Manual Access 2010

Access Básico Avanzado Guía para el estudiante

Actualizado por el formador:

Heladio Polo Castro

Programa Técnico Laboral en Operación de Sistemas Informáticos de Computación

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

EL SIGUIENTE MATE RIAL SE PREPA CON FINE S ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE RACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de

ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

Access Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Heladio Polo Castro

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

© Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 02 - Enero 2011 Access Básico-Avanzado

2


Contenido PRESENTACIÓN__________________________________________________________ 5 GUÍA METODOLÓGICA ____________________________________________________ 6 LOGROS GENERALES ____________________________________________________ 9 1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1 ___________________________________________ 10 1.1. Bases de Datos en Access: 10 1.2. Introducción: 10 1.2.1. Entorno Básico de Access 2010: 11 1.2.2. Comandos del Menú Archivo 11 1.2.3. Conceptos Básicos de Objetos en Access 12 1.2.4. Base de Datos Relacional 14 1.2.5. Registro (base de datos) 15 1.2.6. Campo (Columna): 15 1.2.7. Tabla (base de datos) 16 1.2.8. Clave Principal: 17 1.2.9. Clave Foránea: 17 1.2.10. Relaciones: 17 1.2.10.1. Relaciones Uno a Uno: 17 1.2.10.2. Relaciones Uno a Varios: 17 1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: 17 1.3. Pasos para diseñar una Base de Datos Relacional: 18 1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propósito de la base de Datos): 18 1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias): 18 1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios): 18 1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones): 19 1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos): 19 2. UNIDAD DE APRENDIZAJE 2 ___________________________________________ 24 2.1. Determinar el Propósito De La Base De Datos: 25 2.2. Determinar las tablas (Entidades) requeridas: 25 2.3. Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla: 26 26 2.4. Modelo Entidad- Relación: 2.4.1. Realizar el mantenimiento de la base de datos: 27 2.4.2. Implementación de la Base De Datos en Access: 28 2.5. Inicio con Access: 28 2.6. Crear Tablas En Access: 29 2.7. Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas 32 2.8. Crear Las Relaciones pertinentes en Access: 33 Access Básico-Avanzado

3


2.9. Diseñar e implementar el entorno gráfico (Formularios): 2.10. Añadir controles Visual a un Formulario: 2.11. Añadir controles de comando en un Formulario: 2.12. Diseño de Subformularios: 2.13. Diseño de Cuadros combinados en Formularios - Subformularios: 2.14. Diseño de Cuadros de textos para cálculos en Formularios – Subformularios

36 39 40 45 47 49

__________________________________________ 53 3. UNIDAD DE APRENDIZAJE 3. Diseño y creación de3Consultas: 3.1.1. Consultas de selección básicas con una sola tabla: 54 3.1.2. Consultas de selección básicas con una sola tabla y el uso de criterios de selección: 57 3.1.3. Consultas de selección con más de una tabla y campos calculados: 58 3.1.4. Consultas de selección parametrizadas con más de una tabla: 63 3.1.5. Diseño de Consultas de acción: 65 3.1.5.1. Consultas de creación de tabla. 65 3.1.5.2. Consultas de actualización. 67 3.1.5.3. Consulta de eliminación 68 3.1.5.4. Las Consultas de Totales 69 3.2. Creación de Informes: 72 3.2.1. ¿Qué es un informe? 72 3.2.2. ¿Por qué utilizar un informe? 72 3.3. Diseño de Subinformes 76 3.4. Creación de Macros Automáticas en Access 2010 79 3.4.1. Crear una Macro 79 3.4.2. Acciones más utilizadas 80 3.5. Creación de Formulario con Menús de Opciones en Access 2010 81 4. UNIDAD DE APRENDIZAJE 4 __________________________________________ 87 4.1. Cómo negociar Exportaciones e Importaciones en Access 87 4.1.1. Importar datos de otra Base de Datos Access 87 4.1.2. Importando tablas de Excel 89 4.1.3. Exportar Datos desde Access 90 4.1.4. Exportar a Word y Excel 91 4.1.5. Herramientas de Diagnóstico de Access 91 4.1.5.1. Compactar y Reparar 91 4.1.5.2. Copia de Seguridad o Backup 92 5. BIBLIOGRAFIA __________________________________________________ 94

Access Básico-Avanzado

4


Apreciado estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le se ofrece recursos paradispondrá que usteddealcance susguía, metas, es decir, lo que hayaademás, propuesto y para ello módulos audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace. BIBLIOGRAFÍA Access Básico-Avanzado

5


PRESENTACIÓN En la actualidad, las empresas en sus diferentes modalidades, invierten gran cantidad de dinero en recursos (mano de obra capacitada, herramientas informáticas, apoyo logístico, etc.), que le permitan administrar la información derivada de los diferentes procesos generados al interior de las mismas. Uno de los recursos más valiosos es el humano y por ende la importancia de su preparación técnica para el adecuado desempeño laboral y la óptima utilización de los recursos informáticos adquiridos. Es por todo lo anterior que se hace necesario preparar al estudiante del programa técnico en el manejo competente, óptimo y eficaz de las herramientas ofimáticas más utilizadas a nivel empresarial. El presente módulo, pretende de manera práctica y coherente, enseñar al estudiante el uso adecuado de Excel, PowerPoint y Access; Herramientas tecnológicas fundamentales en nuestro quehacer empresarial, y así ubicarlo competitivamente en el entorno laboral actual, permitiéndole alcanzar cargos medios dentro de una organización y brindarle la oportunidad de mejorar su nivel económico, técnico, social, y cultural. Es importante resaltar que el módulo es solo una guía básica que debe acompañarse de investigación, trabajo en equipo, ejercicios prácticos extracurriculares, lecturas técnicas y auto motivación, en aras de alcanzar las competencias requeridas.


6


GUÍA METODOLÓGICA La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1. Las clases presénciales dictadas por el formador haciendo uso del método inductivo – activo 2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad. Los módulos guías utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son: 

A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Instructor



Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a



tratar. Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así:

-

FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador.

-

FDEH (El Formador dice y el estudiante hace): El Estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa.

-

EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el formador.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.


7


DIAGNÓSTICO

INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo__________ Estudiante_________________________Formador_____________________ EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_____________________________________________


8


Microsoft Access Logros Generales del curso 1. Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos básicos de base de datos relacionales, la utilización de los diferentes tipos de objetos de una base de datos y diferencia las distintas características que poseen los campos y sus propiedades en una tabla. 2. Crea eficientemente base de datos y sus objetos, registrando y configurando adecuadamente la información en las tablas creadas, mediante formularios. 3. Crea y diseña los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas, aplicando sobre ellos macros y aplica el uso de menús de opciones y diseña formulario tipo Splash Screen. 4. 5.

Conoce y diferencia transferencias entre baseslasde distintas datos en formas Access ydeconrealizar otras aplicaciones. Participa activamente y demuestra interés, tanto en la realización del proyecto final, como en su formación personal y social. Indicadores de Logros Generales





Evidencias

Conocer el entorno Básico: La ventana de Access, Conocimiento y Desempeño Barra de Opciones y Comandos importantes del menú Archivo. Conocer y diferenciar el concepto de una base de Conocimiento y Desempeño datos y los distintos objetos que la componen.







Aplicar estrategias que permitan tabla con sus campos, sus tipos de datos crear y susuna propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla Aplicar estrategias que permitan crear un formulario , subformularios e Informes, macros modificando su diseño y estructura con el fin de facilitar su operatividad Diferenciar las distintas formas de realizar operaciones entre los diferentes programas de Office 2010 y Access.


9

Conocimiento y Desempeño. Conocimiento, Producto y Desempeño Conocimiento, Producto y Desempeño

0 1 0 2 S S E C C A T F O S O R C I M


1. UNIDAD DE APRENDIZAJE 1 Logros de Competencia Laboral 1.

Conoce y aplica de manera adecuada los conceptos básicos de base de datos

relacionales, la utilización de los diferentes tipos de objetos de u na base de datos y diferencia las distintas características que poseen los campos y sus propiedades en una tabla.







Indicadores de Logros Conocer el entorno básico: la ventana de Access, Barra de Opciones y Comandos importantes del menú Archivo. Conocer y diferenciar el concepto de una base de datos y los distintos objetos que la componen. Aplicar estrategias que buscan plantear el diseño de una Bases de datos de acuerdo a un requerimiento.

Evidencias Conocimiento Desempeño

Desempeño

FDH (El Formador Dice Y Hace)

1.1.

Bases de Datos en Access:

1.2.

Introducción:

Microsoft Access es un programa de manejo de Bases de Datos que integra el paquete de Office 2010, se utiliza para almacenar, administrar, actualizar, manipular y recuperar la información con rapidez y eficacia. Puede almacenar cualquier tipo de información, como por ejemplo: los nombres de los clientes de mi negocio, los productos y sus diferentes características, el movimiento de ventas en un determinado tiempo, el movimiento de inventario de una empresa, etc. Además, en Access también puede incluir elementos gráficos, como fotografías e imágenes.


10


1.2.1.

Entorno Básico de Access 2010 : Barra de título Barra de Menús

Ventana de Objetos

Área de trabajo

1.2.2. Comandos del Menú Archivo Guarda la Base de datos en otro dispositivo Almac.

Guarda el objeto activo Abre una Base de datos ya creada

Crea una base de datos nueva

Guarda la Base de datos como Access 2000 o 2003


Permite configurar características importantes de Access

11

Cinta de Opciones


1.2.3. Conceptos Básicos de Objetos en Access Como almacenar información en tablas Una tabla es la unidad principal de almacenamiento de su base de datos, en la que se guarda un conjunto de datos sobre un tema en concreto. Se compone de columnas que contienen un tipo específico de información. A cada columna se le llama CAMPO. compone de filas quecon contienen todaselaencuentran informaciónllenos, sobrese unllaman cliente REGISTROS en particular yTambién todos lossecampos relacionados ese cliente y se ubican en forma secuencial es decir uno debajo del otro. Campos Registros

Como ver la información en Formularios Un formulario le permite introducir cambios y observar más fácilmente un registro.


12


Localice la información con las consultas Las consultas sirven para recuperar información que usted ha introducido en las tablas o los formularios, de una manera muy cómoda. Usted le pide a Access que le muestre información que cumpla un conjunto de criterios y Access le da una respuesta de diferentes formas. La consulta real (recuperación de datos) se presenta en una forma muy parecida a una tabla.

Esta es una consulta de campos calculados

Presente la información de manera atractiva en un informe Usted puede imprimir una tabla, un formulario o una consulta sin problemas. Pero por lo general utilizará INFORMES para imprimir sus reportes. Usted puede que sus informes se vean más atractivos que una cuadrícula o un formulario. También puede ordenar y agrupar los datos en los informes, y obtener totales y subtotales más fácilmente que en otros objetos. Este es un informe de Clientes por Ciudad – Vendedor


13


1.2.4. Base de Datos Relacional Una base de datos relacional está compuesta por varias tablas relacionadas directa o indirectamente entre sí. Cada tabla está compuesta por columnas (Campos), las cuales representan elementos de datos individuales y se componen a su vez de filas o registros de datos. Las bases de datos son el método predilecto para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes aplicaciones multiusuario, hasta los teléfonos móviles y las agendas electrónicas utilizan tecnología de bases de datos para asegurar la integridad de los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que las desarrollaron.

El concepto básico en el almacenamiento de datos es el registro. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto, y está compuesto por campos. Así por ejemplo, un registro correspondiente a un libro no es más que un elemento de un conjunto: biblioteca, componente bibliográfico, etc. A su vez, ese registro contiene toda la información asociada al libro, clasificada en campos: título, autor, fecha de edición, etc. Se puede hablar de propiedades características o campos característicos, y propiedades secundarias o campos secundarios según definan o complementen el elemento representado por el registro. Por ejemplo, el registro empleados tiene los siguientes campos: DocIdent, Nombre, Apellidos, Edad, Ciudad Origen,Los Sueldo. Lossoncampos DocIdent, Nombre y Apellidos son elementos o campos característicos. restantes secundarios. Una tabla es un conjunto de registros homogéneos con la misma estructura:

DocIdent 45678987 80254698 67900876 52890678 59000456

Nombre Carlos Arturo Ramiro Nubia Constanza


Apellidos Casas Pérez Cárdenas Pardo Cuadros

Edad 35 40 24 30 28

14

Ciudad Origen Cali Bogotá Bogotá Barranquilla Ibagué

Sueldo $ 890.000.oo $ 980.000.oo $ 489.000.oo $ 750.000.oo $ 565.000.oo


Cuando se tienen varias tablas con algún campo en común, entonces pueden relacionarse y constituyen una base de datos relacional: CodCargo DocIdent Nombre Apellidos C001 45678987 Carlos Casas C004 80254698 Arturo Pérez C004 67900876 Ramiro Cárdenas C003 52890678 Nubia Pardo C005 59000456 Constanza Cuadros

CodCargo

C001 C002 C003 C004 C005

Cargo

Gerente Director Departamento Secretaria Recepcionista Vendedor Asistente Departamento

En el ejemplo anterior, puede extraerse la información relacionada en las dos tablas, por medio del campo común CodCargo. Ahora vamos a describir más detalladamente algunos conceptos indispensables para el adecuado diseño de una Base De Datos Relacional.

1.2.5. Registro (base de datos) Un registro es un conjunto de Campos (Columnas) que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna por defecto un código consecutivo (número de registro) que casi siempre es usado como índice o clave (principal o foránea) para su búsqueda recursiva. En el contexto de una Base De Datos Relacional, un registro (también llamado fila) representa un ítem único de datos dentro de una tabla. En términos comprensibles, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

1.2.6. Campo (Columna): En el contexto de una tabla de base de datos relacional, un Campo es un conjunto de valores de datos de un tipo particular (Numérico, Texto, Moneda, etc.), uno por cada Registro (fila) de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura según la cual se componen las filas. El término campo es frecuentemente cambiado por el de columna al igual también se le da el nombre de atributo, aunque se sugiere que en el contexto de Bases de Datos se utilice el término campo (o valor de campo) para referirse específicamente al simple elemento que existe en la intersección entre una fila y una columna.


15


Por ejemplo, una tabla que identifique el Estudiante puede tener los siguientes Campos: 

CodEstudiante (identificador tipo carácter o texto, único para cada registro)



Nombre (texto)



Apellido (texto)



Dirección (texto) Teléfono (Texto)



Ciudad (texto, proviene de una tabla separada llamada ciudades)



Documento Identidad(texto)



CodPrograma (identificador tipo texto, Proviene de una tabla separada llamada Programas)



etc.



1.2.7. Tabla (base de datos) Tabla Es un conjunto de información lógica y ordenada, organizada en Campos (Columnas) y Registros (Filas) la cual se de encuentra relacionada íntimamente sí. En lasporbases de datos,Suse refiere al tipo de modelado datos, donde se guardan los datosentre recolectados un programa. estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo. Las tablas se componen de dos elementos ya descritos anteriormente: 



Campo: Corresponde al nombre de la columna. Debe ser único y además de tener un tipo de dato asociado. Registro: Corresponde a cada fila que compone la tabla.

En la definición de cada campo, debe existir un nombre único, con su tipo de dato correspondiente. Esto es útil a la hora de manejar varios campos en la tabla, ya que cada nombre de campo debe ser distinto entre sí. A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como un índice. Cada tabla creada debe tener un nombre único en la Base de Datos, haciéndola accesible mediante su nombre o su sinónimo (dependiendo del tipo de base de datos elegida).


16


1.2.8. Clave Principal: Es un campo o conjunto de campos que hacen únicos e irrepetibles los registros en una tabla. Toda tabla por lo general debe tener un campo clave principal que cumpla con las condiciones para ser una adecuada clave principal; a veces es necesario más de un campo para cumplir con dicho objetivo. La clave principal debe ser única. Nunca debe haber registros (Filas) que tengan el mismo valor como clave primaria.

1.2.9. Clave Foránea: Es un campo que siendo clave principal en una tabla, se agrega a otra para establecer la relación pertinente entre dichas tablas.

1.2.10. Relaciones: Es la asociación que existe entre las tablas. Toda base de datos relacional funciona mediante las relaciones que deben existir entre las tablas que la conforman; es la esencia fundamental y requiere de un gran domino de los conceptos básicos para lograr establecer las relaciones pertinentes. Vamos a describir de manera básica pero comprensible, los diferentes tipos de Relaciones que se pueden presentar en una base de datos relacional.

1.2.10.1.

Relaciones Uno a Uno:

A un elemento de la tabla A le corresponde un único elemento de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un único elemento de la tabla A.

1.2.10.2.

Relaciones Uno a Varios:

A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B solo le corresponde un único elemento de la tabla A.

1.2.10.3. Relaciones Varios a Varios: A un elemento de la tabla A le pueden corresponder varios elementos de la tabla B y a un elemento de la tabla B le pueden corresponder varios elementos de la tabla A.


17


1.3.

Pasos para diseñar una Base de Datos Relacional:

1.3.1.1. Paso Uno (Determinar El Propósito d e la base de Datos): El primer paso que debe seguir al diseñar una base de datos, es determinar el propósito de la misma y el cómo se va a utilizar. De esta manera podremos averiguar la información que se desea obtener de la base de datos. Se debe recolectar la información, hablando con las personas que van a utilizar la base de datos. Determine que consultas desearían hacer estas personas a la base de datos y de esta manera diseñar los informes que se requieren de dicha base de datos. Otra estrategia puede ser la de recolectar los formularios (facturas, solicitudes de pedido, recibos, etc.) que se utilizan actualmente para registrar los datos.

1.3.1.2. Paso Dos (Determinar las tablas necesarias): Este es el paso más sensible en el proceso de diseño, ya que todo lo expuesto en el primer paso no siempre presenta la información pertinente para llevar a cabo y con éxito el paso dos. Se debe examinar la información que queremos obtener de la base de datos y dividirla en temas principales de los que deseamos realizar un seguimiento. Una sugerencia para dividir la información en tablas es examinar los datos individualmente y determinar de qué trata realmente cada dato. Por ejemplo, la dirección de un estudiante nada tiene que ver con los programas que se dictan en el instituto; esto nos da una idea de utilizar una tabla para los datos de los estudiantes y otra independiente para consignar los datos de los programas.

1.3.1.3. Paso Tres (Determinar los campos necesarios): Para determinar los campos para cada tabla, defina lo que desea saber de cada tema; mire los campos como atributos o características de la tabla, por ejemplo qué desearíamos saber de los Estudiantes, su documento de identidad, sus nombres y apellidos, si dirección, su teléfono, su género, etc. Vamos a enumerar algunas sugerencias para determinar los campos: 

Cada campo de una tabla debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla.

  

No incluya derivados que o calculados. Incluya todadatos la información necesite. Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas. Por ejemplo, el nombre de un estudiante; determine los nombres y los apellidos como campos independientes y si le es posible se recomienda que se manejen campos independientes para primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido.


18


1.3.1.4. Paso Cuatro (Determinar las relaciones): Después de terminados los pasos anteriores, se debe crear las relaciones pertinentes que me permitan recuperar la información conjuntamente y cuyo srcen puede ser de diversas tablas. Esto se hace debido a la información que se encuentra asociada por medio de los campos clave primaria y clave foránea establecidos para cada entidad (tabla).

1.3.1.5. Paso Quinto (Realizar el mantenimiento de la base de datos): En este paso se estudia el diseño para detectar posibles errores. Es posible haber olvidado incluir una tabla o un campo, es posible que se esté duplicando información en una tabla y se requiera crear una tabla adicional, es probable que tenga tablas con muchos campos y algunos de ellos permanezcan vacíos o es posible que una relación sea varios a varios lo cual no es permitido para la integridad y el óptimo funcionamiento de la base de datos. Todo esto, permite optimizar el diseño y mejorar su productividad.

2.1.8.6. Paso Seis (Documentar la Base de Datos) Este paso se ocupa de escribir detalladamente la forma cómo se creó la Base de datos y sus diferentes objetos, es explicar los diferentes procesos que permiten interactuar eficientemente el usuario con ella, es de mucha utilidad cuando se presenten modificaciones al proyecto con el objetivo de mejorar el desempeño.

FDEH (El Formador Dice Y el Estudiante Hace)


19


Miremos ahora los Tipos de Datos utilizados en Access: 

Texto: Son los más comunes, puede contener hasta 255 caracteres (letras y números). Access asigna Texto como tipo de dato predeterminado a un campo.



Memo: Pueden contener ordinariamente hasta 65.535 caracteres. Utilizados para proporcionar comentarios descriptivos. No puede ser clave principal. Puede contener números y letras al mismo tiempo.



Número: hay varios subtipos de datos numéricos disponibles. Para seleccionar el subtipo apropiado se debe acceder a la propiedad tamaño del campo.



Fecha/Hora: Se utiliza para el manejo de este tipo de datos, permitiendo determinar su presentación mediante la propiedad Formato del campo.



Moneda: es un dato fijo especial provisto de cuatro lugares decimales diseñados para evitar errores de redondeo. Coloca el signo monetario ($)



Autonumeración: es un valor numérico entero largo que se ajusta automáticamente a un nuevo registro; con un dato de tipo auto numérico podemos alcanzar hasta 2.000 millones de registros. Se incrementa de uno en uno a partir del número 1



Si/No: es un campo de tipo lógico, que puede ser 1 para Sí (Verdadero) o 0 para No (falso), dependiendo de la propiedad formato del campo.



Objetos OLE: Permite incluir gráficos de mapas de bits o de tipo vector. No es posible declararlos como clave principal.



Hipervínculo: Almacenan páginas Web direcciones URL o Correos Electrónicos.


20

o




Calculado: Los campos de tipo calculado permiten crear expresiones matemáticas utilizando todos los campos de la tabla actual.

Vamos a describir brevemente las Propiedades de los campos más importantes: 

Tamaño del campo: Esta propiedad determina el tamaño de los datos tipo texto. En los datos de tipo numérico se determina el tamaño del campo seleccionándolo de una lista desplegable.



Formato: Esta propiedad no afecta los valores de los datos sino la forma en que aparecerán los datos o valores. No es aplicable a los datos tipo Objeto OLE.



Máscara de entrada: Son cadenas de caracteres parecidas a las utilizadas en la propiedad Formato, que determinan el modo de mostrar los datos durante su introducción y modificación. Para utilizar el asistente de máscaras de entrada se da clic en el botón generador (…). Ejemplo: En campo Teléfono: (000)-9999999…sirve para digitar números fijos con DDN y/o celulares. En campo Código de Cliente: >L-0000…..sirve para escribir una letra mayúscula seguida de un guión y 4 dígitos. En campo de tipo Fecha: 00/00/0000;0;_ ….sirve para digitar de una forma más fácil las

fechas de nacimiento, de ingreso, de salida, de entrada, de ventas, etc . En formato: dd/mm/aaaa 

Título: Se utiliza para hacer que aparezca un nombre diferente al nombre del campo y en él utilizar si se requiere espacios en blanco o caracteres especiales, prohibidos en los nombres de los campos. Un ejemplo sería Código Estudiante que como título reemplazaría a CodEstudiante que es el nombre del campo.



Valor Predeterminado: Me permite especificar un valor que Access introducirá automáticamente en el campo cuando se agregue un nuevo registro a la tabla. La fecha actual es un valor utilizado comúnmente como predeterminado. Ejemplo: En campo Fecha:=fecha()…muestra la fecha actual.



Regla de validación: Me permite establecer un criterio de evaluación para los datos que serán introducidos en el campo, por ejemplo si se requiere que no se puedan introducir valores menores a una cantidad establecida se digitará, por ejemplo: como regla de validación (>17) si deseamos que no se digiten valores menores o iguales a 17, o un rango de números : Entre 15000 y 50000



Texto de Validación: Será texto que aparecerá como mensaje si el dato introducido no satisface la regla de validación.


21




Requerido: Si el valor de esta propiedad es SÍ, se obliga a introducir un valor en el campo respectivo.

Indexado: Podemos establecer esta propiedad en NO o también determinar el campo como índice que permita datos duplicados o como índice que no permita datos duplicados. EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno:

Realice este taller en donde Ud. tiene que colocar el tipo de datos y un ejemplo que corresponda al campo especificado, en la tabla de abajo.

Nombre del campo

Tipo de Datos

Ejemplo

Código Producto Nombre Vendedor Precio Compra Dirección Cliente Página Web Fecha Nacimiento Activo Imagen JPEG Responda si es Falso o Verdadero y justifique su respuesta al lado de los enunciados siguientes: 1. Una Base de Datos Relacional está compuesta por una sola Tabla de datos. _____ ¿Por qué? _________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 2. Las columnas de una tabla se llaman Registros. ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 3. Una clave principal se diferencia de una clave foránea en que la clave principal identifica al registro como único en esa tabla y la foránea, se agrega a otra para establecer la relación pertinente entre dichas tablas _____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Access Básico-Avanzado

22


4. Los Formulario se utilizan para imprimir información con subtotales y totales. _____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 5. Las consultas nos permiten editar datos y actualizarlos afectando a las tablas especificadas. ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 6. La opción Guardar del Menú Archivo se utiliza para cambiar la versión de Access a 2000 o a 2003, como también cambiar de lugar de almacenamiento (p. ej: de DD a Mem. USB) ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 7. En las tablas se pueden incluir datos con campos calculados. _____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 8. Para trabajar en un campo con decimales en una tabla se debe configurar el campo Número en la propiedad Tamaño del campo como simple o Doble ______ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 9. La vista diseño en Access se utiliza para observar y modificar la configuración interna de los distintos objetos ______ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 10. En el Tipo de datos Autonumeración se incrementa el número de 10 en10 y además se puede digitarlo. ____ ¿Por qué? ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________

Valoración de Evidencias:


23



Crea eficientemente base de datos y sus objetos, registrando y configurando adecuadamente la información en las tablas creadas, mediante formularios,

Indicadores de Logros 









Evidencias

Aplicar estrategias que permitan crear una tabla con sus campos, sus tipos de datos y sus propiedades estableciendo la llave principal de cada tabla Analizar y aplicar los vínculos entre tablas relacionales , estableciendo las normas de integridad referencial en ellas Aplicar estrategias que permitan crear un formulario , subformularios e informes modificando su diseño y estructura con el fin de facilitar su operatividad Conocer las técnicas para actualizar registros en tablas mediante la creación de consultas Establecer y definir fórmulas y funciones básicas en la creación de consultas de datos

Desempeño

Desempeño

Producto

Conocimiento

Desempeño


Teniendo en cuenta lo aprendido conceptualmente, pasaremos a la parte práctica creando una pequeña Aplicación De Base De Datos Relacional, utilizando como gestor de base de datos Microsoft Access. Primero, comencemos con el diseño de la base de datos, utilizando los pasos para el diseño mencionados en el apartado anterior.


24


2.1.

Determinar el Propósito De La Base De Datos:

Se creará una base de datos que permita gestionar y controlar las ventas de productos de una distribuidora de Alimentos a sus clientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 

Controlar y conocer las ventas de productos comprados por los clientes de la empresa.

     

Conocer y controlar las ventas de productos vendidos por los asesores comerciales de la empresa. Conocer y controlar los datos personales de los clientes que pertenecen a la empresa. Conocer y controlar las ventas por categoría de productos hechas a los clientes. Conocer todos los detalles de los productos disponibles para ventas de la empresa. Conocer todo lo pertinente a los vendedores y los tipos de cargo desempeñado por ellos. Conocer las ventas de productos por forma de pago realizadas por los clientes. .

2.2.

Determinar las tablas (Entidades) requeridas:

Basándonos en el propósito enunciado, procederemos a establecer las tablas que se requieren para organizar la información de manera lógica y adecuada. Empecemos analizando que información necesitamos. Es fácil determinar que debemos conocer toda la información que corresponda a los Vendedores y es así debemos crear una tabla que contenga dicha información, a esta tabla le daremos el nombre de que VENDEDOR. Debemos tener en cuenta que la fuerza de ventas tiene a su cargo unos clientes a los cuales se les debe vender los productos de la empresa, para ello se necesita conocer toda la información pertinente a ellos, a esta tabla le daremos el nombre de CLIENTES. Para que la empresa sea rentable se necesita comercializar los productos que ella ofrece, para ello se necesita conocer toda la información correspondientes a ellos; a esta tabla le daremos el nombre de PRODUCTOS. Si deseamos controlar y conocer que tipos de productos se venden, se necesitan conocer las distintas categorías de productos que se disponen, para ello se debe crear una tabla que almacene dicha información y a la cual llamaremos CATEGORIAS. Por último, y teniendo en cuenta que uno de los objetivos principales es el de vender los productos a los clientes y/o consumidor final, debemos de controlar este proceso creando para ello una tabla que me permita consignar tanto los clientes que efectúan las compras como los productos vendidos, esta tabla llevará el nombre de PEDIDOS. Anexa a esta tabla se necesita grabar los ítems de productos vendidos a los clientes mediante un pedido con sus respectivas cantidades, esta tabla llevará el nombre de DETALLE PEDIDOS


25


Terminado el proceso de análisis observamos que tenemos las siguientes tablas para crear:    

VENDEDOR CLIENTES PRODUCTOS CATEGORIAS

 

PEDIDOS DETALLE PEDIDOS

2.3.

Determinar los Campos (Atributos) para cada tabla:

El paso a seguir es, establecer que información debo consignar en cada una de las tablas. Para ello, seguimos las sugerencias mencionadas en el apartado 2.2.1. Paso Tres (Determinar los campos necesarios). Conseguiremos entonces lo siguiente: VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso CATEGORIAS Id_Categoria Descripcion Observaciones

2.4.

PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha entrega Forma de Pago PRODUCTOS Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio Compra Existencia Imagen

Modelo Entidad- Relación:

CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Dirección Doc_Identificacion Teléfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo Electronico Foto DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total_ linea

Para establecer las relaciones entre las tablas, es prudente mencionar la necesidad de utilizar el Modelo Entidad Relación, no sin antes definir brevemente dicha herramienta de modelado de datos. El modelo entidad relación organiza y representa los datos en forma de tablas o relaciones El modelo entidad-relación es el modelo conceptual más utilizado para el diseño de bases de datos. El modelo


26


entidad-relación está formado por un conjunto de conceptos que permiten describir la realidad mediante un conjunto de representaciones gráficas y lingüísticas. Miremos como quedaría el Modelo Entidad Relación de nuestra aplicación:

VENDEDOR Id_Vendedor Nombres Apellidos Zona Atendida Departamento Telefono Tipo Vendedor Fecha ingreso

CLIENTES Id_Cliente Nombre completo Dirección Doc_Identificacion Teléfono Ciudad Fecha_Nacimiento Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrónico

PEDIDOS Id_Pedido Id_Cliente Fecha Pedido Fecha Entrega Forma de Pago

Id_Categoria

DETALLE PEDIDOS Id_Pedido Id_Producto Precio Venta Cantidad Descuento Total linea

Descripcion

PRODUCTOS

CATEGORIA

Observaciones

2.4.1.

Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentacion Precio compra Existencia Imagen

Realizar el mantenimiento de la base de datos:

Este proceso se debe realizar después de cada uno de los procesos anteriores y de esta manera perfeccionarlos para crear una aplicación óptima y eficiente. No hay que olvidar que difícilmente se podrá tener un diseño perfecto a la primera vez y esto es algo con el que debemos vivir quienes nos dediquemos al diseño, desarrollo e implementación de bases de datos.


27



2.4.2.

Implementación de la Base De Datos en Access:

Ahora, pasaremos a conocer el gestor de bases de datos Access y a implementar nuestra aplicación en tal herramienta: 2.5. Inicio con Access: Al abrir Access lo primero que se muestra es la siguiente pantalla:

Página de Introducción a Microsoft Office Access 2010

Esta página ofrece acceso inmediato a una biblioteca de plantillas de bases de datos de diseño profesional, además de bases de datos que se hayan abierto recientemente y (si se está conectado a Internet) vínculos a artículos populares de Office Online. También podemos observar la opción Base de datos en blanco que nos permitirá crear nuestra nueva aplicación. Luego de dar clic sobre la opción Base de datos en blanco aparece un panel donde podemos dar el nombre a la nueva base de datos y seleccionar la ubicación o carpeta donde se almacenará. En nuestro caso le daremos el nombre de Distrialimentos UIXX, en donde las XX corresponden al número del grupo del Estudiante.


28


Al dar clic en el botón Crear aparecerá una nueva ventana como la que se muestra a continuación.

2.6.

Crear Tablas En Access:

Estamos listos para crear nuestra primera tabla, a la cual daremos el nombre de VENDEDOR. Por defecto, Access nos ubica en el entorno de una nueva tabla en vista hoja de datos; desde aquí podemos crear nuevos campos si lo deseamos, pero se aconseja crear los mismos desde la Vista de Diseño de la siguiente manera: Damos clic en la opción VER e inmediatamente aparece un cuadro de diálogo que nos pide el nombre de la tabla, en nuestro caso digitamos VENDEDOR luego damos clic en el botón Aceptar. Automáticamente aparece el entorno de Vista Diseño, con sus herramientas respectivas y con el diseñador de tablas, en donde podremos establecer los campos y sus propiedades según nuestros requerimientos.

En las Herramientas de Tabla - etiqueta Diseño encontramos la opción Clave Principal que me permite determinar el campo o campos que oficiarán como clave principal en la tabla; la opción Hoja de propiedades permite observar las propiedades de la tabla y la opción Índices permite establecer los campos que se desean indexar en la tabla. Miremos como quedaría nuestra primera tabla VENDEDOR:


29


El campo: Id_Vendedor, se declarará como Autonumeración, los campos Nombre, Apellidos, Zona atendida, teléfono, Departamento, Tipo Vendedor se declaran como tipo texto yFechaIngreso se declara como Fecha/hora; la descripción es opcional y en caso de estipularse, será el texto que aparezca en la barra de estado cuando se seleccione un campo determinado. Las propiedades es otro aspecto que se debe tener en cuenta para el adecuado diseño y fabricación de la tabla. Para crear las demás tablas propuestas hay que ir al menú Crear y dar clic en icono Diseño de Tabla. EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno:

El estudiante creará las tablas restantes de la siguiente manera:

Nombre Campo

CATEGORIA Tamaño Tipo Dato

Id_Categoria Descripcion

Entero Largo 15

Observaciones

---o---

Nombre Campo Id_Producto Descripcion Id_Categoria Presentación


Autonumeración Texto Memo

PRODUCTO Tamaño Tipo Dato Entero Largo 40 Entero Largo 20

Autonumeración Texto Número Texto

30

Clave Principal ---o-----o---

Clave Principal ---o-----o-----o---


PrecioCompra UnidadesEnExistencia Imagen

Nombre Campo

Moneda Número Objeto OLE CLIENTE Tamaño Tipo Dato Entero

Id_Cliente NombreCompleto

5 40

Dirección Doc_Identidad Teléfono Ciudad Fecha_Ingreso Id_Vendedor Correo electrónico

60 Entero Largo 15 30 ---o--Entero Largo ---o---

Nombre Campo Id_Pedido Id_Cliente FechaPedido FechaEntrega FormaPago

Nombre Campo

Id_Pedido Id_Producto PrecioVenta Cantidad Descuento Total_Línea

Texto Texto Texto Número Texto Texto Fecha/Hora Número Hipervínculo

PEDIDOS Tamaño Tipo Dato Entero Largo 5 ---o-----o--Entero

Autonumeración Texto Fecha/Hora Fecha/Hora Texto

DETALLE PEDIDOS Tamaño Tipo Dato

Entero Largo Entero Largo ---o--Entero Largo Simple Entero

Número Número Moneda Número Número Calculado

---o-----o-----o---

Clave Principal ---o-----o-----o-----o-----o-----o-----o-----o---

Clave Principal ---o-----o-----o-----o---

Clave

Principal Principal ---o-----o-----o-----o---

En esta tabla se debe de establecer en los campos clave principal, en la propiedad Indexado:Si(Con Duplicados) con el fin de evitar la doble digitación de productos en un mismo pedido. En el campo Descuento, establecer su formato a Porcentaje y Valor Predeterminado: 0 En el campo Total_linea, en Expresión: establecer una fórmula así (escríbela según imagen)

Nota: El estudiante establecerá las siguientes máscaras de entrada en las tablas anteriores, así: En el campo de ID_CLIENTE (TABLA CLIENTE) :>L-000, en los campos Fecha: 00/00/0000;0;_ En los campos de Teléfono: (000)-9999999 Por último para dar el nombre respectivo a la tabla diseñada, hay que dar clic derecho en la etiqueta superior y seleccionar Guardar Access Básico-Avanzado

31



2.7.

Configurar Cuadros Combinados en campos de Tablas

Vamos a abrir la tabla Vendedor y luego ubícate en el campo Tipo Vendedor, luego da clic en la pestaña Búsqueda, luego da clic en la opción Mostrar control y selecciona Cuadro combinado, ahora clic escribimos en Tipo de Origen y selecciona luego por en lapunto opcióny Origen de la fila que Lista valores, de la daFila los elementos componen la de lista: (separado coma) “TIENDAS”;”MAYORISTAS”;”AUTOSERVICIOS”

Y por último selecciona la opción Limitar a la lista escoge SI

Vamos a abrir la tabla Pedido y luego ubícate en el campo FormaPago, luego da clic en la pestaña Búsqueda, luego da clic en la opción Mostrar control y selecciona Cuadro combinado, ahora da clic en Tipo de Origen de la fila y selecciona Lista de valores, luego en la opción Origen de la Fila escribimos los elementos que componen la lista (separado por punto y coma): “CONTADO”;”CREDITO”

Y por último selecciona la opción Limitar a la lista escoge SI

Luego da clic en guardar para que aplique las modificaciones a los campos de la tabla


32


2.8.

Crear Las Relaciones pertinentes en Access:

Para establecer relaciones entre las tablas, primero tenemos que previamente cerrarlas todas, luego seguiremos los siguientes pasos: Seleccionamos la pestaña o etiqueta Herramientas de base de datos y aparecerá la barra de herramientas respectiva. Luego damos clic sobre la opción Relaciones

Aparece entonces un cuadro de diálogo que muestra las tablas para agregar. De esta manera agregamos una a una las tablas, dando doble clic sobre ellas o seleccionándolas todas y dando clic sobre el botón Agregar, y finalizamos dando clic en el botón Cerrar. Si no aparece el cuadro de diálogo automáticamente, damos clic sobre la opción Mostrar tabla.


33


Para crear las relaciones, debemos organizar las tablas de tal manera que la ubicación de las mismas facilite dicho proceso. Se debe tener en cuenta, que debemos seleccionar la clave principal de la tabla principal de la relación y con clic sostenido arrastramos hasta ubicarenlanuestro deel laejemplo tabla clavecaso foránea relacionada; miremos mostrado en la imagen: De la tabla VENDEDOR seleccionamos el campo ID_VENDEDOR y con clic sostenido arrastramos hasta ubicar el campo ID_VENDEDOR de la tabla CLIENTES, al colocar el puntero sobre el campo soltamos y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo (Modificar relaciones). El cuadro de diálogo Modificar relaciones nos permite Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada y Eliminar en cascada, opciones imprescindibles para lograr establecer relaciones óptimas entre las tablas. (Habilitar las tres casillas de verificación) También podemos seleccionar el tipo de combinación o si se requiere crear una nueva relación. Al final de crear todas las relaciones pertinentes establecidas en el Modelo Entidad Relación (pág. 27) obtendremos un modelo relacional como el que observamos a continuación:


34


EDH (El Estudiante Dice y Hace)

Realiza este taller propuesto de creación de tablas con sus tipos y propiedades correspondientes, 1. Cree una base de datos de nombre : NOMINA UIXX 2. Luego cree las tablas descritas en las gráficas de abajo:

3. Luego establezca las relaciones pertinentes entre las tablas. Son en total cuatro (4) relaciones 4. Luego digite al menos 4 registros por tabla

5. Colóquele a los campos tipo fecha y de Teléfono, las máscaras de entrada correspondientes ya aprendidas en clase

Valoración de Evidencias: Access Básico-Avanzado

35



2.9.

Diseñar e implementar el entorno gráfico (Formularios):

Un formulario proporciona una forma de introducir los datos en la base de datos, de mostrarlos para su visualización y de imprimirlos para su distribución. En un formulario podrá utilizar diversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas, botones de control y colores). ¿Por qué utilizar un formulario? Los formularios proporcionan una forma sencilla de introducir y ver los datos. Puede ver todos los valores de un registro, también nos presenta un modo eficiente de introducir los datos, pues nos ahorra tiempo y evita errores. Algunas de las ventajas de utilizar formularios son:     

Presentar los datos en un formato atractivo. Calcular totales. Contener Gráficos y Botones ActiveX Mostrar datos de varias tablas. Automatizar tareas que realiza habitualmente.


Miremos como crear y personalizar el formulario que me permitirá registrar los datos de la tabla VENDEDOR.

En primer lugar debemos seleccionar la pestaña o etiqueta Crear; luego identificamos las opciones para crear formularios. Nuestro primer formulario lo crearemos utilizando el asistente y luego lo personalizaremos de manera tal que al final obtengamos el formulario adecuado según nuestras necesidades.


36


Como nuestra intención es crear el formulario utilizando el asistente, damos clic en la opción Asistente para formularios

Aparece el cuadro de diálogo Asistente para formularios en donde desplegamos el cuadro combinado correspondiente a la opción Tablas/Consultas y de la lista seleccionamos la tabla deseada; en nuestro caso, seleccionamos la tabla PRODUCTOS. El paso a seguir es adjuntar los campos disponibles a los campos seleccionados; se pueden agregar uno a uno mediante el botón (>) o en un solo paso agregarlos todos, utilizando el botón (>>). El botón (<) Quita cualquier campo que se encuentre resaltado en la lista. El botón (<<) Quita todos los campos de la lista al mismo tiempo. Luego damos clic en el botón siguiente (>).

En este cuadro de diálogo el sistema nos pide seleccionar la distribución que deseamos para el formulario (Se recomienda En Columnas - muestra un solo registro por pantalla) y damos clic en el botón Siguiente.


37


Ahora debemos digitar el título que queremos que aparezca en el formulario. En nuestro caso dejaremos el sugerido por el sistema y damos clic en el botón Finalizar.

Podemos observar terminado el proceso, el formulario con una apariencia similar a la mostrada en la siguiente imagen:

Insertar objetos OLE en una tabla de datos Como observamos en la gráfica falta la IMAGEN del producto a vender, ahora vamos a aprender cómo se aplica un campo tipo OLE en Access, así: 1. Primero se debe pasar a la vista diseño en la tabla PRODUCTO. 2. Luego, colocarse en campo IMAGEN, luego entrar a Internet - Google y buscar sobre el tema pertinente.(Imágenes tipo JPG) 3. Seleccionar imagen encontrada y dar clic derecho –Copiar sobre ella – CTRL+C 4. Pasar a Access y en campo Imagen de la tabla Producto, dar clic derecho – Pegar- CTRL +V 5. Pulsar la tecla F5 para actualizar el último cambio efectuado. Access Básico-Avanzado

38


Ahora si queremos mejorar la apariencia del formulario hay que ir al menú Herramientas de Diseño de formulario y luego dar clic en las opciones –DISEÑO-ORGANIZAR - FORMATO: Para dar estilos de color fondo Para insertar elementos importantes

2.10. Añadir controles Visual a un Formulario:

Para pasar al modo de Diseño de Formularios, ves al menú Inicio – Ver y luego selecciona Vista Diseño El área de diseño consta de tres secciones, así: La sección Encabezado de formulario, en ella colocamos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La , ensegún ella aparecerán registrosAunque del srcensedel formulario, o varios registros o unosección sólo porDetalle pantalla el tipo de los formulario. visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. La siguiente imagen de abajo muestra las diferentes secciones deDiseño de un formulario con el menú de los controles Visuales, los cuales estudiaremos los más importantes a continuación:

Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, un cuadro combinado para mostrar datos mediante una lista definida o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles. Access Básico-Avanzado

39


Los siguientes son los tipos de controles más importantes:

Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título. Para insertar un hipervínculo tenemos el botón . Ejemplo: una dirección de página Web. utiliza principalmente presentar dato almacenado en unejemplo campo Cuadro del srcen de deltexto formulario.seLos cuadros de texto para también puedenunser independientes , por para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Cuadro combinado . Se utilizan para de un modo más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control. Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez.

Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto , sino, este otro . Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar distintas acciones predefinidas. Control imagen registro.

para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de

Línea para añadir una línea en el formulario, para su buena definición se debe de presionar la tecla mayúscula o Shift mientras se traza la línea en el formulario. 2.11. Añadir controles de comando en un Formulario:

Para comenzar a añadir tipo deel control en un formulario, de la tabla respectiva, poreste ejemplo: de la tabla Productos . primero tienes que crear el formulario


40


Pasos: Ir al menú Controles Visuales y seleccionar el botón comando cuadrícula del Pie del formulario , enseguida aparecerá un cuadro de

y dibujar un rectángulo en la

diálogo llamadode Asistente para botones comado, donde allí encontramos las distintas acciones para asignarlas al botón que acabamos de insertar, luego seleccionamos la acción pertinente y damos clic en Siguiente (>).

Luego, seleccionamos que imagen o que texto tendrá el botón y damos clic en Siguiente (>).

Por último le damos el nombre al botón de comando insertado en el formulario.

Ahora, para asignarle algunas PROPIEDADES al botón anterior hay que ir al menú Herramientas de diseño de formulario –Diseño y luego dar clic en el icono y luego dar clic en el icono en la ficha OTRAS ,en la opción Texto de la barra estado escribimos el mensaje correspondiente al botón especificado.


41


Luego, después de insertar varios botones de comando asociando a ellos procesos recurrentes sobre las tablas y la base de datos, el paso a seguir será modificar las propiedades del Formulario, con el fin de darle un mejor aspecto estilo Ventana, en la ficha Formato en la opción Selectores de Registro y en la opción Botones de Desplazamiento colocamos NO. Luego, en la ficha Otras en la opción Emergente colocamos SI (para mejorar la apariencia del formulario a modo de ventana Windows y para bloquear ciertos procesos sobre el formulario, como por ejemplo: Acceso a la vista diseño) Por último para ver el resultado final damos clic derecho sobre la barra de título del Formulario y seleccionamos la opción Vista Formulario. Aplicación de controles Cuadros Combinados en un Formulario

La utilización de cuadros combinados en un campo clave foránea de un formulario es muy útil para agilizar la entrada de datos a una TABLA debido a que el usuario no tiene que recordar todos los códigos pertenecientes a ese campo. Por ejemplo, en el formulario PRODUCTOS vamos a hacer que en el campo Id_categoria no se tenga que digitar un código numérico sino seleccionar de una lista la opción deseada.

Pasos 1 Ubicar campo de Id_categoria en formulario Productos, luego borrar campo con tecla suprimir.

2. Insertar un control de cuadro combinado en el mismo sitio donde estaba el anterior cuadro de texto, dibujando un rectángulo alargado 3. Luego selecciono la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en otra tabla o consulta y Siguiente >

4. Luego dependiendo del campo que deseas aplicar debes de escoger la tabla adecuada en este caso sería Categoría y Siguiente >


42


5. Seguidamente paso los campos pertinentes al cuadro de la derecha pulsando el botón >> (Id_Categoria y

Descripcion) y siguiente >

6. En el siguiente paso se debe establecer el campo de texto (Descripcion) para que aparezca ordenado en el cuadro combinado al momento de utilizarlo en el formulario.

7. Luego se configura el ancho de la columna en cuadro combinado, se debe dejar habilitada la casilla de verificación de OCULTAR LA COLUMNA CLAVE y Siguiente >


43


8. Seguidamente se asigna en que campo de la tabla se debe almacenar la opción seleccionada del cuadro combinado.

9. Por último se escribe el nombre de la etiqueta del cuadro combinado- (Nombre Categoría)

Recuerda!! Que despues de insertar nuevos cuadros combinados en un formulario hay que configurar el orden de tabulación de los campos en el mismo, sólo basta dar clic sobre el cuadro combinado y pulsar en el icono Y luego arrastramos el cuadro combinado al orden de digitación ideal La vista Formulario final será la siguiente aplicando el cuadro combinado ya creado por Ud.


44


2.12. Diseño de Subformularios: Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. (Ver el diseño de Relaciones de tablas)

: Actividad Clientes

Vamos a crear un Subformulario de Facturación y Liquidación de Pedidos a

Los pasos a seguir son los siguientes: Primero hay que definir y diferenciar QUÉ tabla es PRINCIPAL , entre PEDIDOS y DETALLE PEDIDOS. Luego, hay que ir al menú Crear y luego dar clic en icono Asistente para formularios en donde primero tenemos que seleccionar la TABLA PRINCIPAL (PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botón (>>)

Seguidamente en la misma lista seleccionamos la TABLA SECUNDARIA (DETALLE PEDIDOS) y agregar los campos a la derecha pulsando el botón (>>) excepto el campo Id_pedido, Luego pulsar botón Siguiente (>)

Ahora en este paso nos pregunta cómo deseamos ver los datos, (Por Pedidos) debemos seleccionar Formulario con Subformularios, Luego pulsar botón Siguiente (>)


45


En este paso debemos seleccionar Tabular que es cómo se va a presentar el Subformulario. (Recomendado), Luego pulsar botón Siguiente (>)

En este paso debemos colocar los nombres tanto del Formulario principal (FACTURACION CLIENTES) como el del Subformulario vinculado (DETALLE DE PEDIDO). Luego pulsar botón Finalizar.

Finalmente aparece el formulario FACTURACION CLIENTES con su Subformulario respectivo. (Ver imagen) Este es el Formulario de Facturación a clientes (Tabla Pedidos y Detalle Pedidos)


46


2.13. Diseño de Cuadros combinados en Formularios - Subformularios:

La utilización de cuadros combinados en formularios es de mucha eficiencia y rapidez pues nos abrevia sabernos todos los códigos de un elemento o persona en una base de datos, los podemos utilizar para consulta de un registro en particular. Por ejemplo: Consultar los pedidos realizados

por determinado cliente teniendo como base el número del pedido Los pasos para lograr esto son los siguientes: - Después de haber creado el formulario principal ( FACTURACION CLIENTES), ir al menú Inicio y seleccionar la Vista diseño - Luego, ir al menú de Herramientas de Diseño – en controles dar clic en el botón (Cuadro combinado) e insertarlo en la sección Detalle del formulario Principal - Luego seguiremos el asistente de cuadros combinados, de la siguiente forma :

En el primer paso se selecciona la tercera opción: Buscar un registro en el formulario según el valor que he seleccionado en el cuadro combinado. Luego dar clic en botón siguiente (>)

En este paso se seleccionan los campos que van a aparecer en el cuadro combinado, en este caso será sólo el campo Id_Pedido (Número del Pedido) para tal efecto hay que dar clic en el botón (>) Luego dar clic en botón siguiente (>)


47


En este paso establecemos el ancho de la(s) columna(s) de la lista en donde aparecerán los datos, además se oculta la primera columna -campo clave (Recomendado)

Luego dar clic en botón siguiente (>)

En este paso colocamos el nombre de la etiqueta para el cuadro combinado que deseamos implementar en el formulario, para ello escribe en la casilla lo siguiente: Seleccione Número Pedido. Luego dar clic en botón Finalizar

Y seguidamente aparecerá el formulario con el cuadro combinado ya listo, ahora para interactuar con el formulario sólo queda pasar a la Vista Formulario y dar clic en la lista del cuadro combinado Luego veremos cómo se muestra el registro que deseamos en pantalla

RECUERDA!! Debes de insertar y aplicar cuadros combinados en los campos de ID_CLIENTE e la ID_PRODUCTO para facilitar digitación de datos. Además añadir los campos DIRECCION Y CIUDAD de la tabla CLIENTES en el formulario Pedidos (Principal)


48


2.14. Diseño de Cuadros de textos para cálculos en Formularios – Subformularios Ahora vamos a insertar cuadros de textos para aplicar en ellos cálculos matemáticos que nos faciliten efectuar mediciones de los campos de tipo numéricos, como por ejemplo: Calcular el Subtotal del pedido, el Iva 16% y el Neto a pagar.

I.V.A = 16% Pasos: Ve al menú Inicio y activa la Vista Diseño

en el formulario FACTURACION CLIENTES

Ahora, vamos al menú de controles Visuales y dar clic en el icono de cuadro de texto enseguida dibujamos un rectángulo pequeño en el Pie del formulario.(TABLA DETALLE PEDIDO)

Cuadro de texto que muestre el subtotal del pedido

Luego vamos a las Propiedades del cuadro de texto y damos clic en la ficha Datos, en la opción Bloqueado seleccionar de la lista –SI- y después en Origen del control, dar clic en (…) seguidamente nos aparecerá una cuadro de diálogo llamado Generador de expresiones (Se utiliza para crear Fórmulas, cálculos y aplicar funciones sobre los campos de las tablas de una base de datos) En la ficha Otras, en la opción Nombre colocamos SUBTOTAL


49

y


Primero dentro del recuadro añadimos el signo igual (=), seguidamente escribimos la palabra SUMA vamos al primer recuadro de la izquierda (Elementos de expresión) y damos clic en Detalle pedidos Subformularios, luego ubicamos en Categorías de expresión el campo TOTAL_LINEA. Damos doble clic en campo TOTAL_LINEA y aceptar.

Luego en la ficha FORMATO en la opción Formato seleccionar Moneda y Lugares decimales seleccionar 0 (cero). Por último queda darle el título ideal a la etiqueta del cuadro de texto (Subtotal), para ello da clic en Propiedades de la misma y luego en la ficha Formato y en la opción Titulo escribe SUBTOTAL. Recuerda!! Grabar todas las modificaciones que haces al formulario para poder utilizar los cuadros de textos posteriormente.

Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el IVA del pedido, para ello realizamos los mismos pasos y la fórmula a aplicar en el Generador de expresiones sería así: (ver imagen) Nombre del cuadro de Texto: IVA

Ahora vamos a insertar otro cuadro de texto con el fin de poder obtener el Neto a pagar del pedido, para ello realizamos los mismos pasos y la de fórmula a aplicar enasí: el (ver Generador expresiones sería imagen) Recuerde!! Los cuadros de textos (Subtotal e IVA) los encontramos en Detalles pedidos Subformulario


50


Para observar su presentación final da clic en la Vista Formulario, por último obtendríamos el siguiente resultado del formulario FACTURACION CLIENTES en pantalla (Ver imagen)

ACTIVIDAD : Ahora crea y configura los diseños de los demás Formularios y Subformularios dándoles una mejor apariencia Aprovecharemos los formularios que acabamos de crear y a éstos les vamos a agregar un logotipo, y el título de la Empresa, elementos que mejorarán su apariencia. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. La herramienta Etiqueta la utilizaremos para agregar el nombre de ladel empresa parte inferior logo. en la


51



 Ejercicio Uno:

Para practicar más accede y descarga el taller guía de esta Unidad llamada Base de Datos LIBRERÍA

UIXX, realiza correctamente los pasos que allí se describen.  Ejercicio Dos: El estudiante personalizará todos los formularios y Subformularios, dándoles una apariencia más profesional, eficiente y dinámica, que permita de manera óptima cumplir con la función para la cual fueron creados. Tendrá que añadirles botones de comando colocando en ellos procesos de : Exploración de Registros – 5 Botones, Operaciones con Registros – 1 Botón, Operaciones con formularios- 1 Botón y Aplicación- 1 Botón y a dos (2) Subformularios cualesquiera tendrá que colocar cuadros combinados a modo de consulta de información  Ejercicio Tres:

El estudiante utilizando los formularios, llenará o digitará la información pertinente en las tablas, de la siguiente manera: PRODUCTO: Mínimo CUATRO registros. CLIENTE: Mínimo Ocho registros. VENDEDOR: Mínimo TRES registros. CATEGORIA: Mínimo TRES registros. PEDIDOS Y DETALLES DE PEDIDOS: Mínimo DIEZ registros



52



Crea y diseña los reportes y consultas pertinentes sobre las tablas, aplicando sobre

ellos macros y aplica el uso de menús de opciones y diseña formulario tipo Splash Screen. 


 







Evidencias

Conocimiento

Crea los informes y Subinformes pertinentes sobre las tablas y las consultas creadas, agrupándolos por medio de un campo específico.

Desempeño

Crea y establece consultas de información de acuerdo a una solicitud propuesta Establece y define qué tipo de fórmula y/o función se debe de utilizar para extraer

Desempeño

registros una o Macros varias tablas Crea y de diseña con deel datos fin de interactuar sobre los distintos objetos de una base de datos Crea y diseña formularios en blanco insertando en ellos controles visuales asignando a ellos procesos con los objetos de Access Crea y diseña formulario en blanco aplicando seguridad con usuario y contraseña

Desempeño Producto

Producto


3. Diseño y creación de Consultas:

La potencia real de una base de datos reside en su capacidad para mostrar los datos que deseamos. Con las consultas podremos plantar preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Con las consultas podremos:


53


   

Elegir campos ya que no es necesario incluir en la consulta todos los datos de una tabla. Elegir registros especificando criterios que deben cumplir los mismos para que se incluyan en la hoja de respuestas dinámica. Ordenar registros: puede ver los registros en un orden determinado. Formular preguntas sobre datos de varias tablas. Realizar cálculos que no podemos incluir en una tabla por razones de diseño. Usar una consulta como srcen de datos para formularios, informes y otras consultas.



Modificar los datos de las tablas.

 

Las consultas más utilizadas son las de selección. Con estas consultas podremos ver datos de las tablas, analizar dichos datos e incluso hacer cambios en ellos. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla, o bien agregar campos de tablas distintas. Después de realizar una consulta de selección Access reúne los datos solicitados en una hoja de repuestas dinámica la cual se comporta como una tabla, sin serlo. Esta hoja de respuesta dinámica solo es una representación dinámica de los datos contenidos en una o más tablas y se actualiza al mismo tiempo que las tablas que contienen la información. En este apartado nos dedicaremos a la construcción de consultas de selección en sus diferentes modalidades.


3.1.1. Consultas de selección básicas con una sola tabla: Empecemos creando consultas de selección básicas con una sola tabla. Todas las consultas serán creadas desde la vista Diseño, utilizando la información que ya debe estar registrada en la base de datos; es de aclarar que no es necesario tener información consignada en las tablas para crear las consultas, pero sin información no podemos dar fe de la veracidad da las mismas.

En la gráfica observamos las herramientas para la creación de consultas ( Diseño de consulta) Las consultas se generan de preguntas que se hacen en relación a la información contenida en la base de datos; es por esto, que toda consulta debe ser redactada y escrita, como por ejemplo a continuación:


54




Crea una consulta de los Clientes con sus nombres, sus apellidos, dirección, teléfono, documento de identidad, Correo electrónico

El enunciado anterior nos muestra la redacción de una consulta simple en donde se especifican los campos que se quieren consultar de una tabla en particular. Pasaremos ahora a describir el proceso para crear la consulta anterior utilizando la herramienta Diseño de consulta. Empecemos seleccionando la pestaña o etiqueta Crear y en ella ubicamos las herramientas de consultas. Como utilizaremos la vista diseño, daremos clic en la opción Diseño de consulta. Automáticamente aparece el diseñador de consultas y el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en el que seleccionamos la tabla o tablas que agregaremos al diseñador para crear la consulta. En nuestro caso seleccionamos la tabla CLIENTES, damos clic en el botón Agregar y luego en el botón Cerrar.

En la imagen, Podemos observar la tabla con sus respectivos campos y en la parte inferior la ventana consulta donde establecemos los parámetros de diseño de la misma, especificando los campos, la tabla o tablas, el orden deseado, la opción de mostrar o no los campos seleccionados y los criterios de selección determinados por la necesidad o los requerimientos.


55


Para agregar los campos de la tabla a la ventana consulta, tenemos las siguientes alternativas: 

Dando doble clic sobre cada uno de los campos que deseamos agregar. Esta opción agrega los campos en la ventana consulta en el orden en que los seleccionemos.



Seleccionando y arrastrando con clic sostenido cada campo y colocándolo en la ubicación deseada.



Seleccionando la celda correspondiente a la fila Campo y desplegando la lista para así dar clic sobre el campo deseado.

Luego de agregar los campos requeridos por la consulta (NombreCompleto, Dirección, Teléfono y Documento de identidad, Ciudad, FechaIngreso y Correo Electrónico), damos clic sobre el botón cerrar de la ventana diseñador de consultas. Aparecerá entonces un cuadro de mensaje que nos pregunta si deseamos guardarla, y por su puesto responderemos Sí, dando clic sobre el botón respectivo. El sistema, acto seguido nos pide el nombre con el que almacenaremos la consulta. En nuestro caso digitaremos ClientesDatosbasicos y damos clic en el botón Aceptar; se recomienda utilizar un prefijo para los nombres de las consultas, que las identifiquen de alguna manera y las diferencien de las tablas. Terminado el proceso podemos dar doble clic sobre el nombre de la consulta que acabamos de crear y el sistema nos mostrará la siguiente imagen.


56


La consulta creada en el apartado anterior es de las más básicas que se pueden diseñar en Access ya que solo basta con seleccionar los campos requeridos por la consulta y guardarla con un nombre significativo y listo. Vamos a describir el proceso de crear consultas un poco más complejas.

3.1.2. selección Consultas : de selección básicas con una sola tabla y el uso de criterios de Empecemos con una consulta simple sobre una sola tabla, pero involucraremos ahora un criterio de selección, similar a los criterios que utilizamos en Excel cuando creamos filtros. Acordémonos, que las consultas deben redactarse para comprender su objetivo. 

Crear una consulta que me permita observar los Clientes que pertenecen a la ciudad de BOGOTA; la consulta mostrara el código, nombres, apellidos, dirección y ciudad.

Para crear consultas con criterios de selección, después de agregar los campos requeridos por la consulta, debemos ubicarnos en la celda donde se interceptan la fila Criterios y el campo sobre estableceremos el que campo CIUDAD. el criterio. En nuestro caso En esta celda, digitamos el criterio pertinente. Para determinar los CLIENTES que pertenecen a BOGOTA, digitaremos la siguiente expresión: Bogota


57


Finalizamos realizando los mismos pasos que describimos anteriormente, para almacenar la consulta; a esta consulta daremos el nombre de ClientesBogota; si queremos ver el resultado de la consulta creada, damos doble clic sobre su nombre y entonces observaremos una imagen similar a la siguiente:

3.1.3.

Consultas de selección con más de u na tabla y campos calculados:

Una de las herramientas imprescindibles en la creación de consultas, es la utilización de campos calculados ya que como explicamos al inicio de la unidad, las tablas no deben contener campos derivados de una operación matemática; entonces, aprovechando que a continuación explicaremos como crear consultas de selección con más de una tabla, al mismo tiempo abordaremos el tema de los campos calculados. Como de costumbre, redactaremos la consulta a diseñar: 

Crear una consulta que me permita mostrar los VENDEDORES con sus respectivos CLIENTES y sus datos básicos. Empecemos analizando la consulta que debemos crear. Si observamos, los campos que debemos seleccionar están contenidos en diferentes tablas (Tabla VENDEDORES y

Tabla CLIENTES). Recuerda!! Realiza los mismos pasos y observaras los datos requeridos, después guárdala con el nombre CONSULTA VENDEDOR - CLIENTE

Ahora bien, vamos a realizar una consulta que me muestre un Inventario Valorizado, para ello vamos a aplicar campos calculados: Inventario Valorizado = UNIDADESENEXISTENCIA* PRECIO COMPRA.


58


Vemos claramente en la gráfica que hemos agregado al diseñador de consultas la tabla PRODUCTO, además agregamos los campos requeridos por la consulta (Id_Producto, Descripcion, PrecioCompra, UnidadesenExistencia). Nos hace falta el campo que debemos diseñar, y para ello damos clic en la columna siguiente vacía y recurriremos al Generador de Expresiones de la siguiente manera: Seleccionamos la pestaña Herramientas de consulta y luego la pestaña Diseño, en donde ubicamos visualmente la opción Generador. A continuación, ubicamos el puntero del Mouse en la columna vacía que se encuentra al lado derecho del último campo insertado (UnidadesenExistencia) y damos clic en la opción Generador.


59


Aparece entonces el cuadro de diálogo Generador de expresiones en donde fabricaremos la operación matemática que nos permitirá calcular el valor de una hora normal. En primera instancia, debemos digitamos el signo igual (=), luego ubicar la tabla PRODUCTOS que contiene los campos PRECIOCOMPRA Y UNIDADESENEXISTENCIA , al finalizar obtendremos algo similar como: Recuerde!! Se debe de aplicar una operación matemática de tipo : Multiplicación (ver imagen)

Damos por terminado el proceso dando clic en el botón aceptar y veremos la siguiente imagen:

Como el nuevo campo lleva por título Expr1, vamos a darle un nombre significativo; para ello borramos la palabra Expr1 y la reemplazamos por INVENTARIO VALORIZADO. Se debe tener cuidado en no borrar los dos puntos (:) ya que no funcionaría adecuadamente el proceso.


60


De igual manera, si queremos ver el resultado de la consulta, después de guardarla con el nombre de INVENTARIO VALORIZADO damos doble clic sobre su nombre y listo, veremos algo similar a la siguiente imagen:

Como no es prudente ni adecuado permitir valores con tantas cifras decimales y mucho menos omitir el signo pesos, vamos a describir brevemente como realizar este cambio. Primero entramos a la Vista Diseño de la consulta y nos colocamos encima del campo calculado. Luego damos clic alterno (derecho) sobre la selección y seleccionamos PROPIEDADES y aparecerá el panel Hoja de propiedades, donde seleccionamos la propiedad formato desplegando un listado de opciones, de las cuales seleccionamos la indicada, en nuestro caso la opción Moneda y en la opción Lugares decimales seleccionar 0 (cero) El proceso anterior, permite dar un formato ideal y adecuado para el campo recientemente creado, ofreciéndonos una apariencia similar a la siguiente.

Utilización de la Función Condicional SiInm en una consulta en Access 2010 Permite evaluar el valor de un campo de tipo Texto, (en su contenido) y dependiendo de esa prueba Access Básico-Avanzado

61


lógica dará un resultado Verdadero o un resultado Falso aplicándolo al elemento que la invoca.

Sintaxis:

=SiInm(Expresión lógica, Parte Verdadera, Parte Falsa)

Ejemplo: Vamos a generar una columna llamada STOCK en donde dependiendo del número unidades en existencia en el almacén se colocará un texto descriptivo en ese registro. Si las unidades en existencias son mayores a 200 colocar un texto STOCK ALTO de lo contrario STOCK BAJO. Pasos: 1. Vamos a utilizar la misma consulta de INVENTARIO VALORIZADO, ubicamos una columna vacía 2. Luego ejecutamos el generador de expresiones 3. Seguidamente escribimos la siguiente expresión dentro de él.(ver imagen) 4. Es importante aclarar que el campo UnidadesenExistencia se encuentra localizado en la tabla Productos


 Ejercicio :

El estudiante diseñará y creará una consulta involucrando las tablas PEDIDOS y DETALLES DE PEDIDOS, en donde colocará en una columna vacía una función condicional SiInm, así: basado en la tabla PEDIDO si la FORMAPAGO es CONTADO calcular al campo TOTAL_LINEA (DETALLE PEDIDO) un 5% de descuento de lo contrario nada (0), esta columna nueva se llamará PAGO CONTADO

Ejemplo: Después de que hayas creado la consulta con las dos tablas pertinentes, escribe la siguiente fórmula dentro del Generador de expresiones. PAGO CONTADO: SiInm([Pedidos]![FormaPago]="CONTADO",([detalle pedidos]![total_linea]*0,05),0)


62



3.1.4.

Consultas de selección parametrizadas con más de una tabla:

Son consultas que permiten al usuario colocar un criterio de búsqueda por medio de un cuadro de diálogo previamente configurado. Imaginemos si quisiéramos consultar a los PRODUCTOS por presentación, utilizando las consultas que hasta ahora conocemos; tendríamos que crear alrededor de 28 consultas diferentes o tantas como letras contenga el alfabeto. Qué tal si aprendemos a crear consultas que me permitan eliminar este problema y permitan que el usuario, utilizando un parámetro de selección determine que registros desea consultar y bajo qué criterios. Pues entonces comencemos, redactando la consulta pertinente: 

Crear una consulta que le permita al usuario final determinar los PRODUCTOS de los que desean se muestren toda la información correspondiente a ellos.

La consulta se crea de la misma manera que las anteriores; sólo se describirá el proceso adicional que se debe seguir para diseñar una consulta parametrizada. Partimos de seleccionar la pestaña Crear, luego damos clic en Diseño de consulta, agregamos la tabla requerida (PRODUCTO) y a su vez los campos ( Id_Producto, Descripcion, Id_Categoria, Presentación, PrecioCompra y UnidadesenExistencia), hasta obtener una imagen similar a la siguiente:


63


Ahora en la celda donde se interceptan la fila criterios y el campo sobre el que se creará el criterio, en nuestro caso Departamento, digitamos la siguiente expresión:

Como [Digite Presentación]

Como podemos ver basta con encerrar entre llaves un mensaje que le indique al usuario que debe hacer y ya tenemos lista nuestra consulta parametrizada. Solo resta guardar la consulta con el nombre de CProductosPorPresentacion y dar doble clic sobre el nombre para que aparezca un cuadro de diálogo como el siguiente: En este cuadro observamos el mensaje claro que solicita al usuario digitamos digitar el entonces nombre decomo la PRESENTACION; ejemplo CAJA y Access nos mostrará en siguiente resultado.

Perfecto, ¿no? Ahora tenemos a nuestra disposición una herramienta poderosa para la creación de consultas, es hora de aprovecharla al máximo. Antes de dar por terminado el apartado de consultas, miremos algunos ejemplos de cómo crear consultas parametrizadas con criterios avanzados:

Por ejemplo si deseamos consultar datos dependiendo de un rango de fechas, podríamos utilizar en la fila parámetros la siguiente expresión:


64


Entre [Digite la fecha inicial] Y [Digite la fecha final] Si deseamos consultar datos entre un rango de valores (Existencias), podríamos utilizar la siguiente expresión:

Entre [Digite el valor mínimo] Y [Digite el valor máximo] Si deseamos consultar datosAtendidas que cumplan un criteriodigitaríamos en particular;la por ejemplo si deseamos que el usuario determine las zonas por con el Vendedor, siguiente expresión:

Como [Digite la zona atendida] Recordemos los comodines y su utilidad en nuestras consultas:

Si se introduce esta expresión

Access Muestra

Y se encontraran estos valores

?a?ier

Como “?a?ier”

Javier, Xavier, Xavier

L*ón

Como “L*ón”

León, Limón, Lección

*ez *os*

Como “*ez”

Pérez, López, Álvarez Condimentos, Repostería

*/07/2008

Como “*/10/2008”

3.1.5.

Como “*os*”

Todas las fechas de Julio de 2008

Diseño de Consultas de acción:

Las consultas de acción Las consultas de acción son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros. En todos los casos antes de hacer efectiva la modificación sale un cuadro de diálogo para confirmar la operación dándonos así la oportunidad de cancelarla.

3.1.5.1. Consultas de creación de tabla. Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.


65


Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo , tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien , o para crear copias de nuestras tablas.

Actividad: En este caso vamos a Crear una tabla con los CLIENTES que pertenezcan a la Ciudad de Bogotá. Para crear una consulta de Creación de tabla, realizamos los siguientes pasos : - Abrimos una nueva consulta en vista diseño de consulta. - Añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a grabar en la nueva tabla. - Damos doble clic en los campos que deseemos que aparezcan en la nueva tabla. - Seguidamente en la columna de CIUDAD , en la fila de Criterios coloca: BOGOTA - Hacemos clic en el botón Crear Tabla de la pestaña Herramientas de Consulta-Diseño:

-

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla

-

Escribimos en elBOGOTA recuadro(Ver Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla. En este caso CLIENTESDE imagen)

Normalmente crearemos la tabla en la misma base de datos (opción Base de datos activa) pero podemos crear la tabla en otra base de datos, en este caso tenemos que activar la opción Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el nombre de la base de datos donde se creará la tabla. Debe ser el nombre completo incluida la ruta, por eso es más cómodo buscar la base de datos con el botón Examinar.... Pulsamos


66


Examinar... aparecerá el cuadro de diálogo para buscar en el árbol de carpetas la base de datos donde queremos guardar la nueva tabla. Por último hacemos clic sobre el botón Aceptar y volvemos a la ventana Diseño de consulta: Para ver los datos que se grabarán en la nueva tabla hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos del menú Inicio. Esta opción nos permite visualizar los datos sin que se cree la nueva tabla. La opción Ejecutar consulta hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos de la consulta. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón de la pestaña Diseño. Cuando ejecutamos una consulta de creación de tabla, nos avisa de esta creación, también nos avisa cuando ya existe una tabla con el nombre de la nueva tabla. Los campos de la nueva tabla se llamarán como el encabezado de los campos de la consulta y heredarán el tipo de datos de los campos srcen pero NO heredan propiedades como clave principal, índices, etc...

3.1.5.2. Consultas de actualización. Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla , modifican el contenido de los registros de una tabla. Se pueden modificar todos los registros de la tabla o sólo los que cumplan una determinado condición.

Actividad: En este caso vamos a incrementar los PRECIOS DE VENTA (DETALLE PEDIDOS) en un 10% de todos los Productos Para crear una consulta de actualización : - Abrimos una nueva consulta en vista diseño de consulta - Añadimos la tabla que queremos actualizar en este caso Cargos. - Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño: A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Actualizar a: cómo puedes ver en la imagen: En la cuadrícula QBE solamente ponemos el campo o campos que intervienen en los criterios de búsqueda y los campos que se quieren actualizar. En la fila Actualizar a: escribimos la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo. La expresión puede ser un valor fijo, un nombre de campo del srcen o cualquier expresión basada en campos

En este caso queremos subir un 10% a los PRECIOS DE VENTA de todos los productos, la expresión a escribir en la fila Actualizar es: el campo [PrecioVenta] * 1,1 (esta expresión es equivalente a [PrecioVenta] + (PrecioVenta] * 10 /100)). Para ver los datos que se modificarán antes de realizar la actualización podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.


67


Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el icono . Al ejecutar la consulta se realizará la actualización de la tabla. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos es un valor fijo , lo ponemos en la fila Actualizar a: sin más, Access se encargará de añadir las comillas si el campo es de tipo texto o las # # si el campo es de tipo fecha. Cuando el valor a dejar en el campo que actualizamos está contenido en un campo de esa misma tabla tenemos que poner el nombre del campo entre [ ] para que Access no lo confunda con un valor fijo de tipo texto y le añada las comillas.

3.1.5.3.

Consulta de eliminación

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Actividad: En este caso vamos a suponer que se necesita borrar los registros de la tabla nueva CLIENTES BOGOTA. Para crear una consulta de eliminación :

-

Abrimos una nueva consulta en vista diseño. Añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros. Haz clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño:

A partir de ese momento la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila Eliminar: como puedes ver en la imagen En la fila Eliminar: podemos seleccionar dos opciones, la opción Dónde indica un criterio de búsqueda, y la opción Desde indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna. Con esta consulta eliminamos todos los registros de la tabla CLIENTES BOGOTA . Cuando el srcen es una sola tabla la columna Dónde no es necesaria. Si NO se indica un criterio de búsqueda, se borran TODOS los registros de la tabla. Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio. Para ejecutar la consulta hacer clic sobre el botón . Al ejecutar la consulta se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación. Recuerde que!!- Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar. Si la tabla donde borramos está relacionada con otras tablas se podrán borrar o no los registros siguiendo las reglas de integridad referencial definidas en esas relaciones. Access Básico-Avanzado

68


3.1.5.4.

Las Consultas de Totales

Definición En Access podemos definir un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del srcen de la consulta , por eso las denominamos consultas de Totales o Resumen. Es importante entender que las filas del resultado de una consulta de resumen tienen una naturaleza a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la distinta tabla srcen. Para simplificar, una consulta de totales podemos obtener totales de campos o encontrar promedios o saber cuál es el valor más alto entre varios registros o cuántos registros tienen valores en determinado campo. Como puede imaginar Access aplica los cálculos extremadamente bien.

Aplicar funciones de agrupación Las funciones de agrupación son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen ya que obtienen un 'resumen' de los valores contenidos en las filas de la tabla. Para utilizar estas funciones podemos utilizar una forma más cómoda que es seleccionando en la fila Total: de la cuadrícula la opción correspondiente a la función. A continuación describiremos esas opciones. La opción Suma calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se suman deben ser de (entero, decimal, coma flotante o monetario...). numérico La tipo opción Promedio calcula el promedio (la media aritmética) de los valores contenidos en el campo, también se aplica a datos numéricos. Las opciones Min y Max determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numérico, texto o fecha. El resultado de la función tendrá el mismo tipo de dato que la columna. Si la columna es de tipo numérico Min devuelve el valor menor contenido en la columna, si la columna es de tipo texto Min devuelve el primer valor en orden alfabético, y si la columna es de tipo fecha, Min devuelve la fecha más antigua y Max la fecha más posterior. La opción Cuenta- Genera el número de valores que hay en la columna, los datos de la columna pueden ser de cualquier tipo, y la función siempre devuelve un número entero. Si la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan, si en la columna aparece un valor repetido, lo cuenta varias veces. Para que cuente en número de registros hay que utilizar la función Cuenta(*) devuelve el número de filas por lo tanto contará también los valores nulos. En este caso tenemos que seleccionar la opción Expresión y escribirlo así: La opción Agrupar Por permite definir columnas de agrupación. Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del srcen. Cuando se incluye una columna de agrupación Access forma grupos con todos los registros de la tabla y cada grupo así formado genera una fila en el resultado de la consulta. De esta forma se pueden obtener subtotales Access Básico-Avanzado

69


Actividad: En este caso vamos a generar una consulta para saber cuántos CLIENTES hay por CIUDAD. Para crear una consulta de Totales:

-

-

Abrimos una nueva consulta en vista diseño. Agregar la(s) tabla(s) pertinentes en la generación del resultado Propuesto Haz clic sobre el botón Totales en la pestaña de Diseño. Luego se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila Total: En la primera columna coloca el campo CIUDAD y en la fila Total: selecciona Agrupar por

-

En la segunda columna coloca Id_Cliente y en la fila Total: selecciona Cuenta y el fila Orden: selecciona Descendente

-

Por último da clic en Ejecutar

-

Y se verá el siguiente resultado:(ver imagen)


Actividad CLIENTES: En este otro caso vamos a generar una consulta para saber la suma de las ventas por Mira a continuación la imagen y hazla en tu propia base de datos con la ayuda del formador.


70


El módulo solo contiene una pequeña muestra de lo potente que es Access al momento de crear consultas, así es que el estudiante junto con su formador tendrán que profundizar en el tema para lograr sacar el mayor provecho de esta herramienta. Recuerde que las consultas son el producto esencial de las bases de datos y de ellas depende la potencialidad y eficiencia de una aplicación EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno:

Crear las siguientes consultas de Selección: 

Los Productos cuyos precios de compra sean mayores o iguales a $ 10.000.oo



Los Clientes que pertenezcan a las ciudades de Medellín y Barranquilla.



Los 2010.Pedidos de Clientes cuyas fechas de pedido estén comprendidas entre junio y Agosto del



Mostrar las existencias de los Productos expresadas en Cajas.



Realizar las siguientes consultas de resumen : 1. Listar Sumatoria de ventas en pesos por Ciudad 2. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Vendedor


71


3. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Producto 4. Listar Sumatoria de Ventas en pesos por Número de Pedido 5. Listar Promedio de ventas en pesos por Ciudad (agrupadas)



3.2.

Creación de Informes:

3.2.1. ¿Qué es un informe? Es un conjunto de información que se organiza según determinados criterios y al que se aplica un formato de acuerdo a sus especificaciones. Un informe constituye una forma ideal de presentar la información contenida en la base de datos y poderla imprimir para su distribución. Tenemos ejemplos como etiquetas postales, facturas, informe de nómina, resúmenes de ventas, listado de empleados, tiquetes de cajero automático, Etc.

3.2.2. ¿Por qué utilizar un informe?    

Organiza y presenta los datos en grupo. Calcula totales parciales, totales de grupo, sumas de totales y porcentajes de totales. Incluir gráficos y subinformes (Poder incluir más de una tabla en un informe) Presenta los datos en un formato atractivo, con imágenes, líneas, y fuentes especiales.


Los informes se crean sobre tablas o sobre consultas de igual manera, así que mediante un ejemplo se explicará el diseño y la creación de Informes. Empecemos conociendo las herramientas de diseño de los informes:


72


Observamos las herramientas Informe en blanco, Asistente para informes, Diseño de informes y etiquetas; en nuestros ejemplos utilizaremos el Asistente para informes y luego con asesoría del formador se personalizaran los mismos, si es requerido. Vamos a dar clic sobre la opción Asistente para informe y nos aparecerá un cuadro de diálogo similar al del asistente para formularios. Actividad: Vamos crearbásicos un informe de Vendedores con susadatos En este cuadro de diálogo, seleccionamos la tabla o consulta sobre la cual crearemos el Informe; en nuestro caso, la tabla VENDEDORES. Luego agregaremos los campos disponibles a los campos seleccionados, utilizando los botones (>) para agregar campo a campo o (>>) para agregarlos todos los campos al mismo tiempo. Después de agregar los campos damos clic en el botón Siguiente.

En este cuadro de diálogo el sistema nos pide si deseamos agregar un nivel de anidamiento, en nuestro caso lo haremos por DEPARTAMENTO y utilizando el botón (>) para agregar el campo y damos clic en el botón Siguiente para continuar con el diseño.


73


En este cuadro de diálogo el sistema nos pregunta si queremos ordenar el informe por uno o varios campos, en nuestro caso lo haremos por APELLIDOS; si no se escoge ningún campo por donde ordenar, el sistema ordena por defecto por el campo clave principal de la tabla.

A continuación, encontramos un cuadro de diálogo donde determinamos la distribución del Informe, en nuestro caso y lo recomendado (ESQUEMA); también seleccionamosdella número Orientación (Horizontal) dependiendo de campos que contendrá el Informe y damos clic en el botón siguiente.

Este es el paso final en el que digitamos el título que aparecerá en el encabezado del Informe y determinamos si queremos ver una vista previa del Informe o modificarlo si lo deseamos. Por último damos clic en el botón Finalizar.


74


Inmediatamente Access muestra una vista previa del informe similar a la siguiente:

Se puede mejorar la apariencia de los informes, agregándoles elementos gráficos como Logotipos, líneas, texto de diferente color, etc. Para ello utilizamos los controles de formulario: Aprovecharemos el informe que acabamos de crear y a este le agregaremos un logotipo, y otros elementos que mejorarán su apariencia. Las herramientas a utilizar son: La herramienta de Imagen la utilizaremos para agregar en el lugar indicado el logo de la empresa. La herramienta Línea la utilizaremos para agregar dos líneas como subrayado del título del formulario.


75


Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o quitar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . , luego damos clic en SIGUIENTE (>) En este paso debemos de seleccionar cómo se verán los datos en el informe, lo ideal es siempre colocar de primer lugar a la tabla principal –

VENDEDOR- y la tabla secundaria –CLIENTEdespués. Luego damos clic en SIGUIENTE (>)

En este paso debemos de seleccionar porqué campo serán los datos Agrupados en el informe, lo ideal es siempre asignar un campo que sea de mucha importancia (Fecha, Ciudad, etc.), en nuestro caso lo haremos por CIUDAD Luego damos clic en SIGUIENTE (>)

En este paso, se determina el criterio de ordenación para los datos de CLIENTES, si las tablas contienen campos de tipo numérico da clic en el botón de Opciones de resumen, luego selecciona que tipo de resumen deseas aplicar a los campos anteriores, se recomienda escoger Suma y selecciona después Detalle y Resumen Luego damos clic en SIGUIENTE (>)


77


En este paso se selecciona la forma cómo se presentarán los datos y su orientación respectiva, en este caso se selecciona Esquema y orientación Horizontal, porque las tablas contienen muchos campos. Luego damos clic en SIGUIENTE (>) Por último asígnale su nombre correspondiente: VENDEDOR-CLIENTE Luego damos clic en Terminar Y tendremos listo nuestro Subinforme propuesto.

La vista Informe será la siguiente:

Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el informe

seleccionado y acontinuaciónhacemosclic enel botón

.

Nos aparece la ventana diseño: El área de diseño consta normalmente de cinco secciones: La sección Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe. La sección Encabezado de página, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.


78


La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del srcen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. La sección Pie de página, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página. La sección Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe. Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

3.4.

Creación de Macros Automáticas en Access 2010

Definición Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas o recurrentes como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes con filtros de información, etc... Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Por ejemplo: Colocar un mensaje: Bienvenido a

Esta macro se utiliza para colocar un mensaje de bienvenida al iniciar Access 2010

Access 2010 (con un sonido de aviso) 3.4.1.

Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro del menú Crear. Se abrirá la Vista de diseño de Macro. En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.


79


En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción. Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas existentes o eliminar una acción.

para insertar nuevas acciones entre dos

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición. Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella. Actividad: Vamos a crear una macro un informe en donde criterio de filtrado de datos mediante un cuadro de diálogo. Por aplicada ejemplo:a crear un informe de se la pedirá tabla deel VENDEDOR en donde se digitará el departamento que atiende a sus clientes

3.4.2.

Acciones más utilizadas

Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones: A continuación veremos las acciones más importantes, así: AbrirConsulta

Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos.

AbrirFormulario

Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario.


80


AbrirInforme

Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.

AbrirTabla

Esta acción permite abrir una tabla.

BuscarRegistro

Utilizaremos esta acción para buscar registros. Esta acción busca el primer registro que cumpla los criterios especificados. Puedes utilizar esta acción para avanzar en las búsquedas que realices.

Cerrar

Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.

Cuadro de Mensaje

Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario.

**Eco

Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando con una Macro. Permite la activación o desactivación de la visualización de las acciones en pantalla.

EjecutarComandodeMenú

Utiliza esta acción para lanzar comandos que puedas encontrar en cualquier barra de herramientas. Ej.: Hipervínculo a Internet

**EstablecerValor

Una acción muy útil que te permitirá modificar y asignar los valores de los campos.

Salir

Esta acción hace que Access 2010 se cierre.

** Estas acciones se muestran si está activado el icono Mostrar todas las acciones, en el menú Herramientas de Macros -- Diseño.

3.5.

Creación de Formulario con Menús de Opciones en Access 2010

La utilización de un menú de opciones es muy importante en la administración de una base de datos pues nos ayuda a interactuar con los objetos: Formulario, Informes y Macros, a su vez permite darle una buena presentación a la Base de datos. Para comenzar a añadir los controles de tipo comando a un formulario en blanco , para ello hay que ir al menú CREAR y seleccionar con clic opción FORMULARIO EN BLANCO y luego pasar la vista a DISEÑO.


81


Podemos incluir en un formulario de tipo MENU PRINCIPAL los siguientes botones: etiqueta, botones de comando, imagen, línea. Luego de escoger el botón de comando e insertarlo en la sección detalle nos aparece el siguiente cuadro:

NOTA: Los siguientes pasos a aplicar son los mismos cuando se añaden botones de comando a un formulario (Ver capítulo en este módulo guía) Diseña el Formulario de menú como muestra la imagen anterior al final guárdalo como: MENU PRINCIPAL


82


3.6 Creación de formularios tipo Splash- Screen (Bienvenida) En esta guía vamos a crear un Formulario Tipo Splash-Screen (Pantalla de Bienvenida) que sería el primer formulario de mostrar al momento de abrir la Base de Datos, en donde se coloca el nombre del Software de Gestión, además de la versión del mismo. PASOS: 1. Ir al Menú CREAR y seleccionar FORMULARIO EN BLANCO 2. Insertar dos controles de tipo Etiqueta, (ver imagen): 3. Escribir los títulos que aparecen en la imagen. 4. Luego insertar una imagen de Fondo al formulario. (Ir a Propiedades en Ficha Formato) 5. En las propiedades de Formato en Modo de tamaño de la imagen selecciona Extender 5. Se debe de guardar el formulario con el nombre de PANTALLAZO 6. Seguidamente se debe de crear la macro para cerrar y abrir los distintos formularios a aplicar.

MACRO DE SPLASH-SCREEN La primera acción a aplicar es CERRAR VENTANA, en ella debes de seleccionar el formulario PANTALLAZO. La segunda acción a aplicar es ABRIR FORMULARIO, en ella debes de seleccionar el formulario MENU PRINCIPAL.


83


para que se muestre al lado del título en la Barra de título y para que se convierta en el icono del archivo. En la siguiente opción Mostrar Formulario podremos seleccionar el formulario estilo Splash-Screen (PANTALLAZO) para que se muestre automáticamente al abrir la base de datos. En este caso hay que colocar el Formulario de BIENVENDIDA.

Para OCULTARpueda de Menúsni deeliminar Access yobjetos la Ventana Objetos con else finprocede de evitardeque el usuario de ladeBase de Datos, la NO la barramodificar siguiente manera: (En las misma Opciones de la Base de datos Actual) En la Opción de NAVEGACION, debemos de desactivar la casilla de MOSTRAR PANEL DE NAVEGACION. Además en la opción BARRA DE HERRAMIENTAS Y DE CINTA DE OPCIONES, debemos de desactivar la casilla de PERMITIR EL USO DE MENUS NO RESTRINGIDOS y dar clic en ACEPTAR

Para ver los cambios realizados tenemos que Cerrar la Base de Datos y la volvemos a abrir y nos aparecerá el pantallazo de bienvenida y luego el formulario Menú Principal


 Ejercicio Uno:

Crear para cada tabla principal y secundaria de la base de datos su respectivo Informe y Subinfome, dándoles una apariencia adecuada y profesional.  Ejercicio Dos:

A cada subinforme aplicarle totales de cuantos registros tiene la tabla correspondiente


85


 Ejercicio Tres:

Ahora realiza el taller propuesto correspondiente a esta unidad, Base de datos VIDEOCLUB UIXX

Para ello accede a descargar el ejercicio práctico anexo al módulo guía y realízalo según los pasos propuestos allí.  Ejercicio Cuatro:

Ahora crea las siguientes macros y asígnales botones de comando en los formularios de las tablas ya creadas para: 1. Abrir una consulta ya creada

2. Abrir formulario en modo Modificar y buscar un registro en particular por un valor de un campo. 3. Abrir informe ya creado en la Base de datos. 4. Abrir un formulario en modo Agregar para añadir registros a la tabla pertinente.



86


4. UNIDAD DE APRENDIZAJE 4 Logros de Competencia Laboral Conoce y diferencia las distintas formas de realizar transferencias entre bases de

1.

datos en Access y con otras aplicaciones 




Evidencias

Desempeño

Aplicar técnicas avanzadas que conlleven a interactuar con otros programas (Excel, Word, Adobe Reader). Aplica Herramientas de diagnóstico en una Base Datos

Desempeño


4.1.

Cómo negociar Exportaciones e Importaciones en A ccess

Es hora de empezar a exportar e importar datos. Levante las barreras del proteccionismo de datos (permita el libre comercio de información). Access permite colocar un objeto de una base de datos de Access en otra, utilizar datos de Access en otra aplicación, como Word o Excel. O tal vez quiera manipular una tabla que fue creada en otro programa de base de datos.


4.1.1. Importar otra Base Access te permite datos importardeobjetos de otrade Datos Access base de datos de Access a la tuya rápidamente. Access dispone de un menú llamado Datos externos para efectuar este tipo de transacciones, luego allí podemos seleccionar Access Básico-Avanzado

87


qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón Access.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... Sólo tendremos que pulsa Examinar y luego seleccionar la base de datos de srcen y pulsar el botón Aceptar. En el siguiente cuadro de diálogo sólo tendremos que seleccionar los objetos(Tablas,Consultas,Formularios,etc.) que queremos añadir a nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar. En la imagen verás que el botón Opciones>> se utiliza para seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.

A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definición de la tabla, en este caso Access nos avisará que se han producido errores la importación y creará unaen tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.


88


4.1.2. Importando tablas de Excel Access dispone de un menú llamado Datos externos para efectuar este tipo de transacciones, luego allí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar.

Actividad: Vamos a importar una tabla de Clientes desde Excel hacia Access. Si quieres importar una tabla de Excel a una base de datos en Access sólo tienes que hacer clic en el botón Excel. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Para importar un objeto de una hoja de cálculo de Excel, solo tendremos que seleccionar el archivo de srcen y pulsar el botón Aceptar.

Luego nos aparece un Asistente de Importación para hojas de cálculo, así: Aquí seleccionamos la hoja que contiene la tabla a importar

Aquí damos clic en la casilla: Primera fila contiene encabezados de columna


89


Aquí en este paso debemos de configurar el tipo de datos de cada campo para ello damos clic en la casilla Tipo de datos para definir cada campo que contiene la tabla

Aquí damos clic en la casilla Elegir la clave principal: para definir el campo clave principal de la tabla y en el último paso le damos el nombre a la tabla y damos clic en Finalizar .

4.1.2. Exportar Datos desde Access Ahora veremos el proceso contrario, enviar la información de nuestra base de datos a otra base de datos o a otro programa o a un archivo de otro tipo , por ejemplo de Word o Excel o Texto. Si haces clic en el botón Más desplegarás más formatos de exportación entre ellos Base de datos de Access que te permitirá exportar datos u objetos de una base de datos a otra rápidamente. Como puedes ver, también podrás exportar datos a archivos de texto o a archivos XML. (Lenguaje que permite definir la estructura de los datos)


90


4.1.3. Exportar a Word y Excel También, desde la sección Exportar, podremos exportar el contenido de nuestras tablas, informes o formularios a aplicaciones del mismo paquete como Word o Excel. Word copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una tabla dentro de un archivo tipo RTF, se encuentra en el desplegable del botón Más.

Excel copia y formatea el contenido de nuestro objeto y lo presenta en una hoja de Excel dentro de un archivo tipo XLSX u otros tipos que podremos elegir. Si sabes utilizar el comando Combinar correspondencia de Word, podrás seleccionar la opción Combinar con Word y así crear desde Access un archivo combinado para por ejemplo crear cartas personalizadas o enviar emails personalizados a todos los clientes que tengas en tu tabla de base de datos.

4.1.4. Herramientas de Diagnóstico de Access Las herramientas incorporadas de Access nos ayudarán a optimizar, gestionar y mejorar el rendimiento de mejor nuestra base de datos.

4.1.4.1. Compactar y Reparar Una herramienta muy útil que Access nos ofrece y que podremos Compactar yutilizar Reparares . la de Como puedes ver en la imagen para utilizarla deberás acceder al Menú Archivo, seleccionar la opción Información y hacer clic sobre Compactar y reparar base de datos....


91


Utilizaremos esta herramienta para revisar nuestra base de datos. Al trabajar, insertar, modificar y eliminar objetos y datos, el archivo de base de datos (.accdb) se va haciendo cada vez más voluminoso y trabajar con la base de datos puede hacerse más lento y pesado con el tiempo. La compactación también restablecerá el orden de los campos autonuméricos del final de la tabla. La herramienta también se reparar repararlo sufrido algún tipoCompactar de daño e yintentará . encarga de detectar si un archivo de Access ha

4.1.4.2. Copia de Seguridad o Backup Las copias de seguridad son algo imprescindible cuando almacenas información de importancia que quieres mantener. Si realizas copias de seguridad a menudo te asegurarás de que si en algún momento sufres una pérdida de información (bien porque se dañe el equipo en el que se trabaja habitualmente con la base de datos o por cualquier error usuario) tengaspor una parte copia del de respaldo que te ayude recuperar la valiosa información. Para realizar una copia de seguridad sólo tendrás que ir al Menú Archivo, seleccionar la opción Guardar & Publicar y hacer clic sobre Realizar copia de seguridad de la base de datos. Luego él te colocará el nombre de la base de datos y la fecha en que se realiza la copia de seguridad como nombre de archivo y posteriormente la guardarías en un dispositivo de almacenamiento seguro, como por ejemplo: un Disco Duro Portátil – USB-.


92


EDH (El Estudiante Dice y Hace)  Ejercicio Uno:

Crear en Excel las siguientes tablas: Producto, Vendedor y desde Access impórtelas a la Base de datos actual.

 Ejercicio Dos:

Crear en la base de datos Librería UIXX un menú Principal con ocho opciones asignadas por Ud.


 Ejercicio Tres:

El estudiante aplicando todo lo aprendido y con la asesoría de su formador creará su propia aplicación de base de datos aplicado al ámbito comercial además realizando en Word un documento donde escriba el Propósito de la Base de datos, la justificación, el Modelo Entidad – Relación y la explicación de los Objetos de la Base de datos el cual se entregará como Proyecto final. Dicho proyecto debe ser entregado en medio magnético, los dos archivos el de Word y el de Access verifique su óptimo desarrollo.



93


5. BIBLIOGRAFIA 

Internet o o

www.aulaclic.com www.abcdatos.com

o

www.slideshare.net David A. Ruble

Prentice-Hall

 Microsoft Access 2000 Volumen I

Roger Jennings

Prentice-Hall

 Microsoft Access Manual de

Microsoft Corporation

 Análisis y Diseño practico de

sistemas

Usuario  Curso de Access Experto - Aulas

Digitales


94

Universidad Panamericana

Manual Access 2010

Recommend Documents