IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD El objetivo de esta ponencia consiste en analizar la ubicación de la tecnología de la información y de las comunicaciones dentro del dominio de nuestra disciplina a los efectos de evaluar las implicancias que este factor representa para la investigación contable, la actividad académica y la práctica profesional
IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD Tabla de contenido INTRODUCCION ................................................................................................................................... 2 CONTENIDO ......................................................................................................................................... 3 La Tecnología en los últimos 10 años .............................................................................................. 5 Sistemas de contabilidad computarizados .................................................................................. 6 Funcionalidad incrementada ....................................................................................................... 6 Precisión mejorada ...................................................................................................................... 6 Procesamiento más rápido ......................................................................................................... 6 Mejor reporte externo ................................................................................................................ 6 El impacto de la tecnología en los trabajadores ............................................................................. 7 Eficiencia ..................................................................................................................................... 7 Comunicación .............................................................................................................................. 7 Capacitación ................................................................................................................................ 7 Flexibilidad .................................................................................................................................. 7 Habilidades .................................................................................................................................. 8 El Declara SAT .................................................................................................................................. 9 ANEXO ........................................................................................................................................... 12 ANEXO 2 ........................................................................................................................................ 13 CONCLUCION ..................................................................................................................................... 14 BIBLIOGRAFIA & INFOGRAFIA ........................................................................................................... 15
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD INTRODUCCION Dentro de una conceptualización de la contabilidad como ciencia social aplicada o como tecnología social, con la tecnología de la información y las comunicaciones -cuyo impacto en los últimos años parece estar derribando el paradigma tradicional de manejo y comunicación de la información contable, al tiempo que replantea la forma de interrelación de los individuos dentro de las organizaciones sociales y entre ellas- se convierte no solo en un nuevo herramental para garantizar comunicaciones eficientes, sino también en objeto de estudio en sí para nuestra disciplina. La investigación contable orientada al análisis del impacto que producen las nuevas Tecnologías de la información a través del potencial que ofrecen para el desarrollo de nuevas herramientas para el análisis, modelización y comunicación de información, así como de las consecuencias en el comportamiento de los individuos dentro de las organizaciones sociales y entre ellas, y la necesidad de evaluar y asegurar la confiabilidad de los sistemas de información contable que las incorporan, pasa a ser un camino obligado para investigadores en los ámbitos académicos y profesionales.
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD CONTENIDO Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental pasa por convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico 1. Este hecho implica observar ciertos principios que deben estar subyacentes en la administración de información y que deben regir la selección de la herramienta concreta (medio de registración) para un ente particular. Es necesario señalar aquí que las herramientas o soportes tecnológicos a los que nos referimos abarcan lo que tradicionalmente se conoce como hardware (los fierros o elementos materiales) y el software (los sistemas operativos, las aplicaciones concretas para el manejo de datos y la producción de información y las vías de comunicación de la misma) Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información contable, el problema sigue siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia. La
calidad de la información depende, en gran parte, de la confiabilidad de los datos de los que surge, de los procesos que la generan y de los modelos que se utilizan para exteriorizarla. Todos estos aspectos han sido considerados por la contabilidad, aunque es cierto que muchas veces, sobre todo en lo que se refiere a los informes para terceros ajenos al ente, el acento se ha puesto en los productos finales (estados financieros o contables) y se han mantenido modelos tradicionales de control que operaron en contra del desarrollo de sistemas eficientes. Así, resulta interesante el com entario de Fisher [1994:75] sobre el tem a: Traditionally, accountants saw the ledger and then the accounting data center as the place to compile data for dissemination to all parts of an organization. For many, the model looked like an hourglass, with data in the top half flowing to the bottom half through a narrow neck. In the past, the neck served a critical control function: function : CPAs made sure raw data were correct, and were distributed to a select group of decision makers. However, as information needs grew more complex and realtime data collection and distribution became possible, managers needed so much information so quickly that the neck became an obstacle to decision making. making.
Que traducimos como sigue: Tradicionalmente, los contadores veían al mayor y después al centro de datos contables como el lugar para recoger datos para distribuir a todas las partes de la organización. Para muchos, el modelo parecía un reloj de arena, con los datos en la parte de arriba filtrándose a la de abajo a través de un estrecho pasaje. En el pasado, dicho estrecho pasaje tuvo una función crítica: los contadores se aseguraban de que los datos brutos
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD fueran correctos y que se distribuyeran a un selecto grupo de decididores. Sin embargo, a medida que las necesidades de información se volvieron más complejas y la recolección y distribución de datos en tiempo real se hizo posible, los gerentes necesitaron tanta información tan rápido que el estrecho pasaje se convirtió en un obstáculo para el proceso de toma de decisiones.
El control para el diseño, administración y funcionamiento de los sistemas continúa siendo un factor insoslayable pero se hace necesario tomar en cuenta las obvias modificaciones que implica la tecnología, lo que necesariamente requiere una readecuación de los procedimientos para evaluar su confiabilidad. El desarrollo de sistemas de información contable adecuados para los distintos tipos de entes, que dentro de la terminología actualmente utilizada, pueden considerarse como una fuente esencial de “ventajas competitivas” para las organizaciones, abarca en lo que se refiere a las tecnologías un análisis del tipo de ente, de sus objetivos y de los individuos que lo componen y la identificación de las necesidades organizacionales a los efectos de seleccionar el hardware y el software apropiados dentro de la amplia gama de posibilidades existentes de sistemas operativos, bases de datos, aplicaciones específicas y sistemas para la comunicación. En este sentido, no está de más señalar que existen diferentes tipos de productos para diferentes tipos de dimensiones organizacionales, y no resultan aplicables a las pequeñas y medianas empresas los productos desarrollados para las grandes organizaciones. Cómo hacer jugar en el desarrollo de los sistemas de información de los entes las vías de transmisión de información tanto entre los miembros de las organizaciones a través de Intranet, como entre las organizaciones y el entorno vía Internet y Extranet, requiere un análisis detallado para considerar las cuestiones relativas a las mejoras que las mismas han de aportar a las organizaciones y a los peligros o amenazas que implican en los que se refiere a la seguridad e integridad de la información que por ellas circula. Es obvio que las decisiones relativas a la elección de las tecnologías informáticas a aplicar en los entes involucran la participación de expertos técnicos capaces de asesorar en cuanto a las posibilidades que brindan las alternativas existentes para soportar determinado volumen de transacciones, tomando en consideración los tiempos involucrados en los procesos que pueden hacer más eficientes los sistemas o, contrariamente, lentificarlos y suboptimizarlos. Cuestiones tales como el tipo de hardware capaz de soportar los softwares existentes y la exploración de nuevas tecnologías de cableado y comunicación son parte del herramental pero no constituyen en sí aspectos que la disciplina contabilidad deba manejar como tal. Entendemos que sí son áreas de interés la evaluación de las oportunidades que brindan, en función de los costos que involucran y las necesidades de información a las que deben servir dentro de las distintas organizaciones, así como la problemática referida a la evaluación de su seguridad y el establecimiento de controles desde un punto de vista lógico y no técnico en lo que se refiere a su eventual programación. Así, la tecnología de la información, que implica innovaciones casi permanentes, debe asumirse como parte del contexto en permanente cambio para analizar y diseñar sistemas de información contables capaces de explotar al máximo sus posibilidades.
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD La Tecnología en los últimos 10 años El fuerte impacto que han tenido los avances tecnológicos en el área contable ha sido enorme en las últimas décadas. Así, las tecnologías de información han sido un motor de de cambio que permite dar respuestas a las necesidades de información Hoy, la tecnología de información ha tenido mucha influencia en los cambios dentro de las compañías. Esto se ha debido a los adelantos que se han logrado, a la implementación implementación de nuevos sistemas y tecnologías, y al trabajo esforzado de mucha gente que se ha dedicado a innovar nuevos productos y servicios informáticos. Antes la contabilidad era a mano, con lápiz y papel, mientras que ahora no se puede pensar sin utilizar paquetes informáticos. Así se ha logrado ser más eficientes en el trabajo trabajo contable y el rol de este puesto ha ganado importancia en las compañías, pasando a formar parte del grupo de gente que toma decisiones basándose en la información financiera que tienen, y facilitada por los ordenadores y los programas específicos. Efectivamente la contabilidad ha sido uno de los sectores más modernizados o actualizados tecnológicamente, existiendo en la actualidad El impacto de la tecnología software específico para control de pagos, cuentas por cobrar, nóminas, y un largo etc. Que han ayudado a facilitar al al contador su trabajo y a ahorrar mucho tiempo. Aquel tiempo que se tenía que tomar para elaborar los estados financieros en la empresa puede aprovecharlo ahora para hacer un análisis de los mismos y para poder tomar mejores decisiones en la compañía. Hay en la actualidad software especial para poder calcular los impuestos y que facilitan mucho el área fiscal, disminuyendo los errores y mejorando los resultados exigidos por las leyes fiscales
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD Sistemas de contabilidad computarizados
El mayor impacto que la IT ha hecho sobre la contabilidad es la habilidad de las compañías de desarrollar y utilizar sistemas computarizados para rastrear y registrar las transacciones financieras. Los libros de papel, las hojas de cálculo manuales y los estados financieros escritos a mano se han traducido a los sistemas computarizados que rápidamente presentan las transacciones individuales en los reportes financieros. La mayoría de los sistemas de contabilidad populares también se pueden adaptar para las compañías o industrias específicas. Esto permite que las compañías creen reportes individuales rápida y fácilmente para la toma de decisiones de la dirección. Adicionalmente, se pueden hacer los cambios relativamente fácil para reflejar cualquier cambio económico en las operaciones de negocio. Funcionalidad incrementada
Los sistemas computarizados para contabilidad también han mejorado la funcionalidad de los departamentos de contabilidad incrementando la línea de tiempo de información contable. Mejorando estas líneas de tiempo de información financiera, los contadores pueden preparar los reportes y los análisis de operaciones que le dan a la dirección una imagen precisa de las operaciones actuales. El número de reportes financieros también se ha visto mejorado con los sistemas computarizados; los estados de flujo de efectivo, la pérdida y ganancia por departamentos y los reportes de cuota en el mercado ahora son más accesibles con los sistemas computarizados. Precisión mejorada
La mayoría de los sistemas de contabilidad computarizados tienen medidas de revisión y balance internas para asegurar que todas las transacciones y las cuentas están apropiadamente balanceadas antes de preparar los estados financieros. Sistemas computarizados tampoco permiten que las entradas diarias estén fuera de balance cuando se publican, asegurando que las transacciones individuales son registradas apropiadamente. La precisión también es mejorada limitando el número de contadores que tienen acceso a la información financiera. Un menor acceso asegura que la información financiera está ajustada sólo por supervisores calificados Procesamiento más rápido
Los sistemas de contabilidad computarizados permiten que los contadores procesen grandes cantidades de información financiera y lo hagan rápidamente a través del sistema. Los tiempos de procesamiento más rápido para las transacciones individuales también han disminuido la cantidad de tiempo necesario para cerrar cada período de contabilidad. Los períodos de cierre mensuales o anuales para impuestos pueden ser especialmente absorbentes en los departamentos de contabilidad, lo que da como resultado más horas y mayor gasto laboral. Acortar este período de tiempo ayuda a las compañías en el control de costos, lo que incrementa su eficiencia general. Mejor reporte externo
Los reportes necesarios para los inversionistas exteriores y los accionistas se han visto mejorados por los sistemas de contabilidad computarizada. Esto permite a los inversionistas determinar si una compañía es una buena inversión para las oportunidades de crecimiento y tiene el potencial de ser una compañía de alto valor. Las compañías pueden utilizar a estos inversionistas para un financiamiento de equidad, que utilizarán para expandir las operaciones de negocios.
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD El impacto de la tecnología en los trabajadores Por cada ventaja de utilizar la tecnología, hay una desventaja y ambas partes aplican a tu fuerza de trabajo. A pesar de los pros y los contras del impacto de la tecnología, las empresas descubren mejores formas de manejar sus organizaciones con la tecnología que sin ella. La tecnología afecta a tus empleados en numerosos aspectos de la construcción de habilidades de los empleados para ofrecer nuevas formas de comunicarse con los demás. Eficiencia
Un impacto significativo que la tecnología tiene en los empleados es que mejora la eficiencia de trabajo. Los empleados son capaces de completar sus tareas de trabajo con métodos más eficientes. Los resultados son una mayor precisión, oportunidad y por lo general menos tensión para los empleados cuyos puestos de trabajo han incluido previamente funciones intensivas en mano de obra. Por ejemplo, los empleados que utilizan aplicaciones de software están en mejores condiciones para producir informes, hojas de cálculo y otros documentos con mayor facilidad y hacer presentaciones más interesantes. Del mismo modo, los requisitos físicos para los trabajadores de producción pueden ser minimizados con la ayuda de la tecnología, tales como la robótica relacionada con la producción y las computadoras para agilizar la elaboración del producto. Comunicación
El uso de la tecnología para la comunicación cierra la brecha entre algunos empleados, sin embargo, ensancha la distancia entre otros. El advenimiento del correo electrónico, las videoconferencias, los seminarios web y las redes sociales subyace en la conectividad entre colegas, sin importar si están en la misma oficina, en la ciudad o a través del Atlántico. Por otro lado, la mensajería electrónica y otras formas de comunicación basadas en la tecnología son a menudo sustituidas por la interacción que se adapta mejor para la interacción personal. Esto es particularmente cierto para los asuntos en los que existen diferencias de opinión entre dos o más empleados o cuando el intercambio de ideas y mensajes se puede ver afectado por el lenguaje corporal y las señales no verbales, como una entrevista. Capacitación
La tecnología mejora las oportunidades de formación para los empleados. Aquí, los seminarios en línea son un método eficaz para la capacitación en horarios convenientes para un segmento más amplio de tu fuerza de trabajo. Además, la capacitación utilizando la tecnología puede ser menos costosa que la contratación de expertos externos de formación o incluso los servicios internos del entrenador del departamento de recursos humanos. Los empleadores que incorporan las opciones de autoservicio de empleados dentro de su intranet también pueden utilizar la tecnología para permitir muchas más oportunidades de formación para los empleados. Dado que la formación es tanto una inversión en la fuerza laboral como un beneficio para los empleados, incluso el costo de la implementación de la tecnología que apoya la formación merece la pena. Flexibilidad
Más empleadores están utilizando la tecnología para aumentar las opciones de los empleados para los arreglos de trabajo flexibles. La flexibilidad es un factor que cada vez más empleados aprecian, ANIBAL ACEVEDO
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD sobre todo cuando se esfuerzan por lograr el equilibrio entre trabajo y vida o cuando se encuentran en zonas remotas y todavía tienen que estar en contacto con la oficina. El impacto de la tecnología sobre las opciones de teletrabajo puede mejorar enormemente la satisfacción laboral y el desempeño de los empleados, que a su vez, mejora las tasas de retención, así como la productividad. Habilidades
Para algunos empleados, el uso de la tecnología puede afectar si retienen sus puestos de trabajo a través de la adquisición de nuevos conjuntos de habilidades o si el uso de la tecnología les hará prescindible. Los empleados cuyas responsabilidades en el trabajo amenazan con ser reemplazadas a través del uso de soluciones de automatización y tecnología tendrán que aprender nuevas habilidades o posiblemente enfrentar el empleo. Por ejemplo, una función de trabajo que una vez fue de rutina para el montaje de aparatos pequeños puede llegar a ser una tarea más compleja mediante ensamblaje asistido por computadora. Según Timoteo Bresnahan, el ex presidente del departamento de economía de la Universidad de Stanford, la fabricación utiliza maquinaria especializada y controles computarizados, que requieren un margen de apreciación más pronunciado en los trabajadores. Ello exige que los trabajadores tengan la capacidad de análisis y capacidades para la resolución de problemas. La tecnología, en este caso, puede tener un impacto negativo sobre la seguridad en el empleo o un efecto positivo al exigir a los empleados aprender nuevas habilidades laborales.
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD El Declara SAT
En Línea es un sistema de apoyo que opera en forma directa en la página de Internet del SAT, realizando el cálculo y envío de la declaración del ejercicio 2003, para contribuyentes con ingresos exclusivamente por salarios, salarios con acumulación de intereses del sistema financiero e ingresos exclusivamente por arrendamiento de casa habitación. Es necesario tener previamente su clave de identificació i dentificaciónn electrónica confidencial. Para P ara presentar su declaración anual a través del Declara SAT en línea, debe realizar el siguiente procedimiento: Acceder al sistema Declara SAT en línea l ínea En caso de que exista impuesto a cargo, deberá realizar su pago a través de los portales de las instituciones
bancarias
autorizadas,
proporcionando
para tal efecto la fecha de presentación y el número de operación
señalados
en
el
acuse de recibo. Si no tuvo problemas en realizar todos los pasos anteriores, quiere decir que ha hecho su declaración anual satisfactoriamente. De lo contrario, puede pedir asesoría gratuita ya sea vía internet, vía telefónica, o dentro de cada una de las instalaciones de la SAT Vía Telefónica También hay otra manera de pagar impuestos, por medio de vía telefónica. La Administradora Central de Atención al Contribuyente del SAT, opera las 24 horas, todos los días del año
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD El sistema cuenta con tres apartados generales que incluyen buzón de voz, indicadores permanentes y declaración anual; éste último permite hacer el cálculo provisional y anual de los impuestos del ejercicio para personas físicas. Requiere tener a mano la constancia de retenciones y los comprobantes de deducciones, y a continuación deberá teclear las cantidades en el teléfono. El sistema le pide el año del ejercicio a declarar en cuatro dígitos, debe teclear el total de ingresos percibidos en el ejercicio, los ingresos exentos, la proporción de subsidio determinada por el patrón, el total de deducciones personales y las retenciones de ISR o pagos provisionales durante el año. En el caso de montos debe incluir dos cifras correspondientes a los centavos y el porcentaje del subsidio debe ser de cuatro dígitos. Una vez capturados los datos, escuchará un mensaje con el impuesto calculado y si es a favor o en contra. La grabación le indica si desea recibir el documento vía fax, para lo que requiere teclear el número telefónico en 10 dígitos, incluyendo la clave lada. El sistema le avisa que ha procesado su solicitud y que esté pendiente de su línea de fax. Además, en caso de que esté ocupada la línea, se intentará más tarde. El documento que se recibe es una hoja con los datos que deberá vaciar en la forma fiscal correspondiente para presentar la declaración anual 6. ¿Cuál es el aporte real y medible de las tecnologías de la información a las empresas? TECNOLOGÍA + EMPRESA = DESARROLLO El valor concreto que aportan las tecnologías de la información es la EFICACIA. El punto clave para comprobar y demostrar que la tecnología contribuye al desarrollo empresarial es cuando ésta se convierte en una variable medible, es decir cuando permite que los procesos de gestión empresariales logren maximizar en términos porcentuales y cifras reales la rentabilidad de su operación y la minimización de sus gastos operativos, administrativos y productivos.
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD Ahora bien, la manera cómo esta Eficacia se despliega en las empresas que cuentan con soluciones TI es geométricamente ascendente a la capacidad de que las soluciones implementadas en sus procesos de gestión hayan sido desarrolladas partiendo del conocimiento real y completo de sus necesidades básicas y a la medida de éstas. Siendo así, y a partir de nuestra experiencia en el desarrollo de nuestra especialidad, decimos que las soluciones TI generan eficacia a las empresas porque les permite lograr rentabilidad, exactitud e inmediatez en la toma de decisiones al interior de su organización. Y cara al exterior (es decir, en lo que se refiere a las relaciones de las empresas con sus socios de negocios como proveedores, clientes, aliados, competidores y prospectos), las soluciones tecnológicas permiten una integración real gracias a la capacidad de respuesta de la empresa ante los requerimientos de los públicos antes mencionados pues logran una ventaja comparativa significativa con respecto a si no se contara con una solución
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CONCLUCION La alternativa de considerar a la tecnología de la información como una amenaza o como una oportunidad para mejorar el servicio prestado por la contabilidad carece actualmente de sentido. No existe alternativa, simplemente es necesario considerarla como un elemento que el contexto nos proporciona y que nos brinda un soporte para canalizar los múltiples datos que circulan en las organizaciones y convertirlos en información valiosa para las mismas y para todos los interesados en su accionar. Numerosos estudios empíricos indican que las organizaciones están haciendo uso de la tecnología informática para el desarrollo de sistemas de información contable y para la producción de informes para todos los individuos e instituciones interesados en la evaluación del desempeño de todo tipo de entes. Nuestro desafío como investigadores y como profesionales es diseñar entornos que permitan que dicha utilización sea eficiente, es decir, que podamos aprovecharla para brindar un servicio que resulte útil a los distintos tipos de usuarios.
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IMPACTO DE LA TECNOLOGIA EN LA CONTABILIDAD BIBLIOGRAFIA & INFOGRAFIA 1] “El asesor fiscal deberá utilizar la tecnología pues el cliente será cada vez más consciente de su existencia”. Ser empresario. http://www.microsoft.com/spain/empresas/asesoria/entrevista_beceiro.mspx [2] “Refuerzan mecanismo para la fiscalización”. El Norte. Infolatina. Infolatina . [3] Navarrete Carrasco, Roberto Clemente. ¿Para qué sirven las tecnologías de información? http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/usoti.htm [4] “Tecnologías de información en el área contable”. Autor: Jesús Arturo Treviño. Brenix-Contacto Brenix -Contacto de Unión Empresarial. Infolatina. [5] “¿Qué es ee-SAT?”. Página del Sistema de Administración Tributaria. http://www.sat.gob.mx/nuevo.html . [6] Medina,Carlos. Tecnología más empresa igual a desarrollo. Gerencia y Negocios en Hispanoamérica. http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=304
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