FACULTAD
:
Ciencias Contables y Administrativas
ESPECIALIDAD
:
Auditoria Operativa y de Servicios
DOCETE
:
CPCC! "uan #el$nde% Torres Torres
ALU# LU#O O
:
Fern Fernan ando do Cond Condor orii C&am C&ambi bi
AUDITORIA OPERATIVA Y DE SERVICIOS
Investigar respecto al tema “Importancia de la Auditoría Operativa” '! Introducci(n Hoy en día las empresas, se ven fortalecidas con la asimilación de la calidad total, excelencia gerencial, sistemas de información, etc. Nuevos enfoques orientados a optimizar la gestión empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que los consumidores, clientes y usuarios satisfagan sus necesidades. En este contexto que el sistema de control asume un rol relevante porque a travs de sus evaluaciones permanentes posibilita maximizar resultados en trminos de eficiencia, eficacia, economía, indicadores que fortalecen el desarrollo de las empresas. !a instrumentalización de los sistemas de control se da a travs de las "uditorias que se aplican en las empresas dentro de un período determinado para conocer sus restricciones, problemas, deficiencias, como parte de la evaluación. etc. !a articulación de los órganos de control, asesoría, apoyo de una organización social en con#unto. $osibilita el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento posee singular importancia cuando se aplican auditorías específicas debiendo e#ercitar el control posterior al %mbito político, administrativo, operativo& para que los resultados contribuyan al relanzamiento empresarial. )! Concepto de auditoria Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia aplicada a la Empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de 'ontabilidad& con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio& requisito fundamental es la independencia.
'oncepto: !a "uditoria (perativa es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica ob#etiva y sistem%tica, para determinar si se llevan a cabo. $olíticas y procedimientos aceptables& si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los ob#etivos de la (rganización se )an alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
(b#etivo: El od#etivo o propósito de la "uditoria (perativa *ormula y presenta una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se )an utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificación de políticas, controles operativos y acción correctiva, desarrolla la )abilidad para identificar las causas operacionales posteriores y explican síntomas adversos evidente en la eficiente administración . El (b#etivo de la "uditoria (perativa es identificar las %reas de reducción de 'ostos, me#orar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. !a "uditoria (perativa determina si la función o actividad ba#o examen podría operar de manera m%s eficiente, económica y efectiva. +no de los ob#etivos de la "uditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones dadas& en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos que así como tambin los Estados *inancieros. !a "uditoria (perativa determinar% si se )a realizado alguna deficiencia importante de política, procedimientos y contables defectuosas. pr%cticas !a "uditoria (perativa las necesidades de 'ompras o astos, que se )ayan realizado durante el e#ercicio. -eterminar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa. AUDITORIA OPERATIVA Y DE SERVICIOS
evisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de compras si se )ubiesen realizado. (rientación: En la "uditoría (perativa la información est% dirigida )acia el aspecto administrativo, es decir )acia todas las operaciones de la empresa en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano. "l realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muc)as veces son inevitables. $ero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al presente sino tambin al futuro. +na evaluación de la efectividad de los procedimientos y pr%cticas requiere de cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dic)os procedimientos y pr%cticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad. /as%ndose en dic)as revisiones es posible identificar asuntos específicos como %reas problema o deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto obviamente )a dado lugar a profundos rea#ustes institucionales en la organización de las actividades de los organismos p0blicos en la planificación, formación de presupuesto, contabilidad y control. +na aplicación m%s selectiva de los recursos de "uditoria se )ace necesaria, excepto para cualquier actividad o aspecto que debe ser examinado por un requisito legal, los requisitos de "uditoria deben ser normalmente dirigidos a aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el m%s grande potencial para el me#oramiento constructivo.
1etodología No existe a0n una metodología que aplique un auditor operativo en la realización de su labor& al auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. /%sicamente se aplica cuatro características de la auditoría operativa: *amiliarización: !os auditores deben conocer cu%les son los ob#etivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. 2erificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico& el tama3o de esta depender% de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario par que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó. "l realizar la verificación los auditores usualmente est%n interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo. Evaluaciones y ecomendación: !as recomendaciones deben )acerse solamente cuando el auditor est% totalmente seguro& como resultado de su examen y examen. 4nformar -e !os esultados " !a -irección: el "uditor debe reservarse para la conclusión del examen. !os "uditores proporcionan un me#or servicio a la erencia y mantienen me#ores relaciones con la dirección departamental cuando comentan los )ec)os que )an encontrado. 'ualquier informe formal que le muestre a la erencia que todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar% una aceptación amistosa tanto por parte de la dirección eneral como de la (perativa. 1edición: El examen y evaluación en una "uditoria (perativa se indica que se )an efectuado de acuerdo con los principios y normas de "dministración y los requerimientos propios de la naturaleza de las actividades, %reas, sistemas, etc. 5i la erencia, como parte de sus sistemas de control, )a desarrollado tcnicas para medir o evaluar el rendimiento frente a ob#etivos o criterios pre 6 determinados& el "uditor deber% inquirir con respecto a dic)as tcnicas para ver si l puede aplicarlos en su labor& 5in embargo no deber% utilizarlos ciegamente, deber% convertirse de su lógica y validez como base para la evaluación del rendimiento. En estas circunstancias debe de intentar medir el rendimiento con normas precisas, el "uditor deber% tratar de determinar si existe desperdicio o si existe una manera menos costosa o quiz%s efectiva de e#ecutar las operaciones ba#o examen. !os "uditores actuales tienen muc)as tcnicas sofisticadas para ayudar a los directores. AUDITORIA OPERATIVA Y DE SERVICIOS
!as tcnicas de desarrollo de las operaciones, el proceso electrónico de datos, la inferencia estadística y la medición del traba#o indirecto son solo algunas, seg0n sea la amplitud con la que se demuestre a la dirección la )abilidad de los "uditores para realizar un servicio en cualquier sector de la Empresa, ser% mayor la aceptación que tendr%n por parte de la dirección y podr%n me#orar su estatus en la Empresa y en la $rofesión. El "uditor puede aplicar adem%s tcnicas de an%lisis financiero a las estadísticas operativas que podrían sugerir %reas, problemas o condiciones que e#ercen influencia sobre un rendimiento desfavorable de las inversiones operativas. *! +rado de di,icultad En la "uditoria (perativa durante el desarrollo del examen existen muc)as dificultades al redactar el examen de auditoría&: por ser cada examen un caso 0nico& cada actividad requiere una clase de explicación distinta, debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores con conocimientos y necesidades que difieren& y requiere del "uditor elevado criterio, capacidad y competencia& si el informe del "uditor va a ser leído tambin por la -irección eneral debe ser comprensible para cualquier lector inteligente, sin importar sus conocimientos específicos. El "uditor (perativo debe ser por lo tanto un traductor experto del lengua#e tcnico y de los conceptos comple#os, que conllevan la obtención de resultados efectivos y 0tiles a la empresa. -ebido a que su traba#o del auditor lo lleva a conocer todas las %reas de una organización debe sentirse cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades en la adopción r%pida y f%cilmente a las formas y lengua#e de los diferentes departamentos de una organización. 5e considera al auditor operativo como un rival o crítico de aquellos con los que trata, debido a los errores internos en las que pudieran encontrarse las diferentes %reas& siendo su inters del auditor operativo me#orar la operatividad del negocio en lugar de recibir y felicitaciones por descubrir errores consider%ndose como due3o del negocio. (portunidad de información: !a "uditoría (perativa por su propia naturaleza est% orientada )acia el futuro la #ustificación de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que )ace para un futuro m%s saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economía empresarial. !os informes escritos sobre auditoría operativa no son muy distintos de los emitidos en otros tipos de auditoría, pues aplican las mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso, contacto y persuasivo. 5u contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto significativo de la administración y gestión a la entidad. $udiendo o no presentar sus estados financieros. "lguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: educir los costos 4ncrementar los ingresos 'rear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo. 1odificar una política que no satisface las necesidades del organismo. 2olver a definir los ob#etivos de unidades cuando )ayan de#ado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo. -! La auditor.a operativa 5e define por stas reglas: $rimero: !os "uditores deben de realizar su traba#o personalmente como lo )aría un erente si dispusiera de tiempo. 5egundo: !os "uditores deben suponer que ellos son los due3os del negocio, que son due3os de los beneficios, y antes de recomendar un cambio o criticar una operación, deben de preguntarse qu )arían si el negocio fuese realmente suyo.
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!a "uditoría (perativa es una forma a travs de la cual los "uditores 4nternos enfocan sus traba#os, analizan los asuntos de su competencia y consideran los resultados& para ello deben adoptar las tcnicas y enfoques desde la perspectiva de un director. 4nters ( +suarios El auditor independiente es delegado por el conse#o de administración como responsable de informar a los accionistas, a la dirección y al p0blico de la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y de los resultados financieros de operaciones por un período específico, siendo ellos lo principales interesados en conocer los ob#etivos logrados y metas alcanzadas. !as revisiones de los auditores de operaciones tienen muc)o inters para el auditor independiente, pues sabe que la mayoría de las cosas que ocurren dentro de una empresa tiene alg0n defecto sobre los libros de contabilidad y sobre los estados financieros. " travs del traba#o del auditor de operaciones, el independiente puede asegurarse de la adecuación y efectividad de los aspectos de operaciones de los sistemas de control. El inters de la colectividad por todo lo que significa, bienes de producción, economía del esfuerzo )umano y aprovec)amiento de recursos exigir% con mayor fuerza en el futuro. Enfoque: Es una característica eminentemente positiva, dirigido a la obtención de mayores resultados de la estión Empresarial. Existen dos enfoques b%sicos de "uditoria (perativa: Enfoque de (rganización: !a aplicación de este enfoque est% basada en la administración de un departamento u otra unidad de mando. Examina adem%s de las funciones o actividades dentro de una organización la administración de la misma, considera su sistema, su personal, sus mtodos de información, sus mtodos de evaluación de personal, sus presupuestos y el lugar que ocupa. En el plan general de la empresa. $uede tambin realizar una descripción microscópica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde numerosos %ngulos.
El enfoque funcional 5e ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su principio )asta su conclusión& preferencia todas las funciones a travs de las unidad implicadas en ellas, est%n menos pendientes de las actividades de la administración general& -entro de las unidades que de su efecto en las funciones que revisan. !as "uditorias *uncionales son con frecuencia muy difíciles por que realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo frustrar tremendamente a quin trate de entender los muc)os aspectos del flu#o de traba#o. 78uienes lo realizan9 !a auditoría operativa es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas seg0n la situación a presentarse. !a mayoría de estos miembros ser%n 'ontadores $0blicos 'olegiados '$'; !a !ey del 'ontador $0blico N< =>?@> dispone que efectuar y autorizar toda clase de operaciones de "uditoría, corresponde a los 'ontadores $0blicos. !a auditoría operativa puede ser realizada por personal de la empresa, o por personas a#enas, el traba#o en equipo est% conformado por auditores, contadores p0blicos profesionales, profesional de entrenamiento pr%ctico y formal de la profesión contable, sum%ndose a este equipo polivalente de auditoría personal, tcnicos profesionales de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, matem%ticos, abogados, especialistas en sistemas electrónicos, administradores de empresas, etc. 'ada uno es responsable de colaborar en su %rea de pericia. !os auditores deben realizar sus traba#os personalmente como la )aría un gerente sí dispusiera de tiempo, tambin debe suponer que ellos son due3os del negocio, que son due3os de los beneficios y antes de criticar un cambio o criticar una operación deben preguntarse )arían sí el negocio fuese realmente suyo. qu
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El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la dirección operativa como a la general, a los directores operativos debe ofrecerles recomendaciones. !os auditores tienen la responsabilidad de observar las normas internacionales de auditoría, principios de contabilidad generalmente aceptados, etc. de sus revisiones y evaluaciones& todo concierne a la claridad, adecuación y e#ecución del traba#o para elaboración del informe respectivo realizado. /! Productos y subproductos o resultado de la auditoria: En el resultado de la "uditoria (perativa se pretende determinar si el personal en la Empresa est% realmente cumpliendo con stas normas. El informe final explica las bases de la "uditoria, las normas que se cumplieron y las que no& cuando estas no se )an cumplido el rendimiento se consideran deficiente y se requiere una acción correctiva. Evaluado el rendimiento, el "uditor generalmente dirige )acia sí mismo la información cuantitativa que contiene para medir la Eficiencia, Eficacia y Economía con la que el traba#o se )a efectuado, se ocupa del rendimiento en %reas como personal, traba#o, productividad y calidad del traba#o y costo, considerando aspectos que le interesaron como: $ersonal: !os "uditores aplican medidas cuantitativas a muc)os aspectos significativos de la fuerza del traba#o, incluye el n0mero de empleados, relación del personal, total de )oras traba#adas. egulares y extraordinarias, ratios de )oras normales, extraordinarias y empleados directos o indirectos. 'argas de traba#o: El "uditor aplica medidas cuantitativas de rendimientos a asuntos como del volumen nuevo, volumen de traba#o completo, etc. 'alidad: El "uditor aplica medidas de calidad para determinar cómo se )a realizado el traba#o pudiendo ser el n0mero de reclamaciones recibidas de clientes, el n0mero de que#as del sindicato, el n0mero de errores de facturación producido entre otros. $roducto 4deal: El "uditor aplica medidas cuantitativas para determinar la relación entre las unidades de traba#o, teniendo como información facturas de clientes, talones de nomina preparados por )oras traba#adas, pedidos de compra emitidos por día de traba#o, etc. Estructura del comit, composición y operación: !os 'omits deber%n establecerse para proporcionar una orientación en la dirección y políticas sobre controles de desastres y seguridad de la Empresa a "uditar. El 'on#unto de (rganizaciones colaboradoras que son responsables de las operaciones deben ser adecuadamente representadas en los comits. !as actividades del 'omit deben realizarse con la filosofía de un negocio, incluyendo la planificación anticipada de las reuniones, la provisión para las agencias detalladas, el registro, la evaluación y solución de las partidas y la preparación y distribución de las actas. Necesidad de la auditoria operativa: !a auditoría operativa es opcional, por ello es la necesidad de )acer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores: $or 'ompetencia0 para que una empresa pueda ser competitiva en el %mbito comercial debe )acerse una auditoría m%s específica para que pueda ubicar o detectar sus )abilidades y amenazas y así estas poderlas superar mediante la información del auditor indicando recomendaciones y así )acer que esta empresa tenga muc)as oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. $or !a "lta -irección Empresarial 0 teniendo la alta dirección de la empresa la necesidad de determinar %reas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegura el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los ob#etivos empresariales. 4mportancia -e !a "uditoria (perativa !a "uditoría (perativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general. Aiene un significado m%s importante para el sector p0blico ya
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que normalmente el sector privado tiene un instrumento autom%tico que determine su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medición de la utilidad neta, los ingresos y gastos de la empresa est%n íntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomar% medidas correctivas. En el sector p0blico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector p0blico y no son producidos en relación con sus gastos de operación. $or este motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y )ay creciente inters en su aplicación por los del organismo superior de control. !a "uditoría (perativa con la finalidad de prestar un servicio de car%cter gerencial, ya no content%ndose de obtener una opinión sobre la razonabilidad de los Estados *inancieros y la eficacia del control interno, tuvo la necesidad de conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economía y efectividad. !a importancia de la "uditoría (perativa de#a el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido com0n para e#ercer en me#or forma sus funciones que pudiesen evaluar la e#ecución y valorizar los resultados obtenidos. !a "uditoría (perativa permite acelerar el desarrollo de las entidades )acia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de acción y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que e#ecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la "uditoría (perativa en m%s breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. 1! Frecuencia de auditor.a operativa +na auditoría (perativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado específico, sino m%s bien se da cuando la gerencia o directivos de una organización lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada e#ercicio si las políticas de la organización así lo establecen. En el caso de existir carencia de políticas o la noBcomprensión de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales %reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las %reas funcionales y de los controles operativos, así como la carencia de controles administrativos u operativos en %reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan lugar a la realización de una auditoría operativa donde el auditor podr% desarrollar los antecedentes del cliente, las cuales influyen por e#emplo: el )istorial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribución, control de la producción y la política de inventario, así como la inspección de otros servicios o se3ales de otros problemas. rado de independencia del auditor: !a importancia de la independencia y ob#etividad de un auditor no pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean #ustificadas. $ara que el auditor (perativo obtenga la m%xima independencia de llevar a cabo sus revisiones deber% estar situado dentro de la organización de tal modo que pueda informar al nivel real m%s pr%ctico de la empresa. 5u efectividad se ver% disminuida en aquellas %reas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor. Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para así poder evitar serios obst%culos& el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida. $ara el personal operativo sin )istorial es difícil distinguir entre el traba#o del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan tcnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuación de los controles protectores. El auditor es delegado por el conse#o de administración como responsable de informar a los accionistas , a la dirección y al p0blico sobre la adecuación de las manifestaciones de la dirección sobre la condición financiera de los negocios y a los AUDITORIA OPERATIVA Y DE SERVICIOS
resultados financieros de operaciones de un período específico. !os auditores internos de operaciones son responsables ante la dirección general de la adecuación y efectividad del sistema de control en toda la organización& se ocupan de los registros financieros y su traba#o est% dirigido generalmente )acia la manera en la que estos sirven a la dirección para tener operaciones con beneficios. Historia -e !a "uditoria (perativa !a "uditoría (perativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros. El trmino CoperacionesC surge como la designación de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaración de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el 4nstituto de "uditores 4nternos. En los 0ltimos >D a3os )an surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoría llamada C"+-4A(4" ($E"A42"C que tiene en consideración el r%pido conocimiento de la comple#idad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones )acen de su administración. !a necesidad de la auditoría operacional fue anticipada por illiam $. !eonard, de Estados +nidos de Norteamrica, quin definió a esta tcnica como un Cexamen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresaC, o cualquier componente de las mismas, tales como una división o departamento, así como de sus planes y ob#etivos, sus mtodos de operación y la utilización de los recursos físicos y )umanos. 'onforme se van creando diversas ciencias, tcnicas, mtodos, principios, actividades y dem%s líneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da en el $aís el establecimiento de la auditoría operativa con el propósito de coactivar el logro eficiente de los ob#etivos que las organizaciones se proponen.
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