Chapter 8 Audit Finding A. Sifat-sifat Temuan Audit
Temuan audit bisa memiliki berbagai macam bentuk dan ukuran. Misalnya, temuantemuan tersebut dapat menggambarkan: 1. Tindak ndakan an-t -tin inda daka kan n yang ang seha seharu rusn sny ya diam diambi bil, l, teta tetapi pi tida tidak k dila dilaku kuka kan, n, sepe sepert rtii pengiriman yang dilakukan tetapi tidak ditagih. 2. Tind Tindak akan an-t -tin inda daka kan n yang yang dila dilaran rang, g, sepert sepertii pega pegawai wai yang yang menga mengali lihk hkan an sewa sewa dari dari perlengkapan perusahaan ke perusahaan kontrak pribadi untuk kepentingannya sendiri. 3. Tinda Tindakan kan-ti -tinda ndakan kan tercela, tercela, seperti seperti membayar membayar barang barang dan perlengk perlengkapan apan pada tarif yang yang tela telah h diga digant ntii deng dengan an tarif tarifff yang yang lebih lebih rend rendah ah pada pada kont kontra rak k yang yang lebih lebih menguntungkan. . !istem yang yang tidak tidak memuaskan, memuaskan, seperti seperti diterimany diterimanyaa tindak lan"ut lan"ut yang yang seragam seragam untuk untuk klaim asuransi yang belum diterima padahal kalim tersebut ber#ariasi dalam "umlah dan signifikansinya. $. %ksposur-e %ksposur-ekspos ksposur ur risiko risiko yang harus dipertimban dipertimbangkan. gkan. Mesk Meskip ipun un
temu temuan an-t -tem emua uan n
audi auditt
seri sering ngka kali li
dise disebu butt
seba sebaga gaii
&kek &kekur uran anga gan' n'
(deficiency), deficiency), banyak organisasi audit internal merasa bahwa istilah tersebut terlalu negatif* dan standar awal kelihatannya setu"u dengan hal ini. +alam kenyataannya, bahkan istilah temuan dianggap terlalu negatif di beberapa tempat. ata-kata seperti &kondisi' dianggap lebih nyaman dan tidak memberikan ancaman, serta tidak menimbulkan tanggapan defensif di pihak klien. B. Ciri-ciri Temuan Audit yang Baik
Terdap erdapat at tiga tiga ciri ciri temuan temuan audit audit yang yang dikata dikatakan kan baik, baik, yaitu yaitu temuan temuan audit audit harus harus didukung oleh bukti yang memadai, temuan audit harus penting (material), ser ta temuan audit harus mengandung unsur temuan (kondisi, kriteria, dan sebab akibat).
C. Pendekatan untuk Mengontruksi Temuan
Menemukan penyimpangan-penyimpangan kecil pada proses yang sedang ber"alan relatif mudah. esempurnaan "arang diupayakan dan harga yang yang harus dibayar untuk itu "uga terlalu mahal. uditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik untuk mengembangkan temuan-temuan mereka. arena mereka membuat dan melaporkan temuan-temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktor-faktor ini: 1. Menin"au keputusan mana"emen bisa "adi tidak adil dan realistis. 2. uditor, bukan klien, harus bertanggung "awab untuk memberikan bukti. 3. uditor internal harus tertarik pada perbaikan kiner"a tetapi kiner"a tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 1 persen. . uditor internal harus menin"au temuan-temuan audit. D. Menamah !ogis
+alam setiap aspek usaha, konsep menambah nilai (adding value) memiliki makna baru dan lebih "elas. +efinisi terbaru mengenai audit internal secara khusus menyebutkan penambahan nilai. /ungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai berisiko untuk dirampingkan, atau bahkan dihilangkan. !alah satu cara auditor internal menambah nilai adalah dengan meyakinkan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka berikan "elas berdampak positif bagi organisasi. uditor internal tidak hanya harus yakin bahwa peker"aan mereka memberikan kontribusi yang berarti bagi tu"uan dan kesuksesan organisasi, mereka "uga harus yakin bahwa kontribusi tersebut dipahami dan dinilai oleh yang lain. Temuan audit yang wa"ar dapat menghasilkan perbaikan dalam "umlah dolar atau rupiah yang besar, atau meningkatkan "asa, atau memperbaiki struktur dan proses organisasi. uditor internal akan meningkatkan citra mereka sebagai penambah nilai, bukan sebagai pemakan sumber daya. +i sepan"ang tahapan temuan-temuan audit, penting bagi auditor internal untuk tetap fokus menyediakan akti#itas-akti#itas dan "asa-"asa bernilai tinggi. ". Signifikansi Temuan Audit
1. Temuan-temuan Tidak !ignifikan Temuan yang tidak signifikan (insignificant findings) adalah semacam kesalahan klerikal yang dialami semua organisasi yang tidak memerlukan tindakan formal. +alam kenyataannya, memasukkan temuan seperti ini kedalam laporan audit formal akan men"adi tidak produktif karena akan mengaburkan temuan signifikan yang sebenarnya pada laporan, yang mengimplikasikan bahwa auditor internal tidak dapat melihat perbedaan antara setitik noda dengan noda yang menyebar.
2. Temuan-temuan ecil Temuan-temuan kecil (minor findings) perlu dilaporkan karena bukan sematamata kesalah manusiawi yang bersifat acak. 0ika tidak diperbaiki, maka akan berlan"ut
sehingga merugikan dan walaupun tidak menggangu tu"uan operasi organisasi, namun cukup signifikan untuk diperhatikan oleh mana"emen. eberapa temuan kecil lebihh baik dilaporkan dalam surat kepada mana"emen (Management Letter). 3. Temuan-temuan esar Temuan-temuan besar (major findings) adalah temuan yang akan mengahalangi tu"uan utama suatu organisasi atau suatu unit dalam organisasi. !istem kontrol yang lemah yang bisa atau akan mengakibatkan kesalahan pembayaran yang akan mencerminkan kelemahan yang bisa menghalangi departemen mencapai tu"uan utamanya. leh karen aitu, hal ini merupakan temuan audit yang besar dan harus dilaporkan. F. "#emen-e#emen Temuan Audit
elayakan
tindakan
yang
mereka
lakukan
paling
baik
diukur
dengan
membandingkannya dengan beberapa kriteria. !ama halnya dengan pengembangan temuan audit. 0ika temuan yang dikembangkan memenuhi semua standar audit dapat diterima, maka temuan tersebut akan men"adi logis, wa"ar, dan meyakinkan. Temuan tersebut akan memberi stimulus untuk memoti#asi tindakan perbaikan. 0ika ada yang hilang dari temuan yang dilaporkan, maka temuan tersebut bisa dipertentangkan dan berakibat pada tindakan yang tidak menyenangkan atau bahkan tidak ada tindakan sama sekali. ebanyakan temuan audit harus mencakup elemen-elemen tertentu, termasuk di dalamnya latar belakang, kriteria, kondisi, penyebab, dampak, kesimpulan, dan rekomendasi. !etiap temuan audit yang mencakup elemen-elemen ini, baik eksplisit maupun implisit, akan men"adi argumen yang kuat untuk dilakukannya tindakan perbaikan. %lemen-elemen temuan adalah sebagai berikut. $. %riteria
engembangan temuan audit harus mencakup dua elemen penting dalam konsep kriteria: a. Tu"uan dan sasaran, dapat mencakup standar-standar operasi yang mencerminkan apa yang diinginkan mana"emen untuk dicapai oleh operasi yang diaudit. b. ualitas pencapaian. Tidak memahami saran atau tu"uan operasi bagaikan menilai patung dengan matu tertutup. Mungkin sa"a dilakukan penilaian atas bagian yang dipegang, namun
konteksnya tidak tepat. +alam mengembangkan temuan audit, auditor internal harus dengan "elas melihat dan memahami gambaran keseluruhan, serta bagian lainnya. !tandar-standar operasi mungkin sudah ada di beberapa bidang organisasi. Misalnya mana"emen bisa menyatakan bahwa tingkat penolakan produk-produk tertentu tidak boleh melebihi 24. Tetapi sebelum menerima standar ini, auditor internal harus menilai #aliditasnya. +asar penentuan standar mungkin harus diteliti ulang dan auditor mungkin ingin membandingkan standar dengan organisasiorganisasi srupa dan memeriksa kewa"arannya dalam memenuhi sasaran-sasaran perusahaan. &. %ondisi
5stilah kondisi mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulakn melalui obser#asi, penga"uan pertanyaan, analisis, #erifikasi, dan in#estigasi yang dilakukan auditor internal. ondisi merupakan ktaondisi harus mampu menghadapi serangan apapun. ondisi "uga harus mencerminkan total populasi atau sistem yang ditelaah, atau dalam kasus terpisah, harus merupakan kelemahan yang signifikan. lien harus menyepakati fakta-fakta yang disa"ikan meskipun mereka bisa sa"a memperselisihkan signifikansi yang dilekatkan auditor pada temuan-temuan tersebut. '. Penyea
enyebab men"elaskan mengapa ter"adi de#iasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran tercapai, dan mengapa tu"uan tidak terpenuhi. 5dentifikasi penyebab merupakan hal penting untuk memperbaikinya. !etiap temuan audit dapat ditelusuri penyimpangannya dari apa yang diharapkan. Masalah dapat diatasi hanya "ika penyimpangan ini diidentifikasi dan penyebabnya diketahui.
(. Dampak
6ntuk temuan-temuan keekonomisan dan efisiensi, dampak biasanya diukur dalam dolar atau rupiah. +alam temuan-temuan efekti#itas, dampak biasanya meupakan ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir yang diinginkan atau
diwa"ibkan. +ampak adalah hal yang membuat yakin dan sangat diperlukan untuk suatu temuan audit. 0ika tidak disa"ikan ke mana"emen dengan memadai maka kecil kemungkinannya akan diambil indak perbaikan. ). %esimpu#an
esimpulan (conclusion) harus ditun"ang oleh fakta-fakta* namun harus merupakan pertimbangan professional, bukan berisi rincian yang tidak perlu. +alam membuat kesimpulan, auditor internal "elas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi. 0ika auditor internal secara konsisten menya"ikan kesimpulan yang bisa menghasilkan kiner"a yang baru dan tingkatan kiner"a yang lebih
tinggi,
menguranggi
biaya
dan
meningkatkan
kualitas
ptroduksi,
menghilangkam 7eker"aan yang tidak dibutuhkan, mendayagunakan kekuatan teknologi, meningkatkan kepuasan pelanggan, merningkatkan "asa, dan meningkatkan posisi kompetitif organisasi, maka audit internal "elas bernilai. esimpulan dapat menekankan pemahaman auditor atas usaha organisasi dan hibungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan. *. +ekomendasi
8ekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin dipertimbangkan mana"emen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah dan untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol. 8ekomendasi harus positif dan bersifat spesifik. 8ekomendasi "uga harus mengidentifikasi siapa yang akan terbaik. kan tetapi rekomendasi audit membawa bibit-bibit bahaya. 0ika mana"emen diberi tahu mengenai tindakan yang direkomendasikan auditor, maka tindakan tersebut bisa berbalik merugikan auditor. Mengidentifikasi kondisi yang tidak memuaskan adalah tanggung "awab audit. Memperbaikinya merupakan tanggung "awab mana"emen.
,. Pencatatan dan Pe#aporan Temuan Audit
Tidak setiap kelemahan yang ditemukan auditor internal harus dilaporkan. eberapa kelemahan bersifat kecil dan tidak membutuhkan perhatian mana"emen. !emua temuan audit yang bisa dilaporkan haruslah:
1. 9ukup signifikan agar dapat dilaporkan ke mana"emen. 2. +idokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai, kompeten, dan rele#an. 3. !ecara ob"ektif dibuat tanpa bias atau prasangka. . 8ele#an dengan masalah-masalah yang ada. $. 9ukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan. arakteristik ini akan diinterpretasikan secara sub"ektif. pa yang dianggapa sebagai kelemahan signifikan bagi satu indi#idu bisa "adi tidak dianggap signifikan bagi yang lain. ata-kata seperti ob"ektif, meyakinkan, wa"ar, dan logis memiliki konotasi yang berbeda bagi orang yang berbeda. engu"iannya adalah untuk memproyeksikan bagaimana kelemahan-kelemahan tersebut akan diperhatikan oleh orang yang memiliki sifat wa"ar dan berhahti-hati pada kondisi-kondisi yang serupa.
H. Pencatatan Temuan Audit Auditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah sepenuhnya mempertimbangkan elemen-elemen
temuan audit
bisa
mengandalkan pada suatu bentuk laporan atau sarana lainnya agar mereka tetap bisa menelusurinya. Laporan tersebut juga bisa menjadi sarana bagi penyelia audit guna menentukan apakah semua langkah yang diperlukan untuk menghasilkan temuan audit yang dikembangkan dengan baik telah diambil. Laporan Pencatatan Temuan Audit (Record of Audit Findings-RAF) memberikan feksibilitas karena RAF bisa diurutkan atau diurut ulang untuk memasilitasi pelaporan ormal. Laporan tersebut juga memberikan auan untuk pembahasan! karena menakup kebanyakan inormasi yang dibutuhkan dalam satu lembar untuk menjelaskan masalah. Laporan tersebut juga berungsi sebagai pedoman untuk mengingatkan auditor semua yang diperlukan untuk memperoleh inormasi untuk temuan yang dibuat seara mendalam. RAF juga harus diselesaikan di lapangan sehingga setiap elemen yang hilang atau tidak lengkap bisa diperbaiki tanpa membutuhkan kunjungan ulang ke tempat yang diaudit.
I. Keahlian Komunikasi Laporan ringkas sekali pun! seperti yang tampak pada RAF harus ditulis dengan baik! dan masalah-masalah harus dide"nisikan dengan jelas mnenggunakan istilah-istilah yang singkat! padat! dan tepat. #ika dimungkinkan! bahasa RAF harus diekspresikan dalam nada yang positi! dan istilah-istilah yang mendorong reaksi emosional atau deensi harus dihindari. $entu saja! sikap yang sama juga harus ditampilkan dalam komunikasi %erbal sehari-hari dsan presentasi interim hasil-hasil audit. &ada saat yang sama! auditor terkadang harus terlibat dalam masalah yang sensitit dan negati. 'asalah-masalah kontrol serius! keurangan! atau tindakan-tindakan ilegal harus selalu dipandang sebagai berita
buruk!
terlepas
dari
kemampuan
komunikasi
auditor
atau
objekti%itas RAF.
J. Penelaahan Pengawasan uper%isi audit tetap merupakan kontrol kuni atas pengembangan proeisonal temuan-temuan audit. etiap temuan yang dapat dilaporkan harus melewati penelaahan pengawasan yang ketat! baik seara manual maupun elektronik! dan penelaahan tersebut haruys dibuktikan dengan tanda tangan peneyelia atau indikasi persetujuan elektronik. $idak ada yang begitu mengurangi kredibilitas akti%itas audit internal selain temuan yang tidak dibuat dengan mendalam sehingga mudah diserang. ebuah temuan audit seara de"nisi merupakan sebuah kritik. 'ekanisme bertahan alami atas kritik-kritik tersebut sering kali dengan segera menghasilkan serangan terhadap kritik tersebut. leh karena itu! temuan audit harus mengatasi kritik.
%. Me#aporkan Temuan Audit
/ormat pelaporan ini menekankan pada kelemahan-kelemahan. elaporan ini menawarkan manfaat dari pelaporan segera setelah peker"aan lapangan diselesaikan, tetapi apa yang diperoleh dari pelaporan yang cepat bisa "adi sia-sia bila hubungan auditor-klien tidak menguntungkan. uditor bisa berada pada posisi memberikan kritik atau celaan, bukan sebagai pengamat ob"ektif yang memerhatikan sisi baik maupun sisi buruk. +ampak yang
tidak menguntungkan ini dapat diseimbangkan oleh keseluruhan tanggapan yang ob"ektif pada ringkasan eksekutif. al tersebut "uga dapat dinetralkan dengan pembahasan interim mengenai 8/ dengan klien. !. Tindak !anut
elum ada kesepakatan mengenai tanggung "awab auditor sehubungan dengan tindak lan"ut. eberapa penulis dan praktisi berpendapat bahwa auditor internal mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan terserah pada mana"emen untuk mengambil tindakan perbaikan, menentukan kecukupannya, dan mengawasi efekti#itasnya. ;amun, pandangan ini tidak konsisten dengan deskripsi yang lebih luas mengenai tanggung "awab audit internal sebagaimana dinyatakan dalam pembukaan Standar . udit internal merupakan akti#itas pemberian keyakinan yang independen, ob"ektif dan akti#itas konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. M. %ecukupan Tindakan Peraikan
Temuan-temuan audit dan tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikannya memiliki banyak #ariasi bentuk dan ukuran sehingga tidak ada aturan kaku bagi kelayakan tindakan perbaikan yang bisa diterapkan di segala situasi. !ecara umum, tindakan perbaikan seharusnya: 1. 2. 3. *.
8esponsif terhadap kelemahan yang dilaporkan
