SAMSUDIN BIN AHMAD PELAJAR NPQEL AMBILAN 2 / 2013 KUMPULAN: SRI3 KELAS : L430 KEMAHIRAN DELEGASI BERKESAN
Kemahiran delegasi adalah keupayaan berkesan untuk menyerahkan tanggungjawab tugas dan pihak berkuasa kepada orang lain. Atau, dalam erti kata lain , kemahiran delegasi adalah keupayaan anda untuk mendapatkan sesuatu perkara yang dilakukan dengan menggunakan khidmat kerja dan masa orang lain. Delegasi yang berkesan adalah satu kemahiran hidup yang penting bagi pengurus dan penyelia. Namun, kefahaman kemahiran delegasi dan mengetahui bagaimana untuk menggunakannya dengan betul kurang ditekankan. Tidak kira jika anda mempunyai orang bawahan dan menjadi ketua, begitu juga jika anda di tempat kerja atau di rumah. Adakah anda perlu melakukan segala-galanya sendiri?
Proses delegasi biasanya bermula dari bertanya kepada diri anda sendiri, sama ada anda adalah orang yang tepat untuk melakukan tugas itu, dan kemudian individu lain yang merupakan orang yang tepat untuk tugas tersebut. Satu kesilapan biasa berlaku ialah berfikir seperti "Jika anda mahu apa-apa yang dilakukan dengan betul, anda perlu melakukannya sendiri". Pemikiran itu adalah cara yang pasti untuk terus terbeban dengan jenis kerja yang sama . Siapa yang patut melakukannya kemudian?
Komponen pertama yang penting kemahiran delegasi ialah memilih orang yang tepat untuk mewakilkan tugas untuk ( wakil ). Anda boleh menggunakan strategi yang mudah seperti berikut; Pertama , jika anda mempunyai orang bawahan, adakah terdapat individu yang boleh melakukan tugas itu pada kos yang lebih rendah daripada anda? Jika anda bimbang dengan apa yang mereka lakukan lebih teruk daripada anda, mereka boleh melakukannya sekurang-kurangnya 80 peratus tugas seperti yang anda lakukan, atau anda boleh melatih mereka untuk berbuat begitu. Jika tugas itu memerlukan anda membuat keputusan sedangkan anda tidak dibenarkan berbuat demikian, maka ia adalah sangat sesuai untuk ketua anda sahaja. Mencari kesepakatan yang menang-menang
Di luar kemampuan orang bawahan, komponen utama kemahiran delegasi adalah keupayaan untuk mencari kesepakatan yang menang-menang, dan masih mewakilkan tugas kepada seseorang.
Kelebihan situasi menang-menang adalah apabila anda dapat mewakilkan tugas, ianya akan menjimatkan masa anda dan memberikan pengalaman berharga pembelajaran, latihan kemahiran, atau peluang yang menarik untuk kuasa itu . Satu keadaan yang lebih adalah tugas atau pertukaran perkhidmatan, apabila seseorang melakukan tugas untuk anda, dalam masa yang sama, anda pula melakukan tugas lain untuk dia. Akhirnya, ia mungkin lebih berkesan hanya untuk membeli beberapa perkhidmatan tertentu dari luar, atau mewakilkan tugas untuk teknologi, sebagai contoh, untuk beberapa perisian khas. Anda masih mempunyai tanggungjawab
Untuk kemahiran delegasi anda untuk bekerja , pastikan anda akan dapat memantau perkembangan pelaksanaan tugas dan tahu jika tugas sebenarnya selesai. Apabila anda mewakilkan, biasanya anda masih bertanggungjawab untuk bahawa tugas itu selesai. Elakkan delegasi apabila anda tidak dapat untuk memantau status penyelesaian. Mewakilkan tugas secara keseluruhan
Apa yang anda tinggal ketika mewakilkan tugas secara keseluruhan, adalah tanggungjawab anda memantau bagaimana tugas itu dilaksanakan seperti mematau kaedah pelaksanaan. Apabila anda melakukan ini, ia adalah penting untuk delegasi berkesan ketika anda mewakilkan tugas secara keseluruhan. Anda perlu tahu kesan dan jelas tentang berkomunikasi dengan kuasa tersebut. Hasil yang diharapkan adalah untuk melihat keputusan tugas yang dicapai. Ini adalah sangat penting bagi meningkatkan motivasi dan prestasi setiap wakil, termasuklah kepuasan anda dengan keputusan tugas yang dicapai.
Kemahiran setiap individu yang menjadi wakil.
Melantik individu-individu menjadi wakil adalah satu kemahiran yang penting bagi pemimpin-pemimpin pasukan. Delegasi tulen membawa kepada pasukan memiliki kejayaan dan meningkatkan kapasiti untuk pencapaian. Namun jika pemimpin gagal membuat kaw alan, ia akan berlaku sebaliknya. Steve Chalke memberikan senarai semak tentang perkara yang perlu dipertimbangkan bagi delegasi : 1.
Perkara yang dikuasai oleh individu yang mewakili anda
2.
Perkara yang tidak dikuasai oleh individu yang mewakili anda
3.
Kerja yang ditugaskan kepada individu yang menjadi wakil akan memberikan pengalaman
4.
Dapatkan peluang untuk mengukuhkan bakat
5.
Keputusan rutin individu yang menjadi wakil
Lima Tips untuk Delegasi Besar 1. Membina Hubungan
Ia adalah penting untuk menjelaskan apa yang diperlukan , dan mengapa ia adalah penting. Rangka kerja yang diwakilkan dalam konteks yang lebih luas meningkatkan motivasi penerima. Mereka jelas bagaimana kerja-kerja yang anda minta wakili menyumbang kepada kejayaan keseluruhan pasukan. Penerima juga harus jelas bagaimana tugas-tugas mereka membantu pasukan mencapai kriteria penglihatan atau kejayaan. 2. Lembaga Perwakilan dan Tanggungjawab
Delegasi menerima tanggungjawab untuk menyelesaikan tugas menjadi mudah. Penurunan kuasa yang diperlukan oleh wakil adalah kurang berlaku. Pembahagian kuasa memerlukan keyakinan dalam diri individu, kerana pemimpin itu melepaskan beberapa kawalan ke atas aktiviti-aktiviti pasukan. Namun tanpa kuasa yang diperlukan menyababkab tiada ruang wakil untuk membuat keputusan, wakil yang tidak diberi kuasa akan sukar untuk menyelesaikan tugas-tugas yang telah diberikan. Ini adalah penting dalam sebuah organisasi sukarela. 3. Sokongan tidak mengurangkan kuasa
Perwakilan tidak bermakna pemberian kuasa yang lengkap. Terutamanya diperingkat awal, mereka sebenarnya memerlukan sokongan dan galakan untuk memikul tanggungjawab tambahan. Mereka mungkin memerlukan latihan kemahiran, atau maklum balas yang menggalakkan kerana mereka menonjolkan diri mereka dibahagian yang sebelum ini belum pernah dicuba. Sokongan dan harapan pemimpin adalah sama penting. Tanpa sokongan boleh memberi kesan kepada perasaan mereka menjadi rasa terpencil, contohnya jika mereka dibiarkan, jika berlaku apa-apa. 4. Hanya mewakilkan apabila sesuai
Memastikan keadaan penerima delegasi mempunyai kemahiran yang diperlukan, maklumat, kuasa dan keupayaan untuk menjalankan tanggungjawab yang diberikan. Jika tidak, maka kerja-kerja yang diwakilkan tidak akan dapat dilakukan dan individu berkenaan mungkin kehilangan motivasi. 5. Pasukan perlu mengetahui dimana tanggungjawab
Merujuk pasukan dan Struktur Sub-pasukan. Perkara yang ditugaskan kepada individu dan pelbagai subpasukan dalam pasukan anda. Semakin ianya konsisten dalam masa yang sama mungkin bertindih. Bagi memastikan bahawa terdapat komunikasi yang jelas, pasukan tersebut perlu mengetahui dimana
tanggungjawab. Ini adalah lebih penting dalam persekitaran satu pasukan. Samada diantara satu sama lain, atau hubungan pengurus dengan orang bawahan. Delegasi besar sebenarnya boleh membina kepercayaan, membangunkan kemahiran mereka. Ketika menjalankan tugas yang telah diwakilkan, dalam pada masa yang sama wakil telah membebaskan pemimpin untuk bekerja di bidang lain.
