BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Secara faktual bahasa Indonesia dapat digunakan secara tertulis maupun secara lisan. Penggunaan bahasa Indonesia secara tertulis dalam bentuk lain, yakni dalam korespondensi. Seharusnya kita dapat berbicara secara langsung dengan seseorang jika ada kepentingan. Namun, karena keterbatasan manusia tidak selamanya kita dapat berbicara secara langsung dengan orang tersebut. Kita dapat saja menghubungi dan menggunakan bahasa lisan dengan orang jauh dari tempat kita berada, misalnya melalui telepon atau interlokal, tetapi hal itu pun terbatas pada hal-hal penting. Untuk berkomunikasi dengan orang lain dan
dihubungkan
dengan
keterbatasan
manusia,
manusia
dapat
menghubungi rekannya dengan jalan diantara lain mengirimnya telegram atau mengirim surat. Dalam kehidupan sehari-hari surat merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang yang dipergunakan dipergunakan untuk menyampaikan berita. Surat merupakan alat interaksi antara sesama manusia dalam bentuk tulisan. Di dalam surat kita dapat melihat pesan yang dituangkan oleh si pengirim. Selain pesan rasa hormat, sopan santun juga tersampaikan melalui surat. Oleh karena itu, surat menyurat tersebut sangat penting bagi manusia khususnya untuk berkomunikasi, maka penulis bahas melalui makalah ini.
4
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian dari surat menyurat? 2. Apakah kegunaan surat? 3. Apakah fungsi surat?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian surat menyurat. 2. Untuk mengetahui kegunaan surat. 3. Untuk mengetahui fungsi surat.
5
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian
Kata korespondensi diserap dari bahasa Belanda correspondentie yang bermakna surat menyurat. Terdapat pula dalam bahasa Inggris correspondence yang juga bermakna surat menyurat. Korespondensi dapat diartikan seseorang yang mengirim surat pada kita atau sebaliknya kita mengirim surat kepada seseorang lalu orang itu membalasnya. Ada beberapa komponen yang membentuk pengertian surat ,komponen itu ialah: 1. Ada berita atau informasi 2. Berita atau informasi itu dikirim 3. Berita atau informasi itu berwujud tertulis 4. Berita atau informasi tertulis tersebut dikirim oleh seseorang atau pihak tertentu kepada orang lain. 5. Digunakan kertas Berdasarkan komponen-komponen tersebut dapat dikatakan surat adalah berita atau informasi yang ditulis diatas kertas yang ditulis oleh seseorang atau pihak tertentu kepada orang lain. Surat merupakan wujud penggunaan bahasa secara tertulis.
B. Kegunaan surat
Surat berguna untuk : 1. Menyampaikan informasi yang tidak mungkin disampaikan secara bersemuka. 2. Mengerim berita yang tidak bergantung pada waktu, tenaga, dan biaya. 3. Alat bukti dalam suatu persengketaan .
6
4. Menyimpan informasi dalam waktu lama . 5. Memuaskan diri sendiri . 6. Memungkinkan seseorang menafsirkan dengan matang apa yang dimaksud oleh penulis . 7. Memberikan kesempatan kepada penerima surat menentukan reaksi yang diperlukan. 8. Memberikan kesempatan yang banyak pada penulis surat untuk memilih kata dan kalimat yang tepat sehingga salah paham dapat dihindari. 9. Memberikan kesempatan kepada penerima surat untuk meminta bantuan orang lain menyelesaikan informasi yang tertuang dalam surat. Dapat digandakan untuk orang lain. 10. Hal-hal bersifat rahasia. Kekurangan surat: 1. Kita terpaksa lama menunggu balasannya. 2. Surat tidak sampai atau terlambat tiba di alamat. 3. Salah paham tidak dapat dihindari karena penulis dan pembaca tidak bersemuka. 4. Unsur
suprasegmental
dan
tanda
baca
yang
tidak
lengkap
menyebabkan isi surat sulit dipahami. 5. Hanya sedikit yang dapat diungkapkan karna surat dibatasi oleh halaman. 6. Perlengkapan surat berupa kertas, pulpen, amplop dan perekat harus tersedia. 7. Membahayakan diri sendiri bila surat mengandung hal perselisihan. 8. Harus ada yang membawa surat itu ,harus menyediakan biaya pengirimnya. 9. Penguasaan terhadap bahasa harus memadai . 10. Kita harus pandai menulis dan membaca.
7
C. Sifat surat .
Surat Dinas -
Surat Pribadi
Memiliki identitas, seperti
-
kop surat, no surat, pokok
Hal-hal seperti surat dinas tidak ada.
surat, cap pengirim surat. -
Biasanya
berisi
instruksi,
-
Berisi
suatu
hal
yang
kenaikan pangkat seseorang,
berhubungan
dengan
permintaan laporan.
kepentingan
pribadi,
misalnya berita keluarga. -
Dibiayai
oleh
Negara,
-
perusahaan atau organisasi. -
Biasanya
diagenda
dan
Dibiayai oleh orang yang bersangkutan.
-
disimpan mengikuti sistem
Umumnya setelah dibaca dibuang saja.
tertentu. -
Berlaku
antara
dinas,
-
jawatan atau organisasi. -
Surat
dinas
tertentu,
misalnya
amplop
bentuk berciri
biasanya
antara
pribadi
dengan pribadi yang lain.
memiliki
kelengkapan
yang
Berlaku
tertentu
dicantumkan
urutan kata “BDB”
(bebas
dari bea). -
Pengiriman
surat
dinas
-
menggunakan ekspedisi.
Dikirim
begitu
saja,
kecuali surat yang dikirim secara tercatat atau kilat khusus.
-
Dibalas secara dinas.
-
Kalo perlu dibalas, dibalas secara pribadi.
8
D. Fungsi surat: 1. Alat komunikasi, berfungsi menghubungkan seseorang atau pihak tertentu dengan orang lain. 2. Bukti tertulis, berfungsi sebagai alat bukti kalo dibutuhkan, misalnya untuk kepentingan persidangan di pengadilan. 3. Pengingat tertulis, berfungsi mengingatkan kita pada sesuatu yang telah lama berlangsung. 4. Bukti secara historis, dapat digunakan untuk mengungkapkan sejarah sesuatu yang telah lama berlangsung. 5. Petunjuk
kegiatan,
dapat
dijadikan
pedoman,
bagaimana
kita
melakukan sesuatu, atau apasaja yang akan kita kerjakan. 6. Pembangkit semangat, berfungsi agar si penerima surat terdorong semangatnya untuk melakukan sesuatu. 7. Gambar pribadi atau instansi/dinas/jawatan/organisasi, berfungsi sebagai alat ukur kepada pengirim surat. 8. Penyalur pikiran, perasaan dan keinginan.
E. Klasifikasi surat: 1. Berdasarkan wujud, dibagi atas : -
Kartu pos
-
Warkat pos
-
Surat bersampul
-
Memorandum
-
Memo atau nota
9
2. Berdasarkan tujuan, dibagi atas : -
Surat pemberitahuan
-
Surat perintah
-
Surat permohonan
-
Surat susulan
-
Surat peringatan
-
Surat penagihan
3. Berdasarkan isi, dibagi atas : -
Surat keterangan
-
Surat kealhiran
-
Surat jual-beli
-
Surat permohonan
-
Surat perintah
-
Surat jalan
-
Surat sakit
-
Surat keputusan
-
Laporan
-
Penjelasan
-
Usul
-
Surat perjanjian
-
Surat penawaran
-
Surat pemesanan
-
Surat panggilan/undangan
-
Surat pengantar
-
Surat kuasa
-
Surat tanda terima
10
4. Berdasarkan panjang kalimat yang digunakan, dibagi atas: -
Surat pengantar
-
Kawat/telegram
-
Surat biasa
5. Berdasarkan sifat, dapat dibagi atas : -
Surat pribadi
-
Surat dinas
-
Surat dagang
-
Surat organisasi
6. Berdasarkan tanggung jawab moral, dapat dibagi atas : -
Surat biasa
-
Surat kaleng
7. Berdasarkan jumlah penerima, dapat dibagi atas: -
Surat biasa
-
Surat edaran
-
Pengumuman
8. Berdasarkan keamanan surat, dapat dibagi atas : -
Surat biasa
-
Surat rahasia (confidencial)
9. Berdasarkan urgency atau reaksi terhadap isi surat, dapat dibagi atas : -
Surat kilat
-
Surat kilat khusus
-
Surat biasa
-
Surat segera
-
Surat tercatat
F. Bentuk surat : -
Bentuk resmi (official style)
-
Bentuk balok (block style)
-
Bentuk setengah balok (semi block style)
-
Bentuk lekuk (indented style)
11
G. Susunan Surat -
Kepala surat
- Nomor surat -
Tanggal surat
-
Lampiran
-
Pokok atau hal atau perihal
-
Alamat surat
-
Salam pembukaan
-
Tubuh surat yang terdiri dari pendahuluan, pokok pembicaraan, dan penutupan.
-
Salam penutupan
-
Tanda tangan penulis, biasanya dilengkapi dengan jabatan, nama, cap, dan identitas lain, seperti NIP
-
Tebusan (jika ada)
-
Inisial Kepala surat (terbatas pada surat yang bersifat resmi) berisi
lambang departemen/jawatan/dinas, alamat, dan nomor telepon. Kepala surat pada umumnya menggunakan huruf kapital semua, tidak perlu diberi tanda titik (.) pada akhir baris. Kepala surat untuk jawatan/dinas/organisasi tertentu biasanya telah dicetak, demikian pula nomor, lampiran, dan pokok. Surat resmi mencantumkan identitas lengkap tentang nama kantor/instansi/jawatan/dinas/organisasi/perusahaan. Identitas itu, ialah (a) nama kantor/jawatan/dinas/organisasi/persahaan ybs, (b) alamat, (c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat. Surat keluar yang bersifat resmi harus diberi nomor, nomor itu mengikuti kode tertentu, misalnya angka romawi. Pada tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota sebab nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap, misalnya 1 Agustus 1990. Dibelakang angka tahun tidak perlu dicantumkan titik, sedangkan nama bulan jangan disingkat.
12
Dibawah nama surat dicantumkan lampiran. Lampiran disesuaikan dengan jumlah, misalnya 5 helai. Dibawah kata lampiran tercantum kata pokok, atau hal atau perihal. Kata pokok, hal, atau perihal menjadi inti surat. Itu sebabnya pokok, hal atau perihal harus sesuai dengan inti surat. Pokok surat berisi kata yang padat, singkat yang merupakan inti isi surat. Kata atau urutan kata yang dicantumkan pada pokok surat tidak perlu dibubuhi tanda titik atau garis bawah. Kalau digambarkan sbb:
H. Bahasa Surat Bahasa surat pada bagian ini dibagi atas dua bagian, yakni penerapan EYD dan penggunaan kata dan kalimat yang benar. Seperti diketahui telah dikeluarkan
Pedoman
Umum
Ejaan
Bahasa
Indonesia
yang
disempurnakan, edisi kedua berdasarkan keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI, Nomor 0543a/U/1987, tanggal 9 September 1987 yang dapat dibaca pada buku Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia
13
(Depdikbud,1988: 377-418) atau pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdikbud,1988 1024-1040). Yang menarik untuk diperhatikan dalam soal surat menyurat, yakni : 1. Pemotongan suku kata apabila baris kalimat sudah tiba pada margin kanan. Huruf pada pinggir kanan sekurang-kurangnya dua buah. Kalau tinggal sebuah sebaiknya ditulis pada baris berikutnya. Angka tahun jangan dipisahkan kalau sudah beralih baris pada tepi kanan. 2. Pemaikan huruf kapital, misalnya memulai kalimat baru harus menggunakan huruf kapital. Nama orang, kata yang berhubungan dengan geografi harus menggunakan huruf kapital. 3. Penulisan gelar dan penggunaan tanda baca pada gelar, misalnya B.A bukan BA. 4. Penulisan kata, baik kata Indonesia maupun kata yang berasal dari bahasa lain yang biasa disebut unsur serapan. Tulislah kata itu secara tepat. 5. Penulisan kata ulang. Jangan gunakan dua, tetapi gunakan tanda pisah (-), dan perlu diperhatikan bentuk yang diulang. 6. Penulisan kata depan yang harus berbeda dengan imbuhan di-, misalnya di Bandung bukan di Bandung, kata dibuat , bukan di buat. 7. Penulisan partikel pun, misalnya buku pun, bukan bukupun. 8. Penulisan per, misalnya harga buku itu Rp 500,00 per buah, bukan Rp 500,00 perbuah 9. Penulisan angka pada rupiah, misalnya Rp 50.000,00 bukan Rp 50.000,10. Penulisan singkatan dan akronim. Singkatan, misalnya UUD 1945, dan akronim, misalnya paskribaka (pasukan pengibar bendera pusaka). 11. Penulisan lambang keilmuwan, misalnya cm, kg, 1.
14
12. Penulisan tanda baca yang tepat.
Seperti yang dikatakan diatas, surat adalah perantara komunikasi secara tertulis. Oleh karena itu, surat merupakan perwujudan bahasa secara tertulis, maka apa yang kita tulis merupakan bukti kegiatan bahasa. Apabila bahasa yang digunakan menyenangkan, maka orang yang membacanya akan senang, dan demikian pula sebaliknya. Itu sebabnya, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang telah dipertimbangkan secara matang dilihat dari barbagai segi. Bahasa surat sebaiknya (i) jelas, (ii) terarah, (iii) singkat, (iv) komunikatif, (v) etis, (vi) taat kaidah bahasa, (vii) dapat dipercaya, (viii) logis, dan (ix) bertanggung jawab. Surat dikatakan jelas apabila pembaca tidak perlu menanyakan lagi isi surat atau pembaca mengerti apa yang dikatakan di dalam surat. Surat dikatakan terarah apabila apa yang diuraikan sesuai dengan pokok surat. Bahasa surat yang komunikatif terlihat dari penerimaan pembaca yang tidak jengkel, ia mengerti, dan segera mereaksi terhadap isi surat. Oleh karena itu, bahasa surat harus komunikatif maka apa yang dikatakan harus logis atau masuk akal dan dapat dipercaya. Bahasa surat harus memperhatikan tata bahasa, baik yang berhubungan dengan struktur maupun yang berhubungan dengan ejaan. Penggunaan bahasa yang taat kaidah itu harus memenuhi kriteria etis. Etis berarti kita harus memperhitungkan penerima surat, yakni manusia yang hakikatnya sama dengan pengirim surat.
15
1. Beberapa Contoh Surat Berikut ini akan diberikan beberapa contoh surat, baik surat pribadi, surat dinas, maupun surat bisnis. 1. Surat Pribadi
16
2. Surat Dinas
17
BAB III PENUTUP
3.1 .Kesimpulan
Pada bagian ini merupakan kesimpulan dari apa yang telah kita bahas di atas. Jadi, masih penting untuk kita gunakan sebab dari semua arti, fungsi, bentuk, susunan dan surat masih dapat kita gunakan di jaman sekarang walaupun bisa dibilang, di jaman sekarang sudah bukan lagi jaman surat-menyurat. Kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada agar tidak terlalu memakan waktu banyak walaupun surat sudah bukan lagi barang yang penting di jaman sekarang. Apa salahnya kita bisa membudayakan alat komunikasi yang ada pada jaman dulu agar tidak punah pada masa sekarang.
18
