12
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pada organisasi yang masih kecil semua kegiatan organisasi dapat ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, karena transakasi yang terjadi tidak begitu rumit, pengawasanpun dapat secara langsung dilakukan terhadap semua kegiatan organisasi. Organisasi yang bertambah besar dengan aktivitas yang makin bertambah luas, kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurusi setiap bagian yang ada dalam organisasi semakin kurang. Oleh karena itu pimpinan harus mendelegasikan sebahagian tugas dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan tugas dan wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya aktivitas organisasi agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai
berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan . Baik buruknya informasi yang disajikan sangat tergantung pada sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memberikan informasi keuangan yang cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Dengan adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewenggan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang mudah diselewengkan dan dipindahtagankan adalah kas. Kas yang meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang dapat dicairkan setiap saat paling banyak digunakan dalam aktivitas organisasi.
Kas sering digunakan untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar, karena itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan. Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil . Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Contohnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar rekening listrik, biaya keamanan dan kebersihan dan lain sebagainya.
Rumusan Masalah
Apa yang dimaksud dengan kas kecil (Petty Cash)?
Apa saja dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana Kas Kecil ?
Apa saja metode dalam pengelolaan Kas kecil ?
Tujuan Penulisan
Menjelaskan apa yang dimaksud dengan Kas kecil (Petty Cash).
Menjelaskan dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana Kas kecil (Petty Cash).
Menjelaskan metode-metode dalam pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash).
Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari makalah Menerima Tamu, yaitu:
Menambah pemahaman tentang Kas Kecil (Petty Cash).
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang pelaksanaan penanganan Kas kecil.
Memperoleh informasi lebih jauh mengenai pelaksanaan kas kecil.
BAB II
PEMBAHASAN
Kas Kecil
Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan.
Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.
Tujuan dibentuknya dana kas kecil untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana, menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relative kecil dan mendadak yang tidak ekonomis dan tidak praktis, sebagai contoh pimpinan kedatangan tamu mendadak kemudian pimpinan ingin menjamu tamu tersebut, maka rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau sekretaris harus melakukan pembayaran entertain tersebut dengan menggunakan cek atau bilyet giro.
Karakteristik dasar dari kas kecil adalah :
Kas kecil jumlahnya dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil tergantung kebijaksanaan masing-masing perusahaan.
Kas kecil dipergunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin setiap hari.
Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan menggunakan kotak kecil yang disebut dengan Petty Cash Box.
Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula
Tujuan dibentuknya kas kecil adalah :
Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor
Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.
Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil
Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah :
Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi
Kepada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas
Kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan
pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau
pembawa cek.
Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang
kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi
sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut
nama pengeluaran dana kas kecil.
Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
Permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
1.RECEIPT
Bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran.
www.akucss.com
2. INVOICE
Bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.
www.invoiceberry.com
3. CEK
Surat yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum di dalam cek.
www.invoiceberry.com
4. BILYET GIRO
Surat perintah memindahbukukan sejumlah uang yang tertera dari rekening nasabah lain pada bank yang bersangkutan.
idkf.bogor.net
Macam-macam metode dalam pengelolaan kas kecil
Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.
Metode pencatatan kas kecil ada dua yaitu :
Metode Tetap (Imprest fund system)
Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil
jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta
merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi
pengeluarannya.
Ciri-ciri :
Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest :
Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran .
Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
Keuntungan metode Imprest :
Menghemat waktu dalam pembukuan
Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan
Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada penambahan dana ditengah periode.
Kelemahan metode Imprest :
Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi
Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas
Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas .
Contoh Soal (menggunakan metode Imprest)
PT Astria Bersama menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal yang kecil. Kas kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 januari 2015 dengan menerima uang sebesar Rp 2.500.000 dari akun kas. Berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap tanggal 30. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan Januari 2015 adalah sebagai berikut :
03 Januari Dibeli materai Rp 300.000
08 Januari Pembayaran beban listrik Rp 320.000 dan air Rp 280.000
11 Januari Dibayar biaya iklan di Koran jawa pos Rp 250.000
14 Januari Kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 sehingga disetor kembali ke kas
15 Januari Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
20 Januari Pembelian alat pos Rp 360.000
29 Januari Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000
30 Januari Dana kas kecil diisi kembali.
Ditanya : buatlah jurnal umum dengan menggunakan metode Imprest ?
Jawab :
TANGGAL
KETERANGAN
DEBIT
KREDIT
01 Januari 2015
1.PEMBENTUKAN
Kas kecil
2.500.000
Kas
2.500.000
14 Januari 2015
Kas
500.000
Kas kecil
500.000
.
II. TRANSAKSI
03 Januari 2015
Biaya Materai
300.000
08 Januari 2015
Biaya listrik
320.000
08 Januari 2015
Biaya air
280.000
11 Januari 2015
Biaya iklan jawa pos
250.000
15 Januari 2015
Biaya angkutan
240.000
20 Januari 2015
Pembelian alat pos
360.000
29 Januari 2015
Biaya pengobatan staf
200.000
TOTAL
2.450.000
III. PENGISIAN KEMBALI
Biaya Materai
300.000
Biaya listrik
320.000
Biaya air
280.000
Biaya iklan jawa pos
250.000
Biaya angkutan
240.000
Pembelian alat pos
360.000
Biaya pengobatan staf
200.000
KAS
2.500.000
Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil
dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini
menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan
kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan
jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan
dan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian, jika perusahaan
menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan
saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag),
jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo
awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.
Cirri-ciri :
Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet dalam akun kas kecil.
Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.
Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.
Keuntungan metode Fluctuating :
Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat
Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat meminta/mengambil dana kembali
Dana awal tiap periode selalu sama
Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas
Kelemahan metode Fluctuating :
Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa
Contoh Soal (menggunakan metode Fluctuating )
PT Astria Bersama menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal yang kecil. Kas kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 januari 2015 dengan menerima uang sebesar Rp 2.500.000 dari akun kas. Berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap tanggal 30. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan Januari 2015 adalah sebagai berikut :
03 Januari Dibeli materai Rp 300.000
08 Januari Pembayaran beban listrik Rp 320.000 dan air Rp 280.000
11 Januari Dibayar biaya iklan di Koran jawa pos Rp 250.000
14 Januari Kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 sehingga disetor kembali ke kas
15 Januari Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
20 Januari Pembelian alat pos Rp 360.000
29 Januari Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000
30 Januari Dana kas kecil diisi kembali.
Ditanya : buatlah jurnal umum dengan menggunakan metode Fluctuating ?
Jawab :
TANGGAL
KETERANGAN
DEBET
KREDIT
I. PEMBENTUKAN
Kas kecil
3.000.000
Kas
3.000.000
II. TRANSAKSI
03 Januari 2015
Biaya Materai
300.000
Kas kecil
300.000
08 Januari 2015
Biaya listrik
320.000
Kas kecil
320.000
08 Januari 2015
Biaya air
280.000
Kas kecil
280.000
11 Januari 2015
Biaya iklan jawa pos
250.000
Kas kecil
250.000
14 Januari 2015
Kas
500.000
Kas kecil
500.000
15 Januari 2015
Biaya Angkutan
240.000
Kas kecil
240.000
20 Januari 2015
Pembelian alat pos
360.000
Kas kecil
360.000
29 Januari 2015
Biaya pengobatan staf
200.000
Kas kecil
200.000
III. PENGISIAN KEMBALI
Kas kecil
2.450.000
Kas
2.450.000
Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut:
Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal.
Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.
Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap)
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat. Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.
Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, permintaan pengisian kembali kas kecil.
Metode dalam pencatatan kas kecil ada dua yaitu metode tetap (Imprest fund system) dan metode berubah-ubah (Fluctuating fund system). Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Sedangkan Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang-Indonesia:
Akademia permata
pdf.nscpolteksby.ac.id/6-Kas%20Kecil-20150126.ppt diakses 7 April 2015
eprints.undip.ac.id/26466/1/SKRIPSI(R).pdf diakses 7 April 2015
eprints.uns.ac.id/9733/1/107283010200910101.pdf diakses 7 April 2015
kesekeer httpeprints.uns.ac.id97331107283010200910101.pdf diakses 7 April 2015
nichonotes.blogspot.com diakses 24 April 2015
