Membangun “Formal Knowledge Management” Dengan pendekatan Analisis Jabatan Di BPJS Ketenagakerjaan
Ditulis oleh: Satriyo Adi Sasongko
BA B 1. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAK ANG Knowledge Management menjadi isu strategis di BPJS Ketenagakerjaan sejak tahun 2014, dimana transformasi dari PT Jamsostek (Persero) menjadi BPJS Ketenagakerjaan memunculkan strategi baru dan keputusan manajemen untuk mengembangkan struktur organisasi, salah satunya adalah dengan membentuk nama jabatan Urusan Knowledge Management dan Kemitraan Strategis diunit kerja Divisi Perencanaan Strategis. Strategi implementasi yang telah dilakukan adalah dengan membuat beberapa kegiatan, diantaranya adalah inisiasi Community of Practice, Community of Interest, portal i-Know, dan internal newsletter . Dalam kegiatan tersebut, penulis (yang saat ini menjabat di unit kerja Learning Office) ikut terlibat aktif menginisiasi implementasi Knowledge Management di BPJS Ketenagakerjaan. Sampai dengan sekarang ini implementasi Knowledge Management di BPJS Ketenagakerjaan masih berfokus pada proses pemerataan knowledge dan informasi yang bersifat informal bagi internal karyawan BPJS Ketenagakerjaan. Saat ini Learning Office (LNO) merupakan unit kerja yang bertanggungjawab dalam mengembangkan dan mengimplementasikan corporate university di BPJS Ketenagakerjaan, yang pada tanggal 28 Oktober 2015 telah diresmikan dengan nama Institut BPJS Ketenagakerjaan. Dalam konsep corporate university yang diterapkan di Institut BPJS Ketenagakerjaan, Knowledge Management menjadi salah satu backbone untuk mewujudkan tujuan jangka panjangnya; membangun ekosistem yang kompeten, yaitu full competent employee maupun stakeholder .
Knowledge Management sebagai salah satu pilar utama pada arsitektur corporate university di BPJS Ketenagakerjaan
2. RUANG LINGKUP Tulisan ini akan berfokus pada paparan dan kajian singkat rencana project pembangunan sebuah “Formal Knowledge Management” yang akan mengelola knowledge dari proses formal pekerjaan pada semua nama jabatan dalam struktur organisasi di BPJS Ketenagakerjaan. Proses formal pekerjaan tersebut akan diperoleh dengan pendekatan metode Analisis Jabatan, dimana dengan metode ini akan didapatkan seluruh knowledge, baik tacit maupun explicit dari semua jabatan. Sebagaimana sebuah sistem, terutama untuk saat sekarang yang serba digital, penulis merekomendasikan dan akan menggunakan fitur digital learning yang telah tersedia saat ini di BPJS Ketenagakerjaan, yaitu Learning Management System (LMS) BPJS Ketenagakerjaan. Penulis membatasi tulisan ini pada implementasi pilot project yaitu pada proses yang akan dilakukan di unit kerja Learning Office dan Divisi Human Capital.
3. MAKSUD DAN TUJUAN Kajian ini dibuat sebagai rekomendasi
improvement terkait penguatan implementasi
knowledge management pada konsep corporate university yang diterapkan di Institut BPJS Ketenagakerjaan. Meskipun bersifat personal project, penulis mengusulkan tulisan ini sebagai salah satu inisiatif strategis unit kerja Learning Office di BPJS Ketenagakerjaan, untuk ditindaklanjuti implementasinya pada Semester II tahun 2016.
BAB 2. KONDISI SAAT INI
Pengembangan kompetensi karyawan di BPJS Ketenagakerjaan mengacu pada Pedoman Pengembangan Kompetensi Karyawan, dimana metode pengembangan kompetensi tidak hanya terfokus pada pelatihan/ training konvensional yang dilakukan didalam kelas ( classbased). Metode lain seperti On Job Training, Self Study, maupun melalui Job Enrichment dan Job Enlargement bisa jadi menjadi solusi yang lebih efektif. Terlebih lagi, studi menunjukkan fakta bahwa tidak semua business issue bisa diatasi dengan menggunakan training. Utilisasi dan pengelolaan Knowledge Management bisa jadi menjadi solusi yang lebih efektif dan efisien untuk masalah gap pengetahuan, terutama yang erat kaitannya dengan kompetensi karyawan.
Pola Pengembangan Kompetensi Karyawan di BPJS Ketenagakerjaan
Belum ada indikator yang kuat yang dapat menunjukkan bahwa implementasi Knowledge Management sejak 2013 sudah berjalan optimal di BPJS Ketenagakerjaan. Beberapa bahkan masih menunjukkan bahwa knowledge yang dikuasai oleh seorang incumbent pada suatu jabatan akan terus dibawanya baik karena faktor mutasi, promosi, memasuki masa pensiun, dan yang paling menyedihkan (meski secara prosentase sangat rendah) adalah jika karyawan tersebut resign dari BPJS Ketenagakerjaan.
Berikut ini adalah indikator kondisi dimaksud sesuai pengamatan penulis: a. Knowledge pada jabatan melekat pada pemangku jabatan ( incumbent), sehingga jika pemangku
jabatan
mutasi/promosi/ resign/meninggalkan
jabatannya,
maka
knowledge yang dimilikinya akan dibawa serta. b. Pemangku jabatan penggantinya memerlukan waktu yang lama untuk mencapai knowledge performance sebagaimana pemangku jabatan yang lama. c. Hal yang sama terjadi bagi pada calon karyawan yang sedang dalam masa On Job Training (OJT), sampai dengan saat ini belum dibuat direction yang jelas di masingmasing unit kerja dan bidang dimana dia ditempatkan (kebanyakan di awal peiode penempatan para calon karyawan hanya diminta untuk membaca buku Program BPJS Ketenagakerjaan). d. Implementasi Knowledge Management di BPJS Ketenagakerjaan saat ini masih berfokus
pada
proses
yang
bersifat
informal
(meskipun
memang
demikian
seharusnya), diantaranya dengan adanya Community of Practice, Community of Interest, Sharing Session, portal KM i-know. e. Banyak terjadi KPI individu karyawan yang kurang align dengan yang seharusnya dikerjakan oleh karyawan, dan hal ini dikarenakan kurangnya pemahaman dan pengetahuan tentang Job Description masing-masing. f.
Kurang mudahnya akses terhadap Job Description karyawan.
BAB 3. ANALISIS DAN STRATEGI
1. Knowledge Management Knowledge Management ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari dalam sebuah organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pemerataan kompetensi, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Belakangan ini, persaingan bisnis semakin pesat terjadi. Terlebih, dengan pasar bebas ASEAN mulai tahun 2015 perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki daya saing tinggi dan perencanaan yang matang akan tertinggal. Untuk itulah peran Knowledge Management sangat penting. Terdapat dua jenis knowledge yang nantinya perlu di- capture dari dalam organisasi yaitu: a. Tacit Knowledge Adalah pengetahuan yang terdapat dalam diri kita yang belum didokumentasikan. Dalam hal ini Tacit Knowledge dapat menjadi aset yang berharga bagi organisasi karena Tacit Knowledge berisi pengetahuan dari pengalaman sehari-hari, yang jika dibagikan akan sangat membantu seluruh stakeholder untuk mengatasi masalah atau menambah pengetahuan. Contoh dari Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang diperoleh karyawan dari hasil sharing karyawan lain pada saat rapat atau pelatihan. b. Explicit Knowledge Adalah pengetahuan yang bersifat tersurat dan sudah didokumentasikan, sehingga memudahkan karyawan untuk mempelajarinya. Contoh pengetahuan secara explicit adalah modul yang berisi deskripsi pekerjaan atau dokumentasi alur proses bisnis organisasi.
2. Anali sis Permasalahan Beberapa hal yang sudah disebutkan dalam bab sebelumnya menjadi bahan kajian dan analisis awal oleh penulis. Perkembangan Human Capital di BPJS Ketenagakerjaan selama 5 (lima) tahun terakhir juga mempengaruhi strategi yang akan digunakan dalam rencana pembangunan Formal Knowledge Management ini.
Berikut adalah analisis dan strategi menggunakan metode SWOT Analysis:
STRENGTHS
WEAKNESS
1. Sistem IT di BPJS Ketenagakerjaan yang sudah tersedia. 2. LNO memiliki pengalaman dan expertise dalam pengelolaan LMS. 3. Terdapat Urusan yang khusus menangani KM sebagai salah satu pilar dalam konsep corporate university pada Institut BPJS Ketenagakerjaan. 4.
LNO dapat memberikan stimulus berupa poin tambahan pada KPI Individu dalam Rencana Pengembangan Individu.
5. Banyak media/saluran yang dapat digunakan untuk mensosialisasikan program ini.
1. Belum semua personil LNO menguasai teknis pembuatan “ page” KM pada LMS. 2. Belum seluruh personil LNO memahami konsep KM serta keterkaitannya dengan pengembangan kompetensi di BPJS Ketenagakerjaan. 3. Jumlah personil LNO terbatas untuk menjadi pendamping SME dalam pembuatan “page” KM. 4. Terdapat jabatan yang benar-benar baru pada Struktur Organisasi. 5. Tidak ada anggaran khusus untuk program ini.
OPPORTUNITIES
THREATS
1. Buy-in yang tinggi dari karyawan kepada LMS BPJS Ketenagakerjaan. 2. Proses KM telah terlebih dahulu diinisiasi oleh Divisi Perencanaan Strategis sehingga bisa dimanfaatkan secara efektif oleh LNO untuk mengisi “puzzle” yang masih kosong. 3. Penyusunan formal KM ini juga dapat dimanfaatkan untuk membuat Work Load Analysis dan penyempurnaan proses HR lainnya. 4. Generasi Y yang terus bertumbuh di BPJS ketenagakerjaan (hingga 60% dari seluruh karyawan) dimana generasi ini melek teknologi
Pemetaan
terhadap
faktor-faktor
pendukung,
1. Masih kurangnya budaya Sharing, menganggap dengan membagi ilmu posisinya terancam oleh orang lain. 2. Karena disusun berdasarkan unit kerja, memerlukan pengelolaan user role yang intens. 3. Belum ada kejelasan tentang komitmen Top Manajemen pada program ini. 4. Potensi terjadi validasi yang “asalasalan” dari para atasan, baik dikarenakan oleh kurangnya literasi teknologi maupun hanya mengejar poin KPI Individu.
kelemahan,
potensi
peluang
maupun
kegagalan yang mungkin didapat, menghasilkan rumusan strategi yang akan digunakan untuk mendukung realisasi project ini. Sebagaimana permasalahan klasik yang dihadapi oleh praktisi Human Capital, maka issue utama yang menjadi tantangan justru bukan datang dari orang lain, melainkan bagaimana mendapatkan manajemen (terutama top management) pada project ini.
trust sekaligus komitmen dari
Berikut ini adalah strategi yang dipetakan berdasarkan kajian dan analisis SWOT diatas: a. Memanfaatkan sistem IT yang sudah berjalan dengan sangat baik di BPJS Ketenagakerjaan, yaitu LMS BPJS Ketenagakerjaan yang berbasis Moodle. Penulis sendiri adalah admin sekaligus praktisi pengembangan Moodle --sebuah Course Management System berlisensi open-source yang mengkhususkan diri pada pembelajaran jarak jauh ( e-Learning)-- yang sekarang ini digunakan sebagai webbase dari LMS BPJS Ketenagakerjaan. b.
Pada
tahap
awal
LNO
membentuk
Tim
Implementasi
Formal
Knowledge
Management, dan melakukan pelatihan internal penggunaan LMS pada fitur-fitur yang akan dipakai. c. Melakukan implementasi Formal Knowledge Management secara bertahap, dengan Piloting di unit kerja Learning Office dan Divisi Human Capital. Karena didukung dengan pembentukan tim internal, maka biaya penggunaan konsultan dapat ditekan. d. Bekerjasama dengan Divisi Human Capital karena metode collect data yang digunakan adalah dengan pendekatan Analisis Jabatan, dimana hasilnya juga dapat dimanfaatkan oleh Divisi Human Capital sebagai data tambahan untuk menentukan workload analysis, penyempurnaan Job Decription dan Job Specification, review Job Evaluation, dan proses HR lainnya. e. Memberikan stimulus pada seluruh karyawan yang terlibat aktif dalam proses kolaborasi (yang tervalidasi) penyusunan knowledge, yaitu berupa poin dalam KPI Individu.
BAB 4. USULAN PERBAIK AN
1. Pembangungan Formal Knowledge Management BPJS Ketenagakerjaan Dengan adanya dua jenis pengetahuan yang tersebar diseluruh bagian organisasi yaitu tacit dan explicit tersebut di atas, maka diperlukan Knowledge Management untuk mengatur, mengelola, dan memudahkan pendokumentasian serta distribusi pengetahuan tersebut, sehingga dapat menjadi keunggulan kompetitif bagi organisasi. Hal inilah yang mendorong penulis untuk menginisiasi perlunya BPJS Ketenagakerjaan membangun Formal Knowledge Management, sebuah sistem informasi online berbasis pengetahuan yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan formal bisnis (pekerjaan) pada semua jabatan. Sederhananya, Formal Knowledge Management yang akan dibangun adalah sebuah sistem online berupa repository aktif yang disusun berdasarkan unit kerja, yang bertujuan untuk memudahkan dan memastikan seluruh karyawan mengetahui detail pekerjaan yang meliputi job description, alur kerja, fungsi, kewenangan, berkas-berkas kerja, step-by step masingmasing task, dan semua pekerjaan yang termasuk didalam jabatannya. Kerangka utama proses penyusunan Formal Knowledge Management: a. Tap into individual knowledge Proses melakukan identifikasi, pemetaan, dan pengelompokan terhadap knowledge apa saja yang akan dicapture. b. Collect it Proses dalam mendokumentasikan dan mendapatkan data berupa pengetahuan pada suatu jabatan, dengan menggunakan pendekatan metode Analisis Jabatan (observasi, wawancara, kuesioner, ataupun kombinasi). c. Organize it Proses
menyusun
knowledge
kedalam
sistem
yang
terstruktur
sehingga
memudahkan pengelolaannya. d. Validate it Proses dimana knowledge yang telah tercapture secara explicit di-review, diperiksa, dan dikonfirmasi validitasnya. Umumnya proses ini dilakukan oleh atasan maupun subject matter expert sesuai bidangnya. e. Open it up for distribution Hasil dokumentasi seluruh knowledge yang sudah disusun secara terstruktur dikelola dalam sistem informasi online yang dapat dengan mudah diakses oleh semua karyawan.
2. Pendekatan Metode Analis is Jabatan pada pro ses Collect Dalam proses collect pengetahuan dari pemangku jabatan, penulis merencanakan akan menggunakan pendekatan Analisis. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi pada proses Analisis Jabatan adalah dengan wawancara, kuesioner/angket, observasi, log-book, atau kombinasi dari beberapa metode tersebut. a. Metode Wawancara Karyawan pemangku jabatan diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Beberapa metode wawancara dapat digunakan
untuk
mengumpulkan data analisis
jabatan, misal wawancara individual, Focus Group Discuss, maupun wawancara dengan atasan pemangku jabatan. b. Metode Observasi Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati pemangku jabatan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari dan mencatatnya untuk menguraikan tugas
dan
kewajiban yang dilakukannya. Metode
observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. c. Metode Kuesioner/Angket Dengan mengunakan kuesioner/angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dengan kata-kata sendiri. Karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner/angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara mudah dan dalam waktu yang relatif singkat. Namun, metode ini memerlukan waktu yang lama untuk menguji dan memvalidasi hasilnya. d. Metode Log-book/Catatan Harian Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku atau log-book. e. Metode Kombinasi Biasanya analisis tidak menggunakan satu metode analisis pekerjaan secara eksklusif. Kombinasi dari berbagai metode seringkali lebih tepat. Dalam menganalisis pekerjaanpekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan kuesioner didukung
dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis perlu menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilkan deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat. 3. Penyusunan Knowledge ke dalam Struktu r Formal Knwoledge Management Idealnya, incumbent (pemangku jabatan) menuangkan secara eksplisit knowledge terkait pekerjaan yang dilakukannya kedalam Formal Knowledge Management yang telah disiapkan oleh tim. Data-data berupa knowledge yang sudah didokumentasikan dari incumbent kemudian dibuat kedalam bentuk “ page” untuk masing-masing nama jabatan pada LMS BPJS Ketenagakerjaan. Berikut ini adalah struktur page Formal Knowledge Management yang akan dibuat dalam LMS BPJS Ketenagakerjaan:
Struktur Page Formal Knowledge Management BPJS Ketenagakerjaan
Pada proses ini Tim pelaksana implementasi melakukan pendampingan kepada pemangku jabatan dalam pembuatan page. Pada page jabatan tersebut, informasi yang ditampilkan bukan hanya berupa tulisan yang menjelaskan detail pekerjaannya saja, berkas dalam bentuk soft-copy juga didokumentasikan dan di- attach didalamnya. Hal ini akan sangat memudahkan bukan hanya penggantinya, namun incumbent sendiri jika sewaktu-waktu perlu membuka kembali berkas untuk mendapatkan referensi pada proses pekerjaan yang sama. Singkatnya, semua yang berkepentingan dengan knowledge pada jabatan itu akan memilik akses dengan mudah, cepat, detail, dan mendalam terkait semua pekerjaan dalam jabatan yang diembannya.
Berikut ini adalah rencana bentuk page Formal Knowledge Management:
Halaman muka LMS BPJS Ketenagakerjaan
Rancangan kerangka utama page Formal Knowledge Management BPJS Ketenagakerjaan
BA B 5. KESIMPULAN
Meskipun tingkat turnover di BPJS Ketenagakerjaan sangat rendah, namun dalam proses mutasi internal, penulis melihat pengelolaan knowledge management (bahkan knowledge yang sangat mendasar berupa pekerjaan rutin sesuai Job Description) belum optimal dijalankan. Hal ini memunculkan potential lost berupa lama waktu yang dibutuhkan bagi seseorang yang menempati jabatan baru untuk memperoleh
knowledge performance
sebagaimana pemangku jabatan sebelumnya. Dengan dibangunnya sebuah Formal Knowledge Management di BPJS Ketenagakerjaan, diharapkan akan didapatkan implementasi yang seimbang antara proses
knowledge
management yang bersifat informal dengan yang formal. Penulis berharap dengan kajian singkat pada makalah yang dibuat ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi penulis, serta diharapkan dapat memberikan impact yang positif untuk mengatasi tantangan dalam mendapatkan buy-in dan komitmen dari top management pada project ini. Pengembangan, improvement, dan lesson learned dari tahap awal/piloting project ini diharapkan akan banyak memunculkan ide baru, inovasi, penyempurnaan, dan yang lebih penting mendatangkan impact bagi kemajuan pengembangan kompetensi baik di BPJS Ketenagakerjaan, maupun bagi semua pihak yang mendapatkan manfaat dari tulisan ini.
