Herramientas para la ejecución del mantenimiento.
Manual de Operaciones o Procedimientos El Manual de Procedimientos contiene la información necesaria para llevar a cabo de manera precisa y secuencial, las tareas y actividades operativas que son asignadas a cada una de las unidades administrativas, de la misma forma, determina la responsabilidad e identifica los mecanismos básicos para la instrumentación y el adecuado desarrollo, con el propósito de generalizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que realicen las distintas unidades administrativas de la empresa, señalando lo que se pretende obtener con la ejecución de los mismos. De igual forma, permite conocer los mecanismos útiles para la realización de las actividades de la administración, nos proporciona esquemas o panoramas, sobre los que sustentan las acciones que se realizan en la dependencia y que refleja una actitud de la dirección
Elementos que integran un Manual de Procedimientos En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que éste varía según los objetivos y propósitos de cada dependencia, así como con su ámbito de aplicación. A continuación se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de procedimientos, por ser los más relevantes para los objetivos que se persiguen con su elaboración:
Carátula: Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el logotipo, el nombre del manual y la organización responsable. Portada: Ésta continúa después de la carátula, lleva el nombre del manual, de la organización responsable de su aplicación y el lugar y la fecha de edición. Índice General: Es la presentación resumida y ordenada de los elementos constitutivos del documento. Presentación o Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él, incluyendo una explicación clara y concisa de los objetivos del manual y la exposición de la estructura del documento; Incluye información de cómo se usará, quién, cómo y cuándo hará las revisiones y actualizaciones, así como la autorización del titular. Es recomendable que, al formular la
introducción, se emplee un vocabulario sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento. En síntesis, la introducción deberá
Señalarse el objetivo del documento. Incluir información acerca del ámbito de aplicación del documento. Ser breve y de fácil entendimiento.
Objetivo del Manual: El objetivo deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual de procedimientos; su elaboración se ajustara a los lineamientos que se describen a continuación:
Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento. La redacción será clara, concreta y directa La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo. Se describirá en una extensión máxima de doce renglones.
Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc. El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos breves; además, la primera parte de su contenido deberáexpresar qué se hace; y la segunda, para qué se hace. Procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los siguientes apartados:
El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno
Objetivos del Procedimiento: Que es donde se planteará el propósito finalidad o razón de ser del procedimiento o lo que se pretende lograr con la ejecución del mismo. Alcance: Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica. Referencias: Se enlista la documentación de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento: Manuales Internos, Normatividad, etc. Responsabilidades:
Aquí se debe indicar quien es el responsable de la elaboración, emisión, control, vigilancia del procedimiento; así como también, quien es el responsable de la revisión y aprobación del mismo. Definiciones: Son los términos de uso frecuente que se emplean consentido específico o restringido en comparación al conjunto de definiciones del diccionario. Método de Trabajo: Dentro del método de trabajo se deberán tomar en cuenta los siguientes apartados: •Políticas y normas de operación: Se encuentra referida a la exposición de criterios y normas que orienten la realización de las actividades sin tener que consultar los niveles jerárquicos superiores. •Descripción de las operaciones: Se entiende como la presentación secuencial de los pasos que se deben a seguir dentro de un procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecución. •Diagrama de flujo: Estará entendida como la representación del flujo de operaciones para mostrar las unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas, mediante el uso de la simbología. •Formas e instrucciones: Deberá presentarse un ejemplar de cada uno de los formularios que se utilicen en las diferentes operaciones del procedimiento. Se habrá de adjuntar, además, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe sujetarse el llenado de los formatos
Base Jurídica: Es la enumeración de los ordenamientos o normas jurídico - administrativas que rigen la operación de la unidad, específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el procedimiento. Glosario: Como parte final, se incluirá un compendio alfabético que habrá de contener los conceptos referidos a las acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en el cuerpo del manual. Luego de la realización del manual se debe realizar un análisis del procedimiento con las normas jurídico – administrativas o la verificación de que efectivamente exista similitud del procedimiento con el marco existente y procurando siempre que no se contradiga ninguna de las disposiciones vigentes y normas jurídicas aplicables al procedimiento de que se trate. Por último, es conveniente, incluir la información referente a la duración aproximada y a la frecuencia del procedimiento, así como los mecanismos que se utilizan para la revisión y actualización del manual
En este procedimiento es de suma importancia, verificar los tiempos de ejecución desde que se comienza y hasta que se finaliza, todo esto con el propósito de captar los puntos y las unidades administrativas donde se dan con mayor frecuencia los problemas o retrasos en los servicios, que en general obstaculizan y disminuyen la celeridad en los procesos en su conjunto
Ordenes de Trabajo
Los trabajos del mantenimiento correctivo los podemos contabilizar por orden de trabajo requerido, es decir generando un formato para su fácil cuantificación.
El formato de las órdenes de trabajo deberá llevar datos como son:
Departamento que lo solicita Fecha de pedido Nombre del departamento ejecutor (algunas veces existen varias secciones de mantenimiento) Descripción del trabajo Firma del solicitante Firma de recibido. Esta firma es del encargado del departamento ejecutor Firma de autorización. Aquí firma el encargado de producción Fecha de entrega Firma de conformidad del trabajo. Cuando el trabajo es recibido por el solicitante firma de conformidad. Folio
Para nuestro estudio tomaremos la existencia de una subdivisión en el departamento de mantenimiento: Mantenimiento eléctrico, Taller mecánico, Mantenimiento general y será el ejemplo que trataremos en este manual.
Formato para la bitácora de servicio. Para poder desarrollar el mantenimiento preventivo y/o correctivo con más eficiencia, se debe contar primero con un formato en donde se apuntará la falla reportada así como la solución encontrada, el tiempo invertido en horas-hombre y un costo real de dichas horas. Son estas bitácoras y su revisión las que con apoyo de los manuales de la maquinaria (en donde ya de inicio nos indican sus periodos de mantenimiento) que nos permitirá el desarrollo de un plan de
mantenimiento realista para cada una de nuestras máquinas, al observar la tendencia de fallas reportadas. Entonces, en este primer formato deberán figurar los siguientes datos: Nombre de la máquina, modelo, número de serie, tipo de control, número de identidad, Fecha de fabricación, fecha del servicio. Posteriormente vendrá el espacio en donde la persona o personas que acudan al servicio expondrán sus actividades. Después un lugar para firmas, del operador o encargado de producción al recibir la máquina lista para reiniciar operaciones y, para firma de la persona que realizó el servicio. Igualmente viene un espacio donde se apuntarán las horas-hombre invertidas, su costo y un espacio donde se apunte el tiempo real de paro de la máquina. No olvide apuntar las causas por las que una máquina queda detenida durante un tiempo excesivo. Considere que en un ejemplo real, producción podrá reclamarle que ya tiene una semana sin que repare la máquina, pero si Usted no genera un reporte, describiendo que hace ya esa semana que mando una orden de compra por las refacciones (la cual debe firmarle dicho departamento) entonces justamente será responsable por la demora en el servicio. Sin embargo, si por cada pedimento obtiene un documento y una firma que lo ampare, su departamento poco a poco dejará de ser el responsable de los retrasos.
Costo del mantenimiento.
Dentro del análisis de los costos del mantenimiento se va a ver que el costo de reparación de la maquinaria es un costo más que se suma al costo final del producto. El costo de mantenimiento se ubica dentro de los costos de la empresa, como el de la materia prima, pero a diferencia de esta, el costo de mantenimiento es variable, ya que la empresa puede variar la cantidad de recursos que destina para esta acción. El costo de mantenimiento se sitúa entre el 5 al 10 % del total. Si se descompone los costos que involucran el mantenimiento en sus diferentes aspectos, se los puede dividir en cuatro bloques: 1. Costos fijos 2. Costos variables 3. Costos financieros 4. Costos de fallo
Costos fijos.- Las características de este tipo de costos es que son independientes del volumen de producción o de ventas de la empresa, estos como su nombre lo dicen son fijos, dentro de este tipo de costos podemos destacar la mano de obra directa, los alquileres, seguros, servicios, etc. Los costos fijos en el mantenimiento están compuestos principalmente por la mano de obra y los materiales necesarios para realizar el mantenimiento preventivo, predictivo, así como todo gasto originado por el engrase de las maquinas o mantenimiento. Desde el punto de vista del mantenimiento, estos costos son gastos que aseguran el mantenimiento en la empresa y la vida útil de la maquinaria a mediano y largo plazo. La disminución del presupuesto y recursos destinados a este gasto fijo limita la cantidad de inversiones programadas, y al principio representa un ahorro para la empresa que después se traduce en mayor incertidumbre y gastos mayores para mantener a la empresa en su nivel óptimo.
Costos variables.- Estos costos tienen la particularidad de ser proporcionales a la producción realizada. Podemos destacar dentro de estos costos como mano de obra indirecta, materia prima, energía eléctrica, además de los costos variables que incluyen el mantenimiento. Dentro de los costos variables de mantenimiento nos encontramos básicamente con el de la mano de obra y los materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. El mantenimiento correctivo será consecuencia de las averías imprevistas en la maquinaria, como de las reparaciones programadas por otros tipos de mantenimiento a la maquinaria. Parecería que no fuera posible reducir este tipo de gasto de mantenimiento, dado que este viene directamente de la necesidad de realizar una reparación para poder seguir produciendo. La manera de reducir este tipo de gasto no pasa por dejar de hacer mantenimiento correctivo, si no por evitar que se produzcan las averías esperadas.
Costos financieros.- Los costos financieros asociados al mantenimiento se deben tanto al valor de los repuestos de almacén como a las amortizaciones de las maquinas duplicadas para asegurar la producción. El costo que supone los recambios de un almacén para realizar reparaciones, es un desembolso para la empresa que limita su liquidez. Si los recambios son utilizados con cierta frecuencia nos encontraremos con un mal menor, dado a que esto es una inversión que hace la empresa para mantener la capacidad productiva de la instalación. Sin embargo, cuando los recambios tardan mucho tiempo en ser utilizados, estamos incurriendo en un gasto que, en principio, no genera ningún beneficio para la empresa. Dentro de estos gastos financieros debe tenerse en cuenta el costo que supone tener ciertas instalaciones o máquinas duplicadas para obtener una mayor disponibilidad. En determinadas circunstancias que se obliga a una disponibilidad total, es necesario montar en paralelo una máquina similar que permita la reparación de una de ellas mientras la otra está en funcionamiento. El costo de esta duplicidad puede olvidarse en el cómputo de los gastos de mantenimiento, pero debe
tenerse en cuenta dado que el motivo de su presencia es el aumento de la disponibilidad y este concepto es responsabilidad del mantenimiento.
Costo de fallo.- El costo de fallo se refiere al costo o perdida de beneficio que la empresa soporta por causas relacionadas directamente con el mantenimiento. Normalmente, este concepto no suele tenerse en cuenta cuando se habla de los gastos de mantenimiento, pero su volumen puede ser incluso superior a los gastos tradicionales, costos fijos, costos variables y financieros. Este concepto es aplicable tanto a empresas productivas como a empresas de servicios.
Empresas productivas.- En las empresas productivas los costes por fallo en los equipos se deben principalmente a: * Perdidas de materia prima * Descenso de la productividad del personal mientras se realizan las reparaciones * Pérdidas energéticas por malas reparaciones o por no realizarlas * Rechazo de productos por mala calidad * Producción perdida durante la reparación, menores ventas, menores beneficios * Averías medioambientales que pueden suponer desembolsos importantes.* Averías que pueden suponer riesgo para las personas o para la instalación * Costos indirectos * Perdidas de imagen, ventas, etc.
A los costos que pueden generar estos hechos, se debe sumar el importe de las reparaciones para volver a la normalidad.
Empresas de servicios.- En el caso de las empresas de servicios al no existir producción de costo de fallo, por lo tanto esta no será predominante, pero aun así no es menos importante, se relacionara con otros aspectos, como por ejemplo con la pérdida de clientes. En este caso es difícil cuantificar el costo de fallo, pero se puede tomar indicadores del tiempo necesario para realizar las reparaciones desde que se conoce de estas hasta la culminación, tomando en cuenta que tipo de falla es para su comparación.
Costo integral
El costo integral es el resultante de la suma de los cuatro costos anteriormente descritos. Este costo nos da una idea más global de la gestión de mantenimiento que el análisis de cualquiera de los costos que la componen. Con este costo se pretende relacionar no solo el gasto que el mantenimiento ocasiona a la empresa, sino también los posibles beneficios que pueda generar. Como por ejemplo tenemos un caso que es representativo, el del aislamiento térmico. Si no se realiza un mantenimiento sobre el aislamiento, los gastos disminuyen, pero a su vez el consumo de energía aumentará. De ahí el buscar el equilibrio entre los costos y la cantidad de mantenimiento que se debe realizar.
