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BitFac 2010 Facturación y control de almacén para PYMES
Manual de Usuario
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BitFac 2010 1
BitFac® 2010
(versión 3.9)
Facturación y control de almacén
Manual de Usuario Manual válido para las versiones General, Servicios Técnicos, Talleres de vehículos, Ferreterías, Droguerías y perfumerías, Textil y boutiques, Tiendas de informática y Alimentación y bebidas.
ÍNDICE
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Requisitos del sistema
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Instalación
4
Introducción y puesta en marcha Introducción Puesta en marcha
5 5 5
Comenzando con la aplicación Inicio Identificación de acceso Selección de empresa El entorno de la aplicación La barra de herramientas de la aplicación Otras barras de herramientas Comenzando a introducir datos Preferencias
8 8 8 8 9 9 10 10 12
Mantenimiento de archivos Gestión de clientes Gestión de proveedores Gestión de artículos Gestión de vendedores Gestión de técnicos Selección de empresa
16 16 22 23 30 30 30
Gestión de almacén y compras Control de almacén Traspasos entre almacenes Movimientos de almacén Pedidos a proveedor Compras Facturas de compra Compras en depósito Fabricación de equipos* Gestión de R.M.A.* Trazabilidad interna* Recogida de envases*
32 32 33 35 35 37 39 40 41 41 42 42
Ventas y facturación Presupuestos Pedidos de cliente Albaranes de venta Facturación Tickets de caja Facturas de TPV Ventas en depósito Gestión de mantenimientos* Órdenes de reparación* Órdenes de trabajo* Vencimientos: Cobros y pagos Ingresos y gastos Apuntes de caja y bancos Resumen económico Facturación global e IVA Ventas totales
44 44 45 46 49 51 52 52 53 53 55 56 59 59 60 60 61
Listados e informes Listados de clientes Listados de proveedores Listados de artículos
62 62 62 62
Este apartado corresponde a una versión sectorial específica
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BitFac 2010 Listados de vendedores Listados de albaranes de venta Listados de facturas Listados de pedidos de cliente Listados de cobros Listados de presupuestos Listados de compras Listados de pedidos a proveedor Listados de pagos Listados de traspasos Listados de depósitos Listados de órdenes de reparación/trabajo* Listados de ingresos Listados de gastos Listados de caja y bancos Gráficos de evolución Registro de acceso a datos Controles para los informes
62 62 63 63 63 63 63 63 64 64 64 64 64 64 64 64 65 65
Utilidades Solicitud de transferencia Sustitución de facturas Códigos de barras propios Localización del servidor de datos e instalación en red local Configuración de documentos Exportación a contabilidad Exportación a Microsoft® Excel Actualización de precios automática Actualización de precios manual Establecimiento de ofertas Intercambio de datos con BitTPV® Generación automática de pedidos Generación de catálogos Cambio de propietario de un vehículo*
66 66 66 67 67 67 68 69 69 70 70 71 71 72 73
Control de accesos y usuarios Control de accesos Control de usuarios Identificación de usuarios
74 74 74 75
Ayuda y registro de la aplicación Contenido de la ayuda Registro de la aplicación
76 76 76
Importación de tarifas y copias de seguridad Importación de tarifas Copias de seguridad
77 77 77
Conexión a bases de datos remotas
80
Teclas rápidas
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BitFac 2010 3
REQUISITOS DEL SISTEMA Los requerimientos mínimos para el correcto funcionamiento de BitFac® son los siguientes:
Ordenador IBM PC o compatible con procesador Intel Pentium III a 850 MHz.
Sistema Operativo Microsoft® WindowsTM 2000, XP, Vista o 7.
128 MB de memoria RAM.
Tarjeta gráfica SVGA con 8 MB de VRAM a una resolución de 1024x768.
Lector CD-ROM 2x.
Unos 200 MB de espacio libre en disco duro.
Ratón Microsoft® compatible.
De todos modos, el sistema recomendado para un óptimo funcionamiento, es el siguiente:
Ordenador IBM® PC o compatible con procesador Intel Pentium IV a 2.8 GHz o superior.
Sistema Operativo Microsoft® WindowsTM XP, Vista o 7.
512 MB de memoria RAM.
Tarjeta gráfica SVGA con 32 MB de VRAM a una resolución de 1024x768 o superior (en formato 4:3).
Lector CD-ROM 16x o superior.
Unos 300 MB de espacio libre en disco duro.
Ratón Microsoft® compatible.
IMPORTANTE: La aplicación funcionará sustancialmente según lo indicado en este manual, sin embargo, debido a actualizaciones, correcciones o mejoras de última hora, puede que se encuentre alguna diferencia con el funcionamiento real.
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BitFac 2010
INSTALACIÓN BitFac® 2010 se presenta en varias modalidades, en función de la base de datos con la que se desee conectar. La bases de datos disponibles son: Microsoft Visual FoxPro (como las versiones anteriores), Microsoft SQL Server 2005 y MySQL 5.0. En el caso de utilizar la primera, la base de datos ya se instala con la aplicación. En caso de utilizar alguna de las otras bases de datos, la instalación de la misma en el servidor de red debe hacerse por separado, siguiendo las instrucciones del respectivo fabricante. PRECAUCIÓN: En el caso de que la conexión se vaya a realizar con una base de datos distinta de Visual FoxPro, la instalación y configuración de la base de datos en el servidor de red y en los puestos de trabajo, debe ser efectuada por un técnico cualificado para dicha tarea, a fin de que la seguridad e integridad de los datos pueda ser la correcta.
Para realizar el proceso de instalación de la aplicación BitFac® en un puesto de trabajo, siga los siguientes pasos:
1.
Introduzca el CD-ROM en la unidad lectora. La versión en CD-ROM es autoarrancable y debería saltar directamente al paso 4. En caso de que no arranque sola la instalación, continúe en el paso siguiente.
2.
Pulse el botón de Inicio de Windows, en la parte inferior izquierda de la pantalla, para abrir el menú. Seleccione la
3.
Aparecerá un cuadro de diálogo con un campo editable en el que deberá teclear D:SETUP, para el caso en que la
4.
A continuación aparecerá una serie de cuadros de diálogo donde se preguntará el nombre del directorio en el que
opción Ejecutar del menú que se acaba de desplegar. unidad D sea el lector de CD-ROM, y luego se deberá pulsar el botón Aceptar. desea instalar la aplicación, entre otras cosas. Por defecto estará seleccionada la ruta C:\BITFAC39, pero puede cambiarse. 5.
Cuando haya seleccionado las opciones deseadas, pulse Aceptar. A continuación comenzarán a copiarse todos los archivos al disco duro. Este proceso puede llevar algún tiempo.
6.
El programa de instalación se encargará de instalar todos los archivos necesarios. Una vez que haya finalizado el proceso de instalación, se creará un grupo de programas con el nombre Aplicaciones CodeBit, en el cual se añadirá el icono de la aplicación (a no ser que se hubiese elegido otro grupo de programas durante la instalación). PRECAUCIÓN: Si por alguna razón se va a reinstalar la aplicación por encima de la ya existente, se debe tener presente que los datos existentes serán eliminados, por lo que si estos son de importancia deberá realizar con anterioridad a la instalación una o más copias de seguridad.
IMPORTANTE: La nueva versión BitFac® 2010 (v.3.9) se instala por defecto en un directorio distinto que las anteriores. Si ha adquirido una versión de actualización y desea actualizar los datos que tenga introducidos en la versión anterior (v.3.8), deberá ejecutar después de la instalación la aplicación ACTUALIZA38.EXE, que se instala en el mismo directorio que BitFac® 2010.
Antes de realizar una instalación en red local, lea la sección “Localización del servidor de datos e instalación en red local” que se encuentra en este manual.
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BitFac 2010 5 CAPÍTULO 1
INTRODUCCIÓN Y PUESTA EN MARCHA INTRODUCCIÓN BitFac® es una aplicación que se presenta en dos gamas: PROFESIONAL y EMPRESARIAL (que sustituyen a las antiguas ESTÁNDAR y DELUXE, respectivamente), con diferentes prestaciones y precios. El presente manual explica las características de ambas gamas, indicándose específicamente las opciones que únicamente presenta la gama Empresarial y de las que carece la gama Estándar. Para cualquiera de las gamas disponibles, se presentan también varias versiones sectoriales específicas desarrolladas a partir de una base común de facturación y control de almacén. Los sectores contemplados son: SERVICIOS TÉCNICOS, TALLERES DE VEHÍCULOS, FERRETERÍAS, DROGUERÍAS Y PERFUMERÍAS, TIENDAS DE INFORMÁTICA, COMERCIO TEXTIL y ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS. En este manual se explican tanto las características comunes como las específicas de cada sector.
IMPORTANTE: Esta versión permite la conexión con sistemas de gestión de bases de datos como Microsoft SQL Server 2005 y MySQL 5.0. Consulte la documentación específica de su aplicación para saber a qué base de datos puede conectarse.
También se posibilita la combinación de información con la aplicación de contabilidad para empresas y autónomos BitConta® 2010 de manera fácil y rápida.
PUESTA EN MARCHA Para arrancar la aplicación se realizará un doble clic con el puntero del ratón sobre el icono de la aplicación BitFac® o se seleccionará en el menú del botón de Inicio, en el apartado de Aplicaciones CodeBit.
IMPORTANTE: En el caso de disponer de una versión con conexión a base de datos Microsoft SQL Server 2005 o MySQL 5.0, consulte el Anexo I de este manual donde se indica cómo instalar y configurar el driver ODBC necesario para establecer dicha conexión.
En primer lugar debe seleccionarse la base de datos a utilizar. Si no dispone de un gestor de bases de datos Microsoft SQL Server 2005 o MySQL 5.0, la instalación que debe realizar es la de Visual FoxPro, que es la misma que se utilizaba en todas las versiones anteriores.
Si la base de datos a la que se va a conectar es distinta de Visual FoxPro (la que ha tenido BitFac® en todas las versiones anteriores), cuando entre en la aplicación la primera vez se le pedirá que indique el nombre del servidor de la base de datos y la ruta donde se realizarán las copias de seguridad de la misma.
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BitFac 2010 IMPORTANTE: La instalación de bases de datos Microsoft SQL Server o MySQL debe ser realizada por personal con conocimientos suficientes en administración de las mismas.
PRECAUCIÓN: Para las bases de datos Microsoft SQL Server o MySQL el servidor debe instalarse según las especificaciones del sistema operativo que necesite BitFac Server, que en este caso se trata de Windows 2003 Server.
El nombre del servidor será el nombre del servidor de la base de datos con la que desea conectarse. La ruta de copias de seguridad será la ubicación (debe ser la misma para todos los equipos de la red) donde se guardarán las copias de seguridad que se hacen automáticamente al salir de la aplicación. Esta ruta deberá tener permisos de escritura para los usuarios de la base de datos. La ruta de almacenamiento de documentos será la que se elija para depositar las copias de documentos (en el caso de tener activado el módulo de Gestión de Expedientes). También debe ser la misma para todos los equipos de la red.
La primera vez que entra en la aplicación, aparece el asistente de configuración de la aplicación, donde establecerá las opciones indispensables para el funcionamiento de la misma. En la pantalla inicial, la aplicación pide en primer lugar el sector para el que se desea pre configurar la aplicación. En caso de no ser necesario personalizarla para un sector específico, debe dejarse seleccionada la opción General. Téngase en cuenta que una vez seleccionado un sector, ya no podrá cambiarse luego. En segundo lugar se pide la ruta para localizar la base de datos. Por defecto, la ruta que se muestra es C:\BITFAC39\DATOS\FAC3.DBC que será correcta en caso de una instalación monopuesto realizada con las opciones por defecto de la instalación. Para una instalación en red, deberá localizar por la red la ruta del servidor de datos (vea más adelante el apartado “Localización del servidor de datos”).
En la segunda pantalla del asistente deberá cubrir los datos básicos de su empresa, que se utilizarán en toda la aplicación como cabecera de facturas, albaranes, recibos, etc. Una vez cubiertos estos datos se deberá pulsar el botón Siguiente para avanzar a la segunda pantalla.
IMPORTANTE: En el caso de utilizar como base de datos SQL Server o MySQL, la ruta del servidor de datos deberá apuntar a la ruta local de la instalación, al contrario que con la base de datos de Visual FoxPro, que deberá apuntar a la del servidor de datos.
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BitFac 2010 7 La siguiente pantalla de asistente pide opciones que luego podrá modificar en la ventana de “Preferencias”. En primer lugar podrá decidir si quiere sacar directamente los documentos (facturas, albaranes, etc.) por la impresora, si quiere verlos antes por pantalla o sacarlos como archivos PDF o archivos de MS Word. Debajo de esta opción se muestran otras varias que se detallan más adelante en este manual en la sección de Preferencias.
IMPORTANTE: Todas las opciones que aparecen en estas ventanas pueden modificarse posteriormente.
PRECAUCIÓN: Los datos de la aplicación deben estar siempre dentro de la carpeta DATOS, ya sea en una instalación local o en servidor remoto. Si se cambia el nombre de esa carpeta, aunque el funcionamiento de la aplicación parezca correcto, internamente puede no serlo.
Como puede comprobarse, la mayor parte de los documentos e informes pueden ser pasados a archivos en formato PDF o Microsoft Word, lo que permite una mejor manipulación posterior para la impresión o envío de estos datos. Una vez pulsado el botón Siguiente se pasa a la última pantalla en la que se comentan ciertas cuestiones que debe tener en cuenta antes de utilizar la aplicación.
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BitFac 2010
CAPÍTULO 2
COMENZANDO CON LA APLICACIÓN INICIO BitFac® es una aplicación diseñada específicamente para llevar la gestión de pequeñas y medianas empresas, permitiendo el control de clientes, proveedores, almacenes, artículos y stock, emisión de albaranes, pedidos, presupuestos, facturas, recibos, etc. A su vez, permitirá obtener gran cantidad de información gracias la amplia gama de informes desarrollados. En este capítulo se verá como empezar a trabajar con BitFac® después de haberla instalado y configurado correctamente.
IDENTIFICACIÓN DE ACCESO Cuando se entra por primera vez en la aplicación, una vez finalizado el asistente de instalación, lo primero que aparece es una ventana de Identificación de acceso, en la que no hay ningún usuario seleccionado ni disponible. Simplemente pulsando el botón Aceptar se entra en la aplicación.
Más adelante, en el capítulo “Control de accesos y usuarios”, se verá como establecer usuarios y claves de acceso para los mismos.
SELECCIÓN DE EMPRESA (Sólo para usuarios de la gama Empresarial) A continuación aparece la ventana de selección de empresa. La primera vez que entra en la aplicación no aparecerá esta ventana, ya que solamente se encontrará una empresa, que es la que se ha configurado en el asistente.
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BitFac 2010 9 IMPORTANTE: Esta ventana no aparecerá cuando se ejecuta por primera vez la aplicación, ya que la empresa acaba de ser creada en el propio asistente.
En esta ventana se pueden introducir más empresas, si desea llevar la gestión de varias empresas, eliminarlas o modificar los datos de cualquiera de ellas. Para entrar definitivamente en la aplicación, deberá seleccionar la empresa con la que va a trabajar y pulsar el botón Aceptar.
IMPORTANTE: Cubra correctamente los datos de la empresa, ya que éstos aparecerán luego en todos los documentos que imprima o exporte. De todos modos, podrá modificarlos más adelante si lo desea.
NOVEDAD: En esta versión desaparece la limitación de asociar a la empresa únicamente cuatro cuentas bancarias. Ahora se pueden asignar las cuentas bancarias y de caja que se desee.
Para la cuenta bancaria se indicará la descripción, el número de cuenta, el código emisor de recibos (si es necesario) y el sufijo para la remesa electrónica. En caso de tratarse de una cuenta de crédito, puede indicarse también el límite del crédito. Si se trata de una cuenta de caja en vez de una cuenta bancaria, se indicará marcando la casilla de Cuenta de caja. La cuenta que se marque como predeterminada será la que se tome por defecto en las operaciones que necesiten de una cuenta propia.
EL ENTORNO DE LA APLICACIÓN Ahora ya se encuentra en el entorno propiamente dicho de la aplicación. A su disposición tiene todos los menús y la barra de herramientas de la aplicación. Como se puede apreciar, las opciones del menú se encuentran agrupadas en varias secciones: Archivo: Opciones de gestión de los archivos de clientes, proveedores, artículos, vendedores y empresas. Edición: Opciones de edición de texto y además las opciones de configuración de la aplicación. Almacén: Opciones más propias de un almacén, como stocks, traspasos entre almacenes, y relativas a proveedores como pedidos a proveedor y compras. Facturación: Opciones relativas a ventas y facturación, como la emisión de presupuestos, pedidos de cliente, albaranes de venta, facturas, control de cobros y pagos y estadísticas de facturación. Informes: Contiene una amplia variedad de informes relativos a clientes, proveedores, artículos, albaranes, facturas, pedidos, compras, etc. Ayuda: En todo momento se podrá acceder a la ayuda de la aplicación y al registro de la misma. De igual modo que los menús, la barra de herramientas de la aplicación también tiene sus botones agrupados en bloques y le permitirá acceder más rápidamente a las opciones de uso más común.
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LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE LA APLICACIÓN El primer bloque agrupa los botones relativos a los archivos, el segundo al proceso de venta, el tercero al de almacén y compras y el cuarto al de gestiones varias y estadísticas. En la barra de herramientas de la aplicación, al pasar con el ratón por encima de un botón, aparecerá al lado de éste una nota indicando para qué sirve el botón.
Algunas de las opciones de esta barra de herramientas únicamente se encuentran disponibles en la gama Empresarial.
VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA En estas versiones se puede acceder también a la información de técnicos y órdenes de reparación.
VERSIÓN PARA TALLERES DE VEHÍCULOS En esta versión se puede acceder a la información de órdenes de trabajo.
OTRAS BARRAS DE HERRAMIENTAS En las ventanas de toda la aplicación se verán barras de herramientas relativas a acciones que se pueden llevar a cabo en cada ventana. Algunas de estas barras, son comunes a varias ventanas. Se examinará aquí alguna: La barra de herramientas de gestión: Esta barra de herramientas aparece en las ventanas de selección de clientes, proveedores, artículos, presupuestos, etc. Las opciones que permite son añadir una nueva ficha, eliminar un dato seleccionado en la lista que aparezca en la ventana, modificar los datos previamente introducidos o ver una ficha sin posibilidad de modificar los datos. Esta última opción, normalmente puede simularse haciendo un doble clic sobre una opción de la lista que aparezca en la ventana.
Hay habilitadas una serie de teclas rápidas que efectúan las acciones de esta barra de herramientas en la mayoría de las ventanas en que aparece. Estas son: F5 - Nuevo F6 – Eliminar F7 – Modificar F8 – Ver
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La barra de herramientas de mantenimiento: Esta barra de herramientas aparece en algunas ventanas en las que los datos se muestran en forma de tabla. Las opciones permitidas son añadir un nuevo registro, eliminar el seleccionado de la cuadrícula y modificar los datos que se desee. Cuando se llevan a cabo la primera o tercera opción, en la barra se habilitan los dos botones de la derecha: Aceptar y Cancelar, para poder guardar los cambios realizados o descartarlos, antes de salir de la ventana o elegir otra opción en la barra de herramientas.
Las opciones de filtrado: No es una barra propiamente, pero acompaña en muchos casos a la barra de gestión. Con estas opciones pueden realizar filtrados en los datos de la lista de datos de la ventana o quitar filtrados establecidos previamente.
COMENZANDO A INTRODUCIR DATOS Llegado a este punto, se deberá comenzar a introducir datos en la aplicación, pero se va a ver en esta sección por donde se deben empezar a introducir los datos.
IMPORTANTE: Al crear una empresa, se crea automáticamente para ella una tarifa (P.V.P.), un almacén (ALMACÉN PRINCIPAL) y una forma de pago (CONTADO).
En primer lugar debería empezar a llenar los Archivos Auxiliares que vaya a utilizar (en el menú Archivo): Tarifas: Deberán definirse las diferentes tarifas que vaya a utilizar. La utilización de tarifas permitirá establecer márgenes de descuento para cada artículo, según el cliente al que se venda. Por lo menos debería tenerse una tarifa creada, que se llame por ejemplo “P.V.P.” con un 0% de descuento (la que se crea automáticamente al instalar la aplicación). Formas de pago: Al establecer formas de pago, se permitirá el cálculo de vencimientos de compras y ventas realizadas. Para definir una forma de pago, habrá que indicar cuantos días después de la compra o venta ocurre el primer vencimiento, cuantos vencimientos va a haber en total y cual es el intervalo en días entre vencimientos. También se indicará si el cobro o el pago va a realizarse por caja o por banco y si va a estar aplazado o se va a cobrar en efectivo.
EJEMPLO: Una forma de pago podría ser “CONTADO” con un primer vencimiento a 0 días, número de vencimientos 1 e intervalo 0, cobrado en caja y contado. Una domiciliación a 30 y 60 días sería con un primer vencimiento a 30 días, número de vencimientos 2 e intervalo 30, cobrado en banco y aplazado.
Transportistas: Deberá introducir aquí los nombres de las compañías de transportes con las que trabaje habitualmente, que se podrán indicar luego en los albaranes de venta, por ejemplo. Zonas: Puede establecer zonas geográficas para asignárselas luego a los clientes y poder obtener luego información por zonas.
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BitFac 2010 Tipos de cliente y proveedor: Puede crear tipos de cliente y proveedor para asignar luego a éstos y permitir hacer filtrados y obtener informes.
EJEMPLO: Tipos de cliente puede ser “Usuario final”, “Distribuidor”, “Agente”,...
Fabricantes: Aquí deberá introducir los nombres de las marcas o fabricantes de los productos que distribuye. Familias: Podrá crear familias de productos para asignar a cada artículo. IMPORTANTE: En la versión para Tiendas de Informática se crean automáticamente una serie de familias que no pueden ser eliminadas ni renombradas. Estas familias son: MICROPROCESADORES,
VENTILADORES,
PLACAS
BASE,
DISCOS
DUROS,
MEMORIAS, CD-ROM, MONITORES, TARJETAS DE VIDEO, TARJETAS DE SONIDO, ALTAVOCES,
MICRÓFONOS,
MODEMS,
TARJETAS
DE
RED,
CARCASAS,
TECLADOS, RATONES, SISTEMAS OPERATIVOS y DISQUETERAS.
Gamas: Si necesita una división en subfamilia, podrá utilizar las gamas como tal. A continuación se deberán crear los almacenes necesarios en Control de almacén (en el menú Almacén). En esta ventana introducirá los datos de los almacenes de los que se disponga. Se considerará almacén, tanto una nave destinada como almacén como una tienda donde vaya a instalar un Terminal Punto de Venta, siempre y cuando interese conocer el stock almacenado en cada una de éstas tiendas.
NOVEDAD: Se ha actualizado la lista de las entidades bancarias.
PREFERENCIAS Por último, se debería echar un vistazo a la ventana de Preferencias (en el menú Edición). Se encontrará en ella una serie de opciones que permitirán adaptar un poco la aplicación a las necesidades de cada uno. En esta versión, la pantalla de Preferencias se divide en tres solapas que agrupan distintas opciones: 1 – General • Se puede configurar la salida de los documentos (facturas, albaranes, pedidos,U) y de los informes para que éstos se envíen por defecto a impresora, pantalla, archivo PDF, archivo de Microsoft® Word (versiones 2000, XP o 2003) o archivo de OpenOfficce Writer. En el caso de que un informe o documento concreto no disponga de opción de salida a archivo PDF o Word, éste saldrá por pantalla. Se debe de tener en cuenta que para poder generar archivos PDF es necesario tener instalado Adobe® Acrobat® ReaderTM (es gratuito) y para generar archivos de Microsoft® Word se deberá tener instalado éste. • Los tipos de IVA, que ya van cubiertos, pero que pueden variar y que deberán ser modificados en el caso de utilizar IGIC. • Las series por defecto de albaranes y facturas. En este apartado podrá establecer la serie que se utilizará por defecto para crear nuevos albaranes de venta y facturas. También se puede asignar una serie de facturación como serie de pruebas. Las facturas emitidas en esta serie no se consideran como facturas oficiales, sino que se utilizan para hacer ciertas pruebas con la aplicación. Por ello, estas facturas pueden eliminarse dejando huecos en la numeración. • Almacén predeterminado del que sale la mercancía que se vende y a donde llega la que se compra. • Tarifa predeterminada que se asigna a la hora de crear un cliente. • Texto del registro mercantil que puede aparecer en la parte inferior de las facturas de venta. • Número de decimales: Se puede indicar el número de decimales a utilizar de forma permanente en las operaciones de compra y venta (2 ó 4 decimales). Estos decimales se mostrarán tanto en la pantalla como en los documentos impresos y afectan a los precios de los artículos. Los importes finales de los documentos siempre mostrarán 2 decimales. • Punto decimal: Puede decidirse si se utiliza como punto decimal el punto o la coma. • Prefijo de EAN propio: Para la generación de códigos de barras del tipo EAN, se indicarán los dos primeros dígitos de comienzo.
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BitFac 2010 13 • EAN 13 automático: Si se marca esta opción, al crear artículos nuevos se les asignará un código de barras EAN 13 automáticamente. • Botón de notas: Pueden definirse unas notas que aparezcan automáticamente en los documentos que se indiquen (presupuestos, albaranes, etc.) • Idioma: Puede seleccionarse el idioma de toda a aplicación. Los idiomas disponibles son el español (castellano), gallego y catalán. Una vez cambiado el idioma, al salir de la ventana de preferencias aparecerá traducida toda la aplicación.
IMPORTANTE: Si se modifica algún tipo de IVA, al cerrar la ventana se preguntará si desea actualizar los precios de los artículos. En caso de no actualizarlos, debe tenerse en cuenta que se deben actualizar manualmente para que cuadre el tipo de IVA con la cantidad de IVA establecida con anterioridad. PRECAUCIÓN: Cuando efectúe cambios en los tipos de IVA procure asegurarse de que los precios de los artículos son los correctos y tenga en cuenta que los documentos emitidos antes del cambio de IVA permanecerán inalterados a no ser que se modifiquen expresamente.
2 – Documentos • Plantillas para establecer si se utiliza el formato de documentos incorporado en la aplicación o si se eligen documentos personalizados (se verá más adelante en “Confección de documentos personalizados”). A cada tipo de documento se le puede asignar un tipo de papel diferente.
NOVEDAD: Aunque se seleccione un documento configurable, si se lanza la impresión por una modalidad que no sea pantalla o impresora, el documento se mostrará con el formato predeterminado.
3 – Opciones • Poder modificar en búsqueda incremental: Cuando se utilice la búsqueda incremental de artículos, clientes o proveedores (se verá más adelante), al localizar el dato deseado puede aparecer la ventana con los datos en modo de edición (poder modificarlos) o en modo de no edición (no poder modificarlos). • Utilizar IGIC en vez de IVA: Si su empresa está ubicada en Canarias puede marcar esta opción y en todos los documentos que lo necesiten aparecerá el texto “IGIC” en lugar del “IVA” de uso peninsular. • Imprimir cabecera en los documentos del cliente: En caso de disponer de papelería con membrete donde se desee imprimir los documentos, esta opción permitirá no imprimir la cabecera con los datos de la empresa ni el logotipo en caso de que exista. • Mostrar número de albarán en la factura: Activando esta opción, en las facturas aparecerá siempre el número de albarán del que procede el material facturado. • Imprimir códigos de barras en documentos: Una opción para que los documentos lleven su numeración impresa como código de barras en formato Code39 (Sólo disponible para la gama Empresarial). • Avisar si se supera el riesgo del cliente: En caso de superar el riesgo establecido para cada cliente, saldrá un aviso. En cualquier caso siempre se podrá hacer la venta. • Avisar en caso de ruptura de stock: En caso de que no haya existencias suficientes en almacén del artículo que se vaya a vender, se emitirá un aviso. En cualquier caso siempre se podrá hacer la venta del artículo. • Las claves de acceso para los distintos tipos de usuario, según el nivel de acceso de cada uno. • Asignar coste de última compra en artículos: Si se quiere que el precio que se fije en la última compra realizada se establezca como precio de coste del artículo, debe estar marcada esta opción. En caso contrario, el precio de coste será siempre el establecido en la ventana de artículos manualmente. • Agrupar albaranes en facturación múltiple: A la hora de facturar múltiples albaranes, se puede querer agrupar todos los de cada cliente en una misma factura o que a cada albarán le corresponda una factura diferente. • Introducción continua de datos: Esta opción permite que cuando se estén introduciendo datos de artículos, clientes, albaranes, etc. al acabar uno, inmediatamente se crea uno nuevo en blanco para seguir introduciendo datos. Esto es útil para introducción de gran cantidad de datos unos tras otros. • Preguntar destino de impresión: Activando esta opción, cada vez que se desee imprimir un informe se preguntará la salida que se desea (impresora, pantalla, PDF o Word), independientemente de lo que esté
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BitFac 2010 seleccionado en la opción correspondiente de preferencias (que permanecerá inalterable para la siguiente impresión). Para poder generar documentos en Word necesitará haber previamente instalado Microsoft Word y para generar documentos en PDF necesitará tener instalado Acrobat Reader. • Controlar ingresos y gastos en BitConta: Si se va a sincronizar la información de BitFac con BitConta, debe marcarse esta opción. De esta manera, en BitConta se gestionarán los ingresos, gastos y movimientos bancarios y en BitFac desaparecen estas opciones del menú. • Mostrar desglose en artículos compuestos: A la hora de incluir en un documento un artículo compuesto, se decide si se desglosan sus componentes o no. Una vez configurado todo lo necesario, podrá comenzar a trabajar de lleno con el programa.
NOVEDAD: Se incluyen opciones para decidir si en las facturas se imprime completa la cuenta bancaria del cliente o si se hace con asteriscos y también para indicar si se desea que los precios de compra del artículo no se muestren en las ventanas de documentos de venta.
NOVEDAD: Se permite indicar si en la actualización automática de precios de coste se desea mantener el margen de beneficio y modificar automáticamente el precio de venta.
4 – LOPD • Descripción del fichero de clientes: Es el nombre que se le ha dado al fichero de clientes en el alta en el Registro General de Protección de Datos (si se ha realizado). • Código de inscripción en el R.G.P.D. del fichero de clientes: Es el código asignado por la Agencia de Protección de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro). • Finalidad del fichero de clientes: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General de Protección de Datos (si se ha realizado el registro). • Descripción del fichero de proveedores: Es el nombre que se le ha dado al fichero de proveedores en el alta en el Registro General de Protección de Datos (si se ha realizado).
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BitFac 2010 15 • Código de inscripción en el R.G.P.D. del fichero de proveedores: Es el código asignado por la Agencia de Protección de Datos al fichero correspondiente (si se ha realizado el registro). • Finalidad del fichero de proveedores: Es la finalidad que se le ha indicado al fichero en el alta en el Registro General de Protección de Datos (si se ha realizado el registro). • Clave de cifrado de copias de seguridad y traspasos: Con la clave que introduzca en este campo quedarán cifrados los archivos comprimidos de exportación de datos y las copias de seguridad.
PRECAUCIÓN: Recuerde siempre esta clave, ya que la necesitará para la descompresión de estos archivos (ya se haga automáticamente o manualmente) y para la restauración de copias de seguridad.
IMPORTANTE: Es conveniente que asegurarse antes de nada que quedan configuradas todas las opciones deseadas, que se han cubierto los ficheros auxiliares necesarios y que se han creado los almacenes necesarios. Si se ha hecho así, no habrá que estar volviendo atrás cada poco tiempo para introducir datos nuevos.
VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS, TALLERES DE VEHÍCULOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA En estas versiones se puede seleccionar el tipo de orden de reparación o trabajo que se va a utilizar, el tamaño de papel y el número de copias que se desea imprimir. Puede indicarse igualmente un texto legal (pulsando el botón Texto de la primera solapa) para que aparezca en las órdenes de reparación e indicar el coste de ensamblaje de un equipo en la versión para Tiendas de Informática.
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BitFac 2010
CAPÍTULO 3
MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS GESTIÓN DE CLIENTES Al entrar en la ventana de Lista de clientes se puede observar que ésta está ocupada casi en su totalidad por una lista con los datos principales del cliente: el nombre, el código del cliente, el NIF de éste, su teléfono principal, población y provincia. Esta lista puede ordenarse por cualquiera de las columnas, pulsando en la parte superior de cada una. Al pulsar en dicha parte, se indicará el orden de la columna por el símbolo de ordenación, compuesto por una A, una Z debajo y una flecha. El sentido de la flecha indicará si el orden es ascendente o descendente. Una segunda pulsación sobre una columna ya ordenada, cambia el sentido de la ordenación.
En la parte superior de la ventana aparece una barra de herramientas de gestión para añadir, eliminar, modificar datos de los clientes o simplemente verlos, sin poder modificarlos. Pulsando el botón Nuevo, se añadirá una ficha de cliente en blanco con el código de cliente en blanco, que se generará luego automáticamente (numérico correlativo) al guardar los datos, aunque este código, si se desea, puede cubrirse manualmente. El botón Eliminar borrará al cliente seleccionado en ese momento, pidiendo antes confirmación al usuario. Los botones de Modificar y Ver abren la ventana de clientes, en la que aparecen todos los datos de los mismos, pudiendo en el primer caso modificar los datos del cliente. La ventana de Cliente muestra, como se puede observar, una serie de datos de éste como el nombre, dirección, teléfonos, banco con el que trabaja y otros datos para seleccionarse de listas con datos introducidos anteriormente en archivos auxiliares, como es tipo de descuento (tarifa), zona o forma de pago. El riesgo para cada cliente deberá establecerse manualmente y la deuda alcanzada es calculada automáticamente por la aplicación. Si la deuda alcanzada supera al riesgo establecido para un cliente, esta cantidad se mostrará de color rojo. También puede establecerse para un cliente determinado, el que será su vendedor habitual. Se puede seleccionar el país del cliente. En caso de ser éste “España”, las provincias se seleccionarán de un desplegable; en caso contrario, se escribirán directamente. También para un país extranjero se permitirá la introducción de códigos postales de mayor tamaño. La letra del NIF se calculará automáticamente si no se introduce ninguna. En caso de introducir una letra, no deberá separarse del número y la aplicación comprobará si es correcta o no. En caso de que no sea correcta la letra introducida, la aplicación lo hará saber y la sustituirá por la correcta. En situaciones de este tipo, lo mejor es comprobar el número completo. Si se introduce un NIF que ya exista para otro cliente, aparecerá un mensaje de aviso para poder así identificar posibles duplicaciones de datos por introducción de clientes repetidos.
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BitFac 2010 17 Se comprueba la validez del NIF españoles para empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y extranjeros. Se comprueban además los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal. Existe la posibilidad de excluir a un cliente de mailings y listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habrá ciertos tipos de listado (ventas por cliente, por ejemplo) que no totalizarán realmente el total de todas las ventas existentes, sino el de los clientes listados, excluyéndose los indicados. En los informes y gráficos globales, no desglosados, sí aparecerán esos totales. También se comprobará que el número de cuenta que se introduzca sea correcto, comprobándose el dígito de control (D.C.) de la cuenta introducida. En caso de no ser correcto, la aplicación lo indicará con un mensaje. En este caso deberían comprobarse detenidamente todos los números de la cuenta para localizar el error.
A partir de la cuenta bancaria y del país (si éste pertenece a la Unión Europea) se calculará automáticamente el IBAN (International Bank Account Number).
NOVEDAD: Se ha añadido en esta versión la posibilidad de indicar el nombre comercial del cliente.
En la parte inferior de la ventana se encuentran dos solapas; una de ellas para introducir anotaciones sobre un cliente y otra donde se muestran las direcciones de envío. Debajo de éstas solapas están los botones de Imprimir etiquetas y de Envío. El primero abre una ventana (hay que tener seleccionada una dirección de envío de la lista) de impresión de etiquetas, en la que se puede seleccionar uno de los 12 modelos predeterminados de etiquetas APLI®, el número de etiquetas que se desean imprimir y un indicador que sirve para comenzar a imprimir en la primera etiqueta de la página o empezar en otra etiqueta, que se calcula contando las etiquetas de la hoja de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
IMPORTANTE: Se puede asociar a un cliente una cuenta contable para realizar importaciones desde BitConta, en vez de utilizar el propio código de cliente, como ocurría en versiones anteriores a la 2009.
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Con la barra de herramientas del apartado de direcciones de envío se gestionan las distintas direcciones que puede tener asignadas un cliente. Así, se pueden asignar y eliminar direcciones a un cliente, modificarlas o visualizarlas simplemente. Puede establecerse una dirección de envío como dirección para albaranes. Seleccionando una dirección de la lista y pulsando el botón de Establecer dirección, dicha dirección quedará establecida como dirección para los albaranes. Los demás documentos (facturas, presupuestos,...) seguirán emitiéndose con la dirección principal del cliente.
NOVEDAD: En la gama Empresarial es posible intentar localizar la dirección del cliente a través de GoogleTM Maps si dispone de conexión a Internet. Debe tenerse en cuenta, de todos modos, que este motor de búsqueda no siempre puede localizar correctamente todas las direcciones.
Volviendo a la Lista de clientes, al lado de la barra de herramientas de gestión, se encuentran los botones de Filtrado, para establecer y quitar filtros a los datos de los clientes. Los filtrados que se pueden hacer son: Por nombre: Se mostrarán únicamente los clientes cuyo nombre coincida con el texto introducido para filtrar, o aquellos que contengan este texto.
EJEMPLO: Si se filtra por la palabra “congelado”, veremos todas las empresas que incluyan ésta palabra en su nombre, como “Congelados Pérez” o “Supercongelados XXI”.
Por zona: Se mostrarán únicamente los clientes correspondientes a la zona seleccionada.
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BitFac 2010 19 Por tipo de cliente: Se mostrarán únicamente los clientes del tipo indicado. Por deuda superior a cierta cantidad: En esta opción se establece una cantidad (en Euros) y aparecerán los clientes cuya deuda supera ésta cantidad. Por calle: Se mostrarán los clientes que correspondan a esa calle. Por población: Se mostrarán únicamente los clientes pertenecientes a dicha población. Por provincia: Se mostrarán únicamente los clientes pertenecientes a dicha provincia. Los filtrados no son excluyentes, es decir, se puede filtrar por múltiples características al mismo tiempo seleccionando la casilla del tipo de filtrado que se desea efectuar y el dato por el que filtrar.
Cuando hay establecido un filtro se pueden añadir, eliminar o modificar los datos de un cliente. Al eliminar un filtro establecido, se vuelven a mostrar todos los clientes en la lista. A continuación, a la derecha, se muestra el botón de Buscar que abre una ventana de búsqueda. Con este tipo de búsqueda, conocida como búsqueda incremental, puede ir tecleándose en un campo de texto un nombre o código de cliente (depende de lo que se seleccione en esta ventana) y en la lista inferior se irá seleccionando el dato que vaya coincidiendo con el que se está tecleando. Una vez localizado este dato se pulsa la tecla Intro o se hace un doble clic con el ratón en el dato de la lista, y aparece la ventana de datos del cliente, con éste cliente seleccionado. Esta ventana aparecerá en modo de edición si en Preferencias se había marcado la opción “Poder modificar en búsqueda incremental” y en modo de sólo lectura en caso contrario.
Los otros dos botones de búsqueda permiten localizar un cliente determinado por su NIF o por cualquiera de sus dos teléfonos posibles.
NOVEDAD: Tras una búsqueda por NIF o por teléfono, el cliente localizado aparece seleccionado en la lista.
En la ventana de búsqueda, pueden filtrarse los clientes que aparecen en la lista por tipo de cliente, seleccionando éste en la lista de la izquierda. Para quitar un filtro establecido en esta lista, bastará con pulsar el botón alargado que muestra una flecha apuntando hacia la izquierda. Gracias a la opción de Gráficos podrán visualizarse las ventas de un cliente a lo largo de todo un año. Esta opción únicamente se encuentra disponible en la gama Empresarial.
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BitFac 2010 NOVEDAD: Se ha cambiado el sistema de presentación de gráficos para intentar hacerlos más modernos y agradables a la vista.
Los gráficos permiten personalizarse, tanto en pantalla como a la hora de imprimirlos, de manera que puedan verse en 2 ó 3 dimensiones y de diferentes tipos. Los gráficos en 3D pueden girarse utilizando los botones de Elevación y Rotación. Se pueden ver los documentos que se hayan emitido para el cliente seleccionado (albaranes, facturas, etc.) y los artículos que se le han vendido utilizando las solapas con los títulos “Documentos” y “Artículos”.
El botón de Mailing abre una ventana de impresión de etiquetas (similar a la vista anteriormente) en la que se indicarán los códigos del cliente inicial y final cuyas etiquetas se desean imprimir, pudiendo establecerse una condición de filtro por el tipo de cliente. Por defecto aparecerán los códigos del cliente más bajo y más alto, respectivamente.
IMPORTANTE: Una opción presente, aunque no tenga un botón para ser activada, es la de poder emitir un documento de autorización en la obtención de los datos personales de un cliente. Para ello, basta con seleccionar el cliente de la lista y pulsar la tecla F12. Hay que asegurarse antes de haber cubierto correctamente los datos de la solapa LOPD de Preferencias.
NOVEDAD: En esta versión pueden utilizarse anticipos o entregas a cuenta de clientes para ser luego asignados a los cobros.
Con un cliente seleccionado de la lista, al pulsar el botón de Entregas a cuenta se muestra una ventana con la lista de anticipos que haya efectuado ese cliente.
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Cada entrega a cuenta llevará un número de anticipo, que se calcula automáticamente, la fecha de la entrega, el concepto y el importe del mismo. Según se vayan cargado cobros a la entrega a cuenta, la cantidad sin asignar irá disminuyendo hasta que se haya utilizado el importe por completo.
VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA En estas versiones, se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes, una nueva solapa de Equipos. En esta solapa se asignan o eliminan los equipos que pertenezcan al cliente en cuestión, de cara a realizar reparaciones en ellos. Los datos que se almacenan de estos equipos son la marca, el modelo, el número de serie, la fecha de compra, el período de garantía y un indicador de si existe un contrato de mantenimiento para ese equipo. Los cuatro primeros datos serán de especial importancia para poder cubrir correctamente luego las órdenes de reparación.
VERSIÓN PARA TALLERES DE VEHÍCULOS En estas versiones, se presenta en la parte inferior de la ventana de clientes, una nueva solapa de Vehículos. En esta solapa se asignan o eliminan los vehículos que sean propiedad del cliente en cuestión, de cara a realizar reparaciones en ellos. Los datos que se contemplan de los vehículos son la marca, el modelo, la matrícula, el color, la aseguradora, el número de póliza del seguro, el número de bastidor, el tipo de motor, la fecha de compra, garantía y un último campo para “Otros”. Los tres primeros datos serán de especial importancia para poder cubrir correctamente luego las órdenes de trabajo.
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En la lista de clientes, se dispone también de un botón específico para la búsqueda de un cliente por la matrícula de uno de sus vehículos.
GESTIÓN DE PROVEEDORES La ventana de Lista de proveedores es igual a la de Lista de clientes, aunque luego, la ventana de Proveedor es un poco diferente. En esta ventana se muestran datos del proveedor como el nombre, dirección, teléfonos,... unos desplegables para seleccionar forma de pago y tipo de proveedor, la deuda alcanzada, que se calcula automáticamente, y un campo de notas acerca del proveedor para cubrir libremente. Se permite seleccionar el país del proveedor. En caso de ser éste “España”, las provincias se seleccionarán de un desplegable; en caso contrario, se escribirán directamente. También para un país extranjero se permitirá la introducción de códigos postales de mayor tamaño.
Se comprueba ahora la validez del NIF españoles para empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y extranjeros. Se comprueban además los de Alemania, Francia, Reino Unido, Italia y Portugal. El funcionamiento en cuanto a la edición, filtrados, búsqueda incremental y mailing es muy similar al caso anterior de los clientes.
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BitFac 2010 23 A partir de la cuenta bancaria y del país (si éste pertenece a la Unión Europea) se calculará automáticamente el IBAN (International Bank Account Number). Se tiene la posibilidad de excluir a un proveedor de mailing y listados. Tenga en cuenta que si lo excluye, habrá ciertos tipos de listado (compras por proveedor, por ejemplo) que no totalizarán realmente el total de todas las compras existentes, sino el de los proveedores listados, excluyéndose los indicados. En los informes y gráficos globales, no desglosados, sí aparecerán esos totales.
IMPORTANTE: Se puede asociar a un proveedor una cuenta contable para realizar importaciones desde BitConta, en vez de utilizar el propio código de proveedor, como ocurría en versiones anteriores a la 2009.
NOVEDAD: Al igual que ocurre con los clientes, en la gama Empresarial es posible intentar localizar la dirección del proveedor a través de GoogleTM Maps si dispone de conexión a Internet. Debe tenerse en cuenta, de todos modos, que este motor de búsqueda no siempre puede localizar correctamente todas las direcciones.
NOVEDAD: En esta versión pueden utilizarse anticipos o entregas a cuenta a proveedores para ser luego asignados a los pagos. El sistema funciona de manera muy similar al caso de los anticipos de cliente.
GESTIÓN DE ARTÍCULOS En la ventana de Lista de artículos, la lista contiene la descripción del artículo, la referencia (código del artículo), el código de barras de éste y su precio desglosado.
Aparecen las barras de herramientas de gestión, filtrados, botones de búsquedas y gráficos (este último en la gama Empresarial únicamente) cuyo funcionamiento es muy similar a los casos anteriores de proveedores y clientes.
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BitFac 2010 IMPORTANTE: Debe tenerse en cuenta que la búsqueda incremental de artículos se puede ralentizar notablemente si el número total de artículos supera los 65.000, sobre todo si se está utilizando una conexión en red local.
En la ventana de búsqueda, puede filtrarse la lista por fabricante, familia o gama del producto. El funcionamiento es similar a la ventana de búsqueda de clientes. Se muestra también un botón de TPV, para poder insertar imágenes para los artículos que aparezcan luego en BitTPV® 2010 si se exportan los datos, que se mostrarán si se activa la pantalla táctil para ventas.
Cabe destacar que en este caso, por supuesto, cambian los criterios de filtrado, estableciéndose filtros por descripción (o parte de la descripción del producto), fabricante, familia o gama a la que pertenece.
IMPORTANTE: La longitud máxima de la referencia de un artículo es de 13 caracteres.
La ventana de Artículo muestra todos los datos de interés sobre el artículo seleccionado, como el código, código de barras que puede darse en 4 sistemas de codificación posibles (EAN13, EAN8, Code39 e Interleaved 2 de 5), el tipo de IVA, la descripción del artículo, características detalladas, fabricante, familia, gama, existencias mínimas en stock por cada almacén, un indicador de si el artículo es o no almacenable y el precio del artículo, entre otros.
EJEMPLO: Un artículo deberá marcarse como No Almacenable si no se quiere llevar control de existencias de éste en almacén o si se trata de un servicio, como “Mano de obra”, por ejemplo.
Cabe mencionar más detalladamente algunos de los datos que se almacenan en esta ventana: Precio del artículo: El precio de venta del artículo puede fijarse estableciendo la base imponible, con lo que se calculará automáticamente el precio final y el IVA, o estableciendo el precio final, con lo que se calculará automáticamente la base imponible. Se muestra también el precio de compra del artículo y el margen comercial entre la compra y la venta. Las tres cantidades están relacionadas, de manera que el margen comercial se calcula automáticamente al variar el precio de venta o el de compra. Si se quiere calcular el precio de venta automáticamente a partir del precio de compra añadiéndole un margen comercial, puede hacerse pulsando la flecha que aparece al lado del campo de “Margen”.
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IMPORTANTE: Téngase en cuenta que el precio final se toma con IVA, pero si el cliente tiene recargo de equivalencia, este precio se incrementará con respecto a un cliente que no lo tenga.
Tarifa: Para cada artículo deberá establecerse los descuentos correspondientes a cada tarifa. De este modo, cuando a un cliente se le establezca una tarifa, al vender el artículo se establecerán los descuentos correspondientes según el artículo y el cliente al que se realiza la venta. Sistema de envases/unidades: El sistema de envases/unidades se utiliza cuando un artículo se compra en unidades más grandes de las que después se venden.
EJEMPLO: Si se compra un artículo que venga en un pack de 24 latas, puede establecerse la compra por el pack completo y la venta por cada lata, de manera automática.
IMPORTANTE: Si se va a utilizar el sistema de envases/unidades para un artículo, debe tenerse cuidado con no dejar a cero el número de unidades, ya que en este caso no hará entradas de almacén (ya que el número de unidades contenidas según los que se le indica, es cero).
Existencias en almacén: Se mostrarán para cada artículo las existencias del mismo en cada uno de los almacenes existentes. Estas existencias se modificarán automáticamente con las compras, ventas y traspasos y manualmente haciendo una regularización de almacén, pero nunca desde la ventana de artículos. Precio medio de compra, último precio de compra y fecha de la última compra: Se muestran para cada artículo estos datos que provendrán del total de compras realizadas desde que se comienza a trabajar con la aplicación. Estos datos no se pueden modificar manualmente. Artículo descatalogado: Si se marca un artículo como descatalogado, éste no aparecerá luego en las ventanas de albaranes, pedidos, compras, etc., simplificando así la operatividad del trabajo diario. Tasa: Puede establecerse una tasa o canon adicional para un artículo para el que lo exija la legislación, sin tener que incluirlo en el precio del artículo.
EJEMPLO: Artículos tan dispares como despieces cárnicos o soportes ópticos para ordenador (CD-R y DVD) tienen establecidos cánones o tasas adicionales.
IMPORTANTE: Si se indica que el artículo es un servicio, a la hora de hacer importaciones en BitConta, las ventas de ese artículo pasarán a una cuenta del grupo 705, en vez de hacerlo a una del grupo 700.
NOVEDAD: En esta versión se permiten asociar proveedores a los artículos.
La asociación de proveedores a un artículo puede hacerse de modo automático o manual. Al hacer una compra de un artículo, automáticamente éste se añadirá a la lista de proveedores asociados, indicándose también la última vez que se le ha comprado el producto y el precio. La ficha del proveedor puede editarse para poder cubrir la referencia del proveedor asociada al artículo o el precio de compra. También se pueden asociar proveedores de forma manual, directamente sobre la lista, y fijarle la referencia y el precio de compra.
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En la parte inferior de la ventana se pueden ver dos botones, uno de Imprimir etiquetas y otro de Imagen. El primero abre una ventana similar a la de etiquetas de clientes, en la que se seleccionan el número de etiquetas a imprimir, la etiqueta física de la hoja en la que se va a imprimir y un indicador para imprimir o no el código de barras en la etiqueta del artículo.
NOVEDAD: Se incluye la posible tasa o canon en el precio impreso en las etiquetas.
El segundo botón (el de Imagen) permite añadir una fotografía del artículo (no será la misma que la que se vaya a mostrar en el TPV).
PRECAUCIÓN: Las imágenes a añadir a los artículos deberán estar en formato BMP (Windows Bitmap).
Para componer un artículo a partir de elementos individuales, se pulsará el botón Elementos. Al hacerlo se mostrará una ventana donde se pueden añadir o eliminar componentes.
Cuando se añade un artículo se le indica el número de unidades que lo componen.
Cuando el artículo está compuesto y se cierra la ventana de composición, la aplicación preguntará si se desea fijar el precio de venta como la suma de los precios de venta de los componentes. De ser así, éste será el precio que se fije, que se puede cambiar luego en cualquier momento.
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IMPORTANTE: Al configurar un nuevo artículo se está indicando cual va a ser su composición, pero no se está realizando ningún movimiento de almacén de ninguno de los componentes ni estos quedan bloqueados para poder comprarlos o venderlos como artículos de manera individual.
Gracias a la opción de Gráficos podrán visualizarse las ventas de un artículo a lo largo de todo un año y los documentos en los que está incluido (albaranes, facturas, presupuestos, etc.). Esta opción únicamente se encuentra disponible en la gama Empresarial.
NOVEDAD: Se ha cambiado el sistema de presentación de gráficos para intentar hacerlos más modernos y agradables a la vista.
También se pueden ver los documentos que se hayan emitido conteniendo el artículo seleccionado (albaranes, facturas, etc.), para lo que se ha habilitado una segunda solapa con el título “Documentos”.
VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA En la lista de artículos, pueden establecerse compatibilidades entre artículos. Para ello se seleccionará un artículo en la lista y se pulsará F11. De esta manera se mostrará una nueva ventana donde podrán asignarse artículos compatibles con el seleccionado en la lista. Para comprobar luego con qué artículo es compatible uno determinado, bastará con seleccionarlo en la lista y pulsar la tecla de función F12.
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BitFac 2010 EJEMPLO: A una impresora se le pueden asignar todos los cartuchos que son compatibles con ella para poder ver también cada cartucho con cuales impresoras es compatible.
En estas versiones, se muestra además:
Número de serie: Si se activa la gestión de número de serie para un artículo dado, cada vez que se compre, se venda, entre en un proceso de fabricación o se traspase entre dos almacenes, se pedirá el número de serie para poder rastrearlo individualmente.
Período de garantía: Se puede llevar un control de la garantía de los artículos comprados y vendidos. Para ello es necesario cubrir en la casilla correspondiente, situada en la parte derecha de la solapa de Almacenes y tarifas, el número de meses que dura la garantía del artículo. Luego, a la hora de venderlo, se indicará en la venta que el artículo se encuentra en garantía al posicionarse sobre él.
Para componer un equipo a partir de elementos individuales, se pulsará el botón Elementos. Al hacerlo se mostrará una ventana donde se pueden añadir o eliminar componentes.
NOVEDAD: Se ha incluido en las familias para el ensamblaje de los equipos informáticos, la de fuentes de alimentación.
En esta ventana podrán asignarse los componentes necesarios para ensamblar un equipo informático (otros artículos creados con anterioridad). Para incluir un elemento se marcará la casilla de la izquierda del nombre de la familia de elementos a montar y luego se seleccionará de cada desplegable el artículo deseado. Los artículos estarán disponibles en cada familia si se han asignado correctamente a las familias predeterminadas por la aplicación. Una vez configurado el equipo, según los precios de venta de cada componente, se le puede asignar un precio de venta al equipo que sea la suma de los precios de cada componente, o dejarlo en blanco para cubrirlo a mano.
IMPORTANTE: Al configurar un nuevo equipo se está indicando cual va a ser su composición, pero no se está realizando ningún movimiento de almacén de ninguno de los componentes ni estos quedan bloqueados para poder comprarlos o venderlos como artículos de manera individual.
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BitFac 2010 29 VERSIÓN PARA COMERCIO TEXTIL En esta versión, se muestra además: Talla y color: A cada artículo puede asignársele una talla y un color. Puesto que varios artículos pueden compartir muchas características y diferenciarse únicamente en la talla y en el color, BitFac® proporciona una forma sencilla de pasar esos datos comunes de unos artículos a otros. Para ello, bastará con cubrir un artículo de la serie que se desee introducir y desde la misma ventana de los datos del artículo, pulsar F5. A continuación se crea un nuevo artículo y sin necesidad de cubrir ningún dato, pulsando F6 se rellenan muchos de los campos necesarios. Esta operación puede repetirse las veces que sea necesario.
VERSIÓN PARA ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS En esta versión, se muestra además:
Envase retornable: Puede indicarse si el artículo indicado tiene un envase retornable. Los artículos con envases retornables son los únicos que pueden figurar en la lista de retorno de envases.
Gestión de taras: Se incluye en esta versión la gestión de taras y destares. Para ello, en el menú de Archivos auxiliares, aparece ahora la opción de embalaje, para poder indicar los diferentes tipos de embalajes en que se pueden presentar los productos.
NOVEDAD: La gestión de taras se considera nueva en esta versión, aunque ya se había incorporado en una revisión de la versión anterior de la aplicación.
Luego, en la ventana de artículos, cuando se activa la opción de control de Envases / unidades, se habilita también el botón de Taras. Al pulsar este botón, se muestra una ventana donde aparecen todos los envases disponibles para asignar el peso del envase correspondiente para el artículo actual.
Una vez establecido esto, a la hora de comprar mercancía, cuando se añada un artículo que tiene tara, se mostrará una ventana en la que se indicará el embalaje que se está recibiendo, para, de esa manera, descontar automáticamente la tara e introducir así en el almacén el peso neto del producto.
En los documentos impresos, se indicará el tipo de embalaje y su tara correspondiente. En el momento de efectuar una venta de un artículo que tiene tara asignada, también se preguntará el tipo de embalaje, aunque en este caso también se deberá indicar el peso bruto, para que descuente la tara a la hora de calcular las unidades del artículo a vender.
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GESTIÓN DE VENDEDORES La ventana de Lista de vendedores contiene la lista con los vendedores contratados por la empresa. El funcionamiento de ésta ventana es muy similar a las de clientes y proveedores, con la salvedad de que no permite opciones de filtrado ni búsqueda incremental porque se supone que no habrá tal cantidad de vendedores como para que el usuario no los pueda encontrar fácilmente. Una vez seleccionado un vendedor, en la ventana de Vendedor, se muestran los datos de filiación de éste; nombre, dirección, teléfonos,... y una cuadrícula para establecer un rappel de comisiones.
El funcionamiento de la tabla de comisiones consiste en colocar las cantidades a facturar (en Euros) y la comisión correspondiente a ese rango de facturación. En último lugar, cuando se quiera indicar una comisión para cantidades superiores a cierta cantidad, sin límite superior, en la columna “Hasta” se pondrá un 0.
EJEMPLO: Si un vendedor tiene una rappel del 5% hasta 5.000, un 7% hasta 10.000 y un 10% por encima de esa cantidad, la tabla debería contener 3 líneas: Desde 0 hasta 5.000, desde 5.000,01 hasta 10.000 y desde 10.000,01 hasta 0.
IMPORTANTE: Asegúrese de no dejar líneas en blanco en la tabla de comisiones que puedan provocar cálculos incorrectos de las mismas.
GESTIÓN DE TÉCNICOS (VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA) En la ventana de Lista de Técnicos se muestran los técnicos disponibles para la realización de trabajos. Esta ventana es muy similar a la de Lista de Vendedores, por ejemplo.
Una vez seleccionado el técnico de la lista, en la ventana Técnicos se muestran los datos principales de éste, como el nombre, dirección, teléfono y categoría del técnico.
SELECCIÓN DE EMPRESA La ventana de Empresas contiene la información relativa a las empresas de las cuales se va a llevar la gestión. Esta ventana contiene los datos fundamentales de la empresa, necesarios a la hora de facturar, emitir recibos y exportar a una contabilidad, por ejemplo.
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Aparte de estos datos, en la parte inferior de la ventana se puede observar el espacio para incluir bancos y números de cuenta con los que trabaje habitualmente la empresa. Al cubrir estos datos bancarios, se podrán introducir apuntes en la ventana de Apuntes de caja y bancos para cada una de las cuentas aquí indicadas. El marcador en forma de doble felcha, indicará cual es la cuenta activa para la empresa, hacia la cual se dirigirán los abonos de domiciliaciones realizadas en la emisión de recibos. El código emisor deberá cubrirse en caso de que la entidad bancaria así lo exija. Si la empresa utiliza recargo de equivalencia en las compras, deberá marcarse la casilla correspondiente. De esta manera, cuando se realicen compras a proveedor ya se incrementará este impuesto automáticamente.
IMPORTANTE: Si se va a facturar con retenciones, deberá marcarse la casilla de Aplicar retención. Luego, en Preferencias, deberá indicarse el porcentaje a aplicar por defecto.
Al lado de la barra de herramientas de mantenimiento, se pueden observar dos botones para insertar o quitar el logotipo de la empresa. Si se inserta un logotipo para la empresa, éste aparecerá en facturas, albaranes, pedidos, etc. El logotipo deberá ser una imagen en formato BMP (Windows Bitmap) del tamaño aproximado a como debería salir en papel, aunque automáticamente se ajustará para ser impresa en un tamaño predefinido.
EJEMPLO: Si el tamaño de la imagen es mucho más pequeño que el tamaño real que va a ocupar en papel, ésta perderá calidad al imprimirse, y si es mucho más grande, estará ocupando demasiado espacio en memoria.
En la gama Profesional, esta ventana es un poco diferente, ya que se pueden cubrir los datos para una única empresa.
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CAPÍTULO 4
GESTIÓN DE ALMACÉN Y COMPRAS CONTROL DE ALMACÉN En la ventana de Control de almacén, como se ha visto anteriormente, se deberán cubrir los datos de cada uno de los almacenes o centros de venta que tenga la empresa, de los cuales interese mantener un control específico del stock.
En la parte inferior de la ventana se muestran las existencias de todos los artículos en cada uno de los almacenes. Haciendo un doble clic con el ratón en la lista de artículos, puede asignarse la ubicación al artículo seleccionado.
IMPORTANTE: El número de artículos que se indica que existen en un almacén, no tiene necesariamente que coincidir con el número de artículos indicados en la lista de artículos, ya que en esta última se muestran tanto los almacenables como los no almacenables.
Para llevar a cabo una regularización de un almacén o una entrada directa de artículos en almacén, se utilizará el botón Regularización para abrir una ventana en la cual se especificarán todos los artículos del almacén seleccionado en ese momento, con el stock teórico y el stock real en almacén. También se puede especificar la ubicación de cada artículo dentro del almacén.
IMPORTANTE: Debe utilizarse esta opción para cubrir el stock inicial una vez que comienza a trabajar con la aplicación y luego únicamente para regularizaciones reales. Las entradas normales de material en almacén deberán hacerse a través de las compras.
Para localizar un artículo rápidamente en el almacén, se introducirá su referencia en el campo marcado como “Referencia a localizar”. El botón de Traspasos entre almacenes se encarga de abrir la ventana de traspasos, a la cual también se tiene acceso directamente desde el menú.
IMPORTANTE: Con la opción de Recomponer, pueden cuadrarse las existencias de un artículo en almacén que se hayan podido desajustar por motivos desconocidos. Para ello utilizará el registro de todos sus movimientos, extraídos de albaranes, compras, depósitos, regularizaciones manuales, TPV, etc.
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Pueden realizarse filtrados de artículos por distintos criterios y la búsqueda de un artículo concreto. También pueden imprimirse etiquetas de los artículos almacenados. En este caso, se imprimirán tantas etiquetas de un artículo como unidades existan en almacén.
Al entrar en la aplicación y si se tiene marcada la casilla de Avisar en caso de ruptura de stock de la ventana Preferencias, se indicarán los artículos que se encuentren por debajo de los mínimos indicados en la ficha del artículo, salvo que el mínimo indicado sea cero.
VERSIÓN PARA TIENDAS DE INFORMÁTICA En esta versión puede verse también un botón de Componentes, que mostrará una ventana en la que se indica el stock existente en el almacén seleccionado, de los componentes principales de un ordenador.
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IMPORTANTE: En esta ventana aparecerán las existencias de aquellos artículos que tengan asignada la correspondiente familia de entre las predeterminadas para componentes en la aplicación.
TRASPASOS ENTRE ALMACENES La ventana de Lista de traspasos muestra una lista en la que se pueden observar rápidamente los datos principales de un traspaso entre almacenes, que son el número de traspaso, el almacén de origen, el almacén de destino y la fecha del traspaso.
IMPORTANTE: Un traspaso realizado no puede modificarse. Si ha habido un error, se eliminará y se creará de nuevo.
Al entrar en la ventana de Traspaso, ya sea creando uno nuevo o viendo uno creado anteriormente, se observa un campo para el número de traspaso (que cuando se crea uno nuevo, estará en blanco), los almacenes de origen y destino en listas de selección y una cuadrícula donde se seleccionarán los artículos a traspasar, ya sea tecleando directamente la referencia del artículo, su código de barras o eligiéndolo directamente del desplegable de la columna código.
IMPORTANTE: Si se busca un artículo por código de barras, una vez que lo encuentra cambia el contenido de la columna código por su referencia, en vez de mostrar el código de barras.
IMPORTANTE: Cuando se crea un nuevo traspaso el número de traspaso aparece en blanco porque éste no se genera hasta que el traspaso sea guardado.
Al localizar un artículo se cubrirá automáticamente la descripción del mismo y se introducirán manualmente el número de unidades a traspasar del almacén de origen al almacén de destino. Automáticamente se irán añadiendo líneas de traspaso según se llega con el cursor al campo “Unidades”. De todos modos, pueden añadirse líneas manualmente con el botón situado sobre la cuadrícula con el símbolo “+” y eliminarse con el del símbolo “-“.
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BitFac 2010 35 EJEMPLO: No se preocupe por eliminar de la ventana la última línea si ésta tiene todos los datos en blanco (excepto el de “unidades” que automáticamente se pone a uno), ya que éstas líneas se borrarán automáticamente al guardar el documento.
Una vez que se haya indicado el material a traspasar, el documento de traspaso puede guardarse pulsando el botón Aceptar o no guardarse, pulsando el botón Cancelar. Gracias al botón Imprimir, en cualquier momento se podrá imprimir un documento de traspaso para acompañar la mercancía que se traspasa entre almacenes.
IMPORTANTE: El sistema está diseñado para llevar un control de todos los almacenes desde una central, de manera que la información de existencias global estará disponible en esta central y cada centro de venta únicamente dispondrá únicamente de la información de su propio almacén.
MOVIMIENTOS DE ALMACÉN En esta ventana se pueden ver los movimientos de almacén realizados de forma manual desde la ventana de Regularización de almacén.
PEDIDOS A PROVEEDOR En la ventana de Pedidos a proveedor se muestra una lista de los pedidos realizados con los datos más relevantes de los mismos: número de pedido, fecha del pedido, nombre del proveedor, importe del pedido y número de albarán de proveedor al que corresponde el pedido (si éste ha sido pasado a albarán). La barra de herramientas de gestión permitirá crear, eliminar, modificar y ver pedidos a proveedor, de manera similar a como ocurría con traspasos, clientes, artículos, etc. Con los botones de Filtrado se podrán filtrar los pedidos por nombre del proveedor al que han sido realizados o por la fecha en que se han emitido. En el lado derecho aparece el año en curso. Todos los pedidos que se muestran corresponden a este año. Para ver los pedidos de otro año, basta con cambiar el año en esta caja de texto. Esto mismo será válido para presupuestos, albaranes, facturas, etc.
La asignación de un pedido a un albarán de compra se realizará con el botón Compra, situado a la derecha de los botones de filtrado y búsqueda. Al ejecutar esta opción, la aplicación le pedirá el número de albarán de compra a que
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BitFac 2010 corresponde el pedido y una vez introducido y aceptada la operación, en la parte izquierda de la lista, aparecerá un símbolo en forma de doble flecha para indicar que el pedido ha sido pasado a compra. El número de albarán de compra se mostrará en la lista de pedidos y se habrá creado automáticamente en la ventana de Compras una nueva compra correspondiente al pedido realizado.
La ventana del Pedido contiene los datos de número de pedido, fecha (por defecto toma la fecha del ordenador, en todos los documentos) y nombre del proveedor.
IMPORTANTE: El número de pedido no se rellena hasta que el nuevo pedido se ha guardado, al igual que en el caso de los traspasos entre almacenes.
Una vez establecido éste último dato, se puede comenzar a rellenar la cuadrícula o tabla del pedido, seleccionando los códigos de los artículos del mismo modo que ocurría en la ventana de Traspaso. Cuando se selecciona un artículo, automáticamente se rellenará la descripción de éste y quedará pendiente cubrir el precio de compra del artículo y las unidades que se van a pedir. Antes de guardar el pedido deberá fijarse la forma de pago del pedido y un descuento global del pedido si lo indicase expresamente el proveedor. La descripción del artículo puede modificarse si se desea, ya que en ocasiones puede interesar apuntar ciertas variaciones sobre la descripción prefijada.
EJEMPLO: Si se necesita una descripción muy larga del artículo, se puede pulsar el botón Descripción larga y se abrirá una ventana en la que podrá teclear una descripción larga del artículo, que aunque luego no se pueda ver completa en la pantalla, saldrá en el documento por impresora.
En esta descripción larga, puede volcarse el texto que se haya introducido en el campo de “Características” del artículo seleccionado.
En los pedidos se indica el número de unidades pedidas y el número de unidades recibidas (que se pueden rellenar cuando se desee). En el momento en que se quiera pasar el pedido a una compra, se incluirá únicamente el material recibido y se pedirá confirmación para generar automáticamente un nuevo pedido que contenga el material restante, en caso de que exista. Debajo del cuerpo del pedido se muestran también los campos de subtotal, con la suma de la columna de importes, la base imponible, que es el subtotal con el descuento global aplicado, impuestos (que incluye IVA y recargos si los hubiese) y el importe total del pedido. Estos campos son calculados automáticamente y no pueden editarse.
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BitFac 2010 37 Puede indicarse también si el pedido ha sido ya solicitado al proveedor y la fecha prevista de recepción de la mercancía. En caso de necesitar introducir un artículo en el pedido que no se encuentre ya introducido, puede añadirlo directamente sin salir de la ventana del pedido pulsando el botón de Crear artículo. Se abrirá en este caso una ventana con unos datos mínimos del artículo para ser cubiertos, y desde ese momento quedará introducido como si lo diese de alta en la ventana de artículos. De todos modos, siempre que sea posible, introduzca los datos completos desde la ventana de artículos.
Si, al igual que en el caso anterior, necesita realizar un pedido a un proveedor que no tiene dado de alta, puede añadirlo sin salir de la ventana de pedidos, pulsando el botón con el “+” que hay a la derecha del desplegable donde se selecciona el nombre del proveedor. En la ventana que se abre, podrá introducir unos datos mínimos, que luego podrá ampliar con calma desde la ventana de proveedores.
COMPRAS La ventana de Lista de compras muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de la compra, como el número de albarán de compra, la fecha de la compra, el proveedor, el importe y el número de factura. De forma similar que en el caso de los pedidos a proveedor, delante de cada una de las compras realizadas se muestra un símbolo en forma de doble flecha o no se muestra nada, según se haya generado recibo de la compra o no.
IMPORTANTE: No se necesita realizar un pedido a proveedor para crear una compra. Pueden realizarse compras directamente o pedidos que luego no se pasen automáticamente a compras.
En la ventana de Compra se introducirán el número del albarán del proveedor, el número de factura del proveedor (si procede), la fecha, el nombre del proveedor y el almacén en el que va a entrar la mercancía comprada.
IMPORTANTE: El almacén que aparecerá siempre por defecto será el indicado en la ventana de Preferencias.
El cuerpo de la compra es similar al del pedido y su funcionamiento es el mismo. Una vez efectuada la compra, el material se habrá dado de alta en almacén. En esta ventana no existe un botón de Imprimir compra, ya que se tanto el albarán de compra como la factura vienen ya impresos por el proveedor. Sin embargo, lo que sí existe es un botón para Imprimir etiquetas, que permite imprimir etiquetas de precios para la compra recibida. Con este botón se abrirá una ventana similar a la que imprimía etiquetas
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BitFac 2010 en la ventana de artículos, con la particularidad de que se imprimirán exactamente las etiquetas necesarias para el material recibido.
IMPORTANTE: Entre documentos del mismo tipo, pueden copiarse las líneas de detalle con Ctrl+F7 de un documento (una compra, por ejemplo) y pegarlas en un nuevo documento con Ctrl+F8.
VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS, TIENDAS DE INFORMÁTICA Y FERRETERÍAS Si se va a realizar la compra de un artículo que haya sido marcado en su ficha como un artículo del que se va a llevar control de número de serie, a la hora de incluir dicho artículo en una compra e indicar las unidades, se pedirá que se introduzca su número de serie.
Este número de serie debe ser único para el artículo y no debe repetirse. Una vez introducido el número de serie, en la parte superior del cuerpo de la compra se indicará éste cuando se seleccione la línea de compra correspondiente al artículo. A la izquierda de este número, en caso de que el artículo se encuentre en el período de garantía, aparecerá el texto “EN GARANTÍA” en letras rojas.
En el caso de introducir varias unidades de un artículo con número de serie, la ventana de introducción de estos será diferente, permitiéndose en ella la introducción de tantos números de serie como unidades del artículo se hayan indicado.
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BitFac 2010 39 En este caso, se mostrará una ventana con una lista que contendrá tantas líneas como unidades se hayan indicado. En la caja de texto de la parte superior se introducirán los números de serie deseados y se pasarán a la lista pulsando el botón con la flecha hacia abajo o con el teclado pulsando la tecla AvPág. Una vez tecleados todos los números de serie y pulsado el botón Aceptar, en la compra se habrá desglosado la línea introducida en tantas líneas como unidades indicadas, cada una con su número de serie y una sola unidad.
VERSIONES PARA DROGUERÍAS Y ALIMENTACIÓN De manera similar a los números de serie, funcionan los números de lote de estas versiones, simplemente que estos sí pueden repetirse, ya que un lote lo suelen componer varias unidades.
FACTURAS DE COMPRA NOVEDAD: Esta opción es nueva en esta versión, ya que en las versiones anteriores se indicaba el número de factura de compra en el propio albarán de compra. Como se puede apreciar a primera vista, en la ventana de Lista de facturas no se pueden crear facturas de compra directamente. El proceso a seguir es crear una compra (albarán de compra) y pasar éste a factura.
IMPORTANTE: No se permite la creación de facturas directamente sin albarán para facilitar el seguimiento del material introducido en almacén, ya que de esta manera todo lo comprado está en los albaranes y no hay que mirar en dos documentos al mismo tiempo, con la complicación añadida de que una factura contuviese ya varios albaranes.
Una factura tampoco es modificable directamente. Una vez que se recibe una factura de un proveedor ésta no puede ser legalmente alterada. En caso de que haya un error, se debería recibir una factura de abono, haciendo una compra con las cantidades en negativo.
PRECAUCIÓN: Lo correcto para un abono es utilizar las cantidades en negativo y no el importe, aunque se pueda hacer, ya que si las cantidades se ponen en positivo, se estará efectuando otra entrada de material de almacén.
En el caso de que el error se detecte recién impresa la factura, ésta podrá eliminarse, con lo que el albarán quedará liberado para modificarse y volver a facturar.
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En la ventana de Lista de facturas, la lista que contiene las facturas, al igual que en el caso de los albaranes, también es de selección múltiple. Esta selección de varias facturas al mismo tiempo posibilita imprimir con el botón Imprimir facturas todas las facturas seleccionadas, una tras otra sin tener que abrir la ventana con los datos de cada factura. El botón Generar recibos, crea los recibos necesarios, según la forma de pago establecida. La generación de recibo lo que hace es apuntar un vencimiento pendiente en la ventana de Vencimientos para ser pagado en la fecha que corresponda. Al generar un recibo, la compra queda marcada con el indicador de doble flecha, para indicar que se han generado los recibos correspondientes. Sin embargo, la eliminación de uno o todos los recibos generados por la compra, no quitan la marca.
IMPORTANTE: Para la generación de recibos no funciona la selección múltiple de la lista.
IMPORTANTE: Se permite una modificación parcial de las facturas. Esta modificación permitida afecta únicamente a la descripción de los artículos, no pudiendo cambiar referencias ni precios del contenido de la factura.
COMPRAS EN DEPÓSITO La ventana de Lista de compras en depósito muestra una lista con las compras realizadas con los datos principales de la compra en depósito. Las compras en depósito se gestionan de manera independiente a los albaranes de compra normales. Las variaciones de almacén que provocan quedarán reflejadas como tales.
En este caso, en el cuerpo de la compra en depósito, aparece una columna de unidades compradas (Un.) y otra de unidades devueltas (Dev.). Cuando se realiza la compra se indican las unidades compradas y se cubre la fecha de
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BitFac 2010 41 compra, que aparece debajo de la cuadrícula, y cuando llegue el momento de hacer la devolución se indicarán las unidades devueltas en la columna correspondiente. Automáticamente se realizarán las actualizaciones en el almacén. En esta ventana aparece un botón Imprimir para imprimir un documento de devolución de mercancía en depósito.
FABRICACIÓN DE EQUIPOS (VERSIÓN PARA TIENDAS DE INFORMÁTICA) Para crear en esta nueva versión un ordenador nuevo a partir de sus componentes especificados, se debe ir a la opción de Fabricación de equipos del menú Almacén. En esta ventana se podrá elegir el artículo compuesto que se desea fabricar y se desglosarán automáticamente sus componentes para introducir (si se desea y si los artículos componentes los soportan) los números de serie correspondientes e indicar, por ejemplo, a que cliente va a ir destinado el equipo.
En cuanto el proceso de fabricación se inicia, se dan de baja de almacén los componentes del artículo y se da de alta un nuevo artículo fabricado. No hay diferencia entre crear así los equipos compuestos o desde la ventana de compras. Utilizando este sistema se puede distinguir mejor la fabricación propia de las compras externas y seguir el estado del proceso. Se puede también pulsando el botón Imprimir, sacar una copia de la orden.
GESTIÓN DE R.M.A. (VERSIÓN PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA) En el caso de tener que enviar material para ser reparado al proveedor, puede utilizarse la nueva gestión de RMA. Al seleccionar esta opción se presenta una ventana con la Lista de RMA a proveedores, donde se muestra el número de RMA interno, la fecha, el proveedor y el estado. En la barra de herramientas que hay encima de la lista pueden añadirse, eliminarse, modificarse o verse, solicitudes de RMA.
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Al crear una nueva solicitud de RMA, habrá que cubrir la fecha (que por defecto es la actual), el proveedor, el técnico que va a realizar el envío, el equipo al que pertenece la pieza a enviar (si el artículo que se envía es un componente de un equipo registrado), el artículo a enviar, su número de serie, el número de factura de compra y el número de RMA asignado por el proveedor. También se puede indicar una descripción detallada de la avería y una serie de observaciones. Finalmente se indicará el estado, es decir, si está pendiente de enviar, si se ha enviado ya o si se ha recibido el artículo reparado. En la parte inferior de la ventana se muestra un botón para imprimir la solicitud de RMA que debería acompañar al artículo que se envíe y otro para imprimir una etiqueta para pegar en el paquete de envío. Se permite también filtrar las solicitudes de R.M.A. por proveedor, fecha, técnico y estado de la solicitud.
TRAZABILIDAD INTERNA (VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA) Si se pretenden gestionar números de serie de los artículos, puede resultar de utilidad esta ventana para localizar números de serie. Para poder seguirle la pista a un artículo determinado, además de poder utilizar los informes habilitados al respecto, en esta ventana puede seleccionase dicho artículo y su número de serie y así obtener el proveedor al que se le ha comprado, el cliente al que se le ha vendido (si se ha vendido) y el último almacén por el que ha pasado. Si se desea un informe más detallado, puede marcarse la casilla Imprimir informe antes de pulsar el botón de Consultar.
RECOGIDA DE ENVASES (VERSIÓN PARA ALIMENTACIÓN Y BEBIDAS) Puede realizarse una recogida de envases retornables para devolver al proveedor. En la opción de Recogida de envases retornables del menú de Almacén, se muestra una ventana donde se puede indicar e imprimir la recogida de estos envases. Luego se podrán ver informes con la comparativa de artículos comprados contra envases devueltos, para poder comprobar los que quedan por devolverse.
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CAPÍTULO 5
VENTAS Y FACTURACIÓN Las ventanas de presupuestos, pedidos de cliente, albaranes y facturas, son muy similares entre sí y a su vez muy parecidas a las ventanas de pedidos a proveedor y compras, por lo que se comentarán únicamente los detalles que varíen entre unas y otras.
PRESUPUESTOS En la Lista de presupuestos se muestran todos los presupuestos emitidos a clientes o posibles clientes. Un presupuesto puede ser luego pasado a pedido de cliente o, directamente, a albarán de venta. En cualquiera de los dos casos, el presupuesto pasa a quedar bloqueado (sin posibilidad de modificación mientras no se elimine el documento al que fue pasado) y se indica en la lista el número de pedido o albarán con el que queda enlazado. En la ventana de presupuesto se incluye un desplegable para elegir el vendedor y en la cuadrícula de ventas se tiene una columna de descuento por línea para cada artículo. Al seleccionar un artículo en una línea del presupuesto, automáticamente se rellena la descripción (aunque esta puede cambiarse e incluso sustituirse por una descripción larga como en el caso de los pedidos a proveedor vistos anteriormente), el precio de venta y el descuento prefijado por la tarifa aplicada al cliente según el artículo elegido. De todos modos, cualquiera de estos datos puede modificarse a mano.
El botón Imprimir enviará a impresora una o dos copias del presupuesto, según en Preferencias se haya o no elegido la opción de “Nº de copias”. Al igual que en el caso de los pedidos a proveedor y las compras, en los presupuestos también se pueden crear clientes y artículos nuevos sin salir de la propia ventana de presupuestos. Se permitirá igualmente presentar los presupuestos como proforma si se desea, marcando la casilla correspondiente que se encuentra debajo del campo “Vendedor”. Se puede marcar el presupuesto como PENDIENTE, ACEPTADO y RECHAZADO.
IMPORTANTE: Únicamente los presupuestos marcados como aceptados pueden ser pasados a otro documento (como pedidos, por ejemplo).
Pueden imprimirse presupuestos con imágenes de los artículos si se selecciona la casilla de Imágenes de artículos y a cada artículo se le ha asignado la imagen correspondiente.
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VERSIÓN PARA TIENDAS DE INFORMÁTICA En el caso de presupuestos, pedidos y albaranes, la barra de botones del documento tiene un botón más para fabricar un equipo “al vuelo”.
Sin tenerlo dado de alta como artículo compuesto se puede crear un ordenador basado en sus componentes (sin referencia, claro está) pulsando el botón Fabricar equipo de la barra de herramientas del documento. En este caso la composición que se hace no queda guardada para otra ocasión, ya que no se crea ningún artículo nuevo. La configuración desde la ventana de Artículos se usará para equipos más estables en su composición ya que esta configuración queda guardada y si se modifica un componente deberá modificarse el artículo compuesto mientras que el segundo será para ordenadores que se crean en un momento dado con los componentes de que se disponga en cada momento.
La principal diferencia interna de utilización es que utilizando el primer método, los componentes del ordenador se dan de baja de almacén una vez que se fabrica el ordenador (a través de una Orden de fabricación o de una Compra) y aparece un artículo más de este último tipo, mientras que de la segunda manera los artículos desaparecen del almacén en el momento de la venta, ya que no pertenecen a ningún artículo compuesto.
VERSIÓN PARA SERVICIOS TÉCNICOS, TIENDAS DE INFORMÁTICA Y TALLERES En la ventana de la lista de presupuestos, se muestra ahora un botón nuevo para poder pasar directamente el presupuesto a orden de reparación.
PEDIDOS DE CLIENTE El pedido de cliente es muy similar al pedido de proveedor, incluyéndose como diferencia en el primero con respecto al segundo, el que el paso se realiza a albaranes de venta, en vez de a albaranes de compra, la aparición de la columna de descuento como en el caso de los presupuestos y la asignación del pedido a un vendedor (también como en el caso de los presupuestos). Además de poder pasar el pedido a albarán, puede generarse también un pedido a proveedor con el contenido del pedido del cliente, directamente.
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ALBARANES DE VENTA El albarán de venta es el documento que realiza la venta propiamente dicha y da de baja los artículos vendidos en el almacén. Los albaranes de venta, aparte del número, pueden tener 8 series diferentes. De esta manera pueden organizarse mejor las ventas de materiales de distintos tipos o a distintos tipos de cliente. La numeración dentro de cada serie es correlativa, aunque no hay ningún problema por borrar albaranes y dejar huecos en la numeración (lo mismo que en todos los documentos vistos hasta el momento), ya que no son más que documentos de orden interno y de justificante de entrega de mercancía, en todo caso.
En la lista de albaranes puede hacerse una selección múltiple y, en este caso, en la parte inferior de la ventana se muestra el total de los albaranes seleccionados. Esto ocurre también en las ventanas de facturas y órdenes de reparación (para las versiones que las incluyen).
Uno o varios albaranes pueden pasarse a una única factura, agrupando así varias ventas en un único número de factura. La lista de albaranes es de selección múltiple, con lo que se pueden tener seleccionadas varias ventas y luego pasar todas juntas a una única factura, pulsando el botón Facturar albaranes. Para seleccionar varios albaranes basta con mantener pulsada la tecla Control mientras se seleccionan de la lista con el puntero del ratón (para seleccionar albaranes salteados) o la tecla Mayúsculas (para seleccionar bloques). Cuando se pulsa este botón, se abre una ventana que pregunta la serie en la que se va a facturar (por defecto aparece seleccionada la opción que se haya indicado en Preferencias) y la forma de pago, ya que distintos albaranes a agrupar pueden haber sido apuntados con distintas formas de pago y la factura debe tener una única forma de pago.
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NOVEDAD: Se incluye la posibilidad de cambiar la dirección de envío de un albarán sin tener que ir a la ficha de cliente para cambiar la predeterminada.
Se puede seleccionar una fecha diferente a la fecha actual (la que marca el ordenador) como fecha de la factura. En el desplegable de Almacén se selecciona el almacén del que va a salir la mercancía y, tanto el transportista como el número de bultos, no tienen más valor que el informativo, que aparece en el propio albarán impreso para información del cliente. Se puede facturar directamente desde la ventana de albarán de venta. Para ello, basta pulsar el botón de “Facturar”, que mostrará la ventana de la factura para poder ser guardada e incluso imprimirla directamente.
Para agilizar en algunos casos el proceso de venta, puede efectuarse ahora la operación de “Facturación y cobro”, en la que se hace en un solo paso la factura, el recibo y el cobro del mismo. Esta operación es especialmente útil para ventas por caja en efectivo.
En la facturación rápida aparecen marcadas las casillas para la generación de todos los pasos, pero pueden omitirse uno o varios. La omisión de uno de ellos, conlleva obviamente la omisión de los siguientes. Al igual que ocurre con el resto de los documentos, es posible filtrar los albaranes por múltiples conceptos.
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Existe la posibilidad de seleccionar en las ventanas de albaranes, facturas y compras, varios elementos manteniendo la tecla Control pulsada mientras se seleccionan éstos de la lista para seleccionar elementos de manera individual o Mayúsculas para seleccionar un bloque de elementos, y que de esta manera se muestre el importe total correspondiente a la suma de los importes de los elementos seleccionados. En la ventana de albaranes pueden imprimirse etiquetas para los bultos de envío, en este caso pulsando la tecla F12. Se abre una ventana mostrándose los tipos de etiquetas APLI® en los que se puede imprimir y el funcionamiento es similar a la impresión de etiquetas de clientes o de artículos de que ya disponía la versión anterior. Se imprimirán tantas etiquetas como bultos se hayan indicado en el albarán. Esta opción está disponible únicamente para la gama Empresarial. Los albaranes pueden mostrarse ahora sin valorar, indicando según la casilla correspondiente que se seleccione, si se quiere que aparezcan las unidades, los importes de cada línea o el importe total del albarán.
NOVEDAD: Ahora en las etiquetas para los bultos, se indica el número total de bultos de que se compone el envío.
VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS, TIENDAS DE INFORMÁTICA Y FERRETERÍAS Si se va a realizar la venta de un artículo que haya sido marcado en su ficha como un artículo del que se va a llevar control de número de serie, a la hora de incluir dicho artículo en una venta (u orden de reparación) e indicar las unidades, se pedirá que se introduzca su número de serie.
A diferencia de las compras, en esta ventana se permite elegir el número de serie de una lista. En esta lista se incluyen los números de serie asociados al artículo indicado, que se han introducido en almacén y aún no se han vendido. De cualquier modo, siempre se podrá teclear directamente un número de serie que no figure en la lista.
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BitFac 2010 49 Este número de serie debe ser único para el artículo y no debe repetirse. Una vez introducido el número de serie, en la parte superior del cuerpo de la venta se indicará éste cuando se seleccione la línea de albarán correspondiente al artículo. A la izquierda de este número, en caso de que el artículo se encuentre en el período de garantía, aparecerá el texto “EN GARANTÍA” en letras rojas. En el caso de introducir varias unidades de un artículo con número de serie, la ventana de introducción de estos será diferente.
En este caso, se mostrará una ventana con una lista que contendrá tantas líneas como unidades se hayan indicado. En la caja de texto de la parte superior se introducirán los números de serie deseados y se pasarán a la lista pulsando el botón con la flecha hacia abajo o con el teclado pulsando la tecla AvPág. Una vez tecleados todos los números de serie y pulsado el botón Aceptar, en el albarán se habrá desglosado el artículo introducido en tantas líneas como unidades indicadas, cada una con su número de serie y una sola unidad.
NOVEDAD: Al pasar un pedido a albarán que contenga artículos que lleven control de número de serie, se mostrará una ventana con dichos artículos para seleccionar sus números de serie. Editando el albarán pueden luego modificarse si es necesario.
VERSIONES PARA DROGUERÍAS Y ALIMENTACIÓN Este caso es muy similar, salvo por que los números de lote pueden repetirse, a diferencia de lo que ocurre con los números de serie.
FACTURACIÓN Como se puede apreciar a primera vista, en la ventana de Lista de facturas no se pueden crear facturas de venta directamente. El proceso a seguir es crear una venta (albarán de venta) y pasar éste a factura.
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BitFac 2010 IMPORTANTE: No se permite la creación de facturas directamente sin albarán para facilitar el seguimiento del material salido de almacén, ya que de esta manera todo lo vendido está en los albaranes y no hay que mirar en dos documentos al mismo tiempo, con la complicación añadida de que una factura contuviese ya varios albaranes.
Una factura tampoco es modificable directamente. Una vez que se entrega una factura a un cliente ésta no puede ser legalmente modificada. En caso de que haya un error, se emitirá una factura de abono, haciendo una venta con las cantidades en negativo.
PRECAUCIÓN: Lo correcto para un abono es utilizar las cantidades en negativo y no el importe, aunque se pueda hacer, ya que si las cantidades se ponen en positivo, se estará efectuando otra salida de material de almacén.
En el caso de que el error se detecte recién impresa la factura, ésta podrá eliminarse, con lo que el albarán quedará liberado para modificarse y volver a facturar.
IMPORTANTE: Siempre se puede eliminar el último número de factura generado. No se permite la eliminación de facturas intermedias para evitar la posibilidad de cometer un error de forma con respecto a la numeración consecutiva de las facturas.
En la ventana de Lista de facturas, la lista que contiene las facturas, al igual que en el caso de los albaranes, también es de selección múltiple. Esta selección de varias facturas al mismo tiempo posibilita imprimir con el botón Imprimir facturas todas las facturas seleccionadas, una tras otra sin tener que abrir la ventana con los datos de cada factura.
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El botón Generar recibos, funciona de manera similar que en el caso de las compras por lo que la factura puede eliminarse. La eliminación de los recibos generados por la factura no implica una liberación de ésta.
IMPORTANTE: Para la generación de recibos no funciona la selección múltiple de la lista.
IMPORTANTE: Se permite una modificación parcial de las facturas. Esta modificación permitida afecta únicamente a la descripción de los artículos, no pudiendo cambiar referencias ni precios del contenido de la factura.
En el caso de haber marcado en la ventana de Empresa la casilla de Aplicar retención, se aplicará la retención correspondiente que se haya indicado en Preferencias.
NOVEDAD: Si en Preferencias se ha marcado la opción de Mostrar importes con impuestos en la impresión de facturas, al imprimir una factura se mostrará la columna de importe con los precios con IVA incluido.
TICKETS DE CAJA La ventana de Tickets de caja sirve para visualizar tickets de caja importados de terminales de BitTPV® 2010 de las distintas cajas que pueda tener la empresa en los diferentes centros de venta. En esta ventana se seleccionará de la lista el almacén (o centro de venta) que se desea visualizar y en la lista se mostrarán todos los tickets emitidos que hayan sido importados por la aplicación. Un doble clic sobre una línea de la lista de tickets, abrirá una ventana en la que se muestra el ticket completo, tal y como ha sido emitido.
IMPORTANTE: Los tickets pueden visualizarse o eliminarse pero no pueden crearse ni modificarse. Deben importarse de BitTPV®.
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Gracias al desplegable de la parte superior derecha de la ventana se podrá seleccionar el terminal de procedencia de los tickets para una mayor claridad.
FACTURAS DE TPV La ventana de Facturas de TPV sirve para visualizar facturas importadas de terminales de BitTPV® 2010 emitidas en las distintas cajas que pueda tener la empresa en los diferentes centros de venta. Estas facturas podrán visualizarse, eliminarse o filtrarse según varios criterios, pero no se podrá crear desde BitFac® ninguna factura nueva de TPV. La ventana de la factura de TPV es muy similar a la ventana en que se muestra la factura de venta.
VENTAS EN DEPÓSITO La ventana de Lista de ventas en depósito muestra una lista con las ventas realizadas con los datos principales de la venta en depósito.
IMPORTANTE: Las ventas en depósito se gestionan de manera independiente a los albaranes de de venta normales. Sin embargo, las variaciones de almacén que provocan quedarán reflejadas como tales.
En este caso, en el cuerpo de la venta en depósito, aparece una columna de unidades vendidas (Un.) y otra de unidades devueltas (Dev.). Cuando se realiza la compra se indican las unidades vendidas y se cubre la fecha de devolución, que aparece debajo de la cuadrícula, y cuando llegue el momento de hacer la devolución se indicarán las unidades devueltas en la columna correspondiente. Automáticamente se realizarán las actualizaciones en el almacén.
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En esta ventana aparece un botón Imprimir para imprimir un documento de devolución de mercancía en depósito.
GESTIÓN DE MANTENIMIENTOS (VERSIONES PARA SERVICIOS TÉNCNICOS Y TIENDAS
DE
INFORMÁTICA) (Sólo para la gama Empresarial) La ventana de Lista de mantenimientos muestra una lista con los mantenimientos de servicio que se establezcan para determinados clientes.
Para definir un mantenimiento se establecerá la fecha de inicio del servicio, la fecha de finalización del mismo, el cliente, el artículo al que se aplicará el servicio, el importe del servicio y la periodicidad del mismo. Según las fechas del servicio, en la lista de mantenimientos se indicará la situación de cada mantenimiento, indicándose si éste se encuentra en vigor o ha caducado.
Al entrar en la aplicación se indicarán los mantenimientos que caduquen en esa fecha.
ÓRDENES DE REPARACIÓN (VERSIONES PARA SERVICIOS TÉNCNICOS Y TIENDAS
DE
INFORMÁTICA) La lista de Órdenes de Reparación es muy similar a la de Albaranes de Venta. Como dato a destacar, en este caso los filtrados pueden hacerse por cliente, por fechas o indicando las órdenes que están pendientes (que no han sido facturadas de manera automática). La ventana de Orden de Reparación está formada por un encabezamiento y dos partes bien diferenciadas. El encabezamiento de la orden contiene el número de orden, la fecha, el cliente, el almacén del que van a salir las piezas, el técnico al que se asigna la orden y el equipo a reparar. Luego la ventana se divide en la Orden de Reparación propiamente dicha, en la que se pueden introducir la lista de problemas detectados por el cliente en el equipo que trae para reparar y luego los incidentes que ocurren durante la reparación, y el Albarán de Taller, donde se asignan los materiales y mano de obra utilizados en la reparación con su correspondiente valoración.
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Se muestra en la parte inferior de la ventana la fecha prevista de entrega del equipo reparado al cliente, se puede indicar si requiere desplazamiento y si es urgente o no. Puede imprimirse también una hoja de trabajo para el técnico, asociada a la orden de reparación en cuestión.
Si se desea que la orden de reparación sea tratada como una RMA (Return Material Authorization), se deberá marcar la casilla que aparece al lado el Número de Orden. No tiene mayor incidencia en la gestión que el llevar una relación interna de material devuelto autorizado. La parte inferior de la orden de reparación, al imprimirla, es un resguardo para el cliente.
IMPORTANTE: Para que se muestren los equipos disponibles, hay que tener seleccionado al cliente en el desplegable.
Al pasar una orden de reparación a factura, se pasará el contenido de la parte de albarán de taller y se preguntará además de la serie en la que se desea facturar y la forma de pago, como en el caso de los albaranes de venta, el cliente al que se desea facturar, ya que no tiene por que ser el mismo que al que se le realiza la reparación.
IMPORTANTE: S incluye un botón de Imprimir etiquetas, para poder imprimir pegatinas para pegar en el equipo que se recibe para reparar y tenerlo así identificado mientras se encuentre en el taller.
NOVEDAD: Al añadir líneas a un albarán de taller para un equipo en garantía, los precios de estos artículos pasan a ponerse a cero, además de indicarse el hecho en la propia ventana.
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ÓRDENES DE TRABAJO (VERSIÓN PARA TALLERES DE VEHÍCULOS) La lista de Órdenes de Trabajo es muy similar a la de Albaranes de Venta. Como dato a destacar, en este caso los filtrados pueden hacerse por cliente, por fechas o indicando las órdenes que están pendientes (que no han sido facturadas de manera automática).
La ventana de Orden de Trabajo está formada por un encabezamiento y dos partes bien diferenciadas. El encabezamiento de la orden contiene el número de orden, la fecha, la matrícula, el cliente, el almacén del que van a salir las piezas, el vehículo a reparar. Luego la ventana se divide en la Orden de Trabajo propiamente dicha, en la que se pueden introducir la lista de problemas detectados por el cliente en el vehículo que trae para reparar y luego los incidentes que ocurren durante la reparación, y el Albarán de Taller, donde se asignan los materiales y mano de obra utilizados en la reparación con su correspondiente valoración.
IMPORTANTE: La orden de trabajo deberá efectuarse para un vehículo dado de alta para algún cliente. Introduciendo la matrícula del vehículo en la orden de trabajo ya se recuperarán los datos de cliente y se mostrarán en la casilla correspondiente.
En la orden de trabajo se ha incluido la fecha de entrega y un indicador de “Reparación en garantía” (en la parte de Albarán de Taller). Si se marca este indicador antes de hacer el albarán, los precios que se aplicarán serán los de coste, ya que se aplican al proveedor.
Al pasar una orden de trabajo a factura, se pasará el contenido de la parte de albarán de taller y se preguntará además de la serie en la que se desea facturar y la forma de pago, como en el caso de los albaranes de venta, el cliente al que se desea facturar, ya que no tiene por que ser el mismo que al que se le realiza la reparación.
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EJEMPLO: Para facturar a una aseguradora, se realizará la reparación a nombre del cliente, y luego se facturará a nombre de la aseguradora, que deberá estar dada de alta en la ventana de clientes.
NOVEDAD: Al añadir líneas a un albarán de taller para un vehículo en garantía, los precios de estos artículos pasan a ponerse a cero, además de indicarse el hecho en la propia ventana.
VENCIMIENTOS: COBROS Y PAGOS Los vencimientos son creados por facturas de venta (cobros) o compras (pagos) directamente y los primeros pueden visualizarse en forma de recibo imprimible que no puede ser modificado. De todos modos, en la ventana de vencimientos sí hay datos de las columnas que pueden ser modificados manualmente. Los datos que pueden ser modificados son las fechas de libramiento y vencimiento del recibo, el importe de éste y la cantidad cobrada o pagada. La caja de chequeo situada en la columna más a la izquierda con título “S” (de situación), indica si se considera el recibo como pagado o no. Así, si se introduce una cantidad cobrada o pagada superior al importe del recibo, éste pondrá automáticamente su situación como “Pagado”, pero puede considerarse un recibo como pagado aunque no llegue al importe estipulado.
EJEMPLO: Toda venta facturada, aunque sea al contado, genera un vencimiento en la fecha actual para llevar el control de los cobros realizados.
Los recibos pueden visualizarse en pantalla o enviarse a impresora, de manera individual o en bloques, seleccionando recibos entre dos fechas o entre números de recibo. También puede imprimirse un listado de recibos válido para llevar al banco e incluso llevarlos en disquete en formato de Cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario. Para visualizar un recibo, deberá pulsarse el botón Ver de la ventana de Vencimientos.
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Para imprimir los recibos, pueden visualizarse uno a uno e imprimirse, seleccionar el botón Imprimir de la ventana de Vencimientos para imprimir un bloque por fechas o números de recibo, o el botón Remesa en listado, para sacar un listado que se puede entregar luego en la oficina bancaria.
Para generar una remesa de recibos para enviar en disquete al banco, se pulsará el botón Remesa a disquete y en la ventana que aparece se seleccionarán en la lista los recibos a incluir en la remesa. Se incluirá en el disquete el archivo generado con nombre CSB1980, seleccionando la ruta de exportación del archivo directamente a la unidad A: (disquete) o a una carpeta para luego pasarlo manualmente al disquete, y se etiquetará éste de la siguiente manera: DE: Cliente Presentador A: Entidad Bancaria CARACTERISTICAS: Doble Cara, Alta Densidad FICHERO: Domiciliaciones VOLUMEN: 1 de 1 El eliminar un recibo o vencimiento, no implica una liberación de la factura como en el caso de los pasos de pedidos a albaranes, o albaranes a facturas, por ejemplo. Los recibos podrán borrarse libremente, y una factura que haya generado recibos, podrá volver a generar otros. En la parte inferior de la ventana se muestran los totales de los importes, recibos pagados y recibos pendientes. La opción de Vencimientos pendientes, permite tener una visión general del estado de los documentos generados. Así, se puede ver el importe facturado del que no se han emitido aún recibos, el importe de material vendido que aún no se ha facturado, el importe del material pedido y aún no vendido, etc.
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Con la opción de Seguimiento, puede seleccionarse un recibo (cobro o pago) y ver toda la relación de documentos que se ha seguido para llegar a él, indicándose la factura a la que pertenece, los albaranes que la componen, etc.
IMPORTANTE: Para indicar el importe cobrado correspondiente a un recibo ya no se cubre directamente en la lista, sino que se selecciona el recibo y se la hace un Cobro (o un Pago, según corresponda)
Al asignarle un cobro a un recibo, se mostrará una ventana con la lista de cobros asociados a ese vencimiento (pueden ser varios) con la fecha y el importe. En la parte inferior de esta ventana se muestra el total cobrado y la parte que queda pendiente por cobrar.
En la realización del cobro se indicará, además de la fecha y el importe a cobrar, un indicador para realizar o no un apunte en la cuenta bancaria de la empresa (o en la caja) en la que se va a apuntar cobro.
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BitFac 2010 59 NOVEDAD: A la hora de hacer el cobro, puede indicarse que éste se tome de una entrega a cuenta previa efectuada por el cliente, que se seleccionará en el desplegable correspondiente.
El caso de los pagos es idéntico al de los cobros.
INGRESOS Y GASTOS
(Sólo para la gama Empresarial)
IMPORTANTE: En el caso de tener instalado el Módulo de Ingresos y Gastos, estas opción desaparece. Aparte de los cobros de material vendido y de los pagos de material comprado, una empresa tiene otros gastos e ingresos que se deben contabilizar aparte. Si se trabaja directamente con un programa de contabilidad, es posible que no interese utilizar esta ventana, pero en caso de hacerlo, puede ser de gran utilidad para llevar controlados los movimientos de dinero que no tengan relación directa con el material comprado y vendido.
En cada apunte de ingreso o gasto se contempla la fecha del apunte, la cuenta a la que se aplica, el concepto, el importe y la parte que se ha pagado o cobrado. Al igual que en el caso de vencimientos, la columna de la izquierda marca la situación del apunte en cuanto a si ha sido efectuado el cobro o pago, o por el contrario sigue pendiente.
EJEMPLO: En el apartado de “Cuenta”, puede utilizarse un número de cuenta contable oficial o simplemente uno inventado como “IMPR” para hacer referencia a gastos de imprenta, o “PUBLI” para gastos de publicidad, por ejemplo.
En ingresos y gastos se incluyen también las columnas de IVA. En estos campos se debe incluir la cantidad de IVA que representa el gasto o el ingreso apuntado, para tenerlo en cuenta luego en la ventana de “Facturación e IVA”. Las cantidades a introducir como importe de la operación deberán ser, igual que antes, con el IVA ya incluido.
IMPORTANTE: En el caso de haber marcado la opción en Preferencias de Controlar ingresos y gastos en BitConta, esta opción no estará disponible.
APUNTES DE CAJA Y BANCOS
(Sólo para la gama Empresarial)
IMPORTANTE: En el caso de tener instalado el Módulo de Ingresos y Gastos, estas opción desaparece. En esta ventana se pueden apuntar los movimientos realizados en la caja mayor y en cualquiera de las cuentas creadas para la empresa, para cada una de las cuales se muestra una solapa diferente dentro de la ventana actual. Los datos que se contemplan para cada apunte son la fecha del apunte, el concepto y la cantidad (abono o cargo) y el saldo, que es calculado automáticamente.
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BitFac 2010 PRECAUCIÓN: Procure en cada línea introducir una cantidad en la columna de abono o en la de cargo, pero no en ambas en la misma línea.
IMPORTANTE: En el caso de haber marcado la opción en Preferencias de Controlar ingresos y gastos en BitConta, únicamente se podrán hacer apuntes de caja.
RESUMEN ECONÓMICO
(Sólo para la gama Empresarial)
La ventana de Resumen económico permite tener una visión global de la situación actual de la empresa, ya que en una única ventana se presentan los totales de ingresos, gastos, cobros, pagos, las cantidades pendientes, y los saldos totales de caja y banco. Además la presentación de gráficos de barras muestra la evolución mensual de los cobros, pagos, ingresos y gastos de la empresa. Al realizar apuntes en las ventanas de vencimientos, ingresos/gastos y caja/bancos, estos deben ser coherentes entre sí. De esta manera, si se apunta un gasto, éste debe tener un reflejo en caja o en una cuenta bancaria, y si se emite un recibo para cobrar una venta, debe reflejarse también en una cuenta o en caja. Cuando esta coherencia se rompe, en la parte superior de la ventana aparecerá en rojo un indicador de “Descuadre”. Cuando aparece este descuadre deberá comprobar sus apuntes para ver donde se encuentra el error. En caso de no utilizar las ventanas de ingresos/gastos o las de caja/bancos, siempre le aparecerá el indicador de “Descuadre”, pero no debe preocuparse por ello.
IMPORTANTE: En el caso de haber marcado la opción en Preferencias de Controlar ingresos y gastos en BitConta, esta opción no estará disponible.
FACTURACIÓN GLOBAL E IVA (Sólo para la gama Empresarial) En esta ventana se muestra, para el año indicado en el campo situado en la esquina superior izquierda, un gráfico resumen de la facturación global de la empresa y los totales por trimestres de IVA soportado y repercutido, referente a las compras y ventas realizadas.
IMPORTANTE: En este resumen de IVA no se incluyen los gastos e ingresos, ya que no se tiene en cuenta el hecho de que unos son deducibles y otros no, por ser ese tipo de gestiones competencia de una aplicación de contabilidad.
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VENTAS TOTALES (Sólo para la gama Empresarial) En esta ventana se muestra, para el año indicado en el campo situado en la esquina superior izquierda, un gráfico resumen de las ventas totales de la empresa y los totales de ventas por meses. En la parte derecha, una serie de casillas servirán para indicar los tipos de ventas que se desean incluir en las sumas, pudiendo añadirse cualquier serie de albaranes, los tickets de los TPVs y las facturas de los TPVs.
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CAPÍTULO 6
LISTADOS E INFORMES LISTADOS DE CLIENTES Los listados de clientes se realizarán entre dos clientes indicados, que por defecto serán el primero y el último de los clientes introducidos, según el tipo de ordenación que se seleccione, ya sea por código o por nombre (alfabéticamente).
Puede emitirse un listado de clientes con los datos básicos del cliente (nombre, teléfono,...), un listado ampliado, con más datos que el anterior, un listado en el que se incorporan los datos bancarios del cliente y por último un listado en el que se indica el total facturado a un cliente seleccionado. En este último caso, se indicarán de manera especial aquellos clientes cuya facturación supera los 3005.06€ (500.000 Ptas.).
LISTADOS DE PROVEEDORES Los listados de proveedores serán similares a los de clientes, prescindiendo en este caso del informe por zonas, ya que los proveedores no tienen ninguna asignada.
LISTADOS DE ARTÍCULOS Los artículos se pueden listar de corrido, agrupado por familias, en forma de catálogo que pueda ser mostrado a un cliente, en forma de inventario de un almacén predeterminado (que se selecciona en la ventana de impresión del listado), indicando los artículos que se encuentran bajo mínimos en un almacén prefijado e indicando los artículos de los que hay existencias en almacén. NOVEDAD: Se ha incorporado un listado de artículos por proveedor asociado en la ficha del artículo.
LISTADOS DE VENDEDORES Este listado puede sacarse únicamente con los nombres de los vendedores o como informe de comisiones que le corresponden a cada uno en el período especificado en la ventana de impresión del listado.
LISTADOS DE ALBARANES DE VENTA El listado de albaranes puede realizarse de manera que se incluyan todos los albaranes emitidos entre las dos fechas especificadas de manera consecutiva, agrupando los albaranes por cliente o agrupándolos por vendedor. También pueden obtenerse informes de ventas totales desglosadas por fabricante, artículo, zona, tipo de cliente, familia y gama del artículo. Estos últimos informes estarán únicamente disponibles para la gama Empresarial.
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BitFac 2010 63 Existen informes de ventas totales desglosadas por meses y por cada producto, por familia, por gama, por fabricante, por zona y por tipo de cliente; unos que presentan el total de unidades vendidas y otros el importe total vendido. Estos informes están disponibles únicamente para la gama Empresarial.
LISTADOS DE FACTURAS Como en el caso de los albaranes, estas podrán emitirse de manera consecutiva, agrupadas por serie, o agrupadas según el cliente. Se incluye en este apartado el listado de tickets de caja importados desde terminales punto de venta. También podrán obtenerse listados de tickets y facturas emitidas desde BitTPV® 2010 que hayan sido importadas.
LISTADOS DE PEDIDOS DE CLIENTE Los pedidos pueden listarse de manera consecutiva, agrupados por el vendedor que los realiza, por el cliente al que van destinados. Se puede listar el material que se encuentra pendiente de enviar, ya sea en general o mostrando el pedido a que corresponde cada artículo.
LISTADOS DE COBROS Puede obtenerse un listado de los cobros a realizar entre dos fechas, estando la fecha de libramiento entre las fechas especificadas o la de vencimiento, según la opción que se seleccione. Podrá filtrarse el listado de manera que salgan únicamente los cobros de un cliente o permitir que salgan los de todos los clientes.
NOVEDAD: Se incluye un listado para poder ver los anticipos o entregas a cuenta realizados por cada cliente.
LISTADOS DE PRESUPUESTOS El listado de presupuestos se realizará de forma consecutiva. También pueden salir agrupados por el vendedor que los realiza o por el cliente al que van destinados.
LISTADOS DE COMPRAS Puede realizarse un listado de compras incluyendo todas las compras realizadas de manera consecutiva o agrupadas por cada proveedor. También pueden obtenerse informes de compras totales por fabricante, artículo, tipo de proveedor y familia del artículo. Estos últimos informes estarán únicamente disponibles para la gama Empresarial. Se han incorporado informes de compras totales desglosadas por meses y por cada producto, por familia, por gama, por fabricante y por tipo de proveedor; unos que presentan el total de unidades vendidas y otros el importe total vendido. Estos informes están disponibles únicamente para la gama Empresarial.
LISTADOS DE PEDIDOS A PROVEEDOR Los pedidos a proveedor se listarán consecutivamente, según el período de fechas indicado o agrupados por proveedor.
Se puede listar el material que se encuentra pendiente de recibir, ya sea en general o mostrando el pedido a que corresponde cada artículo.
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LISTADOS DE PAGOS Este listado funciona de manera idéntica al de cobros, seleccionándose igualmente el período a listar por fecha de libramiento o de vencimiento, según la opción elegida.
NOVEDAD: Se incluye un listado para poder ver los anticipos o entregas a cuenta realizados a cada proveedor.
LISTADOS DE TRASPASOS Pueden listarse los traspasos de material realizados entre almacenes para un período de tiempo especificado. Se pueden listar los traspasos correspondientes a un almacén de origen o a uno de destino.
LISTADOS DE ÓRDENES DE REPARACIÓN (VERSIONES PARA SERVICIOS TÉCNICOS Y TIENDAS DE INFORMÁTICA) Pueden listarse órdenes de reparación realizadas entre dos fechas dadas, sacar el historial de reparaciones de un equipo, ver las reparaciones agrupadas por equipo y por cliente y las reparaciones pendientes (no facturadas), agrupadas por equipo y por cliente.
LISTADOS DE ÓRDENES DE TRABAJO (VERSIÓN PARA TALLERES) Pueden listarse órdenes de trabajo realizadas entre dos fechas dadas, sacar el historial de reparaciones de un vehículo, ver las reparaciones agrupadas por vehículo y por cliente y las reparaciones pendientes (no facturadas), agrupadas por vehículo y por cliente.
LISTADOS DE DEPÓSITOS Pueden comprobarse las ventas y compras realizadas en depósito en las que se indicará, entre otros datos, la fecha de la devolución.
LISTADOS DE INGRESOS (Sólo gama Empresarial) Se listarán todos los ingresos apuntados entre dos fechas especificadas.
LISTADOS DE GASTOS (Sólo gama Empresarial) Se listarán todos los gastos apuntados entre dos fechas especificadas.
LISTADOS DE CAJA Y BANCOS (Sólo gama Empresarial) Se obtendrá un extracto de movimientos de caja o de una de las cuentas bancarias de la empresa entre dos fechas indicadas.
GRÁFICOS DE EVOLUCIÓN
(Sólo gama Empresarial)
Se puede obtener información de las ventas o compras de un artículo determinado a lo largo del año de manera gráfica y con los datos de ventas mensuales. Asimismo se puede obtener los totales de ventas a un cliente determinado y compras a un proveedor.
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REGISTRO DE ACCESO A DATOS Cada vez que se accede a datos de clientes, artículos, vendedores o técnicos, ya sea para añadirlos, eliminarlos, modificarlos o visualizar su ficha o un listado, esta operación queda registrada. Los usuarios que tengan categoría de Supervisor podrán acceder a este registro de acceso a datos.
CONTROLES PARA LOS INFORMES Una barra de herramientas se muestra cada vez que se saca un informe por pantalla para poder desplazarse por las distintas páginas e imprimirlo luego si se desea.
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CAPÍTULO 7
UTILIDADES SOLICITUD DE TRANSFERENCIA (Sólo para la gama Empresarial) Esta ventana permite rellenar los datos para cubrir un papel de solicitud de transferencia que pueda ser llevado directamente a una oficina bancaria. Se deberá cubrir el concepto, el nombre del beneficiario de la transferencia, la cuenta de abono y el importe de la transferencia.
Si se selecciona un proveedor de la lista y éste tiene ya asignado un número de cuenta, ésta se cubrirá automáticamente y no hará falta teclearla. Al imprimir la solicitud de transferencia, se mostrará el IBAN (International Bank Account Number) correspondiente a la cuenta bancaria.
SUSTITUCIÓN DE FACTURAS La sustitución de facturas es un apartado que debe manejarse con mucha precaución. Solamente hay dos casos en los que es justificable entrar en esta ventana para modificar el número de una factura. El primero de ellos es cuando se empieza a trabajar con la aplicación y se pretende continuar una serie de facturación ya existente. En este caso se creará la factura Nº 1, normalmente y se cambiará en esta ventana por el número que corresponda. Luego la aplicación ya continuará facturando correlativamente a partir del número de factura introducido.
El segundo caso es como precaución por si un error en los datos provocado por una caída de tensión, un apagado incorrecto del sistema o alguna causa no controlada, provoca la duplicación de un número de factura o la desaparición de una factura anterior. En este caso, la renumeración de una factura concreta podría ayudarle a salir del paso momentáneamente. De todos modos, en este caso lo más correcto sería recuperar la última copia de seguridad guardada, ya que si desaparece una factura, por ejemplo, probablemente haya más problemas que no se perciban a simple vista y que puedan generar errores graves más adelante.
PRECAUCIÓN: Recuerde que debe realizar periódicamente copias de seguridad, ya que es la única forma de recuperar los datos anteriores en caso de que los actuales queden dañados.
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CÓDIGOS DE BARRAS PROPIOS (Sólo para la gama Empresarial) Si desea tener todos sus artículos codificados con códigos de barras, puede recurrir a esta opción. Con ella podrá generar códigos de barras para todos los artículos que haya creado y que no tengan ya introducido uno propio. Los estándares que se pueden utilizar para la generación de estos códigos de barras serán EAN 13, EAN 8 o Code39. En los dos primeros el código de país utilizado será el que se haya indicado en Preferencias y en el caso de Code39 puede variarse el número de dígitos que componen el código, entre 6 y 13. Los códigos serán credos de manera automática y correlativa.
IMPORTANTE: Los códigos de barras de los artículos que se hayan cubierto a mano en la ventana de Artículos, no serán sobrescritos.
LOCALIZACIÓN DEL SERVIDOR DE DATOS E INSTALACIÓN EN RED LOCAL Aunque en el asistente de configuración que se ejecuta la primera vez que se arranca la aplicación ya se localiza la base de datos a utilizar, puede que se desee cambiar la ruta una vez que el programa lleva tiempo funcionando. En este caso, deberá seleccionar esta opción y elegir la ruta del servidor de datos donde se encuentra el archivo de base de datos “FAC3.DBC”, pinchando en el botón con la flecha y localizando el archivo en la red local.
Si se va a realizar una instalación en red, en cada ordenador se deberá instalar una copia de la aplicación y una vez que se haya determinado qué equipo es el que va a actuar como servidor de datos, todos los demás puestos deberán tener seleccionado como origen de los datos el archivo de base de datos del equipo que esté funcionando como servidor. De esta manera, todos los datos estarán en el servidor y todos los puestos de la red local tendrán acceso a ellos.
PRECAUCIÓN: Recuerde que se necesita una licencia de uso por cada equipo de la red.
CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS De manera predeterminada, BitFac® emitirá unos documentos predefinidos (albarán, factura, etc.), pero puede ser que Ud. desee imprimir alguno de estos documentos en hojas preimpresas en las que simplemente se rellenarían ciertos datos. En este caso, se debe configurar el documento que se quiera personalizar en el Configurador de documentos. Los documentos configurables son el albarán de venta, la factura de venta, el pedido de cliente y el recibo bancario (y el albarán de taller para las versiones sectoriales específicas).
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Cuando abre el configurador de un documento, aparece una ventana que simula la hoja de factura (tamaño DIN A4) y una barra de herramientas flotante en la que se muestran los nombres de todos los campos disponibles. En la barra de herramientas se seleccionarán que campos aparecerán en el documento, los cuales se pueden ver directamente en la ventana de hoja de documento. Una vez decididos los campos a mostrar, deberán situarse éstos en su posición correcta. Como se puede observar, en las partes superior y lateral izquierda, se muestran dos reglas para servir de guía a la hora de situar cada campo en la posición deseada. Para mover un campo de un sitio a otro, basta con pincharlo con el ratón, desplazarlo a otro lugar y soltarlo o una vez pinchado desplazarlo utilizando las teclas del cursor. Los campos pueden moverse también por bloques, seleccionando varios campos con el ratón y desplazándolos todos al mismo tiempo. Un campo tiene ciertas restricciones a la hora de situarlo en una nueva posición, ya que no puede pasar de una zona a otra, es decir, un campo de “Total factura” no puede formar parte de la cabecera o del cuerpo del documento, de la misma manera que la “Descripción de artículo” no puede formar parte del resumen ni de la cabecera. En la barra de herramientas de cada documento existen botones para cambiar el tipo de letra del informe, guardar los cambios, deshacer los últimos cambios y salir sin guardar los cambios. También, para el caso de que el documento completo salga desplazado con respecto a las posiciones prefijadas, pueden establecerse márgenes horizontal y vertical de desplazamiento.
EXPORTACIÓN A CONTABILIDAD (Sólo para la gama Empresarial) BitFac® permite la exportación de los datos de las compras y las ventas a programas de contabilidad de otras empresas. En la versión actual se permite la exportación para ContaPlus® del Grupo Sage SP y para LogicWin®, también del grupo Sage. En la ventana de Exportación a contabilidad se configurarán las subcuentas contables necesarias para realizar una exportación correcta. Tenga en cuenta que en la aplicación de contabilidad deberá tener configuradas las mismas subcuentas para que los datos exportados por BitFac® sean luego reconocidos correctamente por ella.
PRECAUCIÓN: Asegúrese también de que está utilizando el mismo número de dígitos para las subcuentas que el que configura en esta ventana.
En la parte inferior de la ventana, se muestra un desplegable para seleccionar la serie de facturación hasta la que se desea exportar, para el caso de que tenga alguna serie de facturas de venta que no desee exportar a la aplicación de contabilidad.
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que únicamente se pasarán a contabilidad las compras que tengan cubierto el número de factura de compra. Si se pasan facturas con múltiples albaranes, todos los albaranes deberán tener el mismo descuento global.
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Los códigos de subcuenta de clientes y proveedores se tomarán de los códigos de cuenta de cliente y proveedor que se hayan asignado, colocándole delante los del grupo indicado en cada caso respectivamente.
IMPORTANTE: En el caso de exportar para LogicWin, el número de dígitos de subcuenta deberá ser de 9, ya que la importación de cuentas de clientes y proveedores en LogicWin está limitada a ese tamaño. Las cuentas contables asignadas a clientes y proveedores en BitFac se importarán sin los dos primeros dígitos (ej. Una cuenta 43000002547, se exportará como 430002547). Por ello, debe tenerse cuidado de no utilizar los dos primeros dígitos del código de la subcuenta si se va a exportar a LogicWin.
Los archivos exportados son XDIARIO.DBF y XSUBCTA.DBF que serán los que necesitará la aplicación de contabilidad para su importación, en el caso de exportar para ContaPlus. Si se exporta para LogicWin, los archivos exportados serán MV000.TXT y PC000.TXT.
EXPORTACIÓN A MICROSOFT® EXCEL (Sólo para la gama Empresarial) Gracias a esta opción, pueden crearse hojas de cálculo en formato Excel 5 que contengan listados de artículos, clientes, proveedores, facturas, vencimientos, ingresos y gastos.
ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS AUTOMÁTICA (Sólo para la gama Empresarial) En esta ventana se puede fijar en primer lugar el tipo de actualización que se desea realizar, es decir, incrementarle una cantidad fija al importe de los artículos o un porcentaje a aplicar. Se puede hacer que internamente queden fijados cuatro decimales en el precio del artículo (aunque solamente se muestran dos) o que ya se redondee el precio a los dos decimales. Cuando se trata de artículos de bajo coste de los que se suelen vender muchas unidades juntas, puede convenir no redondearlo a dos decimales, pero en el resto de los casos es aconsejable el redondeo a dos decimales, que es como se deben presentar los precios de los artículos de cara al público.
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BitFac 2010 También se debe fijar el rango de artículos sobre los que se desea aplicar el incremento de precio, esto es, a todos los artículos, a una determinada familia o a una determinada gama de artículos. Una vez aceptado, se actualizarán los precios de todos los artículos indicados. Se debe procurar realizar estas actualizaciones de precios cuando no haya nadie realizando compras o ventas en otro puesto de la red (en caso de tener la aplicación instalada en red), ya que los precios de los artículos se le actualizarán a estos usuarios sin contar con ello.
ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS MANUAL (Sólo para la gama Empresarial) Esta opción permite modificar los precios de los artículos como si se entrara en cada una de las fichas de ellos y se cambiase manualmente. La diferencia es que al estar todos en una lista, es mucho más rápido ese cambio, además de permitir una visión global comparativa de precios y márgenes entre unos artículos y otros.
En la parte superior de la ventana se muestra una lista con todas las familias creadas, para filtrar los artículos por familia, lo que hace más manejable el proceso. También se puede establecer para todos los artículos correspondientes a la familia seleccionada un margen de beneficio único y después modificarlo manualmente artículo por artículo, si se desea.
ESTABLECIMIENTO DE OFERTAS (Sólo para la gama Empresarial) Con esta opción pueden establecerse ofertas para la venta de ciertos artículos. En primer lugar puede fijarse el período de validez de la oferta indicando las fechas de inicio y fin de la misma. A continuación se indicará el rango de artículos a los que va a afectar, ya sea un artículo determinado o una familia completa de artículos. Por último se indicará el tipo de oferta que se desea establecer, que puede ser por porcentaje de descuento o del tipo “compre n y pague m” (compre 3 y pague 2, por ejemplo). Se incluye también la opción de promociones del tipo “compre n y le regalamos m de otro artículo” (compre 10 refrescos de cola y le regalamos 1 de naranja, por ejemplo). El establecimiento de una oferta tiene una incidencia directa en la realización de presupuestos, pedidos de cliente y albaranes de venta, ya que cuando se incluye en éstos algún artículo en oferta vigente, ya le aplicará automáticamente el tipo de oferta correspondiente.
IMPORTANTE: Tenga en cuenta que las ofertas del tipo n x m hacen que cierto número de unidades (n – m, concretamente) salgan gratis, por lo que es posible que alguna vez parezca que no calcula bien la aplicación el importe final, cuando lo que realmente se está haciendo es aplicar una oferta en vigor.
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INTERCAMBIO DE DATOS CON BITTPV® 2010 BitFac® 2010 puede intercambiar datos con BitTPV® 2010. Si utiliza BitFac® como centro de gestión y BitTPV® como TPV en una tienda, podrá mantener la información centralizada en BitFac® en cuanto a ventas y existencias en almacén. Para ello, no deberá introducir artículos directamente en BitTPV®, sino que deberá importar siempre el catálogo de artículos de BitFac®. Para mantener luego las ventas actualizadas en la central, deberán exportarse los tickets de caja que luego serán importados desde BitFac®.
IMPORTANTE: El intercambio de datos deberá realizarse con la versión 2010 de BitTPV®.
En el caso de haber especificado una clave de cifrado en Preferencias, el archivo de exportación de datos con BitTPV® quedará protegido con esa contraseña. En BitTPV® deberá establecerse la misma clave para poder realizar los intercambios.
GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE PEDIDOS (Sólo para la gama Empresarial) La aplicación puede calcular las existencias que se necesitan en almacén, según las compras y ventas realizadas y los pedidos de compra o venta pendientes de recibir o enviar. Se puede seleccionar el proveedor y generar un pedido en muy poco tiempo, siempre que el pedido se realice a un único proveedor de cada vez.
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GENERACIÓN DE CATÁLOGOS (Sólo para la gama Empresarial) Con esta opción pueden generarse catálogos de productos válidos para entregar a los clientes. El catálogo a generar podrá incluir los artículos que se desee, según se seleccionen en la lista de artículos que se muestra (marcando el cuadro de selección que se encuentra en el lado izquierdo de la lista).
Los artículos que se marquen, permanecerán seleccionados para mostrarse en el catálogo. El catálogo puede configurarse para mostrar 6, 12 o 20 productos por página según se desee y puede ponerse una fecha de validez de los precios mostrados. Para ayudar a la selección en pantalla de los artículos, pueden filtrarse los artículos que se muestran en pantalla por familia.
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El catálogo impreso muestra de cada producto la descripción, la referencia (o código de producto), el precio de venta, la imagen del artículo (la propia imagen del artículo, no la del TPV) si la tiene y las características especificadas.
CAMBIO DE PROPIETARIO DE UN VEHÍCULO (VERSIÓN PARA TALLERES DE VEHÍCULOS) Con esta opción se podrá cambiar la titularidad de un vehículo de un cliente a otro, de manera que el historial del vehículo permanezca.
Únicamente se seleccionará el vehículo en cuestión y el nuevo propietario del mismo. El propietario anterior ya se toma automáticamente de los datos del vehículo.
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CAPÍTULO 8
CONTROL DE ACCESOS Y USUARIOS CONTROL DE ACCESOS La ventana de Control de accesos permite establecer distintos niveles de acceso a las distintas partes de la aplicación. No se configuran accesos para cada usuario de forma individual, sino que se asignan 4 posibles niveles de acceso que se configuran por separado. Estos niveles son: Supervisor, Revisor, Encargado y Operario. El acceso de supervisor es total y no puede limitarse en ninguna medida. El supervisor es el único que puede establecer los tipos de acceso para los demás usuarios.
En la lista de accesos se muestran las partes generales en que se divide la aplicación, indicándose en la parte izquierda de la lista el tipo de acceso a cada parte con un icono, que puede ser un candado abierto de color verde cuando el acceso es total para el tipo de usuario seleccionado en el desplegable de la parte superior de la ventana, un candado cerrado de color rojo cuando el acceso está denegado para el usuario o una lupa cuando se tiene acceso de sólo lectura. Para asignar un tipo de acceso se debe seleccionar el usuario en el desplegable, marcar la parte de la aplicación en la lista y pulsar el botón con el tipo de acceso deseado.
CONTROL DE USUARIOS La ventana de Usuarios muestra los usuarios que pueden tener acceso a la aplicación. Desde esta ventana se permite crear usuarios que puedan acceder a la aplicación.
Al crear un nuevo usuario, a éste se le asignará uno de los cuatro niveles de acceso posibles y una clave (opcional, aunque recomendable).
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IDENTIFICACIÓN DE ACCESO Cada vez que se entra en la aplicación, la ventana de Identificación de acceso pedirá que se seleccione el usuario de la lista y comprobará la clave de acceso. Si la clave no es correcta, no permitirá la entrada en la aplicación. Las claves de acceso únicamente las puede establecer el Supervisor en la ventana de Control de usuarios. Si se ha entrado en la aplicación con un usuario y se quiere cambiar este sin salir de ella, puede hacerse seleccionando la opción Selección de usuario del menú Edición.
Las preferencias y tipos de documentos dependen únicamente del usuario, independientemente del equipo de la red desde el que se opere.
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CAPÍTULO 9
AYUDA Y REGISTRO DE LA APLICACIÓN CONTENIDO DE LA AYUDA El archivo de ayuda contiene la información presentada en este manual de manera que el acceso sea directo a la sección que se quiera ver, aunque no mostrará las imágenes ni las anotaciones de los márgenes.
REGISTRO DE LA APLICACIÓN Como habrá podido comprobar, BitFac® requiere que el CD-ROM se encuentre situado en la unidad lectora de su equipo para funcionar. Esto le permite poder instalarlo en varios equipos ya que de esta manera únicamente puede utilizarlo desde uno al mismo tiempo. De todos modos, puede ser algo incómodo tener que depender para el trabajo de cada día de que el CD se haya introducido en la unidad. Por este motivo, se permite solicitar una clave de registro que le permita no depender del CD-ROM. Para registrar la aplicación puede enviar la tarjeta de registro que se incluye en la caja del producto por correo ordinario o cubrir los datos de la ventana de registro, imprimirlos y enviarlos por fax al número indicado en esta ventana. Una vez que CodeBit Systems reciba su petición de registro, procederá a enviarle la clave de respuesta por fax o correo electrónico. Esta clave deberá introducirla en el campo “Clave de respuesta” de la ventana de registro. Si la clave introducida es correcta, al pulsar el botón Registro, la aplicación quedará registrada y podrá prescindir del uso cotidiano del CD. Recuerde además que si no envía los datos para el registro, no tendrá derecho al soporte técnico telefónico de CodeBit Systems.
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BitFac 2010 77 CAPÍTULO 10
IMPORTACIÓN DE TARIFAS Y COPIAS DE SEGURIDAD IMPORTACIÓN DE TARIFAS (Sólo gama Empresarial) En el mismo directorio de la instalación de BitFac® 2010 se incluye un asistente de importación de tarifas (IMPORTADOR.EXE) para permitir introducir datos de artículos en la aplicación desde un origen de datos externo. Los datos deben importarse desde un archivo dBase® IV compatible (DBF). Siguiendo los pasos del asistente se realizará la importación de los datos indicados.
PRECAUCIÓN: Si se importan datos de artículos cuyas referencias ya existan, los datos almacenados hasta ese momento quedarán sobrescritos por los importados.
COPIAS DE SEGURIDAD BitFac® se encarga de realizar una copia de seguridad automática al salir de la aplicación. Esta copia de seguridad se guarda en una subcarpeta incluida dentro de la carpeta donde está instalada la aplicación y denominada BACKUPS. Cada día se guarda la copia de seguridad en dos archivos comprimidos y nombrados con la fecha actual y extensiones ZIP e IMG. Así una copia realizada el 25 de octubre de 2010 se llamaría 25102010.ZIP y 25102010.IMG (el primero almacena los datos y el segundo las imágenes de TPV). Si se entra y se sale de la aplicación varias veces dentro del mismo día, se irán sobrescribiendo estas copias y únicamente estará en vigor la última realizada en el día. Sin embargo, las copias de días anteriores permanecerán inalteradas.
Una copia de seguridad automática se mantendrá en el disco duro durante un espacio de unos dos meses. A partir de ese tiempo cuando se creen copias nuevas se irán borrando las más antiguas. PRECAUCIÓN: Si por alguna causa (como cortes de suministro eléctrico, apagado incorrecto del ordenador, error del sistema operativo, etc.) sus datos quedan dañados, una copia de seguridad reciente es la única forma de recuperar sus datos.
Para restaurar una copia de seguridad realizada con anterioridad se deberá ejecutar la aplicación RESTAURA.EXE que se encuentra en la carpeta donde se haya instalado BitFac®. En esta aplicación se seleccionará la fecha de la copia de datos que se quiere restaurar y se pulsará el botón Aceptar para reemplazar los datos actuales por los de la copia.
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IMPORTANTE: Se permite establecer una clave de cifrado para la copia de seguridad. En caso de haber establecido una clave de cifrado en la solapa LOPD de la ventana de Preferencias, deberá indicarse también ésta para poder efectuar la restauración. PRECAUCIÓN: Si se ha indicado una clave, no podrá restaurarse la copia si no se introduce la clave correcta, por lo que es muy importante que la guarde en lugar seguro.
Al restaurar unos datos, se creará un archivo en la misma carpeta BACKUPS llamado DESHACER.ZIP (y otro DESHACER.IMG), que aparecerá al final de la lista de fechas. Este archivo contiene los datos activos antes de ser sobrescritos por la última copia de seguridad restaurada. En caso de no estar conforme con los datos que se hayan restaurado, bastará con seleccionar DESHACER de la lista, se recuperarán los datos iniciales y desaparecerá este archivo de la lista. PRECAUCIÓN: A pesar de que se puedan deshacer restauraciones de manera automática, se recomienda encarecidamente que antes de realizar la restauración de una copia de seguridad se realice una copia de seguridad manual del contenido de las carpetas DATOS e IMAGENES contenidas dentro de la carpeta de la aplicación. De esta manera se evitarán pérdidas de datos producidas por algún posible error durante la recuperación de datos.
Si se restauran varias copias de seguridad una tras otra, sin haber seleccionado DESHACER entre una y otra, deberá tenerse en cuenta que los datos que contendrán los archivos DESHACER.ZIP y DESHACER.IMG serán los de la penúltima copia restaurada y no la de los datos originales. PRECAUCIÓN: Restaurar una copia de seguridad implica sobrescribir los datos que existen en la actualidad de manera irreversible e irrecuperable. Antes de realizar una acción de este tipo hay que asegurarse perfectamente de que se sabe lo que se está haciendo, ya que en caso de realizar alguna acción incorrecta se pueden perder todos los datos. Si no se tiene claro como hacerlo, siempre se puede consultar con el soporte técnico de CodeBit Systems. A pesar de que BitFac® se encarga de realizar copias de seguridad periódicas, ninguna precaución es poca en este sentido ya que se trata de la información de trabajo de cada día por lo que es altamente recomendable realizar copias de seguridad a mano (copiando las carpetas DATOS e IMAGENES en otra localización del disco o en otra unidad de disco) o con alguna herramienta específica destinada a ello. PRECAUCIÓN: En cualquier caso, es prácticamente imprescindible mantener una copia en papel de los documentos legales que emite la aplicación (tickets, facturas,U), ya que de esa manera, en el peor de los casos de una pérdida de datos, siempre podrá presentarlos en sus declaraciones de impuestos.
Debe tenerse en cuenta que la copia de seguridad automática la realiza el último equipo de la red (si hay varios conectados en red) en la carpeta superior a la ruta de los datos de la aplicación. En el caso de que la base de datos de trabajo sea Microsoft SQL Server 2005 o MySQL 5.0, estos sistemas de gestión de bases de datos cuentan con sus propias utilidades de creación y restauración de copias de seguridad, que deben ser configurados por personal cualificado. De todos modos, BitFac® utiliza el mismo sistema de copia al salir de la aplicación para añadir un elemento más de seguridad ante una posible pérdida de información.
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BitFac 2010 79 PRECAUCIÓN: Aunque BitFac® disponga de un sistema propio de copias de seguridad en caso de utilizar las bases de datos SQL Server 2005 o MySQL 5.0, debe realizar periódicamente copias de seguridad automáticas o manuales desde los propios entornos de gestión que proporcionan los fabricantes de dichas bases de datos.
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ANEXO I CONEXIÓN A BASES DE DATOS REMOTAS Para poder establecer la conexión remota a través de ODBC, lo primero que hay que hacer es asegurarse de que se encuentra instalado en cada puesto de trabajo el controlador necesario. Para ello debe irse al Panel de Control y dentro de él a la sección de Herramientas Administrativas, donde se presentan los Orígenes de datos (ODBC). Entrando en esta opción, podrá comprobarse la existencia del controlador necesario.
En el caso de utilizar como base de datos Microsoft SQL Server 2005, el controlador necesario es SQL Native Client y en el caso de utilizar MySQL, el controlador es el MySQL ODBC 3.51 Driver. Si se utiliza Visual FoxPro no se necesita conexión ODBC. Los archivos de instalación de ambos controladores se distribuyen con la aplicación y se pueden localizar dentro de la carpeta ODBC que se encuentra dentro de la carpeta de instalación de la aplicación. Estos archivos son SQLServer_ODBC.msi y MySQL_ODBC.msi y debe ejecutarse el correspondiente a la base de datos y seguir los pasos de la instalación.
Una vez instalado el controlador necesario, la propia instalación de la aplicación debería encargarse de instalar el DSN correspondiente para el funcionamiento de la aplicación, sin realizar configuraciones adicionales. En caso de que esto no ocurra debido a algún problema con la instalación de la aplicación, este proceso puede realizarse manualmente. Para esto debe volverse a la ventana del Administrador de orígenes de datos, seleccionar la solapa de DSN de usuario y pulsar el botón Agregar.
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En este punto se seleccionará de la lista que aparece el nuevo origen de datos y a continuación, dependiendo del controlador que se haya elegido, se realizará la configuración del mismo, que será algo diferente de unos a otros. En el caso de utilizarse Microsoft SQL Server 2005, el proceso se compondrá de varios pasos en los que deberán cubrirse ciertos datos.
En la primera ventana deberá cubrirse el nombre del origen de datos que deberá ser Fac39SQLServer, una descripción que puede ser cualquiera y debe seleccionarse o introducirse a mano el nombre del servidor SQL Server con el que se desea conectar. Este nombre dependerá de la instalación del servidor de la base de datos.
A continuación debe seleccionarse el tipo de autenticación que se le quiere establecer, que puede ser perfectamente el propio sistema establecido por Windows y luego debe seleccionarse de la lista el nombre de la base de datos que esté conectada al servidor SQL Server.
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La base de datos que se debe seleccionar es Fac39. En último lugar se establecerá el idioma para los mensajes como el español (o el que se desee) y se marcará la opción de Usar configuración regional para monedas, números, fechas y horas.
A continuación se pulsará el botón de Finalizar y se podrá comprobar si el proceso de conexión ha tenido éxito. En el caso de utilizarse MySQL 5.0 introducirá el nombre de la conexión, que deberá ser Fac3MySQL, una descripción a elegir, el nombre del servidor de la base de datos, un usuario que se llame dbo y la base de datos que será Fac3.
PRECAUCIÓN: La versión para MySQL aún no se encuentra operativa en esta versión.
Puede comprobarse también en este caso (con el botón Test de la parte inferior) si la conexión ha tenido éxito.
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BitFac 2010 83 ANEXO II TECLAS RÁPIDAS
BitFac® dispone de una serie de teclas rápidas para facilitar en algunos casos la introducción o tratamiento de datos. En listas de albaranes, pedidos, compras, etc.: F5: Nuevo F6: Eliminar F7: Modificar F8: Ver En albaranes de venta, albaranes de compra y órdenes de reparación: F2: Búsqueda incremental de clientes F3: Añadir línea de venta Control + F3: Eliminar la línea de venta seleccionada F4: Colocado encima de un desplegable, despliega la lista de opciones F5: Alta rápida de artículos F6: Permite introducir la descripción ampliada del artículo F7: Búsqueda incremental de artículos F8: Asignar número de serie F9: Intercambiar entre 2 y 4 decimales en el precio de un artículo F12: Abre la ventana de etiquetas para bultos de envío (en albaranes de venta únicamente) Control + F7: Copia las líneas del documento Control + F8: Pega las líneas del documento copiado En pedidos de cliente, pedidos a proveedor y presupuestos: F2: Búsqueda incremental de clientes F3: Añadir línea de venta Control + F3: Eliminar la línea de venta seleccionada F4: Colocado encima de un desplegable, despliega la lista de opciones F5: Alta rápida de artículos F6: Permite introducir la descripción ampliada F7: Búsqueda incremental de artículos Control + F7: Copia las líneas del documento Control + F8: Pega las líneas del documento copiado En la ficha de artículo (Versión Textil) F5: Copia los datos principales de la ficha del artículo actual F6: Pega los datos principales copiados previamente en la ficha del artículo actual En la lista de artículos (Versiones de Servicios Técnicos e Informática) F11: Asignar compatibilidad F12: Comprobar artículos compatibles
BitFac® y BitTPV® son marcas registradas de CodeBit Systems, S.L. Microsoft® WindowsTM, Microsoft® SQLServer, Microsoft® Word y Microsoft® Excel son marcas registradas de Microsoft Corp. APLI® es marca registrada de Apli Paper, S.A. Intel® y Pentium® son marcas registradas de Intel Corp., Adobe y Acrobat Reader son marcas registradas de Adobe Systems, Inc. ContaPlus® y LogicWin® son marcas registradas de Sage España. dBase® es una marca registrada de Borland Software Corp. IBM® es una marca registrada de Industrial ®
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