TUGAS AKHIR APPLIKOM (Microsoft Access Access - Hotel)
KELOMPOK B: Alicia Paula !"#!$%#$" Sa&' i*aa !"#!$%#$+ ,oel Tria&'a&a Tria&'a&a !"#!$%#$$ !"# !$%#$$ Mei' Ha&'ria& !"#!$%#$# S.erl /o0ia&a !"#!$%#$1 Su2io&o i*aa !"#!$%#$3 Leo&ar'o !"#!$%#$4 Leo&ar'o Risa&'i !"#!$%##%
5A6ULT, O5 E6O/OM, U/I7ERSITA U/I7ERSI TAS S TARUMA/AGARA TARUMA/AGARA 8AKARTA
"%!$"%!# 1
KATA KATA PE/GA/ PE/GA/TA TAR R Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan rahmat dan karunianya, kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas akhi akhirr Lab Lab Applik pplikom om yang yang dibe diberi rika kan n olah olah asis asiste ten n dosen dosen pembi pembimb mbin ing g pada pada bidang studi Pengantar Lab Applikom, makalah ini juga bertujuan untuk menambah pengetahuan dan wawasan bagi pembaca sekalian. Penulis mengucapkan terimakasih kepada akak !erman Tusiadi dan aka akak k ata atari rina na Marc Marcel elin inaa sela selaku ku asis asiste ten n dose dosen n pembi pembimb mbin ing g mata mata kuli kuliah ah Pengantar Lab Applikom yang telah membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan makalah ini tepat waktunya. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepa kepada da semua semua piha pihak k yang yang tela telah h memb memberi erika kan n dukun dukunga gan n dala dalam m penu penuli lisa san n makalah ini. Penulis menyad yadari bahwa hwasanya makal kalah ini masi asih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran penulis harapkan dari pembaca sekal sekalia ian n demi demi terci tercipt ptan anya ya kesem kesempur purna naan an dalam dalam peny penyus usun unan an makal makalah ah ini. ini. "emoga makalah ini berman#aat bagi yang memerlukan. Terima Terima kasih.
2
9A5TAR ISI
Table of Contents BAB I...................................................................................................................... 4
Latar Belakang................................................................................................... 4 Tujuan................................................................................................................. 4 Batasan Masalah................................................................................................ 5 Rumusan Masalah...............................................................................................5 BAB II..................................................................................................................... 6 PEMBAHASA/........................................................................................................ 6
Istilahistilah....................................................................................................... 6 Mi!rosoft "!!ess................................................................................................. 6 1. Tabel #atabase............................................................................................... $ 2. Tabel %uer&.................................................................................................. 12 '. (orm )an Re*ort #atabase...........................................................................14 BAB III................................................................................................................. 1+ PE/UTUP ............................................................................................................. 1+
,esim*ulan....................................................................................................... 1+ -aran................................................................................................................ 1+ 9A5TAR PUSTAKA................................................................................................ 2
'
BAB I PE/9AHULUA/ Latar Belakang
!
otel merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa layanan penginapan. Persaingan diantara hotel$hotel yang ada di tanah air akan memacu setiap hotel untuk meningkatkan pelayanan terhadap setiap para calon tamu. Pelayanan$pelayanan seperti jasa layanan laundry, sauna dan massage, hiburan, kee#ekti#an tamu dalam melakukan administrasi inap melakukan pembayaran setelah menginap, itu merupakan salah satu pelayanan yang harus wajib ditingkatkan oleh setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa layanan penginapan. arena dengan meningkatkan pelayanan yang ada pada setiap hotel, akan memberikan suatu kepuasan yang lebih pada setiap ta mu yang menginap. "alah satu #aktor pendukung keberhasilan suatu perusahaan adalah dengan tersedianya data dan in#ormasi yang akurat, lengkap serta up to date pada saat berjalannya suatu proses. Tidak diragukan lagi, sebuah perusahaan mempunyai beragam data. Maka untuk meningkatkan kualitas pelayanan maka perlu mempelajari berbagai kelemahan$kelemahan pelayanan yang ada serta mulai memikirkan suatu perancangan basis data yang dapat menunjang pelayanan kepada para tamu dan memberikan kemudahan$kemudahan dalam melakukan pengolahan data.. %ntuk itu di !otel PY$Allstar &akarta perlu adanya suatu perancangan system basis data yang lebih baik yang mampu meningkatkan pelayanan, meningkatkan kinerja karyawan serta dapat memaksimalkan dalam melakukan pengolahan data. Permasalahan$ permasalahan seperti disintegrasi data, redudanci data 'penyimpanan data yang sama dengan nama yang sama pula namun pada lokasi yang berbeda(, inkonsistensi data 'penyimpanan data yang sama dan berulang$ulang pada beberapa tempat yang berbeda(, keamanan data, pengarsipan data merupakan suatu permasalahan yang sering terjadi pada pihak hotel maka permasalahan tersebut merupakan alasan dari pembuatan perancangan system basis data pada pihak hotel. )an diharapkan pembuatan perancangan basis data dapat meningkatkan pelayanan dan kemudahan dalam mengolah data, mengelompokkan, mengarsip, menjaga keamanan data.
Tujuan Tujuan dari tugas akhir ini adalah merancang dan membuat aplikasi pengolahan data administrasi tamu hotel yang diharapkan dapat membuat proses pencatatan tamu hotel menjadi lebih cepat dan dapat memberikan in#ormasi mengenai status kamar serta dapat mencetak laporan biaya yang dibebankan kepada tamu hotel adalah dengan perancangan dan pembuatan suatu sistem in#ormasi yang mengolah semua data yang berkaitan dengan penyewaan ruangan di !otel PY$Allstar &akarta
4
Batasan Masalah )engan memperhatikan keterbatasan waktu, tenaga juga agar penyajian dapat teratur dan tidak menyimpang, maka laporan Tugas Akhir ini perlu menitikberatkan pada permasalahan yang akan dibahas. a. Membuat menu login 'user * password( b. urangnya data berupa pajak, e+tra$bed, restoran, ballroom, kolamrenang, dan berbagai #asilitas$#asilitas lainnya.
Rumusan Masalah a. Apa sajakah beberapa istilah$istilah yang terdapat di hotel b. -agaimanakah tabel$tabel database yang ada pada !otel PY$Allstars c. -agaimanakah orm dan /eport )atabase tersebut
5
BAB II PEMBAHASA/ Istilahistilah "etiap wisatawan yang akan berpergian ke suatu daerah baik daerah tujuan wisata maupun daerah lainnya, terlebih dahulu melakukan perencaan terlebih dahulu dengan membuat reser0ation. Pemesanan dalam bahasa 1nggris adalah /eser0ation yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya. "edangkan reser0ation yaitu pemesanan suatu tempat #asilitas. &adi secara umum reser0ation yaitu pemesanan #asilitas yang diantaranya kamar hotel, tiket pesawat terbang, dsb. ata reser0ation atau pemesanan dalam dunia pariwisata disebut juga booking. 2alaupun booking ini sangat membantu dalam memesan kamar hotel, booking tetap memiliki kesulitan$kesulitan bagi pihak yang bersangkutan. Misalnya bagi si pihak hotel , mereka harus membuat sistem booking secara teliti sehingga tidak terjadi double booking. "elain itu, pihak hotel juga dapat mengalami kerugian yang dikarenakan oleh batalnya booking dari pihak tersebut. "elain reser0ation , juga ada istilah E+tra$bed yaitu "esuai namanya, e+tra merupakan ranjang tambahan yang biasanya berujud kasur lipat dengan ukuran single. /anjang ini disediakan oleh petugas hotel biasanya berdasar permintaan dari sang tamu, dan biasanya dikenai tambahan biaya, sedang ketersediaan tempat tidur ini juga sangat terbatas. &adi apabila tingkat hunian hotel sedang ramai ataupun penuh '#ull book(, permintaan e+tra bed ini juga menjadi hal yang tak mudah.
Mi!rosoft "!!ess Microso#t access berguna untuk membantu, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. ami dari pihak !otel All$star menggunakan Microso#t access sebagai alat bantu dalam mengolah data$data dan in#ormasi yang ada dihotel, seperti data jenis kamar, customer, empolyee, dsb. "eiring dengan perkembangan industri perhotelan, sebuah database merupakan hal yang sangat penting untuk menunjang agar kegiatan operasional perhotelan tersebut dapat berjalan dengan lancar. )atabase 'Ms. Access( tentunya akan sangat berperan bagi kegiatan industri perhotelan. )atabase 'Ms Access( akan memberikan in#ormasi$in#ormasi penting baik bagi pemilik perhotelan maupun pengunjung.
1. Tabel #atabase
Tabel Payment Tabel payment berisikan data$data seperti yang ada pada 3ambar PY$4.4
6
ReceiptNumber merupakan Primary ey, Primary ey adalah suatu kolom yang dapat mengidenti#ikasi setiap in#ormasi yang ada pada suatu tabel. /eceipt5umber merupakan suatu nomor6kode dari pesanan yang dilakukan oleh customers. &adi ketika customers memesan sebuah kamar, ode ini akan muncul pada struk. "eperti ketika kita membeli makanan di "upermarket, -ill yang diberikan oleh kasir itu pasti ada tercantum /eceipt5umber tersebut. )ari 3ambar PY$4.4 ini, bisa dilihat juga )ata Type dari olom dari masing$ masing ield5ame tersebut. "eperti ReceiptNumber, EmployeeNumber, CustomerNumber, RoomNumber, TotalDays, & PaymentTotal itu menggunakan bentuk 7Te+t8. !al ini dikarenakan dari kelima kolom tabel tersebut hanyalah berbentuk in#ormasi 'dalam bentuk tulisan(. FirstDateOccupied & LastDateOccupied itu berbentuk )ate6Time, dan ini mungkin sudah cukup je las. Gambar PY-1.1
Tabel 3ambar PY$4.9 ini adalah data dari TablePayments diatas. &adi bentunya seperti itu. Terdapat 5omor ode /eceipt5umber, 5omor aryawan, 5omor Pelanggan, 5omor /uangan, Tanggal :heck$1n dan Tanggal :heck$;ut, * Total !ari yang dipesan. Gambar PY-1.2
Tabel /oom Tabel /oom berisikan data$data seperti pada 3ambar PY$9.4 "ingkatnya, /oom5umber merupakan Primaryey. )an dapat dilihat bahwa )ata Type yang digunakan ada berbentuk Te+t, karena data tersebut berbentuk in#ormasi dalam tulisan. Gambar PY-2.1
$
Tabel /oom dibuat untuk membantu customer untuk mengetahui secara detail tentang kamar$kamar yang ada di dalam hotel, dari harga, jenis bed yang di gunakan, jenis kamar, nomor ruangn, dan status kesediaan kamar yang diinginkan. "eperti yang terdapat pada gambar PY$9.9 Gambar PY-2.2
Tabel -ed Type Tabel -edType kita buat dengan sederhana saja. )ata Type nya juga menggunakan Te+t yang artinya in#ormasinya dalam bentuk tulisan. '3ambar PY$<.4( Gambar PY-3.1
Tabel bed type merupakan salah satu komponen dari tabel room. )igunakan untuk menjelaskan tipe tipe bed yang digunakan di setiap kamar. &adi di !otel PY$Allstar ini terdapat = Type-ed. "eperti yang terlihat pada 3ambar PY$<.9 Gambar PY-
Tabel /oom Type /
Tabel /oom ini juga tidak berbeda jauh dengan Tabel -edType tadi. ami membuatnya hanya sederhana saja. '3ambar PY$=.4( Gambar PY-4.1
Tabel /oom Type merupakan salah satu komponen dari tabel room. )igunakan untuk menjelaskan tipe tipe ruangan yang ada di hotel. '3ambar PY$=.9(
Gambar PY-4.2
Tabel /oom "tatus Yang menjadi Primaryeynya adalah /oom"tatus. )atatype yang digunakan juga berbentuk Te+t. arena tidak ada pengoperasian matematika yang dibutuhkan. Gambar PY-5.1
Tabel /oom "tatus merupakan salah satu komponen dari tabel room. Tabel room "tatus digunakan untuk menjelaskan apakah ruangan kamar yang akan di reser0asi tersedia atau tidak. "eperti 3ambar PY$>.9
Gambar PY-5.2
Tabel Employee Tabel ini terlihat bahwa Employee5umber sebagai Primaryey. '3ambar PY$ ?.4(. &adi terdapat 5omoraryawan yang ber#ungsi ketika kita ingin mencari aryawan tersebut, kita bisa lihat nomornya. "elain itu terdapat juga irst5ame Last5ame yang merupakan identitas dari karyawan kita. Position yaitu jabatan dari karyawan hotel tersebut. Phone 5umber adalah nomor handphone dari karyawan !otel PY$Allstar. &adi ini sangat berguna ketika darurat, kami dapat menyampaikan pesannya melalui 5omor!andphone tersebut. )an yang terakhir adalah 5otes, yang ber#ungsi seperti :atatan, misalnya karyawan Lembur, Pinjam %ang, Tidak masuk kerja, nah disini kita bisa mencatatnya pada memo. +
Gambar PY-6.1
Tabel employee merupakan bagian dari tabel Payment. Tabel employee menjelaskan semua data diri orang yang bertanggung jawab dan bekerja di hotel PY$Allstar. Gambar PY-6.2
Tabel Position Tabel ini '3ambar
[email protected]( berhubungan dengan Tabel Empolyee5umber yang telah kami jelaskan diatas. &adi data ini akan masuk ke )ata Empolyee5umber tersebut.
Gambar PY-7.1
Tabel positon menjelaskan struktur organisasi hotel seperti yang ada pada 3ambar dibawah ini. '3ambar
[email protected](
Tabel :ustomer 1
Tabel :ustomers ini terdapat Primary ey yang ada pada :ustomer 5umber. Tabel ini memiliki hubungan dengan Tabel Payment tersebut. )an "emua ield5ame dibawah ini menggunakan )ataType karena semuanya berbentuk in#ormasi tulisan, yang tidak ada pengoperasian matematikanya. '3ambar PY$.4( Gambar PY-
Tabel :ustomer merupakan bagian dari tabel payment yang berisi data data diri dari customer yang akan melakukan reser0asi di hotel.
2. Tabel %uer& Buery adalah kumpulan kolom baru yang berasal dari tabel database yang akan membentuk sebuah tabel baru. Pada tabel Buery inilah pengoperasian matematika dilakukan sehingga kolom$kolom tersebut dapat disisipkan sebuah rumus matematika. %ntuk database !otel PY$Allstars, hanya memiliki Cuery payment. %ntuk membuat Cuery dibutuhkan pembuatan relationship yang akan menghubungkan table satu dengan table yang lainnya. Pembuatan relationship bisa dikatakan sangat sensiti0e. arena jika ada kesalahan sedikit akan berdampak kepada isi Cuery yang ingin dibuat. "ehingga dalam pembuatan relationship harus lebih berhati$hati.
11
3ambar diatas adalah relationship yang digunakan di dalam database !otel PY$Allstars untuk membuat Cuery payment. Gambar PY-9.1
3ambar diatas adalah bentuk Cuery yang dipakai di dalam database !otel PY$Allstars. Buery payment dipakai untuk menghitung jumlah total harga yang harus dibayar oleh customer. Total harga tersebut tidak dihitung secara manual melainkan memakai rumus matematika. ;leh karena itu dibutuhkanlah Cuery yang bisa memakai rumus matematika tersebut. /umus matematika tersebut dimasukan kedalam Cuery dengan memakai builder .
'. (orm )an Re*ort #atabase orm dalam database memiliki #ungsi sebagai rancangan dalam tampilan sebuah #ormulir yang digunakan sebagai bahan untuk memasukkan data ke tabel tertentu. )engan demikian orm adalah salah satu langkah penting untuk menginput data ke tabel$tabel yang dibuat sebelumnya 'Tabel Payment, Tabel :ustomer, Tabel Empolyee, Tabel /oomType, Tabel -edType dan sebagainya(. 1ni merupakan Menu )atabase kami D 12
orm Payments orm Payment merupakan #orm yang dibuat berdasarkan Tabel Payment. orm ini memungkinkan untuk mengisi isi tabel berdasarkan kriteria yang sudah di tetapkan pada Tabel payment.
orm /oom
orm -edType
1'
orm /oomType
orm /oom"tatus
orm Employee
orm :ustomer
14
orm Position
Jadi inti dari form yan dibuat diatas tersebut berdasar!an tabel"tabel masin masin# Form ini memun!in!an untu! menisi isi tabel berdasar!an !riteria yan suda$ di tetap!an#
/eport )etail Payment /eport pembayaran ber#ungsi bagi pihak hotel dan pelanggan untuk mengetahui berapa besarnya biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan selama menginap dihotel. Pembayaran ini tergantung pada tipe kamar, tipe ranjang, lama menginap'ditetapkan sesuai ketentuan hotel( dengan menggunakan rumus matematika.
/eport /oom /eport /oom ber#ungsi untuk mengetahui biaya$biaya /ooms yang dise diakan oleh !otel PY$Allstar. &adi /oomtype dan -edType nya itulah yang menentukan harga kamar yang harus dibayar oleh :ustomer nantinya. 15
/eport :ustomer /eport yang berisi 5ama$nama aryawan dan 5omor$nomor aryawan yang sangat dibutuhkan oleh karyawan !otel PY$Allstars. )isitu juga terdapat notes, yang digunakan untuk catatan jika diperlukan nantinya.
/eport Employee /eport yang berisi tentang &abatan karyawan, 5omor 1nduk aryawan, 5ama , dsb.
BAB III PE/UTUP ,esim*ulan Pada dasarnya, penggunaan Microso#t Access bagi bidang perhotelan sangat membantu pihak manajerial perhotelan untuk mengumpulkan, menyajikan, serta 16
mengetahui data$data tentang penyewaan ruangan hotel, data pelanggan, serta data sta## yang mempunyai peran penting dalam pengoperasian hotel. "elain itu, adanya program yang berbasis database ini mempercepat pekerjaan sehingga kita dapat mempersingkat waktu yang kita gunakan.
-aran
ritik D )alam pembuatan database, perlu ketelitian tingkat tinggi karena program ini memiliki tingkat kesensiti#an yang tinggi. Maksudnya, apabila terdapat kesalahan sekecil apapun bentuknya, hal itu akan mempengaruhi semua data yang sebelumnya telah dibuat.
"aran D "ebaiknya dalam penggunana Microso#t Access, para pengguna dianjurkan untuk meningkatkan ketelitian mereka dalam membuat data$data yang dimasukkan ke dalam Microso#t Access untuk menghindari terjadinya kesalahan pada bagian tertentu, seperti pada bagian /elationshipnya.
9A5TAR PUSTAKA httpD66ibrahim#undamental.blogspot.com6949646database$penginapan$0illa.html M;)%L APL1;M ' %5TA/( httpD66id.wikipedia.org6wiki6Microso#tFAccess httpD66nyit9kekuasaan.blogspot.com69496<6proses$pembuatan$database$hotel$ dengan.html httpD66bigbandop4.de6contoh$database$microso#t$access.htm
1$
1/
1+
2
21
22
2'
