“KEPANITIAAN & EVENT”
OLEH : RIZKY PANGESTU SETIAWAN
LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN & ORGANISASI (LDKO) HIMPUNAN MAHASISWA SIPIL UNIVERSITAS JENDERAL ACHMAD YANI
PENDAHULUAN
Organisasi tidak akan hidup dan bertahan dalam menjalankan roda organisasinya, jika tidak ada kegiatan sebagai usaha-usaha pencapaian tujuan dari organisasi tersebut. Keberadaan kegiatan dimaksud berguna untuk memberikan peran kepada seluruh anggota organisasi, sehingga dapat berperan serta dalam menjalankan roda organisasi. Sebuah organisasi tanpa adanya kegiatan merupakan organisasi yang yang mati.
KEPANITIAAN & EVENT
kepanitiaan adalah SEKELOMPOK ORANG yang BEKERJASAMA secara TERSTRUKTUR dan KOMIT untuk melakukan sesuatu hingga mencapai apa yang telah ditargetkan
WAKTU Berhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang. Acara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini, tentu berbeda dengan acara yang persiapannya secara mendadak. Agar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana, maka waktu persiapan juga sangat menentukan, lama tidaknya waktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara.
MENGELOLA DENGAN BAIK DAN PROFESIONAL
Mengumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian-bagian tersendiri. Jika bisa pilihlah dari orang terdekat kita, teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lowongan pekerjaan untuk bagian tertentu. Kemudian menerapkan “teamwork and leadership”. Mengenai event adalah melulu tentang “teamwork”, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork. Kelola dengan baik tim anda.
SUASANA KEKELUARGAAN
Membentuk kekeluargaan akan memberikan hasil yang lebih baik, karena dilandasi kenyamanan dalam kepanitiaan tersebut. Suasana kekeluargaan akan membentuk kepanitiaan yang mempunyai kesamaan pandangan dan mau bekerja.
KONSEP EVENT
Konsep Baku Konsep Baru Konsep Kombinasi
IDE INOVATIF
Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda
QUALITY ORIENTED
Utamakan kualitas dan bukan profit. Jika sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah panitia, maka di kesempatan lain, sponsor dan peserta ini pun akan hadir kembali dalam acara selanjutnya Selain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru
MILIKI SPESIFIKASI TERTENTU
Ada banyak segmen dalam event. Jika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. Jangan kemaruk. Fokuslah pada satu event. Jika ingin terjun ke event lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. Karena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah awal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event.
MILIKI JARINGAN RELASI SPONSOR
Terkadang pihak panitia juga telah memiliki sponsor-sponsor tertentu. Tapi tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. Jika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi Event itu sendiri
MEMILIKI DATABASE Dalam mengelola Event, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan database obyek, sponsor atau klien. Gunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. Atau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. Teknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini, internet misalnya.
NEGOTIATION AND LOBBYING
Anda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. Pendekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal.
PRESENTATION SKILL
Anda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. Setiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda-beda. Gunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka.
MEMPERSIAPKAN SEGALA SESUATUNYA
Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal. Tentunya setelah konsep & project udah matang juga. Kemudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. Yang tetap penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. Baik dengan teamwork maupun dengan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. Jangankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan.
MANEJEMEN EMOSI Kerja panitia apalagi jika makin dekat dengan hari H penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel itu sendiri. Cermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat-saat seperti ini. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya.
HARUS ADA KOORDINASI
kepanitiaan bukanlah milik salah satu seksi saja, akan tetapi dimiliki seluruh anggota kepanitiaan. Untuk itu harus ada koordinasi yang efektif, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam bekerja. Berkenaan dengan hal itu pula, perlu dihindari terjadinya miss comunication.
EFEKTIF DAN EFISIEN
setiap anggota dalam kepanitiaan haruslah berpikir dan bertindak secara efektif dan efesien. Hal ini dikarenakan waktu, dana, tenaga dan sumber daya lainnya kadang kala terbatas untuk itu perlu adanya pola pikir dimaksud
MEMPROMOSIKAN EVENT
Hal yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik
BUDGET
Yang paling urgent untuk mengadakan suatu event adalah budget, karena besar kecilnya budget sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. Kalau budget tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut
CLEAN UP
Setelah acara selesai, perlu untuk membersihkan keseluruh
PENUTUP
Strategi kepanitiaan bukanlah sebuat topik yang menarik untuk didiskusikan, akan tetapi akan lebih menarik jika diaplikasikan. Dengan melaksanakan strategi kepanitiaan, maka kader akan lebih memahami arti menjadi seorang pemimpin. Dalam strategi kepanitiaan setiap individu diberikan peran dalam berkoordinasi dengan orang lain untuk mencapai sebuah tujuan, yakni tujuan dari kegiatan dimaksud.
Don’t stay on the ground... Fight... Fight till forever!!! make it right!!! Get’s yours destiny!!!
