VILLA EL DESCANSO SPA
INFORME DE PRÁCTICA INFORME DE DESEMPEÑO LABORAL PARA OPTAR AL TITULO DE CONTADOR AUDITOR PATRICIA ANGÉLICA BASTIDAS SEPÚLVEDA
Curicó, Chile 2013
INDICE
I.- LA EMPRESA U ORGANIZACION................................................. ................................................................. ................4 1.- Origen y Evolución .................................................... .................................................................................................. .............................................. 5 2.- Misión ........................................................................ .............................................. 5 3.- Objetivos ................................................................................................ .................. 6 4.- Actividades que Desarrolla ................................................. ..................................... 6 5.- Organigrama de la empresa ........................................................................... .......... 6 6.- Departamento de Desarrollo del Desempeño Laboral ............................................. 7 7.- Organigrama de la Unidad de Desarrollo ................................................................ 7 8.- Tareas Específicas de esta Sección de la Empresa .................................................. 7 9.- Integrantes, cargos, responsabilidades y dinámica de funcionamiento de la Sección ............................................................................................... ........................... 8
II.- DESARROLLO ................................................. ........................................................................... ........................................... ................. 10 1.- Tareas o Funciones Fun ciones desarrolladas en el Desempeño Laboral ................................ 11 a. Verificar y depurar d epurar cuentas contables. .................................................... ............................................................ ........ 11 b. Control de Inventarios .................................................. ................................... 11 c. Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad. ..................... 12 d. Revisar órdenes de cheque, ch eque, corroborando los cálculos presentados. .............. 13 e. Supervisión Control de Ventas Restaurant. .................................................... 13 f. Coordinar la elaboración y seguimiento del presupuesto general. .................. 14 g. Revisión de Informe diario de estadística de ventas c on informes de facturación. ..................................................... ........................................................................................................... .............................................................. ........ 14
III.- EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL O DESEMPEÑO LABORAL .............................................. ........................................................................ ................................... ......... 16 1.- Nivel de Dificultad en Tareas y Funciones Fun ciones Asignadas .......................................... 17 2.- Volumen de Tareas Ta reas Asignadas ........................................... ................................... 17 3.- Adecuación de Estudios en la Tarea ....................................................... ...................................................................... ............... 17 4.- Claridad de la Información, Orientación y Apoyo ................................................ .... ............................................ 17 5.- Disponibilidad de Recursos Materiales para sus Labores ............................... ...... 18
IV ANEXOS........................................... ANEXOS.................................................................... .................................................. ................................... ..........19 Anexo 1 ................................................................. ...................................................... 20 Anexo 2 ................................................................. ...................................................... 21 Anexo 3 ................................................................. ...................................................... 24
IV.- BIBLIOGRAFIA ............................................... ......................................................................... ........................................... ................. 26
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INTRODUCCION
Trabajo para el grupo de empresas de don César Núñez, a partir de Marzo de 2011. Me desempeñe durante mi primer mes de labores apoyando al Gerente de Administración y Finanzas, de titulo contador auditor, preparando los balances para el año tributario 2011. Después de este periodo este me designo como encargada de área con en su momento dos personas a cargo. Desde ahí en adelante he enfrentado cada vez distintos desafíos. Fuimos asesorados durante el año 2012 por una empresa de administración hotelera, cuya administración me pidió informes cada vez más detallados volviendo mi trabajo cada vez más analítico. Con este informe pretendo comprobar la utilización de las herramientas académicas entregadas durante mi periodo de estudio en mi puesto de trabajo. Dentro de mis labores más destacables se encuentra la creación e implementación de un sistema de control de ventas e inventarios, para evitar fugas desde el área Restaurant y disminuir los costos. Además de la creación y elaboración de distintos informes de gestión de acuerdo a las necesidades del negocio, tales como Estados de Resultado por área de negocio, Flujos de Caja, etc.
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I.- LA EMPRESA U ORGANIZACION
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1.- Origen y Evolución
Hotelera Villa El Descanso Limitada, es una empresa familiar fundada el 27 de Diciembre de 1990 por Don Cesar Núñez Villarroel y su esposa Cecilia Moraga Villalón junto con la Sociedad Clínica Veterinaria La Esperanza. En el año 2010, modificaron sociedad Hotelera Villa El Descanso Limitada, dividiendo la sociedad en dos patrimonios distintos, y se acuerda constituir la Sociedad por Acciones Villa El Descanso Sociedad Por Acciones, distribuyendo patrimonio social entre ambas empresas Esta es una Empresa enfocada al área comercial, pues sus principales clientes son representantes de empresas que visitan la región, hombres y mujeres de negocio. Sus fundadores vieron la necesidad de crear un lugar de descanso cercano a Curicó. Este hotel cuenta con 42 habitaciones en Suite y 15 Cabañas, además de un Restaurant al estilo casona antigua con comida Nacional e Internacional para todo tipo de paladares, Salones de Evento, etc. Al mismo tiempo existe otro Hotel en el centro de la ciudad adecuado para ejecutivos y empresarios que vienen de paso por la región a realizar negocios. 2.- Misión Ofrecer el mejor servicio haciendo que nuestros huéspedes se sientan como en casa ya que nosotros los tratamos como parte de nuestra familia Esperamos hacerlo sentir cómodo y conectado con el mundo mientras explora las vistas locales, se ocupa de un importante negocio o pasa tiempo con quien ama.
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3.- Objetivos Nuestro objetivo principal y que tenemos que cumplir día con día es la satisfacción total de cada uno de nuestros huéspedes y clientes. Elevar los estándares de calidad de los servicios que se ofrecen al turismo a través de programas de capacitación. Trabajar para renovar y mejorar la atención y el servicio, para mantener al destino en los primeros lugares preferidos de la ciudad. 4.- Actividades que Desarrolla La principal actividad desarrollada es la de servicio de hospedería tanto por negocios como por turismo. Dentro de las actividades segundarias se puede destacar el servicio de restaurante y banquetería. 5.- Organigrama de la empresa
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6.- Departamento de Desarrollo del Desempeño Laboral El área de desempeño laboral es dentro del departamento de Contabilidad, como responsable de las actividades que allí se realizan y como encargada del control de, dependiendo directamente de la Gerencia de Administración y Finanzas. 7.- Organigrama de la Unidad de Desarrollo
8.- Tareas Específicas de esta Sección de la Empresa
Contabilidad es responsable del registro, control y emisión de informes referentes a todos los movimientos financieros del hotel y sus empresas relacionadas. Junto con ello dentro del área se realiza el proceso de remuneraciones y todo tipo de solicitudes realizadas por los trabajadores.
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La cobranza es un tema sensible que también se controla dentro del área, debido al volumen de facturación y el importante índice de clientes crédito.
9.- Integrantes, cargos, responsabilidades y dinámica de funcionamiento de la Sección
Nombre
:
Patricia Bastidas
Cargo
:
Jefe de Departamento
Responsabilidades :
Responsable de la planificación, organización
y coordinación de todas relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones y estados financieros requeridos por la organización. Además del control de activos, tanto de inventarios como fijos, junto con la revisión de procedimientos referentes al control de estos. Adicionalmente elabora y controla la labor presupuestaria y de costos.
Nombre
:
María José Bustamante
Cargo
:
Encargado de Recursos Humanos
Responsabilidades : Contribuir al óptimo desarrollo e implementación de las políticas de recursos humanos, velando por el correcto y oportuno pago de las remuneraciones de los funcionarios del hotel, conforme a las instrucciones y leyes vigentes en la materia. Controlar que los descuentos legales, de terceros y previsionales sean descontados y pagados en los plazos legales establecidos por el la administración de el hotel.
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Envío correspondencia referente a clientes crédito, al menos una vez por semana.
Responder a requerimiento mensual de encuesta de ocupación solicitada por INE.
Ingreso de documentos de compra venta y confección de formulario 29 de
empresas relacionadas.
Control de Fondo Fijo para empresas relacionadas.
Nombre Cargo
: :
Responsabilidades :
Carla Pérez Encargado de Tesorería Ejecutar los procesos administrativos de los
distintos trámites desarrollados en la Unidad de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos.
Nombre
:
Marta Vergara
Cargo
:
Digitadora
Responsabilidades :
Encargada
de
ingresar
al
sistema
informático todas las transacciones (ingresos, egresos y traspaso)
del
departamento contable. Emitir y llevar registro de todos los documentos que respalden dichas transacciones. Apoyo de las otras laboras en caso de ser requerido por su jefe de área.
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II.- DESARROLLO
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1.- Tareas o Funciones desarrolladas en el Desempeño Laboral
a. Verificar y depurar cuentas contables. Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, líneas de crédito y préstamos, imprimiendo su correspondiente libro mayor para cotejar con desarrollo y cartolas correspondientes los movimientos del mes. La cuenta remuneraciones y sueldos por pagar por ser de las más importantes por su cuantía; como así la de alimentos y bebidas y existencias, después de su correspondiente centralización se valida con libro de remuneraciones del mes, nomina bancaria del pago y documentos en efectivo. Después de la centralización de Formulario 29, se realizada el respectivo control de todas las cuentas asociadas, con la finalidad de establecer que el pago corresponda a los impuestos adeudados durante el periodo, evitando así errores en la información declarada para evitar multas e intereses que podrían generarse.
b. Control de Inventarios Mensualmente se realizan conteos físicos sorpresivos de forma periódica a los inventarios y activos fijos y otros valores de la entidad, y se verificar su compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta contable asociada.
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También se revisa la correcta aplicación de los procedimientos por el personal del área. Cada entrada a bodega debe estar respaldada con su guía de despacho, boleta o factura que valide el precio y cantidad registrados, junto con ello se revisa físicamente las salidas registradas de forma física, con Solicitud de Pedido (Anexo 1) adjunta a esta con firma de encargado de área y recibo conforme de estos insumos. Bodega debe informar mensualmente detalle de consumo por centro de Costo, dentro de los cuales se puede destacar cocina, restaurante, lavandería, camareras, etc. (Anexo 2), informe revisado en contabilidad e informado en estado de resultado separado por las distintas áreas de negocio (Hotel VED Centro, Hotel VED SpA, Restaurante), según Anexo 3.
c. Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad. Corresponde a la revisión mensual de los auxiliares de las distintas cuentas del sistema contable (Fondos Fijos, Fondos por Rendir, Clientes, Proveedores, Honorarios, etc.), chequeando que abonos, notas de crédito o devoluciones sean correctamente imputados. Referente a los auxiliares que manejan efectivo se realiza periódicamente arqueos de caja para cerciorarse que el monto sea mantenido íntegramente y que sea lo registrado en la contabilidad.
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d. Revisar órdenes de cheque, corroborando los cálculos presentados. Semanalmente se debe autorizar nomina de cheques con pago a proveedores, honorarios y reposición de fondos, cada documento debe ser emitido a la razón social correspondiente al documento a cancelar, de forma nominativa. En el caso de proveedores y honorarios, estos deben ser respaldados con factura o boleta original y orden de pedido autorizada por Gerente de Operaciones. Los fondos fijos deben ser respaldados con todos los comprobantes de pago realizados y autorizados por Gerente de Operaciones.
e. Supervisión Control de Ventas Restaurant. El encargado de Bodega deberá listar diariamente las ventas realizadas a través del sistema Gourmet para comparar con comandas emitidas por los garzones el día anterior, las cuales retira de Cocina físicamente para cotejarlas con el listado antes mencionado. Deberá controlar específicamente carnes y licores, cerciorándose que las cantidades vendidas y los registros de comanda estén cuadrados. Se generará diariamente informe de ítems más relevantes, con cantidades vendidas, porciones utilizadas y diferencias detectadas. Este informe debe ser enviado a Encargado Contabilidad y Gerente de Operaciones. Con esta información se debe realizar la cuadratura con boletas emitidas correspondientes a consumo de alimentos y bebidas.
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f. Coordinar la elaboración y seguimiento del presupuesto general.
Control del Presupuesto de operación de todas la áreas del hotel, de los departamentos mayores (Recepción, Alimentos y Bebidas, Banquetes, etc) y los menores (Lavandería, Ama de Llaves, etc) comparándolo con flujo del respectivo periodo, con la finalidad de detectar lo antes posible cualquier desviación de este, para ser informada a Gerencia.
g. Revisión de Informe diario de estadística de ventas con informes de facturación. El área de recepción posee un sistema propio llamado Suite, en el cual se lleva el control de las ventas realizadas correspondientes a habitaciones y consumos de restaurant por los pasajeros. Al término de la estadía estos consumos deben ser facturados al pasajero y adjuntados los folios a Contabilidad para su respectivo registro en los centros de ingreso previamente establecidos. Diariamente solicito la emisión del informe de estadísticas para cotejarlos con los informes de boletas emitidas, para así evitar la omisión de facturaciones de consumos.
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III.- EVALUACIÓN CRÍTICA DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL O DESEMPEÑO LABORAL
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1.- Nivel de Dificultad en Tareas y Funciones Asignadas El desarrollo de las funciones que me corresponde efectuar requieren de un alto conocimiento de las materias de Auditoria y Contabilidad, pero con el apoyo teórico dentro del periodo de estudio se me ha hecho más fácil dar cumplimiento a lo que se me solicita. Además de ello se me ha hecho posible crear procedimientos, tanto para el área contable como así para recepción, bodega y cocina. Todos estos con la finalidad de salvaguardar activos de la empresa. 2.- Volumen de Tareas Asignadas El volumen de tareas que me corresponde efectuar esta dentro de los rangos normales, solo por algunos días al mes se excede de lo normal, esto debido a la cantidad de informes solicitados por gerencia y por el gran volumen de trabajo no correspondiente directamente al departamento, como el despacho de correspondencia, realización de trámites fuera del hotel y la cobranza. 3.- Adecuación de Estudios en la Tarea El conocimiento contable y de auditoría permite administrar en mejor forma la información y procesarla adecuadamente para entregar los elementos que permiten a las respectivas jefaturas tomar las decisiones adecuadas. El conocimiento de los controles que deben aplicarse, me permiten ser acuciosa y ordenado en el manejo de los procesos. 4.- Claridad de la Información, Orientación y Apoyo En cuanto a la claridad de la información presenta algunas dificultades, lo que obliga a dedicar más tiempo en su proceso, las orientaciones están pero no había procedimientos previamente establecidos para afrontar las distintas labores.
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5.- Disponibilidad de Recursos Materiales para sus Labores Con respecto a los materiales con se cuenta para la ejecución de la funciones indicadas, estos están y en buena forma, se cuentan con buenos equipos computacionales, ambiente de trabajo adecuado, además de un sistema computacional contable, fundamental para la centralización diaria de la información contable.
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IV ANEXOS
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Anexo 1
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Anexo 2
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Anexo 3
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IV.- BIBLIOGRAFIA
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ALCARRIA, J. J. y MARTINEZ, M. Prácticas y usos de contabilidad de gestión. Partida doble. Madrid, mayo 2003* ÁLVAREZ, J. Elementos de contabilidad y teneduría de libros. Editorial Donostiarra, San Sebastián, 1986. * CORROTO, M. I., BERNARDO, M. A. y ALBADALEJO, D. T. Contabilidad de costes en empresas hoteleras. Partida Doble. Madrid, abril 1996.* ÁLVAREZ, J., AMANT, J., AMANT, O. y BALADA, T. J. Contabilidad de gestión avanzada: Planificación, control y experiencias prácticas. Mc Graw Hill. Madrid, 1995. MALLO, C. y MERLO, J. Control de gestión y control presupuestario. Mc Graw Hill. Madrid, 1995.* SÁEZ, A., FERNÁNDEZ, A. y GUTIÉRREZ, G. Contabilidad de costes y contabilidad de gestión. Mc.Graw-Hill. Madrid, 1993.*
www.contadorauditor.com www.sii.cl
*Google Books
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ANTECEDENTES PERSONALES DEL ESTUDIANTE: Nombre: Patricia Angélica Bastidas Sepúlveda Teléfono red fija: 75 - 2382238 Teléfono móvil: 99100292 E-mail particular:
[email protected] Dirección: Avda. Circunvalación Nº1661, Villa Galilea, Curicó Nombre de la Empresa:
Villa el Descanso SpA
Teléfono Laboral:
75-2382238
Dirección Laboral:
Longitudinal Sur Km 186
E-mail Laboral:
[email protected]
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