KOLEJ VOKASIONAL DATO’ LELA MAHARAJA, 71300, REMBAU, NEGERI SEMBILAN TELEFON: 06-6851218 FAKS: 06-6858178
KERTAS PENERANGAN NAMA PROGRAM / PROGRAM CODE AND NAME
PENGURUSAN PERNIAGAAN
TAHAP / LEVEL
4 SEMESTER 8
NO DAN TAJUK MODUL/ MODULE NO AND TITLE
BPP 801 – OFFICE VENDOR ADMINISTRATION K2. CONDUCT OFFICE VENDOR PROCUREMENT PROCESS
STANDARD KANDUNGAN / CONTENT STANDARD
2.1. Collate vendor documents. 2.2. Analyze collated document. 2.3. Shortlist vendors. 2.4. Recommend the preferred vendor
OBJEKTIF MODUL /MODULE OBJECTIVES
At the end of the course, students should be able to : 1. Prepare office vendor administration. 2. Perform office vendor procurement process. 3. Comply office vendor administration according to company’s SOP.
NO KOD / CODE NO NAMA / NAME
BPP801-2/5 KP
Muka: 01 Drp: TARIKH /DATE
NO KOD / CODE NO.
BPP 801-1-KP1
Muka : 2 Drp: 7
K2. CONDUCT OFFICE VENDOR PROCUREMENT PROCESS
(Mengendalikan proses perolehan vendor)
2.1 Mengumpulkan dokumen vendor. Proses mengumpulkan dokumen vendor merupakan satu proses yang penting di mana pegawai yang menguruskan proses pengumpulan dokumen ini hendaklah meneliti kandungan perjanjian kontrak antara syarikat dan vendor tersebut serta SOP syarikat berkaitan pengurusan vendor sebelum mengemukakan Nota Pesanan untuk sesebuah projek yang ingin dijalankan. Antara dokumen yang terlibat adalah : a) Nota Pesanan (Purchase Order / Surat tanya)
Dihantar oleh pembeli (syarikat utama) kepada penjual (syarikat vendor) untuk mendapatkan maklumat barang-barang yang hendak dibeli.
Maklumat yang diperlukan; nama barang, harga barang, kuantiti, syarat serahan / cara pembekalan, kadar diskaun dan cara pembayaran.
Jika kedua-dua syarikat sudah memeterai kontrak, Nota Pesanan cukup sekadar nama barang dan harga barang yang dibekalkan kerana syarat-syarat lain telah dipersetujui di dalam kontrak. b) Sebut harga (Quotation)
Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama) sebagai jawapan kepada surat tanya.
Maklumat yang diberi; nama barang, harga barang yang hendak dibeli, syarat penghantaran dan pembayaran. c) Invois (Invoice)
Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama) apabila penjual membenarkan pembeli membeli barang niaga atau aset secara kredit.
Maklumat yang ada; nama dan alamat pembeli dan penjual, tarikh urus niaga, nombor invois, kuantiti dan harga, jumlah belian, syarat serahan dan bayaran dan K. & K. di K.
Disediakan dalam tiga salinan. Salinan asal dihantar kepada pembeli dan salinan pendua disimpan oleh penjual. d) Nota Serahan (Delivery Order)
Dihantar oleh penjual (syarikat vendor) kepada pembeli (syarikat utama) bersama-sama dengan barang.
NO KOD / CODE NO.
BPP 801-1-KP1
Muka : 3 Drp: 7
Membolehkan pembeli menyemak barang-barang yang dihantar dan sebagai perakuan bahawa barang-barang telah dihantar dengan selamat.
Jenis barang dan kuantiti sahaja disenaraikan. Harga barang tidak dinyatakan. Berikut adalah carta alir pengendalian dokumen apabila berurusan dengan vendor.
N k S t u y m p a d r e b is o v n lP Ig h j, ) O / D (
2.2 Membuat analisa dokumen vendor. Setelah pegawai pengurusan vendor memperolehi semua dokumen perniagaan yang diperlukan daripada syarikat vendor (sebut harga, nota serahan dan invois), seterusnya pegawai hendaklah memastikan perkara berikut seperti yang terdapat di dalam SOP syarikat: a) Memastikan senarai barang yang tercatat di dalam invois adalah sama dengan senarai barang yang tercatat di dalam nota serahan dan sebut harga. b) Memastikan harga barang yang dibekalkan sama seperti yang terkandung di dalam kontrak bersama syarikat vendor berkenaan. Sekiranya terdapat kesilapan dalam dokumendokumen ini, pegawai hendaklah memaklumkan kepada syarikat vendor untuk dibuat pembetulan yang sewajarnya. c) Setelah semua dokumen lengkap, pegawai akan mengemukakan semua dokumen tersebut ke bahagian kewangan untuk proses pembayaran.
NO KOD / CODE NO.
BPP 801-1-KP1
Muka : 4 Drp: 7
2.3 Senarai pendek vendor. Umumnya, pegawai syarikat utama yang menguruskan hal berkaitan syarikat vendor perlu membuat pemilihan syarikat vendor. Untuk membuat pemilihan ini, pegawai hendaklah mempunyai maklumat berkaitan syarikat vendor yang boleh membekalkan perkhidmatan dan barang yang diperlukan lebih daripada satu syarikat vendor. Hal ini adalah untuk menjamin syarikat utama mendapat bahan / perkhidmatan yang terbaik pada harga yang lebih rendah atau bersesuaian dengan bajet syarikat daripada syarikat vendor berkenaan.
Untuk itu, syarikat utama hendaklah menetapkan beberapa kriteria dalam pemilihan syarikat vendor. Antara kriteria yang boleh disemak adalah seperti berikut:
a) Syarikat vendor berdaftar di bawah Akta Perniagaan 1965. b) Syarikat vendor mempunyai Laporan Profil Syarikat yang lengkap. c) Syarikat vendor telah beroperasi melebihi 5 tahun. d) Syarikat vendor mempunyai sijil SSM. Syarikat utama boleh menetapkan syarat-syarat lain selain daripada di atas mengikut keperluan syarikat tersebut agar dapat menjamin mempunyai hubungan kerjasama yang erat dengan syarikat vendor. Hal ini juga membolehkan syarikat utama meneruskan perniagaan dalam persekitaran yang baik dan dapat mengembangkan perniagaan sekiranya mendapat kerjasama yang erat daripada syarikat-syarikat vendor.
2.4 Mencadangkan vendor yang sesuai dan menepati kriteria syarikat. Berdasarkan permohonan yang diterima daripada syarikat-syarikat yang ingin menjadi syarikat vendor, pegawai boleh menggunakan kriteria-kriteria di atas dalam menentukan senarai pendek syarikat yang layak untuk menjadi syarikat vendor. Setelah pemilihan di buat, pegawai boleh mengemukakan senarai pendek syarikat yang layak untuk menjadi syarikat vendor kepada bahagian pengurusan tertinggi syarikat semasa mesyuarat pengurusan. Bahagian pengurusan boleh memutuskan pemilihan syarikat vendor berdasarkan peruntukan bajet syarikat terhadap jenis barang / perkhidmatan yang diperlukan.
NO KOD / CODE NO.
Muka : 5 Drp: 7
BPP 801-1-KP1
Seterusnya, setelah mendapat pengesahan daripada bahagian pengurusan tertinggi, pegawai hendaklah mengeluarkan satu dokumen atau sijil perakuan yang menunjukkan pengesahan bahawa syarikat terbabit telah terpilih sebagai syarikat vendor. Akhirnya, kedua-dua pihak akan memeterai perjanjian kontrak bagi membolehkan mereka bekerjasama dengan baik. Berikut adalah contoh perjanjian kontrak diantara syarikat utama dan syarikat vendor. Pihak pertama merupakan syarikat utama manakala pihak keduaadalah syarikat vendor yang dilantik.
iLHAM iNTERIOR DESIGN LOT 263, TAMAN CENDRAWASIH, JALAN TITIWANGSA, 54120, KUALA LUMPUR 0337372442 / 0337372443
[email protected]
Perjanjian kontrak yang dimeterai antara dua pihak : Pihak pertama
:
iLHAM iNTERIOR DESIGN
Alamat
:
No. tel Nama
: :
Lot 263, Taman Cendrawasih, Jalan Titiwangsa, 54120, Kuala Lumpur. 019-202 4200 Nur Alia Farhana Binti Nordin
Pihak kedua
:
Syarikat Rancorb Sdn. Bhd.
Alamat
:
No. tel Nama
: :
No. 11, Jalan Seri Angkasa 5, Taman Kemboja 5, 71900 Seremban, Negeri Sembilan. 016-9100720 Nur Izyantie Binti Mohd Roslan
Berikut adalah isi perjanjian kontrak antara pihak pertama dan pihak kedua : 1. Perbincangan kesepakatan kerjasama di antara pihak pertama dan pihak kedua :
Pihak pertama berhak menetapkan tarikh perbincangan bersama pihak kedua. Sekiranya pihak kedua gagal mengikuti ketetapan tarikh yang telah ditetapkan, pihak kedua perlulah memaklumkan kepada pihak pertama dan menentukan tarikh perbincangan yang seterusnya. Perbincangan bersama pihak kedua akan diadakan sebanyak 3 kali setahun.
2. Penilaian prestasi pihak kedua oleh pihak pertama :
NO KOD / CODE NO.
BPP 801-1-KP1
Muka : 6 Drp: 7
Pihak pertama akan memantau prestasi kerja pihak kedua. Pihak pertama akan membuat pemantauan ke atas syarikat pihak kedua dari segi proses kerja yang dilakukan. Pihak pertama akan merekodkan borang penilaian prestasi dan laporan prestasi syarikat pihak kedua sebagai bukti. Sekiranya pihak kedua tidak mencapai prestasi yang dijangkakan oleh pihak pertama, pihak kedua akan diberi amaran sebagai peringatan. Sekiranya prestasi pihak kedua tidak mencapai KPI pihak pertama sebanyak 3 kali berturut-turut maka kontrak akan terbatal serta-merta.
3. Pengurusan risiko pihak kedua: Risiko dalam konteks perjanjian kontrak ini adalah seperti berikut: Pihak kedua gagal menghantar barang yang dipesan oleh pihak pertama mengikut ketetapan waktu. Mendedahkan urusniaga antara pihak pertama dan pihak kedua kepada syarikat luar. Pihak kedua membuat sebarang penipuan. Sekiranya salah satu perkara di atas dilanggar oleh pihak kedua, maka pihak kedua akan mananggung ganti rugi dan risiko yang berlaku. Pihak kedua juga akan diberi notis dan tindakan mahkamah. Pihak pertama berhak menamatkan kontrak bersama pihak kedua sekiranya risiko yang terjadi memudaratkan pihak pertama. 4. Kualiti bahan bekalan oleh pihak kedua :
Bahan yang dibekalkan oleh pihak kedua mestilah berkualiti dan menepati kriteria yang ditetapkan oleh pihak pertama. Sekiranya pihak kedua gagal menghasilkan bahan yang berkualiti dan tidak menetapi kriteria yang telah dipersetujui oleh pihak pertama, pihak pertama berhak memulangkan bahan-bahan tersebut dan notis akan dikeluarkan kepada pihak kedua.
5. Penghantaran bahan bekalan kepada pihak pertama :
Pihak kedua perlulah menghantar bahan bekalan kepada pihak kedua mengikut tarikh yang telah ditetapkan. Sekiranya pihak kedua gagal menghantar bahan bekalan kepada pihak pertama, pihak kedua perlulah menghubungi pihak pertama untuk memaklumkan masalah yang dihadapi oleh pihak kedua agar tidak menganggu proses perniagaan pihak pertama. Jika kegagalan pihak kedua telah menjejaskan proses kerja pihak pertama, maka notis akan dikeluarkan kepada pihak kedua serta-merta.
Demikian adalah antara perjanjian yang telah dipersetujui oleh pihak pertama dan pihak kedua. Segala perkara yang tertulis seperti diatas bertujuan untuk memastikan hubungan baik antara pihak pertama dan pihak kedua. Sekiranya salah satu pihak tidak menepati terma-terma yang telah ditetapkan maka kontrak ini akan terbatal serta-merta. Perjanjian ini dibuat secara sedar, telus dan tanpa paksaan oleh mana-mana pihak. Jika terdapat sebarang kegagalan atau kesulitan terhadap perjanjian kontrak ini, pihak pertama dan pihak kedua akan bersama menyelesaikannya dengan amanah dan tanggungjawab. Perjanjian kontrak ini ditandatangani pada 6 Julai 2016 (Rabu) diantara:
NO KOD / CODE NO.
BPP 801-1-KP1
Muka : 7 Drp: 7
_________________________
_________________________
Pihak Pertama, (Nur Alia Farhana Binti Nordin) iLHAM iNTERIOR DESIGN 6 Julai 2016
Pihak Kedua, (Nur Izyantie Binti Mohd Roslan) Syarikat Rancorb Sdn. Bhd. 6 Julai 2016
