FORM : 01/PJ.UKM-01
PEMERINTAH KABUPATEN BANGLI DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS KINTAMANI 1 Jln Raya Kintamani - Bangli Kode Pos 80652 Telepon (0366) 51040 LEMBAR MONITORING DAN PEMBINAAN PROGRAM UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT ESENSIAL UPT PUSKESMAS KINTAMANI 1
Program UKM Esensial
:
Petugas Pemegang Program
:
Periode Pembinaan
: ..../..../ 2016
Kegiatan Progam : 1. Analisis Kesesuaian Kesesuaian : Kriteria Sasaran (warga) Tempat Waktu Metode Tata Nilai SOP Capaian
Perencanaan
Realisasi
Keseuaian
⎕ ya ⎕ ya ⎕ ya ⎕ ya ⎕ ya ⎕ ya ⎕ ya
5T
⎕ tidak ⎕ tidak ⎕ tidak ⎕ tidak ⎕ tidak ⎕ tidak ⎕ tidak
2. Analisis Situasi Situasi & Kendala yang yang Ditemui di Lapangan Lapangan : .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... 3. Rincian rencana tindak tindak lanjut yang disepakati disepakati : .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. .................................. ... Simpulan : .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... .......................................................... .......................................................................................... .............................................................. ............................................................. .............................................................. ................................... Supervisi : Penanggung Jawab UKM Esensial
Gede Krisna Udiana, SKM NIP. 19871212 201503 1 005
Penyusun
................................ ............................................... .................. ... NIP. ............................ ........................................ ............
FORM : 01/PJ.UKM-01
TANYA: Assalamu’alaikum. Maaf Pak Kus, saya dari Puskesmas Pamekasan, bisa minta gambaran untuk Bab 8 Pak? Terimakasih, wassalammu’alaikum. ~ Yayuk Srirahayu 1. Yang pertama diperhatian, Bab VIII ini berbicara tentang apa? Karena banyak orang ketika langsung menuju ep-ep (Elemen Penilaian) pemahamannya salah karena lupa judulnya. Lupa membicarakan apa yang jadi topiknya. Terutama bagi Pend amping, sampaikan dulu Bab VIII ini berbicara tenatang apa? Tentang Manajemen Penunjang Layanan Klinis (MPLK). Jadi berbicara tentang UKP di Puskesmas. (Bagi PJ UKM harap diperhatikan betul, bahwa ranah kerjanya adalah pelayanan di masyarakat/ atau pelayanan berbasis masyaralat. Jadi keluhannya, ya keluhan layanan di masyarakat; keselamatan, ya keselamatan sasaran di masyarakat; resiko, ya resiko p elayanan kesehatan di masyarakat; bukan dokumen yang ada disini). 2. Lalu cari tahu, apa yang disebut MPLK? Agar kita tidak berdebat tanpa arah berputar putar karena yang bicara dan yang diajak berbicara mempunyai pemahaman dan referensi berbeda. Kalau kata kata lazimnya, Definisi operasional. Salah satu kelemahan buku Instrumen Akredtasi ini adalah, tidak adanya definisi operasional, atau Glossary; arti setiap kata sulit, atau kata yang mempun yai arti khusus, atau kepanjangan dari suatu singkatan. Di Indonesia itu terkenal akan banyaknya singkatan. Sehingga menyulitkan menghafalkannya. 3. Yang disebut Layanan Klinis disini adalah: a) Pelayanan Laboratorium b) Pelayanan Obat c) Pelayanan Radiodiagnostik (jika tersedia), d) Manajemen informasi – Rekam Medis. e) Manajemen Keamanan Lingkungan f) Manajemen Peralatan g) Manajemen Sumber Daya Manusia. 4. Masing masing layanan ada standarnya: Apa stand arnya bahwa 7 ( tujuh) layanan klinis yang diberikan sudah memenuhi kebutuhan/harapan masyarakat? Ingat, pelayanan Puskesmas menuju kepada Kepuasan Pelanggan, maka kebutuhan dan harapan masyarakat diidentifikasi dijadikan program kerja. a) Standar Pelayanan Laboratorium : 8.1. Pelayanan Laboratorium Tersedia Tepat Waktu untuk Memenuhi Kebutuhan Pengkajian Pasien, serta Mematuhi Standar, Hukum dan Peraturan yang Berlaku. b) Standar Pelayanan Obat: 8.2. Obat yang Tersedia Dikelola secara Efisien untuk Memenuhi Kebutuhan Pasien c) Standar Pelayanan Radiodiagnostik (jika tersedia): 8.3. P elayanan radiodiagnostik disediakan sesuai kebutuhan pasien, dilaksanakan oleh tenaga yang kompeten, dan mematuhi persyaratan perundangan yang berlaku d) Standar Manajemen informasi – rekam medis. 8.4. Kebutuhan Data dan Informasi Asuhan bagi Petugas Kesehatan, Pengelola Sa rana, dan Pihak Terkait di Luar Organisasi Dapat Dipenuhi Melalui Proses yang Baku. e) Standar Manajemen Keamanan Lingkungan : 8.5. Lingkungan Pelayanan Mematuhi Persyaratan Hukum, Regulasi dan Perizinan yang Berlaku. f) Standar Manajemen Peralatan: 8.6. Peralatan Dikelola dengan Tepat. g) Standar Manajemen Sumber Daya Manusia : 8.7. Terdapat Proses Rekrutmen, Retensi, Pengembangan dan Pendidikan Berkelanjutan Tenaga Klinis yang Baku. 5. Dari sini kita tahu bahwa melaksanakan pelayanan itu harus mengikuti standarnya. Tetapi kalimat dalam standar itu tidak bisa divisualisasikan, dilihat, diobservasi, ditampilkan. Jadi perlu adanya indikator indikator untuk bisa dilihat, itulah yang disebut elemen penilaian, bagian bagian yang dinilai. Dilihat dokumennya dalam masalah akreditasi ini. 6. Jadi jika ep-ep dipenuhi: harapannya standarnya sudah dipenuhi dan kebutuhan dan harapan masyarakt itu sudah dipenuhi. 7. Bagi Pendamping Akreditasi, cara berfikir ini berlaku untuk semua bagian; baik Admen, UKP dan UKM. Kalau dalam istilah ilmiahnya, an alisa dan sintesa. Analisa itu bagian besanya dipecah pecah menjadi bagian bagian kecil (Terutama dalam pemecahan masalah). Sedang sintesa itu menggabnngkan pecahan pecahan kecil menjadi bentuk utuh program pelayanannya. Ibaratnya seorang arkeolog yang menyatukan pecahan keramik
FORM : 01/PJ.UKM-01
dalam suatu temuan situs kuno untuk digabung jadi benda asalnya seperti apa. Apakah itu vas bunga, atau alat makan-piring, mangkuk dll. 8. Bagi Pendamping; mulailah selalu mendalami dulu d ari bagian besarnya, agar tidak tersesat dalam memberi penjelasan isinya, karena tahu bagian kecil itu dari bagian besar mana. Berfikir sistematis itu penting. Berfikir menurut urutan yang benar. Kalau kita belajar nama otot, kita hafalkan dulu nama tulangnya. Karena nama otot sering berasal dari nama tulang yang menjadi tempat melekatnya. Misalnya Musculus Sterno cleido mastoideus, berarti otot yang menghubungkan otot sternum, clavicula dan mastoid.Kus Sularso, Banyumanik, 13 Februari 2018. (Menjadi Pendamping memang harus lebih siap dibanding yang didampingi, karena itu mulailah belajar melihat sesuatu secara global, lalu menuju d etail. Mulailah berfikir sistematis, dilihat sistemnya dulu secara utuh lalu secara perlahan lahan dipah ami detailnya. Semoga penjelasan singkat ini bermanfaat. Terutama bagi pendamping yang harus menjawab berbagai pertanyaan warga binaanya. Selamat bekerja. Salam Sukses)
Puskesmas harus terus berbenah memperbaiki kelemahan-kelemahan dalam menyelenggarakan kegiatan dan pelayanan. Banyak hal yang dihadapi tantangan dalam proses berbenah itu. Berikut ini terdapat beberapa hal yang dapat membantu puskesmas dalam proses berbenah:
FORM : 01/PJ.UKM-01
1.
Komitment Setiap Pegawai dan Lintas Sektor
Penulis menomorsatukan point komitment setiap pegawai. Ini penting d alam penyelengaraan kegiatan di Puskesmas. Perlu adanya penggalangan komitmen dengan niat ikhlas tentunya. Dengan menjaga komitmen ini, setiap permasalahan yang dihadapi oleh Puskesmas, kembalikanlah ke komitmen awal dimana telah menyatakan siap bersama-sama mewujudkan pelayanan yang berkualitas. Kita berkomitmen artinya menyatakan tanggung jawab untuk bekerja dengan semangat dan integritas. Bukan hanya komitmen internal yang dip erlukan, tetapi juga komitmen eksternal seperti lintas sektor dan masyarakat itu sendiri, untuk menyatakan ket erlibatannya dan bersamasama Puskesmas mewujudkan masyarakat kecamatan yang sehat. Bukankah itu yang kita inginkan di Puskesmas? 2.
Komunikasi, Koordinasi, Konsultasi Serta Pengarahan dan Pembinaan
Tulisan sebelumnya disebutkan salah satu tanda puskesmas yang sakit yaitu kurangnya komunikasi dan koordinasi interpersonal. Pegawai Puskesmas harus bekerja mengedepankan komunikasi dan koordinasi. Kita harus hilangkan ego profesi atau ego jabatan dan tentu saling mendukung dalam melaksanakan kegiatan. Komunikasi dan koordinasi kita kategorikan menjadi du a, yaitu komunikasi dan koordinasi secara internal dan eksternal. Pegawai Puskesmas harus duduk bersama menentukan dan mengidentifikasi peran lintas program dan peran lintas sektor untuk menunjang pelaksanaan kegiatan. Selain itu, juga harus ditentukan dan disepakati alur kewenangan dan alur komunikasi, kerjasama antara pengelola. Misalnya, kegiatan Kelas Ibu Hamil, co-program n ya adalah Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) namun perlu diidentifikasi peran dari pogram lainn ya dalam kegiatan tersebut, seperti Promkes bisa mengisi kelas ibu hamil dengan penyuluhan interaktif atau dari segi advokasinya, gizi bisa mengisi materi mengenai Gizi saat Ibu hamil dan seterusn ya. Peran ini harus diidentifikasi, begitu pun peran d ari lintas sektor perlu diidentifikasi melalui rapat lokmin lintas sektoral pertama. Hal ini bertujuan agar program yang ada di Puskesmas diketahui dan didukung oleh lintas program dan lintas sektor dengan ikut andil berpartisipasi baik secara regulasi maupun teknis di lapangan. Budaya konsultasi, pengarahan dan pembinaan juga harus digalakkan di Puskesmas. Penanggung jawab program, Kepala Tata Usaha dan Kepala Puskesmas harus rutin memberikan arahan dan pembinaan secara periodik yang terjadwal baik melalui rapat lintas sektor, apel pagi, pendampingan di lapangan, menelaah dokumen kegiatan d an capaian kinerja. Hal ini bertujuan agar kegiatan yang ada dipantau dan pelaksana kegiatan dan pelayanan mendapatkan motivasi setelah mendapat arahan dan pembinaan dari pimpinan. Penanggung jawab program dan pimpinan mengarahkan dan membina dengan pendekat an personal agar pegawai merasa telah diapresiasi kerja keras mereka. Sebaliknya, budaya konsultasi pun harus digalakkan di Puskesmas, komunikasikan sesegera mungkin jika ada kendala atau ide inovasi dari pelaksana program/pelayanan kepada penanggung jawab program dan pimpinan agar ditindaklanjuti segera mungkin. Sering-seringlah Puskesmas melakukan program transfer knowledge misalnya dari bidan ko ordinator, atau bahwa dari tim IT sharing mengenai pengoperasian komp uter sebagai skill dasar. 3.
Manajemen Sarana Prasarana dan Alat Medis dan Non Medis
Point ini sangat vital di Puskesmas namun masih a da juga yang kurang memperhatikan menajemen sarpras dan alat-alat. Ada yang biarkan alat-alat berkarat, kurang terurus, alat
FORM : 01/PJ.UKM-01
sterilisasi kurang, alat-alat ukur tidak dikalibrasi dan lain sebagainya. Apa yang harus dilakukan dalam manajemen sarpras ini? Pengelola barang atau bendahara barang yang telah ditunjuk harus memahami uraian tugasnya. Bendahara barang pertama-tama membuat daftar inventaris sarana prasarana dan alat-alat medis maupun non medis. Kemudian membuat rencana dan jadwal pemeliharaannya. Persoalan pemeliharaan bukan saja urusan bendahara barang, namun tanggung jawab setiap pegawai baik di Puskesmas maupun Pustu. Melalui ceklis pemeliharaan disetiap ruangan, bendahara barang melakukan monitoring rutin untuk mengetahui mana barang atau alat yang memerlukan perbaikan atau kalibrasi. Di awal tahun, bendahara barang juga menjadwalkan kalibrasi alat yang tentunya disesuaikan dengan perencanaan Puskesmas. Hal yang tidak kalah penting yaitu sterilisasi alat, sterilisasi harus dijadwalkan dan dimonitoring serta dibuatkan tindaklanjut jika ditemukan proses sterilisasi yang tidak sesuai prosedur. 4.
Keuangan Harus Dikelola Dengan Baik
Tak hanya dikelola dengan baik, dalam proses pengelolaan keuangan harus transparan dan akuntabilitas. Bendahara harus paham dengan uraian tugas dan juknis panduan pengunaan anggaran. Perlu keterkaitan perencanaan dengan pengelolaan keuangan (ini akan dibahas saat perencanaan puskesmas). Bendahara harus jelas bukti pembukuan keuangannya bahkan jika perlu diadakan audit eksternal maupun audit internal rutin untuk melihat sejauh mana penyerapan dan peruntukan dana, apakah sudah menunjang den gan baik kegiatan yang sesuai visi misi dan tujuan atau belum. Selain itu, banyak pegawai Puskesmas yang mengharapkan agar transparansi keuangan terbuka dalam sebuah forum. Hal ini agar diketahui sejauh mana penyerapan dan peruntukkannya dan juga sisi mana yang masih lemah dalam penyerapannya. Ini bertujuan untuk mencari solusi bersama dalam penyerapannya. Lagi-lagi harus mengedepankan komunikasi dalam pengelolaannya. Ibarat lagu “Jangan ada dusta diantara kita”. 5.
Perkuat Visi Misi, Tujuan, Tata Nilai dan Kebijakan Mutu
Visi Misi Tujuan dan Tata Nilai serta Kebijakan Mutu P uskesmas bukan hanya sekedar disusun lalu dipajang dalam bingkai dan menjadi pelengkap dinding puskesmas. Tetapi menjadi arah Puskesmas, setiap kegiatan dan pelayanan Puskesmas haruslah mencerminkan visi misi tujuan dan tata nilai serta kebijakan mutu ini. Oleh sebab itu, perlu disosialisasikan oleh Puskesmas secara rutin baik internal dan eksternal mengenai visi misi tujuan dan tata nilai Puskesmas, misalnya sa at apel pagi, bisa sesekali membacakan visi misi tata nilai dan kebijakan mutu ini secara bergiliran. Selain disosialisasikan, yang lebih penting lagi ialah perlu ev aluasi sejauh mana kegiatan dan pelayanan yang dilakukan telah mewujudkan visi misi tujuan dan tata nilai serta kebijakan mutu yang sudah disusun sebelumnya. 6.
Manajemen Sumber Daya Manusia Puskesmas
Puskesmas harus memperkuat struktur organisasinya serta manajemen sumber daya manusianya. Kepegawaian bersama tim kredensial harus melakukan beberapa hal ini yaitu: Pertama, menata profil seluruh kepegawaian dan disimpan dengan baik agar sewaktu-waktu dibutuhkan mudah untuk mendapatkan kembali. Kedua, analisis kebutuhan tenaga dan rencana pemenuhan kebutuhan minimal bersurat kepada Dinas Kesehatan mengenai rencana pemenuhan kebutuhan tersebut.
FORM : 01/PJ.UKM-01
Ketiga, perkuat struktur organisasi dan uraian tugas setiap pegawai di Puskesmas, ini bisa mengacu pada Permenkes Nomor 75 Tahun 2014. Pastikan setiap jenis tenaga harus menerima dan mengetahui SK uraian tugas pokok dan uraian tugas integrasi. Secara berkala perlu ada monitoring sejauh mana uraian tugas ini telah dilaksanakan oleh pegawai puskesmas. Keempat, puskesmas juga harus menelaah kompetensi tenaga yang ada dan dibandingkan dengan standar kompetensi yang diembannya. Jika tidak memenuhi syarat, maka harus membuat rencana pengembangan kompetensi seperti lanjut sekolah dan mengikuti pelatihan. Tak berhenti disitu, setelah mengikuti pelatihan atau pendidikan pun harus dipantau kinerja pegawai tersebut pasca pendidikan dan pelatihan. Kelima, karyawan baru harus mendapat orentasi sesuai jadwal yang ditetapkan. 7.
Sistem Informasi Puskesmas dan Pengendali Dokumen dan Arsip Diperkuat
Apakah di puskesmas anda telah tertata dengan baik data dan informasinya? Data dan informasi sangat penting, Puskesmas perlu berbenah terkait ini. Semua pelaporan dan data harus satu pintu melewai sistem informasi puskesmas. Jika pemegang program/unit melapor ke dinas kesehatan, harus melewati pengantar dari sistem informasi puskesmas. Hal ini untuk menertibkan data-data yang ada di Puskesmas terlebih lagi untuk kepentingan analisis dan perencanaan tentu sangat ditunjang dengan data yang valid. Oleh sebab itu, petugas SIP Puskesmas harus peka dengan pelaporan yang ada disetiap program dan unit pelayanan. Bukan hanya sekedar pelaporan, tetapi bagaimana data tersebut menjadi informasi yang bermanfaat yang dijadikan acuan untuk kebijakan kepala Puskesmas. Hal lain yang perlu diperkuat yaitu pengendalian dokumen dan arsip. Kepala Tata Usaha dan tim pengendali dokumen dan arsip harus ekstra menata dokumen yang ada. Setiap SK, pedoman, panduan, KAK, SOP surat masuk dan surat keluar serta dokumen-dokumen kegiatan harus tertata dengan baik. Jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan mudah diambil. Selain itu, Puskesmas sering mengeluh karena lemah dalam hal dokumentasi kegiatan. Ingatlah prinsip DAUN setiap melakukan pertemuan atau kegiatan yaitu D=Dokumentasi, A=Absensi, U=Undangan, N=Notulen. 8.
Tertib Administrasi Harus Dipatuhi
Hal yang wajib dilakukan oleh Puskesmas adalah tertib administrasi dalam penyelenggaraan pelayanan. Pelayanan harus se-efektif dan se-efisien mungkin dilaksanakan tentu dengan menjaga mutu pelayanan. Puskesmas harus menyusun prosedur kegiatan dan duduk bersama menyepakati tatanaskah, alur pelaporan, alur pendokumentasian dokumen dan lain sebagainya. Khususnya tatanaskah, ini sangat penting bagi Puskesmas untuk mengseragamkan format-format yang ada di Puskesmas. Misalnya format SOP, format notulen, format absensi, format pelaporan dan lain sebagainya diatur dalam tata naskah tersebut. Oleh sebab itu, pedoman penyusunan dokumen dan tata naskah ini harus disosialisasikan ke semua pegawai yang ada di Puskesmas. Awalnya akan terasa berat dengan semua itu, namun dengan saling mendukung pasti akan terlaksana dengan baik. 9.
Peraturan Internal dan Indikator Perilaku Klinis Harus Dilaksanakan
Puskesmas harus menyusun dan menyepakati bersama peraturan internal ini (code of conduct ) yang mengatur perilaku setiap pegawai Puskesmas bahkan kepala Puskesmas sekali pun. Apa saja peraturan internal tersebut?
FORM : 01/PJ.UKM-01
Misalnya budaya malu; malu datang terlambat, malu pulang cepat, malu kerja tanpa sop, dan lain sebagainya. Begitu juga dengan perilaku klinis harus ditetapkan misalnya penggunaan alat pelindung diri seperti sarung tangan dan lain sebagainya. Harus ada petugas yang ditunjuk untuk memantau indikator perilaku ini secara berkala. Hal ini bertujuan untuk menjaga kualitas SDM dan tentunya kualitas pelayanan di Puskesmas. Jika ditemukan masih ada pegawai yang tidak mematuhi indikator perilaku ini maka perlu dilakukan pembinaan. 10. Manajemen Risiko Dijalankan dengan Baik
Penyelenggaraan kegiatan dan pelayanan akan diperhadapkan dengan risiko yang akan menghambat atau menimbulkan kerugian sehingga harus di-manaje dengan baik. Puskesmas harus menentukan dimana area prioritas fungsi dan proses pelayanan atau kegiatan mana yang perlu dibenahi. Ini ditentukan dengan 3 H dan 1 P yaitu High Risk, High Volume, High Cost , dan kecenderungan terjadi masalah ( Problem Prone). Proses selanjutnya yaitu identifikasi risiko bisa melalui audit, keluhan atau insidens yang terjadi. Kemudian dilakukan analisis risiko bisa menggunakan metode severity assessment dengan memilih kejadian yang akan di-investigasi, atau root cause analysis untuk menganalisis akar penyebab kejadian yang telah terjadi, atau FMEA/ Failure Mode and Effect Analysis yang bersifat hipotesis. Prinsipnya adalah petugas yang berkewajiban mengaudit harus peka mencari penyebab masalah apa yang terjadi, mengapa bisa terjadi, apa yang bisa dilakukan untuk mengurangi kejadian tersebut dan seterusnya hingga diperoleh akar penyebabnya. Kemudian dibuat rencana tindak lanjut untuk mengatasi kejadian yang berisiko atau meminimalkan potensi risiko terjadi dikemudian hari. 11. Jejaring dan Jaringan
Sekilas mengutip Permenkes Nomor 74 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat bahwa salah satu pola struktur organisasi puskesmas yaitu adanya pen anggung jawab jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring pelayanan kesehatan. Ini yang jarang dilirik oleh Puskesmas dalam pen guatan sistemnya. Padahal jejaring dan jaringan ini bertujuan untuk mendukung meningkatkan aksesibilitas pelayanan. Jejaring yang dimaksud yaitu klinis, rumah sakit, apotek, laboratorium, dokter praktek m andiri, dan faskes lainya. Sedangkan jaringan yaitu pustu, pusling, bidan desa. Apa yang harus dilakukan oleh PJ jejaring dan jaringan ini? Pertama, harus melakukan mengidentifikasi jejaring dan jaringan yang ada di wilayah kerjanya. Kedua, menyusun pembinaan kepada jejaring dan jaringan tersebut tentu harus melibatkan lintas program. Misalnya pembinaan dan pemantauan di Apotik, bisa melibatkan apoteker puskesmas untuk melakukan pembinaan atau pemantauan. Contoh lain, bisa bekerja sama dengan petugas imunisasi dan KIA KB saat melakukan supervisi supportif di bidan desa. Ketiga, Kemudian dianalisis sejauh mana hasilnya, kemudian dibuatkan rekomendasi jika ada yang tidak sesuai dengan aturan. 12. Manajemen Puskesmas (P1, P2, P3) diimpelentasikan
Perencanaan Perencanaan di Puskesmas haruslah melalui tahapan yang sesuai prosedur. Luaran perencanaan Puskesmas ini dapat berupa Renstra 5 tahunan, RUK Puskesmas, RKA, RPK Puskesmas dan harus disinkronkan dengan pendanaan di PKM baik JKN, BOK, Jampersal maupun dana lainnya. Adapun proses perencanaan ditingkat Puskesmas yaitu:
FORM : 01/PJ.UKM-01
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Puskesmas menyusun jenis kegiatan dan pelayanan berdasarkan kebutuhan dan harapan masyarakat dan juga capaian yang ada di Puskesmas. Proses untuk mendapatkan data tersebut diantaranya melalui pendataan keluarga sehat, survei SMD, hasil MMD, forum-forum masyarakat atau lintas sektor, data-data epidemiologi, capaian kinerja, dan data-data lainnya di Puskesmas. Mengidentifikasi masalah kesehatan dan potensi pemecahannya Melakukan prioritas masalah kesehatan Membuat rumusan masalah Mencari penyebab masalah kesehatan Menetapkan cara pemecahan masalah Memasukkan pemecahan masalah ke dalam rencana usulan kegiatan Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan
Tahapan ini harus diperkuat di Puskesmas, karena masih ada juga puskesmas yang hanya mengkopi paste rencana tahun yang lalu. Hal yang perlu digaris bawahi adalah perencanaan Puskesmas harus menampung aspirasi dari masyarakat, lintas sektor dan lintas program tentunya melalui lokakarya atau forum-forum masyarakat. Oleh karena itu harus ada kesadaran duduk bersama memikirkan permasalahan yang terjadi dan melahirkan program-program inovatif bersama untuk mengatasi masalah tersebut.
Penguatan Penggerakan dan Pelaksanaan Program dan pelayanan yang telah rencanakan dan dijadwalkan pada RPK bulanan kemudian dilaksanakan baik itu intervensi berbasis keluarga, pelayanan di dalam gedung maupun program program intervensi luar gedung yang bersentuhan langsung dengan sasaran tentu dengan memperhatikan hak dan kewajiban pengguna serta sasaran kegi atan. Proses pada P2 ini yaitu pengarahan dan penggerakkan petugas bisa melalui lokakarya mini bulanan termaksud penggerakkan lintas sektor agar penyelenggaraan kegiatan dan pelayanan bisa berjalan efektif dan tepat sasaran. Perlu menjadi catatan yaitu kualitas lokakarya mini bulanan dan lintas sektor ini perlu harus diperhatikan. Pemerintah sudah mengeluarkan Permenkes nomor 44 tahun 2016 mengenai Manajemen Puskesmas dan juga Pedoman Manajemen Puskesmas dengan Pendekatan Keluarga, ini sebagai referensi Puskesmas utama dalam penguatan penggerakan dan pelaksanaan kegiatan dan pelayanan Puskesmas.
Pengawasan Pengendalian dan Penilaian Untuk pengawasan dapat berupa pengawasan internal yang dilakukan oleh Kepala Puskesmas, setiap penanggung jawab, tim mutu dan tim audit internal. Pengawasan internal termaksud monitoring ketepatan jadwal, waktu, tempat dan sasaran yang dilakukan oleh pimpinan Puskesmas dan penanggung jawab kepada pelaksana program atau pelayanan. Pengawasan lainnya yaitu secara eksternal dari lintas sektor, dinas kesehatan, masyarakat.
Pengawasan dan pengendalian kegiatan dan pelayanan dapat melalui lokmin, pertemuan diluar lokmin maupun pemantauan secara langsung di lapangan. Tujuannya yaitu meninjau sejauh mana proses kegiatan yang sudah berjalan, apa saja kendala dan hambatan yang dihadapi pelaksana program dengan mengumpulkan capaian kinerja, kemudian dianalisis dan dibuat rencana tindak lanjut untuk memperbaiki kinerja. Selain itu, pengawasan dan pengendalian juga melalui lokakarya mini lintas sektor, prosesnya yaitu meninjau sejauh mana kerja sama lintas sektor dan tentu memperkuat komitmen bersama dalam pelaksanaan kegiatan di lapangan. Pada proses pengawasan dan pengendalian ini juga perlu melakukan evaluasi akses diantaranya akses informasi (apakah masyarakat mudah mendapatkan informasi kesehatan, informasi alur
FORM : 01/PJ.UKM-01
dan tahapan kegiatan dan lainnya) dan akses menjangkau lokasi kegiatan (apakah sasaran atau masyarakat mudah menjangkau lokasi kegiatan puskesmas atau tidak). Penilaian kinerja mengevaluasi sejauh mana upaya untuk mencapai indikator kinerja manajerial, UKM dan indikator mutu klinis UKP yang sudah disusun diawal tahun. Penilaian kinerja ini dilakukan pertengahan tahun dan diakhir tahun melalui lokmin atau penilaian oleh dinas kesehatan setempat. 13. Tim Komunikasi Informasi dan Penanganan Pengaduan Publik
Tim ini melakukan tugasnya dengan berkolaborasi pada setiap pegawai dalam pelaksanaan pengelolaan komunikasi informasi dan penanganan pengaduan public. Secara rutin mengumpulkan informasi hasil survey assesment (survei kepuasan pelan ggan, survei umpan balik dari pemegang program dan lain-lain), mengumpulkan informasi keluhan yang masuk ke call center, kotak saran, tatap mukalangsung melalui unit pelayanan, pustu dan poskesdes. Tim ini juga berupaya mendekatkan akses masyarakat terhadap informasi pelayanan atau kegiatan yang dilakukan oleh Puskesmas dengan memanfaatkan sumber daya yang ada (brosur, leaflet dll, temaksud media cetak elektronis atau sosial media). 14. Penanggung Jawab Mutu dan Tim Menjadi Ujung Tombak Mutu Pelayanan
Tim ini menjadi kunci atau garda terdepan dalam menjaga kualitas pelayanan di Puskesmas. Hal yang dilakukan oleh tim ini secara garis besar yaitu; Pertama, mengajak semua pegawai untuk mengikrarkan komitmen mereka untuk memberikan pelayanan yang berkualitas. Kedua, bersama-sama semua pegawai menyusun indikator kinerja manajerial, kinerja UKM dan mutu klinis, indikator perilaku klinis serta kebijakan mutu dan sasaran k eselamatan pasien. Ketiga, menyusun dan mengosialisasikan manual mutu atau pedoman mutu yang digunakan puskesmas sebagai pedoman untuk memberikan pelayanan yang berkualitas. Keempat, membuat rencana peningkatan mutu. Kelima, secara berkala mengumpulkan data indikator mutu/kinerja dari setiap program dan unit kemudian dibuatkan rencana peningkatan dan perbaikan mutu secara berkesinambungan. Keenam, bersama-sama tim manajemen risiko meminimalisir kejadian-kejadian yang menimbulkan risiko kerugian atau dampak negatif. Ketujuh, bersama-sama dengan tim audit internal melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan dan pelayanan di Puskesmas. Ketujuh, merencanakan kajibanding ke puskesmas lainnya yang memiliki capaian kinerja atau pelayanan yang lebih baik. Hal ini bertujuan untuk membandingkan kinerja dengan pusk esmas kaji banding dan melihat kiat-kiat yang berhasil dilakukan oleh puskesmas tersebut dalam melaksanakan kegiatan/pelayanan. 15. Membangun Mindset Biasakan yang Benar, Bukan Benarkan yang Bisa
Saat ini Puskesmas tengah menghadapi akreditasi. Banyak tantangan yang dihadapi oleh Puskesmas. Bahkan ada juga yang mengeluh karena terlalu banyak SK, pedoman, panduan, kerangka acuan dan SOP yang harus dibuat. Sebaliknya, ini akan melindungi petugas dalam melaksanakan kegiatan dan pelayanan baik di dalam gedung maupun di luar gedung. Mindset biasakan yang benar bukan benarkan yang biasa harus digaungkan di Puskesmas.
FORM : 01/PJ.UKM-01
Bekerja harus sesuai dengan prosedur yang ada, ini selain menjaga kualitas pelayanan juga untuk safety bagi petugas. Yuk, berbenah secara sistem dan biasakan melakukan sesuai prosedur yang ada. 16. Lingkungan Puskesmas Sehat
Sama halnya dengan sarana prasarana dan peralatan. Puskesmas juga harus mewujudkan lingkungan yang sehat (lingkungan fisik, instalasi listrik, air, ventilasi, dan limbah berbahaya, limbah medis, sistem lain yang dipersyaratkan diperiksa secara rutin, dipelihara dan dip erbaiki. Terdapat istilah dalam pemeliharaan sarpras dan lingkungan yang sehat yaitu 5 R; Ringkat/ Pemilahan, Rapih/ Penataan, Resik/ Pembersihan, Rawat/ Pemeliharaan, Rajin/ Pembiasaan. Setiap anggota Puskesmas wajib menjalankan prinsip 5 R ini. Untuk mewujudkan lingkungan sehat petugas kesling, clealing service, serta pegawai lainnya melakukan hal-hal berikut ini; Pertama, melakukan inventarisir sistem lingkungan termaksud invetarisir bahan berbaha ya (kimia, gas, uap, limbah medis dan infeksius) yang ada di puskesmas. Kedua, melakukan jadwal pemeliharaan. Ketiga, pemeliharaan, pemantauan, perbaikan lingkungan fisik, instalasi listrik, air dll, serta penanganan bahan berbahaya. Masyarakat sehat? dimulai dari Puskemas sehat.
FORM : 01/PJ.UKM-01
Penulis : Ekariny Situmorang
https://www.facebook.com/ekariny.situmorang.5 Mumpung masih segar di ingatan, dan mumpung masih tersisa semangatnya, ingin sekali membagikan sedikit pengetahuan yang saya punya kepada Teman-teman di Puskesmas dimanapun berada, yang akan akan mempersiapkan diri menuju Survei Akreditasi. Salah satu prinsip yang harus ditanamkan adalah, bahwa Akreditasi itu sesungguhnya adalah proses perbaikan mutu kinerja secara berkesinambungan, yang tidak akan berhenti setelah proses survei berlangsung, tetapi harus terus berjalan selama Puskesmas itu masih b erdiri. Jadi Proses Akreditasi itu sesungguhnya adalah momen pembelajaran yang sangat berharga, sekaligus sebagai momen refreshing Ilmu Pengetahuan yang muaranya adalah Kepuasan Pelanggan dalam hal ini masyarakat sebagai penerima pelayanan atau Kinerja Puskesmas. Langkah-langkah di bawah ini saya runut berdasarkan pengalaman dan hasil ‘curian’ ilmu dari beliau-beliau yang lebih ahli, yang sesuai boleh diadopt, dan yang tidak sesuai boleh diabaikan. Keseluruhan langkah ini tidak semua kami terapkan, Karena sesungguhnya pemahaman akan seluruh proses ini saya dapat bahkan di Hari H survei hehehe… Langkah I: Pembentukan Tim Akreditasi dan Tim Managemen Mutu
A. Tim Akreditasi Tim Akreditasi terdiri dari Penanggung Jawab dalam ha l ini adalah Kepala Puskesmas; Ketua Tim; Sekretaris; Ketua Pokja Admen dan Anggotanya; Ketua Pokja UKM dan anggotanya serta Ketua Pokja UKP dan anggotanya. Untuk mempermudah tugas Ketua Pokja dapat ditentukan Koordinator Bab untuk masing-masing Bab mulai d ari Koordinator Bab I sampai Bab IX. Untuk memastikan sinergi antara Bab I sampai Bab IX, sebaiknya Ketua Tim Akreditasi sekaligus dipegang oleh Wakil Managemen Mutu (WMM) B. Tim Managemen Mutu Managemen Mutu ditanggungjawabi oleh Kepala Puskesmas dan dipimpin oleh seorang Wakil Managemen Mutu (WMM), yang membawahi 4 (empat) Sub Tim yang masing-masing dipimpin oleh seorang Koordinator yaitu: 1. Audit Internal: Bertanggungjawab dalam Audit Internal mulai dari tahap Rencan a Audit, Pelaksanaan Audit, Monitoring dan Evaluasinya. 2. Managemen Komplain dan Survey Kepuasan Pelanggan: Bertanggungjawab dalam proses pengukuran berjalannya mutu atau kinerja Puskesmas mulai dari pengelolaan kotak saran, komplain masyarakat secara langsung, sms centre, pengelolaan koin kepuasan dan pelaksanaan survei kepuasan Pelanggan di puskesmas. 3. Managemen Monitoring, Evaluasi dan Perbaikan Kinerja: Bertanggung jawab dalam melakukan monitoring dan evaluasi dari semua kegiatan yang ada baik di UKM maupun UKP. 4. Peningkatan Mutu Klinis dan Keselamatan Pasien (PMKP): Bertanggungjawab memastikan seluruh kegiatan pelayanan klinis berjalan dengan konsep PDCA dengan mengacu kepada Permenkes nomor 11 Tahun 2017 tentang Keselamatan pasien. Koordinator Bab IX sekaligus menjadi Koordinator Tim PMKP. Langkah II: Penyusunan Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah
Proses Akreditasi sebaiknya dimulai oleh Wakil Managemen Mutu beserta Tim nya, yang harus bekerja cepat dalam menyusun Pedoman Penyusunan Dokumen dan Ped oman Tata Naskah. Terjadi beberapa perdebatan yang isinya apakah tidak sebaiknya disatukan saja Pedoman Penyusunan Dokumen dan Pedoman Tata Naskah dalam satu buku?? Dalam hal ini kami putuskan kedua pedoman tersebut dibuat secara terpisah, dimana Pedoman Penyusunan Dokumen secara detail membahas essensi dari semua dokumen yang dibutuhkan, sedangkan tata Naskah lebih ke teknis pembuatan dokumen mulai dari format atau draft
FORM : 01/PJ.UKM-01
dokumen, tatacara penomoran dokumen, jenis dan ukuran font, margin tulisan dan segala sesuatu yang harus diatur agar dihasilkan keseragaman dari seluruh dokumen nantinya. Pedoman Penyusunan Dokumen dibuat dengan mengacu kepada Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Bina Upaya Pelayanan Kesehatan Dasar Tahun 2015, sedangkan Pedoman Tata Naskah disusun dengan mengacu kepada Permendagri Nomor 42 Tahun 2016 tentang Tata Naskah. Dalam Proses penyusunan pedoman ini sebaiknya melibatkan semua ketua pokja dan koordinator Bab, agar semua pihak sama-sama memahami esensi dari pedoman tersebut dan akan menjadi sangat mudah dalam pengerjaan dokumen nantinya. Langkah III: Duduk Bersama untuk Memahami Instrumen Akreditasi
Bersama dengan Pembimbing Akreditasi yang datang dari Dinas Kesehatan, seluruh Tim Mutu dan Tim Akreditasi sebaiknya duduk bersama dan diskusi untuk memahami semua isi dari Instrument Akreditasi mulai dari Bab I sampai Bab IX beserta kriteria dan elemen penilaiannya. Intinya, kunci di awal adalah duduk bersama, membahas bersama, bingung bersama dan pintar bersama, sehingga di dalam perjalanan proses nantinya tidak terbentuk yang namanya Republik Admen, Republik UKM dan Republik UKP.. Bersamaan dengan diskusi pemahaman instrument akreditasi jangan lupa untuk mendiskusikan dan memahami beberapa dokumen penting dalam Akreditasi yang saya sebut dengan “jimat akreditasi” yaitu:
Permenkes Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas; Permenkes Nomor 44 tahun 2016 tentang Pedoman Managemen Puskesmas; Permenkes Nomor 43 tahun 2016 tentang Standard Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan; Permenkes Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama dan tempat Praktek Mandiri Dokter/Dokter Gigi Khusus untuk Tim PMKP atau Bab IX “jimat” yang harus dikuasai adalah Permenkes nomor 11 tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien Sedangkan untuk Tim Managemen Komplain dan Survei kepuasan Pelanggan “jimat” yang harus dikuasai adalah Permenpan nomor 14 tahun 2017 tentang Survei Kepuasan Masyarakat, karena di dalam Peraturan ini sudah d ibahas tentang survei secara keseluruhan, sehingga tidak perlu lagi repot membuka buku statistik apalagi sampai menginstal program SPSS di komputer
Langkah IV: Pengerjaan Dokumen
Tim boleh memisahkan diri dulu ke tempat masing-masing sesuai dengan Pokja nya, untuk mengerjakan dokumen yang diperlukan. Hendaknya selalu diingat tentang Hirarki Penulisan Dokumen dimulai dari pembuatan SK/Kebijakan Pedoman/Panduan Rencana/Kerangka Acuan SOP. Format pembuatan matriks untuk siklus PDCA di masing-masing Bab sebaiknya juga sudah dipahami dan dibuat seragam bentuknya. Dokumen yang sudah jadi, oleh Sekretariat segera diberi tanggal mulai berlaku, dilakukan penomoran dan ditandatangani oleh Pimpinan Puskesmas. Untuk kemudian didistribusikan ke unit-unit terkait melalui buku Ekspedisi. Jika dokumen sudah sampai ke unit-unit terkait, yang membuat dokumen wajib melakukan sosialisasi agar apa yang menjadi tujuan dokumen tersebut dapat dipahami dengan baik. Isi dari semua dokumen yang terkait dengan peningkatan mutu dan kinerja Puskesmas, oleh Tim Managemen Mutu segera dirangkum dalam satu Pedoman yaitu Manual Mutu. Langkah V: Implementasi
Setelah dokumen yang dibutuhkan sudah dibuat dan tersosialisasi dengan baik maka segera diimplementasikan di Puskesmas dengan menjalankan proses monitoring dan evaluasi, juga mulai berjalan proses Audit Internal.
FORM : 01/PJ.UKM-01
Dalam tahap implementasi ini juga akan semakin dipahami apa yang diminta oleh elemen penilaian Instrumen Akreditasi, sehingga sembari pelaksanaan implementasi dapat juga sembari memperbaiki apa yang kurang di Dokumen yang sudah dibuat. Langkah VI: Tata Graha Puskesmas
Selain persiapan dokumen, persiapan Tata Graha Puskesmas juga merupakan hal yang sangat penting. Sebaiknya Proses tatagraha dikerjakan secara gotong royong. Dalam proses ini akan terlihat beberapa keajaiban yang mungkin akan muncul dari ide-ide kreatif dari semua Pegawai Puskesmas. Salah satu keindahan yang tercipta dari Proses menuju akreditasi adalah: terciptanya kebersamaan, saling menghargai seorang akan yang lain, dan saling membutuhkan karena tidak ada satu orang pun yang mampu mengerjakan banyak hal dalam waktu yang bersamaan. Tulisan ini saya dedikasikan untuk Teman-Teman tercinta di Rumah Kedua Puskesmas Medan Johor, dan untuk Tiga Orang Pembimbing Akreditasi yang luar biasa dari Dinas Kesehatan Kota Medan, yang sudah menjadi orangtua asuh kami selama proses berlangsung: Bapak Edi Subroto, SKM, M. Kes (Pembimbing Admen); Bapak Leo Erickson SKM (Pembimbing UKM) dan Ibu dr. Rumondang Pulungan, M. Kes (Pembimbing UKP) Salam Kesehatan Tim Managemen Mutu Puskesmas Medan Johor
