MAKALAH
PENGANTAR MANAJEMEN UMUM BAB VII
PENGORGANISASIAN
Disusun Untuk Memenuhi Tugas Diskusi Mata Kuliah Sistem Basis Data Dosen Pengampu Mariana Ambarsari, M. Kom
Disusun Oleh : Siska Yunitasari
14.10.0003
Nia Murtiani
14.10.0004
Widawati Putri K
14.10.0005
Ahmad Masruri
14.10.0010
Novandra W. Moh.Khoirudin Na Nawawi
14.10.0011 14.10.0013
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER AKI
TAHUN AJARAN 2010 / 2011 PENGORGANISASIAN
BAB I PENDAHULUAN
Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu : •
Sebuah organisasi adalah pola hubungan –banyak hubungan yang saling
terjalin secara simultan- yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama. •
Proses Proses manajerial manajerial dari pengorgan pengorganisasia isasian n termasuk termasuk pembuatan pembuatan keputusan keputusan,,
penciptaan kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik pada masa kini hingga masa depan. Teori-teori organisasi : a. Men Menuru urut G. G. R Ter Terry ry •
Pen Pengorg gorgan anis isas asia ian n
dala dalam m
peng penger erti tian an
real real
(rea (reall
sen sense) se)
menunjukkan hubungan antar manusia sebagai akibat organisasi. •
Pengor Pengorgan ganisa isasia sian n dalam dalam penger pengertian tian abstra abstrak k menunj menunjukk ukkan an
hubungan antara unit-unit departemen-departemen kerja. b. b. Menur Menurut ut Drs Drs.. M. Man Manul ulla lang ng •
Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan
dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan. •
Orga Organi nisa sasi si dala dalam m arti arti stat statis is adal adalah ah seti setiap ap gabu gabung ngan an yang yang
bergerak ke arah tujuan bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi. c. Menur Menurut ut Drs. Drs. Soek Soekarn arno o K •
Organi Organisas sasii sebaga sebagaii alat alat manajem manajemen en adalah adalah wadah, wadah, tempat tempat
mana manaje jeme men, n, sehi sehing ngga ga memb member erik ikan an bent bentuk uk bagi bagi mana manaje jeme men n
yang yang
2
memungkinkan manajer dapat bergerak. Jadi, sama dengan organisasi dalam arti statis. Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam
•
pengertian dinamis) adalah organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian pekerjaan. d. Menurut Koontz & O’Donnel Fungsi
•
pengorganisasian
manajer
meliputi
penentuan
penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan
kegiatan
tersebut
ke
dalam
suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan wewenang untuk melakukannya. e. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian •
Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang
atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan. f. Menurut James D. Mooney •
Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk
mencapai tujuan bersama. g. Menurut Chester I. Barnard •
Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi
secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih. h. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro •
Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur
tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersamasama mencapai suatu tujuan tertentu.
3
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Pengroganisasian
Pengorganisasian adalah langkah untuk menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugas - tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan defenisi tersebut maka Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial, materil dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama. Pengertian Pengorganisasian Berdasarkan - Pengertian Statis
Organisasi statis itu merupakan gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan. - Pengertian Dinamis
adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan / organisasi. Kalo mau
disingkat,
“pengorganisasi
dinamis”
adalah
kegiatan-kegiatan
mengorganisir atau menetapkan susunan organisasi suatu usaha. B. Desain Organisasi Macam-Macam Desain Organisasi
Secara garis besar terdapat 5 macam desai organisasi. Yaitu struktur sederhana, birokrasi mesin, biokrasi professional,
struktur divisional, dan
adhocracy. •
Desain organisasi yang berupa struktur sederhana didominasi oleh strategic apex dan memiliki tingkat sentralisasi yang sangat tinggi dalam melakukan kontrol. Struktur sederhana bersifat simpel tetapi terbatas penggunaannya, yakni pada perusahaan yang kecil ukurannya. Desain
4
organisasi ini memiliki kelemahan tidak dapat digunakan dalam organisasi yang kompleks, paling beresiko karena kepemimpinan
tersentralisasi,
tergantung pada satu orang saja. •
Desain organisasi
beruka
birokrasi
mesin
didominasi oleh para
technostructure dan kontrol yang dilakukan melalui standarisasi. Struktur tipe ini mampu menampilkan aktivitas yang berstandarisasi dengan tindakan yang sangat efisien. Struktur tipe ini efektif digunakan pada perusahaan yang menggunakan teknologi mesin dalam melaksanakan kegiatannya, sehingga mudah distandarisasi, lingkungannya simpel dan stabil, serta dapat digunakan pada perusahaan besar. •
Desain organisasi berupa birokrasi profesional memiliki konsep kunci, yaitu mengkombinasikan standarisasi dan desentralisasi. Operating core mendominasi desain organisasi ini karena mereka memiliki keahlian kritis yang diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep kunci desain ini dapat terlaksana. Kelebihan struktur ini dapat menampilkan tugas secara terspesialisasi dan efisien secara bersama. Struktur ini biasanya dipakai pada organisasi besar dengan lingkungan yang kompleks dan stabil, menggunakan
teknologi
rutin,
yang
berinternalisasi
melalui
profesionalisme. •
Desain organisasi yang berupa struktur divisional yang didominasi oleh manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri dari kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang memiliki otonomi tinggi dan masing-masing unit birokrasi mesin dan dikoordinasi oleh masing-masing kepada divisi (manajer tingkat menengah ). Kepala divisi bertanggung jawab terhadap produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan
diversifikasi
produk dan pasar yang beraneka ragam. Lingkungan yang cocok untuk struktur jenis ini adalah lingkungan yang simpel dan stabil. •
Desain organisasi adhocracy bersifat sangat fleksibel, standarisasinya rendah,
dan
sangat
terdesentralisasi.
Hierarkinya
rendah
tetapi
5
departementalisasinya sangat tinggi. Struktur jenis ini hampir sama dengan birokrasi-birokrasi profesional, karena keduanya memperkejakan orangorang profesional. Struktur ini menggunakan teknologi non-rutin, cocok untuk organisasi dengan lingkungan yang sering berubah dan memiliki resiko yang tinggi. Kekuasaan pada struktur ini tidak berdasarkan posisi seseorang, tetapi berdasarkan keahlian yang dimiliki. Pandangan Tentang Desain Kerja Pandangan Klasik
Percaya bahwa desain organisasi yang efektif dan efisien adalah struktur organisasi yang mempunyai hirarki dan wewenang formal secara resmi. Organisasi birokrasi semacam ini mempunyai karakteristik : 1. Ada spesialisasi 2. Ada seperangkat aturan yang konsisten dan jelas untuk menjamin keseragaman tugas 3. Ada hirarki posisi yang menciptakan rantai komando dari manajemen
puncak sampai karyawan paling bawah 4. Manajer menjalankan bisnis dengan cara impersonal, menjaga jarak secara sosial antara dirinya dengan bawahan 5. Karir
dalam organisasi didasarkan pada prestasi dan keahlian
karyawan tidak boleh diperlukan secara tidak adil. Pandangan Situasional
Berbeda dengan pendekatan klasik yang percaya pada satu cara terbaik untuk seua situasi, pendekatan situasional percaya bahwa desain organisasi yang optimal tergantung pada faktor – faktor situasional yang relevan seperti : 1. Pengaruh lingkungan 2. Pendekatan tugas teknologi 3. Pengaruh ukuran organisasi 4. Siklus kehidupan organisasi dan kebutuhan reorganisasi
6
Tiga tipe Struktur Organisasi 1.
Functional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana
pembagian divisinya berdasarkan fungsinya masing-masing. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini : o
Fokus pada pembagian tugas berdasarkan fungsi bagiannya masing
- masing o
Komunikasinya menggunakan
bottom - top communication
sehingga control atasan terhadap bawahan lebih mudah, sederhana, dan tidak berulang - ulang o
Masing - masing bagian cenderung hanya fokus pada bidang kerja
masing - masing dan komunikasi antar bagian cenderung kurang terbuka o
Pergerakan dan komunikasi tiap - tiap bagian masih tersekat - sekat
o
Biasanya
ditemukan
pada
organisasi
-
organisasi
yang
memproduksi barang
Functional Organization Structure 2.
Project/Divisional Organization Structure, yakni struktur organisasi dimana
pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang dijalankan. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini : o
Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan
o
Masing – masing kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri,
mulai dari pemimpin proyek sampai divisi - divisinya o
Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi
pengawasan pemimpin proyek terhadap proyeknya juga mudah o
Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing - masing proyek
o
Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing)
dalam pengerjaan proyek
7
o
Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab
dan inisiatif yang tinggi o
Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses
administrasi dan birokrasi
Project/Divisional Organization Structure 3.
Matrix Organization Structure , yakni struktur organisasi gabungan dari
Functional dan Projectized Structure Organization. Berikut adalah beberapa penjelasan tentang tipe ini : o
Terdapat pembagian berdasarkan proyek/kegiatan yang sedang
dijalankan o
Namun tetap menggunakan SDA dari tiap divisi yang kesemuanya
secara bersama-sama menangani semua proyek o
Pemanfaatan
SDA-nya
efisien
karena
anggota
mempunyai
pekerjaan yang tetap walau proyek telah selesai o
Komunikasi dan sharing antar divisi lebih baik dibandingkan
dengan tipe fungsional o
Ada keterlibatan stakeholder yang kuat
o
Pembagian SDA harus jelas untuk setiap proyeknya, jangan sampai
terjadi “rebutan SDA” o
Setiap anggota berkecimpung di setiap proyek yang ada, sehingga
komunikasi mereka terhadap setiap atasannya yang notabene lebih dari satu bisa jadi membingungkan
8
Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :
o
Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer
Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.
Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer
Fungsional setara.
Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran
Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.
Matrix Organization Structure Koordinasi
Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri. Pedoman Koordinasi 1. Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orangorang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
9
2. Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi. 3. Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya. 4. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain. Kebutuhan akan koordinasi
Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi itu sendiri. Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang. Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan. Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif. Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu: •
Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence)
10
Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. •
Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependece) Di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
•
Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal interdependence ) Merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi. Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini. Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacammacam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah: •
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.
•
Perbedaan dalam oriantasi waktu Manajer
akan lebih
memperhatikan
masalah-masalah
yang harus
dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang. •
Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
•
Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan. Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
11
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu: •
Teknik-Teknik Manajemen Dasar Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut. Mekanisme teknik manajemen dasar
Hirarki manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan
tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
Aturan dan prosedur. Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
Rencana dan penetapan tujuan. Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui
pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuansatuan oraganisasi. •
Meningakatkan koordinasi potensial Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacammacam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
•
Sistem informasi vertikal.
12
Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatantingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatankegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. •
Hubungan-hubungan lateral (harizontal). Melalui
pemotongan
rantai
perintah,
hubungan-hubungan
lateral
membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada. Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran
implementasinya. Ini
oleh
satuan-satuan
yang
diintegrasikan
diperlukan bila posisi pengintegrasian
dan yang
dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
•
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan
13
smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri. •
Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
•
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri. Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan). Desentralisasi dan Sentralisasi Desentralisasi
Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi. Sentralisasi
Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. •
Secara teoritis, sentralisasi memiliki keunggulan . Keunggulannya adalah: 1.
Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas
organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah. 2.
Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi.
Tidak perlu jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan
dan
yang
akan
melaksanakan
atau
terpengaruh
oleh
pengambilan keputusan tersebut. 3.
Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat
dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.
14
4.
Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat
dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda. 5.
Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena
adanya unity of command. 6.
Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat
dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang •
Kelemahan sentralisasi adalah: 1. Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan seringkali
tidak
keputusan dengan pendekatan sentralisasi
mempertimbangkan
faktor-faktor
yang
sekiranya
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut. 2. Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi. 3. Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja. 4. Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang di bawah. 5. Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil
keputusan
berdasarkan
perspektif
organisasi
secara
keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa. •
Konsep desentralisasi memiliki keunggulan . Keunggulan Desentralisasi adalah: 1. Jenjang manajemen lebih sedikit ( flat )
2. Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang sekaligus melaksanakan. 3. Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit desentralisasian.
15
4. Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya. 5. Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan mempunyai rasa memiliki organisasi yang tinggi dan termotivasi untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja unit organisasinya. 6. Keterlibatan karyawan lebih besar. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa partisipasi yang lebih tinggi akan meningkatkan kinerja organisasi. 7. Kapabilitas organisasional meningkat. Kecakapan organisasi akan lebih meningkat karena tersedianya sumber daya manusia yang terlatih dan teruji dalam memimpin organisasi. •
Kelemahan desentralisasi : 1.
Manajer pada tingkat yang lebih rendah dapat
membuat keputusan yang tidak sejalan dengan strategi umum perusahaan 2.
Dapat terjadi kurangnya koordinasi antar manajer
3.
Manajer pada level yang lebih rendah mungkin
memiliki tujuan yang berbeda dari tujuan perusahaan secara keseluruhan 4.
Dalam organisasi terdesentralisasi, agak sulit untuk
menyebarkan gagasan inovatif secara efektif
C. Komponen Struktur Organisasi Wewenang Pengertian Wewenang Organisasi
Wewenang (Authority) merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga
tergantung
pada
kemampuan
ilmu
pengetahuan,
pengalaman
dan
kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.
16
T. Hani Handoko membagi dua pandangan yang saling berlawanan mengenai
sumber wewenang: •
Teori Formal(Pandangan klasik): wewenang adalah dianugrahkan ; wewenang ada karena seseorang diberikan atau dilimpahkan hal tersebut. Pandangan mengangap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ketingkat.
•
Teori Penerimaan (acceptance theory of authority): berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver) formal dan penerimaan mengenai wewenang
Struktur Lini, Staf, dan fungsional dan wewenangnya: 1.
Organisasi lini: semua organisasi mempunyai sejumlah fungsi-
fungsi dasar yang harus dilaksanakan. Contohnya: organisasi perusahaan biasanya mempunyai tiga fungsi dasar yaitu produksi manufaktur atau operasi, pemasaran atau penjualan dan keuangan. Fungsi-fungsi dasar tersebut dilaksanakan oleh semua organisasi. 2.
Organisasi Lini dan Staf: staf merupakan individu atau kelompok
dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan terhadap fungsi lini. Karyawan staf atau staf departemen tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama organisasi atau departemen. Wewenang Lini, Staf Dan Fungsional 1.
Wewenag lini adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas
bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi. 2.
Wewenang staf, adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf
atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner,
metode
observasi,
metode
wawancara
atau
dengan
menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
17
a. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja b. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah. c. Punya semangat kerja sama yang ramah d. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan. e. Kesederhanaan f. Kemauan baik dan optimis Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi, Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditujuk yaitu: a. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan b. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk c. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan. d. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan. 3.
Wewenang Staf Fungsional , adalah hubungan terkuat yang dapat
dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi: a.
Memahami komunikasi tersebut
b.
tidak menyimpang dari tujuan organisasi
c.
tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi
d.
Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya
18
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya : a.
Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak
tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi 2 yaitu: 1. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan. 2. Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang
akan diberikan dan diberikan
kebebasan dalam
menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil. b.
Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk
oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik. Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi:
Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
19
Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya.
Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya. Keluasan
wewenang
dan
kekuasaan.
Semua
anggota
organisasi
mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-atasan tertentu pada wewenang, seprti yang ditunjukan dibawah ini: Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan: Internal: a.
Anggaran (Budget)
b.
kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur
c.
Deskripsi jabatan
d.
Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi
Ekstern: a.
Udangan dan peraturan-peraturan pemerintah
b.
Perjanjian kerja kolektif
c.
Perjanjian dengan dealer, supplier, dan pelanggan
Delegasi wewenang
Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan: 1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. 2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang di perlukan untuk mencapai tujuan atau tugas. 3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
20
4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai
Departementilisasi
Pegawai atau karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegaitan departementalization atau departementalisasi. Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam : 1.
Departementalisasi Menurut Fungsi
Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya. 2.
Departementalisasi Menurut Produk / Pasar
Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya. 3.
Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks
Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.
D. Proses Pengorganisasian
Prinsip-prinsip Pengorganisasian
21
Pengorganisasian dimaksudkan agar masing-masing unit menyadari kedudukan, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, mereka bersatu dalam satu wadah bersama untuk berkerja sama demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Agar pengorganisasian dapat berlangsung dengan baik, dan mencapai tujuan bersama dalam tata kerja yang baik, maka perlu diingatkan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1) Masing-masing
unit mempunyai
kesadaran
tinggi untuk
sanggup
menerima tujuan yang telah ditetapkan sehingga semua kegiatan setiap unit diarahkan ke tujuan bersama itu. 2) Pembagian organisasi ke dalam bidang atau unit harus diatur sedemikian
pas sehingga tidak ada unit atau lebih yang mempunyai tugas yang sama. 3) Pembuatan struktur Organisasi harus menggambarkan
adanya satu
perintah, adanya keseimbangan tugas antara unit dan sebagai dampak, adanya kesederhanaan wewenang dan tanggung jawab agar mengurangi "span of control". 4) Struktur organisasi harus sederhana agar jalur kerja dan jalur hubungan
dapat nampak jelas dan tidak terlalu banyak orang yang terlibat dalam tanggung jawab. Keterlibatan orang yang terlalu akan menghambat kerja dan merupakan suatu pemborosan. Tujuan Pengorganisasian Tujuanpengorganisasian adalah agar dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan denganpenuh tanggungjawab. Dengan pembagian tugas diharapkan setiap anggota organisasidapat meningkatkan keterampilannya secara khusus (spesialisasi)
dalam
menanganitugas-tugas
yang
dibebankan.
Apabila
pengorganisasian itu dilakukan secara serampangan, tidak sesuai dengan bidang keahlian seseorang, maka tidak mustahil dapat menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan itu. Ada beberapa tujuan pengorganisasian, yaitu:
22
1) Membantukoordinasi, yaitu memberi tugas pekerjaan kepada unit kerja secara koordinatif agar tujuan organisasi dapat melaksanakan dengan mudah dan efektif. Koordinasi dibutuhkan tatkala harus membagi unit kerja yang terpisah dan tidak sejenis,tetapi berada dalam satu organisasi. 2) Memperlancar pengawasan yaitu dapat membantu pengawasan dengan menempatkan seorang anggota manajer yang berkompetensi dalam setiap unit organisasi. Dengan demikian sebuah unit dapat ditempatkan di dalam organisasi secara keseluruhan sedemikian rupa agar dapat mencapai sasaran kerjanya walaupun dengan lokasi yang tidak sama.Unit-unit operasional yang identik dapat disatukan dengan sistem pengawasan yang identik pula secara terpadu. 3) Maksimalisasi manfaat spesialisasi, yaitu dengan konsentrasi kegiatan, maka dapat membantu seorang menjadi lebih ahli dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu. Spesialisasi pekerjaan dengan dasar keahlian dapat menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, sehingga kemanfaatan produk dapat memberikan kepuasan dan memperoleh kepercayaan masyarakat pengguna. 4) Penghematan biaya, artinya dengan pengorganisasian, maka akan tumbuh pertimbangan yang berkaitandengan efisiensi. Dengan demikian pelaku organisasi akan selalu berhati-hati dalam setiap akan menambah unit kerja baru yang notaben menyangkut penambahan tenaga kerja yang relatif banyak membutuhkan biaya tambahan berupa gaji / upah.Penambahan unit kerja sebaiknya dipertimbangkan berdasarkan nilai sumbangan pekerja baru dengan tujuan untuk menekan upah buruh yang berlebihan. 5) Meningkatkan kerukunan hubungan antar manusia, dengan pengorganisasian, maka masing-masing pekerja antar unit kerja dapat bekerja saling melengkapi, mengurangi kejenuhan, menumbuhkan rasa saling membutuhkan, mengurangi pendekatan materialistis. Untuk ini pihak manajer harus mampu mengadakan pendekatan
sosial dengan penanaman
rasa solidaritas
dan
berusaha
menampung serta menyelesaikan berbagai perbedaan yang bersifat individual. Azaz-azaz Organisasi
Azas-azas organisasi adalah pedoman-pedoman yang sejauh mungkin harus dilaksanakan agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik.
23
Menurut Drs. Sukarno K. dalam bukunya dasar-dasar manajemen, azas-azas yang terdapat dalam organisasi, yaitu : 1.
Azas kesatuan komando (Unity of Command).
2.
Span of Control.
3.
Pembagian kerja secara homogen.
4.
Pelimpahan wewenang/kekuasaan yang diikuti oleh
pertanggungan jawab".
Adapun azas-azas organisasi yang lebih lengkap dikemukakan oleh Drs. Sutarto: 1.
Perumusan Tujuan dengan Jelas
Tujuan harus dirumuskan dengan jelas, sebab tujuan yang dirumuskan dengan jelas akan dapat dijadikan pedoman untuk menyusun fungsi-fungsi yang diperlukan, aktivitas yang dilakukan. Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas haruslah diketahui serta diyakini oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat terendah. 2.
Departemensi
Departemensi adalah ativitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang ada. Fungsi adalah sekelompok aktivitas sejenis berdasarkan kesamaan sifat atau pelaksanaannya. 3.
Pembagian Kerja
Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan pejabat dan dapat dihubungkan dengan satuan organisasi. Apabila dihubungkan dengan pejabat maka pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokan tugas-tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dipegang oleh seorang pejabat ter tentu. Sedang apabila
dihubungkan
dengan
satuan
organisasi
berarti
perincian
serta
pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilaksanakan oleh satuan organisasi te rtentu. 4.
Koordinasi
24
Korodinasi adalah suatu azas yang mengatakan bahwa dalam suatu organisasi harus ada keselarasan aktivita di antara satuan-satuan organisasi atau keselarasan tugas di antara para pejabatnya. 5.
Pelimpahan Wewenang
Pelimpahan adalah menyerahkan. Wewenang adalah hak seorang pejabat untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Jadi pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian hak untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik dari pejabat yang satu kepada pejabat yang lain. 6.
Rentangan Kontrol
Rentangan kontrol adalah jumlah sebanyak bawahan langsung yang dapat dipimpin dengan baik oleh seorang atasan tertentu. Hal ini tergantung dari dua faktor: faktor subjektif dan faktor objektif. Faktor subjektif yaitu faktor-faktor yang ada pada pejabat, antara lain: kecakapan, pengalaman, umur, kesehatan. Sedangkan objektif yaitu faktor-faktor di luar pejabat, antara lain: corak pekerjaan yang dilakukan bawahan, banyak tugas, stabil serta labilnya suatu organisasi, waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Jumlah angka pedoman rentangan kontrol adalah : a.
Untuk jenjang organisasi di atas berkisar 3 - 10
orang bawahan. b.
Untuk jenjang organisasi di bawah berkisar
antara 10 - 20 orang bawahan. 7.
Jenjang Organisasi
Jenjang organisasi adalah tingkat-tingkat satuan organsiasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas sampai dengan bawah dalam suatu fungsi tertentu. Para pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih atas mengawasi para pejabat yang berkedudukan pada tingkat di bawahnya, demikian seterusnya hingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin melewati tingkat-tingkat yang ditentukan.
25
8.
Kesatuan Perintah
Kesatuan perintah berarti, bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu. Tiap pejabat harus jelas mengetahui kepada siapa dia melaporkan dan dari siapa dia mendapat laporan. Tidak adanya kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan dan keraguan dari para bawahan. 9.
Kelentukan (Flexibility)
Struktur organisasi harus sudah dirubah untuk disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Sebagai misal adanya perluasan wilayah aktivita, menambah tujuan produksinya dengan hasil sampingan atau hasil tambahan dan sebagainya. 10.
Berkelangsungan
Suatu organisasi harus dapat menyediakan sarana agar dapat melanjutkan aktivitas operasinya terus menerus, misalnya harus menyediakan peralatan yang selalu
memadai
dengan kegiatan-kegiatan dan
perkembangan
teknologi,
memajukan pegawai dan sebagainya. 11.
Keseimbangan.
Fungsi serta satuan organisasi harus ditempatkan dalam struktur organisasi sesuai dengan peranannya. Fungsi serta satuan organisasi yang mempunyai peranan yang sama pentingnya harus ditempatkan pada jenjang yang sama.
26
