JOB ORIENTASI PADA DEPARTEMENT HOUSE KEEPING DI HOTEL LOMBOK PLAZA MATARAM
OLEH ABDUL MULUK AOE 009 068
DIII PARIWISATA HOTEL & RESTAURANT FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MATARAM 2011/2012
JUDU JUDUL L LAPO LAPORA RAN N
: JOB JOB ORIE ORIENT NTAS ASII PADA PADA DEPA DEPART RTEM EMEN ENT T HOUS HOUSE E KEEP KEEPIN ING G MATARAM NAMA MAHASISWA : ABDUL MULUK NOM NOMOR OR MAHA AHASISWA ISWA : AOE AOE 009 068 PROGRAM STUDI : H OT OTEL & RESTAURANT
DI HOTE HOTELL LLOM OMBO BOK K PLAZ PLAZA A
Mataram, January 2012 Mengetahui Dosen Pembimbing
Mahasiswa
(Yoyo Wardoyo)
(abdul muluk) Mengetahui Ketua Program
(Junaidi Sagir, SE, MBA) NIP. 19591224 1989 03 1003
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat tuhan yang maha esa yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahnya karena dengan izin nya lah Laporan Job Orientasi ini penyusun dapat di selesaikan dalam waktu tempo yang telah direncanakan. Dengan adanya laporan hasil orientasi kerja ini, maka mahasiswa memiiki pedoman dan petunjuk dalam mempersiapkan diri untuk terjun langsung ke lapangan dalam menempuh On the Job Training nantinya di dunia industry khususnya perhotelan. Melalui laporan ini penyusun ingin menggali lebih serta menambah wawasan lebih dalam mengenai job description dan segala hal yang menyangkut ekerjaan yang di lakukan oleh staf hotel di departemen front office. Dalam kesempatan ini juga, penyusun menyampaikan ucapan rasa terimakasih yang sebesar-besanya dengan penuh rasa hormat kepada: 1. Bapak Yoyo Wardoyo, selaku dosen pembimbing mata kuliah. 2. Bapak Junaidi Sagir selaku ketua program Hotel & Restaurant. 3. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian laporan ini. Penyusun menyadari bahwa laporan ini juga masih jauh dari kesempurnaan baik dari kata-kata, penulisan ini juga masih jauh dari kesempurnaan laporan ini. Akhir kata dan dengan harapan semoga laporan ini dapat dipergunakan sebagaimana mestinya dan dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan kita, penyusun menyampaikan banyak terimakasih.
Mataram, Januari 2012
Penyusun
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL…………………………………………………………………. HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………….. KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. BAB I PENDAHULUAN……………………………………… PENDAHUL UAN…………………………………………………………… …………………… Latar Belakang…………………………………………………………….. 1.1
1.2 Tujuan……………………………………………………………………… 1.3 Manfaat……………………………………………………………………. BAB II TINJAUAN UMUM………………………………………… UMUM……………………………………………………….... …………….... Sejarah Singkat 2.1.
2.2.
Struktur Organisasi
2.3.
Job Description
2.4.
Job Specification
2.5.
Hubungan Antar Departemen
BAB III LINGKUP ORIENTASI
3.1.
Struktur Organisasi
3.2.
Job Description
3.3.
Job Specification
3.4.
Hubungan Antar Departemen
3.5.
Hasil Pengamatan
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1.
Kesimpulan
4.2.
Saran
DAFTAR PUSTAKA
BAB I PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang
Salah satu program study yang ada di D III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram adalah konsentrasi Hotel dan Restoran. Untuk konsentrasi Hotel dan Restoran tentunya mahasiswa wajib mengambil mata kuliah yaitu Job Orientasi yang dimana mata kuliah tersebut terdiri dari 2 sks dan wajib di dapatkan pada semester atas ( Semester V) yang mengambil konsentrasi Hotel dan Restoran. Job Orientasi merupakan aktivitas wajib yang di laksanakan oleh mahasiswa program Diploma Pariwisata Fakultas Ekonomi UNRAM yang merupakan bentuk tinjauan langsung ke sebuah hotel serta mengamati langsung aktivitas dari berbagai pihak pekerja hotel dari departeman yang di ambil oleh mahasiswa dalam Job Orientasi. Mahasiswa tentunya harus melakukan tinjauan langsung ke hotel kemudian ke departemen yang yang di ambil mahasiswa itu sendiri, sehingga dalam pembuatan atau penyusunan laporan tidak mendapatkan kesulitan dalam penyusunan baik dari informasi maupun data mengenai hotel yang di dapatkan dari hotel. Job Orientasi yang di tugaskan oleh dosen pengantar pada suatu hotel, tentunya mahaasiswa maendapatkan departemen yang di inginkan dalam pelaksanaan Job Orientasi tersebut, sehingga mahasiswa harus memilih salah satu departemen yang ada di hotel. Untuk itu penulis memilih salah satu departemen yang ada di hotel Lombok Plaza yakni departemen House Keeping sebagai
tempat melakukan kegiatan Job Orientasi 1.2.Tujuan dan Manfaat Tujuan
Tujuan dari penyusunan laporan Job Orientasi adalah sebagai tugas akhir dari mata kuliah Job Orientasi yang di dapatkan pada semester V Diploma III Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram.
Manfaat
1. Mengetahui cara kerja Departemen House Keeping di hotel, khususnya untuk hotel berbintang tiga keatas. 2. Sebagai pengetahuan dan data tambahan bagi petugas House Keeping dalam meningkatkan mutu pelayanan yang di lakukan oleh Room Attendant
3. Memberikan informasi ilmu pengetahuan terhadap perkembanga pariwisata khususnya perkembangan Hotel di daerah NTB 4. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan tigas akhir dalam mata kuliah Job Orientasi di DIII Pariwisata Fakultas Ekonomi Universitas Mataram
BAB II TINJAUAN UMUM 2.1 Sejarah Singkat
Lombok Plaza Hotel Mataram di dirikan oleh PT. Sinar Mas Cakra Buana sebagai city hotel dengan soft opening pada tanggal 27 April 2011. Lombok Plaza Hotel & Convention merupakan kemewahan baru yang muncul di tengah perkotaan, dengan desain hotel yang modern dan elegan. Hotel ini terletak tepat di daerah perkotaan, hanya membutuhkan watku sekitar 20 menitan dari bandara selaparang. Dengan letaknya yang strategis ini berbagai kemudahan sudah ada ditangan anda, seperti kemudahan dalam berbisnis, shopping di Mataram Mall yang merupakan pusat perbelanjaan terbesar di kota mataram, dekat dengan rumah sakit, dan beberapa objek wisata populer seperti taman mayura, pura meru, pura lingsar, taman narmada dan lain-lain. Hotel ini menawarkan beberapa jenis kamar yang bersih dan nyaman seperti, kamar Superior, Deluxe, The Plaza Suite dan The Presidential Suit. Silahkan pilih sesuai dengan selera anda. Selain itu hotel ini juga dilengkapi dengan berbagai macam fasilitas seperti tempat meeting yang nyaman dengan dekorasi yang modern, tempat melangsungkan pernikahan dan theater. Tersedian juga Shuttle Bus apabila anda ingin berkeliling kota mataram sampai berkunjung ke pantai senggigi yang merupakan tempat wisata terkenal dikalangan wisatawan domestic dan mancanegara. Hotel ini terdiri dari 141 kamar dengan type Superior, Deluxe, The Plaza Suite dan The Presidential Suit. Dengan keterangan sebagai berikut:
1. Superior sejumlah (107) kamar 2. Deluxe sejumlah (3) kamar 3. The Plaza Suite (6) kamar 4. The Presidential Suite 4 kamar
Yang di lengkapi dengan beberapa fasilitas seperti Ø
Ø
Fasilitas Hotel •
Restoran
•
Lounge Bar and Happy Hour
•
Bussiness Center
•
Money Changer
•
Meeting Room
•
Spa dam Massage
•
Traditional Dance Class
•
Cooking Class
•
Kolam renang
•
Tempat parkir yang luas dan City Shuttle Bus
•
Dll
Fasilitas Kamar
Ø
•
Lemari
•
Safety deposit box
•
Pembuat teh dan kopi
•
IDD Line
•
Kulkas/ mini bar
•
Ac
•
Tv
•
Hot / Cold water
•
Dll
Fasilitas kamar mandi •
Sabun
•
Shampoo
•
Shower gel
•
Bath towel
•
Bath math
•
Matches
•
Asbak
•
Face/toilet tissue
•
Flower Vase
•
Cotton buds
•
Sikat dan pasta gigi
•
Sewing kit
•
Dll
2.2 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI
LOMBOK PLAZA HOTEL & CONVENTION
General Manager Executive Assistant Manager
Financial Controller
Room Division Mgr
Chief Engineering
Human Resources Mgr
Assistant Engineering Co
Ele ctr ici ans spv.
Die sel Spv
Carp enter Spv
Staff
Ha nd ym an Spv
Pool Spv
Sport, entertainment & activities Mgr
Food Beverage MGR
H.R Coor.Spv
Exe Chef
Staff
Exe Sous Chef
CDF Cold kitchen
Cdf Hot Kitc hen finedi ning
Cdf Casual Dining
Cooks /comie/baker FINANCIAL CONTROLLER
Revenue Manager
Cdp Pastry
Chief Stewards Stewards
Chief Accountant
General Cashier
Purchasing Manager
Account Payable
Cost Controller
Outlet Cashier
Purchasing Spv
General Store
ROOM DIVISION MANAGER
Exe House Keeper
Front Office Manager Assistant Fom
Assistant Hkp
Hkp.SpV
Room Assend ats
Guest Relations Manager
Laundry Spv
Night Manager
Front Desk Mgr
GR.Spv
Duty Manager
Reser vation Manager
Gardener Spv Reservat ion Spv / Seniors
Bell Spv Captains
Staff Operators
REVENUE MANAGER
Reception Spv / Seniors
GR.Officer
Boutique Lounge Attendants
Sales Manager Or Director of Sales
Sales
Marketing MGr Or Coordinator
Marketing
2.3. Job Description 2.3.1. General Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Memonitor dan mengawasi pekerjaan para staff apakah semua pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan atau tidak. 2. Bekerjasama dengan Manager dan Supervisor yang lain dalam mengawasi aktifitas kegiatan Hotel. 3. Membuat peraturan, kebijakan dan keputusan dalam prosedur operasional Hotel. 4. Mengenali dan mengawasi standar kerja karyawan. 5. Member keterangan, arahan dan petunjuk mengenai prosedur kerja yang baik. 6. Menandatangani dan mengirim surat kepada tamu jika sangat di perlukan. 7. Melakukan interview dan uji kompetensi bagi staff yang akan menduduki jabatan/posisi yang tepat. 8. Mengontrol dan menganalisa laporan keuangan. 9. Melakukan komunikasi yang baik dengan manajer – manajer lainnya serta departemen masing – masing bagian agar dapat bekerja sama dengan baik. 10. Memonitor dan mengamati Hotel serta bertanggung jawab atas semua kelancaran operasional Hotel.
2.3.2. Executive Assintant Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Membantu GM dalam mengelola dan mengatur Hotel Management. 2. Memberikan laporan dan bertanggung jawab kepada GM. 3. Menerima laporan dari masing – masing departement heads. 4. Mengatur dan memonitor operasional pada aktifitas hotel. 5. Pengganti GM sementara jika sewaktu – waktu GM tidak ada di tempat. 2.3.3. Accounting Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Mempersiapkan program kerja harian untuk tugas – tugas bidang akuntansi. 2. Menyusun rencana kerja jangka pendek sesuai dengan rencana dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. 3. Membina dan mengkoordinir seksi – seksi di dalam lingkungan Accounting. 4. Pencapaian sasaran yaitu penyajian laporan yang tepat waktu dan benar dengan prinsip – prinsip yang lazim. 5. Membantu manajemen dalam rangka pengendalian biaya sesuai dengan prediksi yang telah di tetapkan, memeriksa serta mengecek kebenaran dan kelengkapan bukti pengeluaran dalam penerimaan kas sesuai dengan prosedur. 6. Mengendalikan jalan operasional bagiannya. 7. Mengkoordinir fungsi – fungsi yang berlainan dalam usaha penjualan produk perusahaan. 8. Menyelenggarakan hubungan yang baik terhadap pelanggan, instansi maupun segmen pasar lainnya. 9. Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran. 10. Penanggung jawab atas penyusunan marketing plan. 11. Bertanggung jawab atas penyelenggaraan promosi baik di dalam maupun di luar hotel. 12. Bertanggung jawab atas semua Administrasi bagiannya. 13. Bertanggung jawab atas pembuatan laporan bulanan dan tahunan sesuai dengan keperluan yang telah ditetapkan. 14. Bertanggung jawab atas pembuatan publikasi atau Advertensi dalam rangka pemasaran perusahaan dan juga dalam hal kerjasama dengan Food & Beverage departement dan banquet.
15. Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi public relation. 16. Bertanggung jawab atas kampanye perusahaan lewat usaha direct-mail atau penawaran tariff kepada tamu/calon tamu. 17. Memimpin rapat bagian dan aktif dalam rapat – rapat operasional antar departemen dengan GM.
2.3.4. Sales Departement Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab dalam penjualan semua produk hotel baik berupa barang dan jasa. 2. Memelihara dan meningkatkan usaha bisnis dari langganan yang sudah ada maupun dari daerah baru. 3. Menyusun rencana dan membuat laporan hasil sales call secara mingguan, bulanan, termasuk complaint dan permintaan dari pelanggan. 4. Menemani, menjamu pelanggan sesuai dengan kebutuhan bila perlu di luar jam kerja. 5. Melakukan sales call secara rutin sesuai dengan program yang telah di rencanakan. 6. Bekerjasama dengan departemen lain agar tercapai pelaksanaan tugas dengan baik. 7. Membuat dan menyampaikan rencana kerja bulanan atau mingguan. 8. Memelihara hubungan baik dengan relasi agar mempermudah mengatur tamu yang dating ke hotel. 9. Melakukan tugas lain sesuai dengan perintah atasan (management). 10. Melaksakan dan mentaati peraturan hotel.
2.3.5. Personel Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab atas rekrutmen yang di butuhkan oleh perusahaan dengan melaksanakan seleksi interview. 2. Mengontrol kebenaran data karyawan. 3. Mengontrol kebenaran kesehatan, serta melakukan placeman sebelum calon karyawan di terima. 4. Mengadakan manpower Development bersama GM. 5. Memiliki management dalam hal memecahkan masalah terutama dengan SPSI. 6. Menyiapkan kontrak kerja dan membantu memecahkan masalah yang timbul.
7. Orientasi pengenalan kerja kepada karyawan baru. 8. Melakukan control saleris over time, transportation, allowancemedicaldan insurance. 9. Mengusulkan kepada atasan mengenai system pengkajian, memberikan motivasi kepada karyawan mengadakan contoh upah, job description, job evaluasi dan analisa tenaga kerja. 10. Mengkoordinir dan melaksanakan program seperti :rekreasi, olahraga, sembahyang bersama, kantin dan sejenisnya. 11. Bekerjasama dengan seluruh staff departemen heads dalam memecahkan masalah, terutama dalam peningkatan kedisiplinan kerja dan P & P Perusahaan. 12. Mengatasi masalah yang berhubungan dengan pengadilan serta mengenai ketenagakerjaan. 13. Mengontrol kontrak – kontrak, filling data semua karyawan serta perubahan yang terjadi agar tetap up to date. 14. Menjalin hubungan baik dengan pemerintah, mulai dari tingkat bawah sampai tingkat atas yang ada hubungannya dengan ketenagakerjaan. 15. Mengadakan survey tentang labour suplly, performance standard, human dan industry relation, motivation dan moral. 16. Mengusulkan pada GM mengenai security police, serta mengadakan control chief security ke loker, tempat parker dan sekitarnya. 17. Melaksanakan tugas lain sesuai perintah atasan (management).
2.3.6. Food & Beverage Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Mengawasi jalannya operasional khususnya dalam bidang pelyanan kepada tamu. 2. Menetapkan menu system penyajian strategi penjualan, mengarahkan penjualan, mengarahkan pelaksanaan, menilai kebersihan. 3. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan secara langsung dan melaporkan kepada Executive Assistant Manager yang memerlukan penanganan khusus. 4. Menetapkan jadwal operasional food & beverage outlet. 5. Memonitor pelaksanaan pemeliharaan sanitasi. 6. Melakukan analisis, evaluasi pesaing.
7. Memonitor hasil inventarisasi fisik dapur dan food & beverage service serta stewarding. 8. Melakukan analisis, evaluasi pemakai. 9. Menyusun rencana anggaran dapur, food & beverage service serta stewarding. 10. Commodities dan statistic penjualan. 11. Merumuskan kebijakan pengendalian biaya operasional, menilai pelaksanaan. 12. Meneliti, menyetujui standar portion size. 13. Menyusun rencana program kerja dan menilai pelaksanaannya. 14. Meneliti rekomendasi penyesuaian tariff food & beverage. 15. Merumuskan rekomendasi serta mengembangkan daripada personel. 16. Menyusun laporan, dokumentasi, melakukan korespondensi. 17. Menyelenggarakan breafing pada food & beverage departement. 18. Mengawasi serta mengecek stock bahan – bahan yang diperlukan di kitchen. 19. Mengawasi food production sebelum disajikan kepada tamu. 2.3.7. Front Office Manager Tugas dan tanggung jawabnya : 1. Membuat jadwal kerja karyawan. 2. Membuat statistic daftar tamu serta membuat laporannya. 3. Mengamati dengan rutin standar service mengenai penerimaan tamu. 4. Menyusun rencana anggaran dan mengatasi masalah – masalah di dalamnya. 5. Memelihara hubungan yang baik dengan tamu hotel serta lingkungan kerja yang sehat kepada seluruh karyawan. 6. Memberikan motivasi memelihara disiplin. 7. Mengadakan rapat secara rutin minimal sekali dalam satu bulan. 8. Merumuskan dan merekomendasi penyesuaian tarif kamar. 9. Melayani langsung tamu VIP atau V.V.IP dalam pemberian diskon dan harga special. 10. Merumuskan pengendalian biaya operasional.
11. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel. 12. Melaksanakan tugas lain atas dasar perintah atasan. 2.3.8. House Keeping Manager Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Mengatasi masalah mengenai lost and found. 2. Melakukan control ke public. 3. Melaksanakan house rules serta peraturan yang lain terhadap staffnya. 4. Bertanggung jawab serta memelihara terhadap semua perlengkapan tata graha. 5. Membuat budget. 6. Menetapkan tugas, membina dan mengawasi. 7. Mengadakan koordinasi dengan departement hotel yang lainya. 8. Memelihara dan mempertahankan serta mengontrol secara rutin service. 9. Mentaati dan mematuhi peraturan hotel. 10. Melaksanakan tugas dari perintah atasan. 2.3.9. Chief Engineering Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab atas semua kelancaran di Engineering operation. 2. Menyiapkan laporan – laporan yang di perlukan. 3. Melatih dan mengawasi staff bawahan agar dapat bekerja secara efektif dan efesien. 4. Memeriksa dan mengawasi bahwa seluruh work order dari semua departement telah di atasi dengan baik. 5. Melatih dan mengawasi crew, repair dan maintenance agar bekerja dengan efektif dalam memelihara seluruh hubungan dengan yang ada di dalam hotel. 6. Memelihara kebersihan, kesiapan mesin – mesin hotel secara teratur agar dapat dipastikan beroperasi dengan baik dan maksimal. 7. Mematuhi dan mentaati peraturan di hotel.
8. Melaksanakan tugas lain dari perintah atasan.
2.3.10. Chief Security Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Bertanggung jawab atas terpeliharanya keamanan hotel, tamu dan semua karyawan. 2. Mengkoordinasi serta mengawasi kegiatan petugas keamanan. 3. Membuat usulan pada management mengenai sistim keamanan dan ketertiban yang baik. 4. Mengatur jadwal kerja, cuti serta mengadakan koordinasi dengan pihak yang berwajib dalam rangka memelihara ketertiban lingkungan dan keamanan lingkungan. 5. Mengadakan koordinasi dengan kepolisian dalam hal penyelidikan bila adanya kejadian yang melibatkan karyawan atau pihak hotel setempat. 6. Membantu tamu dalam membuat laporan pada polisi bila ada tamu yang hilang. 7. Memberikan bimbingan kepada bawahan, serta memberikan masukan dalam penelitian pegawai. 8. Mengambil kunci pada security departemen dengan mendatangkan log book yang telah di sesuaikan. 9. Menjaga kebersihan hotel. 10. Selalu melaksanakan tugas dengan baik. 11. Melaporkan kepada GM segala kejadian yang terjadi di sekitar hotel. 12. Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh atasan. 2.4. Job Specification 2.4.1. Front Office Manager 1. Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah disetujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang atau training di hotel. 2. Berpengalaman kerja minimal 3-5 tahun sebagai managerial di hotel berbintang atau sebagai managerial di front Officce. 3. Berpengalaman selama 6 tahun di hotel yang berbintang.. 4. Menguasai bahasa inggris.
5.Pengalaman di receptionist dan familiar dengan front office. 6.Dapat memimpin bawahan agar menjadi lebih baik. 7.Mampu mengawasi pekerjaan dan motivasi melaksanakan tugas bawahan lebih efektif dan efesien.
2.4.2. Personel Manager 1.Memiliki sertifikat yang di setujui oleh sekolah atau perguruan tinggi atau yang pernah magamg (training). 2.Pengalaman 2 tahun dengan kualifikasi professional. 3.Pengalaman 5 tahun pada computerized personal dan payroll system. 4.Memahami mengenai UU ketenagakerjaan.
2.4.3. Sales and Marketing Manaager 1.Memiliki latar belakang pendidikan sekolah pariwisata jurusan sales and marketing serta hotel management. 2.Berpengalaman selama 2 tahun sebagai sales and marketing. 3.Dapat berkomunikasi dalam bahasa inggris. 4.Berkepribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang sales and marketing.
2.4.4. Accounting Manager 1.Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di setujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang (training). 2.Memiliki pengetahuan tentang accounting. 3.Memiliki pengetahuan mengenai pengoperasian computer. 4.Memiliki pengalaman 5 tahun kerja dengan kualifikasi professional.
2.4.5. Food & Beverage Manager 1. Lulusan diploma sekolah pariwisata.
2. 3. 4. 5. 6.
Pengalaman kerja 6 tahun di hotel berbintang. Pengalaman minimal 5 tahun sebagai managerial di hotel berbintang dalam bidang food & beverage. Memiliki keterampilan yang mapan dalam mengolah susunan menu sesuai dengan standart. Dapat berkomunikasi dengan baik dalam bahasa inggris. Berkepribadian yang baik serta memiliki kemampuan dalam bidang food & beverage.
2.4.6. Executive Housekeeper 1.Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di setujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang (training). 2.Pengalaman kerja minimal 6 tahun di hotel berbintang. 3.Pengalaman kerja 3-5 tahun managerial di hotel berbintang. 4.Mampu mengatasi pekerjaan dan memotifasi dalam melaksanakan tugas bahkah agar lebih baik efektif dan efesien.
2.4.7. HouseKeeping Manager 1.Memiliki sertifikat pendidikan yang sudah di setujui oleh perguruan tinggi yang bersangkutan atau sekolah perhotelan dan pernah magang (training). 2.Pengalaman kerja minimal 6 tahun, bekerja di hotel sebagai managerial minimal 3-4 tahun. 3.Dapat di dalam memimpin, mengembangkan, mengarahkan, memotifasi dan mengatur bawahan.
2.4.8. Executive Chef 1.Memiliki sertifikat yang sudah di setujui. 2Pernah training di sebuah hotel. 3.Memiliki pengalaman kerja selama 6 tahun di hotel berbintang. 4.Memiliki pengalaman kerja 3-5 tahun sebagai food & beverage. 5.Menyusun menu serta dapat membuat standart makanan sesuai dengan standart internasional.
2.4.9. Chief Engineering 1. Memiliki latar belakang pendidikan teknisi. 2. Mengoperasikan alat – alat yang berkaitan dengan mesin. 3. Dapat melakukan perbaikan terhadap mesin – mesin yang rusak dan di perbaikinya secepat mungkin. 4. Dapat memotivasi bawahan untuk bekerja dan membuat hal yang lebih baik dalam bekerja. 2.4.10. Chief Security 1. Pendidikan minimal lulusan sekolah menengah umum atau sederajat serta lulus. 2. Memiliki pengalaman kerja minimal 3 tahun sebagai security di perusahaan atau di hotel. 3. Memiliki kemampuan keterampilan dalam melakukan penangana dan pengawasan. 4. Dapat mempotivasi bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin dan berbuat untuk lebih baik lagi.
2.5.Hubungan dan Kerjasama Antar Departement Hubungan dan kerjasama antar bagian atau departemen yang baik , akan mengakibatkan lingkungan kerja yang nyaman sehingga pelayanan yang di berikan oleh setiap karyawan akan terasa lebih maksimal dan hal ini akan menyebabkan kepuasan terhadap tamu. Apabila hal tersebut sudah tercapai maka semua orang yang terlibat akan merasakan manfaatnya. Adapun berbagai bentuk kerjasama antara departement yang terdapat di Lombok plaza hotel adalah sebagai berikut : Hubungan F & B Service dengan Front Office Departement Hubungannya yaitu dalam memberikan informasi tentang jumlah tamu yang menginap, laporan ini sangat penting sekali karena dengan memberikan laporan jumlah tamu yang menginap maka pihak F & B Departement dapat mempersiapkan makanan dan minuman, dengan demikian permintaan makanan dan minuman dapat terpenuhi dengan baik dan
memuaskan.
Pemberian informasi mengenai penyambutan terhadap tamu (pelayanan welcome drink) dan lainnya. Hubungan F & B Departemen dengan Housekeeping Departement Menyediakan makanan dan minuman bagi seluruh karyawan termasuk Housekeeping departemen. Memasang dinner set bagi kamar yang memerlukannya. Meng Set Up Wellcome fruit.cockies kedalam kamar yang segera di tempati tamu, utamanya tamu VIP Dan Group. Mengirim banquet Event Order kepada HK untuk membuat Lay Out di dalam Banquet Hall atau Meeting Room jika ada Event. Meminta bantuan HK bila ada penambahan meja/kursi di dalam restaurant yang memerlukan. Membuat dan menyediakan Room Service Menu agar di pasang di dalam kamar – kamar tamu. Membuat Door Knop Menu “Buffet Menu/Special Event Menu” untuk di pasang di tiap pintu kamar tamu. Membuat flayer (selebaran) kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh Food and Beverage Departement serta meminta Housekeeping menempatkan di kamar – kamar tamu.
F& B Departement dengan Engineering Departement a. Hubungan antara F & B Departement dengan Engineering Departement dapat di lihat dari perbaikan yang di lakukan oleh Engineering terhadap peralatan yang rusak milik Food and Beverage Departement ataupun masalah tekhnis – tekhnis lainnya. b. Pemberian informasi mengenai penyambutan terhadap tamu (pelayanan welcome drink) dan lainnya. Housekeeping Departement dengan Front Office Departement
Kedua Departement ini sering di gabung menjadi satu dalam Room Devision karena kedua Departement ini mempunyai kepentingan yang sama.H.K Departement menyiapkan kamar – kamar yang akan di tempati oleh tamu, sedangkan F.O Departement
menjual kamar – kamar yang sudah di siapkan oleh H.K Deprt.kepada tamu . Agar jelas bentuk kerja sama yang di jalin antara kedua Departement ini dapat di uraikan di dawah : a. Mengirim Holding Reservation yaitu daftar kamar – kamar yang sudah di pesan, atau jumlah kamar yang sudah di pesan oleh tamu dalam satu periode, pesanan dalam satu hari, satu bulan, satu smester, atau satu tahun. b. Mengirim daftar EA Room atau Bloking Rooms, yaitu daftar kamar yang sudah di pesan “untuk hari ini”,EA Rooms (Individu, Group, Or VIP) yang memerlukan penanganan sendiri – sendiri. c. Mengirim VIP treatment and Flower Request untuk EA VIP. d. Mengirim data perubahan kamar baik yang sudah di pesan (EA) maupun yang sudah di tempati oleh tamu. e. Mengirim data tamu (guest list). f. Mengirim daftar tamu VIP. g. Meminta pemasangan Extra Bed atau Baby Box. h. Membuat House Count Information yaitu keadaan tingkat hunian kamar. i. Memberikan ED List. j. Membuat Discripancy Report (perbedaan tingkat hunian kamar maupun status kamar). k. Melaporkan Complaint. l. Memberitahukan jika ada tamu check-in tanpa membawa barang.
Housekeeping Departement dengan Front Office Cashier Memberitahukan kepada Housekeeping Departement bila ada tamu yang akan check-out agar Mini Barnya di check dan di laporkan segera kepada FOC. Menanyakan kepada H.K apakah ada Bill – Bill yang belum di kirim ke FOC. Memberitahukan kepada H.K tentang tamu check-out untuk mengecek kamarnya apakah ada barang yang tertinggal atau ada barang – barang hotel yang terbawa tamu. Menginformasikan kepada H.K jika ada barang – barang hotel terbawa tamu atau di pinjam oleh tamu, serta di titipkan di FOC dan segera di ambil.
Koordinasi antara Housekeeping Departement Dan Engineering Departement Perbaikan terhadap mesin – mesin yang di gunakan oleh Housekeeping Departement. Melaksanakan pekerjaan – pekerjaan yang di hendaki oleh Housekeeping Departement berdasarkan WO yang di terima. Memasang alat – alat sebagai sarana kerja Housekeeping. Memberikan cara kerja dan cara perawatan alat – alat yang di gunakan oleh Housekeeping. Memasang perlengkapan – perlengkapan yang di perlukan dalam acara – acara tertentu. Meminjamkan peralatan yang di butuhkan oleh tamu baik di dalam ruangan maupun di dalam ruang pertemuan. Memberitahukan perubahan – perubahan nomor telephone yang di programkan oleh Engineering. Meminta ijin dan memberitahukan apabila ada uji coba alarm sebagai tanda bahaya kebakaran. Memberitahukan apabila akan ada pemadaman listrik karena adanya perbaikan alat – alat atau mesin – mesin yang di gunakan di hotel.
BAB III LINGKUP ORIENTASI
3.1 Struktur Organisasi Struktur Organisasi Chart Housekeeping Departement EXCT. HOUSEKEEPER
ASST.EXCT HOUSEKEEPER
CHIEF LAUNDRY
LAUNDRY SUPERVISOR FLOOR SUPERVISOR LINEN & UNIFORM SUPERVISOR WASHER HOUSEMAN SUPERVISOR
ROOM BOY
IRONER PRESSER
SEAMSTRESS POOL ATTENDANT
HOUSEMAN
FLORIST
3.2 Job Description Executive Housekeeper
TOILET ATTD
GARDENER
SORTER
LINEN & UNIFORM KEEPER
HK CLERK/ ORDER TAKER
VALET
1. Menetapkan tugas – tugas atau memindahkan, meembina/mengawasi seluruh aktivitas karyawan bawahannya agar tugas dan tanggung jawab mereka berjalan dengan baik. 2. Mengadakan koordinasi dengan Departement Head lain seperti : Front Office.Enggineering dan F& B agar proses pelayanan lebih cepat dan efesien. 3. Memelihara dan mempertahankan serta mengontrol secara rutin service, standart, quality dari kamar dan area hotel. 4. Mengadakan training prajuan secara rutin. 5. Melaksanakan rapat intern mingguan/bulanan guna menbahas masalah – masalah serta menyelesaikannya. 6. Mengadakan koordinasi dengan personal departement dalam hal interview karyawan baru, pembinaan, promotion, dsb. 7. Bertanggung jawab terhadap peningkatan moral, disiplin para staffnya. 8. Mengawasi dan mengatasi masalah yang timbul di housekeeping. 9. Melakukan control ke public area, ke kamar serta kebun. 10. Melakukan house-rules serta peraturan – peraturan lain terhadap staffnya. 11. Melakukan control master key, mengontrol gudang sgar bersih dan rapi. 12. Mengatasi masalah yang berhubungan dengan lost and found. 13. Menetapkan, memeriksa, menandatangani requesting barang – barang untuk departementnya dan mengirimkannnya ke Accounting. 14. Membuat data inventory dari house keeping material serta mengajukan penggantian atau perbaikan sesuai kebutuhan. 15. Membuat WO,serta mengecek apakah sudah di kerjakan atau belum. 16. Control supervisor report/room boy report serta menyelesaikan apabila terjadi masalah. 17. Membuat budget housekeeping, mengontrol penggunaan cleaning supplies, chemical, guest supplies agar dapat mengendalikan expenses. 18. Bertanggung jawab terhadap semua equipment housekeeping serta memeliharanya. 19. Serta melaksanakan tugas yang di berikan management serta mematuhi peraturan dan ketentuan hotel.
Floor Supervisor
1. Bertanggung jawab atas kebersihan perawatan kamar dan corridor. 2. Tugas tersebut meliputi : mengatur jadwal kerja, memeriksa semua informasi dan laporan serta memeriksa peralatan – peralatan, bahan dan linen yang di perlukan, menyiapkan kamar yang akan dipakai serta kesiapannya membuat laporan atas dasar laporan room boy. 3. Melaporkan semua kerusakan/kehilangan yang terjadi stationya. 4. Memberikan perhatian terhadap tamu VIP. 5. Melaporkan dan mengirimkan barang – barang temuan (lost & found) ke housekeeping office. 6. Memeriksa kamar – kamar, corridor agar bersih dan terawat dengan baik. 7. Memeriksa perlengkapan – perlengkapan kamar sesuai standart yang telah di tentukan. 8. Mengusulkan untuk general cleaning bila kamar – kamar sudah waktunya untuk general cleaning. 9. Memotivasi bawahannya,serta memberikan masukan dalam hal penilaian pegawai. 10. Serta tugas lain yang di berikan oleh atasannya. 11. Mematuhi dan mentaati peraturan hotel. Housekeeping Operator/Order taker 1. Bertanggung jawab atas penerimaan telephon dari tamu atau departement lain mengenai order yang di minta dari Housekeeping Departement. 2. Membuat HK report serta menyerahkan kepada Dept. concern. 3. Mengatur dan mengawasi pemakaian guest supplies. 4. Menyiapkan WO, setelah ditandatangani oleh atasan segera mengirimnya ke Enggineering. 5. Menjaga kebersihan lingkungan kerja. 6. Melaksanakan pekerjaan lain sesuai dengan instruksi atasan. 7. Mengadakan serah terima antara shift pagi ke sore serta menginformasikan kepada supervisor. 8. Memeriksa dalam counter maid apabila ada towel yang bbelum di kembalikan, serta menginformasikan kepada room boy agar towel di kembalikan. 9. Melaksanakan atau mentaati peraturan hotel. Public Area Supervisor
1. Bertanggung jawab atas kebersihan semua area public. 2. Membuat schedule bagi semua Houseman, memeriksa cuti dan DP secara teratur. 3. Melakukan control kesemua area yang menjadi tanggung jawabnya. 4. Menngkoordinir pelaksanaan order dari departement lain. 5. Melakukan pengawasan dan memberikan petunjuk kerja pada bawahan. 6. Membuat rencana kerja “General Cleaning” untuk Out Door. 7. Melakukan inventory secara bulanan terhadap alat – alat kebersihan. 8. Melakukan pemeliharaan terhadap alat – alat kebersihan dan membuat WO. 9. Memberikan motivasi dan evaluasi untuk meningkatkan produktivitas kerja. 10. Melakukan tugas lain yang di berikan atasan, serta mematuhi peraturan hotel. Houseman 1. Membersihkan dan merawat semua area yang menjadi tugasnya. 2. Mengatur dan membersihkan gudang tempat penyimpanan alat – alat kerja. 3. Membersihkan mess atau staff House dan Locker Karyawan. 4. Membantu Room Boy apabila di perlukan. 5. Melakukan General Cleaning mingguan. 6. Membuat Dry Garden di ruangan Meeting pada saat akan di pakai pertemuan. 7. Merawat alat – alat kebersihan. 8. Mengganti secara rutin terhadap tanaman yang ada di Areal Lobby dan Restaurant. 9. Melakukan Inventory bulanan alat – alat dan bahan pembersih. 10. Melaksanakan tugas – tugas Atasan yang di berikan atasan dan mematuhi peraturan hotel.
Florist 1. Menyiapkan atau merangkai bunga serta mensuplai kesemua ruangan yang membutuhkan. 2. Menyeleksi jenis bunga dan membuat agar bunga tetap terlihat segar.
3. Memeriksa semua ruangan untuk mengganti fast bunga yang akan diganti. 4. Membuat rangkaian bunga gebongan pada saat acara – acara tertentu. 5. Melaksanakan tugas lain dari atasan dan mentaati peraturan Hotel.
Room Boy 1. Bertanggung jawab dalam melaksanakan kebersihan dan perawatan. 2. Mempersiapkan Linen dan Guest supplies di setiap kamar. 3. Membersihkan kamar tidur, kamar mandi serta perlengkapannya. 4. Memeriksa status kamar bila ada yang kosong. 5. Melaporkan bila ada hal – hal yang mencurigakan. 6. Membantu Room Service. 7. Membantu Vallet mengumpulkan cucian bila ada tamu yang mengirim cucian ke laundry. 8. Membuang sampah – sampah pada kamar ke tempat sampah. 9. Menyerahkan Lost and Found kepada Floor Supervisor untuk di simpan. 10. Melaksanakan tugas lain dari atasan dan mematuhi peraturan Hotel. Assistant Exct. Housekeeper 1. Membantu tugas Exc. Housekeeper dalam melaksanakan tugas Planning, Supervising & Controlling terhadap operasi HK. 2. Membantu tugas pokok Exc. Housekeeper dalam melaksanakan tugas di H.K, terhadap kebersihan kamar – kamar dan seluruh area Hotel. 3. Membantu membuat Schedule kerja, mengawasi aktivitas. 4. Memeriksa Absensi, mangkir, DC dll. 5. Mengadakan inspeksi keseluruh area secara rutin, serta meyakinkan bahwa seluruh kinerja berjalan sesuai aturan. 6. Mempersiapkan WO dan mengirimnya kepada Engineering Departement setelah di tandatangani oleh Exc.Housekeeper. 7. Menggantikan tugas – tugas Exc.Housekeeper jika tidak masuk kerja. 8. Mengatasi masalah yang timbul bila ada komplin dari tamu karyawan bawahannya.
9. Melaksanakan training, motivasi, dan evaluasi staff sesuai rencana kerja Exc.Housekeeper. 10. Mengawasi kinerja karyawan bawahannya dan menegur bila ada kesalahan. 11. Memeriksa file – file dianataranya inventari, stock barang harus tetap up to date. 12. Menyusun Schedule General Cleaning baik di kamar maupun di luar area. 13. Mengontrol pengeluaran dan pengambilan Floor Key dalam masternya dari ke Room sesuai dengan policy dan prosedur . 14. Melaksanakan tugas lain dari atasan dan mematuhi peraturan Hotel. Laundry Supervisor 1. Mengawasi langsung para staff laundry dalam melaksanakan tugasnya. 2. Mencatat keadaan pemakaian bahan – bahan untuk mencuci dan stock obat – obat yang di pakai. 3. Memeriksa keadaan semua mesin, dan bila ada kerusakan segera melaporkannya pada atasan untuk di perbaiki. 4. Menjaga disiplin dan melatih karyawan laundry. 5. Dapat bekerjasama dengan Housekeeping Departement dan bagian linen, serta membantu melaksanakan inventory. 6. Melaksanakan tugas lain dari atasan. 7. Membuat laporan Log Book tentang kejadian yang terjadi di laundry dan melaporkannya pada atasan. 8. Mengawasi pencucian dan obat yang digunakan. 9. Membantu Exc.Housekeeper untuk mengadakan inventarisasi linen, serta dapat bekerjasama dengan Housekeeping dan F & B bahwa stock linen bersih dan mencukupi untuk kebutuhan operasional. 10. Mematuhi peraturan perusahaan.
Assistant Laundry Manager 1. Mengawasi kegiatan operasional di laundry dan linen. 2. Menjaga kebersihan dan mutu sesuai dengan standar Hotel. 3. Memelihara dan menjaga alat – alat di laundry. 4. Memberikan bimbingan dan pengawasan kepada bawahan serta mengevaluasinya. 5. Mengadakan studi banding dengan laundry Hotel lain, agar dapat meningkatkan mutu kerja.
6. Menyelesaikan masalah bila ada tamu yang Complaint. 7. Membuat Schedule bawahannya dan mengatur DP serta cuti. 8. Membuat perhitungan agar cost laundry tetap pada budget yang telah di tentukan. 9. Mempromosikan laundry di luar Hotel, agar memperoleh income untuk Hotel. 10. Menjga mutu kebersihan linen. 11. Mematuhi peraturan dari Hotel. Linen Supervisor 1. Bertanggung jawab atas pelayanan pengaturan pembagian linen untuk seluruh operasional. 2. Mengatur pembagian tugas jadwal kerja. 3. Mengawasi peralatan dan bahan yang di gunakan. 4. Mengawasi pengambilan dan pengiriman cucian linen Hotel dan tamu. 5. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian peralatan dan lingkungan kerja. 6. Memeriksa hasil cucian tamu sebelum dikirim ke kamar atau linen. 7. Mencatat dalam Log Book semua kejadian – kejadian yang dialami selama bertugas dan melaporkannya kepada atasan. 8. Melaksanakan inventory secara rutin sesuai dengan policy yang telah ditentukan. 9. Membimbing dan melatih kerjasama yang baik dengan bawahan. 10. Melaksanakan perintah lain dari atasan dan mematuhi peraturan Hotel.
Linen 1. Mengambil dan mengirim kembali linen – linen sesuai yang kotor. 2. Mengatur sirkulasi linen yang bersih untuk semua kamar sesuai yang di tetapkan. 3. Memeriksa, meneliti serta mencatat/menghitung linen kotor yang di terima dan melaporkannya serta menyerahkan kepada bagian pencucian. 4. Memeriksa dan mencatat kembali cucian yang telah bersih, kemudian menyimpan dan mendistribusikan kepada yang berkepentingan.
5. Membuat inventory bulanan untuk semua linen dan melaporkan ke atasan bila ada linen yang O.O. 6. Membuat laporan dalam Log Book mengenai kejadian selama bertugas serta melaporkan ke atasan bila ada masalah. 7. Mengerjakan pekerjaan lain sesuai perintah atasan dan mematuhi semua peraturan Hotel.
Laundry Attendant 1. Mencuci dan menyetrika semua cucian yang ada di Hotel. 2. Mencuci dan menyetrika pakaian tamu dengan prosedur yang di tentukan. 3. Memeriksa dan meneliti semua cucian dan mengelompokan sesuai jenisnya. 4. Memelihara kebersihan serta merawat peralatan yang ada di laundry. 5. Dapat bekerjasama dengan semua staff di laundry. 6. Mengerjakan perintah atasan dan mentaati peraturan Hotel. Pool Attendant 1. Menjaga keindahan dan kebersihan kolam renang serta lingkungan di sekitarnya. 2. Memelihara dan tetap mengadakan komunikasi dengan Departement lain dan staff Pool khususnya agar operasional dapat berjalan lancar. 3. Menyiapkan dekorasi dan dan pemasangan umbul – umbul pada saat akan ada Buffet Dinner maupun Event – event lainnya. 4. Mengontrol dan mengawasi tamu – tamu yang berenang serta lebih pro aktif dalam penagihan pembayaran untuk tamu luar yang menggunakan fasilitas Hotel. 5. Membuat summary atau laporan pembayaran tamu luar yang berenang. 6. Menjaga kerapian dari pada Poolchair dan paying serta menyampaikan kepada order taker bila terjadi kerusakan untuk di buatkan WO. 7. Menyiapkan handuk Pool dan memberikan pelayanan terhadap tamu yang berenang. 8. Selalu siap untuk memberikan pertolongan apabila ada kecelakaan yang terjadi di sekitar kolam renang. 9. Tetap mengontrol jumlah handuk agar tetap sesuai jumlah yang di pinjam dengan yang di kembalikan. 10. Menjaga alat – alat kerja agar tetap berfungsi.
11. Melaksanakan tugas lain dari atasan dan mematuhi peraturan Hotel. 3.3 Job Specification Room Attendant 1. Umur 20-23 tahun. 2. Memiliki pendidikan D1/Sekolah Perhotelan. 3. Berpengalaman kerja di Hotel Berbintang 3-4. 4. Memiliki keterampilan berbahasa Inggris, pengetahuan tentang alat – alat kebersihan, dan pengetahuan tentang produk. 5. Berkepribadian ramah, tegas, sikap positif, dan bekerja keras. 6. Berpengalaman di industry perhotelan selama 3-5 tahun. 7. Bersedia bekerja shift dan kerja lebih lama. Tugas – Tugas v Menyiapkan peralatan Room Boy dan keretanya (trolley). v Mengenali tamu dengan baik. v Memasuki kamar untuk membersihkan kamar tamu. v Merapikan tempat tidur. v Membersihkan dan membenahi kamar. v Membersihkan dan menyimpan kereta (trolley) Roomboy beserta peralatannya. v Melaaksanakan tugas – tugas lainnya. Floor/PA Supervisor 1. Umur antara 24-28 tahun. 2. Pendidikan D3 Perhotelan. 3. Pengalaman kerja di Hotel Berbintang 3-5. 4. Pengalaman supervise/manajemen :pelatihan bagi pelatih, manajemen waktu. 5. Memiliki keterampilan tambahan seperti mampu mengoperasionalkan peralatan Housekeeping, mampu berbicara bahasa
inggris, dan pengetahuan tentang produk.
6. Kepribadian ramah, kerja keras, kemampuan memimpin, dan mau bekerjasama. 7. Pengalaman kerja di industry perhotelan selama 2-4 tahun. Tugas – Tugas v Melakukan inspeksi kamar untuk mengetahui status kamar dan membuat laporan kamar. v Member dukungan kepada karyawan yang berhubungan langsung dengan tamu. v Menjaga standart hotel seperti standar keamanan dan keselamatan kerja, peralatan kerja, serta memeriksa kebersihan dan penampilan karyawan agar sesuai standar hotel. v Memberikan pelatihan dan pelayanan kerja bagi karyawan secara rutin sesuai standar. v Menangani tugas – tugas tambahan. v Menangani dan menindak lanjuti bila ada permintaan perbaikan. v Melakukan inspeksi di area umum dan daerah Restaurant/Bar. v Memantau jam kerja karyawan agar sesuai peraturan dan standar hotel. v Membuat jadwal pembersihan berdasarkan skala prioritas, tingkat kesibukan, penyelesaian program kebersihan harus sesuai dengan jadwal yang disusun dengan bantuan Assistant Housekeeper. v Menyelenggarakan rapat seksi dengan para karyawan. v Menyiapkan diri untuk melaksanakan tugas – tugas sewaktu dalam keadaan darurat. HousePerson 1. Umur antara 18-22 tahun. 2. Pendidikan SMU/D1 Perhotelan. 3. Pengalaman kerja 1 tahun dengan jabatan yang sama di industri perhotelan, di hotel berbintang 3-4. 4. Keterampilan berbahasa inggris, pengetahuan akan alat – alat kebersihan/Produk. 5. Berpenampilan menarik, berbadan sehat, rapi, dan tidak berbau badan. 6. Berpengalaman di Hotel selama 0-2 tahun.
Tugas – tugas v Memilih dan menyiapkan peralatan kebersihan, kelayakan alat – alat kebersihan yang akan di pakaai, serta perlengkapan keselamatan kerja. v Mengenali dan menanggapi kebutuhan tamu (Guest Supplies). v Membersihkan area kering dan basah. v Melaksanakan tugas tambahan. v Memelihara dan menggudangkan alat – alat kebersihan dan bahan kimia (Chamical) kebersihan.
3.4. Hubungan Housekeeping Dengan Departemen Lain Di dalam suatu Hotel Operation terdapat banyak Departemen yang saling terkait dengan yang lain. Tiap – tiap Departemen ini tidak dapat berdiri sendiri, dan tidak dapat bekerja sendiri tanpa bantuan Departemen lain. Begitu juga dengan bagian Houssekeeeping, hubunngan kerjasama dengan Departemen – departemen yang lainnya tidak dapat diabaikan oleh Departemen ini. Tanpa adanya dukungan dari Departemen lain, Housekeeping tidak dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, karna kerjasamanya itu harus terus di kembangkan sehingga semua masalah atau kendala Operasional yang dihadapi oleh bagian Housekeeping dapat di selesaikan dengan mudah. Kerjasama Housekeeping Depaartemen lain meliputi : Housekeeping Departemen Dengan Front Office Departemen
Kedua Departemen ini sering di gabung dalam “Room Divison” karena keduanya mempunyai kepentingan yang sama. Housekeeping Departement menyiapkan kamar – kamar yang akan di tempati oleh tamu, sedangkan Front Office Departement menjual kamar – kamar kepada tamu yang sudah di bersihakan dan disiapkan oleh Housekeeping Departement. Agar jelas bentuk kerjasama yang dijalin antara Housekeeping Departement dengan Front Office Departement, maka yang dilakukan oleh Front Office Departement adalah : § Mengirim “Holding Reservation”, yaitu daftar kamar – kamar yang sudah di pesan, atau jumlah kamar yang sudah di pesan oleh tamu dalam satu periode. § Mengirim daftar “Blocking Room” , yaitu daftar kamar yang sudah dipesan untuk hari ini (walk-in Guest). § Mengirimkan daftar perubahan – perubahan kamar, baik yang sudah dipesan maupun yang sudah di tempati oleh tamu.
§ § § §
Mengirimkan daftar tamu yang ada di Hotel. Mengirimkan tamu VIP dan VVIP. Memberikan ED List (Expected Departure) yaitu daftar tamu yang akan check-out hari ini. Melaporkan “Guest Complaint” tentang kondisi kamar.
Sedangkan hal – hal yang dilakukan oleh Housekeeping Departement adalah : § Menyiapkan kamar – kamar yang akan di tempati oleh tamu. § Membuat Housekeeping Report untuk Front Office Departemen. § Melaporkan kepada Front Office Departement kamar – kamar yang sudah Vacant, siap dipakai atau siap untuk dijual (Ready For Sale). § Melaporkan kamar – kamar yang rusak, sedang dilakukan pembersihan total (General Cleanings). § Penemuan barang – barang tamu (Lost And Found) yang baru saja check-out. Housekeeping Departement Dengan Food And Beverage Departement : § § § § § § §
Menyediakan makan dan minum bagi seluruh karyawan Housekeeping Departement. Memasang Dinner Set di dalam kamar – kamar yang memerlukan. Mengambil alat makan dan minuman yang dipakai oleh tamu di dalam kamar ataupun Corridor, dan Floor Area lainnya. Mengirim “Banquet Even Order” kepada Housekeeping untuk membuat Layout didalam Banquet Hall atau Meeting Room. Meminta bantuan Housekeeping menambah meja dan kursi di Restaurant, serta menguranginya jika tidak diperlukan lagi. Memberitahukan Housekeeping agar membuaka Layout serta membersihkan ruangan jika Even sudah selesai. Membuat dan memasang Room Service menu di kamar – kamar tamu (Door Knop Menu).
Yang dilakukan Housekeeping Departemen adalah : Menyediakan, merawat dan menyimpan linen supplies yang digunakan Food And Beverage Departement seperti : 1. Taplak meja (Table Cloth). 2. Serbet makan (napkin). 3. Alas meja di bawah taplak (multon).
§
§ §
§ § § § §
Membantu waiter/waiterees Room Service memasukkan hidangan ke dalam kamar tamu. Melaporkan kepada Room Service bila ada barang – barang (sendok,piring,gelas, dan lain – lain) yang dipakai oleh tamu agar segera di ambil. Ikut menjaga keamanan milik Food and Beverage Departement yang digunakan di kamar – kamar tamu. Menyampaikan kepada Room Service, bila ada pemesanan makanan dan minuman dari tamu. Memasang Room Service di kamar – kamr tamu (Door Knop Menu). Membantu Food and Beverage Departement membuat Layout di Banquet Hall. Membantu memasang/membuat dekorasi di dalam ruangan – ruangan tertentu bila akan diadakan acara.
Housekeeping Departement Dengan Engineering Departemen Departement: § Perbaikan terhadap mesin – mesin yang digunakan oleh Housekeeping Departement. § Melaksanakan pekerjaan – pekerjaan yang di kehendaki oleh Housekeeping Departement. § Berdasarkan WO (Work Order) yang di terima. § Memasang alat – alat mesin sebagai sarana kerja Housekeeping Departement. § Memberitahukan cara – cara mengoperasikan alat – alat tersebut serta cara perawatannya. § Memasang perlengkapan untuk acara – acara rapat (Meeting), pertemuan dan lain – lain. § Meminjamkan perlengkapan – perlengkapan yang diperlukan tamu baik di dalam kamar maupun di ruang pertemuan. v Housekeeping Departement: § Melaporkan kerusakan – kerusakan yang terjadi di lingkungan kerja Housekeeping Departement seperti seperti kerusakan alat – alat kerja, mesin – mesin dan lain - lainnya. § Mengirim dan membuat WO (Work Order) kepada Engineering Departement untuk perbaikan kerusakan, membuatkan sarana kerja yang diperlukan oleh Housekeeping Departement, membuat WO (Work Order) untuk pengecatan ulang, baik di kamar – kamar tamu maupun di tempat – tempat lainnya. § Meminta Engineering Departemen untuk pemasangan perlengkapan – perlengkapan yang menggunakan tenaga listrk. v Engineering
Housekeeping Departement Dengan Acounting Departement
v Accounting
Departement: § Memberikan gaji pada seluruh karyawan Housekeeping Departement termasuk dengan tunjangan – tunjangan yang ada. § Membayar uang lembur kepada karyawan yang melakukan kerja lembur (Extend). § Mengeluarkan Dana investasi Housekeeping Departement. § Menyediakan uang untuk seragam karyawan. § Membayar Asuransi karyawan, baik asuransi kesehatan maupun asuransi kecelakaan kerja. § Memberikan kwitansi pembelian barang – barang yang diminta oleh Housekeeping Departement, kepada Executive Housekeeper untuk di tandatangani dana untuk pengadaan barang – barang keperluan Housekeeping. v Housekeeping Departement: § Membuat laporan penggunan bahan – bahan pembersih untuk kamar – kamar tamu, Public Area maupun Laundry. § Melaporkan tentang penggunaan Guest Supplies di kamar – kamar. § Melaporkan bila ada barang – barang hotel yang rusak maupun terbawa oleh tamu, serta diberikan kepada tamu sebagai cinderamata, sebagai laporan penyusutan barang, agar dapat di masukkan kedalam program pengadaan barang lagi. § Memberikan laporan hasil inventarisasi barang – barang/alat – alatdan bahan – bahan pembersih yang digunakan oleh Housekeeping Departement.
3.5 Hasil Pengamatan Orientasi kerja Room Attedant Selama kami melakukan kegiatan Job Orientation di Lombok Plaza Hotel & Covention, berikut ini adalah hasil pengamatan yang menjadi kegiatan sehari – hari (Daily Work) oleh pihak Room Attendant yaitu Room Boy/Maid dalam membersihkan kamar hotel. Sebelum memulai aktivitas, Room Attendant yang bertugas pada pagi hari melakukan persiapan Trolley tempat menemkpatkan perlengkapan scocrti linen supplies, Guest supplies, dan Cleaning supplies yang akan dibawa disetiap kamar. Kemudian dilanjutkan dengan breaving yaitu pemberian instruksi, arahan, dan saling bertukar pendapat antara pihak Room Boy dengan Supervisor. Setelah itu dilanjutkan dengan pembagian section kamar untuk Room Boy oleh Supervisor dan pembagian section kamar oleh Room Boy yang masuk Sore dan malam. Dari masing – masing section kamar terdiri dari 12,15 dan 17 kamar yang akan di bersihkan oleh Room Boy. Tergantung tingkat Occupency dari tamu hotel. Langkah – langkah memasuki kamar tamu (Akses ke kamar)
Sebelum memasuki kamar tamu (Akses ke kamar), ada beberapa langkah – langkah yang dilakukan oleh petugas Room Boy diantaranya : 1. Terlebih dahulu seorang Room Boy harus mengetuk pintu kamar sebanyak 3 kali yaitu sambil menyebut identitas diri (Room Boy Please), dan apabila pintu kamar tidak dibukakan oleh tamu maka seorang Room Boy harus membuka pintu dengan kunci khusus yang di bawa oleh Room Boy dengan mendorong pintu pelan – pelan. 2. Menanayakan kepada tamu apabila berada di kamar kapan mau dibersihkan kamarnya, kapan tamu tersebut akan check-out, dan menanyakan apakah ada cucian tamu. 3. Melakukan status kamar yaitu pengecekan terhadap tamu yang menginap (jumlah tamu) yang berada didalam kamar dan mencatat kedaalam Room Cotrol Sheet. 4. Memasang Room Boy Cleaning sign di depan pintu kamar apabila kamar ingin dibersihkan dan bila tamu menolak untuk dibersihkan kamarnya maka Room Boy mencatat Refuse Cleaning di Room Boy Control Sheet. 5. Position: menginformasikan kepada Housekeeping Office dengan tujuan agar Room Boy yang bertugas di Housekeeping Office bisa menghubungi Room Boy yang bertugas di kamar yang check-out dan check-in. 6. Pemeriksaan terhadap barang – barang tamu yang berharga seperti HP,kamera, Laptop, dan lain – lain. Kemudian harus segera melaporkan kepada Housekeeping Office dengan tujuan mengantisifasikan agar tidak terjadinya bertanggung jawaban terhadap kehilangan tersebut. 7. Pemeriksaan terhadap linen Supplies seperti sheet,towel,pillow,pillow case,hand towel,face towel,bath met,dll. 8. Memulai proses stripping bed yaitu dengan membuka semua item – item tempat tidur dan setelah itu langsung meemulai proses Making Bed dengan memasang linen supplies yang sudah diganti dengan yang baru. 9. Kemudian memulai dengan pembersihan kamar mandi (Bath Room) seperti Mirror, bath tub,toilet bowl,dan wash basin serta seluruh perlengkapan yang ada dikamar mandi. 10. Setelahnya Dusting yaitu membersihkan item – item yang ada di kamar, baik di kamar tidur maupun di kamar mandi dan sekaligus yang berada di luar seperti hiasan dinding, vass bunga,astir,dll. 11. Akses kekamar yaitu melakukan status kamar lewat telephone operator yang ada di kamar. Langkah – langkah proses Making Bed oleh Room Attendant 1. Hal pertama yang dilakukan adalah melihat kondisi Bed yang akan di Making Bed, setelah itu tarik Bed kebelakang.
2. Membuka pillow case dan menarik semua sheet,kemudian mengumpulkannya dengan yang kotor. 3. Memasang bed pet (bed scerting). 4. Menebarkan sheet pertama (first sheet) dengan jahitan menghadap ke bawah, seluruh sisa sheet bagian bawah,atas, dan samping dengan matras. 5. Menebarkan sheet kedua (secand sheet) dengan jahitan menghadap ke atas dan sejajar dengan matras. 6. Memasang selimut (Blankit) sejajar dengan sheet kedua (secand sheet). 7. Menebarkan sheet ketiga (Top sheet) dengan jahitan menghadap ke bawah dan sejajar dengan matras. 8. Melipat sheet yang kelihatan nampak dari sheet kedua (secand sheet) ke atas selimut (Blankit). 9. Mengunci/memasukan sisa sheet kedua (secand sheet), blankit dan first sheet ke bawah matras. 10. Pasng pillow case (sarung bantal) jangan sampai di jepit dengan dagu. 11. Kemudian letakkan pillow di atas kepala bed. 12. Mendorong bed kembali ke depan dengan benar dan tepat. 13. Menutup bed yang sudah di pasang dengan bed cover atau bed linen.
Macam – macam bahan Chamical yang digunakan oleh Room Attendant 1. Daily : Bahan pembersih seperti § Fresh scient yaitu bahan pembersih untuk lantai. § He genic/porward yaitu bahan pembersih untuk wash basin,bath tub, dan toilet bowl. § Bayfresh yaitu bahan untuk mengharumkan ruangan. 2. Neto clear yaitu bahan pembrsih yang di gunakan untuk membersihkan lantai marmer atau terasso. Cara penggunaanya yaitu lantai marmer dibersihkan terlebih dahulu kemudian lapisi dengan neto clear dan di gosok dengan polishing machine bila sudah kering. 3. MP Cream yaitu obat untuk membersihkan peralatan atau stanliess. 4. Furniture polish yaitu bahan untuk membersihkan peralatan yang terbuat dari kayu. 5. Quary yaitu bahan yang berfungsi untuk membersihkan kerak lantai dengan memakai scrub out terlebih dahulu kemudian menggunakan Quary.
6. 7. 8. 9.
Marble PC yaitu bahan untuk membersihkan lantai terbuat dari marmer,granit, dan terasso. Scrub out yaitu bahan untuk membersihkan kerak lantai. Bendurol yaitu bahan untuk membersihkan lantai yang sudah kusam. Dust gone yaitu bahan yang berfungsi untuk membersihkan debu pada parkit.
Orientasi Kerja Laundry Atteendant Dari hasil pengamatan yang menjadi kegiatan sehari – hari dari Laundry Attendant adalah menyiapkan segala keperluan, perlengkapan linen – linen yang akan digunakan oleh Room Attendant dalam menyiapkan kamar tamu, dimana semua linen supplies yang sudah dipakai dikumpulkan oleh Laundry Attendant dan dicuci kembali guna pemakaian selanjutnya, sehingga hubungan kerjasamanya sangat erat sekali disamping supplies, Laundry Attendant juga menyiapkan perlengkapan untuk Restaurant dan Banquet karena posisi dari kedua itu penting juga di lihat dari hubungan kerjasamanya. Orientasi Kerja Pool Attendant Kegiatan sehari – hari dari Pool Attendant adalah membersihkan di semua area Pool dan melepaskan obat kuman yang ada di dalam Pool. Pembersihan Pool biasanya dilakukan pada pagi hari daan sore hari, karena pagi tidak ada tamu yang menggunakan fasilitas tersebut mengingat pada pagi hari semua tamu lebih menggunakan fasilitas di kamar dan banyak tamu yan pergi Breakfast sehingga jarang digunakan pada pagi hari. Pool Attendant yang tugasnya pada night shift melanjutkan kegiatan tugas kerja Pool Attendant yang pagi yaitu membersihkan semua area yang ada di Pool dengan menggunakan alat yang sudah disediakan dan ditetapkan oleh oleh Housekeeping Departement.
BAB IV PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa kinerja pelayanan yang di terapkan oleh Room Attendant pada Housekeeping Departement sejauh ini berjalan dengan lancar sesuai dengan standart operasional prosedur (S.O.P) yang telah ditetapkan oleh Housekeeping Departement. Untuk pelayanan terhadap kamar, berjalan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan Job Description (uraian tugas) Room Attendant walaupun pelayanan yang di lakukan dengan baik dan menggunakan Standart Operasional Prosedur. Saran Untuk meningkatkan pelayanan kerja Room Atendant, maka dapat di kemukakan beberapa saran dengan sebagai berikut: 1. Housekeeper sebaiknya lebih meningkatkan efesiensi di dalam pembersihan kamar. Menciptakan program pelatihan 1 kali dalam 1 minggu dengan tujuan untuk memperbaiki kinerja pelayanan Room Atendant menjadi sangat baik dan bermanfaat untuk pekerjaan. 2. Meningkatkan Efektivitas pelayanan Room Atendant dalam memberikan rasa puas kepada tamu. 3. Melakukan supervisi dan pelatihan terhadap Room Atendant. Sebaiknya perlu dilakukan secara priodik karena kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas sumber daya dari karyawan sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan Hotel.
