PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: GS-PR-006
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Versión: 01
1. OBJETIVO Realizar el acto de adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las normas legales y requisitos de la institución, basados en la solicitud y evaluación de conformidad de las compras y adquisiciones que permitan satisfacer las expectativas expectativas de los usuarios.
2. ALCANCE Aplica a todas las áreas de la la Institución que requieran de una compra.
3. DEFINICIONES a. Proveedor: Persona física o jurídica que suministra productos o servicios (subcontratista) que deben satisfacer satisfacer unas especificaciones de calidad y requisitos fijados. o rden de compra es el comprobante que emite el b. Orden de compra: La orden comprador para p ara pedir mercaderías al vendedor, v endedor, indicand o cantidad, can tidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega. c. Cotización: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación, en el cual se basa para elegir a uno u otro proveedor.
4. ASPECTOS GENERALES a. Todas las compras de la Institución se realizan con la aplicación del presente procedimiento. b. Si la compra es de un producto de tecnología, siempre debe comunicarse al proceso de recursos tecnológicos, quienes realizan la compra y remiten al líder del Proceso de Bienes y servicios copia de la factura de compra y copia del requerimiento realizado al almacén firmado por el cliente interno que recibió a satisfacción el Equipo. c. Sobre el comité de compras: Los miembros del del comité de compras son: Vicerrector administrativo administrativo y Financiero, Contador de la Institución, Director de compras y servicios generales, responsable de activos a ctivos fijos, almacenista. •
Elaboro:
Reviso:
Ap robó ro bó :
Alejandro Hurtado S.
Julián Andrés Duran
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Documentador SGC
Director de Compras y Servicios
Vicerrector Administrativo
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha de Emisión 08/10/2012
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: GS-PR-006
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Versión: 01
El monto máximo de las compras a realizarse con y sin autorización del comité, lo define el comité de compras, demás funciones verificar acta de constitución del comité de compras. Los activos fijos se manejan en el proceso de gestión financiera tras posterior compra del proceso de Gestión de Bienes y servicios.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD 1
Enviar requerimiento
2
Recepción requerimiento revisarlo
DESCRIPCION
de y
Verificar existencias
3
Verificar el monto de la compra
8
Elaborar y enviar solicitud de compra al proveedor
11
Entrada a almacén
Se remite formato de requerimiento al proceso de Bienes y servicios. Se recibe el documento archiva solicitud.
Verificar si se encuentra lo requerido en el almacén, si es así se entrega al solicitante
RESPONSABLE
REGISTRO
Todos procesos
los
Formato de requerimiento al almacén
Director Compras servicios Generales Director Compras servicios Generales
de y
de y
Si no se tiene el elemento en el almacén se procede a realizar la compra del mismo, si el monto del elemento Director excede el estipulado por el Compras comité de compras, se remite servicios a la Vicerrectoria Generales Administrativa y Financiera para su aprobación, en comité de compras Si es el monto de la compra es superior al estipulado por el comité de compras se Director espera su aprobación en Compras comité, de lo contrario se servicios elabora solicitud de compra Generales (el formato de requerimiento al almacén se utiliza como orden de compra) Recepción de elementos y verificación de registro de Almacenista orden de compra con la factura
de y
de y
Formato de requerimiento al almacén
Formato de requerimiento al almacén
Correo electrónico
Formato de requerimiento al almacén
Formato de requerimiento al almacén
Elaboro:
Reviso:
Aprobó :
Alejandro Hurtado S.
Julián Andrés Duran
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Documentador SGC
Director de Compras y Servicios
Vicerrector Administrativo
Firma:
Firma:
Firma:
Factura
Fecha de Emisión 08/10/2012
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Envió de info a Vicerrectoría Administrativa y Financiera Realizar orden de pago
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Ingreso al sistema, codificación y envió a contabilidad Entrega de requerimientos a dependencia solicitante.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Código: GS-PR-006
GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Versión: 01
Enviar factura original y orden de compra a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Director Compras servicios Generales
de y
Factura
Realizar orden de pago, si es un Activo fijo se envía al Vicerrector responsable de activos fijos, Administrativo si no se envía directamente a Financiero contabilidad. Ingreso al sistema, codificación y envió a Responsable contabilidad inventarios Entrega y recepción de materiales y diligenciar formato concerniente.
Formato de requerimiento al almacén
Responsable almacén
y
de
de
Factura Orden de pago Orden de pago+factura+comprobante siigo.
Formato de requerimiento
Elaboro:
Reviso:
Aprobó :
Alejandro Hurtado S.
Julián Andrés Duran
Fernando Solís Escobar
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Documentador SGC
Director de Compras y Servicios
Vicerrector Administrativo
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha de Emisión 08/10/2012
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