BAB I. PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Kopertais Wilayah XIII Jambi didirikan pada tahun 2008, dengan menaungi 11 Perguruan TInggi Islam Swasta (PTAIS), sejalan dengan waktu pada tahun 2010, 4 perguruan Tinggi Islam baru ikut bergabung di bawah naungan Kopertais WIlayah XIII Jambi pada tahun 2010, dengan jumlah mahasiswa mencapai ribuan orang. Kopertais sela selain in bert bertuga ugass menge mengelo lola la admin adminis istr tras asi, i, juga juga meng mengel elol olaa data data maha mahasi sisw swa, a, untuk untuk memudahkan pendataan dan verifikasi apakah mahasiswa tersebut memang pernah kuliah di salah satu PTAIS di bawah naungan Kopertais Wilayah XIII, maka, Kopertais XIII mengeluarkan NIMKO atau nomor Induk Kopertais. Nomor induk Kopertais ini nantinya akan digunakan dalam verifikasi penandasahan ijazah oleh koordinator Kopertais diakhir masa masa studi studi mere mereka. ka. Untuk Untuk memu memuda dahk hkan an penge pengelo lola laan an NIMK NIMKO O dan memu memudah dahka kan n verifi verifikas kasii NIMKO NIMKO saat saat penanda penandasah sahan an ijazah ijazah,, diusul diusulkan kan untuk untuk menggun menggunaka akan n siste sistem m database, dengan menggunakan program Microsoft Access.
1.2. Tugas Pokok Satuan Kerja
Lembaga pendidikan tinggi, khususnya Perguruan TInggi Agama Islam Swasta (PTAIS), baik yang berbentuk Sekolah Tinggi Agama ISlam (STAI) maupun Sekolah TInggi TInggi Ilmu Ilmu Tarbiy Tarbiyah ah (STIT) (STIT) tentun tentunya ya mempuny mempunyai ai peranan peranan pentin penting g dalam dalam progra program m peningkatan mutu pendidikan masyarakat Indonesia. Dengan adanya amanat undangundang undang Nomor Nomor 20 tahun tahun 2003 tentan tentang g Sistem Sistem Pendidi Pendidikan kan Nasion Nasional al dan Pendid Pendidika ikan n berkaitan dengan otonomi Perguruan Tinggi Agama Islam dalam mengembangkan kuriku kurikulum lum di tingka tingkatt satuan satuan pendid pendidika ikan n tinggi tinggi,, yang yang dihara diharapkan pkan dapat dapat mendor mendorong ong peningkatan kualitas PTAI dalam mencapai standar regional, nasional dan internasional. Pencapa Pencapaian ian kualitas kualitas
PTAI PTAI juga juga harus harus didukung didukung proses pembela pembelajar jaran an yang yang
berkualitas. Para dosen harus memenuhi persyaratan akademik, metode pembelajaran yang menggunakan menggunakan paradigma pembelajaran pembelajaran aktif, aktif, kreatif kreatif dan inovatif, inovatif, serta serta system system evaluasi evaluasi yang dapat dipertanggungjaw dipertanggungjawabkan, abkan, oleh karena itulah didirikan didirikan Kopertais, termasuk salah satunya adalah Kopertais Wilayah XIII Jambi yang tugasnya sebagai
Koordinator Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta se propinsi Jambi. Beberapa tugas Pokok Kopertais adalah dalam bidang: 1. Pendidikan dan Pengajaran 2. Penelitian 3. Pengabdian Masyarakat 4. Sistem Penjaminan Mutu 5. Standar Pembiayaan 6. Standar Penilaian Pendidikan
1.3
Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan penulisan makalah makalah adalah untuk memberikan memberikan solusi solusi dalam memudahkan memudahkan pengelolaan data Mahasiswa 15 PTAIS di bawah koordinasi Kopertais Wilayah XIII Jambi. Selama ini, saat penandasahan ijazah, seringkali data NIMKO yang ada dalam bentuk hard copy, terkadang salah letak, sehingga menyulitkan dan memperlama proses verifi verifikas kasii kebenar kebenaran an data data Mahasi Mahasiswa swa saat saat penanda penandasah sahan an ijazah, ijazah, dihara diharapka pkan n dengan dengan menggunakan bagian-bagian dalam Microsoft Access, seperti Table, Query, dan Form, maka masalah tersebut tidak akan ditemui lagi saat pengelolaan data mahasiswa.
1.4
Rumusan Masalah
Apa itu Kopertais Mengapa mahasiswa PTAIS harus memiliki NIMKO Masalah yang sering timbul saat pengelolaan NIMKO Apa itu Microsoft Access Penggunaan Microsoft Access untuk mengelola NIMKO
BAB II.
KERANGKA BERPIKIR
2.1
Kopertais Wilayah XIII Jambi
Kopert Kopertais ais Wilaya Wilayah h XIII XIII Jambi Jambi disera diserahte hterim rimakan akan dari dari Kopert Kopertais ais Wilaya Wilayah h VI Provinsi Sumatera barat dan Kopertais Wilayah VII Provinsi Sumatera Selatan pada tanggal 11 April 2008, dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Islam nomor nomor Dj.I Dj.I/4 /494/ 94/20 2007 07 tang tanggal gal 17 Dese Desemb mber er 2007, 2007, sete setela lah h mela melaui ui beber beberapa apa kali kali penyempurnaan. Sampai sekarang status Kopertais masih tetap sebagai lembaga non struktural struktural,, yang keberandannya keberandannya dititipka dititipkan n ke IAIN/UIN IAIN/UIN di seluruh seluruh Indonesa. Indonesa. Dengan status status terseb tersebut ut maka maka Pemeri Pemerinta ntah h (Kemen (Kementer terian ian Agama Agama atau atau IAIN/U IAIN/UIN) IN) tidak tidak dapat dapat menetapkan eselon tertentu kepada para pejabat Kopertais dan juga tidak menetapkan anggaran untuk membiayai pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya maupun programnya (Website resmi Kopertais Wilayah XIII Jambi, diunduh tanggal 25 Juli 201 1). Sampai saat ini Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta yang berada di bawah koordinasi koordinasi Kopertais Kopertais WIlayah WIlayah XIII Jambi Jambi berjumlah berjumlah 15 buah yang terdiri terdiri dari 9 buah Sekolah Tinggi Agama Islam (STAI) dan 6 buah Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah atau STIT, yaitu: a.STIT YPI Kerinci b.STAI An Nadwah K. Tungkal c.STAI Ma. Bulian d.STAI YASNI Ma. Bungo e.STAI Maarif Kota Jambi f.STAI SMQ Bangko g.STIT Al Falah Rimbo Bujang h.STIT Kab. Tebo i.STIT Al Azhar Diniyyah Jambi j.STIT YAPIMA Bungo k.STIT Darul Ulum Sarolangun l.STAI Al Anwar Kuala Tungkal m.STAI Ahsanta Kota Jambi n.STAI Mauidzoh Merlung
o.STAI Maarif Sarolangun Empat perguruan tinggi agama Islam swasta terakhir adalah empat perguruan tinggi yang baru saja didirikan pada tahun 2010.
Sedangkan jurusan dan program studi yang dimiliki adalah misalnya: p.Pendidikan Agama Islam (PAI), q.Manajemen Pendidikan Islam (MPI), r.Kependidikan Islam (KPI), s.Akwal Aksasiyah (AS), t.Ekonomi Islam (EI), u.Pendidikan Bahasa Arab (PBA), v.dan lain-lain.
Kopertais Wilayah XIII Jambi sendiri didirikan untuk memudahkan PTAIS yang bersangkutan untuk mengurus segala hal administrasi yang berhubungan dengan Kopertais, misalya penandasahan ijazah oleh Koordinator, Legalisir, pengurusan pangkat edukati edukatif, f, serti sertifik fikasi asi dosen dosen PTAIS, PTAIS, beasis beasiswa wa dan bantua bantuan n serta serta masala masalah h dan urusan urusan lainnya. Sebelum Kopertais XIII didirikan, beberapa PTAIS yang ada di wilayah propinsi Jambi, berada di bawah naungan Kopertais Wilayah VI di Padang. Banyaknya PTAIS yang berada di bawah naungan Kopertais XIII Jambi, yang masih masih relatif relatif muda, seringkali seringkali membuat membuat staf administrasi administrasi di Kopertais Kopertais Wilayah Wilayah XIII kewalah kewalahan, an, dengan dengan terbat terbatasn asnya ya jumlah jumlah staf, staf, sehing sehingga ga satu satu staf staf harus harus memegan memegang g dan mengurus beberapa hal sekaligus. diharapkan dengan menggunakan bantuan software, beberapa masalah bisa diminimalisir, salah satunya adalah masalah pengelolaan data mahasiswa, terutama, data NIMKO atau Nomor Induk Kopertais.
2.2
NOMOR INDUK MAHASISWA KOPERTAIS (NIMKO)
Maha Mahasi sisw swaa Koper Koperta tais is Wila Wilaya yah h XIII XIII Jamb Jambii pada pada tahu tahun n ajar ajaran an 2010/ 2010/201 2011 1 berjumlah 9535 orang. Sebagian S ebagian besar mahasiswa PTAIS Kopertais Kope rtais Wilayah XIII Jambi berasal dari lulusan madrasah dan non madrasah, bahkan banyak sebagian dari mereka yang sudah bekerja, bekerja, dan memutuskan untuk kuliah lagi untuk melanjutkan melanjutkan jenjang jenjang karir
mereka. Setiap mahasiswa yang melakukan studi di semua PTAIS di wilayah XIII Jambi harus harus memil memiliki iki nomor nomor identi identitas tas untuk untuk memudah memudahkan kan pengelo pengelolaa laan n data data mahas mahasisw iswa, a, biasanya setiap PTAIS P TAIS akan ak an memiliki nomor induk mahasiswa sendiri yang mempunyai keuni keunika kan n ters tersen endi diri ri,, untuk untuk meny menyera eragam gamkan kan nomo nomorr indu induk k mahas mahasis iswa wa,, dan dan untu untuk k meregistrasi mahasiswa di bawah naungan PTAIS yang ada di Kopertais Wilayah XIII Jambi, maka setiap mahasiswa PTASI yang masih aktif kuliah harus memiliki Nomor Induk Kopertais atau NIMKO. Bagian administrasi di PTAIS harus mengajukan Nomor Induk Kopertais kepada Kopertais Wilayah XIII Jambi dengan syarat sebagai berikut:
A. Ketentuan Umum NIMKO w.Mahasiswa yang dapat memperoleh NIMKO adalah mahasiswa yang telah lulus MA/SMA/SMK dan yang sederajat, Madrasah Diniyah Ulya yang diakui oleh Depart Departeme emen n Agama, Agama, serta serta lulusa lulusan n D1, DII, DII, DIII DIII dan S1 dengan dengan dibukt dibuktika ikan n kepemilikan ijazah dan transkrip nilai terakhir yang diakui negara Indonesia bagi mahasiswa transfer. x.Pengajuan x.Pengajuan NIMKO yang tidak disertai disertai dengan keleng-kapan keleng-kapan administrasi administrasi yang dipersyaratkan tidak akan diproses.
B. Syarat-Syarat Pengajuan NIMKO y.Mengisi Formulir NIMKO. z.Melampirkan 1 lembar foto copy ijazah yang diakui legalitasnya oleh pemerintah Republik Indonesia. aa.Menyertakan kopi transkrip nilai terakhir. bb.Menyerahkan rekap data mahasiswa (dalam soft copy dan berkas) harus disertai surat dari pimpinan PTAIS. cc.Menyerahkan 2 lembar pas photo berwarna ukuran 3x4.
Setela Setelah h mengaj mengajukan ukan pengaju pengajuan an NIMKO, NIMKO, maka maka Kopert Kopertais ais akan akan mengel mengeluark uarkan an nomor nomor Induk Kopertais yang akan dipakai selama mereka kuliah, dan harus ditunjukkkan pada saat saat ujia ujian n Kenda Kendali li Mutu Mutu atau atau UKM UKM (Uji (Ujian an yang yang diada diadaka kan n oleh oleh Kope Kopert rtai aiss untu untuk k
memastikan mutu lulusan PTAIS di lingkungan Kopertais Wilayah XIII Jambi), dan pada saat mereka lulus, NIMKO tersebut tersebut akan dicantumkan dicantumkan di dalam ijazah mereka. Dengan banyaknya mahasiswa di setiap PTAIS, Kopertais Wilayah XIII telah mengeluarkan ratusan Nimko dan menyimpannya dalam bentuk soft soft copy (dalam program Excel) dan hard copy. copy. Hard copy inilah inilah yang dijadikan acuan untuk memantau mahasiswa, mahasiswa, apakah sudah lulus atau belum selama mereka kuliah.
BAB III KEADAAN SEKARANG, MASALAH YANG TIMBUL DAN SOLUSI
3.1. Keadaan Sekarang dan Masalah yang Timbul
Selama ini NIMKO yang dijadikan acuan adalah NIMKO dalam bentuk hard copy (surat resmi) yang sudah ditanda tangani oleh Sekretaris Kopertais, ataupun pejabat yang yang berwena berwenang ng pada saat saat pemberi pemberian an NIMKO. NIMKO. NIMKO NIMKO biasan biasanya ya diperl diperluka ukan n saat saat mahasiswa ingin mengikuti ujian UKM, ataupun ujian lainnya. Mahasiswa yang harus
lulus pun harus mempunyai NIMKO, bila tidak, tidak akan diakui sebagai mahasiswa PTAIS di bawah naungan Kopertais Wilayah XIII Jambi. Ijazah yang dikeluarkan oleh PTAIS yang bersangkutan akan ditandatangani oleh Ketua PTAIS yang mengeluarkan mengeluarkan ijazah tersebut, tersebut, dengan ditandasahkan ditandasahkan oleh Kopertais Wilayah XIII Jambi. Salah satu syarat penandasahan adalah kebenaran Nomor Induk Mahasis Mahasiswa wa dengan dengan identi identitas tas yang yang bersan bersangkut gkutan, an, serta serta sesuai sesuai dengan dengan NIMKO NIMKO yang yang tercatat dalam surat daftar NIMKO yang dimiliki oleh Kopertais Wilayah XIII Jambi. Selama ini, verifikasi dilakukan secara manual, dimana, petugas atau staf yang bertugas mengecek kebenaran isi ijazah (Nama, NIM dan NIMKO dan lain-lain) mengecek kesesuaian nama dengan NIMKO secara satu persatu, hal ini membutuhkan waktu yang sangat lama, karena, jumlah mahasiswa yang diberikan NIMKO ada ratusan bahkan sampai ribuan. Untuk mengecek NIMKO saja, petugas membutuhkan satu hari penuh untuk mengecek kebenaran identitas mahasiswa tersebut. Namun dengan bantuan Microsoft Access, pengecekan NIMKO dan verifikasi dapat lebih cepat dan mudah, dengan dengan menggun menggunaka akan n beberap beberapaa aplika aplikasi si sepert sepertii Table , Query dan Form dalam Microsoft Access.
3.2. Solusi dengan Microsoft Access
Mengapa Mengapa menggunakan menggunakan Microsoft Access dan tidak Microsoft Microsoft Excel? Idenya Idenya adalah adalah dengan dengan menggun menggunakan akan Micros Microsoft oft Access Access,, orang orang dan suatu suatu organi organisas sasii dapat dapat mengelola informasi seperti halnya data tersebut dikelola oleh profesional, yaitu data atau inform informasi asi yang yang saling saling dapat dapat berhubu berhubunga ngan n dengan dengan satu satu dan lainny lainnya. a. Daripa Daripada da harus harus mengeluarkan uang banyak untuk mengupah orang untuk mendigitalisasikan semua data yang ada dipunyai suatu organisasi, seperti yang banyak dilakukan beberapa perguruan tinggi, perusahaan dan lain-lain dengan membayar untuk software, programmer tertentu, dengan budget terbatas data dan informasi yang dipunyai bisa diatur seperti hanya dengan menggunakan Microsoft Accees (Access for Dummies, 2010). Contoh Microsoft Access dapat dilihat pada Lampiran 1. Micros Microsoft oft Access Access juga juga adalah adalah salah salah satu satu aplika aplikasi si yang yang dapat dapat membant membantu u kita kita membuat membuat sebuah aplikasi aplikasi database database dalam waktu relatif relatif singkat. singkat. Biasanya Biasanya digunakan digunakan untuk pembuatan aplikasi-a aplikasi-aplika plikasi si kecil. kecil. Misalnya Misalnya program program untuk Kasir di koperasi, koperasi,
penjualan untuk toko dan lain-lain. Di Microsot Access ada beberapa bagian seperti: dd.Table yang digunakan untuk menyimpan data ee.Query yang digunakan untuk memanipulasi data ff.Form yang digunakan untuk front end aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll. (Agus Haryanto, " Membuat Aplikasi Sederhana dengan Microsoft Access", Access", 2003)
3.2.1 Table NIMKO Menggunakan Microsoft Access Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang. Table data mahasiswa disimpan di table data mahasiswa.Karena kalau tidak buat table, kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.
Contoh NIMKO adalah sebagai berikut: 1304-1106-8190 , dimana 1304 adalah kode PTAIS, 1106 adalah kode jurusan dan tahun masuk mahasiswa, dan 8190 adalah nomor urut unik yang menunjukkan identitas mahasiswa dalam Kopertais. Contoh Table NIMKO dapat dilihat pada lampiran 2.
3.2.2. Query NIMKO Menggunakan Microsoft Access Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan berdasarkan pada query query yang telah ada. ada.
Manfaat Query : a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “ B001” b. Menampilkan data data dari dua table atau lebih dengan syarat syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “ F0001” itu itu siap siapaa pemiliknya. pemiliknya. Di sini kita mengambil mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK .
Query atau permintaan, dapat dibuat untuk menampilkan data yang kita inginkan saja. data Query juga berasal dari table, misalnya untuk query, kita hanya ingin melihat data NIMKO seperti dalam surat yang berisi data NIMKO,misalnya kita hanya ingin melihat dari table, NIMKO, Nama dan Asal sekolah saja, hal ini bisa diatur dengan query. Contoh Query dapat dilihat pada Lampiran 3.
3.2.3. Form NIMKO Menggunakan Microsoft Access Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data data-data dalam tabel/qu tabel/query ery dalam dalam bentuk bentuk interface interface grid, grid, tombol, tombol, dan lain-lain lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail. master-detail. (Membuat Aplikasi Sederhana dengan Microsoft Access, 2010)
Kita dapat membuat form NIMKO untuk memudahkan pengisian, dan juga bisa melihat data mahasiswa secara individual, contoh form dapat dilihat pada lampiran 4. Dan untuk memudahkan pengecekan dan verifikasi, misalnya saat penandasahan ijazah, maka kita dapat mencari NIMKO dan apakah sesuai dengan nama mahasiswa dengan menggunakan command atau command atau perintah yang ada di dalam Form dalam Microsoft Access. Access. Dengan Dengan tingga tinggall menget mengetikk ikkan an nama nama yang yang dicari dicari maka maka NIMKO NIMKO akan akan keluar keluar.. Contoh Form dapat dilihat pada lampiran 5. Table,, Dengan Dengan penggun penggunaan aan Table
Query Qu ery dan Form,
diha dihara rapk pkan an pemr pemros oses esan an
administrasi NIMKO dapat dilakukan dengan lebih cepat. Hal ini tentu saja membantu proses administrasi di dalam Kopertais Wilayah XIII sendiri serta sesuai dengan tujuan IAIN Sulthan Thaha Saifuddin Jambi yang membawahi Kopertais Wilayah XIII Jambi, sesuai dengan program yang ingin dilaksanakan yaitu pelayanan prima, yaitu cepat, tepat dan ringkas. Selain itu penggunaan Microsoft Access ini diharapkan juga dapat membuat Kopertais tidak ketinggalan dengan Kopertais lain yang juga sudah menerapkan sistem administrasi terkomputerisasi.
BAB IV. PENUTUP
3.1 Kesimpulan Peng Pengel elol olaa aan n
NIMK NIMKO O yang ang
sela selama ma ini ini seca secara ra manu manual al memb membua uatt
pros proses es
administrasi, terutama administrasi dan verifikasi NIMKO dalam penandasahan ijazah mema memaka kan n wakt waktu u lama lama,, denga dengan n meng menggun gunak akan an sala salah h satu satu prog program ram komp komput uter er yang yang sederh sederhana, ana, yaitu yaitu dengan dengan menggun menggunakan akan Micros Microsoft oft Access Access,, pengel pengelola olaan an NIMKO NIMKO dan pencarian serta verifikasi NIMKO dapat dilakukan dengan cepat dan otomatis. Oleh karena itulah, penggunaan komputer dalam membantu membantu pengelolaan pengelolaan NIMKO yang rumit sangat penting.
3.2 Saran
Diharapkan Diharapkan makalah ini dapat mendorong penggunaan lebih lanjut Microsoft Microsoft Access dalam pengelolaan data Mahasiswa PTAIS di lingkungan Kopertais Wilayah XIII Jambi.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Haryanto, " Membuat Aplikasi Sederhana dengan Microsoft Access", Pdf, 2010 Barrows, Allison. Young, Margaret Levine. Stockman, Joseph C., Microsoft Access 2010 for Dummies , Wiley: 2010. Website resmi Kopertais Wilayah XIII Jambi, 2011 diunduh pada tanggal 25 Juli 2011.
LAMPIRAN
