Bibliotecas Públicas
e j a z i d n e r p a e d a í u G _
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Elaborado por:
Área de Capacitación Programa BiblioRedes Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas (SNBP) Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos (DIBAM) Sociedad Educacional T-Educa Ltda. Microsoft Excel 2010:
Guía de aprendizaje para el Estudiante del Programa BiblioRedes. Versión 2013.
Propiedad de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) Registro de Propiedad Intelectual Nº 153.969
Esta obra está publicada bajo una AttributionNon Commercial-ShareAlike 2.0 Chile de Creative Commons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/cl.
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e j a z i d n e r p a e d a í u G _
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Índice Primera unidad: Alfabetización Digital Complementada
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Operaciones Básicas 1.
Introducción a Excel 2010 >Actividad práctica paso a paso >Utilidades y usos
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>Componentes del menú del programa
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>Localización de los comandos básicos en la cinta de opciones >Cinta de opciones
>Actividad práctica paso a paso >Columnas y las
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>Actividad práctica paso a paso
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>Ingreso y modicación de datos en celda >Actividad práctica paso a paso >Actividad práctica paso a paso >Selección de datos >Actividad de Aprendizaje
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4
12 13 14 15 17 18 19 21 23 26 27 30 32 33
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Alfabetización Microsoft Excel digital 2010 Segunda unidad: Uso de Comandos Básicos
1.
Uso de comandos básicos
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>Cintas de opciones >Acciones básicas de selección de datos >Creación de tablas >Actividad práctica paso a paso
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>Ordenación de datos y autoltro >Actividad de Aprendizaje
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36 36 37 38 39 44 46
5
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Tercera unidad: Uso de Fórmulas
1.
Uso de fórmulas
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>Introducción al uso de fórmulas >Componentes de las fórmulas >Uso de asistente de función de fórmulas >Actividad práctica paso a paso >Uso de fórmulas básicas: operatorias básicas, autosuma y promedio >Actividad de evaluación
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6
50 50 50 51 52 57 65
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Alfabetización Microsoft Excel digital 2010
7
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Alfabetización Digital Complementada
Microsoft Excel 2010
Uno de los servicios esenciales del Programa BiblioRedes, es su oferta de capacitación. Desde sus inicios, el Programa ha fomentado el desarrollo social a través de los cursos de Alfabetización Digital, que incorporan competencias esenciales para el aprendizaje, el acceso a la información, las comunicaciones, el trabajo, etc. En resumen, para gran parte de la vida y las relaciones humanas actuales. Desde el año 2002, cientos de miles de personas de todo Chile han accedido a la Alfabetización Digital en una Biblioteca Pública.
Sin embargo, no ha sido más que manera una puerta mundo aún más grande, que a su vez requiere más esto especialización. De esta nacea un la Alfabetización Digital Complementada. Capacitaciones más avanzadas, dirigidas a necesidades más especícas.
Dentro de estas capacitaciones avanzadas, se encuentran los cursos de los programas de Microsoft Ofce más utilizados: Word, Excel, PowerPoint y Publisher.
Hoy en día, el manejo de estos programas, es considerado una herramienta mínima y esencial para el desenvolvimiento en el ámbito social y laboral.
Crear un currículum vitae, dar formato a una carta de invitación, diseñar una presentación audiovisual, confeccionar un ache, llenar un formulario digital, diseñar una tarjeta de visita,
ordenar las cuentas en una planilla de cálculo, y muchas otras competencias de gran utilidad, son las que se pueden conseguir manejando estos programas. Usted tiene en sus manos la guía de aprendizaje de Microsoft Excel, un programa que facilita
enormemente el procesamiento de los datos. Podemos utilizarlo para ordenar nuestras cuentas, realizar sumas y promedios con grandes cantidades de cifras, generar grácos, almacenar diversas
bases de datos, y muchas otras labores.
Esperando que este curso sea muy satisfactorio para usted, le invitamos a explorar sin temor y conocer todos los interesantes elementos que nos ofrece Microsoft Excel.
Reciba un cordial saludo del Área de Capacitación del Programa BiblioRedes.
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Primera unidad: Operaciones básicas
¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Identicar los elementos básicos que conforman Microsoft Excel 2010. Utilizar los comandos básicos en la creación de tablas. Utilizar las fórmulas básicas de Microsoft Excel 2010 en una hoja de trabajo.
1. Introducción a Excel 2010
¿Qué aprenderé en esta sección? Cómo utilizar componentes y comandos básicos, como también su localización. Cómo ingresar, seleccionar y modicar
datos dentro de las celdas de una hoja de trabajo.
Ejemplo de presupuesto Excel es un programa de hojas de cálculo perteneciente a Microsoft Ofce el cual nos
permite crear y aplicar formato a conjuntos de hojas de cálculos denominados “Libros” para consignar datos, analizarlos y poder tomar decisiones con mayor precisión en nuestros asuntos nancieros.
Puede crear presupuestos, balances de ingresos, etc.
inventarios,
Ejemplo de inventario
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Actividad práctica paso a paso
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Iniciando Excel
1. Para abrir Excel, presione el ícono que se encuentra en el Escritorio.
2. Luego, se abrirá un documento de Excel en blanco.
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Utilidades y Usos
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Este programa sirve concretamente para ordenar datos, realizar cálculos y representar
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la información a través de los grácos con los
que cuenta el programa. Entre los usos más
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......
comunes de Excel se incluyen:
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¿Cómo utilizaremos Excel? Una vez que hayamos abierto el programa nos encontraremos con el libro de trabajo. Éste contiene “hojas de cálculo”, por defecto aparecen 3 hojas, pero podemos agregar las que deseemos.
......
Contabilidad:
podemos realizar informes
Las hojas de cálculo están compuestas por
nancieros con precisión como balances de
columnas y las, en cada celda se pueden
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caja, estados de ujos de efectivo, etc.
......
introducir números, letras y grácos, no es necesario
......
Presupuestos: podemos crear presupuestos
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y llevar un control sobre los ingresos y gastos mensuales ya sea del plano familiar como de algún proyecto de emprendimiento.
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......
saber
matemáticas
nancieras,
sólo basta con las operaciones básicas (resta, suma, multiplicación y división) para obtener resultados de manera rápida y conable, como Excel tiene la característica de recálculo automático usted puede modicar las veces
......
Inventarios: podemos llevar un orden en los
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que sea necesarios los datos de las celdas.
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artículos de un negocio asociando, por ejemplo,
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al producto la cantidad existente y su precio de
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compra y venta.
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Fila Columna
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¡Recuerde!
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“
Cuando guardamos un archivo de Microsoft Excel 2010 su extensión será .xlsx
”
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Componentes del Menú del Programa
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Al iniciar Excel veremos sus componentes y es
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muy importante conocerlos para entender el
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programa y maximizar su uso:
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Cinta de operaciones
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Barra de estado
Barra de
etiquetas
Barra de fórmulas
Barra de desplazamiento
Vistas
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Barra de Título:
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Cuando ingresamos al programa automáticamente se abre un nuevo libro de
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trabajo y su título se ve reejado en la Barra de
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Título, por defecto recibe el nombre “Libro1”.
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En el extremo derecho están los botones para
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Minimizar
......
, Maximizar
y Cerrar
el programa. ......
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Barra de Herramientas de Acceso Rápido:
Cinta de Opciones:
En esta barra usted podrá añadir las opciones más utilizados del programa, por defecto ya están ingresados: Guardar , Deshacer y Rehacer .
En esta cinta encontraremos agrupados todas las opciones del programa organizadas en
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chas. Al hacer clic sobre ella podemos ver las opciones que contiene cada cha.
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Tenemos la opción de agregar más comandos,
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para acciónque debemos hacerenclic en el realizar triánguloesta invertido se muestra la siguiente imagen y seleccionar los comandos que deseemos agregar.
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Barra de Fórmulas
Esta barra nos muestra la celda en que estamos trabajando y aquí será donde ingresaremos las fórmulas para nuestros cálculos.
Barra de Etiquetas En ella veremos la cantidad de hojas que tiene nuestro libro y además nos permite saltar de una hoja a otra e ir sumando más hojas de trabajo.
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Localización de Comandos Básicos en
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la Cinta de Opciones ......
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Archivo:
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Al hacer clic en “Archivo” (cha verde) se desplegará un menú en donde usted podrá ver las acciones de “Guardar”, “Guardar como”, “Imprimir” o crear un “Nuevo” documento.
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Barra de Estado
Indica en que condición se encuentra el documento, en este caso está abierto. También podemos escoger el zoom para visualizar las celdas y cambiar la vista del libro entre Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.
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Guardar el documento con el nombre
que desee
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Barra de Desplazamiento
Permite movernos a lo largo y ancho de la hoja de cálculo de forma rápida y sencilla ya sea arrastrando el cursor sobre la barra o pinchando los triángulos.
Crear nuevo libro de trabajo
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Podrá realizar una impresión de su trabajo
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Cinta de Opciones
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Está ubicada en la parte superior del programa a continuación de la barra de título. Esta se divide en chas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos,
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Revisar y Vista. Cada una de estas chas
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presenta una variedad de opción para crear nuestros documentos.
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Actividad práctica paso a paso
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Guardando un documento Excel
En este paso a paso aprenderemos como guardar un documento en nuestro computador. 1. Haga clic en “Archivo”.
2. Luego, seleccione “Guardar como”.
3. Ahora, introduzca un nombre para el archivo y seleccione la unidad donde desea guardar el documento. Finalmente presione Guardar.
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4. Veremos en la Barra de Título el nombre con el que se ha guardo el archivo.
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Columnas y Filas
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El área de trabajo de la hoja de nuestro libro
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está compuesta por columnas identicadas
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por letras mayúsculas y las rotuladas con .......
números.
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Columna (A)
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Filas (1)
La intersección entre columnas y las se llaman Celda.
Celda (A1)
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Para seleccionar una columna debemos primero hacer clic sobre la letra correspondiente a la columna y si hay otra columna que necesitamos seleccionar se repite el mismo proceso manteniendo presionada la tecla CTRL.
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Para seleccionar una o varias las hacemos
seleccionar más de una la o columna en una
clic en la la o las las dejando presionada la
misma hoja.
tecla CTRL. Esta es la forma en que podemos
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Actividad práctica paso a paso
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Insertar, suprimir y ocultar columnas y Filas
1. Para insertar una columna, seleccione el lugar donde desea agregar una adicional, luego en la cha Inicio escoja “Insertar” y haga clic sobre “Insertar columnas de hoja”.
2. Para añadir una la, seleccione el lugar, en Inicio, pulse “Insertar” y haga clic sobre “Insertar las de hoja”.
3. Para Eliminar, seleccione la Columna que desea eliminar, luego en la cha Inicio, presiona “Eliminar” y haga clic sobre “Eliminar columnas de hoja”.
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4. Para Eliminar Filas, realice el mismo procedimiento. Seleccione una Fila, luego en la cha Inicio, presione “Eliminar” y haga clic sobre “Eliminar las de hoja”.
5. Para Ocultar Columnas, seleccione una, luego pulse el botón derecho del mouse y escoja en el menú que se despliega la opción “Ocultar”.
6. Luego de realizada esta acción, verá que existe un salto de letras en las columnas.
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7. Para volver a mostrar la columna que ha ocultado, seleccione la columna anterior y posterior a la que ocultó, pulse el botón derecho del mouse y haga clic “Mostrar”.
Para ocultar una la realizamos el mismo procedimiento que con las columnas, pero esta vez seleccionamos las.
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Ingreso y Modicación de Datos en
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Celda
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Para el ingreso de datos en una celda vacía sólo debemos posicionarnos en ella y completarla con los datos que deseemos ya sean estos
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números, letras o grácos.
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Escriba
aquí
......
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Para modicar la información de una celda,
......
debemos seleccionar la celda que deseamos
......
modicar y luego hacer clic en la Barra de
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......
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Fórmulas, lo cual nos permitirá editar el texto.
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Si necesitamos deshacer la operación debemos ir a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y pulsar y para rehacer debemos cliquear .
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Actividad práctica paso a paso
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Ingreso de datos correlativos
En esta Actividad práctica paso a paso, aprenderemos a ingresar datos correlativos en un libro de Excel, para generar listas de números correlativos, impares, fechas, días de la semana, meses
del año, entre otros. 1. Insertados datos numéricos correlativos continuos, presione la esquina inferior derecha del recuadro y arrastre hacia abajo.
2. Digite dos números impares continuos, presione la esquina inferior derecha del recuadro y arrastre hacia abajo. La secuencia de números será impar.
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3. Ingresados fechas continuas y arrastre hacia abajo el recuadro.
4. Digite una hora y luego ingrese otra más 30 minutos (por ejemplo, 13:00 y después 13:30), ingrese la información separando las horas de los minutos con dos puntos “:” y arrastre el recuadro hacia abajo.
5. Digite el primer día dentro de la celda y arrastre hacia abajo o hacia el lado derecho de la hoja de trabajo.
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6. Repita el procedimiento anterior con los meses del año.
7. Digite la palabra libro en la celda A2 y arrastre hacia abajo, en la celda D2 ingrese la palabra “libro” y el número “1” separado por un espacio y arrastre el recuadro hacia abajo. Ingrese en la celda F2 el número “1” separado por un espacio de la palabra “libro”, luego arrastre hacia abajo el recuadro.
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Actividad práctica paso a paso
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Modicar datos de una celda 1. Abra un archivo de Excel o bien cree uno con información de su interés.
2. Seleccione la celda E3 y modique los datos de la columna Sueldos (en este ejemplo son sueldos, usted puede tener otros datos), haciendo clic sobre la celda y escribiendo en la barra de fórmulas.
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3. Finalmente edite la información cambiado la cantidad de 410.000 a 480.000.
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Selección de Datos
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Para seleccionar un rango de celdas debemos colocar el cursor sobre una de ellas y con el botón izquierdo del mouse manteniéndolo presionado arrastrar el cursor hasta el rango deseado.
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Si deseamos suprimir la información contenida en las celdas debemos seleccionarla
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“Eliminar” del menú que ysepresionar despliegalasiopción apretamos el botón derecho del mouse.
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¡Recuerde!
“
Para seleccionar más de un rango de celdas debe mantener presionada la tecla CTRL.
”
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Actividad de aprendizaje
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•
Ingrese al programa Excel desde el botón de Inicio.
•
Guarde el archivo con el nombre “Actividad Nº1” y almacénelo en la carpeta Mis documentos.
•
Digite en la columna A la palabra Nombre, en la columna B la palabra Cumpleaños.
•
Ingrese en la celda A2 la palabra Daniela y en la celda B2 la fecha 14.07.1970.
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Segunda unidad: Uso de comandos básicos
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¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Reconocer losCopiar, elementos quey conforman nuestra hoja de trabajo y las acciones básicas como Cortar Pegar. Utilizar la Cinta de opciones. Descubrir acciones básicas de selección de datos. Cómo realizar la creación de tablas.
Cómo ordenar datos y utilizar un autoltro.
1. Uso de comandos básicos ¿Qué aprenderé en esta sección? Cómo utilizar las acciones básicas de Copiar, Cortar y Pegar en una hoja de cálculo.
Cinta de Opciones
En la Cinta de Opciones encontraremos todas las secciones y sus comandos necesarios para que podamos utilizar Excel de manera rápida.
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Acciones
Básicas
de
Selección
de
Datos “Inicio”encontraremos el comando , con él usted podrá duplicar la información de una celda, ésta se debe seleccionar y presionar “Copiar” y luego ubicar una celda vacía y presionar “Pegar”. En la cha
Para realizar este procedimiento debemos seleccionar la celda a copiar.
Veremos como la información de la celda C2 está duplicada en la celda E2.
Luego, hacer clic en “Copiar”, seleccionamos la celda en donde duplicaremos la información y presionamos en “Pegar”.
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El comando se utiliza para mover información de una celda o de un rango de celdas a otra celda u otra hoja de trabajo dentro del libro, para ello debemos seleccionar la información y luego presionar “Cortar”
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para luego ubicar una celda vacía y nalmente
pulsar “Pegar”.
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La información de la celda C2 ha sido movida a la celda E2.
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Creación de Tablas
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Las tablas son una forma de almacenar información relacionada y permite que el trabajo con datos sea más fácil y dinámico.
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Actividad práctica paso a paso
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a) Creando una tabla
1. Ingrese los datos a la hoja de cálculo como lo muestra la imagen.
2. Seleccione los datos de las celdas.
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3. Cambie de la cha “Inicio” a la cha “Insertar” y haga clic en “Tabla”.
4. Verá en el cuadro de diálogo que le indica las celdas que están siendo consideradas para ser transformadas en una tabla. Presione en “Aceptar”.
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5. Los datos han sido transformados en una tabla.
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b) Creación de una tabla más compleja
1. Ingrese datos del itinerario de buses desde Santiago a Concepción.
2. Seleccione los datos para convertirlos en una tabla.
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3. Luego, haga clic en “Insertar” y ubique el símbolo de “Tabla”.
4. Luego de presionar “Tabla”, los datos se encuentran listos para ser estudiados.
¡Recuerde! Cuando no se ingresan los
“
títulos en los encabezados de las
columnas, el programa por defecto las asigna como “Columna1”, “Columna2”, etc.
”
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Ordenación de datos y autoltro
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Para ordenar los datos de la tabla debemos seleccionarla y luego cambiar a la cha“Datos”.
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Hacemos clic en “Ordenar”, seleccionamos la opción “Ordenar por Quiosco” y presionamos en “Aceptar”.
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A continuación vemos nuestra tabla ordenada por Quiosco.
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Cuando el ujo de datos es alto y se requiere la
información rápidamente se utiliza el comando de “Autoltro”, este comando viene por defecto cada vez que confeccionamos una tabla. El autoltro cumple la función de agrupar
según la condición que se le imponga y siempre que traspasamos los datos a una tabla el autoltro viene por defecto, en este caso aplicaremos el Autoltro por el tipo de
Quiosco, seleccionaremos la ciudad de Quilpué y hacemos clic en “Aceptar”.
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Como resultado veremos lo siguiente:
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Actividad de aprendizaje
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•
Abra una nueva hoja de trabajo en Excel.
•
En la hoja de trabajo ingrese la siguiente información: • • • • • • • • • • • •
Columna A: Tipos de Bebidas Columna B: Nombre de bebidas Columna C: Precios Celda A2: Fantasía Celda A3: Alcohólicas Celda A4: Fantasía Celda B2: Coca-Cola Celda B3: Ron Pampero Celda B4: Fanta Celda C2: 1550 Celda C3: 6000 Celda C4: 1450
•
Aplique el formato de Tabla y ordene por “Precios”.
•
Guarde el documento en Mis documentos bajo el nombre de “Ejercicio de tablas”.
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Tercera unidad: Uso de fórmulas
¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Identicar los componentes de las fórmulas, el uso del asistente de fórmulas y la aplicación de las operaciones matemáticas básicas en Excel. Aplicar los conceptos de Suma, Resta, Multiplicación, División, Autosuma y promedio en nuestra hoja de trabajo por medio de fórmulas.
1. Uso de fórmulas Ejemplos:
¿Qué aprenderé en esta sección? Conocer los componentes de las fórmulas y el uso del asistente de función de fórmulas.
=10+4*2 Suma 10 más 4 y multiplica por 2 =14-2/4 A 14 se restan2 y el resulta do se divide en 4 =A2+A5 Suma la celda A2 más la celda A5
Aplicar las fórmulas División, básicas Autosuma de Suma,y Resta, Multiplicación, Promedio en nuestra hoja de trabajo por medio de fórmulas.
2:A6 A6 Promedia las celdas desde la A2 hasta la Componentes de las Fórmulas
Una fórmula puede contener componentes tales como: funciones, referencias, operadores y constantes. Introducción al Uso de Fórmulas
Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular información de las celdas, entre otros. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=).
50
Sin embargo, los operadores matemáticos más utilizados para ejecutar las operaciones básicas
son suma, resta, multiplicación y división, combinar números y generar resultados matemáticos.
Uso
de
Asistente
de
Función
de
Fórmulas En las versiones anteriores de Excel existía el
Asistente de Fórmulas en esta versión 2010 ha sido remplazado por el Asistente de Funciones. El objetivo de éste es escribir fórmulas que ejecutan operaciones básicas como sumar, restar, y dividirde pero además ahora cuenta multiplicar con una Biblioteca Funciones.
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Actividad práctica paso a paso
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Uso del asistente de funciones
1. Ingrese en la cha “Fórmulas” y confeccione una tabla de dos columnas, una columna de “Empleado” y otra de “Venta Mensual”. Deje en blanco las celdas para los resultados de “Vendedor con mayor ventas”y “Vendedor con menor ventas”.
2. Seleccione la celda C16 y haga clic en el ícono “Insertar función” que está ubicada dentro de la sección “Biblioteca de fórmulas” bajo el símbolo .
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3. Ingrese en el cuadro de diálogo el término que englobe el requerimiento en este caso es MAXIMO y haga clic en “Ir”. Escoja de la lista recomendada la función MAX y presione en el botón “Aceptar”.
4. Luego de presionar el botón “Aceptar” se abre el recuadro “Argumentos de función” y señala las celdas marcadas para escoger la venta máxima. Haga clic en “Aceptar”.
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1. 2. 3. 4. 5. Revise la Barra de Fórmulas para cotejar las celdas que abarca la operación.
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6. Determine al Vendedor con menor venta, seleccione la celda C17 y haga clic en el ícono “Insertar función”.
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7. Ingrese en el cuadro de diálogo el término que englobe el requerimiento en este caso esMINIMO y haga clic en “Ir”. Escoja de la lista recomend ada la función MIN y presione en el botón“Aceptar”.
8. Al abrir el recuadro “Argumentos de función” por defecto las celdas están seleccionadas hasta la C17, debe corregirla por la C16, luego haga clic en “Aceptar”.
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9. Revise la Barra de Fórmulas para cotejar las celdas que abarca la operación.
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Uso de Fórmulas Básicas: operatorias
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básicas, autosuma y promedio
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Para utilizar las fórmulas básicas, lo primero
.......
que debemos hacer es ingresar a la cha .......
en la Cinta de Opciones y escribiremos el nombre de las cuatro operaciones básicas y algunos números para practicar cada operación. “Fórmulas”
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Para generar la Suma o Adición debemos escribir en la última celda (vacía) de la columna el símbolo igual (=).
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Una vez que ya hemos digitado el símbolo igual (=) hacemos clic en la primera celda que sería la C4 y agregamos el signo más (+), y a continuación presionamos la celda C5.
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Pulsamos la tecla ENTER para ver el resultado de las celdas sumadas, si observamos la Barra de Fórmulas usted podrá ver las celdas seleccionadas.
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La operación Resta o Substracción la iniciamos digitando en la última celda (vacía) de la columna el símbolo igual (=).
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Una vez que ya digitado el símbolo igual (=) hacemos clic en la primera celda que sería la D3 y agregamos el signo menos (-) y a continuación presionamos la celda D4.
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Debemos pulsar la tecla ENTER para ver el resultado de las celdas restadas y en la Barra de Fórmulas usted podrá ver las celdas seleccionadas.
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La Multiplicación la iniciamos escribiendo el símbolo igual (=) en la última celda (vacía) de la columna.
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Luego, pinchamos la primera celda que es la F3 seguido por el operador de la multiplicación que es el asterisco (*) luego hacemos clic en la celda F4.
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Para ver el resultado de las celdas multiplicadas pulsamos la tecla ENTER, la Barra de Fórmulas mostrará las celdas seleccionadas.
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Para la División debemos ingresar el símbolo igual (=) en la última celda de la columna.
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Luego, hacemos clic en la celda H3 seguido por la barra oblicua (/)y seleccionamos la celda H4.
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Pulsamos ENTER para ver el resultado de las celdas divididas y en la Barra de Fórmulas usted podrá ver las celdas seleccionadas.
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Autosuma Esta operación se ubica dentro de la cha
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“Fórmulas” en la sección “Biblioteca de
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funciones” bajo el símbolo
. Este comando es para sumar celdas seleccionadas directamente sin la necesidad del uso del símbolo igual (=) y del signo suma (+).
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Para gracar esta operación crearemos una
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tabla de dos columnas con los datos de venta mensual de cuatro vendedores.
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62
Una vez creada la tabla debemos seleccionar la columna “Venta Mensual” desde la celda C4 hasta la celda C7 y posteriormente hacemos clic en Autosuma.
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El resultado de esta operación es el siguiente:
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Al situarnos en el resultado observaremos que en la Barra de Fórmulas usted podrá ver las celdas seleccionadas.
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Promedio
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Esta operación la utilizaremos para saber cual es la tendencia media de un grupo de números. Retomaremos la tabla que hemos confeccionado y aplicaremos esta fórmula. El
A continuación seleccionaremos desde la celda C4 hasta la C7 y obtendremos el promedio de venta mensual del grupo de los cuatro vendedores luego, pulsaremos el comando
signo para esta operación son los .dos puntos “:” y se entenderá como “Hasta”
“Promedio” que está en la cha “Fórmulas” dentro de “Autosuma” (observar el recuadro).
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Una vez pulsado “Promedio” obtendremos el siguiente resultado:
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Si observamos la Barra de Fórmulas usted podrá ver las celdas seleccionadas.
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Actividad de evaluación
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•
Abra una nueva hoja de trabajo en Excel.
•
Cree una tabla de cuatro columnas, cada columna tendrá un título como se
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especica a continuación:
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Columna A: SUMA Columna B: RESTA
• •
Columna C: AUTOSUMA Columna D: PROMEDIO
•
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• • • • • • • • •
En la columna A: desde la celda A2 hasta la celda A8 ingrese los números pares 2, 4, 6, 8,10, 12, 14. En la columna B: desde la celda B2 hasta la celda B8 ingrese los números impares 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13. En la columna C: desde la celda C2 hasta la celda C8 ingrese los números pares 2, 4, 6, 8,10, 12, 14. En la columna D: desde la celda D2 hasta la celda D8 B8 ingrese los números impares 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13. Aplique en la celda A9 la fórmula para Sumar. Aplique en la celda B9 la fórmula para Restar. Aplique en la celda C9 la fórmula de Autosuma. Aplique en la celda D9 la fórmula para obtener el Promedio. Guarde el archivo en Mis documentos bajo el nombre de “Ejercicio de Fórmulas”.
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e j a z i d n e r p a e d a í u G _
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Índice Primera unidad: Introducción a los Grácos 1. Uso de los grácos >Tipos de grácos
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>Preparación de información para usar en grácos >Actividad práctica paso a paso >Actividad de aprendizaje
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74 74 75 76 80
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Alfabetización Microsoft Excel 2010 digital Segunda unidad: Creación de grácos 1. Creación de grácos >Actividad práctica paso a paso
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>Otros grácos >Actividad de aprendizaje >Actividad de evaluación
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84 85 91 92 93
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Tercera unidad: Uso de Plantillas 1.
Tipos de plantillas
96 98 99 104 105 110
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>Trabajo con plantillas >Actividad práctica paso a paso >Creación de una plantilla de informe de gastos desde “Plantillas de Ejemplo” >Actividad práctica paso a paso >Actividad de aprendizaje
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Alfabetización Microsoft Excel digital 2010 Cuarta unidad: Creación de una Plantilla de Economía Familiar 1.
Gastos Extraordinarios
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>Actividad práctica paso a paso >Actividad de aprendizaje >Presupuesto familiar >Actividad práctica paso a paso >Actividad de aprendizaje >Actividad de evaluación
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114 115 121 122 123 128 129
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Primera unidad: Introducción a los gráficos
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¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Identicar los tipos de grácos disponibles en Microsoft Excel 2010. Representar a través de grácos la información contenida en la hoja de t rabajo.
1. Uso de los gráficos
¿Qué aprenderé en esta sección? Conocer los usos de los grácos y sus
comandos básicos. Identicar los tipos de grácos.
Representar la información de las tablas en grácos.
Un gráco es una representación visual de los
datos contenidos en la hoja de trabajo, estos facilitan la comprensión de grandes cantidades de datos y la relación entre diferentes series de datos para nalmente someterlos a análisis.
Tipos de Grácos En Microsoft Excel existen diversos tipos de grácos que pueden ayudarnos a mostrar los
datos de forma comprensible y asertiva, los más utilizados son:
74
Grácos de Barra: estos grácos son apropiados para representar comparaciones entre elementos individuales.
Grácos de líneas: pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son aptos para indicar tendencias en datos a intervalos iguales.
Grácos de columnas: este tipo de gráco es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para señalar comparaciones entre elementos.
Preparación de información para usar
en grácos Grácos Circulares: estos pueden ser utilizados para ilustrar sólo una serie de datos, estos datos no deben ser negativos o iguales a cero y no debe tener más de siete categorías.
Los datos deben estar organizados en las
y columnas, con etiquetas a la derecha y etiquetas de columna sobre los datos.
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Actividad práctica paso a paso
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Cómo crear un gráco básico 1. Seleccione la información.
2. Haga clic en la cha “Insertar”.
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3. Haga clic en el gráco “Columna” y luego haga clic en el primer subtipo de gráco.
4. A continuación verá la información gracada.
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5. Haga clic en la cha“Diseño”, ingrese a “Diseños de gráco” y seleccione “Diseño 1”.
6. Seleccione “Título del gráco” y modifíquelo por “Comparación de Ventas 2011-2012”.
78
7. El título del gráco ha sido modicado a “Comparación de Venta 2011-2012”, guarde el archivo en “Mis documentos” como “Ejemplo de gráco básico”.
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Actividad de aprendizaje
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1. Abra una nueva hoja de trabajo en Excel. 2. En la hoja de trabajo ingrese la siguiente información: a. Celda A3: Guzmán b. Celda A4: Rodríguez c. Celda A5: Tapia d. Columna B2: Agosto 2012 e. Columna C2: Septiembre 2012 f. Celda B3: 1.500.000 g. Celda B4: 1.350.000 h. Celda B5: 1.480.000 i. Celda C3:2.100.000 j. Celda C4:2.050.000 k. Celda C5:2.250.000
3. Aplique el. Gráco de Columnas a la información y seleccione en “Diseño de gráco” el Diseño2 4. Modique el título del gráco a “Vendedores exitosos Agosto-Septiembre 2012”. 5. Guarde el documento en Mis documentos bajo el nombre de “Ejercicio de Grácos Nº1”.
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Segunda unidad: Creación de gráficos
¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Crear grácos utilizando información de la hoja de trabajo. Aprender a utilizar el comando “Cambiar el tipo de gráco”. Aplicar el comando de “Diseño de gráco”.
1.
Creación de gráficos
¿Qué aprenderé en esta sección? Crear grácos utilizando información de
la hoja de trabajo. Aprender a utilizar el comando “Cambiar el tipo de gráco”. Aplicar el comando de “Diseño de gráco”.
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Actividad práctica paso a paso
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a) Creación de un gráco de barras 1. Seleccione la información de la hoja de trabajo.
2. Haga clic en la cha “Insertar” y luego en la sección “Grácos” haga clic en “Barra”.
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3. Haga clic en el primer subtipo del gráco de “Barra”.
4. Verá a continuación la información gracada. Finalmente guarde el archivo en “Mis documentos” con el nombre de “Ejemplo gráco de barras”.
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b) Aplicando el comando “Cambiar tipo de gráco” a un gráco de barra para modicarlo a un gráco de línea 1. Seleccionela cha“Diseño” y haga clic en “Cambiar tipo de gráco”.
2. En el cuadro de diálogo “Cambiar tipo de gráco” seleccione “Línea” y haga clic en el botón “Aceptar”.
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3. Verá a continuación la información gracada. Finalmente guarde el archivo en “Mis documentos” con el nombre de “Ejemplo gráco de línea”.
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c) Aplicar el “Diseño de Gráco” a un gráco circular 1. Haga clic sobre el botón de la barra de desplazamiento de la sección “Diseño de gráco”.
2. Luego seleccione el “Diseño 2” de la sección “Diseño de grácos”.
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3. Finalmente guarde el archivo en “Mis documentos” con el nombre “Ejemplo de gráco circular”.
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Otros Grácos
Gráco de Supercie: se utiliza cuando se busca combinar dos conjuntos de datos.
Existen en Microsoft Excel 2010 otros tipos de grácos para diferentes clases de información,
ya hemos visto los cuatro más utilizados, a continuación haremos referencia a los restantes: Grácos de Área: éstos se utilizan para demostrar la dimensión del cambio en el tiempo y se pueden usar también para enfocar la atención en el valor total de una tendencia.
Gráco de Cotizaciones:se utiliza para ilustrar la uctuación de los precios de las acciones.
Grácos de Tipo XY (Dispersión) : los grácos de dispersión se utilizan generalmente para mostrar valores numéricos de varias series de datos; por ejemplo datos estadísticos, de ingeniería o datos cientícos.
Grácos de Anillos: es parecido al circular pero éste gráco puede contener más de una serie de datos.
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Actividad de aprendizaje
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1. Abra el archivo “Ejercicio de Grácos Nº1”. 2. En la hoja de trabajo agregue la siguiente información: • • •
Celda A6: Espíndola Celda B6: 0 Celda C6:1.800.000
3. Seleccione la información, modique de Gráco de Columnas a Gráco de Línea. 4. Modique el título del gráco a “Tres vendedores exitosos Agosto-Septiembre 2012”. 5. Guarde el documento en Mis documentos bajo el nombre de “Ejercicio de Grácos Nº2”.
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Actividad de evaluación
1. Digite en una hoja de trabajo la siguiente información:
2. Aplique el tipo de gráco que represente correctamente la información según lo aprendido en el Módulo 2. 3. Seleccione en “Diseño de gráco” el Diseño 1. 4. Modique el título de “Ventas de 6 meses 2012” a “Ventas 1º Semestre 2012”. 5. Elimine dentro del gráco el título de la serie “Venta de 6 meses 2012”. 6. Guarde el archivo en “Mis documentos” con el nombre “Actividad de Evaluación Módulo 2”.
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Tercera unidad: Uso de plantillas
¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Conocer los usos de las plantillas y sus comandos básicos.
Identicar los tipos de plantillas existentes en Microsoft Excel 2010. Crear una plantilla de balances.
1. Tipos de plantillas Existen dos tipos de plantillas:
¿Qué aprenderé en esta sección? Plantillas para uso profesional. Plantilla para uso personal o doméstico.
Conocer la clasicación de las plantillas
•
según su uso.
•
Crear una plantilla a partir de un documento existente.
Dentro del grupo de las profesionales se encuentran por ejemplo:
Crear un plantilla a partir de otra que esté contenida en el programa de Excel
2010.
Las plantillas son una manera óptima de ahorrar tiempo y crear documentos de Microsoft Excel
2010, son muy valiosas para los tipos de documentos que usamos frecuentemente puesto que son archivos básicos con formatos, presentaciones y diseños predenidos, parecido
a lo que conocemos como un formulario, y apartir de estas plantillas se pueden crear documentos nuevos.
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Agendas
Diseño de fondo
Hojas de horas
Informes de gastos
Inventarios
Planes
Programaciones
Recibos
Calendarios
Facturas
Informes
Instrucciones
Listas
Presupuestos
Programadores
Planeación de actividades
Dentro del grupo de las personales o de uso doméstico están por ejemplo:
Agendas
Cartas
Presupuesto personal
Libretas de direcciones
Lista de compras
Árbol genealógico
Gastos de viaje
Calculadoras
Calendarios
Presupuesto doméstico
Diarios
Libreta de calicaciones
Amortización de préstamos
Registro de medicamentos
Registro de kilometraje
Tarjeta de felicitaciones
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Trabajo con Plantillas
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Para trabajar con plantillas debemos ingresar en la cha “Archivo”, luego presionar en la opción “Nuevo” aquí encontraremos dos secciones:
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......
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Plantillas disponibles: alojadas en el disco duro.
•
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•
Plantillas de Ofce.com: las existentes en
......
......
el sitio de Microsoft Excel 2010.
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Actividad práctica paso a paso
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Creando una plantilla nueva a partir de un documento existente
1. Ingrese a la cha “Archivo”, presione “Nuevo”. Luego, haga clic en “Nuevo a partir de existente”.
2. Para esta actividad utilizaremos un archivo de ejemplo. Seleccione un archivo y presione “Crear nuevo”.
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3. Reemplace en la celda que corresponda: • La palabra “Enero” por “Mes”. • La información de las ventas desde la celda C3 hasta la C16 con el valor cero.
4. Su hoja de trabajo quedará así:
100
5. Guarde este archivo como una plantilla. Abra la cha “Archivo”, presione “Guardar como”, cambie el nombre del archivo por “Sucursal Viña Venta”, luego en “Guardar como tipo” seleccione “Plantilla Excel” y haga clic en Guardar.
6. Para usar la plantilla creada ingrese a la cha “Archivo”, seleccione “Nuevo” y haga clic en “Mis plantillas”.
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7. Cree un nuevo archivo basándose en la plantilla “Sucursal Viña Venta”, selecciónela y haga clic en “Aceptar”.
el encabezado de la columna “Mes” por “Septiembre”, digite cantidades de venta 8. Modique desde la celda C3 hasta la C16.
Las celdas C17 y C18 no deben ser modicadas recuerde que existen fórmulas y no debe borrarlas.
102
9. Ingrese a la cha “Archivo” y presione “Guardar como”, nombre el archivo como “Sucursal Viña Venta Septiembre 2012”, almacénelo en “Mis documentos” y haga clic en “Guardar”.
103
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......
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Creación de una Plantilla de Informe
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de Gastos desde “Plantillas de Ejemplo”
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Para crear nuestra plantilla de Informe de Gastos seleccionaremos una plantilla dentro la opción “Plantillas de Ejemplo”.
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Actividad práctica paso a paso
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Crear una plantilla nueva a partir de otra plantilla existente en “Plantillas de Ejemplo”
1. Ingrese a la cha “Archivo”, presione “Nuevo”. Luego, haga clic en “Plantillas de Ejemplo”.
2. Seleccione la plantilla “Informe de Gastos” y haga clic en “Crear”.
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3. Modique los campos enmarcados puesto que éstos corresponden al uso europeo.
4. Reemplace en las celdas que corresponda por la siguiente información: • • • •
Nombre de compañía por un nombre de elección personal. Número de Albarán por Mes. Número de seguridad social por Sección. Id. de empleado por Rut de empleado.
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5. Seleccione las celdas correspondientes a valores de dinero, presione el botón derecho del mouse y haga clic en “Formato de celdas…”.
6. En el cuadro de diálogo “Formato de celdas” seleccione:
• • •
Moneda Categoría: Posiciones de decimales: 0 Símbolo: $Español (Chile)
Luego, haga clic en “Aceptar”.
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7. Seleccione las celdas correspondientes a los totales, presione el botón derecho del mouse y haga clic en “Formato de celdas…”.
8. En el cuadro de diálogo “Formato de celdas” seleccione: • • •
Categoría: Moneda Posiciones de decimales: 0 Símbolo: $Español (Chile)
Luego, haga clic en “Aceptar”.
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9. Debe visualizar la plantilla de este modo:
10. Abra la cha “Archivo”, presione “Guardar como”, cambie el nombre del archivo por “Informe de gastos de negocio”, luego en “Guardar como tipo” seleccione “Plantilla Excel” y haga clic en Guardar.
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Actividad de aprendizaje
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•
Descargue desde“Plantillas Ofce.com” la plantilla“Recibos”.
•
Modiquedesde el encabezadode la plantilla [nombre dela organización] y [número de teléfono] .
•
Haga clic en la cha“Archivo” , presione en“Guardar como”y cambie el nombre del archivo por “Recibo de donación” y guárdelo como tipo “Plantilla Excel” , nalmente haga clic en “Guardar”.
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111
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Cuarta unidad: Creación de una plantilla de familiar
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¿Qué habré aprendido al nal de esta unidad?: Identicar dos tipos de plantillas existentes en Microsoft Excel 2010 para aplicaciones domésticas. Crear dos plantillas para controlar la economía familiar.
1. Gastos Extraordinarios
¿Qué aprenderé en esta sección? Crear una plantilla de gastos extraordinarios en base a otra plantilla
desde “Plantillas Ofce.com” Modicar los campos de texto y. número de la plantilla.
Este tipo de plantilla es útil para comprender y calcular nuestros ingresos y gastos extras
ya sean mensuales o anuales.
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Actividad práctica paso a paso
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Crear una plantilla de gastos extraordinarios a partir de otra plantilla existente en
“Plantillas Ofce.com” 1. Pulse la cha “Archivo”, presione “Nuevo”. Luego, haga clic en “Plantillas Ofce.com” e ingrese en la carpeta “Más categorías”.
2. Ingrese en la subcarpeta “Recursos humanos”, seleccione la plantilla “Gastos extraordinarios” y haga clic en “Descargar”.
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.....................
.....................
3. Seleccione la columna “Fecha”, haga clic en el botón derecho del mouse y presione “Formato de celdas…”.
4. En el cuadro de diálogo “Formato de celdas” seleccione: • •
Categoría: Fecha Tipo: 14/03/2007
Luego, haga clic en el botón “Aceptar”.
116
5. Seleccione la columna “Coste”, haga clic en el botón derecho del mouse y presione “Formato de celdas…”.
117
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.....................
6. En el cuadro de diálogo “Formato de celdas” seleccione: • • •
Categoría: Moneda Posiciones de decimales: 0 Símbolo: $Español (Chile)
7. Luego, haga clic en el botón “Aceptar”.
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8. Seleccione las columnas “Fecha” y “Coste”y elimine la información de las celdas presionando la tecla “Supr”.
9. Elimine la la “Derramas comunidad”.
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10. Abra la cha “Archivo”, presione “Guardar como”, cambie el nombre del archivo por “Plantillas de gastos extraordinarios personales” , luego en “Guardar como tipo” seleccione “Plantilla Excel” y haga clic en Guardar.
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Actividad de aprendizaje
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Descargue desde “Plantillas Ofce.com” la plantilla “Gastos extraordinarios”.
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Modique la columna “Coste”, seleccione nuestra moneda nacional y aplíquela a la columna.
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Elimine la categoría de “Espectáculos”.
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Complete la hoja de trabajo con datos propios.
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Haga clic en la cha “Archivo”, presione en “Guardar como” y cambie el nombre del archivo
por “Gastos extraordinarios Octubre 2012” y guárdelo como tipo “Plantilla Excel”, nalmente haga clic en “Guardar”.
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Presupuesto Familiar
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En este tipo de plantillas se detallan los ingresos y egresos familiares, es un documento muy útil puesto que sólo vamos renovando los datos mes a mes y la plantilla realiza los cálculos
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Permite controlar los gastos y evitar el derroche de recursos. Al saber detalladamente cuál es nuestra situación nanciera nos permite ahorrar y
hacer planes a futuro.
nancieros.
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Los presupuestos familiares nos sirven
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para:
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Llevar las cuentas al día y saber en qué se gasta el dinero.
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Al contar con un presupuesto nos permite saber de dónde podemos obtener dinero para gastos inesperados.
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Actividad práctica paso a paso
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Crear una plantilla de presupuesto familiar mensual a partir de otra plantilla existente
en “Plantillas Ofce.com” 1. Pulse la cha “Archivo”, presione “Nuevo”. Luego, haga clic en “Plantillas Ofce.com” e ingrese en la categoría “Presupuestos”.
2. Dentro de la categoría“Presupuestos”haga clic en la subcarpeta“Presupuestos domésticos” .
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3. Seleccione la plantilla “Presupuesto familiar mensual”y haga clic en “Descargar”.
4. Una vez realizada la descarga, seleccione la columna B, mantenga presionada la tecla Ctrl y “Formato de seleccione celdas…”.las columnas C y D, presione el botón derecho del mouse y escoja
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5. En el cuadro de diálogo “Formato de celdas” seleccione: • • •
Categoría: Moneda Posiciones de decimales: 0 Símbolo: $Español (Chile)
Luego, haga clic en el botón “Aceptar”.
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6. Verá que los valores pasan de euros a pesos, a continuación seleccione las celdas que contengan números correspondientes a las columnas “Costo previsto”, “Costo real”, “Diferencia”, “Ingresos mensuales previstos” e “Ingresos mensuales reales” y elimine sus contenidos presionando en el botón “Supr”.
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7. Abra la cha “Archivo”, presione“Guardar como”, cambie el nombre del archivo a “Plantilla de Presupuesto familiar mensual 2012”, luego en “Guardar como tipo” seleccione “Plantilla Excel” y haga clic en Guardar.
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Actividad de aprendizaje
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Ingrese a la sección de “Plantillas Ofce.com” y luego a la categoría “Inventarios”.
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Seleccione la plantilla “Inventario del contenido de la vivienda” y haga clic en “Descargar”.
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Ingrese los datos de sus bienes actuales en la plantilla.
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Seleccione la celda B11, haga clic en el botón derecho del mouse y escoja “Formato de Celdas…”, cambie el tipo de moneda de euros a pesos chilenos.
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Haga clic en la cha “Archivo”, presione en “Guardar como” y cambie el nombre del archivo por “Plantilla de inventario de vivienda” y guárdelo como tipo “Plantilla Excel”, nalmente
haga clic en “Guardar”.
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Actividad de evaluación
1. Haga clic en al cha “Archivo” y luego en “Nuevo”. 2. Seleccione de lacategoría “Hojasde hora”la plantilla“Tarjeta detiempo paraempleados” y descárguela. 3. Completecon sus datos personales ynúmero de horas. 4. Haga clic en la cha “Archivo”, presione en “Guardar como” y cambie el nombre del archivo por “Plantilla de Control de tiempo de trabajo” y guárdelo como tipo “Plantilla Excel”, nalmente haga clicen “Guardar”.
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l e c x E t f o s o r c i M
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