Universitatea din Bucureşti Facultatea de Administraţie şi Afaceri Master Administrarea şi Dezvoltarea Resurselor Umane
Managementul timpului Metode de eficientizare a timpului – organizare, planificare
Prof.univ.dr. Dinu Ţenovici Masterand, Daniela Bîrsan, anul I
Bucureşti, 2010
Cuprins
1. Introducere................................................................................pag3 2. Managementului timpului.........................................................pag 4 2.1.
Istoric.............................................................................pag 4
2.2.
Consideraţii generale.....................................................pag 5
3. Organizarea timpului...............................................................pag 7 4. Planificarea timpului................................................................pag 8 4.1.Tehnici de planificare........................................................pag 9
5. Concluzii..................................................................................pag 13 Bibliografie
2
1. Introducere
Timpul este cea mai preţioasă resursă a noastră, este cel mai valoros lucru pe care îl avem. Este persisabil, nu poate fi înlocuit şi nu poate fi salvat. Putem doar să-l realocăm de la activităţi de o mai mică importanţă către activităţile mai importante. Orice lucru doriţi să realizaţi necesită timp. Timpul este o durată limitată considerată în raport cu activitatea pentru care este destinat. Măsurarea timpului nu se poate face decât prin rezultatul fiecărei activităţi realizate într-un timp specificat anterior. În ceea ce priveşte percepţia timpului, există câteva legi generale: cu cât o activitate este mai fracţionată, cu atât ea pare mai lungă (bandă, lucrul artizanal); cu cât o activitate este mai interesantă, ea pare mai scurtă şi invers; timpul pare mai lung când aşteptăm. De-a lungul timpului s-au conturat anumite mituri legate de timp: pierdem timp din cauza celorlalţi; cu cât lucrăm mai mult cu atât facem mai multe lucruri; cu cât suntem mai încărcaţi, cu atât suntem mai indispensabili; judecăţile îndelungate conduc la decizii mai bune; cu cât delegăm mai mult cu atât înfăptuim mai multe; timpul este duşmanul nr. 1. (De fapt timpul este totdeauna neutru dar gestiunea să poate fi eficace sau dezastruasă.) În decursul istoriei, percepţia noastră privind timpul a cunoscut modificări semnificative. Şi aceasta pentru că, între altele, s-a modificat durata de viaţă, s-a prelungit perioada de muncă, s-au accelerat ritmurile şi a apărut concurenţa dintre salariaţi. Este tot mai evident faptul că, într-o organizaţie, timpul a devenit o resursă ce trebuie optimizată, raţionalizată şi controlată.
3
Lipsa de timp este una dintre cele mai des invocate probleme ale societăţii în care trăim. Ni se intamplă adesea să muncim mult la job şi să nu reuşim să terminăm într-o zi nici sarcinile cele mai importante. Pentru a diminua stresul de la job si a incerca să obtinem cateva ore pentru propria persoana, trebuie să învăţăm managementul timpului, ca soluţie pentru o mai bună organizare. 2. Managementul timpului. 2.1.Istoric
Antichitate: •
speranţa de viaţă foarte scurtă (30 ani);
•
oamenii lucrau în ritmul lor;
•
sărbătorile erau mai numeroase.
Prima jumătate a secolului XX: •
preocupările se orientează către eliminarea pierderilor de timp;
•
organizarea ştiinţifică a timpului (Taylor);
•
apariţia sindicatelor şi a legislaţiei de protecţie a salariaţilor.
După cel de-al doilea război modial: •
îmbunătăţirea condiţiilor de muncă;
•
flexibilizarea orarelor de muncă.
Astăzi: •
salariatul occidental îşi împarte timpul pe trei destinaţii: timp de muncă, timp pentru familie, timp pentru propria persoană.
•
timpul a devenit preţios pentru organizaţie (optimizare) dar şi pentru salariaţi (cele trei destinaţii).
4
2.2. Consideraţii generale
Managementul timpului are ca scop dezvoltarea şi îmbunătăţirea abilităţilor de management al timpului pentru fiecare membru al unei organizaţii. Managementul timpului reprezintă una din marile probleme organizaţionale, o problemă care poate fi rezolvată numai prin dezvoltarea abilităţilor necesare. Rezultatele obţinute de orice persoană, în orice domeniu de activitate, depind sensibil de utilizarea timpului. În cazul managerilor din cadrul firmelor, modul de gestionare şi de folosire a timpului determină atât rezultatele muncii proprii, cât şi ale subordonaţilor, ale organizaţiei în ansamblul său, conferindu-i o importanţă mai mare Managementul timpului permite deţinerea controlul asupra sarcinilor şi activităţilor zilnice, să avem performanţe ridicate utilizând un minim de resurse, să ne petrecem momente relaxate împreună cu familia sau să ne ocupăm de hobby-urile noastre. La nivel organizaţional, un management eficient al timpului poate duce la obţinerea unor performanţe ridicate, la creşterea profitului şi la echilibrarea fluxului de activităţi. Totodată, poate reduce conflictele organizaţionale şi poate deveni un factor motivator pentru angajaţi. Abilitatea de a controla timpul avut la dispoziţie, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect pozitiv puternic asupra performanţelor. Managementul timpului înseamnă, de fapt, auto-management. Îmbunătăţirea abilităţilor pe care le avem pentru a ne ajuta să ne planificăm mai bine sarcinile la job şi să delegăm responsabilităţile mai eficient este cheia gestionării optime a timpului. Managementul timpului este o ablilitate strict personală – pentru ca numai fiecare dintre noi, singuri, ne cunoaştem orele de capacitate maximă, orele de somn şi masă.
5
Managementul timpului se bazează pe trei piloni: planificarea, organizarea şi controlul timpului. Noţiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul să fie utilizat în mod raţional şi productiv, în conformitate cu ritmul personal şi cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura îndeplinirea unor activităţi precise întrun interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, să se aloce secvenţe de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea), să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) şi să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obţinute (controlul). Managementul timpului porneşte de la un aspect paradoxal: deşi, în mod real, dispunem astăzi de mult mai mult timp decât altădată, avem sentimentul că el nu ne ajunge. În realitate orice individ dispune de 168 ore pe săptămână pe care le repartizează, aproximativ, în felul următor: • 40 ore pentru activităţi profesionale; • 56 ore pentru somn şi, • 72 ore pentru diverse activităţi personale. Lucrul prelungit conduce la oboseală, raţionamente greoaie, demotivare, stres, uzură fizică şi mentală. Managementul eficient al timpului este esenţial în orice profesie. Oricine îşi poate îmbunătăţi capacitatea de organizare a timpului, câştigând beneficii importante din aceasta. Felul în care cineva îşi organizează timpul va avea întotdeauna un impact direct asupra celor cu care lucrează (pozitiv sau negativ!), astfel că merită să alocăm nişte timp dezvoltării anumitor instrumente şi tehnici care să ne ajute să ne organizăm timpul eficient şi să ne atingem obiectivele respectând termenele limită. Unul dintre cele mai importante principii ale managementului timpului este planificarea activităţilor . Adevărul este că nu vom avea niciodata suficient timp să 6
facem tot ceea ce ne dorim, indiferent de cât de multe tehnici de management al timpului aplicăm. Nu contează cât de multe tehnici de productivitate personală vom aplica, tot nu vom reuşi să facem toate lucrurile pe care le avem de facut. Tot ce putem face este să ne stabilim priorităţile în aşa fel încât să acordăm mai mult timp activităţilor mai importante. Cineva spunea că "niciodată nu vei avea suficient timp să faci toate lucrurile pe care le ai de facut, însa întotdeauna este timp pentru lucrurile cu adevărat importante". În asta constă managementul timpului: organizarea activităţilor şi prioritizarea lor astfel încât să reuşim să ne îndeplinim atribuţiile cele mai importante şi abia apoi, dacă mai ramane timp, ne ocupăm de celelalte activităţi, mai puţin importante. 3. Organizarea timpului
În mod ideal ar trebui să ne facem în fiecare seară lista cu ce avem de făcut în ziua următoare. Pur si simplu scriem tot ce avem de facut, indiferent de importanţă. Am putea să ne scriem sarcinile pe 5-7 zile înainte. Pentru că ne vor permite imperfecţiuni. Pentru că vor exista zile în care nu poţi sau nu vrei să faci tot. Daca ne oferim mai multă flexibilitate vom avea mai mult timp (şi mai mult spaţiu pentru erori!). Dupa ce am întocmit această listă, stabilim priorităţile aplicând metoda ABCDE recomandată de Brian Tracy în toate programele sale de management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metodă? În dreptul fiecărei activităţi punem una din literele A, B, C, D sau E, în funcţie de importanţa activităţii, astfel: •
A - activităţile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neapărat să le facem. Un astfel de exemplu ar putea fi o întâlnire cu un client foarte important al afacerii noastre. 7
•
B - notăm cu B activităţile care sunt importante, însa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine să le facem. Consecinţele neîndeplinirii unei astfel de activităţi nu sunt chiar atât de grave.
•
C - activităţile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi plăcut să le facem, însa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei noastre. Un astfel de exemplu ar fi să ieşim cu un coleg la o cafea.
•
D - activităţile notate cu D sunt activităţi pe care le putem delega altor persoane să se ocupe de ele pentru noi. De exemplu, daca avem de printat nişte documente, putem pune secretara să se ocupe de asta, astfel rămânându-ne timp să ne ocupăm de alte activităţi mai importante.
•
E - notăm cu E activităţile pe care le putem elimina din listă, fără a avea nicio consecinţă asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru noi. O astfel de activitate ar putea fi să jucăm un joc sau să urmarim un meci de fotbal (exceptând cazul unor activităţi în domeniul sportiv). Brian Tracy recomandă această metodă ca fiind una dintre cele mai bune
metode pentru managementul timpului. 4. Planificarea timpului
Planificarea este procesul în care evaluăm cât timp avem la dispoziţie şi planificăm cum să-l folosim pentru a ne atinge scopurile identificate anterior. Folosind planificarea, putem: • să înţelegem ce putem face la modul realist în timpul disponibil • să planificăm o folosire ideală a timpului disponibil • Să ne lăsăm suficient timp pentru lucrurile care trebuie făcute neapărat
8
• Să lăsăm timp de rezervă pentru lucrurile neaşteptate • să minimalizăm stresul prin evitarea implicării prea mari în problemele altora
4.1. Tehnici de planificare a timpului
Problemele referitoare la gestionarea timpului pot fi soluţionate prin implementarea unor tehnici de planificare a timpului. Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt: Managementul prin obiective (MBO), spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficele Gantt, “Mind mapping”-urile, fişele de evaluare a şedinţelor. Mult mai moderne şi eficiente, dar care necesită efort investiţional sunt software-urile specifice care permit adaptarea stilului de lucru al managerilor români la standardul occidental. 1. Spreadsheet – urile sunt foi de calcul conţinând coloane pentru: arii cheie, obiective, termene limită, costuri şi alte detalii. Tabel nr.1 Foi de evidenţă – “Spreadsheets” Obiective
Termen limită
Măsurare
Activităţi
Planificare
Managementul bazat pe obiective şi-a câştigat recunoaşterea odată cu apariţia, în 1954, a volumului “Practice of management” de Peter Drucker. Pentru a da rezultate semnificative, procesul de stabilire a obiectivelor trebuie să se facă la toate nivelele organizaţiei, de la top manager până la cea mai joasă poziţie a ierarhiei. Implementarea managementului bazat pe obiective începe prin comunicarea scopurilor organizaţiei tuturor angajaţilor în cadrul unei întruniri. În conformitate cu
9
aceste scopuri, aceştia îşi propun obiectivele individuale legate de slujba propriu – zisă a fiecăruia. Managerul aprobă sau modifică, dacă este necesar, prin negociere, obiectivele individuale propuse ale angajaţilor. Ulterior, acesta verifică progresele înregistrate în îndeplinirea obiectivelor individuale ale angajaţilor, iar prin realizarea unui feed-back eficient şi în măsura în care circumstanţele o dictează, poate autoriza modificarea obiectivelor în ideea respectării programului propus iniţial. În tabelul nr. 2 este prezentat un model de grafic de planificare [Humphries, 1998, 207]. Grilă de planificare Scară a timpului
Activitate Resurse
“Mind mapping”-ul este o tehnică de planificare a timpului, ce permite utilizarea la maxim a puterii minţii. Mind mapping – ul cuprinde procesul de brainstorming şi un grafic pentru înregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor două elemente, se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor şi se poate crea un arbore de decizie. Mind mapping – ul foloseşte cuvinte, linii, culori, imagini şi sunete pentru a stimula activitatea cerebrală şi are patru caracteristici importante: • subiectul este reprezentat într-o imagine centrală; • componentele principale ale proiectelor pornesc din imaginea centrală pe căile principale; • componentele minore sunt legate de componentele principale; • toate ramurile sunt conectate între ele (pe baza ierahiei) formând o structura nodală. 10
Companiile au început să utilizeze aplicaţiile de “mind mapping” pentru antrenamente, schimburile de idei, creşterea productivităţii în toate zonele şi în marketing. Tot mai multe companii învaţă cum să utilizeze mai bine avantajele reţelelor de calculatoare. Astfel, ideile pot circula mai repede între componenţii firmei, ducând la o creştere a productivităţii timpului şi la economie de timp. Graficul Gantt este constituit dintr-o bară orizontală sau un grafic liniar, care se realizează astfel: • activităţile sunt reprezentate pe ordonată, iar timpul pe abscisă; • sunt desenate pentru fiecare activitate un dreptunghi sau o linie, arătând durata de realizare a acesteia; • sunt arătate dependenţele dintre activităţi; • partea din dreptunghi haşurată sau partea din linie marcată reprezintă timpul alocat fiecărei activităţi care deja s-a scurs; • momentul prezent este reprezentat cu ajutorul unei linii care poate arăta foarte uşor activităţile desfăşurate în avans sau în întârziere. Aplicaţiile care încorporează graficele Gantt sunt PRINCE, MacProject şi Microsoft Project. Nu există standarde acceptate pentru graficele Gantt. Aplicaţiile folosesc informaţii direct din programul de activităţi sau prin introduderea de către utilizator în urma prestabilirii utilităţii acestui graphic. Printre facilităţile oferite de aplicaţii se numără: • Afişarea termenului scadent sau a datei limită de execuţie a unui proiect. • Aflarea cu uşurinţă a membrilor echipei implicaţii într-o oarecare activitate. • Posibilitatea de combinare a tehnicilor de planificare ale timpului. • Fişe de evaluare a şedinţelor Şedinţele reprezintă o problemă importantă, având in vedere că “şedinţomania” pare să afecteze un număr mare de manageri. Managerii trebuie în primul rând să cunoască tipurile principale de şedinţe/reuniuni, obiectivele şi rolul lor. 11
Studiile au demonstrat că pentru fiecare minut petrecut planificând activităţile unei zile, o persoană câştigă patru minute atunci când vine momentul aplicării în practică a acelei activităţi. Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager. Peter Drucker [1994, 75] atenţionează că doar managerii eficienţi încep prin a estima cât timp pot considera în mod real că le aparţine. Ei au înţeles că pentru a-şi conduce adecvat afacerea, trebuie să rezerve perioade de timp neîntrerupte dar sunt flexibili în cazul în care descoperă că sunt alte situaţii care necesită atenţie. În acest ultim caz managerii vor elimina din timp acele activităţi care nu sunt total productive.
12
5. Concluzii
Managementul timpului are regulile sale de aur [PROFILESCAN.RO, 2006]: •
stabilirea rutinei zilnice,
•
valorificarea “piscurilor de energie” pentru a face lucrurile care necesită
capacitate maximă, •
respectarea nemiloasă a termenelor limită,
•
ducerea la capăt a problemelor importante chiar dacă sunt neplăcute,
•
eliminarea a tot ce nu este important (multe dintre probleme se rezolvă de la
sine dacă nu li se acordă o importanţă prea exagerată), •
fixarea de perioade “bloc” pentru situaţiile în care se doreşte finalizarea unui
proiect, •
gruparea activităţilor similare,
•
abordarea unei situaţii pe ansamblu şi nedivizarea exagerată a acesteia pentru a
nu pierde întregul şi pentru a nu pierde timp la reluare, •
stabilirea pauzelor pentru momentele în care sunt “coborâşurile de energie”;
•
selectarea cu atenţie a ceea ce se va accepta pentru a fi îndeplinit sau a spune un
“nu” hotărât atunci când nu pare a fi persoana potrivită pentru activitatea sau proiectul respectiv, •
alocarea cu 50% mai mult timp fiecărei sarcini faţă de cât se consideră că
durează şi a lăsa ceva timp între acţiunile planificate. La aceasta se adaugă regula 6040: a planifica doar 60% din timp iar restul de 40% să fie lăsat pentru evenimentele surpriză.
13
Bibliografie
Prof. univ.dr. Alecxandrina Deaconu; Lect.univ.dr. Simona Podgoreanu; Prof.univ.dr. Lavinia Rasca, „Factorul uman şi performaţtele organizaţiei”
A. Androniceanu, „Managementul schimbărilor”, Editura All Educational, Bucureşti, 1998.
Daniela-Tatiana Corodeanu, “Managementul timpului sau tehnici şi instrumente pentru a economisi eficient timpul”, analele ştiinţifice ale universităţii „Alexandru Ioan Cuza” din Iaşi, Ştiinţe Economice, 2005/2006
Pettinger, R., Mastering Management skills, Ed. Palgrave, Hampshire, England, 2000
Managementul timpului, http://www.profilescan.ro/resurse_ro_12.php;
14
