KARYA TULIS UJIAN PENYESUAIAN KENAIKAN PANGKAT (UPKP)TINGKAT III
RENCANA KERJA PENINGKATAN PELAKSANAAN TUGAS PENGELOLAAN SURAT KELUAR PADA KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
OLEH MOHAMMAD HUSNI THAMRIN NIP. 19750703 2009101001
DIAJUKAN UNTUK PERSYARATAN UJIAN PENYESUAIANKENAIKAN PANGKAT TIINGKAT III TAHUN 2013
KATA PENGANTAR Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya dalam menyelesaikan kertas kerja inidengan penuh kemudahan, tanpa pertolongan-Nya penulis mungkin tidak akan sanggupmenyelesaikannya dengan baik.Kertas kerja ini disusun agar pembaca dapat mengetahui seberapa be sar “Rencana Kerja
Peningkatan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha U IN Syarif Hidayatullah Jakarta”, yang kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber. Kertas kerja
ini disusun oleh penyusun dengan berbagai rintangan, baik itu yang datang dari diri penyusun sendirimaupun yang datang dari luar, namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dariNyakertas kerja ini dapat terselesaikan.Kertas kerja ini memuat tentang Rencana Kerja Peningkatan Tugas Pengelolaan Surat KeluarPada Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Dan se ngaja dipilih karena menarik perhatian penulis untuk dicermati dan perlu mendapatkan dukungan dari semua pihak, penyusun juga menyampaikan terimakasih kepada Bapak/Ibu, istri tercinta yang senan tia sa berdo’a dan senantiasa memberikan memberikan bantuan
baik moril maupun materil, tidak lupa kawan-kawan karyawan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yangtelah banyak membantu penyusun dalam menyelesaikan kertas kerja ini.Semoga kertas kerja ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca,khususnya bagi penyusun sendiri. Walaupun kertas kerja ini masih banyak kekeurangannya, penyusunmengucapkan. Terima kasih.Penulis
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................... ............................. ...................... ........................ ...................... .................... ...................... ........................ ...................... ................. ....... i DAFTAR ISI .................... .............................. ..................... ...................... ..................... ....................... ....................... ...................... ....................... ...................... .................... ......... ii BAB I PENDAHULUAN ................. ............................. ........................ ...................... .................... ...................... ........................ ...................... .................... ............. ... 1 A. Latar Belakang Masalah .................. ............................ ...................... ....................... ...................... ..................... ................... ......... 1B.
Tugas Pokok dan Fungsi Satuan kerja kerj a .............................. ........................................ ..................... ................... ........ 3C.
Identifikasi Masalah ................... .............................. ...................... ....................... ...................... ...................... ...................... ............ .. 3D.
Rumusan Masalah .................... ................................ ...................... ..................... ...................... ....................... ...................... .............. .... 3E.
Pokok Masalah ..................... ................................ ...................... ..................... ...................... ...................... ....................... .................... ....... 4F.
Kerangka Berpikir .................... .............................. ...................... ........................ ...................... .................... ...................... ................ .... 4G.
Sistematika Penulisan ................... ............................. ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... ........... 5BAB II FAKTA DAN MASALAH .................... ............................... ..................... ...................... ....................... ...................... ..................... .................. ........ 6A.
Keadaan Sekarang ................... ............................. ...................... ....................... ...................... ..................... ...................... ................. ..... 6B.
Keadaan yang Diinginkan .................. ............................. ...................... ...................... ...................... ...................... ................ ..... 10BAB 1 0BAB III PEMBAHASAN ............................................................................................................ 12A.
Analisis ..................... ................................. ....................... ..................... ...................... ....................... ..................... ..................... ................... ........ 12B.
Pemecahan Masalah .................. ........................... .................. .................. ................... .................. .................... ...................... ............ .. 16BAB IV PENUTUP .....................................................................................................................
18A.
Kesimpulan ...................... ................................ ..................... ...................... ...................... ...................... ...................... ..................... ............. ... 18B.
Saran ..................... ................................ ...................... ....................... ........................ ........................ ...................... .................... ..................... ........... 19C.
Implikasi .................... ................................ ...................... .................... ...................... ....................... ...................... ..................... .................. ........ 19D.
Daftar Pusaka ................... ............................. ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ...................... ............ .. 20
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Organisasi dan tata laksana Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta telahditetapkan dalam keputusan Menteri Agama RI Nomor: 414 Tahun 2002 te ntang organisasi dantata cara kerja. Keputsan Menteri Agama RI tersebut terse but merupakan, pelaksanaan lebih lanjut ataskeputusan Presiden Nomor 031 Tahun 2002 tentang perubahan Institut Agama Islam Negeri(IAIN) menjadi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam keputusan Menteri Agama RI telah ditetapkan kedudukan, tugas pokok, danfungsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai perguruan tingggidilingkungan Kementerian Agama yang dipimpin oleh Rektor yang dibawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Agama. Tugas yang diemban Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalahmenyelenggarakan program pendidikan Akademik dan professional dalam ilmu agama Islamyang terpadu dengan ilmu pengetahuan umum. Dalam melaksakan tugas perumusan visi, misidan kebijakan teknis, penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdiankepada masyarakan dalam bidang ilmu pengentahuan agama islam, ilmu pengetahuan umum,pembinaan civitas akademika dan kerjasama dengan perguruan tinggi atau lembaga-lembagalain serta penyelenggaraan manajemen Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara historistidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan arsip statis. Karena itu keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan. Dengan adanyakegiatan diperguruan tinggi sebagai suatu organisasi akan terekam memiliki multifungsi m ultifungsi yangsangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsipakan tersu tumbuh dan berkembang secara akumulatif sesuai dengan semakin kompleksnyafungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen paling pentingdalam managemen kearsipanadalah tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sebagai sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikanbukti otentik. Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti programmanajemen kear sipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akanmempercepat proses pelaksanaan kerja.Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka penulis ingin mengkaji dan meneliti lebih dalam tentang “Rencana Kerja Peningkatan Pelaksanaan Tugas Pengelolaan Surat Keluar Pada Kepala Sub Bagian Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Hidayatullah Jakarta”.
B. Tugas Pokok dan Fungsi Satuan Kerja Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok: a.
Melakukan pengelolaan tata persuratan dan ke arsipan
b. Melakukan pelayanan pengadaan dan pemeliharaan, perlengkapan dan administrasi kerumahtanggan.
Sub Bagian Tata Usaha mempunyai Fungsi: a.
Melakukan kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat dan didistribusikanke unit pengolah dan sejak surat ditandatangani dari unit pengolah kemudian dikirim kealamat yang dituju.
b. Melakukan pengolaan informasi tertulis yang mencangkup pengaturan jenis format,penyiapan, pengaman, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta me dia yangdigunakan dalam komunikasi kedinasan.
C. Identifikasi Masalah 1. Apakah pelaksanaan pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha UniversitasIslam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta berjalan dengan baik ? 2. Bagaimana pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam NegeriSyarif Hidayatullah Jakarta ? 3. Kendala apa aja yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan Surat Keluar ? 4. Bagaimana cara mengatasi permasalahan yang ada ?
D. Perumusan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah diatas dan dengan pertimbangan agar terarah padapenyelesaian masalahnya, maka perlu dituliskan mengenai pe rumusan masalah. Adapunperumusan masalah dalam rencana penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di Kepala Subbag Tata Usaha Universitas IslamNegeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2. Faktro-faktor yang mendukung peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar diKepala Subbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. E.Pokok Masalah Berkaitan dengan perumusan masalah diatas, maka pokok masalah dalam penulisan laporanini adalah: bagaimana peningkatan pelaksanaan tugas pengelolaan surat keluar di KepalaSubbag Tata Usaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
F. Kerangka berpikir Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta tampaknya belum mampumengantisipasi banjir kertas, indikasi tersebut dapat terlihat pada berbagai ruangan kantor y angpenuh dengan tumpukan arsip. Arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera,tersitanya ruang kerja dan ruangan perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan masih bernilai guna primer maupunsekunder.Persoalan tersebut tidak seharusnya terjadi apabila instansi mampu mengelola arsipsecara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan pada tahap prosesdidefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip, dari prosespenciptaan, penggunaan, pemelihraan sampai dengan arsip tersebut disusutkan.Dari pengelolaan unsur-unsur ersebut diharapkan dapat menghasilkan manajemen tatapersuratan yang dapat membantu tugas pimpinan seara cepat dan tepat. Berikut ini adalah gambar dari kerangka pemikiran penelitian ini:
Gambar 1. Kerangka Pemikiran
G. Sistematika PenulisanBAB PenulisanBAB I PENDAHULUAN PENDAHULUAN Bab ini memuat tentang latar belakang pengelolaan persuratan Kepala S ubbagian TataUsaha Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. BAB II FAKTA DAN MASALAH Bab ini menggambarkan keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan. BAB III PEMBAHASAN Bab ini memuat manajemen serta pemecahan masalah. BAB IV PENUTUP Berisi kesimpulan, saran, implikasi dan Daftar Isi.
BAB II FAKTA DAN MASALAH A.Keadaan Sekarang Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis, oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori ataulandasan teori atau dasar rujukan dalam menganalisis permasalahan serta m emberikan kejelasanarah dalam melakukan penelitian dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitianselanjutnya, maka akan diuraikan tentang kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini.Membicarakan persuratan dan kearsipan yang memiliki daya dukung di UniversitasIslam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalah topik yang terkait dengan bagaimanamengelola arsip secara benar dalam artian logis dan sistematis. Pada masing-masingkompomem tidak bisa dibicarakan secara parsial karena merupakan suatu totalitas yang utuhdan berkelanjutan. Oleh karena itu pengelolaan arsip yang baik diawali semestinya dimulai daritahap awal. 1.Tata Persuratan Surat merupakan sarana komunikasi k omunikasi dalam bentuk tulisan apapun medianya. Tatapersuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup arsip. Kegiatan tata persuratanmenyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputipenentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaansarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan.Pembakuan elemen-elemen dalam tata peraturan tersebut apabila dilaksanakan denganbenar dan konsisten maka efesiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan tata persuratanyang berdaya guna dan be rhasil guna dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah: 1.Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. 2.Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna berhasil guna. 3.Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalianpelaksanaannya. 4.Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalamtugastugas kedinasan.Keadaan tata persuratan di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakartasebelumnya adaah sulitnya menentukan keseragaman dalam format surat dan pekerja yangmenerima tugas tidak percaya diri karena tidak bisa memutuskan format yang mana yang harusdipergunakan. Sebuah perguruan tinggi memiliki sistem yang kompleks. Organisasi tersebutmencakup banyak bagian, yaitu terdiri dari fakultas-fakultas, biro dan jurusan-jurusan difakultas. Sementara itu, otonomi yang diberikan kepada masing-masing fakultas membentuk kondisi yang mandiri dalam setiap pekerjaan kantor. Tidak terkecuali kemandirian dalam tatapersuratan. Dengan demikian, dapat dibayangkan bahwa setiap jurusan, unit terkecil di fakultasmemiliki format yang berbeda-beda, dibawah kop surat yang seragam.
2.Pengurusan Surat Pengurusan surat merupakan salah satu kegiatan dari pengelolaan informasi yangmempunyai dampak langsung yang luas, untuk menunjang me nunjang kelangsungan suatu informasi.Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat, tetap juga termasuk ke giatanmengarahkan maupun mendistribusikan surat ke unit-unit pengolah dalam suati organisasi.Tujuan pengurusan surat adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat.Secara garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi: a.Menerima surat masuk b.Mensortir surat masuk c.Menetapkan dan menentukan arah surat d.Mengklasifikasi dan mengindeks surat e.Mencatat surat f.Mendisitribusikan surat g.Mengirimkan surat keluar Pengurusan surat di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta terkadangterjadi keterlambatan penyampaian surat yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaksanaantindakan sesuai dengan informasi yang terkandung di dalamnya dan kesalahan dalampengarahan surat, dalam artian pendistribusian surat ke unit pengolah masing-masing. Untuk menyikapi hal tersebut perlu diterbitkan Pedoman Tata Persuratan DinasUniversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai panduan dalam pelaksanaanproses pengurusan surat dilingkuingan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.Munculnya permasalahan tersebut pada umumnya disebabkan: a.
Pengorganisasian surat Terkadang tidak diketahui unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaansurat secara menyeluruh, tidak jarang keluar masuknya surat tidak melalui satu pintusehingga menyulitkan pengendaliannya.
b. Tenaga Secara kualitatif sumber daya manusia dibidang kearsipan belum memadai untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan surat. Pada umumnya tenaga yang tersedia tidak memiliki bekal dibidang kearsipan, bahkan pengetahuan tentang tugas dan fungsiorganisasipun belum memadai. c.
Prosedur kerja Pimpinan harus membaca terlebih dahulu semua surat sebelum disampaikan kepada stafnya,hal ini berarti tidak efesien karena pimpinan juga melaksanakan tugas pengarah.
Pengorganisasian pengurusan surat dalam pelaksanaannyta ada beberapa hal yangdiketahui terutama yang terkait dengan unit kerj a. Dalam kaitannya dengan kaersipan danunit pengolah.Unit kearsipan adalah suatu unit suatu organisasi yang bertugas untuk melaksanakankegiatan penerimaan, pengarahhan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan arsip.Dalam pengurusan surat ada 2 azas pengendalian yaitu: 1) Sentralisasi (pengendalian secara terpusa) Pengendalian secara terpusat yang dimaksud adalah seluru kegiatan pengelolaan suratdibebankan dan dipertanggungjawabkan kepada satu unit organisasi. Dengan cara inimemungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur maupun peralatan. Selain itu,kemudahan pengendalian terhadap pelaksanaanya lebih terjamin karena kegiatanpengurusan dilakukan dan diawasi oleh satu unit kerja.Untuk melaksanakan pengelolaan surat yang menggunakan azas ini perlu disediakantenga-tenaga yang cukup memadai.
B. Keadaan Yang Diinginkan Setiap kegiatan diperlukan bantuan data, demikian juga dalam pengambilan keputusanyang lebih popular dengan Sistem Informasi Manajemen. Tersedianya data yang lengkap akanmenghasilkan keputusan secara efektif dan efesien. Sistem disini diartikan sebagai suatumekanisme yang mengatur data mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan,penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada manajemen atau pengambilan keputusan.Informasi adalah data y ang sudah diolah sesuai dengan kebutuhan pengambilankeputusan. Manajemen dalam konteks ini adalah para pimpinan yang bertugas membuatmasing-masing fungsi yang ada disuatu organisasi.Arsip dalam berbagai bentuk, jenis dan tingkat fungsionalnya, merupakan salah satusumber data. Efektifitas arsip dalam peran dan fungsinya sangat tergantung dari manajemenkearsipan yang diterapkan.Yang diharapkan dalam pengelolaan tata persuratan di Kepala Subbagian Tata usahaUniversitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta adalah: a.
Dalam pengurusan surat, masuk-keluarnya surat harus melalui satu pintu apapun azas yangdigunakan dalam suatu organisasi.
b. Agar surat tepat sasaran dan lebih mudah dalam penyelesaiannya sebaiknya petugas yangdiberikan tugas menyampaikan surat harus staf yang mengetahui serta menguasai keadaanruang dan latak kantor yang akan dituju. c.
Tidak semua surat harus dikehui pimpinan, dalam hal ini berarti tidak semua surat naik kepimpinan, hanya surat yang mengandung informasi strategis, kebijakan atau yangmenyangkut permasalahan pimpinan. Sedangkan surat yang berisi hal-hal yang bersifatteknis langsung diarahkan dan didistribusikan ke unit teknis.
d. Arus informasi pada pimpinan dapat ditempuh melalui mekanisme pelaporan, rapatpimpinan atau setidak-tidaknya alasan surat masuk yang mendasari tindak lanjut disertakanpada waktu yang dimintakan tandatangan. e. Setiap surat dikendalikan menggunakan buku agenda dan kartu kendali
f.
Tidak menghapus arsip bermedia kertas walau berkembangnya teknologi informasi, karenahal ini terkait dengan otentista dan kebuktian dari informasi yang terkandung didalam arsip.
g.
Secara berkala dilakukan penyusutan arsip sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku
h. Secara berkala dan bergantian diadakan pelatihan kepada karyawan tentang pengelolaan tatapersuratan. i.
Sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkasarsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat.
j.
Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolaan,penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan jasa lanyanan refere nsi.
k.
Buku pedoman tata persuratan dinasi sebaiknya menjadi acuan dalam pengelolaan tatapersuratan seluruh lingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta agarlebih meningkatkan tertip administrasi dan pelayanan prima dalam rangka menunjangkeancaran tugas, serta meningkatkan kinerja para pejabat atau petugas yang menaganipengurusan surat.Terciptanya pengelolaan yang lebih baik harus didukung berbagai elemen dalamorganisasi. Selain itu juga harus didukung sumber daya manusia yang profesional, anggaranyang me madai, saran dan prasarana yang standar, serta sistem yang baku, aplikatif dan efesien.Selain itu perkembangan teknologi informasi merupakan tantang yang harus diikuti oleh bidang kearsipan.
BAB IIIPEMBAHASAN A. Analisis Model analisis yang akan dilakukan dalam t ahap penelitian ini adalah model salingterjalin atau model interaktif yang dimulai dari tahap pengumpulan data, reduksi data, penyajiandata dan penarikan kesimpulan, aktifitasnya dilakukan dalam bentuk interaktif dengan prosespengumpulan data sebagai salah satu proses siklus. 1. Pengurusan Surat Masuk Kegiatan pengurusan surat masuk di Kepala Subbagian Tata Usaha Universitas IslamNegeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilaksanakan dengan ketentuan sebagai ber ikut: a.
Azas Semua surat masuk di Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dilkukandengan azas satu pintu melalui Sub Tata Usaha Bagian Umum Biro Administrasi dankepegawaian Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta de ngan tujuanberikut: -
Memudahkan pengawasan
-
Menghemat biaya dan pemakaian alat-alat kantor yang diperlukan
-
Memperolah data akurat dalam penyusunan statstik surat pada akhir tahunSelain itu, juga mengadopsi asas-asas sebagai berikut: a. Asas efesiensiPada pelaksanaan persuratan dinas atau tata naskah dinas perlu memperhatikanpenulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi maupunpenggunaan bahasa secara baik, benar dan lugas. b. Asas pembakuanSurat dinas atau naskah dinas pada waktu diproses dan disusun menurut tata cara sertabentuk yang sudah ditetapkan. Didalam petunjuk teknis yang diterbitkan oleh masing-masing instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, denganmemperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus dan khas bagi instansi yangbersangkutan, agar diperoleh efesiensi dan efektifitas. c.
Asas pertanggungjawabanSecara administrasi surat harus dipertanggungjawabkan baik dari segi format maupunprosedurnya. Asas ini me ndasari pemikiran sesuai dengan kaidah format tata persuratandinas, terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatangani suratberdasarkan ketentuan yang berlaku di instansi yang bersangkutan bobot informasi suratdinas.
d. Asas keterkaitanPada umumnya tata persuratan mempunyai keterkaitan dengan administrasi kearsipan.Oleh karena itu sebuah kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksana perkantorandan tata laksana kearsipan instansi yang bersangkutan. e. Asas kecepatan dan ketepatanAgar mendukung kelancaran tugas semua kegiatan tat a persuratan dinas harusmenyelesaikan surat tepat waktu dan sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatanpemprosesan surat dinas dinyatakan dalam keje lasan redaksional, kekuatan proseduraldan ketepatan pendistribusian.
f.
Asas keamananPada dasarnya semua surat dinas memiliki tingkat keamanan tertentu yang dinyatakandengan klasifikasi. Perlakuan terhadap surat dinas harus disesuaikan dengan tingkatkeamanan tersebut dan tanpa adanya wewenang yang sah, tidak dibenarkanmenyampaikan isi surat dinas kepada yang tidak berhak.
2. Langkah-langkah surat masuk a. Penerimaan surat Penerimaan surat dikeolal oleh Sub Bagian Tata Usaha yang dilakukan olehpengadministrasi surat masuk dengan kegiatan sebagai berikut: -
Menerima surat-surat (Surat dinas biasa/rahasia dan surat pribadi) dari Kantor posdan Giro maupun kurir.
-
Memeriksa kebenaran surat. Dinas, pribadi dan surat salah alamat.
-
Menggolongkan surat rahasia/tertutup dan surat terbuka.
-
Menyortir surat-surat sesuai uni pengolahannya.
-
Meneliti kembali surat apakah sudah sesuai dengan catatan yang tertera pada amploptermasuk juga tentang kelengkapan surat antara lain lampiran-lampirannya. lampiran-lampirannya.
-
Menyerahkan surat rahasia/tertutup kepada pendistribusian surat masuk danmenyerahkan surat terbuka kepada pengarah surat.
b. Pengarah surat Pengarah surat melakukan kegiatan sebagai berikut: -
Menerima surat dari pengadministrasi surat.
-
Membaca semua isi surat yang mau diarahkan, kemudian menentukan apakah surattermasuk surat dinas penting atau surat dinas biasa.
-
Mengelompokkan ke dalam surat dinas penting dan surat dinas biasa.
-
Memberikan tanda pada sudut kanan atas dengan huruf P, untuk surat dinas pentingdan B untuk surat dinas biasa.
c.
-
Memberikan nomor sesuai dengan jenis surat.
-
Menyerahkan surat yang telah diarahkan kepada pencatat surat masuk.
Pencatatan surat Melakukan kegiatan sebagai berikut: -
Menerima surat dari pengarah surat.
-
Surat dinas penting dicatat dengan menggunakan kartu kendali.
-
Surat dinas biasa dicatat menggunakan Lembar Pengantar Surat Biasa (LPSB).
-
Surat dinas rahasia atau penting dicatat dengan menggunakan Lembar PengantarSurat Rahasia (LPSR).
-
Menyerahkan surat biasa, penting dan rahasia ke pendistribusian surat.
d. Pendistribusian surat Melakukan kegiatan sebagai berikut: -
Menerima surat dari petugas pencatat surat masuk (KK,LPSB,LPS R).
-
Mencocokkan surat dengan lembar pengantar surat.
-
Mengantar surat disertai kartu kendali I,II,II I kesatuan unit pengolah.
-
Menyerahkan LPSB kepada penata KK.
-
Mengantar surat dinas rahasia kesatuan ke satuan unit pengolah.
-
Menyerahkan lembar I (warna putih) kepada penata KK pada Subbag Kear sipan danpengurusan surat.
e. Pengentri data kartu kendali Melakukan tugas sebagai berikut:
f.
-
Menerima lembar ke I kartu kendali dan pendistribusian surat masuk.
-
Mengentri data kartu kendali kedalam komputer.
-
Menyerahkan lembar I ke Penata kartu kendali.
Penata kartu kendali -
Menerima bukti tanda terima surat dari pendistribusian surat
-
Mengelompokkan bukti tanda terima surat LPSB, KK dan LPSR.
-
Menyimpan bukti tanda terima surat kedalam arsip.
-
Menata bukti tanda terima surat penting kedalam kartu kendali (KK)
-
Menerima lembar I kartu kendali dari pengentri data kart u kendali untuk disimpan.
B.Pemecahan masalah Berbicara tentang persuratan merupakan bagian dari pembicaraan tentang kearsipan. Suratdalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari arsip. Hal yang paling merisaukan adalaharsip belum mampu memainkan fungsi dan perannya secara optimal sebagai bahan dasarmanajemen baik dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Tidak jarangtingkat keamanan arsip yang memiliki informasi yang sangat penting bocor. Kebijakan pimpinanterhadap suatu kasus kadang sudah diketahui oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sisilain, yangsering terjadi kesulitan dalam menemukan kembali arsip ketika dibutuhkan. 1. Pengelolaan pengurusan surat Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan e fesien, diperguruan tinggidalam hal ini di fakultas sebaiknya mengambil kebijakan pe ngorganisasian pengurusan suratsecara sentralisasi. Pertimbangan asas ini diambil dengan mempertimbangkan: 1. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan. 2. Beban kerja serta volume surat. 3. Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang. 4. Bangunan fisik dalam satu atap. Keuntungan: a. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan. b. Pengendalian terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan penerusan suratdilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja yakni Subba Umum. Kegunaan: a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian dilaksanakan olehsepenuhnya oleh unit kearsipan. b. Penggunaan saran pencatatan surat lebih efesien. 2. Faktor-Faktor Yang Mendukung Pelaksanaan Pengelolaan Surat Keluar Kepala Sub bagian Tata Usaha UIN Syarif Hidayatullah Jakarta a.
Adanya ruangan atau gedung yang dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan.
b. Adanya sumber daya manusia yang professional dalam Tata Persuratan. c.
Adanya petugas yang menyelenggarakan dan melayani Tata Persuratan.
d. Adanya sarana dan prasarana yang diperlukan. e. Adanya buku pedoman yang dapat dipergunakan untuk manajemen tata persuratan. Untuk dapat meningkatkan pelaksanaan tugas pengelolaan tata persuratan di kepalasubbagian tata usaha Universitas Islam Negeri Syarif S yarif Hidayatullah Jakarta dilakukanpengelolalaan surat yang baik dan benar, sehingga pelaksanaan tugas tersebut menjadi sebuahproses kegiatan pengelolaan unsurunsur yang ada dilingkungan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta yang saling terkait satu sama lain.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan saat ini informasi merupakan tolak ukur kemajuan peradaban suatu bangsa. K etersediaaninformasi sangat menentukan kelancaran majemen, salah satu sumber informasi penting adalaharsip, arsip memiliki berbagai bentuk yang secara prinsip merupakan informasi terekam. Dalam rangka mengoptimalkan daya dukung ter hadap manajemen, khususnya dalampengambilan keputusan, perlu pengelolaan arsip secara sistematis yang dilakukan sejak tahappenciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan tahap penyimpanan dan tahap penyusutan. Arsip yang dikelola secara baik, benar dan sistematis akan memungkinkan teredianya informasi yanglengkap dalam waktu cepat, serta pengguna maupun informasi yang tepat. Terciptanya pengelolaan yang baik harus didukung oleh berbagai elemen dalam suatuorganisasi, selain itu juga harus didukung oleh sumber daya manusia yang m emilikikemampuan professional dalam bidang kerjanya masing-masing, anggaran yang memadai,sarana dan prasana yang standar, serta system yang baku, aplikatif dan efesien. Selain ituperkembangan teknologi informasi merupakan tantangan yang harus diikuti oleh bidangkearsipan tanpa meninggalkan aspek otentisitas dan keabsahan secara yuridis. B.Saran-saran Berdasarkan kesimpulan yang telah dikemukakan maka ada beberapa saran yang diharapkan dapatmenjadi bahan masukan untuk perbaikan dalam pengelolaan manajemen tata persuratan, yaitu: 1. Untuk menghadapi kecanggihan teknologi sebaiknya segera membuat langkah mengantisipasipermasalah dilapangan dengan: a. Meningkatkan penanganan pengurusan surat. b. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan sumbe daya m anusia. c. Meningkatkan pelayanan peungurusan surat, baik secara manual maupun secarakomputerisasi. d. Mengentri data surat masuk dan surat keluar ke dalam komputer. 2. Membangun pusat penyimpanan arsip, sehingga dalam dilakukan seperti pengolahan,penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan dan jasa layanan referensi. C.Implikasi Berdasarkan dari hasil penelitian se bagaimana telah dikemukakan diatas, maka dapatdikemukakan beberapa implikasi sebagai berikut: 1. Pengelolaan tata persuratan yang baik terhadap unsur-unsur pelayanan dan daya dukung kinerjapimpinan dengan melaksanakan manajemen tata persuratan yang baik ialah membentuk
satukesatuan yang saling terkait dan dapat m enghasillkan suatu pelayanan yang baik sehinggamemberikan implikasi positif terhadap terciptanya suasana yang kondusif. 2. Dengan adanya kelancaran yang tepat sasaran dan penyelesaian tata persuratan yang baik,secepat dan tepat maka mempunyai implikasi yang positif terhadap peningkatan pelaksanaantugas dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. 3. Dengan adanya peningkatan pelaksanaan tugas mempunyai implikasi positif ter hadap perluasanwawasan lingkungan kerja sehingga melalui wawasan y ang luas lingkungan pekerjaan menjadilebih aktif, kreatif inovatif sehingga m eningkatkan kualitas kehidupannya.
Daftar Pusaka Pedoman Tata Persuratan Dinas UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2013 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007 Pedoman Akademik 2007-2008. Jakarta: UIN S yarif Hidayatullah Jakarta. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. Keputusan Menteri Agama Nomor 414 tahun 2002 te ntang Organisasi dan Tata Kerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Peraturan Menteri Agama nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan ArsipDinamis. Peraturan Menteri Agama Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas. Internet Burhanuddin dr. Peranan dan Fungsi Tata Persuratan dan Kearsipan dalam mendukung TugastugasPimpinan. Diakses tanggal 29 Juni 2012http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/bur.fungsikearsipan.pdf
