POLIZAS Este proceso permite importar las pólizas que se crearon desde una hoja de Excel se puede hacer individual o una exportación masiva.
Archivo de Importación individual Para importar solo una póliza a partir de información en Excel, se debe seguir el siguiente formato en Oce Excel ipoPóliza ipoPóliza
!umPóliza "uenta%i& "uenta%n&
"oncepto #epto #epto
#$a "oncepto "oncepto
ipo"ambio ipo"ambio
"argo "argo
'bono 'bono
Cabecera del documento •
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Tipo de póliza póliza %( caracteres& caracteres& debe comenzar en la primera columna de la la tercera )la. El número de póliza póliza %* caracteres& este valor se tomar+ en cuenta siempre cuando el par+metro "aptura de pólizas-!mero pólizas-!mero secuencial est/ activado. El concepto de la póliza %0(1 póliza %0(1 caracteres& debe de ir en la segunda columna tercera tercera )la a continuación del tipo de póliza. 2a fecha de contabilización va contabilización va en la tercera columna tercera )la.
Partida •
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!úmero !úmero de cuenta cuenta hasta hasta (3 caract caracter eres es si est+n est+n con un format formato o estab estable lecid cido o toma tomand ndo o en cuen cuenta ta la dist distri ribu buci ción ón de nive nivele les s de la empr empres esa a dond donde e se vaa vaa a cont contab abil iliz izar ar la póli póliza za.. #e igua iguall form forma a cuen cuenta tas s con con el botó botón n en las las barr barras as de herramientas herramientas de 'spel4"O5 'spel4"O5 que se encuentran encuentran en Excel6 que te da la lista con todas las cuentas de del sistema sistema 'spel4"O5 'spel4"O5 del ejercici ejercicio o actual, actual, ser+ necesari necesario o que este corriendo corriendo 'spel4"O5 para poder acceder a esta función. "epartamento7 "epartamento7 hasta 8 caracteres num/ricos, si no se captura el departamento se entender+ que la cuenta no es departamental. 9e cuenta con un botón donde te mostrar+ los departamentos dados de alta en el sistema. Concepto del movimiento hasta movimiento hasta 0(1 caracteres, caracteres, este campo puede estar vac$o. Tipo de cambio es cambio es de tipo num/rico. Car#o es Car#o es de tipo num/rico sin formato de moneda. Abono es de tipo num/rico num/rico sin formato de moneda. moneda. E$emplo
Archivo de importación maiva Para la importación masiva de las pólizas se implementar+ una instrucción justo debajo de la ltima partida, indicando as$ que ha terminado las partidas de la cabecera anterior. "uando esto ocurra el sistema buscar+ en la )la siguiente en la posición de los tipos de póliza la siguiente póliza a capturar.
ipoPóliza
ipoPóliza(
!umPóliza "uenta%i& "uenta%n& :5!;P'<5#'9 !umPóliza "uenta
"oncepto #epto #epto
#$a "oncepto "oncepto
"oncepto
#$a
ipo"ambio ipo"ambio
"argo "argo
'bono 'bono
!ota% En caso de indicar &I!'PA(TI"AS en otra celda que no sea la adecuada, el sistema no podr+ detectar que ha terminado la póliza, pudiendo ocasionar resultados inesperados. Ejemplo
Para realizar la inte#ración de póliza% 0.
"rear las pólizas desde Excel6, est+s pueden ser una por una, o varias dentro de una hoja de Excel, siempre cuando hagas la separación de una póliza a otra. (. #esde el sistema 'spel4"O5 dir$gete al proceso 5ntegración de pólizas desde la opción del campo 5mportar desde una hoja en Excel 8. Enseguida de la integración aparecer+ una =it+cora donde se mostrar+ el detalle de la integración o errores en caso que no se realizó la integración correctamente. >. #ir$gete al "at+logo de pólizas para veri)car que se haan integrado las pólizas que importaste desde la hoja de c+lculo. Para car#ar como póliza modelo% 0.
"rear las pólizas desde Excel6, se recomienda que se cree solo una póliza en la hoja a que las dem+s se van a ignorar. (. #esde el sistema 'spel4"O5 dir$gete al proceso de 'lta de la póliza desde la opción Car#ar póliza modelo indica el archivo .xls correspondiente a la póliza creada en Excel6. 8. ?raba la póliza para que se guarde en el cat+logo de pólizas en el sistema. Excel es la herramienta que utiliza 'spel4"O5 para crear en este caso las pólizas de acuerdo a un formato antes mencionado as$ poder importar esta hoja al sistema. 2a información que se importa desde Excel se guarda en el "at+logo de pólizas en donde puedes realizar diferentes tareas con la misma. •
"uando el sistema encuentre en la celda correspondiente a una cuenta, una cadena vac$a, el sistema dar+ por terminada la carga de la póliza desde el archivo Excel6. 9i por alguna razón se hubiese dejado una celda de cuenta vac$a e inmediatamente despu/s contina con m+s cuentas o m+s partidas, el sistema no cargar+ estas partidas posteriores a la celda vac$a.
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"uando en la hoja de c+lculo escribas una cuenta de una partida en la celda correspondiente en otra celda de la misma )la coloque la etiqueta de &I!'PA(TI"AS) esto har$a que el sistema no detecte el )nal de la póliza anterior que comience a cargar partidas de otra póliza, generando mal la información, sin embargo, cuando esto ocurra en la carga, el sistema detectar+ el da@o hasta que trate de contabilizar, pues es probable que las partidas no cuadren, ocasionando que el sistema no contabilice ni grabe tal póliza, lo cual se tendr+ conocimiento hasta el momento de verse en la bit+cora de proceso. En las pólizas desde Excel6 las cuentas deben tener el mismo formato que en el "at+logo de cuentas en el sistema 'spel4"O5, de lo contrario no se cargar+n. 9i por alguna razón se intenta cargar una póliza modelo de tipo Excel6 esta contiene varias pólizas, solo se cargar+ la primera, las dem+s se ignoran. Para el caso de integración desde archivos de Excel se ignora el par+metro de convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas por lo que el monto capturado el sistema lo interpretar+ como moneda contable, es decir si alguna cuenta es multimoneda, la cantidad por la que se cargue o abone se considera que es en moneda contable.