dentro de la organización c) Está disponible para las partes interesadas pertinentes.
5.3 ROLES RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN
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MANUAL DE CALIDAD La alta dirección de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX se asegura de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización a través de: a) Asignación de responsabilidades y autoridades para asegurarse de que el SGC, es conforme con los requisitos de esta norma b) Asignación de responsabilidades y autoridades para que los procesos proporcionen la salidas previstas c) Asignación de responsabilidades y autoridades para informar en particular a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y las oportunidades de mejora d) Asignación de responsabilidades y autoridades para que se promueva el enfoque al cliente en toda la organización e) Asignación de responsabilidades y autoridades para asegurarse de que se planifiquen e implementen cambios en el SGC (Ver procedimiento de gestión del cambio)
Ver Manual de Funciones 6. PLANIFICACION 6.1 ACCION PARA APROBAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 6.1.1 Al planificar el sistema de gestión de la calidad la organización considero las cuestiones referidas en el apartado 4.1 y los requisitos referidos en el apartado 4.2. Y determino los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de a) Asegurar que el SGC pueda lograr sus resultados previstos; b) Aumentar los efectos deseables c) Prevenir o reducir efectos no deseados: d) Lograr la mejora (Ver matriz de partes interesadas) 6.1.2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX., Planificó a) Las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades: b) La manera de:
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1. Integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.4); 2. Evaluar la eficacia de estas acciones ( No. de Cumplimiento/Total de requisitos) Ver Matriz de Partes Interesadas Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial den la conformidad de los productos y los servicios NOTA 1: Las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos mediante decisiones informadas NOTA 2 Las oportunidades pueden conducir a la adopción de nuevas prácticas, lanzamiento de nuevos productos, apertura de nuevos mercados, acercamiento a nuevos clientes , establecimiento de asociados, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades del a organización o las s sus clientes Ver Procedimiento Gestión del Riesgo
6.2 OBJETIVOS DE CALIDAD Y PLANIFICACION DE PARA LOGRARLOS 6.2.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGRÁFICO Ltda. Plantea los siguientes objetivos de calidad soportados en la política de calidad establecida, con los cuales busca implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad (S.G.C.):
A u m e n t a r e l n i v el d e p r o d u c t o c o n f o r m e .
Garantizar las entregas op ortu nas al cliente.
M a n t en e r c l i e n t e s s a t i s f ec h o s c o n n u e s t r o s e r v i c i o .
G a r an t i z ar e l m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o d e n u e s t r o s p r o c e s o s .
C u m p l i r c o n l o s r e q u i s i t o s l e g al e s y r e g l am e n t a r i o s
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MANUAL DE CALIDAD 6.2.2 La organización determino la siguiente planificación para lograr los objetivos de calidad: a) Que se va hacer: La organización estableció cumplir con los objetivos de calidad publicándolos y sensibilizándolos en todos los niveles de la organización b) Que recursos se requieren: Los recursos que la empresa determino para el cumplimiento de los objetivos de calidad, son humanos, físicos y económicos c) Quien será el responsable: El responsable de hacer que se cumplan los objetivos de calidad es Coordinador de Calidad d) Cuando se finalizara: La organización determina la revisión de los objetivos de calidad cada año en la revisión por la dirección para identificar el cambio y la finalización del objetivo cumplido cuando sea necesario e) Como se evaluaran los resultados: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX evalúa los resultados por medio de los indicadores de gestión (Ver Cuadro mando de indicadores)
6.3 PLANIFICACION DE LOS CAMBIOS La organización estableció de manera planificada los cambios considerando los siguientes aspectos: a) b) c) d)
El propósito de los cambio y sus consecuencias potenciales La integridad del sistema de gestión de la calidad La disponibilidad de los recursos La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades
Ver Procedimiento Gestión del Cambio 7. APOYO 7.1 RECURSOS 7.1.1 GENERALIDADES La organización determino los recursos necesarios para el establecimiento, implementación y mantenimiento para demostrar mejora continua con el SGC a través del Presupuesto y para ello considero lo siguiente:
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MANUAL DE CALIDAD a) Las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes; b) Información de los proveedores externos
7.1.2 Personas XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX estableció en el organigrama las personas necesarias para la implementación eficaz de su sistema de la calidad para operación y control de documentos (Ver Organigrama) 7.1.3 Infraestructura La organización determinó proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos así: NOTA La Infraestructura puede incluir: a) b) c) d)
Edificios y servicios asociados; Equipos, incluyendo hardware y software; Recursos de Transporte Tecnología de la Información y la comunicación.
7.1.4 Ambiente para la operación de procesos La organización determina y proporciona mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de sus productos y servicios. Teniendo en cuenta las actividades desarrolladas por la empresa, es muy importante identificar y proporcionar el espacio laboral adecuado y las herramientas convenientes; esta identificación se hace mediante la aplicación de una encuesta de satisfacción del cliente interno, las cuales son analizadas para la toma de acciones necesarias por medio de la realización de un plan de mejora. La empresa cuenta con un clima organizacional óptimo y adecuado para la realización de las labores desempeñadas por sus empleados; generando en cada uno de ellos compromiso con la empresa y con los requerimientos del cliente.
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La empresa tiene establecido e implementado un programa de salud ocupacional con el cual garantiza el bienestar del personal. 7.1.5 Recursos de Seguimientos y medición 7.1.5.1 Generalidades La organización determino y proporcionó los recursos necesarios para asegurarse de la validez de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos La organización aseguro los recursos para a. Son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición trazadas b. Se mantienen para asegurarse para asegurar la idoneidad La empresa para el análisis de los datos se desarrolla el procedimiento MJ-P-G-03 donde se especifican las técnicas estadísticas para los procesos de la realización del producto. A través de los indicadores de gestión se hace seguimiento a la conformidad con los requisitos del producto, las características y tendencias de los procesos y de los productos. Dependiendo de los resultados presentados se toma la decisión de llevar a cabo acciones preventivas o correctivas según sea el caso.
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones La organización ha establecido el procedimiento GC-P-G-03 para el Control de equipos de inspección y medición, y los resultados son registrados en el formato GC-F-G-05, Hoja de vida de equipos, una vez verificada la calibración se identifica el equipo con la fecha de la última calibración. Si por alguna falla los resultados no son los esperados el encargado de Calidad enviara el equipo al centro especializado para su arreglo o solicitara el reemplazo de este. Es responsabilidad del encargado de calidad asegurarse de que los equipos de medición estén en buen estado de calibración y funcionamiento.
7.1.6 Conocimiento de la Organización
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MANUAL DE CALIDAD La organización a determinado sus procesos productivos y los ha documentado para estandarizar su conocimiento en artes gráficas a través del tiempo, identifica cambios en las actividades y cambia de versiones los documentos. La retroalimentación de lecciones aprendidas o problemas que se presenten se realizan una vez al mes en las reuniones con los líderes de proceso
7.2 Competencia La empresa evalúa y selecciona al personal en función de su capacidad para prestar un servicio, de acuerdo con los requisitos de la empresa. Se establecen los criterios para la selección y evaluación de personal (Manual de Funciones), la empresa a través del manual de funciones identifica los perfiles oficiales donde se describe: educación, responsabilidades, funciones y experiencia que deben tener los empleados para desempeñarse en un puesto de trabajo determinado. Ver Documento Manual de Funciones.
La empresa realiza las siguientes actividades: a. Determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del servicio por medio de la descripción de funciones, consignada en el Manual de Funciones. b. Cuando sea aplicable proporcionar formación o tomar otras acciones como es el caso de las capacitaciones las cuales permiten lograr la competencia necesaria del cargo cuando no se cumplen de antemano. c. Evalúa la eficacia de las acciones de formación mediante el seguimiento del desempeño del personal. d. Conserva la información de formación, competencia, educación y experiencia en las Carpetas de los empleados
7.3 Toma de Conciencia XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX realiza inducciones al personal para generar toma de conciencia en el cumplimiento de la política y los objetivos y su contribución a la eficacia del sistema de gestión, incluidos los beneficios de la mejora, así como las implicaciones
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MANUAL DE CALIDAD del incumplimiento de los requisitos del SGC. Ver formato de Inducciones y reinducciones (hacer procedimiento participación, consulta y toma de conciencia) Boletines electrónicos y/o físicos
7.4 Comunicación XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ha establecido un procedimiento de comunicación interna y externa para determinar estas comunicaciones
7.5 Información Documentada 7.5.1 Generalidades La organización ha establecido la documentación del sistema de gestión de la calidad de nuestra empresa incluye: a. La política de la calidad que se ha presentado en este documento y los objetivos que se desprenden de la política los cuales se presentan en este manual de Calidad. b. Este manual de calidad, estructurado en el mismo orden en que se presentan los capítulos 4 al 10 de la norma ISO 9001:2015 c. Los procedimientos documentados y los registros requeridos por la norma ISO 9001 los cuales incluyen: control de documentos, control de registros, auditorías internas, control del producto no conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora. d. Los documentos incluyendo los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos, los cuales se encuentran definidos en el listado maestro de documentos y registros. Implementar una codificación que permita conocer de una manera sencilla los documentos, procesos, procedimientos e instructivos que se manejan interiormente en la Empresa, además simplificar el aprendizaje y lenguaje que se maneja dentro de la Empresa, para un mejor entendimiento del Manual y los Documentos que contenga.
7.5.2 Creación y Actualización La empresa crea y actualiza los documentos exigidos por el sistema de gestión de la calidad, en el procedimiento para control de documentos se establecen los controles para: (Ver documento ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS):
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MANUAL DE CALIDAD
7.5.3 Control de la información documentada La empresa controla los documentos exigidos por el sistema de gestión de la calidad, en el procedimiento para control de documentos se establecen los controles para: ( Ver documento ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS): a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. d. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. e. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen interno y externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad y se controla su distribución. f. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. Nuestra empresa ha establecido y realiza una adecuada gestión de los registros con el propósito de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de l a calidad. El procedimiento “Control de los registros” establece los requisitos mediante los cuales define los controles necesarios para
la identificación, recolección, indización, acceso, clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros de calidad de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico. (Ver documento CONTROL DE REGISTROS)
8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL La empresa conoce los procesos de su competencia, recogidos en el Mapa de Procesos , los procesos se desarrollan mediante procedimientos documentados que describen los requisitos a cumplir, las actividades de verificación y los registros generados en el desempeño de las actividades. El contenido de este manual, los procesos documentados requeridos por la norma NTCISO 9001-2015 y los procedimientos necesarios para la prestación del servicio, dan cumplimiento a los requisitos que establece este numeral.
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MANUAL DE CALIDAD Controla sus procesos por medio de los registros asociados a los procedimientos establecidos en el mapa de procesos
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS O SERVICIOS 8.2.1 Comunicación con el cliente El área administrativa y comercial está siempre en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXcon el cliente, con el fin de prestar el mejor servicio y conocer al detalle los requisitos solicitados. De igual manera, después de prestado el servicio, la comunicación con el cliente sigue presente para brindarle asesoría y hacer seguimiento al trabajo realizado. Además el área administrativa recibe las solicitudes, sugerencias, reclamos e inquietudes de sus usuarios a través de diferentes medios de comunicación como son: llamadas telefónicas, vía fax, correo electrónico.
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MANUAL DE CALIDAD
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos o servicios XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGRÁFICO Ltda. enfoca su trabajo principalmente a proporcionar productos impresos a la medida de especificaciones, para esto cuenta con las herramientas necesarias y cumple con los siguientes requisitos: ordenes de producción, condiciones de pago, acuerdos verbales, órdenes de compra, cotizaciones, ordenes de pedidos telefónicos, por escrito, vía fax, vía mail, remisiones y facturación, que cumplen con las especificaciones de los clientes.
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGRÁFICO Ltda. Cuenta con un procedimiento (DG-P-V-02) PARA revisar los registros y garantizar que se cumplan los requisitos enunciados en el numeral 8.2.2
8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios Cuando surgen cambios en algún registro, por cualquier razón, se revisan los cambios y se acuerda la nueva forma de efectuarse. Si se aceptan los cambios, se les informa a todas las personas de la empresa que se vean afectados por los mismos 8.3 Excluido 8.4 CONTROL DE EXTERNAMENTE
LOS
PRODUCTOS
O
PROCESOS
SUMINISTRADOS
La empresa tiene por objeto referenciar los procedimientos y las medidas establecidas para garantizar que se incorporan a la cadena de valor, los bienes y los servicios que la empresa adquiere a terceros y que cumplen los parámetros especificados que aseguran la calidad del servicio final que ofrece a sus clientes. El control de calidad de los productos suministrados y los servicios prestados deben ser asegurados por el usuario responsable del área que cursa el pedido, basándose en las especificaciones requeridas. El departamento de Suministros es el encargado de la adquisición y control de bienes para cumplir con las necesidades de los clientes. Ver Documento (Procedimiento de compras)
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MANUAL DE CALIDAD La mayoría de proveedores están ya previamente seleccionados por su respaldo y calidad por un tiempo determinado.
Información de las compras. El departamento de suministros es el encargado de efectuar todos los procedimientos relacionados con el proceso de compras. De esta forma se cumple con procedimientos tales como: evaluación y selección de proveedores, compra de materia prima e insumos, recepción de materias primas e insumos. Ver Documento (Procedimiento de compras.) Teniendo en cuenta la información para los proveedores contratados externamente, los puntos y los grados de control para los proveedores que afecten la calidad del servicio o producto y sean contratados externamente
Verificación de los productos comprados. El personal de almacén es responsable de verificar la conformidad de los suministros una vez comprados. Los criterios para esta verificación, son el cumplimiento de las cantidades solicitadas y de las especificaciones acordadas (marca, referencia, parámetros de calidad y especificaciones técnicas, entre otros)
8.5 PRODUCCIOIN Y PREVISION DEL SERVICIO 8.5.1 Control de la producción y de la previsión del servicio El control de todo el proceso para la impresión litográfica se describe en el plan de calidad código (DG-C-A-01), el cual se complementa con cada uno de los procedimientos escritos para cada proceso realizado en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico Ltda. y asegurar el cumplimiento de cada una de las características del proceso la cual es responsabilidad de todo el personal involucrado Para la realización de los procesos se cuenta con personal altamente calificado para asumir las responsabilidades encomendadas en el cumplimiento de sus labores, incluyendo el cumplimiento de los parámetros y requisitos establecidos en los procedimientos y en la orden de producción como guía para el desarrollo de las actividades.
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MANUAL DE CALIDAD Existen procesos que pueden ser contratados externamente en el evento en que internamente no exista disponibilidad por represamiento o por acción de mantenimiento correctivo de alguna máquina. La organización valida todo proceso de producción y de prestación del servicio en los puntos de control donde se realizan inspección y se detectan productos no conformes, también valida características del servicio por medio de encuestas de satisfacción y auditorías internas La organización mide los procesos de producción por medio de los indicadores que van enfocados a garantizar la eficacia de cada proceso. La organización establece lo siguiente: a) los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos, por medio del control de inspección de calidad. b) la aprobación de los equipos y la calificación del personal por medio de las evaluaciones de desempeño, mantenimiento preventivo diario, verificación y mantenimiento de equipos. c) el uso de métodos y procedimientos específicos, por medio de los procedimientos con el saber hacer de cada proceso. d) los requisitos de los registros, por medio de los registros que tiene cada proceso e) la revalidación, por medio de acciones preventivas, correctivas, de mejora e Indicadores de Gestión que no cumplan la meta
8.5.2 Identificación y Trazabilidad La identificación de los materiales durante el proceso de producción se realiza mediante los registros de la fecha en que se realiza cada proceso, el nombre de la persona responsable y las operaciones realizadas al material, las cuales quedan registradas en la orden de producción código (DG-F-V-01) y en los respectivos reportes diarios de producción. La identificación al material según el estado de conformidad se realiza empleando el sistema de semáforo, en cualquiera de las actividades durante el proceso, utilizando tarjetas de colores así: Tarjeta de color verde marcada con la frase CONFORME para identificar los materiales que cumplen con las especificaciones de la orden de producción.
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MANUAL DE CALIDAD Tarjeta de color amarillo marcada con la frase PARA REVISAR para identificar los materiales que se encuentran en espera de revisión y continuar con el proceso. Tarjeta de color rojo marcada con la frase NO CONFORME para identificar los materiales que no cumplen con las especificaciones solicitadas por el cliente, y esperan para definir su disposición. Tarjeta de color azul marcada con la frase EN PROCESO, para diferenciar los materiales que se encuentran en alguna fase del proceso productivo (impresión) y están pendientes de ser finalizados y van cumpliendo con las especificaciones solicitadas por el cliente.
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MANUAL DE CALIDAD CUADRO DE IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO ETAPA
PRODUCTO EN MANOS DEL CLIENTE
MEDIO DE IDENTIFICACION DONDE SE ENCUENTRA LA INFORMACION
INFORMACION QUE SE PUEDE OBTENER
Nº de la Orden de Producción Nombre del cliente. Referencia del producto
Nombre del cliente Referencia del producto
Sticker en la unidad de empaque Nº de la orden de producción Cantidad por unidad de empaque Código de quien revisó el material- Fajillas –Revisado Nombre del cliente, Dirección
DESPACHOS
TERMINADOS Y EMPAQUE
Remisión
Reporte diario de producción en encuadernación y empaque código PR-F-E-01 Orden de producción código DG-F-V-01
DATOS DE ENLACE
Referencia del producto Fecha del envío, Cantidad Enviada Nº de la orden de producción, Nº de la orden de compra y/o cotización
Código Revisa Nº de la Orden de Producción Referencia del producto
Nº de la Orden de Producción Responsable del terminado. Fecha en la que se realizó el terminado.
Fecha en que realizó el terminado al m aterial Nº de la orden de producción Responsable de la operación Registro de inspección en el proceso Que terminado se le realizó al m aterial Cantidad total fabricada
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MANUAL DE CALIDAD
TROQUELADO Y GRAFADO
Reporte diario de producción en troquelado código PR-F-T-01 Orden de producción código DG-F-V-01
Reporte semanal de producción en Recubrimientos (Brillo y/o RECUBRIMIENTOS plastificado) código PR-F-P-01 Orden de producción código DG-F-V-01
Fecha en que troqueló el material Nº de la orden de producción Responsable de la operación Registro de inspección en el proceso Cantidad total procesada en troquelado Fecha en que realizó el recubrimiento al Material Responsable de la aplicación Registro de inspección en el proceso Que tipo de acabado se le realizó al Material Cantidad total trabajada en acabado Nº de la orden de producción
Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó el troquelado Responsable de la operación Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó el recubrimiento Responsable de la aplicación del recubrimiento
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MANUAL DE CALIDAD
TROQUELADO Y GRAFADO
Reporte diario de producción en troquelado código PR-F-T-01 Orden de producción código DG-F-V-01
Reporte semanal de producción en Recubrimientos (Brillo y/o RECUBRIMIENTOS plastificado) código PR-F-P-01 Orden de producción código DG-F-V-01
Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó el troquelado Responsable de la operación
Fecha en que troqueló el material Nº de la orden de producción Responsable de la operación Registro de inspección en el proceso Cantidad total procesada en troquelado
Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó el recubrimiento Responsable de la aplicación del recubrimiento
Fecha en que realizó el recubrimiento al Material Responsable de la aplicación Registro de inspección en el proceso Que tipo de acabado se le realizó al Material Cantidad total trabajada en acabado Nº de la orden de producción
Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó la impresión Responsable de la impresión ó máquina en la que se imprimió
Fecha en que realizó la impresión del
IMPRESION
Reporte diario de producción en en Material impresión código PR-F-I-01 Orden de Responsable de la impresión y máquina. producción código Registro de inspección en el proceso DG-F-V-01 las actividades de esta operación
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MANUAL DE CALIDAD Tipo de material utilizado Nº de la orden de producción Proveedor del material Cantidad total impresa Fecha en que realizó el corte del m aterial Nº de la orden de producción CORTE
Relación de corte códico PR-F-C-01 Orden de producción código DG-F-V-01
Responsable del corte del material Registro de inspección en el proceso Número de requisición y código del proveedor del papel Tipo de material utilizado Medida Destino del papel (máquina) Especificaciones del producto
Programa de
Fecha en la que se realizó el montaje
el material.
Nº de la orden de producción Responsable del corte del material y fecha del corte.
Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó el
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MANUAL DE CALIDAD Tipo de material utilizado Nº de la orden de producción Proveedor del material Cantidad total impresa
el material.
Nº de la orden de producción Responsable del corte del material y fecha del corte.
Fecha en que realizó el corte del m aterial Nº de la orden de producción CORTE
Relación de corte códico PR-F-C-01 Orden de producción código DG-F-V-01
Responsable del corte del material Registro de inspección en el proceso Número de requisición y código del proveedor del papel Tipo de material utilizado Medida Destino del papel (máquina)
Nº de la Orden de Producción Fecha en la que se realizó el proceso de fotomecánica Responsable de cada actividad
Especificaciones del producto
PROGRAMACION
SALIDA DE
Fecha en la que se realizó el montaje Programa de producción código Fecha en la que se realizó el insolado PR-F-P-01 Orden de producción Responsable de cada actividad código DG-F-V-01 Registro de inspección en este proceso Cantidad de material utilizado Nº de la orden de producción Salidas de material Descripción del material
Código interno
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MANUAL DE CALIDAD MATERIAL DEL código DG-F-S-03 ALMACEN DE (para materia prima Referencia MATERIA PRIMA Y e insumos) Orden Código interno (Nº de requisición y códiPAPEL de producción
código DG-F-V-01 Relación de corte código PR-F-C-01 (Para relacionar la salida del papel )
go del proveedor) Destino del material Cantidad de material entregado Fecha de salida del material (se tiene en cuenta para la materia prima e insumos exceptuando el papel). Fecha de ingreso del material
ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN DE MATERIA PRIMA
Fecha de salida del material Destino del material
Entrada de materia Nº de requisición del material prima código DG-F- Código del proveedor S-02 Descripción del material Registro de inspección del material Cantidad
Nº de la requisición del material y código del proveedor
Nº de la requisición
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MANUAL DE CALIDAD MATERIAL DEL código DG-F-S-03 ALMACEN DE (para materia prima Referencia MATERIA PRIMA Y e insumos) Orden Código interno (Nº de requisición y códiPAPEL de producción
código DG-F-V-01 Relación de corte código PR-F-C-01 (Para relacionar la salida del papel )
Fecha de salida del material Destino del material
go del proveedor) Destino del material Cantidad de material entregado Fecha de salida del material (se tiene en cuenta para la materia prima e insumos exceptuando el papel).
Nº de la requisición del material y código del proveedor
Fecha de ingreso del material ENTRADA DE MATERIAL AL ALMACEN DE MATERIA PRIMA
REQUISICION DE MATERIA PRIMA
Entrada de materia Nº de requisición del material prima código DG-F- Código del proveedor S-02 Descripción del material Registro de inspección del material Cantidad
Requisición de materiales código DG-F-S-01
Nº de la requisición de materiales
Fecha de la solicitud. Especificaciones del material solicitado como: Cantidad, unidad, descripción, gramajetamaño y referencia. Tipo de trabajo. Nº de la orden de producción Proveedor Nº de la factura
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MANUAL DE CALIDAD Nombre de quien solicita el material. Nº de la requisición
COTIZACIONES
PRODUCCIÓN Y TERMINADOS
Cotización código DG-F-V-03 Orden de producción código DG-F-V-01
Orden de producción código DG-F-V-01
Cliente, clase de trabajo, cantidad a fabricar, fecha de apertura de la orden y nombre de quien programa el trabajo.
Especificaciones para corte Firma de quien realizó el corte Fecha en la que se realizó el corte Código interno del papel utilizado Especificaciones para impresión Firma de quien realizó la impresión Fecha en la que se realizó la impresión Especificaciones para terminados Firma de quien realizó el acabado Fecha en la que se realizó el acabado
Número de la orden de producción. Nombre del cliente. Fecha de apertura de la orden
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MANUAL DE CALIDAD Nombre de quien solicita el material. Nº de la requisición
COTIZACIONES
PRODUCCIÓN Y TERMINADOS
ARTE Y DISEÑO
Cotización código DG-F-V-03 Orden de producción código DG-F-V-01
Número de la orden de producción. Nombre del cliente. Fecha de apertura de la orden
Cliente, clase de trabajo, cantidad a fabricar, fecha de apertura de la orden y nombre de quien programa el trabajo.
Especificaciones para corte Firma de quien realizó el corte Fecha en la que se realizó el corte Código interno del papel utilizado Especificaciones para impresión Firma de quien realizó la impresión Orden de Fecha en la que se realizó la impresión producción código Especificaciones para terminados DG-F-V-01 Firma de quien realizó el acabado Fecha en la que se realizó el acabado Especificaciones para encuadernación. Firma de quien empacó el m aterial Fecha en la que se realizó el terminado al material. Tipo de material recibido del cliente, nomMaterial suministrado por el brief del cliente, fecha en la que se recibió cliente código DGF-V-04 el material, de quien se recibió, estado de
Nombre del cliente. Fecha de recepción del material Tipo de trabajo
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MANUAL DE CALIDAD conformidad del material recibido, tipo de trabajo en el que se utilizó y f echa en la que se devolvió y a quien se le devolvió.
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MANUAL DE CALIDAD conformidad del material recibido, tipo de trabajo en el que se utilizó y f echa en la que se devolvió y a quien se le devolvió.
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MANUAL DE CALIDAD 8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos El manejo a dar al material propiedad del cliente se describe en el procedimiento de Recepción de material suministrado por el cliente o proveedores externo código (DG-P-V04). Todo material suministrado por el cliente como complemento de las especificaciones para la fabricación de sus productos, deben ser revisados por el diseñador, la cotizadora y el almacenista según el tipo de material a recibir; al ingreso a la empresa se registra el tipo de material que se recibe con la respectiva inspección en el formato de recepción de material suministrado por el cliente código (DG-F-V-04) Se identifica el material recibido según el tipo, con el número de ingreso, con el número de orden de producción u orden de servicio interno, y se procede a realizar el respectivo proceso.
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MANUAL DE CALIDAD 8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos El manejo a dar al material propiedad del cliente se describe en el procedimiento de Recepción de material suministrado por el cliente o proveedores externo código (DG-P-V04). Todo material suministrado por el cliente como complemento de las especificaciones para la fabricación de sus productos, deben ser revisados por el diseñador, la cotizadora y el almacenista según el tipo de material a recibir; al ingreso a la empresa se registra el tipo de material que se recibe con la respectiva inspección en el formato de recepción de material suministrado por el cliente código (DG-F-V-04) Se identifica el material recibido según el tipo, con el número de ingreso, con el número de orden de producción u orden de servicio interno, y se procede a realizar el respectivo proceso. 8.5.4 Preservación El manejo de los materiales en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico se realiza según el procedimiento de Manejo, almacenamiento, preservación, embalaje y entrega código (PRP-G-03), el cual es responsabilidad de todo el personal de acuerdo a la etapa de producción en que se encuentre el producto. El manejo de todos los materiales se hace de forma manual a excepción de las resmas de papel que se manejan con cargador si la ubicación del papel lo requiere, para evitar el deterioro. El almacenamiento se hace en los respectivos sitios designados en cada área de trabajo así: Los productos en proceso en las áreas de producción. El papel en el área designada para el papel. El material para el argollado en el almacén de argollado. El producto terminado el área designada para el producto terminado. El mantenimiento de los materiales se hace de acuerdo al sitio de proceso y la etapa en la que se encuentre de forma que estos no pierdan las especificaciones y su funcionalidad en ninguna de las etapas. El empaque para el producto terminado se realiza según los requerimientos del cliente, identificados con el sticker de empaque con la siguiente información: cliente, referencia, orden de producción, cantidad a entregar por unidad de empaque y código de la persona que revisó el material; y la entrega se realiza en los sitios estipulados por el cliente en la fecha indicada.
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MANUAL DE CALIDAD 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, ha establecido la entrega de los productos por medio del proceso de Despachos, quien es el encargado de entregar al cliente de acuerdo a los requisitos legales y reglamentarios, cuidados con el producto o garantías de ser necesario. La empresa ha determinado un procedimiento para quejas y reclamos y canales de comunicación para permitir al cliente hacer la retroalimentación de cualquier novedad 8.5.6 Control de los cambios Si se realiza algún cambio en la producción o la prestación del servicio se dejan registros de los cambios y las aprobaciones de los mismos 8.6 LIBERACION DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS El seguimiento inicia en la recepción de materias primas que se realiza según el anexo 1 de Inspección en la recepción de materias primas e insumos del procedimiento de Recepción de materias primas y/o insumos código (DG-P-S-02) cuando ingresan al almacén, dejando registro de dicha inspección en el formato Entrada de materia prima código (DG-F-S-02); pero si se presentan materiales no conformes durante esta inspección se reporta según el formato Reporte de Material no conforme código (DG-F-S09). Algunas materias primas y/o insumos quedan pendientes de inspección en varios aspectos, puesto que en la recepción no se puede comprobar la conformidad de los mismos, la inspección de estos materiales es de operación, la cual se realiza según el anexo de inspección en la recepción de materias primas e insumos. La inspección en el proceso se realiza según cada actividad y se describen en los procedimientos de cada área, en el momento de realizar la inspección al producto, se registra en el reporte diario de producción de cada una de las etapas del producto las unidades aceptadas y/o rechazadas si existen y su estado de verificación que aplique. En todas las etapas del producto se toma como base las muestras, machotes, color key, etc. Suministrados para la fabricación del producto, lo cual se compara con el producto en proceso y se comprueba el cumplimiento de los requisitos solicitados por el cliente. La liberación del producto la realiza el Coordinadora de Terminados, quien es el encargado de hacer la verificación final para entrega al cliente por despachos OJO CAMBIAR EL PROCEDIMIENTO
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
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Se da tratamiento a una no conformidad detectada en los procesos productivos; aplicando el procedimiento de Control de producto no conforme código (PR-P-G-01). La detección de una no conformidad es el resultado de las verificaciones al cumplimiento de las especificaciones registradas en la orden de producción código (DG-F-V-01). El tratamiento a dar a una no conformidad después de detectada por la persona que realiza la actividad es la siguiente: 1. Separar el material no conforme del resto del material. 2. Identificar el material no conforme con una tarjeta de color rojo de no conforme. 3. Informar al Coordinador de área a cerca de la no conformidad. 4. El coordinador de la respectiva área documenta la no conformidad según el formato de Reporte de producto no conforme (PR-F-G-01), registrando el tipo de material, el cliente, cantidad no conforme, descripción de la no conformidad y análisis de la causa. 5. Evaluar el estado del material, analizando su criticidad para decidir su disposición o acción a tomar, la cual puede ser: a. Reproceso b. Reclasificación (únicamente para corte de papel) c. Reparación d. Desecho e. Concesión con o sin reparación f. Permiso de Desviación g. Liberación
9 EVALUACION DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXGráfico para garantizar el mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad, desarrolla las siguientes actividades: 1. Revisión Gerencial: el desarrollo se presenta en el procedimiento de revisión por la Gerencia código (DG-P-G-01). 2. Evaluación y cumplimiento de los objetivos de calidad mediante los resultados de los indicadores. El análisis queda documentado en el acta código (DG-F-G-01) del comité de calidad y la matriz de indicadores establecida por la Gerencia.
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9.1.1 Generalidades Para el seguimiento y medición de nuestros procesos, se sigue cada una de las etapas enunciadas y detalladas en los instructivos pertinentes, esto junto a la verificación y seguimiento que se realiza a cada uno de los procesos. En el mapa de procesos figuran todos los procesos del sistema de calidad, asociado a él se encuentran las descripciones de los procesos, a los cuales se les hace seguimiento y medición, por medio de Indicadores de Gestión, de esta forma se demuestra que los procesos son apropiados para el sistema de calidad. Cuando no se alcanzan los resultados se toman acciones correctivas de acuerdo con el procedimiento de acción correctiva, según sea conveniente. Cuando se determinen los métodos adecuados, la organización considera el tipo y el grado de seguimiento o medición apropiada para cada uno de sus procesos en relación con su impacto sobre la conformidad con los requisitos del servicio y sobre la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
9.1.2 Satisfacción del Cliente Se analiza a través de las encuestas realizadas a los clientes según formato Encuesta de satisfacción del cliente código (MJ-F-G-06) y su análisis de datos realizada por el Coordinador de calidad de acuerdo al procedimiento técnicas estadísticas MJ-P-G-03; y presentará un informe a la gerencia para la implementación de la mejora o acciones correctivas.
9.1.3 Análisis y Evaluación Para el análisis de los datos se desarrolla el procedimiento MJ-P-G-03 donde se especifican las técnicas estadísticas para los procesos de la realización del producto. A través de los indicadores de gestión se hace seguimiento a la conformidad con los requisitos del producto, las características y tendencias de los procesos y de los productos. Dependiendo de los resultados presentados se toma la decisión de llevar a cabo acciones preventivas.
9.2 Auditoria
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Para determinar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con las disposiciones planificadas la organización estableció el procedimiento MJ-P-G-02 de auditorías internas. Se cuenta con un grupo de auditores internos que reciben capacitación permanente y se asignan los procesos a auditar verificando que sean independientes al área a auditar. Las auditorias son planificadas a intervalos. Una primera auditoria es general y otra a los procesos cuyo resultado de esta primer auditoria sea crítico para la estabilidad del SGC.
9.3 REVISION POR LA DIRECCION 9.3.1 Generalidades La alta dirección realiza 1 revisión del sistema de gestión de la calidad por año, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la política y los objetivos de la calidad.
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección La información de entrada para la revisión incluye: a. resultados de auditorías, b. resultados de seguimiento y medición c. desempeño de los procesos y conformidad del servicio, 1. Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes externas 2. El grado en el que se han logrado los objetivos de calidad d. Las no Conformidades y acciones correctivas, e. acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, f. cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g. desempeño de los proveedores externos h. La eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y las oportunidades i. Adecuación de los recursos j. recomendaciones para la mejora
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MANUAL DE CALIDAD 9.3.3. Salidas de la revisión por la dirección Los resultados de la revisión por la dirección incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con: a. La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos. b. La mejora del servicio en relación con los requisitos del usuario / oportunidades de mejora c. Las necesidades de recursos.
10. MEJORA 10.1 GENERALIDADES La empresa mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de su política de calidad de este manual; los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, ver procedimiento de auditorías internas, el análisis de datos, numeral 9.1.3; las acciones correctivas, de mejora, cambio abrupto, innovación y reorganización numeral 10.2 y 10.3; revisión por la dirección. 10.2 NO CONFORMIDADES Y ACCION CORRECTIVA El seguimiento a las no conformidades y acciones correctivas se lleva a través del procedimiento MJ-P-G-01, donde se hace análisis de la causa, si por algún motivo se vuelve a presentar el problema se debe abrir otra acción correctiva y analizar la causa nuevamente por que el análisis anterior no dio resultado. Para el seguimiento a la acción correctiva se utiliza el formato MJ-F-G-01 Reporte de no conformidad y seguimiento a acciones correctivas; donde queda registrada la causa y la acción a seguir hasta el cierre definitivo y los comentarios a que haya lugar del resultado de la acción tomada. EL seguimiento a las acciones preventivas se lleva a través del procedimiento MJ-F-G-01, donde se hace análisis de la causa. Para el seguimiento a la acción preventiva se utiliza el formato MJ-F-G-01, donde queda registrada la causa y la acción a seguir hasta el cierre definitivo y los comentarios a que haga lugar el resultado de la acción tomada. 10.3 MEJORA CONTINUA
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MANUAL DE CALIDAD La organización mejora continuamente su SGC y está revisando su conveniencia y adecuación y eficacia en las revisiones por la dirección
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CARACTERIZACIONES
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MANUAL DE CALIDAD CONTROL DE CAMBIOS EN EL DOCUMENTO REV N° 14 15 16
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA
REALIZADO
APROBADO
