BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Iventarisasi barang merupakan pencatatan data yang berhubungan dengan barang atau aset dalam instansi. Umumnya kegiatan dalam iventarisasi barang adalah pencatatan pengadaan barang, penempatan, mutasi dan pemeliharaan. (Ayu Adita Prawiyanti, 2013:1)
Hampir diseluruh lembaga memberikan fasilitas yang dapat dimanfaatkan dalam proses belajar mengajar seperti komputer-komputer, proyektor, dan lain sebagainya. Pada saat ini masih banyak lembaga-lembaga yang mengelola aset atau harta kekayaannya masih secara manual belum terkomputerisasi, sehingga membuat lembaga tersebut mengalami kesulitan, salah satu lembaga pendidikan tersebut adalah CCIT. Pada saat ini lembaga pendidikan CCIT dalam mengelola aset atau harta kekayaannya masih secara manual belum terkomputerisasi, sehingga membuat lembaga CCIT mengalami kesulitan dalam memasukkan data, mencari data, dan mengubah data-data aset tersebut.
Oleh karena itu guna mendukung kinerja yang baik pada CCIT, dibutuhkan suatu perancangan basis data untuk membantu perusahaan dalam memasukkan, mencari, dan meng-update data-data inventaris barang yang telah ada CCIT.Dalam kesempatan ini kami akan membahas tentang "Aplikasi Sistem Inventaris CCIT".
Aplikasi Sistem Inventaris CCIT adalah suatu aplikasi dimana dapat digunakan untuk memasukkan, mencari, dan meng-update data-data inventaris barang yang telah ada di basis data CCIT. Sehingga mempermudah pengguna aplikasi ini dalam melakukan pekerjaannya secara cepat dan efisien.
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan yang dapat diperoleh dengan dilakukannya penelitian ini ialah sebagai berikut :
Memberikan penjelasan tentang sistem inventaris CCIT.
Memberikan penjelasan tentang alur kerja sistem inventaris tersebut.
Memberikan penjelasan dan mempermudah memasukkan, mencari, dan meng-update data-data inventaris bagi pengguna aplikasi tersebut.
Memberikan informasi mengenai inventaris CCIT
I.3 Ruang Lingkup Masalah
Adapun ruang lingkup masalah dari penelitian ini adalah:
Apakah sistem iventaris ini dapat membantu pengguna aplikasi dalam melakukan pekerjaannya?
Bagaimana alur kerja sistem inventaris tersebut?
Bagaimana membangun sistem inventaris agar dapat mempermudah pengguna aplikasi dalam pekerjaannya?
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah :
Mendeskripsikan alur kerja sistem inventaris pada kegiatan pengecekan barang.
Menjelaskan bagaimana membuat sistem inventaris.
Mempermudah pekerjaan pengguna aplikasi dalam melihat, menambah dan mengurangi inventaris.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Deskripsi Sistem Inventaris CCIT
Aplikasi Sistem Inventaris CCIT adalah suatu aplikasi dimana dapat digunakan untuk memasukkan, mencari, dan meng-update data-data inventaris barang yang telah ada di CCIT. Sehingga mempermudah pengguna aplikasi ini dalam melakukan pekerjaannya secara cepat dan efisien.
2.2 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer adalah disiplin ilmu yang mempelajari hubungan antara manusia dan komputer yang meliputi perancangan, evaluasi, dan implementasi antarmuka pengguna komputer agar mudah digunakan oleh manusia. Sedangkan interaksi manusia dan komputer sendiri adalah serangkaian proses, dialog dan kegiatan yang dilakukan oleh manusia untuk berinteraksi dengan komputer secara interaktif untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas yang diinginkan.
2.2.1 Tujuan Interaksi Manusia dan Komputer
Tujuan utama IMK adalah untuk:
Membuat sistem yang lebih Berguna (usable), aman, produktif, efektif, efisien, fungsional.
Meningkatkan interaksi antara manusia dengan sistem komputer
Sistem yang bermanfaat (usable) dan aman (safe), artinya sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik. Sistem tersebut bisa untuk mengembangkan dan meningkatkan keamanan (safety), utilitas (utility), ketergunaan (usability), efektifitas (efectiveness) dan efisiensinya (eficiency). Sistem yang dimaksud konteksnya tidak hanya pada perangkat keras dan perangkat lunak, tetapi juga mencakup lingkungan secara keseluruhan, baik itu lingkungan organisasi masyarakat kerja atau lingkungan keluarga. Sedangkan Ketergunaan (usability) disini dimaksudkan bahwa sistem yang dibuat tersebut mudah digunakan dan mudah dipelajari baik secara individu ataupun kelompok. Utilitas mengacu kepada fungsionalitas sistem atau sistem tersebut dapat meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerjanya.
Ruang Lingkup Interaksi Manusia Komputer
Ruang Lingkup IMK (Interaksi Manusia dan Komputer) meliputi 3 komponen :
(1) Manusia, (2) Komputer, (3) Interaksi.
Manusia
Manusia memiliki keterbatasan dalam memproses informasi dan hal ini mempunyai implikasi pada desain.
Informasi diterima dan direspon melalui sejumlah saluran input dan output
- Saluran Visual (visual channel)
- Saluran Pendengaran (auditory channel)
- Saluran Peraba (haptic channel)
- Pergerakan (movement)
Informasi disimpan pada memory
- Memory Sensor
- Memory Jangka Pendek
- Memory Jangka Panjang
Informasi diproses dan diaplikasikan
- Penalaran
- Pemecahan masalah
- Skill acquisition
- Kesalahan
Komputer
Sistem komputer terdiri dari berbagai macam elemen, yang masing-masing memiliki pengaruh terhadap user. Peralatan input untuk penggunaan secara interaktif memungkinkan user untuk memasukkan teks, menggambar, dan memilih obyek pada layar.
- Text entry : keyboard, speech, handwriting.
- Pointing : secara umum adalah mouse.
Peralatan output untuk penggunaan secara interaktif secara umum adalah beberapa jenis layar serta output dengan suara. Output dan input dalam bentuk kertas : paperless office dan less-paperless office.
Memory
- Memory jangka pendek : RAM
- Memory jangka panjang : magnetic dan optical disk
- Keterbatasan kapasitas penyimpanan dokumen dan video
- Metode akses yang membatasi dan membantu user
Proses
- Effek dari sistem yang berjalan cepat dan lambat
- Keterbatasan kecepatan pemrosesan
- Jaringan dan pengaruhnya terhadap kinerja sistem
Interaksi
Model interaksi membantu kita untuk memahami apa yang terjadi pada interaksi antar user dan sistem. Model mengakomodasi apa yang diinginkan user dan yang dilakukan sistem. Ergonomi mencakup karakter fisik interaksi dan bagaimana hal tersebut mempengaruhi efektifitas. Dialog antar user dan sistem dipengaruhi oleh gaya interaksi. Interaksi terjadi pada konteks sosial dan organisasi mempengaruhi user dan sistem. Manusia dan komputer berinteraksi lewat masukan & keluaran melalui antarmuka :
- Fokus : perancangan dan evaluasi antarmuka pemakai (user interface).
- Antarmuka pemakai : adalah bagian sistem komputer yang memungkinkan manusia berinteraksi dengan komputer.
2.3 Deskripsi Visual Studio
Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup kompiler, SDK, Integrated Development Environment (IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Kompiler yang dimasukkan ke dalam paket Visual Studio antara lain Visual C++, Visual C#, Visual Basic, Visual Basic .NET, Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual SourceSafe.
Microsoft Visual Studio dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dalam native code (dalam bentuk bahasa mesin yang berjalan di atas Windows) ataupun managed code (dalam bentuk Microsoft Intermediate Language di atas .NET Framework). Selain itu, Visual Studio juga dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi Silverlight, aplikasi Windows Mobile (yang berjalan di atas .NET Compact Framework).
Visual Studio kini telah menginjak versi Visual Studio 9.0.21022.08, atau dikenal dengan sebutan Microsoft Visual Studio 2008 yang diluncurkan pada 19 November 2007, yang ditujukan untuk platform Microsoft .NET Framework 3.5. Versi sebelumnya, Visual Studio 2005 ditujukan untuk platform .NET Framework 2.0 dan 3.0. Visual Studio 2003 ditujukan untuk .NET Framework 1.1, dan Visual Studio 2002 ditujukan untuk .NET Framework 1.0. Versi-versi tersebut di atas kini dikenal dengan sebutan Visual Studio.
2.4 Entity Relational Diagram (ERD)
ERD (Entity Reletionship Diagram) adalah pemodelan data utama yang membantu mengorganisasikan data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas.
2.4.1 Komponen-komponen ERD
Entitas, adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapatdiartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapatdibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999). Ada dua macam entitas yaitu entitaskuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Contohnya entitas anggota. Sedangkan entitas lemah merupakan entitas yang kemunculannya tergantung pada keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi.
Atribut, merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas. Atribut digambarkandalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci entitas atau key diberigaris bawah.
Relasi, adalah penghubung antara satu entitas (master file) dengan entitas lain di dalam sebuah sistem komputer. Pada akhirnya, relasi akan menjadi file transaksi (transaction file) di komputer. Secara kalimat logis, contoh relasi yang terjadi di sebuah perpustakaan adalah : "Anggota meminjam buku," atau "Anggota mengembalikan buku." Dalam hal ini, Anggota dan Buku adalah entitas, meminjam dan mengembalikan adalah transaksi (relasi antara anggota dan buku).
2.5 Use Case
Deskripsi dari sekumpulan aksi sekuensial yang ditampilkan sistem yang menghasilkan yang tampak dari nilai ke actor khusus. Use Case digunakan untuk menyusun behavioral things dalam sebuah model. Use case direalisasikan dengan sebuah collaboration. Secara gambar, sebuah use case digambarkan dengan sebuah ellips dengan garis penuh, biasanya termasuk hanya namanya.
Perilaku sistem adalah bagaimana sistem beraksi dan bereaksi. Perilaku ini merupakan aktifitas sistem yang bisa dilihat dari luar dan bisa diuji. Perilaku sistem ini dicapture di dalam use case.
Use case sendiri mendeskripsikan sistem, lingkungan sistem, serta hubungan antara sistem dengan lingkungannya.Representasi atau model yang digunakan dalam Rekayasa.Perangkat Lunak untuk menggambarkan fungsional requirement suatu sistem. Sekelompok skenario pengguna yang menggambarkan alur penggunaan sistem.
Setiap skenario digambarkan dari sudut pandang "aktor", seseorang atau piranti yang berinteraksi dengan perangkat lunak dalam berbagai cara. Suatu Use Case adalah suatu sekuensial aksi yang dilakukan oleh sistem, yang akan secara bersama-sama, memproduksi hasil yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. Use Case mendefinisikan alur proses sepanjang sistem berbasis pada kegunaan sebagaimana yang biasa dilakukan (secara manual). Kegunaan Use Case adalah untuk menspesifikasikan konteks sistem, menggambarkan kebutuhan sistem, memvalidasikan arsitektur sistem, menjalankan implementasi dan meng-generate test case.
BAB III
ANALISA DESAIN SISTEM DAN PEMBAHASAN
3.1 Deskripsi Aplikasi
Aplikasi Inventaris CCIT merupakan aplikasi yang dapat memberikan kemudahan dalam memproses pengolahan barang dalam suatu ruangan.Adapun fasilitas keamanan yang diberikan oleh aplikasi ini yaitu menerapkan sistem enkripsi dan auditing. Proses enkripsi dalam aplikasi ini berfungsi untuk membuat password yang dimiliki oleh seorang user tidak dapat terbaca oleh user manapun, sedangkan proses auditing sendiri berfungsi untuk melakukan pencatatan terhadap kegiatan yang dilakukan oleh setiap user. Aplikasi ini juga dilengkapi oleh fasilitas yang dapat membuat laporan barang yang dapat dicetak.
Pada dasarnya aplikasi ini dibuat untuk melakukan proses penginputan suatu barang dalam suatu ruangan. Selain itu aplikasi ini juga dilengkapi dengan proses pencarian yang dapat mempermudah seorang user untuk mencari pencarian suatu barang berdasarkan nama barang maupun berdasarkan nama ruangan.
3.2 Perancangan Sistem dengan Unified Modelling Language (UML)
Perancangan sistem dibutuhkan untuk membantu proses pengembangan dan untuk dokumentasi perangkat lunak sistem. Pada tahap ini, perancangan desain sistem dibangun dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML). Gambar dibawah menunjukkan Use Case sistem yang terdiri dari dua aktor, yaitu Admin dan manager. Masing-masing aktor mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Dalam use case diagram sistem ini menjelaskan kegiatan yang dapat dilakukan oleh Admintetapi tidak dapat dilakukan Pegawai.
Gambar 3. 1 UseCase
3.3 Er-Diagram
Dalam pembuatan aplikasi Inventaris CCIT ini, dibuatlah sebuah ERD dimana ERD ini merupakan proses dari alur aplikasi ini. Berikut merupakan alur dari ERD yaitu :
Gambar 3. 2 ERD
3.3 Desain Tampilan Interface Aplikasi Inventaris CCIT
Dalam pembahasan desain tampilan ini akan dijelaskan desain-desain setiap form dan cara kerja Sistem Inventaris CCIT. Dalam aplikasi ini admin bertugas untuk mengelola data user dan menerima laporan yang dihasilkan oleh aktifitas Pegawai. Dalam aplikasi ini Pegawai bertugas untuk mengelola data barang dan ruangan.
3.3.1 Desain Form Login
Form login digunakan untuk melakukan pembedaan hak akses pada masing-masing jabatan, sehingga ketika si user salah memasukkan password dan username maka tidak akan bisa masuk ke dalam aplikasi. Dalam penggunaan login juga diterapkannya konsep-konsep keamanan. Sehingga sistem dapat dijaga dengan aman.
Dalam Aplikasi ini terdapat 2 Aktor yaitu Admin dan Pegawai. Masing-masing dari aktor tersebut memiliki hak akses yang berbeda-beda. Admin memiliki hak akses untuk mengelola data user dan melihat laporan dari kegiatan pegawai, sedangan pegawai sendiri memiliki hak akses untuk mengelola data ruangan dan data barang.
Gambar 3. 8 Form Login
Dalam form ini kami menggunakan konsep sederhana. Dalam title bar form login terdapat lambang lembaga CCIT, dan tulisan login untuk menunjukan bahwa pengguna sedang membuka form login, serta tombol close di sebelah kanan atas untuk keluar dari form. Form berlatar belakang abu-abu dengan font kuning untuk memperjelas tampilan font, sehingga pengguna jelas membacanya. dalam form ini terdapat dua text box untuk memasukan username dan password dan dua tombol yaitu login dan reset.
3.3.2 Desain Form User
Form User digunakan untuk mengelola data user, baik itu menginput, mengupdate, maupun mendelete. Yang nantinya user tersebut bisa digunakan untuk menggunakan aplikasi Inventaris CCIT sesuai dengan hak aksesnya. Didalam form ini juga terdapat beberapa validasi yaitu, kolom nama yang tidak dapat diinput dengan angka dan kolom no_telp yang tidak dapat diinput dengan menggunakan huruf.
Gambar 3. 9 Form User
Dalam form user ini disebelah kanan terdapat kolom-kolom untuk mengisi data user, dibawahnya terdapat tiga tombol, yaitu reset simpan, dan kembali. Disebelah kiri terdapat tampilan tabel untuk mempermudah user melihat data yang sudah di input. Dibawah tabel terdapat tiga tombol tambah, ubah, hapus. Ketiga tombol tersebut diletakan dibawah agar mempermudah user menggunakannya. Disebelah atas kiri tedapat kolom cari untuk mencari data user yang ingin dicari. Disebelahnya terdapat labelyang memberi tahu user yang sedang menggunakan aplikasi. Form user di lambangkan dengan logo map dan icon manusia, karena dalam menyimpan suatu data-data user, kita bisa menggunakan map untuk wadah penyimpanannya dan icon manusia dialambangkan sebagai user maka kami mengggunkan logo map dan icon manusia.
3.3.3 Desain Form Laporan
Form Laporan digunakan untuk mempermudah admin dalam melakukan pencarian berdasarkan nama barang maupun berdasarkan nama ruangan, yang nantinya hasil dari pecarian tersebut bisa digunakan sebagai laporan yang dapat dicetak.
Gambar 3. 10 Form Laporan
Dalam form laporan ini ditampilkan preview laporan-laporan yang akan dicetak pengguna, sehingga pengguna bisa melihat laporan yang akan dicetak. Di atas preview terdapat toolbar formating untuk mencari kata, memperbesar dan lain sebagainya. Form print ini di lambangkan dengan logo printer, karena dalam mencetak suatu data s menggunakan printer maka kami mengggunkan logo printer.
3.3.4 Desain Form Auditing
Form audit digunakan untuk mengawasi aktifitas yang dilakukan oleh user saat berhubungan dengan database, proses pengawasan ini mulai dari user login sampai dengan logut., sehingga jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan akan lebih mudah untuk menyelikinya.
Gambar 3. 10 Form Audit
Dalam form audit ini hanya terdapat tampilan berupa table yang berisi data-data yang mengakses aplikasi ini. Form berlatar belakang putih untuk mempermudah user untuk membaca Tulsan dan tidak membuat mata perih saat membacanya. Form auditing di lambangkan dengan logo pensil, karena dalam meng edit atau pencatatan suatu data dalam kertas menggunakan pensil maka kami mengggunkan logo pensil.
3.3.5 Desain Form Ruangan
Form Ruangan digunakan oleh pegawai untuk mengelola data ruangan yang nantinya ruangan tersebut digunakan sebagai tempat untuk menyimpan barang.
Gambar 3. 11 Form Ruangan
Dalam form ruangan dibagi dua grup pengisian data yaitu data ruangan dan informasi ruangan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah user untuk mengetahui pembagian data. Di sebelah kanan terdapat data informasi ruangan yang berisi kolom-kolom untuk info ruangan, dibawahnya terdapat tiga tombol yaitu reset simpan, dan kembali. Disebelah kiri terdapat data ruangan dimana dalam data ruangan ini terdapat kolom untuk mencari ruangan dan dibawahnya terdapat tapilan table ntuk mempermudah user untuk melihat data ruangan, dibawah table terdapat tombol tambah, ubah, dan hapus. Tombol di letakan dibawah mempunyai maksud untuk mempermudah user dalam menggunakan tombol pada bagian masing-masing data. Form ruangan di lambangkan dengan logo rumah, karena dalam rumah terdapat banyak ruangan sehingga kami mengggunkan logo rumah untuk form ruangan.
3.3.6 Desain Form Barang
Form Barang adalah Form yang digunakan untuk mengelola data barang, dalam form ini selain pegawai dapat menginput data barang, pegawai juga dapat melakukan pengecekan barang, jika sewaktu-waktu terjadi sesuatu dengan barang tersebut.
Gambar 3. 12 Form Barang
Dalam form barang terdapat tiga pengelompokan data yaitu data barang, input barang, dan pengecekan barang. Disebelah kanan atas terdapat kelompok input barang, dibawah terdapat kelopok pengecekan barang dan disebelah kiri terdapat tampilan tabel untuk mempermudah user melihat data-data barang. Form barang di lambangkan dengan logo mobil truk, karena dalam mobil truk sebagai tempat penyimpanan dan pengiriman barang sehingga kami mengggunkan logo mobil truk untuk form barang.
3.5.7 Desain Form Ubah Password
Form ini digunakan untuk meningkatkan keamanan password setiap user, dimana setiap user yang login dapat mengubah passwordnya kapanpun.
Gambar 3. 13 Form Change Password
Dalam for ubah password ini terdapat kolom-kolom untuk mengubah password lama ke password baru, terdapat dua tombol yaitu save dan back terletak di bawah untuk memudahkan user untuk menggunakannya. Form berlatar belakang keabu-abuan dengan font berwarna hitam untuk mempermudah user untuk membacanya.
DAFTAR PUSTAKA
http://sia201108s.wordpress.com/2012/08/07/pengertian-dan-tujuan-imk/
http://as270488.blogspot.com/2011/03/makalah-imk.html
http://sia201108s.wordpress.com/2012/08/07/pengertian-dan-tujuan-imk/
http://as270488.blogspot.com/2011/03/makalah-imk.htmlx
