Guía Paso 4 - Usando Sistemas de Información Para El Desarollo de Proyectos

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD - Vicerrectoría Académica y de Investigación Investigació n - VIACI Escuela: Escuela de Ciencias Administrativas Contables económicas y de negocios ECACEN Programa: Especialización en Gestión de Proyectos. Curso: Sistemas de Información para la gestión de Proyectos. Código : 104003.

Guía de Actividades Unidad 2. Paso 4 - Usando Sistemas de Información Para el desarrollo de Proyectos. Contexto de la estrategia de aprendizaje a desarrollar en el curso: El aprendizaje basado en problemas dentro del desarrollo de procesos formativos dentro del curso sistemas de información para la gestión de proyectos se centrara en la investigación, el aprendizaje y la reflexión como mecanismos para que el participante desarrolle competencias propias de la gestión de proyectos de acuerdo con lo anterior este tipo de aprendizaje requiere de la cooperación, el aprendizaje autónomo y el trabajo en equipo. Buscando aplicar distintos saberes que se hacen necesarios para solucionar los diferentes problemas expuestos en el curso. De esta manera algunos saberes que se requerirán para el desarrollo de este curso tienen que ver con: 1. Gestión de riesgos, RRHH, gestión del tiempo, los costos, la calidad, los interesados y las adquisiciones. 2. Conocimientos propios de metodologías asociadas al diseño de proyectos como la metodología MGA, el marco lógico y el uso de la metodología Kanban. Ahora bien para poder desarrollar cada una de las actividades del curso se hace necesario seguir los siguientes pasos: 1. Leer y analizar el problema. Así como sus componentes esenciales. 2. Realizar una lluvia de ideas con el fin de poder definir la mejor solución posible al problema propuesto para saber más sobre el tema se puede consultar en: 3. Hacer una lista de aquello que se conoce. Implica revisar los que se sabe con el fin de usarlo para dar

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD - Vicerrectoría Académica y de Investigación - VIACI Escuela: Escuela de Ciencias Administrativas Contables económicas y de negocios ECACEN Programa: Especialización en Gestión de Proyectos. Curso: Sistemas de Información para la gestión de Proyectos. Código : 104003.

solución al problema. 4. Hacer una lista con aquello que no se conoce. Esto con el fin de investigar sobre elementos que favorecen la solución del problema es deseable que puedan formular preguntas que orienten la resolución del problema. 5. Hacer una lista con aquello que necesita hacerse para resolver el problema: esto permite definir actividades y responsables que deben realizarlas para la adecuada resolución del problema. 6. Definir y resolver el problema: se trata concretamente el problema que van a resolver y en el que se va a centrar. Así como definir las necesidades de información que se tienen para el desarrollo del problema. 7. Presentar resultados: en este paso se espera que los participantes que hayan trabajado en equipo den solución a la situación planteada. Es importante entender que cada actividad colaborativa del curso que se desarrolle deberá considerar para cada entregable las fases de inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control así como cierre.

Temáticas a desarrollar: UNIDAD 2. Uso de los Sistemas de Información en la Gestión de Proyectos. Comprende las siguientes temáticas: 1. Gestión del tiempo en el proyecto. 2. Gestión de los RRHH en el proyecto. 3. Definiendo la WBS dentro del proyecto. 4. Gestión de los costos en el proyecto. 5. Gestión de la calidad en el proyecto. 6. Gestión de las comunicaciones en el proyecto. 7. Gestión del riesgo en el proyecto.


Número de semanas: Fecha: Semanas 7 a 11 trabajo de 30/04/2017 equipo en entorno de trabajo colaborativo. 30/05/2017 –

Momento Entorno: de 1. Entorno de trabajo colaborativo. evaluación 2. Entorno de seguimiento y evaluación. : Evaluación Intermedi a

Fase de la estrategia de aprendizaje: Fases 1 a 7 de la estrategia de aprendizaje Productos académicos y Productos académicos y Actividad Actividad individual ponderación de ponderación de la actividad colaborativa* la actividad colaborativa individual Desarrollo de la actividad usando Revisión de las fuentes documentales de la sistemas de información unidad 2. para la gestión de proyectos II. Asociada a la gestión de un portafolio de proyectos en una estructura matricial encargada de producir alimento para Mascotas.

100 puntos. Royal Yorkshire es una organización que produce alimento para mascotas. En su aniversario 25 desea sacar una línea de productos exclusiva para Yorkshire terrier, Boston terrier, West Highland White terrier y Scottish Terrier. Por tal motivo y considerando tal situación les ha convocado a ustedes para que


desarrollen la programación del desarrollo del proyecto considerando los siguientes elementos:

SUPUESTOS. 1. El presupuesto para investigación, desarrollo e innovación (I+d+i) es de $1.500.000.000 este presupuesto se usará para labores operativas. 2. El presupuesto para el lanzamiento es de $120.000.000. esto significa que, aunque la actividad de lanzamiento del proyecto es un hito allí deberá gastarse dicho presupuesto. 3. El proyecto debe considerar la integración de las áreas de mercadeo, producción y finanzas. 4. El portafolio final debe permitir el lanzamiento de 3 líneas de


producto asociadas a concentrado, galletas, suplementos nutricionales para cada raza. Esto significa que se deben gestionar de manera simultánea hasta 12 proyectos que harán parte de 4 programas y un portafolio. 5. El proyecto debe estar listo en 2 meses. Iniciando el 02/05/2017 y terminado el 02/07/2017. Deberá considerar el calendario colombiano y solo trabajará lunes a viernes de 8 a 5 pm con una hora de almuerzo. Este calendario se aplicará al equipo de proyecto y al área operativa de la organización. 6. Los recursos que se seleccionen del área de mercadeo solo pueden trabajar los jueves y viernes de 2 a 5 pm. De allí que se requiera el


diseño de un calendario específico para este tipo de proyecto. 7. En el caso del área de producción el área directiva trabajara los miércoles y jueves de 2 a 5 pm. Es de anotar que el total de operarios trabajara de lunes a viernes de 8 a 5 pm. 8. Los demás equipos estarán disponibles en el horario convencional. 9. Como los avances se deben presentar a la alta gerencia esta programo reuniones el primer y tercer sábado de cada mes en el horario de 8 a 12 del mediodía. Esto significa la creación de un calendario adicional para el equipo de proyecto. En donde todos deben participar. 10. Dentro del equipo del


área de mercadeo tienen ustedes 5 mercadologos, un experto en investigación de mercados y un auxiliar de ventas. Sus salarios individuales son de $1.500.000, $3.750.000 y $1.250.000 respectivamente. A todos hay que calcularles prestaciones. 11. Del área de producción se tiene un ingeniero de alimentos, una ingeniera química que trabaja medio tiempo, una nutricionista y un zootecnista que devengan $6.500.000, $3.400.000 tiempo completo, $5.675.000 y 9.860.000 respectivamente. 12. En el área financiera se tiene un jefe de costos que apoyara el proyecto en ¾ del tiempo cobrando $5.200.000 en contratación de tiempo


completo 13. Para trámites administrativos se tiene dentro del total del presupuesto un estimado de gastos de $120.000.000 14. Para trámites de registro, Invima y Pruebas de laboratorio se tiene un presupuesto de $180.000.000. 15. Deben contratar personal operativo para el desarrollo del proyecto para ellos se requiere contratar a 15 operarios cada un ganara 4 salarios mínimos más prestaciones. Una vez terminado el proyecto quedaran vinculados dentro de la organización 16. Cada uno de ustedes recibirá un salario de $4.800.000 al mes contratados mediante OPS y el líder de proyecto recibirá un incentivo


de $2.000.000 adicionales si cumplen con la triple restricción. Es importante recordar que al ser orden de prestación de servicios uds tendrán una retención del 11% por sus servicios profesionales. 17. Pueden utilizar las instalaciones de la empresa para el desarrollo del proyecto. Razón por la cual dentro de los materiales la maquinaria usada tendrá un costo de $0. 18. En materias primas se deben gastar $1.200.000.000 del total de presupuesto asignado al proyecto. 19. En cualquier momento pueden recibir nuevas solicitudes del comitente del proyecto (el tutor) razón por la cual deben garantizar que están en capacidad de gestionar los cambios del


proyecto.

ENTREGABLES. A. Deben incluir dentro del diseño del proceso diagramas de flujo que integraran a la herramienta que utilicen (se sugiere Visio o E-Draw mind) en dichos diagramas debe quedar en claro las actividades del proyecto así como sus responsables. Se sugiere que estos diagramas se construyan a partir del diagrama de Gantt que presenta los 12 proyectos. B. Adicional a la programación del proyecto la junta directiva de la empresa solicita: a. Calculo del EVM al 50%, 75% de la ejecución del proyecto. b. Estimación del flujo de caja del proyecto.


Evaluación del mismo para los dos meses con una TIO del 20,79% c. Identificación de actividades criticas del proyecto. Para esto deben analizar el Gantt de seguimiento tanto al 50 como al 75% del desarrollo del proyecto. d. Diseño del plan de gestión de riesgos del proyecto. Considerando los datos del punto anterior. C. Se requiere que se entregue la planeación en Microsoft Project o en Project Libre. D. Así mismo se requiere que el equipo realice un cuadro comparativo sobre cual herramienta es mejor para gestionar el respectivo portafolio.


E. Paralelo a lo anterior se requiere que el equipo realice una investigación sobre en qué consiste el concepto de portfolio program management o PPM y su impacto en el desarrollo de modelos de madurez organizacional en proyectos.


*Lineamientos para el desarrollo del trabajo colaborativo Roles y responsabilidades Planeación de actividades Roles a desarrollar por el estudiante dentro para la producción de para el desarrollo del del grupo colaborativo entregables por los trabajo colaborativo estudiantes Para el desarrollo óptimo de las actividades del curso se debe considerar:

Cada uno de los miembros del equipo de proyecto deberá asumir uno de los siguientes roles y comunicárselo a su equipo de manera oportuna.

En términos formales los siguientes son los roles y responsabilidades de los estudiantes:

1. Programar las actividades con tiempo. 1. Líder de proyecto. Encargado de presentar 2. Contar con los datos de los resultados de los proyectos (Solución a contacto de los los respectivos problemas que componen el miembros del equipo. 3. Establecer curso) que la oficina de proyectos desarrolle programación de ante los respectivos comitentes del proyecto reuniones en los trabajos. Para esto es (en este caso el tutor del curso) dentro de clave que compartan su sus funciones se encuentra el planear, usuario en Skype asi como sus datos en otras organizar, dirigir y controlar el desempeño aplicaciones de de los miembros de su equipo. Así como mensajería instantánea como WhatsApp, apoyar en donde algún otro miembro del telegram o Line.

1. Los resultados de los trabajos colaborativos se entregan en el espacio creado para tal fin en el entorno de seguimiento y evaluación por parte del líder de proyecto. 2. Cada estudiante debe desarrollar de manera oportuna la actividad eportafolio. 3. Cada estudiante a su vez deberá completar la actividad del entorno práctico del diplomado.


equipo presente dificultades. 2. Administrador de Recursos. Encargado de gestionar

la

triple

restricción

de

los

proyectos haciendo énfasis en la gestión del tiempo, los recursos y las asignaciones de los demás miembros del equipo. Encargándose también de evaluar la pertinencia y utilidad de las participaciones de cada uno de los miembros del equipo de proyecto así como motivarlos para su adecuado desempeño dentro de la nueva oficina del proyecto. 3. Líder de gestión de conocimiento. Dentro de sus funciones se encuentra: recopilar el conocimiento organizacional del equipo del proyecto. facilitar la gestión del líder del proyecto entregándole información oportuna y adecuada a sus necesidades. gestionar la


documentación del proyecto, así como a futuro desarrollar y visibilizar el repositorio documental del proyecto. 4. Líder de gestión de estándares . Su rol se enfoca en definir los estándares que el proyecto debe cumplir, crear / gestionar las herramientas que permitan el diseño del plan, su seguimiento, su realización y su control. 5. Jefe funcional de soporte . Encargado de brindar soporte en las funciones de todos los miembros del equipo de proyecto y brindar apoyo en todas las actividades que sean hitos dentro del desarrollo del mismo.

Recomendaciones por el docente: Además de lo citado et supra tenga en cuenta poner en contacto con su facilitador de manera constante en este


caso es relevante conocer: Los horarios de atención vía Skype serán publicados en el entorno de aprendizaje colaborativo y en el foro de noticias.

Uso de la norma APA, versión 3 en español (Traducción de la versión 6 en inglés) Las Normas APA es el estilo de organización y presentación de información más usado en el área de las ciencias sociales. Estas se encuentran publicadas bajo un Manual que permite tener al alcance las formas en que se debe presentar un artículo científico. Aquí podrás encontrar los aspectos más relevantes de la sexta edición del Manual de las Normas APA, como referencias, citas, elaboración y presentación de tablas y figuras, encabezados y seriación, entre otros. Puede consultar como implementarlas ingresando a la página http://normasapa.com/ así mismo también puede encontrar información sobre el particular en: http://portales.puj.edu.co/ftpcentroescritura/Recursos/Normasapa.pdf Políticas de plagio: ¿Qué es el plagio para la UNAD? El plagio está definido por el diccionario de la Real Academia como la acción de "copiar en lo sustancial obras ajenas, dándolas como propias". Por tanto, el plagio es una falta grave: es el equivalente en el ámbito académico, al robo. Un estudiante que plagia no se toma su educación en serio, y no respeta el trabajo intelectual ajeno. No existe plagio pequeño. Si un estudiante hace uso de cualquier porción del trabajo de otra persona, y no documenta su fuente, está cometiendo un acto de plagio. Ahora, es evidente que todos contamos con las ideas de otros a la hora de presentar las nuestras, y que nuestro conocimiento se basa en el conocimiento de los demás. Pero cuando nos apoyamos en el trabajo de otros, la honestidad académica requiere que anunciemos explícitamente el hecho que estamos usando una fuente externa, ya sea por medio de una cita o por medio de una paráfrasis anotado (estos términos serán definidos más adelante). Cuando hacemos una cita o una paráfrasis, identificamos claramente nuestra fuente, no sólo para dar reconocimiento a su autor, sino para que el lector pueda


referirse al original si así lo desea. Existen circunstancias académicas en las cuales, excepcionalmente, no es aceptable citar o parafrasear el trabajo de otros. Por ejemplo, si un docente asigna a sus estudiantes una tarea en la cual se pide claramente que los estudiantes respondan utilizando sus ideas y palabras exclusivamente, en ese caso el estudiante no deberá apelar a fuentes externas aún, si éstas estuvieran referenciadas adecuadamente.


UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA NOMBRE DEL CURSO: 104003. Sistemas de Información para la gestión de proyectos. RÚBRICA DE EVALUACIÓN UNIDAD 2. Uso de los Sistemas de Información en la Gestión de Proyectos. Criterios de desempeño de la actividad individual Aspectos evaluados

Valoración alta

El estudiante entrega sus aportes considerando la guía integrada de Gestión de la actividades. Adicional a lo anterior el integración. estudiante integra dentro de sus aportes la rúbrica TIGRE.

Gestión del Tiempo.

Valoración media

Valoración baja

Puntaje

El participante no entrega la actividad

10

(Hasta 10 puntos)

(Hasta 0 puntos)

Los aportes del estudiante son significativos, contribuyen a la concreción de la actividad y son oportunos para el desarrollo de la actividad.

Los aportes no se entregan de manera oportuna.

(Hasta 10 puntos)

(Hasta 0 puntos)

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

10


NOMBRE DEL CURSO: 104003. Sistemas de Información para la gestión de proyectos. RÚBRICA DE EVALUACIÓN UNIDAD 2. Uso de los Sistemas de Información en la Gestión de Proyectos. Criterios de desempeño de la actividad Colaborativa Aspectos evaluados

Valoración alta

Valoración media 

Gestión del Alcance.

La actividad entregada cumple con todos los requisitos de forma y fondo solicitados en la guía de actividades.

(Hasta 80 puntos)



Valoración baja

Puntaje

La actividad entregada cumple de manera parcial con los requisitos de forma y fondo solicitados. La actividad entregada no Dentro de la actividad presentada cumple con los requisitos de se identifican los riesgos forma y fondo solicitados. específicos del proyecto en cuestión y la forma de gestionarlos de acuerdo a las directrices del PMBOK.

(Hasta 40 puntos)

(Hasta 0 puntos) Calificación final

80

100

Guía Paso 4 - Usando Sistemas de Información Para El Desarollo de Proyectos

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