TABLA DE CONTENIDO
1. LA EMPRES1.1 EVALUACIÓN DE LA IDEA..................................................27 1.2. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO............................................................28 1.3. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA............................................................28 1.3.1 Por su finalidad........................................................................................28 1.3.2 Por su naturaleza jurídica:...................................................................29 1.3.3. Actividad económica..............................................................................29 1.3.4. Capital invertido......................................................................................29 1.3.5. Tamaño:..................................................................................................29 1.3.6. Número de propietarios:.........................................................................29 1.4 NOMBRE DE LA EMPRESA.....................................................................30 1.5 LOGO TIPO Y SLOGAN...............................................................................30 1.5.1 logo tipo....................................................................................................30 1.5.2 Slogan.....................................................................................................31 1.6 UBICACIÓN GEOGRÁFICA.........................................................................31 1.7 FACTORES DE LA EMPRESA.....................................................................32 1.7.1 Capital:.....................................................................................................32 1.7.2 Trabajo:....................................................................................................32 1.7.3 Personas:.................................................................................................33 2. CONSTITUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE EMPRESA......................................34 2.1. TRÁMITES COMERCIALES.....................................................................34 2.1.1. Certificado De Homonimia:..................................................................34 2.1.2. Minuta De Constitución:.......................................................................34 MINUTA DE MAGIC-SOAP SOCIEDAD LIMITADA .....................................................34 2.1.3. Escritura Pública:.................................................................................37 2.1.4. Registro Mercantil:...............................................................................37 2.1.5. Matrícula Mercantil:.............................................................................37 2.2 . TRAMITES TRIBUTRIOS.......................................................................37 2.2.1. Registro Único Empresarial R.U.E.:....................................................38 2.2.2. Registro Único Tributario R.U.T.:.........................................................38 2.2.3. Número De Identificación Tributario N.I.T.:..........................................38 2.2.4. Registro De Información Tributaria R.I.T.:...........................................38 2.3. TRAMITES DE FUNCIONAMINETO.........................................................39 2.3.1. Certificado De Uso Del Suelo:................................................................39 2.3.2. Concepto Técnico De Bomberos:........................................................39
2.3.3. Permisos Ambientales:........................................................................39 2.3.4. Sayco Acinpro:....................................................................................40 2.3.5. Registro Invima....................................................................................40 2.3.6. Patente:................................................................................................40 2.4. TRAMITES LABORALES..........................................................................40 2.4.1. Laborales.............................................................................................40 2.4.1.1. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO MAGIC-SOAP.................41 EN MAGIC-SOAP es importante el contrato de trabajo porque los trabadores deben contar con un documento que soporte las condiciones de trabajo tales como sueldo, horario, prestaciones, entre otras...............................................47 CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO INFERIOR A UN AÑO...................................................................................................................52 (EPS) 3. TEORÍAS Y TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS..................................................52 3.1. TEORIAS..................................................................................................... 52 3.1.1 TEORÍA CIENTÍFICA...............................................................................52 3.1.2. TEORÍA CLÁSICA.................................................................................52 3.1.3. TEORÍA BUROCRÁTICA........................................................................53 3.1.4. TEORÍA DE LAS RELACIONES HUMANAS.........................................53 3.1.5. TEORÍA DEL COMPORTAMIENTO.......................................................53 3.1.6. TEORÍA DE LOS DOS FACTORES.......................................................53 3.1.6.1. Los extrínsecos (insatisfacción).......................................................54 Se puede presentar ya sea por el salario, porque no se sientan cómodos con la administración, sienta presión de sus subalternos por una u otra razón y los beneficios de la empresa no llenen las expectativas que el trabajador espera a cambio de su trabajo.........................................................................................54 3.1.6.2. Los intrínsecos.................................................................................54 Llamados satisfacción porque les gusta su cargo, reciben un reconocimiento por su labor llenándolos de ánimo, y dependiendo del rendimiento se van promoviendo de cargo, y sobretodo la responsabilidad que tienen y poder cumplirla generando un orgullo en las directivas de la empresa.....................54 3.2. TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA:.................................54 3.2.1. EMPOWERMENT...................................................................................54 3.2.2. EL OUTSOURCING................................................................................55 3.2.3. TASK FORCE.........................................................................................55 3.2.4. JUST IN TIME......................................................................................55 3.2.5. CALIDAD TOTAL.................................................................................55 4. PLANEACIÓN...................................................................................................57
4.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA...................................................................57 4.1.1. Misión......................................................................................................57 4.1.2. Visión.......................................................................................................57 4.1.3. Objetivos.................................................................................................57 4.1.4. Normas....................................................................................................59 4.1.5. Reglas.....................................................................................................59 4.1.6. Políticas Institucionales...........................................................................60 4.1.6. Diagnostico DOFA...................................................................................62 4.1.7. Presupuesto de arranque.......................................................................64 4.1.7 PRESUPUESTO DE SERVICIOS..........................................................67 4.2. PLANEACIÓN TÁCTICA...........................................................................70 4.3. PLANEACIÓN OPERATIVA.........................................................................72 4.3.1. Proceso De La Elaboración Del Jabón...................................................72 4.3.1. FLUJOGRAMA.................................................................................74 4.3.2. Gráfica De Gantt.....................................................................................82 BLIOGRAFÍA...........................................................................................................85
1. LA EMPRESA 1.1 EVALUACIÓN DE IDEAS
NOMBRE
IDEA
INNOV ACIÓ N
VIABILI DAD
IMPACTO SOCIOAM BIENTAL
CLIENTE
UTILI DAD
COMPETEN CIA
RESULTAD O
YENDY CABALLERO
Brasear con bolsillos
3.0
4.0
1.0
2.0
5.0
2.0
2.8
CATHERINE AGUILERA
Servicios de decoración para todo tipo de eventos
1.0
2.0
3.0
4.0
1.0
5.0
2.6
Kit de aseo oral
2.0
1.0
5.0
3.0
3.0
1.0
2.5
Jabón para decoración y uso personal, en distintos colores, tamaños y olores
5.0
5.0
4.0
5.0
4.0
4.0
4.5
Mascarilla con extracto de café.
4.0
3.0
2.0
1.0
2.0
3.0
2.5
LORENA PARDO NATALY AVELLANEDA
PAOLA MARÍN
Tabla 1: Evaluación de idea
1.2.
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
Nuestra empresa MAGIC-SOAP se encarga de crear jabones de glicerina para decorativos de diferentes formas, colores, tamaños y aromas. Este producto está elaborado con el fin de adornar y aromatizar espacios de su hogar u oficina, dando así un ambiente relajante y fresco. También, ofrecemos jabón de baño perfumado, haciendo sentir a nuestros clientes limpios y protegidos todo el día. Este producto está disponible para todo tipo de cliente, con el fin de satisfacer todas sus necesidades. Nuestra competencia será con las reconocidas marcas de jabones tales como Protex, Dove, Palmolive, Johnson y toda otra empresa que tenga la misma actividad económica. Además ofreceremos una competencia transparente con los demás oferentes. MAGIC-SOAP está regida por: Decreto 677 de 1995: “Por el cual se reglamenta parcialmente Régimen de Registro y Licencias, el control de calidad, así como el Régimen de Vigilancia Sanitaria de medicamentos, cosméticos, preparaciones farmacéuticas a bese de recursos naturales, productos de aseo, higiene y limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan otras disposiciones sobre la materia”
1.3. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA
1.3.1 Por su Finalidad Según la finalidad de nuestra empresa, esta sería con ánimo de lucro, porque busca obtener beneficios económicos para los socios.
1.3.2 Por su Naturaleza Jurídica: De acuerdo a la naturaleza jurídica la empresa seria de derecho o regular, ya que cumple con todos sus requisitos legales para su constitución.
1.3.3. Actividad Económica Según nuestra actividad económica, MAGIC-SOAP es una Empresa Comercial, porque compramos el producto ya elaborado para luego transformarlo en diseños, tamaños y colores diferentes para finalmente ofrecerlo al cliente. También es Industrial Artesanal porque para su transformación sólo es necesaria la mano de obra.
1.3.4. Capital Invertido De acuerdo al capital invertido, esta sería privada de Personas Naturales, las cuales harán sus aportes al momento de la creación de la misma de una forma equitativa e igual.
1.3.5. Tamaño Según el tamaño de nuestra empresa, esta es Mediana Empresa porque tendremos máximo de doscientos (200) trabajadores y un capital de 15000 Salarios Mínimo Legales Vigentes.
1.3.6. Número de propietarios De acuerdo al número de propietarios nuestra empresa es una Sociedad Limitada (Ltda.), puesto que está compuesta por más de dos (2) socios y un máximo de veinticinco (25)
1.4 NOMBRE DE LA EMPRESA
Figura 1: Logo Empresa MAGIC: Porque es de varias formas, texturas, aromas, y demás componentes que hacen de él un jabón mágico. SOAP: Traduce Jabón en inglés, y jabón es el producto que estamos ofreciendo
1.5 LOGO TIPO Y SLOGAN
1.5.1 Logo Tipo
Figura 2: Logotipo
COLORES IDENTIFICATIVOS DEL LOGOTIPO El color Morado significa realeza, poder, lujo, ambición. Se asocia también con nobleza, sabiduría, creatividad, extravagancia, magia y espiritualidad. Sus tonos diluidos -los lavandas- provocan nostalgia, sentimiento, aroma, por lo que es muy efectivo para los diseños que impliquen a la mujer como mercado objetivo. El color Lila simboliza prosperidad, el éxito en los estudios y la fuerza en el trabajo. Intuición y lucha por el bien.
1.5.2 Slogan Transforma Tu Mundo… Porque crea un ambiente innovador, creativo para la decoración de nuestros hogares u oficinas La florecita, significa el crecimiento en calidad para satisfacer al cliente.
1.6 UBICACIÓN GEOGRÁFICA Este lugar queda ubicado en la Carrera 13 Nº 52-16 (Diagonal al ÉXITO Marly) Porque es transitable y es un lugar visible, muy comercial, con seguridad y tranquilidad para que los ejecutivos, universitarios observen y compren el producto.
1.7 FACTORES DE LA EMPRESA
1.7.1 Capital:
Computadores: 70 unidades Televisor:5 unidades Teléfonos:90 unidades Carro de transporte:20 unidades Escritorio.70 unidades Sillas: 200 unidades
1.7.2 Trabajo:
Esencias: 50 clases de esencias y 100 unidades de cada una. Colorantes: 10 clases de colorantes y 30 unidades de cada uno. Moldes: 120 formas. Volantes (publicidad): 2000 copias Mesas de producción: 55 unidades. Empaques: 5200 unidades. Vitrinas. 15 unidades.
AREAS DE LA EMPRESA MAGIC-SOAP LIMITADA AREA
CARGO
ADMINISTRATIVO
GERENTE GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO ASISTENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA
FINANCIERA
GERENTE FINANCIERO ASISTENTE FINACIERO SECRETARIA
1.7.3
Personas:
TESORERO CONTABLE
GERENTE CONTABLE ASISTENTE CONTABLE SECRETARIA CONTADOR
TALENTO HUMANO
GERENTE DE TALENTO HUMANO ASISTENTE DE TALENTO SICOLOGO
SECRETARIACOMERCIAL / MERCADEO
GERENTE COMERCIAL ASISTENTE COMERCIAL SECRETARIA ASESOR DE VENTAS IMPULSADORA
2. LA 2.1. OPERATIVA
GERENTE DE OPERATIVO ASISTENTE DE OPERATIVO SUPERVISOR OPERARIOS
CONSTITUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE EMPRESA TRÁMITES COMERCIALES
2.1.1. Certificado De Homonimia: Es el que certifica que el nombre de nuestra empresa MAGIC-SOA no exista, para poder darle autenticidad a nuestro nombre. Se debe solicitar en la cámara de comercio, pagar el valor, luego llevarlo diligenciado y esperar respuesta para saber si podemos o no usar el nombre. 2.1.2. Minuta De Constitución: Se realiza con la información necesaria de la empresa MAGIC-SOAP y los socios se elaboran en borrador que luego queda convertido en una escritura pública.
Minuta de MAGIC-SOAP sociedad limitada En la ciudad de Bogotá, departamento de Cundinamarca, República de Colombia, a primero de febrero de dos mil doce, las señoras; CATHERINE AGUILERA identificados con cédula de ciudadanía número 1.022.986.035 de Bogotá, YENDY CABALLERO identificado con número de cédula 1.061.010.834 de Bogotá, LORENA PARDO, identificados con cédula de ciudadanía número 1.030.582.434 de Bogotá, PAOLA MARÍN identificada con cédula de ciudadanía número 1.026.283.453 de Bogotá, y NATALY AVELLANEDA identificada con número de cédula 1.020.186.711,mayores de edad, con domicilio en Bogotá, obrando en nombre propio, manifestaron que constituirán una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regirá por las normas establecidas en el código de comercio y en especial por los siguientes estatutos: Artículo 1: Nombre o razón social: la sociedad se denominará “MAGIC-SOAP Limitada”. Artículo 2: Domicilio: el domicilio principal será en la ciudad de Bogotá, Departamento de Cundinamarca, República de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en otras ciudades del país como en el exterior. Artículo 3: Objeto social: la compañía tiene por objeto social: transformar materia prima para la producción, diseño y comercialización de productos para aseo, enfocándose en la fabricación de jabones cosméticos. En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de
terceros o con participación de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, efectuar operaciones de préstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías y endosar, adquirir y negociar títulos valores. Artículo 4: Duración de la sociedad: se fija en 5 años, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podrá mediante reforma, prolongar dicho término o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho término expire. Artículo 5: el capital de la sociedad es la suma de $98’550.000. Artículo 6: cuotas: El capital social se divide en cincuenta cuotas o acciones de un valor nominal de un millón novecientos setenta y un mil pesos, es decir que cada socio debe pagar en total diecinueve millones setecientos diez mil pesos. El capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: La socia Paola Marín, suscribe el veinte por ciento en diez cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $19’710.000. La socia Catherine Aguilera suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $19’.710.000. De esta manera quedan pendientes los pagos de diez cuotas de las socias Yendy Caballero, Lorena Pardo y Nataly Avellaneda. Artículo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes. Artículo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisión de nuevos socios o por la acumulación que se hicieron de utilidades por determinación de común acuerdo de los socios. Artículo 9: Cesión de cuotas: las cuotas correspondientes al interés social de cada uno de los socios no están representadas por títulos, ni son negociables en el mercado, pero sí pueden cederse. La cesión implicará una reforma estatutaria y la correspondiente escritura será otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario. Artículo 10: Administración: la administración de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegación no impide que la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social se someta al gerente, cuando los estatutos así lo exijan, según la voluntad de los socios.
Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecución o ejercicio de los siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades líquidas con destino a ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribución de utilidades. Artículo 11: Reuniones: la junta de socios se reunirá ordinariamente una vez por año, el primer día de Abril a las 10:00 de la mañana en las oficinas del domicilio de la compañía. Artículo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendrá tantos votos como cuotas tenga en la compañía. Las decisiones se tomaran por número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera una nimiedad. Artículo 13: La sociedad tendrá un gerente y un subgerente que lo remplazará en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para períodos de un año, pero podrán ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social con las limitaciones contempladas en estos estatutos. En particular tendrá las siguientes funciones: Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones del constituyente y de la Junta, aprobar o improbar los balances, decretar la venta total de bienes sociales, decretar y distribuir las utilidades, crear y proveer los cargos que la ley o los estatutos señalen, aprobar la cesión de cuotas o partes de interés social, acordar las reservas para la protección del capital social, entre otras funciones. Artículo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sociedad. Cada año a 31 de Diciembre se cortarán las cuentas, se hará un inventario y se formará el Balance de la junta de socios. Artículo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y demás documentos, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un 10% de reserva legal para la empresa. Artículo 16: La sociedad se disolverá por: 1. La expedición del plazo señalado para su duración. 2. La pérdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unánime de los socios. 4. Cuando el número de socios exceda de veinticinco. 5. Por demás causales señaladas en la ley. Artículo 17: Liquidación: disuelta la sociedad se procederá a su liquidación por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o más liquidadores con
sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos deberán registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la ciudad. De esta manera se debe detallar toda la información referente a la sociedad con uno de los aspectos mencionados en el contenido básico. 2.1.3. Escritura Pública: Transcripción de la minuta y se legaliza mediante un notario quien la firma sella, junto con los socios y según el capital de MAGIC-SOAP el notario obtiene su paga. 2.1.4. Registro Mercantil: MAGIC-SOAP necesita y tramita El Registro Mercantil porque le permite acreditar públicamente su calidad de empresa. 2.1.5. Matrícula Mercantil: MAGIC-SOAP necesita y tramita la matrícula mercantil porque es la identificación de la sociedad y del establecimiento, así como la identificación de ambos. Además es un trámite obligatorio como persona natural y como establecimiento, para ser y estar registrados ante la Cámara de Comercio.
2.2 . TRAMITES TRIBUTRIOS 2.2.1. Registro Único Empresarial R.U.E.: MAGIC-SOAP solicita el R.U.E. porque a través de este los tenemos la posibilidad de efectuar los trámites de registros públicos que se requieran desde cualquier Cámara de Comercio del país. (Ver anexo 1) 2.2.2. Registro Único Tributario R.U.T.:
Es un documento físico que requiere nuestra empresa para una disposición de información relativa respecto a la identificación, constitución, representación del establecimiento de comercio, matrícula mercantil, y demás documentos pertinentes dependiendo las características obligatorias y las responsabilidades que tengamos frente a la DIAN. Ya que este no tiene costo es gratuito. (Ver anexo 2) 2.2.3. Número De Identificación Tributario N.I.T.: Es un número que el DIAN asigna una sola vez cuando nuestra empresa ya este escrita en el Rut también debemos Inscribirnos en el régimen del IVA y si cumple con los parámetros establecidos por la ley, debe registrarse como responsable para efectuar retención en la fuente.
2.2.4. Registro De Información Tributaria R.I.T.: Es un formato que nuestra empresa necesita para la identificación, ubicación y clasificación de los Impuesto de Industria y Comercio, Avisos y Tableros, esto se hace ante la Dirección Distrital de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., para los contribuyentes que tienen la obligación legal de inscribirse. Si es el caso el empresario debe presentar las declaraciones del impuesto de renta, IVA y retención en la fuente y pagar los impuestos municipales y/o distritales que le correspondan. (Ver anexo 3)
2.3.
TRAMITES DE FUNCIONAMINETO
2.3.1. Certificado De Uso Del Suelo: Nuestra empresa debe obtener un certificado sobre el uso del suelo en la curaduría urbana de la localidad si se puede instalar el establecimiento en el lugar que se ha escogido.
Sería conveniente, aunque no es obligatorio, pero es para saber si la sucursal está ubicada en un sitio prohibido. (Ver anexo 4) 2.3.2. Concepto Técnico De Bomberos: Este formato es importante diligenciarlo para prevenir un incendio en nuestras áreas de trabajo, debemos determinar en qué nivel de riesgo se encuentra nuestro establecimiento para proceder al auto revisión o en su defecto a la revisión oficial. (Ver anexo 5) 2.3.3. Permisos Ambientales: 2.3.3.1. Preservación Del Medio Ambiente Visual: Dentro de este permiso aplican los murales, vallas de en automotores y todo lo que se trate de avisos, para poder fijar esta clase de publicidad en la puerta de nuestro establecimiento debemos estar registrados en la Secretaría Distrital de Media Ambiente. (Ver anexo 6) 2.3.3.2. Depósito De Residuos: Es muy importante el buen manejo y la clasificación de los residuos sólidos en nuestro establecimiento, con ello evitaremos contaminar nuestro medio ambiente, es recomendable separarlos así:
Bolsas verdes (Desechos orgánicos): Origen biológico Bolsas grises (Desechos reciclables):Materias biodegradables Bolsas rojas (Desechos peligrosos): Son contaminantes y tóxicos
Dentro del depósito de residuos también hace referencia a los vertimientos de agua u otros líquidos, debemos pedir ayuda a la Secretaria de Medio Ambiente para que determinen el sistema de alcantarillado y tubería de nuestro establecimiento, esto evitará que nuestra tubería colapse. (Ver anexo 7) 2.3.4. Sayco Acinpro:
Es un permiso que se debe pedir en estas entidades para determinar el grado de música que utiliza en nuestro establecimiento. Como en nuestra empresa la vamos a utilizar debemos de solicitar una visita y pagar el valor del registro. (Ver anexo 8) 2.3.5. Registro Invima MAGIC-SOAP Lo necesita para dar a conocer que nuestro producto, el jabón cosmético se fabrica de manera adecuada, siguiendo las indicaciones y normas de higiene y control, exigidas por el instituto nacional de vigilancia de medicamentos y alimentos INVIMA. (Ver anexo 9)
2.3.6. Patente: Impide que otras personas o empresas utilicen el nombre, el lema y el diseño de nuestra empresa, MAGIC-SOAP, ya que sólo el titular de nuestra empresa da la autorización para que nuestro nombre aparezca en revistas o noticias. (Ver anexo 10) 2.4.
TRAMITES LABORALES
2.4.1. Laborales MAGIC-SOAP va a funcionar con trabajadores (colaboradores) por lo cual es obligación de nosotros brindarles seguridad, cubrir y pagar lo que es justo con ellos, lo cual damos cumplimos con las normas establecidas por el reglamento de trabajo.
2.4.1.1.
REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO MAGIC-SOAP
En MAGIC-SOAP es importante tener el reglamento interno, para que todos nuestros colaboradores tengan conocimiento de las reglas mediante las cuales están regidos además de que es un requisito importante ante la ley.
Capítulo 1 Ámbito de Aplicación 1. Están sujetos al presente Reglamento, todas las desempeñen cualquier trabajo a favor de MAGIC-SOAP.
personas
que
2. El presente Reglamento es de observación tanto para la empresa como para los trabajadores a su servicio incluyendo, desde luego, a todos los trabajadores que ingresen con posterioridad a la fecha de depósito del mismo. 3. El personal de la Empresa está obligado también a cumplir con las disposiciones de orden técnico y administrativo que dicte la misma, las cuales les serán dadas conocer a través de los medios adecuados para el caso. Capítulo 2 Organización del Personal 4. Los trabajadores se clasifican de acuerdo a la duración del contrato en: a) Trabajadores permanentes: Aquellos cuya relación de trabajo tiene carácter de tiempo indeterminado conforme al contrato individual de trabajo. b) Trabajadores temporales: Aquellos que han sido contratados para la ejecución de trabajos temporales o transitorios, ya sea por obra o tiempo determinado, considerando en este caso los contratos como terminados y sin responsabilidad para la Empresa, al modificarse o concluir los objetivos que motivaron su celebración.
Capítulo 3 Lugar y Tiempo de Trabajo
5. Los trabajadores iniciarán y terminaran sus labores en los lugares que la Empresa designe y deberán atender a cualquier otra actividad conexa a su ocupación principal. 6. Al iniciarse la jornada de trabajo diariamente, los trabajadores deberán presentar en recepción su carnet que los identifique como colaboradores de la Empresa y luego procederán a instalarse en sus lugares de trabajo. 7. La jornada semanal de trabajo será de 20 horas tratándose del turno diurno y de 16 horas del turno vespertino. Siempre y cuando la primera no exceda de ocho y la segunda de siete horas diarias. El horario que regirá en La Empresa será de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. distribuido así: de las 8:00 a.m. a la 1:00 p.m. el turno diurno y de las 2:00 p.m. a las 5:00 p.m. es el turno vespertino. De acuerdo con las áreas de trabajo, los horarios específicos serán en términos generales: Personal de Oficina, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Personal Técnico o de Producción, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. El horario señalado puede ser modificado por La Empresa por necesidades de la misma, previo aviso de por lo menos 24 horas de anticipación. Los trabajadores tendrán un tiempo de una hora para tomar sus alimentos, de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. En caso de que tomen sus alimentos dentro del centro de trabajo, esté se computará como parte de la jornada de trabajo. 8. Los trabajadores, sin excepción alguna, deberán estar en sus lugares de trabajo e iniciar sus labores a la hora señalada en el artículo 7; sin embargo; se contará con una tolerancia de 10 minutos, pasados los cuales se considerará como retardo al inicio de labores. 9. Cuando por necesidad justificada, sea necesario prolongar la jornada, los trabajadores deberán contar con la autorización por escrito de La Empresa sin exceder nunca de tres horas diarias ni de tres veces en una semana. Las horas de trabajo extraordinario se pagarán con un ciento por ciento más del salario que corresponda a las horas de la jornada. 10. Los trabajadores ejecutarán su trabajo con intensidad, cuidado y esmero, apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos; respetando en todo
momento a la Clientela del establecimiento. En caso de algún problema con un cliente, el trabajador dará aviso a su superior para que atienda el asunto.
Capítulo 4 Días de Descanso y Vacaciones 11. La Empresa concederá a los trabajadores 3 días de descanso, por cada 30 días de trabajo, siendo éste el día domingo de cada semana. 12. Son días de descanso obligatorio con goce íntegro de salario, los siguientes: 12.1. El 1 de enero 12.2. Miércoles, jueves y viernes de semana Santa 12.3. El 1 de mayo 12.4. El 25 de Diciembre 12.5. Cualquier otro día que lo determine la Empresa. 13. La Empresa concederá a sus trabajadores vacaciones anuales conforme al Artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo, en la inteligencia de que tales días serán pagados con salario íntegro, más el 25 % de prima vacacional. 14. La forma de disfrutar las vacaciones será con base a lo determinado por La Empresa. En caso de no estar de acuerdo al rol de vacaciones, el trabajador manifestará por escrito a La Empresa su inconformidad, la que resolverá lo conducente.
Capítulo 5 Permisos 15. Los trabajadores están obligados a solicitar permisos para faltar a sus labores, por escrito y dirigido a su jefe inmediato. 16. Toda falta no amparada por autorización escrita, se considerará como injustificada. 17. Son consideradas como faltas justificadas, sin el requisito del permiso autorizado por escrito, las que obedezcan acaso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobada. La comprobación de la justificación deberá ser
18. hecha por el trabajador dentro de las 48 horas siguientes al momento en que faltó a sus labores. 19. El trabajador que necesite retirarse de La Empresa dentro de su jornada de trabajo por enfermedad, razones personales o extraordinarias, deberá de solicitar el permiso de su jefe inmediato, quién le entregará la autorización correspondiente de así ser procedente. 20. Los salarios de los trabajadores serán cubiertos en el lugar en donde presten sus servicios, y dentro de las horas de trabajo. 21. Todos los trabajadores están obligados a firmar los recibos de pago, listas de raya o cualquier documento que exija La Empresa como comprobante del pago de los salarios. La negativa del trabajador a otorgar la firma de dichos documentos, relevará a La Empresa de entregar los salarios respectivos. 22. Para los efectos del pago de vacaciones, La Empresa pagará a los trabajadores los salarios correspondientes a las vacaciones el día anterior al inicio de su disfrute.
Capítulo 6 Medidas de Seguridad e Higiene 23. La Empresa establecerá las medidas de higiene y seguridad que determine la Ley Federal del Trabajo, el Reglamento Federal de Seguridad e Higiene en el Trabajo, las Normas Oficiales Mexicanas referidas a la actividad de La Empresa, las adicionales que estime pertinentes, y las que las autoridades competentes les señalaren. 24. El personal se abstendrá de realizar todo acto que pueda poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros o la de los clientes. 25. Por ningún motivo, los trabajadores durante los periodos de incapacidades temporales médicas, ni las trabajadoras durante las incapacidades pre y postnatales, deberán presentarse en el centro de trabajo, salvo para la entrega de los certificados correspondientes. 26. Cuando el trabajador sufra un accidente de trabajo, deberá dar aviso inmediato a su jefe directo o al jefe de personal a fin de que adopten con toda urgencia las medidas pertinentes.
27. Existirán en La Empresa los botiquines que se consideren necesarios con todos los implementos y útiles necesarios que marquen las Normas Oficiales para la atención de los trabajadores que, en caso de accidente o enfermedad, requieran de un auxilio inmediato. 28. Para evitar accidentes de trabajo, los trabajadores deberán observar las reglas que al efecto dicte La Empresa. 29. Cuando un trabajador contraiga alguna enfermedad contagiosa, éste o cualquier otro trabajador de La Empresa que tuviere conocimiento del hecho, están obligados a dar aviso inmediato a su jefe, a fin de que el trabajador enfermo pueda ser examinado por los médicos del IMSS. De acuerdo con el dictamen médico, La Empresa deberá tomar las medidas necesarias para evitar el contagio de la enfermedad. Capítulo 7 Medidas Disciplinarias 30. Todas la faltas que impliquen incumplimiento de este Reglamento, a la Ley del Trabajo, o al Individual de Trabajo, que no amerite la rescisión del contrato, serán sancionados por La Empresa con suspensión de labores hasta por ocho días. La Empresa en cada caso hará las investigaciones correspondientes, escuchando siempre al trabajador, y como regla general notificará por escrito las normas disciplinarias. 31. Sanciones por faltas injustificadas en periodos de treinta días: 31.1. 31.2. 31.3. 31.4.
Una falta: Amonestación. Dos faltas: Suspensión por un día sin goce de sueldo. Tres faltas: Suspensión por tres días sin goce de sueldo. Cuatro faltas: Rescisión de contrato.
32. Sanciones por retardos injustificados en un periodo de treinta días: 32.1. 32.2. 32.3. 32.4.
Un retardo; Una amonestación. Dos retardos; Suspensión de un día sin goce de sueldo. Más de tres retardos; Suspensión por dos días sin goce de sueldo. Más de cinco retardos; Suspensión por cuatro días sin goce de sueldo.
32.5. Más de ocho retardos; Suspensión de cinco a ocho días, sin goce de sueldo, de acuerdo a la reincidencia del trabajador. 33. El tiempo no laborado por retardos, se descontará del sueldo del trabajador. 34. Los trabajadores que abandonen injustificadamente su trabajo con anticipación a la hora de salida, serán sancionados por un día de trabajo sin goce de sueldo dependiendo de las consecuencias de su abandono en las actividades, las que además podría dar como resultado una causal de rescisión, en caso de causar grave daño a La Empresa. 35. El trabajador que no acatare las disposiciones en materia de Seguridad e Higiene, podrá ser sancionado por media o toda la jornada de trabajo de acuerdo a la gravedad de la falta a juicio de La Empresa. 36. Cualquier otra infracción a las disposiciones del presente Reglamento, será sancionado el colaborador según lo disponga la Empresa.
2.4.1.2
CONTRATO DE TRABAJO
EN MAGIC-SOAP es importante el contrato de trabajo porque los trabadores deben contar con un documento que soporte las condiciones de trabajo tales como sueldo, horario, prestaciones, entre otras. CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO INFERIOR A UN AÑO NOMBRE EMPLEADOR: MAGIC- SOAP LTDA DIRECCIÓN EMPLEADOR: Carrera 13 Nº 52-16 NOMBRE TRABAJADOR: Dora Elizabeth López Barrera DIRECCIÓN TRABAJADOR: Carrera 103D Nº 140P-08 LUGAR, FECHA DE NACIMIENTO Y NACIONALIDAD: Bogotá D.C., 29 de marzo de 1952 CARGO U OFICIO QUE DESEMPEÑARÁ EL TRABAJADOR: Secretaria VALOR: $ 830.000 VALOR EN LETRAS: Ochocientos treinta mil pesos PERIODOS DE PAGO: Quincenal FECHA DE INICIACIÓN DE LABORES: 6 de marzo de 2012 LUGAR DONDE DESEMPEÑARÁ LAS LABORES: Bogotá D.C. CIUDAD DONDE HA SIDO CONTRATADO EL TRABAJADOR: Bogotá D.C.
TÉRMINO INICIAL DEL CONTRATO: 4 de marzo de 2012 VENCE EL DÍA: 1 de marzo de 2013 Entre el EMPLEADO y TRABAJADOR, de las condiciones ya dichas, identificados como aparecen al pie de sus firmas, se ha celebrado el siguiente contrato individual de trabajo, regido además por las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. EL EMPLEADOR contrata los servicios personales de EL TRABAJADOR y éste se obliga a: a) a poner al servicio de EL EMPLEADOR toda su capacidad normal de trabajo en el desempeño de las funciones propias del oficio mencionado en las labores anexas y complementarias del mismo, de conformidad con la órdenes que le imparta EL TRABAJADOR directamente o a través de sus representantes; b) a prestar sus servicios de forma exclusiva a EL TRABAJADOR, es decir, a no prestar directamente ni indirectamente servicios laborales a otros trabajadores, ni a trabajador por cuenta propia en el mismo oficio, durante la vigencia de este contrato; y c) a guardar absoluta reserva sobre los hechos, documentos físicos y electrónicos, informaciones en general, sobre todos los asuntos y materias que lleguen a su conocimiento por causa de su contrato de trabajo. SEGUNDA: REMUNERACIÓN. EL EMPLEADOR pagará a EL TRABAJODOR por la prestación de sus servicios el salario indicado en el encabezado del presente documento, pagadero en las oportunidades también señaladas arriba. PARÁGRAFO PRIMERO: SALARIO ORDINARIO. Dentro del salario ordinario se encuentra incluida la remuneración de los descansos dominicales y festivos. De igual manera se aclara y se conviene que en los casos en que EL TRABAJADOR devengue comisiones o cualquiera otra modalidad de salario variable el 82.5% de eso ingresos constituye remuneración de la labor realizada, y el 17.5% restante está destinado a remunerar el descanso en los días dominicales y festivos. PARÁGRAFO SEGUNDO: SALARIO INTEGRAL. En la eventualidad en que EL TRABAJADOR devengue salario integral, se entiende de conformidad que dentro del salario integral convenido se encuentra incorporado el factor prestacional de EL TRABAJADOR, el cual no será inferior al 30% del salario antes mencionado. El salario integral acordado además de retribuir la remuneración ordinario, remunera y compensa todo recargo por trabajo extraordinario, nocturno, dominical o festivo, primas de servicios legales o extralegales, cesantía de intereses a las cesantía, subsidios y suministros en especie, incidencia prestacional de eventuales viáticos y en general toda prestación o acreencia legal o extralegal derivada del contrato, con excepción de las vacaciones. PARÁGRAFO TERCERO: las partes acuerdan que en los casos que se le reconozca a EL TRABAJADOR beneficios por concepto de alimentación, comunicación, habitación o vivienda, transporte, vestuario, auxilios en dinero o en especie o bonificaciones ocasionales, se considerarán tales beneficios o bonificaciones como no salariales, y por tanto no se tendrán en cuenta como factor salarial para la liquidación de acreencias
laborales, ni para el pago de aportes parafiscales y cotizaciones a la seguridad social. TERCERA: DURACIÓN DEL CONTRATO. El término inicial del contrato será señalado arriba. Si antes de la fecha del vencimiento de éste término, ninguna de sus partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato con antelación no inferior a (30) días, éste se entenderá prorrogado por un periodo igual al inicialmente pactado. Por tratarse de un contrato a término fijo inferior a un año, únicamente podrá prorrogarse el contrato hasta por tres (3) periodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un año, y así sucesivamente. CUARTA: TRABAJO NOCTURNO, SUPLEMENTARIO, COMINICAL Y FESTIVO. Todo trabajo nocturno, suplementario o en horas extras y todo trabajo en día domingo o festivo en los que legalmente debe concederse descanso, se remunerará conforme a la Ley. Para el conocimiento y pago del trabajo suplementario, nocturno, dominical o festivo, EL EMPLEADOR o sus representantes deberán haberlo autorizado previamente y por escrito. Cuando la necesidad de este trabajo se presente de manera imprevista o inaplazable, deberá ejecutarse y darse cuente de él por escrito, a la mayor brevedad, a EL EMPLEADOR o a sus representantes para su aprobación. EL EMPLEADOR, en consecuencia, no reconocerá ningún trabajo suplementario, o trabajo nocturno o en días de descanso legalmente obligatorio que no haya sido autorizado previamente o que, habiendo sido autorizado previamente, no haya sido aprobado como queda dicho. Tratándose de trabajadores de dirección, confianza o manejo, no habrá lugar al pago de horas extras. QUINTA: JORNADA DE TRABAJO. EL TRABAJADOR se obliga a laborar la jornada máxima legal, salvo acuerdo especial, en los turnos y dentro de las horas señaladas por EL EMPLEADOR, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente, sin que ello se considere como una desmejora en las condiciones laborales de EL TRABAJADOR. Por el acuerdo expreso o tácito de las partes, podrán repartirse total o parcialmente las horas de la jornada ordinaria, teniendo en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de las mismas. SEXTA: PERÍODO DE PRUEBA. La quinta parte de la duración inicial del presente contrato se considera como un periodo de prueba, sin que exceda de dos meses contratados a partir de la fecha de inicio, y por consiguiente, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato unilateralmente, en cualquier tiempo durante dicho período y sin previo aviso, sin que se cause el pago de indemnización alguna, en caso de prórrogas de presente contrato, se entenderá que no hay nuevo período de prueba.
SÉPTIMA: TERMINACIÓN UNILATERAL. Son justas causas para dar por terminado unilateralmente este contrato, por cualquiera de las partes, y además, por parte de EL EMPLEADOR, las faltas que para el efecto se califiquen como graves en el reglamento, manuales, instructivos y demás documentos que contengan reglamentaciones, órdenes, instrucciones o prohibiciones de carácter general o particular, pactos, convenciones colectivas, laudos arbitrales y las que expresamente convengan calificar así en escritos que formarán parte integral de presente contrato. Expresamente se califican en este acto como faltas graves, la violación a las obligaciones y prohibiciones contenidas en la cláusula primera del presente contrato. OCTAVA: PROPIEDAD INTELECTUAL. Las partes acuerdan que todas las invenciones, descubrimientos y trabajos originales concebidos o hechos por EL TRABAJADOR en vigencia del presente contrato pertenecerán a EL EMPLEADOR, por lo cual EL TRABAJADOR se obliga a informar a EL EMPLEADOR de forma inmediata sobre la existencia de dichas invenciones o trabajos originales. EL TRABAJADOR accederá a facilitar el cumplimiento oportuno de las correspondientes formalidades y dará su firma o extenderá los poderes y documentos necesarios para transferir la propiedad intelectual a EL EMPLEADOR cuando así se lo solicite. Teniendo en cuenta lo dispuesto en la normatividad de derechos de autor y lo estipulado anteriormente, las partes acuerdan que el salario devengado contiene la remuneración por la transferencia de todo tipo de propiedad intelectual, razón por la cual no se causará ninguna compensación adicional. NOVENA: MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES LABORALES. EL TRABAJADOR acepta desde ahora expresamente todas las modificaciones de sus condiciones laborales determinadas por EL EMPLEADOR en ejercicio de su poder subordinante, tales como el horario de trabajo, el lugar de prestación de servicio y el cargo u oficio, siempre que tales modificaciones no afecten su honor, dignidad o sus derechos mínimos, ni impliquen desmejoras sustanciales o graves perjuicios para él. Los gastos que se originen por el traslado de prestación del servicio EL TRABAJADOR serán cubiertos por EL EMPLEADOR. DÉCIMA: DIRECCIÓN DEL TRABAJADOR. EL TRABAJADOR para todos los efectos legales, se compromete a informar por escrito y de manera inmediata a EL EMPLEADOR cualquier cambio en su dirección de residencia, teniéndose en todo caso como suya, la última dirección registrada en su hoja de vida. UNDÉCIMA: EFECTOS. El presento contrato reemplaza a su integridad y deja sin efecto cualquier otro contrato, verbal o escrito, celebrado entre las partes con anterioridad, pudiendo las partes convenir por escrito modificaciones al mismo, las que formarán parte integral de este contrato.
Para constancia se firma en dos o más ejemplares del mismo tenor y valor, ante testigos, un ejemplar de los cuales recibe EL TRABAJADOR en éste acto, en la ciudad y fecha que se indique a continuación: CIUDAD: Bogotá D.C.
FECHA: 4 de marzo de 2012
MAGIC-SOPA LTDA EL EMPLEADOR
Dora Elizabeth López Barrera EL TRABAJADOR
860.159.125-7 C.C. ó NIT.
20.369.457 C.C. Nº
Lorena Pardo TESTIGO
Andrea Garzón TESTIGO
1.030.582.434 C.C. Nº
20.458.268 C.C. Nº
NOTA: Las modificaciones al presente contrato podrían elaborarse en una hoja anexa a este documento, la cual hará parte del mismo y donde deberán consignaren las firmas y los nombres de las partes contratantes, su documento de identidad y fecha en que se efectúa la modificación. NOTA ESPECIAL: Salario Integral. En el caso de pactar un salario integral, debe apreciarse que le mismo en ningún caso puede mensualmente ser inferior a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, más un porcentaje adicional de por lo menos el treinta por ciento (30%) de dicho salario, que constituye el factor prestacional. 2.4.1.3
Afiliación a la ARP
En MAGIC-SOAP contamos con la afiliación obligatoria a riesgos profesionales (ARP) para todos los trabajadores, para asegurar la atención oportuna en caso de accidente. 2.4.1.4
Afiliación a la EPS
En MAGIC-SOAP, es (EPS) importante asegurar mediante la afiliación a la entidad promotora de salud, la atención médica necesaria en cualquier ámbito,
2.4.1.5
Afiliación al Fondo de Pensiones
Para MAGIC-SOAP, el fondo de empleados (pensión) es importante, para asegurar a sus colaboradores mediante una cotización mensual.
3.
TEORÍAS Y TÉCNICAS ADMINISTRATIVAS
3.1. TEORIAS 3.1.1 TEORÍA CIENTÍFICA En nuestra empresa utilizamos esta teoría, específicamente en el área de producción, porque realizamos el estudio de tiempos y movimientos ya que cada trabajador tiene normas y un tiempo promedio para la elaboración del jabón. También Aplicamos el principio de TAYLOR en todas las áreas de nuestra empresa en cuanto a la capacitación y entrenamiento de nuestros colaboradores. 3.1.2. TEORÍA CLÁSICA Esta teoría aplica para Magic-Soap ya que nuestra empresa esta divida por técnicas o áreas funcionales como: comercial, contable, administrativa de seguridad, financiera y de producción. Empleamos las funciones del administrador para los directivos de las áreas existentes que se encargan de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. 3.1.3. TEORÍA BUROCRÁTICA En nuestra organización esta teoría es obligatoria para que todos los integrantes cumplan las normas establecidas en el reglamento interno de nuestra empresa. 3.1.4. TEORÍA DE LAS RELACIONES HUMANAS La empleamos para concientizarnos que no existen miembros de grupos y debe existir la comprensión entre los jefes y los empleados
. Teoría X y Y se desarrolla un estilo de administración abierto y dinámico, democrático basado en valores humanos y sociales.
3.1.5. TEORÍA DEL COMPORTAMIENTO Magic-Soap, cuenta con empleados dispuestos a salir adelante, para ser mejores y a pesar de los problemas tienen confianza en sí mismos, quieren superarse, demostrar que si se puede, que así como dan el respeto esperan recibirlo tanto de compañeros como de sus jefes, procuran llevar buenas relaciones con los demás teniendo en cuenta que algunos llegan a conformar amistad duradera, además el empleo les genera seguridad porque pueden contar con un recurso económico, mediante el cual mantienen a su familia brindándoles tranquilidad un seguro para su salud y tener un lugar donde vivir. 3.1.6. TEORÍA DE LOS DOS FACTORES Magic-Soap tiene como objetivo brindar a cada uno de sus empleados la comodidad y bienestar necesario para la satisfacción, evitando que se presenten factores de inseguridad. Por lo tanto fomentar un ambiente seguro tranquilo y sobretodo gratificante ante los empleados. Los empleados tienden a tomar un tipo de comportamiento debido a los siguientes factores: 3.1.6.1.
Los extrínsecos (insatisfacción).
Se puede presentar ya sea por el salario, porque no se sientan cómodos con la administración, sienta presión de sus subalternos por una u otra razón y los beneficios de la empresa no llenen las expectativas que el trabajador espera a cambio de su trabajo.
3.1.6.2.
Los intrínsecos.
Llamados satisfacción porque les gusta su cargo, reciben un reconocimiento por su labor llenándolos de ánimo, y dependiendo del rendimiento se van promoviendo de cargo, y sobre todo la responsabilidad que tienen y poder cumplirla generando un orgullo en las directivas de la empresa.
3.2.
TÉCNICAS DE LA ADMINISTRACIÓN MODERNA:
Nuestra compañía cuenta con la técnica de la REINGENIERÍA porque el gerente siempre busca ideas, las cuales son comentadas ante un comité en el cual se decide si se realizan o no, si se encaminan al mismo objetivo si son, o no buenas para la prosperidad de Magic-Soap. 3.2.1. EMPOWERMENT Es una técnica que trabajamos en Magic-Soap por su efectividad, puesto que consiste en dar un poder a un trabajador líder o subordinado, dependiendo de su alto rendimiento y conocimiento en la empresa, para que transmita posesión de ser dueño de su propio trabajo, y que dirija correcta y eficazmente a los demás. 3.2.2. EL OUTSOURCING Buscamos la calidad en nuestros servicios por lo tanto utilizamos esta técnica, que consiste en determinar, saber y conocer cuáles son los factores del éxito, como podemos conseguir esos resultados y sobre todo como podemos buscar una nueva metodología para la implantación de dicha estrategia, por lo tanto diariamente nos encaminamos en una búsqueda para lograr el objetivo. 3.2.3. TASK FORCE Se aplicada en Magic-Soap, ya que cuenta con un grupo líder conformado por un comité, con representantes de los diferentes departamentos como: Recursos Humanos, Departamento Comercial, Área de Contabilidad y Gerente Administrativo, los cuales se encargan de tomar decisiones de solucionar problemas, y alcanzar el objetivo de mejoramiento tanto interna con externamente aportando ideas y respuestas para llegar a un solución. 3.2.4. JUST IN TIME Es una técnica importante porque la llevamos a cabo en todo memento puesto que eliminamos todos los desperdicios en la fabricación, procuramos que todo el material sobrante se implemente en la creación de un nuevo producto, además de solo fabricar lo estrictamente necesario para el cliente y en cantidades a petición del cliente.
3.2.5. CALIDAD TOTAL Utilizamos esta técnica porque siempre buscamos una mejora para nuestra empresa y sobre todo para nuestros clientes. Donde cada trabajador desde el gerente hasta el operario se enfoque en el mejoramiento diario y el alcance de los objetivos. Contamos con las siguientes ideas de calidad: El proceso porque Magic-Soap aparte tener cargos importantes a ejercer necesita de la ayuda y colaboración de sus proveedores para ser mejor y con contar con mayor apoyo. Los requisitos, ser excelentes, evitar errores y sobretodo indagar a cada cliente o proveedor en cuanto al producto, si están completamente satisfechos creen que nos hacen falta cosas importantes, y cumplir las expectativas. Cero defectos, nuestro producto al menor costo en el mercado, pero sin disminuir su calidad, entregar todo a tiempo, que nuestro trabajo sea siempre el mejor y el más completo, y cumplir los requisitos del cliente. En Magic-Soap, la materia prima y base es la gente que hace la calidad, por que conforman la unión y cooperación grupal para lograr y llegar al objetivo propuesto.
4.
PLANEACIÓN
4.1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 4.1.1. Misión Somos una empresa colombiana de producción y comercialización de jabones de tocador y decorativos, situados en Bogotá, con el propósito de brindar a nuestros clientes productos de altos estándares de calidad, diseños innovadores y confiables. Decidida a rescatar el antigua arte de hacer el jabón artesanal para el agrado y la satisfacción de nuestros clientes potenciales, con el fin de tener una estabilidad económica fija en beneficio de nuestros accionistas y colaboradores.
Contamos con una infraestructura amplia y apta para que nuestro equipo de colaboradores capacitados, emprendedores y creativos lleven a cabo los procesos de elaboración y comercialización para luego sean entregados por nuestros vehículos en las manos del cliente. 4.1.2. Visión Ser en el 2017 una empresa reconocida y competitiva en el mercado, abriendo nuevas sucursales en Colombia y en el exterior, darnos a conocer por medio de campañas publicitarias, en los diferentes medios de comunicación cuñas radiales, propagandas televisivas, para que la sociedad en general nos conozca como empresa y conozca el producto y servicio que ofrecemos porque es importante para atraer el cliente. 4.1.3. Objetivos 4.1.3.1
Corto plazo:
Realizar en junio de este año un estudio de rendimiento en todas las áreas de la empresa para ejecutar en el auditorio central una capacitación cada dos meses para nuestros colaboradores, realizando una encuesta e identificar le rendimiento, con el propósito de mejorar los conocimientos y conductas que se deben manejar en cada sitio de trabajo siguiendo las normas empresariales.
Aumentar las ventas cada mes en un 25%, realizando descuentos y promocionado el producto, para buscar una considerable rentabilidad, porque es un beneficio para el crecimiento de la empresa.
Incrementar en los próximos seis (6) meses un 30% en el personal de la haciendo ofertas de empleo. empresa con el fin de aumentar la producción y disminuir la tasa de desempleo.
4.1.3.2. Mediano plazo:
Abrir durante los próximos 3 años como mínimo una sucursal en las diferentes ciudades de Colombia para que nuestro producto sea reconocido nacionalmente.
Generar ganancias cuantificables para las accionistas para el 2015, de modo que se pueda aumentar la rentabilidad de la empresa.
Lograr relacionarnos con grandes establecimientos como almacenes de cadena para que vendan nuestro producto y de esta forma coja más fuerza en los próximos 2 años.
Impactar el mercado para el 2015, con jabones ecológicos y materias primas naturales para mayor satisfacción.
Ampliar el área operativa, puesto que ha aumentado nuestro número de clientes y se han incluido también empresas que utilizan nuestro “Plan Separe” con pedidos considerables, todo esto estará listo para el 5 de julio de 2014.
4.1.3.3. Largo plazo:
Ser la empresa líder en producción y comercialización de jabones de tocador y decorativos en los próximos años, para ello ofreceremos constantemente diseños innovadores.
Ofrecer nuestro producto a Estados Unidos para el 12 de abril de 2016, brindando promociones y ofertas de lanzamiento del producto que ofrecemos, será un éxito en el exterior por que ha sido ya reconocido en Colombia por su calidad y beneficio.
Ser la mejor empresa constituida en producción innovadora, con una excelente administración de sus recursos y así globalizarnos para diciembre del 2016.
4.1.4.
Normas
Todos los colaboradores están obligados a firmar con nombres y apellidos completos los recibos de pago de sus salarios, para llevarlos al archivo de pago de nómina del personal.
El personal de MAGIC-SOAP LTDA deberá cumplir con su respectivo horario de trabajo, el cual está establecido en su contrato de trabajo.
Es de carácter obligatorio portar el carné que lo identifica como miembro activo de MAGIC-SOAP LTDA, y presentarlo en portería en hora de ingreso.
Para aprobar los permisos o ausencias de trabajo, deberán los colaboradores presentarlo en la oficina de Recursos Humanos por escrito y firmado por su jefe inmediato.
Es prioridad de nuestra empresa ofrecer un buen producto y servicio a nuestros clientes, manteniendo así mismo una óptima relación con ellos.
Todo el personal deberá asistir a las capacitaciones programadas por la empresa, cumpliendo con el horario establecido para cada área evitando cruces laborales.
Están prohibidas las relaciones amorosas dentro de nuestra empresa, por que afectan el rendimiento y la convivencia de los colaboradores.
Cuando la empresa programe eventos de integración y esparcimiento, el personal deberá asistir durante toda la jornada.
Los trabajadores tienen derecho al descanso remunerado en los días de fiesta de carácter civil o religioso: 1º y 6 de enero, 1º de mayo, 20 de julio, 7 de agosto, 31 de octubre, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, y además las días de Semana Santa.
Entrar o salir del establecimiento por otro lugar que no sea el fijado por las disposiciones en vigor que fije el empleador o jefe directo.
4.1.5. Reglas
El personal de área operativa presentarse en toda su jornada laboral con el vestuario y calzado adecuado y establecidos por la empresa.
El colaborador que presente una enfermedad contagiosa o algún virus, deberá informar al jefe inmediato para que se realice sus chequeos médicos y si es necesario contará con dos días de incapacidad remunerados para que eso no afecte a sus compañeros.
Los gerentes de cada área deberán estar en las diferentes reuniones que programe la empresa.
Se le dará por terminado el contrato al trabajador que quieran crear o pertenecer a un sindicato dentro de nuestra empresa.
Está prohibido que el personal del área comercial obsequie un producto o haga un descuento a la hora de la venta, sin no está autorizado por sus superiores.
Los jefes de área están en la obligación de requisar a sus subalternos al finalizar su jornada de trabajo.
El departamento de Talento Humano deberá cumplir con pausas activas para los colaboradores dentro de la jornada laboral, pero sin abusar del tiempo establecido.
Las personas del área de Talento Humano que realicen el proceso de selección para una vacante, no podrán incluir en la lista a personas que tengan un vínculo de hasta tercer grado de consanguinidad con un colaborador activo de la empresa.
El trabajador que se presentarse al trabajo bajo la influencia de alcohol o drogas, o ingrese bebidas alcohólicas o drogas a la propiedad de la empresa, será sancionado o en su defecto se le cancelará el contrato.
El jefe de área que observe alguna anormalidad de uno a más colaboradores, está en la obligación de poner en aviso a su alterno, ya que en caso de fraude o delito será considerado cómplice.
4.1.5. Políticas Institucionales 4.1.5.1.
Área administrativa: Política de Sueldos
El Gerente General deberá fijar honestamente y autorizar legalmente los sueldos y honorarios para todo el personal que labora en MAGIC-SOAP LTDA. 4.1.5.2.
Área Comercial: Política del Producto
Enfocar y aumentar sus esfuerzos en identificar, desarrollar y ofrecer productos innovadores y de calidad, con la finalidad de satisfacer las necesidades de los clientes y prestar un buen servicio. 4.1.5.3.
Área de Talento Humano: Política de Bienestar
Nos comprometemos a trabajar cada día por mejorar la calidad de vida de nuestros colaboradores, contribuyendo con su formación educativa para que logren ascensos dentro de nuestra empresa. 4.1.5.4.
Área Productiva: Política de Compromiso:
Comprometidos a trabajar y generar eficiencia, excelencia en innovación con nuevos diseños y manejar calidad en la elaboración del producto; además de economizar recursos, reducir costos en lo posible pero sin bajar la calidad y contribuir a la conservación del medio ambiente. 4.1.5.5.
Área Contable: Política de Cumplimiento
Es necesario tener conocimiento del funcionamiento de MAGIC-SOPA LTDA para verificar el cumplimiento y la entrega oportuna, correcta y confiable de los informes contables y el pago de nómina a los trabajadores, con el fin de manejar con transparencia los recursos financieros de la empresa. 4.1.5.6.
Área Financiera: Política de Presupuesto
Se encarga de los fondos y el suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, utilizando los recursos económicos necesarios en cada proceso.
4.1.6. Diagnostico DOFA FORTALEZAS
COMPONENTES INTERNOS
COMPONENTES EXTERNOS
1. La importancia que le damos a nuestro proyecto, porque queremos hacerlo realidad. 2. El tiempo dedicado a cada procedimiento, porque esto hace que salga mejor. 3. Conocimiento suficiente en nuestro producto escogido, ya que esto lo hace más fácil.
OPORTUNIDADES A.
B.
Presentarnos en la Feria Empresarial por que podemos enriquecernos y así mejorar con las críticas que nos hagan. Enriquecerlo con los conocimientos brindados por la formadora por que ayudan en el buen
DEBILILDADES 1. La inconformidad de integrantes en la toma de decisiones por que puede ocasionar disgustos. 2. Falta de confianza en lo que estamos haciendo, por que en ocasiones dudamos de nuestros conocimientos. 3. Falta de organización del tiempo al reunirnos, en ocasiones no alcanzamos a desarrollar lo planeado.
F.O.
D.O.
F.O.1.A: Motivar más a nuestros integrantes, haciéndole entender que los conocimientos nunca sobran, para podernos encaminar en la Feria Empresarial y dar a conocer nuestro proyecto.
D.O.1.A: Escuchar las opiniones que tengan para la toma de decisiones, escogiendo la mejor para evitar disgustos y malos entendidos, para que esto no afecto nuestra participación de dicho evento.
F.O.2.B:
Dedicar
mucho
más D.O.2.B: Tener seguridad en los
C.
desarrollo del mismo. Hacer realidad este proyecto, diligenciando y registrando todos los trámites de constitución porque sería una buena oportunidad para desarrollarnos en nuestro campo.
AMENAZAS A. La presencia de falta de compromiso por parte de un integrante del proyecto porque afectaría el desarrollo del mismo. B. No estar en la lista de los proyectos que participarán en la Feria Empresarial, porque esto es lo que más queremos en este momento. C. Competencia fuerte con otros proyectos por que impediría nuestra exposición en la Feria.
tiempo a cada paso y aplicar lo aprendido en cada clase para que funcionemos no sólo como proyecto sino como personas.
procedimientos aplicados, confiando en el profesionalismo de la formadora y eliminando dudas para una óptima y exitosa ejecución del proyecto.
F.A.
D.A.
F.A.1.A: Delegar responsabilidades a cada participante por medio de un manual de funciones, para eliminar pensamientos des motivadores, negativos o incluso de abandono del proyecto.
D.A.1.A: Mediante la inconformidad y discusiones de los integrantes de proyecto empresarial, se realizaran los pasos y legalizaciones necesarias en unión a otra empresa de competencia, para facilitar la F.A.2.B: Lograr el 100% de lo elaboración del producto y planteado con nuestro total obtención de ganancias. compromiso y dedicación para visualizarnos y luego participar del evento empresarial a nivel INCAP.
4.1.6. Presupuesto de Arranque 4.1.6.1.
Recursos Físicos
Almacenes ÉXITO
PROVEEDOR
DETALLE
CANTIDAD
VALOR U
VALOR TOTAL
Papelera estravaiven blanca
50
21.500
1075000
papelera office grafito Cámara digital 14 mp Panasonic
20 10
39900 231.000
798000 2310000
cámara de video negra
5
849.900
4249500
cámara web para computador de escritorio mouse alambrico compac
10 30
39.900 19.900
399000 597000
Multifuncional EPSON
10
159.900
1599000
Computador Portátil
10
1.799.000
17990000
Computador de escritorio + mueble
30
999.000
29970000
Televisor LED 32"
3
1.249.000
3747000
Teléfono Inalámbrico
6
139.000
834000
Teléfono escritorio
20 6
53.900 300.000
1078000 1800000
Microcomponente
Almacenes ÉXITO
PROVEEDOR
Tv LED 40"
1
1.300.000
1300000
Bombillo espiral 25w x 2 unidades
40
18.950
758000
Persiana Beige
30
26.900
807000
Tapete pequeño
15
12.500
187500
Tapete grande
7
89.900
629300
Reloj de pared Centro de computo Biblioteca Silla blanca Rimax
15 20 5 10
29.900 179.900 92.900 18.900
448500 3598000 464500 189000
Silla escritorio
20
59.900
1198000
DETALLE
CANTIDAD
VALOR U
VALOR TOTAL
Mesa Tv Funzi
8
299.900
2399200
Escritorio 2 compartimentos Escritorio 5 cajones
10 5
94.900 197.840
949000 989200
ALMACEN LA GRAN MANZANA
Dispensador de jabón liquido
4
19.900
79600
Espejo marco en madera
5
19.900
99500
Microcomponente
3
169.900
509700
Cafetera 12 tazas
1
67.900
67900
Mesa Caribe pedestal
6
76.070
456420
Silla en pvc negra
10
139.900
1399000
Mesa para computador filandex
5
249.900
1249500
Cuaderno grande argollado
50
9.600
480000
Folder pasta 3 argollas
200
6.500
1300000
Carpeta legajar cartón
500
600
300000
Esfero caja negro
100
6.600
660000
Esfero caja rojo
100
6.600
660000
Lápiz caja
100
7.000
700000
Recibo de caja menor
50
3.500
175000
Caja de borrador
100
9.600
960000
RECURSOS FÍSICOS ALMACEN LA GRAN MANZANA
PROVEEDOR
DETALLE
CANTIDAD
VALOR U
VALOR TOTAL
Tajalápiz eléctrico
12
78.400
940800
Regla 30 cm
50
1.200
60000
Cosedora Industrial
6
52.000
312000
Cosedora
30
10.000
300000
Caja Grapas
50
44.000
2200000
Resma carta
600
9.400
5640000
Resma tam. Oficio
400
11.200
4480000
Sobre de manila carta x 100
100
13.900
1390000
Sobre de manila oficio x 100
100
14.900
1490000
Clip caja clip caja mariposa
100 100
600 2.000
60000 200000
Torre CD x 100 Notas post-it SERVICIO AGENCIA DE VIGILANCIA SERVICIOS GENERALES IMPULSADORA SERVICIOS DE TELEFONIA SERVICIO DE AGUA
75.700 5.500
1514000 550000
A-Z tamaño carta VALOR MENSUAL Separadores x 5
300 5.500 VALOR ANUAL 200 2.900
1650000
Resaltador $5.537.426 PESOS
100 2.100 $66.881.112
210000
100
2.100
210000
100 6.600 $16.560.000
660000
100
3.000
300000
100$2.800.000 4.300
430000
Marcador tablero Pegastic $1.380.000 Tijeras grandes $700.000 Corrector
20 100
VALOR TOTAL $ 1.550.000
$18.600.000
$1.700.000
$ 20.400.000
SERVICIO DE LUZ
$ 1.600.000
$19.200.000
SERVICIO DE GAS
$1.260.000
$15.120.000
$1.500.000
$4.500.000
$1.800.000
$5.400.000
REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES HONORARIOS DE ABOGADO TOTAL:
$ 17. 027. 426
$
154.261.113
580000
102894340
4.1.7 PRESUPUESTO DE SERVICIOS
4.1.9 PRESUPUESTO SALARIAL
SALARIOS
SALARIO TOTAL Nª DE EMPLEADOS
TOTAL MES
TOTAL ANUAL
6
$2 500 000
$15.000.000
$450.000.000
$18.000.000
SECRETARIA
6
$700 000
$4.200.000
$126.000.000
$75.600.000
ASISTENTES
4
$ 619.000
$2.476.000
$74.280.000
$29.712.000
ANALISTA FINANCIERO
1
$2.000.000
$2.000.000
$60.000.000
$24.000.000
TESORERO
1
$1.500.000
$1.500.000
$45.000.000
$18.000.000
CONTADOR
1
$1.200.000
$1.200.000
$36.000.000
$14.400.000
CORDINADORES
3
$1.000.000
$3.000.000
$90.000.000
$36.000.000
PROFESIONAL DE DESARROLLO
1
$1.500.000
$1.500.000
$45.000.000
$18.000.000
SUPERVISORES
2
$1.200.000
$24.000.000
$720.000.000
$288.000.000
JEFE PERSONAL
1
$900.000
$900.000
$27.000.000
$10.800.000
OPERARIO DE MAQUINA
1
$650.000
$650.000
$19.500.000
$7.800.000
CARGO
N° PERSONAS
GERENTES
4.1.1.2 CONSTITUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DE EMPRESA AQUÍ HAY DATOS NO MIUY REALIES EJMEPLO ESCRITURA Y RUE
FUNCIONMIENT TRIBUTARI COMERCIALE O OS S
TRAMITES
ENTIDAD
VALOR
Certificado de Homonimia Elaboración de Minuta de constitución Realizar el registro Unico Empresarial R.U.E
Cámara de Comercio La misma empresa
$ 2.500 POR HOJA 2000
Inscripción de libros de comercio
Cámara de Comercio
$ 9.900
Registro de Identificación Tributario - RUT Autorización de numeración de factura
DIAN DIAN Secretaria de Hacienda Secretaría Distrital de Planeación Curaduría Cuerpo oficial de Bomberos Secretaria Distrital de salud
0 0
Registro de Identificación Tributario - RIT Concepto de uso de suelo Concepto técnico de bomberos: revisión técnica de seguridad Concepto sanitario
Cámara de Comercio
$ 24.000
0 $ 43.825 $ 37.800 0
Permisos y licencias ambientales Derechos de ejecución de obras musicales Registro sanitario Registro de marcas y patentes
Secretaría Distrital de Ambiente SAYCO - ACIMPRO INVIMA Superintendencia de Industria y comercio
DE ORDEN LABORAL
Contratos de trabajo
N. A. Administradores de Afiliación al sistema de riesgos riesgos Profesionales profesionales ARP Entidades Promotoras Afiliación al plan obligatorio de salud de Salud - EPS Fondos de pensiones Afiliación al fondo de pensiones y cesantías y Cesantías Cajas de Aportes parafiscales Compensación Ministerio de la Reglamento Interno de trabajo protección social Ministerio de la protección social Programa de Higiene y seguridad Industrial y salud ocupacional TOTAL
0 $ 407,00 $ 2.663.490 MARCAS $750,000 PATENTES $590000 0 0 0 0 0 0 0 $ 2.781.922
4.2.
PLANEACIÓN TÁCTICA
ÁREA
Administrativa
Financiera
Contable
OBJETIVO
ESTRATEGIA
RECURSOS
Tener una buena administración de la empresa en todo tiempo, para el buen funcionamiento de cada área,
Contar con profesionales que se desenvuelvan efectivamente en esta área, porque es importante para llevar control y funcionamiento de la misma.
Humano: Gerente, Auxiliar Administrativo, Soporte Profesional, Secretaria. Físico: Muebles Tiempo: Jornada de trabajo.
Llevar y archivar los soportes de los gastos realizados por la empresa porque de esta manera es controlado el dinero.
Humano: Economista, Auxiliar, Secretaria. Tiempo: Jornada de trabajo Físico: Muebles Humano: Contador
Manejar constantes y honestamente los recursos financieros que genera la empresa, por medio de los reportes financieros.
Archivar los recibos de pago de
Aplicar las normas establecidas para la nómina quincenal de cada colaborador de acuerdo con lo pactado en su contrato, reconociendo su trabajo y desempeño.
nómina de todos los colaboradores, para llevar un control de la nómina mensual.
Público, Auxiliar Contable, Secretaria. Tiempo: Jornada de trabajo. Físico: Muebles
Talento Humano
Crear un ambiente de trabajo agradable y armonioso, tres días a la semana por medio de pausas activas para los colaboradores tenga mejor rendimiento en las tareas asignadas.
Establecer pausas activas tres veces por semana, para que el personal se relaje y evite enfermedades laborales.
Humano: Instructores COPACO. Tiempo: 15 minutos por día. Físico: Asignadas por el instructor.
Operativa
Aplicar correctamente los procedimientos para la elaboración del jabón, siguiendo los lineamientos de calidad y tiempo.
Informar al personal operativo, por medio de un instructivo los pasos que se deben de seguir y el tiempo establecido para cada uno.
Humano: Operarios, Supervisor de área. Tiempo: 8 horas por día. Físico: Herramientas y materia prima. Financiera: $ 50’000.000
Comercial Incrementar las ventas
Hacer campañas publicitarias,
Humano: Asesor de ventas, Impulsadores.
mensuales en un 30%, para general más rentabilidad y reconocimiento a nivel nacional de nuestra empresa, por medio de campañas publicitarias.
donde se promocione el producto y de esta manera poder realizar alianzas con almacenes de cadena.
Financiero: $ 13’500.00 Tiempo: 1 mes Físico: Carteleras, volantes, afiches y propagandas.
4.2.1. PLANEACIÓN OPERATIVA: Proceso De La Elaboración Del Jabón Área: Operativa. Responsable: Jefe de área y operarios.
4.2.2. ROTULO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD Pasos para la elaboración del producto. Identificar los proveedores de la materia prima. Comprar las herramientas y materiales. Elaboración. Verificar la calidad. Empaque. Trasporte al área Comercial. Exhibirlo Ofrecer a los clientes. Distribuir a los clientes. Tiempo Total Real
INICIO
2
Contactarlos
TIEMPO (HORAS) 1/2 3 1 4 1 1/2 2 1/2 1/2 1/2 2 15H 1 / 2
NO Elección SI
3
Verificación de Mercancía
4
Verter Glicerin a
De estado sólido a líquido
Mezcla colorantes y fragancias
Devuelt a al proceso 4
Se aplica la mezcla a los moldes
Se compacte y seque el jabón
5
Sirven o se modifica n
SI
NO
Modifica n
6
Verificación
NO
Bien
SI
7
Área comercial
8
Surtir
9
Esperar a que compren
FIN
TIEMPO REAL ESCALA DE TIEMPO ÓPTIMO EN HORAS 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
13 H
RÓTULO 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2
TIEMPO ÓPTIMO
RÓTULO 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ESCALA DE TIEMPO REAL EN HORAS 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
15 H y 1/2
4.2.3. Gráfica De Gantt
REDUCCIÓN DE TIEMPO
3 H Y 1/2
5. ORGANIZACIÓN 5.1 Organización de la Empresa: Ubicación de la Empresa
CONVENCIONES SÍMBOLO
DESCRIPCIÓN Lockers
Traperos, escobas, recogedores, baldes, productos de limpieza Estantes para ubicar lo jabones Mesas en acero inoxidable Herramientas para empaque de jabones. (Cajas, papel, pegante, etc.) Sillas y mesas Elementos de cafetería. Escritorio, silla, computador, impresora, teléfono Silla acolchonada y giratoria Mesa exclusiva para juntas Sofá Televisor Esfero, lápiz, carpeta, corrector, resma de papel, tajalápiz, caneca de basura, cosedora, perforadora, agenda, etc. Ruta de evacuación
ENTRADA SALIDA
PISO 1
PISO 2
5.2 Organización del Tiempo
5.3 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
5.3.1. División del Trabajo ÁREA
ACTIVIDAD
TAREA
Tener información contable y financiera de la empresa
Revisar
ADMINISTRATIVA
Entre semana, junto al director de producción, revisar la calidad en que los proveedores entregan la mercancía
Las fechas de ingreso de los colaborados para iniciar con la elaboración de los contratos de trabajo
Supervisar
Al área Financiera, comercial, contable, producción y Talento Humano.
RESPONSABLE Gerente General Gerente Administrativo
Gerente Administrativo
Asistente Administrativo
Gerente General
Control de los procesos laborales que ejecutan todos los colaboradores. Los pagos a los proveedores.
Autorizar
Gerente General
Pagos de nómina a los colaboradores.
Gerente General
Pago de honorarios
Gerente General.
Nuevos proyectos para mejoramiento de la empresa
Gerente General.
Cambio de proveedor o materia prima.
El ascenso de cargo Los presupuestos asignados en las diferentes áreas
Liderar
Gerente administrativo
Organiza y crea, procesos de planeación y estrategias para beneficio de la empresa.
Gerente General.
Gerente Administrativo
Gerente General Gerente General
Gerente Administrativo
Gerente General Establecer objetivos y metas. Dirección de actividades de créditos y cobranza
Gerente Administrativo Tesorero
Tesorería Manejo de la cartera de inversiones
FINANZAS
Cartera
Custodia de cheques
Estados Financieros
Gerente Financiero
Presupuesto
Elaborar el Presupuesto para cada área y vela por su estricto cumplimiento
Proveedores
Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago Mantener el archivo de proveedores.
CONTABLE Conciliaciones bancarias. Bancos Manejo del libro de bancos.
Tesorero
Jefe de Cartera Gerente Financiero
Gerente Financiero
Asistente Contable
Asistente Contable
Asistente Contable
Asistente Contable
Almacén
Nómina
Elaborar reportes mensuales de almacenes, tanto de entrada como de salida. Elaboración de la nómina para el pago a los trabajadores
Contador General
Asistente Contable
Contactar proveedores
Identificar puntos de venta de materias primas. Cotización de materias primas.
Auxiliar de Ventas
Compra de materias primas
Seleccionando la cotización que más se acomode a la calidad y el valor que se necesita
Coordinador de Ventas
COMERCIAL Contactar clientes
Publicidad
Venta del producto
Promociones Descuentos
Asegurar el cliente
Dar garantías al comprador, calidad y cumplimiento
Coordinador de Ventas Supervisor de Ventas, (Vendedores e Impulsadoras) Coordinador de Ventas
Gerente de Producción
El procedimiento de cada procedimiento de la elaboración. La distribución del producto. Establecer estrategias de producción.
Gerente de Producción
Asistente de Producción
Colaborador del gerente, además de verificar los inventarios, que los pedidos se realizan y lleguen a tiempo
Gerente producción
Supervisor de Calidad
Los productos estén bien fabricados, y verificar su olor su textura solides y que no posean ningún error.
Supervisor
Proveedores
Contactar a los proveedores para la compra del material. Estar en contacto directo para dichos pedidos.
Gerente producción
OPERATIVA
5.3.2. Tipo de Organización Somos una empresa que aplicamos la Organización Lineo-Funcional porque en ella sabemos que existe un solo jefe, pero a la vez hay especialización de cargos, es una buena manera para administrar la empresa.
5.4.
ORGANIGRAMA
Convenciones
OPERARIOS PERSONAL DE SEGURIDAD SERVICIOS GENERALES PERSONAL DE TRANSPORTE IMPULSADOR
60 Operarios
3 Vigilantes 4 Aseo 3 Cafetería 8 Conductores 2 Impulsadoras
5.5.
MANUAL DE FUNCIONES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO Identificación del cargo Nombre del cargo: Gerente Contable Área: Contable Nombre del cargo del jefe inmediato: Gerente General Función básica o principal Planificar las actividades del Área de Contabilidad, dirigiendo las diferentes unidades, a fin de ejecutar los planes y programas previstos, de acuerdo a las normas generales del proceso contable de la empresa.
Funciones específicas Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades del Departamento de Contabilidad Informar periódicamente a la Gerencia General sobre los resultados de la operatividad de su cargo Atender asuntos de su competencia que sean necesarios por las distintas unidades orgánicas del Banco Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por el Departamento. Llevar el control de la contabilización de entradas y salidas de la empresa.
Coordinación con: Asistente Contable: Elaboración de la nómina Conciliaciones Bancarias Coordinación del pago a los proveedores Contador: Elaboración de los reportes mensuales de entrada y salida
Remplazos: Remplaza al Contador, Asistente Contable. Remplazado por el Contador.
Ascensos: A Gerente General
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Requisitos Generales Nivel de estudio: Profesional Especialidad: Licenciado en Administración Contable, Licenciado en Contaduría Pública. Experiencia: Uno o más años en el cargo o similares. Edad: No Aplica Género: No Aplica
Requisitos Personales PERFIL Competencias
1. Orientación la logro 2. Directividad 3. Preocupación por Orden, Calidad y Seguridad 4. Liderazgo 5. Autocontrol 6. Trabajo en Equipo y Cooperación 7. Desarrollo de otros 8. Compromiso Organizacional 9. Iniciativa
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo Nombre del cargo: Asistente Contable Área: Contable
Nivel Esperado Mínimo Máximo 4 5 5 5 4 5 5 5 3 4 5 5
5 5 5 5 5 5
Función básica o principal Recopilar, clasificar y registrar ordenada y oportunamente los hechos económicos de acuerdo a los principios contables y normas legales y tributarias las operaciones contables de la empresa, con el propósito de tener una información financiera real, razonable y oportuna con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de decisiones.
Funciones específicas Elaboración y registro de facturas de compra y venta Realizar y contabilizar las conciliaciones bancarias mensuales de todas y cada una de las cuentas de bancos. Elaborar los documentos para el pago de nomina. Manejo de los libros de Bancos Mantener el archivo de proveedores
Coordinación Gerente Contable: Elaboración de la nómina Conciliaciones Bancarias Coordinación del pago a los proveedores
Remplazos Remplazado por el Contador
Ascensos Con sus estudios puedes ascender a Contador o Gerente Contable
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Requisitos Generales Nivel de estudio: Técnico o Tecnólogo Especialidad: Técnico Laboral en Asistente Contable Experiencia: Un año desarrollando esta labor Edad: No Aplica Género: No Aplica
Requisitos Personales
PERFIL Competencias 1. Orientación la logro 10. Directividad 11. Preocupación por Orden, Calidad y Seguridad 12. Liderazgo 13. Autocontrol 14. Trabajo en Equipo y Cooperación 15. Desarrollo de otros 16. Compromiso Organizacional 17. Iniciativa
Nivel Esperado Mínimo Máximo 4 5 3 5 5 5 4 5 3 5 4 4
5 5 5 5 5 5
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo Nombre del cargo: Gerente Financiero Área: Financiera Nombre del cargo del jefe inmediato: Gerente General
Función básica o principal Cuidar los recursos financieros de la empresa que principalmente son dos, la rentabilidad y la liquidez, esto significa que busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo.
Funciones específicas Realizar operaciones en los mercados de capital eficaces desde el punto de vista de los costos. Acceso a los mercados internacionales para la financiación de las operaciones de préstamo de Bancos. Manejar la cartera de deuda del Banco.
Garantizar que se cumplan todas las obligaciones financieras y se reembolsen todos los créditos. Preparar estados financieros exactos y puntuales. Supervisar los controles internos en el procesamiento de las transacciones financieras.
Coordinación Tesorero: Manejo de inversiones Dirección de actividades de créditos y cobranza Jefe de Cartera: Custodia de cheques
Remplazos Remplazado por el Tesorero y Asistente Financiero Remplaza al Asistente Financiero
Ascensos Con sus estudios puedes ascender Gerente General
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Requisitos Generales Nivel de estudio: Profesional Especialidad: Contador Público, Administrador de Empresas y Financieros Experiencia: Dos años de experiencia profesional desarrollando esta labor o similares Edad: No Aplica Género: No Aplica
Requisitos Personales
PERFIL Competencias 18. Orientación la logro 19. Directividad 20. Preocupación por Orden, Calidad y Seguridad 21. Liderazgo
Nivel Esperado Mínimo Máximo 5 5 5 5 5 5 5
5
22. Autocontrol 23. Trabajo en Equipo y Cooperación 24. Desarrollo de otros 25. Compromiso Organizacional 26. Iniciativa
4 3 4 5 4
5 5 5 5 5
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo Nombre del cargo: Gerente Financiero Área: Financiera Nombre del cargo del jefe inmediato: Gerente Financiero
Función básica o principal Lograr que el manejo de los dineros y títulos valores de la empresa, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagrados en la Ley
Funciones específicas Recaudar todos los recursos que reciba el Fondo de Empleados de asociados y de terceros Llevar el registro individual de aportes, ahorros y cartera de créditos de asociados Custodiar el efectivo y los títulos valores propiedad de Feconcal y los avales de los créditos. Diligenciar diariamente el libro auxiliar de caja Modalidad de la cuota Condiciones de prepago Al momento del desembolso se indiquen los descuentos
Remplazos Remplazado por el Asistente Financiero, Jefe de Cartera y Gerente Financiero Remplaza al Asistente Financiero y Gerente Financiero
Ascensos Con sus estudios puedes ascender Gerente Financiero
ESPECIFICACIONES DEL CARGO
Requisitos Generales
Nivel de estudio: Profesional Especialidad: Profesional en las áreas de Contaduría, Economía, Administración de Empresas o profesiones relacionadas con las ciencias económicas. Experiencia: Tres años de experiencia como profesional en áreas financieras y administrativas, Edad: No Aplica Género: No Aplica
Requisitos Personales
PERFIL Competencias 27. Orientación la logro 28. Directividad 29. Preocupación por Orden, Calidad y Seguridad 30. Liderazgo 31. Autocontrol 32. Trabajo en Equipo y Cooperación 33. Desarrollo de otros 34. Compromiso Organizacional 35. Iniciativa
Nivel Esperado Mínimo Máximo 5 5 4 5 5 5 3 4 4 5 5 4
5 5 5 5 5 5
GERENTE GENERAL 1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO 1.1. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo:
Gerente General
Área a la que pertenece: Área Administrativa Cargo del Jefe directo: No aplica 1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL Crear objetivos y estrategias para que se cumplan en ciertos tiempos establecidos, Manejando correctamente el liderazgo, la organización, la dirección y control de los bienes y recursos de la empresa para el mejoramiento y progreso de MagicSoap. 1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS ACTIVIDADES/TAREAS
Reconocer las debilidades y fortalezas de cada área para crear estrategias que mejoren la situación Toma decisiones independientes para aprobar los ascensos de puesto. Revisa y autoriza los pagos de nómina para los colaboradores. Firma de cheques para pagar a proveedores Se reúne con nuevos proveedores para conocer nuevas ofertas de materia prima, revisando su calidad y sus posibles negociaciones. Se reúne con los socios de la empresa y analizan el progreso y los balances Participa en reuniones con todos los gerentes de cada área con el propósito de revisar los informes y balances, asesorándose de que todo se
ejecute de forma correcta. Debe verificar y establecer junto con el Gerente Financiero, los presupuestos a asignar en las diferentes áreas de la Empresa.
1.4. COORDINACIÓN COORDINA CON (CARGO O ÁREA)
PARA (ACTIVIDAD) Revisan y analizan los informes y balances de cada área.
Gerente Administrativo
Crean nuevas estrategias. Velan por el cumplimiento de los objetivos
Gerente Financiero
Verificación para establecer los presupuestos a asignar en las diferentes áreas de la empresa.
Gerente Contabilidad
Análisis de la situación financiera de la empresa, saldos de cliente y proveedores.
Gerente de Talento Humano
Revisa el resultado y los porcentajes de los exámenes de las personas que aspiran al cargo y define quien debe ocupar el cargo.
Gerente de Mercadeo
Gerente Operativo
Supervisa la buena atención al cliente y Autorizan los pedidos de clientes.
Supervisa la calidad de la materia prima.
1.5. SUPERVISIÓN Supervisa a Gerentes de cada área
Supervisado por No aplica
1.6. EN CASO DE AUSENCIA Reemplaza a Gerente de todos los áreas
Es reemplazado por Gerente Administrativo
1.7. RELACIONES CON OTROS PUESTOS Ascendido de Gerente Administrativo
Puede ascender a No aplica
Gerente Financiero 1.8. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar físico: El puesto de trabajo se encuentra en el área de Gerencia General, contando con oficina privada y los implementos necesarios para desarrollar sus actividades. Horario de Trabajo: Se maneja de lunes a viernes desde las 08:00 hasta las 17:00 horas. 3. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO PERFIL 2.1. REQUISITOS GENERALES Estudios: Profesional en Administración de Empresas o Magister en Administración de Empresas. Especialidad: Costos y auditoria, Industrial o carreras afines. Experiencia: mínima de 2 años Edad: Mínimo 27 años. Sexo: No aplica. 2.2. REQUISITOS PERSONALES
PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN Competencias
Nivel Esperado Mínimo Máximo
Liderazgo
5
5
Orientación al logro
4
5
Cooperación
5
5
Directividad
4
5
Trabajo en equipo
5
5
MANUAL DE FUNCIÓNES DEL GERENTE ADMINISTRATIVO 1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO 1.1. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo: Gerente Administrativo Área a la que pertenece: Área Administrativa Cargo del Jefe directo: Gerente General 1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL Verificar que los colaboradores cumplan con las actividades y las normas establecidas. Verifica el funcionamiento toda la infraestructura física. Además controla la Selección, contratación y coordinación del personal para el ingreso a la Empresa. 1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS ACTIVIDADES/TAREAS
Controla el desempeño y la presentación del personal.
Elaborar contratos de trabajo, Controlar que se hagan las afiliaciones la Seguridad Social, Caja de Compensación Familiar,
pensión y riesgos profesionales, cesantías, entre otros
Velar porque se cumpla con todos los pagos,
Elaborar y hacer cumplir los turnos correspondientes y establecidos en el personal de cada área.
Elaborar el Reglamento Interno de trabajo
1.4. COORDINACIÓN COORDINA CON (CARGO O ÁREA)
PARA (ACTIVIDAD) Informe del funcionamiento general de la empresa.
Gerente General
Informa la calidad con que loa proveedores entregan la mercancía. Proponer nuevas estrategias para el crecimiento de la empresa. Toma de decisiones
Director de producción
Supervisar que cuente con la lista de mercancía, que tenga la materia prima
Gerente Contable
Revisa semanalmente el informe contable
Gerente Talento Humano
Obtiene listado de personas que ingresan a la empresa para elaborar el tipo de contrato establecido
1.5. SUPERVISIÓN Supervisa a Todas las áreas
Supervisado por Gerente General
1.6. EN CASO DE AUSENCIA Reemplaza a Gerente General
Es reemplazado por Gerente Financiero
Gerentes de áreas
1.7. RELACIONES CON OTROS PUESTOS Ascendido de Gerente Financiero
Puede ascender a Gerente General
Gerente de Talento Humano 1.8. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar físico:El puesto de trabajo se encuentra en el área de Gerencia General, contando con oficina privada y los implementos necesarios para desarrollar sus actividades. Horario de Trabajo: Se maneja de lunes a viernes desde las 08:00 hasta las 17:00 horas. 2. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO PERFIL 2.1. REQUISITOS GENERALES Estudios:
Administrador de Empresas, Abogado
Especialidad:
derecho penal
Experiencia: Edad: Sexo:
por mínimo dos años. Mínimo 26 años. No aplica
2.2. REQUISITOS PERSONALES PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN Competencias
Nivel Esperado Mínimo Máximo
Liderazgo
4
5
Orientación al logro
4
5
Cooperación
5
5
Directividad
4
5
Trabajo en equipo
5
5
MANUAL DE FUNCIONES
MANUAL DE FUNCIÓNES SUPERVISOR DE CALIDAD
1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO 1.1. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo:
Supervisor de calidad
Área a la que pertenece: Área de proceso de la materia prima Cargo del Jefe directo: No aplica 1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL Guiar, supervisar y controlar el proceso en la elaboración del producto, además de que se cumplan los estándares requeridos en la calidad y que la productividad aumente diariamente en el proceso de elaboración. 1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS ACTIVIDADES/TAREAS
En caso de un algo extremo como mala implementación de alguna face de la elaboración del producto contar con soluciones rápidas y efectivas para evitar perdida tanto en tiempo como en la materia prima. Verificar que los elementos de producción y elaboración estén cuando se inicie el horario de trabajo. Llevar un control diarios de los para los informes de la producción. Verificar en los productos su textura, olor , color y solides Revisar que cada unos de los trabajadores este cumpliendo con el procedimiento de seguridad de limpieza e higiene. Verificar que la materia prima este cumpliendo con los requisitos de calidad. Reunirse con el gerente del área comercial para determinar la línea del producto más vendido, y si hay algún tipo de sugerencia en cuanto a los clientes para modificar.
1.4. COORDINACIÓN COORDINA CON (CARGO O ÁREA)
PARA (ACTIVIDAD)
Gerente de mercadeo
Área de aseo
Gerente de producción
Verificar que los productos se estén distribuyendo sin problema y que la línea de producción sea la mejor. Que haya una limpieza diaria en la zona de producción. Revisar el resultado y los porcentajes de los objetivos pasar un informe detallado en el caso de algún producto con error de fabricación.
1.5. SUPERVISIÓN Supervisa a Asistente de producción
Supervisado por Supervisor de calidad
1.6. EN CASO DE AUSENCIA Reemplaza a Gerente de producción
Es reemplazado por Supervisor de calidad
1.8. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar físico:
El lugar de trabajo se ubica en el área de producción dividida por dependencias en las cuales se implementa distintas funciones para llegar al mismo objetivo que es la fabricación del producto.
Horario de Trabajo: Trabajamos con un horario intensivo de 8 horas diarias para de 8:00 a 17:00 horas.
2. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
PERFIL 2.1. REQUISITOS GENERALES Estudios:
negocios internacionales, economía y ventas
Especialidad: Experiencia: Edad: Sexo:
mercadeo por mínimo tres años. Mínimo 28 años. No aplica
2.2. REQUISITOS PERSONALES
PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN Competencias
Nivel Esperado Mínimo Máximo
Liderazgo
5
5
Orientación al logro
4
5
Cooperación
5
5
Directividad
5
5
Trabajo en equipo
5
5
DESCRIPCIÓN DEL CARGO GERENTE DE PRODUCCIÓN
1.1. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo:
Gerente de producción
Área a la que pertenece: Área de proceso en general Cargo del Jefe directo: No aplica 1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL Controlar cada uno de los procesos, planear y organizar cada uno de los movimientos entrantes salientes de esta área y dirigir a los operarios y proveedores contar con la materia prima además de estar contando con el área comercial para saber que la mercancía (producto jabón) salga y se distribuya sin novedad. 1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS ACTIVIDADES/TAREAS
Supervisar le almacenaje tanto de la materia prima como de producto finalizado totalmente. Verificar en una planilla de control que los elementos de producción y elaboración estén cuando se inicie el horario de trabajo. Que el plazo establecido de entrega del producto se realice de forma puntual para el área comercial Verificar rendimiento de estándares de objetividad para implementar nuevas metodologías. Revisar con el área de financiera los resultados económicos para determinar las perdidas e implementar una solución. Reunirse con los proveedores mayoristas para determinar la cantidad de materia prima que se utilizara para la producción Planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un crecimiento progresivo de la productividad.
1.4. COORDINACIÓN COORDINA CON (CARGO O ÁREA) Área administrativa
PARA (ACTIVIDAD) Pasarle un reporte semanal para identificar los aumentos y disminución de producción
Gerente de mercadeo
Verificar que los productos se distribuyan sin problema.
Área de contabilidad
Diligenciar un informe diario a contabilidad, con sus facturas y soportes correspondientes para mejor contabilización.
Otros supervisores
Coordinar cada procedimiento de elaboración, proveedor interno
1.5. SUPERVISIÓN Supervisa a Asistente de producción
Supervisado por Gerente de producción
Supervisor de calidad operarios 1.6. EN CASO DE AUSENCIA Reemplaza a Gerente de producción
Es reemplazado por Asistente de producción Gerente administrativo
1.8. CONDICIONES DE TRABAJO Lugar físico: Una grande oficina ubicada en la parte administrativa cerca al área de producción la cual es compartida con mi asistente para un mejor verificación del producto. Horario de Trabajo: Trabajamos con un horario intensivo de 8 horas diarias para de 8:00 a 17:00 horas. 2. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO
PERFIL 2.1. REQUISITOS GENERALES Estudios:
mercadeo, negocios internacionales.
Especialidad: economista. Experiencia: por mínimo cuatro años. Edad: Mínimo30 años. Sexo: No aplica 2.2. REQUISITOS PERSONALES PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN Competencias
Nivel Esperado Mínimo Máximo
Liderazgo
5
5
Orientación al logro
4
5
Cooperación
5
5
Directividad
4
5
Trabajo en equipo
5
5
BIBLIOGRAFÍA
BARRETO VARGAS, María del Pilar. Legislación Comercial. Guía para el estudiante. Instituto Colombiano de Aprendizaje, INCAP. Bogotá.60 P. Www.dian.gov.com Solicitud de numeración de facturas Www.saycoacinpro.org.coSayco y Acinpro
Www.invima.gov.co Registro Sanitario Www.sic.gov.co Superintendencia de Industria y Comercio Www.secretariadeambiente.gov.co Permisos Ambientales BLIOGRAFÍA
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