Makalah Retensi Rekam Medik

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar belakang belakang Sesuai dengan dengan Permenkes Permenkes No.749a/1989 No.749a/1989 tentang tentang Rekam Medis, bahwa bahwa semua tempat pea!anan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun kinik kinik wa"ib wa"ib mengada mengadakan kan pea!anan pea!anan rekam rekam medis medis guna meningka meningkatkan tkan mutu pea!anan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana !ang sangat penting daam daam sebuah sebuah pea!ana pea!anan n kesehata kesehatan n karena karena rekam rekam medis medis ber#ungs ber#ungsii sebagai sebagai sumber in#ormasi dan a$uan baik mengenai data sosia, data medis, hingga segaa tindakan pengobatan !ang diberikan kepada pasien. Menurut Permenkes R% No. &'9/Menkes/Per/%%%/&((8 tentang Rekam Medis pada pasa 1, rekam medis adaah berkas !ang berisikan $atatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pea!anan ain !ang teah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat "aan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis medis "uga berguna berguna sebagai sebagai bukti bukti tertuis tertuis atas tindakan) tindakan)tind tindakan akan pea!anan pea!anan terhadap seseorang pasien, "uga mampu meindungi kepentingan hukum bagi pasien !ang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan ain ainn! n!a, a, apab apabi ia a dike dikemu mudi dian an hari hari ter" ter"ad adii suat suatu u ha ha !ang !ang tida tidak k diin diingi gink nkan an men!angkut men!angkut rekam medis itu sendiri. Rekam medis adaah sebuah berkas mengenai data sosia, data medis, maupun maupun data data !ang !ang berisi berisi in#orm in#ormasi asi menge mengenai nai segaa segaa tinda tindakan kan dan dan segaa segaa keadaan pasien di masa au maupun di masa sekarang. *arena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien maka berkas tersebut harus dikeoa dengan baik agar dapat terasakan man#aatn!a. +adi, pengertian rekam medis bukan han!a sebuah kegiatan pen$atatan namun "uga berbagai kegiatan muai dari penerimaan pasien hingga pengambian kembai maupun pemusnahan. Rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan !ang ada. ntuk sarana sarana pea!anan pea!anan kesehatan kesehatan dirumah dirumah sakit, sakit, rekam rekam medis medis pasien pasien rawat rawat inap inap harus disimpan sekurang)kurangn!a ima tahun se"ak pasien berobat terakhir atau puang dari berobat di rumah sakit. Seteah ima tahun, rekam medis dapat dimusnahkan ke$uai ringkasan puang dan persetu"uan tindakan medik. -erk -erkas as reka rekam m medi medis s pada pada rak rak pen! pen!im impa pana nan n tida tidak k sea seama man! n!a a akan akan disi disimp mpan an.. a a ini ini dika dikare rena naka kan n "um "umah ah reka rekam m medi medis s di ruma rumah h saki sakitt teru terus s

1

Maka Ma kala lah h Do Dok kumen umen Rek Rekam am Med Medis is

bertambah sehingga ruang pen!impanan akan penuh dan tidak men$ukupi agi untuk rekam medis !ang baru. Pemusnahan rekam medis merupakan saah satu upa!a upa!a !ang !ang diaku diakukan kan oeh oeh pihak pihak rumah rumah sakit sakit denga dengan n tu"ua tu"uan n mengu menguran rangi gi penumpukan berkas rekam medis di ruang pen!impanan. Pemusnahan adaah kegiatan menghan$urkan se$ara #isik arsip !ang sudah berakhir #ungsin!a serta !ang tidak memiiki niai guna -arthos, &((70. -erkas rekam medis dikatakan akti# ketika tangga puang atau tangga kun"un kun"ungan gan terakh terakhir ir masih masih daam daam "angka "angka waktu waktu tiga tiga sampai sampai ima ima tahun tahun dari dari tangga tangga sekarang sekarang.. -erkas -erkas rekam rekam medis medis dikatakan dikatakan inakti# ketika rekam rekam medis medis tersebut "arang diambi dan disimpan kembai. eh karena itu, #ie)#ie rekam medis inakti# disimpan di tempat !ang "arang diakses daripada rekam medis !ang masih akti# Skurka, &((20. Rekam medis !ang din!atakan inakti# tetap disimpan karena in#ormasi !ang terdapat didaamn!a masih diperukan untuk pendidikan, peneitian dan berobat kembai pasien. 3pabia 3pabia rekam medis inakti# sudah disimpan daam "angka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan !ang ada tidak digunakan agi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan. dimusnahkan. Saah satu bagian rumah sakit !ang menun"ang pea!anan adaah ruang pen!i pen!impa mpanan nan #iin #iing0 g0 !ang !ang berta bertangg nggun ung g "awab "awab daam daam prose proses s penge pengeo oaan aan dokum dokumen en rekam rekam medis medis.. eng engan an saah saah satu satu kegia kegiatan tann! n!a a adaa adaah h meaku meakukan kan pemusnahan dokumen rekam medis !ang tidak memiiki niai guna rekam medis denga dengan n kateg kategori ori terten tertentu tu dan dan nantin nantin!a !a diaku diakukan kan pemus pemusna nahan han khusus khususn!a n!a dokumen rekam medis !ang tidak disimpan se$ara abadi. Pemusnahan adaah suatu kegiatan penghan$uran se$ara #isik dokumen !ang sudah berakhir masa #ungsi dan tidak memiiki niai guna, rusak/ tidak terba$a dan tidak dapat dikenai baik isi maupun bentukn!a. okumen rekam medis !ang akan dimusnahkan dengan kategori adan!a kerusakan dokumen rekam medis seain itu dokumen rekam medis !ang memiiki masa simpan ebih dari 5 tahun atau & tahun sesuai standar +adwa Retensi 3rsip +R30 pada masing)masing masing)masing rumah sakit dan berdasarkan Surat 6daran ir"en ir"en Pea!ana Pea!anan n Medis Medis No. *.((.('. *.((.('.1.5.( 1.5.(11 11'( '( tahun tahun 1995 tentang tentang +adwa +adwa Retensi 3rsip, sehingga dokumen tersebut peru dimusnahkan. engan "adwa peaksanaan pemusnahan pada setiap rumah sakit !ang berbeda)beda sesuai dengan ketentuan kebi"akan rumah sakit.

2


bertambah sehingga ruang pen!impanan akan penuh dan tidak men$ukupi agi untuk rekam medis !ang baru. Pemusnahan rekam medis merupakan saah satu upa!a upa!a !ang !ang diaku diakukan kan oeh oeh pihak pihak rumah rumah sakit sakit denga dengan n tu"ua tu"uan n mengu menguran rangi gi penumpukan berkas rekam medis di ruang pen!impanan. Pemusnahan adaah kegiatan menghan$urkan se$ara #isik arsip !ang sudah berakhir #ungsin!a serta !ang tidak memiiki niai guna -arthos, &((70. -erkas rekam medis dikatakan akti# ketika tangga puang atau tangga kun"un kun"ungan gan terakh terakhir ir masih masih daam daam "angka "angka waktu waktu tiga tiga sampai sampai ima ima tahun tahun dari dari tangga tangga sekarang sekarang.. -erkas -erkas rekam rekam medis medis dikatakan dikatakan inakti# ketika rekam rekam medis medis tersebut "arang diambi dan disimpan kembai. eh karena itu, #ie)#ie rekam medis inakti# disimpan di tempat !ang "arang diakses daripada rekam medis !ang masih akti# Skurka, &((20. Rekam medis !ang din!atakan inakti# tetap disimpan karena in#ormasi !ang terdapat didaamn!a masih diperukan untuk pendidikan, peneitian dan berobat kembai pasien. 3pabia 3pabia rekam medis inakti# sudah disimpan daam "angka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan !ang ada tidak digunakan agi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan. dimusnahkan. Saah satu bagian rumah sakit !ang menun"ang pea!anan adaah ruang pen!i pen!impa mpanan nan #iin #iing0 g0 !ang !ang berta bertangg nggun ung g "awab "awab daam daam prose proses s penge pengeo oaan aan dokum dokumen en rekam rekam medis medis.. eng engan an saah saah satu satu kegia kegiatan tann! n!a a adaa adaah h meaku meakukan kan pemusnahan dokumen rekam medis !ang tidak memiiki niai guna rekam medis denga dengan n kateg kategori ori terten tertentu tu dan dan nantin nantin!a !a diaku diakukan kan pemus pemusna nahan han khusus khususn!a n!a dokumen rekam medis !ang tidak disimpan se$ara abadi. Pemusnahan adaah suatu kegiatan penghan$uran se$ara #isik dokumen !ang sudah berakhir masa #ungsi dan tidak memiiki niai guna, rusak/ tidak terba$a dan tidak dapat dikenai baik isi maupun bentukn!a. okumen rekam medis !ang akan dimusnahkan dengan kategori adan!a kerusakan dokumen rekam medis seain itu dokumen rekam medis !ang memiiki masa simpan ebih dari 5 tahun atau & tahun sesuai standar +adwa Retensi 3rsip +R30 pada masing)masing masing)masing rumah sakit dan berdasarkan Surat 6daran ir"en ir"en Pea!ana Pea!anan n Medis Medis No. *.((.('. *.((.('.1.5.( 1.5.(11 11'( '( tahun tahun 1995 tentang tentang +adwa +adwa Retensi 3rsip, sehingga dokumen tersebut peru dimusnahkan. engan "adwa peaksanaan pemusnahan pada setiap rumah sakit !ang berbeda)beda sesuai dengan ketentuan kebi"akan rumah sakit.

2


2. Tujua Tujuan n a. ntuk ntuk Meng Mengetahu etahuii Penge Pengertian rtian Rekam Rekam Medis Medis b. ntuk Mengetahui Peran, u"uan dan Man#aat Rekam Medis $. ntuk ntuk Mengeta Mengetahui hui Prinsi Prinsip p Pen!ee Pen!eengga nggaraan raan Rekam Rekam Medis Medis d. ntuk ntuk Meng Mengetahu etahuii *egiatan *egiatan Rekam Rekam Medis Medis e. ntuk ntuk Menget Mengetahui ahui Pen!impa Pen!impanan nan Rekam Rekam Medis Medis #. ntuk ntuk Mengeta Mengetahui hui Ruang Ruang Pen!impa Pen!impanan nan an an Penge Pengeoaa oaan n Rekam Rekam Medis Medis g. ntuk ntuk Mengetahu Mengetahuii ara Pengamb Pengambian ian *emba *embaii -erkas -erkas Rekam Medis Medis h. ntuk ntuk Mengeta Mengetahui hui Peren Peren$ana $anaan an -erka -erkas s Rekam Rekam Medis Medis !ang !ang idak idak 3kti# 3kti# i. ".

3

agi ntuk ntuk Meng Mengeta etahui hui Siste Sistem m Retensi Retensi oku okumen men Reka Rekam m Medis Medis ntuk Mengetahui Mengetahui Sistem Pemusnahan Pemusnahan okumen Rekam Rekam Medis


BAB II PEMBAHASAN A. Penger Pengertia tian n Reka Rekam m Medis Medis Rekam Medis adaah berkas !ang berisi $atatan dan dokumen mengenai identitas identitas pasien, pasien, basi basi pemeriksa pemeriksaan, an, pengobata pengobatan, n, tindakan tindakan dan pea!ana pea!anan n ainn!a !ang diterima pasien pada sarana kesebatan, baik rawat "aan maupun rawat inap Permenkes No.749a/Menkes/Per/:%%/19890 No.749a/Menkes/Per/:%%/19890 Rekam Medis adaah berkas !ang berisi $atatan dan dokumen antara ain identitas identitas pasien, pasien, hasi hasi pemeriks pemeriksaan, aan, pengobata pengobatan n !ang teah teah diberikan diberikan,, serta tindakan tindakan dan pea!ana pea!anan n ain !ang teah teah diberika diberikan n kepada kepada pasien. pasien. atatan atatan merupakan tuisan)tuisan !ang dibuat oeh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan tindakan)tind )tindakan akan !ang diakuka diakukan n kepada kepada pasien pasien daam daam rangka rangka paa!ana paa!anan n kesehatan P6RM6N*6S No;&'9/M6N*6S/P6R/%%%/&((80. Rekam Medis adaah kompendium ikhtisar0 !ang berisi in#ormasi tentang keadaan keadaan pasien pasien seama seama perawata perawatan n atau seama seama pemeiha pemeiharaan raan kesehata kesehatan n 
!ang dipero diperoeh eh pasien seama seama dirawat dirawat dan diobati

>emaa atta, Sabarguna &((4;'20. Rekam medis di"easkan se$ara uas bahwa rekam medis tidak han!a sekedar sekedar kegiatan kegiatan pen$atata pen$atatan, n, akan tetapi tetapi mempun! mempun!ai ai pengertia pengertian n sebagai sebagai suatu sistem pen!eenggaraan suatu instaasi atau unit kegiatan. Sedangkan

4


kegiatan pen$atatann!a sendiri han!a merupakan saah satu bentuk kegiatan !ang ter$antum di daam uraian tugas !ang dimuai pada saat diteriman!a pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pen$atatan data medik pasien seama pasien itu mendapatkan pea!anan medik di rumah sakit dan dian"utkan

dengan

pen!eenggaraan

penanganan

pen!impanan

berkas

serta

rekam

medis

pengeuaran

!ang

berkas

dari

meiputi tempat

pen!impanan untuk mea!ani permintaan atau pemin"aman apabia dari pasien atau untuk keperuan ainn!a ir"en ?anmed, &(('0 Rekam medis merupakan berkas/dokumen penting bagi setiap instansi rumah sakit. Menurut Peraturan Menteri *esehatan Repubik %ndonesia &((8;10, rekam medis adaah berkas !ang berisikan $atatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pea!anan ain !ang teah diberikan kepada pasien. Rekam medis adaah #akta !ang berkaitan dengan keadaan pasien, riwa!at pen!akit dan pengobatan masa au serta saat ini !ang dituis oeh pro#esi kesehatan !ang memberikan pea!anan kepada pasien tersebut u##man daam @a"ri, &((8;50 engan meihat pengertian di atas dapat dikatakan bahwa suatu berkas rekam medis mempun!ai arti !ang ebih uas daripada han!a sekedar $atatan biasa, karena didaam $atatan tersebut sudah memuat segaa in#ormasi men!angkut seorang pasien !ang akan di"adikan dasar untuk menentukan tindakan ebih an"ut kepada pasien. Rekam medis dapat dibuat se$ara kon=ensiona tertuis0 ataupun se$ara eektronik. 3dapun isi rekam medis berbeda)beda antara pasien rawat inap , rawat "aan, pasien dawat darurat, dan pasien ben$ana. -erikut isi rekam medik keempat "enis pasien tersebut;

No $.

%.

5

Pasien Rawat Jalan %dentitas pasien

Pasien Rawat Inap %dentitas pasien

Pasien awat Dar!rat %dentitas pasien

angga dan waktu


*ondisi saat pasien tiba disarana pea!anan kesehatan

Makalah Dokumen Rekam Medis

Pasien "eadaan Ben#ana +enis ben$ana dan okasi dimana pasien ditemukan *ategori kegawatan dan nomor pasien ben$ana masa

&.

asi anamnesis, men$akup sekurang) kurangn!a keuhan dan riwa!at pen!akit asi pemeriksaan #isik dan penun"ang medik iagnosis

'.

(.

asi anamnesis, men$akup sekurang) kurangn!a keuhan dan riwa!at pen!akit

%dentitas pengantar pasien

asi pemeriksaan #isik dan penun"ang medik


iagnosis

asi anamnensis, men$akup sekurang A kurangn!a keuhan dan riwa!at pen!akit asi pemeriksaan #isik dan penun"ang medik iagnosis

).

Ren$ana penataaksanaa n

Ren$ana penataaksanaan

*.

Pengobatan dan/atau tindakan Pea!anan ain !ang teah diberikan kepada pasien ntuk pasien kasus gigi diengkapi dengan odontogram kinik

Pengobatan dan/atau tindakan Persetu"uan tindakan bia diperukan

+.

,.

$-.

Persetu"uan tindakan bia diperukan

6

atatan obser=asi kinis dan hasi pengobatan

Ringkasan puang dis$harge summar!0

Pengobatan dan/atau tindakan Ringkasan kondisi pasien sebeum meninggakan pea!anan unit gawat darurat dan ren$ana tindak an"ut Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu !ang


%dentitas !ang menemukan pasien

memberikan pea!anan kesehatan

$$.

Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu !ang memberikan pea!anan kesehatan Pea!anan ain !ang diakukan oeh tenaga kesehatan tertentu ntuk pasien kasus gigi diengkapi dengan odontogram kinik

$%.

$&.

Sarana transportasi !ang digunakan bagi pasien !ang akan dipindahkan ke sarana pea!anan kesehatan ain Pea!anan ain !ang teah diberikan kepada pasien

B. Peran /!0!an dan Man1aat Rekam Medis 1. Peran Rekam medis !ang baik adaah rekam medis !ang memuat semua in#ormasi !ang dibutuhkan, baik !ang diperoeh dari pasien, pemikiran dokter, pemeriksaan dan tindakan dokter, komunikasi antar tenaga medis/kesehatan dan !ang ainn!a. -erikut merupakan peran rekam medik se$ara umum; apat digunakan sebagai aat pembuktian adan!a keaaian medis ntuk membuktikan bahwa seuruh proses penanganan dan tindakan • •

medik !ang diakukan dokter dan tenaga kesehatan ainn!a sesuai dengan standar pro#esi dan standar prosedur operasiona atau berarti bahwa keaaian medis tersebut tidak ter"adi. 2. Tujuan u"uan rekam medis menurut atta &((80 dapat dibagi daam dua keompok besar, !aitu tu"uan primer dan tu"uan sekunder. a. u"uan Primer

7


u"uan primer rekam medis ditu"ukan kepada ha !ang paing berhubungan angsung dengan pea!anan pasien. u"uan primer terbagi daam ima kepentingan, !aitu ;  ntuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan aat bukti utama !ang mampu membenarkan adan!a pasien dengan identitas !ang "eas dan teah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pea!anan kesehatan dengan segaa hasi serta konsekuensi bia!an!a. kepentingan  ntuk

pea!anan

pasien,

rekam

medis

mendokumentasikan pea!anan !ang diberikan oeh tenaga kesehatan, penun"ang medis dan tenaga ain !ang beker"a daam berbagai #asiitas pea!anan kesehatan.  ntuk kepentingan mana"emen pea!anan, rekam medis !ang engkap memuat segaa akti=itas !ang ter"adi daam mana"emen pea!anan sehingga digunakan daam menganaisis berbagai pen!akit, men!usun pedoman praktik, serta untuk menge=auasi mutu pea!anan !ang diberikan.  ntuk kepentingan menun"ang pea!anan, rekam medis !ang rin$i akan mampu men"easkan akti=itas !ang berkaitan dengan penanganan sumber)sumber !ang ada pada organisasi pea!anan di rumah sakit, menganaisis ke$enderungan !ang ter"adi dan mengkomunikasikan in#ormasi di antara kinik !ang berbeda.  ntuk kepentingan pembia!aan, rekam medis !ang akurat men$atat segaa pemberian pea!anan kesehatan !ang diterima pasien. %n#ormasi ini menentukan besarn!a pemba!aran !ang harus diba!ar. b. u"uan Sekunder u"uan sekunder rekam medis ditu"ukan kepada ha !ang berkaitan dengan ingkungan seputar pea!anan pasien namun tidak berhubungan angsung se$ara spesi#ik, !aitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebi"akan. u"uan Primer Rekam Medis a. -agi pasien 10 Men$atat "enis pea!anan !ang di terima &0 -ukti pea!anan 20 Mengetahui bia!a

u"uan Sekunder Rekam Medis a. 6dukasi 10 -ahan penga"aran &0 Men!iapkan sesi pertemuan

pea!anan.

dan presentasi 20 Mendokumentasikan pengaaman pro#esiona di bidang kesehatan

8


b. -agi pihak pemberi pea!anan kesehatan 10 Membantu kean"utan

b. Peraturan 10 -ukti penga"uan perkara ke pengadian &0 Membantu pemasaran

pea!anan &0 Sarana pengikat kinisi 20 Menun"ang pea!anan

pengawasan 20 Meniai kepatuhan sesuai

pasien 40 Mendokumentasikan

standar pea!anan 40 Membandingkan

pea!anan pasien 50 Menghasikan ren$ana

rganisasi pea!anan kesehatan

pea!anan Mendokumentasikan #aktor resiko pasien $. -agi mana"emen pea!anan pasien 10 Menganaisis kegawatan

$. Riset 10 Mengembangkan produk &0 20 40 50

pen!akit &0 Merumuskan pedoman praktik penanganan resiko 20 Meaksanakan kegiatan

baru Meaksanakan riset kinis Meniai eknoogi Studi keuaran pasien Mengidenti#ikasi popuasi !ang beresiko

men"aga mutu 40 Memberikan $orak daam menggunakan sarana pea!anan d. -agi penun"ang pea!anan pasien 10 3okasi sumber &0 Meniai beban ker"a 20 Mengkomunikasikan

d. Pengambian kebi"akan 10 Mengaokasikan sumber A sumber &0 Meaksanakan ren$ana strategis Memonitor kesehatan

in#ormasi berbagai unit ker"a e. -agi pemba!aran dan penggantian bia!a 10 Menga"ukan kaim asuransi &0 Menangani Pengeuaran 20 Meaporkan pengeuaran 40 Menetapkan bia!a !ang

mas!arakat e. %ndustri 10 Meaksanakan Riset dan pengembangan &0 Meren$anakan strategi pemasaran

harus di ba!ar Rekam medis akti# adaah berkas rekam medis !ang tangga puang atau tangga kun"ungan terakhir masih daam "angka waktu tiga sampai ima tahun dari tangga sekarang Skurka, &((20.

9


Rekam medis inakti# adaah naskah/berkas !ang teah disimpan minima seama ima tahun di unit ker"a rekam medis dihitung se"ak tangga terakhir pasien tersebut dia!ani pada sarana pea!anan kesehatan atau ima tahun seteah meningga dunia ir"en Pea!anan Medik 1995 No.*.((.('.1.5.(11'(0. 3. Manfaat 3da beberapa pendapat tentang man#aat rekam medis. i bawah ini adaah man#aat rekam medis menurut >ibon! 19910 !ang disingkat sebagai 3@R6; a. 3dministrati=e =aue, !aitu Rekam medis merupakan rekaman data adminitrati# pea!anan kesehatan. b. ega =aue, !aitu Rekam medis dapat.di"adikan bahan pembuktian di pengadian $. @inan$ia =aue, !aitu Rekam medis dapat di"adikan dasar untuk perin$ian bia!a pea!anan kesehatan !ang harus diba!ar oeh pasien d. Resear$h =aue, !aitu ata Rekam Medis dapat di"adikan bahan untuk peneitian daam apangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan. e. 6du$ation =aue, !aitu Rekam Medis sebagai sebuah instrumen untuk proses pembea"aran baik bagi rumah sakit maupun bagi peserta pendidikan. ata/in#ormasi

perkembangan kronoogis dan kegiatan

pea!anan medik kepada pasien dapat di"adikan re#erensi penga"aran o$umentation =aueB !aitu Rekam Medis berman#aat sebagai sumber

#.

data

dan

in#ormasi

!g

harus

didokumentasi

sebagai

bahan

pertanggung"awaban dan aporan RS aam Peraturan Menteri *esehatan No.749a tahun 1989 men!ebutkan bahwa Rekam Medis memiiki 5 man#aat, !aitu ; a. Sebagai dasar pemeiharaan kesehatan dan pengobatan pesien b. Sebagai bahan pembuktian daam perkara hokum $. -ahan untuk kepentingan peneitian d. Sebagai dasar pemba!aran bia!a pea!anan kesehatan dan e. Sebagai bahan untuk men!iapkan statistik kesehatan Menurut %nternationa @ederation eath rganiCation 199&;&0, rekam medis disimpan dengan tu"uan; a. @ungsi komunikasi Rekam medis disimpan untuk komonikasi diantara dua orang !ang bertanggung"awab terhadap kesehatan pasien untuk kebutuhan pasien saat ini dan !ang akan datang. b. *esehatan pasien !ang berkesinambungan

10


Rekam medis dihasikan atau dibuat untuk pen!embuhan pasien setiap waktu dan sesegera mungkin. $. 6=auasi kesehatan pasien Rekam medis merupakan saah satu mekanisme !ang memungkinkan e=auasi terhadap standar pen!embuhan !ang teah diberikan. d. Rekaman berse"arah Rekam medis merupakan $ontoh !ang menggambarkan tipe dan metode pengobatan !ang diakukan pada waktu tertentu. e. Medikoega Rekam medis merupakan bukti dari opini !ang !ang bersi#at prasangka menegnai kondisi, se"arah dan prognosi pasien. #.

u"uan statistik Rekam medis dapat digunakan untuk menghitung "umah pen!akit, prosedur pembedahan dan insiden !ang ditemukan seteah pengobatan khusus.

g. u"uan peneitian dan pendidikan Rekam medis di waktu !ang akan datang dapat digunakan daam peneitian kesehatan. -erdasarkan aspek diatas maka rekam medis mempun!ai niai kegunaan !ang sangat uas, !aitu; 10 &0 20 40 50 '0 70 80

asar pemeiharaan kesehatan dan pengobatan pasien -ahan pembuktian daam hokum -ahan untuk kepentingan peneitian dan pendidikan asar pemba!aran bia!a pea!anan kesehatan -ahan untuk men!iapkan statistik kesehatan @ungsi komunikasi *esehatan pasien !ang berkesinambungan Rekaman berse"arah.

2. Prinsip Pen3elenggaraan Rekam Medis Pen$atatan daam rekam medis pada setiap rumah sakit memiiki aturan tersendiri. 3kan tetapi, pada dasarn!a memiiki prinsip !ang sama di antaran!a sebagai berikut Soeparto dkk., &(('0. 10 atat se$ara tepat enaga kesehatan sesuai dengan kompetensin!a harus meakukan pen$atatan daam waktu se$epat mungkindengan peaksana obser=asi dan pemberian tindakan se$ara tepat. +ika pen$atatan diaksanakan pada akhir dinas,dikhawatirkan akan terupakan dan in#ormasi !ang didapat tidak akurat.

11


&0 indari pen$atatan dengan sistem bok *ebiasaan men$atat semua in#ormasi pasien daam satu waktu atau dikena sistem bok memiiki ban!ak keemahanseperti kehiangan ban!ak in#ormasi, tidak akurat, dan waktu pen$atatan tidak terstruktur. eh karena itu, kebiasaanmen$atat aporan perkembangan pasien dengan menggunakan sistem bok peru dihindari. 20 atat segera seteah pemberian tindakan Pen$atatan

daam

rekam

medis

seharusn!a

diakukan

seteah

pemberian tindakan pada pasien. a ini diakukanuntuk menghindari adan!a in#ormasi !ang bias dan tidak akurat karena pen$atatan !ang ama tidak men$erminkanrespons se$ara angusng pada pasien.

40 %si bagian #ormat pen$atatan !ang masih kosong Pen$atatan harus dituis seengkap mungkin untuk menghindari mun$un!a pertan!aan seperti sudahkah datadiperoeh atau dika"i untuk menghindari interpretasi daam pen$atatan !ang kosong. eh karenan!a, beberapa#asiitas

atau

tempat

pea!anan

kesehatan

memiiki

aturan

tersendiri, seperti pen$antuman garis datar atau ainn!a. *emudian menurut enters #or Medi$are dan Medi$aid Ser=i$es dan rai-aCer *esehatan 6nterprise,  prinsip rekam medis ada 1(, diantran!a; 10 Rekam medis harus engkap dan dapat diba$a. &0 okumentasi dari setiap pertemuan pasien harus men$akup; a. anggaB b. 3asan pertemuan ituB $. Sesuai se"arah dan pemeriksaan #isik daam hubungan dengan keuhan utama pasienB d. Re=iew ab, D)ra! data dan a!anan tambahan ainn!a, bia sesuaiB e. Peniaian, dan #. Ren$ana untuk perawatan termasuk ren$ana debit, "ika sesuai0 20 iagnosa masa au dan sekarang harus dapat diakses oeh mengobati dan / atau dokter konsutasi.. 40 3asan dan hasi A : A Ra!, tes aboratorium dan a!anan tambahan ainn!a harus didokumentasikan atau dimasukkan daam $atatan medis. 50 @aktor risiko kesehatan !ang ree=an harus diidenti#ikasi '0 Perkembangan pasien, termasuk respon terhadap pengobatan, perubahan daam pengobatan, perubahan daam diagnosis, dan pasien non)kepatuhan, harus didokumentasikan. 70 Ren$ana tertuis untuk perawatan harus men$akup, "ika diperukan; a. perawatan dan obat)obatan, menentukan #rekuensi dan dosis b. setiap arahan dan konsutasi

12


$. pasien / pendidikan keuarga, dan d. petun"uk khusus untuk tindak an"ut. 80 okumentasi harus mendukung intensitas e=auasi pasien dan / atau perawatan,

termasuk

meaui

proses

dan

kompeksitas

medis

pengambian keputusan s berkaitan dengan keuhan utama pasien untuk pertemuan itu. 90 Semua entri ke $atatan medis harus tangga dan dikon#irmasi. 1(0 *ode P/%)9)M diaporkan pada #ormuir MS)15(( kaim harus men$erminkan dokumentasi daam $atatan medis. D. "egiatan Rekam Medis *egiatan

Rekam

Medis

berdasarkan

S*

ir"en

?anmed

No.

?M.((.(2.&.&.1&9' tahun 199', !aitu ;     

Penerimaan pasien Pen$atatan Pengeoaan ata Medis Pen!impanan Rekam Medis Pengambian kembai Retri=a0 Sedangkan berdasarkan Pedoman 3kredetasi RS tahun &((&, kegiatan

rekam medis !aitu ; • • • • •

Penerimaan pasien pen$atatan data sosia pasien0 Pen$atatan data)data pea!anan Pengeoaan data $oding, indeDing0 Peaporan Pen!impanan atau pengambian kembai ari pen"easan diatas maka se$ara garis besar kegiatan rekam medis

terdiri dari 2 kegiatan, !aitu ; 10 Pen$atatan, !aitu pen$atatan identitas pasien !ang diakukan di tempat penda#taran atau tempat penerimaan pasien PP0 baik di rawat "aan, >, maupun rawat inap dan diker"akan oeh petuga rekam medis. Pen$atatan anamnesa, pemeriksaan

#isik,

diagnosis,

pemeriksaan

penun"ang, terapi, dan tindakan medis diakukan di tempat pea!anan kesehatan rawat "aan, >, dan rawat inap serta ruang pemeriksaan penun"ang. &0 Pengeoaan atau pengarsipan, !aitu upa!a mengeoa rekam medis agar isin!a engkap, mudah

disimpan, dan mudah diambi kembaiika

dibutuhkan. Pengeoaan berkaitan dengan tempat pen!impanan rekam medis, sistem penomoran, aat)aat !ang digunakan, assembing, dan anaisa baik se$ara kuaitati# maupun kuantitati#.

13


20 Pengeoaan data, !aitu kegiatan mengumpukan, menghitung, dan menganaisa data)data dari kegiatan maupun data)data medis dan non) medis !ang ada direkam medis sehingga men"adi aporan atau in#ormasi !ang dibutuhkan baik oeh pihak intern maupun ekstern. E. Pen3impanan Rekam Medis aam audit medis, umumn!a sumber data !ang digunakan adaah rekam medis pasien, baik !ang rawat "aan maupun !ang rawat inap. Rekam medis adaah sumber data !ang paing baik di rumah sakit, meskipun ban!ak memiiki keemahan. -eberapa keemahan rekam medis adaah sering tidak adan!a beberapa data !ang bersi#at sosia)ekonomi pasien, seringn!a pengisian rekam medis !ang tak engkap, tidak ter$antumn!a persepsi pasien, tidak berisi penataaksanaan EpeengkapF seperti pen"easan dokter dan perawat, seringkai tidak memuat kun"ungan kontro pas$a perawatan inap, d. ampak dari audit medis !ang diharapkan tentu sa"a adaah peningkatan mutu dan e#ekti#itas pea!anan medis di sarana kesehatan tersebut. Namun di samping itu, kita "uga peru memperhatikan dampak ain, seperti dampakn!a terhadap periaku para pro#esiona, tanggung)"awab mana"emen terhadap niai dari audit medis tersebut, seberapa "auh mempengaruhi beban ker"a, rasa akuntabiitas, prospek karier dan mora, dan "enis peatihan !ang diperukan. iantara semua man#aat Rekam Medis, !ang terpenting adaah aspek ega Rekam Medis. Pada kasus mapraktek medis, keperawatan maupun #armasi, Rekam Medis merupakan saah satu bukti tertuis !ang penting. -erdasarkan in#ormasi daam Rekam Medis, petugas hukum serta Ma"eis akim dapat menentukan benar tidakn!a teah ter"adi tindakan mapraktek, bagaimana ter"adin!a mapraktek tersebut serta menentukan siapa sebenarn!a !ang bersaah daam perkara tersebut. *egiatan pen!impanan rekam medis bertu"uan untuk meindungin!a dari kerusakan #isik dan isin!a itu sendiri. Rekam medis harus diindungi dan dirawat karena merupakan benda !ang sangat berharga bagi rumah sakit. 3da dua $ara pen!impanan berkas rekam medis itu sendiri, !aitu ; 1. Sentraisasi Sentraisasi !aitu pen!impanan rekam medis dimana antara rekam medis kun"ungan poikinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat men"adi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis. Kelebihan • •

14

apat mengurangi ter"adin!a dupikasi berkas rekam medis apat men!eragamkan tata ker"a, peraturan, dan aat !ang digunakan


• •

6#isiensi ker"a petugas Permintaan rekam medis dapat dia!ani setiap saat

Kekurangan • •

Peru waktu daam pea!anan rekam medis Peru ruangan, aat, dan pegawai !ang ebih ban!ak "ika tempat

pen!impanan "auh dengan okasi penggunaan rekam medis &. esentraisasi !aitu sistem pen!impanan rekam medis dimana ter"adi pemisahan antara rekam medis kun"ungan poikinik dan rekam medis seama pasien dirawat. Rekam medis kun"ungan poikinik disimpan di poikinik !ang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan disimpan di bagian rekam medis. Kelebihan 6#isiensi waktu dimana pasien mendapatkan pea!anan !ang ebih •

$epat *er"a petugas rekam medis ebih ringan Pengawasan terhadap berkas rekam medis ebih ketat karena

• •

ingkupn!a sempit Kekurangan er"adi dupikasi rekam medis sehingga riwa!at pen!akit terpisah -ia!a pengadaan rekam medis ebih ban!ak -entuk dan isi rekam medis berbeda Menghambat pea!anan "ika rekam medis dibutuhkan oeh unit ain • • • •

Sedangkan sistem pen!impanann!a, biasan!a diakukan dengan sistem numerik. 3da tiga sistem numerik daam pen!impanan berkas rekam medis, !aitu ; 10 sistem nomor angsung straight numeri$a #iing s!stem0 !aitu pen!impanan berkas rekam medis pada se$ara berurutan sesuai dengan nomor urut rekam medis tersebut. Misan!a ;

&&(91(,

&&(911,

&&(91&, dan seterusn!a. *eebihan ; •

memudahkan daam pengambian se"umah rekam medis dengan nomor

•

!ang berurutan dan untuk rekam medis !ang tidak akti# agi memudahan daam meatih petugas pen!impanan rekam medis

*eemahan ; 

kesibukan tidak merata, kegiatan tersebuk ter"adi pada rak pen!impanan

rekam medis dengan nomor terbaru  peru konsentrasi petugas untuk menghindari kesaahan pen!impanan rekam medis nomor tertukar0

15




pengawasan kerapian sukar diakukan &0 sistem nomor akhir termina digit #iing s!stem0 !aitu sistem !ang menggunakan nomor dengan ' angka !ang dikeompokkan men"adi tiga. 3ngka pertama terdiri dari dua keompok angka !ang teretak paing kanan, angka kedua terdiri dari dua keompok angka !ang teretak di tengah, dan angka ketiga terdiri dari dua angka !ang teretak paing kiri. Misan!a ; &&

(9

angka ketiga0

1(

angka kedua0

tertiar! digit

angka pertama0

se$ondar! digit

primar! digit

aam pen!impanan dengan sistem angka akhir ada 1(( keompok angka pertama !aitu (( sampai dengan 99. pada waktu men!impan, petugas harus meihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak pen!impanan untuk keompok angka pertama !ang bersangkutan. Pada keompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan etakn!a menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didaam urutan sesuai dengan

keompok

angka

ketiga,

sehingga

daam

setiap

keompok

pen!impanan nomor pada keompok angka ketigaah !ang seau berainan. *eebihan ; 

pertambahan rekam medis merata ke 1(( keompok se$tion0 di daam

rak pen!impanan  peker"aan pen!impanan dan pengambian rekam medis dapat dibagi se$ara merata  kekeiruan men!impan

dapat

di

$egah,

karena

petugas

han!a

memperhatikan & dua0 angka akhir sa"a daam memasukkan rekam medis kedaam rak Sedangkan keemahann!a adaah peru waktu !ang $ukup ama untuk meatih dan membimbing petugas pen!impanan.

20 sistem nomor tengah midde digit0 aam sistem pen!impanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka)angka. 3ngka !ang teretak ditengah men"adi angka pertama, angka !ang teretak paing kiri men"adi angka kedua, dan angka paing kanan men"adi angka ketiga. ontoh ; &&

16

(9


1(

angka kedua0

angka pertama0 angka ketiga0

*eebihan ; •

memudahkan pengambian 1(( buah rekam medis !ang nomorn!a

•

berurutan penggantian dari sistem nomor angsung ke sistem angka tengah ebih muda daripada penggantian sistem nomor angsung ke sistem angka

•

akhir pen!ebaran nomor)nomor ebih merata "ika dibandingkan dengan sistem

•

nomor angsung, tetapi masih tidak men!amai sistem angka akhir petugas dapat dibagi pada se$tion pen!impanan tertentu sehingga kekeiruan men!impan dapat di $egah

*eemahan ; 

memerukan atihan dan bimbingan !ang ebih ama bagi petugas  ter"adi rak owong pada beberapa se$tion, bia rekam medis diaihkan ke tempat pen!impanan in)akti# epkes, 1991 ; 190 Menurut Suist!o)-asuki &((20, arsip dinamis inakti# adaah arsip !ang sudah "arang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperuan ru"ukan atau memenuhi pers!aratan retensi sesuai ketentuan undang) undang. aam menentukan $ara untuk men!impan arsip dinamis inakti# !ang diihat dari segi mana"emen arsip dinamis dan pemakai, perusahaan memerukan tiga pertimbangan, !aitu; a0 Pengembangan "adwa pemusnahan +adwa pemusnahan dimuat daam "adwa retensi arsip dinamis, keberadaan

"adwa

untuk

men"amin

bahwa

arsip

dinamis

tetap

dipertahankan daam "angka waktu !ang sesuai dengan niain!a. b0 *eputusan men!angkut media pen!impanan ntuk mengambi keputusan apakah arsip dinamis inakti# akan t etap disimpan daam #ormat kertas atau #ormat eektronik. $0 *eputusan men!angkut #asiitas pen!impanan *eputusan ini men!angkut "enis #asiitas pen!impanan !ang paing sesuai untuk men!impan arsip dinamis inakti#, serta metode pemusnahan !ang sesuai. Pen!impanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis sesuai Permenkes No. &'9/M6N*6S/P6R/%%%/&((8. Sesuai Permenkes tersebut di"easkan antara ain; a. ntuk Pea!anan *esehatan di Rumah Sakit daam mengeoa dan pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut;

17




Rekam medis pasien rawat inap wa"ib disimpan sekurang)kuangn!a 5 tahun se"ak pasien berobat terakhir atau puang dari berobat di rumah

sakit.  Seteah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan ke$uai ringakasan puang dan persetu"uan tindakan medik.  Ringakasan puang dan persetu"uan tindakan medik wa"ib disimpan daam "angka waktu 1( se"ak ringkasan dan persetu"uan medik dibuat.  Rekam medis dan ringkasan puang disimpan oeh petugas !ang ditun"uk oeh pimpinan sarana pea!anan kesehatan. b. ntuk Pea!anan *esehatan non rumah Sakit daam mengeoa dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut; Rekam medis pasien wa"ib disimpan sekurang)kuangn!a & tahun •

se"ak pasien berobat terakhir atau puang dari berobat. Seteah & tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan. *erahasiaan isi rekam medis !ang berupa identitas, diagnosis, riwa!at pen!akit, riwa!at pemeriksaan dan riwa!at pengobatan harus di"aga kerahasiaann!a oeh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan ain, petugas pengeoa dan pimpinan sarana pea!anan kesehatan. ntuk keperuan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan; a0 ntuk kepentingan kesehatan pasien. b0 3tas perintah pengadian untuk penegakan hukum. $0 Permintaan dan atau persetu"uan pasien sendiri. d0 Permintaan embaga /institusi berdasarkan undang)undang. e0 ntuk kepentingan peneitian, audit, pendidikan dengan s!arat tidak men!ebutkan identitas pasien. Permintaan rekam medis tersebut harus diakukan tertuis kepada pimpinan sarana pea!anan kesehatan. Sesuai *etentuan Permenkes No. &'9/M6N*6S/P6R/%%%/&((8 maka kita dapat men"aankan pengeoaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. okter, dokter gigi dan petugas ain, pengeoa dan pimpinan harus

men"aga

kerahasiaan

rekam

medis

serta

dapat

meman#aatkan rekam medis sesuai ketentuann!a. 4. R!angan pen3impanan dan Pengelolaan Rekam Medis okasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pea!anan !ang $epat kepada seuruh pasien, mudah di$apai dari segaa pen"uru dan mudah menun"ang ni=ersitas Sumatera tara pea!anan administrasi. 3at pen!impanan !ang baik, penerangan !ang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeiharaan ruangan, perhatian terhadap #aktor keseamatan petugas, bagi suatu ruangan pen!impanan rekam medis sangat 18

membatu

memeihara

dan

mendorong


kegairahan

ker"a

dan

produkti=itas pegawai. Penerangan atau ampu !ang baik, menghindari keeahan pengihatan petugas. Peru diperhatikan pengaturan suhu ruangan, keembaban, pen$egahan debu dan pen$egahan baha!a kebakaran. Ruangan pen!impanan arsip harus memperhatikan ha)ha berikut ;  Ruangan pen!impanan arsip "angan terau embab, harus di"aga supa!a tetap kering. Supa!a ruangan tidak terau embab peru diatur berkisar '5( @ sampai 75( @ dan keembaban udara sekitar 5(G sampai '5G. ntuk dihidupkan seama &4 "am terus menerus. Perhatikan 3 "uga bisa mengurangi ban!akn!a debu.  Ruangan harus terang, dan sebaikn!a menggunakan penerangan aam, !aitu sinar matahari. Sinar matahari, seain memberikan penerangan ruangan, "uga dapat membantu membasmi musuh kertas arsip.  Ruangan hendakn!a terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip, antara ain "amur, ra!ap, ngengat. ntuk menghindarin!a dapat digunakan sodium arsenite, dengan meetakkann!a di $eah)$eah antai. Setiap enam buan sekai ruangan disemprot dengan ra$un serangga seperti ; , iedrin, Pr!thrum, >aama -enCene eDa$oride, dengan $ara men!emprotkan ra$un pada dinding, antai dan aat)aat !ang dibuat dari ka!u.  Ruangan pen!impanan arsip sebaikn!a terpisah dari ruangan kantor ain untuk men"aga keamanan arsip)arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut si#atn!a rahasia, mengurangi au intas pegawai ainn!a, dan menghindari pegawai ain memasuki ruangan sehingga pen$urian arsip dapat dihindari. 
19


rekam medis terindungdari debu dan kotoran dari uar. Pemeiharaan kebersihan !ang baik, akan memeihara rekam medis tetap rapi daam ha penggunaan rak)rak terbuka. @aktor)#aktor keseamatan harus diutamakan pada bagian pen!impanan rekam medis. ep.*es, 1991 ; &40.

. Retri5al Berkas Rekam Medis Pengambian rekam medis "uga memiiki tata $ara tertentu. 3dapun tata $ara pengambian

rekam

medis

pasien !ang

dibutuhkan dari ruang

pen!impanan rekam medis adaah sebagai berikut; a0 Pengeuaran rekam medis *etentuan pokok !ang harus ditaati di tempat pen!impanan adaah ; rekam medis tidak boeh keuar dari ruangan rekam medis, tanpa •

•

tanda keuar/kartu permintaan. apabia rekam medis dipin"am, wa"ib dikembaikan daam keadaan baik dan tepat waktun!a. Seharusn!a setiap reka medis kembai

•

agi kerakn!a pada setiap akhir ker"a pada hari !ang bersamaan. rekam medis tidak di benarkan diambi dari rumah sakit, ke$uai

•

atas perintah pengadian. permintaan rutin terhadap rekam medis !ang datang dari poikinik, dari dokter !ang meakukan riset, harus dia"ukan kebagian rekam medis setiap hari pada "am !ang teah ditentukan. petugas harus menuis dengan benar dan "eas nama pasien dan

nomor rekam medisn!a. b0 Petun"uk keuar outguide0 Petun"uk keuar adaah suatu aat !ang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petun"uk keuar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis !ang diambi dari rak pen!impanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis !ang diambi kembai. $0 *ode warna sampu map0 *ode warna adaah untuk memberikan warna tertentu pada sampu, untuk men$egah keiru simpan dan memudahkan men$ari map !ang saah simpan. >aris)garis warna denga posisi !ang berbeda pada pinggiran #oder, men$iptakan berma$am)ma$am posisi warna !ang berbeda)beda untuk tiap se$tion pen!impanan rekam medis. erputusn!a kombinasi warna daam satu seksi pen!impanan menun"ukkan adan!a kekeiruan men!impan. ara !ang digunakan adaah 1( ma$am warna untuk 1( angka pertama dari ( sampai 9. ep. *es, 1991 ; &70. H. Peren#anaan Berkas Rekam Medis 3ang /idak Akti1

20


Retensi atau aman!a pen!impanan rekam medis diatur berdasarkan Surat *eputusan Nomor ; ?M.((.(2.2.2'82 tangga 1' 3gustus 1991 tentang "adwa retensi/ama pen!impanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis menga$u kepada Surat 6daran ir"en ?an.Med Nomor *.((.(5.((1.'( tahun 1995 tentang

petun"uk teknis pengadaan

#ormuir rekam

medis

dan

pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. -erikut ini adaah "adwa retensi/aman!a pen!impanan rekam medis. No. 1.

*3SS Pen!akit daam ;

a. b. $. &. 2.

%N)3*%@

5 tahun

& tahun

1( tahun

& tahun

5 tahun 5 tahun

& tahun & tahun

5 tahun

& tahun

15 tahun

& tahun

umum *etergantungan obat

1( tahun

5 tahun

15 tahun

& tahun

3nak *ebidanan/kandungan -edah -edah sara# rthopedi  >igi dan muut ;

5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 1( tahun 5 tahun

& tahun & tahun & tahun & tahun & tahun & tahun

5 tahun

& tahun

5 tahun

& tahun

1( tahun

& tahun

1& tahun

& tahun

15 tahun

& tahun

15 tahun

& tahun

15 tahun

& tahun

5 tahun

& tahun

1( tahun

& tahun

5 tahun

& tahun

umum "antung paru)paru Sara# Pen!akit kuit ;

a. b. 4.

umum kusta +iwa ;

a. b. 5. '. 7. 8. 9. 1(. 11. a. 10 &0 b. $. 10 &0 d. e. #. g. h. i. 10 &0

21

3*%@

in#eksi rahang dewasa anak trauma $a$at bawaan $eah bibir $eah angit keainan rahang tumor eDodentia orthodenti$ edodenti$ periodenti$ proteti$ pedodenti$


1&.

*asus ainn!a

1( tahun

& tahun

5 tahun itentukan oeh

& tahun

SM@ masing) masing sesuai ketentuann!a Sebagian besar rekam medis seau menghadapi masaah kurangn!a ruang pen!impanan. Satu ren$ana !ang pasti tentang pengeoaan rekam medis !ang tidak akti# in a$ti=e re$ords0 harus ditetapkan sehingga seau tersedia tempat pen!ipanan untuk rekam medis !ang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis akti# atau tidak akti# adaah besarn!a ruangan !ang tersedia untuk men!impan rekam medis !ang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adaah batas umur untuk rekam medis akti#, sedangkan di rumah sakit ain rekam medis !ang berumur & tahun sudah din!atakan tidak akti#, karena sangat terbatasn!a ruang pen!impanan. Pada umumn!a rekam medis din!atakan tidak akti# apabia seama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan agi. 3pabia tidak tersedia tempat pen!impanan rekam medsi akti#, harus diaksanakan kegiatan men!isihkan rekam medis !ang akti# seirama dengan pertambahan "umah rekam medis baru dan pada saat diambin!a rekam medis tidak akti#, di tempat semua harus dietakkan tanda keuar, untuk, men$egah pen$arian !ang berarut)arut pada saat diperukan. Rekam medis !ang tidak akti# dapat disimpan di ruangan ain !ang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat mi$ro#im. +ika digunakan mi$ro#im, rekam medis akti# dan tidak akti# dapat disimpan bersamaan, karena pen!impanan mi$ro#im tidak ban!ak memakan tempat. ep.*es, 1991 ;2(0. Retensi atau aman!a pen!impanan rekam medis diatur berdasarkan Surat *eputusan Nomor ; ?M.((.(2.2.2'82 tangga 1' 3gustus 1991 tentang "adwa retensi/ama pen!impanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis menga$u kepada Surat 6daran ir"en ?an.Med Nomor *.((.(5.((1.'( tahun 1995 tentang

petun"uk teknis pengadaan

#ormuir rekam

medis

dan

pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Pen!usutan Rekam Medis Menurut epkes R% 19970, pen!usutan rekam medis adaah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak pen!impanan dengan $ara;

22


10 Memindahkan arsip rekam medis inakti# dari rak akti# ke rak inakti# dengan $ara memiah pada rak pen!impanan sesuai dengan tahun kun"ungan. &0 Memikro#imisasi berkas rekam medis inakti# sesuai ketentuan !ang beraku. 20 Memusnahkan berkas rekam medis !ang teah dimikro#im dengan $ara tertentu sesuai ketentuan. Menurut Suist!o)-asuki &((20, pen!usutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan $ara; 10 Memindahkan arsip dinamis akti# !ang memiiki #rekuensi penggunaan rendah ke pen!impanan arsip dinamis inakti#. &0 Memindahkan arsip dinamis inakti# dari unit pengoah atau penerima ke pusat arsip dinamis inakti#. 20 Memusnahkan arsip dinamis bia sudah "atuh waktu. 40 Men!erahkan arsip dinamis inakti# dari unit arsip dinamis inakti# ke depo arsip statis. Menurut 3ms!ah &((50, tindakan)tindakan daam proses pen!usutan antara ain; 10 Mengurangi weeding0 !aitu memiih dan memiah berkas atau #oder !ang teah men$apai masa inakti#, sesuai dengan "adwa retensi arsip. Pengurangan ini dapat berarti pua men!isihkan bahan)bahan !ang tidak berguna !ang ada di daam #oder, misan!a sampu, #ormuir !ang tidak berniai, dokumen !ang "ika disingkirkan tidak mempengaruhi isi #oder se$ara keseuruhan. &0 Pen!isihan berkas, baik !ang akan dimusnahkan ataupun !ang akan dipindahkan disisihkan dari berkas akti#n!a. 3rsip tersebut harus tetap daam keadaan teratur dan ditempatkan pada tempat !ang a!ak pua, misan!a pada rak. 20 Sortir, arsip !ang teah disisihkan disortir untuk memiah)miahkan antara berkas !ang akan dimusnahkan dan !ang akan dipindahkan. -agi arsip !ang akan dipindahkan untuk sementara waktu disimpan atau ditahan sementara. ntuk menghindari "ika sewaktu)waktu ada berkas !ang masih diperukan. -atas waktu penahanan ini dapat dua atau tiga buan, asakan tidak terapkan ama. -agi berkas !ang akan dimusnahkan "uga ditahan pada tempat !ang a!ak dan tetap daam pengawasan. 40 Penda#taran, baik arsip !ang akan dimusnahkan maupun !ang akan dipindahkan dibuat da#tarn!a. *egiatan penda#taran berupa pengumuman data meaui suatu sur=e! terhadap arsip)arsip inakti# !ang ada daam

23


tanggung "awab embaga negara atau badan pemerintahan !ang bersangkutan. 50 Menempatkan

pada

boks,

arsip

!ang

akan

dipindahkan

tetap

dipertahankan sistem pemberkasann!a dan ditempatkan pada boks !ang teah disediakan. Pada boks diberi abe !ang memberikan petun"uk tentang isi boks se$ara singkat. Membuat berita a$ara, pemindahan dan peaksanaan pemusnahan arsip diakukan seteah mendapatkan persetu"uan pimpinan untuk ker"a. Peaksanaann!a peru dengan membuat berita a$ara, dengan diampiri da#tar perteaann!a. ntuk pemusnahan arsip harus benar)benar musnah apapun bentuk arsip !ang akan dimusnahkan. I.

S3stem retensi rekam medis Retensi atau pen!usutan dokumen rekam medis !aitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis !ang masih akti# dan !ang non akti# atau in)akti#. u"uann!a adaah mengurangi beban pen!impanan dokumen rekam medis dan men!iapkan kegiatan peniaian niai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. *egiatan retensi diakukan oeh petugas pen!impanan #iing0 se$ara periodik. an dokumen !ang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis akti# dengan mengurutkan sesuai tangga terakhir berobat. Sebeum meakukan retensi peru disusun "adwa retensi berdasarkan surat edaran direktorat "endra pea!anan medik tentang pemusnahan rekam medis Sistem retensi !aitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis !ang masih akti# dengan dokumen rekam medis !ang din!atakan in akti# di ruang pen!impanan #iing0. Sebeum meakukan retensi peru disusun +adwa Retensi 3rsip berdasarkan Surat 6daran ir"en Pea!anan Medis Nomor *.((.1.5.(11'( tahun 1995. okumen rekam medis !ang teah diretensi akan disimpan di ruang pen!impanan in akti# berdasarkan tangga terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis pen!akit pasien. ibawah ini merupakan +adwa Retensi 3rsip berdasarkan keompok pen!akit; No

*6MP*

3*%@

%N 3*%@

R+

R%

R+

R%

1.

mum

5

5

&

&

&.

Mata

5

1(

&

&

24


2.

+iwa

1(

5

&

&

4.

rthopedi

1(

1(

&

&

5.

*usta

15

15

&

&

'.

*etergantungan obat

15

15

&

&

7.

+antung

1(

1(

&

&

8.

Paru)paru

5

1(

&

&

ntuk dokumen rekam medis anak)anak rumah sakit atau sarana pea!anan kesehatan ain dapat membuat ketentuan tersendiri. Seain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit atau sarana pea!anan kesehatan !ang bersangkutan dapat pua membuat ketentuan ain untuk kepentingan; Riset dan edukasi *asus)kasus teribat hukum minima &2 tahun seteah ada ketetapan • •

• • • • • • • •

hokum Perkosaan %I Pen!esuaian keamin Pasien orang asing *asus adopsi -a!i tabung angkok organ Pastik rekontruksi 3dapun Peraturan

PerMen*es

No.

&'9/Men*es/P6R/%%%/&((8,

berdasarkan -3- %I, pasa 8 a!at a tentang pen!impanan dokumen rekam medis bahwa; Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wa"ib disimpan sekurang) kurangn!a untuk "angka waktu 5 ima0 tahun terhitung dari tangga pasien berobat atau dipuangkan PerMen*es, R%. &((80. J. S3stem Pem!sna6an rekam medis Pemusnahan adaah suatu kegiatan menghan$urkan

se$ara #isik

dokumen rekam medis !ang sudah berakhir masa #ungsi dan tidak memiiki niai guna, rusak, tidak terba$a dan tidak dapat dikenai baik isi maupun bentukn!a. Penghan$uran tersebut harus diakukan se$ara tota !aitu dengan $ara membakar habis, men$a$ah atau mendaur uang sehingga tidak dapat dikenai baik isi maupun bentukn!a. a. u"uan dari pemusnahan 25


10 Mengurangi beban pen!impanan dokumen rekam medis. &0 Mengabadikan #ormuir)#ormuir rekam medis !ang memiiki niai guna. b. S!arat dari pemusnahan 10 Rekam medis !ang sudah memenuhi s!arat untuk dimusnahkan diaporkan kepada direktur rumah sakit. &0 irektur rumah sakit membuat surat keputusan tentang pemusnahan rekam medis dan menun"uk im Pemusnah Rekam Medis. 20 im Pemusnah rekam medis meaksanakan pemusnahan dan membuat -erita 3$ara Pemusnahan !ang disahkan irektur Rumah Sakit. 40 -erita a$ara dikirim kepada Pemiik Rumah Sakit dengan tembusan irektur +endera Pea!anan Medik. Menurut epkes R% 19970, pemusnahan adaah suatu proses kegiatan penghan$uran se$ara #isik arsip rekam medis !ang teah berakhir #ungsi dan niai gunan!a rendah. Penghan$uran harus diakukan se$ara tota dengan $ara membakar habis, men$a$ah atau daur uang sehingga tidak dapat dikenai agi isi maupun bentukn!a. Proses kegiatan penghan$uran termasuk kegiatan peniaian dan pemiahan berkas rekam medis !ang akan dimusnahkan. Menurut -arthos &((70, pemusnahan arsip adaah tindakan atau kegiatan menghan$urkan se$ara #isik arsip !ang sudah berakhir #ungsin!a serta

!ang

tidak

memiiki

niai

guna.

Penghan$uran

tersebut

harus

diaksanakan se$ara tota, !aitu dengan $ara membakar habis, di$a$ah atau dengan $ara ain sehingga tidak dapat agi dikena baik isi maupun bentukn!a. Menurut Suist!o)-asuki &((20, pemusnahan arsip dinamis inakti# artin!a pemusnahan arsip dinamis inakti# !ang tidak diperukan agi bagi badan korporasi. Pemusnahan dapat diakukan oeh badan korporasi pemiik arsip dinamis inakti# atau pihak ain. 1. ara Pemusnahan -erkas Rekam Medis Menurut Sugiarto dan

dianggap kurang ramah ingkungan dan $ara ini tidak mungkin diakukan di daam gedung.  Pen$a$ahan, $ara pen$a$ahan dokumen ini menggunakan aat pen$a$ah baik manua atau mesin penghan$ur paper shredder0. engan menggunakan

mesin

pen$a$ah kertas,

dokumen

akan

terpotong)potong sehingga tidak bisa dikenai agi. ara ini ban!ak diakukan oeh petugas arsip karena ebih praktis. kimiawi, merupakan pemusnahan  Proses

dokumen

dengan

menggunakan bahan kimia guna meunakkan kertas dan meen!apkan tuisan.  Pembuburan atau puping merupakan metode pemusnahan dokumen !ang ekonomis, aman, n!aman, dan tak teruangkan. okumen !ang akan dimusnahkan di$ampur dengan air kemudian di$a$ah dan disaring !ang akan menghasikan apisan bubur kertas. engan men"adi bubur kertas maka wu"ud asi dokumen dan isi dokumen tidak akan dapat dikenai agi. Menurut Surat

6daran

ir"en

Pea!anan

Medik

No.

*.((.('.1.5.(11'( tentang Petun"uk eknis Pengadaan @ormuir Rekam Medis asar an Pemusnahan 3rsip Rekam Medis i Rumah Sakit, peaksanaan pemusnahan dapat diakukan dengan $ara; ibakar, menggunakan in$inerator atau dibakar biasaB i$a$ah, dibuat buburB Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah. okumentasi Pemusnahan -erkas Rekam Medis Menurut surat edaran ir"en Pea!anan Medik No.*.((.('.1.5.(11'( • • • •

tentang Petun"uk eknis Pengadaan @ormuir Rekam Medis asar an Pemusnahan 3rsip Rekam Medis i Rumah Sakit, tim pemusnah harus membuat dokumentasi pemusnahan berkas rekam !ang terdiri dari;  Pembuatan a#tar Perteaan No

Nomor Rekam

/a6!n

Medis

Jangka

Diagnosi

7akt!

s Ak6ir

Pen3impana n $

&

2

4

Petun"uk pengisian da#tar perteaan rekam medis inakti# !ang akan dimusnahkan; 10 Nomor ; nomor unit arsip rekam medis

27


&0 Nomor Rekam Medis ; nomor arsip rekam medis !ang akan disimpanB 20 ahun ; tahun terakhir kun"ungan/pea!anan pasien di rumah sakitB 40 +angka
pemusnah

membuat

berita

a$ara

pemusnahan

!ang

ditandatangani oeh ketua dan sekretaris dan diketahui oeh direktur rumah sakit. -erita a$ara pemusnahan rekam medis !ang asi disimpan di rumah sakit. embar kedua dikirim kepada pemiik rumah sakit rumah sakit =ertika kepada ir"en Pea!anan Medik0. *husus untuk rekam medis !ang sudah rusak/tidak terba$a dapat angsung dimusnahkan dengan terebih dahuu membuat pern!ataan di atas kertas sege oeh direktur rumah sakit. Menurut Peraturan Pemerintah Repubik %ndonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang ata ara Pen!erahan an Pemusnahan okumen Perusahaan, daam meakukan pemusanahan wa"ib membuat berita a$ara pemusnahan. ata ara okumen Pemusnahan okumen Perusahaan sebagai berikut; 10 Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wa"ib dibuatkan berita a$ara pemusnahan dokumen perusahaanB &0 -erita a$ara pemusnahan dokumen sekurang)kurangn!a dibuat rangkap tiga dengan ketentuan embar pertama untuk pimpinan perusahaan, embar kedua untuk unit pengoahan dan embar ketiga untuk unit kearsipanB 20 Pada setiap embar berita a$ara dokumen perusahaan diampirkan da#tar perteaan dari dokumen perusahaan !ang dimaksudB 40 -erita a$ara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang)kurangn!a memuat keterangan tempat, hari, tangga, buan, dan tahun diakukan pemusnahan. *eterangan tentang peaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama "eas pe"abat !ang meaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama "eas saksi)saksi.  ara Peniaian -erkas Rekam Medis Menurut Surat 6daran ir"en Pea!anan Medik tahun 1995 No. k. ((.('.1.5(11'( tentang Petun"uk eknis Pengadaan @ormuir

28


Rekam Medis an Pemusnahan 3rsip Rekam Medis i Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata $ara peniaian berkas rekam medis !ang akan dimusnahkan diakukan dengan $ara sebagai berikut; a0 -erkas rekam medis !ang diniai adaah berkas rekam medis !ang teah & tahun inakti#. b0 %ndikator !ang digunakan untuk meniai berkas rekam medis inakti#;  Seringn!a rekam medis digunakan untuk pendidikan dan peneitianB  Niai guna primer, men$akup; administrasi, hukum, keuangan, dan iptekB  Niai guna sekunder, men$akup; pembuktian dan se"arah. $0 embar rekam medis !ang dipiah; Ringkasan masuk dan keuar Resume embar operasi embar identi#ikasi ba!i ahir hidup embar persetu"uan embar kematian d0 -erkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis • • • • • •

inakti#B e0 embar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak #0

terba$a disiapkan untuk dimusnahkanB im peniai dibentuk dengan S* direktur beranggotakan komite rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas ain !ang terkait.

Sesuai Permenkes No. &'9/M6N*6S/P6R/%%%/&((8 di"easkan bahwa untuk Pea!anan *esehatan di

Rumah Sakit daam mengeoa dan

pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut; a. Rekam medis pasien rawat inap wa"ib disimpan sekurang)kuangn!a 5 tahun se"ak pasien berobat terakhir atau puang dari berobat di rumah sakit. b. Seteah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan ke$uai ringakasan puang dan persetu"uan tindakan medik. $. Ringakasan puang dan persetu"uan tindakan medik wa"ib disimpan daam "angka waktu 1( se"ak ringkasan dan persetu"uan medik dibuat. d. Rekam medis dan ringkasan puang disimpan oeh petugas !ang ditun"uk oeh pimpinan sarana pea!anan kesehatan. ntuk Pea!anan *esehatan non rumah Sakit daam mengeoa dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut !aitu Rekam medis pasien wa"ib disimpan sekurang)kuangn!a & tahun se"ak pasien berobat terakhir atau puang dari berobat. Seteah & tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan. 29


*erahasiaan isi rekam medis !ang berupa identitas, diagnosis, riwa!at pen!akit,

riwa!at

pemeriksaan

dan

riwa!at

pengobatan

harus

di"aga

kerahasiaann!a oeh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan ain, petugas pengeoa dan pimpinan sarana pea!anan kesehatan. ntuk keperuan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan; • • • • •

ntuk kepentingan kesehatan pasien. 3tas perintah pengadian untuk penegakan hukum. Permintaan dan atau persetu"uan pasien sendiri. Permintaan embaga /institusi berdasarkan undang)undang. ntuk kepentingan peneitian, audit, pendidikan dengan s!arat tidak men!ebutkan identitas pasien. Permintaan rekam medis tersebut harus diakukan tertuis kepada

pimpinan sarana pea!anan kesehatan. Sesuai *etentuan Permenkes No. &'9/M6N*6S/P6R/%%%/&((8 maka kita dapat men"aankan pengeoaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. okter, dokter gigi dan petugas ain, pengeoa dan pimpinan harus men"aga kerahasiaan rekam medis serta dapat meman#aatkan rekam medis sesuai ketentuann!a &. ahap ahap Pemusnahan Rekam Medis ata ara Pemusnahan  Retensi 0 3rsip Rekam Medis a0 MM MM J 3*%@ 5 A 15 h., %N3*%@ & )5 h. ihat "adwa0 3N3* J sesuai kebutuhan *%P K Register K %ndeks J permanen, abadi >o.Pen!akit tertentu atau kasus !ang dianggap penting iagnosa ttt b0 3nak ; di retensi menurut kebutuhan tertentu $0 *%PKRegisterK%ndek, disimpan permanen/abadi d0 Retensi berkas)berkas Rekam Medis berdasarkan penggoongan • • • • •

pen!akit. Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bia retensin!a ebih ama dari ketentuan umum !ang ada, antara ain untuk ; •

•

30

Riset dan edukasi *asus)kasus teribat hukum  ega aspek0 minima &2 tahun seteah ada ketetapan hukum ntuk kepentingan tertentu  Pen!akit "iwa  *etergantungan obat  rthopaedi  *usta


        

Mata Perkosaan %I Pen!esuaian keamin Pasien orang asing *asus adopsi -a!i abung angkok rgan Pastik Rekontruksi

e0 Retensi berdasarkan diagnosa Masing)masing

Rumah

Sakit

berdasarkan

keputusan

*omite

Rekam Medis/ *omite Medis menetapkan "adua Retensi dari diagnosis tertentu, bia ebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan niai guna. %ndikator Niai >una a0 Primer ; a. 3dminstrsi b. ukum $. *euangan d. %P6* b0 Sekunder ; a. Pembuktian b. Se"arah 2. ata ara Peniaian -erkas Rekam Medis aam Proses Pemusnahan 10 3R PRS6S P6M%N33N



P6N%3%3N



P6MSN33N

&0 33 3R3 P6N%3%3N a. -erkas rekam medis !ang diniai adaah berkas rekam medis !ang teah & tahun inakti# b. %ndikator !ang digunakan untuk meniai berkas rekam medis inakti# ;  Seringn!a rekam medis digunakan untuk pendidikan dan peneitian  Niai guna ; Primer ;

Sekunder ;

3dministrasi ukum *euangan %ptek Pembuktian Se"arah



31

embar rekam medis !ang dipiah ;  Ringkasan masuk dan keuar  Resume  embar operasi  %denti#ikasi ba!i




embar persetu"uan dan embar kematian $. -erkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inakti# d. embar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terba$a disiapkan untuk dimusnahkan e. im peniai dibentuk dengan S* irektur beranggotakan *omite Rekam Medis/*omite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga ain !ang terkait. 4. ata ara Pemindahan -erkas Rm 3kti# Men"adi -erkas Rm %nakti# a. iihat dari tangga kun"ungan terakhir . b. Seteah 5 ima0 tahun dari kun"ungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang ain/terpisah dari berkas RM akti# $. -erkas rekam medis inakti# dikeompokkan sesuai dengan tahun terakhir kun"ungan a#tar 3rsip Musnah. a#tar 3rsip Musnah memuat unsur keterangan antara ain nomor

urut,

"enis/series arsip,

tahun

arsip,

"umah dan

keterangan.Panitia diperukan untuk meakukan pemusnahan arsip !ang memiiki retensi di atas 1( sepuuh0 tahun. angkah angkah Pemusnahan Rekam Medis %n 3kti# a. Pembentukan im Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan ata saha dengan S* irektur RS b. im pembuat perteaan $. Peaksanaan pemusnahan ; ibakar ;

menggunakan in$inerator dibakar biasa

i$a$ah, dibuat bubur Pihak ke %%% disaksikan im Pemusnah d. im Pemusnah membuat -erita 3$ara Pemusnahan !ang ditandatangani *etua dan Sekretaris dan diketahui irektur Rumah Sakit e. -erita 3$ara Pemusnahan RM, !ang asi disimpan di Rumah Sakit, embar ke & dikirim kepada pemiik RS RS, Iertika kepada ir"en. #.

Pea!anan Medik0 *husus untuk arsip Rekam Medis !ang sudah rusak/tidak terba$a dapat angsung dimusnahkan dengan terebih dahuu membuat pern!ataan diatas kertas sege oeh irektur Rumah Sakit.

Peaksanaan pemusnahan meaui prosedur sesuai butir & $. *hususn!a di instansi pemerintah peru dimintakan persetu"uan sebagai berikut;

32


1. Persetu"uan dengan memperhatikan pendapat *etua -adan Pemeriksa *euangan apabia men!angkut arsip keuanganB &. Persetu"uan dengan memperhatikan pendapat *epegawaian

Negara

sepan"ang

arsip

!ang

*epaa

akan

-adan

dimusnahkan

men!angkut arsip kepegawaianB 2. Persetu"uan *epaa 3rsip Nasiona Repubik %ndonesia. -eberapa

organisasi

pemerintahan

dan

perusahaan

!ang

besar

memerukan serti#ikasi arsip !ang dimusnahkan. @ormuir serti#ikasi men$akup uraian arsip !ang dimusnahkan, tangga dan $ara !ang diakukan daam pemusnahan arsip. aam kaitan ini -erita 3$ara Pemusnahan dan a#tar 3rsip !ang dimusnahkan teah men"adi aternati# untuk memenuhi pers!aratan daam serti#ikasi tersebut.

33


PERA/URAN /ER"AI/ DALAM PEMUSNAHAN RE"AM MEDIS PERA/URAN PEMERIN/AH /EN/AN PELA"SANAAN UNDAN8 UNDAN N9M9R '& /AHUN %--, /EN/AN "EARSIPAN. -3- % *66N3N MM Pasal $ aam Peraturan Pemerintah ini !ang dimaksud dengan ; 3!at 5. 3rsip inakti# adaah arsip !ang #rekuensi penggunaann!a teah menurun. 3!at 17. +adwa Retensi 3rsip !ang sean"utn!a disingkat +R3 adaah da#tar !ang berisi sekurang)kurangn!a "angka waktu pen!impanan atau retensi, "enis arsip, dan keterangan !ang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu "enis arsip dimusnahkan, diniai kembai, atau dipermanenkan !ang dipergunakan sebagai pedoman pen!usutan dan pen!eamatan arsip. 3!at 18. Pen!usutan arsip adaah kegiatan pengurangan "umah arsip dengan $ara pemindahan arsip inakti# dari unit pengoah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip !ang tidak memiiki niai guna, dan pen!erahan arsip statis kepada embaga kearsipan. 3!at 27. Retensi arsip adaah "angka waktu pen!impanan !ang wa"ib diakukan terhadap suatu "enis arsip. Paragra# 5 Pen!usutan 3rsip Pasal (% Pen!usutan arsip sebagaimana dimaksud daam Pasa 21 huru# d, diakukan oeh pen$ipta arsip berdasarkan +R3. Pasal (&

10 embaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, -MN dan -M wa"ib memiiki +R3. &0 +R3 sebagaimana dimaksud pada a!at 10 ditetapkan oeh pimpinan embaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, -MN dan -M seteah mendapat persetu"uan *epaa 3NR%. 20 aam rangka meaksanakan pen!usutan dan pen!eamatan arsip daam peaksanaan

kehidupan

bermas!arakat,

berbangsa

dan

bernegara,

perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi poitik, dan organisasi *emas!arakatan harus memiiki +R3.

34


40 +R3 sebagaimana dimaksud pada a!at 20 ditetapkan oeh pimpinan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi poitik, dan organisasi kemas!arakatan seteah mendapat pertimbangan *epaa 3NR%. Pasal (' 10 Retensi arsip daam +R3 ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. &0 Pedoman retensi arsip disusun oeh *epaa 3NR% bersama dengan embaga teknis terkait. Pasal (( *etentuan ebih an"ut mengenai tata $ara penetapan +R3 dan pedoman retensi sebagaimana dimaksud daam Pasa 52 dan Pasa 54 diatur dengan Peraturan *epaa 3NR%. Pasal () Pen!usutan arsip sebagaimana dimaksud daam Pasa 5& meiputi kegiatan; a. pemindahan arsip inakti# dari unit pengoah ke unit kearsipanB b. pemusnahan arsip !ang teah habis retensin!a dan tidak memiiki niai guna diaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang)undanganB Pasal )( 10 Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud daam Pasa 5' huru# b, men"adi tanggung "awab pimpinan pen$ipta arsip. &0 Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada a!at 10 diakukan terhadap arsip !ang; a. tidak memiiki niai gunaB b. teah habis retensin!a

dan

berketerangan

dimusnahkan

berdasarkan +R3B $. tidak ada peraturan perundang)undangan !ang mearangB dan d. tidak berkaitan dengan pen!eesaian proses suatu perkara. 20 aam ha arsip beum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada a!at &0, retensin!a ditentukan kembai oeh pimpinan pen$ipta arsip. Pasal )) Prosedur pemusnahan arsip beraku ketentuan sebagai berikut; a. pembentukan panitia peniai arsipB b. pen!eeksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud daam $. d. e. #. g.

Pasa 57 a!at &0 huru# aB pembuatan da#tar arsip usu musnah oeh arsiparis di unit kearsipanB peniaian oeh panitia peniai arsipB permintaan persetu"uan dari pimpinan pen$ipta arsipB penetapan arsip !ang akan dimusnahkanB dan peaksanaaan pemusnahan ;

35


1. diakukan se$ara tota sehingga #isik dan in#ormasi arsip musnah dan tidak dapat dikenaiB &. disaksikan oeh sekurang)kurangn!a & dua0 pe"abat dari unit hukum dan/atau

pengawasan

dari

ingkungan

pen$ipta

arsip

!ang

bersangkutanB dan 2. disertai penandatanganan berita a$ara !ang memuat da#tar arsip !ang dimusnahkan. Pasal )+ 10 Pemusnahan arsip di ingkungan embaga negara ditetapkan oeh pimpinan embaga negara seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari *epaa 3NR%. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan embaga

negara

sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab unit kearsipan di ingkungan embaga negara.

Pasal ), 10 Pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah pro=insi !ang memiiki retensi di bawah 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh pimpinan satuan ker"a perangkat daerah atau pen!eenggara pemerintahan daerah pro=insi seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari gubernur. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah pro=insi sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab unit kearsipan

di

satuan

ker"a

perangkat

daerah

atau

pen!eenggara

pemerintahan daerah pro=insi. Pasal *10 Pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah pro=insi !ang memiiki retensi sekurangkurangn!a 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh gubernur seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari *epaa 3NR%. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah pro=insi sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab embaga kearsipan daerah pro=insi. Pasal *$ 10 Pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota !ang memiiki retensi di bawah 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh

36


pimpinan satuan ker"a perangkat daerah atau pen!eenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari bupati/waikota. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab unit kearsipan di satuan ker"a perangkat daerah kabupaten/kota atau pen!eenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota. Pasal *% 10 Pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota !ang memiiki retensi sekurang)kurangn!a 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh bupati/waikota seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari *epaa 3NR%. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab embaga kearsipan daerah kabupaten/kota. Pasal *& 10 Pemusnahan arsip di ingkungan perguruan tinggi negeri !ang memiiki retensi di bawah 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh pimpinan satuan ker"a di ingkungan perguruan tinggi negeri seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB danpersetu"uan tertuis b. dari rektor atau sebutan ain !ang se"enis. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab unit kearsipan di ingkungan satuan ker"a rektorat, #akutas, atau satuan ker"a dengan sebutan ain !ang se"enis. Pasal *' 10 Pemusnahan arsip di ingkungan perguruan tinggi negeri !ang memiiki retensi sekurang)kurangn!a 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh rektor atau sebutan ain !ang se"enis, seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari *epaa 3NR%. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab embaga kearsipan perguruan tinggi. Pasal *(

37


10 Pemusnahan arsip di ingkungan -MN atau -M !ang memiiki retensi di bawah 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh pimpinan -MN atau -M seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis panitia peniai arsipB dan b. persetu"uan tertuis dari pimpinan -MN atau -M. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan -MN atau -M sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab unit kearsipan di ingkungan -MN atau -M. Pasal *) 10 Pemusnahan arsip di ingkungan -MN atau -M !ang memiiki retensi sekurang)kurangn!a 1( sepuuh0 tahun ditetapkan oeh pimpinan -MN atau -M seteah mendapat; a. pertimbangan tertuis dari panitia peniai arsipB dan b. pertimbangan tertuis dari *epaa 3NR%. &0 Peaksanaan pemusnahan arsip di ingkungan -MN atau -M sebagaimana dimaksud pada a!at 10 men"adi tanggung "awab unit kearsipan di ingkungan -MN atau -M. Pasal ** *etentuan mengenai pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud daam Pasa '5, Pasa '', Pasa '7, Pasa 72, Pasa 74, Pasa 75, dan Pasa 7' beraku se$ara mutatis mutandis bagi perusahaan atau perguruan tinggi swasta !ang kegiatann!a dibia!ai dengan anggaran negara dan/atau bantuan uar negeri. Pasal *+ 10 3rsip !ang ter$ipta daam peaksanaan pemusnahan arsip wa"ib disimpan oeh pen$ipta arsip. &0 3rsip !ang ter$ipta sebagaimana dimaksud pada a!at 10 meiputi; a. keputusan pembentukan panitia peniai arsipB b. notuen rapat panitia peniai arsip pada saat meakukan peniaianB $. surat pertimbangan dari panitia peniai arsip kepada pimpinan pen$ipta arsip !ang men!atakan bahwa arsip !ang diusukan musnah dan teah memenuhi s!arat untuk dimusnahkanB d. surat persetu"uan dari pimpinan pen$ipta arsipB e. surat persetu"uan dari *epaa 3NR% untuk pemusnahan arsip !ang #.

memiiki retensi sekurang)kurangn!a 1( sepuuh0 tahunB keputusan pimpinan pen$ipta arsip tentang penetapan peaksanaan

pemusnahan arsipB g. berita a$ara pemusnahan arsipB dan h. da#tar arsip !ang dimusnahkan. 20 3rsip sebagaimana dimaksud pada a!at &0 diperakukan sebagai arsip =ita. 38


40 -erita a$ara dan da#tar arsip !ang dimusnahkan ditembuskan kepada *epaa 3NR%.

39


Makalah Retensi Rekam Medik

Recommend Documents