DELMY ARACELY HERNÁNDEZ MELGAR
Informe de Práctica Administrativa para Graduación de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa Asesora: Licda. Olga Leticia Martínez Duarte Revisor: Lic.: Mario Josué Lima
Universidad de San Carlos de Guatemala Centro Universitario de Sur Oriente -CUNSURORICarrera de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa
Jalapa, octubre 2014 1
ÍNDICE Contenido
Páginas
INTRODUCCIÓN
i
JUSTIFICACIÓN
ii
CAPÍTULO I: PLAN GENERAL DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 1.1.Identificación
1
1.2.Objetivos Generales
1
1.3.Observación y Diagnóstico
1
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 2.1. Administración
8
2.2. Administración Pública
8
2.3. Administración Privada
9
2.4. Administración Educativa
9
2.5. Etapas de la Administración
10
2.6. Principio de la Administración Según Henry Fayol
12
2.7. Principios de Frederick Taylor
15
2.8. Registros y Controles
16
2
CAPÍTULO III: ETAPAS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 3.1. Sección I: Etapa de Diagnóstico Institucional
21
3.1.1. Información General de la Institución
21
3.1.2. Infraestructura
27
3.1.3. Situación interna
28
3.1.4. Situación Externa
32
3.2. Sección II: Asistencia Técnica Administrativa
36
3.2.1. Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato
36
3.2.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia
38
3.2.3. Descripción de actividades para mejora de la institución
39
3.2.4. Control del logro de actividades durante las cuarenta horas
40
3.2.5. Descripción de nuevos conocimientos profesionales adquiridos en el área administrativa
40
3.2.6. Cronograma de Actividades del Desarrollo Asistencia Técnica
40
3.2.7. Evaluación
41
3.3. Sección III: Práctica Directa Administrativa
42
3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato
42
3.3.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia
50
3.3.3. Aportes Administrativos Brindados a la Institución
52
3.3.4. Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la Administración Educativa
52
3.3.5. Cronograma de Actividades de la Práctica Administrativa
53
3.3.6. Evaluación de los Objetivos Previstos en la Etapa
55
3.3.7. Evaluación Critica de la Práctica Administrativa
55
3
CAPÍTULO IV: SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA 4.1. Etapa Diagnóstica Institucional
56
4.2. Etapa de Asistencia Técnica
57
4.3. Práctica Directa Administrativa.
58
CONCLUSIONES
iii
RECOMENDACIONES
iv
LISTA DE REFERENCIAS
v
4
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE SUR ORIENTE CARRERA DE PROFESORADO EN ENSEÑANZA MEDIA Y TECNICO EN ADMINISTRACION EDUCATIVA Lic. Carlos Alvarado Cerezo Rector Magnifico HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO Lic. Otto René Solís Méndez Presidente Lic. Héctor Hugo Lima Conde Secretario Dr. Carlos Enrique Saavedra Vélez Representante Docentes Lic. Diego José Montenegro López Representante Docentes
Erickson Javier Gonzales Lemus Representante Estudiantil Lic. Zoot. Álvaro Romeo Orellana Barrera Coordinador Académico Licda. Cecilia Isabel Aguirre Lucero Coordinador de Carrera 5
Este trabajo es presentado por el autor, quien es el responsable del contenido de dicho informe como proceso de Práctica Administrativa previo a optar el título de Profesor de Enseñanza Media en Pedagogía y Técnico en Administración Educativa.
Jalapa, octubre 2014 6
DEDICATORIA
A DIOS: Por ser nuestro creador de todas las cosas el que me ha dado la fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado por eso con toda humildad dedico primeramente a Dios , por haberme dado la sabiduría, que me permitió la vida y la oportunidad de llevar a cabo los estudios de preparación profesional guiándome por el buen camino.
A MIS PADRES: Para mis padres Felipe de Jesús Hernández, Ana Dolores del Carmen Melgar, Por esos sabios consejos que durante mi vida me han brindado, los cuales llevo siempre en mi mente y corazón, para ser de mí una mejor persona.
A MI ESPOSO A mí amado esposo, Nery David Lemus Fuentes por su apoyo y ánimo que me brinda día con día para alcanzar nuevas metas, tanto profesionales como personales por su sacrificio y esfuerzo y por creer en mi capacidad aunque hemos pasado momentos difíciles siempre ha estado brindándome su cariño comprensión y amor.
A MIS HIJOS: A mis amados hijos David Fernando Lemus Hernández, Dominick Eduardo Lemus Hernández por ser mi fuente de motivación e inspiración, para poder superarme cada día más y así poder luchar para que la vida nos depare un futuro mejor.
7
A MIS HERMANOS: Por estar siempre presentes, acompañándome para darme ánimos de seguir adelante y de poder realizar mis sueños, a Zulma Yadira Hernández Melgar Mayra Yojana Hernández Melgar, Edin Felipe Hernández Melgar y Arlyn Carolina Hernández Melgar, por sus palabras de aliento no me dejaban decaer para que siguiera adelante y siempre sea perseverante y cumpla con mis ideales.
A MIS COMPAÑEROS: Quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegrías y tristezas. Por apoyarme moralmente en el proceso académico.
A LOS DOCENTES: Por las enseñanzas que me brindaron como base fundamental para mi desarrollo intelectual, logrando que desde las aulas logrará un aprendizaje personal y a la vez enfocado en el desarrollo de la formación académica
A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Y AL CENTRO UNIVERSITARIO DE SUR ORIENTE – CUNSURORI: Por ser la casa de estudio que abrió sus puertas para la enseñanza e iluminación y por llevar a mi persona por el camino del triunfo a un alto nivel académico.
8
INTRODUCCIÓN La Práctica Administrativa constituye el final para el cierre de pensum de la carrera de Profesorado de Enseñanza Media. Los conocimientos que se obtienen sobre la administración educativa durante el proceso de estudio es la herramienta más potente para desarrollar estrategias adaptadas a la sociedad para posteriormente enmarcar los problemas y situaciones que los profesionales de la educación enfrentan cada día. La administración educativa pretende dar al estudiante de pedagogía las técnicas necesarias adaptables a los niveles de adiestramiento para mejorar todos los procesos administrativos que se presentan en un centro educativo. El informe está diseñado en dos secciones, la primera es fundamentación teórica, la segunda abarca la planificación y las diferentes etapas, es la parte esencial por medio de la cual se adquiere la experiencia dentro de los distintos procesos que se llevan a una institución ya sea pública o privada, es totalmente práctica, técnica y abstracta en el ejercicio para una futura profesión. El curso de Práctica Administrativa está compuesta de tres etapas: Diagnóstico Institucional: consiste en observar completamente la infraestructura se realizó en un período de veinte horas puras de trabajo para observar y aplicar instrumentos para recopilar la información necesaria, luego procesar, interpretar y analizar, obteniendo los datos necesarios de la institución con la finalidad de conocer el ambiente y al personal que labora en ella. Asistencia Técnica: en esta etapa se inicia brindando apoyo en algunos de los procesos técnicos y administrativos que tiene a su cargo el jefe inmediato. Práctica Directa: se llevó a cabo en un período de ciento cuarenta horas, se logró desarrollar un plan de acción, ejecutando acciones con responsabilidades y profesionalismo siendo evaluado por el titular de la dependencia.
9i
Es la fase final en la cual se realizan todas las tareas o procesos puramente administrativos que se llevan en la oficina. En el informe aparecen las conclusiones y recomendaciones sobre el proceso realizado, lo anteriormente describo sobre las diferentes etapas administrativas, así como también los respectivos instrumentos y constancias utilizadas que aparecen en los anexos.
10
JUSTIFICACIÓN El curso de la práctica administrativa 524, requiere toda información académica del estudiante Humanista. Como Técnico en administración Educativa, siendo este un proceso que conlleva consiga la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente, rápida y concreta las operaciones de una institución educativa, tanto del sector Privado. La primera Etapa: Diagnóstico Institucional que consistirá en recopilar datos del recurso humano, material y físico de la entidad Educativa. Segunda Etapa: Asistencia Técnica, es el ejercicio operativo de actividades de que se desarrollan en la unidad de trabajo en el cual se pretenderá de muchas actividades en el instituto mencionado. Tercera Etapa: Práctica Directa, En la que se realizará el ejercicio profesional supervisado del área técnico – administrativo con funciones de supervisor Educativo.
11
CAPÍTULO I PLAN GENERAL DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1.1
Identificación
Nombre de la estudiante: Delmy Aracely Hernández Melgar
Carné: 201042272
Sede de la Práctica: Dirección Departamental de Educación, Jalapa Duración: 200 horas (01-02-2013) (19-04-2013)
1.2
Objetivos Generales Elaboración del diagnóstico institucional, se obtiene información necesaria del
proceso administrativo a través de la observación, para poder proseguir con la segunda etapa y auxiliar al asesor jurídico de la institución en las actividades diarias, posteriormente obtener
más conocimientos de manera que me pueda involucrar
directamente dentro de los diversos procesos, para poder continuar con la etapa final y aplicar los principios administrativos en la ejecución de la práctica directa, los cuales son la clave para iniciar un buen desempeño laboral puramente administrativo, aplicado dentro del campo educativo y mejorar mis habilidades y destrezas en beneficio propio.
1.3
Observación y Diagnóstico
1.3.1
Objetivos Específicos Primera Etapa:
Realizar practicas de oficina basadas en la criticidad, analisis y creatividad profesional y las propuestas innovadoras.
Elaborar propuestas didacticas, tareas y evaluaciones, incorporando diversos recursos recursos metodologicos y tecnologicos de la enseñanza aprendizaje.
1.3.2 Metodología Primera Etapa
Analítico: Su aplicación permite determinar con profundidad la extensión que abarca la institución.
12
1.3.3
Técnicas de la Primera Etapa
Técnica Interrogativa: Por medio de su aplicación se obtiene mayor información que se necesitaría para las actividades que realicen dentro de la institución educativa.
1.3.4
Recursos
Humanos:
Director Departamental
Asesor Jurídico
Asistente
Personal técnico y administrativo de la institución
Practicante
Público
Asesora de Practica Físicos
área libre de las instalaciones
oficina
escritorio y silla secretarial
libro de Actas
hojas bond
lapiceros
equipo de Computo
cuaderno de notas
engrapadora
clips
folders
fotocopiadora
archivos sellos
aparato telefónico y fax 13
sobres manila
Guía de la etapa diagnóstica Tecnológicos:
Computadora
Teléfono
Impresora
Memoria USB Financieros: DESCRIPCION
VALOR
TOTAL
Impresiones
Q.30.00
Q.30.00
Gasolina por Semana
Q.80.00
Q.80.00
Total
1.3.5
Logros Esperados
Identificar la importancia de las funciones del administrador educativo. Aportar ideas para mejorar la administración del establecimiento
1.3.6
Q.110.00
Objetivos Específicos Segunda Etapa
Tener excelentes relaciones humanas para poder comprender las situaciones, saber qué hacer, preguntar y resolver de inmediato.
Analizar las funciones y actividades que realiza un administrador educativo.
Analizar el proceso de planeación administrativa desarrollado ejecutando el análisis en la práctica.
1.3.7
Metodología Segunda Etapa:
Inductivo:
Se hace necesaria su aplicación ya que para adquirir un
conocimiento se debe utilizar este método, principiando por las partes más difíciles para llegar a los casos particulares. 14
Deductivo: Se hace necesaria su aplicación en caso específico para realizar lo más fácil y llegar así a los casos particulares.
1.3.8
Técnicas Segunda Etapa
Investigación cada elemento objeto que nos pudiera servir para presentar correctamente el informe.
Dialogo es el elemento esencial para dialogar dentro de dos o más personas para adquirir nuevos conocimientos en el proceso administrativo
Observación tiene el propósito de adentrarse en profundidad en situaciones sociales y mantener el rol activo.
1.3.9
Recursos
Humanos:
Director Departamental
Coordinadora Técnica Administrativa
Público
Personal técnico y administrativo de la institución
Practicante Catedrática Asesora. Físicos:
oficina
área libre de las instalaciones
equipo de computo
cañonera
libro de actas
hojas bond
lapiceros
folder Guía de la etapa diagnóstica
fotocopiadora 15
escritorio y silla secretarial
archivos
sellos
librera
aparato telefónico y fax
escáner
sobres manila
computadora laptop Tecnológicos:
Computadora
Cañonera
Impresora
Memoria USB
Teléfono Financieros: DESCRIPCION 1. Impresiones 2. Gasolina
VALOR
TOTAL
Q.30.00
Q.30.00
por Q.160.00
Q.160.00
Semana Total
Q.190.00
1.3.10 Logros Esperados
Apoyar en todas las actividades posibles de beneficio a la administración de la institución.
Colaborar en la ejecución de procesos administrativos asignadas por la Coordinadora Técnica Administrativa de la DIDEDUC de Jalapa. 16
1.3.11 Objetivos Específicos Tercera Etapa
Aplicar los principios administrativos necesarios en la ejecución de las actividades.
Adquirir conocimientos de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de la institución donde se realiza la práctica.
1.3.12 Metodología Tercera Etapa
Analítico: Es necesaria su aplicación, porque cuando más se analiza se obtienen mejores resultados.
Deductivo:
Al obtener el conocimiento general se logra con más facilidad lo
particular a lo general.
Interrogativo: Por medio de su aplicación se obtiene mayor información que se necesitaría para las actividades que realicen dentro de la institución educativa.
1.3.13 Técnicas Tercera Etapa
Redacción: a través de su aplicación elaboración de documentos oficiales, actas, conocimientos, etc.
Anotaciones: Tomando nota de la información necesaria para la elaboración de documentos administrativos.
1.3.14 Recursos Humanos
Director Departamental
Coordinadora Técnica Administrativa
Público
Personal técnico y administrativo de la institución
Practicante
Catedrática Asesora. Físicos:
Oficina 17
Área libre de las instalaciones
Escritorio y silla secretarial
Libro de actas
Hojas bond, Lapiceros
Clips
Folders
Guía de la etapa diagnostica
Fotocopiadora Librera
Tecnológicos:
Computadora
Cañonera
Impresora
Memoria USB
Teléfono Financieros: DESCRIPCION 1. Impresiones 2. Gasolina
VALOR
TOTAL
Q.30.00
Q.30.00
por Q.160.00
Q.160.00
Semana Total
Q.190.00
1.3.15 Logros Esperados
Aplicar los principios administrativos en el desempeño de las tres etapas de la práctica administrativa.
Brindar principios administrativos necesarios en la ejecución de las actividades. 18
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 2.1
Administración “Se puede definir como el acto por medio del cual una persona planifica, organiza,
coordina, dirige y controla una actividad para obtener así el éxito esperado”(Consejo
Editorial, 2012, pág. 1) La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Todo esto se realiza con las personas y medios idóneos para cada actividad, coordinados de tal manera que al utilizar todos estos recursos correctamente, se puedan alcanzar los objetivos propuestos para ésta organización es en general nuestro tiempo y bienes en forma equitativa y actividades con el propósito de lograr los objetivos y metas en la vida educativa.
2.2
Administración Pública “Administración Pública es la aplicación y la observancia de la política
gubernamental, la cual ha sido elaborada para autoridades competentes y eficientes, y por lo tanto, a ella le competen los problemas, poderes, organización y técnicas que llevan relacionadas las leyes políticas formuladas por las dependencias administrativas correspondientes . Consejo Editorial (2012, pág. 63) ”
La Administración Pública es la que sumerge al estado a través de sus instituciones se acerca e interactúa con los ciudadanos y desarrolla actividades de regulación, promoción y protección, a fin de garantizar el mayor grado posible de bienestar a la población. Para llevar adelante estas actividades es necesario contar con instituciones estructuradas y con capacidades que garanticen el máximo desempeño de sus funciones, y así lograr un mejor control de las organizaciones y técnicas que están relacionas con las leyes del estado.
19
En esta forma la administración pública puede ser de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, militar, entre otras.
2.3
Administración Privada “Es el tipo de administración ejercida por las organizaciones particulares, este tipo
de administración adquiere sus propias normas, reglas, reglamentos, sus decisiones son tomadas en reuniones generales de consejos o bien los miembros quienes tienen a su cargo la administración”. (Consejo Editorial, 2012, pág. 52)
La administración Privada es un sistema de reglamentos y normas de la organización distinguida en el desarrollo socioeconómico de un país por lo cual, es la que se especializa en el desarrollo de las utilidades particulares de los bienes o servicios, dando como resultado un beneficio para su organismo. Es decir que la administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados del bien común. La administración privada está vinculada con la pública ya que está siempre podrá cumplir con sus atribuciones, facultades o encomiendas mediante el caudal de recursos
2.4
Administración Educativa “Es la parte de la administración pública encargada del que hacer educativo. Son
las Direcciones Departamentales, las dependencias, quienes se encargan de la implementación de las políticas educativas para dicho departamento, tiene funciones normativas, asesoría, planificación, ejecución, evaluación y seguimiento de todos ”. Sosa Mendoza (1995, pág. 35), Las administraciones educativas están obligadas a ser responsables y sostenibles, es decir, deben contar con principios bien definidos y aplicables, pues las mismas sostienen un sin número de relaciones y su producto, El docente administrador debe poseer y manejar ciertas aptitudes; debe dirigir con liderazgo, autoridad y capacidad asesora, con un sentido autogestionario; hacer uso óptimo del tiempo dedicado a los aprendizajes y de los recursos humanos, físicos, y materiales. El personal encargado de 20
dirigir una estancia educativa en cualquiera de los niveles y modalidades de la educación, está obligado a emplear diversas técnicas administrativas para liderar y optimizar el control interno de la institución
2.5
Etapas de la Administración Según las definiciones de Consejo Editorial (2012, pág.) enfoca Las fases del
Proceso Administrativo. 2.5.1
Planificación La investigación científica y la prognosis que constituye el fundamento del
proceso administrativo para la previsión den actividades futuras, es decir de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo. La planeación se rige como puente entre el punto donde las personas se encuentran y aquel a dónde quieren ir, lo cual implica partir de una situación dada, al estado, la empresa o la institución, lo que determina objetivos, fijar metas, adoptar políticas e identificar estrategias para movilizarse hacia una situación deseada, dentro de un cierto tiempo, en función de los recursos de que se dispone. 2.5.2
Organización
Esta fase consiste, en el ordenamiento lógico de todos los componentes que intervienen en el proceso de la producción de bienes y servicios, determinando roles y funciones del estado, empresa, instituciones y dependencias y de cada uno de los elementos humanos que intervendrán en la ejecución. De igual manera se procede con los recursos naturales, recursos de capital y los recursos tecnológicos. 2.5.3
Ejecución
En esta fase se contempla todo lo relacionado con la realización de los planes, teniendo en cuenta la estructura organizativa y de recursos dispuesta para tal fin. La ejecución está íntimamente relacionada con los estilos de dirección de la empresa, incluye además la motivación, el compromiso, el liderazgo de sus actores, la ética 21
para el cumplimiento cabal de las funciones, y el sistema general de comunicación que en ella se practica. 2.5.4
Dirección
Es la técnica de conducir las actividades de los integrantes de una administración con principios formales y humanos, dando mayor importancia al liderazgo y a las buenas relaciones humanas, para alcanzar los objetivos en base al convencimiento y a la participación del grupo. Esta fase también toma en cuenta la toma de decisiones que afectan todo el proceso de producción de servicios y bienes. 2.5.5
Control
Es una actividad continua y permanente en todas las actividades; suministra información, establece metas, comprueba planes y decisiones tomadas, con el fin de que cada cual conozca sus responsabilidades, autoevalué sus realizaciones y tome la acción correctiva. En esta fase también se integran las funciones de supervisión y evaluación para mantener la dirección del proceso, mediante la asistencia permanente (asesoría), y por la que se comprueba el avance del proceso mismo de la calidad de producción y productividad de servicios. La evaluación es parte de todo el proceso: se evalúa cada una de las fases del práctica, y como un todo. (Pág. 13)
Las etapas la administración, es un conjunto de fases sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. La Planeación Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización. Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. 22
Ejecución es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación, dirección ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación. Control es la evaluación y medición de la ejecución, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
2.6
Principios de Administración según Hernry Fayol Los principios propuestos por Henry Fayol, que han sido aplicados con resultados
positivos, Consejo Editorial (2012), Informa sobre: 2.6.1
División de Trabajo:
Significa dar a cada persona la actividad según la actividad laboral que tenga. 2.6.2
Autoridad
Es la autoridad que tendrá a su cargo el administrador así como la responsabilidad de asumir la consecuencia a cada decisión que se vea obligado a bien tomar. 2.6.3
Disciplina
Es la habilidad que debe poseer el administrador para obtener obediencia y la exitosa ejecución de las tareas asignadas. Es importante contar con un administrador responsable y respetuoso por los empleados y políticas de la empresa. 2.6.4
Unidad de mando
Es la habilidad que existirá dentro de la empresa para que no se dé la duplicidad de mando. Que los empleados reciban órdenes de un solo superior jerárquico, para que no exista confrontación de mando.
23
2.6.5
Unidad de dirección
Se refiere a la dirección y a la utilización del mismo plan que debe realizar el grupo de personas que tendrán a su cargo la ejecución de la actividad planteada. 2.6.6
Subordinación del interés particular sobre el general
La finalidad es servir de mediador entre los intereses de los involucrados.
2.6.7 Remuneración Se refiere a la cantidad monetaria que recibirá el trabajador a cambio de su trabajo, este debe ser justo de acuerdo a las necesidades de los subordinados. 2.6.8
Centralización
Se refiere a la concentración de ideas, planes y programas los cuales serán dirigidos por una persona quien se le llamará administrador o dirigente de la actividad. 2.6.9
Jerarquía
Se refiere a la cadena de autoridad la cual dará inicio desde el superior jerárquico y finalizará con el rango más bajo dentro de la organización. 2.6.10 Orden Se refiere al cuidado que debe existir al elegir al personal que estará a cargo dentro de la organización ya que esto facilitará la eficiencia y eficacia en la ejecución del plan. 2.6.11 Equidad Se refiere a la igualdad de intereses que debe existir entre los trabajadores, ya que esto debe ser justo y ecuánime para no crear un clima organizacional de mala calidad.
24
2.6.12 Estabilidad de empleo Es una decisión que debe tomar con cautela ya que es un factor que al realizar en forma constante crearía inestabilidad dentro de la organización.
2.6.13 Iniciativa Cuando el superior jerárquico le permite al trabajador hacer uso de este principio puede obtener grandes resultados, y esto genere trabajo en equipo y participación activa del trabajador lo cual dará como resultado identificación plena y fidelidad dentro de la organización. 2.6.14 Espíritu de grupo Se obtiene al tener buena comunicación con el grupo de trabajo ya que mientras más comunicación exista menor error se tiende a cometer. (Pág. 22) Henry Fayol, se enfocó en la persona que labora dentro de una institución, divide sus estudios en 14 principios en la administración, estos principios son: división del trabajo, es la especialización que tiene cada trabajador en las diferentes áreas; autoridad. El gerente es la autoridad con derecho de dar órdenes , disciplina, obediencia, dedicación, energía, unidad de mando, determina que lo subordinados recibirán ordenes; unidad de dirección, enfatiza asignar un jefe a un grupo o área determinada; subordinación del interés particular sobre el general, la empresa debe prevalecer ante los particulares; remuneración, señala una paga justa para los empleados; centralización, define que la administración debe estar a cargo de un solo administrador o gerente; jerarquía, que señala el respeto de la línea de autoridad y jerarquía; orden, cada cosa debe estar en su lugar. Estos principios son de gran utilidad ya que son la base fundamental para el éxito en el ámbito laboral. 25
2.7 Principios de Administración Según Frederik Taylor Taylor (1998), fijo sus estudios en la prosperidad del empleado, afirmando cuatro principios, según los describe Rodas y Rodas. 2.7.1
Planeamiento
Se debe sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación y la actuación empírico-practica, por los métodos basados en procedimientos científicos, o sea que se debe sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la planeación del método. 2.7.2
Preparación
Se debe seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir mejor. También se debe preparar las maquinas y los equipos de producción, así como la distribución física y la disposición racional de las herramientas y materiales. 2.7.3
Control
Debe controlarse el trabajo para certificar que el mismo es ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. 2.7.4
Ejecución
Se debe distribuir las atribuciones y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea disciplinada. (pág. 7) Los cuatro principios de Frederick Taylor, se orientan concretamente a lograr con mayor eficiencia el trabajo a través de métodos y racionalización. Taylor se refería a su trabajo como “Administración de tareas”. sería la manera más eficiente de lograr
los objetivos de la organización, estos principios son: Planeación, en donde hace énfasis en que toda actividad debe ser planeada, evitando la improvisación; preparación, se refiera a la selección cuidadosa de los trabajadores, preparándolos según sus aptitudes para realizar un trabajo de calidad; control, afirmando que es 26
necesario controlar que el trabajo se esté realizando según lo planeado y por último el principio de ejecución, que se basa en la distribución de las tareas y responsabilidades para la realización de las actividades asignadas.
2.8 Registros y Controles Los instrumentos administrativos utilizados para la realización de la práctica administrativa, son generalmente documentos de correspondencia oficial, los cuales son utilizados, correctamente y con precisión. Entre ellos se pueden mencionar: 2.8.1
Oficio
“Es un instrumento oficial por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o
a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. Cuando en el oficio se tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafos distintos cada uno, porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo”. (Cardona 2004,) Es un instrumento Oficial por medio del cual se puede, solicitar o rendir informes, transmitir disposiciones u órdenes.
Se debe identificar con el número de oficio y la unidad que lo emite, además de consignar a qué personal va dirigido. Este documento puede contener información que se desee comunicar, desde la Unidad o del Ministerio de Educación.
Los elementos que lo conforman, Número de oficio y referencia, Lugar y fecha, Destinatario, Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio, Vocativo, Contenido ó cuerpo del oficio, Despedida.
27
2.8.2
Acta
“Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que
contiene descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado. Se aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del historial de una institución”. (Cardona 2004, pág. 14)
El acta es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. En ella se deben incluir aspectos que se consideren importantes, la redacción de la información se hace por medio de cláusulas, que es donde se incluyen todos los puntos relevantes; es un documento legal que respalda a la institución pues en ella firman todos los que han intervenido para la realización de la misma. 2.8.3
Conocimiento
“Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o
entregado alguna cosa. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos”. (Cardona, 2004, pág. 15) Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o entregado alguna cosa. El uso de este documento es de suma importancia dentro de una institución, se hace constar el envío o recibo de alguna papelería, alguna llamada de atención, la entrega de algún material o alguna situación que no debe ser olvidada.
Es necesario consignar el nombre de la dependencia o persona quien envía, así como quien recibe y detallar el asunto.
28
2.8.4
Circular
“Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones
reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados. Se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto”. (Cardona 2004, pág. 16)
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a sus subordinados la aplicación de la circular se utiliza específicamente para brindar información colectiva acerca de un determinado tema o asunto. 2.8.5
Dictamen
“Se srcina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales
aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en la cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha pedido opinión sobre un asunto” (Cardona, 2004, pág. 16).
Se srcina de una provincia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en la cual puede basarse el superior para determinar decidir. Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata. Por lo general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha pedido opinión sobre un asunto. 2.8.6
Resolución
“Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos
los datos, de haberse formado un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos
29
aún pueden interponerse recursos. Se redacta en forma clara, precisa y sin ambigüedades” (Cardona, 2004, pág. 17): La resolución es un asunto que se resuelve después de una reunión con este documento se le da conclusión a algún caso, después de haberlo estudiado a fondo, debiendo haber tomado en cuenta todos los factores que interfirieron en el mismo, por medio de este se conocen sus antecedentes y consecuencias del caso para poder determinar cuál es la solución más viable se debe acatarse la disposición que en ella se especifique elementos que conforman una resolución. 2.8.7 Expediente “Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, en el cual constan las
gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las autoridades competentes. Toda solicitud inicia con la presentación de un expediente, ya que para poder optar a un cargo, la oficina administrativa tendrá que informarse por medio de este conjunto de documentos”. (Cardona 2004, pág. 19)
En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa documentos de carácter internos como procedentes de otros organismos o de particulares documentos externos de alguna información dada, generalmente son documentos legales que se utilizan para un currículo o historial de algún asunto. Un expediente debe contener los documentos srcinales o en su efecto que las copias, sean autenticadas por la autoridad competente, para su validez. Las partes que lo conforman solicitud con el nombre, apellido, dirección y medio preferente área recibir notificación hechos, razones y petición que se dirige a la
30
administración lugar, fecha y firma e identificación del órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige. 2.8.8 Plan Operativo Anual POA “Es la visión de lo que se pretende desarrollar o producir, conforme al marco
normativo que regula su organización interna, como los fines de la educación y políticas de la organización, con los elementos específicos de la planificación administrativa educativa. El propósito de este informe como modelo de matriz, es darle alto grado de dirección al desarrollo administrativo y funcional de la organización, durante un periodo”. Según Cardona (2004, pág. 21)
El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la institución, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad así también se manifiesta la misión, visión y metas de la institución.
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CAPÍTULO III ETAPAS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 3.1. Sección I: Diagnóstico Institucional 3.1.1 Información General de la Institución
Nombre de la institución: Dirección Departamental de Educación, Jalapa
Dirección: 3ra. Av. 1-81 Barrio La Esperanza, Jalapa Figura 1, Croquis
Fuente: Estudiantes de Práctica Administrativa CUNSURORI
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Visión Ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral y cuya conducta se fundamente siempre en principios, valores y convicciones.
Misión Somos una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, comprometida con una Guatemala mejor y que aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda.
Reseña Histórica En el año 1980 y hasta 1983 el Supervisor es denominado director de zonal, ejerció jerarquía sobre los directores de los centros educativos. En el año de 1983, el director zonal, pasa a sumir la función de supervisor de educación, cuyas funciones estuvieron centradas en el aspecto técnico-curricular. A partir de 1984, el asesor supervisor de educación, asume dicha función de manera más abierta a todos los agentes educativos y al servicio de todas aquellas personas, organismos e instituciones interesadas en el desempeño de la labor educativa en este periodo la supervisión es comprendida como un recurso ofrecido al cuerpo docente y administrativo. Hasta junio de 1991, funcionó como Supervisión Departamental de Educación, para la administración fueron creados dos distritos educativos 44 y 45 más el área urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito 44 cubría los municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito 45 los municipios de San Pedro Pínula, San Luis Jilotepeque, San Manuel Chaparrón y Monjas. Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales Educativas, una en cada municipio.
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De junio de 1991 a enero de 1997 funcionó como Dirección Departamental de Educación, pero como una extensión de la Dirección Regional con sede en Jutiapa, pues no había sido creado oficialmente la figura de Dirección Departamental. Sin embargo al ser suprimidas, se crearon las Supervisiones Educativas, una en cada municipio, con excepción de Jalapa donde se crearon dos en el nivel primario y pre primario y una en el nivel medio y en el municipio de Monjas donde también fueron creadas dos supervisiones hasta la fecha. De enero de 1997 hasta la fecha, ha funcionado como Dirección Departamental de Educación, según Acuerdo Gubernativo 165-96, siendo su primer Director Departamental en forma Oficial el Lic. Porfirio Aldana. A un inicio su organización constaba de cuatro unidades: Desarrollo Administrativo, Desarrollo Educativo, Planificación y Administración Financiera y Servicio a la Comunidad. Actualmente funciona por departamentos siendo: Departamento Administrativo Financiero, Departamento Técnico Pedagógico, Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa. A la fecha cada uno de los distritos de la Supervisión Educativas o Coordinación Técnica administrativa, cuenta con establecimientos educativos de los niveles Inicial, Preprimaria, Primario, Básico y Diversificado. Los cuales se encuentra distribuidos según la ubicación en los 07 municipios del departamento de Jalapa, por sector oficial o privado, contando con un aproximado de 60 a 100 establecimientos educativos, a los cuales se debe realizar visitas para el monitoreo del personal y las funciones que cada uno desempeña.
Jornadas de atención al publico De lunes a viernes en horario de 8:00 a 16:30 es la jornada de atención al público que tiene esta DIDEDUC pero internamente se trabaja en horas extras hasta de noche y en casos especiales y de mucha urgencia se debe de atender los días sábados de 9:00 a 12:00 horas y aún hasta algunos días domingos. Se les da a 34
los empleados 15 minutos para refaccionar solamente por la mañana y una hora para ir a sus casas a almorzar, siempre sin dejar desatendidas las oficinas y para llenar las expectativas del público se atiende en forma ordenada y clasificada según sea cada caso y la demanda de los mismos.
Personal que Labora en la Institución Administrativa
-
Personal Presupuestado En su mayoría son 78 empleados presupuestados los que laboran en la Dirección Departamental de Educación de Jalapa, los cuales gozan de una gran estabilidad laboral, con todas las prestaciones establecidas por la ley y aún con incentivos internos que les permiten la oportunidad para mejorar sus condiciones económicas, de personalidad y de conocimientos. Esta clase de empleados siempre tienen la oportunidad de participar en la mayoría de capacitaciones, diplomados, becas en el extranjero y estudios de maestrías para la obtención de mejores conocimientos y estar al día con el avance tecnológico y con los diferentes procesos que cada día son implementados por el Ministerio de Educación a nivel nacional.
-
Personal contratado Se cuenta con ocho personas contratadas temporalmente bajo el renglón 021, tres del 022 y 16 del 189. Este personal está expuesto a cualquier cambio de política administrativa, ya que si conviene puede ser contratado cada año o despedido. Esta clase de empleados no gozan de todas las prestaciones, pero si en su mayoría. Estos cuentan con la desventaja de que pueden ser despedidos en cualquier momento por falta de presupuesto en los renglones correspondientes y por faltas cometidas al servicio, ya sean leves o graves, algunos son tomados en cuenta para optar a los ascensos que se puedan dar dentro de determinado tiempo según su calidad y calidez de servicio prestado.
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Población Beneficiada La población beneficiada en el Sector Oficial Distrito 21-01-01 del departamento de Jalapa son 290 docentes, alumnos de los diferentes establecimientos y población jalapaneca, a continuación se detallan los establecimientos beneficiados de la cabecera departamental:
EODP. María Isabel Lima Zapata, JM EODP. Anexa a EOUM. Colonia Linda Vista JM EODP. Anexa a EOUM. Barrio El Porvenir, JM EODP. Para Niñas No.1 EODP. Anexa a EOU. Para niñas Tipo Federación JM EODP. Barrio Chipilapa EODP. Barrio El Porvenir JV CEI-PAIN Barrio El Porvenir CEI-PAIN Colonia Linda Vista EOU. Berta Judith Franco Bonilla JM EOU. Para Varones de Aplicación anexa a INCAV, JM EOUM. Barrio Chipilapa, JM EOU. Para Varones No1., JV EOUM. Barrio El Porvenir, JM EOU. Para Niñas No.1, JM EOU. Para Niñas Tipo Federación Luis Martínez Mont, JM EOU. Para Varones Tipo Federación Luis Martínez Mont, JV EOUM. Colonia Linda Vista, JM EOU. Para Varones El Porvenir, JV EOUM. Colonia Linda Vista, JV Escuela Oficial de adultos Luis Martínez Mont, JN
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3.1.2 Infraestructura
Tipo de Instalaciones Las instalaciones de la dirección departamental de educación están hechas de ladrillo, con repellos pintados adecuadamente, techo de cemento (terraza), puertas de madera color café barnizadas, piso de granito, gradas adecuadas en dos espacios diferentes (uno de lado derecho y uno de lado izquierdo) con sus respectivas escaleras para facilitar el paso de los usuarios, área verde, amplio parqueo propio bajo techo y fuera del edificio para el público y cuenta con sanitarios en todos sus niveles y un espacio adecuado ubicado en el tercer nivel acondicionado específicamente para salón de reuniones tanto para el personal interno como para docentes y otras dependencias que lo soliciten, con capacidad aproximado para 75 personas y un equipo tecnológico. Así mismo se cuenta con una bodega para el resguardo de materiales y equipo de la institución Figura 3. Plano de la Institución
Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013
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3.1.3 Situación Interna Administración
Constitución Política De La República De Guatemala. Todas los ciudadanos de un país, tienen el derecho de recibir una educación de calidad, para lo cual, el estado tiene la obligación de proporcionar y facilitar la misma; no olvidando que ésta debe llegar a todos los habitantes sin discriminación o distinción alguna, otorgando y garantizando libertad de enseñanza y de criterio docente. La educación es una organización que necesita metas que alcanzar y mejorar, pero el fin primordial de la misma es el desarrollo integral de la persona humana, tal como conocer la realidad de nuestro país, cultura nacional e internacional.
Ley de Educación Nacional. En este aspecto vale la pena resaltar la parte filosófica que la Constitución Política de la República le enmarca a la educación nacional, en ella se encierran principios que buscan consolidar el desarrollo humano, proponen la integración de elementos de desarrollo a favor de los hombres y mujeres que busquen una educación pertinente y acorde con las expectativas de la actualidad.
En Guatemala la educación se fundamenta en algunos principios que son:
Es un derecho para toda persona humana o una obligación del Estado.
En el respeto a todas la personas y el cumplimiento de los Derechos Humanos.
Tener al estudiante como el centro del proceso educativo.
Está orientada al perfeccionamiento y al desarrollo integral de la persona a través de un procedimiento gradual y progresivo.
Es un coadyuvante para hacer una sociedad justa y democrática.
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Se realiza en un ambiente multilingüe, multiétnico y pluricultural en función de cada una de las comunidades que la conforman.
Es un proceso humanístico, dinámico, científico, participativo y transformativo.
Decreto No. 14-85. Ley de Dignificación y Catalogación Nacional
del Magisterio
El Decreto 1485 se creó para normar la relación entre los maestros y el Estado, éste contiene principios constitucionales relativos a la dignificación económica, social y cultural del Magisterio Nacional. Este decreto dio gran importancia al Magisterio Nacional ya que en la época de Ubico y Ponce los salarios del magisterio eran entre 7 a 33 quetzales mensuales, los maestros no gozaban de ningún tipo de protección y podrían ser despedidos o trasladados injustamente y contra su voluntad. El Decreto 1485 encierra en su espíritu el bienestar del Magisterio Nacional, sin embargo es importante resaltar que ya cuenta con 75 años en el que se promulgo dicha Ley, aspecto que cada vez más responde menos a los intereses del Magisterio Nacional, vale resaltar que fue en 1996, luego de los Acuerdos de Paz que se empezó a tratar de actualizar dicho decreto
Ley de Servicio Civil de Guatemala La Ley de Servicio Civil es un instrumento legal que regula las relaciones de la Administración Pública con los trabajadores. En el caso del Magisterio Nacional se ha observado que existen algunas dificultades para distinguir en qué casos se va a aplicar la Ley de Servicio Civil y cuando se va a aplicar el Decreto 1485 del Congreso de la República. En el artículo 85 de la Ley de Servicio Civil dice que cuando se dé la situación de los puestos cubiertos por el Decreto 1485 se regirá única y exclusivamente por el Decreto 1485 y únicamente en forma supletoria se aplicará la Ley de Servicio civil.
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La Ley del Servicio Civil se convierte en el documento garante de los derechos de los trabajadores públicos así como la encargada de sancionar las obligaciones que cada uno de los cargos amerita dentro de la Administración Pública.
Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo o
Acuerdo Ministerial No. 1171-2010 Reglamento de Evaluación.
o
Relación de Supervisión Técnico Escolar.
Servicios Servicios (descripción de la calidad de servicios que prestan, personal especializado, mejoras) el personal que labora en la institución cuenta con la capacitación adecuada para cumplir eficientemente sus funciones
Cuadro 1. Aplicación del FODA FORTALEZAS
Cuenta con instalaciones perfectas y mobiliario y equipo adecuado. Existen buenas relaciones entre el personal y el público. Se lleva un estricto control de la disciplina. Se capacita constantemente a los empleados y docentes.
OPORTUNIDADES
Que la franja de supervisión y cada Departamento, cuentan siempre con el apoyo necesario. Que se amplía la cobertura institucional. Que se incrementa el deseo de colaboración y de iniciativa propia. Mejorar la calidad técnica y administrativa con el apoyo de ONGS
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DEBILIDADES
AMENAZAS
No cuenta con edificio propio.
Poco espacio para parqueo de visitantes. Inseguridad Vial.
Cada Supervisor Educativo o CTA, cuenta
con
demasiados
centros
educativos bajo su jurisdicción. No hay suficiente combustible asignado,
Retraso en los procesos asignados.
para realizar el trabajo de campo. El presupuesto asignado no es suficiente para cubrir las demandas de equipo,
Estudiantes expuestos a inclemencias del
infraestructura y mobiliario de los
tiempo con mobiliario y equipo en mal
centros educativos.
estado. Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013.
Análisis del FODA: Por medio de este análisis denominado FODA se evidencia los factores positivos y negativos que influyen en el buen desempeño de las labores administrativas, también se puede determinar que la institución sea sólida en cuanto a su infraestructura, pero lamentablemente le hacen falta algunos recursos que se desearían para un mejor funcionamiento que permita una proyección más eficiente y eficaz para con la comunidad. A través de la aplicación del FODA se establece que existen factores involucrados a la inseguridad de la ubicación del edificio que alberga a la Dirección Departamental, puesto que no es suficiente el parqueo exclusivo para los visitantes y la avenida es muy transitada y estrecha, en caso de existir alguna emergencia, esto provocaría desorden y riesgo de un posible accidente a la salida 42
de los visitantes o de los mismos empleados; por lo que se necesita la colaboración de las autoridades competentes para controlar el tráfico vial. El FODA se aplica como una herramienta de análisis institucional, para conocer la situación interna y externa de la misma, con la cual se establece una visión concreta y realista que nos permite enfocar la optimización de los recursos existentes e indispensables de la institución.
3.1.4 Situación Externa Demanda de los Servicios: Debido a la diversidad de servicios que presta esta institución a los estudiantes, existe una afluencia diaria de aproximadamente trescientas personas, distribuidas en las diferentes oficinas, secciones y departamentos que la conforman y de acuerdo a cada proceso existen temporadas donde se atienden unas quinientas y hasta seiscientas personas por día sin medir el tiempo. Se hace constar que la demanda no solo es interna sino que también externa porque hay ocasiones en que es necesario salir a centros educativos de los diferentes niveles ya sea en municipios o aldeas, a atender casos muy especiales y a programar reuniones con padres de familia o con miembros de organizaciones locales u ONG.
Relaciones con otras Instituciones: Existe mucha relación con todas las instituciones del departamento de Jalapa ya que es una institución con mucho éxito y proyección que necesita del apoyo de instituciones afines, tanto en el área financiera como de infraestructura y capacitación. Asimismo presta apoyo según las necesidades manifestadas por cada dependencia, ya que existen procesos que tienen mucha interrelación con entidades que están puramente vinculadas al ámbito educativo, otras de tipo legal y algunas de salubridad. Frecuentemente se planifican reuniones con organizaciones locales y rurales para poder sacar adelante proyectos que conllevan fines educativos no 43
lucrativos y con los delegados de la Procuraduría de los Derechos Humanos, Alcaldes municipales, Centro de Salud y otros.
Supervisión, Control y Evaluación Se da y se realiza constantemente, no solo del personal interno, sino que de las actividades que se llevan a cabo dentro y fuera de la institución, con el único fin de que se cumplan los objetivos y metas propuestos; permitiendo así, medir la calidad y efectividad de los mismos. Esta supervisión también se da a nivel escolar para lo cual existen personas idóneas nombradas para este fin como son los profesionales que tienen a su cargo una Supervisión Educativa o una Coordinación Técnica Administrativa, quienes a su vez tienen una planificación de por lo menos de dos a tres veces por semana supervisar los distintos centros escolares que tienen bajo su jurisdicción de los diferentes niveles educativos existentes.
Material y Equipo La oficina sección financiera, cuenta con el material y equipo necesario para ejercer la labor técnica administrativa con eficiencia y eficacia.
Equipo de Oficina El equipo adecuado para poder desempeñar las labores administrativas, entre ellas podemos mencionar: equipos de cómputo completo con sistema Office y Windows actualizado, equipo para videoconferencias, fotocopiadoras, escáneres, cañonera y papelera. Contar con este equipo ha beneficiado en un cien por ciento la calidad y efectividad de los procesos educativos.
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Cuadro 2. Equipo de Oficina CANTIDAD
NOMBRE DE LEITZ
1
Providencias
1
Certificados del IGSS
1
Agendas
1
Solicitudes
1
Oficios recibidos
1
Oficios enviados
1
Circulares
1
Memorándum
1
Cuadros
de
Movimiento
de
Resoluciones
enviadas
y
Personal 1
recibidos 1
Fichas de Datos
1
Documentos Varios Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013
Mobiliario Se cuenta con un total de ciento setenta y ocho escritorios con sus respectivas sillas, cien archivos de metal, cien libreras, , 20 mesas de trabajo; este mobiliario es de metal, plástico, madera y vidrio y algunos mixtos, se pudo verificar que es de material duradero, resistente y de buena calidad, por su aspecto y consistencia. Se cuenta con cien sillas para ser utilizados por el público. Dentro de la oficina 301 donde labora la Licenciada Nora Álcida Velásquez Aguilar se cuenta con el mobiliario siguiente:
45
Cuadro 3, Mobiliario
CANTIDAD
TIPO DE MOBILIARIO
ESTADO
Escritorios
Se encuentran en buen estado para ser utilizados dentro de la oficina. Están en un buen estado disponibles para cualquier uso. Los archivos dentro de la oficina se encuentran en buen estado, y son utilizados para orden de papelería de oficina. Se encuentra en mal estado.
3 Sillas pequeñas
2 Archivos
2 Fotocopiadora
1 Se encuentran en buen estado y sirven para colocar documentos varios. Se encuentra en buen estado es la principal Computadora herramienta para la redacción de documentos que se requieran. Se cuenta con una impresora que está en buen Impresora estado y sirve para la impresión de documentos que sean necesarios. Las sillas se encuentra en buen estado y están Sillas de Escritorio disponibles para cada escritorio dentro de la oficina. Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013 Mesas pequeñas
3 1
1
3
Recursos La oficina de inventario de la Dirección Departamental de Educación es la encargada de mantener los recursos necesarios para la utilización del personal que labora en la institución y los docentes.
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3.2 Sección II: Asistencia Técnica Administrativa 3.2.1 Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato
Revisión de Boleto de Ornato Se procede a la verificación de boletos de ornato conforme a la letra escalonaría, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el formato de recursos humanos llevando su consolidado y su orden especifico así mismo con un conocimiento de entrega firmado y sellado por la coordinadora técnica administrativa.
Suscribir Actas Se procede a la suscripción de actas de toma de posesión, de retiro en caso de jubilación colocando número de acta, lugar y fecha, nombres y apellidos, colocar punto por punto, consignando firma nombre completo de quien certifica el acta el visto bueno de la certificación puede ser consignado por el coordinador de recursos humanos de la dirección departamental de educación.
Elaborar Oficios Elaboración de oficio colocándole lugar y fecha no de oficio a quien va dirigido asunto a tratar explicado de forma breve y concisa despedida y firma, se hace el oficio para informar a recursos humanos que se necesita certificados de IGSS colocando el número de certificados anulados uno por uno para que puedan entregar certificados para extenderle a los docentes.
Legalizar Documentos Se hace legalización de documentos como confrontaciones colocándole el sello respectivo verificando srcinal y copia para poder confrontar se coloca el sello de fecha, sello de la licenciada que confronta, sello del distrito para su
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legalización lo firma la licenciada, firmando cada una de las hojas. También se hace entrega de documentos legalizados directores.
Presentar el Informe Semanal de Actividades Al final de cada semana se tiene que entregar un informe semanal de las actividades realizadas durante la semana colocándole objetivo que es lo que se realizó cada día, poner la fecha de las actividades en un cronograma hacer constar que las actividades calendarizadas fueron realizadas de forma eficiente.
Ordenar Archivos Se ordena el archivo para tener un mejor control en los leitz se se clasifican los documentos recibidos colocando a cada uno por fecha en la que se recibió, también se archivan las fichas de los docentes, clasificando cada ficha por escuela, archivar documentos de correspondencia para poder tener más espacio en la oficina.
Elabora y Redacta Constancias Laborales Se hace redacción de constancia de labores a los docentes en la cual se les pide su nombre completo, No. de DPI colocándole la dirección de residencia y de la escuela donde labora si es docente por contrato o docente presupuestado en que letra escalonaría esta para colocarle el sueldo que devenga cada mes, por finalizado se entrega una hoja srcinal y una copia para que la licenciada la firme y selle par que tenga validez.
Atender Público Se brinda atención al público cuando la licenciada sale a visitar escuelas, los docentes llegan a entregar papelería a la licenciada mientras ella sale se tiene que recibir la correspondencia colocarles una firma de recibido, guardarla en un sobre y verificar si la papelería está completa para poder recibirla.
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Atender Llamadas Telefónicas Se atienden las llamadas a la licenciada mientras que ella revisa documentos importantes, conforme a un listado telefónico se llama a cada director de las escuelas para convocarlos a reuniones en las cuales deben asistir, sino también son llamados para pedirles papelería pendiente que tengan de entregar, recordándoles que documentos tienen pendientes y cuál es el formato que tienen que llevar.
Movimientos del Personal Hacer movimientos de personal colocando el nombre completo del docente, lugar y fecha motivo por el cual se hace el movimiento, verificar la papelería la cual debe contener fotocopia de DPI, del carné de afiliación, titulo, cedula docente, acta y el número de partida del docente donde consta el movimiento.
3.2.2 Actividades Realizadas por Iniciativa Propia
Elaborar Certificados del IGSS Se elabora el certificado del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social para el afiliado o beneficiario pidiendo su DPI, carné de afiliación, dirección, lugar de trabajo, letra escalonaría en la que está para colocarle el sueldo que devenga, luego de hacer el certificado se coloca en un libro el número de certificado, fecha en que le brindan atención y firma de la persona que recibe el certificado.
Revisar Expedientes Se procede a la verificación de expedientes conforme a un formato especifico verificado si tiene título, cedula docente, fotocopia de DPI, carné de afiliación, numero de partida acta en el cual se tomó posesión, escuela donde esta laborando y redactando un oficio con cada expediente, entregarlo a recursos humanos el cual verifican si esta todo en orden y si no volverlo a revisar.
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Sacar Fotocopias Se procede a sacar fotocopias a todos los oficios nuevos, para entregarlo a cada director, oficio de gratuidad, alimentación, valija para poder liquidar, buscar escuelas que vienen para informales que tienen que saldar lo más pronto posible, así mismo se hace entrega de un instructivo con los lineamientos correspondientes que tiene que llevar el informe al momento de su entrega.
Entregar Correspondencia a los docentes Se hace la entrega de la correspondencia a los docentes se les explica cada formato, que debe realizar firmando cada docente de recibido en una hoja adjunta a la correspondencia e informándoles la fecha de entrega, que se tiene que entregar en forma digital y con tres copias, una para la escuela, para la supervisora y el archivo.
Apoyar en Actividad Fuera de la Institución Se le brinda el apoyo respectivo a la coordinadora técnica administrativa fuera de la institución en la entrega de libros a cada director en la cual se cuentan cuántos libros se le tienen que entregar a cada escuela las materias, los grados buscándolo en listado respectivo con el código del establecimiento se hace el conocimiento por cada director.
3.2.3 Descripción de Actividades Realizadas para Mejora de la Institución Colaboración en la elaboración de certificados del IGSS, ordenar diariamente el escritorio de mi jefe y responder llamadas telefónicas, así como atender al público cuando es demasiada la afluencia. Apoyo en actividades fuera del horario establecido y cuando es necesario en procesos de otras oficinas de la misma institución con la debida autorización del jefe inmediato; forrar leitz y elaborar etiquetas de identificación para los mismos, y para el archivo que se encuentra en la oficina. En ocasiones se permite la revisión y recepción de expedientes que ingresan con quejas y necesidades de una pronta solución.
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3.2.4 Control del Logro de Actividades Durante las Cuarenta Horas Se presume indicar que se logró más de lo esperado, por la diversidad de actividades y procesos a ejecutar ya que todo lo asignado por el jefe inmediato de la DIDEDUC de Jalapa, se realizó constantemente y a tiempo, para evitar la acumulación de trabajo y por ende lograr con satisfacción su respectivo proceso. Cada día se van adquiriendo nuevos conocimientos en cuanto a la forma de organizar, controlar y ejecutar los procesos; sin olvidar la orientación brindada por quienes están inmersos dentro del rol administrativo incluyendo a la Asesora de la Práctica Administrativa. 3.2.5 Descripción de Nuevos Conocimientos Profesionales Adquiridos en el Área Administrativa Las actividades ejecutas durante la etapa de asistencia técnica han sido elementales previo a la etapa de práctica directa, debido a que se me ha permitido conocer y profundizar que el proceso técnico administrativo, no solamente se encarga de planificar, supervisar y ordenar expedientes, si no que las actividades son puramente administrativas y elementales. Además se requiere del apoyo constante del Asesor Jurídico, la Asistente y de los Docentes para mejorar el desempeño como practicante en las actividades asignadas por el jefe inmediato, para enmendar errores y tratar de mejorar diariamente los respectivos procesos. 3.2.6 Cronograma de Actividades del Desarrollo de la Asistencia Técnica No
Actividades Diarias FECHAS V
8 1
Febrero 2013
L 11
M M J V 12 13 14 15
Revisión de Boletos de Ornato
2
Suscribir Actas.
3
Elaborar oficios 51
L 18
M M J 19 20 21
Legalizar documentos Presentar el informe semanal de actividades Ordenar archivos
4 5 6
Elabora y redacta constancias labores. Atender público.
7 8 9 10
Atender llamadas telefónicas. Movimientos de personal
12
Elaborar Certificados del IGSS Revisar Expedientes
13
Sacar Fotocopias
14
Entregar Correspondencia a los docentes Apoyar en actividades fuera de la institución
11
15
3.2.7 Evaluación
Evaluación de Proceso A través de entrevistas realizadas a la coordinadora técnica administrativa y el personal de la oficina, se verifica el valor y el empeño que le ponen al trabajo administrativo realizado dentro de la oficina en apoyo al director departamental de educación y a los jefes del departamento de la institución. Al auxiliar al feje inmediato en todas las actividades asignadas o por iniciativa propia se puede evaluar e identificar parte de las funciones jurídicas y conocer algunos documentos oficiales que se manejan en la sección, las cuales son parte puramente del principio de una verdadera administración.
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Evaluación de los Objetivos de la Etapa De acuerdo a los objetivos trazados durante la realización de la etapa de asistencia técnica fueron en gran manera satisfactoria, se logró responder adecuadamente al debido cumplimiento de las funciones asignadas por la coordinación técnico administrativo, para apoyar en las diversas actividades que beneficiaron al sector oficial 21-01-03 como a toda la institución. Es muy importante reconocer que trazarse metas u objetivos antes de iniciar un día de labores es una clave esencial para el buen desempeño de las acciones administrativas, puesto que aumenta en gran manera la responsabilidad personal, al saber que hay que cumplir para llegar a obtener con éxito grandes logros.
3.3. Sección III: Práctica Directa Administrativa 3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato
Programas de Escuelas Saludables a) Conjuntamente con los docentes y la coordinadora técnica administrativa se realizó el programa para las diferentes escuelas en la cual expone el diagnostico ponderación con el apoyo de los directores y docentes para la realización de este programa para la integridad de la escuela y en otras actividades que necesitan el apoyo para los diferentes sectores. b) Para esta actividad se empleó el principio disciplina ya que implica una práctica ordenada y perseverante, la disciplina ya que implica una práctica ordenada y perseverante, la disciplina lleva a respetar reglas de acuerdos instrucciones mediante un jefe inmediato para la realización de actividades fuera y dentro del establecimiento unidad de mando aplicado por el jefe inmediato en el cual se tuvo que escuchar las distintas instrucciones para realizar las actividades. c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo solicitud, los docentes hicieron una solicitud para pedirle a la dirección departamental el programa de las escuelas saludables. 53
d) Se utilizaron los recursos Humanos Coordinadora técnica administrativa
Directores
Practicante
Materiales
Computadora Impresora
Hojas papel bond
e) La realización de esta actividad se demostró manejo e interés de la descripción de las distintas actividades a realizarse con el programa de escuelas saludables lo importante fue la motivación que tenía los docentes, ya que se realizaron de una manera cuidadosa y observaron que todos los docentes estuvieran de acuerdo en la actividad.
Consolidado de Correos Electrónicos a) Después de recibir los diferentes correos electrónicos de los establecimientos educativos se hizo la respectiva verificación que todos tuvieran la información correspondiente, si fue ingresada la información con forme al formato establecidos. Se hizo de forma efectiva realizando un consolidado a cada escuela para ser ingresado en un informe. b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado en donde el jefe inmediato realizo el orden de la verificación de los corros electrónicos que han sido ingresados en un consolidado para guardar la información las cuales se aplicó correctamente las órdenes del mismo que habían recalcado.
54
Orden se aplicó por medio de las fichas de datos que se tenían a la vista en el cual se nota la coordinación y ordenamiento de distintos ingresos de datos. c) Para la realización de esta actividad se utilizó el instrumento administrativo, fichas de datos, en las mismas se encuentra la información necesaria para hacer el consolidado. d) Se utilizaron los recursos: Humanos Coordinadora técnica administrativa
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
Computadora Impresora USB
e) El manejo de esta actividad de correos electrónicos requiere de mucha responsabilidad, tiempo, orden, y lo más importante una iniciativa constante, se llevó a cabo un buen trabajo y control de la actividad, de esta forma no se obtuvo ningún problema, esto significa que el trabajo fue realizado con éxito
Verificación de Códigos a) Se revisa determinadamente cada establecimiento educativo para verificar si tiene dirección, nombre de la escuela, correo electrónico del director y los docentes que laboran en la escuela, grados que imparte cada docente, sección total de alumnos; cuantos hombres y mujeres asisten por sección. 55
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado donde el jefe inmediato realizo el orden de la verificación de los establecimientos, en la cual se aplicó correctamente las ordenes que el mismo había recalcado, se obtuvo un satisfactorio trabajo la autoridad no solo es dirigir y dar órdenes sino también apoyar para mejorar. Orden se aplicó por medio de informes que se tenían a la vista en el cual tenían una coordinación con la supervisora para poder resolver cualquier problema que se presentara. c) Para la realización de esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo informe y constancias de códigos de establecimientos para poder verificar los datos. d) Se utilizaron recursos Humanos Coordinadora técnica administrativa
Directores Docentes Practicante
Materiales
Computadora
Impresora
Hojas papel bond
e) La forma que se trabajo fue satisfactoriamente sin ningún inconveniente se logró que no ocurriera ningún problema en los códigos de los establecimientos, con la información que los directores y docentes brindaron, se hizo más fácil la identificación de cada docente, grado y cuántos alumnos 56
atiende cada maestro; esto se manejó responsabilidad y orden dentro de la aplicación de la oficina.
Realización del programa de infraestructura a) Por disposición del jefe inmediato se realiza el programa el cual se describen las actividades que realizaran cada director deberá realizar un informe detallado que tiene la escuela, fotos de la infraestructura, se hace un listado de los establecimientos con necesidades que presenta cada escuela se presenta a la oficina de análisis un informe para la verificación de los establecimientos. b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado donde el jefe inmediato realizo el orden de la verificación de los establecimientos, en la cual se aplicó correctamente las ordenes que el mismo había recalcado así mismo se obtuvo un satisfactorio trabajo la autoridad no solo es dirigir y dar órdenes sino también apoyar para mejorar. Orden se aplicó por medio de informes que se tenían a la vista en el cual tenían una coordinación con la supervisora para poder resolver cualquier problema que se presentara c) Para la realización de esta actividad se utilizó el instrumento administrativo listado de escuelas, con forme al listado se realizaron las actividades detalladas de cada escuela. d) Se utilizaron los recursos Humanos
Coordinadora Técnica Administrativa
Directores
Docentes
Practicante Materiales 57
Computadora
Impresora
Fotocopiadora
e) La forma en que se trabajo fue adecuada sin ningún inconveniente se logró que no ocurrieran problemas dentro de lo recorrido ya que cada director tiene que dar a conocer las necesidades que presenta cada establecimiento educativo e informar al supervisor esto se manejó con responsabilidad y orden dentro de la actividad.
Orden de Archivo a) Se procede en el ordenamiento del archivo el cual se encuentra en total desorden principiando que todos los expedientes no estaban en un lugar adecuado no se podía obtener la búsqueda adecuada de cada expediente así mismo se ordenó en forma alfabética para mantener control en cada expediente para la identificación se hacen separadores con el nombre y apellido del docente y la escuela donde labora. b) Orden fue el principio administrativo utilizado donde se aplicó por medio de informes que se tenían a la vista en el cual tenían una coordinación con la supervisora para poder tener un mejor control en el archivo; sí mismo se obtiene un buen ordenamiento y modificación de archivos. Ejecución se atribuye
responsabilidad
las
cuales
al
ejecutar
dicha
actividad
cuidadosamente obteniendo un trabajo de manera efectiva. c) Para la realización de esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo archivador para colocar en orden todos los documentos.
d) Se utilizaron los recursos
Humanos 58
Coordinadora Técnica Administrativa
Directores
Docentes
Practicante Materiales
Computadora
Folder
Hojas bond
Archivo
e) Se ordenó el archivo en orden alfabético colocando cada expediente en forma correspondiente siendo muy afectiva la actividad y sin ningún contratiempo se lleva un mejor control en el archivo.
Entrega de Libros a Docentes a) Se les convoca a una reunión a los directores para informales sobre la entrega de los libros de textos e informándoles lugar y fecha de la entrega así mismo también se les entrega el respectivo formato las actividades que se realizan con los mismos y si hay alumnos que se queden sin este material el docente debe hacer una solicitud para poder analizarla haciendo un conteo de los educandos con necesidades especiales. b) Para esta actividad se empleó el principio Orden y Disciplina ya que para la entrega de los libros de textos pues se debían de ordenar todos los libros y mantener la disciplina el monto de recibirlos.
c) Para la realización de esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo, libros conocimientos, libro de actas, cada docente se le entregan los libros y tienen que firmar cada libro. 59
d) Se utilizaron los recursos
Humanos
Coordinadora Técnica Administrativa
Directores
Practicante Materiales
Libros
e) Se obtiene un resultado satisfactorio ya que los directores colaboran al momento de entregarles los libros de textos manteniendo el orden en la actividad realizada.
Listado de establecimientos educativos del ciclo escolar que pagaran operación escuela a) Se hace un listado del Sector Oficial, distrito no. 21-01-03, conforme al listado con los establecimientos se recibe el pago de cada director explicándoles donde deben pagar las condiciones de pago se verifica un listado con los códigos de cada institución, se hizo la modificación de los establecimientos que no pagaran el programa por lo tanto se hace un listado para que no tengan ningún problema al momento del pago. b) Para esta actividad se empleó el principio Control se aplicó para llevar un sistema de ordenamiento en los establecimientos educativos, cono el orden en cual se establecieron los códigos de las escuelas. c) Para la realización de esta actividad se utilizó el instrumento administrativo, Listado de establecimientos educativos para llevar un control en los establecimientos. d) Se utilizaron los recursos
Humanos 60
Coordinadora Técnica Administrativa
Practicante
Director Materiales
Computadora
Hojas papel bond
Impresora
a) Se realizó un resultado excelente ya que con los cambios y la verificación de los códigos se pudo llevar un mejor control.
3.3.2 Actividades por Iniciativa Propia
Revisión de expedientes a) Se lleva acabo ordenado los expedientes por cada año ya que está en desorden en la búsqueda de cuadros Prim de los alumnos se hace un ordenamiento de cada uno identificándolos por el año la escuela la cual se hace más amena en la búsqueda de los expedientes revisándolos y colocándolos en un leitz. Se ordenar cada expediente en forma alfabética para que se lleve un mejor control en los expedientes. b) Se utilizó el principio de orden para verificar que el expediente tuviera la papelería respectiva.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo Expedientes para poder identificar cada uno por las fechas y llevar un orden. d) Se utilizaron los recursos
Humanos 61
Coordinadora Técnica Administrativa
Practicante Materiales
Archivador
Leitz
e) El resultado fue excelente en el mejoramiento e identificación de los expedientes para tener un mejor orden en el archivo
Archivar las fichas de datos a) Se saca un listado con todos los nombres de los docentes, cada docente tiene que llevar una ficha de datos personales en digital y tres copias dejándolas en la oficina de la licenciada encargada. Se hace un archivo con todas las fichas colocándolas en un leitz con el listado respectivo se ordenan en forma de sector cada sector se identifica al inicio del mismo con el nombre del establecimiento código y una letra del abecedario se le coloca afuera de la hoja. b) Para esta actividad se empleó el principio Orden toda información importante debe de estar en un lugar adecuado en el momento que corresponda. c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo, archivo se hizo uso para poder tener información de todos los docentes. d) Se utilizaron los recursos
Humanos
Coordinadora Técnica Administrativa
Docentes
Practicante
Computadoras Impresora
Hoja papel bond
62
e) El resultado fue excelente porque las fichas de datos se archivaron en forma alfabética para tener un mejor ordenamiento en el archivo. 3.3.3
Aportes Administrativos Brindados a la Institución Los aportes brindados en el Distrito 21-01-03 y a la institución fueron muy
significativos pues se pusieron en manifiesto todos los conocimientos adquiridos durante la formación académica. Se dieron varios aportes en materia técnica, por ejemplo la implementación de instrumentos técnico administrativos que hoy garantizan mecanismos de control al distrito, el ordenamiento alfabético y clasificación de los expedientes puesto que esto facilitara su búsqueda y entrega cuando sea necesario para lo cual se doto a la oficina separadores para los archivos, folders y ganchos. 3.3.4
Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la Administración En el
aspecto de conocimiento es importante reconocer que todo lo
experimentado en este proceso se puede clasificar como nuevo aprendizaje contar con la relación directa en una institución. La integración teoría y práctica es importante puesto que solo así se garantiza la consecución de objetivos, considerando que este aspecto consolida el aprendizaje puesto que siempre se debe tener una base para actuar, un respaldo que permita garantizar una respuesta al requerimiento que se pueda hacer. El conocimiento de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una institución brindan aportes administrativos que ayudan a mejorar la calidad siendo significativos en el campo profesional, la práctica directa se hace emprendedora en todas las actividades desarrolladas. 3.3.5
Cronograma de Actividades de la Práctica Administrativa
63
Actividades realizadas Fechas
MARZO 1 4 5 6 7 8 11
12
13
ABRIL 14 1 18 5
19
20
21
Programas de escuelas saludables
Consolidado de coreos electrónicos 5 2
Verificación de códigos Realización del programa de infraestructu ra Orden de Archivo Entrega de libros a docentes
64
22
25
26
27
2829
1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18
Listado de establecimie ntos educativos del ciclo escolar que pagaran operación escuela
Revisión de expedientes 5 3
Archivar las fichas de datos
65
3.3.6
Evaluación de los objetivos previstos en la etapa Todos los objetivos previstos en la práctica directa son alcanzados de una
manera satisfactoria, porque se logró corresponder con el cumplimiento de las actividades asignadas y por iniciativa propias logrando así alcanzar las metas, con responsabilidad y colaboración así mismo siguiendo los lineamientos establecidos respetando las disipaciones de la Coordinadora Técnica Administrativa en la redacción de todos los documentos, contribuyendo de esta manera en todas las actividades administrativas que se llevan a cabo en la institución. 3.3.7
Evaluación crítica de la práctica administrativa La realización de la práctica administrativa, se perfila como una disciplina de
gran interés investigativa y crítica, debido a los retos que enfrenta la educación en la actualidad, todo ello con la única finalidad de establecer dentro de la institución educativa las condiciones en las que se
desarrolla el
proceso
administrativo más que nada eficiente, exitoso, objetivo y responsable para cumplir con las funciones y disposiciones.
CAPÍTULO IV SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA ADQUIRIDA 4.1. Etapa Diagnóstico En la primera etapa se conoce y realiza una evaluación sistemática y completa de las realidades externas e internas que existen en una institución. Así mismo es una aproximación desde las causas, efectos, raíces y análisis social, el cual es un proceso permanente, participativo y de aprendizaje para entender y analizar el porqué de las cosas, como son, y permite conocer con facilidad los espacios adecuados y necesarios para el pleno desarrollo de las actividades. La Práctica administrativa juega un papel importante debido a que en ella se obtienen conocimientos concretos acerca de la Administración Educativa en ésta etapa en donde se puede verificar el funcionamiento real de dicha Administración dentro de la sociedad, además se encuentra en contacto con muchas personas como padres de familia, docentes, supervisores educativos secretarias y alumnos los cuales motivan a realizar un buen trabajo. En lo personal es satisfactorio brindar apoyo a las personas y formar parte del proceso, por otro lado cabe destacar que la clave del éxito está en el orden que se lleva debido a que facilita en muchas ocasiones la solución de un determinado problema. La planificación de la fase diagnóstica fue importante porque estableció una guía durante todo el proceso.
A través de la fase institucional se estableció contacto directo con la Dirección Departamental de Educación y se conoció a fondo la situación en la que se encuentra el mismo.
Adquirir experiencias y habilidades fundamentales de la Administración Educativa.
Ejecutar las actividades administrativas que sean necesarias para el correcto funcionamiento de la institución, con el propósito de cumplir con la visión, misión y políticas de las Institución y el Reglamento de Práctica Administrativa
4.2. Asistencia Técnica La etapa de asistencia técnica permite brindar el apoyo necesario y el conocimiento adquirido en las actividades administrativas. Por medio de las funciones asignadas por el jefe inmediato se tiene la oportunidad de ejecutar las diferentes actividades que le servirán para ser un buen administrador. En etapa de la práctica administrativa, la cual se inicio a partir de la Planificación,
permitiendo organizar el trabajo a realizar dentro de la
institución, se diseñaron los objetivos generales los que guiaron toda la etapa de técnica, se emplearon métodos con inductivo, analítico, y algunas técnicas entre ellas Participativa, el diálogo, Interrogativa, en esta etapa se brindo apoyo al Supervisor Educativo en todo momento, a través de la realización de actividades asignadas por el jefe inmediato y las de iniciativa propia. Desempeñando eficaz y eficientemente todas las actividades que asignen en la etapa de asistencia técnica para poner en práctica todo lo aprendido en la universidad.
Esta etapa comprende la participación del alumno estudiante en las actividades administrativas que le sean asignado auxiliando al coordinador Técnico Administrativo en la unidad de trabajo, mediante la comunicación, interacción, relaciones humanas y el apoyo que se pueda efectuar durante las 40 horas de duración de dicha fase. A través de la realización de la etapa de Asistencia Técnica se pudo colaborar en el trabajo administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en el área administrativa.
4.3. Práctica Directa Administrativa La tercera y última etapa se desarrolla con la iniciativa colaboración y el conocimiento de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una institución brindan aportes administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso administrativo de la institución manifestando principios administrativos necesarios en la ejecución de las actividades asignadas por el jefe inmediato y por iniciativa propia las cuales sirven para tener un mejor control. La práctica directa administrativa se necesita mucho carácter, decisión y responsabilidad para dirigir una dependencia educativa donde se desarrollan actividades relacionadas con el proceso técnico - administrativo enfocado al campo educativo, esto permite que a través de las capacidades, destrezas, actitudes y habilidades, se puedan demostrar los conocimientos básicos administrativos adquiridos para el buen desarrollo y desempeño de las actividades asignadas por el jefe inmediato. En esta etapa se puedo verificar el trabajo A través de la realización de la etapa de Práctica Directa, se pudo colaborar en el trabajo administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en el área administrativa.
La realización de la etapa de Práctica Directa, se pudo colaborar en el trabajo administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en el área administrativa. A través de la práctica directa se conocieron cada uno de los procesos técnicos administrativos útiles para el administrador.
CONCLUSIONES
Se aprobaron exitosamente cada una de las diferentes etapas de la práctica administrativa (Diagnóstico Institucional, Asistencia Técnica y Práctica directa) permitiendo al estudiante practicante un acercamiento previo al campo técnicoadministrativo.
Se observó la infraestructura, así como el desarrollo de la actividad administrativa de la Dirección Departamental de Educación, obteniendo información básica de dicha institución.
Todas las actividades fueron realizadas con eficiencia, demostrando capacidad e iniciativa en los procesos administrativos realizados en la institución.
Se auxilió al personal administrativo de la Dirección Departamental de Educación.
Se adquirieron los conocimientos y experiencia necesarios; referentes a los procedimientos administrativos, permitiendo realizar tareas propiamente de esa índole.
La Etapa de la Práctica Directa es muy importante, el alumnos practicante adquiere conocimientos de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una institución.
iii
RECOMENDACIONES
Que las posibles dificultades que se puedan presentar durante el desarrollo de la práctica administrativa, se resuelva con el apoyo y criterio del jefe inmediato superior.
El diagnóstico institucional debe enfocarse en la habilidad de desarrollo e implementar programas que apoyen la misión de la organización pues estos están conectados no solo a la misión sino también a la competencia institucional y a la visualización de las metas.
Hacer uso de las técnicas adecuadas, en la ejecución de la práctica para obtener información real de las Direcciones Departamentales de Educación, para facilitar la toma de decisiones y resolver los distintos desafíos que se presentan en los departamentos del país.
Planificar siempre las actividades o tareas administrativas, previo a su ejecución, para obtener resultados positivos.
Que la ejecución de las acciones se realicen con profesionalismo y responsabilidad durante el proceso administrativo.
Brindar aportes administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso administrativo de la institución.
iv
LISTA DE REFERENCIAS
Chiavenato,
Idalberto,
(1999),
“Introducción
a
la
teoría
general
de
la
administración”. 5ª. Edición Mc. Gaw -Hill, Colombia.
Departamento de Publicaciones Facultad de Ciencias Económicas, (19994:175), apuntes sobre derecho administrativo. USAC. Guatemala
F. Stoner James A. y Charlews Wankel. (1997), administration. Editorial Prentice – Hall Hispanoamericana, S.A. México.
Guizar Montufar, Rafael. (2004:405), derecho organizacional. Editorial Prentice – Hall Hispanoamericana, S.A. México.
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