Guia Practica de Excel 2010 - Senati

Calculando con...

MANUAL DEL PARTICIPANTE

PRESENTACIÓN DE EXCEL 2010 _______________________________________ 1 INTRODUCCION _______________________________________________________________ 2 FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 ________________________________________________ 3 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA __________________________________ 3 LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA ________________________________________ 4 INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE _____________________________ 5 CONCEPTOS PREVIOS __________________________________________________________ 7 RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO _________________________________________ 8 CINTA DE OPCIONES __________________________________________________________ 10 NOVEDADES DE EXCEL 2010 ____________________________________________________ 17 GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS _________________________________________________ 17 MICROSOFT EXCEL WEB APP ____________________________________________________ 17 GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS ___________________________________ 19 MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE _________________________________________________ 20 SHAREPOINT SERVER 2010 _____________________________________________________ 22 MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010 ________________________________________________ 24 SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 _______________________________________ 25 REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA. ________________________________ 26 CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS. __ 26 OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES. __________________________________ 26 PREGUNTAS DE REPASO _______________________________________________________ 27 ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ___ 28 MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS _____________________________________ 29 CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL _______________________________________________ 29 DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO _______________________________________ 30 COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS _______________________________________________ 31 Celda Activa _________________________________________________________________ 31 Seleccionar un rango de celdas __________________________________________________ 31 Seleccionar un rango discontinuo ________________________________________________ 31 Seleccionar fila y columna ______________________________________________________ 32 INGRESAR DATOS _____________________________________________________________ 33 TIPOS DE DATOS______________________________________________________________ 35 Valores Constantes ___________________________________________________________ 35 Tipo de dato Texto ____________________________________________________________ 35 Tipo de dato Número _________________________________________________________ 35 Cambiar la precisión de los cálculos en un libro _____________________________________ 36 Tipos de datos Fecha/Hora _____________________________________________________ 37 Lógico ______________________________________________________________________ 38 Formulas. ___________________________________________________________________ 38

Funciones ___________________________________________________________________ 39 Estructura de una función ______________________________________________________ 39 Insertar función ______________________________________________________________ 39 Funciones Anidadas ___________________________________________________________ 40 Precauciones en la manipulación de celdas ________________________________________ 40 Seleccionar: _________________________________________________________________ 40 Cuadro de relleno: ____________________________________________________________ 40 Modo Mover. ________________________________________________________________ 41 Autorrellenar ________________________________________________________________ 41 Rellenar Series _______________________________________________________________ 42 Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno ___________________________________ 43 Cómo Activar / Desactivar Autocompletar _________________________________________ 44 Repetir un valor en un rango de celdas ___________________________________________ 46 ADMINISTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO ___________________________________________ 46 EDITAR CONTENIDO DE UNA CELDA ___________________________________________________ 47 Insertar Filas ________________________________________________________________ 50 Insertar Columnas ____________________________________________________________ 51 Insertar Celdas _______________________________________________________________ 53 Eliminar filas ________________________________________________________________ 54 Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo _______________________________________ 54 Eliminar Columnas ____________________________________________________________ 55 Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo ___________________________________ 55 Eliminar Celdas ______________________________________________________________ 56 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 57 ADMINISTRAR HOJAS ____________________________________________________________ 58 Insertar hojas ________________________________________________________________ 59 Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas ______________________________________ 59 Eliminar hojas _______________________________________________________________ 60 Cambiar Nombre _____________________________________________________________ 60 Aplicar color a las etiquetas ____________________________________________________ 61 DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO __________________________ 62 COPIAR, CORTAR Y PEGAR CONTENIDO ________________________________________________ 62 Copiar ______________________________________________________________________ 63 Copiar como Imagen __________________________________________________________ 63 Cortar ______________________________________________________________________ 64 Pegar ______________________________________________________________________ 64 Opciones de Pegado __________________________________________________________ 64 Portapapeles de Microsoft Excel 2010 ____________________________________________ 66 Transponer datos_____________________________________________________________ 68 Pegado Especial ______________________________________________________________ 68 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 69 Ortografía __________________________________________________________________ 70 BUSCAR E INSERTAR INFORMACIÓN DE REFERENCIA ________________________________________ 71 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 73 BUSCAR Y REEMPLAZAR ___________________________________________________________ 73

Buscar texto y reemplazarlo ____________________________________________________ 73 BUSCAR FORMATO ______________________________________________________________ 75 CERRAR LIBRO Y EXCEL ___________________________________________________________ 76 PREGUNTAS DE REPASO ___________________________________________________________ 77 CONFIGURAR PÁGINA E IMPRIMIR _________________________________________ 78 CONFIGURAR PÁGINA ___________________________________________________________ 79 MODIFICAR MÁRGENES __________________________________________________________ 79 ORIENTACIÓN DEL PAPEL __________________________________________________________ 81 AJUSTE DE ESCALA ______________________________________________________________ 81 Ajuste de Escala ______________________________________________________________ 82 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ______________________________________________________ 82 ACTIVAR VISTA DISEÑO DE PÁGINA.___________________________________________________ 82 ACTIVIDAD __________________________________________________________________ 85 FICHA HOJA DE LA VENTANA CONFIGURAR PÁGINA ________________________________________ 86 IMPRIMIR RÓTULOS DE FILA Y COLUMNA EN CADA PÁGINA ___________________________________ 87 Para tener filas o columnas como títulos realice lo siguiente: __________________________ 88 SALTOS DE PÁGINA ______________________________________________________________ 90 Identificar los saltos de página __________________________________________________ 90 Insertar Saltos de página _______________________________________________________ 90 Insertar un salto de página horizontal: ____________________________________________ 90 Insertar un salto de página vertical: ______________________________________________ 92 Eliminar los Saltos de página ____________________________________________________ 93 Vista Previa de salto de página __________________________________________________ 94 Configuración de la impresión __________________________________________________ 94 Vista Preliminar ______________________________________________________________ 94 Impresión Rápida _____________________________________________________________ 94 Configurar Impresión __________________________________________________________ 95 La Opción Impresora: _________________________________________________________ 96 Configuración: _______________________________________________________________ 96 Hojas Activas ________________________________________________________________ 96 Intervalo de páginas a imprimir _________________________________________________ 97 Intercalar páginas. ____________________________________________________________ 98 Orientación _________________________________________________________________ 98 Tamaño de Papel _____________________________________________________________ 99 Márgenes Personalizados ______________________________________________________ 99 Escalado. ___________________________________________________________________ 99 PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 100 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS I ______________________________ 101 CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS ___________________________ 102 INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS ______________________________________________ 102

OPERADORES _______________________________________________________________ 102 JERARQUÍA _________________________________________________________________ 103 CÁLCULOS SENCILLOS ________________________________________________________ 105 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 106 CALCULAR PORCENTAJES _____________________________________________________ 107 REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS __________________________________________ 108 RASTREAR DEPENDIENTES – QUITAR FLECHAS ___________________________________________ 110 QUITAR FLECHAS ______________________________________________________________ 111 ERRORES TÍPICOS EN LA CREACIÓN DE FÓRMULAS ________________________________________ 112 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 116 REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS ____________________________________________ 116 RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS __________________________________________________ 117 ABSOLUTAS __________________________________________________________________ 118 MIXTAS ____________________________________________________________________ 119 REFERENCIAS A MÚLTIPLES HOJAS Y RANGOS ___________________________________________ 121 RANGOS ___________________________________________________________________ 121 ASIGNAR NOMBRES ____________________________________________________________ 121 UTILIZAR EN LA FÓRMULA ________________________________________________________ 122 UTILIZAR RÓTULOS DE FILAS PARA CREAR NOMBRES DESDE LA SELECCIÓN ________________________ 123 ADMINISTRAR RANGO DE CELDAS ___________________________________________________ 125 CÁLCULOS SIMPLES CON OPERADORES MATEMÁTICOS _____________________________________ 127 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 128 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 130 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 143 PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 144 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS II _____________________________ 145 CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 146 DEFINICION DEUNA FUNCION __________________________________________________ 146 FORMATO DE FECHAS ________________________________________________________ 147 FORMATO PREDEFINIDOS _____________________________________________________ 147 APLICACIONES DE LAS FUNCIONES DE FECHA. ___________________________________________ 149 Calcular la edad _____________________________________________________________ 149 FORMATO PERSONALIZADOS __________________________________________________ 150 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 151 FUNCIONES DE FECHA Y HORA _________________________________________________ 152 Funciones de texto __________________________________________________________ 170 CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN ____________________________________ 173 FUNCIONES LÓGICAS _________________________________________________________ 173 ANIDAMIENTO DE FUNCIONES CONDICIONALES __________________________________________ 177 FUNCIONES DE INFORMACIÓN _____________________________________________________ 177 ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS _________________ 185

CONCEPTOS FUNDAMENTALES ________________________________________________ 186 NUEVA VENTANA ______________________________________________________________ 186 DIVISIÓN DE LA VENTANA _____________________________________________________ 188 OCULTAR __________________________________________________________________ 189 MOSTRAR __________________________________________________________________ 190 TRABAJAR CON PANELES _____________________________________________________ 191 INMOVILIZAR PANELES __________________________________________________________ 191 MOVILIZAR PANELES____________________________________________________________ 192 INMOVILIZAR FILA SUPERIOR ______________________________________________________ 193 INMOVILIZAR PRIMERA COLUMNA ___________________________________________________ 193 USO DE FORMULARIO DE DATOS _______________________________________________ 194 ACCIONES PERMITIDAS PARA FORMULARIOS: INGRESO, ELIMINACIÓN Y BÚSQUEDA DE DATOS. __________ 197 ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS __________________________________________ 198 USANDO EL BOTÓN DE A A Z Y DE Z A A. ______________________________________________ 198 Uso del cuadro de diálogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento. __________________________________________________________________________ 199 Uso de Filtro automático ______________________________________________________ 200 USO DE FILTRO PERSONALIZADO ____________________________________________________ 201 PREGUNTAS DE REPASO __________________________________________________________ 204 INSERTAR GRÁFICOS DE DATOS ___________________________________________ 205 CREAR GRÁFICOS ______________________________________________________________ 206 GRAFICOS DE LA FICHA INSERTAR. __________________________________________ 206 EJEMPLO DE GRAFICO ___________________________________________________________ 206 PARTES DE UN GRÁFICO __________________________________________________________ 206 SERIES: ____________________________________________________________________ 207 CATEGORÍAS: _______________________________________________________________ 207 RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES _______________________ 207 SELECCIÓN CORRECTA DEL TIPO DE GRÁFICO ____________________________________________ 207 GRÁFICO DE COLUMNAS ______________________________________________________ 208 GRÁFICO DE LÍNEAS. _________________________________________________________ 208 GRÁFICO CIRCULAR. _________________________________________________________ 208 CREAR GRÁFICOS ______________________________________________________________ 209 Procedimiento ______________________________________________________________ 209 SELECCIONANDO LA OPCIÓN SELECCIONAR DATOS OBTENDREMOS LA SIGUIENTE VENTANA. __________________________________________________________________________ 213 Más opciones del título. ______________________________________________________ 217 Agregar los rótulos del eje. ____________________________________________________ 218 Titulo de eje horizontal primario. _______________________________________________ 218 Titulo de eje vertical primario __________________________________________________ 218 Estilos soportados para los objetos del grafico. ____________________________________ 228 ACTIVIDAD _________________________________________________________________ 229

Microsoft Office Excel 2010

Capítulo

1 PRESENTACIÓN DE EXCEL 2010 En este capítulo se trataran los siguientes temas: Familiarizarse con Excel 2010 Iniciar y reconocer los elementos de la interface Novedades de Excel 2010 Objetivo: El participante aprenderá a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel 2010.

Programa Nacional de Informática

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INTRODUCCION Microsoft Office Excel 2010 es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se estima que está presente en la mayoría de computadoras del mundo, por tal motivo la compañía Microsoft ha venido mejorando las características y el funcionamiento de este programa tomando en cuenta los requerimientos de los usuarios de esta aplicación que se encuentran alrededor de todo el globo terráqueo.

En esta nueva versión se ha actualizado la interfaz del usuario e incluye nuevas funcionalidades, a la vez que mejoras de compatibilidad con nuevos formatos de archivo. Es compatible con Windows XP SP3, Windows Vista y Windows 7. Además en el mercado ya se encuentran versiones tanto de 32 bits como de 64 bits Microsoft Office Excel 2010 presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados el cual nos permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas, siendo de gran utilidad en diversas áreas como en la educación, administración , finanzas, producción, contabilidad en la oficina, e incluso en el hogar puede servir para ayudar a llevar las cuentas diarias. El nuevo Microsoft Office Excel 2010 nos permite administrar, compartir y analizar información de manera más segura y eficaz, lo que mejorara de manera notable la toma de decisiones, siendo estas fundamentales para el desarrollo de una empresa. Las nuevas herramientas de análisis y visualización ayudan a realizar un rastreo minucioso de datos y resaltarlos en diversos formatos de manera rápida y segura.

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FAMILIARIZARSE CON EXCEL 2010 EN QUE SE UTILIZA EXCEL PARA LA VIDA COTIDIANA Microsoft Office Excel 2010 es la mejor herramienta que tiene Microsoft Office, es una hoja de cálculo que te permite organizar, sacar cuentas, estadísticas, gráficos, análisis de datos, casi todo lo que tenga que ver con datos se puede hacer además reportes, Balances, Listas, Etc. Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios hasta diseñar planos de casas. Algunas funciones que también se pueden hacer con Microsoft Office Excel 2010.        

Agenda de teléfonos Gastos diarios y mensuales Control de préstamos Tablas de alimentos Control de peso basado en una dieta Liquidación de sueldos Emisión de recibos de cobro Control de inventarios

El uso de una libro de Excel está limitado solo a la imaginación de cada uno". Es decir que se puede utilizar casi para cualquier cosa. Tal vez pueda reducir sus gastos haciendo sus propias facturas, o tal vez necesite hacer una hoja de balance o un informe de gastos, en cualquier casi Excel llenará sus expectativas. Si decide que obtener un préstamo, consulte primero con Excel y su calculadora de préstamos que le pedirá algunos datos y luego le dirá cuando tendría que pagar, cuánto con qué interés, según la amortización, etc. Si desea un buen emprendimiento y poner sus productos en la web, con descripciones, precios, etc. Excel también le resultará satisfactorio. Además contará siempre con las útiles herramientas de ortografía y gramática, conteo de palabras, diccionario de sinónimos, creación de sobre y etiquetas, y el envío automático por mail o fax entre muchas otras cosas.


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LA IMPORTANCIA DE EXCEL EN LA EMPRESA Microsoft Office Excel 2010, es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más poderoso, más manejable y más utilizado del mundo. Ningún otro programa puede competir con él en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ambiente de trabajo va de la psicología a la economía, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos y a casi todas las áreas que existen en una empresa y también en el hogar. Miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa por todo el mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a él. Millones de empresas de todo el mundo sencillamente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. La mayoría de los programas elaborados a medida que existen en el mercado utilizan a Excel como motor de cálculo. Casi todos manifiestan sus resultados en una hoja Excel. Un usuario con conocimientos avanzados de este programa tendría una gran ventaja en relación al usuario con conocimientos básicos para realizar tareas que normalmente tomaría varias horas en finalizar, con Excel la información se puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications), de forma que se automaticen las tareas y los resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente llevaba días enteros. Pongámonos en este caso, se anuncia que el día de mañana "Excel desaparecerá". Si llegara a pasar eso seguramente habría pérdidas económicas de gran magnitud. La primera acción que nos vendría a la mente sería migrar a otra hoja de cálculo, pero en el mercado no existen los suficientes recursos para migrar a otra hoja de cálculo con las mismas magnitudes que tiene el Excel en todos los sentidos, se iniciaría una nueva guerra por establecer un nuevo estándar de hoja de cálculo, con los previsibles problemas de compatibilidad entre los usuarios. ¿Cuánto tiempo llevaría capacitar a los nuevos usuarios? ¿Cuánto tiempo llevaría convertir los archivos al nuevo formato? ¿Soportarían las macros Excel o los gráficos al menos, podrían interactuar con el resto de programas de oficina? probablemente no. ¿Cuánto tiempo llevaría integrar todos los programas que actualmente utilizan Excel como motor de cálculo al nuevo programa? Es por eso que este programa " Microsoft Office Excel 2010, tiene una gran importancia actualmente en el mundo, por tal motivo es de suma importancia para su desarrollo el aprender los fundamentos y la forma de trabajar con esta potente herramienta. 4



INICIAR Y RECONOCER LOS ELEMENTOS DE LA INTERFACE Iniciando Microsoft Office Excel 2010 PASOS A SEGUIR: 1. Darle clic en el botón Inicio la ventana inferior.

de la barra de tareas y aparecerá

2. Despliegue la opción Todos los programas, debe de aparecer una ventana parecida a esta.

3. Busque la opción Microsoft office y dele clic para desplegar.

4. Seleccione la opción Microsoft Excel 2010, dele clic y mostrará la pantalla de inicio de Excel.


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Cuando inicia un nuevo libro de Microsoft Excel 2010, tiene una configuración por defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las líneas de división entre estas, las fichas y su configuración que tiene la cinta de opciones, los accesos directos en la barra de acceso rápido, la cantidad de hojas que se abren por defecto, la extensión con la que se guardaran los archivos nuevos, cada qué tiempo se guardaran de forma automática los archivos y en que carpeta especifica se guardaran además de una cantidad considerable de configuraciones que iremos viendo más adelante.

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CONCEPTOS PREVIOS LIBRO DE EXCEL Los documentos en Excel se denominan libros los cuales están compuestos por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco duro como un fichero de extensión “xlsx” para esta versión (Para versiones anteriores a Excel 2007 llevan la extensión xls). HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo nos permite efectuar operaciones y funciones matemáticas de todo tipo donde los datos se encuentran dispuestos en forma de tablas (filas y columnas) mostrando los resultados en diferentes formatos. CELDA Una celda es un lugar único donde se puede ingresar un dato o datos en una hoja de cálculo. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo A4 (columna A, fila 4). REGISTRO Un registro es una fila de datos que contiene toda la información sobre un objeto específico que se ha ingresado en una hoja de Excel. Está seleccionado todo el registro del producto con Código 10002.


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RECONOCIENDO EL ENTORNO DE TRABAJO

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Ventana principal que aparece al iniciar el Excel 2010

1. Menú Archivo

El Menú archivo nos muestra la “Vista Backstage”, es una nueva incorporación en los programas de Microsoft Office 2010, es la innovación más reciente en la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent y es una característica complementaria de la cinta de opciones. El menú Archivo o ficha Archivo es la ficha de color que está ubicada en la parte superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista Backstage de Microsoft Office en donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y estableciendo opciones, además de poder visualizar muchas de las opciones que se veían en el botón de office de versiones anteriores. (La ficha Archivo reemplaza al botón Microsoft Office en versiones anteriores de Microsoft Office Excel 2010. )

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y al menú Archivo usado



Ficha Archivo.

Vista Backstage

2. Barra de Acceso Rápido

(Nueva característica desde Office 2007). Al hacer clic en este botón se podrán mostrar u ocultar los comandos que desee utilizar con mayor frecuencia. 3. Fichas. Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que presenta Excel, por ejemplo ficha Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, etc. A esta banda compuesta (cintas) formada por fichas que se encuentra en la parte superior de una ventana se le denomina Ribbon. Desde Excel 2007, la cinta de opciones (todas las fichas) permite al Programa Nacional de Informática

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usuario encontrar fácilmente los comandos y características que antes estaban en menús y barras de herramientas. Aunque en Excel 2007 era posible agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido, el usuario no podía crear sus propias fichas y agregarlas a la cinta de opciones. Ahora en Excel 2010 es posible crear una cinta de opciones personalizada de acuerdo a la necesidad del usuario, agregando las opciones, cambiando el nombre de la cinta y el orden en que aparece cada opción. CINTA DE OPCIONES (Cinta Ribbon)

GRUPOS Cada grupo contiene comandos específicos que cumplen funciones predeterminadas.

La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les llamaba menú. Cada ficha dispone de su propio conjunto de funciones, todas ellas relacionadas con la tarea que le da nombre a la ficha y además dispone de indicadores de cuadros de diálogos ampliando las opciones disponibles en la ficha respectiva. OBSERVACION: Dependiendo del objeto seleccionado en la hoja de Excel van a aparecer y desaparecer una serie de fichas que sirven para aplicar ciertos formatos y funciones al objeto.

En la imagen anterior se muestra que al insertar una imagen en la hoja de cálculo y seleccionarla aparece la ficha llamada Formato 10



donde se encuentran las funciones ordenadas por grupos para aplicar cambios al grafico. En algunos casos aparece más de una ficha según el objeto seleccionado en la hoja. 4. Cuadro de Dialogo Mas Comandos.

Indicador que existen más funciones para este grupo. Por ejemplo al hacer clic en el cuadro de dialogo seleccionado sale la siguiente ventana.

5. Barra de Titulo Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella se visualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando. Cuando se crea un libro nuevo toma el valor de Libro1 mientras no se guarde.

Aparece con este nombre cuando el libro es nuevo y aun no ha sido guardado.

Cuando el libro ya ha sido guardado aparece el nombre del archivo


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Aparece Modo de compatibilidad al abrir un libro desde Excel 2010 que se haya creado en una versión anterior de Excel 2007, al trabajar de este modo el libro podrá conservar un formato de archivo que pueda abrirse de nuevo fácilmente en la versión anterior.

6. Conjunto de Herramientas Comandos que están conformando Grupos dentro de la Cinta De Opciones que cambiará según la ficha seleccionada. Comandos del grupo portapapeles que corresponden a la ficha inicio.

BOTON CERRAR

7. Botones del manejo de la ventana principal

BOTON MAXIMIZAR Aumenta la ventana al tamaño máximo de la pantalla.

Cierra el programa preguntando si desea guardar los cambios si lo existieran y no se hubiesen guardado.

BOTON MINIMIZAR Reduce la ventana a la barra de tareas

OBSERVACION: Cuando se abren varios libros de Excel, cada uno tiene sus propios botones para controlar las ventanas. Este botón minimiza la cinta de opciones, es lo mismo que darle doble clic al nombre de alguna ficha de la cinta de opciones.

Botón de ayuda de Microsoft Excel 2010, es el equivalente a presionar la tecla F1.

Cada ventana de Excel tiene los controles minimizar, maximizar y cerrar, aparte de los controles de manejo de la ventana principal.

8. Cuadro de Nombres 12



Indica la celda activa. En la Imagen 1, la celda activa es A1, en algunos casos como en la Imagen 2, el cuadro de nombre puede contener un texto específico que se le haya nombrado ya sea a una celda o a un rango de celdas, por ejemplo al rango de celdas A1:B3 se le ha denominado “productos”.

Imagen 1

Imagen 2

9. Celda Activa Indica la celda que se encuentra seleccionada, la coordenada de esta celda se mostrara en el cuadro de nombres tal como se muestra en la siguiente figura.

10. Asistente para funciones.

Al darle clic en la opción que esta seleccionada con el círculo rojo en la imagen superior aparecerá el cuadro de dialogo de insertar función que se encuentra en la parte derecha, además aparecerán dos opciones más en la barra de formulas como en la imagen inferior. Este comando sirve para cancelar la función que se selecciono.


Este comando ingresar la seleccionada.

sirve para función

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11. Indicador de Columnas Es la unión de varias celdas conjuntas en forma vertical comenzando desde la letra A

12. Barra de Formulas Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a la hoja de cálculo donde aparecerá las formulas y/o funciones que contenga la celda activa.

Celda Activa

13. Indicador de Filas Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal comenzando desde la fila 1.

CANTIDAD DE FILAS Y COLUMNAS La coordenada de la última celda en Microsoft Excel 2010 es la siguiente:

Las filas empiezan desde el número 1 y van de uno en uno hasta la última fila que tiene el número 1’048,576. Las columnas empieza con la letras, “A”, “B”, “C”, “D”, etc., y van de una en una hasta completar todas las letras del alfabeto llegando a la letra “Z”, una vez que llegó a esta ultima letra continua con la letra “AA”,

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“AB”, “AC”, etc., siguiendo las combinaciones respectivas hasta llegar a la ultima combinación de columnas que es: XFD

14. Etiquetas de las Hojas. Indica las hojas que tiene activo el libro de Excel actual.

Controles para navegar por las hojas que tiene el libro de Excel.

Indica la hoja que se encuentra activa.

Control para insertar una nueva hoja de cálculo al libro activo.

15. Barra de Estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. Por ejemplo en el grafico que está en la parte inferior aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números y otros.

Cuando se activa una celda para modificarla aparece el siguiente mensaje.

En el siguiente ejemplo se seleccionan los precios de venta y en la barra de estado aparecen datos de resumen según lo seleccionado.


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16. Barra de Desplazamiento. Barra horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.

17. Controles de vista de Hoja. Controles que sirven para cambiar la forma en que se visualiza la hoja activa.

Vista Normal

Diseño de Página

Vista previa de salto de página.

18. Barra de Zoom. Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de visualización de la hoja activa de forma rápida y precisa.

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La barra de zoom tiene puede ampliar hasta 400% como máximo, y puede reducir hasta un 10% según se muestra en el siguiente grafico.

NOVEDADES DE EXCEL 2010 Aunque las suites ofimáticas libres, como KOffice el cada vez mas mencionado OpenOffice van creciendo, ahora mismo el software jefe de la oficina es Microsoft Office, y cómo va el mercado parece que las cosas van a seguir así por mucho tiempo. A continuación se mencionaran algunas nuevas características y funciones que ha incorporado esta nueva versión de Microsoft Office Excel 2010 en relación a las versiones anteriores a esta. GRÁFICOS DE DATOS EN CELDAS

Esta nueva característica de mini gráficos de Excel 2010 permite crear pequeños gráficos en una sola celda para detectar fácilmente modelos en sus datos. Es una manera rápida de resaltar tendencias importantes en los datos, como aumentos y disminuciones estacionales. Además la ficha Herramientas para mini gráficos permite personalizarlos.

MICROSOFT EXCEL WEB APP Programa Nacional de Informática

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Puede publicar sus hojas de cálculo en internet (por ejemplo en el SkyDrive) y obtener acceso a ellos, verlos y editarlos en cualquier lugar desde el explorador mediante el Microsoft Excel Web App. Si usted tiene una hoja de cálculo en el SkyDrive puede abrirlo mediante el Excel Web App sin necesidad de usar el Excel instalado en su equipo. Sin embargo esta utilidad está muy limitada y por el momento sólo puede ser utilizado como un visor del documento porque es difícil trabajarlo mediante esta opción.

Podremos subir nuestros documentos a Office Web Apps y poder editarlos directamente desde ahí, desde cualquier sistema operativo y navegador y también sobre Linux y Chromium, lo cual es un punto a favor que incluso no se queda ahí, porque si queremos podemos consultar nuestros documentos Word y PowerPoint desde nuestro smartphone accediendo a la misma dirección.

La edición basada en el explorador está optimizada para situaciones en las que desea volver a redactar un texto, escribir algunos datos, agregar una diapositiva o tomar notas. Si ya está viendo el documento, haga clic en Editar en el explorador en Office Web App, realice los cambios y listo. En la mayoría de los casos, las actualizaciones se guardan de forma automática (en Word Web App, haga clic en Guardar).

Co-autoría en tiempo real en Excel Web App y OneNote Web App

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En Excel Web App y en OneNote Web App, puede trabajar con otras personas, en el mismo documento, al mismo tiempo. La recolección de información es una actividad de grupo. Use Excel Web App para recopilar información de manera estructurada o de forma libre con OneNote Web App. De cualquier forma, el archivo se almacena en una ubicación central, en la que cualquier persona que lo necesite puede obtener acceso a él. No hay que esperar a que una persona finalice con el archivo antes de que la próxima persona pueda obtener acceso a él. Ya no es necesario enviar por correo electrónico varias copas que luego tiene que recomponer. No hay un comando especial de colaboración en tiempo real. Simplemente edite el archivo en Office Web App, mientras sus colegas hacen lo mismo. GRÁFICOS DINÁMICOS NUEVOS E INTERACTIVOS Puede recopilar más rápido la información de sus gráficos dinámicos. Muestre diferentes vistas de datos directamente en un gráfico dinámico, independiente de las vistas de gráficos dinámicos, para analizar y capturar la vista más atractiva para sus números.

Según los datos anteriores se obtendrá el siguiente grafico dinámico:


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MICROSOFT OFFICE BACKSTAGE Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista del menú Archivo (denominado por Microsoft como Backstage) permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo de manera más rápida. Las plantillas también tienen una visualización mucho más amplia, y las plantillas en línea son de fácil acceso. La ubicación de la Ayuda tiene tres componentes clave:  Opciones de soporte técnico en la columna izquierda, donde se

proporcionan varios métodos para obtener el máximo provecho de los productos de Office, solucionar problemas y obtener ayuda para las aplicaciones de Office.  Sección de administración de licencias de productos, donde se muestran los productos de Office 2010 con licencia para su uso en el equipo y las aplicaciones incluidas en cada producto. 20


Microsoft Office Excel 2010  Sección de información acerca de la aplicación para que el equipo del

servicio de soporte técnico de Microsoft pueda diagnosticar fácilmente los problemas concretos de Office.

(Vista Backstage)

Un usuario típico instalará los productos de Microsoft Office 2010 de uno en uno. No obstante, puede adquirir determinados productos y probar otros durante un período limitado. Esta vista se ajusta de forma dinámica a la instalación concreta.


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Puede crear vistas Backstage personalizadas usando archivos con formato Office Open XML para personalizaciones específicas de documentos, o bien crear personalizaciones de nivel de aplicaciones usando complementos COM. SHAREPOINT SERVER 2010 SharePoint es una herramienta de productividad que le ayuda a tener toda la información relacionada con un objetivo particular en un mismo lugar, sin importar el tipo o formato en el que dicha información se encuentre: bien pueden ser libros de Excel o documentos de Word así como cualquier clase de archivo que usualmente se almacena en otro tipo de aplicaciones como listas de contactos, calendarios compartidos, bases de datos de productos, planeación de proyectos o listas de noticias. SharePoint también facilita la búsqueda de información, evitando al usuario conocer donde esta almacenada, además mantiene el rastro de las actualizaciones y cambios. Un punto relevante que distingue esta herramienta es que no inventa un nuevo tipo de información o de formato de archivo: simplemente ayuda a encontrar la información necesaria en el momento justo. Aun mas importante, provee una plataforma para que esta información sea compartida fácilmente entre grupos de usuarios tales como equipos de proyecto, departamentos o inclusive organizaciones enteras. Colaboración 22



Windows SharePoint Services ayuda a los equipos de trabajo a permanecer conectados y productivos facilitando el acceso a las personas, documentación y en general a la información necesaria para poder tomar decisiones y lograr los objetivos de su trabajo. Para hacer realidad esta ventaja, Windows SharePoint Services provee: Herramientas de colaboración           

Acceso desde dispositivos móviles. Plantillas estándares para la construcción de sitios Wikis Blogs Listas de personas y grupos Calendarios Integración con herramientas de Email Coordinación de tareas Encuestas Colaboración documental Seguimiento de incidentes

Herramientas de notificación             

Filtros de alertas, con enlaces a la información detallada de la alerta Alertas personalizadas RSS (Really Simple Syndication) Integración con Microsoft Office Integración con las suites de Microsoft Office. (El nivel de integración varía según la versión) Integración con Microsoft Outlook Integración con Office SharePoint Designer (la nueva versión de FrontPage) Interfaz de usuario y navegación Experiencia de usuario consistente. No hay cambios bruscos de interfaz que desorienten al usuario Perfilación de la presentación (El usuario solo ve lo que tiene derecho a ver) Barra de acceso rápido Barra de navegación superior Menú de opciones descriptivo Interfaz simplificada con Web Parts

Almacenamiento y seguridad


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Windows SharePoint Services proporciona una gran cantidad de beneficios respecto al manejo del almacenamiento y la seguridad. Repositorio y metadatos          

Librerías de documentos Carpetas dentro de todas las listas Listas indexadas Listas largas indexadas y con índices cruzados Listas de elementos mejoradas (seguridad por ítem o directorio, Control de versiones, Proteger/Desproteger) Metadatos Tipos de documentos (plantillas predefinidas) Políticas y auditoria Aplicaciones de negocio con flujos de trabajo (Workflows) Vista en árbol

Autenticación y autorización  Políticas de seguridad por aplicación Web  Múltiples sistemas de autenticación. (Posibilidad de personalizar según el sistema de seguridad de la empresa)  Control de acceso por carpeta o por ítem. Control de versiones  Versión de ítems dentro de las listas o librerías.  Historial de versiones  Seguimiento y control de versiones mayores y previas Recuperación de la información  Papelera de reciclaje  Soporte para copias de seguridad y restauración (Backup/Restore) Índices y búsqueda Búsquedas basadas en la tecnología Microsoft Searchtm

MICROSOFT OFFICE MOBILE 2010

Con Microsoft Office Mobile 2010, obtienes: la versión completa de Word, Excel y PowerPoint. Además, puedes editar, guardar y enviar 24



artículos a tu gusto, todo desde un dispositivo que cabe en tu bolsillo. También, incluye la versión móvil de Microsoft OneNote. Algunas Imágenes de Microsoft Office Mobile 2010.

OBSERVACION: PowerPivot para Excel requiere una descarga individual gratuita que está disponible en: http://www.powerpivot.com. PowerPivot para SharePoint requiere SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition o una versión posterior y SharePoint 2010. El acceso mediante Web y smartphone requiere un dispositivo adecuado y algunas funcionalidades requieren una conexión a Internet. La funcionalidad web usa Office Web Apps, que requieren un explorador compatible (Internet Explorer, Firefox o Safari) y SharePoint Foundation 2010 o una cuenta de Windows Live ID. Algunas funcionalidades móviles requieren Office Mobile 2010, que no se incluye en Office Web Apps, las aplicaciones y los conjuntos de aplicaciones de Office 2010. Existen algunas diferencias entre las características de las aplicaciones de Office Web Apps, Office Mobile 2010 y Office 2010. Se requiere un dispositivo adecuado. Excel Mobile 2010 viene preinstalado en los teléfonos con Windows (Windows Mobile 6.5 o posterior). Se incorporará en teléfonos con Windows con la disponibilidad general de Microsoft Office 2010.

SQL SERVER POWERPIVOT PARA EXCEL 2010 La herramienta analítica de Business Intelligence se le ha denominado SQL Server PowerPivot (anteriormente “Gemini”) Con ello se facilita y ayuda a que el usuario final del área de negocio, pueda montar de forma fácil un Excel para toma de decisiones. Programa Nacional de Informática

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Para controlar la dispersión de Hojas Excel que esto puede acarrear, se aumenta también la integración con SharePoint Server 2010 y Microsoft SQL Server 2008 R2 para controlar los datos y gestión de las hojas; al tiempo que se facilita la compartición. Es decir, se gana una herramienta de más potencia, pero se pierde independencia de otras tecnologías y te ata un poco más a Microsoft. REALIZA TAREAS DE FORMA MÁS RÁPIDA Y SENCILLA. Microsoft Office Excel 2010 simplifica el modo de acceso a las características. La nueva vista Microsoft Office Backstage™ reemplaza al menú Archivo tradicional para permitirle guardar, compartir, imprimir y publicar sus hojas de cálculo en tan solo unos pasos. CAPACIDAD AUMENTADA PARA CREAR HOJAS DE CÁLCULO MÁS GRANDES Y COMPLEJAS. Buenas noticias para los usuarios avanzados y analistas: con la nueva versión de Excel 2010 de 64 bits, el análisis de grandes cantidades de información es más fácil que nunca. Analice grandes y complejos conjuntos de datos, más grandes que los archivos de 2 GB de las versiones anteriores de Excel. OTRAS NUEVAS FUNCIONES Y CONFIGURACIONES.

Microsoft Office Excel 2010 incluye nuevas funciones, configuraciones y demás servicios en relación a las versiones anteriores, todas estas nuevas funcionalidades se irán mencionando a lo largo de todo el curso completo de Excel.

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PREGUNTAS DE REPASO

1. ¿Para qué sirve la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010? 2. ¿Qué es la Cinta de Opciones? 3. ¿Cuál es la descripción de la vista Backstage? 4. ¿Cómo se identifica a la celda activa? 5. ¿Cuáles son los pasos para agregar una nueva hoja de cálculo? 6. ¿De cuantas maneras se puede ver una hoja de cálculo? 7. ¿Para qué sirve el SharePoint 2010? 8. ¿Cuál es el mínimo y máximo valor de zoom que se puede aplicar a una hoja de cálculo? 9. ¿Se puede utilizar una hoja de Excel desde un dispositivo móvil? 10. ¿De qué maneras puedo compartir un libro de Excel con otros usuarios?


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Capítulo

2 ADMINISTRAR EL FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO En este capítulo se trataran los siguientes temas: Mantenimiento a los datos ingresados Administrar una hoja de calculo Formatear filas, columnas y celdas. Objetivo: A continuación se procederá a explicar los procedimientos para utilizar el libro de Excel de manera correcta formateando y modificando los datos, mostrando los procesos necesarios para que Ud. adquiera los conocimientos y administre el libro de Excel correctamente.

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MANTENIMIENTO A LOS DATOS INGRESADOS CREAR UN NUEVO LIBRO DE EXCEL

Puede crear un nuevo libro de Excel con cualquiera de los siguientes procedimientos. 1. Utilizando la ficha Inicio de Microsoft Office Excel 2010.

2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rápido (Siempre que se haya agregado)

Botón personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Programa Nacional de Informática

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3. Utilizando una plantilla existente en el equipo o desde internet.

DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

Tecla

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Acción

Teclas de dirección

Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.

TAB

Desplazarse una celda a la derecha. También le permitirá desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.

CTRL+ tecla de dirección

Ir hasta el extremo de la región de datos (conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por Celdas vacías o por los bordes de la hoja de cálculo actual.

INICIO

Ir hasta el comienzo de una fila.

CTRL+INICIO

Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.

CTRL+FIN

Ir hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo, es la última fila utilizada de la última columna utilizada. Programa Nacional de Informática


AV PÁG

Desplazarse una pantalla hacia abajo.

RE PÁG

Desplazarse una pantalla hacia arriba.

ALT+AV PÁG

Desplazarse una pantalla hacia la derecha.

ALT+RE PÁG

Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.

COMO TRABAJAR CON LAS CELDAS Puntero del Mouse Cuando vea este puntero del mouse en forma de una cruz blanca en un libro de Excel, está listo para seleccionar una celda o un rango de celdas como lo indica la siguiente figura. Puntero del mouse en Excel. Celda Activa Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas.

La celda que seleccionó en este ejemplo es la celda B3. Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar una celda especifica basta con darle clic encima de la celda o utilice las flechas direccionales para seleccionar cualquiera de ellas. En este ejemplo se ha seleccionado el rango de celdas “B2:B4”, indicando que el rango comprende desde las celdas B2 hasta las celdas B4. (Se da un clic a la celda B2 y sin soltar se arrastra hasta la celda B4) Seleccionar un rango discontinuo Se selecciona primero un rango, luego al tener presionada la tecla CONTROL se selecciona otro rango y quedara un rango discontinuo como la siguiente figura.


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Seleccionar fila y columna Para seleccionar toda una fila o toda una columna se hace clic en el encabezado de las mismas según lo indica la siguiente figura. Al seleccionar el encabezado se selecciona toda la fila. Encabezado de fila

Encabezado de columna

Al seleccionar el encabezado de columna se selecciona por completa.

Si desea seleccionar más de una columna, una vez seleccionada la primera arrastre horizontalmente sobre ellas mientras aparece una flecha negra como cursor.

Se arrastra desde esta sección.

NOTA: También puede seleccionar un rango de celdas señalando la primera y desplazándose con las flechas direccionales mientras se tiene presionada la tecla SHIFT.

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INGRESAR DATOS En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir todo tipo de datos como por ejemplo números, fórmulas o textos. Para ingresar cualquiera de estos tipos de datos seguiremos los siguientes pasos: Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos, luego digitarlos. Mientras se hace el ingreso debe de aparecer estos datos en dos lugares.: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente: Celda Activa

Barra de formulas

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te detallan a continuación: PRESIONANDO LA TECLA ENTRADA (ENTER) Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentran justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO Se valida el dato introducido en la celda activa y se posicionará dependiendo de la tecla direccional pulsada, por ejemplo, si pulsamos FLECHA ABAJO la celda activa bajara una celda o mas dependiendo de la cantidad de veces que se presiono esta tecla. CUADRO DE ACEPTACIÓN

Botón Aceptar Si después de digitar la información en la celda activa decide no insertarla, deberá de darle clic al botón cancelar que se encuentra señalado en la figura, con esto la celda restaurará a su valor anterior.


Botón Cancelar Al darle clic a esta opción se valida el dato ingresado en la celda seleccionada y esta misma quedara como la celda activa.

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NOTA: Debe de recordar que si introduce algún dato no valido, una función incorrecta o una formula mal planteada, es posible que aparezca una ventana de alerta indicando el error, para esto debe de estar atento a la advertencia y tratar de replantear el ingreso de datos de manera correcta. Al presionar la tecla ENTER, por defecto la celda activa baja una posición (celda) en la hoja de cálculo, este comportamiento viene por defecto cuando se instala el Microsoft Office Excel 2010, pero se puede configurar esta opción siguiente estos pasos. 1. Darle clic en la ficha archivo

2. Escoger el elemento Opciones.

3. En la ventana siguiente selecciona la opción Avanzadas.

4. En la parte derecha de la ventana anterior aparece una lista donde por defecto esta “Hacia abajo”, entonces de esa lista puede seleccionar la 34



opción que desee sea el comportamiento de Excel al presionar la tecla ENTER luego de ingresar un valor en la Celda Activa.

Al presionar SHIFT + ENTER la celda activa retornara a la celda que se encontraba seleccionada antes de realizar esta combinación de teclas. TIPOS DE DATOS

En una hoja de cálculo se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuación se explica cómo se clasifican y se mencionan algunos ejemplos para profundizar más el conocimiento y poder ingresar los datos de manera correcta. Los tipos de datos que acepta Excel pueden ser: 1-Valores Constantes 2- Formulas 3- Funciones Valores Constantes Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un texto, número o una fecha.

Tipo de dato Texto Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica

Tipo de dato Número


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 Los números que se introducen en una celda son valores constantes.  En Microsoft Excel, un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0123456789+-(),/$%.Ee  Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (igualmente las comas). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto.  El punto „.‟ del teclado numérico (bajo la tecla 3 en la esquina inferior derecha del teclado), se utiliza como separador decimal, nunca como separador de miles. No es aconsejable teclear los puntos de separación de los miles al introducir un número.  Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control.  Para evitar introducir una fracción como fecha, debe colocar un cero (0) delante de cada fracción; por ejemplo, escriba 0 1/2.  Delante de los números negativos, sitúe un signo menos (-), o bien encierre los números entre paréntesis ( ).  Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha por defecto.  En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, Microsoft Excel presentará los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como "E" y "+".  Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, Microsoft Excel convertirá los dígitos adicionales en ceros (0).

Cambiar la precisión de los cálculos en un libro Para cambiar la precisión de los cálculos, tenga en cuenta los siguientes puntos importantes: De forma predeterminada, Excel calcula los valores almacenados, no los mostrados El valor que se muestra e imprime, depende del formato que se elija para el valor almacenado y de cómo se muestre éste. Por ejemplo, una celda que presenta una fecha como "6/22/2008" también contiene un número de serie que es el valor

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Microsoft Office Excel 2010 almacenado para la fecha en la celda. Puede cambiarse la presentación de la fecha por otro formato (por ejemplo, "22-jun-2008"), pero el cambio de presentación de un valor en una hoja de cálculo no alterará el valor almacenado. Tenga cuidado al cambiar la precisión de los cálculos Cuando una fórmula realiza cálculos, Excel utiliza los valores almacenados en celdas a las que hace referencia la fórmula. Por ejemplo, si hay dos celdas que contienen cada una el valor 10,005 y las celdas tiene el formato para mostrar los valores con formato de moneda, se muestra el valor 10,01 $ en cada celda. Si suma las dos celdas, el resultado es $20,01 porque Excel agrega los valores almacenados 10,005 y 10,005 , no los valores mostrados. Cuando cambia la precisión de los cálculos de un libro empleando los valores mostrados (con formato), Excel cambia permanentemente los valores almacenados en celdas desde la precisión completa (15 dígitos) a cualquier formato, incluyendo lugares decimales. Si se decide más tarde calcular con precisión total, no podrán restaurarse los valores originales subyacentes. 1. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y a continuación en la categoría Avanzadas. 2. En la sección Al calcular este libro, seleccione el libro que desee y luego active la casilla de verificación Establecer Precisión de pantalla.

Tipos de datos Fecha/Hora Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400). Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas.


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Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy – fecha de nacimiento = días vividos). Ejemplos: 3/11/98

3-11-98

8:30 AM

15:30

3/10/97 16:30

14/07/2011

Lógico Incluye los valores VERDADERO y FALSO. Estos valores se escriben directamente en una celda y tienen un significado específico. Se utilizan en funciones lógicas y condicionales.

Formulas. Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Seno, Coseno, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula. Ejemplo: 38



NOTA. Un operando es una de las entradas (argumentos) de un operador. Por ejemplo, en: 3+6=9 "+" es el operador y "3" y "6" son los operandos.

Funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Estructura de una función La sintaxis de cualquier función es: =nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN) Esto es: 1. 2. 3. 4. 5.

Signo igual (=). Nombre de la función. Paréntesis de apertura. Argumentos de la función separados por puntos y comas. Paréntesis de cierre.

Insertar función Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A Programa Nacional de Informática

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medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para introducir una fórmula, cuenta con dos opciones: 1. Puede escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la formula es correcto Excel indicará los argumentos de la misma. 2. Puede utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada argumento.

Funciones Anidadas Excel permite el utilizar funciones como uno de los argumentos de otra función, esto se conoce como funciones anidada. Por ejemplo: =SI (PROMEDIO (A1:A10)>50; SUMA (B1:B10); 0) En el ejemplo anterior la función SI compara con 50 el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada), si es mayor a 50, invoca a la función SUMA (función anidada). Precauciones en la manipulación de celdas Es común confundir las acciones de seleccionar, rellenar series y mover celdas, por eso indicamos la diferencia entre estas a través de la siguiente comparación:

Seleccionar: Cuando se señala al centro de la celda. El cursor es una cruz blanca gruesa.

Cuadro de relleno: Cuando se señala a la esquina inferior izquierda.

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Modo Mover. Cuando se señale algunos de los bordes de la celda, deberá aparecer el siguiente cursor.

Autorrellenar Consiste en utilizar series conocidas por Microsoft Excel, y así facilitar el ingreso de datos. Se arrastra desde el control de relleno de la celda en cuestión. Se mostrará una etiqueta inteligente (Smart Tags) llamada Opciones de Autorelleno. Por ejemplo, escriba en una celda el número 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

Al darle clic en la opción Serie de relleno deberá salir como en el grafico siguiente.

Al ingresar una fecha se pueden aplicar varias opciones de autorelleno como veremos a continuación.

Por defecto esta activada la opción Serie de relleno.

Opción “Rellenar días” Programa Nacional de Informática

Opción “Rellenar meses” 41


Opción Rellenar años.

Rellenar Series El control de relleno permite copiar una celda o generar una serie. La copia o generación de series, depende del contenido de la celda que se usa como origen. Así, si usted escribe un texto en una celda y usa el cuadro de relleno se copiará el contenido. Si usted escribe un texto y número (por ejemplo A001 ó Nota1) se creará una serie. Para generar una serie realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en la celda A2.

2. Seleccione el puntero de relleno y después

arrastre hasta que aparezca una secuencia como el de la imagen siguiente.

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Microsoft Office Excel 2010 Si el contenido de una celda es un texto y arrastra el puntero de relleno, se copiará el texto en las celdas afectadas tal como se visualiza en la siguiente imagen.

Situarse en el puntero de relleno, arrastrar hasta la celda A5 y generar la imagen de la derecha.

Cómo mostrar u ocultar el controlador de relleno 1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones.

3. En la pantalla siguiente seleccione la opción avanzada.


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4. En el grupo Opciones de edición, active o desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas dependiendo si quiere o no que aparezca activada esta función.

De esta manera cuando escribo un valor en la celda activa ya no está visible la opción para rellenar las celdas.

Controlador de relleno Activado (Antes)

Controlador de relleno Desactivado (Después)

Autocompletar MS Excel permite agilizar el ingreso de datos repetitivos mediante la opción de autocompletar. Para ello, cuando escriba las primeras letras en una celda y, si ya se ha escrito un valor similar en la misma columna, Excel sugerirá el valor existente. En el gráfico de abajo, en una lista de Centros de Costos, al pulsar la letra S en la celda A5, Excel autocompletara el ingreso con la palabra Sistemas que ya existe líneas más arriba (A2).

Cómo Activar / Desactivar Autocompletar 44



1. Haga clic en la ficha Archivo. 2. Seleccione el elemento opciones. 3. En la pantalla siguiente seleccione la opción avanzada.

Elegir de la lista desplegable Esta opción le permitirá reutilizar datos ingresados anteriormente en la misma columna de una forma rápida y muy cómoda ya sea por medio del menú contextual o por medio del teclado. Cómo ingresar datos Eligiendo de la Lista desplegable

1. Ubique el cursor debajo del último dato ingresado en la columna. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse, y en el menú contextual que aparece, haga clic en Elegir de la lista desplegable.

3. Aparecerá una lista con los valores ya ingresados en la columnas.


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También puede pulsar la combinación de teclas ALT + Flecha hacia abajo para que aparezca la lista desplegable de la imagen anterior.

Repetir un valor en un rango de celdas Esta utilidad de MS Excel que le permitirá repetir los mismos datos de una celda en el resto de celdas seleccionados (Rango) Para ello debe seleccionar un rango de celdas que desea que contengan los mismos datos, escriba los datos en la celda activa y, a continuación, presione la combinación de teclas CTRL + ENTER. Pasos: 1. Seleccionar el rango de celdas donde se desea ingresar datos.

2. Ingrese un valor (por ejemplo, digite 30)

3. Ahora pulse CONTROL + ENTER y observará el siguiente resultado.

ADMINISTRAR UNA HOJA DE CÁLCULO 46



Editar contenido de una celda

Una de las tareas más cotidianas dentro de una hoja de cálculo será la modificación de los datos ingresados. Existen varias maneras de modificar los datos ingresados, examinemos algunas de esas formas: 1. Seleccione la celda que quiera editar (En el gráfico se ha seleccionado la celda B5)

2. Ahora, para modificar el contenido puede efectuar cualquiera de los siguientes pasos. a. Pulsar la tecla F2 para que se active el cursor y pueda editar el contenido de la celda. b. Hacer doble clic en la celda activa. Para los dos procesos anteriores se activa el cursor de edición como el del grafico siguiente.

Indicador que puede editar el contenido de la celda.


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c. Darle clic en la barra de fórmulas y editar directamente el contenido.

NOTA: Todo lo que escriba directamente en la barra de fórmulas actualizará de manera automática el contenido de la celda a la cual hace referencia.

Luego de hacer las correcciones del caso pulse nuevamente Enter o haga clic en el botón Introducir (aceptar) de la barra de fórmulas para validar la información e ingresar el dato a la celda. Si desea anular el ingreso puede presionar la tecla ESCAPE o darle clic al botón cancelar de la barra de fórmulas.

Cancelar

Introducir

Hay que recordar que al modificar el dato de una celda que forme parte de una fórmula, el resultado de la misma se actualizará automáticamente.

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ACTIVIDAD  Objetivo Adquirir habilidad en la apertura y edición de datos almacenados en un libro de Excel.  Procedimiento 1. Abra el archivo Editar system MR.xlsx 2. Observará los siguientes datos:

3. Realice las modificaciones respectivas hasta lograr el siguiente resultado:

5. Guarde el archivo y cierre el documento.


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Insertar Filas Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las 1’048,576 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran debajo de la fila insertada se desplazarán una posición más de fila. Si existieran datos en las últimas filas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una fila se mostrará el siguiente mensaje a fin de no perder información.

Para insertar filas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos: 1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.

2.

Haga clic en cualquier celda de la fila B2.

3.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar filas de hoja.

4. Observe que se ha insertado una fila en la parte superior de los datos. 50



5.

Además, se muestra una etiqueta: Opciones de Inserción.

6.

Haga clic sobre la etiqueta y elija Borrar formato, esto para que no herede el formato de la fila superior.

Insertar Columnas Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen más columnas a las 16.384 existentes, sino mas bien que los datos que se encuentran a la derecha se la columna insertada se desplazarán una posición más de columna. Si existieran datos en las últimas columnas de la hoja de cálculo que puedan verse afectados por la inserción de una columna se mostrará el mismo mensaje que en el caso de filas (visto en la página anterior). Para insertar columnas en una hoja de Excel siga los siguientes pasos:


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1.

Abrir el archivo RIVZAM S.A.(El mismo archivo del ejemplo anterior)

2.

Ubicarse sobre alguna celda de la columna cargo.

3.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar columnas de hoja.

4.

Verifique que ha aparecido una columna nueva donde estaba el selector de celdas , y los datos que anteriormente habían en dicha columna se han desplazado hacia la derecha.

5.

En las opciones de insertar, elija también borrar formato.

NOTA Si usted desea insertar más de una fila o columna, debe seleccionar el numero de filas o columnas a insertar y luego hacer clic con el botón secundario del mouse sobre las columnas o filas seleccionadas y del menú desplegable elegir la opción Insertar.

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Insertar Celdas Las celdas insertadas desplazan las otras celdas, ya sea a la parte derecha o a la parte inferior. Pasos para insertar celdas. Por ejemplo queremos insertar una celda antes del texto RIVZAM S.A. del ejemplo anterior. 1.

Seleccionar la celda A1.

2.

Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en el grupo Celdas haga clic en la lista desglosable Insertar y elija de la lista la opción Insertar celdas.

3. Aparece esta ventana donde seleccionamos la opción, Desplazar las celdas hacia la derecha.


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4.

Acepta, y deberá de aparecer el siguiente resultado.

NOTA: Observe que el cuadro insertar celdas, también se pueden insertar filas y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o Insertar Toda una columna. Eliminar filas La eliminación de filas no quitará ninguna de las 1’048,576 existentes, sino mas bien existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de la fila eliminada.

Cómo eliminar una Fila de la hoja de cálculo

En este ejemplo se solicita eliminar el registro del empleado Bryam (Utilizar el archivo RIVZAM S.A.) 1) Lleve el selector de celdas a cualquier celda de la fila correspondiente al empleado Bryam. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar filas de hoja.

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Otro método: 1) Seleccione la fila que desea eliminar. 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la fila seleccionada y en el menú contextual elija la opción Eliminar. Eliminar Columnas La eliminación de columnas no quitará ninguna de las existentes, sino mas bien existirá un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.

Cómo eliminar una columna de la hoja de cálculo Ahora veremos cómo se elimina toda una columna. Por ejemplo, la columna correspondiente a Área. 1) Lleve el selector de celdas sobre alguna celda de la columna a eliminar. En nuestro ejemplo la columna D. 2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar columnas de hoja

Otro método: 1) Seleccione la columna que desea eliminar 2) Haga clic derecho en cualquiera de las celdas de la columna seleccionada y en el menú contextual elija la opción Eliminar. 3) Luego en la siguiente ventana seleccionar la opción Toda la fila.


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NOTA: También puede darle clic derecho en el encabezado de columna, y escoger la opción eliminar.

Encabezado de columna

Eliminar Celdas Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la izquierda o arriba. Cómo eliminar una celda de la hoja de cálculo En este ejemplo eliminaremos la celda A1. 1) Lleve el selector de celdas a la celda A1.

2) Luego, elija de la cinta de opciones la ficha Inicio, y en la sección Celdas haga clic en la lista desglosable Eliminar y elija de la lista la opción Eliminar Celdas…

3) En la ventana Eliminar celdas elija Desplazar las celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar.

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4) El resultado final se observa en el siguiente gráfico:

ACTIVIDAD  Objetivo Adquirir habilidad para insertar y eliminar, filas, columnas y celdas en un libro de Excel pata organizar la información de manera adecuada.  Procedimiento 1. Abra el archivo Flujo de efectivo.xlsx 2. Observará los siguientes datos:

3. Utilizando solamente los comandos insertar y eliminar organizar los datos tal como se muestran en la siguiente imagen.


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Administrar hojas Por defecto todo libro nuevo incluye 3 hojas, cada una de las cuales tiene 16,384 columnas y 1‟048,576 filas, cantidad suficiente para guardar información de negocios pequeños y medianos, sin embargo, un método más organizado es utilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de cada caso. Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1) Haga clic en la ficha inicio 2) Luego dele clic en el elemento Opciones. 3) En la ventana Opciones de Excel elija del menú izquierdo la opción Más frecuentes, al lado derecho encontrará la opción Incluir este número de general, en el cual puede especificar la cantidad de hojas por defecto que requiere para los nuevos libros Excel que creará.

4) Cree un nuevo libro y verá que ya no aparecen las 3 hojas por defecto, si no las que le hemos asignado, para este ejemplo se aplico el cambio de 6 hojas.

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Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas que usted puede insertar está limitado sólo por la memoria de su equipo. Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en la pestaña Insertar hoja de cálculo ubicada al final derecho de las pestañas de las hojas existentes o también presionar la combinación de teclas Shift+F11

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas

1) Haga clic derecho en una de las pestañas de sus hojas 2) En el menú emergente elija Insertar. 3) En la ventana Insertar elija de la ficha Soluciones de hoja de cálculo la plantilla que necesite. También puede utilizar Plantilla de Office Online y descargar modelos de plantillas vía Internet

4) Por último ya puede darle clic en el botón aceptar.


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Eliminar hojas Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, así como las referencias hacia ella. Para eliminar una Hoja de cálculo puede hacer lo siguiente: • En la cinta de opciones, en la ficha INICIO puede elegir de la sección CELDAS la lista de opciones ELIMINAR, desglose dicha lista y elija la opción ELIMINAR HOJA. También puede hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y elegir del menú emergente la opción Eliminar. En cualquiera de los casos, si la hoja cuenta con contenido alguno, Excel solicitará confirmación y puede optar por continuar con la Eliminación o Cancelar para interrumpir el proceso de eliminación.

Cambiar Nombre Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2, etc. Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres más cortos y sin espacios. Para cambiar de nombre a una hoja: 1) Haga doble clic sobre la pestaña de la hoja, digite el nombre y pulse Enter. Antes:

Después:

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2) También puede usar el menú Contextual haciendo clic con el botón secundario del mouse sobre la pestaña de la hoja y eligiendo la opción Cambiar nombre.

3) Escriba un nuevo nombre a la hoja y pulse Enter Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un código de color a las pestañas de sus hojas de trabajo. Pueden elegir de una amplia gama de colores para organizar las secciones de un libro de trabajo. 1) Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de la hoja y elija del menú emergente la opción Color de etiqueta, el cual le mostrará inmediatamente una lista de colores del tema y colores Estándar, elija de ellos el color que requiera. 2) Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores predeterminados, entonces elija la opción Más colores e inmediatamente se mostrará la ventana Colores mostrándole dos métodos de selección de color: mediante el hexágono Programa Nacional de Informática

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de colores Estándar o también de forma Personalizada en el cual podrá realizar la mezcla de colores que requiera. 3) Tras elegir el color necesario haga clic en el botón Aceptar.

ACTIVIDAD  Objetivo Aprender a trabajar y formatear las hojas de Excel de manera eficaz.  Procedimiento 1. Modifique las opciones para que Excel inserte un nuevo libro con 5 hojas. 2. Cambie de nombre a las hojas de acuerdo a: Hoja1 Hoja2 Hoja3 Hoja4

COMPRAS VENTAS INGRESOS SALIDAS

3. Cambie el color a las pestañas de sus hojas (escoja Ud. los colores) 4. Luego, haga clic en la hoja VENTAS e Inserte una hoja. El nombre para esta hoja será PLANILLA. 4. Finalmente, elimine la hoja Mayo e inserte una hoja al final llamada “Préstamos bancarios”. 5. Todas las hojas nuevas insertadas deben tener un color distinto. Resultado Final:

DAR FORMATO A LOS ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Copiar, Cortar y Pegar contenido

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Para copiar o cortar celdas, gráficos e imágenes, use el portapapeles de Office, hasta con 24 objetos que pueda coleccionar. Para el manejo más eficiente de estas operaciones utilice la sección Portapapeles de la ficha Inicio en la Cinta de Opciones de Excel.

Cortar

Copiar

Copiar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botón Copiar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + C

Copiar como Imagen

Esta opción captura el contenido de la celda y la copia en formato de imagen en la celda de destino. Cuando selecciona esta imagen aparece una ventana como la siguiente:


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Después de copiar el contenido de la celda ya sea en cualquiera de las apariencias y formatos, el contenido se pegara como si fuera una imagen en la celda de destino. Cortar 1) Seleccione un rango de celdas 2) Use el botón Cortar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + X Pegar 1) Haga clic en la celda donde desea pegar 2) Use el botón Pegar de la sección Portapapeles en la ficha Inicio o pulse CTRL + V. Cuando pulse sobre el botón Pegar, hágalo en la imagen del portapapeles tal como se muestra en la siguiente imagen:

Opciones de Pegado Mediante una etiqueta inteligente (Opciones de Pegado), Excel permite elegir al usuario los distintos modos de pegar algún objeto del portapapeles. Así, usted puede vincular celdas o sólo copiar el formato de las mismas. Ejemplo:

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Para probar esta opción, escriba los siguientes valores (incluya los formatos)

Luego, realice las siguientes operaciones. 1. Seleccione las celdas y luego cópielas. 2. En otra celda elija pegar. 3. Se mostrara una etiqueta con opciones como las del siguiente grafico:

Son las mismas opciones que aparecen al darle clic en la flecha que está debajo del botón pegar Dependiendo de cómo desea que quede la copia final seleccionará entre las opciones siguientes: Pegar Pegar Formulas Formato de formulas y números Mantener formato de origen Sin bordes Mantener ancho de columnas de origen Transponer Programa Nacional de Informática

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Pegar Valores Valores Formato de valores y números Formato de valores y origen Otras opciones de pegado Formato Pegar vínculo Imagen Imagen vinculada En la opción Pegado especial aparecerá la siguiente ventana agregando más opciones para pegar el contenido copiado de otra celda previamente.

Portapapeles de Microsoft Excel 2010 El portapapeles de Office colecciona hasta 24 elementos de forma simultánea. Así Ud. puede ir puede ir coleccionando entre diversos libros y luego pegarlos rápidamente. Para usar el portapapeles deberá hacer lo siguiente. 1. Haga clic en el botón ampliar opciones ubicado a la derecha del título del grupo o sección Portapapeles de la ficha Inicio.

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2. Se mostrará inmediatamente el panel Portapapeles de MS office.

3. Ahora, cada vez que usted copie un elemento, este pasa al panel. Usted puede copiar imágenes y textos de Internet, textos de Word, celdas de otras hojas, etc. 4. Si desea pegar alguno de los objetos del portapapeles, sólo haga clic en la flecha del elemento y seleccione Pegar

5. Si desea eliminar un objeto del portapapeles basta con darle clic en la opción eliminar tal como muestra la siguiente imagen.


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Transponer datos

Pegado Especial En el siguiente ejemplo veremos cómo cambiar datos dispuestos de forma vertical hacia horizontal y viceversa. Para transponer datos realicemos lo siguiente: 1. En una hoja nueva ingrese los siguientes datos y luego selecciónelos a excepción del título Meses.

2. Haga clic en el botón COPIAR de la ficha Inicio presione (CTRL+C) y luego seleccione la celda B1 3. En la ficha Inicio de la Cinta de Opciones haga clic en la flechita que apunta hacia abajo del botón Pegar, y del menú elija la opción Transponer

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ACTIVIDAD  Objetivo Transponer los datos de un rango.  Procedimiento 1. Abra el archivo Actividad transponer datos.xlsx 2. Seleccione el rango A3:F9 y cópielo.

3. Seleccione la celda A11 y luego desglose las opciones del botón Pegar en la ficha Inicio y elija la opción Transponer. Resultado Final


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Ortografía Las características de ortografía no son propias de Microsoft Word, sino que pueden ser utilizadas en cualquier programa de Microsoft Office 2010. No solamente la ortografía es la operación de revisión que puede ser realizada en MS Excel, sino también la del uso de referencias, sinónimos y traducción. Para probar esta característica en Microsoft Excel, siga los siguientes pasos: 1) Abra el archivo Lista de presupuesto.xlsx 2) Seleccione la celda A1 (Punto de partida para verificar la ortografía) 3) Luego haga clic en la ficha REVISAR de la cinta de opciones. 4) En la sección Revisión haz clic en el botón Ortografía

5) En el cuadro de diálogo Ortografía aplique las correcciones respectivas tomando como ejemplo la siguiente imagen.

6) El documento debe quedar tal como se muestra a continuación: 70



Buscar e insertar información de referencia

La información de referencia de Microsoft Office reúnen las características de sinónimos, antónimos y traducción. Para buscar información de apoyo siga los siguientes pasos: 1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión haga clic en el botón Referencia.


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2) Se mostrará el panel Referencia en el cual, en el cuadro de texto Buscar escriba la palabra de la cuál desee saber su sinónimo, antónimo o realizar la traducción, luego haga clic en el botón de inicio de búsqueda o presione ENTER.

Buscar

Adicionalmente, puede escoger de donde desea que busque la información tal como lo muestra la siguiente imagen.

Si seleccionas sinónimos aparecerá la siguiente pantalla.

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ACTIVIDAD  Objetivo Buscar un sinónimo para la palabra “prorratear”.

 Procedimiento 1) Seleccione la ficha Revisar y en la sección Revisión, haga clic en el botón Referencia. 2) En el cuadro de texto buscar escriba: “prorratear” y haga clic en 3) Verifique los sinónimos y antónimos encontrados, adicionalmente verifique qué traducción se ha encontrado para la palabra.

Buscar y reemplazar En Excel es muy común realizar este tipo de tarea, por tal motivo le indicaremos cómo realizar el proceso con un ejemplo digitado en el libro Ferretería CONTRUYE S.A.xlsx

Buscar texto y reemplazarlo 1. Abrir el archivo Ferreteria CONTRUYE S.A.xlsx.

2. Diríjase para ello al botón Buscar y seleccionar en la sección Modificar de la ficha Inicio. Haga clic en la opción Buscar del menú emergente. Programa Nacional de Informática

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3. Se mostrará la ventana Buscar y reemplazar, en el cual, si desea solamente ubicar el texto en la hoja de cálculo debe utilizar la ficha Buscar, digite el texto en la casilla en blanco, haga clic en el botón Buscar Siguiente y se seleccionara la celda que contiene la palabra buscada tal como lo muestra la siguiente imagen.

4. Si lo que desea es reemplazar el texto por otro debe utilizar la ficha Reemplazar escribiendo la palabra a Buscar y la que servirá de reemplazo. En este ejemplo escribiremos “Agua” y lo reemplazamos

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todas las veces que se repita en la hoja de cálculo por la palabra “Pintura”.

Para realizar todos los reemplazos inmediatamente haga clic en el botón Reemplazar todos, si en cambio desea hacer los cambios individualmente haga clic en el botón Reemplazar para cambiar de forma individual cada texto encontrado. Buscar formato

En Microsoft Excel además puede buscar datos que tengan un formato especifico usando las opciones que tiene la ventana Buscar y reemplazar.

Dándole clic en el botón formato podemos buscar un formato específico con todas las características de los formatos que conocemos tal como lo muestra la siguiente imagen.


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Luego de seleccionar las opciones de formato a buscar, haga clic en el botón Aceptar y verá cómo se inicia la búsqueda de todos aquellos datos que tienen el estilo especificado. Cerrar Libro y Excel Para cerrar un archivo que ha creado o abierto puede realizar cualquiera de las Siguientes acciones:

1) Hacer clic en la opción CERRAR del menú que o ficha archivo.

2) O también puede utilizar la combinación de teclas CTRL+F4. 3) También puede hacer clic en el botón Cerrar ventana en la Cinta de Opciones.

Como medida de seguridad, Excel le preguntará si desea guardar los cambios que ha realizado, en caso no lo hayan guardado previamente. Para cerrar todo el programa Microsoft Excel 2010 puede hacer clic en el botón Cerrar ubicada a la derecha de la Barra de Titulo, también puede pulsar la combinación de teclas ALT + F4.

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Preguntas de repaso 1. ¿Cómo elaboro un nuevo libro de Microsoft Office Excel 2010 con la ayuda de una plantilla? 2. ¿Qué debes hacer para cerrar una hoja de Excel? 3. ¿Para qué sirve el botón opciones de la ventana Buscar y reemplazar?

4. ¿Cómo se inserta una fila? 5. ¿Cuáles son los pasos para agregar un nuevo libro de cálculo con 5 hojas? 6. ¿Qué significa transponer datos? 7. ¿Para qué sirve el Pegado especial? 8. Cambie el nombre de 3 hojas de cálculo y asigne un color distinto a cada una. 9. ¿Puedo seleccionar un dato y pegarlo como si fuera una foto o imagen a todos? 10. Cierra todo el libre de Excel.


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Capítulo

3 CONFIGURAR PÁGINA E IMPRIMIR En este capítulo se trataran los siguientes temas: Configuración de Página. Vista previa Objetivo: El participante aprenderá como configurar correctamente el libro de Excel para visualizarlo de la mejor manera e imprimirlo correctamente.

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Configurar Página Esta ficha permite modificar: Los márgenes, La orientación, La Escala y tamaño de papel a usar, entre otros.

Modificar Márgenes

En la opción márgenes predeterminados.

encontrará

configuraciones

de

márgenes

Pero si requiere realizar sus configuraciones adicionales utilice la opción Márgenes personalizados y se mostrará la ventana Configurar Página en el cual podrá realizar los ajustes necesarios.


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Puede digitar directamente el margen dentro del cuadro donde está el número de margen actual o puede utilizar las flechas que se encuentran vinculadas al cuadro de texto tal como se muestra en la siguiente imagen. Aumentar

Disminuir

Orientación del papel Esta opción le permitirá elegir entre la página horizontal y vertical.

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Orientación del papel

Esta opción permite elegir tamaños de papel entre una lista predeterminada, o también accediendo a la ventana Configurar página por medio de la opción Más tamaños de papel.

Opción mas comandos para abrir la ventana Configurar Página.

Ajuste de escala

Esta opción le permite ajustar el contenido de la hoja de cálculo de tal forma que pueda ampliarse o reducirse de acuerdo a lo que necesite. Para ajustar la escala de impresión ingrese a la ventana Configurar página y en la ficha Página encontrará las siguientes opciones:


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Ajuste de Escala Podrá elegir entre:  Ajustar al: aumenta o reduce su tabla de acuerdo a un porcentaje establecido en el cuadro de %. Por defecto la escala es al 100%. Si usted desea que su tabla se imprima condensada use un porcentaje menor o uno mayor para que se imprima más grande de lo normal  Ajustar a, usted podrá reducir una tabla que ocupa 4 páginas a sólo 2 o una tabla que ocupa 2 páginas a sólo 1.

Encabezado y pie de página

Cuando tiene activada la vista Diseño de página podrá agregar de manera directa un encabezado y pié de página a la hoja de impresión.

Activar Vista diseño de página. Dele clic en la ficha vista de la cinta de opciones y luego ejecutar el comando Diseño de página del grupo Vistas de libro.

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También puede acceder a las opciones de Encabezado y Pié de página por medio de la ventana Configurar Página y la ficha Encabezado y pié de Página.

Los encabezados y pies de página se muestran en la parte superior e inferior de sus páginas impresas. Usted puede usar alguno de los encabezados o pies incorporados o crear uno personalizado. En esta ficha puede elegir entre los encabezados y pies propuestos por Excel: haga clic el cuadro combinado de encabezados y el de pies. O use los botones de Personalizar para definir su propio Encabezado y Pie de página a usar.


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Al igual que en Word, Excel posee botones que permiten manejar los objetos de su encabezado y Pie. En la siguiente tabla observe los botones y la utilidad de cada uno de ellos.

Botón

Utilidad Modifica el formato de fuente del texto seleccionado como por ejemplo fuente, tamaño, estilo y efectos. Inserta el número de página de la hoja a imprimir. Inserta el número total de páginas a imprimir. Inserta la fecha del sistema. Inserta la hora del sistema. Inserta la ubicación y el nombre del libro a imprimir. Inserta el nombre del libro a imprimir. Inserta el nombre de la hoja. Use este botón para seleccionar la imagen que se debe mostrar en el encabezado de página. Para modificar el tamaño de la imagen, recortarla o modificar los formatos establecidos de la misma.

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ACTIVIDAD Márgenes y encabezados  Objetivo Adquirir habilidad para Crear encabezados y pies Personalizados.  Procedimiento 1. Abra el archivo BODEGA MI BARRIO S.A.C.xlsx Observará los siguientes datos:

2. Modifique el encabezado y pie para que se muestren los siguientes datos en el orden respectivo. Encabezado: <> <>

<>

Pie: <>

<>

<>

3. El texto debe ser Verdana de 10 puntos y cursiva. La imagen debe en la parte superior, utilizar el botón formato de imagen para ajustar la a la hoja de Excel. 4. Guarde el archivo y cierre el documento.

El archivo debe quedar de la siguiente manera.


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Esta vista previa se muestra en la nueva vista Backstage del Microsoft Office Excel 2010.

Ficha Hoja de la ventana Configurar Página

Esta ficha permite controlar ciertas opciones al momento de imprimir como: el área de impresión, la impresión o no de las líneas de división de la hoja, que se impriman o no los títulos de las filas y las columnas en su hoja (A, B, C etc. y 1,2, 3 etc.) Excel muestra una caja de dialogo con las siguientes opciones:

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1. Active la casilla Líneas de División para imprimir las líneas de su hoja de cálculo. 2. La casilla Encabezados de filas y columnas imprime las columnas y filas de su hoja 3. Use el cuadro Comentarios para indicar la ubicación de los comentarios en su hoja.

En la siguiente imagen se muestran las Líneas de División y los encabezados de Fila y Columna activos.

Imprimir rótulos de fila y columna en cada página Programa Nacional de Informática

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Si su tabla es muy grande y ocupa más de una página, usted puede imprimir un rango de Filas como encabezados de cada una de ellas. Incluso podrá tener columnas como títulos de encabezados de filas. Por ejemplo, abra el archivo Alumnos y use el botón Vista Preliminar. Observe que los títulos sólo se muestran en la primera página.

Página 1

Página 2

Para tener filas o columnas como títulos realice lo siguiente: 1. Ingrese a la ventana Configurar Página y elija la ficha Hoja. 2. En el cuadro Imprimir Títulos, haga clic en la opción Repetir filas en el extremo Superior.

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Seleccionar la primera fila.

3. Use el botón vista preliminar para ver el resultado.

Página 1

Página 2


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Saltos de página

Los saltos de página marcan la hoja de cálculo indicando cada una de las páginas a imprimir. Estos saltos se insertan de acuerdo a las especificaciones de la configuración de página: tamaño de papel, escala, márgenes, etc. Identificar los saltos de página Los saltos de página pueden ser horizontales y verticales y se muestran en su hoja de cálculo como líneas punteadas.

En la hoja de cálculo anterior, los saltos se ven como líneas punteadas. Aquí se muestra un salto horizontal entre las filas 6 y 7.

Insertar Saltos de página Por defecto los saltos de página se insertan en hojas que ocupan más de una página. Usted puede insertar saltos de páginas horizontales o verticales para indicar hasta que fila o columna desea imprimir. En nuestro ejemplo queremos que la segunda página a imprimir se muestre a partir de la fila 39 y no de 43 que fue determinada por Excel. NOTA: Saque una copia del archivo original y efectúe todos los cambios que se mencionaran sobre la copia.

Insertar un salto de página horizontal:

1. Lleve el selector de celdas a la fila donde desea que se realice el salto, en este caso lo colocaremos en la fila 11 para que a partir de esta fila se

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visualice en una nueva página la información que continua según la hoja de Excel. 2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Insertar salto de página.

3. Se mostrara una línea punteada de división a partir de la línea 11 como se muestra en la siguiente figura.

Salto de página.

4. Utilizando la vista preliminar verifique que solo aparece hasta la fila 10 en la primera página, el resto aparece en la página siguiente, esto se pudo realizar gracias al salto de página.


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Microsoft Office Excel 2010 En la segunda página se muestra desde la fila 11. Solo se muestra hasta la fila 10.

Ahora con el mismo archivo vamos a insertar un saldo de página, pero esta vez para columnas, ya que se desea que la columna Nombre Completo se muestre en otra página.

Insertar un salto de página vertical:

1. Lleve el indicador a la columna donde se desea que se realice el salto, en nuestro ejemplo en la columna B1 tal como se muestra en la figura.

2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Insertar salto de página y aparecerán las líneas punteadas en vertical.

3. Utilice la vista preliminar y verificara que ahora aparecen en páginas diferentes las columnas, ya que están separadas por un salto de página en vertical.

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Microsoft Office Excel 2010 Solo se muestra la primera columna en la página 1

La segunda columna se muestra en la página siguiente dependiendo de la cantidad de registros.

Eliminar los Saltos de página Excel aplica los saltos que fueron detectados y los elimina. En el caso de hojas que no ocupen más de una página simplemente los saltos ya no se verían. Para hacer este ejercicio vamos a quitar el último salto de página vertical que hemos insertado, el que se encuentra entre las columnas A y B. Procedimiento: 1. Llevar el indicador de celdas en la misma celda que indico para insertar el salto de página (En nuestro caso en la columna B). 2. Haga clic en el botón Saltos y luego en Quitar salto de página.

NOTA: La opción Restablecer todos los saltos de página elimina todos los saltos encontrados en la hoja.


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Vista Previa de salto de página Esta vista le permite reconocer fácilmente los saltos de página insertados en su hoja.

Configuración de la impresión Vista Preliminar Esta vista muestra su tabla antes de imprimirla. Aquí usted podrá controlar las opciones y características de la impresión.

Impr esió n Rápi da

Si desea imprimir rápidamente su tabla (Hoja de Excel), haga clic en el botón personalizar barra de herramientas de acceso rápido para agregar el comando Impresión rápida y luego ejecute este comando.

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Al usar esta opción, Excel imprime su tabla con las opciones por defecto, tanto de la configuración de página como la configuración de la impresora. Si usted configuro su página se imprimirá con las opciones elegidas. Configurar Impresión Si desea configurar las opciones para imprimir, diríjase ficha Archivo y elija la opción Imprimir.

Excel muestra la siguiente caja de dialogo Imprimir en la nueva vista Backstage que presenta una nueva forma de mostrar las opciones de impresión.

El proceso de Impresión Para imprimir no es necesario indicar el rango de celdas a imprimir, ya que Excel las detecta automáticamente. Además, usted podrá modificar las características de su hoja (tamaño, orientación, márgenes, etc.) antes de enviar el trabajo a la impresora.


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La Opción Impresora:

Especifique la impresora a usar. Incluso puede modificar las propiedades de la impresora seleccionada como: tamaño de hoja, si la impresión será a color o blanco y negro, la calidad de impresión, etc.

Configuración: Hojas Activas Seleccione la opción Hojas Activas para imprimir su área de impresión o las hojas seleccionadas. Si desea imprimir todas las hojas de su libro elija la opción Todo el Libro. Si elija la opción Selección, Excel ignora el área de impresión e imprime el rango de celdas seleccionados.

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Definir el Área de Impresión. No es necesario que usted indique el rango o tabla a imprimir, Microsoft Excel detecta automáticamente el contenido de la hoja y define el rango de impresión. Usted puede personalizar el área de impresión, indicando que se va a imprimir sólo la parte superior de su hoja o una tabla que se encuentra en su hoja. Para indicar el área de impresión. 1) Se selecciona el rango de celdas que desea imprimir. 2) Haga clic en la ficha Diseño de página. 3) Luego clic en el comando Área de impresión. 4) Escoger la opción Establecer área de impresión.

Intervalo de páginas a imprimir

Indique si desea imprimir todas las páginas de su tabla o sólo alguna página en particular.


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Intervalo de páginas.

Página inicial

Página Final

Número de Copias Esta opción nos permite obtener una cantidad determinado de copias por cada página de Excel.

Intercalar páginas. Intercaladas. Puede configurar la forma en que el Excel va a imprimir sus hojas, por ejemplo si va a sacar 3 copias(juegos) por cada página se imprimirá primero las 3 páginas consecutivas, luego se imprimen otras 3 desde la primera hasta la última y al final las ultimas 3 de la misma manera. Sin Intercalar Siguiendo el ejemplo anterior, si quiero imprimir 3 juegos y esta activada la opción Sin intercalar, primero imprimirá la página 1 3 veces, luego la página 2 3 veces y lo mismo con la pagina 3, hasta obtener los 3 juegos de copias. Orientación Dependiendo si desea que su hoja de Excel salga impresa de manera horizontal o vertical en relación a la hoja seleccionara la opción respectiva tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Tamaño de Papel Podemos configurar cual es el tamaño de papel que vamos a utilizar para imprimir nuestra hoja de Excel.

Márgenes Personalizados El margen de la hoja es la distancia que hay desde el borde de la hoja hasta donde inicia el texto, con esta opción podemos configurar esta distancia dependiendo del resultado que queremos obtener, Podemos escoger entre las opciones Normal, ancho o estrecho que ya viene por defecto o asignar nuestros propios márgenes dándole clic en la opción Márgenes personalizados.

Escalado.

Con esta opción ajustar el contenido de la hoja de cálculo a una página, ya sean filas, columnas o todo en general.


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Preguntas de repaso 1. ¿Qué significa establecer el área de impresión? 2. ¿De cuantas maneras puedo cambiar la orientación de la pagina en Excel? 3. ¿Para qué sirve la opción intercalar? 4. ¿En qué casos me sirve la opción imprimir todo el libro? 5. ¿Qué es un salto de sección? 6. Si tengo una tabla con información que ocupa varias hojas, ¿Que opción debo activar para que los títulos de las columnas aparezcan en todas las hojas? 7. ¿Cómo visualizo todos los saltos de página que tiene mi hoja de Excel? 8. ¿Qué pasos debo de hacer para imprimir los encabezados de columnas y filas de mi hoja de cálculo.

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Capítulo

4 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS I En este capítulo se trataran los siguientes temas: Introducción a las fórmulas Realizar auditorías a las fórmulas Referencia de celdas y rangos Utilizar funciones aritméticas Introducción: Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel 2010.


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CONCEPTOS PREVIOS PARA LA CREACIÓN DE FÓRMULAS Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas:  Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.  Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) según corresponda.

OPERADORES Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.

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En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.

SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE OPERADOR REALIZA +

Suma

-

Resta

*

Multiplicación

/

División

^

Exponenciación

&

Unión/Concatenar

=

Igual que

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Igual o Mayor que

<=

Igual o Menor que

<>

Distinto

En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo. = ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

JERARQUÍA Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel 2010.


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SIMBOLO DEL OPERACIÓN QUE PRECEDENCIA OPERADOR

REALIZA

^

EXPONENCIACIÓN

1

*

MULTIPLICACIÓN

2

/

DIVISIÓN

2

+

SUMA

3

-

RESTA

3

&

UNION/CONCATENAR

4

=

IGUAL QUE

5

>

MAYOR QUE

5

<

MENOR QUE

5

>=

MAYOR O IGUAL QUE

5

<=

MENOR O IGUAL QUE

5

<>

DISTINTO

5

Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella que va entre paréntesis. Veamos pues como resolvería la formula que hemos visto anteriormente como ejemplo: Podemos ver que hay 10 operaciones:

   

104

5 SUMAS 3 MULTIPLICACIONES 1 DIVISION 1 COMPARACION



CÁLCULOS SENCILLOS Para ingresar una fórmula en una celda, se debe introducir como primer carácter el signo igual (El signo igual = comenzando desde una celda indica que constituye una fórmula).

Una fórmula sencilla puede ser de constantes y operadores, por ejemplo:

=250+320 =1000-369 =8*5 =3^3

También puede contener referencias de celdas, rangos o nombres, por ejemplo:

=A3+C6 =Hoja1! B2-E5 =SUBTOTAL*IGV =BASICO-DESCUENTO

Como también hay fórmulas complejas que contienen funciones, por ejemplo:

=SUMA (A2:A10) =PRODUCTO (A11:A12) =MAX (B5:B10) =CONTAR.SI (A2:A10;”APROBADO”)

Como por ejemplo para escribir fórmulas, tenemos el siguiente caso de la Hoja Bonificación del Libro Formula I.xlsx.


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ACTIVIDAD Cálculos Sencillos Se tienen los datos en la hoja Bonificación en el libro Formulas I Resuelto.xlsx

Hallaremos el Total de Bonificación, que sería la multiplicación del Sueldo Básico por los meses y dividido entre 12 (1 año en meses). Realice el siguiente procedimiento. 1. Haga clic en la celda donde se desea mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda B5 2. Escriba la siguiente fórmula: =B3*B4/12 Observe que el resultado se muestra el resultado de la fórmula. Ahora, se nos pide calcular el Descuento, que corresponde a una diferencia entre el Sueldo Básico y Total Bonificación. Para ello realice lo siguiente: 3. Haga clic en la celda B7 4. Escriba la fórmula: =B3-B5 5. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:

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CALCULAR PORCENTAJES Es muy fácil calcular porcentajes en Excel, recuerde que basta con escribir la fórmula considerando los datos que intervienen. En este caso, se pide calcular el Descuento Essalud (9%) del Básico: Se tiene la hoja de Datos Descuento:

Recuerde que cuando usted desea calcular un porcentaje, sólo se debe multiplicar el valor por el porcentaje.

1. Lleve el indicador de celdas a la celda E5 2. Escriba la fórmula para calcular el Básico (Pago Día por Día Trabajado). =C5*D5 3. Ahora llevamos el indicador a la celda F5 para obtener el Descuento Essalud 4. Escriba la fórmula para calcular Essalud 9%. =E5*9% 5. Por último para finalizar nos desplazamos a la celda G5 para obtener el Neto a Pagar 6. Escriba la fórmula para calcular Neto a Pagar. =E5-F5 7. El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:


107


REALIZAR AUDITORIAS DE FORMULAS A veces, la comprobación de las fórmulas (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).)para ver si son precisas o para encontrar el origen de un error puede resultar difícil cuando la fórmula usa celdas precedentes o dependientes:

Rastrear precedentes

Son celdas a las que hace referencia una fórmula de otra celda. Como por ejemplo lo veremos a continuación:

1. Para realizar esta acción active la hoja Rastrear precedentes del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

108



2. Seleccione la celda E18. 3. Diríjase a la Ficha precedentes.

FórmulasAuditoría

de

FórmulasRastrear

4. Observará el siguiente resultado:


109


Podemos ver que el Neto se obtuvo a través del Subtotal e IGV. Rastrear dependientes – Quitar flechas

Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si esque pertenece a alguna fórmula.

1. Para realizar esta acción active la hoja Rastrear dependientes del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

2. Seleccione la celda E15. 3. Diríjase a la Ficha precedentes.

110

FórmulasAuditoría

de

FórmulasRastrear



4. Observará el siguiente resultado:

Podemos ver que el Neto depende del IGV (celda E15), para su resultado. Quitar flechas

Elimina todas las dependencias y rastreos.

1. Quitar un nivel de precedentes. Quita un nivel de procedencia del rastreo de losvalores. 2. Quitar un nivel de dependientes. Quita la flecha de la dependencia de alguna fórmula

Veremos en el siguiente ejemplo 1. Para realizar esta acción active la hoja Quitar flechas del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.


111


Seleccione la celda E11. 2. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasQuitar flechas  Quitar un nivel de precedentes. 3. Veremos el siguientes resultado:

Errores típicos en la creación de fórmulas Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores. 1. Comprobación de errores. 112



Busca errores comunes en las fórmulas. Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Comprobación de errores del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasComprobación de errores. c. El sistema nos mostrara el primer error dentro de la hoja de la siguiente manera:

d. Aquí tenemos varias opciones dentro de dicha ventana, a continuación se describe cada una de ellas: 

Ayuda sobre este error: El sistema muestra su ventana ayuda.


113




Mostrar pasos de cálculo: Muestra los valores que se están operando.



Omitir error: Pasar al siguiente error sin corregirlo.



Modificar en la barra de fórmulas: Nos desplaza mediante el cursor para poder modificar en la barra de fórmulas.



Anterior: Regresar al error anterior.



Siguiente: Pasar al siguiente error.

e. Accederemos por escoger el botón Modificar en la barra de fórmulas.

f. Accederemos por escoger el botón Reanudar y regresaremos a la ventana anterior para seguir corrigiendo los siguientes errores. g. Y cuando terminemos de corregir se mostrar la siguiente ventana de finalización.

Rastrear error. Muestra las celdas vinculadas al error. Ejemplo.

114



a. Para realizar esta acción active la hoja Comprobación de errores del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx. b. Seleccione el primer error (celda E9)

c. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de FórmulasComprobación de erroresRastrear error. d. El sistema nos mostrara las celdas que conforman el error, de esta manera:


115


Referencias circulares. Cuando una fórmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina referencia circular. Microsoft Office Excel no puede calcular automáticamente todos los libros abiertos cuando uno de ellos contiene una referencia circular. Puede quitar la referencia circular, o bien hacer que Excel calcule cada celda de dicha referencia utilizando los resultados de la iteración anterior. Si no se cambia el valor predeterminado de la iteración, Excel detendrá los cálculos tras 100 iteraciones o después de que todos los valores en la referencia circular cambien menos de 0,001 entre iteraciones, lo que se cumpla en primer lugar.

ACTIVIDAD 1. Para realizar esta acción active la hoja Comprobación de errores del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx. 2. Diríjase a la Ficha FórmulasAuditoría de fórmulasComprobación de erroresReferencias circulares.

3. El sistema nos mostrará las celdas que conforman las referencias circulares. REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS Cuando trabajamos en Ms Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casies seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la mismacelda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en unaformula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y elcontenido de B1.

Existen 3 tipos de referencias. 116



Relativas, Absolutas y Mixtas 1. Relativas Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias relativas del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos el Importe = Monto de Compra x % indicado c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escriben de manera directa para que esta cambian de referencia cuando cambiemos de posicion para los siguientes resultados.


117


Absolutas Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otracelda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias absolutas del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos el Precio en Dolares según el tipo de cambio de la tabla inferior. 118



c. Vemos que las celdas hacen referencias relativas ya que se escriben anteponiendo el símbolo de $ tanto a la columna como a la fila para que ésta no cambie de referencia a pesar del cambio de ubicación. Mixtas Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que lasfilas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Referencias mixtas del Libro Auditoria de Fórmulas.xlsx.

b. Desarrollaremos la tabla de multiplicar mediante las columnas y filas. Lo cual para poder desarrollar el ejemplo tendremos que trabajar con referencias mixtas de esta manera.

c. Al termino de la referencia podemos hacer el arrastre vertical y horizontal para obtener todos los resultados como podemos apreciar a continuación.


119


Comportamiento al Copiar o mover celdas con una o mas tipos de referencias (Pegado especial de Excel 2010) Es importante que sea consciente de lo que ocurre a las referencias de celdas, independientemente si son absolutas o relativas, cuando se mueve una fórmula mediante el método de cortar y pegar, o cuando se copia una fórmula mediante el método copiar y pegar. 

Cuando se mueve una fórmula, las referencias de celdas existentes en ella no cambian, independientemente del tipo de referencia que utilice.



Cuando se copia una fórmula, las referencias pueden cambiar en función del tipo de referencia de celda que utilice.

En la tabla siguiente se indica cómo se actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia de dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.

Para una fórmula que se va a copiar:

120

Si la referencia es:

Cambia a:

Columna absoluta

absoluta

y

fila

$A$1

Columna absoluta

relativa

y

fila

C$1

Columna relativa

absoluta

y

fila

$A3

Columna relativa y fila relativa

C3



En el caso de cortar o mover la referencia no cambia independientemente del tipo de referencia que utilice. Referencias a múltiples Hojas y rangos

Una referencia a la misma celda o al mismo rango en varias hojas se denomina referencia 3D. Una referencia 3D es un método útil y cómodo de hacer referencia a varias hojas de cálculo que siguen el mismo patrón y a las celdas de cada hoja de cálculo que contienen el mismo tipo de datos para, por ejemplo, consolidar los datos presupuestarios de diferentes departamentos de la organización. Puede utilizar la siguiente referencia 3D para sumar las asignaciones presupuestarias de tres departamentos (Ventas, Recursos Humanos y Marketing), cada uno en una hoja de cálculo diferente: =SUMA(Sales:Marketing!B3) Puede incluso agregar otra hoja de cálculo y después moverla al rango al que hace referencia la fórmula. Por ejemplo, para agregar una referencia a la celda B3 de la hoja de cálculo Instalaciones, mueva la hoja Instalaciones entre las hojasVentas y RH como se muestra en el siguiente ejemplo. Debido a que la fórmula contiene una referencia 3D a un rango de nombres de hojas de cálculo, Ventas:Marketing!B3, todas las hojas de cálculo del rango se incluyen en el nuevo cálculo. RANGOS Asignar nombres Se le considera rango a un conjunto de celdas conformadas por una o más celdas. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx. b. Seleccione el rango de celdas B4:B8 Programa Nacional de Informática

121


c. Nos desplazamos al cuadro de nombre y hacemos clic.

d. Escribimos el nombre que le vamos asignar al rango y presionar Enter.

Utilizar en la fórmula Puede usar los nombres de los rangos en fórmulas o funciones. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx.

122



b. Seleccione el rango de celdas B9 c. Sumar a traves del nombre del rango que le corresponde.

d. Y presionar enter. Utilizar rótulos de filas para crear nombres desde la selección

Puede usar los títulos de sus filas y columna para crear nombres de rangos. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Nombres del Libro Rangos.xlsx. b. Seleccione el rango de celdas B3:G8 Programa Nacional de Informática

123


c. Ubíquese en la Ficha FórmulasSección Nombres Crear desde la selección.

d. El Sistema nos mostrará la siguiente ventana.

e. Lo cual se elegirá la fila superior para agregar dichos nombres. 124



f. Ahora podemos verificar a través del cuadro de nombres.

Administrar rango de celdas Se pueden asignar nombres a rangos de celdas previamente seleccionados y pueden ser utilizados en fórmulas o funciones desde cualquier hoja de nuestro libro en uso o incluso desde otro libro (en este caso debe indicar el libro). Como ya mencionamos anteriormente un rango puedes ser representado de esta manera A2:A20 ó B4:D5. Una celda puede ser considerada como rango con la siguiente referencia A2:A2 Podemos administrar los nombres de los rangos a través de la Ficha Fórmulas.

Donde veremos en la siguiente figura el listado de todos los nombres utilizados en su libro con sus respectivos valores y referencias, incluso si éstas están utilizadas en una función.


125


Desde esta ventana podemos editar las referencias así como eliminar un nombre determinado. Como por ejemplo eliminaremos el nombre Septiembre. Para ello seleccionaremos el nombre a eliminar.

Presionaremos el botón eliminar y nos mostrará la siguiente ventana.

126



Aquí tendremos que aceptar para eliminar dicho nombre. Cálculos simples con operadores matemáticos ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo. La sintaxis de la función ENTERO tiene los siguientes argumentos: 

Número Obligatorio.es el número real que desea redondear al entero inferior más próximo.

Ejemplo. g. Para realizar esta acción active la hoja Entero del Libro Rangos.xlsx.

Para poder obtener los valores enteros de los números con decimales realizaremos lo siguiente.

h. En donde obtendremos lo siguiente


127


REDONDEAR(número;num_decimales) La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales especificado. La sintaxis de la función REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:  

Número Obligatorio.Número que se desea redondear. Num_decimales Obligatorio.Número de decimales al que se desea redondear el argumento de número.

ACTIVIDAD a. Para realizar esta acción active la hoja Redondear del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder redondear los valores (P.N.) a 0 decimales, realizaremos lo siguiente:

128



c. En donde obtendremos lo siguiente

SUMA(número1;número2;…) Suma todos los argumentos de un rango. La sintaxis de la función SUMA tiene los siguientes argumentos: 

Número1;número2


Son de 1 a 30 argumentos que desea sumar.

129


ACTIVIDAD a. Para realizar esta acción active la hoja Suma del Libro Rangos.xlsx

b. Para poder obtener el Total debemos sumar las regiones por mes, de esta manera:

c. En donde obtendremos lo siguiente 130



PROMEDIO (número1;número2;…) Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos: 

Número1

Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango

para el que desea el promedio. 

Número2

Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Promedio del Libro Rangos.xlsx.


131


b. Para poder obtener el Promedio por Región debemos promediar las regiones, de esta manera:

c. En donde obtendremos lo siguiente 132



MAX(número1;número2;…) Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos: 

Número1;número2 Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Max del Libro Rangos.xlsx.


133


b. Para poder obtener el Mayor presupuesto debemos obtener el máximo presupuesto por región, de esta manera:


134



MIN(número1;número2;…) Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. La sintaxis de la función MAX tiene los siguientes argumentos: 

Número1;número2 Número1 es obligatorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255 números de los que desea encontrar el valor máximo.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Min del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener el Menor presupuesto debemos obtener el mínimo presupuesto por región, de esta manera:


135



CONTAR([valor1],[valor2];..) 136



La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos: 

Valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.



Valor2 Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Contar del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder la cantidad de alumnos evaluados en la 2 Unidad lo realizaremos de esta manera: Programa Nacional de Informática

137



138



CONTARA(valor1],[valor2];..) La función CONTARA cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un rango. La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos: 

Valor1 Obligatorio.Primer argumento que representa los valores que desea contar.



Valor2 Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Contara del Libro Rangos.xlsx.

a. Para poder obtener la cantidad de letras lo realizaremos de esta manera:


139


b. En donde obtendremos lo siguiente

140



CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos: 

Rango



Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar.

es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Contar.si del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener la Cant. Trab. por Sección lo podemos realizar de esta manera:


141



SUMAR.SI(rango;criterios) La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. La sintaxis de la función VALHORA tiene los siguientes argumentos:

142



Rango Obligatorio.Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.



Criterios Obligatorio.Número, expresión, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdas que se van a contar. Programa Nacional de Informática


ACTIVIDAD a. Para realizar esta acción active la hoja Sumar.si del Libro Rangos.xlsx.

b. Para poder obtener el Total Aportes por Sección lo podemos realizar de esta manera:



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Preguntas de repaso

1. ¿Para qué sirven los operadores en una Fórmula? 2. ¿Por qué es importante la jerarquía de los operadores? 3. ¿Cuál es el objetivo de la auditoria de fórmulas? 4. ¿Qué es la Referencia de celdas Relativas? 5. ¿Cómo se rastrean precedentes? 6. ¿De cuantas maneras se puede copiar celdas? 7. ¿Para qué sirve las referencias a múltiples hojas? 8. ¿Cómo se le asigna nombre a un rango de celdas? 9. ¿Cómo edito la referencia de un nombre de rango de celdas? 10. ¿Para qué sirve la Función Redondear?

144



Capítulo

5 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FÓRMULAS II En este capítulo se trataran los siguientes temas: Definición de una función Condiciones lógicas y de información Objetivo: Trabajar de manera ordenada con las formulas y usar las funciones dadas por Excel para realizar cálculos de información y lógicos de manera correcta.


145


CONCEPTOS FUNDAMENTALES Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que re calcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

DEFINICION DEUNA FUNCION Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función. Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN). Siguen las siguientes reglas:  Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.  Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) según corresponda.

El ingreso de fecha debe ser preciso. En una hoja de cálculo escriba así: 146



24-Ago 12-08 12/08 12/08/10 Observe que ahora, Excel muestra éstos datos como fecha.

Si usted no escribe el año, las fecha son consideradas con el año actual. - Si usted escribe: 1-8 Excel lo considera como 1 de Agosto de 2010 - Si usted escribe: 20-10 Excel lo considera como 20 de Octubre de 2010 Escribe las fecha propuestas y luego vea el contenido a través de la tecla F2:

FORMATO DE FECHAS Excel aplica un formato automático a las celdas que contienen fechas. El formato aplicado es dd-mm-yyyy según lo ingresado como por ejemplo:

FORMATO PREDEFINIDOS Para cambiar el formato de fechas a una determinada celda o rango de celdas, se tiene que realizar lo siguiente: 1. Seleccione las celdas que contienen las fechas para cambiar el formato.


147


2. Seleccionar la ficha Inicio y realizar clic en formato de celdas como se muestra en la figura.

En la pestaña Número, escoja la categoría Fecha

3. Seleccione uno de los formatos preestablecidos.

148



4. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar

En la siguiente figura se muestran algunos formatos de fecha ya aplicados.

Aplicaciones de las funciones de fecha. Calcular la edad Una de las aplicaciones de las funciones podría ser la de calcular la edad de una persona. En la Hoja6 se pide calcular la edad de los pacientes.

Lo primero que debemos hacer es calcular el número de días de la fecha actual a la fecha de nacimiento. La formula es la siguiente.

Convertimos los días en años.


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Finalmente nos quedamos con la parte entera del resultado y obtendremos al edad.

FORMATO PERSONALIZADOS Lo mismo que con los números, Ms Excel nos permite crear formato personalizados para mostrar las fechas de acuerdo a los criterios que usted necesite. Por ejemplo, mostrar sólo el día de la fecha, quizás incluir el nombre del mes a una fecha o incluso mostrar un texto que acompañe a la fecha: La fecha 23-8

Se puede mostrar cómo: Lunes Se puede mostrar cómo: Agosto Se puede mostrar cómo: 23 de Agosto mi Aniversario

Para realizar estas acciones es necesario conocer los códigos que tiene Ms Excel para mostrar las fechas de acuerdo a nuestro criterio. Códigos a usar: CÓDIGO d

Muestra dígitos para el día

dd

Muestra la abreviatura del día

dddd m mm

Muestra el nombre del día Muestra dígitos para el mes Muestra la abreviatura del mes

mmmm

Muestra el nombre del mes

yy

Muestra dígitos para el año

yyyy

150

UTILIDAD

Muestra 4 dígitos para el año



En la siguiente figura veremos la demostración utilizando los códigos mencionados anteriormente. Tabla: ejemplo de formatos personalizados para fechas.

ACTIVIDAD  Objetivo Usar la aritmética para obtener habilidades al trabajar con fechas.

 Procedimiento Abrir el archivo cálculos fechas y trabajar con la hoja1. 1) Sumarle a la fecha del préstamo la cantidad de días indicada obteniendo la fecha de vencimiento. 2) Encontrar la fecha de cobranza sabiendo que es 10 días antes de la fecha de vencimiento, tal como se muestra en el grafico siguiente.


151


FUNCIONES DE FECHA Y HORA De entre todo el conjunto de funciones, en este capítulo estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 1 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 1/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Estas son algunas funciones ofrecidas por Ms Excel 2010. AHORA() Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema. Los dos datos se muestran dentro de una misma celda. Cambiando el formato de la misma indicaremos la que deseemos mostrar.

Aquí se muestra el formato personalizado que se aplica para dicha función.

En la siguiente figura se muestra el formato personalizado para que se muestre sólo la fecha.

152



AÑO(num_de_serie) Esta función nos devuelve el año de una fecha. A continuación se mostrará el año extraído de una fecha.

DIA(num_de_serie) Esta función nos devuelve el día de una fecha. A continuación se mostrará el día extraído de una fecha.

DIA.LAB(fecha_inicial;días_lab;[festivos]) Devuelve un número que representa una fecha que es el número de días laborables antes o después de una fecha (la fecha inicial). Los días laborables excluyen los días de fin de semana y cualquier fecha identificada en el Programa Nacional de Informática

153


argumento festivo. Use DIA.LAB para excluir fines de semana o días festivos cuando calcule fechas de vencimiento de facturas, las fechas de entrega esperadas o el número de días de trabajo realizado. La sintaxis de la función DIA.LAB tiene los siguientes argumentos: 

Fecha_inicial



Dias_Lab



Festivos

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial.

Obligatorio. El número de días laborables (días que no sean fines de semana ni días festivos) anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Un valor positivo para el argumento días_lab produce una fecha futura; un número negativo produce una fecha pasada.. Opcional. Una lista opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los números de serie que representen las fechas.. matriz utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango dematriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento..

Ejemplo:

DIA.LAB.INTL(fecha_inicial;días_lab;[fin de semana];[festivos]) Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables con parámetros de fin de semana personalizados. Los parámetros de fin de semana indican cuáles y cuántos días son días de fin de semana. Los días de fin de semana y cualquier día especificado como festivo no se consideran días laborables. 154



La sintaxis de la función DIA.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos: 

Fecha_inicial



Dias_Lab



Fin_de_semana

Obligatorio. La fecha inicial, truncada a entero.

Obligatorio. El número de días laborables antes o después de la fecha_inicial. Un valor positivo da como resultado una fecha futura; un valor negativo proporciona una fecha pasada; un valor de cero proporciona la fecha_inicial. El desplazamiento de días se trunca a entero. Opcional. Indica los días de la semana que corresponden a días de la semana y no se consideran días laborables. Fin_de_semana es un número de fin de semana o cadena que especifica cuándo ocurren los fines de semana. Los valores numéricos de fin de semana indican los siguientes días de fin de semana:

# DE FIN DE SEMANA DÍAS DE FIN DE SEMANA 1 u omitido 2 3 4 5 6 7 11 12 13 14 15 16 17

Sábado, Domingo Domingo, Lunes Lunes, Martes Martes, Miércoles Miércoles, Jueves Jueves, Viernes Viernes, Sábado Solo domingo Solo sábado Solo martes Solo miércoles Solo jueves Solo viernes Solo sábado

Los valores de las cadenas de fin de semana tienen siete caracteres de longitud y cada carácter de la cadena representa un día de la semana, comenzando por el lunes. 1 representa un día no laborable y 0 representa un día laborable. Sólo se permiten los caracteres 1 y 0 en la cadena. 1111111 no es una cadena válida. Por ejemplo, 0000011 daría como resultado un fin de semana que es sábado y domingo. 

Festivos Opcional. Un conjunto opcional de una o más fechas que se deben excluir del calendario de días laborables. Los días festivos deben estar


155

Microsoft Office Excel 2010 en el rango de celdas que contienen las fechas o una constante de matriz de los valores seriales que representan esas fechas. El orden de las fechas o los valores seriales de los días festivos puede ser arbitrario.

Ejemplo:

DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[festivos]) Devuelve el número de días laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basándose en el número de días trabajados durante un período específico. La sintaxis de la función DIAS.LAB tiene los siguientes argumentos: 

Fecha_inicial




Fecha_final

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final.



Festivos

Opcional. Un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial de los números de serie que representen las fechas.

Ejemplo:

156

matriz utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango dematriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.



DIAS.LAB.INTL(fecha_inicial;fecha_final;[fin de semana];[festivos]) Devuelve el número de todos los días laborables entre dos fechas mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos son días de fin de semana. Los días de fin de semana y los días que se especifiquen como días festivos no se consideran días laborables. La sintaxis de la función DIAS.LAB.INTL tiene los siguientes argumentos: 

Fecha_inicial y Fecha_final



Fin_de_semana

Obligatorio. Las fechas para las que se desea calcular la diferencia. La fecha_inicial puede ser anterior, la misma o posterior a la fecha_final. Opcional. Indica los días de la semana que son días de fin de semana y no están incluidos en el número de todos los días laborables entre la fecha_inicial y la fecha_final. Fin_de_semana es un número o una cadena de fin de semana que especifica cuándo ocurren los fines de semana.. Los valores numéricos de fin de semana indican los siguientes días de fin de semana:

# DE FIN DE SEMANA DÍAS DE FIN DE SEMANA 1 u omitido 2 3 4 5 6 7 11 12


Sábado, Domingo Domingo, Lunes Lunes, Martes Martes, Miércoles Miércoles, Jueves Jueves, Viernes Viernes, Sábado Solo domingo Solo sábado

157

Microsoft Office Excel 2010 13 14 15 16 17

Solo martes Solo miércoles Solo jueves Solo viernes Solo sábado

Los valores de cadena de fin de semana tienen siete caracteres de largo y cada carácter de la cadena representa un día de la semana, comenzando por el lunes.1 representa un día no laborable y 0 representa un día laborable. Solo los caracteres 1 y 0 están permitidos en la cadena. Si se usa 1111111 siempre devolverá 0. Por ejemplo, 0000011 resultará en un día de fin de semana que es sábado o domingo. 

Festivos

Opcional. Un conjunto opcional de una o más fechas que se deben excluir del calendario de días laborables. Los días festivos deben estar en un rango de celdas que contienen las fechas o una constante de matriz de los valores seriales que representan esas fechas. El orden de las fechas o los valores seriales de los días festivos puede ser arbitrario.

Ejemplo:

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;[método]) La función DIAS360 devuelve la cantidad de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días (12 meses de 30 días) que se usa en algunos cálculos contables. Use esta función para facilitar el cálculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30 días. La sintaxis de la función DIAS360 tiene los siguientes argumentos: 

158

Fecha_inicial, Fecha_final

Obligatorio. Fechas entre las que desea calcular la cantidad de días. Si fecha_inicial se produce después defecha_final, la función DIAS360 devuelve un número negativo. Las fechas se deben especificar con la función FECHA o se deben derivar de los


Microsoft Office Excel 2010 resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, useFECHA(2008;5;23) para devolver el 23 de mayo de 2008. Si las fechas se especifican como texto, pueden surgir problemas. 

Método

Opcional. Valor lógico que especifica si se usará el método de cálculo europeo o americano.

MÉTODO

MODO DE CÁLCULO

FALSO u omitido

Método de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el último día del mes, se convierte en el día 30 del mismo mes. Si la fecha final es el último día del mes y la fecha inicial es anterior al día 30, la fecha final se convierte en el día 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el día 30 del mismo mes. Método europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al día 31 del mes se convierten en el día 30 del mismo mes.

VERDADERO

Ejemplo:

DIASEM(num_de_serie;[tipo]) Devuelve el día de la semana correspondiente al argumento núm_de_serie. El día se devuelve como un número entero entre 1 (domingo) y 7 (sábado). La sintaxis de la función DIASEM tiene los siguientes argumentos: 

Num_de_serie

Obligatorio. Un número secuencial que representa la fecha del día que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la


159

Microsoft Office Excel 2010 función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto. 

Tipo Opcional. Un número que determina el tipo de valor que debe devolverse.

TIPO

NÚMERO DEVUELTO

1 u omitido

Números del 1 (domingo) al 7 (sábado). Igual a en versiones anteriores de Microsoft Excel. Números del 1 (lunes) al 7 (domingo). Números del 0 (lunes) al 6 (domingo). Números del 1 (lunes) al 7 (domingo). Números 1 (martes) a 7 (lunes). Números 1 (miércoles) a 7 (martes). Números 1 (jueves) a 7 (miércoles). Números 1 (viernes) a 7 (jueves). Números 1 (sábado) a 7 (viernes). Números del 1 (domingo) al 7 (sábado).

2 3 11 12 13 14 15 16 17

Ejemplo:

FECHA(año;mes;dia) Devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. La sintaxis de la función FECHA tiene los siguientes argumentos: 

Año Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatro dígitos. Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De manera predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900 y Microsoft Excel para Macintosh usa el sistema de fechas 1904.

160



 Si el año es un número entre 0 (cero) y 1899 (inclusive), Excel suma ese valor a 1900 para calcular el año. Por ejemplo, FECHA(108;1;2)devuelve 2 de enero de 2008 (1900+108).  Si el año es un número entre 1900 y 9999 (inclusive), Excel usa ese valor como el año. Por ejemplo, FECHA(2008;1;2) devuelve 2 de enero de 2008.  Si el año es menor que 0, o es igual o mayor que 10.000, Excel devuelve el valor de error #¡NUM!



Mes Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el mes del año, de 1 a 12 (de enero a diciembre).  Si el mes es mayor que 12, mes suma esa cantidad de meses al primer mes del año especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;14;2)devuelve el número de serie que representa el 2 de febrero de 2009.  Si el mes es menor que 1, mes resta la magnitud de esa cantidad de meses, más 1, del primer mes del año especificado. Por ejemplo,FECHA(2008;-3;2) devuelve el número de serie que representa el 2 de septiembre de 2007.



Día

Obligatorio. Número entero positivo o negativo que representa el día del mes, de 1 a 31.  Si el día es mayor que la cantidad de días del mes especificado, díasuma esa cantidad a los días del primer día del mes. Por ejemplo,FECHA(2008;1;35) devuelve el número de serie que representa el 4 de febrero de 2008.  Si el día es menor que 1, día resta la magnitud de la cantidad de días, más uno, del primer día del mes especificado. Por ejemplo, FECHA(2008;1;-15) devuelve el número de serie que representa el 16 de diciembre de 2007.

Ejemplo:


161


FECHA.MES(fecha_inicial;meses) Devuelve el número de serie que representa la fecha que indica el número de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha_inicial). Use FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el mismo día del mes que el día de emisión. La sintaxis de la función FECHA.MES tiene los siguientes argumentos: 

Fecha_inicial



Mes Obligatorio. El número de meses anteriores o posteriores al argumento

Obligatorio. Una fecha que representa la fecha inicial. Las fechas deben especificarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.

Ejemplo:

FIN.MES(fecha_inicial;meses) Devuelve el número de serie del último día del mes, anterior o posterior a la fecha_inicial del número de mes indicado. Use FIN.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el último día del mes. La sintaxis de la función FIN.MES tiene los siguientes argumentos: 

162

Fecha_inicial

Obligatorio Una fecha que representa la fecha inicial. Las fechas deben especificarse utilizando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.





Meses

Obligatorio. El número de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo, el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada.

Ejemplo:

FRAC_AÑO(fecha_inicial;fecha_final;[base]) Calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la fecha_inicial y fecha_final. Utilice FRAC.AÑO para determinar la proporción de los beneficios u obligaciones de todo un año que corresponde a un período específico. La sintaxis de la función FRAC_AÑO tiene los siguientes argumentos: 

Fecha_inicial



Fecha_final Obligatorio. Una fecha que representa la fecha final.



Base Opcional. Determina en qué tipo de base deben contarse los días.


BASE

BASE PARA CONTAR DÍAS

0 u omitido 1 2 3 4

EE.UU. (NASD) 30/360 Real/real Real/360 Real/365 Europea 30/360

Ejemplo:


163


HORA(num_de_serie) Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como número entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). La sintaxis de la función HORA tiene los siguientes argumentos: 

Num_de_serie

Obligatorio El valor de hora que contiene la hora que se desea obtener. Los valores de horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m.", como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.")).

Ejemplo:

HOY() Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de especificar la función, Excel cambiará el formato de

164



celda a Fecha. Si desea ver el número de serie, debe cambiar el formato de celda a General o Número. La función HOY es útil cuando necesita que se muestre la fecha actual en una hoja de cálculo, independientemente de cuándo se abre el libro. Además es útil para calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien nació en 1963, puede usar la siguiente fórmula para buscar la edad de esa persona a partir de este año de nacimiento: =AÑO(HOY())-1963 Esta fórmula usa la función HOY como argumento para la función AÑO para obtener la fecha actual y, a continuación, resta 1963 y devuelve la edad de la persona. La sintaxis de la función HOY no tiene argumentos. Ejemplo:


165


MES(num_de_serie) Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). La sintaxis de la función MES tiene los siguientes argumentos: 

Num_de_serie Obligatorio. La fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben insertarse mediante la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Ejemplo:

MINUTO(num_de_serie) Devuelve los minutos de un valor de hora. Los minutos se expresan como números enteros comprendidos entre 0 y 59. La sintaxis de la función MINUTO tiene los siguientes argumentos: 

Num_de_serie

Obligatorio. La hora que contiene el valor de minutos que se desea buscar. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.").

Ejemplo:

166



NUM.DE.SEMANA(num_de_serie;[tipo_de_devolución*]) Devuelve el número de la semana correspondiente a una fecha determinada. Por ejemplo, la semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del año y se numera como semana 1. Existen dos sistemas que se usan para esta función.  

Sistema 1 La semana que contiene el 1 de enero es la primera semana del año y se numera como semana 1. Sistema 2 La semana que contiene el primer jueves del año es la primera semana del año y se numera como semana 1.

La sintaxis de la función NUM.DE.SEMANA tiene los siguientes argumentos: 

Num_de_serie



Tipo Opcional. Un número que determina en qué día comienza la semana. El valor predeterminado es 1.

Obligatorio. Una fecha contenida en la semana. Las fechas deben especificarse usando la función FECHA o como resultado de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, use FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

TIPO

LA SEMANA EMPIEZA EL

1 u omitido 2 11 12 13 14 15 16 17 21

Domingo Lunes Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo Lunes

SISTEMA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2

Ejemplo:


167


SEGUNDO(num_de_serie) Devuelve los segundos de un valor de hora. El segundo se expresa como número entero comprendido entre 0 (cero) y 59.

La sintaxis de la función MINUTO tiene los siguientes argumentos: 

Num_de_serie

Obligatorio. La hora que contiene los segundos que se desea buscar. Las horas pueden escribirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como números decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras fórmulas o funciones, por ejemplo VALHORA("6:45 p.m.").

Ejemplo:

TIEMPO (hora;minuto;segundo) Devuelve el número decimal de una hora determinada. Si el formato de celda eraGeneral antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. El número decimal que TIEMPO devuelve es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0, 99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (00:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.).

La sintaxis de la función TIEMPO tiene los siguientes argumentos: 

Hora Obligatorio. Un número entre 0 (cero) y 32767 que representa las horas. Todo valor mayor de 23 se dividirá por 24 y el resto se considerará como el valor horario. Por ejemplo, TIEMPO(27;0;0) = TIEMPO(3;0;0) = 0,125 ó 3:00 a.m.



Minuto



Segundo

Obligatorio. Un número entre 0 y 32767 que representa los minutos. Todo valor mayor de 59 se convertirá a horas y minutos. Por ejemplo, TIEMPO(0;750;0) = TIEMPO(12;30;0) = 0,520833 ó 12:30 p.m. Obligatorio. Un número entre 0 y 32767 que representa los segundos. Todo valor mayor de 59 se convertirá en horas, minutos y segundos. Por ejemplo, TIEMPO(0;0;2000) = TIEMPO(0;33;22) = 0,023148 ó 12:33:20 a.m.

Ejemplo: 168



VALFECHA(texto_de_fecha) La función VALFECHA convierte una fecha almacenada como texto en un número de serie que Excel reconoce como fecha. Por ejemplo, la fórmula=VALFECHA("1/1/2008") devuelve 39448, el número de serie de la fecha 1/1/2008. La sintaxis de la función VALFECHA tiene los siguientes argumentos: 

Texto_de_fecha

Obligatorio. Texto que representa una fecha en el formato de fechas de Excel o una referencia a una celda que contiene texto que representa una fecha en un formato de fechas de Excel. Por ejemplo, "30/1/2008" o "30-Ene-2008" son cadenas de texto entre comillas que representan fechas.

Con el sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows, el argumento texto_de_fecha debe representar una fecha entre 1 de enero de 1900 y 31 de diciembre de 9999. Con el sistema de fechas predeterminado de Excel para Macintosh, el argumento texto_de_fecha debe representar una fecha entre el 1 de enero de 1904 y el 31 de diciembre de 9999. La función VALFECHAdevuelve el valor de error #¡VALOR! si el valor del argumento texto_de_fecha se encuentra fuera de este rango. Si se omite la parte del año del argumento texto_de_fecha, la función VALFECHAusa el año actual del reloj integrado del equipo. Se omite la información de hora en el argumento texto_de_fecha.


169


Ejemplo:

VALHORA(texto_de_hora) Devuelve el número decimal de la hora representada por una cadena de texto. El número decimal es un valor comprendido entre 0 (cero) y 0, 99999999 que representa las horas entre 0:00:00 (12:00:00 a.m.) y 23:59:59 (11:59:59 p.m.). La sintaxis de la función VALHORA tiene los siguientes argumentos: 

Texto_de_hora

Obligatorio. Una cadena de texto que representa una hora en uno de los formatos de hora de Microsoft Excel, por ejemplo, las cadenas de texto entre comillas "6:45 p.m." y "18:45" representan la hora.

Ejemplo:

Funciones de texto Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. 170



Función

Descripción

CAR(número)

Devuelve el carácter especificado por el número Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unión Devuelve el número de caracteres especificados Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lógico (verdadero/fals o) Devuelve el número de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a mayúsculas Convierte a minúsculas Convierte a moneda Convierte a mayúscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto Convierte un

CODIGO(texto)

CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

IGUAL(texto1;texto2)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

LARGO(texto)

LIMPIAR(texto)

MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(número;núm_de_decimales) NOMPROPIO(texto)

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nu evo)

REPETIR(texto;núm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)

T(valor) TEXTO(valor;formato)


171

Microsoft Office Excel 2010 valor a texto Convierte un número a texto tailandés (Baht) Convierte un texto a número

TEXTOBAHT(número)

VALOR(texto)

A continuación de detallaran algunas de las funciones más usadas. Función CAR(número) Devuelve el carácter especificado por el número de código correspondiente al código de caracteres ASCII. Ejemplo: =CAR(77) devuelve M Función CODIGO(texto) Esta función devuelve el código ASCII del primer carácter del texto pasado como parámetro. Ejemplo: =CODIGO("M") devuelve 77 Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda. Ejemplo: =CONCATENAR("Maicolm ";"Rivera ";"Zamudio") devuelve Maicolm Rivera Zamudio Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del texto. Ejemplo: =DERECHA("Programa "Informática"

Nacional

de

Informática";11)devuelve

Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín.

172



Ejemplo: =ENCONTRAR("Nac";"Programa Nacional de Informática";1)devuelve 10, que es la posición donde empieza la palabra Nac de Nacional. Las funciones HALLAR y HALLARB buscan una cadena de texto dentro de una segunda cadena de texto y devuelven el número de la posición inicial de la primera cadena de texto desde el primer carácter de la segunda cadena de texto. Por ejemplo, para buscar la ubicación de la letra "p" en la palabra "impresora", puede usar la siguiente función: =HALLAR("a","senati") Esta función devuelve 4 porque "a" es el tercer carácter en la palabra "senati" Además, puede buscar por palabras dentro de otras palabras. NOTA: =HALLAR("medio";"promedio") devuelve 4, porque la palabra "medio" comienza en el cuarto carácter de la palabra "promedio". Puede usar las funciones HALLAR y HALLARB para determinar la ubicación de un carácter o cadena de texto dentro de otra cadena de texto y, a continuación, usar las funciones MED y EXTRAEB para volver al texto o usar las funciones REEMPLAZAR y REEMPLAZARB para cambiar el texto.

CONDICIONALES, LÓGICAS Y DE INFORMACIÓN FUNCIONES LÓGICAS

SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como Programa Nacional de Informática

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VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. 174



Ejemplos: Fórmula =SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")

Descripción (Resultado) Si el número anterior es menor o igual que 100, la fórmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto) =SI(A2=100;SUMA(B5:B15);"") Si el número anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vacío ("") () Gastos reales Gastos previstos 1500 900 500 900 500 925 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>B2;"Presupuesto Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto excedido";"Aceptar") (Presupuesto excedido) =SI(A3>B3;"Presupuesto Comprueba si la segunda fila sobrepasa el excedido";"Aceptar") presupuesto (Aceptar) Puntuación 45 90 78 Fórmula Descripción (Resultado) =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al primer resultado (F) =SI(A3>89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al segundo resultado (A) =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B";SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Asigna una puntuación de una letra al tercer resultado (C)

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. Las letras de puntuación se asignan a números utilizando la siguiente clave. Si la puntuación es Mayor que 89 De 80 a 89


La función devuelve A B

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Microsoft Office Excel 2010 De 70 a 79 De 60 a 69 Menor que 60

C D F

Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones 

 

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR! Ejemplos:

Fórmula Descripción (Resultado) =Y(VERDADERO;VERDADERO) Todos los argumentos son VERDADERO (VERDADERO) =Y(VERDADERO;FALSO) Un argumento es FALSO (FALSO) =Y(2+2=4;2+3=5) Todos los argumentos se evalúan como VERDADERO (VERDADERO) Datos 50 104 Fórmula Descripción (Resultado) =Y(1
O

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Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones 

  

Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR! Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Fórmula =O(VERDADERO) =O(1+1=1;2+2=5) =O(VERDADERO;FALSO;VERDADERO)

Descripción (Resultado) Un argumento es VERDADERO (VERDADERO) Todos los argumentos se evalúan como FALSO (FALSO). Al menos un argumento es VERDADERO (VERDADERO).

Anidamiento de funciones condicionales En algunos casos, puede que tenga que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR! Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc. Funciones de información Programa Nacional de Informática

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Estas son algunas de las funciones de información más usadas. Función

Descripción

Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda TIPO.DE.ERROR Devuelve un número que corresponde a un tipo de error Devuelve información acerca del entorno operativo en uso INFO Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco ESBLANCO Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de ESERR error excepto #N/A Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de ESERROR error Devuelve VERDADERO si el número es par ES.PAR Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico ESLOGICO Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A ESNOD Devuelve VERDADERO si el valor no es texto ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si el valor es un número ESNUMERO Devuelve VERDADERO si el número es impar ES.IMPAR Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia ESREF Devuelve VERDADERO si el valor es texto ESTEXTO Devuelve un valor convertido en un número N Devuelve el valor de error #N/A ND Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor TIPO CELDA

CELDA(tipo_de_info;ref) Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de la celda del extremo superior izquierdo de una referencia. La sintaxis de la función CELDA tiene los siguientes argumentos:  Tipo_de_info es un valor de texto que especifica el tipo de información que se desea obtener acerca de la celda. La siguiente lista muestra los posibles valores de tipo_de_info y los correspondientes resultados: SI TIPO_DE_INFO ES

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DEVUELVE

"DIRECCION"

la referencia, en forma de texto, de la primera celda del argumento ref.

"COLUMNA"

El número de columna de la celda del argumento ref.

"COLOR"

1 si la celda tiene formato de color para los valores negativos; en caso contrario devuelve 0.

"CONTENIDO"

Valor de la celda superior izquierda de la referencia, no una fórmula.

"ARCHIVO"

El nombre del archivo (incluyendo el de la ruta de acceso) que contiene referencia, con formato de texto. Devuelve texto vacío ("") si la hoja de cálculo que contiene el argumento ref aún se ha guardado.



"FORMATO"

Un valor de texto correspondiente al formato numérico de la celda. Los valores de texto para los distintos formatos se muestran en la tabla a continuación. Si la celda tiene formato de color para los números negativos, devuelve "-" al final del valor de texto. Si la celda está definida para mostrar todos los valores o los valores positivos entre paréntesis, devuelve "()" al final del valor de texto.

"PARENTESIS"

1 si la celda tiene formato con paréntesis para los valores positivos o para todos los valores, de lo contrario, devuelve 0.

"PREFIJO"

Un valor de texto que corresponde al "prefijo de rótulo" de la celda. Devolverá un apóstrofo (') si la celda contiene texto alineado a la izquierda, comillas (") si la celda contiene texto alineado a la derecha, acento circunflejo (^) si la celda tiene texto centrado, una barra inversa (\) si la celda contiene texto con alineación de relleno y devolverá texto vacío ("") si la celda contiene otro valor.

"PROTEGER"

0 si la celda no está bloqueada y 1 si la celda está bloqueada.

"FILA"

El número de fila de la celda del argumento ref.

"TIPO"

"ANCHO"



Un valor de texto que corresponde al tipo de datos de la celda. Devolverá "b" (para blanco) si la celda está vacía, "r" (para rótulo) si la celda contiene una constante de texto y "v" (para valor) si la celda contiene otro valor. El ancho de columna redondeado a un entero. Cada unidad del ancho de columna es igual al ancho de un carácter en el tamaño actual de fuente seleccionado.

Ref es la celda acerca de la cual desea obtener información. Si se omite, la información especificada en tipo_de_info se devuelve para la última celda cambiada. La siguiente lista describe los valores de texto que devuelve la función CELDA cuando el argumento tipo_de_info es "formato" y el argumento ref es una celda con formato para números integrados.

Ejemplo.

ES.IMPAR(número) Devuelve VERDADERO si número es impar o FALSO si número es par. Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale y cargue el programa de complementos Herramientas para análisis. La sintaxis de la función ES.IMPAR tiene los siguientes argumentos: 

Número es el valor que desea probar. Si el argumento número no es un entero, se trunca.


179


Ejemplo.

ES.PAR(número) Devuelve VERDADERO si el número es par y FALSO si el número es impar. Si esta función no está disponible y devuelve el error #¿NOMBRE?, instale y cargue el programa de complementos Herramientas para análisis. La sintaxis de la función ES.PAR tiene los siguientes argumentos: 

Número es el valor que desea probar. Si el argumento número no es un entero, se trunca.

Ejemplo.

FUNCIONES ES(valor) En esta sección se describen 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia. Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO. La sintaxis de las funciones ES tienen los siguientes argumentos: 

Número es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores. FUNCIÓN

ESBLANCO 180

DEVUELVE VERDADERO SI

Valor se refiere a una celda vacía. Programa Nacional de Informática


ESERR ESERROR ESLOGICO ESNOD

ESNOTEXTO ESNUMERO ESREF ESTEXTO

Valor se refiere a cualquier valor de error con excepción de #N/A. Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!). Valor se refiere a un valor lógico. Valor se refiere al valor de error #N/A (el valor no está disponible). Valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. (Tenga presente que esta función devuelve VERDADERO incluso si valor se refiere a una celda en blanco.) Valor se refiere a un número. Valor se refiere a una referencia. Valor se refiere a texto.

Ejemplo.

INFO(tipo) Es texto que especifica el tipo de información que desea obtener. La sintaxis de las función INFO tienen el siguiente argumento: 

Número es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.

SI TIPO ES

DEVUELVE

"directorio"

La ruta de acceso del directorio o carpeta en uso

"memdisp"

La cantidad de memoria disponible, en bytes

"memusada"

La cantidad de memoria utilizada para los datos

"archivos"

El número de hojas de cálculo activas en los libros abiertos

"origen"

La referencia absoluta al estilo A1, como texto, precedida de "$A:" para asegurar la compatibilidad con Lotus 1-2-3 versión 3.x. Devuelve la referencia de celda de la primera celda visible en la ventana desde la parte superior izquierda, basada en la posición de desplazamiento actual.


181


"versionso" (no lleva acento)

La versión del sistema operativo en uso en forma de texto

"actual"

El modo activo de actualización devuelve "Automático" o "Manual"

"version"

Versión de Microsoft Excel, como texto.

"sistema"

El nombre del entorno operativo: Macintosh = "mac" Windows = "pcdos"

"memtot"

La cantidad de memoria utilizada para los datos

Ejemplo.

N(valor) Devuelve un valor convertido en un número. La sintaxis de la función N tienen el siguiente argumento:  Valor es el valor que desea convertir. N convierte los valores del siguiente modo: SI VALOR SE REFIERE A O ES Un número

N DEVUELVE Ese número

Una fecha, en uno de los formatos predeterminados de El número de serie Microsoft Excel de esa fecha VERDADERO

1

FALSO

0

Un valor de error, como #¡DIV/0!

El valor de error

Otro valor

0

Ejemplo.

182



ND() Devuelve el valor de error #N/A, que significa "no hay ningún valor disponible". Utilice #N/A para marcar las celdas vacías. Si escribe #N/A en las celdas donde le falta información, puede evitar el problema de la inclusión no intencionada de celdas vacías en los cálculos. (Cuando una fórmula hace referencia a una celda que contiene #N/A, la fórmula devuelve el valor de error #N/A.). TIPO(valor) Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO cuando el comportamiento de otra función dependa del tipo de valor de una celda especificada. La sintaxis de la función TIPO tienen el siguiente argumento: 

Valor puede ser cualquier valor de Microsoft Excel, por ejemplo, un número, texto, un valor lógico, etc.:

SI VALOR ES

N DEVUELVE

Número

1

Texto

2

Un valor lógico

4

Un valor de error

16

Matriz

64

Ejemplo.


183


TIPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un número que corresponde a uno de los valores de error de Microsoft Excel o devuelve el error #N/A si no existe ningún error. Use TIPO.DE.ERROR en una función SI para determinar el tipo de error y devolver una cadena de texto, como un mensaje, en vez de un valor de error. La sintaxis de la función TIPO tienen el siguiente argumento: 

184

Valor_de_error es el valor de error cuyo número identificador desea buscar. Aunque valor_de_error puede ser el valor de error actual, por lo general es una referencia a una celda que contiene la fórmula que se desea probar. SI VALOR_DE_ERRORRES

TIPO_DE_ERROR DEVUELVE

#¡NULO!

1

#¡DIV/0!

2

#¡VALOR!

3

#¡REF!

4

#¿NOMBRE?

5

#¡NÚM!

6

#N/A

7

Otro valor

#N/A



Capítulo

6 ADMINISTRAR VENTANAS Y VISTAS DE VENTANAS Y DATOS En este capítulo se trataran los siguientes temas: Dividir las ventanas en paneles Emplear los formularios de datos Ordenar lista Crear filtros Introducción: Reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene el Microsoft Office Excel 2010.


185


CONCEPTOS FUNDAMENTALES Ya habrá notado que con Ms Excel se puede manipular un considerable volumen de información. Llamaremos lista o base de datos a este conjunto de información que está asociada de alguna manera, unas a otras. Toda base de datos agrupa específico.

información referente a un tema o propósito

Para uso de las opciones de análisis de datos accederemos a la Sección Ventana de la Ficha Vista.

Como también veremos la Sección Ordenar y filtrar de la Ficha Datos.

Nueva Ventana

Abrir varias ventanas en un libro proporciona una manera fácil para ver o trabajar simultáneamente con distintas áreas de su libro. Los cambios realizados en cualquier de las ventanas se realizan en el libro. Puede guardar varias ventanas en un libro guardándolo mientras están abiertas varias ventanas. Para quitar windows que se han guardado con el libro, cierre todas las varias ventanas y, a continuación, guarde el documento.

186



Ejemplo. d. Para realizar esta acción active la hoja Nueva ventana del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

e. Para abrir varias ventanas en VistaVentanaNueva Ventana.

un

libro

Diríjase

a

la

Ficha

f. Comprobamos a través de la barra de título.

g. Desde ese momento podemos realizar los cambios necesarios y después cerrar la ventana, lo cual afecta al libro en uso. Organizar Todo

Podemos tener varios libros abiertos y verlos simultáneamente en mosaico, en vista horizontal o vertical, en cascada. Si deseamos podemos grabar esta forma personalizada de verlos para la próxima vez.


187


Ejemplo. a. Para realizar esta acción tienes que tener en uso varios libros abiertos. b. Para organizar las ventanas de los libros Diríjase a la Ficha VistaVentanaOrganizar todo c. Se muestra la siguiente ventana la cual se indicará como desea ver sus libros en uso.

d. En este caso se escogerá la opción Mosaico.

e. Vemos que acomoda los libros activos de tal manera que se vea en una sola vista. DIVISIÓN DE LA VENTANA Excel divide las ventanas en varios paneles ajustables que contengan las vistas de su libro.

188



Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Nueva ventana del Libro Conceptos fundamentales.xlsx. b. Seleccione la celda ó filas ó columnas para dividir. c. En este caso seleccione la celda E11.

d. Para dividir las ventanas VistaVentanaDividir.

del

su

libro

Diríjase

a

la

Ficha

e. Se dividió en 4 paneles para poder ver varias partes distintas de su libro.

OCULTAR Oculta la ventana actual para que no se vea.


189


MOSTRAR Muestra las ventanas ocultas.

Ejemplo.

a. Para mostrar las ventanas VistaVentanaMostrar.

ocultas

Diríjase

a

la

Ficha

b. Seleccione la ventana oculta de la lista. c. Presione aceptar.

190



TRABAJAR CON PANELES El uso de paneles nos permite “congelar” una sección de nuestra pantalla (en la parte superior y/o a la izquierda) para que al desplazarnos por la lista , los títulos y encabezados de filas siempre estén visibles.

Inmovilizar Paneles

Si lo que nos interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarnos únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opción deinmovilizar los paneles. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Paneles del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Seleccionaremos la fila 2


191


c. Para inmovilizar paneles Diríjase VistaVentanaInmovilizar paneles.

a

la

Ficha

d. Veremos que los encabezados se mantienen fijos.

Movilizar Paneles

Desbloquea todas las filas y columnas para poder desplazarse por toda la hoja de cálculo.

192



Inmovilizar fila superior Mantener visible sólo la primera fila superior a medida que se desplaza por toda la hoja de cálculo. Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Paneles del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

a. Para inmovilizar paneles Diríjase VistaVentanaInmovilizar fila superior.

a

la

Ficha

b. Veremos que los encabezados se mantienen fijos.

Inmovilizar primera columna

Mantener visible sólo la primera columna a medida que se desplaza por toda la hoja de cálculo.


193


USO DE FORMULARIO DE DATOS Excel puede generar un formulario de datos integrado para el rango. El formulario de datos muestra todos los rótulos de columna en un único cuadro de diálogo, con un espacio en blanco junto a cada rótulo para que pueda rellenar los datos de la columna. Puede escribir datos nuevos, buscar filas por el contenido de las celdas, actualizar los datos existentes y eliminar filas del rango. Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no necesite funciones más complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es más fácil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de las que cabrían en la pantalla. Esta herramienta se encuentra desactivada de forma predeterminada en Excel 2010. Para poder utilizarlo primero debe agregarlo a la barra de opciones de acceso rápido de la siguiente forma: 5. Haga clic en la ficha Personalizar de la barra de herramienta de acceso rápido y elija del menú la opción Mas comandos.

194



6. En la ventana Opciones de Excel elija la opción Personalizar y en la lista Comandos disponibles en: elija la opción Comando que no están en la cinta de opciones.

7. Elija el comando Formulario y luego haga clic en el botón Agregar y éste formará a ser parte de la barra de herramienta de acceso rápido.

8. Haga clic en Aceptar. Ahora ya lo tenemos listo para utilizarlo.


195


Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Formulario de datos del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

c. Ubique el cursor dentro de la base de datos. d. Para mostrar el formulario Diríjase a la barra de herramientas de acceso rápido y hacer clic en Formulario.

e. Se mostrará una ventana con información de los datos contenido en la hoja de cálculo.

196



Acciones permitidas para formularios: ingreso, eliminación y búsqueda de datos. 1. Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. 2. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. 3. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. 4. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. 5. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. 6. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. 7. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamoslos datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), sinos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, siqueremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registrovacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar variosregistros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscarsiguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos enel botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similaral formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Novela en el campo GENERO, escribimos Novela enGENERO y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona enel registro de nombre Novela.


197


ORDENAR Y FILTRAR LISTAS DE DATOS Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces. Usando el botón de A a Z y de Z a A. Sirve para ordenar en orden ascendente y descendente un listado.

Ejemplo.

a. Para realizar esta acción active la hoja Ordenar con A-Z y Z-A del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Ubique el cursor en el campo Descripción para ordenar en orden Ascendente. c. Diríjase a la Ficha datos  Sección Ordenar y Filtrar  Botón A-Z

d. Veremos el ordenamiento en orden ascendente. 198



e. Ahora llevaremos el indicador de la celda al campo N° y ordénelo en forma descendente.

f. El listado ahora aparece en orden descendente por N°, de mayor a menor. Uso del cuadro de diálogo Ordenar para crear diversos niveles de criterios de ordenamiento. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por elprimer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nosaparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremosordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o porsu color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden esalfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.


199


Mediante esta secuencia se puede ordenar por más de un criterio de acuerdo a la necesidad del usuario.

Uso de Filtro automático Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Ordenar del Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Para filtrar Diríjase a la Ficha datos  Sección Ordenar y filtrar  Botón filtro.

200



c. Notará que al costado de cada campo se muestra una flecha, el cual servirá para filtrar.

d. Las flechas servirán para abrir menús flotantes en el encabezado de su lista. e. En esta lista, deberá elegir el criterio para una o más columnas de su lista. Por ejemplo, si usa la categoría AUTOR se muestran las categorías disponibles.

f. Seleccionaremos sólo el AUTOR AA.VV

g. El campo usado como criterio AUTOR se muestra con el símbolo de un pequeño embudo y los números de las filas se muestran de color azul. Uso de Filtro personalizado Filtrar una base de datos no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio personalizado por nosotros.


201


Ejemplo. a. Para realizar esta acción active la hoja Filtrardel Libro Conceptos fundamentales.xlsx.

b. Para el filtro personalizado Diríjase al campo de la columna Eluego Filtros de texto y Filtro personalizado.

c. Visualizará una nueva ventana el cual en este caso deseamos obtener el listado del intervalo de fecha desde el 01/08/2010 hasta la actualidad.

202



d. Lo cual optaremos por escoger las opción Mayor igual que 01/08/2010

e. Veremos el siguiente resultado:


203


Preguntas de repaso

11. ¿Para qué sirven la división de ventanas? 12. ¿Para qué sirve el Botón Nueva ventana? 13. ¿Por qué es importante movilizar e inmovilizar los paneles? 14. ¿Cómo se ordena una lista en orden ascendente? 15. ¿Cómo se ordena una lista en orden descendente? 16. ¿Se puede ordenar por más de un criterio, Cómo? 17. ¿Para qué sirve el formulario de datos? 18. ¿Cómo activo el botón del formulario de datos? 19. ¿Cómo ingreso datos mediante el formulario de datos? 20. ¿Cómo realizo un filtro personalizado?

204



Capítulo

7 INSERTAR GRÁFICOS DE DATOS En este capítulo se trataran los siguientes temas: Crear gráficos usando el asistente de gráficos Insertar gráficos Dar formato a un grafico Agregar gráficos personalizados Crear graficas circulares Gráficos en 3D Objetivo: El participante aprenderá como elaborar gráficos de un gran impacto visual tomando como origen las tablas de datos elaboradas en la hoja de cálculo.


205


Crear gráficos Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. Los gráficos facilitan a los usuarios el análisis que puedan lograr sobre los valores de su tabla. Un gráfico facilita la lectura de los datos, permite representar en forma clara y más interesante los valores de una tabla, permite evaluar, comparar y observar el comportamiento de los mismos. Para poder acceder a las opciones de gráficos en MS Excel utilice la sección GRAFICOS de la ficha INSERTAR.

Ejemplo de grafico Partes de un gráfico 206



Para representar un gráfico, Excel considera dos conceptos: Series y Categorías. SERIES: es un conjunto de valores que deseamos representar gráficamente. Estos pueden estar ubicados en columnas o filas de nuestra base de datos. El gráfico lo representará en columnas 2D o 3D, puntos de una línea o sectores de un círculo. En el ejemplo, corresponde a los Trimestres o a las Sucursales (incluye el encabezado y los datos). CATEGORÍAS: son los encabezados de filas o columnas que se utilizan para ordenar u organizar los valores de las series. En el ejemplo, corresponden a los encabezados de sucursales (Lima, Trujillo y Arequipa) o los Trimestres (Trim1, Trim2, Trim3, Trim4)

Rangos utilizados para CATEGORIAS

Rangos utilizados para SERIES

RANGOS EMPLEADOSPARA CATEGORIAS Y SERIES

Selección correcta del tipo de gráfico Programa Nacional de Informática

207


Como muestra el ejemplo, un gráfico permite representar claramente sus valores de su tabla, pero debe considerar que los tipos de gráficos y subtipos, se eligen de acuerdo a lo que se quiere representar o comunicar. Considere los siguientes criterios para elegir el tipo de gráfico: GRÁFICO DE COLUMNAS. Útil para representar valores o comparar series de datos. Las variantes de este tipo de gráficos son Barras, Cilíndrico, Cónico y Piramidal. En este tipo de gráficos, los valores se pueden distribuir en filas o columnas, usando varias series de datos.

GRÁFICO DE LÍNEAS. Útil para mostrar comportamientos, conductas y tendencias de una serie de datos en un mismo periodo. Una variante es el tipo Área. Aquí, los datos también se pueden distribuir en filas o columnas.

GRÁFICO CIRCULAR. Es útil para mostrar distribuciones o proporciones de un valor en un conjunto de Valores. Use también el de Anillos. Los gráficos circulares simples sólo usan una única serie de valores.

208



Crear gráficos Ms Excel proporciona una gran cantidad de herramientas para poder crear un gráfico estadístico de forma rápida y elegante. Para entender mejor estos pasos, trabajaremos sobre la hoja Despachos del libro Presupuesto mensual.xlsx Se desea representar en forma gráfica el presupuesto por cada región.

Procedimiento 1) Debe seleccionar el rango de celdas a representar. Para nuestro ejemplo, seleccione el rango A4: D9. 2) En la ficha Insertar, ubíquese en la sección Gráficos y desglose la lista de opciones del tipo de gráfico Columna, elija de la lista el modelo Columna.


209


3) Agrupada 3D.

3) Inmediatamente se insertará en la hoja de cálculo un recuadro con un gráfico estadístico que representa a los datos seleccionados. 4) Adicionalmente en la cinta de opciones se habilita la ficha Herramientas de Gráficos con una gran cantidad de secciones con sus respectivas opciones para adecuar la presentación del gráfico estadístico.

210



5) Si desea cambiar el Tipo de gráfico utilice el botón Cambiar tipo de gráfico de la sección TIPO, inmediatamente se activará la ventana de diálogo Cambiar tipo de gráfico.

Siguiendo los pasos anteriores obtendremos el siguiente grafico.


211


6) En la sección DATOS, puede modificar la dirección de distribución de los datos en el gráfico. Utilizando el botón Cambiar entre filas y columnas logrará lo siguiente: Utilizando el grafico Columna agrupada 3D tendremos el siguiente grafico.

Dándole clic en la ficha diseño de la ficha principal Herramientas de gráficos, y ejecutamos la opción Cambiar entre filas y columnas señalada en el grafico anterior obtendremos un grafico como el siguiente.

212



Utilizando el botón Seleccionar datos, podrá modificar los rangos seleccionados para la muestra de las leyendas y los títulos del gráfico o también volver a cambiar entre filas y columnas. Seleccionando la opción Seleccionar datos obtendremos la siguiente ventana.


213


7) En la sección DISEÑOS DE GRAFICO podrá seleccionar la modalidad de organización y distribución de títulos en el gráfico.

8) En este ejemplo hemos elegido el Diseño3 que se muestra de la siguiente forma:

9) En la sección ESTILOS DE DISEÑO encontrará una basta variedad de combinaciones de color para el gráfico. Elija y aplique el que más guste para su trabajo.

Microsoft Office Excel 2010 nos presenta una variada de estilos tal como se muestran el siguiente grafico dándonos una gran cantidad de posibilidades para presentar gráficos estadísticos de alto impacto. 214



10) En la sección UBICACIÓN encontrará el botón Mover Grafico. Que le permitirá enviar el gráfico estadístico a una nueva hoja de cálculo o a una hoja de gráfico único. Le mostrará la siguiente ventana.

11) En este ejemplo utilizaremos la opción Hoja nueva y el resultado será el siguiente:


215


12) Ahora utilizaremos las opciones de la sub ficha Presentación.

13) En la sección ETIQUETAS encontraremos opciones para adecuar la presentación y ubicación del título del gráfico, de los rótulos de los ejes, de la leyenda y tablas de datos. 216



14) En este ejemplo pondremos el título Encima del gráfico y adicionalmente utilizaremos Más opciones del título… y en la ventana Formato del título del gráfico seleccione las combinaciones de formato que requiera para el título.

Más opciones del título.

Después de aplicado los cambios obtendremos un grafico como el siguiente.


217


Agregar los rótulos del eje.

Titulo de eje horizontal primario.

Adicionalmente formatearemos el titulo bajo el eje dándole clic en Más opciones del titulo del eje horizontal primario tal como esta señalado en el grafico anterior.

Titulo de eje vertical primario 218



Lo formateamos de la misma manera que el titulo del eje horizontal primario y obtendremos al final una imagen como la siguiente. TITULO DEL GRAFICO

TITULO DEL EJE VERTICAL TITULO DEL EJE HORIZONTAL

17) Ahora utilizaremos las opciones Leyenda, Etiquetas de datos y Tabla de datos para completar la información en el gráfico. Programa Nacional de Informática

219


18) Aplique los pasos indicados en los siguientes gráficos.

Después de aplicar los pasos anteriores debemos de obtener un grafico como el siguiente.

220



Leyenda en la parte derecha Mostrar tablas de datos Mostrar etiquetas de datos

19) En la sección EJES encontraremos opciones para mostrar, ocultar o cambiar el formato de los ejes del gráfico estadístico.

20) En el gráfico actual, modificaremos la presentación del eje vertical primario (utilice la opción Más opciones del eje vertical primario) de tal forma con lo cual se mostrará la ventana Dar formato a eje, en el cual realizaremos los siguientes cambios:


221


El límite máximo del eje será el valor 40

Asignaremos el formato número de 1 dígito decimal

21) El eje se mostrará de la siguiente forma: 222



22) Ahora le agregaremos líneas verticales de división principales y secundarias al gráfico.

23) Ahora con ayuda de la sección FONDO agregaremos colores y efectos especiales de relleno al gráfico. Programa Nacional de Informática

223


24) Utilizando Cuadro gráfico�Más opciones de planos posteriores asignaremos un color especial de Relleno Degradado.

25) Utilizando Plano inferior del gráfico�Más opciones de planos 224



inferiores asignaremos un color oscuro de Relleno Sólido

26) Utilizando la opción Giro 3D asignaremos 200° para el eje X y 10° para el eje Y. El gráfico debe mostrarse de forma similar al mostrado a continuación:


225


Debe quedar un grafico como el siguiente.

27) Ahora con ayuda de la ficha FORMATO aplicaremos un formato especial a las series seleccionadas, también aplicaremos estilos, etc. 226



En el grupo selección actual puede aplicar una serie de formatos tal como lo muestra la siguientes imagen donde esta dividido por categorías.

Adicionalmente también podrá utilizar herramientas para la organización del contenido del gráfico con la sección ORGANIZAR. Con la sección TAMAÑO podrá modificar las dimensiones de todo el gráfico o de los objetos que se hayan agregado al gráfico. Programa Nacional de Informática

227


Estilos soportados para los objetos del grafico.

Esta ficha formato en general contiene opciones muy parecidas a las que tiene el Word, solamente hay que señalar el objeto y aplicar el color de fondo, relleno, borde o sino aplicar los estilos que vienen predeterminados para obtener un grafico ya formateado.

228



ACTIVIDAD. Objetivo:

Reconocer el entorno de trabajo e identificarse con los distintos comandos para aplicar cambios de formato a un grafico estadístico. Propuesta: Del grafico anterior que se ha trabajado formatear el contenido para obtener el siguiente grafico.


229

PROPIEDAD INTELECTUAL DEL SENATI PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN Y VENTA SIN LA AUTORIZACION CORRESPONDIENTE AÑO DE EDICIÓN 2010 CODIGO DEL MATERIAL 82000668

Guia Practica de Excel 2010 - Senati

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