PERANCANGAN SMS GATEWAY MENGGUNAKAN GAMMU DAN DAN IMPLEMENTASI IMPLEMENTASI APLIKASI NATADOC UNTUK UNTUK SISTEM PENGARSIPAN STUDI KASUS DI PUSAT PENGELOLAAN PENGELOLAAN DATA DAN SISTEM INFORMASI (PDSI) BP BATAM
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Oleh: INDRI JUNANDA
140155201002
TITI ARIMBA
140155201026
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI KEPULAUAN RIAU 2017
KATA PENGANTAR Bismillaahirrohmaanirrohim,
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kekuatan, rahmat, serta hidayahnya, atas terselesaikannya Laporan Kerja Praktek (KP) dengan judul “Perancangan Sms Gateway Menggunakan Gammu dan Implementasi Aplikasi Natadoc Untuk Sistem Pengarsipan Studi Kasus di Pusat Pengelolaan Data Dan Sistem Informasi (PDSI) BP Batam
”
dapat
diselesai dengan baik. Tugas penyusunan Laporan Kerja Praktek ini adalah upaya untuk menyelesaikan mata kuliah Kerja Praktek pada Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Maritim Raja Ali Haji. Dalam menyelesaikan pelaksanaan Kerja Praktek ini, tidak terlepas dari bimbingan, pengarahan, dan bantuan pemikiran serta dorongan semangat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan yang mulia kepada : 1. Allah SWT yang memberikan Anugerah yang luar biasa kepada Penulis. 2. Kedua Orang Tua dan keluarga yang selalu memberikan dukungan, semangat dan do’a demi kelancaran pembuatan pe mbuatan Laporan Kerja Praktek ini. 3. Bapak Yuda Gunadi, SE selaku Ketua Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi (PDSI). 4. Ibu Sylvia Jeannette Malaihollo, S.Kom., MM selaku Kabid. Media dan Infrastruktur yang memberikan tugas menggunakan Natadoc guna sebagai sistem pengarsipan di Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi BP Batam. 5. Bapak Rakhmat Ikraldo Busyra, S.T selaku pembimbing di Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi BP Batam yang memberikan pengarahan dan tugas selama proses Kerja Kerja Praktek ini dilaksanakan dilaksanakan 6. Pak Danang Febrian selaku pembimbing aplikasi SMS Gateway yang memberikan ide untuk membuat Aplikasi SMS Gateway menggunakan GAMMU, yang berguna bagi ke majuan penulis kedepannya. 7. Staf PDSI
ii
KATA PENGANTAR Bismillaahirrohmaanirrohim,
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kekuatan, rahmat, serta hidayahnya, atas terselesaikannya Laporan Kerja Praktek (KP) dengan judul “Perancangan Sms Gateway Menggunakan Gammu dan Implementasi Aplikasi Natadoc Untuk Sistem Pengarsipan Studi Kasus di Pusat Pengelolaan Data Dan Sistem Informasi (PDSI) BP Batam
”
dapat
diselesai dengan baik. Tugas penyusunan Laporan Kerja Praktek ini adalah upaya untuk menyelesaikan mata kuliah Kerja Praktek pada Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Maritim Raja Ali Haji. Dalam menyelesaikan pelaksanaan Kerja Praktek ini, tidak terlepas dari bimbingan, pengarahan, dan bantuan pemikiran serta dorongan semangat dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dan penghargaan yang mulia kepada : 1. Allah SWT yang memberikan Anugerah yang luar biasa kepada Penulis. 2. Kedua Orang Tua dan keluarga yang selalu memberikan dukungan, semangat dan do’a demi kelancaran pembuatan pe mbuatan Laporan Kerja Praktek ini. 3. Bapak Yuda Gunadi, SE selaku Ketua Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi (PDSI). 4. Ibu Sylvia Jeannette Malaihollo, S.Kom., MM selaku Kabid. Media dan Infrastruktur yang memberikan tugas menggunakan Natadoc guna sebagai sistem pengarsipan di Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi BP Batam. 5. Bapak Rakhmat Ikraldo Busyra, S.T selaku pembimbing di Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi BP Batam yang memberikan pengarahan dan tugas selama proses Kerja Kerja Praktek ini dilaksanakan dilaksanakan 6. Pak Danang Febrian selaku pembimbing aplikasi SMS Gateway yang memberikan ide untuk membuat Aplikasi SMS Gateway menggunakan GAMMU, yang berguna bagi ke majuan penulis kedepannya. 7. Staf PDSI
ii
8. Bapak Hendra Kurniawan, S.Kom., M.Sc.Eng selaku Ketua Prodi Jurusan Teknik Informatika dan seluruh dosen pengajar Jurusan Teknik Informatika. 9. Ibu Dwi Amalia Purnamasari, S.T., M.Cs selaku dosen pembimbing yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada Penulis. 10. Rekan-rekan Mahasiswa Angkatan 2014 Teknik Informatika di UMRAH yang memberi dukungan dan semangat. Stay Hungry Stay Foolish. Foolish . Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Semoga bantuan, dukungan, dan kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT. Dengan keterbatasan pengetahuan, waktu dan kemampuan, penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam menyelesaikan laporan Kerja Praktek. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi perbaikan dimasa yang akan datang. Batam, September 2017
Penulis
iii
DAFTAR ISI
........................................................................................................ ii KATA PENGANTAR ........................................................................................................
DAFTAR ISI .......................................................................................................................iv ......................................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR .........................................................................................................
DAFTAR TABEL ............................................................................................................. viii BAB I .................................................................................................................................. 1 PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1 1.1.
Latar Belakang..................................................................................................... 1
1.2.
Batasan Masalah ................................................................................................. 2
1.3.
Tujuan ................................................................................................................. 2
1.4.
Manfaat ............................................................................................................... 3
1.5.
Tempat dan Waktu Kerja Praktek ....................................................................... 3
1.6.
Sistematika Penyusunan ..................................................................................... 3
BAB II................................................................................................................................. 5 PROFIL INSTITUSI ........................................................................................................... 5 2.1
Sejarah Singkat Institusi ...................................................................................... 5
2.2
Visi dan Misi Institusi .......................................................................................... 6
2.3
Struktur Organisasi BP Batam ............................................................................. 7
2.4
Ruang Lingkup Usaha Institusi ............................................................................ 7
2.5
Profil Pusat Pengelolaan Data dan Sistem Informasi (PDSI) ............................... 8
BAB III ............................................................................................................................. 13 LANDASAN TEORI ........................................................................................................ 13 3.1.
SMS Gateway .................................................................................................... 13
3.2.
GAMMU ............................................................................................................ 13
3.3.
Natadoc ............................................................................................................. 13
BAB IV ............................................................................................................................. 15 DESKRIPSI SISTEM ....................................................................................................... 15 4.1.
Spesifikasi Sistem .............................................................................................. 15
4.1.1.
Software yang digunakan.......................................................................... 15 Aplikasi SMS Gateway ................................................................................... 15
iv
Sistem Pengarsipan ....................................................................................... 15
4.1.2.
Hardware yang digunakan ........................................................................ 15
Aplikasi SMS Gateway ................................................................................... 15
Sistem Pengarsipan ....................................................................................... 16
4.2.
Perancangan Sistem .......................................................................................... 17
4.2.1.
Perancangan Basis Data ............................................................................ 17
ERD ................................................................................................................ 17
Struktur Menu ............................................................................................... 18
4.3.
Perancangan Alur Sistem .................................................................................. 25
4.3.1.
Perancangan DFD ...................................................................................... 25
4.3.2.
Perancangan Flowchart............................................................................. 27
BAB V .............................................................................................................................. 29 PEMBAHASAN ............................................................................................................... 29 5.1.
Aplikasi SMS Gateway ....................................................................................... 29
5.1.1.
5.2.
Desain Form Program ............................................................................... 29
Form Login .................................................................................................... 29
Tampilan Menu Utama ................................................................................. 29
Form Menu Create Message ......................................................................... 30
Form Inbox .................................................................................................... 30
Form Outbox ................................................................................................. 30
Form Outbox Multipart ................................................................................. 31
Form Sent Items ............................................................................................ 31
Form Phonebook........................................................................................... 31
Form Phonebook Groups .............................................................................. 32
Form Add Phonebook ................................................................................... 32
Form Add Phonebook Groups....................................................................... 32
Form Device .................................................................................................. 33
Form User Management ............................................................................... 33
Form Add New User ...................................................................................... 33 Sistem Pengarsipan ........................................................................................... 34
5.2.1.
Desain Tipe Dokumen ............................................................................... 34
5.2.2.
Desain Form Program ............................................................................... 36
v
Form Login .................................................................................................... 36
Menu Utama ................................................................................................. 37
Menu Input Cabinet ...................................................................................... 37
Menu Input Drawer....................................................................................... 38
Menu Input Folder ........................................................................................ 38
Menu Input Sub Folder ................................................................................. 39
Menu Import Dokumen ................................................................................ 39
Menu Input Tipe Dokumen ........................................................................... 40
Menu Pencarian Dokumen ........................................................................... 40
Form Membaca Dokumen ............................................................................ 40
BAB VI ............................................................................................................................. 41 PENUTUP ........................................................................................................................ 41 6.1.
KESIMPULAN ..................................................................................................... 41
6.2.
SARAN ............................................................................................................... 41
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 42 LAMPIRAN ...................................................................................................................... 43
vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Struktur Organisasi BP Batam ............................................................................ 7 Gambar 2 Struktur Organisasi PDSI .................................................................................... 9 Gambar 3 Entity Relation Diagram ................................................................................... 17 Gambar 4 Diagram Konteks .............................................................................................. 25 Gambar 5 DFD Level 1 ....................................................................................................... 26 Gambar 6 Flowchart SMS Gateway ................................................................ .................. 27 Gambar 7 Flowchart Sistem Pengarsipan Natadoc .......................................................... 28 Gambar 8 Form Login........................................................................................................ 29 Gambar 9 Menu Utama SMS Gateway ............................................................................. 29 Gambar 10 Form Create Message .................................................................................... 30 Gambar 11 Form Inbox ..................................................................................................... 30 Gambar 12 Form Outbox .................................................................................................. 30 Gambar 13 Form Outbox Multipart .................................................................................. 31 Gambar 14 Form Sent items ............................................................................................. 31 Gambar 15 Form Phonebook ............................................................................................ 31 Gambar 16 Form Phonebook Groups ............................................................................... 32 Gambar 17 Form Add Phonebook .................................................................................... 32 Gambar 18 Form Add Phonebook Groups ........................................................................ 32 Gambar 19 Form Device ................................................................................................... 33 Gambar 20 Form User Management ................................................................................ 33 Gambar 21 Form Add New User ....................................................................................... 33 Gambar 22 Form Login Sistem Pengarsipan ..................................................................... 36 Gambar 23 Menu Utama Sistem Pengarsipan .................................................................. 37 Gambar 24 Form Input Cabinet Sistem Pengarsipan ........................................................ 37 Gambar 25 Form Input Drawer Sistem Pengarsipan ........................................................ 38 Gambar 26 Form Input Folder Sistem Pengarsipan .......................................................... 38 Gambar 27 Form Input Sub Folder Sistem Pengarsipan ................................................... 39 Gambar 28 Form Import Dokumen Sistem Pengarsipan .................................................. 39 Gambar 29 Form Input Tipe Dokumen Sistem Pengarsipan ............................................. 40 Gambar 30 Form Pencarian Dokumen Sistem Pengarsipan ............................................. 40 Gambar 31 Form Membaca Dokumen Sistem Pengarsipan ............................................. 40
vii
DAFTAR TABEL Table 1 T abel Database Admin Aplikasi SMS Gateway ..................................................... 18 Table 2 Tabel Database Inbox Aplikasi SMS Gateway ...................................................... 18 Table 3 Tabel Database Outbox Aplikasi SMS Gateway ................................................... 19 Table 4 Tabel Database Pbk Aplikasi SMS Gateway......................................................... 20 Table 5 Tabel Database Pbk_groups Aplikasi SMS Gateway ........................................... 21 Table 6 T abel Database Phones Aplikasi SMS Gateway .................................................... 21 Table 7 Tabel Database Sentitems Aplikasi SMS Gateway ............................................... 22 Table 8 Daftar Cabinet Sistem Pengarsipan...................................................................... 23 Table 9 Tipe Dokumen K KA ............................................................................................... 34 Table 10 Tipe Dokumen Honorarium................................................................................ 34 Table 11 Tipe Dokumen P aket Perjalanan ........................................................................ 35 Table 12 Tipe Dokumen Perj alanan Dinas ........................................................................ 36
viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Jika dahulu komunikasi hanya dapat dilakukan secara langsung, namun semakin berkembangnya teknologi, komunikasi sudah dapat dilakukan secara tidak langsung walau pelaku berjauhan dan berbeda tempat. Pelaku dapat memanfaatkan SMS (Short Message Service), yaitu suatu layanan pesan singkat yang berbasis teks singkat (Ardy, Atista, & Sudrajat, 2013). Penggunaan yang mudah dan tarif yang terjangkau menjadikan SMS populer dikalangan masyarakat. Sekarang SMS tidak hanya digunakan sebagai media layanan komunikasi saja, namun, untuk berbagai keperluan bisnis, seperti polling SMS, call center, dan service. SMS Gateway memanfaatkan jaringan seluler dan service gammu yang terintegrasi dengan database. SMS Gateway dapat memudahkan berbagai keperluan tersebut, karena dapat mengirimkan sms ke banyak nomor tujuan dengan waktu yang bersamaan. Pekerjaan Hal inilah dapat digunakan untuk memberikan notifikasi kepada pemohon dalam pelayanan perijinan lahan, yang dimana aplikasi SMS Gateway terintegrasi dengan Land Management System (LMS). Selain SMS Gateway, perkembangan teknologi yang bermanfaat untuk keperluan bisnis suatu perusahaan adalah sistem pengarsipan. Dalam sebuah perusahaan atau instansi atau suatu lembaga, pengelolaan arsip meliputi kegiatan inventarisasi, pengelolaan, serta pengawasan yang dilakukan secara periodik. Dalam pengelolaan arsip, harus didukung pula oleh produktivitas dalam pencarian dan menampilkan berkas. Namun dikarenakan data-data arsip yang berupa kertas sering kali menumpuk, dan menimbulkan permasalahan dalam produktivitas pencarian berkas tersebut.
1
Berdasarkan
permasalahan
tersebut,
penulis
mencoba
untuk
mengimplementasikan Aplikasi Natadoc untuk sistem pengarsipan sebagai penunjang layanan di PDSI BP Batam. Dengan menggunakan sistem pengarsipan ini, berkas arsip yang ada dapat di asosiasikan pada sebuah struktur yang baik, dan membuat kemudahan dalam dokumentasi kelola arsip yang berperan dalam pertanggung jawaban rentang waktu suatu berkas arsip.
1.2. Batasan Masalah Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka batasan masalah dalam Laporan KP ini adalah sebagai berikut: 1.
SMS Gateway Pembahasan hanya dibatasi pada aplikasi SMS Gateway secara garis
besar saja. Aplikasi
yang
dibuat
berbasis
web
menggunakan
Bahasa
pemrograman PHP. 2.
Sistem Pengarsipan Sistem dibuat mengacu pada hirarki s istem pengarsipan manual yang
terdapat di kantor PDSI BP Batam. Sistem yang dibuat merupakan implemtasi dari aplikasi Natadoc.
1.3. Tujuan Adapun tujuan dari penulisan laporan kerja praktek ini adalah: 1.
Mengetahui cara kerja SMS Gateway dengan yang memanfaatkan service GAMMU.
2.
Berkas arsip yang terdapat di PDSI BP Batam dapat lebih tertata dengan efektif dan efisien.
2
1.4. Manfaat Adapun manfaat yang ingin d icapai dalam membangun aplikasi SMS Gateway dan Sistem Pengarsipan PDSI adalah: 1.
Memahami kebutuhan aplikasi SMS Gateway, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya.
2.
Mempermudah bagian tata usaha dalam pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian berkas arsip.
1.5. Tempat dan Waktu Kerja Praktek Kerja Praktek di laksanakan di Pusat Pengelolaan Data dan Sistem Informasi Badan Pengusahaan Batam. Waktu pelaksanaan terhitung sejak tanggal 3 Juli 2017 hingga 9 September 2017.
1.6. Sistematika Penyusunan Penulisan Laporan Kerja Praktek ini akan lebih sempurna jika sistematika penulisan disusun sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, tempat dan waktu kerja praktek, dan sistematika penulisan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini membahas Sejarah Singkat Perusahaan, Visi dan Misi Perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Ruang Lingkup Usaha Perusahaan, dan Struktur Organisasi PDSI.
BAB III
LANDASAN TEORI
3
Pada bab ini akan dipaparkan teori yang digunakan sebagai dasar dalam penyusunan penulisan laporan.
BAB IV
DESKRIPSI SISTEM
Pada bab ini menerangkan tentang kegiatan yang dilakukan d i instansi tempat Kerja Praktek berupa, Spesifikasi Sistem, dan Perancangan Sistem.
BAB V
PEMBAHASAN
Pada bab ini membahas dan menganalisis secara deskriptif sistem yang sudah dipaparkan pada bab 4. pada bab ini terdiri atas implementasi sistem yang di buat.
BAB VI
PENUTUP
Terdiri dari Kesimpulan dan Saran. Kesimpulan memuat rangkuman dari pelaksanaan maupun penulisan laporan, Sedangkan Saran berisi hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai pelaksanaan
KP ataupun berdasarkan
kelemahan-kelemahan yang ditemukan di tempat Kerja Praktek.
4
BAB II PROFIL INSTITUSI 2.1
Sejarah Singkat Institusi Pertamina mulai mengembangkan Batam sebagai basis logistik dan operasional untuk industri minyak dan gas bumi pada tahun 1970-an. Kemudian berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 1973 (Keppres No.41/1973) Tentang Daerah Industri Pulau Batam, Otorita Pengembangan Industri Pulau Batam bertanggung jawab atas pengembangan pertumbuhan Daerah Industri Pulau Batam. Selanjutnya menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 (PP No.46/2007) Tentang Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam, disebutkan bahwa Hak Pengelolaan atas tanah yang menjadi kewenangan Otorita Pengembangan Daerah Industri Pulau Batam beralih kepada Badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam, dengan keberadaannya selama 70 tahun sejak PP No.46/2007 ditandatangani. BP Batam mempunyai visi dan misi yang baik untuk mengembangkan Batam, dengan cara membangun berbagai infrastruktur modern yang berstandar internasional, dengan harapan dapat menarik para investor baik lokal maupun asing untuk berinvestasi di Batam. Berbagai fasilitas modern yang ada tersebut juga diharapkan dapat membuat Batam mampu bersaing dengan kawasan industri serupa di Asia Pasifik. Saat ini BP Batam mendapatkan kewenangan dari pemerintah pusat khususnya yang menjadi kewenangan Departemen Perdagangan untuk mengeluarkan perijinan lalu lintas keluar masuk barang. Perijinan tersebut diantaranya Perijinan IP Plastik dan Scrap Plastik, Perijinan IT-PT, Perijinan IT Cakram, Perijinan IT Alat Pertanian, Perijinan IT Garam Perijinan, Mesin Fotocopy dan printer berwarna, Perijinan Pemasukan Barang Modal Bukan
5
Baru, Perijinan Bongkar Muat, Pelabuhan Khusus, Perijinan Pelepasan Kapal Laut. Adapun perijinan lainnya selain perizinan lalu lintas keluar masuk barang, diantaranya adalah Perijinan Fatwa Planologi, Perijinan Cut and Field, Perijinan Alokasi Lahan, Perijinan titik titik lokasi iklan, SK BKPM tentang registrasi perusahaan di Indonesia, Angka Pengenal Import Terbatas (APIT), serta Izin Usaha Tetap (IUT).
2.2
Visi dan Misi Institusi
Visi Menjadikan Kawasan Batam sebagai Kawasan Ekonomi terkemuka Asia Pasifik dan kontributor utama pembangunan Ekonomi Nasional.
Misi 1. Mewujudkan Pulau Batam Sebagai Daerah Industri Hijau Berorientasi Ekspor. 2. Mewujudkan Pulau Batam Menjadi Kawasan Wisata Bahari Unggul dan Transhipment Perdagangan International.
6
2.3
Struktur Organisasi BP Batam
Gambar 1 Struktur Organisasi BP Batam
2.4
Ruang Lingkup Usaha Institusi Unit-unit usaha BP Batam ikut andil dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengelola pembangunan, termasuk infrastruktur dari pulau-pulau, seperti jalan, listrik, air, bandara, pelabuhan laut, dan fasilitas umum lainnya. Adapun unit-unit usaha Badan Pengusahaan Batam (BP Batam) selengkapnya adalah sebagai berikut: 1. IT Center BP Batam 2. Pelabuhan Laut (Seaport) 3. Pelabuhan Udara (Airport) 4. Rumah Sakit Otorita Batam (RSOB) 5. Kantor Pengelolaan Air
7
6. PTSP 7. Pengelolaan Lahan 8. Kantor Perwakilan Jakarta 9. Meteorologi Selain itu ada juga kantor-kantor perwakilan BP Batam di Jepang dan Singapura.
2.5
Profil Pusat Pengelolaan Data dan Sistem Informasi (PDSI)
Visi Pusat PDSI Terwujudnya Pemanfaatan IT yang Handal dan Terintegrasi dalam Mendukung Terciptanya kawasan Ekonomi Terkemuka di Asia Pasifik dan Kontributor Pembangunan Ekonomi Nasional.
Misi Pusat PDSI 1. Meningkatkan pemanfaatan E-Gov BP Batam guna mendukung
business process di BP Batam. 2. Mengusahakan IT Centre BP Batam sebagai pusat DRC &
Training Centre di tingkat nasional. 3. Mengelola dan menyajikan data & informasi mengenai
perkembangan Batam yang lengkap, akurat & up to date. 4. Mewujudkan stabilitas layanan IT BP Batam.
8
Gambar 2 Struktur Organisasi PDSI
TUGAS POKOK DAN FUNGSI PUSAT PENGOLAHAN DATA DAN SISTEM INFORMASI
Tugas Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengolahan & penyajian data, penyusunan & pengembangan sistem aplikasi, pemeliharaan & pengembangan infostruktur, pengusahaan teknologi informasi dan pengoperasian persandian di lingkungan kerja BP Batam.
Fungsi 1. Pengolahan dan penyajian data dan informasi. 2. Pemeliharaan dan pengembangan infostruktur jaringan. 3. Pemeliharaan dan pengembangan media dan aplikasi. 4. Pemeliharaan dan pengembangan dokumen elektronik. 5. Pengusahaan teknologi informasi. 6. Pengoperasian teknologi persandian.
9
BIDANG DATA DAN INFORMASI
Bidang Data dan Informasi terdiri dari Sub Bidang Data Umum, Sub Bidang Data Geografis, dan Sub Bidang Informasi.
Tugas Bidang Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data.
Fungsi 1. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data geografis. 2. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan dan penyajian data umum. 3. Pelaksanaan penyiapan bahan informasi 4. Pelaporan secara berkala kepada Kepala Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi mengenai perkembangan media dan infostruktur.
BIDANG MEDIA DAN INFOSTRUKTUR
Bidang Media dan Infostruktur terdiri dari Sub Bidang Infastruktur Jaringan, Sub Bidang Media dan Aplikasi, dan Sub Bidang Dokumen Elektronik.
Tugas Bidang Media dan Infostruktur mempunyai tugas melakukan pemeliharaan d an pengembangan infrastruktur jaringan, media, dan aplikasi serta dokumen elektronik.
Fungsi 1. Pelaksanaan penyiapan bahan pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur jaringan. 2. Pelaksanaan bahan pengembangan dan pemeliharaan media dan aplikasi. 3. Pelaksanaan penyiapan bahan pengembangan dan pemeliharaan dokumen elektronik.
10
4. Pelaporan secara berkala kepada Kepala Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi mengenai perkembangan media dan infostruktur. BIDANG PENGUSAHAAN TEKNOLOGI INFORMASI
Bidang Pengusahaan Teknologi Informasi terdiri dari Sub Bidang Pengelolaan Data Centre, Sub Bidang Pelatihan Teknologi Informasi, dan Sub Bidang Pengusahaan dan Jasa Teknologi Informasi.
Tugas Sub Bidang Dokumen Elektronik mempunyai tugas melakukan perencanaan serta pelaksanaan pengusahaan, pelatihan teknologi informasi serta pelayanan jasa teknologi informasi pada sarana Pusat Teknologi Informasi BP Batam.
Fungsi 1. Penyusunan perencanaan anggaran, kebutuhan, prosedur operasi, kegiatan pemeliharaan, kegiatan pelatihan serta pelayanan jasa teknologi informasi sarana Pusat Teknologi In formasi BP Batam. 2. Pelaksanaan monitoring, evaluasi kinerja dan memberikan persetujuan
akses
kepada
anggota
organisasi
IT
untuk
mengoperasikan sarana Pusat Teknologi Inf ormasi BP Batam. 3. Pelaporan secara berkala kepada Kepala Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi mengenai kegiatan pengusahaan Pusat Teknologi Informasi BP Batam. BIDANG PERSANDIAN
Bidang Persandian terdiri dari Sub Bidang Operasional Sandi, Sub Bidang Materiil Sandi, dan Sub Bidang Administrasi Sandi.
Tugas Bidang persandian mempunyai tugas melaksanakan urusan Badan Pengusahaan Batam dibidang persandian.
Fungsi
11
1. Pelaksanaan koordinasi pelaksanaan Operasional Sandi dan Pengamanan / Enkripsi Informasi. 2. Pelaksanaan pengelolaan Materiil / Peralatan Sandi. 3. Pelaksanaan Administrasi dan Laporan Persandian. 4. Pelaksanaan pengawasan dan pengendalian penyelenggaraan persandian.
12
BAB III LANDASAN TEORI 3.1.
SMS Gateway SMS Gateway merupakan aplikasi yang menggunakan komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang terintegrasi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang di generate lewat sistem informasi melalui media SMS yang di-handle oleh jaringan mobile(Mulyani et al., n.d.). SMS Gateway menghubungkan beberapa perangkat antara pengirim SMS dengan basis data. Perangkat yang terhubung terdiri dari satu set PC, telepon, dan program aplikasi. Program aplikasi berfungsi untuk meneruskan setiap permintaan dari SMS yang masuk dengan melakukan query ke dalam basis data, yang kemudian diberi respon kepada si pengirim berdasarkan hasil query(Aryani, Setiadi, & Alfiah, 2015). Dengan kata lain, SMS Gateway memungkinkan untuk mengirimkan pesan ke nomor tujuan melalui jaringan operator telekomunikasi dari sebuah aplikasi yang dibuat.
3.2. GAMMU GAMMU sudah terkenal dalam pengembangan SMS Gateway, dikarenakan penggunaanya yang mudah, dan support cukup banyak perangkat modem gsm. Selain itu, GAMMU juga memiliki kelebihan yaitu dapat dijalankan di sistem operasi Windows dan Linux, dan compatible dengan banyak device.
3.3.
Natadoc Natadoc adalah suatu sistem manajemen dokumen elektronis yang dapat melakukan penyimpanan, pengorganisasian, indexing terhadap
13
beragam
dokumen
elektronis
secara
mudah
dan
efisien.
Model
penyimpanan pada Aplikasi Natadoc, memiliki hirarki yang mengacu kepada sistem kearsipan secara manual, yang terdiri dari Cabinet, Laci ( Drawer ), Folder, Sub-Folder, dan Dokumen. Bentuk model penyimpanan menyerupai bentuk treeview, yang apabila dihapus suatu file maka file yang terdapat dibawahnya juga terhapus(“Manual Kearsipan dan Korespondensi ePaperDOC (3),” n.d.).
14
BAB IV DESKRIPSI SISTEM 4.1. Spesifikasi Sistem 4.1.1. Software yang digunakan
AplikasiSMSGateway
Berikut ini adalah spesifikasi perangkat lunak yang digunakan untuk membuat aplikasi SMS Gateway selama kerja praktek adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows 10 2. Text editor Brackets 3. Database PHPMyAdmin 4. GAMMU 5. XAMPP Control Panel 6. Framework Codeigniter
SistemPengarsipan
Berikut ini adalah spesifikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengerjakan aplikasi Sistem Pengarsipan selama kerja praktek adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows 10 2. Software Natadoc 4.1.2. Hardware yang digunakan
AplikasiSMSGateway
Alat bantu berupa perangkat keras yang digunakan untuk membuat aplikasi SMS Gateway selama kerja praktek adalah sebagai berikut: 1. Laptop Asus A455L Series 2. Modem
15
SistemPengarsipan
Alat bantu berupa perangkat keras yang digunakan untuk mengerjakan Aplikasi Sistem Pengarsipan selama kerja praktek adalah sebagai berikut: 1. Satu set Komputer HP, dengan spesifikasi sebagai berikut: 1) Processor: Intel® Core™ i5-4460/CPU @3.20GHz 2) RAM: 4.00 GB 3) Hardisk: 1TB 2. Satu set Komputer Primera, dengan spesifikasi sebagai berikut: 1) Processor: Intel® Core™ 2 Duo CPU @2.40GHz 2) RAM: 3.00 GB 3) Hardisk: 80GB
16
4.2. Perancangan Sistem 4.2.1. Perancangan Basis Data
ERD
Gambar 3 Entity Relation Diagram
17
StrukturMenu
1.
SMS Gateway
Dalam Aplikasi SMS Gateway terdapat 10 tabel diantaranya adalah sebagai berikut: a) Tabel admin Fungsi: Mengelola pengguna yang menggunakan aplikasi, pengguna dalam aplikasi ini terdiri dari dua level, yaitu admin dan user. Table 1 Tabel Database Admin Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
id_user
int (20)
Username
varchar(50)
Password
varchar(100)
Name
varchar(100)
Level
varchar(20)
b) Tabel inbox Fungsi: Mengelola setiap pesan yang diterima. Table 2 Tabel Database Inbox Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
UpdateInDB
timestamp
ReceivingDateTime
timestamp
Text
text
18
SenderNumber
varchar(20)
Coding
enum
UDH
text
SMSCNumber
varchar(20)
Class
int(11)
TextDecoded
text
ID
int(10)
RecipientID
text
Processed
enum(‘false’, ‘true’)
c) Tabel outbox Fungsi: mengelola pesan yang akan di kirim ke nomor tujuan. Table 3 Tabel Database Outbox Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
UpdatedInDB
timestamp
InsertIntoDB
timestamp
SendingDateTime
timestamp
SendBefore
Time
SendBefore
Time
SendAfter
Time
Text
Text
19
DestinationNumber
varchar(20)
Coding
Enum
UDH
Text
Class
int(11)
TextDecoded
Text
ID
int(10)
MultiPart
enum(‘false’, ‘true’)
RelativeValidity
int(11)
SenderID
varchar(255)
SendingTimeOut
timestamp
DeliveryReport
enum ('default', 'yes', 'no')
CreatorID
Text
d) Tabel pbk Fungsi: mengelola daftar nomor tujuan Table 4 Tabel Database Pbk Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
ID
int(11)
GroupID
int(11)
Name
Text
Number
Text
20
e) Tabel pbk_groups Fungsi: mengelola daftar kelompok nomor tujuan Table 5 Tabel Database Pbk_groups Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
Name
Text
ID
int(11)
f) Table phones Fungsi: mengelola perangkat yang digunakan Table 6 Tabel Database Phones Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
ID
text
UpdatedInDB
timestamp
InsertIntoDB
timestamp
TimeOut
timestamp
Send
enum('yes', 'no')
Receive
enum('yes', 'no')
IMEI
varchar(35)
Client
text
Battery
int(11)
Signal
int(11)
21
Sent
int(11)
Received
int(11)
g) Table sentitems Fungsi: mengelola pesan yang sudah terkirim ke nomor tujuan. Table 7 Tabel Database Sentitems Aplikasi SMS Gateway
Field
Type
UpdateInDB
timestamp
InsertIntoDB
timestamp
SendingDateTime
timestamp
DeliveryDateTime
timestamp
Text
text
DestinationNumber
varchar(20)
Coding
enum
UDH
text
SMSCNumber
varchar(20)
Class
int(11)
TextDecoded
text
ID
int(10)
SenderID
varchar(255)
SequencePosition
int(11)
22
Status
enum
StatusError
int(11)
TPMR
int(11)
RelativeValidity
int(11)
CreatorID
text
2. Sistem Pengarsipan
Dalam sistem pengarsipan terdapat 4 cabinet, sebagai berikut: a) Jadwal Retensi Arsip b) KKA – Kode Klasifikasi Arsip Cabinet ini menyimpan berkas arsip yang memiliki penomoran sesuai dengan Kode Klasifikasi Arsip yang telah ditentukan oleh perusahaan. Di dalam Cabinet ini terdapat 28 Drawer, sebagai b erikut: Table 8 Daftar Cabinet Sistem Pengarsipan
Cabinet
No 1
(AL) AIR DAN LIMBAH
2
(AP) ASET DAN PERLENGKAPAN
3
(BU) BANDAR UDARA
4
(HK) HUKUM
5
(HM) HUBUNGAN MASYARAKAT
6
(KA) KEARSIPAN DAN KEPUSTAKAAN
7
(KL) PENGELOLAAN LAHAN
8
(KU) KEUANGAN
9
(LB) LALU LINTAS BARANG
10
(LP) LAYANAN PENGADAAAN
23
11
(LT) PELAYANAN TERPADU
12
(MK) PENGEMBANGAN MANAJEMEN KINERJA
13
(OT) ORGANISASI DAN TATALAKSANA
14
(PA) PEMANFAATAN ASET
15
(PG) PENGAMANAN
16
(PI) PEMERIKSAAN INTERNAL
17
(PL) PELABUHAN LAUT
18
(PP) PERENCANAAN PROGRAM
19
(PR) PROMOSI/MARKETING
20
(PS) PEMBANGUNAN PRASARANA DAN SARANA
21
(PT) PERENCANAAN TEKNIK
22
(PU) PENGEMBANGAN USAHA DAN PENTARIFAN
23
(PW) PENGELOLAAN WADUK
24
(RS) RUMAH SAKIT
25
(RT) KERUMAH TANGGAAN DAN KEPROTOKOLAN
26
(SM) SUMBER DAYA MANUSIA)
27
(TI) TEKNOLOGI INFORMASI / INFORMATIKA
28
(TK) PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
c) PPK – Penjabat Pembuat Komitmen Cabinet ini menyimpan berkas yang berkaitan dengan perencanaan Proyek, Honorarium, dan SPPD. d) Others Cabinet ini menyimpan berkas-berkas yang tidak termasuk kedalam klasifikasi Jadwal Retensi Arsip, KKA, maupun PPK.
24
4.3. Perancangan Alur Sistem 4.3.1. Perancangan DFD
Gambar 4 Diagram Konteks
25
Gambar 5 DFD Level 1
26
4.3.2. Perancangan Flowchart
Flowchart SMS Gateway
Gambar 6 Flowchart SMS Gateway
27
Flowchart Sistem Pengarsipan
Gambar 7 Flowchart Sistem Pengarsipan Natadoc
28
BAB V PEMBAHASAN 5.1. Aplikasi SMS Gateway Aplikasi SMS Gateway di buat menggunakan Bahasa pemrograman PHP dan berbasis web. Aplikasi ini juga memanfaatkan service GAMMU. 5.1.1. Desain Form Program
Desain form aplikasi SMS Gateway menggunakan database GAMMU adalah sebagai berikut, yang d ijelaskan berdasarkan menu:
FormLogin
Gambar 8 Form Login
TampilanMenuUtama
Gambar 9 Menu Utama SMS Gateway
29
Commented [T1]: Lengkapi dengan penjelasan singkat db gammu
FormMenuCreateMessage
Gambar 10 Form Create Message
FormInbox
Gambar 11 Form Inbox
FormOutbox
Gambar 12 Form Outbox
30
FormOutboxMultipart
Gambar 13 Form Outbox Multipart
FormSentItems
Gambar 14 Form Sent items
FormPhonebook
Gambar 15 Form Phonebook
31
FormPhonebookGroups
Gambar 16 Form Phonebook Groups
FormAddPhonebook
Gambar 17 Form Add Phonebook
FormAddPhonebookGroups
Gambar 18 Form Add Phonebook Groups
32
FormDevice
Gambar 19 Form Device
FormUserManagement
Gambar 20 Form User Management
FormAddNewUser
Gambar 21 Form Add New User
33
5.2. Sistem Pengarsipan 5.2.1. Desain Tipe Dokumen
Berfungsi untuk mendefinisikan indeks tipe dari dokumen yang disimpan didalam Sistem Pengarsipan. Ada 4 tipe dokumen dalam Sistem Pengarsipan, adalah sebagai b erikut: 1. Dokumen Arsip (KKA) Tipe dokumen Dokumen Arsip (KKA) terdiri dari 7 indexs, yaitu: Table 9 Tipe Dokumen KKA
Nama Data
Tipe Data
Panjang
URAIAN_MASALAH Karaktek
200
RUANG
KARAKTER
5
RAK
KARAKTER
5
LAJUR
KARAKTER
5
NO_BOKS
KARAKTER
5
JUMLAH
KARAKTER
5
KURUN_WAKTU
KARAKTER
5
2. HONORARIUM Tipe dokumen HONORARIUM terdiri dari 6 indeks, yaitu: Table 10 Tipe Dokumen Honorarium
Nama Data
Tipe Data
Panjang
NAMA_KEGIATAN
Karakter
200
NO_BUKTI_KAS
Karakter
20
NO_SPM
Karakter
100
34
TANGGAL
Tanggal
16
MATA_ANGGARAN
Karakter
30
JUMLAH_PEMBAYARAN Karakter
20
3. PAKET PERJALANAN Tipe dokumen PAKET PERJALANAN terdiri dari 9 ind eks, yaitu: Table 11 Tipe Dokumen Paket Perjalanan
Nama Data
Tipe Data
Panjang
NAMA_PERUSAHAAN
Karakter
200
NPWP
Karakter
20
NO_BUKTI_KAS
Karakter
20
NO_SPM
Karakter
35
TANGGAL
Tanggal
16
MATA_ANGGARAN
Karakter
30
NAMA_PROYEK
Karakter
30
NILAI_KONTRAK
Karakter
20
JUMLAH_PEMBAYARAN Karakter
20
4. PERJALANAN DINAS Tipe dokumen PERJALANAN DINAS terdiri dari 8 indeks, yaitu:
35
Table 12 Tipe Dokumen Perjalanan Dinas
Nama Data
Tipe Data
Panjang
NAMA_PEMILIK
Karakter
200
NO_BUKTI_KAS
Karakter
20
NO_SPM
Karakter
35
TANGGAL
Tanggal
16
MATA_ANGGARAN
Karakter
30
TUJUAN
Karakter
20
JUMLAH_PEMBAYARAN Karakter
30
URAIAN
450
Karakter
5.2.2. Desain Form Program
FormLogin
Gambar 22 Form Login Sistem Pengarsipan
36
MenuUtama
Gambar 23 Menu Utama Sistem Pengarsipan
MenuInputCabinet
Gambar 24 Form Input Cabinet Sistem Pengarsipan
37
MenuInputDrawer
Gambar 25 Form Input Drawer Sistem Pengarsipan
MenuInputFolder
Gambar 26 Form Input Folder Sistem Pengarsipan
38
MenuInputSubFolder
Gambar 27 Form Input Sub Folder Sistem Pengarsipan
MenuImportDokumen
Gambar 28 Form Import Dokumen Sistem Pengarsipan
39
MenuInputTipeDokumen
Gambar 29 Form Input Tipe Dokumen Sistem Pengarsipan
MenuPencarianDokumen
Gambar 30 Form Pencarian Dokumen Sistem Pengarsipan
FormMembacaDokumen
Gambar 31 Form Membaca Dokumen Sistem Pengarsipan
40
BAB VI PENUTUP 6.1. KESIMPULAN Dalam pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan adanya aplikasi sistem pengarsipan dengan menggunakan Natadoc dapat membantu mempermudah dokumentasi pengolahan data arsip yang lebih sistematis dan terarah, sehingga meningkatkan efektivitas dalam pengolahan arsip di PDSI BP Batam. Selain itu, berdasarkan pembahasan diatas, aplikasi SMS Gateway juga dapat dikembangkan untuk berbagai keper luan bisnis, yang dalam hal ini juga membantu mempermudah kinerja suatu peru sahaan atau instansi.
6.2. SARAN Adapun saran dari penulis untuk para p embaca yaitu:
Sistem pengarsipan dapat terus dipergunakan dalam mengelola arsip yang dimiliki PDSI, agar proses kinerja lebih cepat, efektif, dan efisien.
Aplikasi SMS Gateway bisa dikembangkan menjadi lebih luas kegunaannya, tidak hanya sekedar dapat mengirim sms ke satu nomor ponsel, melainkan mengirimkan pesan broadcast ke nomor telepon yang tersimpan juga melakukan fungsi autoreply.
41
DAFTAR PUSTAKA
Ardy, R. P., Atista, R., & Sudrajat, A. W. (2013). Pemanfaatan SMS Gateway dalam Pelayanan Informasi Aktifitas Siswa pada TK Xaverius 5 Palembang, 1 – 9. Retrieved from http://eprints.mdp.ac.id/id/eprint/868 Aryani, D., Setiadi, A., & Alfiah, F. (2015). APLIKASI WEB PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN SMS DENGAN GAMMU SMS ENGINE BERBASIS PHP, 8(3), 174 – 190. Manual Kearsipan dan Korespondensi ePaperDOC (3). (n.d.). Mulyani, I., Satria, E., Supriatna, A. D., Algoritma, J., Tinggi, S., & Garut, T. (n.d.). PENGEMBANGAN SHORT MESSAGE SERVICE ( SMS ) GATEWAY, 1 – 9.
42