ANALISA SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGAKABUPATEN KARAWANG
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga(D.III)
SONYA MAYASARI NIM : 12140986
Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Karawang 2016
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya kami dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang saya ambil adalah sebagai berikut : “ANALISA
SISTEM
PENDIDIKAN
PENGARSIPAN SURAT MASUK DI DINAS
PEMUDA
DAN
OLAHRAGA
KABUPATEN
KARAWANG
”
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) pada program Diploma III ( D3 ) AMIK BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, observasi dan beberapa sumber literatur yang mengandung penulisan ini. Saya menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktek ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Direktur Akademi Manajemen Informtika dan Komputer Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. iii
3. Bapak Dede Firmansyah, S.KOM, M.KOM selaku Dosen Pembimbing Akademik. 4. Bapak Drs.H. Dadan Sugardan,Mpd Selaku Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga 5. Segenap Pegawai Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang. 6. Orang tua tercinta yang telah memberi dorongan moril maupun spiritual kepada Kami. 7. Serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan bantuannya dalam dalam pembuatan laporan kuliah kuliah kerja praktek. praktek. Akhir kata saya berharap kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa, semoga berkenan membalas segala kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu dalam segala hal.Laporan ini tidak luput dari adanya kekurangan
dan
kelemahan
baik
dalam
penyusunan
maupun
penulisannya.Oleh penulisannya.Oleh Karena itu kritik dan saran membangun penulis harapkan.
Karawang, 24 Desember 2016 Penulis
Sonya Mayasari
iv
DAFTAR ISI
Halaman Lembar Judul Laporan KKP .................................................. .................................................................................. ................................ i Lembar Persetujuan Laporan KKP ................................................. ........................................................................ ....................... ii Kata Pengantar ............................................. .................................................................................................. ........................................................... ...... Daftar Isi ............................................. ................................................................................................. .................................................................... ................ Daftar Simbol .............................................. ................................................................................................... ........................................................... ...... Daftar Gambar ............................................. .................................................................................................. ........................................................... ...... Daftar Tabel ................................................. ...................................................................................................... ........................................................... ...... Daftar Lampiran .................................................... ..................................................................................................... ................................................. BAB I
PENDAHULUAN ................................................... .......................................................................... ....................... 1
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. BAB II
iii v vii ix x xi
Latar Belakang ................................................ ....................................................................... ....................... Maksud dan Tujuan ................................................ .............................................................. .............. Metode Penelitian ................................................................. Ruang Lingkup ............................................... ...................................................................... ....................... Sistematika Penulisan ...........................................................
1 2 3 4 4
LANDASAN TEORI .............................................. ..................................................................... ....................... 6
2.1. Konsep Dasar Sistem ............................................................ .............................................. .............. 6 2.2. Peralatan Pendukung ............................................... ............................................................. .............. 11 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN ................................................ 19
3.1. Umum .................................................... .................................................................................... ................................ 3.2. Tinjauan Perusahaan ............................................................. 3..2.1. Sejarah Perusahaan ................................................. 3..2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ............................... 3.3. Prosedur Sistem Berjalan ...................................................... 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .......................... 3.5. Kamus Data .................................................... ........................................................................... ....................... 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ................................................... 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................... 3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .................... 3.7. Permasalahan Pokok .............................................................
19 20 20 22 27 28 31 34 34 35 35
3.8. Pemecahan Masalah ................................................ .............................................................. .............. 36
v
BAB IV
PENUTUP ...................................................... ...................................................................................... ................................ 37
4.1. Kesimpulan ........................................................................... 37 4.2. Saran ...................................................... ...................................................................................... ................................ 38 DAFTAR PUSTAKA ................................................... ............................................................................................ ......................................... DAFTAR RIWAYAT HIDUP ............................................................................ SURAT KETERANGAN PKL ........................................................................... NILAI KULIAH KERJA PRAKTIK ................................................................. LAMPIRAN-LAMPIRAN ..................................................................................
vi
39 40 41 42 43
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Data Flow Diagram
1.
Kesatuan Luar ( External Entity ) Entitas luar (externalentity) atau masukan (input ) atau keluaran
(output )
atau
orang
yang
memakain/berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau sistem lain yang terkait dengan aliran data dari sistem yang di modelkan. 2.
Proses (Proccess) Proses atau fungsi pada prosedur pada pemodelan perangkat lunak lunak yang akan diimplementasikan diimplementasikan dengan pemograman terstuktur,maka pemodelan notasi inilah yang harusnya menjadi fungsi atau prosedur di dalam kode program
3.
Data Store) Simpanan Data ( Data
File atau basis data atau penyimpan ( storage) pada pemodelan
perangkat
lunak
yang
akan
di
implementasikan dengan pemograman terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat menjadi tabel-tabel basis data yang di butuhkan.
vii
4.
Data Flow) Arus Data ( Data
Arus Data merupakan merupakan data yang dikirim dikirim antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau dari proses ke masukan (input ) atau keluaran (output )
viii
DAFTAR GAMBAR
Halaman GambarIII.1. GambarIII.1. Struktur Organisasi ................................................... ..................................................................... .................. GambarIII.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan .............................................. GambarIII.3. Diagram Nol Sistem Berjalan ............................................... ..................................................... ...... GambarIII.4. Diagram Detail sistem Berjalan..................................................
ix
22 29 30 31
DAFTAR TABEL
Halaman TabelII.1. Notasi Tipe Data ......................................... ..................................................................... ............................
17
TabelII.2. Notasi Struktur Data................................................................
18
x
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman A.1 Surat Rekomendasi ………………………………………………………. 43 A.2 Kartu Disposisi …………………………………………………………… 44 …………………………………………………… .. 45 B.1 Laporan Surat Masuk ……………………………………………………
xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum
Kemajuan teknologi informasi saat ini sangat berpengaruh terhadap semua aspek kehidupan tak terkecuali pada sistem pengolahan arsip baik perseorangan atau pada sebuah instansi pemerintahan maupun swasta. Menurut The Liang Gie (Administrasi Perkantoran, 2000:20) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.Peranan arsip pada sebuah organisasi sangat penting sehingga memerlukan sistem pengolahan yang baik. Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan ( Drs. Ig. Wursanto,1989 : 12),
Sistem kearsipan ini yang yang kita kita gunakan gunakan dalam rangka mengolah dan menjaga menjaga
arsip yang berisi informasi informasi penting dan merupakan bukti pertanggungjawaban pertanggungjawaban yang otentik, baik dari fisik maupun isinya.Arsip-arsip tersebut digunakan baik untuk keperluan intern (yaitu penggunaan data dan dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern (pelayanan kepada masyarakat dan langganan).
1
2
Demikian pula halnya dengan kegiatan kearsipan di Lingkungan Kantor Dinas Pendidikan Pemuda dan dan Olahraga Kabupaten Karawang perlu dikelola dengan dengan baik dan sistematis agar setiap pengelolaan di semua bidang dapatdilihat secara nyata hasil kerja yang telah dicapainya, serta dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan secara efektif .
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah : 1.
Mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang dipraktekan di Kuliah Kerja Praktek.
2.
Mengetahui cara kerja sistem kearsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga khususnya khususnya pada sub Kepegawaian dan Umum.
3.
Memberikan kesempatan kepada mahasiswa agar bersikap profesional dalam lingkungan kerja.
4.
Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik serta memberikan solusi terhadap permasalahan yang di hadapi sistem tersebut. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktekini adalah untuk
memenuhi salah satu matakuliah Kuliah Kerja Praktek dan sebagai syarat untuk dapat mengikuti Tugas Akhir .
3
1.3. Metode Penelitian
Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulisan penulisan menggunakan menggunakan beberapa metode diantaranya : 1.
Metode pengamatan ( Observation ) Mengamati dan ikut ikut terlibat secara langsung langsung
pada kegiatan-kegiatan kegiatan-kegiatan yang
dilakukan di Dinas Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga. Khususnya pada pada kegiatan pengarsipan surat. 2.
Wawancara ( Interview ) Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti.
3.
Daftar Pertanyaan ( Questioner) Memberikan serangkaian serangkaian pertanyaan pertanyaan tertulis yang yang harus di jawab oleh pihak Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga.
4.
Studi Pustaka ( Library Research ) Penulis mengumpulkan data-data yang di perlukan dengan mencari referensi pada buku-buk buku-buku, u, artikel , internet dan file-file yang tentunya berkaitan dengan topik.
4
1.4. Ruang Lingkup
Untuk mengoptimalkan pembahasan laporan Kuliah Kerja Praktek ini , Penulis membatasi ruang lingkup hanya pada sistem pengarsipan surat masuk dan keluar di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga khususnya pada sub Umum dan Kepegawaian . Sistem tersebut di mulai dari kegiatan menerima surat masuk,mendisposisi, masuk,mendisposisi, pendistribusian,mencatat surat masuk, dan penyimpanan surat.
1.5. Sistematika Penulisan
Laporan ini terbagi dari empat bab, dimana masing-masing bab terdapat beberapa sub-bab yang yang di sesuaikan sesuaikan dengan dengan kebutuhan kebutuhan
agar dapat memahami arah dan
gambaran yang jelas mengenai hal yang tertulis , Berikut penjabarannya : BAB I
PENDAHULUAN Pada bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan laporan, metode penelitian dam pengumpulan data, ruang lingkup serta sistematika penulisan.
BAB II
LANDASAN TEORI Pada bab ini membahas menjelaskan tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukungnya pendukungnya (tools system).
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini
penulis menjelaskan menjelaskan tentang tentang uraian uraian umum, tinjauan
perusahaan, prosedur system berjalan, Diagram Alir Data (DAD) system berjalan, kamus data, spesifikasi system berjalan, permasalahan pokok dan alternative alternative pemecahan masalah.
5
BAB IV
PENUTUP Pada bab ini berisi kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I sampai bab III serta berisi saran yang bersifat membangun untuk kepentingan instansi itu sendiri maupun untuk kepentingan umum.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem A. Pengertian sistem
Secara etimologi sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang
dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Secara umum pengertian sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai mencapai suatu tujuan. Atau dapat juga dikatakan dikatakan bahwa Pengertian Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut whitten (2006 : 23) dalam buku metode desain dan analis mengungkapkan bahwa “informasi adalah data yang telah diproses atau di organisasi
ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti penerimaan”.
6
7
Adapun menurut Prof. Dr. Mr. SParjudi Atmosudirdjo, sistem adalah teridiri atas objek-objek atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan sehingga unsur-unsur unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan proses.(Tata Sutabri 2004:10). B. Karakteristik Sistem
Menurut Tata sutabri (2004:12) “Model umum sebuah sistem terdiri dari input,
proses dan ouput. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhanamengingat sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifatsifat tertentu. Yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut
1. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2.
Batas Sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
8
3.
Lingkungan Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebutdisebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang
merugikan harus
dikendalikan. Kalau tidak, maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem tersebut. 4.
Penghubung Sistem (Interface) Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghub penghubung ung sistem atau subsistem. Penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5.
Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang
9
digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. 6.
Keluaran Sistem (Output) Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukanbagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.
7.
Pengolahan Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistemakuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8.
Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidakmemiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
10
C. Klasifikasi Sistem
Menurut Tata Sutabri (2004:14) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaraya adalah sebagai berikut: 1.
Sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia yaitu sistem yang berupa pemikiran hubunga hubungan n antara manusia dan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer dan lain sebagainya.
2.
Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dan mesin yang disebut human machine system, contohnya sistem informasi berbasis komputer.
3.
Sistem deterministik dan probabilistik probabilistik Sistem yang beroperasi dengan de ngan tingkah laku yang dapat diprediksi dipre diksi disebut sistem
deterministik, deterministik,
contohnya
sistem
komputer.
Sedangkan sistem
11
probabilistik probabilistik adalah sistem
yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi diprediksi karena mengandung unsur probabilistik. probabilistik. 4.
Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubung berhubungan an dan tidak terpengaruh oleh lingkungan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubung berhubungan an dan dipengaruhi dipengaruhi oleh oleh lingkungan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya .
2.2. Peralatan Pendukung (Tools (Tools System) System)
Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir menjadi suatu bentuk yang bisa dipahami dan digunakan. digunakan. Tools Sistem atau peralatan pendukung yang penulis gunakan dalam pembuatan Alalisis Sistem ini meliputi Diagram Alir data (DAD) dan kamus data (Data Dictionary) dan peralatan lainnya yang membantu penulis dalam pembuatan Tugas Analisis dan Sistem Informasi. Informasi. A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram / DAD)
Diagram Alir data yang lebih dikenal dengan Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi atau symbol-simb s ymbol-simbol ol yang digunakan untuk
12
menggambarkan aruas dari data dan untuk membantu dalam komunikasi dengan pemakian system secara logic. Data Flow Diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau yang mau dukembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir me ngalir atau lingkungan fisik data tersebut akan disimpan. Simbol-simbol yang akan digunakan antara lain : Simbol-simbol yang digunakan dalam menggambarkan Diagram Alir Data terdiri dari empat simbol, yaitu : 1.
Eksternal Entity) Kesatuan Luar ( Eksternal Eksternal Entity) merupakan entity dilingkungan luar sistem Kesatuan Luar ( Eksternal
yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Simbol ini juga digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data. 2.
Proses (Process) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang digunakan untk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin atau computer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam prses untuk menghasilkan arus data yang akan dikeluarkan dari proses.
3.
Data Flow) Arus Data ( Data
Arus Data menunjukan data dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menggambarkan arus data yang berjalan atau menerangkan perpindahan data atau informasi dari
13
suatu bagian ke bagian lainnya. Data Flowini mengalir di antara proses process), simpanan data ( data store) dan kesatuan luar ( external entity). ( process
4.
Data Store) Simpanan Data ( Data
Simpanan dari data yang berupa suatu file atau database di sistem komputer, catatan manual, tabel acuan dan buku yang digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah diarsipkan dan disimpan. Data Store ini biasanya
berkaitan dengan dengan penyimpanan serta serta terkomputerisasi. terkomputerisasi. Tahapan dalam membuat Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat kontruksi kontruksi Diagram Alir Data yaitu sebagai berikut : 1.
Diagram Konteks Diagram Konteks merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukan sistem secara keseluruhan, diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data. Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber atau tujuan data yang akan diproses atau untuk menggambarkan system secara umum atau global dari keseluruhan system yang ada.
2.
Diagram Nol (0) Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di diagram konteks, yang penjabarannya secara terperinci dan sudah menunjukan bentuk penyimpanan. penyimpanan.
3.
Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di diagram nol. Proses pada diagram nol yang
14
dikembangkan disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram. Apabila proses tersebut tidak dapat lagi dikembangkan dikembangkan disebut sebagai proses primitif. Aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DAD adalah : 1.
Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
2.
Tidak boleh menghubungkan data store dengan data store lainnya secara langsung.
3.
Tidak boleh menghubungkan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan juga data flow yang keluar.
Teknik atau cara yang lazim digunakan di dalam membuat Diagram Alir Data adalah sebagai berikut. 1.
Mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang lebih dikenal dengan istilah Top Down Analysis.
2.
Jabarkan Proses yang terjadi di dalam diagram alir data sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi.
3.
Peliharalah konsistensi proses yang terjadi di dalam Diagram Alir Data, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan yang tingkatannya lebih rendah.
4.
Berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan seperti : a. Nama yang jelas untuk untuk External Entity b. Nama yang jelas untuk untuk Process
15
c. Nama yang jelas untuk untuk Data Flow d. Nama yang jelas untuk untuk Data Store Bentuk-bentuk Bentuk-bentuk kesalahan umum dalam pembuatan Diagram Alir Data (DAD) : 1.
Black Hole Adalah kesalahan proses yang memiliki input tetapi tetapi tidak menghasilkan output .
2.
Miracle Adalah keajaiban yakni kesalahan ketika ada output tetapi tidak memiliki input.
B. Kamus Data
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Fungsinya untuk mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap dan untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama. Kamus data dibuat dan digunakan baik baik pada tahap analisa maupun maupun pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisa sistem digunkan sebagai komunikasi antara sistem analis dengan pemakai (user) tentang data yang mengalir pada system tersebut serta informasi yang dibutuhkan oleh pemakai (user). Sedangkan pada tahap perancangan sistem kamus data digunkan untuk merancang input, output / laporan dan database. Kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut : 1.
Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Fungsinya untuk memudahkan mencari arus data didalam Data FlowDiagram (DFD).
16
2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di Data Flow Diagram (DFD), maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data. 3.
Alias Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya.
4.
Tipe Data Data yang mengalir biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer.Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir.Dokumen hasil cetakan computer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variable, parameter, dan field-field.Bentuk data tersebut disebut tipe data.
5.
Struktur Data Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemn data.
6.
Volume Volume yang dicatat berupa volume rata-rata atau volumepuncak dari arus data.Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu.Sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
7.
Periode
17
Periode menunjukan kapan terjadinya arus data. Fungsinya untuk mendefinisikan kapan output data harus dimasukkan ke dalam sistem data, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan laporan-laporan dihasilkan. 8.
Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan tentang arus data.
Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang digunakan digunakan dibagi dibagi menjadi dua macam, yaitu : 1. Notasi Tipe Data Notasi ini dibuat untuk membuat spesifikasi format input maupun output dari suatu data. Notasi yang digunakan antara lain:
Tabel II.1 Notasi Tipe data
NOTASI
ARTI
X
Setiap Karakter
9
Angka numeric
A
Karakter Alphabet
Z
Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong
.
Sebagai pemisah ribuan
,
Sebagai pemisah pecahan
-
Sebagaitanda penghubung
/
Sebagai tanda pembagi
18
2. Notasi Struktur Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat membuat spesifikasi elemen data. Notasi yang umum digunakan antara lain :
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
NOTASI
ARTI
=
Terdiri dari
+
And (dan)
{}
Perulangan
()
Pilihan (boleh Ya atau Tidak)
[]
Pilih salah satu pilihan
*
Keterangan atau catatan
@
Petunjuk (key field)
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Secara umum, Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang pendidikan yang mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan sebagian kewenangan daerah di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga serta tugas pembantuan yang diberikan kepada Pemerintah Daerah. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Kabupaten Karawang Nomor 9 tahun 2011 tentang Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan, Untuk melaksanakan tugas tersebut Dinas Pendidikan, Pemuda Pemuda dan Olahraga Olahraga mempunyai fungsi fungsi : 1.
Pengaturan dan pengurusan kegiatan teknis operasional di bidang pendidikan meliputi ; pendidikan nonformal dan informal, pendidikan menengah, pendidikan dasar, serta pemuda dan olahraga berdasarkan kebijakan Bupati;
2.
Pelaksanaan pengembangan program pemerintah daerah di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga; olahraga;
3.
Pelaksanaan
pelayanan
di
bidang
19
pendidikan,
pemuda
dan
olahraga
20
Dinas Pendidikan, Pendidikan, Pemuda dan olahraga olahraga Kabupaten Karawang mempunyai tugas tugas pokok yang luas dan kompleks. Secara umum tugas pokok tersebut tersebut adalah membantu bupati dalam melaksanakan melaksanakan kewenangan daerah di bidang pendidikan. pendidikan.
3.2. Tinjauan Perusahaan 3.2.1. Sejarah dan Dasar Hukum Pembentukan Dinas Pendidikan
1.
Peraturan Daerah Kab.Karawang nomor 2 Tahun 2004 tentang Pembentukan Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah tercantum pada Pasal 2 : Dinas Pendidikan
2. Peraturan Daerah Kab.Karawang nomor 10 Tahun 2008 tentang Sekretariat Daerah,Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahantercantum pada Pasal 2 dan Pasal 3 : Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga 3.
Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 9 tahun 2011 tentang SekretariatDaerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan. Pada Pasal 2 dan 3 : Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga. Nama Organisasi : Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga Kabupaten Karawang Alamat : Jl. Suroto Kunto No. 72 Karawang Telp. / Fax : 0267 – 405215 405215 Secara umum, Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang
21
merupakan unsur pelaksana otonomi daerah di bidang pendidikan yang mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan sebagian kewenangan daerah di bidangpendidikan, bidangpendidikan, pemuda dan olahraga serta tugas pembantuan yang diberikan kepadaPemerintah Daerah. Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 9 tahun 2011 tentangSekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan, Untuk melaksanakan tugas tersebut Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga mempunyai fungsi : a.
Pengaturan dan pengurusan kegiatan teknis operasional di bidang pendidikan meliputi ; Pendidikan nonformal dan informal, pendidikan menengah, pendidikan dasar, sertapemuda dan olahraga berdasarkan kebijakan Bupati;
b.
Pelaksanaan pengembangan program pemerintah daerah di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga; olahraga;
c.
Pelaksanaan pelayanan di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Dinas Pendidikan, Pemuda dan olahraga Kabupaten Karawang mempunyai tugaspokok yang luas dan kompleks. Secara umum tugas pokok tersebut adalah membantu
bupatidalam
melaksanakan
kewenangan
daerah
di
bidang
pendidikan.Rincian pendidikan.Rincian uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing jabatan dan unit kerja dalam lingkup Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang berdasarkan
22
Peraturan Bupati Karawang Nomor 7 tahun 2012 tentang Rincian tugas, fungsi dan Tata Kerja Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawang. Susunan organisasi Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Kabupaten Karawangadalah sebagai berikut:
Gambar III.1 Struktur Organisasi
1.
Kepala Dinas
2.
Sekretariat, membawahkan : a.
Sub Bagian Program dan Pelaporan ;
b. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ; c. 3.
Sub Bagian Keuangan.
Bidang Pendidikan NonFormal dan InFormal, membawahkan :
23
a.
Seksi Kesetaraan dan Kursus
b. Seksi Pendidikan Masyarakat. 4.
Bidang Pendidikan Menengah, membawahkan : a.
Seksi Kurikulum dan Kesiswaan
b. Seksi Ketenagaan, Kelembagaan, Sarana dan Prasarana 5.
Bidang Pendidikan Pendidikan Dasar, membawahkan : a.
Seksi Kurikulum dan Kesiswaan
b. Seksi Ketenagaan dan Kelembagaan 1) 6.
Seksi Prasarana dan Sarana.
Bidang Pemuda dan Olah Raga membawahkan : a.
Seksi Pemuda .
b. Seksi Olah Raga. 7.
Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD)
8.
Kelompok Jabatan Fungsional.
Tugas Pokok Pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga 1.
Kepala Dinas : a.
Kepala Dinas Pendidikan mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam kewenangan desentralisasi di bidang pendidikan dan tugas lain yang diberikan Bupati;
b. Uraian tugas Kepala Dinas Pendidikan, sebagai berikut : 1) Membantu Bupati dalam bidang tugasnya; 2) Memberikan kebijakan dalam penyusunan program Dinas Pendidikan;
24
3) Membina dan mengarahkan administrasi pendidikan TK, SD/MI, SLB, SMP/MTs, SMA/MA, SMK dan pendidikan luar sekolah; 4) Mengarahkan dan mengurus kurikulum kurikulum TK, SD/MI, SLB, SMP/MTs, SMA/MA, SMK dan pendidikan non formal; 5) Menata dan mengurus sarana prasarana pendidikan pada TK, SD/MI, SLB, SMP/MTs, SMA/MA, SMK dan pendidikan luar sekolah; sekolah; 6) Mengarahkan dan mengurus bantuan kependidikan persekolahan dan pendidikan luar sekolah; 7) Membina pelaksanaan tugas UPTD; 8) Membina pelaksanaan tugas pengawas TK/SD, SMP, SMA dan SMK dan tugas pengawas mata pelajaran/bidang pelajaran/bidang studi; 9) Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis; 10) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya dan Kenaikan Gaji Berkala; 11) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah Kabupaten; 12) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan. 2.
Sekretaris a.
Sekretaris mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan administratif kepada semua unsur di lingkungan Dinas;
b. Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), uraian tugas Sekretaris sebagai, berikut: 1) Membantu tugas Kepala Dinas dalam bidang tugasnya;
25
2) Menyusun rencana dan program kerja tahunan; 3) Melaksanakan
urusan
administrasi
umum,
rumah
tangga
dan
perlengkapan serta pelaporannya; 4) Melaksanakan urusan administrasi keuangan; 5) Melaksanakan urusan administrasi; 6) Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis; 7) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya; 8) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Kepala Dinas; 9) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan. 3.
Kepala Subbagian Umum a. Kepala Subbagian Umum mempunyai tugas pokok mempersiapkan bahan bahan penyusunan kebijakan teknis Dinas, program dan kegiatan, pengelolaan perlengkapan dan barang inventaris, pengelolaan urusan rumah tangga, ketatausahaan, kepegawaian serta pelaporan; b. Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), uraian tugas Kepala Subbagian Umum, sebagai berikut: 1) Membantu Sekretaris dalam bidang tugasnya; 2) Menyelenggarakan Menyelenggarakan administrasi perkantoran dan/atau kerumahtanggaan; kerumahtanggaan; 3) Melaksanakan administrasi surat menyurat; 4) Melaksanakan urusan penerimaan tamu dan keprotokolan; 5) Melaksanakan administrasi barang dan inventarisasi serta menyusun 6) rencana
pengadaan,
penyimpanan,
pendistribusian,
penggunaan,
perawatan dan usul usul penghapusan dan inventaris serta serta pelaporannya; pelaporannya;
26
7) Melaksanakan pengaturan dan penyediaan fasilitas rapat dinas dan upacara; 8) Menyelenggarakan
administrasi
kepegawaian,
kesejahteraan
dan
pelatihan pegawai; 9) Melaksanakan peningkatan disiplin pegawai; 10) Mempersiapkan laporan dinas; 11) Menyelenggarakan Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas dan pengawasannya; 12) Mengusulkan Mengusulkan pejabat bendahara b endahara barang; 13) Memberi petunjuk kepada bawahan baik lisan maupun tertulis; 14) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya; 15) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris; Se kretaris; 16) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan. 4.
Kepala Subbagian Keuangan a.
Kepala Subbagian Keuangan mempunyai tugas pokok mempersiapkan bahan-bahan penyusunan anggaran, pengelolaan administrasi keuangan, pelaporan dan pertanggungjawab pertanggungjawaban an keuangan;
b. Sesuai dengan tugas pokok sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), uraian tugas Kepala Subbagian Keuangan, sebagai berikut : 1) Membantu Sekretaris dalam bidang tugasnya; 2) Menyusun rencana anggaran; 3) Menyelenggarakan Menyelenggarakan administrasi keuangan dan pelaporannya; 4) Menyelenggarakan Menyelenggarakan administrasi kewajiban pajak pegawai; 5) Melaksanakan verifikasi surat pertanggungjawaban keuangan;
27
6) Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan yang menyangkut bidang keuangan; 7) Mengusulkan Mengusulkan pejabat pemegang p emegang kas; 8) Memberikan petunjuk kepada bawahan baik secara lisan maupun tulisan; 9) Membuat DP-3 Pegawai sesuai dengan kewenangannya; 10) Melaporkan seluruh pelaksanaan tugas kepada Sekretaris; Se kretaris; 11) Melaksanakan tugas – tugas tugas lain yang diberikan atasan.
3.3. Prosedur Sistem Berjalan
Pada sistem berjalan ada beberapa prosedur yang harus dijalankan untuk proses pembuatan laporan, laporan, yaitu terdiri dari dari : 1.
Proses penerimaan surat Pada proses ini sekolahmengirim surat mutasi jabatan datang langsung dan memberikan surat kepada admin kepegawaian . Admin tersebut meneliti alamat dan perihal surat . .setelah itu surat masuk di sortir berdasarkan perihal dan penerima yang di tuju dan akan di di catat pada buku agenda agenda Pada proses ini surat di distribusikan distribusika n sesuai penerima yang di tuju , surat di berikan melalui Admin bagian Umum .surat tersebut di arahkan kepada Sekdis dan Kadis
2.
Pemberian keputusan
28
Pada proses ini surat yang telah di terima oleh Sekdis/ Kadis akan di serahkan kembali kebagian Admin umu m setelah sebelumnya di instruksi dan tanda tangan Setelah itu surat tersebut di catat pada buku agenda sebagai laporan Pada proses ini surat yang telah di catat akan di simpan beradasarkan tanggal 3.
Laporan Surat Masuk Arsiparis membuat laporan dan menyerahkan kepada Sekdis laporan tersebut berbentuk catatan surat masuk yang di arsipkan.
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Berikut ini adalah penggambaran Diagram Alir Data pada sistem pengarsipan surat masuk di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga :
29
A. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Bidang PO
Surat Rekomendasi Kegiatan
Surat Rekomendasi Kegiatan Disposisi Rekomendasi Kegiatan
Agendaris
Disposisi instruksi Surat Rekomendasi Kegiatan Acc Surat Rekomendasi kegiatan
ANALISA SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DI DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA Laporan Surat Masuk Disposisi Surat Rekomendasi kegiatan
Acc Surat Rekomendasi Kegiatan
Disposisi instruksi Rekomendasi Kegiatan
Arsiparis
Laporan Surat Rekomendasi Kegiatan Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Sekdis
30
B. Diagram Nol Sistem Berjalan Surat Rekomendasi Kegiatan
Surat Rekomendasi Kegiatan
Bidang PO
Agendaris 1.0 Surat Rekomendasi Kegiatan
Pengarahan Surat
D01 Buku Agenda
Disposisi Surat Rekomendasi Kegiatan
2.0
Pemberian Keputusan Surat
Acc Surat Rekomendasi Kegiatan
Disposisi Instruksi Surat Rekomendasi Kegiatan Acc Surat Rekomendasi Kegiatan Disposisi Surat Rekomendasi Kegiatan Kegiatan
t a n r a u t a S i i g s e k K u i r t s s a n d I n i s e i s m o o p s k e i D R
3.0
Laporan Surat Masuk
Laporan
Laporan Surat Masuk
Arsiparis
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Sekdis
31
C. Diagram Detail Sistem Berjalan
Disposisi Surat Rekomendasi
2.1
Pencatatan Surat
Disposisi Instruksi Surat Rekomendasi kegiatan Disposisi Instruksi Surat rekomendasi kegiatan Disposisi Surat Rekomendasi Kegiatan
2.2 Acc Surat Rekomendasi Kegiatan
Acc Surat Rekomendasi Kegiatan
Pemberian Keputusan Surat
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5. Kamus Data
1.
Surat Rekomendasi Kegiatan Nama arus data : Surat Rekomendasi Kegiatan Kegiatan Alias
:-
32
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus data
: Bidang PO – Proses Proses 1.0 Proses 1.0 – Agendaris Agendaris
Penjelasan
: Sebagai permohonan rekomendasi kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai rencana yang telah di tentukan.
Periode
: Setiap ada rencana kegiatan kepemudaan dan olahraga.
Volume
: 1 (satu) lembar
Struktur data
: Header + Isi + Footer
Header
= logo + nama_instansi + alamat_instansi +
Isi
={perihal_surat+ ={perihal_surat+ no_surat + isi surat}
Footer
= penutup + tanggal_keluar+ tempat_pembuatan+ nama_kepaladinas+ nama_kepaladinas+ ttd_kepaladinas+ ttd_kepaladinas+ jabatan+NIP
2.
Kartu Disposisi Nama arus data
: Kartu Disposisi Disposisi
Alias
:-
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus data
: Agendaris – proses proses 2.0 Proses 2.0 – Sekdis Sekdis
Penjelasan
: Sebagai alat untuk mendisposisi surat masuk dan mencatat instruksi yang diberikan kadis/sekdis
Periode
: Setiap ada surat masuk
Volume
: 2 (dua) lembar
33
Struktur data
: Header + Isi + Footer
Header
= nama_kartu + Index + tanggal_penyelesaian tanggal_penyelesaian
Isi
={instruksi ={instruksi + diteruskan_kepada} diteruskan_kepada}
Footer
=tanggal_keluar+ =tanggal_keluar+ tempat_pembuatan + nama_pemberiinstruksi nama_pemberiinstruksi + ttd_pemberiinstruksi+ ttd_pemberiinstruksi+ jabatan+NIP+keterangan. jabatan+NIP+keterangan.
3. Laporan Surat Masuk Nama arus data
: Laporan Surat Masuk Masuk
Alias
:-
Bentuk Data
: Cetakan Manual
Arus data
: Sekdis – proses proses 3.0 Proses 3.0 - Arsiparis
Penjelasan
: Sebagai laporan setiap surat masuk yang telah di arsipkan
Periode
: Setiap ada surat masuk yang telah di arsipkan
Volume
: 1 (satu) lembar
Struktur data
: Baris dan Kolom
Kolom
= tanggal_catat + tanggal_surat tanggal_surat + Perihal + Instruksi + keterangan + dari + bidang
Baris
=tanggal_catat + tanggal_surat + no_surat + perihal_surat perihal_surat +instruksi + keterangan keterangan + nama_pengirim + bidang_yangdituju
34
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
1.
Surat Rekomendasi Kegiatan Nama Dokumen
: Surat Rekomendasi Rekomendasi Kegiatan
Fungsi
: Sebagai permohonan rekomendasi kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai rencana yang telah di tentukan.
Sumber
: Bidang PO
Tujuan
: Sekdis/Kadis
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Frekuensi
: Setiap ada rencana kegiatan kepemudaan dan olahraga
Bentuk
: Lampiran A.1
2. Kartu Disposisi Nama Dokumen
: Kartu Disposisi Disposisi
Fungsi
: Sebagai alat untuk mendisposisi surat masuk dan mencatat instruksi yang diberikan kadis/sekdis
Sumber
: Admin Umum
Tujuan
: Sekdis/Kadis
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 Lembar
Frekuensi
: Setiap ada surat masuk
35
Bentuk
: Lampiran A.2
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan
1. Laporan Surat Masuk Nama Dokumen
: Laporan Surat Masuk Masuk
Fungsi
: Sebagai laporan setiap surat masuk yang telah di arsipkan
Sumber
: Admin Umum
Tujuan
: Sekdis/Kadis
Media
: Kertas
Jumlah
: 1 (satu) lembar
Frekuensi
: Setiap ada surat masuk yang telah di arsipkan.
Bentuk
: Lampiran B.1
3.7. Permasalahan Pokok
Permasalahan yang sering terjadi pada sistem kearsipan surat masuk di Disdikpora adalah sering terjadi kesulitan ketika penemuan kembali surat karena sistem penyimpanan surat masih sederhana. Penyimpanan tersebut membuat proses pencarian surat memakan waktu yang lama dan membuat arsip yang di simpan lebih mudah hilang dan rusak. Peralatan kearsipan masih belum lengkap sehingga proses pengarsipan hanya berbatas pada setiap surat masuk perharinya sehingga tidak dapat menggunakan
36
sistem penomoran surat yang baku sesuai prosedur kearsipan pada umumnya seperti sistem pengarsipan sesuai nomor dan tanggal . Selain itu proses penyusutan arsip jarang di lakukan sehingga arsip yang terpakai dan tidak terpakai akan tercampur membuat arsip yang di simpan menumpuk dan menyulitkan ketika proses penemuan kembali arsip yang di butuhkan .
3.8. Pemecahan Masalah
Untuk menanggulangi menanggulangi permasalahan yang sering terjadi pada sistem pengarsipan surat masuk di Disdikpora adalah dengan cara pengecekan secara berkala pada setiap sistem yang di jalankan , selain itu peralatan pengarsipan harus segera di lengkapi agar sistem pengarsipan bisa berjalan secara efektif . Pembuatan program aplikasi berbasis dekstop dan pengolahan data dengan sistem database juga sangat membantu dalam proses pengarsipan tersebut , selain meminimalisir kesalahan ketika proses pengarsipan, cara tersebut bisa lebih efektif dan terorganisir sehingga prosedur pengarsipan yang baku seperti sistem nomor dan tanggal bisa di laksanakan dengan baik.Untuk menanggulangi masalah tumpukan arsip yang tercampur antara arsip terpakai dan sudah tidak terpakai harus di lakukan penyusutan arsip arsip secara berkala.
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan tentang analisis sistem kearsipan di kantor kecamatan Gunungpati, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1.
Dalam sebuah instansi pemerintahan seperti di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab Karawang surat memiliki peran penting dalam membantu menjalani tugas sebagai pelayan masyarakat. Tidak hanya sebagai sarana informasi dan komunikasi , surat juga berperan penting membantu pemimpin dan pegawai Disdikpora untuk pengambilan keputusan dan pemberian arahan baik dalam lingkup intern atau eksetrn.
2.
Sistem pengarsipan surat masuk di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab. Karawang berjalan cukup baik , meski belum menggunakan sistem pengarsipan yang baku sesuai dengan prosedur pengarsipan pada umumnya.
3.
Petugas agendaris dan arsiparis bekerja cukup baik dan bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya dalam memproses surat masuk dari mulai penerimaan surat masuk , pengarahan , penyimpanan arsip .
4.
Peralatan yang digunakan dalam proses pengarsipan masih belum lengkap sehingga mengurangi kelancaran dalam proses pengarsipan , dan tidak adanya
37
38
sistem penyusutan arsip sehingga arsip di biarkan menumpuk di ruang kantor sehingga proses penemuan kembali arsip yang penting sedikit terhambat . Kehilangan dan kerusakan arsip masih sering terjadi
4.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka saran yang diusulkan untuk sistem pngarsipan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kab Karawang Adalah sebagai berikut : 1.
Perlu adanya pelatihan dan monitoring secara berkala untuk Arsiparis dan para pegawai yang bertugas dalam menangani proses pengarsipan sehingga proses pengarsipan lebih efektif dan efisien efisien
2.
Kelengkapan peralatan kearsipan juga harus di perhatikan agar memudahkan dalam proses pengarsipan , sehingga kerusakan dan kehilangan arsip bisa di minimalisir .
3.
Di harapkan agar sistem yang di gunakan di ganti dengan sistem yang terkomputerisasi dengan menggunkan program aplikasi dan pengolahan data berorientasi berorientasi pada database agar proses pengarsipan lebih efektif dan efisien. efisien.
4.
Perlu di adakannya sistem penyusutan arsip agar arsip yang tidak terpakai tidak menumpuk.
DAFTAR PUSTAKA
Sejarah Dinas Pendidikan Kabupaten Karawang | Disdikpora Kabupaten Karawanghttp://www.dis Karawang http://www.disdikpora.karawang dikpora.karawangkab.go.id/artikel/s kab.go.id/artikel/sejarah-dinasejarah-dinas pendidikan-kabupaten-karawang pendidikan-kabupaten-karawang ( Di akses pada 23 Desember Desember ) http://dir.unikom.ac.id/laporan-kerja-praktek/fakultas-teknik/manajemeninformatika/2009/jbptunikompp-gdl-hadyandedd-20145/1-laporan-k.pdf/pdf/1laporan-k.pdf (( Di akses pada 17 Desember) laporan-k.pdf http://lib.unnes.ac.id/7979/1/8566.pdf (Di http://lib.unnes.ac.id/7979/1/8566.pdf (Di akses pada 27 November ) Analisa Sistem Informasi.Yogyakarta : Penerbit Andi. Tata Sutabri .2003. Analisa
http://informatika.web.id/kara http://infor matika.web.id/karakteristik-sist kteristik-sistem-dan-klasifik em-dan-klasifikasi-sistem.html asi-sistem.html
39
40
41
42
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran A.1. Surat Rekomendasi
43
Lampiran A.2. Disposisi
44
Lampiran B.1. Laporan Surat Masuk
45
Dokumentasi
46
47
