LAPORAN MONITORING ATAS PRODUKSI PROYEK 438 UNIT KERETA
I.
Dasar Monitoring: 1. Surat Tugas No. 06/ST.PKPT/2018 06/ST.PKPT/2018 tanggal tanggal 09 Mei 2018. 2. Surat Perjanjian No. No. KL.702/V/19/KA-2017, tanggal 09 Mei 2018, tentang Pengadaan Investasi 438 Unit Kereta TA. 2017. 3. Addendum I No. KL.702/X/11/KA-2017 tanggal tanggal tanggal 06 Oktober Oktober 2017. 4. Addendum II No. KL.702/II/48/KA-2018 tanggal tanggal tanggal 28 Februari Februari 2018.
II.
Ruang Lingkup Monitoring 1. Obyek Monitoring: Melakukan evaluasi realisasi produksi kereta 438 sesuai dengan Kontrak No. KL.702/V/19/KA-2017, tanggal 09 Mei 2018, tentang Pengadaan
Investasi
438
Unit
Kereta
TA.
2017
sebesar
Rp.2.291.369.686.750,-. 2. Sasaran Monitoring: Produksi 438 Unit Unit Kereta.
III.
Kondisi 1. Sesuai kontrak No. KL.702/V/19/KA-2017, tanggal 09 Mei 2018, tentang Pengadaan Investasi 438 Unit Kereta TA. 2017, yang terakhir diubah dengan addendum ke II No. KL.702/II/48/KA-2018 tanggal tanggal 28 Februari 2018, kami membandingkan antara jadwal Masa Penyerahan Produk Paling Lambat (MPPL) dengan realisasi Berita Acara Serah Terima Produk (BAST), diketahui kondisi sebagai berikut: Tabel 1.1 Realisasi Penyerahan Produk Kereta 438 No.
Tahapan
Formasi
MPPL
BAST
Keterangan
1
Train set 1
10 K3 + 1 M +1 P
12/15/2017
2/19/2018
Terlambat 66 hari
2
Train set 2
10K1+1M+1P
12/18/2017
2/19/2018
Terlambat 63 hari
3
Train set 3
10 K1 + 1 M + 1 P
1/30/2018
3/14/2018
Terlambat 43 hari
4
Train set 4
9 K3 + 1 M + 1 P
1/30/2018
3/14/2018
Terlambat 43 hari
5
Train set 5
7 K3 + 1 M + 1 P
1/30/2018
3/14/2018
Terlambat 43 hari
6
Train set 6
10 K1 + 1 M + 1 P
3/30/2018
3/29/2018
Lebih Cepat 1 hari
7
Train set 7
10 K1 + 1 M + 1 P
4/14/2018
4/13/2018
Lebih Cepat 1 hari
8
Train set 8
10 K1 + 1 M + 1 P
4/28/2018
4/19/2018
Lebih Cepat 9 hari
1
No.
Tahapan
Formasi
MPPL
BAST
9
Train set 9
4 K1+4 K3+1 M+1P
5/13/2018
5/7/2018
Lebih Cepat 6 hari
10
Train set 10
4 K1+4 K3+1 M+1 P
5/17/2018
5/7/2018
Lebih Cepat 10 hr
11
Train set 11
4 K Sleeper
6/10/2018
6/8/2018
Lebih cepat 2 hari
10 K1 + 1 M + 1 P
6/30/2018
6/4/2018
Lebih Cepat 26 hr Telah dikirim, belum BAST
12
Train set 12
10 K1+ 1 M+1 P
7/30/2018
-
13
Train set 13
4 K1+4 K3+1 M+1P
7/30/2018
-
14
Train set 14
4 K1+4 K3+1 M+1P
7/30/2018
-
15
Train set 15
4 K1+4 K3+1 M+1P
8/30/2018
-
16
Train set 16
10 K1 + 1 M + 1 P
8/30/2018
-
17
Train set 17
14 K3 + 1 M + 1 P
9/30/2018
-
18
Train set 18
4 K1+4 K3+1 M+1P
9/30/2018
-
19
Train set 19
10 K1 + 1 M + 1 P
10/30/2018
-
20
Train set 20
10 K1 + 1 M + 1 P
10/30/2018
-
21
Train set 21
4 K1+4 K3+1 M+1P
10/30/2018
-
22
Train set 22
6 K1 + 1 M + 1 P
11/30/2018
-
23
Train set 23
10 K1 + 1 M + 1 P
11/30/2018
-
24
Train set 24
4 K1+4 K3+1 M+1P
11/30/2018
-
25
Train set 25
4 K1+4 K3+1 M+1P
12/30/2018
-
26
Train set 26
10 K1 + 1 M + 1 P
1/30/2019
-
27
Train set 27
4 K1+4 K3+1 M+1P
1/30/2019
-
28
Train set 28
4 K1+4 K3+1 M+1P
1/30/2019
-
29
Train set 29
10 K1 + 1 M + 1 P
2/28/2019
-
30
Train set 30
10 K1 + 1 M + 1 P
2/28/2019
-
31
Train set 31
4 K1+4 K3+1 M+1P
2/28/2019
-
32
Train set 32
15 K3 + 2 M + 2 P
3/30/2019
-
33
Train set 33
4 K1+4 K3+1 M+1P
3/30/2019
-
34
Train set 34
2 K1+7 K3+1 M+1 P
3/30/2019
-
35
Train set 35
2 K1+7 K3+1 M+1 P
4/30/2019
-
36
Train set 36
2 K1+7 K3+1 M+1 P
4/30/2019
-
37
Train set 37
2 K1+7 K3+1 M+1 P
4/30/2019
-
38
Train set 38
15 K3 + 1 M + 1 P
5/30/2019
-
Keterangan
Berdasarkan tabel di atas diketahui PT INKA (Persero) mengalami keterlambatan penyerahan untuk Train Set (TS) 1-5. Atas keterlambatan tersebut PT INKA (Persero) berpotensi menanggung risiko denda sebesar 2‰ (dua per mil) dari harga barang setiap tahapan penyerahan tanpa PPN
2
10% dikalikan jumlah hari kalender keterlambatan, dengan denda maksimum 5% (lima persen) dari harga barang setiap penyerahan dalam masing-masing tahapan tanpa PPN10%. Terhadap besaran potensi denda tersebut kami sajikan dalam tabel dibawah ini:
Tabel 1.3 Potensi Pengenaan Denda atas Keterlambatan No.
Tahap
Denda
Harga Penyerahan (Rp)
1
Tahap I Penyerahan 1
5%
125.308.587.068,00
6.265.429.353,00
2
Tahap I Penyerahan 2
5%
165.061.188.743,00
8.253.059.437,00
Total
Jumlah (Rp)
14.518.488.790,00
Namun terhadap penyerahan tahapan berikutnya PT INKA (Persero) mampu mengirimkan produk lebih cepat dari yang ditagetkan. Sampai dengan pelaksanaan monitoring ini berakhir, PT INKA (Persero) telah melakukan pengiriman sebanyak 12 TS dan 4 Sleeper Car. Sedangkan untuk TS 12 saat ini telah t elah dilakukan pengiriman ke Balai Yasa Surabaya Gubeng, namun belum dapat dilakukan BAST dikarenakan menunggu penyerahan TS 13 dan TS 14 (satu rangkaian penyerahan tahap ketiga). Dalam hal ini perlu dilakukan negosiasi dengan PT KAI (Persero), agar penyerahan yang lebih cepat dari MPPL untuk dapat dikompensasikan dengan besaran potensi denda keterlambatan penyerahan TS 1-5. 2. Untuk produksi, saat ini PT INKA (Persero) telah menyelesaikan TS 13, TS 14, dan TS 15, namun masih terdapat kekurangan komponen pada kereta Train Set ke 15 dengan rincian sebagai berikut: No.
Komponen
Status
Keterangan
1
Interior
OK
OK
2
Mekanik
OK
OK
3
Elektrik
NOK
Modul PIDS (proses fitting)
Berdasarkan konfirmasi dengan karyawan Divisi Logistik, bahwa proses fitting PIDS menjadi tanggung jawab PT INKA Multi Solusi Trading, karena pengadaan PIDS berupa pengadaan system hingga terinstalasi.
3
Sedangkan untuk Train Set 16 saat ini masih dalam proses pengerjaan, namun masih terdapat kekurangan komponen sebagai berikut: No.
Komponen
Jumlah
Keterangan
1
Interior
18
Barang Ready di IMS
2
Mekanik
1
-
3
Elektrik
37
Komponen air conditioning 7500 telah tiba di workshop INKA, dan 36 komponen lainnya belum datang
Selain kekurangan komponen di atas, pada train set 16 masih terdapat pekerjaan dalam proses penyelesaian yaitu Bogie finishing, Carbody painting, dan Finishing di Takt 2 hingga Takt 11. Berdasarkan MPPL, penyelesaian produk TS 13 s/d 16 tersebut masih on schedule. schedule. Namun demikian apabila dapat diselesaikan lebih cepat, diharapkan dapat mengurangi besarnya denda keterlambatan.
3. Berdasarkan hasil uji petik terhadap dokumen check sheet pengadaan proyek 438 kereta kami menemukan bahwa terdapat deviasi antara realisasi Purchase Request (PR) dengan kontrak pembelian untuk trainset berikutnya. Adapun deviasi tersebut adalah sebagai berikut: NO
KOMPONEN
TOTAL PR ITEM
PO TERBIT
PO BELUM TERBIT
1
RAW MATERIAL
1721
1551
170
2
INTERIOR
234
211
23
3
ELEKTRIK
397
397
0
4
MEKANIK
173
163
10
2525
2322
203
TOTAL
Dari 203 Purchase Order yang yang belum terbit di atas, kami melakukan uji petik sebanyak 25 Purchase Request dengan dengan hasil evaluasi sebagai berikut: a. 16 PR, dalam proses proses pengadaan. pengadaan. Dengan demikian demikian kedatangan kedatangan material mengalami keterlambatan dari jadwal kedatangan yang ditentukan dalam PR. b. 5 PR di delete. 2 PR material Box Pump Submersible Submersible di delete karena karena BOM copy paste dari paste dari proyek sebelumnya. Untuk proyek 438 Car, material 4
ini tidak diperlukan. Sedangkan 3 PR, di delete untuk diganti dengan PR yang baru. c. Terdapat 2 PR (material Double Seat Sleeper Car dan Single Seat Sleeper Car), belum diproses karena belum ada addendum kontrak penjualan dengan PT KAI (Persero). d. 2 PR terbit PO Manual. Manual. Secara detain sebagaimana pada Lampiran 1.
IV.
Kesimpulan Berdasarkan hasil evaluasi di atas dapat disimpulkan: 1. Produksi pada TS 1 s/d s/d TS 5, mengalami keterlambatan keterlambatan yang signifikan. Kedepan perlu dilakukan pengendalian yang ketat untuk pemenuhan jadwal penyerahan sesuai MPPL, utamanya oleh Divisi Perencanaan & Pengendalian Produksi, Divisi Teknologi dan Divisi Logistik. 2. Penyerahan setelah TS 5, dapat memenuhi atau bahkan lebih cepat cepat dari jadwal penyerahan menurut MPPL. Hal ini perlu dipertahankan untuk penyerahan TS selanjutnya. Diharapkan hal ini dapat dikompensai dengan denda keterlambatan TS 1 – 1 – 5. 5. 3. Perlu ditingkatkan efisiensi dalam proses pengadaan. Sebagai indikasi adanya PR yang di delete delete seharusnya tidak ada (Mis. PR Box Pump Submersible). Apabila hal ini terlanjur dibeli, akan menimbulkan over stock . Sehubungan dengan hal tersebut di atas direkomendasikan: 1. Divisi Logistik agar meningkatkan meningkatkan pengendalian pengendalian pengadaan pengadaan terhadap PR yang belum diproses kontrak maupun yang proses pengadaannya telah melampaui jadwal pemakaian material menurut fitting schedule. schedule. Karena hal ini dapat menghambat proses produksi. Namun demikian terhadap PR yang diterima, Divisi Logistik juga perlu melakukan verifikasi ulang untuk meminimalkan terjadinya over stock akibat kesalahan dari proses sebelumnya (misalnya: tidak cek stock, BOM copy paste, paste, kesalahan perhitungan, dll) 2. Divisi Rendalprod agar agar meningkatkan verifikasi verifikasi penerbitan PR, antara antara lain berkaitan dengan pengecekan stock dan dan akurasi Bill of Material (BOM) yang
5
diterima dari Divisi Teknologi, sehingga tidak terbit PR yang tidak perlu (PRdelete). delete). 3. Divisi Teknologi agar meningkatkan meningkatkan akurasi pembuatan kebutuhan kebutuhan material material (BOM), baik dalam jumlah maupun spesifikasi yang dibutuhkan. Adanya BOM copy paste dari paste dari proyek sebelumnya agar betul-betul direviu. Demikian juga dalam perhitungan jumlah kebutuhan, kebutuhan, harus lebih akurat.
Mengetahui, GM Audit Internal
SM Audit
Sarmiatun
Achmad Karsono
6
