Literatur Review Manajemen Rapat Efektif Bagi Perusahaan

Literatur Review Manajemen Rapat Efektif Bagi Perusahaan Oleh Aridian Adityo Pamungkas 125211006 Pembimbing Harmon Chaniago D3 Administrasi Bisnis – Departemen Departemen Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung 2015

Abstract

Each time sounding meetings may have in mind we are a boring thing. The meeting is an activity that has been official face-to-face agenda undertaken by two or more persons aiming to discuss a problem, look for a way out and take his decision in order to reach the goal. Manage The planning, organizing, controlling, and of Ieading resources to achieve organizational goals effectively and efficiently. So meeting management is planning, organizing, leading, and controlling the meeting constitute a formal face-to-face activities undertaken by agenda have two or more persons aiming to discuss a problem, look for a way out and take his decision in order to reach the goal. To achieve an effective Meeting there are three essential stages there are stages of preparation, implementation, and evaluation phases of the meeting. At this stage of preparations has 5w + 1 h, as well as in the implementation of the many tips and tricks & theory from several sources, and the last is the evaluation phase (post – meeting) which aims to improve the meetings through the criticism and suggestions to be considered at the next meeting to make the meetings more effective. Latar Belakang

Sering kita ketahui bahwasanya rapat merupakan suatu hal yang dianggap memusingkan serta membosankan, rapat hanyalah membuang tenaga, fikiran, dan waktu bahkan materi.

Masih banyak pandangan negatif lainnya terhadap rapat. Banyak yang menjadikan rapat hanya sebuah formalitas karena secara informalpun dapat dicapai, motivasi mengikuti rapat hanya karena mendapat honor. Terlalu banyak motif yang mendorong

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.







peserta rapat untuk berfikiran negatif. Itu semua merpakan cerminan dari rapat yang tidak dipersiapkan / manajemen rapatnya yang kurang baik. Padahal rapat mempunyai m empunyai tujuan dan manfaat yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Kesuksesan rapat tergantung dari keaktivan dari peserta rapatnya sendiri, karena jika forum mati atau kurang berkomunikasi dua arah akan sulit tercapai tujuan dari rapat sehingga rapat tidak menjadi efektif. Oleh karena itu, dalam jurnal ini akan disampaikan dari mulai pengertian rapat, persiapan rapat, dan pelaksanaan rapat. Pengertian Manajemen Rapat

The planning, organizing, Ieading, and controlling of resources to achieve organizational goals effectively and efficiently" itu merupakan pendapat dari Jones, George, and Hill dalam Merry Marianti (2004) mengenai rapat yang artinya merencanakan, mengorganisasi, mengontrol, dan memimpin sumber daya untuk mencapai tujuan. Menurut Hadi (2000) dalam jurnalnya menyatakan bahwa rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi resmi yang bersifat tatap muka, alat untuk mendapat mufakat, pertemuan antar anggota, mengambil keputusan serta membicarakan suatu masalah yang

pertemuan yang sudah diagendakan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah, hingga pemutusan jalan keluar yang akan dihadapi dan lain sebagainya. Rebori (2012) “ Meetings are necessary to coordinate individual efforts, collaborate on collectively, and make consensus-based decisions. Essentially, meetings are a gathering of two or more persons to collectively accomplish what one person cannot ”. ”. Jadi, penulis menyimpulkan dari sumber di atas bahwa manajemen rapat adalah merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengontrol rapat yang merupakan suatu kegiatan tatap muka resmi yang telah diagendakan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang bertujuan untuk membahas suatu permasalahan, mencari jalan keluarnya dan mengambil keputusannya agar mencapai tujuan. Tidak setiap rapat dibutuhkan karena rapat menyita waktu, pikiran, tenaga, serta mungkin materi. Oleh karena itu terdapat syarat atau mengapa rapat tersebut harus dilakukan. Tiga Tahap Mengadakan Rapat

Biasanya rapat diselenggarakan oleh setiap pemimpin low managemen hingga top manajemen, artinya setiap pemimpin sekecil apapun bidangnya







Dalam rapat sendiri terdapat tahap tahap esensial untuk memulai atau mengadakan rapat yang efektif. Hal itu membantu untuk membuat rapat tersusun, tersiapkan dengan baik, hingga dapat menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan diadakannya rapat. Tahap – tahap tersebut adalah :

3.

a. Persiapan / perencanaan rapat b. Melaksanakan rapat c. Pasca pelaksanaan / evaluasi rapat

Secara garis besar sudah tergambar yang harus perusahaan lakukan untuk rapat itu sendiri. Penulis akan membahas ketiga tahap tersebut menurut sumber – sumber yang didapat. Berikut adalah penjelasan dari setiap tahapnya: a. Persiapan rapat

/

4.

5.

perencanaan

Menurut sumber yang penulis dapatkan terdapat unsur 5w (Why, (Why, What, Who, When, Where) Where) + 1H ( How) How) dalam persiapan rapat hal itu dikemukakan oleh Marianti (2012) & Rebori (2012) : 1. Why Menetapkan mengapa alasan dibuatnya rapat tersebut. Tujuan ini perlu dibuat tertulis, jelas, dan singkat agar rapat tersebut dapat terarah serta agar

6.

Apa yang dibuuhkan dalam tersebut mengenai ketetapan informasi dan data – data pendukung untuk memperlancar pembahasan dalam rapat serta apa yang dapat dikembangkan. Who Siapa saja yang akan terlibat dalam rapat baik dari pemimpin, pembicara, dan peserta rapat. Sehingga dapat dibuat undangan yang bisa berbentuk memo, pesan singkat, kartu undangan, atau pesan elektronik (e (e – mail mail ). ). When Pertimbangan waktu yang paling tepat untuk u ntuk mengadakan rapat mulai dari tanggal, hari, dan lama rapat. Where Dimana rapat tersebut akan diadakan. Perlu dipertimbangkan juga apabila mempunyai banyak cabang tempat yang mudah dijangkau. How Bagaimana menginformasikan dan memimpin jalannya rapat tersebut.

Dari unsur 5W + 1H tersebut dapat disimpulkan bahwa yang menjadi titik penting dalam persiapan rapat adalah: Berikut penulis satukan menurut Reboni (2012), Hadi (2000), dan





















Kemukakan dan tentukan objektif apa yang akan disampaikan dalam rapat. Partisipan Siapa sajakah yang harus mendatangi rapat. Struktur Buatlah struktur dalam rapat seperti menentukan pemimpin rapat, moderator, mode rator, peserta, hingga pembantu rapat. Waktu dan Lokasi Cantumkan dalam undangan mengenai waktu dan lokasi rapat. Agenda Buatlah rundown rundown acara rapat agar seluruh yang menghadiri rapat mengetahui jelas waktunya. Konfirmasi Usahakan mendapat konfirmasi dari setiap pihak yang terkait dalam rapat agar dapat disesuaikan dalam ruang rapat serta konsumsi ataupun insenstif. Undangan rapat Untuk pihak ekstern gunakan surat yang dirancang khusus yang berisikan waktu, lokasi, dan agenda. Sedangkan bagi intern siapkan surat undangan. Material Persiapkan portofolio/





seluruh peserta rapat lebih mendalami pembahasan. Meeting set up Mempersiapkan ruang rapat (model meja rapat), papan tulis, alat tulis, projector, layar, pengeras suara, dll. Kesehatan & Konsumsi Mempersiapkan obat – obatan serta konsumsi untuk dibagikan kepada seluruh yang mengikuti rapat.

Pengelolaan Ruang Rapat

Dharmani (2012), mencontohkan tiga tipe meja rapat dari sekian banyak formasi meja rapat, yaitu theatre style, U-shaped style, dan circle style. Intinya, setiap formasi didasarkan pada banyaknya peserta rapat dan disesuaikan dengan ruang yang ada karena bagaimanapun kenyamanan dapat mempengaruhi jalannya rapat. 

Theatre Style



U-shaped style







dalam langkah melaksanakan rapat yang efektif di antaranya point:



Circle Style

b. Pelaksanaan Rapat Dalam pembahasan rapat ini yaitu mengenai manajemen rapat efektif bagi perusahaan, menitikberatkan kepada pemimpin atau pemegang rapatnya sendiri, karena pemimpin rapat berperan sangat banyak dalam mengatur ritme dalam rapat. Pemimpin rapat harus bisa mempengaruhi peserta lainnya agar terarah dan tercapai tujuan dari rapatnya sendiri, rapat berjalan dengan komunikatif. Ada banyak teori untuk melaksanakan rapat yang efektif Berikut adalah tahap kedua (pelaksanaan rapat) dimana pada tahap ini, rapat akan bahkan sedang

1. Mulai dan selessai tepat waktu Dimulailah tepat waktu! Karena jika terlambat walau hanya 5 menit pun akan memberikan kesan bahwa tidak apa – apa – apa apa jika terlambat. Tidak menunjukkan sikap hormat terhadap orang yang datang tepat waktu. Usahakan juga selesai tepat waktu untuk menghargai orang yang telah memberikan waktunya untuk rapat. Jika menunggu orang, mulailah dengan orang yang telah ada terlebih dahulu. 2. Gunakan Agenda Review agenda dengan peserta di awal pertemuan dan meminta mereka jika perubahan perlu dibuat alokasi waktu atau konten diskusi. Terus merujuk kembali ke agenda seluruh pertemuan untuk menjaga diskusi yang berpusat pada tujuan dan agenda tertentu item. Jika terdapat masalah dalam suatu pembahasan, kembali merujuk kepada agenda diskusi lanjutan. 3. Membangun dan menggunakan aturan-aturan dasar Aturan-aturan dasar eksplisit aturan bahwa kelompok setuju







aturan dasar atau pemimpin Rapat/fasilitator menyajikan mereka, Semua anggota kelompok harus mencapai konsensus mengikuti aturanaturan dasar. Aturan-aturan dasar harus ditulis di kudakuda pad kertas dan ditempelkan pada dinding untuk semua orang untuk melihat. Aturan-aturan dasar meletakkan harapan "cara hal harus dilakukan pada pertemuan." Aturan-aturan dasar yang digunakan untuk memfasilitasi interaksi kumpulan, bukan untuk membatasi itu. Grup dapat mengubah aturan-aturan dasar atau menambahkan yang baru berdasarkan kebutuhan kelompok. Contoh beberapa aturan dasar biasanya digunakan meliputi: tiba dan mulai tepat waktu; menempel agenda; Semua orang berpartisipasi; Jadilah realistis ketika menerima tugas lanjutan; fokus pada kepentingan, tidak posisi; memisahkan orang dari masalah; menghormati sudut pandang yang berbeda; b erbeda; berbagi tanggung jawab untuk mengikuti aturan-aturan dasar. 4. Kontrol mendominasi individu menjamin partisipan Pastikan setiap individu

diskusi. Sama pentingnya adalah untuk memastikan bahwa peserta tenang mengekspresikan ide-ide dan pendapat mereka. Ini mungkin membutuhkan seorang pemimpin atau fasilitator untuk langsung menghubungi anggota tenang dan meminta mereka pendapat mereka atau untuk ide-ide mereka ingin berbagi. Doronglah terhadap orang yang selalu diam dan mintalah pendapat dari setiap orang (banyak yang memberi pendapat) agar tercipta rapat yang komunikatif. 5. Meringkas keputusan dan tindakan Menyimpulkan pertemuan dengan meringkas diskusi, keputusan, tugas yang didelegasikan, tenggat waktu, dan tindakan apapun yang diperlukan oleh peserta. Tergantung pada waktu yang tersedia. Termasuk dalam ringkasan rencana tinjauan untuk tindak lanjut atau perlu menjadwalkan pertemuan berhasil apapun. Ini jauh lebih mudah untuk jadwal pertemuan berikutnya. Tidak lupa meninjau atau membacakan kembali keputusan yang dibuat. Selebihnya menurut Reboni (2012) adalah:









dan ditempelkan pada dinding. Ide yang tidak berhubungan dengan topik saat ini ditulis di atas kertas (yaitu, ditempatkan dalam bin). Tempat sampah melayani dua tujuan yang berharga: 1) menyimpan ideide yang berharga untuk pertimbangan pada pad a waktu yang tepat dan nyaman, dan 2) memungkinkan diskusi untuk tetap fokus pada topik agenda. Menggunakan tempat sampah adalah cara yang efektif untuk menjaga diskusi terfokus dan membantu orang-orang yang berpegang kepada pikiran dan ide-ide mereka tanpa mengganggu pertemuan. Menjelaskan penggunaan tempat sampah di awal pertemuan. Selama pertemuan pemimpin tim atau fasilitator harus merekam bin item ketika mereka datang, atau peserta harus merekam item bin mereka sendiri ketika mereka merasa diskusi ini sudah keluar jalur. Hal ini semacam kotak saran jika dibayangkan.

dilakukan agar situasi rapat menjadi relax. Sedangkan adapula tambahan yang berbeda dari Chang & Kehoe dalam Pfeiffer (2003), yaitu : 1. Memantau waktu Menjaga jalannya waktu yang dihabiskan pada suatu pembahasan. Tergantung pada apa yang sedang dibahas dan jika itu mengambil banyak waktu untuk bekerja melalui, dapat baik dipindahkan ke voting pada pertemuan sehingga keputusan tercapai dengan segera, atau kita mungkin ingin memberdayakan seseorang atau beberapa orang untuk membahas masalah secara lebih rinci dan kembali dengan laporan yang akan ditinjau pada pertemuan berikutnya. Jangan biarkan diskusi yang berlarut-larut tanpa henti. Ini adalah tindakan penyeimbangan halus. Kita pasti ingin untuk







2. Peran sekretaris Sekretaris kita harus mengambil menit. Jika ada pertanyaan tentang apa yang telah terjadi pada pertemuan, Sekretaris dapat melihat kembali dan menjawab pertanyaan. Sekretaris juga akan membantu menjaga melacak dari semua informasi yang dihasilkan pada pertemuan Presiden. Ide-ide dan komitmen rakyat harus dicatat. 3. Menetapkan tugas bila diperlukan Ketika orang mengambil tanggung jawab memeriksa untuk melihat bahwa mereka mengerti apa yang seharusnya mereka lakukan. Sekretaris harus menuliskan yang mengambil proyek apa. Setelah pertemuan, kita akan ingin untuk menindaklanjuti dengan orang-orang untuk memastikan bahwa mereka bergerak maju pada komitmen mereka.

mempengaruhi seluruh peserta rapat. Selain terdapat pendapat untuk melaksanakan rapat yang efektif, ada juga tipe dan tips bagi pemimpin agar mampu mengarahkan rapat supaya efektif. Menurut Hadi (2000) “pimpinan “pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya” suaranya”. Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat/ pertemuan : • Menjelaskan sasaran dan tujuan? • Menetapkan prioritas • Mendorong proses pembuatan keputusan • Mengarahkan orang-orang orang-orang pada kemampuan terbaik mereka -> berkomunikasi dengan baik dg peserta, melempar pertanyaan pertanyaan, mendorong peserta







Sedangkan menurut Dharmani (2012), pimpinan rapat yang baik mempunyai kriteria sebagai bertikut :  





Berbicara spontan Mengemukakan gagasan cemerlang Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat Mewakili kepentingan pemimpin dengan baik

Adapun tipe - tipe pemimpin rapat yang dikemukakan Dharmani (2002) : 1. Tipe Otoriter • Pimpinan seperti ini merasa paling pintar bukan pintar merasa, merasa sangat hafal dengan materi. • Pimpinan menentukan segala kegiatan kelompok secara otoriter • Pimpinan yang menentukan, apakah yang akan dilakukan oleh kelompok

2. Tipe Laissez-faire • Disebut juga tipe liberal • Pemimpin memberi ruang bagi peserta untuk bermusyawarah • Pemimpin menyerahkan penentuan tujuan, langkahlangkah, kegiatan-kegiatan yang akan diambil, serta sarana atau alat yang akan dipergunakan kepada peserta • Pemimpin bersifat pasif, tidak ikut terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak mengambil inisiatif apapun • Pemimpin seolah-olah hanya bertindak sebagai penonton 3. Tipe Demokratis • Sifatnya terbuka memberikan kesempatan kepada para anggota untuk berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, berperan sebagai pembimbing. • Memberi pengarahan, memberi petunjuk, memberi bantuan kepada para peserta, terlibat langsung dalam interaksi rapat, ikut serta dalam kegiatan kelompok







mengapa Anda memiliki pertemuan. Itu benar-benar diperlukan? Apakah ada cara lain untuk mencapai hasil? Dalam kasus ini, Anda hanya mendapatkan semua orang untuk berkumpul santai, mengatakan apa yang mereka perlu tahu. Ini cara yang sangat efektif untuk dapat mengeluarkan informasi. 2. Menetapkan harapan (keputusan) sebelum pertemuan Jika pertemuan memang diperlukan, buat agenda dan kirim agenda agend a tersebut te rsebut sebelum pertemuan sehingga orangorang jelas tentang apa yang akan dibahas. Jika beberapa topik dalam agenda, meliputi penjatahan waktu untuk setiap item. item. Juga daftar penundaan Rapat waktu dan tetap dengan itu. Lebih detail Anda menjelaskan, semakin professional dan semakin serius staff mengikuti rapat. 3. Memfasilitasi pertemuan

baik

selama

Tugas fasilitator adalah untuk menjaga pertemuan berjalan lancar, untuk

Seperti yang Anda memfasilitasi, diingat Parkinson's Law: "Memperluas pekerjaan untuk mengisi waktu yang tersedia untuk selesai". Hal yang sama berlaku untuk pertemuan. Jika Anda telah menetapkan satu jam untuk pertemuan, kemungkinannya adalah pertemuan akan menyeret untuk mengisi slot waktu itu. Untuk menjaga hal ini terjadi, mengumumkan pada awal, "jika kita mendapatkan melalui agenda ini sebelum waktu penundaan, kita semua mendapatkan untuk pergi lebih awal". 5. Memungkinkan konflik Jika tujuan dari pertemuan ini adalah untuk memecahkan masalah, maka konflik tak terelakkan. Menyambut itu, seorang fasilitator yang baik akan mengenali ketika emosi terlalu tinggi dan akan mengambil langkah untuk menjaga pertemuan pada jalur. Tapi jangan berusaha untuk menghindari konflik. Tidak akan dipecahkan tanpa adanya konflik ide. 6. Menetapkan tindakan

langkah-langkah

/







menentukan bagaimana semua orang akan menindaklanjuti langkahlangkah. Yang memegang orang bertanggung jawab untuk melakukan apa yang perlu dilakukan? Semakin menindaklanjuti dan akuntabilitas yang Anda miliki, semakin besar kemungkinan Anda akan mencapai tujuan-tujuan yang dinyatakan.

Artinya, bisa memahami kondisi apakah Anda menjadi peserta atau pemimpin karena imbasnya adalah sikap Anda untuk menghormati orang lain.

7. Mendelegasikan tanggung jawab Rapat

Ingat ketika kau masih kecil dan guru membiarkan Anda keluar dari kelas satu atau dua menit awal? Kemungkinannya adalah Anda menyukai guru itu dan tidak keberatan kembali ke kelasnya. Orang dewasa dengan cara yang sama. Begitu Anda mulai pergi dari waktu ke waktu penundaan dinyatakan, orang melepaskan dan menghilangkan. Sebaliknya, membiarkan mereka tahu beberapa menit lebih awal.

Hanya karena Anda sebuah departemen atau perusahaan pemimpin tidak berarti Anda harus memimpin setiap pertemuan. Mendelegasikan beberapa pertemuan orang lain sehingga mereka dapat memperoleh pengalaman dalam keterampilan kritis ini. Jika Anda tidak merasa nyaman mendelegasikan seluruh pertemuan, mendelegasikan bagian dari pertemuan yang berfokus pada topik tertentu atau daerah bisnis. 8. Tahu kapan untuk memimpin dan kapan untuk berpartisipasi Ketika

Anda

mendelegasikan

9. Selalu membiarkan orang keluar awal

Jika terdapat point yang belum dcapai, berbicaralah secara pribadi dengan yang bersangkutan. Hal itu dapat membuat orang merasa dihargai yang telah memberikan waktunya pada rapat. Hal tersebut juga dapat menjaga moody atau kebosanan









yang Anda bisa untuk membuat kusam pertemuan tak terlupakan dan menyenangkan.

Selamat mencoba !

Referensi Tahap Pasca – Rapat / evaluasi rapat

Selanjutnya adalah pembahasan mengenai tahap terakhir atau ketiga yaitu tahap pasca-rapat / evaluasi. Pada tahap ini adalah bukti riil atau usaha nyata atau tindakan dan keputusan yang telah diambil dari hasil rapat dan diimplementasikanlah hasil tersebut. Pada evaluasi juga membahas bagaimana rapat tadi berjalan, apakah tepat ssaran, apakah berlangsung dengan efektif, apa kekurangannya, apakah sudah tertuju point yang ditujunya. Yang dilakukan

E.K., Rosita. 2008. Manajemen Waktu yang Efektif. Indonesia Hadi, Ido Priyono. 2000. Komunikasi Lisan Dalam Kelompok. Surabaya : UK Petra Perhotelan. Kelley, Jean. 2013. Top 10 for Running a Great Meeting. Fort Atkinson : Cygnus Business Media, Inc Marianti, Merry. 2004. Pembicara Rapat Selain GM, Adalah Marketing Manager, Operation/ Manajemen Rapat yang Efektif dan Efisien. Bina Ekonomi Vol. 8 No. 2

Literatur Review Manajemen Rapat Efektif Bagi Perusahaan

Recommend Documents