Laporan Magang

LAPORAN MAGANG INDUSTRI

SISTEM PROSEDUR ASURANSI DANA PENSIUN PADA PT TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang

Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Malang

OLEH : DANANG PRASETYO NIM. 1042520037

PROGRAM STUDI AKUNTANSI MANAJEMEN JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MALANG 2014

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang atas rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan laporan magang industry. Penulisam Laporan Magang Industri adalah salah satu tugas dan persyaratan untuk menyelesaikan Program Sarjana Sains Terapan Akuntansi Manajemen Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Malang. Laporan Magang Industri yang disusun oleh penulis berjudul ”Sistem Prosedur Asuransi Dana Pension pada PT TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang”. Dalam penulisan laporan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan  penelitian ini, khususnya pada : 1. Bapak Ir. Tundung Subali Patma, MT, Selaku Direktur Politeknik  Negeri Malang, 2. Bapak Zainal Abdul Haris, SE., M.Si., Ak., CA, Selaku Ketua Jurusan Akuntansi, 3. Bapak Drs. Ahmad Jarnuzi, Selaku KPPS. Akuntansi Manajemen, 4. Ibu Siti Amerieska, SE., M.SA, Selaku dosen pembimbing, 5. Bapak Drs. Sutrisno, M.Si, Selaku dosen penguji, 6. Bapak Muhammad Ali Ahmad, Selaku Kepala Bidang Keuangan, 7. Bapak Mahmud, Selaku Kasi Adm. Keuangan,

8. Para Pembimbing Perusahaan ; Bapak Ashadi, Bapak Putut Eka H., Bapak Heri Kustono, Bapak Satrio Pagi, Ibu Enik, Mas Bima, yang  juga selaku staff Kassie Adm. Keuangan, 9. Kepada kedua orang tua saya yang telah mendukung saya dan menyemangati saya, 10. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah memberikan bantuan dalam penulisan ini. Dalam Penulisan makalah ini penulis merasa masih banyak kekurangankekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan kemampuan yang dimiliki penulis. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat penulis harapkan demi penyempurnaan pembuatan makalah ini. Akhirnya penulis berharap semoga Allah SWT memberikan imbalan yang setimpal pada mereka yang telah memberikan bantuan, dan dapat menjadikan semua bantuan ini sebagai amalan ibadah, Amiin Yaa Robbal ‘Alamiin.

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN ................................................ ...................................................................... ......................... ... i KATA PENGANTAR ............................................ .................................................................. ...................................... ................ ii DAFTAR ISI ............................................... ...................................................................... ............................................. .......................... .... iv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ...................................................... .......................................................................... .................... 1 1.2 Tujuan dan Manfaat .............................. .................................................... ................................... ............. 2 1.3 Sasaran Kegiatan............................. Kegiatan................................................... .......................................... .................... 3 1.4 Waktu Pelaksanaan .......................................... ................................................................. ......................... 3

BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Sejarah Perusahaan ........................ .............................................. .......................................... .................... 4 2.2 Visi dan Misi ........................................... ................................................................. ................................... ............. 5 2.3 Logo Perusahaan ............................................ ................................................................... ........................... .... 7 2.4 5 Nilai Utama PT TASPEN(Persero) ...................................... ...................................... 7 2.5 Lokasi Perusahaan ............................................ ................................................................... ......................... 9 2.6 Jumlah Karyawan .......................................... ................................................................. ......................... .. 10 2.7 Struktur Organisasi ........................... .................................................. ..................................... .............. 11 2.8 Tanggung Jawab dan Wewenang .......................................... .......................................... 11

BAB III URAIAN KEGIATAN 3.1 Tempat Kegiatan ............................................ ................................................................... ......................... .. 35

3.2 Uraian Kegiatan ..................................... ........................................................... ................................. ........... 35 3.3 Masalah yang Dihadapi ......................... ............................................... ................................. ........... 36 3.4 Penanganan Masalah ............................................ .............................................................. .................. 36 3.5 Sistem dan Prosedur Prosedur Pendaftaran Pendaftaran Hingga Hingga Klaim Asuransi Asuransi PT TASPEN(Persero) TASPEN(Persero) .......................................... ............................................................ .................. 37 3.5.1 Formulir yang Digunakan dalam Pendaftaran Pendaftaran Asuransi...................................................... ........................................................................ .................. 38 3.5.2 Buku Catatan yang Digunakan.................................. .................................. 38 3.5.3 Bagian yang Terlibat ............................................ ................................................... ....... 38 3.5.4 Laporan yang Dihasilkan ........................................... ........................................... 39 3.5.5 Gambar: DFD(Data Flow Diagram) Asuransi Dana Pensiun…………………………………………40 3.5.6 Flowchart Prosedur Asuransi .................................... .................................... 42 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ........................... ................................................. ............................................ ............................. ....... 44 4.2 Saran......................................... ............................................................... ............................................. .......................... ... 45 LAMPIRAN 1. Formulir 2. Buku Catatan 3. Laporan 4. Lembar Penilaian 5. Lembar Kegiatan Harian 6. Surat Keterangan Magang 7. Lain-lain

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Politeknik Negeri Malang sebagai salah satu lembaga pendidikan di Indonesia yang memiliki sistem pendidikan yang menitik beratka pada keahlian praktek. Politeknik juga merupakan perguruan tinggi yang menyelenggarakan

pendidikan

terapan

dalam

sejumlah

bidang

 pengetahuan khusus. Dengan sistem pendidikan yang diterapkan mengarah  pada pendidikan terapan, dimana komposisi jumlah pelajaran teori dan  praktek yang diberikan perbandingan 40% untuk teori dan 60% praktek dalam masa pendidikan 8 semester yang menggunakan sistem paket. Untuk

mewujudkan

dan

mendukung

sistem

pendidikan

tersebut,

diselenggarakan kegiatan Praktek Kerka Lapangan yang merupakan  program akademis dari Lembaga Pendidikan di Politeknik. Akuntansi sebagai salah satu bidang kajian penting secara keilmuan maupun sistem  pendukung bisnis, menjadi salah satu program studi yang erat kaitannya dengan arah pengembangan pendidikan vokasional. Sementara dalam kajian akuntansi sendiri, khususnya Program Studi D-IV Akuntansi Manajemen Politeknik Negeri Malang bertujuan untuk mempersiapkan tenaga terampil dalam bidang akuntansi keuangan dan akuntansi manajemen. Akuntansi Manajemen sebagai salah satu bidang penting dalam  perusahaan dan memberikan dukungan pengambilan keputusan, menjadi  pilihan arah pengembangan keahlian di Politeknik Polit eknik Negeri Malang. Hal ini

mendorong Jurusan Akuntansi untuk mengembangkan Program Studi DIV Akuntansi Manajemen untuk menjadi yang lebih baik. Lulusan  program studi ini setara dengan Strata I Jurusan Akuntansi dari sebagian  besar Univeritas Negeri di Indonesia. Dengan program magang ini diharapkan mahasiswan dapat menerapkan dan meningkatkan ketrampilan ilmu yang diperoleh dibangku kuliah serta meningkatkan pengetahuan tentang dunia kerja. Sehingga diharapkan mampu menghasilkan tenaga-tanaga professional yang siap  pakai sesuai dengan bidangnya keahliannya. Selain itu, Praktek Kerja Lapangan ini diharapkan akan membuat mahasiswa lulusan Politeknik  Negeri Malang semakin menambah pengalaman dan wawasan kerja yang akan dihadapi mahasiswa setelah lulus dari perkuliahan dan diharapkan mampu menambah kesiapan dalam menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya. 1.2 Tujuan dan Manfaat 1.2.1 Tujuan

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini bertujuan untuk mendapatkan  pengalaman praktek kerja lapangan dalam bidang akuntansi perusahaan  jasa di bidang administrasi keuangan, sehingga diharapkan menjadi lulusan baik dan mempersiapkan mental mahasiswa agar menjadi disiplin, kreatif, dan jujur dalam melaksaanakan tugas dan tanggung  jawab.

1.2.2 Manfaat 1. Bagi Mahasiswa

Mahasiswa dapat mengetahui praktek akuntansi perusahaan jasa dalam bidang sistem dan prosedur asuransi, mahasiswa juga bisa latihan disiplin dalam jam masuk kerja, serta berlatih tanggung  jawab terhadap pekerjannya. 2. Bagi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Malang

Sebagai

sarana

pengenalan

intansi

pendidikan

Politeknik

khususnya Jurusan Akuntansi, kepada badan-badan ussaha atau  perusahaan yang membutuhkan lulusan atau tenaga kerja yang dihasilkan oleh Politeknik khususnya jurusan Akuntansi dan sebagai input untuk proses belajar pengajaran kurikulum. 3. Bagi Perusahaan

Sebagai sarana untuk menjembatani hubungan kerjasama antara Politeknik Negeri Malang dimasa yang akan datang, khususnya mengenai rekruitmen tenaga kerja. 1.3 Sasaran Kegiatan

Sasaran dalam kegiatan magang penulis adalah membantu proses administrasi dibidang akuntansi dan perpajakan di PT. TASPEN(Persero) Cabang Malang. Sebagai proses penambahan ilmu dan pengalaman dalam rangka persiapan menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.

1.4 Waktu Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan kegiatan magang industri yang dilaksanakan  penulis adalah selama satu bulan setengah terhitung tanggal 11 Februari 2014 sampai 21 Maret 2014.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PT. TASPEN (PERSERO)

Pembentukan Program Tabungan Hari Tua Pegawai Negeri ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah No 9 tahun 1963 tentang Pembelanjaan Pegawai Negeri dan Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1963 tentang Tabungan Asuransi dan Pegawai negeri. Ketika itu PN Taspen memperoleh kantor sendiri di Jl. Merdeka no 64 Bandung. Adapun proses pembentukan program pensiun pegawai negeri ditetapkan dengan Undang-undang No 11 tahun 1956 tentang pembelanjaan Pensiun dan Undang-undang No 11 tahun 1969 tentang pensiun pegawai dan pensiun  janda/duda serta undang-undang No 8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian. Selanjutnya dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 1981 tentang Asuransi Sosial PNS maka dilakukan proses penggabungan program kesejahteraan pegawai negeri yang terdiri dari Program Tabungan Hari Tua dan Pensiun yang dikelola PN Taspen. Di Jakarta, PN Taspen menggunakan tiga kantor yang terpisah tempatnya, yaitu di Jl.Laksa no12 Jakarta Kota, di Jl. Nusantara (sekarang Jl. Juanda) no 11/Atas, dan di Jl. Pintu Besar Selatan no 90 - menumpang pada Bank Pembangunan Daerah Jakarta Raya. PN Taspen menggunakan ketiganya hingga tahun 1970, sampai kantor Pusat di. Jl. Letjen Suprapto, Cempaka Putih selesai

dibangun. Hingga sekarang Taspen berpusat di Jl. Letjen Suprapto, Cempaka Putih. 2.2 Visi, Misi Dan Tujuan PT. TASPEN (PERSERO)

1. Visi “Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya yang terpercaya”. Makna Visi Menjadi pengelola Dana Pensiun dan THT serta jaminan sosial lainnya : ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggarakan program Tabungan Hari Tua (termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), program kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainnya. Terpercaya : Taspen menjadi pilihan peserta dan stakeholder lainnya dengan kinerja yang bersih dan sehat. Bersih : Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang  baik (Good Corporate Governance) Sehat : adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non keuangan.

2. Misi “ Mewujudkan manfaat dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta dan stakeholder lainnya secara Profesional dan Akuntabel, berlandaskan Integritas dan Etika yang tinggi.” Makna Misi Manfaat dan pelayanan yang semakin baik : untuk memenuhi harapan  peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya meningkatkan m eningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal. Profesional : Taspen bekerja dengan terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 Tepat (tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat dan tepat administrasi ) didukung dengan SDM yang memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi. Akuntabel : Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan  prosedur kerja yang dapat dipertanggungjawabkan. dipertanggungjawabkan. Integritas : Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanah, jujur dan melaksanakan janji sesuai visi dan misi perusahaan. Etika : Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan manusiawi. 3. Tujuan Meningkatkan kesejahteraan PNS (Pegawai Negeri Sipil) dan keluarganya.

2.3 Logo PT. TASPEN (PERSERO)

Makna dari logo PT. TASPEN (PERSERO) (PERSERO) :

•

Bunga dengan 5 Helai Daun Melambangkan pegawai negeri peserta taspen, suami, istri dan 3 orang anak

•

Lingkaran Putih yang makin mengembang pada bunga Melambangkan perkembangan yang maju pesat dari arah tujuan taspen

•

Warna Biru Melambangkan ketentraman, damai dan tenang.

2.4 5 Nilai Utama PT. TASPEN(PERSERO)

1. TUMBUH



Menumbuhkembangkan perusahaan sesuai dengan visi dan misi TASPEN



Mengembangkan diri dan mampu mengikuti tuntutan perubahan yang terjadi, baik karena tuntutan lingkungan internal maupun eksternal



Berpikir positif dan konstruktif serta bertindak produktif tanpa keinginan untuk berbuat yang kontraproduktif



Senantiasa meningkatkan kesejahteraan dan pelayanan kepada peserta

2. ETIKA



Menjunjung standar etika yang tinggi dalam berinteraksi antara sesama rekan kerja maupun dalam memberikan pelayanan kepada peserta



Ramah dan rendah hati



Menjaga rahasia dan citra perusahaan



Menghargai dan menghormati sesama rekan kerja maupun peserta

3. PROFESIONAL



Mengatakan yang salah itu salah dan yang benar itu benar



Mengerjakan dan mengelola pekerjaanya serta melayani peserta Taspen dengan 5 tepat



Menyelesaikan setiap masalah dengan memberikan solusi yang tepat  berdasarkan kompetensinya



Mampu melaksanakan komunikasi lisan maupun tertulis dengan secara  baik dan benar.

4. AKUNTABILITAS



Setiap pekerjaannya dapat ditelusuri prosesnya berdasarkan sistem dan  prosedur kerja



Da1pat dipercaya



Bertanggung jawab dan tidak melemparkan kesalahannya kepada orang lain



Tuntas dalam melaksanakan semua pekerjaan dan tugasnya secara baik dan benar

5. INTEGRITAS



Jujur



Konsisten dalam apa yang diucapkan dan apa yang dijalankan



Disiplin dan dan taat dengan semua ketentuan dan peraturan TASPEN



Dedikasi kepada tugas dan kewajiban serta loyal kepada TASPEN sebagai  perusahaan pengelola Dana Pensiun dan THT THT

2.5 Lokasi Perusahaan Perusahaan

1. Nama Industri

: PT. TASPEN (PERSERO) Kantor Cabang Malang

2. Jenis Usaha

:Pengelola Dana Pensiun dan Asuransi Pegawai  Negeri

3. Alamat

: Jl. Raden Intan, Arjosari Malang

4. No. Telp/Fax.

: (0341) 495633 (Hunting), 495639 / (0341) 495820

5. Nama Pimpinan

: Bpk. Gampang Pamudji, SH.

6. Nama Pembimbing

: Mahmud, SE.

2.6 Tenaga Kerja

PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Malang memiliki 40 orang karyawan dan di bedakan berdasarkan jabatan. Di bawah ini adalah table tenaga kerja di PT. TASPEN (PERSERO) : Jumlah Karyawan Berdasarkan Tingkat Jabatan PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Malang

NO

JABATAN

JUMLAH

1.

Kepala cabang

1 Orang

2.

Kepala bidang

3 Orang

3.

Kepala seksi

6 Orang

4.

Staf kepala cabang

1 Orang

5.

F. Pengendali

1 Orang

6.

Pelaksana

28 Orang

TOTAL Sumber : PT TASPEN(Persero)Kantor Cabang Malang

Keterangan : Laki –  Laki –  laki  laki : 32 orang

40 Orang

Perempuan : 8 orang 2.7 Struktruk Organisasi PT.TASPEN (PERSERO)

Struktur organisasi PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Malang seperti  berikut:

2.8 Tanggung Jawab dan Wewenang

Tugas dan Fungsi dari masing-masing pejabat selain dijabarkan dalam uraian struktur organisasi, dikomunikasikan secara efektif melalui tanggung jawab dan wewenang setiap personel. Berikut ini adalah rincian tanggung jawab dan wewenang: 1. KEPALA KANTOR CABANG



Tujuan jabatan : memimpin kantor cabang untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai garis kebijakan Direksi.



Tanggung jawab utama:

a. Perencanaan dan pengendalian kegiatan Kantor Cabang (KC)  b. Pengelolaan kegiatan operasional KC. c. Penyelenggaraan tugas yang dapat mendukung pelayanan demi kepuasan peserta untuk KC, meliputi : tinjauan manajemen, Audit Mutu Internal, tindakan koreksi & pencegahan, kontrol dokumen dalam data, teknik statistic dan pengendalian catatan mutu. d. Pembinaan Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) di unit kerjanya.



Wewenang : a. Menetapkan hasil penilaian umpan balik dari peserta tentang kegiatan  pelayanan.  b. Mengesahkan laporan kantor cabang: 

Laporan keuangan



Laporan pendataan



Laporan penyelesaian klim



Laporan kegiatan



Laporan PKBL.

c. Menyetujui jadwal pelaksanaan Audit Mutu Internal (opening meeting, pelaksana audit, re-audit dan closing meeting).

d. Menyetujui pengiriman karyawan untuk mengikuti pelatihan dan  pengembangan. e. Menetapkan hasil evaluasi efektifitas pelatihan karyawan. f. Menyetujui pengadaan barang & jasa kebutuhan KC. g. Menyetujui pemusnahan arsip in aktif sesuai JRA (Jadwal Retensi Arsip). h. Menyetujui penyaluran dan pembinaan PKBL untuk Kantor Cabang. i. Mengesahkan dan menandatangani laporan penyelenggaraan PKBL di KC.  j. Menetapkan & melakukan mutasi internal untuk pegawai pelaksana guna meningkatkan kualitas pelayanan dan penyegaran pegawai sehingga tujuan & sasaran perusahaan dapat terca pai dengan baik.



Tugas pokok : a. Membuat usulan dan saran  –  saran   saran penyesuaian program dan strategi yang dipandang perlu dengan cara menyampaikan hasil evaluasi dalam rangka pencapain tujuan jangka panjang.  b. Mengukur kinerja organisasi dengan menggunakan alat ukur kinerja tertentu agar di peroleh pengukuran kinerja yang komprehensif.



Tugas pendukung :

a. Membantu persiapan rancangan usulan rencana kerja dan alokasi anggaran perusahaan sehingga RKAP benar  –   benar dan efektif & efisien.  b. Membantu divisi anggaran dan akutansi dalam melakukan rekonsiliasi  pos-pos laporan keuangan program asuransi dan program pensiun kantor pusat untuk meyakini kebenaran angka yang akan di muat dalam laporan keuangan. c. Mengajukan usulan anggaran untuk pengadaan barang dan jasa dengan memberikan informasi kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh unit kerjanya dan lain-lain. 2. KEPALA BIDANG PELAYANAN



Tujuan jabatan : menjamin upaya peningkatan pelayanan melalui kegiatan

proses

Surat

Perintah

Pembayaran

(SPP)

yang

bisa

diselesaikan dengan cepat dan tidak mengabaikan keakuratan serta keabsahan pembayaran kepada yang berhak, sehingga tujuan 5 tepat dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.



Tanggung jawab utama : a. Perencanaan dan koordinasi pelaksanaan kegiatan pelayanan dan  pemasaran.  b. Pengelolaan kegiatan pengumpulan, pengelolaan dan penyajian data  peserta program taspen.

c. Persetujuan atas keabsahan dan pembayaran manfaat klim yang diajukan. d. Penetapan besarnya tagihan premi peserta program taspen. e. Pengelolaan kegiatan pelayanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, verifikasi dan pelaporan kepada manajemen KC. f. Peningkatan kualitas pelayanan di KC. g. Tindaklanjut terhadap keluhan pelayanan yang diterima dengan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok : a. Kegiatan pemasaran, meliputi : Membangun hubungan dengan instansi calon peserta/peserta dengan cara meningkatkan intensitas kunjungan yang wajar dan mengajak calon peserta/peserta ke event  perusahaan agar tetap terjalin hubungan yang harmonis harmonis dan lain-lain.  b. Melakukan melakukan

penilaian survey

kuantitatif

agar

dan

diketahui

kualitatif

tingkat

dengan

kepuasan,

cara

tingkat

 penyelesaian klim dalam satuan waktu tertentu sebagai dasar  pengambilan  pelayanan.

keputusan

manajemen

dalam

perbaikan

kinerja

c. Mengelola pengumpulan data peserta data pendukung dengan cara meneliti setiap data yang masuk dari atau seluruh KC sebagai bahan  bagi pengguna data selanjutnya dan dan lain-lain.



Tugas pendukung : a. Membantu dalam pengembangan sistem dan prosedur pelayanan kepada peserta program asuransi dan pensiun agar ada penyesuaian yang positif dalam pelayanan.  b. Membantu dalam pengukuran kepuasan peserta. c. Membantu memperbaiki sistem pelayanan berdasarkan hasil evaluasi tingkat kepuasan peserta atas pelayanan yang diberikan untuk memenuhi kebutuhan/ harapan peserta dan lain-lain.

3. KEPALA SEKSI DATA PESERTA DAN PEMASARAN.



Tujuan jabatan : menjamin tersajinya data peserta aktif dan pensiun dengan baik dan benar sehingga dapat memberikan pelayanan kepada  peserta secara prima dan dapat mengurangi keluhan pelanggan atau  peserta.



Tanggung jawab utama : a. Administrasi dan pemeliharaan data peserta program taspen.  b. Penyajian data peserta Program Asuransi dan Program Pensiun di Kantor Cabang yang akurat dan up-to-date.

c. Koordinasi pengiriman/ penerimaan/ data ke/ dari kantor pusat dan antar kantor cabang dan/ atau instansi terkait. d. Analisis dan pengendalian data peserta program TASPEN. e. Penetapan besarnya tagihan premi peserta program TASPEN. f. Koordinasi dan pelaksanaan kegiatan pemasaran atas produk  program TASPEN. g. Penyelenggaraan kegiatan pertanggungjawaban dari calon peserta  program TASPEN. h. Manajemen arsip, koordinasi dan penyelenggaraan kegiatan alih media dokumen.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugas  –  tugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok: a. Kegiatan pemasaran.  b. Memberikan pelayanan kepada peserta dengan cara yang nyaman, sederhana, cepat, jujur, dan empati untuk memberikan kepuasan kepada peserta. c. Menanggapi permintaan informasi peserta (hak/ kewajiban peserta,  produk, pelayanan) atau stakeholders dengan melalui media massa secara langsung (lisan/ tatap muka) maupun tertulis untuk

menunjang tercapainya target mutu pelayanan 5 tepat, membangun serta menjaga citra perusahaan.

d. Memperoleh dan menilai umpan balik peserta dengan cara melakukan klasifikasi untuk perbaikan produk. e. Pengumpulan data peserta. f. Administrasi data peserta. g. Mengkoordinasikan dan melakukan kegiatan administrasi dosir  pensiun/ KP22 dan melakukan perekaman arsip dengan media Electronic Filling System (scanner) serta bertanggungjawab atas  pengoperasian mikro film. h. Menyajikan laporan data kepesertaan (di KC) secara berkala dengan cara peremajaan data sebagai dasar tagihan iuran dan pengakuan  pendapatan serta memenuhi kebutuhan manajemen.



Tugas pendukung : a. Membantu pengembangan strategi pemasaran dan distribusi.

 b. Membantu pelaksanaan koordinasi dengan pihak ekstern yang  berkaitan dengan kepesertaan agar terjalin kerjasama yang baik. c. Membantu dalam pengembangan sistem dan prosedur pelayanan kepada peserta Program Asuransi dan Pensiun agar ada penyesuaian yang positif dalam pelayanan dan lain-lain. 4. KEPALA SEKSI PENETAPAN KLIM.



Tujuan jabatan : menjamin perhitungan hak peserta telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan baik dan benar.



Tanggung jawab utama : a. Pengesahan kebenaran pengajuan klim manfaat program taspen.  b. Penyelenggaraan perhitungan hak peserta sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Pelayanan pembayaran klim pensiun dan asuransi. d. Penetapan besarnya klim manfaat program TASPEN. e. Penagihan pensiun terlanjur dan pengelolaan DAPEM. f. Pengelolaan pelayanan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, verifikasi, dan pelaporan kepada menajemen perusahaan. g. Peningkatan kualitas pelayanan kepada peserta. h. Tindak lanjut terhadap keluhan pelayanan yang di terima tindakan koreksi dan pencegahan guna memperbaiki mutu pelayanan.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhahap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok : a. Memberikan pelayanan kepada peserta dengan cara yang nyaman, sederhana, cepat, jujur dan empati untuk memberikan kepuasan kepada peserta.  b. Menanggapi permintaan informasi peserta (hak/ kewajiban peserta,  produk, pelayanan) atau stakeholders dengan melalui media massa  baik secara langsung maupun tertulis untuk menunjang tercapainya target mutu pelayanan 5 tepat, membangun serta menjaga citra  perusahaan dan memperluas pasar. c. Memperoleh dan menilai umpan balik dari peserta dengan cara melakukan klasifikasi untuk perbaikan produk. d. Mengelola keluhan peserta dengan membuat log book keluhan  peserta agar keluhan yang belum terselesaikan dapat di pantau.



Tugas pendukung : a. Membantu dalam pengembangan system dan prosedur pelayanan kepada peserta Program Asuransi dan Pensiun agar ada penyesuaian yang positif dalam pelayanan.  b. Membantu pelaksanaan penilaian kuantitatif dan kualitatif melalui survey agar di ketahui tingkat kepuasan, tingkat penyelesaian klim

dalam waktu tertentu sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen dalam perbaikan kinerja pelayanan. c. Mengesahkan kebenaran pengajuan klim manfaat program TASPEN. 5. KEPALA BIDANG PERSONALIA DAN UMUM.



Tujuan jabatan : menjamin kegiatan administrasi personalia perusahaan telah di lakukan dengan baik dan benar sesuai dengan ketentuan  perusahaan yang berlaku serta menjamin terselenggaranya kegiatan administrasi aktiva dan sosialisasi perusahan sehingga dapat di ketahui oleh peserta secara menyeluruh terhadap citra pelayanan TASPEN dengan baik dan benar.



Tanggung jawab utama : a. Pengelolaan

kegiatan

pengadaan

barang

dan

jasa

serta

 pendistribusian ke unit kerja di lingkungan Kantor Cabang (KC) sesuai kebutuhan unit kerja.  b. Koordinasi dan evaluasi pengelolaan fasilitas –  fasilitas  –  fasilitas  fasilitas kerja di KC. c. Pengelolaan

kegiatan

kesekretariatan,

kehumasan,

keamanan,

kearsipan, pendidikan dan latihan serta non kedinasan lainnya. d. Penyelenggaraan administrasi daftar gaji dan kompensasi lainnya serta penyelesaian kewajiban pajak sesuai dengan ketentuan yang  berlaku.

e. Penyelenggaraan kegiatan pembinaan dan administrasi Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL) di wila yahnya. f. Penyelenggaraan kualifikasi rekanan terhadap rekanan baru dan entry data base rekanan kedalam daftar rekanan mampu. g. Evaluasi rekanan dalam kurun waktu 1 tahun anggaran. h. Dokumentasi terhadap seluruh kegiatan system mutu yang telah disepakati.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok : a. Mengelola kegiatan personalia di KC.  b. Mengelola kegiatan kehumasan, kesekretariatan dan kearsipan KC. c. Menyalurkan dana PKBL yang tersedia sesuai dengan anggaran yang telah disahkan pemegang saham, sehingga target penyaluran yang ditetapkan dapat tercapai untuk KC PT. TASPEN (PERSERO). d. Mengelola dan memproses penagihan pinjaman yang jatuh tempo secara intensif baik melalui telepon maupun kunjungan langsung kepada mitra binaan untuk meminimalisasi pinjaman macet.

e. Mengelola pinjaman macet dengan cara penanganan penyelamatan  piutang usaha kecil sehingga dapat menekan jumlah pinjaman macet yang ada dan menghindari terbentuknya pinjaman macet baru. f. Membantu kepala Kantor Cabang serta bertanggung jawab atas  pelaksanaan seluruh kegiatan bidang pesonalia dan umum. umum.



Tugas pendukung : a. Membantu dalam evaluasi dan peninjauan kembali terhadap progam kinerja sehingga ada penyesuaian program di waktu yang akan datang.  b. Membantu mengembangkan strategi logistic agar tercukupi / terpenuhi kebutuhan sarana dan prasarana kerja di perusahaan sesuai dengan prioritasnya. c. Membantu auditor dan pengendali dalam kegiatan Audit Mutu Internal atau pemeriksaan untuk memastikan konsistensi dalam  pelaksanaan prosedur kerja dan lain-lain.

6. KEPALA SEKSI PERSONALIA.



Tujuan jabatan : mengelola kegiatan tertib administrasi personalia  perusahaan dengan baik dan benar sesuai dengan kebijakan dan aturan Direksi.



Tanggung jawab utama :

a. Penyelenggaraan kegiatan administrasi personalia Kantor Cabang (KC) serta penetapan pemberian fasilitas bagi karyawan dan keluarganya.  b. Penyimpanan dan pemeliharaan keakuratan serta kerahasiaan data/ dosir karyawan. c. Koordinasi pembayaran hak-hak karyawan di KC (gaji, tunjangan,  penggantian biaya, dll). d. Penyelenggaraan

pendidikan

dan

latihan,

pembinaan

mental

karyawan, olahraga, olahraga, kegiatan non kedinasan lainnya. lainnya. e. Penysunan

daftar

gaji

dan

kompensasi

lainnya

serta

pajak

 penghasilan.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok : a. Orientasi karyawan baru.  b. Meninjau, menilai dan mengelola kinerja karyawan dengan  bimbingan dan penilaian kinerja untuk mencapai sasaran kerja. c. Menyelenggarakan pelatihan dan bimbingan antara atasan dan  bawahan agar kinerja dapat direalisasikan.

d. Mengelola hubungan perusahaan dengan karyawan yang saling menguntungkan dengan cara pembinaan SDM secara terpadu untuk mengoptimalkan potensi SDM. e. Pelatihan dan pengembangan karyawan. f. Memberi penghargaan dan memotivasi karyawan dengan system  penghargaan untuk peningkatan peningkatan kinerja karyawan. g. Mengelola proses klaim karyawan sesuai prosedur yang ada untuk kepuasan karyawan dalam bekerja. h. Mengelola informasi karyawan dengan sistem aplikasi non SAP untuk bagian-bagian yang belum di akomodir dengan SAP. i. Mengelola proses aksplorasi karyawan melalui modul personal development pada system SAP guna memperoleh ketepatan kompetensi yang dimiliki karyawan.



Tugas pendukung : a. Membantu dalam perekrutan dan seleksi karyawan baru agar mendapatkan karyawan dengan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.  b. Membantu auditor dan pengendali dalam kegiatan Audit Mutu Internal atau pemeriksaan untuk memastikan konsistensi dalam  pelaksanaan prosedur kerja.

7. KEPALA SEKSI UMUM.



Tujuan jabatan : menyelenggarakan tertib administrasi aktiva dan  penyelenggaraan sosialisasi kepada peserta sehingga citra pelayanan TASPEN dapat memberikan kepuasan pelanggan dan stakeholder.



Tanggung jawab utama : a. Penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan, kehumasan dan kearsipan di Kantor Cabang(KC).  b. Koordinasi pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset  perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik  perusahaan di KC. c. Pengendalian pengadaan, penyimpanan, inventarisasi, distribusi  peralatan kantor dan komputer di KC. d. Pengelolaan

kegiatan

operasional

dan

administrasi

Program

Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). e. Penyelenggaraan tertib administrasi aktiva. f. Pelaksanaan kegiatan pengamanan karyawan dan asset perusahaan di KC.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok :

a. Mengembangkan fasilitas infrastruktur pendukung pelayanan dengan melihat kebutuhan konsumen dalam pelayanan untuk memuaskan konsumen.  b. Mengelola kerjasama dengan vendor melalui komunikasi yang efektif tentang kebutuhan pihak perusahaan antara perusahaan memperoleh barang dan jasa dengan kualitas dan layanan yang memadai. c. Merancang jaringan logistic di KC dengan cara one stop service agar kebutuhan user dapat segera di penuhi. d. Realisasi pengadaan barang/jasa. e. Mengelola pemeliharaan infrastruktur KC dengan melalui perawatan,  perbaikan maupun renovasi untuk menjaga keutuhan fungsinya. fungsinya. f. Mengelola kegiatan pengamanan di KC secara terus menerus agar tercipta keamanan dan kenyamanan di KC. g. Melaksanakan kegiatan pengamanan karyawan dan aset perusahaan sesuai dengan system dan prosedur keamanan dan keselamatan kerja yang berlaku sehingga kegiatan kerja karyawan dapat berjalan dengan kondusif. h. Kehumasan dan kesekretariatan. i. Menyelenggarakan pengelolaan arsip dan dokumentasi dengan melaksanakan

kegiatan

inventarisasi,

penyimpanan,

penataan,

 pemeliharaan/ perawatan dan pengamanan arsip inaktif agar dapat disajikan setiap saat untuk unit kerja yang membutuhkan.  j. Menyalurkan dana PKBL yang tersedia sesuai dengan anggaran yang telah disahkan pemegang saham sehingga target penyaluran yang ditetapkan dapat tercapai untuk KC PT. TASPEN (PERSERO) dan lain-lain.



Tugas pendukung : a. Menyelenggarakan

kegiatan

kesekretariatan,

kehumasan

dan

kearsipan.  b. Mengkoordir pemeliharaan, perawatan dan perbaikan atas aset  perusahaan termasuk pengamanan atas semua dokumen milik  perusahaan di KC. c. Mengendalikan pengadaan, penyimpanan, investarisasi, distribusi  peralatan kantor dan komputer di KC. d. Melakukan kegiatan operasional dan administrasi PKBL. e. Membantu

pengelolaan

kesehatan

kerja

guna

mendukung

kenyamanan bekerja dan lain-lain. 8. KEPALA BIDANG KEUANGAN.



Tujuan jabatan : menjamin ketersediaan dana yang cukup untuk membayar kewajiban kepada peserta dan meningkatkan time value of money perusahaan dan menjamin tersajinya laporan keuangan dengan

 baik dan benar sesuai dengan standar kebijakan akuntansi perusahaan yang berpedoman pada Pedoman Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) untuk kepentingan stakeholder.



Tanggung jawab utama : a. Perencanaan dan pengendalian fungsi-fungsi keuangan di Kantor Cabang (KC).  b. Perencanaan dan pengendalian anggaran di KC. c. Penyelengaraan

kegiatan

akuntansi

dan

penyusunan

laporan

keuangan KC. d. Penyelenggaraan kegiatan perbendaharaan KC. e. Penyelenggaraan kegiatan verifikasi SPJ2P. f. Manajemen arsip, koordinasi dan penyelenggaraan kegiatan arsip keuangan (voucher klim/voucher umum/berkas SPJ2P).



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok : a. Merencanakan

dan

mengkoordinasikan

pelaksanaan

kegiatan

 perbendaharaan, anggaran, akuntansi dan penyusunan laporan keuangan setiap bulan, triwulan, semester & tahunan.

 b. Melakukan

penelitian,

verifikasi

dan

penyusunan

laporan

 pertanggungjawaban pembayaran pembayaran pensiun setiap tanggal 10. c. Menyusun RKAP Kantor Cabang untuk setiap tahun. d. Membantu kepala kantor cabang serta bertanggungjawab atas  pelaksanaan seluruh kegiatan keungan.



Tugas pendukung : a. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan fungsifungsi keuangan KC.  b. Merencanakan dan mengendalikan anggaran KC. c. Menyelenggarakan kegiatan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan KC. d. Menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan KC. e. Membantu pemantauan dan evaluasi proyeksi dan realisasi arus kas KC sebagai dasar batasan penetapan saldo minimal.

9. KEPALA SEKSI KAS.



Tujuan jabatan : mengelola dana untuk pembayaran kewajiban kepada  peserta sehingga kewajiban apat dibayarkan secara tepat waktu dan meningkatkan time value of money perusahaan.



Tangung jawab utama : a. Perencanaan dan pengendalian anggaran Kantor Cabang (KC).

 b. Perencanaan dan pengendalian penerimaan dan pengeluaran (cash flow) KC. c. Penerimaan dan pembayaran atas perintah kepala bidang keuangan. d. Verifikasi sebagai langkah pre-audit transaksi keuangan di KC da verifikasi SPJ2P. e. Penyimpanan uang dan surat-surat berharga. f. Rekonsiliasi bank dan monitoring penerimaan premi.



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok : a. Memproses transaksi Program Asuransi dan Program Pensiun KC sesuai kaidah aplikasi akuntansi untuk menghasilkan laporan harian kas, bank & giro.  b. Menyiapkan dan mengendalikan penerimaan dan pengeluaran cash flow harian, bulanan, triwulan dan tahunan untuk ketersediaan dana. c. Menyusun dan membuat SPJ DAPEM dan NON DAPEM setiap  bulan untuk disampaikan dan mendapat pengesahan dari Ditjen PBN. d. Melakukan rekonsiliasi kas, bank, dan giro antara buku harian dan catatan rekening KRAN (r/c) bank/pos dan bertangungjawab atas  pelaksanaan serta verifikasi SPJ2P.

e. Menyimpan uang dan surat-surat berharga.



Tugas pendukung : a. Menyiapkan dan mengendalikan penerimaan dan pengeluaran (cash flow) KC.  b. Menerima dan melakukan pembayaran atas perintah kepala bidang keuangan. c. Melakukan tugas verifikasi sebagai langkah-langkah pre-audit transaksi keuangan di KC. d. Bertanggung jawab atas terselenggarakannya kegiatan seksi kas. e. Membantu dalam rekonsiliasi pos-pos laporan keuangan Program Asuransi dan Program Pensiun Kantor Cabang untuk meyakini kebenaran angka yang akan di muat dalam laporan keuangan dan lain-lain.

10. KEPALA SEKSI ADMINISTRASI KEUANGAN.



Tujuan jabatan : menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan administrasi keuangan dan laporan keuangan dengan baik dan benar untuk memenuhi kepentingan perusahaan dan stakeholder.



Tanggung jawab utama : a. Penyusunan laporan keuangan dan laporan manajemen keuangan kantor cabang.

 b. Penyelenggaraan administrasi aktiva tetap Kantor Cabang (KC). c. Penagihan premi KC. d. Kajian dan analisis laporan keuangan KC. e. Manajemen arsip, koordinasi dan penyelenggaraan kegiatan arsip keuangan (voucher klim/ voucher umum/ berkas SPJ2P). SPJ 2P).



Wewenang : berwenang dalam pengambilan keputusan terhadap tugastugas yang didelegasikan oleh atasan.



Tugas pokok: a. Memproses transaksi Program Asuransi dan Pensiun Kantor Cabang sesuai kaidah aplikasi akuntansi untuk menghasilkan laporan keuangan berupa neraca saldo baik bulanan, triwulan, semester dan tahunan.  b. Melakukan kajian dan analisa laporan keuangan menurut kaidah aplikasi akuntansi yang sesuai pedoman standar akuntansi Indonesia. c. Melakukan kajian terhadap analisa realisasi anggaran terhadap anggaran yang ditetapkan oleh kantor pusat untuk mengetahui deviasinya. d. Menyiapkan rapat komite anggaran di tingkat KC sebagai media  pengendalian sesuai dengan plan of action sampai dengan per 31 Desember.

e. Melakukan rekonsiliasi penerimaan premi dengan instansi peserta  premi antaras SSBP dan LKP/BKPP, juga daftar lampiran rekap IV gaji yang diterbitkan oleh PEMDA.



Tugas pendukung : a. Melakukan dan mengendalikan anggaran KC.  b. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen keuangan KC. c. Membantu dalam rekonsiliasi pos-pos laporan keuangan program Asuransi dan Program Pensiun Kantor Cabang untuk meyakini kebenaran angka yang akan dimuat dalam laporan l aporan keuangan. d. Membantu evaluasi neraca saldo Kantor Cabang Program Asuransi dan Pensiun agar laporan keuangan gabungan dapat disajikan dengan akurat dan sesuai dengan praktek akuntansi yang lazim dan lain-lain.

BAB III 3.1 Tempat Kegiatan

Penulis kali ini mendapat kesempatan magang di PT. TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang, di bagian Adminitrasi Keuangan. TASPEN adalah singkatan dari Tunjangan Asuransi Pensiun. 3.2 Uraian Kegiatan

Selama proses mangang, penulis banyak melakukan penginputan data  pada sistem akuntansi yang digunakan pada perusahaan, yakni Sistem Aplikasi Prosedur (SAP) (lihat lampiran 1). SAP merupakan sistem aplikasi yang digunakan oleh PT TASPEN (Persero) dalam pengelolaan perusahaan secara umum. Mulai dari keuangan, sampai pada aplikasi yang kepegawaian. Berkaitan dengan transaksi keuangan, SAP dapat di input oleh semua divisi, yakni divisi pelayanan dalam pembayaran uang pensiun dan penerimaan  premi, divisi personalia dan umum dalam penentuan gaji serta surat tugas tu gas dan divisi keuangan yang menjadi akhir pengelolaan keuangan. Transaksi dalam setiap kegiatan oprasional PT TASPEN(Persero) akan dicatat menggunakan aplikasi SAP melalui aplikasi menu yang tersedia sesuai dengan jenis akun seperti

voucher

penerimaan/pengeluaran,

voucher

memorial,

voucher

 penggajian dan lain-lain. Sedangkan kegiatan yang saya lakukan berhubungan dengan proses  pendaftaran asuransi di bidang keuangan adalah menginput data yang tela h di catat oleh petugas kasir berupa formulir pendaftaran calon peserta(lihat lampiran 2) yang kemudian di bagian bidang keuangan di input data tersebut kedalam SAP(lihat lampiran 3) dan di hitung berapa perolehan dana yang di

terima peserta setelah di potong iuran wajib pokok sebesar 10%(lihat lampiran 4) selain itu jumlah perolehan dana di pengaruhi golongan kerja calon perserta asuransi. Setelah itu di cetak hasil perekaman data diri calon  peserta asuransi taspen(lihat lampiran 5), dikatakan telah di terima sebagai  peserta asuransi Taspen apabila hasil cetak cet ak yang berisi data diri calon peserta telah di tanda tangani oleh Kepala Bidang Pelayanan, Kepala Bidang Keuangan dan Petugas Kasir. 3.3 Masalah Yang Dihadapi

Pada dasarnya dalam melaksanakan Magang Industri pada PT TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang, penulis menghadapi beberapa masalah, tetapi hal tersebut bagi penulis merupakan pengalaman yang  berharga bagi penulis di kemudian hari. Adapun beberapa masalah yang dihadapi penulis pada Magang Industri di PT TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang adalah : 1. Masih lamanya adaptasi antara penulis dengan dunia kerja 2. Penggunaan software akuntansi yang belum dikuasi oleh penulis 3. Ketelitian dalam memasukan data kedalam software tersebut 3.4 Penanganan Masalah

Untuk menangani masalah-masalah yang timbul, penulis menanganinya dengan cara : 1. Pada masalah adaptasi, penulis menanganinya dengan menjalin komunikasi antara penulis dengan karyawan dan pembimbing selama proses magang berlangsung.

2. Pada masalah penggunaan software, penulis menanganinya dengan cara bertanya terlebih dahulu kepada pembimbing perusahaan sebelum menggunakannya dan lebih berhati-hati sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penggunannya. Dan pada saat menempuh  praktek di perkuliahaan sebenarnya aplikasi dari perkuliahaan tidak  jauh berbeda dengan yang ada di tempat magang, hanya tampilannya saja yang berbeda. 3. Pada masalah ketelitian dalam pembukuan, penulis menanganinya dengan cara berhati-hati dalam membaca, mengamati dan bertanya  jika kurang memahami agar tidak terjadi kesalahan dalam  pembukuan.

3.5 Sistem dan Prosedur Pendaftaran hingga Klaim Asuransi PT TASPEN(Persero)

Pada dasarnya sistem dan prosedur akuntansi sangat diperlukan oleh suatu perusahaan, baik itu perusahaan jasa, dagang maupun manufaktur. Dimana pengertian dari Sistem dan Prosedur itu sendiri adalah: Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah urut-urutan suatu pekerjaan tulis menulis klerikal dengan melibatkan beberapa orang dalam satu departement atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya penanganan secara beragam terhadap transaksi  perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Kegiatan klerikal adalah pencatatan informasi kedalam formuir, buku  jurnal dan buku besar yang meliputi menulis, menggandakan, menghitung, member kode, mendaftar, memilih, memindah, membandingkan, dan lainlain. Dalam laporan Magang Industri ini penulis menyajikan sistem dan  prosedur

pencairan

dana

pension

Pegawai

Negeri

Sipil

pada

PT

TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang. 3.5.1

Formulir yang digunakan dalam pendaftaran pendaftaran asuransi

1. Surat Permintaan Pembayaran Pensiun/Tunjangan Pertama dan Tabungan Hari Tua (SP4A) 2. Surat Pernyataan Pembayaran Pensiun Melalui Rekening (SP3R) 3. Asli petikan SK Pensiun 4. Asli Surat Keterangan Pengangkatan Pegawai (SKPP) yang diterbitkan untuk unit kerja yang disahkan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) atau Pemda 5. Fotokopi SK pengangkatan pertama Calon Pegawai 3.5.2

Buku Catatan Yang Digunakan

Buku catatan yang digunakan dalam Sistem dan Prosedur pembukuan Asuransi

adalah

Aplikasi

Coor

Bisnis

(ACB).

Aplikasi

ini

menunjukan identitas peserta asuransi, golongan kerja, dan jumlah uang yang di terima peserta beserta potongannya. 3.5.3

Bagian Yang Terlibat

Pada Sistem dan Prosedur ini ada beberapa bagian/pihak yang terlibat langsung, yaitu : 1. Kasir

Tugas kasir di sini adalah dia menginput data calon peserta asuransi dan pembayaran klaim dari peserta asuransi 2. Staff Keuangan Tugas di bagian ini adalah mereka meninjau ulang data dari  peserta asuransi, dan menghitung berapa jumlah klaim yang akan di terima peserta asuransi 3. Kepala Bidang Pelayanan Kepala Bidang Pelayanan bertugas mencatat Nomor Induk TASPEN kepada peserta asuransi 4. Kepala Keuangan Setelah melalui dari berbagai rangkaian di atas, di sini Kepala Keuangan akan memverifikasi data peserta tersebut. 3.5.4

Laporan Yang Dihasilkan

Laporan yang dihasilkan adalah laporan posisi keuangan (neraca) dan laporan laba rugi komprehensif.

3.5.5

Gambar: DFD(Data Flow Diagram) Asuransi Dana Pensiun

2 4

3

Sumber: PT TASPEN(Persero)

Penjelasan DFD Asuransi Dana Pensiun

1. Peserta bisa mendaftarkan diri dengan cara datang langsung ke PT TASPEN(Persero),

mengirimkan

berkasnya

melalui

jasa

 pengiriman dokumen dan da n bisa mendaftar melalui e-klim e-klim yang ada di website PT TASPEN(Persero). 2. Setelah mendaftarkan diri, data kita akan di cek validitasnya secara  bertahap dengan melihat apakah formulir yang kita ajukan sudah memenuhi syarat atau belum. 3. Setelah data kita dinyatakan valid, maka proses selanjutnya adalah  proses klim yang didalamnya terdapat perjanjian-perjanjian pada saat kapan uang asuransi tersebut bisa diambil(cair)

4. Selanjutnya kita menentukan pengambilan dana asuransi tersebut diambil langsung ke PT TASPEN(Persero) atau bisa melalui bank yang telah ditunjuk oleh PT TASPEN(Persero) untuk proses  pengambilan dana asuransi.

3.5.6

Peserta

Flow Chart Prosedur Pendaftaran Hingga Klaim Asuransi

Kasir

Kepala Bagian

Pelayanan

Keuangan

Staaf Keuangan

2

Mulai

Kepala Bagian

4

3

Mengisi form

1

Selesai

3

2

4

Penjelasan Flowchart

1. Peserta melakukan registrasi dengan membawa dokumen yang di butuhkan untuk persyaratan 2. Setelah administrasi peserta lengkap, maka kasir akan memproses penghitungan hak peserta sesuai data yang di terima dari peserta kemudian kasir mencetak Laporan Pemeriksaan Hasil (LPH) 3. Staff keuangan melakukan pemeriksaan ulang data diri peserta dan memeriksa perhitungan yang di lakukan oleh kasir 4. Staff keuangan kemudian menyerahkan dokumen ke Kepala Bidang Pelayanan dengan menyerahkan Surat Permohonan Pembayaran (SPP) dan LPH 5. Kepala

Bidang

menandatangani

Pelayanan dokumen

 Nomor Induk TASPEN

kemudian peserta,

mensetujui

selanjutnya

dan

mencatat

dan Nomor Laporan Pemeriksaan

Hasil (LPH). Dan dokumen LPH tersebut akan di simpan oleh Bagian Pelayanan 6. Di dalam dokumen LPH terdapat dokumen-dokumen yang telah di ajukan peserta kepada Kasir dan Bagian Pelayanan menandatangani semua dokumen tersebut setelah di periksa dan selanjutnya mencetak voucher 7. Dari berkas tersebut, Kepala Bagian Keuangan memeriksa voucher untuk di sahkan dan di tanda tangani. Selanjutnya

 berkas-berkas tersebut akan di simpan dan petugas kasir akan membayarkan klaim asuransi kepada peserta asuransi.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.2 KESIMPULAN

Berdasarkan atas pembahasan hasil penelitian yang dilakukan oleh  penulis pada Magang Industri di PT TASPEN(Persero) Kantor Cabang Malang maka penulis dapat menyimpulkan : 1. PT TASPEN (Persero) merupakan BUMN (Badan Usaha Milik  Negara) dibawah garis koordinasi dengan Kementrian Keuangan yang khusus menangani distribusi serta pemungutan premi bagi Dana Pensiun dan Tunjangan Hari Tua Pegawai Negeri Sipil. 2. Pencatanan akuntansi atas pengelolaan keuangan PT TASPEN (Persero)

sudah

terkomputerisasi

dan

terstruktur

dengan

menggunakan  system application procedure  procedure  (SAP), document management system (DMS), system (DMS), sistem informasi nota dinas dan surat eloktronik (SINSET), application coor business  business   (ACB) dan  join application development  (JAD).  (JAD). 3. Penulis belum banyak mendapatkan pengalaman praktik dalam  bidang akuntansi karena pencatatan dan pengelolaan keuangan sudah terkomputerisasi dengan sangat baik.

4.2 SARAN

Saran yang dapat penulis berikan erkait dengan pencatatan akuntansi  pada PT TASPEN (Persero) (Persero) Kantor Cabag Malang adalah sebagai berikut : 1. Sistem aplikasi yang digunakan pada PT TASPEN (Persero) memiliki edisi tahunan yang harus selalu diperbarui. Oleh karena itu bagian keuangan harus berkoordinasi dengan bagian IT terkait dengan update aplikasi sebelum jam kerja dimulai. Aplikasi yang selalu diperbarui tanggal updetnya akan mempermudah dan mempercepat kinerja karyawan. 2. Penulis berharap PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Malang dapat menjalin hubungan baik dengan Politeknik Negeri Malang, sehingga nantinya mampu bekerja sama dalam rangka sebagai tempat Magang Industri yang direkomendasikan dan apabila terdapat permintaan tenaga kerja baru Politeknik Negeri Malang agar mendapat informasi secepatnya dari PT TASPEN (Persero) Kantor Cabang Malang.

Lampiran 1 Sistem Aplikasi Prosedur(SAP)

Lampiran 2 Formulir Pendaftaran Calon Peserta Asuransi PT TASPEN(Persero)

Lampiran 3 Pengisian Calon Peserta Asuransi ke dalam SAP

Lampiran 4 Penghitungan IWP

Lampiran 5 Hasil Pencetakan Calon Peserta Asuransi TASPEN